ARCHIVO Y BIBLIOTECA

JONATHAN ZARATE TRAJOS

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y
ARCHIVSTICA
CALI
2016

ARCHIVO Y BIBLIOTECA

JONATHAN ZARATE TRAJOS

TRABAJO DE CAMPO Y DE CONSULTA

MARA NANCY URIBE CULLAR,

PROFESIONAL CIDBA
ESPECIALISTA EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y
ARCHIVSTICA
CALI
2016

CONTENIDO

Pg
1.

INTRODUCCIN.........................................................................................................6

2.

OBJETIVOS.................................................................................................................7
2.1 OBJETIVO GENERAL...............................................................................................7
2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS.....................................................................................7

3 ARCHIVO Y BIBLIOTECA...8
3.2
SOLUCIN:.......................................................................................................... 9
3.3 DIFERENCIAS Y SEMEJANZAS.16
CONCLUSIONES.............................................................................................................. 18
BIBLIOGRAFA................................................................................................................. 19

LISTA DE TABLAS

Pg
Tabla 1. Semejanzas entre Archivo y Biblioteca

16

Tabla 2. Diferencias entre Archivo y Biblioteca

17

LISTA DE FIGURAS
Pg
Figura 1. Organizacin de un archivo

10

Figura 2. Sistema de ordenacin

11

1. INTRODUCCIN

En este trabajo estudiaremos sobre los archivos y sus fases de formacin, as

como los principios de los archivos, su organizacin clasificacin, ordenacin y

descripcin, para tener claro la diferencia entre Archivstica, Bibliotecologa,
Documentacin, as como los documentos de los cuales se ocupan.

2. OBJETIVOS
6

2.1 OBJETIVO GENERAL

Conocer sobre los archivos y sus fases de formacin, as como los principios
rectores, organizacin, clasificacin, ordenacin y descripcin de estos.

2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Conocer sobre los procesos relacionados con los principios de los archivos, su
organizacin, clasificacin y ordenacin.
Identificar los principios rectores de la archivstica.
Interpretar de forma general los conceptos de documentos de archivo, bibliotecas
y centros de documentacin.
Establecer las diferencias existentes entre biblioteca y archivos, en sus diferentes
aspectos.

3. ARCHIVO Y BIBLIOTECA
7

3.1 TRABAJO DE CAMPO Y DE CONSULTA

a. Trabajo de campo: Con el objetivo de fortalecer los conocimientos de los temas

tratados en este espacio acadmico, realice una visita a un archivo central, es
decir, que no sea de gestin o de oficina, donde tendr la oportunidad de
identificar los siguientes puntos:
Cul es la misin y visin del archivo visitado
Cules son los principios esenciales de ste Archivo?
Cul es el sistema de clasificacin documental que utilizan?
De tres ejemplos de tipos documentales existentes en el archivo?
Qu servicios ofrece y que tipo de usuarios atiende?
IMPORTANTE: Antes de realizar esta visita tenga es MUY importante tener claro
cada uno de los conceptos de los temas de la unidad, esto le ayudar a lograr los
objetivos de la actividad y tener claridad sobre las preguntas que va a realizar.
El archivo que elija NO debe ser de gestin y/o de oficina.
b. Consulta:
Con el objetivo de fortalecer los conocimientos de los temas tratados en este
espacio acadmico, consulte de forma general funciones y organizacin de una
biblioteca (puede realizar una visita). Luego realice la siguiente actividad.
Presente un cuadro comparativo de 3 (tres) semejanzas y 3 (tres) diferencias
existente entre una biblioteca y un Archivo.

3.2 SOLUCIN:
3.2.1 Cul es la misin y visin del archivo visitado?
En el archivo central de la Alcalda de Santiago de Cali no hay misin ni visin,
solo est la de la institucional.

Misin.
"El Municipio de Santiago de Cali, como ente territorial, genera las condiciones
necesarias para la oportuna prestacin de los servicios pblicos y sociales, a
travs de la planificacin del desarrollo econmico, social, ambiental y del territorio
y, de la administracin efectiva de los recursos, propiciando la participacin
ciudadana en la gestin pblica, el ejercicio de los derechos y deberes
constitucionales y la convivencia pacfica de sus habitantes, con el fin de mejorar
su calidad de vida".

Visin.
Nuestros esfuerzos en los prximos cuatro aos estarn encaminados a
transformar a Cali en un municipio donde los derechos de la gente sean lo
primero; en una gran metrpoli internacional competitiva, la Capital del Pacfico
Latinoamericano. Tambin, a convertir a Cali en un municipio regin feliz, que
enaltece la vida por medio de la confianza, unido, saludable y en paz, que revive la
tolerancia y la convivencia pacfica, eje de ejemplo de desarrollo nacional, regional
y local, que aprovecha sus recursos naturales de manera sostenible, su
biodiversidad, biotecnologa y posicin geoestratgica, y que potencia para el
beneficio de los habitantes su condicin de ser una ciudad donde se hacen
realidad las ideas y proyectos colectivos generadores de desarrollo humano y
rentabilidad financiera, se fortalece la identidad cultural del Pacfico y de otras
regiones del pas, se garantizan los derechos humanos y reivindicaciones tnicas
y territoriales y se desarrolla en armona, equidad y equilibrio la zona rural y
urbana. Para lograrlo, no limitaremos la accin ciudadana, sino que la
estimularemos y la apoyaremos, porque nuestra visin es que Cali sea una ciudad
equitativa, amable, competitiva y segura. 1
_______________
1

ALCALDIA
SANTIAGO
DE
CALI.
Misin
y
visin.
[En
<http://www.cali.gov.co/general/publicaciones/misin_y_visin_6_pub> [citado en 17 de marzo de 2016]

lnea].

3.2.2 Cules son los principios esenciales de ste Archivo?

En este archivo se aplican 2 principios bsicos establecidos en la norma 594 /
2000
Principio de procedencia y de orden original.
Principio de procedencia: La forma como se conservan los documentos dentro
del fondo documental al que pertenece, la organizacin y conservacin que se le
da al rea generadora, respetando el espacio y orden de elaboracin del
documento.
Principio orden original: Ordenacin interna del fondo documental manteniendo
la estructura que se tiene durante el servicio activo, respetar el orden de flujo y la
secuencia del primero a lo ltimo de los trmites, fecha de elaboracin y asunto.

Figura 1. Organizacin de un archivo

Organizacin de documentos,
Cada dependencia tiene sus archivos de gestin:
Orden original

10

Foliacin
Principio de procedencia
Principio ordenamiento
ALCALDIA = 17 Dependencias = 17 AG Makros
SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA dependen:
Asesores
Alcalde
Telemtica
Comunicaciones
Servicio al Usuario
Como entidad del Estado tienen TRD aprobadas, las cuales estn en aplicacin
desde el 2006.
Atendiendo a las TRD, se encuentran las series
Se aplican dos principios bsicos establecidos en la Norma 594 del 2000
1. Principio de procedencia
2. Principio de Orden Original

Figura 2. Sistema de ordenacin.

3.2.3 Cul es el sistema de clasificacin documental que utilizan?

11

El sistema de clasificacin documental en el archivo central de la alcalda de Cali

los clasifica por medio de 3 agrupaciones documentales
1: Los registros de las actuaciones Administrativas en trmite (Documentos de
decisin, probatorios)
2. Los registros de las actuaciones administrativas que culminaron su Este
Documento es propiedad de la Administracin Central del Municipio de Santiago
de Cali. Prohibida su reproduccin trmite y deben permanecer en cada
dependencia de acuerdo a lo estipulado en la Tabla de Retencin Documental.
3. Los documentos del Programa de seguimiento al Sistema de Gestin de
Calidad y Control Interno.
La Clasificacin agrupa registros semejantes con caractersticas comunes,
teniendo como base la estructura orgnica funcional de la institucin y los trmites
administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.
Ejemplo, Fondo Alcalda, Seccin: Secretara de Gobierno, Subseccin:
Subsecretara de Polica y Justicia, Serie: Acta, Subserie: Acta de Consejo de
Seguridad La clasificacin dice cules son los registros de cada seccin,
Subseccin, funcin, Serie Subserie y tipos documentales.
CUADROS DE CLASIFICACION: Son esquemas que reflejan la jerarquizacin y
clasificacin dada a los registros producidos por una institucin. Los cuadros
tendrn tantas casillas como secciones y Subsecciones haya en la entidad, en
concordancia con el organigrama institucional En el cuadro de clasificacin deben
distinguirse, por medio de la codificacin dos niveles: El primero identificando la
estructura de la institucin y corresponde a las secciones y Subsecciones y el
segundo a las Series y Subseries documentales, es decir a los testimonios de las
actividades desarrolladas en cada oficina. 2

_______________
2

ALCALDIA SANTIAGO DE CALI. Instructivo organizacin de archivos.

<http://www.cali.gov.co/emru/descargar.php?idFile=7366> [citado en 17 de marzo de 2016]

12

[En

lnea].

FONDO: La totalidad de los registros producidos por cada una de las

dependencias de la Administracin Central
SECCIN: Cada una de las Dependencias de la Administracin Central del
Municipio de Cali
SUBSECCION: Cada una de las Subdirecciones o Subsecretarias de una Seccin

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de registros y documentos de estructura y

contenido homogneo que reflejan actividades desarrolladas por las
dependencias para el cumplimiento de los objetivos por Macroprocesos, Procesos
y Subprocesos.
SUBSERIES: Conjunto de registros y documentos que forman parte de una
SERIE producidos en acciones administrativas semejantes.
TIPO DOCUMENTAL: Cada uno de los registros que conforman la Serie o
Subserie.3

_______________
3

ALCALDIA SANTIAGO DE CALI. Instructivo organizacin de archivos.

<http://www.cali.gov.co/emru/descargar.php?idFile=7366> [citado en 17 de marzo de 2016]

[En

3.2.4 De tres ejemplos de tipos documentales existentes en el archivo?

13

lnea].

SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL.4

SERIE: CIRCULARES
SUBSERIE: 4111.0.22.
TIPO DOCUMENTAL: 4111.022.1 - Normativas
4111.022.2 Informativas
DEPACHO DEL ALCALDE: 411
DESPACHO: 411.0 = porque no hay otra jefatura se coloca (0)
Es una dependencia plana.
SECRETARIA GENERAL se identifica con cdigo: 4111
411.0.1 ACTA
411.0.1.1 Acta de Consejo de Gobierno
411.0.2 INFORME
411.0.2.1 Informe de Gestin
411.0.4 BOLETIN
411.0.4.1 Boletn Oficial
411.0.15 PROYECTO
411.0.20 DECRETO
411.0.21 RESOLUCIONES
411.0.22.2 Circulares Informativas
4132 SECRETRIA DE PLANEACION (Cdigo presupuestal)
4131 HACIENDA
4123 CONTROL INTERNO
4124 CONTROL DISCIPLINARIO
4145 SALUD
_______________
4

ALCALDIA SANTIAGO
DE
CALI.
Tabla
de
Retencin
Documental.
[En
lnea].
<http://www.cali.gov.co/general/publicaciones/taba_de_retencion_documental_pub> [citado en 17 de marzo de
2016]

4131 SECRETARIA DE HACIENDA

14

4131.0.1 ACTA Actas de Comit de Bancos

4131.0.1.2 Actas de Comit Tcnico
4131.0.2 INFORME
4131.0.2.1 Informe de Gestin
Plan de Mejoramiento
Informe de Impuestos, Rentas y Catastro
Informe de Tesorera
Informe de Finanzas y Contabilidad
Informe a entes fiscalizadores
4131.0.2.2 Informe de Caja Menor
Resolucin de apertura
Recibo de Consignacin
Relacin de comprobante de pago
Recibos de Caja
Extracto Bancario
Conciliacin Control de gastos de Caja menor
Informe a Entes Fiscalizadores
4131.1 Subdireccin de Impuesto y Rentas
4131.2 Subdireccin de Finanzas Pblicas
4131.3 Tesorera General
4131.4 Contabilidad
4131.5 Catastro
4143 EDUCACIN
4143 SECRETARIA DE EDUCACIN
4143.0.1 Actas
4143.1.1.2 Actas de comit tcnico
4143.2.1 Subsecretario de desarrollo pedaggico
4143.3.1Subsecretario de Direccin y Administracin de los recursos.

_______________
5

ALCALDIA SANTIAGO
DE
CALI.
Tabla
de
Retencin
Documental.
[En
lnea].
<http://www.cali.gov.co/general/publicaciones/taba_de_retencion_documental_pub> [citado en 17 de marzo de
2016]

3.2.5 Qu servicios ofrece y que tipo de usuarios atiende?

15

El acceso al Archivo Central de la alcalda de Cali es libre para todos los

ciudadanos. Existen diferentes tipos de usuarios: la propia administracin y los
ciudadanos que acuden en la legtima defensa de sus intereses.
En el archivo central se microfilman todos los derechos de peticin de los
ciudadanos caleos para atender lo siguiente:
Informacin general: trmites, plazos, documentos; direcciones y telfonos.
Solicitud de informacin sobre licencias, certificados y permisos.
Informacin
de
las
ofertas
de
empleo
pblico.
Orientacin en procesos de vivienda, pago de impuestos y ofertas escolares.
3.3 Diferencias y Semejanzas
Semejanzas
Archivo

Biblioteca

Disponer de la documentacin
organizada, en tal forma que la
documentacin institucional sea
recuperable para uso de la
administracin y como fuente de la
historia.

Garantizar la recuperacin de la
informacin
en
documentos
electrnicos y cualquier tipo de
documental digital, por medio de
metadatos
que
describen
documentos o por la bsqueda de
base de datos a travs de internet
o por medio del OPAC para
recuperar informacin que se
encuentra fsica (libros)

Velar por la organizacin, consulta

y custodia de los documentos y
registros durante el ciclo vital de
estos,
de
acuerdo
con
los
lineamientos del Archivo General
de la Nacin y el Comit de
Archivo de la entidad.

Procesar conservar y difundir los

fondos documentales propios de
acuerdo
con
las
normas,
recomendaciones
y
protocolos
vigentes.

Ofrecer servicios de consulta de la Promover y difundir sus servicios y

16

documentacin a los
externos como internos.

clientes facilitar su mxima utilizacin

Tabla No 1. Semejanzas entre archivo y biblioteca

3.3.1

DIFERENCIAS

Archivo

Biblioteca

Los
Archivos
estn
ligados Pueden
existir
inevitablemente
a
cualquier independencia
institucin natural o jurdica ya sea
pblica o privada.

con

total

No necesitan de presupuesto para

que se formen ni para crecer
porque el volumen depender de
la mayor o menor gestin de la
institucin productora.

Para
enriquecer
el
acervo
bibliogrfico se requiere de los
presupuestos econmicos de cada
biblioteca.

El
mtodo
archivstico
est
encaminado a recoger, organizar,
conservar y servir los documentos
de archivo

El mtodo biblioteclogo est

orientado
a
seleccionar,
coleccionar, catalogar, clasificar y
difundir la informacin de los libros
y de ms recursos de informacin.

Tabla No 2. Diferencias entre archivo y biblioteca.

17

CONCLUSIONES

Conoc sobre los procesos relacionados con los principios de los archivos, su
organizacin, clasificacin y ordenacin.
Identifiqu los principios rectores de la archivstica.
Interpret de forma general los conceptos de documentos de archivo, bibliotecas y
centros de documentacin.
Establec las diferencias existentes entre biblioteca y archivos, en sus diferentes
aspectos.

18

BIBLIOGRAFA

_______________
1

ALCALDIA
SANTIAGO
DE
CALI.
Misin
y
visin.
[En
<http://www.cali.gov.co/general/publicaciones/misin_y_visin_6_pub> [citado en 17 de marzo de 2016]

lnea].

_______________
2

ALCALDIA SANTIAGO DE CALI. Instructivo organizacin de archivos.

<http://www.cali.gov.co/emru/descargar.php?idFile=7366> [citado en 17 de marzo de 2016]

[En

lnea].

[En

lnea].

_______________
3

ALCALDIA SANTIAGO DE CALI. Instructivo organizacin de archivos.

<http://www.cali.gov.co/emru/descargar.php?idFile=7366> [citado en 17 de marzo de 2016]
_______________
4

ALCALDIA SANTIAGO
DE
CALI.
Tabla
de
Retencin
Documental.
[En
lnea].
<http://www.cali.gov.co/general/publicaciones/taba_de_retencion_documental_pub> [citado en 17 de marzo
de 2016]
_______________
5

ALCALDIA SANTIAGO
DE
CALI.
Tabla
de
Retencin
Documental.
[En
lnea].
<http://www.cali.gov.co/general/publicaciones/taba_de_retencion_documental_pub> [citado en 17 de marzo
de 2016]
_______________

UNIVERSIDAD LA SALLE. Gua para la presentacin de referencias bibliogrficas

[En lnea].
<evirtual.lasalle.edu.co/info_basica/nuevos/guia/GuiaClaseNo.3.pdf> [citado en 17 de marzo de 2016]
_______________
UNIVERSIDAD CATOLICA DEL NORTE. Gua sobre citacin y referenciacin de textos acadmicoInvestigativos
normas
APA-ICONTEC
[En
lnea].
<http://www.ucn.edu.co/sistemainvestigacion/Documents/guia-citacion-referenciacion-textos-academico-investigativos-normas-apa-icontecjunio-2012.pdf.> [citado en 17 de marzo de 2016]
_____________
ICONTEC. Referencia documental para fuentes de informacin electrnica En norma Icontec No 4490

19

[base de datos en lnea]. ( oct-1998) [citado en 17 de marzo de 2016] Disponible en ICONTEC

20