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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
OBJETIVOS
1.
2.
3.
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6.
7.
Problemas en la organizacin
Situaciones en las que nunca se cumplieron los objetivos o
dejaron de cumplirse en algn punto.
Problemas en la organizacin
Sntomas de problemas:
Las personas no cumplen con los objetivos de rendimiento
de referencia.
Cambios en el comportamiento de los empleados:
Ausentismos
Inconformidad
Alta rotacin
Problemas en la organizacin
Retroalimentacin:
Quejas o sugerencias de los clientes, distribuidores o
proveedores.
Prdida de ventas o reduccin en las mismas.
Los roles para el analista de sistemas cambian sutilmente
cuando se inician los proyectos.
Seleccin de Proyectos
El analista debe tener razones muy claras para recomendar un estudio
de sistemas.
Se cuenta con cinco criterios especficos para la seleccin de proyectos:
1.
2.
3.
4.
5.
DETERMINACIN DE LA VIABILIDAD
El Estudio de Factibilidad permite evaluar la viabilidad de
los proyectos de sistemas en base a su operacin, a su
capacidad tcnica y a su economa.
Se utiliza para recopilar datos ms generales para los
miembros de la administracin, lo cual a su vez les permite
tomar una decisin en cuanto a si deben continuar o no
con un estudio de sistemas.
Debe tardar el menor tiempo posible.
Determinar si es posible o no
El proceso de evaluacin de la viabilidad es efectivo para descartar:
Proyectos inconsistentes con los objetivos de la empresa
Que requieran una capacidad tcnica imposible
Que no tengan ningn mrito econmico.
Determinar si es posible o no
Viabilidad Tcnica:
El analista debe averiguar si es posible desarrollar el nuevo sistema
teniendo en cuenta los recursos tcnicos actuales:
Determinar si es posible o no
Viabilidad Econmica:
Determinacin de los recursos:
Determinar si es posible o no
Viabilidad Operacional:
Depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e implica
la accin de pronosticar si el sistema funcionar y se utilizar una vez
instalado.
Resistencia a la implementacin.
Interfaces de usuario elegidas.
Prctica
1. Williwonks Chocolates de St. Louis fabrica varios tipos de dulces y
novedades de chocolate.
La empresa tiene seis tiendas en la ciudad: cinco en los principales
aeropuertos metropolitanos y una pequea sucursal de pedidos por
correo.
Williwonks tiene un pequeo sistema de informacin computarizado que
rastrea el inventario en su planta, ayuda a programar la produccin y
algunas otras cosas ms, pero este sistema no est enlazado
directamente con ninguna de sus tiendas de menudeo.
El sistema de pedidos por correo se administra en forma manual.
1.
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7.
Desventajas
Comprar
Arrendar
Rentar
2.
3.
Creacin de
Software
Personalizado
Desventajas
Ventajas
Desventajas
Refinado en el mundo
comercial.
Mayor confiabilidad.
Mayor funcionalidad.
Por lo general tiene un menor
costo inicial.
Ya lo utilizan otras empresas.
La ayuda y capacitacin se
incluyen con el software.
Enfocado en la programacin, no
en la empresa.
Hay que acoplarse a las
caractersticas existentes.
Personalizacin limitada.
Futuro financiero incierto del
distribuidor.
Menor propiedad y compromiso.
Ventajas
Desventajas
Facilidad de Uso
Flexibilidad
Calidad de la documentacin
Buena organizacin
Tutorial en lnea adecuado
Sitio Web con seccin de preguntas frecuentes (FAQ)
Pronsticos
El analista de sistemas cuenta con numerosos modelos de pronsticos.
La condicin principal es la disponibilidad de datos histricos.
Si no se dispone de ellos, el analista debe seleccionar alguno de los mtodos de criterio
como:
Estimacin de la fuerza de ventas,
Encuestas que estimen la demanda del cliente,
Estudios Delphi (un pronstico de consenso que se desarrolla de manera independiente
por un grupo de expertos a travs de una serie de iteraciones),
Creacin de escenarios,
Elaboracin de analogas histricas
Pronsticos
Un rbol decisiones para elegir que mtodo de pronstico utilizar es el siguiente:
Es imposible proyectar con precisin una cantidad monetaria para los costos
intangibles.
El valor presente es el costo o beneficio medido a valor actual del efectivo y depende del
costo del dinero.
El costo del dinero es el costo de oportunidad o la tasa que podra obtenerse si el capital
comprometido en el sistema propuesto se invirtiera en otro proyecto (relativamente
seguro).
Descomponer las
principales
actividades en otras
ms pequeas
Fase
Actividad
Anlisis
Recopilacin de datos
Anlisis de flujo de datos y decisiones
Preparacin de la propuesta
Diseo
Implementacin
Implementacin
Evaluacin
Actividad Detallada
Semanas Requeridas
Recopilacin de datos
Realizar entrevistas
Administrar cuestionarios
Leer informes de la compaa
Introducir el prototipo
Observar las reacciones al prototipo
3
4
4
5
3
Preparacin de la propuesta
3
2
2
Descomponer
stos incluso
an ms
y despus
estimar el
tiempo
requerido
3. Describir quin ejecutar cada actividad, cmo, con qu recursos y en qu momento. (Actividades
y secuencia).
4. Determinar el tiempo de duracin de cada actividad.
5. Representar las actividades secuencialmente mediante la utilizacin de barras de tamao
proporcional a su duracin.
6. Despus de elaborar el grfico de Gantt, se procede a ejecutar el programa y controlar las
actividades programadas con relacin al cumplimiento de las actividades ejecutadas.
18. Brian C. OByrne (segn l, la C significa congelado) es propietario de una empresa de comida congelada
y desea desarrollar un sistema de informacin para rastrear los envos a los almacenes.
a. Use los datos de la tabla de la figura para dibujar un grfico de Gantt y ayudar a Brian a organizar su
proyecto de diseo.
b. Cundo sera apropiado usar un grfico de Gantt? Cules son las desventajas? Explique en un prrafo.
Predecesor
Duracin
Ninguno
Ninguno
Realizar Entrevistas
Administrar cuestionarios
B,C
Introducir el prototipo
B,C
Preparar la propuesta
F,G
Presentar la propuesta
20. Cherry Jones es propietaria de una empresa de medicina homeoptica llamada Fainthealers. Ella vende
vitaminas y otros productos relativamente no perecederos para quienes desean opciones relacionadas con la
medicina alternativa. Cherry est desarrollando un nuevo sistema en el que hay que volver a capacitar al
personal. Dada la informacin de la figura, realice un diagrama PERT para ella e identifique la ruta crtica. Si
Cherry pudiera encontrar la forma de ahorrar tiempo en la fase escribir casos de uso, sera til? Por qu s o
por qu no?
Ensamblar un equipo
Los gerentes de proyectos necesitan buscar miembros del equipo
con las siguientes habilidades y competencias:
Ensamblar un equipo
Contar con un especialista en la misma rea que la del sistema que se va a
desarrollar.
Para un sitio de comercio electrnico, contar con la ayuda de alguien en marketing.
Para un sistema de inventarios, contar con alguien de produccin y operaciones.
Experiencia en programacin.
Ensamblar un equipo
Mantener al equipo motivado.
Seleccionar a las personas adecuadas desde el inicio.
Entusiasmo, imaginacin, habilidad de comunicacin con todo tipo de personas.
Buenos redactores y oradores elocuentes.
Confianza, responsabilidad, compromiso, trabajo en equipo.
Los miembros del equipo saben con exactitud lo que se espera de ellos.
Cierta autonoma para lograr objetivos, utilizar su propia experiencia y habilidad.
Miedo al cambio
El diseo no es lo
bastante creativo
Diseo
Costo
Alta rotacin de personal
Se requieren ms programadores
El sistema fracasa en
Las pruebas
Retroalimentacin
inadecuada de las pruebas
Prueba
Alcance
Corrupcin del alcance
Caractersticas con poco valor
Codificacin
Tiempo
Desplazamientos en el
programa de horarios
Comprensin incorrecta
de los negocios
Interrupcin de las
comunicaciones
Escucha
LA PROPUESTA DE SISTEMAS
El propsito de los estatutos del proyecto es:
Identificar los objetivos
Determinar el alcance
Asignar responsabilidades
Se debe preparar una propuesta de sistemas en la que se incluyan detalles sobre:
Necesidades
Opciones
Recomendaciones
Portada del
Proyecto
ndice de
contenido
Esquema del
estudio
Resultados
detallados
Recomendaciones
de los analistas de
sistemas
Solucin recomendada
Razones que respaldan la recomendacin del
equipo
Resumen
de la
propuesta
Apndices
5. Incluya una clave para identificar y diferenciar las lneas de colores, las barras
sombreadas o las reas con patrones cuadriculados.
Ejercicios
En una universidad el proceso conocido como Inscripcin de Asignaturas es
completamente manual, lo que provoca diversos problemas. Por ejemplo,
no es posible verificar que se cumpla el reglamento acadmico en el sentido
de que un alumno de cualquier carrera podra inscribir una asignatura
habindola reprobada dos veces. O que un alumno pueda inscribir una
carga acadmica de menos de 16 unidades valorativas o ms de 24 sin la
autorizacin del jefe de carrera.
El inconveniente es que cuando se detectan estas complicaciones ya es
tarde, puesto que el alumno, a esas alturas, ya ha cursado la mitad de la
asignatura y debe renunciar a ella, lo que provoca una serie de molestias
producto de esta situacin. Adems no es posible tener un listado de los
alumnos de un curso sino hasta bien avanzado el semestre, no se pueden
controlar los cupos por asignatura, provocando dificultades al sistema de
asignacin de aulas pues no se conoce con exactitud cuntos alumnos hay
por curso.
Ejercicios
Se pide:
Ejercicios:
Elaborar Diagrama de Gantt y Grfico de Pert
Descripcin
Tarea
Va despus de
Tiempo (Semanas)
Ninguna
Revisar rbol
10
Escribir proyecto
C,I
Ninguna
Ninguna
10
H,E y G