MANUALPARAEL

MANEJODEEQUIPOS
DECMPUTOY
SOFTWARE

INSTITUTO
MUNICIPALDE
RECREACINY
DEPORTECOTA

CONTENIDO

INTRODUCCION
OBJETIVOS
MBITODEAPLICACIN
NORMASDEUSODELOSEQUIPOSDECMPUTO
PROTECCION,
MANTENIMIENTO
CMPUTO

CONSERVACION,
YLIMPIEZADELOSEQUIPOSDE

MANTENIMIENTOPREVENTIVODEEQUIPOSDE
CMPUTO
MANTENIMIENTOCORRECTIVODEEQUIPOSDE
CMPUTO
SEGURIDADDELAINFORMACIN
DisposicionesGenerales
DisposicionesEspecficas

PROHIBICIONESESTABLECIDAS
USODEINTERNET
CORREOELECTRONICO
RESPONSABILIDADES

INTRODUCCION

Cada vez son ms los funcionarios, a travs de sus rganos

administrativos, los que se encuentran en condiciones de
acceder alasherramientasinformticasque brinda laentidad
con el fin de acercar las fuentes de informacin alpuestode
trabajo potenciando las posibilidades de conocimiento, en el
caso del
Instituto Municipal de Recreacin y deporte de
Cota
, en adelanteIMRDestacomunicacin puede aplicarse a
travs del correo electrnico ylosservicios desitios web,as
comoenlosdiferentesdispositivosdesoftwareinstalados.

Su uso es exclusivo para los funcionarios de la entidad y no

puede ser utilizada por personas ajenas que no estn
consideradascomotal

El Municipio al adquirir este tipode tecnologa dehardware y

software, requiere programar el adiestramiento de los
funcionarios en el manejo y aprovechamiento de esta
tecnologacomo el pasoinicialdel la agilizacinenlagestin
delamisindelaentidad.

La finalidaddeestereglamentoesdarlasdirectricesendonde
el equipo de cmputo y software deber utilizarse como
herramienta deapoyo para laslaboresdeldesarrollodiariode
trabajo, ya sea en las oficinas destinadas como recinto de
este equipo, como a travs de servicios de comunicacin
remota.

1. OBJETIVOS
1. Implementar una gestin de manejo de los equipos de
cmputo y software donde los funcionarios se
concienticen de la importancia de esta herramienta de
trabajo como soporte de agilizacin en el desarrollo de
su trabajo, as como los cuidados respectivos en la
seguridaddelainformacin.
2. Establecer las disposicionesque garanticen el adecuado
mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos
decmputoysoftwaredelinstituto.
3. Darpautasparalamejorutilizacindelosequiposde
cmputo.
2. MBITODEAPLICACIN
La presente directiva es de aplicacin y bajo responsabilidad
de todas las dependencias del IMRD que hagan uso de una
parteotodoelequipodecmputo.

3. USODELOSEQUIPOSDECMPUTO

Entindase como Equipode Cmputotodoslos computadores

personales, scanners, copiadoras, proyectores e impresoras.
Paraelusoseconsiderar:

1. Losequiposdecmputodebenserutilizadosenlabores
inherentesalasfuncionesencomendadas.
2. Elcuidadoylimpiezadelosequiposdecmputoson
responsabilidadexclusivadelcustodiodelbien.
3. Losequiposdebernpermanecerencendidossolamenteen
horas laborables, para evitar el consumo innecesario de
energa.

4. Losusuarios quedetectendaos o anomalas en elequipo

de cmputo debern reportarlos de forma inmediata al
encargadodelreadesistemas.
5. El funcionario serresponsable dedardebidomanejoasu
contrasea deinicio desesin, con el findeevitaraccesos
no autorizados a su equipo. Todo lo que devengadel mal
usodelequiposerderesponsabilidaddelcustodio.
6. Lasunidadesparalarecargadeimpresin(toners,cintasy
cartuchos de tinta) sern entregadas al usuario que las
solicitepreviapresentacindelaunidadrecinacabada.
7. El encargado del rea de sistemas llevar control de la
periodicidaddela recarga delas impresoras,conelfinde
establecerelrendimientodelasunidadesderecarga.
8. Los funcionarios se comprometern a optimizar el uso de
losrecursosdeimpresin.

5. PROTECCIN,CONSERVACIN,MANTENIMIENTOY
LIMPIEZADELOSEQUIPOSDECMPUTO

1. Cuando el funcionario responsable de un equipo de

computo detecte problemas en el funcionamiento del
mismo(partelgica o fsica),estobligadoacomunicar
inmediatamentealencargado del readesistemaspara
que se proceda a revisar el equipo y se emita un
diagnstico donde se determinar las pautas a corregir
lafallaoreferirlareparacin.
2. Todo equipo de cmputo, cuando no se encuentre en
uso, deber mantenerse cubierto con una funda para
queloprotejadelpolvo.

3. Deber evitarse ingerir alimentos en el mismo

escritorio, mesa o mdulo donde se encuentren
ubicados los equipos de cmputo,afin de evitar que
losresiduosdelosmismosalcaersobre
cualquierpartedelequipo(teclado,ranurasdelCPU,
monitor,entreotros)deterioreomalogre.

4. Cualquier movimiento de equipos o accesorios debe ser

autorizadoporelencargadodelreadesistemas.
5. Ningn funcionario realizar tareas de instalacin de
equipo, de programas (software) o de reparacin, as
cuente con capacitacin tcnica o profesional para
realizarlo, ya que debe contar con una cuenta
administrador y de obtenerla de manera informal
estar enfalta gravedicha actividadesresponsabilidad
delpersonalquesecontrateparadichomantenimiento.
6. El software instalado en un equipodecmputo,deber
responderalasnecesidadesdeltrabajodelaentidad.
7. Solamente el personal autorizado por el encargado del
rea de sistemas puede abrir un equipo de cmputo,
bajo responsabilidad del funcionario. Dicho personal en
cada inspeccin anotara todos aquellos equipos cuyos
sellos de seguridad fueron removidos sin autorizacin,
emitiendo el informe tcnico respectivo a fin de
responsabilizar al funcionario o funcionarios de los
cambios internos que hayan podido efectuarse en el
equipo.
8. El personal autorizado para revisiones y reparaciones
mantendr informado al Jefe de Dependencia sobre las
variaciones de los componentes y/o reubicaciones
efectuadas a los equipos de cmputo, con el objeto de
manteneractualizados.

6. MANTENIMIENTOPREVENTIVODEEQUIPOSDE
CMPUTO

Concepto:
El mantenimiento preventivo consiste en realizar
labores de verificacin, limpieza, entre otras actividades de
los equipos de cmputo, impresoras y dems equipo, as
mismoel mantenimientopreventivopermite prolongar lavida
til de los equipos de cmputo, minimiza la tasa de
desperfectos y aumenta la productividad de los equipos al
reducireltiempohora/equipoyhora/hombrenotil.

1. El encargado del rea de sistemas planificar el

mantenimiento preventivo tomando como base el
inventario fsico actualizadode losequiposde cmputo.
Se deber excluir de este listado a todos aquellos
equipos que tengan garanta vigente y cuyo
mantenimiento preventivoest acargo delaempresaa
quienselesadquiri.
2. El desarrollo del mantenimiento se efectuar en
conformidad con un cronograma establecido, el mismo
ser coordinadoconlos funcionariosa fin detener toda
la disponibilidad de los equipos sin afectar sus labores
cotidianas.
3. Las personas que se encuentre encargadas del
mantenimiento realizarn las siguientes actividades
duranteelmantenimientopreventivo:

Comprobacin
del
correcto
funcionamiento,
diagnsticointernoyexternodelosequipos.
Verificacin de los equipos de cmputo, impresoras
enconcordanciaconelinventariovigente.
Test de componentes y reparacin de equipos si
fuesenecesario.
Entrega deunInformedeMantenimientoalfinalde
cada servicio. En cada rutina de mantenimiento
preventivo se cumplir lossiguientesprocedimientos
debindose llenar al trmino un reporte de

incidencias en donde se registraran los datos de los

equipos revisados, as como las incidencias
encontradasdurantelainspeccinefectuada.

7. MANTENIMIENTOCORRECTIVODEEQUIPOSDE
CMPUTO
Concepto:
El mantenimientocorrectivo eselquerequiere de
solucin inmediata por una circunstancia no prevista y
consiste en la reparacin y/o cambio de las piezas
defectuosas, incluyendo el diagnstico, mano de obra por la
reparacinyelrepuesto.

1. Para los casos de mantenimiento correctivo que no

pueda darse una solucin en el lugar de manera
inmediata al funcionario, se asignaran equipos de
prstamo(sicontarconelloselMunicipio)
decaractersticassimilaresomejores,conlafinalidad
denoafectarlacontinuidaddesutrabajo.

2. En el caso de no contar con las herramientas y/o

instrumentos necesarios, propondr las reparaciones a
cargo de terceros el encargado del rea de sistemas
supervisaryverificarlostrabajosefectuados.
3. El encargado del rea de sistemas debe elaborar al
trmino de cada atencin un informe de incidencias
donde se registraran los datos de los equipos de
cmputo revisados, as como las incidencias
encontradasdurantelainspeccinefectuada.

8. SEGURIDADDELAINFORMACIN

GeneralesdelaInformacin

1. La Poltica de Seguridad de Informacin son aquellos

planes y acciones definidos e implementados a fin de
garantizar la preservacin y mantenimiento de toda
aquella informacin procesada y efectuada por el
personal de todas las reas de la entidad, esta
informacin pasar a ser propiedad intelectual y fsica
del
IMRD
, situacinporlacualcadaencargadodelrea
de sistemas se encargar de definir planes y acciones
dirigidasaconservaresta.
2. El encargado del rea de sistemas debe efectuar
anualmente el seguimiento correspondiente a la
implementacin de la poltica de la entidad, para la
seguridad de la informacin, establecer diagnstico del
cumplimiento de los precisados planes, as como de
definir los lineamientos de acciones de todas las reas
usuarias para el adecuado almacenamiento de toda la
informacinefectuadoporlasreas.
3. El encargado del rea de sistemas, acorde con la
normatividad correspondiente, debe definir los
parmetros de acciones para el cumplimiento de los
planes de seguridad de la informacin, establecer los
sistema
de monitoreo
necesario
del
buen
almacenamiento de la informacin, as del de
comunicarlas
sanciones para los responsables del incumplimiento de
las directivas e indicaciones emitidas con respecto a
estanormatividad.

4. El personal de mantenimiento debe fijar que los

sistemas
de
almacenamiento
tengan
el
acondicionamiento necesario, as comolas restricciones
de acceso y la responsabilidad que deben asumir, en
este caso los funcionarios responsables de las reas
usuarias, a fin de pertinente reporte de la informacin
procesada en cada una de las reas usuarias de la
entidad.

5. El encargado del rea de sistemas incorpora en sus

planes de adquisicin los requerimientos materiales y
humanos necesarios para el cumplimiento de la
normatividad, y de las directivas internas de seguridad
de la informacin el cual ser remitido a las reas
correspondientes,
las
cuales
asumirn
bajo
responsabilidad funcional, la implementacin de las
precisadas.

DisposicionesEspecficas

1. Toda informacin guardada, segn los procedimientos

definidos e informados contar con un directorio en un
medio de almacenamiento independiente que permita
conocer todas las caractersticas y facilite la plena
identificacindelainformacinrespaldada.
2. Todo medio de almacenamiento que contenga archivos
de informacin mostrar datos visibles (ejemplo,
mediante etiquetas) del cdigo asignado y de la fecha
en la cual se realiz el proceso de respaldo de la
informacin, asimismo contarconelcdigodelusuario
que reserv la informacin siendo esto cotejado los
planes de informes internos de trabajo efectuado por
cadaunodelasreas
3. El Municipio, dispondr de un sistema de respaldo de
informacin para minimizar los daos y proteger la
informacin procesada, al nivel de base de datos,
aplicaciones, configuracin de lossistemas operativosy
decomunicaciones.
4. Se documentar las funciones y responsabilidades
asignadas a los funcionarios encargados del procesode
respaldo de la informacin, los cuales efectuarn una
verificacin de la informacin remitida por cada
dependencia.

5. Los funcionarios decada una delasdependencias dela

entidad,que tienen asignadaunequipodecmputoson
responsables de realizar el respaldo de la informacin
local,esdecir,guardarlacopiadelosmismos.
6. El encargado del rea de sistemas planificar y
organizar el proceso del respaldode la informacinde
la entidad, teniendo en cuenta el nivel de importancia
de la informacin,estotendrasuvezunacoordinacin
permanente con el responsable de cada dependencia
usuaria, los cuales de manera peridica reportaran la
informacin que para su criterio funcional revierte de
mayorimportanciaparalosfinesdelaentidad
7. El encargado del rea de sistemas, verificar que los
equipos donde se graba la informacin reciban
mantenimiento preventivo y correctivo, con una
frecuencia deacuerdoalasespecificacionestcnicasdel
equipoauncronogramaestablecido.
8. La informacin almacenada se mantendr por un
perodo que estime conveniente la entidad, en
concordanciacon lasnormasydirectivasemitidassobre
ese aspecto, as como de las necesidades funcionales y
administrativasquereporte.

9. PROHIBICIONESESTABLECIDAS

Las prohibiciones
describe

que a continuacin se
lasconductasindebidas:

detallan,

1. Alterarlossistemasyconfiguracindelequipo
informticosinautorizacindelencargadodelreade
sistemas.
2. Interveniromodificarlaestructuraderedelctricasin
previo.

3. Extraer archivos o informacin consignada como

propiedadfsicao intelectual del Municipio,sinelprevio
conocimiento delos responsablesde cadarea usuaria,
lo cual ser comunicado al encargado del rea de
sistemas,parasuconocimientoyfinespertinentes.
4. La extraccin de los ambientes de almacenamiento de
las reas asignadas para laseguridaddelainformacin,
de documentacin, sin la previa autorizacin y en el
caso del uso de esta para fines diferentes a los
establecidos, y/o de cualquier ndole personal, se
tomarnlasmedidaslegalescorrespondientes.
5. La modificacin de ubicacin y de acceso de uso o de
configuracindeIP, diferentesfuncionariossinlaprevia
informacin.
6. Acceder a la informacin, cuentas, archivos o correo
electrnico de otros funcionarios sin su autorizacin
previa, precisando que esto constituye una violacin
tanto alapropiedadintelectualy fsica,en loscasosde
lainformacin procesadaporelfuncionario,ascomoen
elcasodedocumentosdendolepersonal.
7. Instalar,copiar, distribuirousarprogramasenviolacin
alasleyesy/oreglamentosinternosdelMunicipio.
8. Usar el equipo de cmputo para fines particulares,
excepto en la situacin en las cuales el establecer
alguna coordinacin de tipo personal (revisin de
email, revisin de agendas personales), lo cual tenga
un nivel de vinculacin con las acciones laborales
correspondientesasufunciones.
9. Abrirlos equipos decmputosin autorizacin,as como
cambiar las piezas sin informe tcnico correspondiente
emitido, precisando que todo procedimiento de
actualizacin y de cambiode repuestosestsupeditado
al previo informe, asumiendo responsabilidad funcional

el funcionario que tramite directamente la adquisicin

depiezasderecambio.

10. Instalar Software innecesario, en este caso aquellos

programas quenosondeutilidadparaelusolaboraldel
reausuaria.

10.

USODEINTERNET

1. El acceso a Internet y a los servicios asociados que

proporciona la entidad debern utilizarse para los
propsitos de la propia entidad, de acuerdo con las
atribuciones y funciones laborales del funcionario,
establecidasenelmanualdeprocedimientos.
2. CuandoelfuncionariohagausodelserviciodeInternet,
deber mantener un comportamiento de acuerdo con
los principiosticos establecidosenel Cdigo deticay
BuenGobierno,estoes,abstenersederealizarcualquier
actividadqueacontinuacinsedescribe:

Realizar cualquier actividad intencional que

provoque problemas con el funcionamiento de las
redes, con otros usuarios, canales de comunicacin,
sistemas y equipos, como por ejemplo, propagar un
virusinformtico.

Compartir o divulgar nmeros de cuenta, claves de

acceso y nmero de identificacin personal u otra
informacin confidencial o sensible para la entidad o
que viole la Ley de Transparencia y Acceso a la
InformacinPblica.

Obtener de Internet cualquier material

contravencinlaleydederechosdeautor.

Visitar en horarios laborables sitios que no tengan

relacin con las funciones de su trabajo, as como

en

consultar, enviar, propagar o promover material o

sitios que vayan contra la moral y las buenas
costumbres, o que constituya o fomente un
comportamiento que d lugar a responsabilidades
civiles,administrativasopenales.

Visitar sitios de chat, que no tengan relacin con

actividadespropiasdelaentidad.

3. El funcionario deber verificar que los archivos

obtenidos de internet no contengan ningn virus
informtico que ponga en riesgo los bienes de la
entidad.

4. El encargado del rea de sistemas se encuentra

facultado para
bloquear todos aquellos sitios de
internet que considere que no son compatibles con las
laboresdelosfuncionarios.

11.

CORREOELECTRONICO

1. El funcionario es responsablede la informacinenviada

oreenviadadesdesubuzndecorreoelectrnico.
2. El usuariode esteserviciodebermantenerunaimagen
y comportamiento profesional cuando haga uso del
correo electrnico, deber abstenerse de realizar
cualquiera de las actividades que a continuacin se
describen:
a) Enviar correos masivos a todo el personal de la
entidad. Cuando se requiera, el contenido ser
tratado como informacin a publicar en los sitios
WebdelMunicipio.
b) Enviarcadenasdemensajesaungrupode
funcionarios.

c) Compartir o divulgar nmeros de cuenta, claves

de acceso y nmero de identificacin personal u
otra informacin confidencial o sensible para el
Municipio.

3. Con el propsito de contar con niveles de seguridad

apropiados,elfuncionariodebermanejarlacontrasea
de acceso al correo electrnico institucional (cuando se
implemente) con privacidad. En caso de que el
funcionario requiera de la contrasea, sta deber ser
solicitada por el encargado del rea de sistemas de la
siguienteforma:

El titular de la cuenta de correo electrnico podr

solicitar deforma escrita o verbalsu clavedeacceso
alcorreo.
Los Jefes de Dependencia sern lo nicosfacultados
para solicitar la clavede accesode cualquiera delas
cuentas de correo electrnico, lo cual deber
realizarseporescrito.

4. Aldigitarlasclavesdeaccesonopermitaqueotros
funcionariosadviertenculessonnilascomentecon
nadie.

12.

RESPONSABILIDADES

1. Es responsabilidad del funcionario hacer de

conocimiento al personala sucargo,sobreloestipulado
enlamismayexigirsufielcumplimiento.
2. Funcionarios y Jefes en general debern cumplir
fielmente las disposiciones establecidas en el presente
reglamento su incumplimiento estar sujeto de
sancionesadministrativas.

3. Todo funcionario esresponsable deinformarpor escrito

al encargado del rea de sistemas sobre cualquier
situacin, incidente, problema de seguridad, acceso
indebido o violacin voluntaria o involuntaria de las
normascontenidasenestereglamento