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DESARROLLO ORGANIZACIONAL

GUA BSICA
ADMINISTRACIN DEL RIESGO

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE Colombia


UN SIMEGE

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PRESENTACIN..................................................................................................................................................... 3
1.
OBJETIVO DE LA GUA ........................................................................................................................... 4
2.
ALCANCE ................................................................................................................................................. 4
3.
DEFINICIONES ......................................................................................................................................... 4
4.
NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA ...................................................................................... 7
5.
METODOLOGA........................................................................................................................................ 8
5.1
ADMINISTRACIN DE RIESGOS ............................................................................................................ 8
5.1.1 DEFINICIN DEL CONTEXTO ................................................................................................................. 9
5.1.2 IDENTIFICACIN DE RIESGOS ............................................................................................................ 11
5.1.3 ANLISIS DEL RIESGO ......................................................................................................................... 15
5.1.4 VALORACIN DEL RIESGO.................................................................................................................. 19
5.1.5 DISEO DE CONTROLES..................................................................................................................... 19
5.1.5.1 IMPLEMENTACIN DE CONTROLES................................................................................................... 21
5.1.5.2 VERIFICACIN DE CONTROLES ........................................................................................................... 21
5.1.5.3 ANLISIS DE EFECTIVIDAD ................................................................................................................. 21
5.1.6 TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS ....................................................................................................... 24
5.1.6.1 OPCIONES DE MANEJO .......................................................................................................................... 25
5.1.6.2 ACCIONES .............................................................................................................................................. 25
5.1.6.3 MATRIZ DE RIESGOS .............................................................................................................................. 26
5.1.6.4 PLAN DE TRATAMIENTO ....................................................................................................................... 28
5.1.7 MONITOREO Y REVISIN ..................................................................................................................... 29
5.1.8 ACTUALIZACIN DEL MAPA DE RIESGOS ........................................................................................ 29
5.1.9 COMUNICACIN Y CONSULTA ............................................................................................................ 29
6. EVALUACIN DE LA GESTIN DEL RIESGO ............................................................................................... 30
ANEXOS ................................................................................................................................................................ 31
ANEXO 1. CLASIFICACIN DEL RIESGO .......................................................................................................... 31
ANEXO 2. EJEMPLO SOBRE CRITERIOS A INCLUIR DE LA MATRIZ DE RIESGOS EN EL SIMEGE
ELECTRONICO ..................................................................................................................................................... 31
ANEXO 3 EJEMPLO SOBRE LA MATRIZ DE RIESGO EN EL SIMEGE ELECTRONICO ................................. 31
ANEXO4 EJEMPLO SOBRE PLAN DE TRATAMIENTO EN EL SIMEGE ELECTRONICO ............................... 31

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PRESENTACIN
El UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestin, es un conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y
mecanismos para mejorar la gestin y el manejo de los recursos de manera que se fortalezca la capacidad
administrativa y el desempeo de la Universidad Nacional de Colombia.

Dentro del UN - SIMEGE, la Universidad Nacional de Colombia busca implementar un modelo de administracin
del riesgo con el fin de asegurar el logro de los objetivos misionales, dndole a la gestin universitaria un enfoque
lgico, estratgico y racional para lograr la calidad y la excelencia.

La administracin del riesgo es un proceso ordenado, sistemtico y complementario a los dems procesos de la
Universidad y busca generar las condiciones para que los servidores, en un ejercicio de autocontrol, posibiliten el
logro de los objetivos misionales de una manera efectiva, identificando las oportunidades de mejora y las
amenazas que puedan impedir el logro de los resultados propuestos.

Esta gua contiene la metodologa para la administracin del riesgo a desarrollar en la Universidad Nacional, que
pretende convertirse en una herramienta para la gestin estratgica de los riesgos institucionales y de cada uno
de los procesos, adems de constituir el punto de partida para un ejercicio sistemtico, transversal y constante
de administracin estratgica, que parte de una clara intencin de mejoramiento y transformacin positiva,
buscando la sostenibilidad de la Universidad en el tiempo y la mejora continua en los procesos y los servicios.

La gua bsica para la administracin del riesgo de la Universidad Nacional de Colombia se bas en la Gua de
Administracin del Riesgo expedida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP), la Norma
Tcnica Colombiana 5254 expedida por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas (ICONTEC) y el Manual de
Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno 1000 del 2005 (MECI 1000:2005).

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1. OBJETIVO DE LA GUA
Con la Gua Bsica para la Administracin del Riesgo, el UN-SIMEGE pretende unificar semnticamente los
conceptos que forman parte de la implementacin de un modelo de administracin del riesgo para la Universidad
Nacional de Colombia. Adems de establecer una orientacin metodolgica que facilite la comprensin e
implementacin de las fases de la administracin del riesgo partiendo desde la identificacin, anlisis,
evaluacin, medicin, monitoreo y comunicacin de los riesgos asociados a los procesos de la Universidad.

Mediante esta Gua bsica adicionalmente se pretende orientar el establecimiento de los planes de tratamiento
dirigidos a la mitigacin y especialmente a la prevencin de los riesgos, con el fin de minimizar prdidas e
identificar oportunidades de mejora, estableciendo las responsabilidades en la administracin de riesgos, el
seguimiento y pertinencia de las polticas para su tratamiento.

2. ALCANCE
La administracin del riesgo es un proceso ordenado, sistemtico y transversal que se desarrolla en una seria de
etapas o fases secuenciales posibilitando el mejoramiento continuo y la toma de decisiones por lo tanto su
implementacin aplica para todos los procesos de la Universidad en sus diferentes dependencias, sedes (NODOS) u
otras formas de organizacin interna.

3. DEFINICIONES1
3.1

ADMINISTRACIN DE RIESGOS: Una rama de administracin que aborda las consecuencias del riesgo.
Consta de dos etapas:
ETAPA I: El diagnstico o valoracin, mediante Identificacin, anlisis y valoracin del riesgo
ETAPA II: El manejo o la administracin propiamente dicha, en que se elabora, ejecuta y hace
seguimiento al plan de tratamiento propuesto por el grupo de trabajo, evaluado y aceptado por el lder del
equipo de gestin.

Definiciones tomadas: GUA DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO DAFP. Y la Norma Tcnica Colombiana
NTC 5254
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3.2

ANLISIS DE RIESGO: Busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de


sus consecuencias, calificndolos y evalundolos con el fin de obtener informacin para establecer el
nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.

3.3

CAUSAS (interna o externa): medios, circunstancias y agentes generadores de riesgo.

3.4

CONSECUENCIAS: efecto de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la Universidad;


generalmente se da sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias
importantes tales como; daos fsicos, fallecimiento, prdidas econmicas, de informacin, de bienes, de
imagen, de credibilidad y de confianza, interrupcin del servicio y dao material.

3.5

CONTROLES CORRECTIVOS: Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad despus de ser


detectado un evento no deseable; tambin permiten la modificacin de las acciones que propiciaron su
ocurrencia.

3.6

CONTROLES PREVENTIVOS: Aquellos que actan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su
ocurrencia o materializacin.

3.7

COMPARTIR EL RIESGO: Traslado de la responsabilidad o carga por la prdida a otra parte, por medio
de la legislacin, contratos, seguros u otros medios. La transferencia del riesgo tambin se puede referir
al traslado de un riesgo fsico o parte del mismo a cualquier otra parte.

3.8

EVALUACIN DEL RIESGO: Proceso usado para determinar las prioridades de gestin del riesgo
mediante la comparacin de los Resultados de la calificacin y el Grado de exposicin al Riesgo.

3.9

FACTIBILIDAD: Presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque ste
no se haya materializado.

3.10 FRECUENCIA: Nmero de ocasiones en el que se ha materializado el evento o puede generarse (por
ejemplo: No. de veces en un tiempo determinado)
3.11 GESTIN DEL RIESGO: Cultura, procesos y estructuras que se dirigen hacia la gestin audaz de las
oportunidades potenciales y los efectos adversos.
3.12 IDENTIFICACIN DEL RIESGO: Proceso para determinar lo que puede suceder, por qu y cmo.
3.13 IMPACTO: Grado en que las Consecuencias pueden generar perdidas a la Universidad si se llega a
materializar el riesgo.

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3.14 MAPA DE RIESGO: Es un instrumento que permite visualizar el estado de los riesgos en cada uno de los
procesos con el fin de tomar decisiones sobre los aspectos crticos identificados en l.
3.15 PROBABILIDAD: Frecuencia (Numero de veces) en la que se podra presentar un evento o se ha
presentado y /o factibilidad (posibilidad) de que suceda el evento. La probabilidad se expresa con una
escala de valores cuantitativos y cualitativos, como por ejemplo puede calificarse como probabilidad baja,
media o alta, asignndole el valor de 1, 2 y 3 respectivamente en donde 1 indica un evento o resultado
poco posible y 3 un evento y resultado seguro.
3.16 REDUCCIN DEL RIESGO: Aplicacin selectiva de tcnicas apropiadas y principios de gestin a fin de
reducir la posibilidad de una ocurrencia o sus consecuencias, o ambas.
3.17 RIESGO: La oportunidad de que suceda algo que tendr impacto en los objetivos
3.18 SIMEGE ELECTRNICO: Software tipo web que permite la operacin en lnea del Sistema de Mejor
Gestin UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia.
3.19 SEGUIMIENTO: Verificar, supervisar, observar de forma crtica, o registrar el progreso de una actividad,
accin o sistema, en forma regular, a fin de identificar cambios.
3.20 TRATAMIENTO DEL RIESGO: Seleccin e implementacin de las opciones apropiadas para ocuparse
del Riesgo.

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4. NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA


Origen
Tipo de documento

Titulo del documento


Externa Interna

Ley 87 de 1993

Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control


interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan
otras disposiciones, artculo 2 literal a). Proteger los recursos de
la organizacin, buscando su adecuada administracin ante
posibles riesgos que los afectan. Artculo 2 literal f). Definir y
aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan
afectar el logro de los objetivos.

Ley 489 de 1998

Estatuto bsico de organizacin y funcionamiento de la


administracin pblica.

Decreto 2145 de 1999

Por el cual se dictan normas sobre el sistema nacional de control


interno de las entidades y organismos de la administracin
pblica del orden nacional y territorial y se dictan otras
disposiciones. Modificado parcialmente por el decreto 2593 del
2000.

Directiva presidencial
09 de 1999

Lineamientos para la implementacin de la poltica de lucha


contra la corrupcin.

Decreto 1537 de 2001

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en


cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el
sistema de control interno de las entidades y organismos del
Estado. Cuarto pargrafo. Son objetivos del sistema de control
interno () definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos,
detectar y corregir las desviaciones Artculo 3. El rol que
deben desempear las oficinas de control interno () se
enmarca en cinco tpicos () valoracin de riesgos. Artculo 4.
Administracin de riesgos. Como parte integral del
fortalecimiento de los sistemas de control interno en las
entidades publicas ().

Ley 872 de 2003

Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la rama

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ejecutiva del poder pblico y en otras entidades prestadoras de


servicios.
Decreto 4110 de 2005

Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la


norma tcnica de calidad en la gestin pblica.

Decreto 1599 de 2005

Por el cual se adopta el modelo estndar de control interno para


el Estado Colombiano

Resolucin de Rectora
1066 del 4 septiembre
de 2007

Por la cual se crea el Sistema de mejor de Gestin de la


Universidad Nacional de Colombia.

Resolucin de Rectora
711 de 19 de mayo
2009 se adopta MECI

Por la cual se adoptan los documentos del Sistema de mejor de


Gestin de la Universidad Nacional de Colombia.

5. METODOLOGA
5.1 ADMINISTRACIN DE RIESGOS
La Universidad Nacional debe darle cumplimiento a su misin institucional, para lo cual gestiona diferentes
procesos y proyectos institucionales, que pueden verse afectados por la presencia de riesgos, por tanto se hace
necesario contar con un plan de accin encaminado a administrar y prevenir la ocurrencia de riesgos al interior
de la Universidad.

El adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo, el crecimiento sostenible de la Universidad Nacional
de Colombia y el logro de los objetivos misionales propuestos. Por lo cual se hace necesario establecer un
proceso sistemtico que busque asegurar que la Universidad se anticipe a la ocurrencia de dichos eventos.

La administracin del riesgo esta compuesta por siete fases mnimas que garantizan una adecuada
implementacin en el Grafico 1 se expone el proceso genrico y a lo largo de la gua se explican cada una de las
fases:

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Establecer el
contexto
Identificar los
riesgos
Analizar los riesgos
Valorar los riesgos

Comunicacin y
mejora continua

Actuar

Planear

Verificar

Hacer

Monitoreo y
Revisin

Definir e
implementar los
planes de
tratamiento
Grfico 1: Proceso para la Administracin del Riesgo

5.1.1 DEFINICIN DEL CONTEXTO


Para la formulacin y operacionalizacin de la poltica de administracin del riesgo es fundamental tener claridad
sobre la misin, los objetivos y la naturaleza de la Universidad, como tambin se debe tener en cuenta la misin
y objetivos de cada equipo de gestin y de los proceso que cada uno de ellos desarrolla, como parte de la misin
general de la Universidad, adems, de tener una visin sistmica de la gestin universitaria de manera que no se
perciba la administracin de riesgos como una herramienta aislada del accionar administrativo de la Universidad.
Por ende, la definicin del contexto es el punto de partida de una identificacin eficiente de los factores internos o
externos que pueden generar riesgos y que por lo tanto atenten contra el cumplimiento de los objetivos
institucionales.

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El anlisis del contexto estratgico se realiza a partir del conocimiento e identificacin de situaciones
del entorno tanto de carcter social, econmico, cultural, de orden pblico, poltico, legal y /o cambios
tecnolgicos que afectan o pueden afectar al cumplimiento de los objetivos definidos en los procesos, y
las particularidades internas de la institucin como la estructura organizacional, asignacin
presupuestal, procesos internos, tipo de vinculacin de personal, entre otros.
Se recomienda la aplicacin de varias herramientas y tcnicas como por ejemplo: entrevistas con expertos en el
rea, reuniones con directivos y con personas de todos los niveles en la Universidad, lluvias de ideas con los
integrantes de las reas y los equipos de gestin, diagramas de flujo, herramientas de estudio causa y efecto y
anlisis por escenarios, entre otros.

Estas herramientas deben ser tenidas en cuenta en cada fase de la Administracin de Riesgos, ya que la
participacin activa de los integrantes del Equipo de Gestin permitir una correcta identificacin, Anlisis,
Valoracin e implementacin de los planes de tratamiento de los Riesgos.

Nota: La gestin de los riesgos se administra a travs del mdulo de Riesgos del Simege electrnico, donde
acorde a las etapas descritas se crea la matriz de riesgo asociada a los procesos institucionales de la
Universidad Nacional de Colombia.

El cual incluye las etapas asociadas como: la identificacin del riesgo, con sus correspondientes caractersticas
(descripcin, causas, consecuencias, agentes generadores y valoracin) la asociacin de controles (nivel de
implementacin y evaluacin de la efectividad), las acciones y los planes de tratamiento (mdulo de acciones) a
ejecutar, con el fin de asegurar la efectiva gestin del riesgo.

Se debe generar el acta respectiva, como respaldo de la revisin y aprobacin de la matriz de riesgos y el plan
de tratamiento incluidos en el Simege electrnico.

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Con la realizacin de esta etapa se busca que la Universidad obtenga los siguientes resultados:

Identificar los factores externos e internos que pueden ocasionar la presencia de riesgos

Aportar informacin que facilite y enriquezca las dems etapas de la administracin del riesgo

5.1.2 IDENTIFICACIN DE RIESGOS


La fase de la identificacin del riesgo debe ser permanente e interactiva, debe basarse en el resultado del
anlisis del contexto estratgico y debe partir de la claridad de los objetivos de la Universidad, del proceso y de
los equipos de gestin.
La identificacin del riesgo debe tener en cuenta el conocimiento previo de situaciones que han o que pueden
llegar a entorpecer u obstaculizar el cumplimiento de un objetivo, la obtencin de un resultado, obtener un
producto o servicio especfico, el cumplimiento de un requisito legal, organizacional o externo, y/o la satisfaccin
de los usuarios en la Institucin.

Se pueden tomar como referencias metodologas como causa-efecto y la espina de pescado, anlisis de
escenarios, entrevistas, cuestionarios u otros.

Por cada riesgo identificado, se definen en primera instancia sus causas y efectos (consecuencia) y su
correspondiente descripcin.

Para lo cual es importante conocer el detalle los siguientes conceptos:

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Proceso: Proceso al cual se le asocian los riesgos identificados.

Objetivo del proceso: se debe tener claridad en el objetivo que se ha definido para el proceso al cual se le
estn identificando los riesgos.

Riesgo: Representa la situacin o evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones del
proceso y/o entidad y afectar el logro de sus objetivos.

Los riesgos pueden clasificarse en los siguientes:

Riesgos de Cumplimiento: Situaciones o eventos que atentan el cumplimiento de requisitos internos o externos
de la Institucin.
Riesgos Estratgicos: Situaciones o eventos que atentan el cumplimiento de la misin y los objetivos
estratgicos, en funcin de sus polticas o directrices institucionales.
Riesgos Financieros: Situaciones o eventos que atentan la sostenibilidad financiera, se relacionan con el
manejo de los recursos de la entidad, la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos.
Riesgos Operativos: Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como tcnica de la
entidad relacionados con su funcin.

Riesgos de Tecnologa: Se asocian con la capacidad de la Institucin para que la tecnologa disponible
satisfaga las necesidades actuales y futuras de la entidad y soporten el cumplimiento de su misin.
Causas (factores internos o externos): son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo.
Los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar
un riesgo.

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Tipos de Causas:

Talento Humano

Entradas

Mtodo o procedimiento

Infraestructura

Recursos financieros

Gestin o Administracin

Factores externos

Otros

Descripcin del Riesgo: Caractersticas generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo
identificado.

Efectos (consecuencias): constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la
Universidad.

Tipos de Consecuencias:

Prdidas econmicas

Prdida de Imagen

Insostenibilidad Financiera

Daos a la integridad Fsica

Llamados de Atencin

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Sanciones Judiciales

Reprocesos

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Cuando se generen dudas con respecto a si se identific un riesgo o realmente lo identificado es una causa, se
sugiere recordar la frase del riesgo

D e b i d o a _ C A U S A _ p ue d e o c u r ri r _ R I E S GO _ lo q u e co n l le v a r a a _ EF E C T O _

Durante el proceso de identificacin del riesgo se recomienda tener en cuenta la clasificacin de los mismos
segn los tipos de riesgos (Ver Anexo 1 CLASIFICACION DEL RIESGO)

Con la realizacin de esta etapa se busca que la Universidad obtenga los siguientes resultados:

Determinar las causas (factores internos o externos) de las situaciones identificadas como riesgos
para los Procesos y quipos de Gestin de la Universidad Nacional de Colombia.

Describir los riesgos identificados con sus caractersticas.

Precisar los efectos que los riesgos puedan ocasionarle a los procesos y/o a la Universidad.

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5.1.3 ANLISIS DEL RIESGO


El anlisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de ellos,
calificndolos y evalundolos para establecer el nivel de riesgo y las acciones que conformarn el plan de
tratamiento a implementar. El anlisis del riesgo depender de la informacin obtenida en el formato de
identificacin de riesgos y los aportes de la comunidad universitaria en general. Es decir, la responsabilidad del
anlisis ser de todos los servidores pblicos de la Universidad Nacional de Colombia.

Se han establecido dos aspectos a tener evaluar en el anlisis de los riesgos identificados la Probabilidad y el
Impacto. La Probabilidad puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado por ejemplo: No.
de veces que un riesgo ha sucedido en un tiempo determinado, o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia
de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque ste no se haya materializado. El Impacto
se mide segn el grado en que las consecuencias o efectos pueden perjudicar a la organizacin si se materializa
el riesgo.

Para adelantar el anlisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos:

La Calificacin del Riesgo: se logra a travs de la evaluacin de la probabilidad de ocurrencia y el impacto de la


materializacin del riesgo. Los criterios para la calificacin son subjetivos, depende de la particularidad del riesgo
y los antecedentes en cada uno de los procesos y los equipos de gestin. Para fines prcticos, la Universidad
Nacional calificar los riesgos segn las siguientes tablas:

VALOR DE
PROBABILIDAD

NIVEL DE
PROBABILIDAD

Bajo (raro)

DESCRIPCIN
Puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales
(Una vez en el ao).

Medio(posible)

Es posible que ocurra algunas veces (entre 1 y 5 veces en el


ao).

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Alto (casi cierto)

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Se espera que ocurra en la mayora de las circunstancias


(mas de 8 veces al ao).

Grfico 2 Criterio para calificacin de Probabilidad

VALOR DE
IMPACTO

NIVEL DE
IMPACTO

Leve

10

Moderado

20

Catastrfico

DESCRIPCIN
Perdidas insignificantes, menor grado de incumplimiento en metas y
objetivos
Perdidas considerables, posibilidad de un alto grado de
incumplimiento en metas y objetivos
Perdidas enormes, dao en la imagen de la Universidad, alto grado
de incumplimiento en metas y objetivos

Grfico 3 Criterio para calificacin de Impacto

La Evaluacin del Riesgo: permite comparar los resultados de la calificacin del riesgo para establecer el grado
de exposicin de la Universidad y distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o
inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento.

Con el fin de facilitar la calificacin y evaluacin a los riesgos, a continuacin se presenta la matriz de calificacin,
evaluacin y respuesta a riesgos que contempla un anlisis cualitativo, que hace referencia al uso de formas
descriptivas para presentar la magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia
(probabilidad). Tomando las siguientes categoras: leve (5), moderada (10) y catastrfica (20) en relacin con el
impacto y alta (3), media (2) y baja (1) respecto a la probabilidad.

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As mismo, presenta un anlisis cuantitativo, que contempla valores numricos que contribuyen a la exactitud en
la calificacin y evaluacin de los riesgos.

La forma en la cual la probabilidad y el impacto son expresados y combinados en la matriz provee la evaluacin
del riesgo (Ver Grafico 5).

Probabilidad

Alta

Valor

15

30

Zona de Riesgo
Moderado

Zona de Riesgo
Importante

Reducir el Riesgo
Evitar el Riesgo
Compartir o transferir

Evitar el riesgo
Reducir el Riesgo
Compartir o transferir

10

20

40

Zona de Riesgo
Tolerable

Zona de Riesgo
Moderado

Zona de Riesgo
Importante

Reducir el riesgo
Evitar el Riesgo
Compartir o transferir

Reducir el Riesgo
Evitar el Riesgo
Compartir o transferir

2
Asumir el Riesgo
Reducir el Riesgo

Baja

Zona de Riesgo
Inaceptable

3
Evitar el Riesgo

Media

60

10

20

Zona de Riesgo
Aceptable

Zona de Riesgo
Tolerable

Zona de Riesgo
Moderado

Asumir el Riesgo

Reducir el riesgo

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Asumir el Riesgo

Reducir el Riesgo

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Compartir o transferir

Valor

10

20

Impacto

Leve

Moderado

Catastrfica

Grfico 4 Matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos

Para realizar la Evaluacin del Riesgo se debe tener en cuenta la posicin del riesgo en la Matriz, segn la celda
que ocupa, aplicando los siguientes criterios:
Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo Aceptable (calificacin 5), significa que su Probabilidad es baja y su
Impacto es leve, lo cual permite a la Universidad asumirlo, es decir, el riesgo se encuentra en un nivel que puede
aceptarlo sin necesidad de tomar otras medidas de control diferentes a las que se poseen.
Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo Inaceptable (calificacin 60), su Probabilidad es alta y su Impacto
catastrfico, por tanto es aconsejable dar tratamiento a las causas que generan el riesgo. Es decir, se deben
implementar controles de prevencin para reducir la Probabilidad del riesgo o disminuir el impacto de los efectos;
medidas de Proteccin para compartir o transferir el riesgo si es posible a travs de plizas de seguros u otras
opciones que estn disponibles, las acciones que se definan como tratamiento se deben establecer a corto plazo.
Si el riesgo se sita en cualquiera de las otras zonas (riesgo tolerable, moderado o importante) se deben tomar
medidas para llevar los Riesgos a la Zona Aceptable o Tolerable, en lo posible. Las medidas dependen de la
celda en la cual se ubica el riesgo, as: los Riesgos de Impacto leve y Probabilidad alta se previenen; los Riesgos
con Impacto moderado y Probabilidad leve, se reduce o se comparte el riesgo, si es posible; tambin es viable
combinar estas medidas.
Cuando la Probabilidad del riesgo sea media y su Impacto leve, se debe realizar un anlisis del costo beneficio
con el que se pueda decidir entre reducir el riesgo, asumirlo o compartirlo. Cuando el riesgo tenga una
Probabilidad baja e Impacto catastrfico se debe tratar de compartir el riesgo.

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Con la realizacin de esta etapa se busca que la Universidad obtenga los siguientes resultados:

Establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos, que pueden disminuir la capacidad de la


Universidad, para cumplir su propsito.

Medir el impacto, las consecuencias del riesgo sobre las personas, los recursos o la coordinacin de
las acciones necesarias para llevar el logro de los objetivos institucionales o el desarrollo de los
procesos.

Establecer criterios de calificacin y evaluacin de los riesgos que permiten tomar decisiones
pertinentes sobre su tratamiento.

5.1.4 VALORACIN DEL RIESGO


La valoracin del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluacin del riesgo con los controles
identificados en el elemento de control, denominado Controles, del Subsistema de Control de Gestin del MECI,
con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijacin de polticas. Para adelantar esta etapa se hace
necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos.

5.1.5 DISEO DE CONTROLES


Los controles se definen como mecanismos, polticas, prcticas u otras acciones existentes que actan para
minimizar el riesgo negativo o potenciar oportunidades positivas en la gestin del riesgo, con el fin de garantizar
el desarrollo y cumplimiento de las actividades acorde a los requisitos institucionales.

Los controles se pueden clasificar en:

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Preventivos: aquellos que actan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o
materializacin.

Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad despus de ser detectado un evento
no deseable; tambin permiten la modificacin de las acciones que propiciaron su ocurrencia.

Los controles acorde a su tipo, correctivo o preventivo, debe tener en cuenta la viabilidad y costo de los mismos.

La clasificacin de los controles puede estar asociada a:

Controles de Gestin: Son aquellos controles orientados a garantizar el cumplimiento de las estrategias,
polticas y objetivos institucionales, dentro de los cuales se encuentran: los indicadores, evaluaciones, auditorias,
informes, comits etc.

Controles Operativos: Son aquellos controles enfocados a garantizar la ejecucin de las actividades, se
encuentran soportados en los manuales, procedimientos, guas o instructivos definidos para desarrollar dicha
actividad; tambin hacen parte las funciones y responsabilidades determinadas al personal, la infraestructura y
todos los recursos dispuestos para la realizacin de dichas actividades.

Controles Legales: Son aquellos en los cuales hacen parte la normatividad interna y externa aplicable a la
Institucin. Por ejemplo, Acuerdos, Resoluciones etc.

Los controles definidos pueden estar incluidos en:

Las actividades de los procedimientos.

En la realizacin de actividades de capacitacin o sensibilizacin a los servidores pblicos sobre


autocontrol y autoevaluacin.
La evaluacin al sistema de control interno de la Institucin.

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Las auditorias y los planes de mejoramiento.

5.1.5.1 IMPLEMENTACIN DE CONTROLES


La implementacin se asocia a que estn claramente definidos, documentados, conocidos y puestos en marcha
acorde a los criterios establecidos.

5.1.5.2 VERIFICACIN DE CONTROLES


La verificacin de su implementacin se debe realizar por medio de mecanismos como seguimientos,
evaluaciones y/o auditorias, con el fin de asegurar el mantenimiento de los mismos y/o necesidad de cambio de
stos.

5.1.5.3 ANLISIS DE EFECTIVIDAD


El anlisis de efectividad de los controles se refleja directamente en los resultados de desempeo del proceso
asociado, el cumplimiento de la poltica de administracin del riesgo y la ocurrencia de eventos asociados a la
materializacin del riesgo.

Para una adecuada valoracin del riesgo responda las siguientes preguntas:

Existen controles en el proceso o en el equipo de gestin para disminuir o evitar el riesgo?

Los controles estn documentados?

Los controles se estn aplicando en la actualidad?

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-

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El control es efectivo para minimizar el riesgo?

Una vez ha respondido proceda a realizar la valoracin, as:

Pondrelos segn la siguiente tabla, teniendo en cuenta las respuestas a las preguntas anteriormente
formuladas (los controles se encuentran documentados, se aplican y son efectivos).

Ubique en la Matriz de Calificacin, Evaluacin y Respuesta a los riesgos (Grafico 5), el estado final de
riesgo, de acuerdo a los resultados obtenidos en la valoracin del mismo.

CRITERIOS

VALORACIN DEL RIESGO

No existen Controles

Se mantiene el resultado de la evaluacin antes de


controles

Los Controles existentes no son efectivos

Se mantiene el resultado de la evaluacin antes de


controles

Cambia el resultado a una casilla inferior de la matriz de


Los Controles existentes son efectivos pero evaluacin antes de controles (el desplazamiento
depende de si el control afecta el impacto o la
no estn documentados
probabilidad)
Los Controles existentes son efectivos y
estn documentados

Pasa a escala inferior, es decir el riesgo pasa a estar en


una menor zona de riesgo (el desplazamiento depende
de si el control afecta el impacto o la probabilidad)

Grfico 5 Tabla de Valoracin de Controles.

Ejemplo:
Riesgo:
Prdida de informacin debido a la entrada de un virus en la red de informacin de la Universidad.

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Probabilidad:
Alta - 3, porque todos los computadores de la Universidad estn conectados a la misma red.

Impacto:
Alto - 20, porque la prdida de informacin conllevara a graves consecuencias para el quehacer de la
Universidad.

Evaluacin del Riesgo:


De acuerdo a la matriz de calificacin y evaluacin sera de 60 y se encontrara en la zona de riesgo
inaceptable.

Descripcin de los controles existentes:

- Se hace backup o copias de seguridad, semanalmente.


- Se vacunan todos los programas y equipos, diariamente.
- Se guarda la informacin ms relevante fuera de la red en un centro de informacin.
- Los controles estn documentados?
SI
- Se esta aplicando en la actualidad?
SI
- Es efectivo para minimizar el riesgo?
SI

La valoracin del riesgo cambia:

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La probabilidad cambia a Media y se ubica en la zona de riesgo Moderado 10. Esto debido a la
efectividad de los controles existentes, ya que los dos primeros controles apuntan a la disminuir la
probabilidad y el ltimo a disminuir el impacto, por lo tanto las acciones que se implementen entrarn a
reforzar los controles establecidos y a valorar la efectividad de los mismos.

Nota: En caso que los controles no se encuentren completamente implementados y su efectividad no sea la
esperada, se debe generar un plan de accin enfocado a garantizar su efectividad.

Con la realizacin de esta etapa se busca que la Universidad obtenga los siguientes resultados:

Identificacin de los controles existentes para los riesgos identificados y analizados.

Priorizacin de los riesgos de acuerdo con los resultados obtenidos de confrontar la evaluacin del
riesgo con los controles existentes, a fin de establecer aquellos que pueden causar mayor impacto a la
Universidad en caso de materializarse.

Elaborar el mapa de riesgos para cada proceso.

5.1.6 TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS


El tratamiento de los riesgos involucra identificar las opciones para tratar los riesgos, evaluar esas opciones
(Costo-Beneficio, Viabilidad tcnica y jurdica, etc.), preparar planes para tratamiento de los riesgos e
implementarlos.

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5.1.6.1 OPCIONES DE MANEJO


Se deben tener en cuenta alguna de las siguientes opciones, las cuales pueden considerarse cada una de ellas
independientemente, interrelacionadas o en conjunto.

Evitar el riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su materializacin. Es siempre la primera
alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por
mejoramiento, rediseo o eliminacin, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. Un
ejemplo de esto puede ser el control de calidad, manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de los
equipos, desarrollo tecnolgico, etc.

Reducir el riesgo, implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de
prevencin), como el impacto (medidas de proteccin). La reduccin del riesgo es probablemente el mtodo
ms sencillo y econmico para superar las debilidades antes de aplicar medidas ms costosas y difciles.
Se consigue mediante la optimizacin de los procedimientos y la implementacin de controles.

Compartir o Transferir el riesgo, reduce su efecto a travs del traspaso de las prdidas a otras
organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a travs de otros medios que permiten
distribuir una porcin del riesgo con otra Universidad, como en los contratos a riesgo compartido. Es as
como por ejemplo, la informacin de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y
de ubicacin segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar.

Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que
se mantiene, en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la prdida residual probable y
elabora planes de contingencia para su manejo.

5.1.6.2 ACCIONES
Para el manejo de los riesgos se deben analizar las posibles acciones a emprender, las cuales deben ser
factibles y efectivas, tales como: la implementacin de las polticas, definicin de estndares, optimizacin de
procesos y procedimientos y cambios fsicos, entre otros. La seleccin de las acciones ms conveniente debe
considerar la viabilidad jurdica, tcnica, institucional, financiera y econmica y se puede realizar con base en los
siguientes criterios:

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a. La valoracin del riesgo


b. El balance entre el costo de la implementacin de cada accin contra el beneficio de la misma.
Para la ejecucin de las acciones, se deben identificar las reas o dependencias responsables de llevarlas a
cabo, definir un cronograma y parmetros para realizar el seguimiento y verificacin de las actividades
realizadas.

Las acciones definidas se describen a travs de los planes de tratamiento.

Nota: Las acciones (planes de tratamiento) definidas se administran y gestionan a travs del mdulo de
Acciones del Simege electrnico.

5.1.6.3 MATRIZ DE RIESGOS


Las matrices de riesgo estn establecidas para el cumplimiento de los objetivos de cada equipo de gestin, por lo
tanto cada uno de ellos deben identificar y controlar los riesgos de manera participativa, evidenciando la
contribucin de los servidores de cada equipo en la construccin y tratamiento.

Las matrices de riesgo se construyen a partir de las caractersticas previamente descritas, en el Mdulo de
Riesgos del Simege electrnico, donde se visualiza la matriz con su correspondiente informacin.

Informacin que contiene la Matriz de Riesgo:

Proceso: Hace relacin al proceso al cual se le administrar los riesgos.


Riesgo: posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la
Universidad y le impidan el logro de sus objetivos.

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Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin del riesgo.

Probabilidad: entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo; sta puede ser medida con criterios de
Frecuencia, si se ha materializado (por ejemplo: No. de veces en un tiempo determinado), o de Factibilidad
teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque ste no
se haya materializado.

Evaluacin del Riesgo: Resultado obtenido en la matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos
teniendo en consideracin la probabilidad y el impacto de estos.

Controles existentes: especificar cul es el control que la Universidad tiene implementado para combatir,
minimizar o prevenir el riesgo.

Valoracin del Riesgo: es el resultado de determinar la vulnerabilidad de la Universidad al riesgo, luego de


confrontar la evaluacin del riesgo con los controles existentes.

Opciones de Manejo: opciones de respuesta ante los riesgos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir
el riesgo; o asumir el riesgo.

Acciones: es la aplicacin concreta de las opciones de manejo del riesgo que entrarn a prevenir o a reducir el
riesgo y harn parte del plan de tratamiento del riesgo.

En lo relacionado con los indicadores, se establece que los indicadores que sustenten el desempeo del proceso
son los que respaldan una efectiva gestin del riesgo.

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5.1.6.4 PLAN DE TRATAMIENTO


Los planes de tratamiento son el conjunto de actividades (acciones) encaminadas a prevenir y/o mitigar el riesgo,
las cuales comprenden su correspondiente descripcin, fechas de inicio, fechas de ejecucin, seguimiento y
responsables.

Nota: En caso que se materialice un riesgo, se debe generar el plan de mejoramiento (accin correctiva)
respectivo, el cual se formaliza a travs del mdulo de acciones del Simege Electrnico.

Con la realizacin de esta etapa se busca que la Universidad obtenga los siguientes resultados:

Lograr un uso eficiente de los recursos.


Garantizar la continuidad en la prestacin de los servicios
Proteger los recursos de la Universidad
Polticas de Administracin de Riesgo
Acciones de manejo y planes de tratamiento para cada riesgo identificado

NOTA:
Elaboracin del Mapa de Riesgos por proceso y el Mapa de Riesgos institucional.
El mapa de riesgos institucional contiene a nivel estratgico los mayores riesgos a los cuales est expuesta la
Universidad Nacional de Colombia, permitiendo conocer las opciones de manejo tendientes a evitar, reducir,
transferir el riesgo; o asumirlo, y la aplicacin de acciones concretadas.

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Los Mapas de Riesgos por proceso se consolidan a travs del Simege Electrnico, en la medida que cada
equipo de gestin ingrese la matriz de riesgos, con el fin de visualizar los riesgos significativos, sus controles y
las acciones especificadas, con el fin de definir las polticas de administracin de riesgo por proceso y evidenciar
el cumplimiento de los planes de tratamiento definidos.

5.1.7 MONITOREO Y REVISIN


Es necesario monitorear continuamente los riesgos, la efectividad del plan de tratamiento, las estrategias y el
sistema de administracin que se establece para controlar la implementacin. Los riesgos y la efectividad de las
medidas de control necesitan ser revisadas constantemente para asegurar que las circunstancias cambiantes no
alteren las prioridades de los riesgos, la aparicin de riesgos remanentes. Es importante tener en cuenta que
pocos riesgos permanecen estticos.

Es esencial una revisin sobre la marcha para asegurar que el plan de administracin mantiene su relevancia.
Pueden cambiar los factores que podran afectar las probabilidades y consecuencias de un resultado, como
tambin los factores que afectan la conveniencia o costos de las distintas opciones de tratamiento. En
consecuencia, es necesario repetir regularmente el ciclo de administracin de riesgos.

El seguimiento es una parte integral del plan de tratamiento de la administracin de riesgos; la periodicidad de la
revisin de todos los componentes de la administracin de riesgos lo determinaran al interior de cada equipo de
gestin administrador de sus riesgos.

5.1.8 ACTUALIZACIN DEL MAPA DE RIESGOS


Cuando el proceso evaluado presente cambios organizacionales, como objetivo, alcance y/o actividades se
deber actualizar el mapa, teniendo como mnimo una revisin y/o actualizacin anual a partir de su fecha de
emisin.

5.1.9 COMUNICACIN Y CONSULTA


La comunicacin y retroalimentacin son una fase constante en cada fase del proceso de administracin de
riesgos, por eso la importancia de un proceso de construccin y tratamiento participativo y colectivo. Es
primordial desarrollar un plan de comunicacin de los riesgos y los tratamientos para los actores internos y

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externos interesados en los procesos y procedimientos de cada equipo de gestin. Este plan debera encarar
aspectos relativos al riesgo en s mismo y al proceso, adems de garantizar que el flujo de informacin sea en
ambas direcciones que permita una asertiva toma decisiones.

Es importante la comunicacin efectiva interna y externa para asegurar que aquellos responsables por
implementar la administracin de riesgos logren visionar la base sobre la cual se toman las decisiones y por qu
se requieren ciertas acciones en particular.

Las percepciones de los riesgos pueden variar debido a diferencias en los supuestos, conceptos, las
necesidades, aspectos y preocupaciones de cada equipo de gestin y por lo tanto de los actores interesados
para cada caso. Los interesados normalmente actan haciendo juicios de aceptabilidad de los riesgos basados
en su percepcin y experiencia.

6. EVALUACIN DE LA GESTIN DEL RIESGO


La evaluacin de la efectiva gestin del riesgo se puede evidenciar a travs de:

La disminucin de la valoracin de los riesgos significativos identificados.


El aumento del nmero de controles existentes.
Los resultados de la evaluacin de efectividad de los controles.
La ejecucin de los planes de tratamiento determinados.
La materializacin del Riesgo.
Los resultados asociados al desempeo de los procesos.
El Cumplimiento de los Objetivos Institucionales.C

Elabor:

Equipo tcnico
SIMEGE

Revis:

Coordinadora
Aprob:
General SIMEGE

Cargo:

Analistas

Cargo:

Asesora

Cargo:

Fecha:

1-1-2011

Fecha:

04-26-2011

Fecha:

Vicerrectoria
General
Vicerrectora
General
04-26-2011

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ANEXOS
ANEXO 1. CLASIFICACIN DEL RIESGO
ANEXO 2. EJEMPLO SOBRE CRITERIOS A INCLUIR DE LA MATRIZ DE RIESGOS EN EL SIMEGE
ELECTRONICO
ANEXO 3 EJEMPLO SOBRE LA MATRIZ DE RIESGO EN EL SIMEGE ELECTRONICO
ANEXO4 EJEMPLO SOBRE PLAN DE TRATAMIENTO EN EL SIMEGE ELECTRONICO

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ANEXO 1: CLASIFICACIN DEL RIESGO


RIESGOS ESTRATGICOS

Forma de administrar la Universidad


Cumplimiento de la misin, visin y objetivos generales
Definicin de polticas, diseo y conceptualizacin por parte de la gerencia
RIESGOS OPERATIVOS
Aspectos operativos y tcnicos de la presentacin del Servicio
Deficiencias en sistemas de informacin
Inadecuada definicin de procesos
Estructura interna de la Universidad
Oportunidades de corrupcin
Incumplimiento de compromisos organizacionales y contractuales
RIESGOS FINANCIEROS

Inadecuado manejo de los recursos de la Universidad


Inadecuado manejo presupuestal
Elaboracin inadecuada de los estados financieros
Pagos, Tesorera, Cartera
Y todos aquellos que puedan llevar al fracaso e inestabilidad de la Universidad
RIESGOS DE CUMPLIMIENTO
Incumplimiento de requisitos legales
Contractuales
tica pblica
Compromiso ante la comunidad

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RIESGOS DE TECNOLOGIA
La tecnologa disponible no satisfaga las necesidades de la Universidad
Equipos Inadecuados
Afectacin en el cumplimiento actual y futuro de la Universidad
No permitan el cumplimiento de la misin de la Universidad.

ANEXO 2: EJEMPLO SOBRE CRITERIOS A INCLUIR DE LA MATRIZ DE RIESGOS


EN EL SIMEGE ELECTRONICO.

Caractersticas del Riesgo a incluir.

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ANEXO 3: EJEMPLO SOBRE LA MATRIZ DE RIESGO EN EL SIMEGE


ELECTRNICO

Descripcin del Proceso asociado al riesgo identificado.

Descripcin de la valoracin del Riesgo

Descripcin de los controles

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Descripcin del Plan de Tratamiento

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ANEXO 4: EJEMPLO SOBRE PLAN DE TRATAMIENTO EN EL SIMEGE


ELECTRNICO

Generacin del plan de tratamiento en el mdulo de acciones en el Simege Electrnico.

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