Manual Del Vicerrectorado Administrativo

MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DEL VICERRECTORADO

ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE
LOS ANDES (ULA)
Realizado por:
T.S.U. Pedro A. Torres
Sistema Gerencial Administrativo
Diciembre, 2006.
Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Elaborado por: T.S.U. Pedro A. Torres Q.
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificación:
DSIA – Diciembre 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO – Diciembre 1995
Manual de Normas Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
Página:
ÁREA GERENCIAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

Asunto: Autoridades Universitarias
LOS ANDES
Autoridades Universitarias
Léster Rodríguez
Rector
Manuel Hernández Barrios

Vicerrector Académico
Mario Bonucci
Vicerrector Administrativo
Nancy Rivas de Prado

Secretaria
Dirección de Servicios de Información

Administrativa (DSIA)
Jesús Calderón
Mérida, Diciembre 2006

Página:

Asunto: Equipo de Trabajo
LOS ANDES
EQUIPO DE TRABAJO
DISEÑO Y ELABORACIÓN DE:

T.S.U. Pedro Agustin Torres Quiñones
COORDINACIÓN Y LÍDER DEL PROYECTO:

Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ
Especialista Organizacional de la DSIA
PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIÓN (PDI)

Y ADMINISTRATIVO Y OBRERO (ATO)
DEL VICERRECTORADEO ADMINISTRATIVO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
QUE INTERVIENEN EN LA
EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS.
MÉRIDA, DICIEMBRE 2006

Página:

Asunto: Índice de Contenido
LOS ANDES
ÍNDICE DE CONTENIDO
Introducción
Organigrama del Vicerrectorado Administrativo
Modelo del Sistema de Negocio (SN)
Modelo de Jerarquía de Sistemas
Modelo de Objetivos del SN
Modelo de Reglas de Negocios del SN
Modelo de Procesos de Negocio del SN

Índice de Contenido del SN
Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio
Cadena de Valor del Sistema de Negocio
Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo
PROCESOS FUNDAMENTALES
1. Desiciones Generales
Índice de Contenido del Proceso
Diagrama de Proceso
Diagrama de Jerarquía de Procesos
1.1.: Toma de Desiciones a Nivel del Vicerrectorado Administrativo.
Diagrama de Proceso
Diagrama de Actividades y Procedimientos
1.1.1. Toma de Desiciones.
1.1.2. Firma de Documento.
1.2.: Toma de Desiciones a Nivel de la Coordinación Administrativa.
Diagrama de Proceso
1.2.: Toma de Desiciones a Nivel del Consejo Administrativo.
Diagrama de Proceso
Página:

LOS ANDES
Procesos de Apoyo
2. Apoyo Administrativo
Diagrama de Procesos
2.1.: Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo
Administrativa
Diagramas de Actividades y Procedimientos
2.1.1. Planificación y Supervisión de Actividades
2.2.: Planificación y Formulación del Proyecto Presupuestario del
Vicerrectorado Administrativo
2.2.1. Elaboración del Plan Operativo Anual y Proyecto de
Presupuesto
2.2.2. Registro de la Distribución Administrativa
2.2.3. Ejecución Física Trimestral del Plan Operativo Anual
2.3.: Ejecución de la Asignación presupuestaria y Financiera del
2.3.1. Registro de Cuentadante
2.3.2. Apertura de Cuentas Bancarias
2.3.3. Conciliación de Cuentas Bancarias
2.4.: Administración y Gestión de Fondos en Anticipo
2.4.1. Apertura de Fondos en Anticipo
2.4.2. Reponer Fondos en Anticipo
2.4.3. Rendir Fondos en Anticipo
2.4.4. Cerrar Fondos en Anticipo
2.5.: Administración y Gestión de la Caja Chica del Vicerrectorado
Administrativo
2.5.1. Creación de la Caja Chica
2.5.2. Reponer Caja Chica
2.5.3. Cerrar Caja Chica
2.6.: Tramitación de Viáticos y Pasajes
2.6.1. Tramitación de Viáticos y Pasajes
2.7.: Adquisición y Administración de los Materiales, Suministros y
Servicios del Vicerrectorado Administrativo
2.7.1. Ejecución de Compras Nacionales
2.7.2. Registro de Bienes Muebles
2.7.3. Control de Inventario de Bienes Muebles
Página:

LOS ANDES
3. Apoyo Secretarial y de Servicios

3.1.: Recepción
3.1.1.: Correspondencia de Entrada y de Salida
3.1.1.1. Correspondencia de Entrada
3.1.1.2. Correspondencia de Salida
3.1.2. Atención al Público en General
3.1.3. Recepción de Llamadas
3.2.: Archivo
3.2.1. Archivo de la Documentación
3.2.2. Localización de la Documentación
3.3.: Control de Agenda
3.3.1. Control de Agenda
3.3.2. Actualización de la Agenda
3.3.3. Apoyo Logístico
3.4.: Mantenimiento
3.4.1.: Mantenimiento y Pulcritud de todo el espacio físico
3.4.1.1. Mantener en estricto estado de pulcritud el
espacio físico, los equipos y mobiliario del
departamento
3.4.1.2. Mantener Actualizadas y en Óptima disposición
las Carteleras
3.4.1.3. Recoger, Embolsar y Colocar la Basura en sus
respectivos depósitos
3.4.2.: Movimiento y Orden de los equipos utilizados
3.4.2.1. Movilizar Material de Oficina y Mobiliario
3.4.2.2. Mantener bajo custodia y en estricto orden e
identificación las llaves de todos los ambientes
del recinto del departamento
3.5.: Mensajería
3.5.1. Distribución de la Correspondencia en viada por el
3.5.2. Entrega de Correspondencia al personal del Vicerrectorado
Administrativo
Página:

LOS ANDES
3.6.: Apoyo Secretarial

3.6.1. Redacción de Correspondencia
3.6.2. Comunicación recibida por el Vicerrector Administrativo
Modelo de Actores y Unidades Organizacionales

Directorio
Modelo Actor-Rol
Modelo Rol-Actividad
Matriz Actores Procesos

Página:

Asunto: Introducción
LOS ANDES
INTRODUCION
La ejecución y la puesta en marcha de este nuevo Manual de Normas Proceso y

Procedimientos del Sistema Gerencial Administrativo de la Universidad de los
Andes describen las actividades y tareas a cumplirse paso a paso en la realización
de procesos y procedimientos de la Administración Universitaria describiendo los
puestos Administrativos que intervienen en la ejecución de actividades y tareas
precisando sus responsabilidades y participación de cada uno de los
departamentos del Vicerrectorado Administrativo.
El presente Manual esta basado en el diseño del modelo de Jerarquía de

Sistemas del Sistema Gerencial Administrativo que esta enfocaso en el primer
modelo de Derek Hitchins 2000, el cual hace énfasis en la Jerarquía de Sistemas y
en las relaciones de interés, sus subsistemas , sistemas pares y supersistemas.
En este caso se refiere al Sistema Gerencial Administrativo, en el cual se
establecen las políticas y directrices del funcionamiento interno de los sistemas
Presupuestario, Financiero, de Personal, Servicios Generales, Seguros, Ingeniería
y Mantenimiento, Fomento y Servicios de Información Administrativa; así como los
subsistemas de Desiciones Generales, Apoyo Administrativo, Apoyo Secretarial y
de Servicios de la Administración Universitaria.
La realización de Manuales de Normas Procesos y Procedimientos forman parte

de los distintos documentos donde se encuentran las fases del desarrollo de los
sistemas de información organizacionales, los cuales facilitan al lector la
interpretación y aplicación de dicho documento, facilitando la gestión de los
diferentes departamentos del Vicerrectorado Administrativo y así lograr una

Página:

Asunto: Introducción
LOS ANDES
operación eficaz en la ejecución de los procedimientos y actualización a los

lineamientos establecidos por la Universidad de los Andes (ULA)
Así mismo ir realizando una revisión permanente con el fin de asegurar su

vigencia del documento en el transcurso del tiempo.

Página:

Asunto: Organigrama
LOS ANDES
ORGANIGRAMA DEL SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO

Página:

Asunto: Modelo del Sistema de Negocio (SN)
LOS ANDES
MODELO DEL SISTEMA DE

NEGOCIO (SN)
Modelo de Objetivos del SN
Modelo de Reglas de Negocios del SN
Modelo de Procesos de Negocio del SN
Modelo de Actores y Unidades Organizacionales

Página:
Asunto: Modelo de Jerarquía de Sistema

LOS ANDES

ADMINISTRACION
UNIVERSITARIA
SISTEMA GERENCIAL
ADMINISTRATIVO
Asesoría Coordinación
Administrativa Administrativa
Apoyo
Gerencial
Apoyo Sistema de
Administrativo Apoyo Secretarial
Sistema de Servicios de
y de Servicios
Servicios Información
Generales Administrativa
Sistema de Sistema de
Ingeniería y Personal
Mantenimiento
Sistema de
Fomento Sistema de Sistema
Seguro Financiero
Fuente: Primer modelo de Derek Hitchins 2000. Curso de modelado de sistema usando
UML 2.0

Página:

Asunto: Modelo de Objetivos
LOS ANDES

Página:

Asunto: Modelo de Reglas de Negocio del (SN)
LOS ANDES

Página:

Asunto: Modelo de Proceso de Negocio del (SN)
LOS ANDES
MODELO DE PROCESOS DE
NEGOCIO DEL SISTEMA DE
NEGOCIO (SN)
o Diagrama de Proceso del Sistema de Negocio
o Cadena de Valor del Sistema de Negocio
o Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
o Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo

Página:
Materia: MODELO DE PROCESO DE NEGOCIO DEL SN Asunto: Diagrama de Proceso del (SN)

Página:
Materia: MODELO DE PROCESO DE NEGOCIO DEL SN Asunto: Cadena de Valor del (SN)

Página:
Materia: MODELO DE PROCESO DE NEGOCIO DEL SN Asunto: Árbol de Procesos y Procedimiento del SN

Página:
Materia: Proceso Fundamental 1. Toma de Decisiones a Nivel del

Asunto: Índice de Contenido del Proceso
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESOS SUB-PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
2.1
2.1.1
DEFINICIÓN DE PLANES Y
PLANIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN DE
EVALUACIÓN LA UNIDAD DE
ACTIVIDADES
APOYO ADMINISTRATIVA
2.2.1
ELABORACIÓN PLAN OPERATIVO ANUAL
Y PROYECTO DE PRESUPUESTO
2.2
PLANIFICACIÓN Y 2.2.2
FORMULACIÓN DEL PROYECTO REGISTRO DISTRIBUCIÓN
PRESUPUESTARIO DEL
ADMINISTRATIVA
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
2.2.3
G EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL
PLAN OPERATIVO ANUAL
E
R 2.3.1
E 2.3
REGISTRO DE CUENTADANTE
N EJECUCIÓN DE LA ASIGNACIÓN
PRESUPUESTARIA Y 2.3.2
C FINANCIERA DEL APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
VICERRECTORADO
I ADMINISTRATIVO
2.3.3
A CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
2.4.1
APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO
2
2.4.2
A APOYO 2.4
REPONER FONDOS EN ANTICIPO
ADMINISTRATIVO ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
D DE FONDOS EN ANTICIPO
(FONDOS DE TRABAJO ) 2.4.3
M RENDIR FONDOS EN ANTICIPO
I 2.4.4
N CERRAR FONDOS EN ANTICIPO
I
2.5.1
S 2.5 CREACIÓN DE LA CAJA CHICA
T ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
2.5.2
DE LA CAJA CHICA DEL
R VICERRECTORADO
REPONER CAJA CHICA
ADMINISTRATIVO
A 2.5.3
CERRAR CAJA CHICA
T
I 2.6 2.6.1
V TRAMITACIÓN DE VIÁTICOS Y TRAMITACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES
PASAJES NACIONALES
A
2.7.1
2.7 EJECUTA COMPRAS NACIONALES
ADQUISICIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DE LOS
2.7.2
MATERIALES , SUMINISTROS Y
REGISTRAR BIENES MUEBLES
SERVICIOS DEL
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
2.7.3
CONTROLAR INVENTARIO DE BIENES
MUEBLES.

Página:

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO SUB-PROCESOS
SUB SUB-PROCESOS PROCEDIMIENTOS
3.1.1.1
3.1.1 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
CORRESPONDENCIAS DE
ENTRADA Y DE SALIDA 3.1.1.2
CORRESPONDENCIA DE SALIDA
3.1 3.1.2
RECEPCIÓN ATENCIÓN AL PUBLICO EN GENERAL
3.1.3
RECEPCIÓN DE LLAMADAS
G 3.2.1
E ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN
R 3.2
3.2.2
ARCHIVO
E LOCALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
ARCHIVADA
N 3.3.1
C CONTROL DE AGENDA
3.3
I CONTROL DE 3.3.2
ACTUALIZACIÓN DE LA AGENDA
A AGENDA
3.3.3
APOYO LOGISTICO
3.4.1.1
3. MANTENER EN ESTRICTO ESTADO DE
APOYO PULCRITUD EL ESPACIO FÍSICO, LOS
A SECRETARIAL Y DE EQUIPOS Y MOBILIARIO DEL
DEPARTAMENTO
SERVICIOS
D 3.4.1
3.4.1.2
MANTENIMIENTO Y MANTENER ACTUALIZADAS Y EN OPTIMA
M PULCRITUD DE TODO EL DISPOSICIÓN LAS CARTELERAS
ESPACIO FÍSICO
I 3.4
3.4.1.3
MANTENIMIENTO
N RECOGER, EMBOLSAR Y COLOCAR LA
BASURA EN SUS RESPECTIVOS
I DEPÓSITOS
3.4.2.1
S MOVILIZAR MATERIAL DE OFICINA Y
3.4.2 MOBILIARIO
T MOVIMIENTO Y ORDEN
R DE LOS EQUIPOS
UTILIZADOS
3.4.2.2
MANTENER BAJO CUSTODIA Y EN
A ESTRICTO ORDEN E IDENTIFICACIÓN LAS
LLAVES DE TODOS LOS AMBIENTES DEL
T RECINTO DEL DEPARTAMENTO
I 3.5.1
DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
V ENVIADA POR EL VICERRECTORADO
3.5 ADMINISTRATIVO
A MENSAJERÍA
3.5.2
ENTREGA DE CORRESPONDENCIA AL
PERSONAL DEL VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO
3.6.1
3.6 REDACCIÓN DE CORRESPONDENCIA
APOYO
SECRETARIAL 3.6.2
COMUNICACIÓN RECIBIDA POR EL
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

Página:

1. Desiciones Generales
Diagrama de Proceso
1.1.: Toma de Desiciones a Nivel del Vicerrectorado Administrativo.
Diagrama de Proceso
1.2.: Toma de Desiciones a Nivel de la Coordinación Administrativa.
Diagrama de Proceso
1.2.: Toma de Desiciones a Nivel del Consejo Administrativo.
Diagrama de Proceso

Página:

Asunto: Procesos Fundamentales
PF-1
“TOMA DE DECISIONES A NIVEL
DEL VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO”

Página:
Materia: Proceso Fundamental 1. Toma de Decisiones a Nivel del Asunto: Diagrama de Proceso de los Procesos de la
Vicerrectorado Administrativo Cadena de Valor

Página:
Materia: Proceso Fundamental 1. Toma de Decisiones a Nivel del Asunto: Diagrama de Jerarquía de Procesos

Página:

Asunto: Diagramas de actividad y Procedimientos
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y
PROCEDIMIENTOS

DEL VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO”

Página:

Asunto: Procedimiento 1.1.1 Toma de Decisiones
Vicerrectorado Administrativo.
Responsable Acción
Personas u organizaciones 1. Ingresa Correspondencias para el Vicerrector
interna o externa al Administrativo.
Vicerrectorado
Administrativo
Vicerrector 2. Recibe correspondencia.
Administrativo 3. Verificar asunto de correspondencia.
3.1 Si no requiere respuesta, envía correspondencia
a archivo.
3.2 De lo contrario, (Ir a la actividad 04).
4. Verifica si puede tomar decisión o requiere de

discusión en el Consejo Administrativo.
4.1 Si requiere de discusión en el Consejo
Administrativo, agregar a la agenda del Consejo
Administrativo.
4.2 De lo contrario, (Ir a la actividad 05)
5. Elabora en papel borrador la respuesta de la

correspondencia.
6. Entrega borrador con la respuesta de la
correspondencia a la Unidad de Apoyo Secretarial y
de Servicios.

Página:
Materia: Proceso Fundamental 1. Toma de Decisiones a Nivel del Asunto: Diagrama de Actividad 1.1.1 Toma de
Vicerrectorado Administrativo. Decisiones

Página:

Asunto: Procedimiento 1.1.2 Firma de documentos
Responsable Acción
Secretaria 1. Envía documentos listos para la firma del
Ejecutiva Vicerrector Administrativo.
Vicerrector 2. Revisa la bandeja de documentos listos para firmar

Administrativo 3. Lee la documentación.
4. Verifica que la elaboración del documento este
correcto.
4.1 Si la elaboración del documento esta correcto,
firma la documentación elaborada.
4.1.1 Coloca en la bandeja de correspondencias a
enviar.
4.2 De lo contrario, realiza las modificaciones y
correcciones necesarias.
4.2.1 Coloca en la bandeja de correspondencia a
modificar.
4.2.2 Entrega a la Secretaria Ejecutiva para sus
modificaciones.

Página:
Materia: Proceso Fundamental 1. Toma de Decisiones a Nivel del Asunto: Diagrama de Actividad 1.1.2 Firma de
Vicerrectorado Administrativo. documentos

Página:
Materia: Proceso Fundamental 2. Toma de Decisiones a Nivel de la

Asunto: Proceso Fundamental 2.
Coordinación Administrativa.
PF-2
DE LA COORDINACION
ADMINISTRATIVA”

Página:
Materia: Proceso Fundamental 2. Toma de Decisiones a Nivel de la Asunto: Diagrama de Proceso de los Procesos de la
Coordinación Administrativa Cadena de Valor

Página:

Asunto: Diagrama de Jerarquía de Proceso
Coordinación Administrativa

Página:

Coordinación Administrativa
PROCEDIMIENTOS

DE LA COORDINACION
ADMINISTRATIVA”

Página:

Asunto: Procedimiento 1.2.1 Toma de Decisiones
Responsable Acción
Recepción 1. Ingresa correspondencias recibidas al Coordinador
Administrativo.
Coordinador 2. Recibe correspondencias

Administrativo 3. Verifica asunto de la correspondencia
3.1 Si es de asunto Administrativo, (Ir a la actividad
10).
4 Verifica si puede tomar decisión respecto al asunto

de la correspondencia o requiere comunicación con
el Vicerrector Administrativo.
4.1 Si no puede tomar decisión, entrega
correspondencia al Vicerrector Administrativo.
5 Verifica si la correspondencia requiere respuesta o

no.
5.1 Si la correspondencia no requiere repuesta,
Entrega a archivo.
6 Entrega borrador con la respuesta a la Unidad de

Apoyo Secretarial y de Servicios.
Unidad de Apoyo 7 Recibe borrador con la respuesta de la

Secretarial correspondencia.
8 Elabora respuesta en limpio para ser entregada.
9 Elabora dos copias de la respuesta.
9.1 Entrega una copia a Recepción.
9.2 Entrega otra copia a Archivo.

Página:

Asunto: Procedimiento 1.2.1 Toma de Decisiones.
Unidad de Apoyo 10. Recibe correspondencia.
Administrativo. 11. Verifica si la correspondencia requiere respuesta o
no.
11.1 Si la correspondencia no requiere repuesta,
Entrega a archivo.
11.2 De lo contrario, elabora en papel borrador la
respuesta a la correspondencia
11.2.1 Entrega Borrador con la respuesta a la
Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios
(Ir a la actividad 07).

Página:
Materia: Proceso Fundamental 2. Toma de Decisiones a Nivel de la Asunto: Diagrama de Actividad 1.2.1 Toma de
Coordinación Administrativa. Decisiones.

Página:
Responsable Acción
Secretaria 1. Envía documentos listos para la firma del
Ejecutiva Coordinador Administrativo.
Coordinador 2. Revisa la bandeja de documentos listos para firmar.

correcto.
enviar.
modificar.
modificaciones.

Página:

Página:
Materia: Proceso Fundamental 3. Toma de Decisiones a Nivel del Consejo

Asunto: Proceso Fundamental 3.
Administrativo.
PF-3
DEL CONSEJO
ADMINISTRATIVO”

Página:
Materia: Proceso Fundamental 3. Toma de Decisiones a Nivel del Consejo Asunto: Diagrama de Proceso de los Procesos de la
Administrativo. Cadena de Valor

Página:

Asunto: Diagrama de Jerarquía de Proceso
Administrativo.

Página:

Administrativo.
PROCEDIMIENTOS

DEL CONSEJO
ADMINISTRATIVO”

Página:

Asunto: Procedimiento 1.3.1 Toma de Decisiones.
Administrativo.
Responsable Acción
Vicerrector 1. Entregar solicitud de reunión del Consejo
Administrativo Administrativo para un día específico a las
diferentes Direcciones del funcionamiento interno
del consejo administrativo.
Direcciones del 2. Recibe solicitud.

Vicerrectorado 3. Preparar puntos a tratar para el día de la reunión
Administrativo del Consejo Administrativo.
Consejo 4. Verificar si quedaron puntos pendientes del Consejo

Administrativo. anterior.
4.1 Si no quedaron puntos pendientes del Consejo
anterior, empezar con los nuevos puntos a tratar.
4.2 Si quedaron puntos pendientes, tener prioridad
con los puntos anteriores.
4.2.1Discutir los puntos anteriores de mayor
importancia. (Ir a la actividad 05)
5. Llegar a un acuerdo sobre los puntos discutidos en
el Consejo Administrativo.
6. Respetar la hora estipulada para la realización del
Consejo Administrativo.
7. Verificar si quedaron puntos a tratar para el próximo
7.1 Si quedaron puntos a tratar para el próximo
Consejo, agregar a la agenda del próximo
7.2 No quedaron puntos a tratar para el próximo
Consejo, entregar solución al destinatario.

Página:
Materia: Proceso Fundamental 3. Toma de Decisiones a Nivel del Consejo Asunto: Diagrama de Actividad 1.3.1 Toma de
Administrativo. Decisiones.

Página:

Asunto: Procedimiento 1.3.2 Firma de Documento
Administrativo
Responsable Acción
Secretaria 1. Envía documentos listos para la firma del Consejo
Ejecutiva Administrativo.
Consejo 2. Revisa la bandeja de documentos listos para firmar

correcto.
enviar.
modificar.
modificaciones.

Página:
Materia: Proceso Fundamental 3. Toma de Decisiones a Nivel del Consejo Asunto: Diagrama de Actividad 1.3.2 Firma de
Administrativo Documento

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativo Asunto: Índice de Contenido del Proceso
2. Apoyo Administrativo
2.1.: Definición de Planes y Evaluación de la Unidad de Apoyo
Administrativa
2.1.1. Planificación y Supervisión de Actividades
2.2.: Planificación y Formulación del Proyecto Presupuestario del
2.2.1. Elaboración del Plan Operativo Anual y Proyecto de
Presupuesto
2.2.2. Registro de la Distribución Administrativa
2.2.3. Ejecución Física Trimestral del Plan Operativo Anual
2.3.: Ejecución de la Asignación presupuestaria y Financiera del
2.3.1. Registro de Cuentadante
2.3.2. Apertura de Cuentas Bancarias
2.3.3. Conciliación de Cuentas Bancarias
2.4.: Administración y Gestión de Fondos en Anticipo
2.4.1. Apertura de Fondos en Anticipo
2.4.2. Reponer Fondos en Anticipo
2.4.3. Rendir Fondos en Anticipo
2.4.4. Cerrar Fondos en Anticipo
2.5.: Administración y Gestión de la Caja Chica del Vicerrectorado
Administrativo
2.5.1. Creación de la Caja Chica
2.5.2. Reponer Caja Chica
2.5.3. Cerrar Caja Chica
2.6.: Tramitación de Viáticos y Pasajes
2.6.1. Tramitación de Viáticos y Pasajes
2.7.: Adquisición y Administración de los Materiales, Suministros y
Servicios del Vicerrectorado Administrativo
2.7.1. Ejecución de Compras Nacionales
2.7.2. Registro de Bienes Muebles
2.7.3. Control de Inventario de Bienes Muebles

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativo Asunto: Proceso de Apoyo 1.
PROCESOS DE APOYO
PA-1
“UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO”

Página:
Asunto: Diagrama de Proceso de los Procesos de la

Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativo
Cadena de Valor

Página:
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS
DE APOYO ADMINISTRATIVO/Definir Planes y Evaluar
la Unidad de Apoyo Administrativa.

Página:
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUIA DE PROCESOS DE
APOYO ADMINISTRATIVO/Planificar y Formular
proyecto presupuestario.

Página:
DE APOYO ADMINISTRATIVO/Ejecutar la asignación
presupuestaria y financiera.

Página:
DE APOYO ADMINISTRATIVO/Administrar y Gestionar
fondos en anticipo.

Página:
DE APOYO ADMINISTRATIVO/Administrar y Gestionar
caja chica.

Página:
DE APOYO ADMINISTRATIVO/Tramitar viáticos y
pasajes.

Página:
DE APOYO ADMINISTRATIVO/Adquirir y administrar
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa
materiales, suministros y servicios.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Diagramas de actividad y Procedimientos
PROCEDIMIENTOS
PA-1
“UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO”

Página:
Asunto: 2.1 Definición de Planes y Evaluación de la

Unidad de Apoyo Administrativa
2.1
DEFINICION DE PLANES Y
EVALUACION DE LA UNIDAD DE
APOYO ADMINISTRATIVA

Página:
Asunto: Procedimiento 2.1.1 Planificación y

Supervisión de Actividades
Responsable Acción
Vicerrector 1. Recibe de la Dirección de Programación y
Administrativo Presupuesto oficio con las políticas y planes definidas
por las autoridades rectorales y envía a la Unidad de
Apoyo Administrativo (UAA). (Ir a la Actividad 4)
2. Solicita al Coordinador del Vicerrectorado
Administrativo la planificación de las actividades a
desarrollar para elaborar el proyecto de presupuesto.
Coordinador 3. Elabora un Resumen de Acciones Centralizadas para

Administrativo el año siguiente, tomando en cuenta los objetivos y
metas a cumplir de acuerdo a la política administrativa
definida. En dicho resumen se detalla número,
descripción y monto asignado para cada proyecto y
envía a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA).
Unidad de Apoyo 4. Archiva oficio con las políticas y planes definidas por
Administrativo (UAA) las autoridades rectorales.
5. Archiva Resumen de Actividades Centralizadas. (Ir a
la Actividad 5 del Procedimiento Elaboración del
Plan Operativo (POA) y Proyecto de Presupuesto)

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.1.1 Planificación y

Supervisión de Actividades

Página:
Asunto: 2.2 Planificación y Formulación del Proyecto

Presupuestario del Vicerrectorado Administrativo
2.2
PLANIFICACION Y FORMULACION
DEL PROYECTO
PRESUPUESTARIO DEL
VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO

Página:
Asunto: Procedimiento 2.2.1 Elaborar Plan Operativo

Anual y Proyecto de Presupuesto
Responsable Acción
Vicerrector 1. Recibe de Dirección de Planificación y Desarrollo
(PLANDES) y de la Dirección de Presupuesto oficio
Administrativo
con formatos, instructivos (Impresos y digital) y disco
magnético contentivo del Sistema “Presupuesto-
Año”, para la elaboración de Plan Operativo (POA) y
Proyecto de Presupuesto.
2. Elabora oficio, anexa copia del oficio enviado por
PLANDES y de la Dirección de Presupuesto
formatos, instructivos y disco magnético y envía a la
Unidad de Apoyo Administrativo UAA
Unidad de Apoyo 3. Recibe oficio del Vicerrector Administrativo, más

Administrativo (UAA) documentos anexos y disco magnético.
4. Descarga en el Sistema Universitario de
Administración Sectorial S.U.A.S. “Presupuesto-
Año” la información del Resumen de Acciones
Centralizadas realizado por el Coordinador del
5. Desglosa en el Sistema Universitario de
Administración Sectorial S.U.A.S. “Presupuesto-
Año” los montos de las partidas por cada proyecto
del año que se ejecuta y hace proyecciones de
cada una de ellas para el año siguiente.
6. Consolida la información para el plan operativo y el
proyecto de presupuesto.
7. Guarda esta consolidación en el disco magnético.
8. Imprime reportes del Sistema Universitario de
Administración Sectorial S.U.A.S. requeridos por
PLANDES y la Dirección de Presupuesto.
• Resumen de Distribución Presupuestaria a
nivel de partidas (401, 402, 403,404) y
especificas.
• Resumen de Distribución Presupuestaria a
nivel de Gastos Financieros.
9. Elabora planilla de ingresos propios.
10. Organiza el Plan Operativo Anual y Proyecto
Presupuesto y anexa reportes impresos y planilla de
estimación de ingresos y envía al Vicerrector
Administrativo.
Vicerrector 11. Realiza verificación, aprobación y firma del Plan
Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto y
Administrativo
devuelve a la UAA
Unidad de Apoyo 12. Remite a PLANDES y a la Dirección de
Administrativo (UAA) Programación y Presupuesto en carpeta física el
Plan Operativo Anual y el Proyecto de
Página:
Asunto: Procedimiento 2.2.1 Elaborar Plan Operativo

Anual y Proyecto de Presupuesto
Presupuesto y el disco magnético copia del mismo.

13. Archiva en la UAA la información enviada a
PLANDES y a la Dirección de Programación y
Presupuesto.
PLANDES y Dirección de 14. Reciben Plan Operativo Anual y Proyecto de

Presupuesto Presupuesto y archivan ejemplares. (Ir a
Procedimiento Registrar Distribución
Administrativa)

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.2.1 Elaborar Plan

Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto

Página:
Asunto: Procedimiento 2.2.2 Registrar Distribución

Administrativa.
Responsable Acción
Viene del Procedimiento 2.2.1: “Elaborar Plan
Operativo Anual (POA) y Proyecto de Presupuesto”
Unidad de Apoyo 1. Recibe por parte de la Dirección de Presupuesto
Administrativo (UAA) convocatoria para retirar material de la Distribución
Administrativa.
2. Retira de la Coordinación de Formulación de la
Dirección de Presupuesto el disco magnético
contentivo del Sistema Universitario Administrativo
Sectorial (SUAS), y el material de soporte para la
ejecución del presupuesto.
• Presupuesto Institucional al Ejercicio
Económico- financiero.
• Aspectos generales de política
presupuestaria (OPSU).
• Decreto de Presupuesto.
• Política presupuestaria de la ULA.
• Estructura organizativa.
• Estructura Presupuestaria por proyectos.
• Clasificación de presupuesto por
egresos.
• Relación de cargos del personal activo,
pensionado y jubilado.
• Estructura programática
• Tabla de sueldos y de cuantificación
económica del personal del
• Versiones 00 (Fondo de Trabajo) y 09
(Ingresos Propios) de la Distribución
Administrativa.
• Memorando de la Oficina Nacional de
Presupuesto (ONAPRE) si existen
modificaciones.
3. Descarga el Sistema Universitario Administrativo

Sectorial (SUAS) que contiene la Distribución
Administrativa con las acciones centralizadas a
ejecutar en la dirección.

Página:
Asunto: Procedimiento 2.2.2 Registrar Distribución

Administrativa.
Unidad de Apoyo 4. Ejecuta las acciones de Distribución Administrativa

Administrativo (UAA) en el Sistema Universitario Administrativo Sectorial
(SUAS).
5. Archiva el material de soporte para la ejecución del
presupuesto (Ir a Procedimiento 2.2.3 Ejecución
Física del Plan Operativo (POA)

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.2.2 Registrar

Distribución Administrativa.

Página:
Asunto: Procedimiento 2.2.3 Ejecución Física Trimestral

del Plan Operativo Anual.
Responsable Acción
Viene del Procedimiento 2.2.2: “Registrar
Distribución Administrativa”
Unidad de Apoyo 1. Recibe de Dirección de Planificación y Desarrollo

Administrativo (UAA) (PLANDES) solicitud de Realizar la Ejecución Física
Trimestral del Plan Operativo según formato (F-
0708) y anexar Comentarios a la Situación General
de la Unidad Administradora según formato (F-0701
A).
2. Registra en el Formato F-0708 información a niveles
de proyectos y de acciones específicas que
conforman cada proyecto, indicando información de
las metas programadas así como las ejecutadas del
trimestre que se trate y las metas acumuladas del
ejercicio, responsables de la ejecución y la previsión
actualizada de las distintas metas para el periodo
siguiente.
3. Registra en el Formato (F-0701 A) comentarios a la
Situación General de la Unidad Administradora, en
donde se explica:
• Las desviaciones más significativas con
respecto al presupuesto, relacionadas a la
ejecución de los proyectos, ingresos, gastos,
metas y recursos humanos.
• Problemas previsibles que afecten las políticas,
estrategias, planes, objetivos y metas.
• Resultados, impactos y obstáculos en la
gestión, enumerando las soluciones a los
problemas.
4. Organiza ambos formatos y envía al Vicerrector
Administrativo
Vicerrector Administrativo 5. Realiza verificación, aprobación y firma de formatos

y devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo
UAA.

Página:
Asunto: Procedimiento 2.2.3 Ejecución Física Trimestral

del Plan Operativo Anual.
Unidad de Apoyo 6. Distribuye formatos firmados de la siguiente

Administrativo (UAA) manera: PLANDES 3 Originales (Oficina Nacional
de Presupuesto (ONAPRE), Oficina de Planificación
del Sector Universitario (OPSU), Comisiones de
Finanzas y de Contraloría de la Asamblea Nacional)
y 2 copias (Superintendencia Nacional de Auditoria
Interna (SUNAI), Oficina Nacional de Contabilidad
Pública (ONCOP).
7. Archiva formatos para control interno.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.2.3 Ejecución Física

Trimestral del Plan Operativo Anual.

Página:
Asunto: 2.3 Ejecución de la Asignación Presupuestaria y

Financiera del Vicerrectorado Administrativo
2.3
EJECUCION DE LA ASIGNACION
PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA
DEL VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Procedimiento 2.3.1 Registrar Cuentadante.
Responsable Acción
Vicerrector Administrativo 1. Recibe por parte de las Autoridades Rectorales oficio
con decreto de nombramiento y remite a la Unidad
de Apoyo Administrativo (UAA) copia del decreto
Unidad de Apoyo 2. Recibe copia del decreto de nombramiento

Administrativo (UAA) 3. Solicita a la Dirección de Finanzas Sección Caja
formulario de Registro de Funcionarios sujetos a
caución.
Dirección de Finanzas 4. Entrega a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA)

formularios de registro de Funcionarios sujeto a
caución. (Original y copia).
Unidad de Apoyo 5. Recibe del formulario de Registro de Funcionarios

Administrativo (UAA) sujeto a caución (original y copia).
6. Llena formularios con los datos del Decreto y No.
de la cuenta bancaria del Fondo de Anticipo (Fondo
de trabajo) e Ingresos Propios, según sea el caso,
registra en el Sistema Universitario Automatizado
Sectorial (SUAS).
7. Verifica los datos del formulario de Registro de
Funcionarios sujeto a caución:
7.1Si los datos están correcto, firma el formulario.
(Ir a la Actividad 8).
7.2De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita
de nuevo a la Dirección de Finanzas Sección
Caja. (Ir a la Actividad 3).
8. Elabora oficio solicitando documentación personal
del Cuentadante.
9. Remite al Cuentadante oficio y formulario de
Registro de Funcionarios sujeto a caución.
Cuentadante 10. Recibe, firma el formulario y lo devuelve con la

copia de la cédula de identidad.
Unidad de Apoyo 11. Elabora oficio de remisión de documentos y lo envía

Administrativo (UAA) a la Dirección de Finanzas Sección Caja, con copia
de Cédula de Identidad del Cuentadante, original del
formulario de Registro de Funcionarios sujeto a
caución y tres (03) copias, copia del Decreto de
Nombramiento del Cuentadante.

Página:
Dirección de Finanzas 12. Recibe documentos y devuelve a la Unidad de

Apoyo Administrativo UAA copia firmada del
formulario de Registro de Funcionarios sujeto a
caución.
Unidad de Apoyo 13. Recibe formulario firmado de la Dirección de

Administrativo (UAA) Finanzas y espera constancia de aprobación.
14. Elabora oficio de Solicitud de registro de firmas a la
Entidad Bancaria.
Entidad Bancaria 15. Recibe Solicitud de registro de firmas.

16. Entrega a la Unidad de Apoyo Administrativo UAA
del Vicerrectorado Administrativo dos formularios de
facsímiles de firmas.
Unidad de Apoyo 17. Recibe los formularios.

Administrativo (UAA) 18. Llena los formularios.
19. Verifica los datos en el formulario.
19.1 Si los datos están correcto, firma el formulario
original y envía al Cuentadante.
19.2 De lo contrario, desecha el formulario y lo
solicita de nuevo a la Entidad Bancaria. (Ir a la
Actividad 14)
Cuentadante 20. Recibe formulario.

21. Firma formulario y lo devuelve con copia de Cédula
de Identidad a la Unidad de Apoyo Administrativo
UAA del Vicerrectorado Administrativo.
Unidad de Apoyo 22. Recibe formulario firmado por el cuentadante y la

Administrativo (UAA) copia de la Cédula de Identidad.
23. Elabora oficio de remisión de documentos y envía a
la Dirección de Finanzas Departamento de
Tesorería con formularios de firmas, fotocopia de
la Cédula de Identidad.
Dirección de Finanzas 24. Recibe oficio con la documentación.

25. Envía original y copia del formulario de Registro de
funcionarios sujetos a caución a la Dirección de
Presupuesto.

Página:
Dirección de Presupuesto 26. Recibe original y copia del formulario.

27. Envía original y copia del formulario de Registro de
funcionarios sujetos a caución aprobada a la
Unidad de Apoyo Administrativo UAA del
Unidad de Apoyo 28. Recibe original y copia del formulario de Registro de

Administrativo (UAA) funcionarios sujeto a caución Aprobada.
29. Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante.
30. Distribuye formularios al Vicerrector Administrativo
(Original), al Cuentadante (Copia).
31. Archiva copia del formulario en la UAA.
32. Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio
del cuentadante con los anexos respectivos.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.3.1 Registrar

Cuentadante.

Página:
Asunto: Procedimiento 2.3.2 Apertura de Cuenta

Bancaria.
Responsable Acción
Viene del Procedimiento 2.3.1: “Registrar
Cuentadante”
Unidad de Apoyo 1. Elabora comunicación de apertura de cuenta

Administrativa (UAA) bancaria, por fondo de anticipos (Fondo trabajo) y
lo envía a la Dirección de Finanzas.
Dirección de Finanzas 2. Recibe comunicación de apertura de cuenta

bancaria.
3. Autoriza a la entidad bancaria la apertura de la
cuenta.
Entidad Bancaria 4. Elabora oficio de aceptación de la apertura de la

cuenta y tres (03) juegos de formato para registros
de firmas.
5. Envía oficio a la Unidad de Apoyo Administrativo
UAA
Unidad de Apoyo 6. Recibe oficio y formatos de aceptación de apertura

Administrativa (UAA) de la cuenta bancaria.
7. Llena los formatos de registro de firmas y remite al
Cuentadante.
Cuentadante 8. Recibe los formatos de registro de firmas.

9. Firma y devuelve a la UAA del Vicerrectorado
Administrativo.
Unidad de Apoyo 10. Recibe los formatos firmados por el cuentadante.

Administrativa (UAA) 11. Elaborar oficio de verificación, firma formatos y
envía a la Dirección de Finanzas y a la Entidad
Bancaria.
Dirección de Finanzas 12. Recibe oficio de verificación.

13. Verifica las firmas autorizadas del Vicerrectorado
Administrativo.
Entidad Bancaria 14. Conoce los Cuentadante del Vicerrectorado

Administrativo.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.3.2 Apertura de Cuenta

Bancaria.

Página:
Asunto: Procedimiento 2.3.3 Conciliar Cuentas

Bancarias.
Responsable Acción
1. Registra cheque emitido mensualmente en el
Unidad de Apoyo Sistema Universitario Administrativo Sectorial SUAS
Administrativo (UAA) y Nota de débito que aparezca en el estado de
cuenta.
2. Registra Notas de créditos o depósito en el módulo
de Banco en el Sistema Universitario Administrativo
Sectorial SUAS.
3. Imprime Listado de la Conciliación manual “Punteo
de Cuentas”.
4. Actualiza el Sistema Universitario Administrativo
Sectorial SUAS conciliación bancaria del mes que se
va a conciliar.
5. Compara el Listado de la Conciliación manual
“Punteo de Cuentas” con el Estado de Cuenta
Bancario.
6. Imprime movimiento bancario del mes a conciliar.
7. Registra e imprime en el módulo de cuentas y
movimientos el modelo Libro Banco.
8. Confirma el reporte de conciliación colocando saldo
final del estado de cuenta del mes que sé esta
conciliando.
9. Ejecuta la conciliación bancaria.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.3.3 Conciliar Cuentas

Bancarias.

Página:
Asunto: 2.4 Administración y Gestión de Fondos en

Anticipo
2.4
ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE
FONDOS EN ANTICIPO

Página:
Asunto: Procedimiento 2.4.1 Aperturar Fondos en

Anticipo.
Responsable Acción
Viene del Procedimiento 2.3.2: “Aperturar Cuentas
Bancarias”
Unidad de Apoyo 1. Solicita a la Dirección de Presupuesto primera porción

Administrativo (UAA) del Fondo en Anticipo (Fondo de Trabajo), mediante
movimiento presupuestario tipo CP-OP (Orden de
Pago) y el tipo de movimiento No. 5, gravado en
disco magnético según la Distribución Administrativa
asignada por la Dirección de Presupuesto.
Dirección de Programación y 2. Envía a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA)
Presupuesto lineamientos y documentos soporte para la
ejecución presupuestaria.
Unidad de Apoyo 3. Recibe de la Dirección de presupuesto los
Administrativo (UAA) documentos y soportes para la ejecución
presupuestaria.
4. Crea el fondo en anticipo en el Sistema Universitario
Administrativo Sectorial (SUAS) con el cuentadante.
5. Copia en el Sistema Universitario Administrativo
Sectorial (SUAS) la asignación presupuestaria.
6. Apertura el fondo en anticipo en el Sistema
Universitario Administrativo Sectorial (SUAS) con la
primera porción del fondo.
7. Imprime 4 planillas de CP-OP (orden de pago),
movimiento tipo 5, carga la información en el disco
magnético y entrega al Vicerrector Administrativo
copia del la planilla CP-0P.
Vicerrector Administrativo 8. Recibe planillas.

9. Firma planillas CP-OP y devuelve a la Unidad de
Apoyo Administrativo (UAA) del Vicerrectorado
Administrativo.
Unidad de Apoyo 10. Recibe las planillas firmadas por el Vicerrector

Administrativo (UAA) Administrativo.
11. Envía planillas firmadas y disco magnético a la
Dirección de Presupuesto.
Dirección de Presupuesto 12. Carga información del disco magnético en el

sistema automatizado SAFEP y devuelve a la
Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) copia de la
planilla CP-OP sellada y firmada con el disco
magnético.

Página:
Asunto: Procedimiento 2.4.1 Aperturar Fondos en

Anticipo.
Unidad de Apoyo 13. Archiva temporalmente copia de la planilla CP-OP

Administrativo (UAA) sellada y firmada y el disco magnético.
14. Solicita información a la Dirección de Finanzas
sobre la fecha del depósito de la CP-OP en la
Entidad Bancaria.
Dirección de Finanzas 15. Suministra información del depósito de la CP-OP y

envía constancia de depósito del fondo de anticipo a
la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA).
Unidad de Apoyo 16. Compara el No. del depósito, fecha y monto con el
Administrativo (UAA) estado de cuenta del Vicerrectorado Administrativo
emitido por la entidad bancaria.
16.1 Si no coincide, notifica mediante oficio a la
Dirección de Finanzas, Dirección de
Presupuesto y a la Entidad Bancaria y espera
respuesta de la Dirección de Finanzas. (Ir a la
actividad 15)
16.2 En caso contrario, registra en el libro del Banco
del Sistema Universitario Administrativo
Sectorial (SUAS) la fecha del depósito
bancario y monto depositado.
(Ir a la Actividad 17)
17. Archiva en la UAA depósito bancario, documentos y
soporte para la ejecución presupuestaria y
financiera.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.4.1 Aperturar Fondos

en Anticipo.

Página:
Asunto: Procedimiento 2.4.2 Reponer Fondos en

Anticipo.
Responsable Acción
Unidad de Apoyo 1. Solicita recursos de las siguientes porciones.
Administrativo (UAA) 2. Elabora orden de pago en el Sistema Universitario
Administrativo Sectorial (SUAS), respetando la
distribución presupuestaria asignado por partidas y
por porciones.
3. Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP,
firma, sella y remite al Vicerrector Administrativo
para la firma.
Vicerrector Administrativo 4. Recibe Original y (03) copias de orden de pago CP-

OP para firmarla.
5. Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias
y devuelve a la Unidad de Apoyo Administrativo
(UAA) del Vicerrectorado Administrativo.
Unidad de Apoyo 6. Recibe órdenes de pago y anexa fotocopias de la

Administrativo (UAA) distribución Administrativa y el estado del Fondo.
7. Guarda en disco magnético la información y envía a
la Dirección de Programación y Presupuesto.
8. Recibe y carga la información en el Sistema
Dirección de Programación Automatizado SAFEP.
Y Presupuesto 9. Aprueba orden pago por Reposición de recursos y
devuelve disco magnético y una (1) copia de la
orden de pago, sellada y firmada a la Dirección de
Finanzas y a la Unidad de Apoyo Administrativo
(UAA)
Unidad de Apoyo 10. Recibe y archiva copia de la orden de pago.

Administrativo (UAA) 11. Llama a la Dirección de Finanzas para verificar si el
depósito bancario fue realizado en la cuenta
bancaria del Vicerrectorado Administrativo.
11.1 Si el deposito fue efectuado, procede a:
11.1.1 Procesa Orden de Pago en Sistema
Universitario Administrativo Sectorial
(SUAS).
11.1.2 Registra en Banco el depósito.
11.1.3 Ejecuta los recursos financieros.
11.2 De lo contrario, si el deposito no fue efectuado,

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.4.2 Reponer Fondos en

Anticipo.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Procedimiento 2.4.3 Rendir Fondos en Anticipo.
Responsable Acción
Unidad de Apoyo Una vez agotado al menos el 75% de los créditos
Administrativo (UAA) presupuestarios asignados a la(s) partida(s) en el
fondo en anticipo: (Art. Nº 73 del Reg. Nº 1 LOAFSP)
1. Elabora planilla de rendición de cuentas CP-P02,
movimiento A de rendición de Fondo en Anticipos en
el Sistema Universitario Administrativo Sectorial
(SUAS).
2. Imprime consulta detallada de Rendición y Estado del
Fondo y entrega al Vicerrector Administrativo.
Vicerrector Administrativo 3. Recibe, firma Rendición de gastos Cp-P02 y Cp-P03

y devuelve a la UAA.
Unidad de Apoyo 4. Graba información en disco magnético y entrega a

Administrativo (UAA) la Unidad de Control Presupuestario de la Dirección
de Presupuesto en carpetas contentiva de gastos de
rendición de gastos.
• Reportes de formulario impreso CP-P02
movimiento tipo A con Rendición de
Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo)
• Reportes Formulario impreso CP-P03
movimiento tipo D si requiere traslado
presupuestario.
• Formulario de Consulta detallada
• Formulario de Consulta detallada de
gastos (no valida para contabilidad)
• Formulario de Resumen por Actividad y
Subpartida Específica
• Formulario del Estado del Fondo
• Facturas, comprobantes de cheques y
otros soportes del gasto codificados.

Página:
Dirección de Presupuesto 5. Carga en el sistema automatizado SAFEP los datos

(Control Presupuestario) del disco magnético
6. Verifica el cumplimiento de las Normas de
Austeridad, la correcta imputación del gasto, el
monto del traslado solicitado corresponda con el
déficit presupuestario, las autorizaciones de traslado
de la partida 401 hayan sido certificadas por la
Unidad de Control Presupuestario, los gastos de la
partida 404 estén debidamente registrados en la
Oficina de Bienes, los gastos sujetos a la
autorización del Rector estén debidamente
avalados, la ausencia de sobregiros en las partidas,
la existencia del número de apertura.
6.1 Si no cumple con los requisitos exigidos por la
normativa presupuestaria vigente:
6.1.1 Registra en el Sistema Automatizado SAFEP
el rechazo del movimiento.
6.1.2 Marca en el formulario de rendición CP-P02
impreso el rechazo y lo firma.
6.1.3 Elabora oficio indicando identificación de la
dependencia en donde existe evidencia del
incumplimiento de las normas de austeridad,
número y fecha del formulario CP- P02.
6.1.4 Obtiene firma del Vicerrector en la planilla
CP-P02.
6.2 De lo contrario, si cumple con los requisitos
exigidos:
6.2.1 Accesa en el sistema automatizado SAFEP
el formulario CP-P02 tipo A de Rendición y
registra el movimiento.
6.2.2 Imprime una copia del Reporte de Rendición.
6.2.3 Marca en las copias del formulario CP-P02 la
revisión y la firma (Ir a la Actividad 07).
7. Envía a la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA)
carpetas de Rendiciones de Gastos con los reportes
aprobados por presupuesto.
Unidad de Apoyo 8. Recibe carpetas de Rendiciones con los reportes

Administrativo (UAA) aprobados y entrega al Departamento de
Contabilidad.

Página:
Departamento de 9. Recibe carpeta de rendición aprobada y firmada por

Contabilidad el Coordinador de la Unidad de Control
presupuestario y devuelve a Unidad de Apoyo
Administrativo (UAA).
Unidad de Apoyo 10. Recibe expediente y archiva rendición aprobada,

Administrativo (UAA) firmada y sellada por el Departamento de
Contabilidad.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.4.3 Rendir Fondos en

Anticipo.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Procedimiento 2.4.4 Cerrar Fondos en Anticipo.
Responsable Acción
Unidad de Apoyo 1. Recibe programación de cierre presupuestario, por
Administrativo (UAA) parte de la Dirección de Programación y
Presupuesto
2. Prepara rendición de cierre presupuestario, tomando
en cuenta las fechas establecidas.
3. Verifica en el Sistema Universitario Administrativo
Sectorial (SUAS) el Estado del Fondo y las
Conciliaciones Bancarias del Vicerrectorado
Administrativo.
4. Realiza reintegro a la Tesorería de la Universidad de
Los Andes los saldos para llevar el Anticipo a “Cero”
y deposita en el Banco que indique el Vicerrectorado
administrativo en el programa de cierre.
5. Elabora rendición de reintegro con el depósito
Bancario y los recibos de ingreso, codifica según la
Tabla de Concepto de Ingresos y anexa rendición
emitida por el Sistema Universitario Administrativo
Sectorial (SUAS) (rendición por reintegro).
6. Envía a la Dirección de Finanzas recibo de Ingreso
en original y seis (06) copias, depósito bancario, y
justificación para que los recursos sean
incorporados en el presupuesto del año siguiente.
Dirección de Finanzas 7. Verifica los documentos, dejando copia y devuelve

las copias restantes a la Unidad de Apoyo
Administrativo (UAA) del Vicerrectorado
Administrativo. (Ir a la actividad 9)
8. Envía a la Dirección de Presupuesto duplicado de
Recibo de Ingreso, depósito bancario y justificación.
(Ir a la actividad 12)
Unidad de Apoyo 9. Recibe y archiva recaudos.
Administrativo (UAA) 10. Elabora rendición de cierre sólo con el reintegro,
anexando:
• Recibo de Ingreso.
• Copia del depósito bancario.
• Justificación para solicitar incremento para el año
siguiente, de ser necesario.
• Disco magnético con la información gravada de
la rendición.
11. Entrega Disco magnético a la Dirección de
Presupuesto Rendición.(Ir a la actividad 13)

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Procedimiento 2.4.4 Cerrar Fondos en Anticipo.
12. Archiva recibo de ingreso, depósito y justificación.

Dirección de Programación 13. Recibe y devuelve a la Unidad de Apoyo
y Presupuesto Administrativo (UAA) copia de la rendición y reporte
firmados y aprobados.
14. Archiva recaudos firmados

Unidad de Apoyo
Administrativo (UAA)

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.4.4 Cerrar Fondos en

Anticipo.

Página:
Asunto: 2.5 Administración y Gestión de la Caja Chica

del Vicerrectorado Administrativo
2.5
ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LA
CAJA CHICA DEL VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Procedimiento 2.5.1 Crear Caja Chica.
Responsable Acción
Unidad de Apoyo 1. Recibe de la Dirección de Finanzas al finalizar el año
Administrativo (UAA) fiscal:
• Circular con los códigos financieros.
• Monto de las Unidades Tributarias.
2. Accesa en el Sistema Universitario Administrativo
Sectorial (SUAS) al Módulo de Caja Chica y registra
los datos de Apertura.
3. Elabora cheques, verifica número de Unidades
tributarias y fecha de apertura.
4. Llena solicitudes de apertura, prepara recibos, anexa
cheque y envía al Vicerrector Administrativo.
Vicerrector Administrativo 5. Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo

Administrativo (UAA) del Vicerrectorado
Administrativo.
Unidad de Apoyo 6. Confirma como recibido el cheque.

Administrativo (UAA) 7. Custodia el efectivo para posteriores pagos.
8. Realiza cuadres de Caja Chica.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Diagrama de Actividad 2.5.1 Crear Caja Chica.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Procedimiento 2.5.2 Reponer Caja Chica.
Responsable Acción
Unidad de Apoyo 1. Elabora Cheque de Reposición en el Sistema
Administrativo (UAA) Universitario Administrativo Sectorial (SUAS), una
vez ejecutado al menos sesenta por ciento (60 %)
del Fondo en ejecución (creado o por reposición) y
envía al Vicerrector Administrativo.
Vicerrector Administrativo 2. Firma cheque y devuelve a la Unidad de Apoyo

Administrativa (UAA).
Unidad de Apoyo 3. Confirma como recibido el cheque firmado.

Administrativo (UAA) 4. Archiva vauchers de cheque (original en la carpeta
de rendición y copia en la carpeta de archivo
interno).

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.5.2 Reponer Caja

Chica.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Procedimiento 2.5.3 Cerrar Caja Chica.
Responsable Acción
Unidad de Apoyo 1. Elabora oficio solicitando el cierre de caja chica al
Administrativo (UAA) Vicerrectorado Administrativo.
Vicerrector Administrativo 2. Entrega formato de cierre de Caja Chica con relación

(Secretaria Ejecutiva) de facturas, monto total de la apertura y anexa
efectivo que no hayan utilizado.
Unidad de Apoyo 3. Verifica facturas que cumplan con lo establecido en el

Administrativo (UAA) Reglamento Interno del manejo de Caja Chica y las
exigencias del SENIAT.
4. Realiza depósito Bancario para reintegro de Caja
Chica y anexa voucher.
5. Registra el Cierre de la Caja Chica en el Sistema
Universitario Administrativo Sectorial (SUAS)

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Diagrama de Actividad 2.5.3 Cerrar Caja Chica.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: 2.6 Tramitación de Viáticos y Pasajes
2.6
TRAMITACIÓN DE VIÁTICOS Y
PASAJES

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Procedimiento 2.6.1 Tramitar Viáticos y Pasajes.
Responsable Acción
Personal del Vicerrectorado 1. Elabora oficio de solicitud de planilla de
Administrativo financiamiento de viáticos y pasajes, indicando
motivo e invitación, según sea el caso y envía a la
Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) del
Unidad de Apoyo 2. Accesa al Sistema Universitario Administrativo
Administrativo (UAA) Sectorial (SUAS) y en la aplicación REG Gastos
Tablas y Planillas, imprime planilla de solicitud de
financiamiento.
3. Entrega planilla al solicitante.
Personal de Vicerrectorado 4. Recibe planilla y registra datos, anexa el documento
Administrativo soporte que avala el traslado fuera de la ciudad.
5. Entrega planilla a la Unidad de Apoyo Administrativo
(UAA) Vicerrectorado Administrativo.
Unidad de Apoyo 6. Verifica disponibilidad presupuestaria:
Administrativo (UAA) 6.1 Si existe disponibilidad, firma planilla de
solicitud. (Ir a la Actividad 7).
6.2 De lo contrario, modifica el presupuesto.
7. Prepara en el sistema automatizado SUAS planilla
de financiamiento de viáticos y pasajes.
8. Determina la zona y categoría del beneficiario de
acuerdo al cargo del trabajador y ciudad de destino,
fecha de partida, de retorno.
9. Calcula el viático, según lo indica Tabla de Viáticos
por la cantidad de días de estancia.
10. Calcula el costo del pasaje de acuerdo al tipo de
transporte:
• Transporte aéreo o terrestre de acuerdo a
las tarifas del mercado.
• Vehiculo propio según tabla de distancias
terrestres, el monto en bolívares que
corresponde.
11. Llena planilla de financiamiento de viático, según la
tabla de viáticos aprobada por el Vicerrectorado
Administrativo y la envía al Vicerrector
Administrativo.

Página:
Vicerrector 12. Verifica que la solicitud se corresponda con

Administrativo requerimientos del Vicerrectorado Administrativo.
12.1 Si está conforme, firma y devuelve planilla. (Ir a
la Actividad 13).
12.2 De lo contrario, rechaza solicitud.
Unidad de Apoyo 13. Recibe planilla y verifica el estado.

Administrativo (UAA) 14. Tramita el boleto de transporte, reservando por vía
telefónica.
15. Accesa al Sistema Universitario Administrativo
Sectorial (SUAS) y elabora orden de pedido.
16. Envía orden de pedido al Vicerrector Administrativo.
Vicerrector 17. Firma orden de pedido y devuelve a la Unidad de

Administrativo Apoyo Administrativo (UAA) del Vicerrectorado
Administrativo.
Unidad de Apoyo 18. Recibe orden de pedido

Administrativo (UAA) 19. Entrega orden de pedido al proveedor.
Proveedor 20. Recibe orden, realiza factura del pedido.

21. Envía pasaje y factura de pedido la Unidad de
Apoyo Administrativo (UAA) del Vicerrectorado
Administrativo.
Unidad de Apoyo 22. Recibe pasajes y factura.

Administrativo (UAA) 23. Elabora cheque al proveedor por el monto de la
factura.
24. Entrega cheque al proveedor.
Proveedor 25. Recibe cheque de cancelación.
Unidad de Apoyo 26. Elabora cheque de viáticos y entrega al beneficiario

Administrativo (UAA) en conjunto con el pasaje. (Ir a la actividad 28)
27. Archiva temporalmente comprobante del cheque de
viáticos, factura de pedido y cheque de cancelación;
espera el retorno del beneficiario. (Ir a la Actividad
31).
Personal del Vicerrectorado 28. Recibe cheque y pasaje.
Administrativo 29. Al culminar la misión, retorna y solicita al
administrador la planilla de Resumen de
Actividades.
Unidad de Apoyo 30. Entrega planilla de Resumen de Actividades
Administrativo (UAA)
Página:
Personal del Vicerrectorado 31. Llena la planilla y la entrega a la Unidad de Apoyo

Administrativo Administrativo (UAA), con copia de constancia del
evento y comprobante del boleto de transporte.
Unidad de Apoyo 32. Firma el formulario de resumen de actividades y la

Administrativo (UAA) entrega al Vicerrector Administrativo.
Unidad de Apoyo 33. Verifica el cumplimiento de la misión, firma y

Administrativo (UAA) devuelve la planilla a la Unidad de Apoyo
Administrativo (UAA) .
Unidad de Apoyo 34. Recibe planilla y archiva temporalmente todos los

Administrativo (UAA) documentos para futuras rendiciones. (Ir al
procedimiento Rendir Fondos en Anticipo).

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.6.1 Tramitar Viáticos y

Pasajes.

Página:
Asunto: 2.7 Adquisición y Administración de los

Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Materiales, Suministros y Servicios del Vicerrectorado
Administrativo
2.7
ADQUISICIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
LOS MATERIALES, SUMINISTROS Y
SERVICIOS DEL VICERRECTORADO
ADMINISTRATIVO

Página:
Asunto: Procedimiento 2.7.1 Ejecutar Compras

Nacionales.
Responsable Acción
Unidad de Apoyo 1. Recibe solicitud de adquisición de equipos e insumos
Administrativo (UAA) para el Vicerrectorado Administrativo.
2. Analiza cumpliendo con los requerimientos del
Reglamento de Compras y Contratación de
Servicios el monto de la compra requerida y la
comisión encargada de ejecutarla:
2.1 Si el monto de la compra es hasta Cien
Unidades Tributarias (100U.T), la modalidad es
de compra directa por la Comisión de Compras
y requiere de pago contra factura. (Ir a
Actividad 3)
2.2 Si el monto de la compra es superior a Cien
Unidades Tributarias (100U.T) y hasta
quinientas Unidades Tributarias (500U.T), la
modalidad es de compra directa por la
Comisión de Compras, requiere al menos 3
cotizaciones y el pago se realiza contra orden
de compra u orden de pedido. (Ir a Actividad 3)
2.3 Si el monto de la compra es superior a
quinientas Unidades Tributarias (500U.T) y
hasta mil Unidades Tributarias (1000U.T),
requiere de la justificación de la adquisición,
análisis de 3 ó más cotizaciones, emisión de
dictamen consiguiente, acta firmada por los
miembros de la Comisión de Compras y
emisión de orden de compra. (Ir a Actividad 3)
2.4 Si el monto de la compra es superior a mil
Unidades Tributarias (1000U.T), es
competencia de la Comisión de Licitaciones.
(Ver Procedimiento de Comisión de
Licitaciones)
3. Consulta en el Sistema Universitario Automatizado
Sectorial (SUAS) la disponibilidad presupuestaria y
financiera.
4. Selecciona en el Registro de Proveedores de Bienes
y Servicios al proveedor indicado.
5. Elabora la orden de compra o nota de pedido de los
bienes y/o servicios solicitados y envía al proveedor
por vía telefónica y/o por fax.

Página:

Nacionales.
Proveedor 6. Entrega mercancías bienes y/o servicios y presenta

factura original y nota de entrega a la Unidad de
Apoyo Administrativo (UAA).
Unidad de Apoyo 7. Confirma que los bienes hayan sido recibidos y/o
Administrativo (UAA) los servicios hayan sido o ejecutados.
8. Recibe y codifica factura de acuerdo al Plan Único
de Cuentas.
9. Verifica cálculos y datos de la factura, según lo
establecido por el SENIAT a los contribuyentes o no
contribuyentes, consultando en Página Web del
SENIAT categoría del contribuyente:
9.1 Si es contribuyente ordinario, la factura debe
reflejar IVA (Impuesto del Valor Agregado); si
no aparece reflejado debe exigirle al proveedor
presentar documentación que justifique su
exoneración.
9.2 De lo contrario, si es contribuyente formal,
verifica que la factura no refleje IVA (Impuesto
del Valor Agregado).
10. Verifica si el gasto esta sujeto a retención de IVA o
ISLR, según tabla emitida por la Dirección de
Finanzas.
10.1 Si está sujeto a retención, elabora planilla de
retención que posee un número correlativo de
acuerdo a instructivo y formato remitido por la
Dirección de Finanzas. (Ir a la Actividad 11)
10.2 De lo contrario, si no está sujeto a retención va
a la actividad 11.
11. Verifica nota de entrega, firma y sella factura.
12. Procesa los datos de la factura en el Sistema
Universitario Administrativo Sectorial (SUAS).
13. Controlar la numeración de comprobantes para los
dos tipos de retenciones y así evitar duplicidad.
14. Llena formato de autorización de gastos.
15. Emite cheque por el monto total de la factura menos
la retención.
16. Registra en el libro de Control de Cheques y envía
al Vicerrector Administrativo
Vicerrector 17. Firma cheque y devuelve a la Unida de Apoyo
Administrativo Administrativo (UAA).

Página:

Nacionales.
Unidad de Apoyo 18. Informa al proveedor la entrega del cheque.

Administrativo (UAA) 19. Entrega el cheque al proveedor.
Proveedor 20. Recibe cheque y copia de planillas de retención,

firma, sella en señal de recibido.
21. Envía a la Unidad de Apoyo Administrativo.
Unidad de Apoyo 22. Coloca sello de recibido
Administrativo (UAA) 23. Archiva temporalmente documentación para
enterar por concepto de IVA e ISLR y la rendición
de fondo en anticipo.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.7.1 Ejecutar Compras

Nacionales.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 1. Unidad de Apoyo Administrativa Asunto: Procedimiento 2.7.2 Registrar Bienes Muebles.
Responsable Acción
Unidad de Apoyo 1. Coloca en el reverso de la factura los datos
Administrativo (UAA) personales del trabajador responsable del bien
mueble, ubicación, imputación presupuestaria,
montos desglosados por partidas, sello de la
dependencia y firma del administrador(a).
2. Elabora oficio con los datos de identificación del bien
mueble y lo envía al Sección de Inventario de la
Dirección de Finanzas.
Dirección de Finanzas 3. Coloca número y sello de Bienes-ULA a las facturas.

Oficina Central de Registro y 4. Elabora oficio de relación de bienes y envía a la
Control de Bienes Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) del
Unidad de Apoyo 5. Recibe oficio, facturas con números asignados,

Administrativo (UAA) sellada y envía al Vicerrector Administrativo la
factura original y copia y el voucher correspondiente
Secretaria Ejecutiva del 6. Recibe fotocopia de facturas y anota los datos del
Vicerrectorado Bien en el formato de Registro de Control de Bienes.
Administrativo

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.7.2 Registrar Bienes

Muebles.

Página:
Asunto: Procedimiento 2.7.3 Controlar el Inventario de

Bienes Muebles.
Responsable Acción
Viene del Procedimiento 1.2.7.2: “Registrar Bienes
Muebles”
Unidad de Apoyo 1. Recibe fotocopia de facturas por compra de Equipos

Administrativo (UAA) y Bienes Muebles, debidamente identificados con el
N° de bienes de la Universidad de Los Andes y el
responsable del Bien (nombre y apellidos, No. C.I. y
ubicación del bien.
2. Llena formato de Control de Equipo y/o mobiliario:
fecha, cantidad, descripción, Recibo por traslado a: y
observaciones.
3. Elabora oficio y nota de entrega, firmada por el
Vicerrector y entrega del equipo y/o mueble al
trabajador.
Trabajador 4. Recibe equipo y/o mueble.

(Responsable) 5. Firma oficio, nota de entrega y Formato de Control
de Equipo y/o mobiliario.
Unidad de Apoyo 6. Archiva oficio, nota de entrega y formato de Control

Administrativo (UAA) de Equipo y/o mobiliario.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 2.7.3 Controlar el

Inventario de Bienes Muebles.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Índice de Contenido del Proceso
3. Apoyo Secretarial y de Servicios
3.1.: Recepción
3.1.1.: Correspondencia de Entrada y de Salida
3.1.1.1. Correspondencia de Entrada
3.1.1.2. Correspondencia de Salida
3.1.2. Atención al Público en General
3.1.3. Recepción de Llamadas
3.2.: Archivo
3.2.1. Archivo de la Documentación
3.2.2. Localización de la Documentación
3.3.: Control de Agenda
3.3.1. Control de Agenda
3.3.2. Actualización de la Agenda
3.3.3. Apoyo Logístico
3.4.: Mantenimiento
3.4.1.: Mantenimiento y Pulcritud de todo el espacio físico
3.4.1.1. Mantener en estricto estado de pulcritud el
espacio físico, los equipos y mobiliario del
departamento
3.4.1.2. Mantener Actualizadas y en Óptima disposición
las Carteleras
3.4.1.3. Recoger, Embolsar y Colocar la Basura en sus
respectivos depósitos
3.4.2.: Movimiento y Orden de los equipos utilizados
3.4.2.1. Movilizar Material de Oficina y Mobiliario
3.4.2.2. Mantener bajo custodia y en estricto orden e
identificación las llaves de todos los ambientes
del recinto del departamento

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Índice de Contenido del Proceso
3.5.: Mensajería
3.5.1. Distribución de la Correspondencia en viada por el
3.5.2. Entrega de Correspondencia al personal del Vicerrectorado
Administrativo
3.6.: Apoyo Secretarial

3.6.1. Redacción de Correspondencia
3.6.2. Comunicación recibida por el Vicerrector Administrativo

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Procesos de Apoyo 2.
PROCESOS DE APOYO
PA-2
“UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS”

Página:
Asunto: Diagrama de Proceso de los Procesos de la

Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios
Cadena de Valor

Página:
DE APOYO SECRETARIAL Y DE
SERVICIOS/Recepción.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS/Archivo.

Página:
DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS/Control de
Agenda.

Página:
SERVICIOS/Mantenimiento.

Página:
SERVICIOS/Mantenimiento.

Página:
SERVICIOS/Mensajeria.

Página:
DE APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS/Apoyo
Secretarial.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Diagramas de actividad y Procedimientos
PROCEDIMIENTOS
PA-2
“UNIDAD DE APOYO
SECRETARIAL Y DE SERVICIOS”

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: 3.1 Recepción
3.1
RECEPCIÓN

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: 3.1.1 Correspondencias de Entrada y de Salida
3.1.1
CORRESPONDENCIAS DE
ENTRADA Y DE SALIDA

Página:
Asunto: Procedimiento 3.1.1.1 Correspondencia de

Entrada.
Responsable Acción
Personas u Organizaciones 1. Ingresa correspondencia
interna o externa a la
Universidad de los Andes
Recepcionista 2. Recibe correspondencia.
3. Verifica destino de la correspondencia
3.1 Si no es el destino, devuelve correspondencia.
3.2 De lo contrario, (Ir a la Actividad 4)
4. Verifica si la correspondencia es urgente o rutinaria

4.1 Si la correspondencia trae el sello de
“URGENTE” o “Entrega en sus manos”, hacer
entrega inmediata
4.2 Si la correspondencia es rutinaria, (Ir a la
Actividad 5)
5. Verifica anexos de la correspondencia

5.1 Si la correspondencia trae anexos incompletos,
devuelve correspondencia.
5.2 Si la correspondencia trae anexos completos, (Ir
a la Actividad 6)
6. Firma el libro traído por el mensajero en constancia

de correspondencia recibida
7. Coloca firma, sello, fecha y hora de llegada a la
correspondencia recibida
8. Abre el Sistema Administrativo de Correspondencias
S.A.C.
9. Revisa el numero asignado por el Sistema
Administrativo de Correspondencias S.A.C a la
correspondencia recibida
10. Escribe el número asignado por el Sistema
Administrativo de Correspondencias S.A.C. en la
esquina superior izquierda.

Página:

Entrada.
Recepción 11. Registra en el Sistema Administrativo de

Correspondencias S.A.C. los siguientes datos:
• Fecha y hora de recibida la correspondencia
• Nombre de la persona que envía
• Nombre del destinatario
12. Entregar correspondencia al Coordinador
Administrativo

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.1.1.1 Correspondencia

de Entrada.

Página:

Salida.
Responsable Acción
Unidad de Apoyo Secretarial 1. Ingresa correspondencias originadas por el personal
y de Servicios interno del Vicerrectorado Administrativo.
Recepcionista 2. Recibe del personal secretarial sobre con la

correspondencia para enviar.
3. Verifica lo siguiente:
• El sobre este cerrado.
• El sobre este enumerado.
• El sobre este sellado.
• El sobre tenga escrito y legible nombre,
dirección y lugar de destino.
3.1 No contiene lo antes mencionado, devolver
correspondencia.
3.2 De lo contrario, (Ir a la Actividad 4)
4. Registra en el Sistema Administrativo de

Correspondencia S.A.C. el número, fecha, y hora
de la correspondencia a enviar.
5. Registra en el libro de correspondencia de salida
fecha de llegada del sobre a la recepción,
numeración del sobre, nombre del destinatario,
dejar en el libro espacio para la firma de la persona
receptora de la correspondencia.
6. Hacer entrega personal al mensajero, tanto de la
correspondencia a enviar como el libro de la
correspondencia de salida.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.1.1.2 Correspondencia

de Salida.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: 3.1.2 Atención al Público
3.1.2
ATENCION AL
PUBLICO

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Procedimiento 3.1.2 Atención al Publico.
Responsable Acción
Publico en General 1. Atención al público.
Recepcionista 2. Atender a la persona.

3. Verificar si la persona solicita hablar con alguien en
especial o solo solicita información.
3.1 Si solicita información, verificar si puede dar la
información solicitada
3.1.1 Si puede, dar la información solicitada
3.1.2 De lo contrario, comunicarle cual es la
persona adecuada para dar esa información.
3.2 Si la persona solicita hablar con alguien en

especial
3.3 Verificar si la persona se encuentra en su oficina.
3.3.1 Si la persona se encuentra notificarle al
solicitante en cuanto tiempo será atendido.
3.3.2 De lo contrario, notificar al solicitante que la
persona no se encuentra
3.3.2.1 Agregar a la Agenda de la persona
solicitada
3.3.2.2 Notificar al solicitante el día y hora
asignada.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.1.2 Atención al

Publico.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.1.3 Recepción de

llamadas
3.1.3
RECEPCION DE
LLAMADAS

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Procedimiento 3.1.3 Recepción de llamadas.
Responsable Acción
Persona u Organización 1. Llamada telefónica.
Interna o Externa a la
Universidad de los Andes
(ULA)
Recepcionista 2. Atender la comunicación telefónica.
3. Preguntar a la persona a quien solicita.
4. Verificar si la persona a quien solicita sea personal
del Vicerrectorado Administrativo.
4.1 Si la persona a quien solicita no es personal del
Vicerrectorado Administrativo, informar que esta
equivocado y rechazar la llamada
4.2 Si la persona a quien solicita es personal del
Vicerrectorado Administrativo, Verificar si la
llamada telefónica es directamente para el
Vicerrector Administrativo o para el personal del
4.2.1 Si la llamada telefónica es para el Vicerrector
Administrativo pasar la llamada a la
Secretaria Ejecutiva del Vicerrector
Administrativo.
4.2.2 Si la llamada telefónica es para personal del
Vicerrectorado Administrativo, consultar en la
guía en caso de ser necesario
4.2.2.1 Ubicar el teléfono solicitado.
4.2.2.2 Verificar que el personal no este ausente.
4.2.2.2.1 Si la persona solicitada esta ausente,
tomar nota del mensaje de la llamada
recibida.
4.2.2.2.1.1 Transmitir el mensaje de acuerdo a
instrucciones previamente
recibidas con la solicitud.
4.2.2.2.2 De lo contrario, realizar llamada a la
extensión de la persona solicitada
hasta obtener comunicación.
4.2.2.2.2.1 Informar a la persona solicitada
que tiene una llamada.
4.2.2.2.2.2 Pasar la llamada telefónica.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.1.3 Recepción de

llamadas.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: 3.2 Archivo
3.2
ARCHIVO

Página:
Asunto: Procedimiento 3.2.1 Archivo de la

Documentación.
Responsable Acción
Áreas del Vicerrectorado 1. Ingreso de correspondencia, solicitudes, documentos
Administrativo en general más soportes/anexo del Vicerrectorado
Administrativo.
Archivista 2. Ordena correspondencia, solicitudes, documentos en

general de acuerdo al respaldo de cada soporte.
3. Clasifica por dependencia interna o externa a la
Universidad de los Andes (ULA).
4. Verifica la existencia de la carpeta.
4.1 Si la carpeta no existe, crear una carpeta nueva.
4.1.1 Asigna numeración e identificar la carpeta
4.2 Si la carpeta existe (Ir a la actividad 05).

Correspondencia S.A.C. número de carpeta según
dependencia que remite la documentación, fecha
de ser archivada y estado actual de la
documentación.
6. Buscar las carpetas para archivar.
7. Perfora todas las correspondencias, solicitudes,
documentos en general más soportes/anexos.
8. Encarpeta las correspondencias, solicitudes,
documentos en general más soportes/anexos.
9. Identifica lomos de las carpetas.
Correspondencia S.A.C un resumen de lo más
relevante en la documentación a archivar.
11. Abre el Archimovil.
12. Guarda dentro del archivo la carpeta contentiva de
correspondencias, solicitudes u otros documentos
en general con sus respectivos soportes/anexos.
13. Cierra el Archimovil.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.2.1 Archivo de la

Documentación.

Página:
Asunto: Procedimiento 3.2.2 Localización de toda la

Documentación Archivada.
Responsable Acción
Áreas del Vicerrectorado 1. Solicitud de correspondencias, documentos general
Administrativo mas soportes/anexo que se encuentra archivada.
Archivista 2. Busca en el Sistema Administrativo de

Correspondencia S.A.C por dependencia y por año
de la documentación solicitada.
3. Obtiene el número de carpeta registrado en el
campo “resumen” que nos indica el Sistema
Administrativo de Correspondencia S.A.C.
4. Abre el Archimovil.
5. Ubica la documentación solicitada de acuerdo al
número obtenido por el Sistema Administrativo de
Correspondencia S.A.C.
6. Saca la carpeta solicitada del archivo.
7. Cierra el Archimovil.
Correspondencia S.A.C. la carpeta identificada con
su respectivo número que fue prestada, y que área
realizo la solicitud.
9. Entrega la carpeta al solicitante.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.2.2 Localización de

toda la Documentación Archivada.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: 3.3 Control de Agenda
3.3
CONTROL DE AGENDA

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Procedimiento 3.3.1 Actualización de la Agenda.
Responsable Acción
Vicerrector 1. Solicitud de modificación de agenda.
Administrativo
Secretaria Ejecutiva 2. Recibe orden de la actualización o eliminación del
Vicerrector Administrativo.
3. Entra al sistema de agenda del Vicerrector
Administrativo.
4. Ubica la actualización, modificación o eliminación en
el Sistema de Agenda.
5. Verifica si existe un solicitante al cual esta afectando
el cambio de la agenda.
5.1 Si existe algún solicitante afectado, comunica al
solicitante el cambio de la agenda.
5.1.1Llegar a un acuerdo con el solicitante del
cambio de agenda (Ir a la actividad 06).
5.2De lo contrario (Ir a la actividad 06).
6. Realiza el cambio de la agenda.

7. Informa al Vicerrector Administrativo que el cambio
esta realizado.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.3.1 Actualización de la

Agenda.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Procedimiento 3.3.2 Control de Agenda.
Responsable Acción
Publico en 1. Ingreso de persona a la agenda del Vicerrector
General Administrativo.
Secretaria Ejecutiva 2. Revisa en el Sistema de agenda del Vicerrector

Administrativo.
3. Registra las actividades de agenda del Vicerrector
Administrativo.
4. Registra las actualizaciones de actividades del
5. Emite diariamente reportes de la agenda al
6. Coloca en el despacho del Vicerrector Administrativo
los reportes de la agenda.
7. Informa al Vicerrector Administrativo todos los días
sobre la rutina de su agenda.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Diagrama de Actividad 3.3.2 Control de Agenda.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Procedimiento 3.3.3 Apoyo Logístico.
Responsable Acción
Personal del Vicerrectorado 1. Solicitud de Servicio.
Administrativo
Secretaria Ejecutiva 2. Recibe la solicitud.
3. Verifica que la solicitud sea del personal autorizado.
3.1 Si no es del personal autorizado rechaza solicitud.
3.2Si es del personal autorizado (Ir a la actividad 04).
4. Solicitar salón de reuniones o de curso.
5. Verifica si existe actividades para la fecha solicitada.
5.1 Si existe actividades para la fecha solicitada,
informar al solicitante que no se puede.
5.2 De lo contrario, consultar con el Vicerrector
Administrativo e informar la solicitud (Ir a la
actividad 06).
Vicerrector 6. Analiza la solicitud.

Administrativo 6.1 Si la solicitud no fue aprobada, informar al
solicitante.
6.2 De lo contrario, Aprueba la solicitud.
7. Informa a la Secretaria Ejecutiva de la aprobación.
Secretaria Ejecutiva 8. Anexa fecha en la lista de actividades del salón de

reuniones.
9. Informa al solicitante la aprobación.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: Diagrama de Actividad 3.3.3 Apoyo Logístico.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: 3.4 Mantenimiento
3.4
MANTENIMIENTO

Página:
Asunto: 3.4.1 Mantenimiento y pulcritud de todo el

espacio físico
3.4.1
MANTENIMIENTO Y PULCRITUD
DE TODO EL ESPACIO FISICO

Página:
Asunto: Procedimiento 3.4.1 Mantener en estricto

Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios estado de pulcritud el espacio físico, los equipos y
mobiliario del departamento.
Responsable Acción
Áreas de la 1. Orden de limpieza
Dependencia
Ayudante de Servicio 2. Busca el material necesario a utilizar para el
mantenimiento (escoba, agua, jabón, otros).
3. Ir al espacio físico donde se realizara el
mantenimiento.
4. Ejecuta la limpieza de todo el espacio físico,
mobiliario y plantas.
5. Supervisa que el área halla quedado en estricto
mantenimiento.
6. Limpia todo el material utilizado.
7. Ir al sitio donde se encuentra el material.
8. Dejar el material utilizado en estricto orden.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.4.1 Mantener en

Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios estricto estado de pulcritud el espacio físico, los
equipos y mobiliario del departamento.

Página:
Asunto: Procedimiento 3.4.1.2 Mantener Actualizadas y

en Optimas Disposición las Carteleras.
Responsable Acción
Áreas de la 1. Orden de Actualización de las carteleras.
Dependencia
Ayudante de Servicio 2. Busca la información a publicar.
3. Busca el material para ajustar la información
(chinches, grapas, pegamento, otros).
4. Ir a la cartelera a actualizar.
5. Verifica el tamaño de la información.
5.1Si no es el tamaño adecuado, ajusta el tamaño de
la información a publicar por medio de (recorte,
reducción, otros) al tamaño de la cartelera a
actualizar (Ir a la actividad 06).
5.2De lo contrario, (Ir a la actividad 06).
6. Baja la cartelera de su sitio.

7. Coloca la cartelera en un sitio adecuado a actualizar
8. Plasma la información en la cartelera con el material
adecuado chinches, grapas, pegamento, otros).
9. Coloca la cartelera en su sitio.
10. Devuelve el material sobrante o utilizado en su sitio.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.4.1.2 Mantener

Actualizadas y en Optimas Disposición las Carteleras.

Página:
Asunto: Procedimiento 3.4.1.3 Recoger, Embolsar y

Colocar la Basura en sus respectivos Depósitos.
Responsable Acción
Áreas de la 1. Orden de recoger y embolsar basura.
Dependencia
Ayudante de Servicio 2. Equiparse con los implementos necesarios (guantes,
tapa boca, otros).
3. Ir al sitio donde se encuentra el material a utilizar.
4. Recoge y embalar la basura existente.
5. Cambia la bolsa de cada recolector de basura.
6. Coloca la basura recolectada en una sola bolsa en
general.
7. Lleva la basura recolectada a su sitio adecuado
(basurero).
8. Limpia o lava bien todo el material utilizado.
9. Deja el material utilizado en estricto orden.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.4.1.3 Recoger,

Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Embolsar y Colocar la Basura en sus respectivos
Depósitos.

Página:
Asunto: Procedimiento 3.4.2.1 Movilizar el Material de

Oficina y Mobiliario.
Responsable Acción
Áreas de la 1. Solicitud de movilizar el material de oficina y
Dependencia mobiliario.
Ayudante de Servicio 2. Dirigirse al lugar donde se moverá el material de

oficina o el mobiliario.
3. Verifica el lugar donde se desea llevar el material de
oficina o mobiliario.
3.1 Si el espacio no es el adecuado, adapta el
espacio a donde se llevara o cambiara el material
de oficina o mobiliario (Ir a la actividad 04).
4. Lleva el material de oficina o mobiliario a donde se
desea mover.
5. Deja todo el material de oficina o mobiliario en
estricto orden.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.4.2.1 Movilizar el

Material de Oficina y Mobiliario.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.4.2.2 Mantener Bajo

Custodia y en Estricto Orden e Identificación las
Llaves de todos los Ambientes del Recinto del
Departamento.
Responsable Acción
Áreas de la 1. Entrega de llaves de todos los recintos del
Dependencia departamento.
Ayudante de Servicio 2. Identifica todas las llaves recibida de los recintos del
departamento.
3. Clasifica las llaves de todos los recintos por
departamento.
4. Abre el tablero donde se encuentra las llaves.
5. Llevan las llaves al tablero donde se encontraran
bajo custodia.
6. Ordena las llaves en el tablero por departamento.
7. Cierra el tablero y lo tiene en estricto orden y
custodia.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.4.2.2 Mantener Bajo

Custodia y en Estricto Orden e Identificación las
Llaves de todos los Ambientes del Recinto del
Departamento.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: 3.5 Mensajeria
3.5
MENSAJERIA

Página:
Asunto: Procedimiento 3.5.1 Distribución de la

Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Correspondencia Enviada por el Vicerrectorado
Administrativo.
Responsable Acción
Recepción 1. Orden de envió de Correspondencia.
Mensajero 2. Dirigirse a la recepción diariamente en horas de la

mañana y tarde.
3. Busca la Correspondencia que se va a enviar.
4. Lee hacia donde se dirige la correspondencia.
5. Clasifica la Correspondencia por la ubicación física
de la correspondencia de destino.
6. Organiza ruta de distribución de la correspondencia.
7. Lleva la Correspondencia a su destino.
8. Entrega la Correspondencia al la recepción de
destino.
Dependencias Intra y Extra 9. Verifica el destino de la correspondencia.

Universitarias. 9.1 Si no pertenece a la dependencia, Devuelve
correspondencia y libro (Ir a la actividad 04).
9.2 Si pertenece a la dependencia, Recibe
correspondencia y libro.
10. Firma el libro colocar hora y fecha de las
correspondencia recibida.
11. Entrega el libro de Correspondencia al mensajero.
Mensajero. 12. Verifica firma, fecha y hora de la correspondencia

entregada.
13. Entrega libro en recepción

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.5.1 Distribución de la

Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Correspondencia Enviada por el Vicerrectorado
Administrativo.

Página:
Asunto: Procedimiento 3.5.2 Entrega de

Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Correspondencia al Personal del Vicerrectorado
Administrativo.
Responsable Acción
Secretaria 1. Entrega documentos
Ejecutiva.
Mensajero 2. Lee los documentos para saber a que persona va
dirigida.
3. Ordena por áreas, unidades y departamentos.
4. Verifica si es a todo el personal o a persona en
especial.
4.1 Si es a todo el personal, tener lista de todo el
personal.
4.1.1 Entrega el documento a todo el personal del
4.1.2 Firma lista y colocarle la hora de entregada.
4.2 Si es a una persona en especial, ubica la

persona.
4.2.1 Entrega el documento personalmente.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.5.2 Entrega de

Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Correspondencia al Personal del Vicerrectorado
Administrativo.

Página:
Materia: Proceso de Apoyo 2. Unidad de Apoyo Secretarial y de Servicios Asunto: 3.6 Apoyo Secretarial
3.6
APOYO SECRETARIAL

Página:
Asunto: Procedimiento 3.6.1 Redacción de la

Correspondencia.
Responsable Acción
Personal Interno al 1. Ingresa Correspondencia
Vicerrectorado
Administrativo.
Unidad de Apoyo 2. Recibe borrador con la respuesta de la
Secretarial. correspondencia.
3. Elabora respuesta en limpio para ser entregada.
4. Elabora dos copias de la respuesta.
5. Guarda en un sobre una de las copias de la
correspondencia y lo cierra.
6. Escribe en el sobre nombre, dirección, lugar de
destino y lo sella.
7. Enumera el sobre correlativamente al número de
correspondencias enviadas.
8. Entrega el sobre de la correspondencia en
recepción.
9. Entrega una de las copias a archivo.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.6.1 Redacción de la

Correspondencia.

Página:
Asunto: Procedimiento 3.6.2 Comunicación Recibida por

el Vicerrector Administrativo.
Responsable Acción
Vicerrector 10. Ingresa Correspondencia, solicitud, oficio,
Administrativo. documentos.
Unidad de Apoyo 11. Lee correspondencia recibida

Administrativo 12. Revisa si es necesario los oficios anexos a la
13. Verifica de ser necesario información referente a la
a. Si es necesario, solicita información a la
Secretaria Ejecutiva.
b. De lo contrario, (Ir a la actividad 05).analiza los
documentos a distribuir.
14. Analiza los documentos a los distribuye.
a. Si es una documentación para archivar, coloca
una nota en el documento informando que es
para archivo.
b. Si es para la elaboración, (Ir a la actividad 06).
15. Anexa en cada documento recibido el formato de
respuesta asignada.
16. Entrega a la Secretaria Ejecutiva para su
elaboración.

Página:
Asunto: Diagrama de Actividad 3.6.2 Comunicación

Recibida por el Vicerrector Administrativo.

Página:

Asunto: Modelos Actores y Unidades Organizacionales.
LOS ANDES
Modelo Actores y Unidades

Organizacionales

Página:
Materia: Modelos Actores y Unidades Organizacionales. Asunto: Directorio.
DIRECTORIO
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
EXPERTO DEL
APELLIDO Y NOMBRE CARGO EXTENSIÓN CONDICIÓN
DOMINIO
PERSONAL DIRECTIVO
Bonucci R. Mario Vicerrector Administrativo 2402510 x 3 (PDI)
CONSEJO ADMINISTRATIVO
Calderon Vielma Jesus Director de Servicios de Informacion Administrativa 2402797 x 3 (PDI)
Rodriguez Angel Director de Finanzas 2402750 x 3 (PDI)
Moreno A. Rafael Director de Programacion y Presupuesto 2402571 x 3 (PDI)
Diaz Mario Directora de Personal 2402586 x 3 (PDI)
Rodriguez German Director del Consejo de Fomento 2402570 x 3 (PDI)
Castrillo Jose Tomas Director de Servicios Generales 2402631 x 3 (PDI)
Calderas Ruben Dario Director de Ingenieria y Mantenimiento 2403980 x 3 (PDI)
Parra de Valero Nancy Directora de Oficina de Seguros 2402502 x 3 (PDI)
COORDINACION ADMINISTRATIVA
Montilla M. Pedro J. Coordinador Administrativo 2402523 x 3 (PDI)
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO
Baroni G. Nancy R. Administradora 2402525 x 3
Leon Lopez Carmen R. Secretaria 2402523 x 3
Bravo de A. Dulce Coordinadora Administrativa 2402525 x 4
Duran Elda Administradora Jefe x 4
APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Guillen Maria Elena Secretaria Ejecutiva 2402305 3 **
Rojas R Marcolina Secretaria Ejecutiva 2402522 3 **
Torres Magaly Secretaria 2402525 3 *
Arellano Joselin Secretaria 3
Mejias Herrera Gladys Secretaria 2402528 3
Lopez Wendy Recepcionista 3
Rivas Orta Marian Archivista 2403939 3
Pinto Marizoliany Mensajero Interno 2402518 3
Gavidia Solano Pedro Chofer 2402518 3
Sanchez S. Jose G. Chofer 2402518 3
Ochoa de A. Carmen Secretaria 4
Cumare de R. Noris Secretaria 4
Graterol de Vernal Dora Secretaria 4
Alarcon V. Jose O. Auxiliar de Miselaneas 4
CONDICIÓN: 1. Fijo, 2. Contratado, 3. Activo, 4. Jubilado, 5. Adscrito a otra dependencia de la ULA
* * Prestadas para la Secretaria de la Universidad de los Andes

* Prestada para el Vicerrectorado Administrativo de la Universidad de los Andes
(PDI) Personal Docente y de Investigacion de la Universidad de los Andes

Página:
Materia: Modelos Actores y Unidades Organizacionales. Asunto: Modelo Actor Rol.

Página:
Materia: Modelos Actores y Unidades Organizacionales. Asunto: Modelo Rol-Actividad.

Página:

Página:

Página:

Página:

Página:

Página:
Asunto: 3.4.2 Movimiento y Orden de los Equipos

Utilizados
3.4.2
MOVIMIENTO Y ORDEN DE LOS
EQUIPOS UTILIZADOS


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MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DEL VICERRECTORADO

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

Manuel Hernández Barrios

Nancy Rivas de Prado

Dirección de Servicios de Información

Mérida, Diciembre 2006

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

DISEÑO Y ELABORACIÓN DE:

COORDINACIÓN Y LÍDER DEL PROYECTO:

PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIÓN (PDI)

MÉRIDA, DICIEMBRE 2006

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

Organigrama del Vicerrectorado Administrativo

Modelo del Sistema de Negocio (SN)

Modelo de Jerarquía de Sistemas

Modelo de Objetivos del SN

Modelo de Reglas de Negocios del SN

Modelo de Procesos de Negocio del SN

Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

3. Apoyo Secretarial y de Servicios

Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

 3.6.: Apoyo Secretarial

Modelo de Actores y Unidades Organizacionales

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

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La ejecución y la puesta en marcha de este nuevo Manual de Normas Proceso y

El presente Manual esta basado en el diseño del modelo de Jerarquía de

La realización de Manuales de Normas Procesos y Procedimientos forman parte

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

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operación eficaz en la ejecución de los procedimientos y actualización a los

Así mismo ir realizando una revisión permanente con el fin de asegurar su

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

ORGANIGRAMA DEL SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO

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Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

MODELO DEL SISTEMA DE

Modelo de Objetivos del SN

Modelo de Reglas de Negocios del SN

Modelo de Procesos de Negocio del SN

Modelo de Actores y Unidades Organizacionales

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Asunto: Modelo de Jerarquía de Sistema

Modelo de Jerarquía de Sistemas

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Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

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Materia: SISTEMA GERENCIAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

o Cadena de Valor del Sistema de Negocio

o Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales

o Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Aprobado por: FECHA Vigencia de la última

Materia: Proceso Fundamental 1. Toma de Decisiones a Nivel del

3.6.: Apoyo Secretarial