DIEZ ERRORES AL IMPLEMENTAR CMMS.

Para asegurar la calidad de los productos y servicios y mantener la empresa en los niveles
adecuados de competencia, es necesario que se mantenga un estndar de operacin, el cual obliga
a tomar acciones encaminadas a lograr que la instalacin est en las condiciones requeridas para
su funcionamiento.
Mantenimiento, encargado de lograr estas condiciones normales, combina varios factores: mano
de obra, informacin, capital, energa, materiales y herramientas. De tal forma que el proceso de
toma de decisiones en mantenimiento, involucra el manejo de gran cantidad de informacin que
permite conocer el estado de los trabajos, evaluar el funcionamiento de los equipos y costear las
intervenciones, evaluar riesgos, entre otros.
La gestin de m antenimiento ha evolucionado en forma dinmica y permanente; hacer
mantenimiento implica estar acorde con nuevos desarrollos tecnolgicos y nuevos retos para los
sectores industrial, comercial, servicio y agrario. Los nuevos retos estn asociados con la
necesidad de optimizar la eficiencia y eficacia en la produccin de bienes y/o en la prestacin de
los servicios y el mejoramiento de la calidad.
Estas tendencias tienen directas repercusiones sobre la gestin del mantenimiento y han generado
procesos evolutivos en torno a la produccin de tcnicas y estrategias de mantenimiento,
centradas no slo en las intervenciones a los equipos, sino tambin en una verdadera gestin que
aborde, desde una perspectiva gerencial y sistmica, una acertada relacin con el trabajo
administrativo, tcnico y operativo del rea de mantenimiento.
La funcin mantenimiento no es ajena a los procesos de masificacin de tecnologas de la
informacin y telecomunicaciones, porque ellos le permiten afianzar el logro de sus objetivos tales
como: asegurar la calidad de los productos y servicios y mantener la empresa en los niveles
adecuados de competencia.
Las reas de mantenimiento deben tener herramientas que permitan que los procesos
estandarizados, (escritos, sistematizados, o no escritos), estar integrados, agrupados a procesos
para suministrar informacin confiable y oportuna para el desarrollo de la gestin y la toma de
decisiones acertadas.
Es importante determinar que las nuevas tendencias en mantenimiento implican un cambio radical
de la direccin de las empresas y del personal responsable del mantenimiento. Por tal razn, los
caminos, estrategias, herramientas y mtodos para cambiar y dejar esas viejas prcticas o el old
fashion son numerosos, diversos y a veces contradictorios; y este hecho incide en que se asuman
actitudes divergentes en el personal de mantenimiento: Muchos insisten que lo mejor es usar de
todo un poco y otros que es mejor usar pocas opciones, pero rigurosas, exigentes y responsables.
La figura 1 muestra la cuesta para llegar a un mantenimiento de clase mundial, esto a partir de
prcticas que llevan a la excelencia.

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Gerencia
de
activos (AM)
Estandarizacin
de equipos

Anlisis del
costo del ciclo
de vida (LCC)
Integracin de
operaciones y
mantenimiento

Benchmarking

Cuidado de los
Activos

RCM
Optimizacin del
plan de
mantenimiento
(PMO)

Anlisis de causas de
falla (RCA, RCFA)

2
Procedimientos
de Intervencin

Mantenimiento por
condicin (CBM)

Definicin
Mantenimiento Mejoramiento
de
Continuo
Preventivo
procesos

Indicadores
(KIPs)

Mejorar habilidades
de los tcnicos
Modelo de
costos y
CMMS
presupuestos

Gestin de
Contratacin

Integracin
con ERP

Gestin de
Ejecucin del
Gestin de materiales y
Conceptualizacin Gestin de Identificacin Priorizacin Planeacin y
trabajo/
programacin verificacin herramientas compras
de Instalaciones documentos del trabajo

Mantenimiento Mantenimiento
Planeado
Proactivo

3
Excelencia
Organizacional

Gestin
Confiabilidad

Gerencia
Activos

Figura 1. Evolucin del Mantenimiento

1. EL USO DE TECNOLOGA DE INFORMACIN (TI) EN MANTENIMIENTO

En la actualidad, los microcomputadores estn bien preparados para cumplir las funciones que
deben ser automatizadas, como una gran ayuda para aumentar la eficiencia y eficacia de casi

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todas las funciones empresariales. La nueva oportunidad que proporcionan las redes de
microcomputadores ofrece la posibilidad de construir una red integrada, incluyendo un CMMS.
Con un sistema manual slo existe disponibilidad de una cantidad limitada de informacin con
considerable esfuerzo. Usando un sistema apoy ado por equipo de procesamiento electrnico de
datos, las actividades de los planeadores, supervisores y administradores que anteriormente eran
manuales, son substituidas por:

Administracin de las diferentes solicitudes planeadas, programadas y correctivas.

Almacenamiento de los datos de actividades en documentos adecuados para su uso en la
determinacin de la condicin de las instalaciones.

Mejorando la efectividad del mantenimiento que se manifiesta en:

Menos carga de trabajo de los planeadores, proveedores, supervisores y mantenedores, en

tareas y actividades de rutina tales como: la seleccin y actualizacin de datos, entre otros.
Aumento de la certeza de que gran parte del trabajo planeado est asignado.
Mejora el control de la retroalimentacin del trabajo realizado y los informes de actividades
pendientes, porque son conocidos automticamente.
Informacin actualizada acerca del estado de los equipos.
Forma correcta de establecer las fechas de la inspeccin y trabajos siguientes.
Fcil extraccin de toda la informacin para la planeacin de los recursos de las
intervenciones.

Para aplicar la tecnologa de informacin (TI) es necesario tener la capacidad de reconocer primero
una solucin poderosa y en seguida buscar los problemas que ella podra resolver, problemas que
en muchos casos son totalmente nuevos e inesperados para una empresa, pues son el resultado
de cambiar radicalmente la manera de hacer las cosas.
El error fundamental que muchas compaas cometen al pensar en tecnologa de informacin (TI),
es verla a travs del lente de sus procesos actuales. Se preguntan cmo usar la tecnologa de
informacin (TI) para mejorar lo que ya se est haciendo?, la pregunta correcta sera: Cmo
aprovechar la tecnologa de informacin (TI) para hac er cosas que no se est haciendo?
El poder real de la tecnologa de informacin (TI) no est en que pueda hacer funcionar mejor los
viejos procesos, sino en que le permite a las organizaciones romper las reglas y crear nuevas
maneras de trabajar.
La infraestructura en la tecnologa de informacin (TI) le da a las empresas la flexibilidad necesaria
para adaptarse a las tendencias de los negocios. No obstante la familiaridad con los
microcomputadores ha hecho creer a muchos que todo es cuestin de tener un computador
personal y una aplicacin lite.

LA TENDENCIA EN LOS CMMS

El uso efectivo de sistemas computarizados para la administracin de mantenimiento es
fundamental para el mejoramiento de la empresa. Hasta hace poco, la nocin de mejoramiento de
mantenimiento se conformaba con llevar a cabo el trabajo sistemtico lo mas eficiente posible. La
orientacin era ejecutar el trabajo, y no cuestionar por qu fue necesario en el primer lugar. Hasta
hace poco, la mayora de los sistemas computarizados eran aplicaciones mainframe diseados a

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generar rdenes de trabajo sistemticas o de emergencia eficiente y consistentemente. La

administracin de activos, horas hombre, materiales, riesgos, documentos y costo fueron de
importancia secundaria y la capacidad analtica era en la mayora de los sistemas muy limitada.
Para los usuarios, la entrada de datos al sistema era difcil y costosa en tiempo, eran y aun son
obligados a navegar numerosas pantallas para hallar lo que necesitan, dependiendo de un rango
grande de abreviaciones y cdigos que tenan sentido para los desarrolladores de software, pero
no para los tcnicos de mantenimiento. Muchas aplicaciones quedaban en una isla, vinculada en
forma tenue a otras aplicaciones computarizadas de la empresa por va de interfaces complejas.
El impacto de conceptos como Mantenimiento Centrado en Confiabilidad (RCM), Mantenimiento
Productivo Total (TPM) y Costeo Basado en Actividad (ABC) est borrando los linderos
tradicionales entre organizaciones; al punto que se necesitan conceptos nuevos de funcin y de los
procesos de negocios que la entrelazan.
Estos conceptos suministran un foco nuevo y poderoso para guiar los proyectos de mejoramiento
de mantenimiento. Para ser efectivo, sin embargo, ello requiere del apoyo de una tecnologa
informtica apropiada.
Cules sistemas son apropiados para organizaciones mantenimiento del siglo XXI? Qu
combinaciones de hardware y software de sistema es ptimo? Y para quin?.
Logros dramticos en la tecnologa informtica estn transformando la comunicacin y redefiniend o
el trabajo, los trabajadores a los lugares de trabajo. El crecimiento explosivo de las herramientas y
acceso a Internet est abriendo nuevas y grandes posibilidades de publicacin de informacin en
tiempo real. Impulsados por esta tecnologa, se estn reduciendo en forma dramtica el tiempo de
transmisin y de transaccin de las telecomunicaciones.
Una solucin, escogida por muchas empresas, es la inversin en un solo sistema integrado que
promete la administracin total y eficiente de los flujos de datos e informacin desde finanzas hacia
produccin, mercadeo, ventas, adquisicin hacia mantenimiento, entre otros . la promesa es
costosa tanto en hardware/software, sistema e implantacin. La complejidad misma de sistemas
tales como SAP R/3, BAAN, Oracle, J.D Edwards, Peoplesoft, entre otros, han provocado costos
mucho ms all del presupuesto inicial y demoras graves en el arranque del sistema para muchas
empresas. La tasa de costo implantacin/costo software para estos grandes sistemas totales
tpicamente es 5:1 o ms.
Otra solucin escogida, es la inversin en mltiples aplicaciones informticas relacionadas entre s
por una arquitectura comn, protocolos estndares y un rango de herramientas informticas
comunes, Microsoft ha jugado, y sigue jugando, un rol importante en esta rea.
Los sistemas para mantenimiento ya no pueden seguir existiendo como islas cerradas, aisladas y
secundarias de las aplicaciones principales de la empresa. Tienen que funcionar como eje
principal; no como componente perifrico de la empresa. Para lograr este nuevo rol, tendrn que
incorporar arquitecturas abiertas basadas en objetos que permiten la recoleccin, filtracin,
almacenaje y reportes de informacin sobre el trabajo, equipo, materiales, proveedores y costo en
mltiples medios e imgenes.
Utilizando la tecnologa informtica (TI), los sistemas podrn ofrecer nuevas perspectivas sobre
desempeo tales como:

Tendencias de desempeo del ciclo de vida de equipos crticos.

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Desempeo comparativo de ciclo de vida de activos

Dejar conocer de lo bueno y lo malo (Benchmarking).
Identificacin de factores claves optimizando el costo de equipos, unidades y negocios.
Productividad de trabajo y de equipo
Condicin de los componentes de equipo.
Informacin de materiales, tendencias de movimiento y niveles de seguridad para repuestos
crticos.
Monitoreo, control y administracin de desperdicios txicos.
Planeacin, programacin, ejecucin y evaluacin de trabajo.
Literatura tcnica actualizada incluyendo planes de trabajo, dibujos, estnd ares, reglamentos
entre otros.

Todos vinculados lgicamente para facilitar el acceso de cualquier persona en alguno de los
procesos del negocio/organizacin de la empresa.
No debe olvidarse que la tecnologa fuerte de los CMMS en s, no es adecuada; los sistemas
informticos no solucionan los problemas por su propia cuenta. Es ms, si se desarrollan o
implantan independientemente de las polticas, procedimientos, procesos y organizaciones de la
empresa, fcilmente pueden reforzar los problemas. El mejoramiento empresarial en estos
tiempos difciles demanda una fusin de tecnologa informtica e ingeniera de negocio;
herramientas nuevas, procesos de negocios eficientes y eficaces, y una estructura or ganizacional
sana, de esta forma servir la tecnologa a las metas comerciales.

2. BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIN DE UN CMMS

El CMMS brinda informacin actualizada, oportuna y de uso corporativo sobre los activos
registrados en l. De esta forma es posible obtener toda la informacin tcnica, caractersticas
de funcionamiento, ubicacin, prioridad del equipo, estado actual, planes de mantenimiento,
ordenes de trabajo ejecutadas y por ejecutar, costos de mano de obra, materiales y repuestos,
en diferentes perodos, personas que han intervenido el equipo, componente y repuestos
asociados al mismo, notas relevantes sobre el equipo, ubicacin dentro del sistema (jerarqua),
tiempos de paro, tiempos de funcionamiento, seales de alarma, valor de compra, proveedor,
fecha de adquisicin del bien y en general toda la informacin requerida para gestionar su
mantenimiento, as como tambin para uso de otras reas : almacn, operacin, comercial,
montajes, entre otros.

Conociendo que para la implementacin del CMMS es necesario escribir paso a paso los
procedimientos de mantenimiento, dimensionar los recursos humanos, seleccionar las
herramientas, equipos de prueba, equipos de seguridad, normas, informacin tcnica,
materiales y repuestos requeridos, para todos aquellos activos sobre los cuales se ejecute una
intervencin; logran de esta manera una mejora sustancial en la estandarizacin de estos
procedimientos.
En el mundo moderno esto es una exigencia de los sistemas de gestin de la calidad, que piden
que las actividades sean ejecutadas siempre de la misma manera y no a criterio del ejecutante.

El mejor aprovechamiento del CMMS se va consiguiendo a medida que cada vez ms sea el
CMMS quien reporte las necesidades de mantenimiento peridico, en forma automtica y no el
personal de mantenimiento. As se evitan olvidos, repeticin en trabajos y los errores humanos

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en la programacin de las intervenciones . Al tener automatizados los mantenimientos

repetitivos es posible obtener con anticipacin la carga de trabaj o para un periodo de tiempo
seleccionado, por diferentes conceptos: grupos de trabajo, oficios, reas operativas, centros de
costo, entre otros.

El hecho de que el CMMS sea corporativo, permite el ingreso de solicitudes de trabajo por
cualquier empleado de la organizacin desde cualquier punto de la red, en forma segura,
oportuna y directa. Facilitando el control de las solicitudes, pudindose de esta forma aprobar,
rechazar, redireccionar a otra rea y cancelar solicitudes de servicio en caso de estar ya
reportadas.

Las exigencias mismas del CMMS inducen al usuario a crear una cultura dirigida a la
planeacin y programacin de los trabajos. El uso del CMMS hace que se vuelva cotidiano el
proceso de planeacin, programacin y control sobre las diferentes actividades, cambiando as
la forma de pensar y actuar de las personas.

Es posible costear todos los trabajos al tener que ingresar la mano de obra utilizada, los
repuestos, tiempos y materiales gastados, los servicios contratados y los recursos adquiridos en
forma directa. Esto posibilita efectuar una adecuada gestin, pudindose por ejemplo,
determinar las necesidades de reemplazo de un equipo debido a sus altos costos de
intervencin. Esta funcin tambin facilita la elaboracin de presupuestos, la racionalizacin de
recursos y crea una cultura orientada al costo.

La facilidad de poder reservar con anticipacin los recursos a usar en la intervencin garantiza
la posibilidad de xito en la realizacin de los trabajos, un reaprovisionamiento oportuno de los
mismos en caso de agotamiento y una mayor disponibilidad del equipo y por ende un menor
costo por paradas no programadas.

Una ventaja apreciable del CMMS es permitir asociar el inventario de repuestos a los equipos.
Es factible por lo tanto conocer en cualquier momento que repuestos utiliza cada activo y en
cual se utiliza determinado repuesto. Conllevando a un manejo adecuada de inventarios de
repuestos.

La gran variedad de reportes estndar y la posibilidad de otra generacin de reportes, facilita el

control y anlisis de la gestin del mantenimiento, as como la obtencin de la informacin
necesaria para el clculo de variados ndices aplicables ha desempeo de equipos, costos,
mano de obra, eficiencia, desempeo de rea, entre otros.

Los CMMS integrados, fundamentalmente con mdulos de almacenes y compras, facilitan

grandemente la evaluacin de la existencia o necesidad de recursos.

La implementacin del CMMS consiste bsicamente en registrar los equipos, llenar los archivos
maestros requeridos, plasmar los planes, procedimientos, parmetros y frecuencia de las
intervenciones, capacitacin, entrenamiento, entre otros, requiere una gran cantidad de
recursos humanos y tiempo, pero una vez hecho, el CMMS ahorra tiempo y recursos humanos
que podrn ser utilizados en labores de ingeniera, bsqueda y desarrollo de nuevas
tecnologas, entre otros, evitando la prdida de tiempo en labores rutinarias que no agrega n
valor a la actividad de mantenimiento.

Una buena implementacin del CMMS logra que los procesos internos queden muy bien
determinados, de tal forma que cada integrante del grupo de mantenimiento conozca

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claramente cules son sus funciones y responsabilidades. Por ejemplo: se determina

claramente quin aprueba, quin planea, quin programa, quin ejecuta, quin controla, entre
otros.
Lo anterior se materializa mediante una adecuada asignacin del perfil para operacin del
sistema para cada usuario.

La evaluacin de los programas de mantenimiento, permiten ajustar los planes de

mantenimiento, redefinir o eliminar actividades , entre otros.

La posibilidad de usar transparente cualquier opcin empresarial o combinacin de los mismos

para integrar las herramientas, metodologas o filosofas disponibles, tales como: Ver cuadro 1.

Cuadro1. Herramientas, procedimientos, metodologas y trminos de inters.

HERRAMIENTAS,
PROCEDIMIENTOS,
METODOLOGIAS
TERMINOS DE INTERES

AM
BSC
CMMS
ERP
EAM
RAM
RCA
RCFA
PM
PdM
OEE
RCM
TPM
RBI
KPI
PMO
CBM
CRM
MRP

SIGNIFICADO EN INGLES

SIGNIFICADO EN ESPAOL

Asset Management
Balanced Scorecard
Computerized
Maintenance
Management System
Enterprise Resourse planning
Enterprise Asset Management
Reliability,
Availability
and
Maintenability Analysis
Root Cause Analysis
Root Cause Failure Analysis
Preventive Maintenance
Predictive Maintenance
Overall Equipment Efectiveness
Reliability Centered Maintenance
Total Productive Maintenance
Risk Based Inspection
Key perfomance Indicators
Planned Maintenance Optimisation
Condition Based Maintenance
Customer Relationships Management
Material requirements planning

Gerencia de Activos
Tablero Balanceado de Indicadores
Sistema Computarizado de Administracin de
Mantenimiento
Planeacion de Recursos empresariales
Administracin de Activos Empresariales
Anlisis de Confiabilidad, Disponibilidad y
Mantenibilidad
Anlisis de Causas Raiz
Anlisis de Causas de Falla Raz
Mantenimiento Preventivo
Mantenimiento Predictivo
Confiabilidad Global de equipos
Mantenimiento Centrado en Confiabilidad
Mantenimiento Productivo Total
Inspeccin Basada en Riesgos
Indicadores Claves de Desempeo
Optimizacin del Mantenimiento Planeado
Mantenimiento por Condicin
Manejo de Relaciones con el Cliente
Planeacin de Requerimientos de Materiales

3. SELECCIN DE CMMS
Adecuadamente seleccionados e implementados, los CMMS son una de las poderosas
herramientas en cualquier organizacin, adems, con la proliferacin de opciones de software, los
gerentes deben encarar ms y ms, la importante decisin de seleccionar el CMMS correcto.
Seleccionar el CMMS ms apropiado debe ser un esfuerzo organizado y preciso, dirigido por el
objetivo de implementar un sistema que provea planeacin efectiva de mantenimiento e historiales,
los pasos bsicos para seleccionar el CMMS adecuado son:

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Crear un equipo de seleccin del CMMS.

Determinar la funcionalidad requerida y desarrollar las especificaciones en un documento.
Solicitar propuestas a los proveedores escogidos y revisarlas.
Solicitar a las propuestas finalistas la realizacin de una demostracin del CMMS ofrecido.
Seleccionar el CMMS.

La seleccin final debe estar basada en especificaciones y funcionalidades y no solamente en que

el software se ajuste al computador o estructura de red, o en la propuesta ms barata.
Si la seleccin es hecha por el rea de sistemas esta se basar solamente en la compatibilidad del
software con las bases de datos que poseen y con la red existente. Si la seleccin la realizara el
rea de compras, esta se basar en la cotizacin ms barata.
Lo anterior hace que se aumente la probabilidad que el CMMS seleccionado sea inadecuado para
soportar la necesidad de la organizacin.
Se deben incluir representantes de cada rea funcional de la organizacin que podra usar o
interactuar con el CMMS, al igual que un miembro del rea de sistemas o proyectos para que
advierta sobre las capacidades de integracin con la base de datos.
Es necesario establecer un cronograma de razonable para la seleccin y la implementacin. Este
proceso no puede y no debe ser apresurado. Las estadsticas muestran que el 90% de las fallas en
la implementacin ocurren debido a la mala o deficiente planeacin, expectativas irracionales y
falta de entendimiento de los requerimientos para la implementacin.
La falta de entendimiento de los requerimientos para la recopilacin, preparacin e ingreso de
informacin a la base datos del CMMS causa ms dificultades que cualquier otro problema. El
resultado de esta falta de conocimiento ha sido evidente en muchos de usuarios que han
implementado un CMMS. Dichos usuarios han comprado un CMMS con las mejores intenciones,
son usualmente ejecutados por aos y frecuentemente se frustran por la inhabilidad para justificar
gastos realizados durante el proceso de presupuestacin.
Fallar en seguir el plan o proceso para seleccionar e implementar su nuevo CMMS, podra dejar al
CMMS instalado pero inservible aos despus.
La evaluacin y anlisis deben ser el inicio del proceso de justificacin y deben ayudar a definir la
funcionalidad y dimensionamiento de los requerimientos del sistema. Adicionalmente debe
identificarse los procesos automatizados que deben recibir un cambio antes que el sistema sea
seleccionado.
Las modificaciones deben priorizarse a la seleccin del sistema, ya que de lo contrario, se
disminuir la oportunidad de seleccionar un sistema que simule un proceso indeseable usado
actualmente. Sistematizar un proceso catico incrementar el problema de una forma geomtrica.
La seleccin de un sistema debe producir como resultado la escogencia de un producto y versin
que hayan estado en el mercado por algn tiempo, a menos que el tamao de la compaa y
necesidades especficas lleven a un desarrollo propio o la compra de un sistema con
modificaciones especiales.

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4. IMPLEMENTACION
El numero de empresas y compaas con CMMS se ha incrementado cada ao, existiendo
variacin en los niveles de resultados reportados con cada uno de los CMMS adquiridos.
Debido a ello se ha revisado los errores de programacin, inconcordancias Software/Hardware y
otros problemas similares podran ser los causantes de las implementaciones con xito temporal o
limitado.
Hay muchos factores importantes para llevar a cabo una implementacin exitosa, sern discutidos
dos de ellos: Administracin y entrenamiento.
La administracin y entrenamiento proveen las bases para que un sistema instalado se convierta
en un sistema operativo de funcionamiento diario y que contiene una buena cantidad y calidad de
datos, representativos de la operacin de la empresa y pueden ser usado para anlisis.
Cuand o se ejecutan bien, ambas reas sern consideradas al comienzo de la instalacin, y a
travs de cada upgrade, expansin y cambio en la operacin global de los negocios.
Inicialmente y a lo largo del camino, a mejor planeacin, ms grande ser la oportunidad que el
CMMS tenga un uso continuo y entregue mejora continua a largo plazo, a travs de la informacin.
Hay un conflicto inherente entre el nivel de detalle y el nivel de complejidad requerido, en sistemas
administrativos (procedimientos, formatos, rdenes de trabajo), sin embargo obtener la mezcla
apropiada es requerido para buenos sistemas administrativos. Adicionalmente, es necesario
integrar compras, facturacin y otras funciones internas al CMMS a travs de interfaces de
programas aplicativos, esta actividad es desarrollada para obtener ms colaboracin en lnea y
disminuir el nmero de islas de informacin de las cuales, mantenimiento siempre ha sido
acusada de pertenecer.

4.1 ADMINISTRACIN
El sistema de administracin bsico debe documentar el ciclo de vida de una orden de trabajo, y
los procedimientos deben estar actualizados para identificar quien necesita estar involucrado, a
que nivel, de la forma mas efectiva.
La administracin de un CMMS debe compartir algunos recursos con otros sistemas. Desde la
perspectiva del CMMS la organizacin debe estar dividida en 4 o ms reas:

Soporte de sistemas, que mantiene el hardware, realiza backups, administra de base de datos,
y el software relacionado con el CMMS
Entrada de datos, que tpicamente maneja la entrada de rdenes de trabajo terminadas y
mantiene registros fsicos en caso de que necesite una recuperacin por perdida de
informacin, conformidades regulatorias, u otras razones.
El proceso de planeacin es llamado frecuentemente a manejar el anlisis de los datos
obtenidos de las rdenes de trabajo en el sistema y de otro tipo de informacin a pequeo,
mediano y corto plazo. Interviene en la evaluacin de la efectividad de los planes de
mantenimiento, integracin del sistema, e implementacin de los cambios recomendados por
los anlisis.

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El proceso de ejecucin de actividades, programacin, asignacin, ejecucin, obtencin de

reportes y anlisis de las rdenes peridicas y no correctivas.

4.2 ENTRENAMIENTO
Durante la implementacin de un CMMS el entrenamiento es frecuentemente concentrado en el
software y cubre demasiado tema en muy poco tiempo.
En las reas que ms se sobre capacita es en la administracin del sistema. La evaluacin inicial y
el anlisis deben cubrir el ciclo de vida de una orden de trabajo.
El ciclo de vida de un OT debe ser conocido, tan bien como los otros procesos en contacto con el
CMMS. El entrenamiento debe ser completado por todo el personal a lo largo del ciclo de vida de la
OT y debe cubrir todas las habilidades requeridas al igual que explicar la necesidad de cambio.
Entrenar en el manejo de la OT de principio a fin debe ser hecho por todos los involucrados,
incluyendo el de la persona que lo solicita. Es un punto especialmente importante en el que se
debe educar. La informacin histrica mala puede ser encontrada fcilmente con recorrer la
empresa y mirar los problemas con las descripciones de los trabajos de reparacin. Descripciones
como No funciona, Cado, entre otras, son seguidas tpicamente por una descripcin de
reparacin como hecho o arreglado, no son muy tiles para un anlisis. Entrenar al solicitante
en que indique que observo y por que lo reporto.

INVERSION

$
$$
$$$
$$$$
$$$$$
$$$$$$

PASOS
Evaluacin
Implementar cambios pre-CMMS
Buscar/Seleccionar CMMS
Instalacin Software/Hardware
Instalacin / Ingreso de datos
Operaciones CMMS

Planear
Programar
Ejecutar
Analizar
Cambiar implementacin
basada en la informacin

Figura 2. Flujo de fondos de implementacin de un CMMS

La informacin de mantenimiento est derivada de los event os de trabajos de mantenimiento
peridico y correctivo, oficios, materiales y/o repuestos, herramientas y transacciones creadas en
conjunto con ellos.

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Esto incluye un amplio conjunto de informacin como el costo de mantenimiento por equipo en
tiempos de paro, incidentes, causas o modos de falla, reparaciones que son emergencias y otras
que no lo son, oficios, tiempo de empleados, repuestos entre otros.
En la superficie, esto es un intento por llegar a utilizar el CMMS para identificar, en la actualidad,
reas que necesitan cambio, tambin para continuar logrando un mayor conocimiento de hacia
donde se estn yendo los recursos que se gastan en mantenimiento en trminos de mano de
obra, repuestos, servicios contratados y herramientas.

4.3 PARAMETRIZACIN
Una vez seleccionado y comprado el CMMS debe ser instalado. Esto incluye necesariamente
requerimientos de software y hardware y es seguido tpicamente por un entrenamiento de los
empleados en las reas crticas inicialmente y luego dar soporte peridico en las reas segn se
necesite.
Entonces llega la ardua tarea de la recopilacin e ingreso de informacin (El inventario fsico de
los activos de la empresa, el desarrollo de planes de mantenimiento preventivo, inventario de
partes y repuestos, el desarrollo de instructivos de codificacin necesaria para soportar los
campos requeridos y que sern usados en anlisis posteriores.)
Aunque la recopilacin e ingreso de informacin es uno de los tems que ms toma tiempo, es
frecuentemente encasillado debido a la gran cantidad de recursos que requiere, pero haber
llegado a ese punto, hace imperativo que sea completado para llegar al siguiente paso. El viejo
adagio Si entra basura, sale basura todava aplica.
Despus del ingreso de informacin al CMMS, el problema es como pasar de tener unos datos
iniciales en el sistema a tener resultados reales, que estarn disponibles y son confiables y
obtener informacin procesada del sistema. Esto se logra mediante un buen entrenamiento y el
despliegue de buenos sistemas de administracin.

5. PORQUE NO SON EXITOSOS LOS CMMS EN UNA EMPRESA?

Muchas razones explican que un CMMS no funciona bien, entre ellas estn.

5.1 SELECCIN

El software que selecciona y adquiere la empresa no cumple con todos lo requerimientos

necesarios para satisfacer las solicitados de la empresa o por el contrario, el software es t
sobredimensionado para el tamao de la empresa que solo se usa una pequea parte.

Adems pueden seleccionarse CMMS muy complicados de implementar, con poca claridad en
la forma de ingresar la informacin y la manera de recopilarla CMMS que no se ajustan a la
informacin que ya estaban manejando y ello implicara un cambio en los procesos.

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No se estudia la plataforma tecnolgica, puede volverse insuficiente (software/hardware):

Existen casos donde una deficiencia de recursos informticos vuelven los sistemas lentos, de
poca capacidad de conexin e integracin con otro software, tambin se convierten en
sistemas difciles de operar.

La falta de conocimiento de procesos de la empresa y de mantenimiento por parte de las

personas asignadas para manejar el software tiene implicaciones en la seleccin del mismo.

Desconfianza de los usuarios hacia el proveedor en cuanto la capacidad del proveedor y el

cumplimiento de lo pactado.

Que el idioma del sistema no sea igual al del usuario y las traducciones no son apropiadas.

La visin del rea administrativa sobre la funcin mantenimiento, como un rea que genera
costos y que no requiere inversin para la consecucin de sus recursos., para los responsables
de mantenimiento se vuelve casi un calvario conseguir computadores modernos que permitan
realizar el trabajo.

5.2 IMPLEMENTACIN

Comportamiento aptico y con resistencia por parte de los usuarios de las ventajas de tener un
software.

Los elementos que implican La implementacin de un CMMS parten de los siguientes niveles:
Rechazo, Resistencia, Entendimiento, Exploracin y Compromiso, Cada uno de ellos debe ser
asumido trabajado para lograr la efectiva implementacin del sistema, con frecuencia sucede
que en la aplicacin del CMMS no se trasciende de los dos primeros, Rechazo y Resistencia.
Y la falta de compromiso del personal del rea de mantenimiento impide alcanzar los
elementos restantes.

Predominio de paradigmas tradicionales en la administracin de la funcin mantenimiento

dificultan la implementacin de software avanzados que consideren otras alternativas para el
manejo mantenimiento. Algunos de ellos
caticos y desorganizados, hacen que sea
sistematizado un problema y nunca puedan ser vistos los beneficios de haber implementado el
nuevo sistema. Conllevando a obtener datos e indicadores que slo miden el grado de caos de
mantenimiento.

Falta de respaldo oportuno por part e de la empresa que suministra el software.

Implementacin de recursos no adecuados debido a la falta de entendimiento del software,

haciendo que las implementaciones de los CMMS sean largas o nunca se concluyan
completamente.

No se elabora un plan de trabajo para la implementacin de software.

O cuando el plan de trabajo es elaborado no se cumplen los pasos de forma ordenada y

consecuencial.

La visin de resultados a corto plazo dificulta reconocer las ventajas de la implementacin del
software debido a que estas slo se vislumbran a travs de la rigurosidad y constancia en la
aplicacin del mismo y por tal razn slo es posible medir los resultados en un mediano y largo

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plazo. Este factor obstaculiza la asignacin de recursos e impide el uso integral de la

herramienta.

Falta de asignacin de personal responsable para el manejo del software repercutiendo en el

mal manejo del tiempo y en el desaprovechamiento del sistema.

Ausencia de una buena planeacin y programacin para el programa de capacitacin

produciendo una mala distribucin de tiempos y seleccin de personas adecuadas para la
recepcin del mismo.

Una actitud de resistencia al cambio por parte del personal de mantenimiento para generar
nuevos procesos de acuerdo a los cambios que implican la implementacin de una nueva
aplicacin en mantenimiento.

El personal responsable no identifica y conoce los procesos que desarrolla la funcin

mantenimiento, planeacin, programacin, ejecucin, entre otros, evitando desarrollar una
implementacin constante y segura en el tiempo.

Otras actividades de responsabilidad del rea de mantenimiento justifican que no se dedique el

tiempo suficiente y recursos de buena calidad (personal idneo) al proceso de implementacin
del software.

La falta de oportunidad y entrega de las nuevas solicitudes realizadas a los proveedores para
el mejoramiento en la utilizacin de la nueva herramienta, que corresponden las necesidades
de la organizacin.

La informalidad e incumplimiento de los usuarios en el manejo de la informacin que requiere

el correcto funcionamiento del software.

Alejamiento de las directivas durante la implementacin, dejando la responsabilidad de definir

las tablas bsicas a personas que no van a ser los usuarios finales de los reportes.

No existe documentacin escrita de los procedimientos necesarios para la configuracin del

software y su interaccin con los procesos de la compaa. Como por ejemplo, procedimientos
para agregar registros de parmetros bsicos como tareas de mantenimiento, codificacin de
equipos, entre otros.

5.3 ADMINISTRACIN

Desconocimiento del proceso del ciclo de vida de una orden de trabajo (y otros flujogramas de
proceso que se relacionan con el CMMS) y no tener una idea global y general de los trabajos
de mantenimiento que se desarrollan en la empresa, impiden llegar al xito que involucra el
sistema administrativo.

Mala administracin del nuevo sistema de informacin, olvidando mantener los recursos,
garantizar una informacin actualizada y confiable y evitando una prdida en la meta y
horizontes propuestos con la adquisicin del nuevo sistema.

Cambio constante del responsable del nuevo sistema CMMS conllevando a una a
f lta de
continuidad en la administracin, comenzar de nuevo con la curva de aprendizaje.

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Asumir la implementacin del software como un aumento en la carga laboral y no como una
herramienta de apoyo.

Competencias y habilidades no comprobadas para el cargo del personal que administra el

software.

Sobrecarga de responsabilidades para el personal que administra el software.

Desorganizacin en la gestin administrativa de la empresa, falta de lineamientos claros y

precisos.

Ausencia de compromiso de las directivas de la organizacin; slo esta reflejado el inters en

la implementacin e instalacin del CMMS en una sola persona, lo que debilita el proceso y lo
hace avanzar lentamente.

Falta de los recursos tecnolgicos que se requie ren como: computadores, impresoras, entre
otros.

El anhelo de ciertos directivos de mantenimiento de que el software mantenga el esquema que

vienen manejando, que les muestre los mismos reportes, que se puedan usar los mismos
formatos y as desarrollar el mnimo esfuerzo en su implementacin y resultados.

Falta compromiso en el aprendizaje para del manejo del software (planeacin, diligenciamiento
de OT, documentacin, entre otros). El cambio brusco en el sistema hace que los empleados
de mantenimiento le pierdan confianza al software y toda la informacin no es obtenida o
cuando lo hacen no se ajusta a la realidad.

Escaso recurso humano en las reas de mantenimiento, como la implementacin requiere

bastantes horas hombre el proceso se vuelve lento.

Falta de continuidad en los procesos comenzados en las reas de mantenimiento. Estos se

inician y los responsables no hacen presin para terminarlos, justificndose en la falta de
recursos y tiempo.

Falta de divulgacin de los indicadores de desempeo obtenidos por medio del CMMS por tal
razn,
aunque
el
CMMS
este
integrado
a
sistemas
corporativos,
en la organizacin se desconocen los resultados de la funcin mantenimiento.

Los mantenedores no son capacitados en el manejo de tems tan vitales como lo es una orden
de trabajo, no entienden su importancia y los trabajos son descritos vagamente y de manera
imprecisa. Tampoco reportan todos los recursos usados para la realizacin de un trabajo, el
tiempo que tomo la reparacin del mismo, o en algunos casos dan cuenta el trabajo.

En algunas empresas los mantenedores no entienden para que se implementa un CMMS ni

cual es su objetivo, manteniendo la idea que esto slo se hace para llevar un control del tiempo
trabajado o para reducir personal.

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5.4 ENTRENAMIENTO

Ausencia o entrenamiento deficiente: Al nivel de administrador del CMMS, un entrenamiento

deficiente no da a los usuarios las herramientas necesarias para obtener todos los beneficios
del software.

Las personas encargadas de la capacitacin no posean conocimientos suficientes para la

misma lo que hace implementar incorrectamente el software.

Falta de instrucciones claras sobre el manejo del CMMS, el alcance del producto y su
utilizacin.

Falta de seguimiento al proceso de implementacin, este debe estar en manos de los

administradores del CMMS para el desarrollo de una excelente gestin.

No hay exploracin de todos los reportes e indicadores, los cuales son una muestra de si la
informacin se esta ingresando correctamente.

No existe claridad de las reas de mantenimiento sobre los objetivos y polticas de la funcin
mantenimiento.

Los responsables de mantenimiento estn ms preocupados por ejecutar el trabajo que por
controlarlo y dirigirlo, entonces el tener que documentar lo ven como un trabajo dispendioso y
engorroso.

Los encargados de la implementacin de la empresa que vendi no tienen conceptos claros y

definidos sobre los procesos de mantenimiento actuales. Esto hace que los usuarios traten de
llevar la nueva aplicacin a sus prcticas rutinarias y antiguas.

5.5 PROVEEDORES

Venta de un CMMS que no cumple los requisitos especificados por los usuarios, haciendo
complicado el cumplimiento de solicitudes posteriores a la instalacin e implementacin.

Falta de seguimiento oportuno a la parametrizacin del CMMS por parte del proveedor,
produciendo dificultades posteriores en la operacin, tales como: bsquedas, obtencin de
reportes e informacin no estandarizada.

La documentacin es entregada a los responsables del rea de sistemas y no los directamente

encargados del funcionamiento del CMMS (mantenimiento), haciendo que los procesos de
consulta para estos ltimos sean lentos y complicados.

Documentacin escrita entregada por el proveedor desactualizada y poco clara, el proceso de

consulta no es cumplido eficientemente.

No es entregada de manera concisa y precisa las explicaciones sobre el alcance del CMMS a
los usuarios.

Demora en los tiempos de entrega de los nuevos desarrollos especficos, hacen que el usuario
sienta desconfianza para la solicitud de requerimientos y no los realiza.

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Falta de realizacin de pruebas por parte de la empresa vendedora del CMMS sobre las
opciones que tienen relacin con los desarrollos especficos realizados, produciendo retardos y
errores inesperados en el uso de la aplicacin.

Respuestas tardas al reporte de un error por parte del usuario, perdiendo credibilidad en el
servicio postventa del proveedor por parte de la empresa contratante.

Falta de limites para las solicitudes de los desarrollos de los usuarios, generando
equivocaciones en la operacin del CMMS por no entregar los compromisos a tiempo.

Pocas o ninguna mejora del CMMS a travs del tiempo.

Venta de CMMS no flexibles a modificaciones especficas y necesarias del usuario.

6. BIBLIOGRAFIA
Prez, Carlos Mario.
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1 ed. Medelln, Soporte y Cia Ltda. 1992

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Carlos Mario Prez J.

Septiembre 23 24, 2004 Mxico, D.F.

Carlos Mario Prez Jaramillo

Es Ingeniero Mecnico egresado de la Universidad Pontificia Bolivariana de Medelln-Colombia, especialista
en Sistemas de Informacin de la Universidad EAFIT de Medelln-Colombia. Asesor y Consultor de
Direccin y Gerencia de Mantenimiento en varias compaas con Soporte y Ca Ltda. Profesional en RCM2
de Aladon Network, Soporte y Ca Ltda. Posee la franquicia para el Pacto Andino, Mxico y Centroamrica
del concepto de RCM2 y ha sido entrenado en Inglaterra, Argentina y Curazao para calificar como
Practicioner de RCM2.
Ha trabajado en la divulgacin, capacitacin y aplicacin del RCM2 en empresas de los sectores elctrico,
minero, acueducto, militar e industrial.
Conferencista y Consultor en Ecuador, Per, Espaa, Chile, Argentina, Espaa, Cuba, Mxico, Panam,
Costa Rica y Colombia.
Ha ocupado diversos cargos en asociaciones, comisiones y juntas directivas.
Ha participado como docente en diplomados, postgrados y certificaciones en varias universidades de
Colombia.