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Acceso 2.3
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Acceso 2.3
Contenido
Contenido
Introduccin
Captulo 1
13
Captulo 2
Empleados
33
Captulo 3
Control de Asistencia
61
Captulo 4
Calendarios
83
Captulo 5
Catlogos
99
Captulo 6
Interfaces
109
Captulo 7
Gerencial
141
Captulo 8
191
Captulo 9
193
Apndice A
211
Apndice B
213
Apndice C
Fichas Tcnicas
214
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Acceso 2.3
Contenido
Contenido
INTRODUCCIN ................................................................................................................ 8
QU ES ACCESO 2.3? ................................................................................................................................ 9
ALGORITMO DE BSQUEDA .......................................................................................................................... 9
DISEO CLIENTE/SERVIDOR ......................................................................................................................... 9
CALENDARIOS DE VACACIONES Y DAS FESTIVOS...................................................................................... 10
CONTROL DE ASISTENCIA .......................................................................................................................... 10
CATLOGOS DEL SISTEMA .......................................................................................................................... 11
ENLACE CON SISTEMAS DE NOMINA ........................................................................................................... 11
VARIEDAD DE DISPOSITIVOS ....................................................................................................................... 11
GERENCIAL ................................................................................................................................................. 11
TODO OCURRE EN TIEMPO REAL ................................................................................................................ 12
MODERNA INTERFASE................................................................................................................................. 12
CAPTULO 1
INSTALANDO EL PROGRAMA....................................................................................................................... 14
Instalando ACCESO 2.3 en red ............................................................................................................. 15
Instalando ACCESO 2.3 en una sola mquina .................................................................................... 16
NUEVA EMPRESA (ASISTENTE DE CONFIGURACIN) ................................................................................... 18
1) Inicio .................................................................................................................................................. 18
2) Departamentos ................................................................................................................................... 18
5) Centros de Costo ................................................................................................................................ 19
6) Calendarios ........................................................................................................................................ 19
7) Das Festivos ...................................................................................................................................... 19
8) Interfaces ........................................................................................................................................... 19
9) Archivo de Datos ................................................................................................................................ 19
10) Fin .................................................................................................................................................... 19
ACTIVAR USUARIO...................................................................................................................................... 20
VENTANA PRINCIPAL .................................................................................................................................. 21
Empleados .............................................................................................................................................. 22
Control de Asistencia ............................................................................................................................. 22
Calendarios ............................................................................................................................................ 22
Catlogos ................................................................................................................................................ 23
Interfaces ................................................................................................................................................ 23
Gerencial ................................................................................................................................................ 23
ELEMENTOS GENERALES DE CAPTURA ...................................................................................................... 24
ELEMENTOS GENERALES DE CONSULTA .................................................................................................... 25
Uso de Comodines .................................................................................................................................. 27
Cambiar el orden de los datos................................................................................................................ 28
Seleccin de columnas ........................................................................................................................... 28
Bsqueda rpida .................................................................................................................................... 29
Marcas alternas ...................................................................................................................................... 29
Reporte Impreso ..................................................................................................................................... 30
Exportacin a Excel ............................................................................................................................... 30
Exportaciones Varias ............................................................................................................................. 30
MECANISMO DE REGISTRO DE ASISTENCIA .............................................................................................. 31
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Acceso 2.3
CAPTULO 2
Contenido
EMPLEADOS ..................................................................................... 33
EMPLEADOS ................................................................................................................................................ 34
Disponibilidad de Opciones ................................................................................................................... 35
Generales ................................................................................................................................................ 36
Foto......................................................................................................................................................... 37
Cmara Web ...................................................................................................................................................... 38
Asistencia ............................................................................................................................................... 39
Vacaciones ............................................................................................................................................. 40
Direccin ................................................................................................................................................ 40
Telfonos ................................................................................................................................................ 40
Configuracin ........................................................................................................................................ 41
Estatus ................................................................................................................................................................ 41
Generar das de calendario ............................................................................................................................... 41
Horario abierto .................................................................................................................................................. 42
Horario de entrada abierto ............................................................................................................................... 42
Limite para checar la entrada .......................................................................................................................... 43
Horario General de Comida ............................................................................................................................. 43
Tiempo Extra, Tiempo Laborado y Tiempo de Permanencia ....................................................................... 44
Formulas ....................................................................................................................................................... 44
Tiempo extra mximo .................................................................................................................................. 47
Suprimir un empleado o simplemente cambiar su estatus? ......................................................................... 50
Hamster .................................................................................................................................................. 51
UareU ..................................................................................................................................................... 53
Registrando empleados en las terminales AC4 y AT4 .......................................................................... 55
Nombre corto ..................................................................................................................................................... 55
Clave de acceso .................................................................................................................................................. 55
Zonas Horarias .................................................................................................................................................. 56
Capturando Huellas Dactilares ........................................................................................................................ 56
Derechos de acceso sobre la terminal............................................................................................................... 57
Leer del terminal ............................................................................................................................................... 57
Actualizar el terminal ....................................................................................................................................... 57
Borrar del terminal ........................................................................................................................................... 57
CAPTULO 3
CAPTULO 4
CALENDARIOS ................................................................................. 83
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Acceso 2.3
Contenido
CAPTULO 5
CATLOGOS ..................................................................................... 99
CAPTULO 6
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Acceso 2.3
Contenido
CAPTULO 7
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Acceso 2.3
Contenido
CAPTULO 8
CAPTULO 9
APNDICE A
APNDICE B
ESTRUCTURA DE DIRECTORIOS Y ARCHIVOS DEL SISTEMA .. ERROR!
MARCADOR NO DEFINIDO.
APNDICE C
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Acceso 2.3
Contenido
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ACCESO 2.3
Introduccin
INTRODUCCIN
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ACCESO 2.3
Introduccin
Qu es ACCESO 2.3?
Sabe si los empleados de un departamento son ms cumplidos que los de otro?
Los soldadores faltan ms que los mecnicos? Los lunes faltan ms los
almacenistas? Sus empleados hacen trampa y se checan unos por otros? Quiere
saber al instante quien falto o llego tarde?
En general desea saber que tan cumplido es el personal de su empresa, con que
regularidad falta o llega tarde, hay un mes en especial en el que el personal falto
ms?, El programa de incentivos que implemento ha mejorado la puntualidad?
ACCESO 2.3 le da una respuesta satisfactoria a todas estas necesidades de
informacin y control. Gracias al uso de nuevas tecnologas biomtricas ACCESO
2.3 permite garantizar la identidad de cada empleado. Esta peculiaridad de poder
distinguir inequvocamente a cada persona por su huella digital, es aprovechada hoy
en da para diversos fines.
El sistema de control de asistencia por medios biomtricos ACCESO 2.3, est
diseado para registrar la estancia de los empleados de su empresa u organizacin,
en su lugar de labor, para ello se vale de un dispositivo biomtrico que asocia en
una base de datos la o las huellas dactilares con la identidad del empleado, su
nombre, puesto, horario y foto.
De esta forma logra evitar la suplantacin o accesos fraudulentos, as mismo,
brinda a la gerencia un control efectivo y al instante sobre irregularidades en la
asistencia de los empleados, el sistema notifica sobre un puesto no cubierto,
detectando si un empleado no ha ingresado a tiempo.
Algoritmo de bsqueda
Para obtener una respuesta rpida y confiable, el sistema hace uso de un sofisticado
algoritmo de bsqueda de huellas dactilares, el empleado simplemente tiene que
colocar su huella sobre el dispositivo y el sistema identifica y procesa su registro de
forma instantnea.
Diseo cliente/servidor
El diseo cliente/servidor de ACCESO 2.3, ofrece seguridad y confiabilidad. La
informacin puede ser consultada desde cualquier punto de la organizacin, debido
a que se integra de forma transparente a la Intranet de su empresa. Si posee diversos
puntos de acceso, el sistema puede ser configurado para que los empleados ingresen
o salgan desde cualquier lugar en que se instale.
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ACCESO 2.3
Introduccin
Calendarios de Asistencia
ACCESO 2.3, cuenta con una definicin predeterminada de calendarios de
asistencia, que abarca los horarios ms usuales, de oficina, rol de turnos, vigilancia,
horarios discontinuos y horarios abiertos. Adicionalmente usted puede definir
horarios especiales u otorgar fcilmente restricciones y libertades de forma
selectiva. ACCESO 2.3 emplea un algoritmo que determina la naturaleza de cada
checada, en base al calendario asignado, determinando si se trata de un registro de
entrada, de salida o de un horario de comida. Sin embargo, todos los eventos que se
generan son registrados y si alguno de ellos no se ajusta al horario, usted podr
decidir posteriormente si el cambio es una excepcin o se trata de alguna
irregularidad no justificada.
Control de Asistencia
El control de asistencia se lleva a cabo de forma similar a los sistemas de nmina
ms populares, para esto se cuenta con un catlogo de incidencias (faltas, retardos,
sanciones, etc.), que puede ser asociado con los catlogos de NomiPAQ o de NOI
. Usted puede conceder permisos para llegar tarde, aplicar sanciones, justificar
faltas, retardos, etc.
Si en un da especial, como el da de las madres o el 12 de diciembre la direccin
concede un permiso para salir temprano con goce de sueldo, el sistema le permite
ajustar el horario, en una sola operacin, a bloques de empleados o generar una
salida manual. Este mdulo tambin permite enviar mensajes personalizados o por
departamento.
Es importante destacar, que este mdulo cuenta con los reportes necesarios para
llevar el control de asistencia, como son: Reporte de asistencia, puntualidad, tiempo
extra, tarjetas de asistencia, credenciales, etc.
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ACCESO 2.3
Introduccin
Variedad de dispositivos
Varios dispositivos de reconocimiento biomtrico son soportados por el sistema,
algunos se conectan a una PC y otros trabajan de forma independiente como
terminales, pueden estar permanentemente conectados a la red de su empresa o
fuera de lnea.
El sistema cuenta con una serie de opciones para mantener el control y monitorear
cada estacin. Adems cuando el dispositivo cuenta con la caracterstica de
controlar la apertura de puertas, es posible fijar la zona horaria en la que cada
empleado podr abrir la puerta.
Gerencial
En esta seccin se ofrecen estadsticas en forma de resmenes y grficas que
muestran un panorama general del comportamiento del personal, estos pueden ser
generados usando las clasificaciones definidas en los catlogos del sistema.
Para usuarios con conocimientos de bases de datos, el sistema cuenta con un editor
y ejecutor de sentencias SQL, que pueden ser almacenadas en la misma base de
datos para ponerlas a disposicin de todos los usuarios del sistema. Si requiere
presentar la informacin en otros formatos, podr exportarlos a una variedad de
ellos, como son, MS Excel , xml, texto, html, pdf, jpeg, bmp, etc.
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ACCESO 2.3
Introduccin
Moderna interfase
La empresa actual exige interfaces de software fciles de usar y giles. ACCESO
2.3 est diseado para que usted encuentre con dos clics lo que busca. Su moderna
interfase le permite abrir el nmero de opciones que necesite. Las aplicaciones que
solo le dejan abrir una ventana a la vez han quedado en el pasado.
Si usted es una persona prctica o si requiere sofisticacin en el manejo y control de
su personal: ACCESO 2.3 es para usted.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
CAPTULO 1
CAPTULO 1
INSTALACIN Y CONCEPTOS
GENERALES
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Instalando el programa
Instalando el programa
Si al adquirir ACCESO 2.3 se le entreg un CD, es muy probable que este lance
automticamente el instalador del sistema. De otra forma localice el archivo
Instalar.exe, y ejectelo. Este programa instala y configura los archivos necesarios
para el servidor o los clientes de Firebird 1.5, que es el manejador de bases de datos
utilizado por ACCESO 2.3. Adems contiene el programa administrador, relojes de
PC y archivos necesarios para usar los diferentes dispositivos biomtricos o de otro
tipo.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Instalando el programa
Clientes (Firebird)
Servidor (Firebird)
Instale siempre en las dems maquinas solo los Clientes (Firebird) y el administrador o
el reloj o ambos, segn sea el caso.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Instalando el programa
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Instalando el programa
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Nueva Empresa
1) Inicio
En esta opcin se le pregunta si usted ya ha adquirido una licencia o esta evaluando
el producto. La licencia de evaluacin o demostrativa esta restringida en varias
opciones, pero no tantas como para no darse una idea del potencial que ofrece
ACCESO 2.3. Si usted posee una licencia de ACCESO 2.3 deber verificar que la
licencia corresponde a su Razn Social y a su RFC, tambin verifique el tipo de
software; bsico, estndar o profesional, el nmero de empleados permitidos y
finalmente si el sistema soporta identificacin (1:N) o simplemente verificacin
(1:1). Tenga presente que tambin tendr que tener una licencia por cada
dispositivo que haya adquirido.
2) Departamentos
El asistente le propondr una lista de departamentos ms usuales. Puede aadir uno
o ms a la lista, modificarlos o simplemente excluir los que ya estn. Para esto
ltimo de clic en la tercera columna.
3) Puestos
De igual forma, se le propone una lista de puestos ms usuales.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Nueva Empresa
4) Sucursales
El sistema puede integrar informacin de diversos puntos aun y cuando estos no
estn conectados al servidor.
5) Centros de Costo
Si le es til, el sistema le permite clasificar a sus empleados en centros de costo.
6) Calendarios
Hay seis calendarios de asistencia predefinidos que pueden adaptarse o no a su
situacin. Le recomendamos que permita al sistema que los instale, ya que pueden
ser un buen ejemplo de las posibilidades que el sistema tiene para generar
calendarios y adems posteriormente los puede usar como prototipo y hacerles los
cambios o ajustes que necesite.
7) Das Festivos
El sistema propone dos listas de das festivos, una oficial y otra no oficial. Al
incrementar el ao se generarn automticamente para los das oficiales en base a
las ltimas disposiciones legales. Usted puede hacer cambios en el calendario de
das festivos posteriormente.
8) Interfaces
ACCESO 2.3, puede integrar informacin de NomiPAQ y de NOI 4 . Al
seleccionar una u otra el sistema modificar su lista de incidencias de acuerdo al
sistema de nmina seleccionado. Hay una opcin especfica dentro del sistema para
que le ayudara a sincronizar los catlogos de empleados, departamentos, puestos e
incidencias.
9) Archivo de Datos
Si usted tiene una licencia, oprima el botn con el titulo Leer licencia. Seleccione
el archivo con extensin lic. Si la licencia es una licencia vlida de acceso
aparecern las caractersticas y el ID que la identifica, tenga presente estos datos
para obtener asistencia de su distribuidor. Posteriormente seleccione un nombre y
una ruta para instalar el archivo que contendr la base de datos. Y finalmente
oprima el botn Crear archivo de datos. Tome en cuenta que si usted intenta
sobrescribir un archivo que ya existe y este se encuentra abierto deber cerrar
cualquier instancia de ACCESO 2.3 antes de sobrescribirlo.
10) Fin
Al crear la base de datos el asistente crea tambin un usuario y una clave de acceso.
Antelas, porque con ellas podr ingresar al sistema.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Activar Usuario
Activar Usuario
Para poder ingresar al sistema primero es necesario que usted se autentifique,
mediante un nombre de Usuario o login y una Contrasea o password, tambin es
necesario que le indique al sistema en donde reside la fuente de datos. ACCESO 2.3
trabaja en un ambiente cliente/servidor. El servidor es un programa que responde a
las peticiones de sus clientes, por default ACCESO 2.3 usa FireBird versin 1.5.
Este puede estar instalado en el mismo equipo donde se corra ACCESO 2.3 (el
cliente) o en un equipo remoto. Si usted va a acceder a un servidor remoto deber
configurar apropiadamente su red con el conjunto de protocolos TCP/IP. Para hacer
visible las casillas Servidor y Base de Datos oprima Ctrl+F12. La casilla etiquetada
como Servidor deber contener el nombre del servidor o la direccin IP. El
campo Base de datos deber contener el nombre del archivo de base de datos y la
ruta correcta dentro del equipo que funciona como servidor. La extensin por
default de la base de datos es gdb.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Ventana Principal
Ventana Principal
El diseo de la ventana principal as como su organizacin facilita encontrar y
llamar desde las opciones mas recurridas hasta a aquellas que son raramente
empleadas. En la parte superior se encuentra un men dividido en cinco submens.
Estos son de derecha a izquierda, el men Archivo, Editar, Ver, Ventana y Ayuda.
Seguramente usted ya estar familiarizado con esta estructura de mens que ya son
muy similares a los de otros programas y siguen un estndar propuesto por
Microsoft . Puede sentirse libre de explorar cada uno de ellos.
Para un acceso rpido de las opciones ms comunes se encuentra la barra de
herramientas albergando a la izquierda ocho botones con sus respectivos iconos. A
la derecha de ellos hay otros dos botones con flechas que apuntan una a la izquierda
y otra a la derecha, estas son muy tiles cuando se trabaja con las ventanas hijas
maximizadas, ya que permiten activar cada ventana abierta en un ciclo.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Ventana Principal
Empleados
Se relaciona con el mantenimiento y la consulta del catlogo de empleados. Altas,
bajas, modificaciones, impresin de credenciales, captura de huellas digitales, etc.
Control de Asistencia
Incluye las opciones necesarias para mantener al da el registro de asistencia de los
empleados. Aqu se aplican, justificantes de retardos, de faltas, permisos, sanciones,
etc.
Calendarios
El sistema emplea calendarios de asistencia, vacaciones y de das festivos, los dos
primeros se asocian a cada empleado y el tercero se aplica a todos ellos. En esta
seccin se encuentran las opciones para consultar, dar de alta, modificar, o suprimir
un calendario.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Ventana Principal
Catlogos
Para clasificar u organizar la lista de empleados ACCESO 2.3 le ofrece una serie de
catlogos como son: Departamentos, Puestos, Sucursales y Centros de costo. En
esta seccin se encuentra tambin el catlogo de incidencias que se refiere a los
tipos de justificantes, permisos o sanciones que podr aplicar a cada empleado
segn lo requiera.
Interfaces
Esta seccin esta dividida en dos partes, la primera se usa para enlazarse con los
sistemas de nmina, as como para importar informacin de versiones anteriores de
Acceso; la segunda Estaciones y Terminales, sirve para gestionar, monitorear y
configurar las estaciones de trabajo ya sean PCs o terminales.
Gerencial
Finalmente se encuentra la seccin que ofrece informacin estadstica sobre el
comportamiento de asistencia de los empleados. Tambin podr encontrar opciones
para sacar mayor provecho a su informacin.
Como un detalle adicional, en la parte inferior izquierda de la Barra de Opciones se
encuentra un botn que activa un men, en el podr cambiar la forma de presentar
las secciones en la barra, ya sea con botones o con pequeos iconos, tambin podr
elegir entre cuatro temas que cambiaran el estilo de color de la ventana principal y
de las ventanas hijas.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
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ACCESO 2.3
Captulo 1
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Si desea saber que empleados estn asignados a una sucursal puede dar el nmero
de sucursal u oprimir el botn
que se encuentra a un lado de la casilla
correspondiente para llamar a la ventana emergente que le permitir seleccionar una
sucursal.
Como habr notado en esta consulta hay tambin otras cuatro casillas, que
corresponden al Nombre, Clave de y Sexo. En la casilla Nombre usted puede
proporcionar un criterio de bsqueda que se aplicar al nombre y apellidos del
empleado, en las casillas que siguen a Clave de usted podr introducir un rango de
claves de empleado, por ejemplo podr pedirle al sistema que le entregue los
empleados de 20 al 50, o del 2 al 5, etc., tambin encontrar en otras consultas
casillas para seleccionar un rango o perodo de fechas.
En la casilla Sexo se aplica un criterio directo donde usted decide si quiere ver todos
los empleados de sexo femenino, masculino o ambos sexos (todos). Tome en cuenta
que los criterios de bsqueda se pueden combinar hasta encontrar el adecuado a sus
necesidades.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Uso de Comodines
Las casillas que reciben texto libre y no solo nmeros o fechas, como la casilla
Nombre tienen la propiedad de aceptar comodines, que son caracteres especiales
para agregar una caracterstica de bsqueda. ACCESO 2.3 acepta dos tipos de
comodines:
1) % ASCII 37 (Alt-37)
2) _ ASCII 95 (Alt-95)
El carcter % sustituye a una cadena de cero o ms caracteres. La mayora de las
consultas de ACCESO 2.3 agregan un carcter % al final de la cadena introducida.
De esta forma si quiere seleccionar el nombre de Anglica Portillo Del Toro, puede
simplemente introducir Anglica, Angl o incluso An; en realidad el sistema
sustituye estas cadenas por Anglica%, Angl% y An%. De otra forma, si lo que
desea es seleccionar todos los nombres que llevan una o en cualquier parte del texto,
podr escribir %o, as mismo si necesita ver todos los empleados cuyo primer o
segundo apellido sea Mendieta escriba %mendieta%.
El carcter _ sustituye a un nico carcter. Puede decirle al sistema que le de todos
los nombres que llevan la secuencia ngl escribiendo _ngl. Para todos los
empleados cuyo nombre o apellidos lleven una palabra que comience con cualquier
letra y luego la secuencia esa en cualquier posicin escriba %_esa.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Seleccin de columnas
Usted puede hacer una seleccin de las columnas que desea se muestren en pantalla,
oprima la flechita que se encuentra entre el botn
y el encabezado de la primera
columna, a continuacin aparecer una ventana emergente para que haga su
seleccin. Si selecciona Nombre Real del Campo, aparecer a la derecha de la
descripcin de cada columna, el nombre del campo en la base de datos. Para
concluir oprima la tecla Enter.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Bsqueda rpida
Para realizar una bsqueda rpida sin hacer una peticin al servidor, oprima el
segundo botn
. Aparecer una ventana en la que puede introducir el texto que
desea buscar, despus oprima el botn Siguiente, el sistema se detendr en el primer
registro donde se encuentre la primer ocurrencia, puede oprimir varias veces este
botn y el puntero se mover hasta encontrar la ltima ocurrencia.
Marcas alternas
Oprima el botn
, para marcar de forma alterna cada registro, esto le ayudar a
ubicarse mejor entre la lista de datos.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
Reporte Impreso
En ACCESO 2.3 las consultas estn estrechamente ligadas a los reportes, cuando
usted establece ciertos criterios de bsqueda y de ordenacin, puede en este
momento enviar directamente a la impresora la informacin seleccionada. Al
oprimir el botn
, aparecer un submen con tres opciones: Imprimir, Disear y
Original. El sistema trae un diseo predeterminado para cada reporte, la mayora de
estos se pueden redisear, si usted decide cambiar el diseo original, sus cambios
quedarn registrados en la base de datos y todos los usuarios tendrn acceso a los
cambios de forma automtica. Para restablecer el diseo original, simplemente
oprima la opcin Original. El sistema integra un poderoso diseador de reportes
llamado FastReport, con el usted tendr control completo sobre la forma de
presentar sus informes o reportes. Para aprender a usar FastReport consulte el
manual que viene con ACCESO 2.3.
Para mayor informacin sobre como disear reportes consulte Introduccin al
diseo de reportes.
Exportacin a Excel
El sistema exporta a Excel la informacin seleccionada sin usar OLE o DDE, de tal
forma que usted no necesita tener instalado Excel en su computadora. Oprima el
botn
Exportaciones Varias
Cada consulta le ofrece tres exportaciones adicionales, HTML, XML y TXT. Active
el botn
que se encuentra en la esquina inferior izquierda, este desplegar un
submen, oprima la opcin que desee, de un nombre al archivo y oprima Guardar.
En este submen aparecern tambin algunas opciones adicionales que dependern
del tipo de consulta, por ejemplo en el Reporte de Empleados (General), aparece
otra opcin que dice Mostrar foto y huella.
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ACCESO 2.3
Captulo 1
PC con scanner
de cdigo de
barras
Terminal con
scanner
biomtrico
Terminal con
scanner de
cdigo de barras
Calendario u Horario
de Asistencia
Registro de Asistencia
Perfil de asistencia
general y por
empleado
Registro
manual
Archivo
texto
Interfase
de
lectura
Calendario de Vacaciones
y das Festivos
Incidencias (permisos,
sanciones, etc.)
Registro vlido
Entrada
Salida
Entrada Comida
Salida Comida
Registro no vlido
Checadas fuera de
horario. O que no se
ajustan al horario
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ACCESO 2.3
Captulo 1
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
CAPTULO 2
CAPTULO 2
EMPLEADOS
EMPLEADOS
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Empleados
Despus de haberse cerciorado de que sus calendarios de asistencia, de vacaciones y
das festivos son los adecuados para su organizacin, puede proceder a dar de alta a
sus empleados. Esta opcin le permite gestionar la informacin referente a los datos
personales de cada empleado, su foto, su posicin en la empresa, su horario de
asistencia y las libertades o restricciones que tendr en su asistencia diaria. Tambin
es aqu donde deber tomar las muestras biomtricas de sus huellas dactilares,
mismas que identificarn al empleado. La garanta de que cada huella o conjunto
de huellas queden asociados al empleado correspondiente depender de este
registro. Por eso, es importante que haya un estricto control de los usuarios o
administradores que tendrn acceso a esta opcin. El sistema acepta ms de una
huella dactilar por empleado, esto puede ayudar cuando se presentan situaciones de
baja informacin al tomar las muestras. Si un empleado tiene muy maltratadas las
yemas de los dedos o si sus manos estn constantemente expuestas a productos
qumicos, puede encontrar que algn dedo aun conserve suficiente informacin
como para permitir su identificacin, si no es as, podr proporcionarle como
alternativa, una clave de acceso. No permita que alguna persona distinta a la que
tiene en pantalla coloque sus dedos en el dispositivo, ya que el sistema no tiene
manera de saber que se esta registrando una asociacin fraudulenta.
Active la opcin Modificar y oprima el botn Nuevo para iniciar el alta de un
empleado. Si no sabe como hacerlo consulte Elementos Generales de Captura.
En la parte superior izquierda encontrar una casilla que identifica de forma nica a
cada empleado, el sistema requiere de una clave numrica irrepetible. Al lado
derecho de esta casilla se encuentran tres ms para el Nombre, Apellido Materno y
Apellido Paterno. En el proceso de captura estos datos siempre estarn visibles.
Abajo encontrar varias secciones divididas en fichas, el nmero de ellas depender
del tipo de licencia y de los dispositivos que haya adquirido. Esta es una lista de las
fichas que encontrar.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Disponibilidad de Opciones
Opcin
Disponibilidad
Generales
Siempre
Foto
Siempre
Asistencia
Siempre
Vacaciones
Siempre
Direccin *
Siempre
Telfonos *
Siempre
Configuracin *
Siempre
Hamster
UareU
Si adquiri el
dispositivo
Si adquiri el
dispositivo
KBio
Si adquiri la terminal
AC4 o AT4
Si adquiri la terminal
Las opciones que estn marcadas con asterisco estn visibles de forma opcional,
para activarlas llame al men de la esquina superior izquierda.
ACCESO 2.3 soporta varios dispositivos ejecutndose en la misma instalacin, es
decir si usted tiene un dispositivo UareU para su personal administrativo y una
terminal AC4 para el personal obrero, puede gestionar los dos dispositivos en la
misma pantalla de captura.
El sistema emplea tres tipos de datos:
Informativo
Organizativo
De control
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Generales
1) Referencia.- Este dato puede ser importante si usted desea enlazar la
informacin de ACCESO 2.3 a otro sistema como el de nmina; por lo tanto lo que
ponga aqu tendr efecto solo en la exportacin a NOI o NomoPAQ.
2) CURP.- Informativo
3) RFC.- Informativo
4) Fecha de contratacin.- Informativo
5) Seguro Social.- Informativo
6) Salario.- Informativo
7) Sexo.- Informativo
8) Departamento.- Organizativo
9) Puesto.- Organizativo
10) Sucursal.- Organizativo
11) Centro de Costo.- Organizativo
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Foto
La foto del empleado puede ser considerada un simple dato informativo si usted esta
usando terminales y nunca realiza un monitoreo en tiempo real. Sin embargo, si esta
usando una PC para el registro de asistencia, ver que el sistema adems de
confirmar la identidad biomtrica la reafirma con su foto. Tambin en el monitoreo
puede ir viendo la foto de la persona que se esta registrando. Y en general, es una
buena prctica tener la foto del empleado ya que junto con sus datos personales y su
historial puede integrar un expediente actualizado y siempre al da.
Oprima el botn derecho del mouse sobre el rea destinada a la foto. Ver el
siguiente men.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Cmara Web
Si posee una cmara web, puede usarla directamente. El sistema detecta y le
presenta una lista de los dispositivos de captura de imgenes instalados, seleccione
uno, y oprima el botn con la camarita. Aparecer un programa especial diseado
por el fabricante del dispositivo.
Tome en cuenta que cada dispositivo ofrece una interfase distinta. Usted tendr que
consultar el manual que viene con su cmara para detalles sobre su manejo. Sin
embargo, para la mayora de los dispositivos, la tarea se reduce a simplemente hacer
clic, para capturar la imagen, oprimir un botn para aceptar y la foto aparecer en el
rea descrita anteriormente.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Asistencia
Todos los datos contenidos en el calendario de asistencia se consideran datos de
control, ya que determinan las restricciones de horario que tendr cada empleado.
Si el empleado no tiene un horario abierto usted deber seleccionar un calendario de
asistencia, ya sea introduciendo la clave del calendario o seleccionndolo desde la
ventana emergente
Como podr apreciar en la parte derecha superior de esta seccin se encuentra una
casilla que le permite incrementar o decrementar su valor
; El propsito de
sta, es posicionar el nmero de da en el que se encuentra y calcular a partir de ah
a la fecha en que arrancar el control de asistencia. Recuerde que en el calendario de
asistencia los das estn numerados y pueden no corresponder con los das de la
semana, por ejemplo, el nmero uno, aunque normalmente se asocia al lunes, puede
no serlo, si es por ejemplo, que el calendario corresponde a un rol de turnos donde
los das de descanso pueden ser o no los sbados y domingos. El sistema considera
por default el 1 como lunes, el 2 como martes y as sucesivamente hasta llegar a 7.
Tambin encontrar situaciones como los horarios de profesores donde tienen dos o
mas entradas y salidas al da, en estos casos deber consultar la hora para saber a
partir de cuando y en que horario iniciar su control.
Si la fecha de captura es martes, el calendario se vera as:
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Vacaciones
Aunque el calendario de vacaciones no es un dato obligatorio para el sistema, en la
prctica si lo es. Se ha tratado as, para permitirle hacer una rpida captura, teniendo
en consideracin que el calendario de vacaciones tendr que registrarse en algn
momento. Oprima el botn
Direccin
Todos los datos en esta seccin son solo informativos. Sintase libre de llenarlos o
dejarlos en blanco.
Telfonos
Al igual que la direccin estos tambin son solo informativos. Pero tenga presente
que en futuras versiones estos tendrn una utilidad bien definida.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Configuracin
Como podr haberse imaginado los datos en esta seccin se consideran todos datos
de control. Estos modifican la manera en que el sistema determina la naturaleza de
cada evento, ya sea que su origen sea una PC, una Terminal o un archivo, cada
evento se procesa por un mdulo interno que forma parte de la base de datos. Para
detalles vea la seccin Mecanismo de Registro de Asistencia.
Este mdulo lee la informacin de los calendarios de Asistencia, Vacaciones y Das
Festivos as como las Incidencias de permisos, sanciones, etc. Y finalmente,
considera la configuracin general y los datos que aparecen en esta seccin que
conforman el perfil del empleado, en lo que se refiere a las restricciones y
libertades que tendr en su asistencia diaria.
Estatus
Si el empleado se encuentra Activo y laborando, entonces podr registrar su
asistencia. En el momento de cambiar a Baja temporal o Baja que son los otros dos
estatus, el sistema bloquear al empleado y le enviar el aviso: Usted esta dado de
baja y no puede checar!
Generar das de calendario
En ACCESO 2.3 todos los eventos se procesan en tiempo real, es decir, usted no
tiene que correr un procedimiento para interpretar o generar reportes de asistencia.
Cuando un empleado registra una entrada tarde, el sistema automticamente calcula
el tiempo de retardo, de igual forma al momento de registrar la salida se calculan el
tiempo laborado y el tiempo extra si lo hubiera. Para conseguir esta informacin al
momento que se genera, el sistema hace uso de un calendario por empleado que se
va actualizando de forma dinmica. Simplemente se toma el patrn definido en el
Calendario de Asistencia, y se calculan el nmero de das definidos en esta casilla.
Esta caracterstica aporta una enorme ventaja y ofrece una oportunidad de romper el
hermetismo en cuanto a excepciones en la asistencia se refiere. Si el empleado
labora regularmente de 8:00 a 17:00 de lunes a viernes, usted puede programar un
da especial en el que ingrese por ejemplo de 11:30 a 20:30, o cambiar un da de
descanso por un da hbil. Para ms informacin de cmo realizar cambios al
horario refirase a la seccin Tarjeta de Asistencia.
Ahora bien, el propsito de determinar el nmero de das a generar, es ahorrarle una
carga adicional al sistema al momento de que cada empleado registra su asistencia.
Es decir, si el sistema encuentra que el calendario esta definido hasta 15 das
despus, este aadir 30 das ms al calendario. Esto aumentar la velocidad de
respuesta en los relojes de PC en uno o dos segundos cada 30 das.
Recuerde que si la mayora de los empleados ingresan a una misma hora el sistema
tendr un incremento de trabajo proporcional al nmero de empleados que tengan
que registrarse a la misma hora. Si la carga es tal que genera cuellos de botella al
checar, es probable que necesite un segundo punto de registro.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
El administrador del sistema deber decidir si permite el ingreso despus del lmite
o se considera falta. Para ajustar la asistencia vaya a la opcin Tarjeta de Asistencia.
Horario General de Comida
Active esta opcin cuando el empleado goza de la libertad de empezar su hora de
comida en cualquier momento dentro del horario de asistencia. El sistema toma en
cuenta la duracin del perodo de comida definido en el Calendario de Asistencia y
ajusta el trmino del horario de comida. Es decir, si tiene asignada una hora para
comer el sistema esperar que el empleado registre el final de su horario de comida
una hora despus.
La nica restriccin es que sea cuando menos una hora despus de su hora de
entrada.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Ejemplos
a)
Horario:
Registros o checadas:
HE = 8:00 hrs.
HS = 17:00 hrs.
TC = 1 hora.
RE = 7:00 hrs.
RS = 18:00 hrs
Formula: TP = RS HE
TE = 0 + 1
TP = 18 8
TP = 10
Formula: TL = TP TC TE
TEE = 0
TL = 10 1 1
Formula: TES = RS HS
TL = 8
TES = 18 17
TES = 1
Formula: TA = TE
TA = 1
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
b)
Horario:
Registros o checadas:
HE = 8:00 hrs.
HS = 17:00 hrs.
TC = 1 hora.
RE = 7:00 hrs.
RS = 18:00 hrs
Formula: TP = HS HE
TE = 0 + 0
TP = 17 8
TP = 9
Formula: TL = TP TC TE
TL = 9 1 0
TEE = 0
TL = 8
TES = 0
Formula: TA = TE
Formula: TE = TEE + TES
TA = 0
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Hamster
Con ACCESO 2.3 usted podr hacer uso del dispositivo Nitgen Hamster para el
registro de las huellas dactilares. Despus de activar el modo Modificar (consulte la
seccin Elementos Generales de Captura), aparecer un ventana titulada Tomar la
muestra.
En ella aparece una casilla de verificacin que dice Checar con Password, esta se
usa para cuando no es posible tomar alguna muestra dactilar del empleado. En estos
casos el empleado podr registrar su asistencia con su clave asignada como si
estuviera colocando su huella dactilar. Ms abajo se encuentra un botn que dice
Iniciar, oprmalo para activar el asistente que le permitir tomar hasta 10 muestras
(en la versin estndar solo est permitido el registro de una sola muestra). Cuando
seleccione con el mouse el crculo azul, el dispositivo empezar a emitir una luz
roja parpadeante indicndole que est en espera de capturar la huella dactilar. Para
registrar una huella tiene que colocar dos veces el dedo sobre el dispositivo. Al
finalizar aparecer en el panel de la izquierda la foto de la ltima muestra tomada.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
UareU
El sistema soporta los dispositivos UareU 4000 y UareU 4000b de Digital Persona
, usted puede registrar hasta diez huellas dactilares por empleado. Al activar el
modo de modificar (consultar Elementos Generales de Captura), aparecer una
ventana que dice Tomar la muestra, en ella hay una casilla de verificacin que dice
Checar con Password, esta se emplea cuando no es posible obtener informacin de
las huellas dactilares del empleado, el sistema prev tal circunstancia ofreciendo un
mtodo alterno que consiste en una clave que se introduce en la estacin de registro
y que sustituye a la huella dactilar. El empleado simplemente tendr que introducir
dicha clave para registrar su asistencia.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Para iniciar el registro de una huella dactilar oprima el crculo azul, este ltimo
cambiar a caf para indicarle que est en modo de captura de huella, para cada
dedo tendr que proporcionarle al sistema cuatro muestras, es decir tendr que
colocar cuatro veces su dedo sobre el dispositivo. Una vez tomada la muestra el
botn cambiara a rosa para indicarle que la muestra ha sido tomada.
Para suprimir una muestra ya registrada, oprima el botn de suprimir
seleccione el punto azul con la huella que desea suprimir.
, y
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Clave de acceso
La clave de acceso adquiere significado cuando no es posible tomar las huellas
dactilares, cuando los empleados exponen frecuentemente sus manos a solventes, o
tienen muy maltratadas las yemas de los dedos, el dispositivo biomtrico de la
terminal no podr extraer de ah suficiente informacin como para poder realizar
una identificacin confiable. Si el sistema acepta las muestras a pesar de estos
hechos, puede ser comn que haya un porcentaje de rechazo alto, es decir, puede
ocurrir que el empleado tenga que poner varias veces su dedo sobre el dispositivo
hasta que este pueda identificarlo.
Por esta circunstancia, se ofrece un mtodo alterno que consiste en usar el teclado.
Usted puede combinar el registro de huellas dactilares y clave de acceso. La
terminal permite un clave de 5 dgitos. Al registrar su asistencia el empleado tendr
que introducir por el teclado de la terminal su nmero o clave de empleado, oprimir
el botn OK que se encuentra en la parte inferior del teclado numrico a la izquierda
del botn MENU y a la dercha del 0, y finalmente su clave de acceso.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Zonas Horarias
Si su terminal acepta Zonas Horarias, aparecer una seccin para seleccionar tres
zonas horarias, consulte la seccin destinada a Zonas Horarias.
Si solo va a usar una zona horaria tendr que repetirla en las otras dos.
Al seleccionarlo el crculo cambia a color caf para indicarle que esta en modo de
registro de huellas, aqu inicia un ciclo donde el empleado deber colocar su dedo
tres veces, al trmino, y si las muestras contienen suficiente informacin, el crculo
cambia a color rosa.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
y seleccione el crculo
Usuario
Grabador
Administrador
Supervisor
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ACCESO 2.3
Captulo 2
Empleados
Seleccione el botn
que se encuentra en la parte superior de la ventana.
Aparecern tres opciones, la primera es para imprimir directamente la credencial,
con la segunda puede cambiar el diseo de la credencial adecundola a sus
necesidades, si desea deshacer los cambios hechos en el diseo y restaurar en
formato que viene por default en el sistema oprima la tercera opcin.
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ACCESO 2.3
Captulo 2
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ACCESO 2.3
Captulo 2
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Control de Asistencia
CAPTULO 3
CAPTULO 3
CONTROL DE ASISTENCIA
CONTROL DE ASISTENCIA
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Tarjeta de Asistencia
Tarjeta de Asistencia
Esta opcin le permite realizar ajustes a la asistencia del personal. La ventana
muestra del da seleccionado, su horario, los registros de asistencia, el tiempo extra
y si la hubiera la incidencia aplicada a ese da.
Usted hace su revisin eligiendo primeramente al empleado y recorriendo el perodo
deseado. Siempre abriendo un da a la vez.
La opcin esta dividida en dos fichas, Tarjeta e Historial.
Tarjeta
En la parte superior izquierda se muestra la foto del empleado, a la derecha de esta
hay un calendario para seleccionar el da. Abajo hay una casilla y un botn de
seleccin, con estos podr elegir una incidencia y aplicarla al da y al empleado
seleccionado.
Debajo de esta y a la izquierda se muestra el rea que representa el horario del da,
usted puede hacer cambios al horario definido con el botn
.
Al oprimir este botn aparecer una ventana emergente para permitirle hacer los
cambios al horario.
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Tarjeta de Asistencia
Para quitar un registro de asistencia oprima las flechas que apuntan a la derecha.
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Tarjeta de Asistencia
Historial
Esta ficha esta diseada para mostrarle cual ha sido el comportamiento de asistencia
del empleado.
Podr seleccionar entre cinco tipos de informacin:
Faltas o Ausentismo
Nmero de Retardos
Horas de labor
Tiempo acumulado en Retardos
Tiempo Extra
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Tarjeta de Asistencia
Si cree que los datos han sido sustancialmente modificados por la aplicacin de
incidencias con goce de sueldo. Usted puede decirle al sistema que no considere los
eventos con esta circunstancia.
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Tarjeta de Asistencia
Para saber como imprimir las tarjetas de asistencia en bloque consulte la seccin
Reporte General de Asistencia.
Para saber como disear o redisear un reporte consulte Introduccin al diseo de
reportes.
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ACCESO 2.3
Captulo 3
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Por Empleado
Para generar la asistencia de un empleado seleccinelo y elija el da. Vaya
seleccionando los horarios adecuados en orden cronolgico.
Cada que seleccione un horario oprima el botn guardar
. Si no hace esto e
intenta aplicar la hora de inicio de comida antes de la de entrada, el sistema
responder con el mensaje: Usted no ha registrado su Entrada.
Cuando los registros se consideren vlidos estos irn apareciendo en el cuadro
Registro.
Si el horario del empleado es:
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Por Bloque
El mismo proceso que empleamos para generar la asistencia de un da, lo podemos
usar para un bloque de empleados. Primero seleccione el conjunto de empleados a
los que desea se le genere la checada manual. Si no sabe como hacer esto consulte
Elementos Generales de Consulta, esta opcin sigue el mismo esquema de consulta.
Recuerde que deber mantener activa la ficha etiquetada con Por Bloque. Si se
cambia a otra ficha entonces estar generando una checada al empleado que tenga
activo o procesar el archivo que tenga seleccionado.
Es recomendable que seleccione el bloque por calendarios, as tendr presente el
horario al que deber sujetarse.
Como esta opcin no le muestra el horario de cada empleado, le sugerimos que abra
la ventana Calendario de Asistencia, para tener presente los horarios. ACCESO 2.3
le permite tener abiertas ms de una ventana a la vez.
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Por Archivo
ACCESO 2.3 le permite integrar registros generados por cualquier otro medio,
usando un archivo. Este archivo deber ser un archivo de texto.
No asigne derechos a cualquiera sobre esta opcin ya que puede prestarse a malos
manejos. Si va a estar usando esta opcin regularmente le recomendamos que haga
las pruebas necesarias en una base de datos de prueba. ACCESO 2.3 le permite
tener una base de datos de prueba y una de produccin.
Para procesar dichos eventos simplemente tiene que proporcionar tres datos:
Cada lnea representa un registro y deber terminar con los caracteres ASCII, 13 y
10. Que representan un retorno de carro y un brinco de lnea respectivamente.
Campo
Clave Empleado
Estacin
Fecha y Hora
Posicin Inicial
1
16
21
Tamao
15
5
14
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Clave de Empleado:
Numrica, debe ser un entero mayor de cero.
Estacin:
Numrica, debe ser un entero mayor o igual a cero.
El formato de la fecha es: DDMMAAAAHHNNSS
DD representa el da, si este es menor de 10 deber tener un cero a la izquierda,
ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero mayor de cero y menor o igual a 31.
MM representa el mes, si este es menor de 10 deber tener un cero a la izquierda,
ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero mayor de cero y menor o igual a 12.
AAAA representa el ao.
HH representa la hora, si este es menor de 10 deber tener un cero a la izquierda,
ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero mayor de cero y menor o igual a 23.
NN representa los minutos, si este es menor de 10 deber tener un cero a la
izquierda, ejemplo 01, 08, etc. Debe ser un entero igual o mayor de cero y menor de
60. Si el valor es cero deber escribir 00.
En este ejemplo se muestran dos lneas representando cada una, una checada, la
primera es para el empleado 1, que checo en la estacin 1 a las 8:05 hrs. con cuatro
segundos del da 3 de octubre del ao 2006.
La segunda es para el empleado 13, que checo en la estacin 2 a las 21:16 hrs. con
13 segundos del da 4 de octubre del ao 2006.
Finalmente seleccione el archivo
y oprima el botn para procesar
opcin el botn para guardar no tiene ninguna funcin.
. En esta
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Aplicar Incidencias
Aplicar Incidencias
Antes de continuar se le recomienda que lea la seccin Catalogo de Incidencias, ah
encontrar una explicacin de la funcin y caractersticas de las incidencias.
Esta opcin le da la oportunidad de aplicar una incidencia para un periodo
determinado, seleccionando un empleado en particular o un bloque de empleados.
Si la empresa concede un permiso general para salir temprano por ser da ltimo del
ao o por alguna celebracin en particular, puede aplicar el permiso seleccionando a
todo el personal y aplicando la incidencia en un solo paso.
En otro caso, si va a conceder permiso para llegar tarde durante una semana a un
empleado por cuestiones de salud, puede seleccionar el perodo y aplicar la misma
incidencia a todo ese lapso.
Cuando la incidencia esta definida como un permiso para llegar tarde o para salir
temprano, el sistema le pedir un dato adicional que le informa de cuanto tiempo es
el permiso. Por ejemplo, si usted selecciona una incidencia definida como un
permiso para llegar tarde, deber proporcionar el tiempo concedido para llegar
tarde.
Considere que los datos sobre la naturaleza de la incidencia solo son informativos
ya que estos se definen en la opcin Catlogo de Incidencias, en la seccin
Catlogos. Y por lo tanto no es aqu donde podr definir una nueva incidencia.
Por lo tanto el sistema solo le informa si la incidencia afecta al da completo a la
entrada, a la salida, a la entrada y a la salida, o es una sancin. Tambin si la
incidencia es con goce de sueldo o no.
Si desea hacer una revisin de la asistencia de un empleado en particular antes de
aplicar la incidencia, quiz prefiera usar la opcin Tarjeta de Asistencia. Con ella
tendr la oportunidad de ir revisando da por da mientras observa el horario normal
y las checadas que tuvo el empleado.
En realidad la Tarjeta de Asistencia y Aplicar Incidencias, son las nicas opciones
que le permiten aplicar una incidencia.
En la parte superior encontrar una casilla y un botn para seleccionar una
incidencia del catlogo.
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Aplicar Incidencias
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Aplicar Incidencias
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Mensajes
Mensajes
Esta opcin solo tiene efecto cuando usted esta usando una PC para el registro de
sus empleados, es decir como reloj checador.
Los mensajes son una forma de comunicar algo a sus empleados cuando estos
registran su asistencia. Solo sern visibles al momento en que el sistema los
identifique positivamente.
Usted puede configurar un mensaje para que aparezca en la fecha adecuada y a los
empleados o adecuados. El sistema le permite enviar un mensaje a todo el personal,
al personal de un departamento o a un empleado en particular.
Simplemente seleccione el periodo en el que permanecer vigente el mensaje,
escriba el texto del mensaje, seleccione a quien deber informarse y oprima el botn
de guardar.
Todos los mensajes irn caducando conforme pase el tiempo, si el mensaje es
recurrente puede volverlo a usar con solo cambiar el periodo. De esta forma podr
tener un catlogo de mensajes que podr reactivar cuando lo necesite.
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Todos
Falta o ausentismo
Asistencias con retardo
An no ha checado
Laborando
Asistencia
No ha checado su salida
El ttulo de cada columna en la rejilla le da una idea clara. Sintase libre de hacer las
combinaciones que se ajusten a sus necesidades.
Si usted tiene un requerimiento especial, ACCESO 2.3 en su versin profesional le
permite hacer un diseo de reporte a la medida.
Para saber como filtrar la informacin consulte la seccin Elementos Generales de
Consulta.
Hay dos tipos de tarjetas una con foto y otra sin foto. Seleccione el botn
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ACCESO 2.3
Captulo 3
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Reporte de Puntualidad
Reporte de Puntualidad
Con este reporte usted podr analizar en detalle los retardos en los que incurri el
personal. El reporte se agrupa por rangos y muestra los eventos que tuvieron esas
caractersticas. El propsito de este no es contar el nmero de retardos sino ms
bien mostrarle los das en que se incurri en el retardo. Si usted necesita un
resumen que totalice el tiempo perdido en los retardos, consulte el Resumen de
Puntualidad o la opcin Estadsticas.
Para facilidad en la aplicacin de los filtros la ventana se ha dividido en dos fichas.
Rangos y Catlogos. La segunda se ajusta a los filtros comunes empleados en las
consultas del sistema.
Seleccione el rango o los rangos y combnelos. El evento puede tambin ocurrir al
Salir al ira a comer o al regresar de comer.
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ACCESO 2.3
Captulo 3
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Reporte de checadas
Reporte de checadas
Cada que el empleado es identificado positivamente por un reloj de PC o por una
terminal, el sistema guarda dicho evento en una tabla especial.
Esta acumula todos los eventos, aun y cuando estos no sean vlidos o no se ajusten
al horario del empleado. Por lo tanto, es aqu donde podr observar cuantas veces y
a que hora el empleado coloco su dedo sobre el dispositivo biomtrico o se
autentifico por otro medio.
Todos los registros llevan una marca que informa cuando la checada la gener el
empleado mismo, o cuando fue generada manualmente usando la opcin Registro
Manual de Asistencia.
Tambin podr ver en que estacin se ocurri en evento.
Para efectos de control interno, el sistema guarda un identificador numrico nico,
que es generado automticamente. Este aparece en la primera columna como
Nmero de Checada.
La consulta sigue el mismo procedimiento definido en Elementos Generales de
Consulta.
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Reporte de Incidencias
Reporte de Incidencias
El sistema guarda el registr de las incidencias aplicadas. Este reporte le muestra
tanto las incidencias que tiene programadas, como las que ya se han hecho
efectivas.
Se muestran los datos obvios como la clave de la incidencia, la descripcin, la
fecha, la clave del empleado, su nombre y datos adicionales como departamento,
puesto, etc.
La consulta sigue el mismo procedimiento definido en Elementos Generales de
Consulta.
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ACCESO 2.3
Captulo 3
Reporte de Incidencias
Asistencia del Da
Sin duda una de las ventajas de tener un sistema que genera informacin en tiempo
real, es que usted puede ser informado oportunamente de las irregularidades en la
asistencia de sus empleados.
Esta opcin solo tiene sentido cuando se desea monitorear el da en curso. Al
activarla le muestra un resumen de los empleados que debern asistir, de los que ya
llegaron, de los que no han llegado y de los que ya no llegaron debido a que ya ha
pasado su limite para checar.
Por asistir
Ya llegaron
No han llegado
Ya no llegaron
Los empleados que no han llegado son los que aun estn a tiempo de llegar.
La ventana esta dividida en tres fichas:
Los datos que se muestran le permiten saber que puesto puede quedar sin cubrir, al
no presentarse el empleado.
Esta opcin funciona automticamente y no acepta parmetros o configuraciones.
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendarios
CAPTULO 4
CAPTULO 4
CALENDARIOS
CALENDARIOS
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
Calendario de Asistencia
Si el empleado no tiene un horario abierto, entonces su asistencia esta determinada
por un calendario de asistencia. Las libertades que otorgue o las restricciones que
deber cumplir se determinan siempre en base a su calendario de asistencia.
El sistema representa este calendario por una lista de horarios de entrada y salida.
En ACCESO 2.3 la definicin de calendarios u horarios de asistencia se puede
adecuar a una amplia gama de necesidades. Esta abarca desde el comn horario de
lunes a viernes de 8 de la maana a 7 de la noche, pasando por los horarios de
vigilantes, rol de turnos hasta los horarios de profesores.
El sistema solo pone una restriccin a la definicin de horarios, esta es que ellos
deben ser cclicos; deben ser definidos siempre en periodos de siete das.
En realidad el principio de un calendario de asistencia es que en l se puede
identificar algn patrn de asistencia. Si usted no tiene presente dicho patrn de
asistencia, o si es tan irregular que es muy difcil definirlo, entonces le sugerimos
que controle la asistencia de sus empleados con horarios abiertos.
El Asistente de Configuracin de ACCESO 2.3 que empleo al momento de instalar
el sistema, le ofrece una lista de calendarios de asistencia ms comunes. Si ninguno
de ellos se ajusta a sus necesidades, le sugerimos que los instale, ya que ellos son un
buen ejemplo que podr emplear para entender el proceso de definicin de
calendarios o quiz, si ellos se parecen a los que quiere definir, le sirvan como
punto de partida.
Usted define una o varias entradas para un da en especfico, por default piense que
el da uno es siempre lunes, el dos es martes y as sucesivamente, hasta llegar al
sptimo que es domingo. Puede generar tantas semanas como lo desee, pero como
se dijo anteriormente, estos deben ser cclicos. Es decir, que si usted define un
calendario para tres semanas, la cuarta semana ser una copia de su definicin de la
primera semana, la quinta de la segunda y as sucesivamente. El sistema se
encargar de aplicar esta regla indefinidamente conforme se vaya necesitando.
Usted simplemente tiene que definir el patrn inicial.
Ya que este esquema le permite definir varias entradas y salidas en un mismo da,
llamaremos al hecho de entrar y salir como una Unidad de Asistencia,
simplemente para no confundir entre la asistencia diaria y un evento que comprende
una entrada y una salida. As una Unidad de Asistencia queda definida con una
hora de entrada y su correspondiente hora de salida.
Entre estos dos horarios se puede definir opcionalmente un periodo para ir a comer.
Para definir una Unidad de Asistencia le diremos al sistema a que hora es la entrada
y cuanto tiempo durar la asistencia. Con esto queda automticamente definida la
salida y por lo tanto nuestra unidad de asistencia quedar definida.
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
Horario de oficina
Este calendario viene en el catalogo que se instala por default. Su descripcin dice
Horario normal de oficina. Puede que en su organizacin este no sea el horario
normal de oficina, pero para efectos de la presente explicacin lo daremos por
vlido.
Aqu, hemos definido un ciclo de siete das con solo una unidad de asistencia para
los primero cinco das. Los das que no son de labor deben siempre ser incluidos ya
que sin ellos el perodo quedara incompleto.
As es que solo tuvimos que elegir en la columna Tipo que el da es un da de labor,
en la columna Hora de la seccin Entradas pusimos la hora (08:00) en el formato
de 24 horas y finalmente el nmero de horas y minutos que abarcara la Unidad de
Asistencia (11 horas y 0 minutos). El sistema calcul de forma automtica la hora
de salida (19:00).
Con esta definicin en la opcin Empleados, al asignarle el calendario tambin le
estar diciendo a partir de cuando se empezar a aplicar. Si el da en que se aplica es
jueves, el sistema comenzar a generar el calendario cclico a partir del da cuatro.
Como podr haber observado en las columnas que corresponden a las salida
tambin hay una columna que dice Da, esto podr indicar que la hora de salida es al
da siguiente, como veremos en el siguiente ejemplo.
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
Horario de vigilante
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
Rol de turnos
En este calendario se han definido tres perodos de siete das cada uno. Esta
definicin mantiene nuestra regla de calendarios cclicos, despus de haber
terminado la tercera semana el sistema aplicar para la siguiente el calendario
definido en la primera semana.
La tercera semana define un horario nocturno, por lo tanto la salida esta desplazada
al da siguiente.
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
Horario de profesores
Supongamos que se le ha asignado al profesor de geografa un horario bastante
irregular. El tiene que asistir los lunes por la tarde de 6 a 8, para atender un grupo.
Pero no es sino hasta el jueves que tendr dos clases una de 2 horas de 8 a 10 de la
maana yo otra por la tarde de 4 a 6. En este caso el profesor terminar su clase de
la maana, se ir y regresar por la tarde. En realidad solo labora en esta ficticia
escuela 6 horas a la semana. He aqu como definimos este horario.
Note que para el da cuatro se han definido dos unidades de asistencia, una empieza
a las 8 de la maana y la otra a las cuatro de la tarde como lo esperbamos.
Por otro lado el horario cumple con nuestra regla. Es cclico ya que se han definido
siete das.
Supongamos ahora que a nuestro profesor se le han asignado tres horas ms para el
viernes. Una a las 8 de la maana, otra a las 2 de la tarde y otra hasta las 5:30 de la
tarde.
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
Ahora tenemos el primer da con una unidad de asistencia, el cuarto con dos
unidades de asistencia y el quinto con tres. Pero an se mantiene una definicin para
siete das, y por lo tanto sigue siendo cclico
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
Horario de comida
La definicin de los horarios de comida es similar a los horarios de asistencia. En
general, usted asigna la hora de inicio de comida, el tiempo de duracin y el sistema
calcula la hora en que terminar el periodo de comida.
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
Tolerancias
La tolerancia es un periodo de tiempo que rompe con la restriccin de cumplir con
un horario preciso. Las tolerancias en realidad no son indispensables, no solo por el
hecho de que queramos ser inflexibles con el control de asistencia; en realidad sera
imposible que todos los empleados de su organizacin se registrasen a la misma
hora exacta, por lo tanto tendran que llegar antes de cumplirse la hora de entrada.
Por lo cual es mejor pensar en que hay un periodo vlido en el que se espera se
registre la asistencia. El sistema se puede configurar para proporcionar dicho
periodo. Este se define por dos parmetros. El primero se aplica sin distincin a
todos los empleados y para todos los horarios. Este se configura en la opcin
Configuracin General dentro de la ficha Parmetros y su propsito es indicarle al
sistema cuantos minutos antes de la hora de entrada podr ser aceptada la asistencia.
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
Tolerancia a la Salida
Con esta opcin se le da al empleado la oportunidad salir antes de la hora
especificada. Esta opera restando el nmero de minutos definidos a la hora de
salida. Por ejemplo, si un empleado sale a las 18:00 hrs., y se le otorgan 60 minutos
de tolerancia en la salida, podr salir entre las 17:00 hrs. y las 18:00 hrs.
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Asistencia
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Calendario de Vacaciones
Calendario de Vacaciones
El calendario de vacaciones se define fcilmente, esta opcin destina en el rea
inferior derecha una rejilla para que usted seleccione los das. Cada celda representa
un da en especfico, las lneas representan al mes y las columnas representan el da
de cada mes. Despus de haber hecho su seleccin debe oprimir el botn de
seleccin
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ACCESO 2.3
Captulo 4
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Asistencia
Vacaciones
Das Festivo
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ACCESO 2.3
Captulo 4
Catlogo de Departamentos
CAPTULO 5
CAPTULO 5
CATLOGOS
CATLOGOS
ACCESO 2.3
Captulo 4
Catlogo de Departamentos
Catlogo de Departamentos
El catlogo de departamentos tiene una funcin exclusivamente organizativa. Usted
puede agrupar a sus empleados en departamentos. ACCESO 2.3 le ofrece en la
instalacin una lista de departamentos predeterminada para facilitarle el proceso de
configuracin y arranque del sistema. Cuando usted da de alta o modifica el registro
del empleado, puede informarle al sistema a que departamento pertenece. Despus
tanto en reportes como en consultas y estadsticas, emplear esta informacin para
agrupar o clasificar al personal por el departamento al que pertenecen. Aunque este
dato no es indispensable para dar de alta al empleado, puede ofrecerle beneficios al
consultar y comparar el comportamiento de asistencia.
Cada registro puede tener asociado otro departamento para establecer una relacin
jerrquica. Asigne otro departamento como departamento padre. Este puede ser una
direccin o rea.
El campo Cuenta Contable, puede tambin serle til es sus clasificaciones.
Recuerde que ACCESO 2.3 le permite exportar su informacin a diferentes
formatos incluyendo Excel.
ACCESO 2.3
Captulo 4
Catlogo de Puestos
Catlogo de Puestos
Mantngase informado al momento de si un empleado no llego a cubrir un puesto
clave para su operacin. ACCESO 2.3, incorpora una consulta en tiempo real que
le notifica cuando algn empleado ya no llego, es decir, cuando ha concluido el
tiempo lmite en el que debera haberse presentado. De tal forma que usted puede
decidir suplir con otro empleado el puesto de trabajo.
Consulte Asistencia del Da en la seccin Control de Asistencia.
Al momento de instalar el sistema se le ofrece una lista de puestos ms comunes,
usted podr modificarla o adecuarla a sus necesidades.
ACCESO 2.3
Captulo 4
Catlogo de Sucursales
Catlogo de Sucursales
El sistema esta diseado para integrarse a una red LAN o WAN, y en breve estar
liberada la versin para WEB, si usted tiene la necesidad de llevar un control de sus
sucursales o lugares de trabajo cuando estos se encuentran en diferentes
localizaciones, el sistema le ofrece llevar una clasificacin de sus empleados por
sucursal. Si este es su caso, considere mantener este catlogo actualizado.
Como en toda la estructura del sistema, las sucursales son identificadas por un
nmero consecutivo y una descripcin.
ACCESO 2.3
Captulo 4
Catlogo de Incidencias
Catlogo de Incidencias
Sin duda el uso del concepto incidencia guarda una relacin o nos da la idea de un
incidente. Entendemos que la asistencia normal de un empleado esta definida en sus
calendarios. Estos asignan un horario y a la vez determinan los das de disfrute,
como das de descanso, vacaciones y das festivos. Sin embargo es una realidad que
esto suele alterarse por varias circunstancias. Con esta opcin usted podr mantener
una lista de incidencias cuya naturaleza esta definida as:
Si desea conceder un permiso para llegar tarde con goce de sueldo, deber registrar
la incidencia aplicable a la entrada con goce de sueldo. As de sencillo. Con esta
forma de definir el catlogo de incidencias puede abarcar tanto permisos como
justificantes. Estos pueden aplicarse cuando la incidencia ya ha ocurrido o cuando
esta por ocurrir. Por ejemplo, si el empleado se presenta un da despus de haber
faltado con un justificante medico, usted puede registrar la incidencia como una
incidencia que se aplica al da con goce de sueldo.
Si la incidencia no aplica al da entonces aplica a la entrada o a la salida o a ambas.
ACCESO 2.3
Captulo 4
Catlogo de Incidencias
En el caso de permisos para llegar tarde o para salir temprano que se conceden en
un da que aun no ha transcurrido, el modulo de control de asistencia tomar en
cuenta el tiempo permitido para darle el acceso y desplazar el horario de entrada o
de salida segn sea el caso.
Cuando usted aplica una sancin o castigo, esta se considera automticamente como
una falta, si el empleado intenta asistir en un da donde se aplico la sancin se le
notificar al momento de intentar registrarse que tiene un castigo y que su asistencia
no es vlida.
Considere que el sistema no genera los registros de asistencia cuando usted aplica
una incidencia con goce de sueldo. La falta de un registro de entrada o salida se
mantiene. Si usted considera que el empleado simplemente olvido checar su salida o
su entrada, deber generarle una checada manual. Consulte Registro Manual de
Asistencia.
El sistema mantiene siempre presente la falta aun y cuando esta tenga un
justificante. En realidad solo hay dos tipos de faltas, las que son justificadas y las
que no lo son. Por lo tanto, si no hay un registro vlido de asistencia esta se
considera automticamente falta.
Reglas
ACCESO 2.3 le permite establecer un amplio control sobre las circunstancias en las
que se podrn aplicar las incidencias. Este control se define mediante reglas de
aplicacin. En la ficha Reglas, encontrar las ms usuales que restringen el nmero
de incidencias permitidas por ao, mes, quincena y semana. As mismo, encontrar
otras para determinar por cuantos das consecutivos se permitir aplicar la
incidencia y en que da de la semana, todas ellas se contabilizan para cada
empleado. Sin embargo, si usted no encuentra entre estas, alguna que se ajuste a sus
necesidades, podr definir, mediante cdigo de SQL, hasta cinco reglas especiales.
ACCESO 2.3
Captulo 4
Catlogo de Incidencias
Reglas especiales
Como podr haber observado en la figura anterior, la ficha Reglas, contiene otras
seis fichas etiquetadas en la parte inferior. La primera de ellas contiene las reglas
generales que no requieren de mayor explicacin. Estas simplemente hacen lo que
en ellas se define. Si usted pone un mximo de 12 incidencias por ao, el sistema no
permitir que se apliquen ms de doce, siempre contabilizando el record por
empleado.
Las otras cinco fichas, contienen un rea de edicin para escribir cdigo de SQL. El
cdigo debe arrojar una nica columna llamada Valor, y una nica tupla. Si el
resultado de la columna Valor es una V de verdadero, entonces el sistema entender
que la regla se cumple y la incidencia se puede aplicar, de lo contraro, el sistema no
permitir que se aplique la regla. Por ejemplo, si se desea que la incidencia no se
aplique despus de un da festivo, de vacaciones o de descanso, la regla puede ser la
siguiente:
/* Solo si el da anterior es un da habil */
Select
(Case When Count(*) > 0 then 'V'
else 'F' end) As Valor
From Asistencia
Where Cast(Entrada as Date) = (ExtractDate(:Fecha)-1) and
TipoDia=1 and
ClaveEmpleado = :ClaveEmpleado
Note los dos puntos antes las columnas Fecha y ClaveEmpleado, el sistema
considerar que se le esta pidiendo este dato como parmetro. Tres campos son
permitidos: ClaveIncidencia, ClaveEmpleado y Fecha.
Estos datos siempre estn disponibles cuando se aplica una incidencia ya sea en la
opcin Aplicar Incidencias como en Tarjeta de Asistencia.
El siguiente ejemplo permitir que se aplique solo a los empleados del departamento
nmero 3.
/* Solo para los empleados del departamento 3 */
Select
(Case When Count(*) > 0 then 'V'
else 'F' end) As Valor
From Asistencia A
Left Join Empleados E ON (A.ClaveEmpleado=E.ClaveEmpleado)
Where E.ClaveDepartamento = 3
and A.ClaveEmpleado = :ClaveEmpleado
ACCESO 2.3
Captulo 4
Catlogo de Incidencias
Para saber como se efecta el enlace con NOI consulte la seccin Enlace con NOI.
Para saber como se efecta el enlace con NomiPAQ consulte la seccin Enlace con
NomiPAQ.
Para saber como se aplican las incidencias consulte Aplicar Incidencias y Tarjeta de
Asistencia.
ACCESO 2.3
Captulo 4
ACCESO 2.3
Captulo 4
Departamentos
Puestos
Sucursales
Incidencias
Centros de Costo
ACCESO 2.3
Captulo 6
Interfaces
CAPTULO 6
CAPTULO 6
INTERFACES
INTERFACES
ACCESO 2.3
Captulo 6
NomiPAQ
NomiPAQ
ACCESO 2.3 se enlaza con el paquete de nomina NomiPAQ de la empresa
Computacin en Accin. Este enlace se realiza en dos direcciones, si usted ya
posee una copia de NomiPAQ, ACCESO 2.3 lee esa informacin y la integra a sus
propia base de datos, con esto mantendr sincronizados los dos sistemas, es decir,
usted tendr el mismo catalogo de empleados, departamentos, puestos e incidencias.
Despus, una vez que ACCESO 2.3 empiece a registrar la asistencia de los
empleados, usted podr generar el archivo con esta informacin para que sea
integrado en el paquete de nomina.
Es recomendable que antes de iniciar a trabajar con el sistema, efectu este
procedimiento para evitar discordancias entre uno y otro. Siempre que haga un
cambio a la informacin de su plantilla o de sus catlogos en NomiPAQ, deber
informarle a ACCESO 2.3 de los cambios.
Para realizar esta operacin deber tener instalado NomiPAQ en la misma maquina
donde ejecuta ACCESO 2.3. Debido a que la fuente de datos es distinta, ACCESO
2.3 no instala los archivos necesarios para poder leer las tablas de NomiPAQ.
ACCESO 2.3 utiliza una base de datos llamada FireBird 1.5 y NomiPAQ utiliza
Paradox, con una interfase llamada BDE (Borland Data Engine). Cada paquete
instala sus propios controladores y programas necesarios para procesar su
informacin.
Si usted esta usando ACCESO 2.3 en una estacin y la base de datos se encuentra
en un servidor independiente, solo tendr que haber instalado los clientes de
FireBird.
Esta opcin esta dividida en siete fichas:
Seleccionar empleados
Exportar incidencias
Exportar vacaciones
Importar empleados
Importar departamentos
Importar puestos
Importar incidencias
ACCESO 2.3
Captulo 6
NomiPAQ
ACCESO 2.3
Captulo 6
NomiPAQ
ACCESO 2.3
Captulo 6
NomiPAQ
Para enviar los datos generados a NomiPAQ, seleccione la nomina que corresponde
al periodo y al grupo de empelados seleccionado y seleccione Prenmina, sobre la
rejilla oprima el botn derecho del ratn, en el men aparece una opcin titulada
Importar y Exportar, seleccinela y aparecer una ventana solicitndole que tipo de
informacin desea importar o exportar.
Elija Importar Das y horas y seleccione el archivo generado por ACCESO 2.3.
ACCESO 2.3
Captulo 6
NOI
NOI 4
Con ACCESO 2.3 puede intercambiar informacin del popular paquete de nmina
conocido como NOI 4 de la empresa ASPEL. Este intercambio se establece
leyendo directamente la informacin de las tablas de NOI 4, e integrndolas a las
de Acceso. Si ya tiene instalado el paquete de nmina puede aprovechar esa
informacin para arrancar en su control de asistencia. El objetivo de esto es
sincronizar los principales catlogos. Con esta opcin puede leer el catlogo de
Empleados, Departamentos y Puestos.
Al instalar ACCESO 2.3, debi seleccionar NOI 4 como su sistema de nmina,
para que se generara un catlogo de incidencias compatible con el que trae por
default NOI 4. Este se integra del catlogo de faltas y del catlogo de percepciones
y deducciones.
Al leer esa informacin e integrarla a sus propia base de datos, ACCESO 2.3
mantiene sincronizados a los dos sistemas, es decir, usted tendr el mismo catlogo
de empleados, departamentos y puestos. Despus, una vez que ACCESO 2.3
empiece a registrar la asistencia de los empleados, podr generar el archivo con la
informacin de incidencias, para que sea integrado en el paquete de nmina.
Es recomendable que antes de iniciar a trabajar con el sistema, efectu este
procedimiento para evitar discordancias entre uno y otro. Siempre que usted haga
un cambio a la informacin de su plantilla o de sus catlogos en NOI 4, deber
informarle a ACCESO 2.3 de los cambios.
Para que la lectura funcione deber tener instalado NOI 4 en la misma maquina
donde ejecuta ACCESO 2.3. Debido a que la fuente de datos es distinta, ACCESO
2.3 no instala los archivos necesarios para poder leer las tablas de NOI 4.
ACCESO 2.3 utiliza una base de datos llamada FireBird 1.5 y NOI 4 utiliza
Paradox, con una interface llamada BDE (Borland Data Engine). Cada paquete
instala sus propios controladores y programas necesarios para procesar su
informacin.
Si usted esta usando ACCESO 2.3 en una estacin y la base de datos se encuentra
en un servidor independiente, solo tendr que haber instalado los clientes de
FireBird.
Esta opcin esta dividida en cinco fichas:
Seleccionar empleados
Exportar incidencias
Importar empleados
Importar departamentos
Importar puestos
ACCESO 2.3
Captulo 6
NOI
ACCESO 2.3
Captulo 6
NOI
ACCESO 2.3
Captulo 6
NOI
Usted puede pedirle al sistema que redondee el tiempo extra a horas completas,
medias horas o que lo exporte con su parte fraccionaria.
ACCESO 2.3
Captulo 6
NOI 3.5
La informacin contenida en la seccin NOI 4, es vlida para la versin NOI 3.5.
La gran diferencia es que el sistema no hace una importacin de Empelados,
Departamentos y Puestos. Pero al instalar ACCESO 2.3 se genera un catlogo de
incidencias compatible con esta versin. Esta se integra con el catlogo de faltas y
de percepciones y deducciones que trae por default NOI 3.5.
Le sugerimos actualice su versin para tener una buena sincronizacin de los dos
sistemas, de otra forma tendr que mantenerla manualmente.
ACCESO 2.3
Captulo 6
ACCESO 2.3
Captulo 6
Monitor
Monitor
ACCESO 2.3 incorpora una nueva opcin que le permite monitorear el acceso de
sus empleados desde su escritorio. Simplemente tiene que activar dicha opcin y los
relojes que tenga instalados en su organizacin, empezarn a enviar informacin en
tiempo real sobre cada evento. No importa que estos sean terminales o PCs
corriendo el reloj.
Si los relojes se encuentran en el catlogo de Estaciones y la direccin IP asociada a
cada uno de ellos es vlida entonces el sistema iniciara la comunicacin entre los
relojes y las terminales y usted podr observar los eventos de control de asistencia.
Para hacer uso de esta caracterstica tenga presente que debe de estar configurada su
red con los protocolos TCP/IP. El sistema se comunica usando Sockets UDP, por lo
cual si tiene instalado y activado el FireWall de Windows, deber agregar una
excepcin llamada Acceso, con Nmero de puerto 13133 y UDP activado. Esto
deber hacerse a cada estacin donde se tenga instalado un reloj.
Cuando corra el administrador donde se encuentra el monitor, es probable que
Windows le pregunte si desea desbloquear la aplicacin, si usted no desbloquea la
aplicacin el Firewall de Windows no permitir que su sistema acepte informacin
de las estaciones de trabajo.
ACCESO 2.3
Captulo 6
Monitor
ACCESO 2.3
Captulo 6
Estaciones
Estaciones
El catlogo de estaciones es indispensable para configurar y monitorear los equipos,
ya sea terminales o PCs.
Este catlogo representa su red de control de acceso y asistencia. Esta puede llegar a
ser tan compleja como complejas son sus necesidades de control.
ACCESO 2.3 le permite combinar terminales y PCs con un dispositivo biomtrico
instalado y funcionando como reloj checador o incluso un simple lector de cdigo
de barras. Cada nueva versin de Acceso incorpora nuevos dispositivos, la
estructura del sistema esta diseada para integrar una amplia gama de dispositivos
biomtricos o de otro tipo, estos pueden ser integrados en la misma base de datos y
la lista crece como crecen las necesidades de los usuarios.
Si usted ya ha adquirido un dispositivo UareU y desea usarlo para su personal
administrativo y adems adquiri un lector Hamster para su personal obrero, puede
usar ACCESO 2.3 en la misma base de datos. ACCESO 2.3 le da la libertad de
escoger entre una gama de opciones que puede integrar fcilmente sin tener que
instalar una nueva aplicacin.
Al momento de dar de alta una estacin se le pedirn tres datos relevantes:
Descripcin
Es recomendable que la descripcin indique el lugar en donde se encuentra
fsicamente la estacin (PC o Terminal).
Direccin IP
Aun y cuando solo existe una estacin trabajando, es importante que su red este
configurada con los protocolos TCP/IP, ya que el sistema se configura y monitorea
usando dicha direccin, esta es un identificador nico y que no deber cambiar.
Si en su empresa hay un servicio que genera automticamente direcciones IP
(DHCP), deber pedir al administrador de la red le asigne una direccin fija para sus
estaciones. Un ejemplo de una direccin IP es: 192.268.1.201.
Tipo
El tipo de estacin hace referencia al modelo del equipo instalado, estos pueden ser
una PC, las terminales AC4, AT4 o KBio. Seleccione el tipo de estacin que haya
adquirido.
ACCESO 2.3
Captulo 6
Estaciones
Cada que usted da de alta una estacin el sistema le sugerir un nmero consecutivo
que ser el identificador que se usar en las opciones de monitoreo y configuracin.
Nota: Si usted adquiri una terminal KBio, al seleccionarla aparecer un botn que
dice eCOV-100, este inicia un programa que detecta las estaciones KBio instaladas
en la red, con este programa usted puede asignar una direccin IP a la terminal, hay
que cerciorase de que esta direccin sea la misma que quede registrada en el campo
IP.
Si adquiri una terminal ACF4, la asignacin de la direccin IP se deber hacer
desde el terminal, oprima el botn MENU que se encuentra en la parte inferior
derecha del terminal, seleccione Opciones->Comunicacin->Direccin IP,
ACCESO 2.3
Captulo 6
Acceso Manual
ACCESO 2.3
Captulo 6
ACCESO 2.3 soporta las terminales conocidas como AC4 y AT4. Cada una de ellas
se configura e integra al sistema de forma similar. La diferencia ms significativa es
que la terminal AT4 no trae integrado un relevador y por lo tanto no soporta la
apretura de puertas y consecuentemente no trae integrado el control de Zonas
horarias. El uso de terminales simplifica la implantacin de puntos de registro.
ACCESO 2.3 posee una opcin especial para configurar dichas terminales.
Todas las terminales al igual que los relojes instalados en una PC, necesitan
integrarse a travs una red TCP/IP, es decir antes de que pueda acceder a la
informacin registrada es necesario conocer la direccin IP de la terminal. Las
terminales traen una direccin IP configurada de fbrica, esta es 192.168.1.201.
Si en su red hay instalado un servicio de DHCP (Dynamic Host Configuration
Protocol), que asigna dinmicamente las direcciones IP, deber pedir al
administrador de la red le asigne una direccin fija.
Para cambiar la direccin de la terminal, oprima el botn MENU, que se encuentra
en la parte inferior derecha del teclado numrico. A continuacin aparecer un
men con las siguientes opciones:
Usuarios
Opciones
Info Sistema
Para moverse entre las diferentes opciones oprima los botones etiquetados con IN y
OUT, estos mueven el cursor de seleccin hacia arriba y hacia abajo
respectivamente. Seleccione Opciones oprimiendo el botn OK que se encuentra a
la izquierda del botn MENU, aparecern otras opciones, oprima la tercera
Comunicacin, despus, en un tercer nivel, seleccione Direccin IP. Introduzca la
nueva direccin IP y oprima OK para guardar los cambios.
Opciones -> Comunicacin -> Direccin IP
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ACCESO 2.3
Captulo 6
ACCESO 2.3 identifica las fuentes de registro mediante una direccin IP, estas
debern registrarse como una estacin dentro del sistema, esto es vlido tanto para
terminales como para relojes con PC. Para dar de alta las estaciones vaya a la
opcin Estaciones de la seccin Interfaces. Ah el sistema le asignar un nmero de
estacin para uso del sistema y usted podr dar una descripcin que identifique la
ubicacin de la terminal.
El objetivo de identificar las estaciones aun y cuando estas no sean terminales tiene
un doble propsito. El primero es que ACCESO 2.3 solo se comunica con las
terminales y los relojes de PCs a travs de los protocolos TCP/IP donde la direccin
IP es indispensable, y consecuentemente requiere de esa informacin para leer y
procesar los eventos de la terminal y para registro de las huellas dactilares, el
segundo es que el sistema posee la capacidad de monitorear cualquier dispositivo
soportado, incluyendo las PCs funcionando como relojes. Para saber ms acerca del
Monitor de ACCESO 2.3 consulte la seccin Monitor.
Una vez que usted ha registrado la direccin IP tanto en la terminal como en el
sistema, puede empezar a registrar las huellas dactilares de sus empleados.
Seleccione la opcin Empleados, active el modo de modificar, seleccione un
empleado o de de alta uno nuevo. Antes de empezar a registrar las huellas dactilares
de un empleado tendr que haberlo dado de alta, ya que la Clave de Empleado
asignada es un identificador necesario para la terminal y este se guarda en la
memoria de la terminal junto con sus huellas dactilares.
La terminal posee sus propios recursos, tiene capacidad para almacenar un
determinado nmero de registros de empleados y sus huellas dactilares, y guarda el
da y la hora de cada ocasin en que el empleado coloco su dedo sobre el
dispositivo. Adems tiene la cualidad de dar de alta un registro que contiene el
nmero de empleado y sus huellas dactilares. Por lo tanto, le sugerimos que no de
alta empleados en forma independiente al sistema, Cuando usted usa el sistema
para dar de alta un empleado este guarda tanto en su base de datos como en la
terminal la relacin Nmero de empleado <-> Huella Dactilar.
ACCESO 2.3
Captulo 6
Eventos
Usuarios
Configuracin
Zonas Horarias
Empleados registrados en esta terminal
ACCESO 2.3
Captulo 6
ACCESO 2.3
Captulo 6
Mensajes
La terminal cuenta con una pantalla de 4 lneas y 16 caracteres por lnea. Esta
opcin le permite verificar la respuesta de la terminal, simplemente escriba el
mensaje que quiere enviar a la terminal y si esta est respondiendo correctamente
mostrar el mensaje escrito. Al momento de oprimir el botn Enviar aparecer una
ventana emergente con un contador descendente, el tiempo que se mantendr el
mensaje en la ventana de la terminal ser de 10 segundos o menos si es que oprime
el botn Aceptar.
Abrir puerta
Seleccione el tiempo de apertura de la puerta y pruebe activndola manualmente.
Esta opcin le permite optimizar el tiempo que deber permanecer activado el
dispositivo para permitir el acceso del personal.
Beep
Este botn enva un sonido a la terminal, esta funcin no requiere mayor comentario
Solo sirve quizs para verificar que la terminal esta funcionando correctamente.
Respaldar
Toda la informacin de la terminal puede ser almacenada en un archivo. Si usted va
a instalar ms de una terminal y en control de acceso es el mismo en cuanto a
empleados y derechos de acceso. Puede evitarse estar recapturando registro por
registro. Simplemente guarde la informacin en un archivo, active la terminal nueva
y restaure la informacin. La extensin por defualt del archivo es DF4.
Restaurar
Lee la informacin almacenada en un archivo y la sustituye por la contenida en la
terminal activa. Es importante sealar que los datos contenidos en la terminal se
perdern y sern sustituidos por los del archivo. Use esta opcin con cuidado.
ACCESO 2.3
Captulo 6
Eventos
ACCESO 2.3 lee los eventos de registro (logs) almacenados en la terminal y los
procesa en un solo paso. Usted simplemente tiene que conectarse a la terminal y
oprimir el botn que dice Procesar que aparece en esta ficha. Notar que lo primero
que aparece es el dato que informa sobre cuantos eventos estn pendientes de
procesar. Primero se lee la informacin de la terminal y se coloca en la memoria de
la computadora, despus se va pasando la informacin al servidor para que sea
procesada aplicando las reglas de asistencia y los calendarios definidos para cada
empleado. Este proceso actualiza la base de datos con los resultados de la asistencia,
tiempo laborado, retardos, tiempo extra, etc., finalmente se le preguntar si desea
suprimir los eventos ya procesados. Esto ltimo es simplemente una confirmacin
rutinaria, eventualmente usted querr procesar los eventos en una base de datos de
prueba antes de procesarlos en la de produccin. Deber normalmente responder
que si, dependiendo de la terminal que adquiri esta puede almacenara de 50,000 a
100,000 eventos. La terminal puede mantenerse desconectada por un tiempo
prolongado mientras no se sature su memoria.
Usted puede procesar la informacin a diario o por un perodo que depender del
nmero de empleados que se registran.
Se recomienda que siempre despus de procesar la informacin, si no hay alguna
razn poderosa, suprima los eventos procesados.
Usuarios
El proceso de registro de huellas dactilares se puede centralizar en una oficina.
Puede usted dar de alta, capturar sus huellas dactilares y su foto en un solo lugar aun
si va a instalar varias terminales. Para esto deber emplear una de las terminales.
ACCESO 2.3 le permite hacer una distribucin selectiva, es decir si una de las
terminales esta destinada al acceso del personal obrero, puede posteriormente
decirle que cargue la informacin solo del personal obrero en dicha terminal sin
importar que no haya usado dicha terminal en la captura.
Recuerde que cuando va dando de alta a los empleados la informacin recogida se
almacena tanto en la terminal como en la base de datos. Esto le da la oportunidad de
controlar sus terminales desde la comodidad de su escritorio.
Seleccione la terminal, luego seleccione el empleado o grupo de empleados que
usaran la terminal activa (consulte Elementos generales de consulta), y oprima
Cargar huellas al terminal, este proceso actualiza el nmero de empleado, sus
muestras dactilares, sus derechos sobre la terminal, sus zonas horarias, su clave de
acceso y su nombre.
Si decide que un empleado ya no deber tener acceso, entonces seleccione dicho
empleado y oprima Suprimir usuarios del terminal.
ACCESO 2.3
Captulo 6
ACCESO 2.3
Captulo 6
ACCESO 2.3
Captulo 6
Zonas Horarias
Zonas Horarias
Solo es aplicable a las terminales AC4. La terminal cuenta con un dispositivo (un
relevador) empleado para controlar la apertura de puertas, torniquetes, corredores
elctricos, plumas de estacionamientos, etc., para detalles de instalacin consulte la
ficha tcnica que viene con la terminal. Este dispositivo es controlado por la
terminal, cuando el empleado coloca su dedo y es identificado positivamente, la
terminal activa el dispositivo por un tiempo determinado.
Supongamos que usted acopla la terminal a una cerradura elctrica, el propsito de
esta es controlar el acceso a su empresa del personal autorizado, cuando haya una
identificacin positiva se mandar una seal a la cerradura elctrica para permitir
que se abra la puerta. Probablemente usted requiera que parte de su personal no
tenga autorizacin para ingresar sbados y domingos o que solo puedan abrirla hasta
cierta hora del da.
Para este propsito, la terminal posee la capacidad de restringir el horario de acceso.
Es decir que aun y cuando el empleado puede ser identificado positivamente, el
dispositivo no se activar si se intenta acceder en un horario no permitido.
Tenga presente que la asignacin de zonas horarias no modifica el control de
asistencia definido en el Calendario de Asistencia, las reglas de asistencia, retardos,
permisos, tiempo extra, etc., no son alteradas. Las zonas horarias solo tienen que ver
con la terminal y la activacin del dispositivo acoplado a ella.
Cuando usted instala ACCESO 2.3 se generan varias zonas horarias. Para generar
una nueva o modificar las que ya existen deber entrar a la opcin Zonas Horarias
en la seccin Interfaces.
Una Zona Horaria se compone de una hora inicial y una final para cada da de la
semana. La zona horaria predefinida permite el acceso todos los das de la semana a
cualquier hora. Esta se define as:
ACCESO 2.3
Captulo 6
Zonas Horarias
Para bloquear un da completo asigne 23:57 como la hora inicial y 23:56 como la
hora final. Como podr haber notado la hora inicial es mayor que la final, con esto
usted le informa a la terminal que no hay una hora del da en que se pueda activar el
dispositivo. Para bloquear el acceso los sbados y los domingos durante todo el da
y permitir el acceso de lunes a viernes a toda hora defina as:
ACCESO 2.3
Captulo 6
Terminal KBio
Terminal KBio
ACCESO 2.3
Captulo 6
Terminal KBio
Finalmente copie la direccin y gurdela en la casilla que dice IP. De esta forma la
terminal tiene ya asignada una direccin y esta direccin queda guardada en la base
de datos junto con su descripcin y el nmero de estacin asignado.
En la parte superior de esta opcin, encontrara una casilla y un botn de seleccin,
deber seleccionar una estacin con una direccin IP valida asociada a una Terminal
KBIO.
Eventos
Cargar Huellas Dactilares
Configuracin
ACCESO 2.3
Captulo 6
Terminal KBio
Configuracin
La terminal contiene un panel con dos luces controlables desde la aplicacin, una
roja y una verde, tambin posee un zumbador y un relevador que puede conectarse a
una cerradura elctrica para controlar la apertura de una puerta u otro dispositivo.
Depus de haber seleccionado la estacin, oprima el botn
para iniciar la comunicacin.
Puede comprobar que esta conectado a la terminal oprimiendo el botn que activa el
zumbador o las luces, tambin hay un botn para activar el relevador que controla el
dispositivo.
Prueba de comunicaciones
Con este botn usted ejecuta una serie de pruebas que permitirn definir si hay una
buena comunicacin con la terminal. Comprueba las comunicaciones con la
electrnica (Test Node Link)
ACCESO 2.3
Captulo 6
Terminal KBio
Configuracin predeterminada
Si la terminal ha sido modificada oprima este botn para restaurar la configuracin
de fbrica. Es conveniente que antes iniciar a emplear la terminal oprima este botn.
Configura la electrnica KBio con la configuracin predeterminada de fbrica
Calibrar el sensor
El sensor de huella dactilar es un dispositivo biomtrico, este debe de ser calibrado
antes de usarse. Si nota que es difcil, la identificacin pruebe a calibrar el sensor
para mejorar la calidad de la muestra. Permite calibrar automticamente la
exposicin de la unidad ptica. El usuario debe mantener el dedo en el sensor
durante el proceso de calibracin.
Bloquear la Terminal
Cuando se efecta la lectura de los eventos almacenados en la terminal el sistema
bloquea el uso de la misma, esto es con el propsito de no permitir que un usuario
coloque su huella mientras hay un proceso de lectura en curso. Usted puede
bloquear manualmente la terminal con esta opcin.
Desbloquear la Terminal
Deber desbloquear la terminal para permitir el registro normal de los usuarios.
Leer fecha y hora
Lee la fecha y la hora de la terminal.
Actualizar fecha y hora
Esta opcin es importante para sincronizar la fecha y la hora del sistema (del
servidor) con la terminal.
Suprimir todos los eventos
Suprime los registros almacenados en el terminal. Es importante que
constantemente suprima los registros del terminal para liberar su memoria.
Suprimir todas las huellas
Si la terminal ya ha sido usada, es importante que no contenga alguna muestra
indeseable, seleccione esta opcin cuando inicie el registro de empleados.
ACCESO 2.3
Captulo 6
Terminal KBio
Eventos
ACCESO 2.3 procesa la informacin almacenada en la terminal en un solo paso.
Esta Ficha le informa el nmero de eventos pendientes en la terminal. Despus de
iniciar el proceso, se le informa que cuantos eventos fueron ledos, cuantos
procesados y finalmente cuantos eventos permanecen en el terminal.
Cuando el proceso concluye aparece una ventana que le pregunta si desea suprimir
los eventos procesados. Es conveniente que siempre responda afirmativamente.
Solo en caso de que ocurra algo anormal entonces responda negativamente para
tener la oportunidad de reprocesarlos en otra ocasin. En la parte de abajo se
muestran los eventos procesados. La terminal contiene por cada evento, el nmero
de empleado y la fecha y la hora en que se gener el evento.
ACCESO 2.3
Captulo 6
Terminal KBio
ACCESO 2.3
Captulo 7
Gerencial
CAPTULO 7
CAPTULO 7
GERENCIAL
GERENCIAL
ACCESO 2.3
Captulo 7
Resumen de Puntualidad
Resumen de Puntualidad
Este reporte le informa del personal que incurri en retardos en un perodo
determinado, el nmero das en los que hubo un retardo, el total de tiempo
acumulado en los retardos y una media.
Considere que si el empleado no tuvo retardos entonces no aparecer en este
reporte.
Al igual que la mayora de las consultas de ACCESO 2.3, este cuenta con los filtros
necesarios para mostrarle la informacin por departamento, puesto, sucursal, etc. Es
importante destacar que aplicando el rango de fechas usted puede tener un a visin
anual, mensual, semanal o diaria.
Consulte Elementos Generales de Consulta, para mas informacin de cmo manejar
esta ventana.
ACCESO 2.3
Captulo 7
ACCESO 2.3
Captulo 7
Resumen de Incidencias
Resumen de Incidencias
El resumen de incidencias usa como primer criterio para contabilizar las incidencias
al empleado y despus al tipo de incidencia. Esto significa que si el empleado tuvo 2
incidencias del tipo 1 y 3 incidencias del tipo 2, el programa no pondr 5
incidencias por registro, sino que las mostrar por separado.
Usted puede definir un periodo libremente, esto le podr mostrar el resumen anual,
mensual, quincenal, semanal o del da.
La interfase de esta ventana sigue los elementos descritos en Elementos Generales
de Consulta.
Para saber como cambiar el diseo del reporte consulte Introduccin al diseo de
reportes.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Diccionario
Diccionario
ACCESO 2.3 est diseado para ofrecerle una amplia gama de posibilidades de
adecuacin. Estas incluyen una estructura de datos bien definida y abierta, una
opcin para ejecutar sentencias SQL para consultas especiales y finalmente un
poderoso reporteador (FastReport) con el cual podr disear sofisticados reportes
que incluyan grficas, texto formateado en HTML, texto rotado, etc.
El propsito del diccionario es adecuar los encabezados de las consultas que dentro
del sistema se conocen como Reportes. Por ejemplo el Reporte General de
Asistencia. Al abrir esta opcin y seleccionar un conjunto de datos, estos aparecen
en una rejilla, los ttulos de columnas que aparecen son Clave de Empleado,
Nombre, Status, etc.
Para adecuar los ttulos, usted simplemente tiene que buscar el que desea cambiar en
el diccionario y sustituirlo por el que desee.
Por ejemplo, si en su organizacin la Clave de Empleado es conocida
simplemente como ID, puede hacer el cambio modificndolo usando el diccionario.
El diccionario esta compuesto por tres columnas, Campo, Ttulo y Descripcin.
La columna Campo puede ser el nombre del campo en la base de datos o un
concepto usado por el programa, este no puede ser modificado, ya que es la
referencia interna del programa. Usted podr cambiar tanto la columna Ttulo como
la Descripcin.
Localice la lnea que corresponde al campo ClaveEmpleado, en la columna que dice
Clave de Empleado de un clic para empezar a editarla y escriba ID.
La figura siguiente muestra la rejilla con la celda en e campo ClaveEmplado.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Diccionario
Ahora oprima Enter o active otra celda. Para hacer efectivos los cambios oprima
finalmente el botn
para guardar.
Todas las columnas que hacen referencia a este campo aparecern ahora con el
nuevo ttulo.
La figura siguiente muestra el Reporte General de Asistencia, note como la columna
que antes deca Clave Empleado ha cambiado por ID:
ACCESO 2.3
Captulo 7
Diccionario
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Consultas Personalizadas
ACCESO 2.3 ofrece una estructura de datos bien definida y abierta, con base en ella
un usuario con unos cuantos conocimientos podr realizar consultas espaciales y tan
sofisticadas como sea el grado de destreza que adquiera.
Consulte Estructura de la Base de Datos de ACCESO 2.3, para conocer en detalle
como se almacena la informacin.
Consulte Introduccin al diseo de reportes, para el diseo impreso de sus consultas
personalizadas.
La base de una consulta se encuentra en el lenguaje SQL. Aqu solo se dar una
breve introduccin al SQL. Usted podr encontrar muchos recursos como libros,
paginas de Internet y hasta la misma descripcin oficial ya que este lenguaje esta
definido por estndares internacionales ANSI/ISO.
Antes veremos algunos detalles sobre el entorno que ofrece ACCESO 2.3 para
editar y ejecutar sentencias SQL.
Un usuario con derechos excluidamente de consulta, podr simplemente seleccionar
y ejecutar las consultas ya diseadas. El sistema al momento de la instalacin
genera varias consultas. Estas tienen una funcin prctica adems de permitirle
darse una idea de cmo opera esta opcin.
Para ejecutar una consulta oprima el botn
a la derecha de la palabra Descripcin.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
para
Como en todas las ventanas de captura se activarn los botones para crear un
registro nuevo, para guardar y para suprimir.
Para detalles sobre estos botones consulte Elementos Generales de Captura.
Adems se abrir un rea adicional que est dividida en dos secciones, la de la
izquierda muestra un rbol en dos niveles que le muestra el nombre interno de cada
tabla del sistema. Oprima el smbolo + para ver los campos que componen cada
tabla. La segunda es un rea de edicin destinada al cdigo SQL.
Entre estas dos reas hay un botn
tabla que tiene seleccionada.
Por ejemplo si usted se coloca sobre la tabla Asistencia y oprime dicho botn el
sistema crear la sentencia Select * From Asistencia, si selecciona Departamentos
crear Select * From Departamentos.
Ms adelante veremos la sintaxis o las reglas para escribir sentencias SQL.
Cada que usted oprime el botn de ejecutar esta enviando su sentencia al motor de
base de datos, este a su vez le responde con los resultados, o si su sentencia esta mal
escrita con un mensaje de error.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Mdelo Cliente/Servidor
ACCESO 2.3 usa un manejador de bases de datos relacionales o RDBMS (relational
database management system) conocido como FireBird. Las bases de datos
relacionales son en realidad las de uso ms comn hoy en da, ofrecen entre otras
cosas control de transacciones, integridad referencial, etc.
El modelo Cliente/Servidor separa en un ambiente de red una aplicacin llamada
cliente de otro programa llamado servidor. No obstante aunque es un modelo para
trabajo en red este puede funcionar en una misma mquina. En nuestro caso las
aplicaciones como el sistema administrador de ACCESO 2.3 y los relojes de PCs,
son aplicaciones cliente, estas se comunican con otro programa que se instala como
un servicio y que esta siempre pendiente de las peticiones de sus clientes.
Este programa se instala normalmente en una mquina conocida como servidor. En
nuestro caso FireBird es el programa servidor. Este contiene el motor de base de
datos que emplea ACCESO 2.3.
La comunicacin se inicia cuando el cliente enva un requerimiento al servidor,
entonces este responde a las peticiones hechas por el cliente. Hay muchos esquemas
que emplean el modelo Cliente/Servidor, aqu nos limitaremos a hablar de un
sistema para manejo de bases de datos.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Una columna define un atributo de una entidad. O de otra forma cada entidad esta
compuesta de atributos llamados columnas. Por ejemplo, las columnas Nombre,
Apellido Paterno, Apellido Materno, Sexo, etc., definen la entidad Empleados.
Los valores de cada columna estn definidos por su tipo, estos pueden ser nmeros,
texto, fechas, etc. Cada columna o atributo tiene siempre el mismo tipo de dato.
Al momento de disear una base de datos se pueden definir restricciones o reglas
que limitan los valores que una columna puede aceptar.
El salario diario del empleado puede tener una regla que limite el valor que puede
aceptar. El tipo de dato ser un decimal menor de 15,000, pensando que ninguna
persona puede ganar ms de 15,000 pesos diarios.
Tipos de Datos
A continuacin se muestran los tipos de datos empleados por el sistema:
Tipo de Dato
Char(n)
Varchar(n)
Int
SmallInt
flota
Decimal(precision,scale)
Blob
Date
Time
TimeStamp
Tamao
Fijo igual a n
Variable
32 bits
16 bits
4 bytes
Scale representa el nmero de
decimales
Limitado a 64K, usado para fotos
y huellas dactilares
Fecha 64 bits
Hora 64 bits
Fecha y hora 64 bits
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
La forma de escribir la consulta no es afectada si usted usa varias lneas, esto puede
ayudarle a ver las cosas mas claras.
El resultado despus de oprimir el botn
en la siguiente imagen:
Como puede ver hemos resuelto el problema de controlar los nombres de las
columnas, pero ahora tenemos otro detalle quiz molesto. La base de datos guarda
una F para representar al sexo femenino y una M para el masculino.
Para solucionar esto podemos escribir una instruccin ms, dentro de la misma
sentencia SELECT. Esta es CASE. La sintaxis de esta queda definida as:
CASE Sexo
WHEN 'F' THEN 'Femenino'
WHEN 'M' THEN 'Masculino'
END AS "Su Sexo"
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Cuando quiera definir el titulo de una columna deber encerrarlo entre comillas
dobles, cuando haga referencia a un valor tendr que hacerlo con comilla sencilla.
No pierda la pista de las comas que separan cada atributo, la sintaxis o la forma de
escribir las sentencias SQL es muy estricta, si algo esta mal escrito recibir un
mensaje de error. Es importante que separe por lneas cada campo o cada
instruccin para conseguir ms claridad.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Tambin puede apoyarse en tabulaciones o espacios. Note que los nombres de las
columnas estn separadas del inicio de cada lnea.
Uniendo atributos
Para unir dos o ms atributos y presentarlos en la consulta como si estos fueran uno
solo, use el carcter conocido como pipe | repetido dos veces || este se puede obtener
manteniendo la tecla Alt e introduciendo su valor ASCII 124.
Para unir el nombre con los apellidos escriba:
SELECT
Nombre || ' ' || ApellidoPaterno || ' ' || ApellidoMaterno AS "Nombre
Completo",
CASE Sexo
WHEN 'F' THEN 'Femenino'
WHEN 'M' THEN 'Masculino'
END AS "Su Sexo"
FROM Empleados
El resultado es este:
Note que se agrega un espacio entre cada atributo las comillas contienen un
espacio que se agregar a la cadena compuesta.
Lo que estamos diciendo es Une el atributo Nombre son un espacio y luego une el
atributo ApellidoPaterno con otro espacio y finalmente une el atributo
ApellidoMaterno y al resultado llamalo (AS) Nombre.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Aqu aplicamos el operador lgico =, SQL soporta los siguientes operadores lgicos
estos se emplean para comparar dos valores:
Operadores de comparacin
Operador
=
<>
<
>
<=
>=
Descripcin
Igual a
Diferente de
Menor que
Mayor que
Menor o igual que
Mayor o igual que
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Supongamos que queremos solo a los empleados cuyo salario es mayor de 100
pesos escribimos:
SELECT
Nombre || ' ' || ApellidoPaterno || ' ' || ApellidoMaterno AS "Nombre
Completo",
CASE Sexo
WHEN 'F' THEN 'Femenino'
WHEN 'M' THEN 'Masculino'
END AS "Su Sexo",
Salario AS "Salario"
FROM Empleados
WHERE Salario > 100
He aqu el resultado:
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Para saber cuales empleados ganan ms de 100 pesos y que son mujeres escribimos:
SELECT
Nombre || ' ' || ApellidoPaterno || ' ' || ApellidoMaterno AS "Nombre
Completo",
CASE Sexo
WHEN 'F' THEN 'Femenino'
WHEN 'M' THEN 'Masculino'
END AS "Su Sexo",
Salario AS "Salario"
FROM Empleados
WHERE Salario > 100 AND Sexo = 'F'
En realidad, si tenemos bien actualizada nuestra base de datos, no necesitaremos
mostrar la columna Su Sexo.
El resultado es:
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Operadores lgicos
En la sentencia anterior introducimos otro operador este une dos comparaciones.
Hay tres operadores lgicos estos son: AND, OR y NOT.
Al combinarlas con los operadores de comparacin podemos aadir a nuestra
consulta sofisticadas condiciones que pueden filtrar la informacin y ayudarnos a
encontrar lo que deseamos.
BETWEEN
Esta instruccin nos ofrece la posibilidad de establecer un rango de valores de
forma clara y sencilla.
Decir que queremos a los empleados cuyo salario se encuentra entre 40 y 90 pesos
equivale a introducir las condiciones Salario >= 40 AND Salario <=90. Esto puede
ser simplificado con la instruccin BETWEEN as: Salario BETWEEN 40 AND 90.
SELECT
Nombre || ' ' || ApellidoPaterno || ' ' || ApellidoMaterno AS "Nombre
Completo",
CASE Sexo
WHEN 'F' THEN 'Femenino'
WHEN 'M' THEN 'Masculino'
END AS "Su Sexo",
Salario AS "Salario"
FROM Empleados
WHERE Salario BETWEEN 40 AND 90
El resultado es este:
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Usted puede usar dos comodines. El comodn % para sustituir cualquier carcter. En
el ejemplo anterior dijimos dame todos los registros que comiencen por MARIA
pero sin importar lo que sigue. Por esta razn el servidor nos entrego los registros
que contenan la cadena de caracteres MARIA, estos son MARIANO y MARIA.
Las consultas son sensibles a maysculas y minsculas. Por lo tanto no ser lo
mismo escribir Nombre LIKE Maria% que Nombre LIKE MARIA%.
El otro comodn es el de subrayado o guin bajo _. Este sustituye un nico carcter,
para decirle que no importa que carcter se encuentre en esa posicin.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Para unir las dos tablas usaremos una instruccin especial conocida como JOIN.
Esta instruccin tiene otras variantes que se salen del propsito del presente manual.
SELECT
Nombre || ' ' || ApellidoPaterno || ' ' || ApellidoMaterno AS "Nombre
Completo",
CASE Sexo
WHEN 'F' THEN 'Femenino'
WHEN 'M' THEN 'Masculino'
END AS "Su Sexo",
Salario AS "Salario",
E.ClaveDepartamento AS "Clave Dep.",
DescripcionDepartamento AS "Descirpcin"
FROM Empleados E
LEFT JOIN Departamentos D ON (E.ClaveDepartamento = D.ClaveDepartamento)
WHERE Salario BETWEEN 40 AND 90
ORDER BY Nombre, Salario DESCENDING
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Ahora tenemos una sofisticada consulta que hace uso de la propiedad referencial de
la base de datos de ACCESO 2.3.
La tabla de Empleados se puede relacionar de esta forma con las tablas de Puestos,
Sucursales, Estaciones, Calendario de Asistencia, Calendario de Vacaciones, etc.
A su vez, otras tablas como la tabla de Asistencia, Checadas, etc. se enlazan a la
tabla de Empleados.
Para ver el detalle del diseo de la base de datos, consulte Estructura de la Base de
Datos de ACCESO 2.3.
Note que al definir la sentencia, la instruccin LEFT JOIN debe saber que tabla se
quiere enlazar y que atributos debern ser los que coincidan. Seguido de ON tendr
que poner los campos enlazados con el operador =.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Alias
Note tambin que ahora que dos atributos pertenecientes a diferentes tablas tienen el
mismo nombre, se hace necesario un mecanismo que los distinga. Esto se realiza
antecediendo el alias o el mismo nombre de la tabla, un punto y el nombre del
atributo. Ejemplo: E.ClaveEmpleado.
El alias de la tabla es la letra puesta despus su nombre: Ejemplo: Empleados E, si
no va a usar alias la sentencia se podra expresar as:
SELECT
Nombre || ' ' || ApellidoPaterno || ' ' || ApellidoMaterno AS "Nombre
Completo",
CASE Sexo
WHEN 'F' THEN 'Femenino'
WHEN 'M' THEN 'Masculino'
END AS "Su Sexo",
Salario AS "Salario",
Empleados.ClaveDepartamento AS "Clave Dep.",
DescripcionDepartamento AS "Descirpcin"
FROM Empleados
LEFT JOIN Departamentos ON (Empleados.ClaveDepartamento =
Departamentos.ClaveDepartamento)
WHERE Salario BETWEEN 40 AND 90
ORDER BY Nombre, Salario DESCENDING
En realidad los alias solo sirven para simplificar las consultas.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Current_Time
Current_Date
Current_TimeStamp
He aqu el ejemplo:
SELECT
ClaveEmpleado,
Entrada AS "Entrada",
Current_Date as "Fecha actual",
Current_Time as "Hora actual",
Current_TimeStamp as "Fecha y hora actuales"
FROM Asistencia
WHERE Cast(Entrada AS Date) = Current_Date AND TipoDia = 1
ORDER BY ClaveEmpleado
Como ve, para poder comparar una fecha con otra fecha tuvimos primero, que
convertir el atributo Entrada a fecha con la funcin Cast. Cuando el da es un da de
labor el atributo TipoDia contiene un valor 1.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Ahora supongamos que queremos saber quienes entran a las 8:00 hrs. el da de hoy.
SELECT
ClaveEmpleado,
Entrada AS "Entrada"
FROM Asistencia
WHERE Cast(Entrada AS Time) = Cast('8:00' as Time) AND TipoDia = 1 and
Cast(Entrada AS Date) = Current_Date
ORDER BY ClaveEmpleado
Como puede haber notado las funciones como Cast, ofrecen la oportunidad de darle
la vuelta a los tipos de datos, siempre y cuando estas conversiones estn permitidas.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
Usando Funciones
Las implementaciones de SQL varan segn la de base de datos. A estas variantes se
les llama dialectos, el dialecto empleado por la base de datos Firebird es distinto de
la que usa SQL Server de Microsoft u Oracle. El dialecto en SQL Server se llama TSQL y el Oracle PL/SQL. Estos dialectos agregan alguna funcionalidad que no
forma parte del estndar ANSI/ISO.
A parte de tales mejoras, cada base de datos tiene un conjunto de funciones
predefinidas. Firebird, hered de su antecesor IntreBase de Borland, una lista de
funciones tiles, no obstante ests no han sido suficientes para el manejo que hace
ACCESO 2.3. De tal forma que al instalar el sistema se agrega otra lista de
funciones a la base de datos. Estas se tomaron principalmente del proyecto rFunc
UDF Library versin 2.1.3 RC.
Solo se presentan aqu las ms usuales para el propsito de nuestro sistema de
control de asistencia.
Lista de Funciones
Funcin
Upper(s)
DayPerMonth(i1,i2)
Dow(d)
ExtractDate(d)
ExtractTime(d)
ExtractYear(d)
ExtractDay(d)
ExtractMonth(d)
ExtractHour(d)
ExtractMinute(d)
Descripcin
Retorna la cadena s convertida a
mayusculas
Obtiene un nmero representando el
nmero de das del mes i1 del ao i2
Obtiene un nmero representando el
da de la semana de d, donde el uno
corresponde al lunes, 2 al martes, hasta
llegar al domingo que es representado
por el 7.
Extrae la fecha de d, cuando de es un
TimeStamp
Extrae la hora de d, cuando de es un
TimeStamp
Extrae un nmero representando el ao
de d
Extrae el da cuando d es Date, o
TimeStamp
Extrae un nmero representando el
mes cuando d es Date o TimeStamp
Extrae un nmero representando la
hora cuando d es Time o TimeStamp
Extrae un nmero representando el
minuto cuando d es Time o
TimeStamp
ACCESO 2.3
Captulo 7
ExtractSecond(d)
ExtractMillisecond(d)
ExtractWeekDay(d)
ExtractYearDay(d)
FirstDayMonth(d)
LastDayMonth(d)
IsLeapYear(d)
DaysBetween(d1,d2)
IncDateTime(d,i1,i2,i3,i4,i5,i6)
IncDate(d,i1,i2,i3)
Consultas Personalizadas
MaxDate(d1,d2)
MinDate(d1,d2)
rTrim(s)
lTrim(s)
Trim(s)
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
SubStr(s,i1,i2)
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
ACCESO 2.3
Captulo 7
Consultas Personalizadas
No intente ejecutar archivos diseados para otro sistema u otra base de datos. Siga
las reglas y sintaxis descritas ms arriba en esta seccin. El sistema bloquea la
ejecucin de cualquier instruccin que no sea SELECT. O sea que no podr ejecutar
comandos de definicin de datos (DDL) o de manipulacin de datos (DML) solo,
como se dijo antes, podr usar SELECT.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Estadsticas
Estadsticas
ACCESO 2.3 le ofrece una herramienta para analizar el comportamiento de
asistencia de su personal. Podr tener una visin general, por departamento, por
puesto y por sucursal. Todos los datos son presentados anualmente, por periodos
mensuales, quincenales y semanales.
Podr analizar los siguientes casos:
Faltas o Ausentismo
Nmero de Retardos
Horas de labor
Tiempo acumulado en Retardos
Tiempo Extra
Si usted cree que los permisos o cualquier otra incidencia con goce de sueldo
afectan significativamente los resultados, puede excluirlas. Seleccione la casilla de
verificacin destinada a esto:
ACCESO 2.3
Captulo 7
Estadsticas
Las fichas General, Por Puesto y Por Sucursal tienen el mismo manejo. Solo
requiere elegir entre el tipo de informacin, el ao, el periodo y oprimir el botn
.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Usuarios
Usuarios
Para gestionar usuarios del sistema, necesitar entrar como administrador, el login o
nombre de usuario es nico, para Firebird este es SYSDBA, usted necesitar
ingresar al sistema identificndose como SYSDBA, si intenta hacerlo con otro
usuario recibir el siguiente mensaje:
Cuando usted instala ACCESO 2.3 este crea un usuario. El nombre intenta tomarlo
del la cuenta de Windows activa. Si este nombre contiene espacios, acentos, puntos
u otro carcter no permitido por la base de datos, esta cambiar a Acceso. De tal
forma que al arranque del sistema usted ingresar con el nombre de usuario con el
que inicio la sesin de Windows o con el nombre Acceso.
Si es la primera vez que instala ACCESO 2.3 y no hay otra aplicacin que use
Firebird, la contrasea o la clave de acceso del administrador ser masterkey.
Acceda al sistema con SYSDBA y masterkey si desea dar de alta, modificar o
suprimir usuarios del sistema.
La forma de captura es la misma que en todas las opciones del sistema, si usted
tiene una duda de cmo hacer esto, consulte Elementos Generales de Captura.
El login debe ser una cadena de preferencia de 8 a 12 caracteres, sin espacios ni
acentos y sin signos de puntuacin.
El password es similar al login en cuanto a restricciones. No acentos, espacios o
signos de puntuacin. Use un password de preferencia no obvio como repetir el
mismo login como password o puros unos o palabras fciles de detectar.
El login no es sensible a maysculas y minsculas, pero el password si lo es. Si
usted combina maysculas y minsculas en su password, este tendr que ser
introducido de la misma forma. Quiz habr notado ms arriba que el password del
administrador esta en minsculas. As es como debe de ser introducido.
Usted deber escribir dos veces el password en las casillas destinadas a eso.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Usuarios
Normal
Administrador
Cuando el usuario es dado de alta en el sistema se crea un perfil especial para cada
nivel de usuario. Un usuario con el perfil Normal, podr solo consultar la data; el
perfil Administrador le asigna derechos sobre las opciones de captura y
configuracin. Al momento de instalar el sistema el usuario al generado se la asigna
el nivel de Administrador.
Aun y cuando haya asignado un perfil de Administrador o Normal, puede adecuar
sus derechos de consulta o modificacin limitando o ampliando las opciones a las
que podr tener acceso.
Para saber como cambiar el perfil del usuario consulte la seccin Accesos.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Accesos
Accesos
Aqu usted podr adecuar el perfil de acceso de un usuario. Los derechos se aplican
para cada opcin del sistema, si la opcin se emplea para alterar de alguna forma la
informacin, ya sea referente a los catlogos, calendarios, asistencias o a la
configuracin misma del sistema, se agregaran tres permisos ms, uno para aadir,
otro para modificar y un tercero para suprimir.
En realidad las necesidades ms comunes son establecidas al dar de alta al usuario.
Los perfiles Normal y Administrador probablemente sean suficientes para sus
necesidades. El primero otorga solo derechos de consulta y el segundo brinda la
posibilidad de acceder a todas las opciones con permisos para alterar la
informacin.
Para adecuar el perfil de un usuario, seleccinelo dando su login o seleccionndolo
de la lista.
Lo ms notable en esta ventana es la rejilla con la lista de opciones, en dicha rejilla
se muestran cinco columnas:
Opcin
Acceso
Aadir
Modificar
Suprimir
ACCESO 2.3
Captulo 7
Accesos
Para cambiar los derechos simplemente de doble clic sobre la palabra Si en color
verde o sobre la palabra No en rojo.
Note que si da doble clic en la celda de la columna Acceso en una opcin en la que
se puede Aadir, Modificar o Suprimir y esta cambia a No, todas las dems
columnas tambin cambiaran. Esto es porque sino tienen acceso a la opcin,
tampoco podrn aadir, modificar o suprimir.
Esta opcin sigue las mismas reglas para captura descritas en Elementos Generales
de Captura, solo que no hay un botn de suprimir. Si usted necesita dar de baja a un
usuario del sistema vaya a Usuarios, en la seccin Gerencial.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Configuracin General
Configuracin General
Esta opcin esta dividida en siete fichas:
Empresa
Direccin
Telfonos
Parmetros
Registrar Dispositivos
Licencia
Las primeras tres se refieren a los datos generales de la empresa u organizacin que
adquiri el producto, los datos como la Razn Social y el Tipo de Reloj Checador
Autorizado, estn ligados al tipo de licencia adquirida y no podrn ser modificados.
Usted podr ver en la ficha Licencia una descripcin detallada de las caractersticas
del producto que adquiri. Si algo no esta o es distinto a lo que esperaba, contacte a
su distribuidor. Es importante que tenga a la mano el ID del producto este esta en el
primer rengln de la ficha Licencia y en la ventana Acerca de del men Ayuda.
Los datos ms relevantes son el tipo de software, ya que ACCESO 2.3 se distribuye
en tres versiones. Bsica, Estndar y Profesional, el nmero de empleados que
podr manejar, el tipo de reloj, Solo huella, Clave y Huella o Clave, y finalmente
los dispositivos autorizados. Hay una amplia variedad de dispositivos biomtricos y
de otro tipo soportados por el sistema. Consulte a su distribuidor para ms
informacin.
Si llegara a cambiar de licencia puede efectuar el cambio oprimiendo el botn que
se encuentra en la parte inferior derecha de la ficha Empresa, que dice Leer
Licencia. Seleccione el archivo con extensin LIC, que le proporciono su
distribuidor.
Hay dos tipos de licencia, una para activar el programa en general y otra para
activar el dispositivo. Las primeras se pueden reconocer porque generalmente
empiezan con AC, mientras las de dispositivo llevan SC al principio.
Las casillas RFC y CURP, no son indispensables, pero cuando usted disea o
redisea un reporte podr ver que estos datos aparecen siempre para que los pueda
incluir en sus reportes.
Debajo de esta casilla se muestra el nmero de empleados autorizados y la suma de
los que ya ha dado de alta. Si requiere aumentar el nmero de empleados
autorizados necesitar otra licencia. Como habamos mencionado ya, la informacin
en las fichas Direccin y Telfonos son necesarias solo si desea incluirlas en sus
reportes.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Configuracin General
Parmetros Generales
Estos parmetros como su nombre lo indica afectan el funcionamiento del todo el
sistema, hay dos tipos, los que tienen que ver con el control de asistencia y los que
cambian la forma de operar del reloj PC.
Tolerancia a la entrada
El primero de ellos determina el tiempo antes de la hora de entrada, en el que
empleado podr registrar su acceso. Este, esta expresado en minutos. Por default el
sistema pone 40 minutos. Si por ejemplo el empleado entra a las 8:00 hrs. podr
registrar su entrada desde las 7:20 hrs. Si intenta hacerlo antes el sistema le
responder con un mensaje indicndole que aun no es hora de entrar.
Para saber ms acerca de las tolerancias consulte Calendario de Asistencia,
Tolerancias.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Configuracin General
Si adquiri Solo Huella aparecer Con Huella Digital, si tiene una licencia para
Clave y Huella, aparecer Con Clave y Huella Digital.
El sistema tiene siempre disponible la opcin de cambiar el reloj a Solo Clave, que
funciona sin esperar una muestra biometra o de otro tipo. Esto es til en el caso de
avera en el equipo. El usuario simplemente da su clave y el sistema procede.
Muchos usuarios emplean el reloj de ACCESO 2.3 con una credencial que trae
impreso un cdigo de barras, este cdigo suele simplemente contener la Clave de
Empleado.
Si usted esta empleando solo terminales, entonces esta configuracin no tiene
ningn sentido. Para integrar la informacin almacenada en las terminales existe
una opcin especial para cada tipo.
Revise la ficha Licencia en esta misma opcin para verificar que tipo de software y
dispositivos adquiri.
Control de Retardos
El control de retardos no acta de forma independiente al control de asistencia. En
realidad las reglas definidas en Calendario de Asistencia y Empleados,
Configuracin, son usadas por esta configuracin.
Si el control de retardos esta activo, el sistema usar la cuenta de nmero de
retardos en un periodo para impedir que el empleado registre su asistencia y con
esto obligar a que se produzca una falta.
Al momento de detectar que ya se han cumplido el nmero de retardos permitidos
en el periodo, el sistema generar automticamente una incidencia para este da. La
incidencia tiene como descripcin corta los caracteres: FXR y como descripcin
Falta automtica por acumulacin de retardos. Los parmetros de la incidencia
generada son: una incidencia aplicada al da, sin goce de sueldo y sancin.
Esta clave se agregar al catalogo de incidencias, al momento de activar el control
de retardos. Usted notar que si intenta suprimirla del catlogo de incidencias y
mantiene activado el control de retardos, al momento de generarse otro evento de
falta por retardos acumulados, el sistema volver a agregar la clave al catlogo.
Supongamos que usted activa esta opcin y le dice que tres retardos a la semana
hacen una falta. Cuando el empleado llega a los tres retardos, es decir en su tercer
retardo a la semana el sistema no procesar su asistencia obligando a producir una
falta.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Configuracin General
Registrar Dispositivos
Cada dispositivo que se conecte al sistema deber tener una licencia. Esto incluye
dispositivos biomtricos dependientes de una PC o terminales. Si su distribuidor no
le entreg la licencia junto con el dispositivo, deber solicitarla e integrarla al
sistema con esta opcin. Si adquiri un dispositivo para usarse como reloj en una
PC, este puede registrarse desde el mismo programa que acta como reloj. Oprima
Leer Licencia y seleccione el archivo con extensin LIC, el nombre de estos
generalmente empiezan con SC. Esta Ficha tambin le presenta la lista de los
dispositivos que ha instalado en la base de datos.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Configuracin General
Licencia
Esta ficha le muestra el detalle de la licencia que adquiri. La informacin contiene
lo siguiente:
ID
Cliente
RFC
Software
Tipo Base de Datos
Tipo Reloj
Nmero de Empleados, estudiantes, etc.
Das autorizados
Vigente hasta el da
Emitida el da
Dispositivos Autorizados
Si requiere soporte tenga siempre a la mano esta informacin. Recuerde que cuando
usted proporciona en la instalacin una licencia vlida esta queda registrada en la
base de datos, es por esto que usted puede consultarla sin necesidad de tener el
archivo original.
ID Sensores
Algunos dispositivos como UareU o la familia de terminales AC4 y AT4, contienen
un nmero grabado en el hardware, en el de las terminales la licencia se genera
empleando dicho nmero.
Para los dems casos, como el Hamster la licencia es en base a nmero grabado en
el CPU de la mquina donde va a ejecutarse el programa.
Las terminales AC4 y AT4 usan ambos nmeros, de tal forma que usted podr
gestionar la terminal solo desde la mquina que uso al solicitar la licencia.
Dependiendo del dispositivo, tendr que proporcionar estos nmeros para que se le
pueda generar una licencia.
Si usted no instal el programa administrador de ACCESO 2.3 en la mquina donde
va a correr el reloj, cada reloj trae su propia opcin para leer estos nmeros.
Si tiene un dispositivo UareU conctelo a la computadora para poder leer el ID.
ACCESO 2.3
Captulo 7
Configuracin General
ACCESO 2.3
Captulo 7
Generar Calendarios
Generar Calendarios
El propsito de esta opcin es de optimizacin. Cuando el sistema se integra a un
ambiente de gran demanda, por que cientos de empleados tienen que checar a una
misma hora, usted necesitara, a parte de invertir en recursos de infraestructura,
afinar la ejecucin del sistema. El sistema genera automticamente el calendario de
asistencia para los siguientes 30 das a partir de que detecta que solo estn definidos
15 das. De tal forma que nadie que tenga un calendario de asistencia se quedar sin
ella. La asistencia futura es en realidad la definicin de los das que deber laborar,
basado en el calendario de asistencia, vacaciones y das festivos. De esta forma
evita que la respuesta tarde un segundo o dos ms cada 30 das. Esto aunque pudiera
parecer poco, como decamos antes puede generar un cuello de botella a la entrada o
contribuir a que se gener uno.
Mucho depende del trfico y configuracin de su red o de las caractersticas del
servidor. Pero se ofrece esta opcin como un elemento a considerar cuando se
presente este problema.
En realidad todo adquiere ms importancia cuando esta usando un reloj de PC, con
un dispositivo biomtrico o de otro tipo conectado. Quiz el tiempo que emplea en
procesar la informacin no es tan crtico. Pero de cualquier forma puede generar, si
a si lo desea, los calendario de todo el ao.
La seleccin del grupo de empleados a los que desea generar calendarios, se realiza
siguiendo los procedimientos definidos en Elementos Generales de Consulta
ACCESO 2.3
Captulo 8
Captulo 8
CAPTULO 8
CAPTULO 8
INTRODUCCIN AL DISEO DE
REPORTES
ACCESO 2.3
Captulo 8
ACCESO 2.3
Captulo 9
CAPTULO 9
CAPTULO 9
ACCESO 2.3
Captulo 9
ACCESO 2.3
Captulo 9
ACCESO 2.3
Captulo 9
Para configurar el programa, debe cambiar el modo o estado del sistema. Usted
alterna entre el modo de edicin y de captura. Cuando inicia la aplicacin esta se
encuentra en modo de captura y no es posible cambiar la configuracin o modificar
los elementos de la pantalla, procure que cuando deje trabajando la aplicacin este
en modo de captura.
Para alternar entre los dos modos oprima Ctrl+F12, en la parte superior se mostrar
una leyenda indicando el estado del programa.
ACCESO 2.3
Captulo 9
Ahora esta listo para cambiar la configuracin, oprima el botn derecho del ratn
sobre cualquier parte de la pantalla. Se mostrar un men con varias opciones.
El men mostrado anteriormente puede ser distinto, ya que depende de donde haya
oprimido el botn del ratn. Lo importante ahora es que active la opcin etiquetada
como Configuracin, para que se muestre la siguiente ventana:
Base de Datos
Configuracin
Sonidos
Estilos
Sensor
Base de Datos
Como habamos mencionado anteriormente, ACCESO 2.3 emplea una base de
datos conocida como Firebird, para que usted pueda conectarse con la base de datos
necesitar indicarle a la aplicacin donde reside dicha base de datos, y con que
usuario pretende acceder. En el caso de la figura anterior, la aplicacin fue instalada
en un equipo separado de la base de datos, por lo tanto, el sistema desconoce todos
los datos, la casilla Servidor se inicializa con el nombre del equipo en el cual se esta
ejecutando, en este momento usted deber introducir dicha informacin.
ACCESO 2.3
Captulo 9
El nombre del servidor puede ser tambin una direccin IP, recuerde que todo el
sistema emplea los protocolos TCP/IP para comunicarse. La base de datos debe ser
la ruta dentro del servidor donde se encuentra el archivo de base de datos. Firebird
emplea un solo archivo para cada base de datos, estos tienen la extencin gdb. Si el
servidor es un servidor remoto, entonces usted deber introducir la ruta
manualmente. Es importante hacerle notar que si base de datos se encuentra en otro
equipo, no necesita un acceso directo a dicho equipo. Firebird acta como un
servicio, es decir, hay un programa que responde a las peticiones de sus clientes.
Si usted tiene instalado Firebird y la base de datos en un servidor llamado
PERSONAL, y la base de datos reside en el directorio C:\DATOS\Acceso.gdb, de
dicho servidor, deber escribir as:
ACCESO 2.3
Captulo 9
Configuracin
Esta casilla trae algunos parmetros que controlan el comportamiento de la
aplicacin.
ACCESO 2.3
Captulo 9
Estacin
Todos los puntos de registro, ya sean Relojes de PC o Terminales, se identifican con
un nmero de estacin. Este nmero, junto con su descripcin y direccin IP, deben
de estar dados de alta en el catlogo de estaciones. Para saber como hacer esto
consulte Estaciones, en el Captulo 6.
Activar Sonido
El sistema permite asociar un sonido a cada evento, as, la entrada, la salida, etc.,
pueden tener su propia respuesta sonora, mas adelante mostraremos como
seleccionar los sonidos y asociarlos a cada evento. La opcin Activar Sonido
simplemente sirve para apagar o prender su reproduccin.
Nivel de Seguridad
Los dispositivos biomtricos para reconocimiento de huellas dactilares, se
complementan con software que posee algoritmos de identificacin, el dispositivo
proporciona la informacin de la huella dactilar, y el software procesa dicha
informacin. Estos sistemas tienen varios usos, en ocasiones es necesario decirle al
software que nos de la lista de las huellas similares a la muestra proporcionada, por
ejemplo, cuando se necesita reconocer la identidad de un delincuente y solo se tiene
una pequea parte de la imagen de la huella. En estos casos, el nivel de falsa
aceptacin debe ser alto, para permitir tener todas, o un buen conjunto de muestras
que se parecen a la buscada. Pero en el caso del control de asistencia necesitamos
que el nivel de falsa aceptacin se lo mas bajo posible, esto puede ocasionar que le
software de reconocimiento tarde un poco ms, pero ofrece la garanta de una
identificacin confiable. Usted puede mover el nivel de Seguridad, pero si el
sistema detecta que hay un alto grado de posibilidad de error, lo ajustar
automticamente al nivel aceptable.
Sonidos
Como habamos mencionado, el Reloj puede se configurado para que emita o
reproduzca un archivo de sonido al momento de suscitarse un determinado evento.
Los eventos son, entrada, inicio de comida, fin del periodo de comida, salida,
desconocida o no vlida y no registrado. El sistema reproduce archivos WAV.
Usted selecciona el archivo con el botn
, y lo reproduce con
. Como
veremos ms adelante la ruta y nombre de los archivos quedan registrados en un
archivo de configuracin. Para que tengan efecto deber estar activada la opcin
Activar Sonido.
ACCESO 2.3
Captulo 9
Estilos
Usted puede tener diversos diseos para la pantalla del reloj. La informacin sobre
la imagen del logotipo, los sonidos, el color de fondo, la imagen del reloj analgico,
el tipo de fuente del titulo, etc. pueden ser almacenados en un archivo. ACCESO 2.3
instala varios de esos archivos que pueden mostrarle las posibilidades de adecuacin
del reloj. Hay dos conjuntos dependiendo de la resolucin de su monitor. Uno para
800 por 600 pxeles y el otro para 1024 por 768. Elija alguno de ellos simplemente
dando doble clic sobre la celda del archivo.
Sensor
Si despus de activar la base de datos usted recibe el mensaje de la figura siguiente:
Necesitar una licencia para activar el sensor. El dispositivo Hamster se activa con
una licencia generada a partir del ID del CPU donde ejecuta el reloj. Oprima el
botn ID del CPU para leer el ID. Si desea enviar un archivo con el ID por correo o
por otro medio oprima el botn Guardar ID. El distribuidor que le proporcionar la
licencia necesitar dicho nmero para poder generarla.
Una vez que usted tenga la licencia, que es un archivo con extensin LIC, oprima el
botn Leer Licencia, si los nmeros corresponden, oprima Aceptar, este quedar
almacenado en la base de datos activa y el lector se activara.
ACCESO 2.3
Captulo 9
ACCESO 2.3
Captulo 9
Logotipo
Titulo
Reloj Analgico
Foto
Foto Huella
Clave Empleado
Reloj Digital
Nombre
Fecha
Fondo
Activando un objeto
Despus de activar el Modo de Edicin, de un clic con el puntero del ratn sobre la
imagen de la parte superior izquierda, al hacer esto usted habr activado el objeto
Logotipo. El encabezado de la pantalla cambiar a:
Oprima sobre las letras que dicen Maersa, S.A., el objeto Titulo se activar:
Lo mismo ocurrir con los dems objetos, el Reloj Analgico, y bajo de este el Reloj
Digital, a la izquierda del reloj analgico se encuentra la Foto, y al lado de esta la
Foto de la Huella, bajo la foto de la huella esta el Nombre que dice Nombre Paterno
Materno. Y bajo de estos esta el objeto empleado para mostrar la fecha.
El rea de mensajes que se encuentra mas abajo no es modificable. Y por ltimo, en
la base de la pantalla se encuentra la barra de estado, esta al igual que la de
mensajes no es configurable.
ACCESO 2.3
Captulo 9
ACCESO 2.3
Captulo 9
Cambiando el Texto:
Cambiando Fuente:
ACCESO 2.3
Captulo 9
ACCESO 2.3
Captulo 9
ACCESO 2.3
Captulo 9
ACCESO 2.3
Captulo 9
ACCESO 2.3
Captulo 9
ACCESO 2.3
Apndice A
APNDICE A
APNDICE A
ACCESO 2.3
Apndice A
Estructura Abierta
Si usted requiere integrar la informacin que se genera en ACCESO 2.3, a sus
sistemas, o si desea simplemente conocer la estructura del la base de datos para
desarrollar sus propios reportes. ACCESO 2.3 le da la posibilidad de todo esto, ya
que su estructura es abierta, y puede ser explotada, ya sea con los medios ofrecidos
por el mismo sistema o por otros de su preferencia.
Si desea disear sofisticadas consultas o elegantes reportes, el sistema le ofrece un
mdulo llamado Consultas Personalizadas y un Reporteador integrado al sistema.
La informacin contenida en esta seccin le ayudar a entender la forma en que
opera el sistema y como esta estructurado.
Descripcin
Registro de la asistencia, basado en los calendarios
Descripcin del calendario
Definicin del calendario
Catlogo de incidencias
Centros de Costo
Todos los eventos donde se identifico al empleado
Consultas Personalizadas
Catlogo de Departamentos
Diccionario de datos
Plantilla de empleados
Datos generales de la empresa
Lista de estaciones
Estados de la Repblica Mxicana
Calendario de das festivos
Incidencias aplicadas
Mensajes dirigidos al personal
Catlogo de puestos
Reportes del sistema, solo cuando se modifican
Licencias de biomtricos y otros dispositivos
Catlogo de sucursales
Clasificacin de las checadas
Tipo de da, labor, descanso, festivo, etc.
Lista de usuarios con acceso al sistema
Descripcin del calendario
Definicin del calendario
Zonas horarias para las terminales AC4 y AT4
ACCESO 2.3
Apndice B
APNDICE B
ESTRUCTURA DE DIRECTORIOS Y
ARCHIVOS DEL SISTEMA
ACCESO 2.3
Apndice C
Fichas Tcnicas
APNDICE C
APNDICE C
FICHAS TCNICAS
FICHAS TCNICAS
ACCESO 2.3
Apndice D
ACCESO 2.3
Apndice D
ACCESO 2.3
Apndice D
Tips
Tips
Varios
Si ya hay una instalacin de FireBird anterior a la instalacin de ACCESO 2.3, hay
que checar que estn las libreras fudlib.dll y rfunc.dll en el directorio que
comnmente es: C:\Archivos de programa\Firebird\Firebird_1_5\UDF.
El mdulo de Control de Asistencia esta definido en una serie de procedimientos
almacenados en la base de datos, para actualizarlos o reinstalarlos hay que entrar al
administrador con la clave de supervisor (sysdba), y en la seccin Gerencial,
Configuracin General, hay una ficha que dice Actualizaciones y dentro de esta un
botn que dice Procedimientos.
Si existe otra aplicacin usando Firebird, y esta ltima ha cambiado la clave de
administrador SYSDBA, no podr usar el Asistente de Configuracin y generar una
base de datos. Tendr que hacerlo en otro equipo y mover la base de datos a donde
desea.
Si usted tiene windows 2000, windows 98 o windows milenium, deber reiniciar el
equipo para que se active Firebird.
Para aumentar el nivel de seguridad en las terminales ACF4.
Menu->Options->System Opt->Adv Option->Match Thr
Menu->Opciones->Opc sistema->Opc. Avanz.->Val.Min.Hu
Aumentar el valor. Por default esta en 45
El mximo nmero permitido para el nmero de empleado o usuario de la
terminal ACF4 es 65534