Vous êtes sur la page 1sur 73

Collge Lionel-Groulx

Dpartement dinformatique

Enseignante : Saliha Yacoub


Bureau F306, poste 787
syacoub@clg.qc.ca
Cours 420-CE0-LG, Chiffriers et bases de donnes en comptabilit et gestion

Aide-mmoire pour
Microsoft Excel 2003.
Session Hiver 2007

Table des matires


1. Introduction. ........................................................................................................................ 3
2- Introduction aux formules mathmatiques et aux fonctions statistiques : (MIN, MAX,
MOYENNE, SOMME) ............................................................................................................... 6
3. Rfrences absolues, rfrences relatives. ........................................................................ 14
4. Introduction aux graphiques.............................................................................................. 16
4..1
Types usuels de graphique Excel .......................................................................... 16
4..2
Cration dun graphique avec Excel ..................................................................... 16
4..3
Modifier les options dun graphique : ................................................................... 24
4..4
Mise en forme dun graphique : ............................................................................ 25
4..5
Rehausser l'apparence d'un graphique:.................................................................. 29
5. Les autres fonctions Excel :............................................................................................... 31
5.1
Les fonctions logiques :............................................................................................. 31
5.2
La fonction RECHERCHEV :................................................................................... 34
5.3
Les fonctions sur les dates......................................................................................... 36
5.4
Les fonctions Financires:......................................................................................... 38
6. Travailler sur plusieurs feuilles : Rfrences multi-feuilles.............................................. 41
7. Les tris, les filtres et la mise en forme (automatique, des cellules des lignes et des
colonnes) ................................................................................................................................... 45
7.1
Les tris ....................................................................................................................... 45
7.2
Insrer des commentaires .......................................................................................... 46
7.3
Format des cellules.................................................................................................... 47
7.4
Les filtres avec Excel : ............................................................................................. 50
8. Impression dune feuille de calcul, impression dun graphique........................................ 56
8.1
Visualisation de la feuille avant impression.............................................................. 56
8.2
Impression de la feuille de calcul :............................................................................ 56
8.3
Impression dun graphique :...................................................................................... 61
9
Importation et exportation de donnes .............................................................................. 65
9.1
Exporter une base des donnes vers Excel................................................................ 65
9.2
Importation vers Ms Excel ........................................................................................ 65
9.3
Importation vers Ms Word ........................................................................................ 71

1. Introduction.

Dfinition :
Microsoft Excel est un tableur lectronique qui fonctionne sous Windows et sous Mac OS.
Un tableur est outil qui permet de produire des documents professionnels tout en ralisant des calculs
de manire prcise et rapide. Ces calculs sont mis jour chaque modification.
Excel offre de nombreux avantages et nous en citons :
Saisie rapide et prcise des donnes.
Recalcul facile des donnes.
Vrifications des hypothses
Modification de la prsentation des donnes
Cration de graphiques

Lorsque vous dmarrez Microsoft Excel (Dmarrer / Programmes / Microsoft Excel) la feuille de
fentre Excel apparat comme le montre la figure suivante
Barre de mise en forme
Barre de titre

Barre de menus
Barre doutils

Zone
Nom

Barre de
formules

Colonne
Liste des
autres
classeurs

Cellule
Ligne

Feuille active

Figure 1: Feuille Microsoft Excel

Un fichier Excel est appel Classeur et il a lextension xls. Dans lexemple de la figure prcdente, le
classeur sappelle Exercice1.

Remarquez que les noms colonnes sont identifis par les lettres A, B, C,..et que les lignes sont
identifies par les numros 1, 2, 3,.
Pour redimensionner la largeur des colonnes, il suffit de placer le pointeur de souris entre deux
colonnes: celle que l'on veut redimensionner et la suivante. Vous obtiendrez alors le pointeur de souris
il suffit alors de maintenir le bouton de la souris enfonc et de se dplacer vers la gauche pour rduire
la taille et vers la droite pour augmenter la taille de la colonne.
Saisie des donnes dans Microsoft Excel. (tiquettes et valeurs)
Les tiquettes sont les textes qui permettent d'identifier les donnes places dans les cellules. Les
valeurs sont les donnes sur lesquelles se fait le calcul. Les valeurs peuvent reprsenter galement des
formules ou des fonctions.
L'exemple de la figure suivante montre des tiquettes et des valeurs saisies dans la feuille de calcul
Feuil1 du Classeur Exemple de Microsoft Excel.

Figure 2: saisie des donnes dans Microsoft Excel

Petit exercice
1- Ouvrir votre logiciel Microsoft Excel. Dans la premire feuille (par dfaut) Feuil1, entrez
les donnes de la figure 2
2- Dans un premier temps, nous n'allons pas nous intresser au format des donnes.
3- Saisir les tiquettes et les valeurs comme le montre la figure 2.
4- Ajuster la largeur de la colonne A pour qu'elle contienne "conomies totales"
5- Mettre en gras les tiquettes suivantes :
a. Budget de la Famille Sans Soucis;
b. Trim1, Trim2, Trim3 et Trim4;
c. Salaire Net;
d. Total Dpenses;
e. conomies;
f. conomies totales.
6- Enregistrez votre classeur sous le nom 'Exercie1'.
Pour complter le tableau prcdent; nous avons remarqu, que les valeurs de Loyer, Voiture et
Assurances des trimestres 3 (Trim3) et 4 (Trim4) sont les mmes que celles pour Trim1 et Trim2.
Dans ce cas; il est recommand d'utiliser la recopie automatique afin d'viter des erreurs de saisies.
Pour faire la recopie automatique d'une plage de valeurs suivre les tapes suivantes :
1- slectionner la plage de valeurs souhaite en utilisant le pointeur de slection (Gros Plus vide).
Pointer sur la premire cellule de la plage, maintenir le bouton de la souris enfonc et fate
glisser jusqu' la dernire cellule de la plage.
Remarque: Vous pouvez galement vous positionner sur la premire cellule de la plage que vous
voulez slectionner, maintenir le bouton de MAJ enfonc et cliquer sur la dernire cellule de la
plage. Dans notre cas la cellule B9 reprsente la premire cellule de la plage slectionner et C11
reprsente la dernire cellule de la plage. Relchez la souris aprs slection
Attention : Cette manire de slectionner une plage de valeurs peut se faire uniquement si les
cellules sont adjacentes.
2- Utiliser le pointeur de recopie (petit plus plein : +) fate le glisser dans les cellules vides qui
vont recevoir la copie. Relchez-la sourie aprs la recopie.

Questions :
1- Pouvez vous faire la recopie automatique des cellules B9 C11 dans les cellules D9 E11 ?
Raliser cette opration pour complter le tableau de la figure 2.
2- Dcrivez dans vos propres mots les oprations que vous avez ralises.

Rponse :

3- Compltez le tableau de la figure 2 avec les valeurs du tableau suivant :

4- Enregistrez votre classeur.

2- Introduction aux formules mathmatiques et aux fonctions


statistiques : (MIN, MAX, MOYENNE, SOMME)
Un des avantages dun tableur est quil permet deffectuer des calculs rapidement et sans erreurs.
Ds que vous rentez le signe gale dans nimporte quelle cellule ou que vous cliquez sur la zone de
saisie dune formule, celle-ci (la zone de saisie dune formule) est active
Annuler une
formule

Zone de saisie dune


formule

Entrez ou excuter
une formule

Insrer fonctions

Figure 3:zone de formules ou fonctions


Pour entrer une formule de calcul, il suffit de lcrire dans la zone de saisie dune formule.
Pour excuter une formule, il suffit de cliquer sur le bouton Entrez une formule (il sagit de la coche
verte)

Important :
Au lieu dutiliser le contenu dune cellule pour la formule, vous pouvez utiliser son Nom
Exemple : au lieu dutiliser la valeur 2400 dans une formule, on peut utiliser B9.
Pour raliser des formules, Excel dispose dun certain nombre de fonctions que lutilisateur peut
utiliser pour tablir ses formules.
Pour connatre ses fonctions, il suffit de cliquer sur bouton insrer fonctions (x) et la figure suivante
apparat

Figure 4: Fonctions Excel


Dans ce qui suit, nous allons utiliser la fonction SOMME pour raliser le budget de la famille Sanssouci.
Nous allons donc complter la cellule B21, par la somme des dpenses du trimestre1.
tapes :
1234-

cliquer dans la cellule B21


entrez le symbole = dans cette cellule
cliquez sur le bouton insrer fonction x
choisir somme puis cliquez sur OK. La figure suivante apparat

Figure 5:Fonction SOMME


5- Saisir la plage de valeur pour laquelle vous voulez faire la somme. Dans notre cas il sagit
de B9 B18.
6- Cliquez sur OK
Question : Quel est le rsultat obtenu?

Rponse

Important, Important, Important


1. Toujours prcder du signe gal lorsquon veut insrer une formule
2. Pour dterminer une plage de valeurs conscutives, il suffit dcrire la premire cellule de la
plage suivie de deux points suivie de la dernire cellule de la plage
(exemple B9 :B18)
Questions
1234-

Que donne le rsultat si on remplace B9 :B18 par B9 ; B18


Quel est le rsultat si on saisit B9 lendroit du Nombre1 et B18 lendroit du nombre 2.
Faites votre propre conclusion
Utiliser la recopie automatique pour copier, la formule dans C21, D21 et E21. Il suffit de
pointer la cellule B21 pour quelle soit slectionne, puis davoir le pointeur de copie (petit
plus plein : +) et de le glisser jusqu' la cellule E21.
5- Cliquer sur la cellule C21, puis dire ce qui est affich au niveau de la zone de saisie des
formules. (vous referez la figure3)
6- Quel est le rsultat dans C21, D21 et E21?
7- Enregistrez votre classeur.

Aprs avoir calcul les dpenses totales de la famille Sans Soucis; nous allons maintenant calculer les
conomies ralises par cette famille par trimestre.
Pour le trimestre 1, TRIM1, la cellule B22, nous allons crire la formule suivante:
=B6-B21, puis appuyer sur Entrer ou cliquer sur la case cocher verte.
Remarque:
Pour la cellule B22; vous pouvez galement raliser les oprations suivantes:
1. =
2. Cliquer sur la colonne b6;
3. Saisir le signe -;
4. Cliquer sur la colonne B21;
5. Cliquer sur excut une formule.
Questions
Raliser les mmes oprations pour les cellules C22; D22 et E22.. Quel est le contenu de E22?_______
Calculer les conomies totales la case B23 (conomies totales = B22+C22+D22+E22)
Quel est le contenu de B23?_____________
Enregistrer votre classeur.
Exercice
la cellule A24; saisir l'tiquette Dpense minimale
la cellule A25 saisir l'tiquette Dpense maximale
la cellule A27 saisir l'tiquette dpenses moyenne
Utiliser les fonctions Excel MIN; MAX et MOYENNE pour complter respectivement les cases B24;
B25 et B26.
Dcrire en dtail les tapes que vous avez ralises.

Rponses

Lors de la saisie des donnes pour la famille Sans Soucis; nous, nous sommes rendus compte que le
salaire Net pour le trimestre4; TRIM4 a augment de 20% par rapport au salaire de Trim1
Le salaire net pour Trim4 se calcule donc comme suit
Salaire Net = Salaire net de Trim1 + 0,20*salaire net de Trim1
Nous allons donc remdier cette erreur en effectuant les oprations suivantes:
1. Se positionner la cellule E6;
2. Effacer son contenu
3. Saisir la formule suivante: =B6+B6*0.20
Questions
1. Quel est le contenu de E22?_______
2. Quel est le contenu de B23?_____________
Mise en forme des cellules.

Utiliser le menu Format/cellule pour mettre en forme le contenu d'une cellule.


Excel dispose d'un certain nombre de formats que l'utilisateur peut utiliser pour nous renseigner sur le
TYPE des valeurs que contiennent les cellules. Il suffit de cliquer sur l'onglet Nombre
Il est recommand d'utiliser le format des cellules selon les valeurs que vous avez traiter. Par
exemple, si une cellule est formate en texte, alors si un nombre est saisi dans cette cellule, il sera trait
comme du texte.

On peut galement utiliser le menu format/cellule pour fusionner des cellules, ce qui nous permettra
d'crire des titres dans nos feuilles Excel. Il suffit d'utiliser l'onglet Alignement

10

Cette fentre permet de fusionner des cellules.


Utiliser galement, tous les boutons de mise en forme (G, I,et S) pour mettre en forme du texte ou un
nombre dans une cellule.
Utiliser le menu Insertion/Ligne pour insrer des lignes au dessus de la ligne slectionne.

11

Exercice remettre la fin de la sance:


1. ouvrir Microsoft Excel
2. saisir les donnes de la figure suivante.
3. Attention, mettre en forme la colonne C au format montaire utilisant le symbole dollar comme
le montre la figure.
4. enregistrez votre classeur sous le nom de 420-CE0-Lab1

5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Complter la cellule D4 par =B4*C4


appliquer la recopie automatique pour calculer C5 C21
complter la cellule E4 par =D4*0,15
appliquer la recopie automatique pour calculer E5 E21
calculer le total pur chaque article, pour ce faire complter d'abord la cellule F4 par =E4+D4
puis appliquer la recopie automatique pour calculer F5 F21
calculer le total pour les colonnes D, E et F. (les cellules D23, E23 Et F23 contiendront ces
rsultats)
insrer 3 lignes au dessous de la ligne 24. la cellule A25 inscrire l'tiquette "dpenses avant
taxes"
la cellule A26 inscrire l'tiquette " Taxes payes"
la cellule A27 inscrire l'tiquette "Dpenses totales"
copier le contenu de la cellule 23, puis copier le dans la cellule B25, que constatez-vous.

15. Corriger cette erreur en mettant la formule approprie pour que la cellule B25 contienne le
mme rsultat que D23.

12

16. Fate la mme opration pour que B26 contienne le contenu de la cellule E23 et que la cellule
B27 contienne le contenu de la cellule F23
17. enregistrez votre classeur.
18. insrer de 3 5 lignes avent la ligne 3
19. fusionner les cellules B2, C3 et D4
20. saisir le texte suivant dans la case obtenue
"Dpenses concernant le dpartement d'informatique de l'entreprise GAGNON et Frres"
21. centrez le titre et ajouter de la couleur
22. enregistrez

13

3. Rfrences absolues, rfrences relatives.

Erreur

Dans le classeur reprsent par la figure prcdente, il y a une erreur concernant le calcul de la colonne
C
En effet, ce que nous voulons calculer est l'cart, entre la moyenne des pourboires et les pourboires
gagns par les diffrents serveurs durant la semaine.
La formule inscrire dans la cellule C2 est la suivante:
C2=B2-B12.
La cellule C3 est, en principe, gale : C3 = B3-B12 ; OR en utilisant la poigne de recopie, nous
avons copi, non seulement la cellule B12, mais nous avons copier la formule. Ce qui donne C3 = B3B13
Au fait, il existe deux manires de rfrencer une cellule: Rfrence relative et rfrence absolue

14

Utiliser une rfrence relative pour conserver intactes les relations entre les cellules. Dans notre cas la
relation entre les cellules est l'application de la formule sur la cellule suivante (B13, B14,B15..B20).
Nous n'avons pas besoin de cette rfrence dans cet exercice
Lorsque vous copiez des formules, il se pourra que vous ayez besoin de faire rfrence une cellule
bien prcise. (dans notre exercice la cellule B12), on parle alors de rfrence absolue.
Vous crer une rfrence absolue en plaant le symbole $ devant le numro de ligne et devant la lettre
de la colonne de l'adresse ou de la case.
Dans notre cas: $B$12 comme le montre la figure:

15

4. Introduction aux graphiques :


Qu, est-ce quun graphique Excel ?: un graphique permet une reprsentation des donnes dune
manire visuelle. Il sert montrer une volution des donnes dans le temps; compare des donnes par
rapport un tout; compare des tendances sur des intervalles de temps rgulier, etc
Excel offre plusieurs types de graphiques. Selon le type de donnes que lon veut reprsenter; il
convient de choisir judicieusement le type de graphique que l, on doit utiliser.

4..1

Types usuels de graphique Excel

Type de Graphique
Histogramme

Bouton

Brve description
Compare des objets (donnes) dans le temps dans un
format vertical, cest le format par dfaut de Excel.
Compare des objets (donnes) dans le temps dans un
format horizontal

Barres

Secteurs
Compare des donnes un tout
Courbes

Compare des tendances sur des intervalles gaux. Il


est similaire un graphique en aires.

Aires
Montre comment les quantits voluent dans le
temps.

4..2

Cration dun graphique avec Excel

Une fois que vous avez choisi le type de graphique que vous voulez crer; pur construire un graphique
avec Excel; vous devez dabord slectionner la SRIE de valeurs (plage de donnes) et ensuite utiliser
lassistant graphique.

Exemple et tapes pour construire un graphique


tape1 : slectionner la srie de valeur comme le montre la figure suivante :

16

tape 2 : Cliquer sur lassistant graphique ou choisir loption Graphique dans le menu Insertion.
La figure suivante apparat;

17

Slectionner le type de graphique avec lequel vous souhaitez reprsenter votre srie de donnes; puis
cliquer sur suivant.
tape 3, (slectionner le type de graphique)
Aprs que vous ayez cliqu sur suivant la figure suivante apparat
Remarque :
Dans notre exemple, nous avons dcid de choisir le Type SECTEUR, puis que nous voulons
dterminer les dpenses du trimestre 2 par rapport au salaire net

18

Chaque graphique a, gnralement un sous-type de graphique, choisir le sous-type de graphique qui


correspond au mieux vos besoins et cliquer sur suivant. La figure suivante apparat

tape 4 : (ralisation du graphique)

19

Important :
Vrifier queffectivement que votre srie et en colonne, dans longlet Plage de donnes
Cliquer sur longlet Srie et effectuer les oprations suivantes :

20

1- Vrifier la case valeur, les valeurs pour les quelles le graphe va tre ralis. Dans notre cas, il
sagit de la feuille 2 des colonnes C9 C18
2- Cliquer sur le bouton point par la flche pour choisir les tiquettes pour les donnes du
graphique

21

Remarque : cette figure vous montre la plage dtiquettes slectionnes.

3- Slectionner alors les tiquettes, puis cliquer sur suivant, la figure suivante apparat.

22

1- dans la case titre du graphique, inscrire le titre (dans notre cas, Dpenses trimestrielles de la
famille Sans Soucis)
2- dans longlet Lgende, choisir dafficher la lgende et lemplacement de celle-ci

3- dans longlet tiquettes de donnes, choisir Pourcentage,

23

4- cliquer sur suivant

5- choisir lemplacement du graphique, puis terminer. Il est recommand de choisir


lemplacement dun graphique sur la mme feuille de donnes (ici, feuille2)

4..3

Modifier les options dun graphique :

Pour modifier les options dun graphique, il faut cliquer sur le graphique (le slectionner); le menu
Graphique apparat alors dans la barre de menus. Dans ce menu, vous trouverez les options :

24

Vous pouvez dplacer, votre graphique dans votre feuille Excel et le placer lendroit dsir. Il faut
slectionner le graphique, vrifier que le pointeur
de souris est
vous pouvez alors dplacer votre graphique
Vous pouvez redimensionner votre graphique, slectionner le graphique puis vrifier que le pointeur de
souris est
; vous pouvez alors redimensionner votre graphique.

4..4

Mise en forme dun graphique :

Lassistant graphique de Microsoft Excel, nous aide raliser des graphiques trs simples et souvent en
utilisant les options par dfaut du graphique.
Si nous ralisons le graphique en Histogramme pour le fichier Temprature.xls, nous obtiendrons la
figure suivante :

40
30
20
10

Srie1

Ao
S
t
pt
em
br
e
O
ct
ob
re
N
ov
em
br
D
e
c
em
br
e

-20

Ju
ille

Ju
in

ai
M

Ja
nv
ie
r
F
vr
ie
r
M
ar
s

-10

Av
ril

-30

Il est clair que le graphique peut tre amlior afin de visualiser au mieux les rsultats.
En slectionnant les lments du graphiques (axe des abscisses, axe des ordonnes, ou le graphique luimme) et en cliquant sur le bouton droit de la souris, vous pouvez changez lapparence du graphique.
Par exemple dans la figure prcdente, laxe des ordonnes coupe laxe des abscisses au point zro, ce
qui donne les mois lintrieur du graphique

25

En slectionnant, laxe des ordonnes, et en cliquant sur le bouton droit de la souris, le menus
contextuel offre une option Format de laxe
Dans Format de laxe, choisir longlet Echelle,
Choisir ensuite laxe des ordonnes coupe laxe des abscisses -30,
Vous obtiendrez la figure suivante :

Ao
S
t
pt
em
br
e
O
ct
ob
re
N
ov
em
br
D
e
c
em
br
e

ille
Ju

Ju
in

ai

Srie1

Av
ril

Ja
nv
ie
r
F
vr
ie
r
M
ar
s

40
30
20
10
0
-10
-20
-30

Remarque: tous les graphiques ayant des axes (abscisses et ordonnes), peuvent tre modifis en
utilisant l'option Format de l'axe.
La modification de votre graphique sur les tempratures vous donnera le rsultat suivant:

26

Tempratures Moyennes en 2000 et 2004

Anne 2004

60
40
20
0
-20
-40
Ja
nv
ie
F r
vr
ie
r
M
ar
s
Av
ril
M
ai
Ju
in
Ju
ille
t
A
S
o
pt t
em
b
O re
ct
ob
N
ov re
em
b
D
c re
em
br
e

Tempratures

Anne 2000

Mois

Lorsque l'axe des abscisses est slectionn, vous pouvez choisir le nombre d'abscisses entre les
tiquettes de donnes et le nombre d'abscisses entre les marques de graduation.

La figure suivante, montre le graphique si le nombre 2 est choisi au lieu de 1

27

Tempratures moyennes des annes 2000 et 2004


40
Tempratures

30
20
10

Anne 2000

Anne 2004

-10
-20
-30
Janvier

Mars

Mai

Juillet

Sptembre Novembre

Mois

Lorsqu'il s'agit de modifier les options du graphique, le type du graphique ou les donnes source du
graphique, il suffit alors de le slectionner est de choisir le menu Graphique:

L'option "donnes sources" vous permet:

de choisir d'autres donnes sources pour le graphique

de choisir les tiquettes du graphique

de donner un nom la srie du graphique

28

L'option 'options du graphique" vous permet de revenir pour:

Donner un titre au graphique

Nommer les abscisses et les ordonnes

Fixer le quadrillage,

Fixer ce qui doit tre affich pour les tiquettes (noms de srie, noms de catgorie, valeur)
L'option 'Type de Graphique", vous permet de revenir en arrire pour choisir un autre type de
graphique si celui choisi ne convient pas.

4..5

Rehausser l'apparence d'un graphique:

Vous pouvez rehausser l'apparence de votre graphique en choisissant, d'ajouter des couleurs, de
modifier la police du titre, des lgendes, des noms des axes etc. Pour cela il suffit de slectionner
l'objet (titre, lgende) et de cliquer sur le bouton droit de la souris et de choir le menu format.
La figure suivante, montre comment changer le format de la lgende.

29

Si vous voulez crire l'intrieur de votre graphique, il suffit de rajouter une zone de texte et d'y
insrer le texte que vous voulez.
Vous pouvez galement ajouter des formes automatiques (des dessins de la bibliothque Windows) qui
rehausseront l'apparence de votre graphique.
Exercice d'application:
Reprendre le fichier Excel, Temprature :
1. Rehausser l'apparence du graphique que vous avez dj ralis
2. Pour le mme fichier, raliser le graphique en Histogrammes.

30

5. Les autres fonctions Excel :


Les fonctions logiques, la fonction RECHERCHEV,les fonctions sur les dates et les fonctions
financires.
Dans les sances prcdentes, nous avons vu les fonctions principales utilises dans Microsoft Excel,
ces fonctions sont :

MIN, qui permet de calculer le minimum entre deux ou plusieurs valeurs

MAX, qui permet de calculer le Maximum de deux ou plusieurs valeurs

MOYENNE, qui calcule la Moyenne de deux ou plusieurs valeurs

SOMME, appele galement somme automatique qui permet de calculer la somme de deux ou
plusieurs valeurs.

Dans ce qui suit nous allons prsenter d'autres fonctions Excel qui sont assez souvent utilises, il sagit
des fonctions RECHERCHEV , SI et AUJOURD'HUI()

5.1 Les fonctions logiques :


La fonction SI :
Cette fonction permet de construire de formules conditionnelles avec Excel. Une formule
conditionnelle est une formule dont les calculs sont bass sur une condition. Par exemple, une formule
de calcul dune prime dun employ pourrait tre en fonction de sa performance.
Exemple : si lindice de performance dun employ est de 10 ou plus alors il recevra une prime de 5%
de son salaire, sinon il ne recevra rien
Dans cet exemple :
Lindice de performance > =10, reprsente une condition,
La prime de 5% reprsente la dcision prendre dans le cas ou la condition est vrai,
La prime est de 0% reprsente la dcision prendre dans le cas ou la condition est fausse.
La fonction SI se prsente donc sous le format suivant :

=SI(condition;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)
NB : Toujours prcder la fonction ou la formule du symbole =

Exemple :
Le tableau suivant montre les employs avec la performance et le salaire de chacun

31

Aprs avoir appliqu pour la colonne D la formule


= SI(performance >=10; salaire*0.20; 0),
Pour le premier employ la performance est la cellule B2, et le salaire est la cellule C2, la formule
est quivalente :

=Si(B2>=10;C2*0.20;0)

comme montre la figure suivante :

32

Voici le rsultat aprs excution de la fonction SI pour la cellule D2 et en utilisant la poigne de


recopie pour les cellule D3 et D

Voici la formule telle


que montre

Remarque :
Pour la fonction SI, on peut combiner plusieurs fonctions logiques pour trouver une formule
conditionnelle.
Les fonctions logiques les plus utilises sont :ET et OU
Loprateur ET est utilis pour combiner deux conditions, son rsultat est vrai si les deux conditions
sont vraies.
Il se prsente comme le montre la figure.

33

Exemples
ET(B2=5;B3=10) renvoie la valeur vrai
ET(B2>6;B3=10) renvoie la valeur FAUX
La fonction OU sutilise de la mme faon sauf quelle retourne VRAI si une (ou plus) des conditions
est vraie
Exemple
OU(B2>6;B3=10) retourne VRAI
OU(B2>6;B3 >10) retourne VRAI
Comment utiliser les fonctions ET et OU?
En tant que responsable dune entreprise, imaginez que vous voulez donner une prime pour vos
employs qui ont une performance gale ou plus grande que 10 OU qui ont travaill 45 heures ou plus
(prsence >=45) durant la semaine.
Dans ce cas votre formule sera comme suit
SI(OU (Performance>=10;Presence>=45);salaire*0.20;0)

Voici la formule

Comme nous avons :


Performance est la cellule B
Prsence est la cellule C
Salaire est la cellule D
Prime en fonction de la prsence ou de la performance est la cellule F
On aura donc dans F2 la formule suivante :

=SI(OU(B2>=10;C2>=45);D2*0.20;0)
5.2

La fonction RECHERCHEV :

Recherche Verticale (la colonne A)


La fonction RECHERCHEV permet deffectuer une recherche verticale dans un tableau de donnes.
La recherche se fait toujours dans la premire colonne du tableau et peut renvoyer le rsultat dune
autre colonne.

34

Elle se prsente sous le format suivant :


RECHERCHEV(valeur_recherche;Tableau;colonne_rsultat;ValeurProche)
=RECHERCHEV("Antoine";A1:F5;3;FAUX)
Ne pas considrer la valeur proche
on recherche Antoine
Retourner le rsultat de la colonne 3
dans le tableau A1 :F9(tout le tableau)

Pour le tableau prcdent, la valeur retourne est 38

35

Remarques :
1. Si valeur proche est Vrai ou pas mentionne, alors si Excel na pas trouv de rsultat il va
ramener la valeur proche infrieure la valeur recherche. Il nest pas recommand dutiliser
le paramtre VRAI car parfois, la valeur ramene est errone surtout si le tableau nest pas tri
2. Excel cherche toujours dans la colonne A
3. Excel arrte la recherche ds quil aura trouv la premire valeur recherche. Donc sil existe
un deuxime Antoine dans le tableau, la valeur correspondante ne sera pas ramene.
4. il existe une autre fonction similaire qui fait la recherche sur la premire ligne et qui a le mme
rle que REHERCHEV, il sagit de RECHERCHEH (recherche Horizontale

5.3 Les fonctions sur les dates


Le format DATE et le calcule sur la date
La plus part des fichiers de gestion ou de comptabilit que lon manipule, utilisent des dates.
Pour pouvoir manipuler des dates, il est ncessaire de donner la colonne contenant des dates, le bon
format, pour ce faire il faut utiliser le menu Format/Cellule et choisir date :

36

On peut effectuer plusieurs oprations sur les dates :


-

Calculer la diffrence entre deux dates

Ajouter ou soustraire un nombre de jours une date

Obtenir la date courante

Exemple
2002-11-23 +40 donne 2003-01-02
2001-02-13 +10 donne 2001-02-23
2001-02-13 +10 donne 2001-02-03
2003-01-02 - 2002-11-23 donne 40
2005-09-21 - 2002-11-23 =1033

La date du jour
Il existe deux fonctions en Excel qui retournent la date courante. Elles ne prennent aucun paramtre. Il
s'agit des fonctions AUJOURDHUI() et MAINTENANT().
On peut les utiliser dans une cellule en crivant simplement =AUJOURDHUI() ou =MAINTENANT()
on voit la date d'aujourd'hui s'afficher. MAINTENANT() retourne galement lheure.

37

5.4 Les fonctions financires :


VPM; NPM; VA;VC;TAUX
Excel offre plusieurs fonctions financires qui permettent de rpondre aux besoins dans le domaine de
calcule des investissement, de remboursements, ou talement de revenus ou de dettes sur une certaine
priode de temps. Ces fonctions sont:
VA, Valeur Actuelle, reprsente le montant en jeu en dbut du contrat (pour une dette ou un
investissement.
Il existe une fonction VA qui permet de calculer ce montant en fonction d'un certains nombre de
valeurs
VC: Valeur Courante ou valeur future, reprsente la valeur actuelle modifie par les retraits ou les
dpts supplmentaires, et l'imposition de frais d'intrts.
Il existe une fonction CA qui permet de calculer ce montant en fonction d'un certains nombre de
valeurs
NPM: Nombre de Payements; reprsente le nombre de payements ou de prlvements ou de dpts.
Ces priodes doivent tre priodiques et sont calcules gnralement en annes; en mois ou en jours.
Il existe une fonction NPM qui permet de calculer ce nombre en fonction d'un certain nombre de
valeurs
VPM, Valeur du Payement, est une fonction financire calculant le montant mis en cause chaque
terme. Par exemple, il peut s'utiliser pour le calcul du remboursement d'un emprunt effectu pour
l'achat d'une voiture. Si vous avez achet une voiture de 15 000 , sur une priode de 5 ans avec un taux
d'intrt de 9%, la fonction VPM vous permet de savoir que vos remboursements mensuels sont de
311.38 $
Il existe une fonction VPM qui permet de calculer ce montant en fonction d'un certain nombre de
valeurs
La fonction VPM possde un attribut TYPE qui indique si le payement ou le retrait est effectu en
dbut (TYPE=1) ou en fin de priode.( TYPE=0).
Exemple Syntaxe de la fonction VPM

VPM (taux; npm; Va; VC; TYPE)


Taux: reprsente le taux de l'emprunt
Npm: reprsente le nombre de payements
Va: reprsente la valeur actuelle de l'emprunt
38

Exemple:
Le tableau suivant montre l'utilisation de la fonction VPM pour calculer les remboursements d'un
emprunt de 25 000 sur une priode de 48 mois avec un taux annuel de 8%
Remarque: Le taux tant annuel, il faut diviser par 12 pour obtenir le taux mensuel.

Le rsultat de cette fonction est ngatif puis qu'il s'agit d'un remboursement.

Autre exemple:
Nous avons effectu un emprunt la banque d'une valeur 6000 $ avec un taux d'intrt annuel de 6%.
Avec des versements mensuels de 200$, nous dsirons savoir quelle sera la priode totale de payement.
Il faut utiliser la fonction NPM

39

Il faut environ 28 mois pour rembourser notre dette.

40

6. Travailler sur plusieurs feuilles : Rfrences multi-feuilles


On a vu jusqu maintenant quune formule peut faire rfrence au contenu dune cellule simplement
en utilisant la lettre de la colonne et le numro de la ligne. Cela est une simplification de la ralit qui
demeure correcte lorsque la formule et les rfrences sont dans la mme feuille de calculs. Dans la
situation ou une formule utilise une rfrence une autre feuille de calculs, il faudra alors prciser la
rfrence en ajoutant le nom de la feuille devant le nom de la cellule de cette faon :
NomDeLaFeuille!NomdeLaCellule
Exemple: le classeur joueur contient deux feuilles Excel: Saut1 et Saut2:
Pour renommer une feuille Excel, il suffit de se positionner sur l'onglet de la feuille, cliquer sur le
bouton droit de la souris et choisi Renommer, comme le montre la figure(on veut renommer: feuil3)

Feuille1
Feuille2

Le contenu de la feuille1 et feuille 2 est donn par le tableau le suivant:

41

feuille1: rsultat du premier saut


feuille2: rsultat du 2eme saut.

Figure 6: Feuille1 et feuille2 du classeur Joueur

Pour calculer le meilleur et le mauvais saut pour les joueurs, il faut utiliser la rfrence multifeuilles:

Remarque1 : si le nom de votre feuille possde des blancs, (saut no1) il faut alors entourer le nom
dapostrophes pour simplifier la vie dExcel
Remarque2 Pour viter les erreurs de frappes et acclrer lentre dune rfrence multi-feuilles, on
peut entrer la rfrence laide de la souris. Pour ce faire, commencez entrer votre formule dans une

42

cellule :
Changez ensuite de feuille en cliquant sur longlet de feuille. Slectionnez la cellule vise laide de
la souris : la figure prcdente montre un exemple
Exercice1 :
1. Crer un classeur Excel qui va avoir le nom "Joueur.xls"
2. Dans la premire feuille, rentrez les donnes de la feuille1 de la figure1 (page 6 de ce
document)
3. Renommer votre feuille par "Saut1"
4. Dans la deuxime feuille, rentrez les donnes de la feuille 2 de la fiigure1 (Page 6 de ce
document; vous pouvez utiliser un Copier/Coller de la colonne A)
5. Renommer votre feuille par "Saut2"
6. Dans la feuille qui a le nom "Saut2", la cellule C1, crire l'tiquette "Meilleur Saut". Puis la
case C2, entrez la formule
=MAX(Saut1!B2;Saut2!B2).
Appliquer cette formule pour les cases C3 C12(poigne de recopie)
7. Dans la feuille qui a le nom "Saut2", la cellule D1, crire l'tiquette "Mauvais Saut". Puis la
case C2, entrez la formule
=Min(Saut1!B2;Saut2!B2)
Appliquer cette formule pour les cases D3 D12(poigne de recopie)
8. Dans la feuille qui a le nom "Saut2", raliser le graphe Histogramme qui reprsente les deux
sauts.
9. Enregistrez votre classeur.
Exercice 2:
1- Utiliser la fonction VPM pour complter le classeur suivant:
Le taux est un taux annuel

2- utiliser la fonction NPM pour complter le tableau suivant:


Le taux est annuel, la valeur de remboursement est par mois.

43

(Vous allez donc trouver le nombre de mois ncessaires pour rembourser votre dette)

44

7. Les tris, les filtres et la mise en forme (automatique, des


cellules
des lignes et des colonnes) 1

7.1
Les tris
On peut trier une plage de donnes de deux faons: une simple et une avance. La faon la plus simple
de trier une plage de donnes est de la slectionner, puis de cliquer sur une des boutons suivants sur
votre barre d'outils:
Le premier (avec le A au-dessus du Z) trie en ordre croissant. Le deuxime (avec le Z au-dessus du A)
trie en ordre dcroissant. Notez que ces tris simples se font toujours sur la premire colonne de la
plage slectionne.
Si, plutt que de slectionner une plage, vous placez simplement votre curseur sur une cellule, le
tableau dans lequel vous tes sera tri sur la colonne correspondante.
Notez en passant que si votre tableau a une ligne de titre, Excel est assez intelligent pour s'en rendre
compte et ne pas l'inclure dans le tri, afin qu'elle reste toujours la premire ligne du tableau.
Tris avancs
Que faire si on veut trier sur plusieurs colonnes? On peut par exemple vouloir trier une liste en ordre
de nom, puis en ordre de salaire, de sorte que deux personnes qui ont le mme nom seront places en
ordre croissant de salaire.
Pour faire cela, il faut slectionner la plage trier et aller dans le menu Donnes->Trier. (Remarquez
que si vous ne slectionnez rien, le tableau dans lequel vous tes sera slectionn automatiquement par
dfaut).

Prpar par Etienne Forest et Joan-Sbastien Morales, modifi par Saliha Yacoub

45

Une petite fentre apparatra alors et vous permettra de choisir par quoi vous voudrez trier le tableau.
Vous pourrez trier par une colonne, puis ensuite par une autre, puis encore par une autre. Chaque tri
peut tre croissant ou dcroissant.
7.2

Insrer des commentaires

Les informations affiches dans une feuille de calculs peuvent gagner en prcision en ajoutant des
commentaires
La performance est un indice not sur 10, sur 20 ou sur 12? Pour cela il suffit dajouter un commentaire
qui permet dapporter plus de prcision
laide du menu contextuel, (bouton droit de la souris) on peut :
o

Ajouter un commentaire

Modifier un commentaire

Supprimer un commentaire

Un petit triangle rouge dans le coin suprieur droit indique que la cellule possde un commentaire :

46

Il suffit alors de laisser la souris quelques instants sur la cellule et le commentaire apparatra! Pour
afficher tous les commentaires dune feuille de calculs, utilisez loption Commentaires du menu
Affichage :
Pour cacher les commentaires, utiliser de nouveau loption Commentaires du menu Affichage.
7.3

Format des cellules

La mise en forme des cellules permet une reprsentation plus agrable, voir artistique, du texte et des
nombres contenus dans une feuille de calculs. Elle facilite le reprage des nombres importants et
permet de regrouper visuellement les donnes ayant un lien logique. Il faut cependant retenir quen
aucun cas la mise en forme dune cellule modifie son contenu. Elle ne fait que changer sa
reprsentation. Ainsi, si on entre le nombre 1,99 dans la cellule A1 et que lon change le format de la
cellule pour afficher une seule dcimale, la cellule A1 affichera 2,0 mais le contenu de la cellule et le
nombre utilis dans les calculs demeura toujours 1,99. Pour modifier le format dune cellule ou de
plusieurs cellules, slectionnez la cellule ou la plage de cellules laide de la souris, puis utilisez
loption Cellule du menu Format ou la touche de raccourci Ctrl-1. La bote dialogue suivante
apparatra :

Plusieurs lments du format dune cellule peuvent tre modifis : la reprsentation des nombres,

47

lalignement, la police, la bordure et les motifs.


Reprsentation des nombres
Voici les reprsentations des nombres les plus utilises :
o

Standard : Aucun format spcial, le nombre est affich tel quel.

Nombre : Format qui permet de modifier le nombre de dcimales, dajouter un sparateur de


milliers et dafficher les nombres ngatifs en rouge ou entre parenthses.

Montaire : Format qui ajoute un symbole montaire ($, , ou autres) qui permet de modifier le
nombre de dcimales et dafficher les nombres ngatifs en rouge ou entre parenthses.

Date : Format qui permet de reprsenter une date sous plusieurs formes. Exemples : 2004-0809 ou 9 aot 2004. Le contenu rel de la cellule est le nombre de jours couls depuis le 1ier
janvier 1900. Une section entire sera ddie uniquement la manipulation de dates.

Heure : Format qui permet de reprsenter une heure sous plusieurs formes. Exemples : 9 h 20
ou 09:20:00.

Pourcentage : Format qui affiche le nombre multipli par 100 et ajoute un signe %. Il permet
aussi de modifier le nombre de dcimales affiches.

Alignement
Lalignement permet de modifier lalignement du texte (gauche, centre ou droite) mais aussi son
orientation. Par exemple, il peut tre judicieux de placer les titres de colonnes la verticale pour
conomiser de lespace :
Police
linstar dun programme de traitement de texte comme Word, Excel permet de modifier la police
(Times New Roman, Arial, Courier New, Verdana, ), le style (normal, italique, gras, ) la taille (10
points, 12 points, 14 points, ) et la couleur ( noir, rouge, bleu, ).
Bordure
Vous aurez peut-tre remarqu quExcel nimprime par la grille de la feuille de calculs. Ainsi, pour
bien sparer des ensembles de donnes ou construire des tableaux, il peut tre utile dajouter des
bordures aux cellules. On peut ajouter une bordure gauche, en haut, droite et en bas de chaque
cellule et ce, avec plusieurs style de traits et plusieurs couleurs. On peut alors obtenir des effets de ce
genre :
Motifs

48

Les motifs permettent, entre autres, de modifier la couleur du fond de la cellule.


Mise en forme automatique
La mise en forme automatique est un outil pratique qui permet dappliquer des formats prconus de
tableaux nos donnes. Cela peut tre un bon point de dpart! Pour utiliser la mise en forme
automatique, slectionnez dabord la plage de cellules laide de la souris, puis utilisez loption Mise
en forme automatique du menu Format. Voici quelques exemples :
Simple :

Classique 2 :

Liste 2 :

Insrer ou supprimer des lignes et des colonnes

49

Afin dinsrer une nouvelle colonne, simplement cliquer avec le bouton de droite de la souris sur le
nom de la colonne et utilisez loption Insrer du menu contextuel. Il est noter que la nouvelle
colonne sera insre gauche de la colonne slectionne. Il faut suivre la mme procdure pour insrer
une ligne. La nouvelle ligne sera insre en haut de la ligne slectionne.
Pour supprimer une ligne ou une colonne, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le nom de la
colonne ou de la ligne supprimer, puis utilisez loption Supprimer du menu contextuel. Il est noter
que lon peut supprimer plusieurs lignes ou plusieurs colonnes la fois!
Format des colonnes et des lignes :
Utilisez le menu Format /colonne pour donner un format votre colonne
Utiliser le menu Format/ligne pour donner un format votre ligne
Exemple : changer la hauteur des lignes voici les tapes :
-

Se placer sur la ligne pour laquelle nous voulons appliquer la mise en forme

Slectionner le menu Format/ligne puis hauteur

Modifier la hauteur de votre ligne selon vos besoins.

Remarque : il est possible de masquer une ligne ou une colonne.


Pour masquer une ligne :
-

Se placer sur la ligne que lon veut masquer

Dans le menu format/ligne choisir Masquer.

Pour afficher de nouveau une ligne masque, slectionner une ligne de chaque ct de la ligne que
vous voulez afficher, puis dans le menu Format/ligne choisir loption afficher
Remarque :
La mme procdure sapplique pour masquer et afficher des colonnes

7.4

Les filtres avec Excel :

Les filtres sont des outils permettant de slectionner un ensemble de valeurs partir dune feuille
Excel. Il existe deux sortes de filtres : les filtres automatiques et les filtres labors :
Les filtres automatiques :

50

Pour raliser un filtre automatique voici les tapes :


1. slectionner une cellule de la liste;
2. partir de la barre de menu, choisir Donnes/Filtre/filtre automatique. Des flches de liste
droulante apparaissent comme le montre la figure :

3. Cliquez sur la flche de la liste droulante, du champ dans lequel vous voulez filtrer
linformation. Slectionner le critre voulu.
Les lignes rpondant votre critre seront affiches.
Pour appliquer deux filtres (selon plusieurs critre) une srie de donnes, vous devez :
-

effectuer le premier filtre

sur le rsultat obtenu, appliquer un deuxime filtre

Personnaliser un filtre automatique :


Pour personnaliser un filtre automatique, voici les tapes suivre :
1- vous devez raliser le filtre automatique
2- avec la flche de la liste droulante, slectionner : Personnalis
la figure suivante apparat

3- personnaliser votre filtre comme vous le souhaitez.


Les filtres labors :

51

Les filtres labors sont sans doute les filtres les plus utiliss avec Excel.
Voici les tapes suivre pour raliser un filtre labor.
Premirement prparer la zone de critres :
La zone de critres doit tre situe lextrieur de la zone de filtre.
1- insrer au moins deux lignes avant la zone des tiquettes de la feuille Excel
2- copier puis coller la ligne des tiquettes au niveau dune ligne insre
3- une ligne en dessous, saisir les critres que vous dsirez avoir. La figure suivante montre un
exemple dune zone de critres

Zone de critres (entre


Critre1 : Saut >

52

Deuximement : Raliser le filtre :


1- cliquer sur une cellule de votre plage de donnes
2- dans la barre de menu, choisir Donnes/filtre/filtre labor

Permet davoir un
autre emplacement
pour le rsultat

3- la figure suivante apparat

Flche1 :

Flche2 :
Plage des critres

Flche3 :
Plage du rsultat

4- dans cette figure, on voit bien la plage de donnes pour laquelle le filtre sera ralis. Cette plage
est slectionne. On voit bien galement la zone de critre qui est de A2 C3.
Vous pouvez galement slectionner la zone de critre en cliquant sur le bouton point par la flche2,
puis slectionner la plage de la zone de critres. (comme pour les graphiques)
5- cliquer sur OK
Dans notre cas le filtre se lit comme suit :
Slectionner les joueurs ayant fait un saut de plus de 7,80 et qui sont de Montral
Important :
Lorsque les critres ont sur la mme ligne, cela signifie quun ET est excut. Donc le filtre ramne les
rsultats correspondant aux deux critres simultanment
Cette figure correspond au filtre suivant :
Liste des joueurs ayant fait un saut de plus de 7,80 ET qui sont de Montral

53

Lorsque les critres ont sur des lignes lune au dessus de lautre, cela signifie quun OU est excut.
Donc le filtre ramne les rsultats correspondant lun ou lautre des critres
La figure suivante correspond au filtre suivant :
Liste des joueurs ayant fait un saut de plus de 7,80 OU qui sont de Montral

Pour afficher les donnes non filtres (annuler un filtre), Utiliser le menu Donnes/Filtre/afficher tout
ou dsactiver le filtre
Remarque :
Vous pouvez galement copier le rsultat de votre filtre dans sur une autre plage de donnes. (Toujours
dans la mme feuille). Pour cela :
1. vous devez cocher la case copier vers un autre emplacement
2. dterminer la plage du rsultat dans la mme feuille.( Flche3) :
Exercice1 : Crer le classeur Employs suivant :

54

1- Enregistrez votre classeur sous Empoys-1 (Utiliser loption Enregistrez sous du menu Fichier :
vous allez avoir deux classeurs Employs et Employs-1)
2- Pour le classeur Employs, raliser les oprations suivantes :
a. Trier le classeur selon le nom puis le prnom
b. Raliser un filtre labor qui ramne la liste des employs qui sont cadre et qui ont un
salaire de plus de 37 000$. Placer ce rsultat la plage A20 :D29
c. la cellule A19, donner un titre pour votre filtre Employs cadre avec un salaire de
37 000 $ et plus
d. Raliser un filtre labor qui ramne la liste des employs qui sont cadre ou qui ont un
salaire de plus de 37 000$. Placer ce rsultat la plage A30 :D39
e. la cellule A29, donner un titre pour votre filtre Employs cadre ou ayant un
salaire de 37 000 $ et plus
3- Pour le classeur Employs-1
a. raliser un filtre automatique des employs qui ont un salaire plus petit 40 000 et qui
sont secrtaire.
b. Dcrire les tapes pour raliser ce filtre
Exercice2 : Utilisation de laide dans Excel
Utiliser le Help dExcel pour expliquer les tapes importantes pour imprimer une feuille Excel. Utiliser
ces tapes pour imprimer une feuille dun classeur de votre choix.

55

8. Impression dune feuille de calcul, impression dun graphique


8.1 Visualisation de la feuille avant impression
Avant dimprimer votre feuille de calcul, Excel vous donne la possibilit de visualiser un aperu de son
apparence; et de modifier les paramtres de limpression. Voici la procdure suivre.
1- utiliser le bouton Aperu avant impression

de la barre doutils ou partir du menu

Fichier, choisir Aperu avant impression,


2- de ce menu vous pouvez imprimer votre feuille, alors vous cliquerez sur Imprimer,
3- vous pouvez quitter et revenir votre feuille en cliquant sur le bouton Fermer.
Voir la
page
suivante

Grossir
laffichage

Accde la
fentre Mise en
pages

Ajuster les
sauts de pages
dans la feuille

Figure 7:Aperu avant impression

8.2 Impression de la feuille de calcul :


Trs souvent, avant dimprimer une feuille de calcul, il faut dabord lui faire la mise en page. La
procdure pour raliser une mise en page dune feuille Excel est la suivante :
1- partir du menu fichier, utiliser loption Mise en page. Vous pouvez galement utiliser
loption Page de laperu avant impression.
vous obtiendrez la figure suivante :

56

Figure 8: Onglet Page


Onglet Page : (voir Figure prcdente)
Cet onglet vous permet de choisir,

lorientation de la page (paysage ou portrait),

dagrandir ou de rduire la taille de la feuille,

choisir le format du papier.

Onglet Marge :
Cet onglet vous permet de fixer la taille des marges de votre feuille de calcul. Il vous permet
galement de centrer verticalement ou horizontalement votre feuille de calcul su la page

57

Figure 9:Onglet Marge


Longlet En-tte et pied de page
Vous pouvez insrer un entte et un pied de page sur lensemble de vos feuilles de calcul, un numro
de page, le nom de votre classeur etc

58

Vous pouvez insrer des enttes et pieds de page personnaliss, il faut alors cliquer sur le bouton : Entte personnalis pour len-tte de page, ou sur le bouton
Pied de page personnalis pour le pied de page. La figure suivante apparat :

Remarquez sur cette figure, les diffrentes parties dun en-tte de page (Gauche, centrale et droite)
Signification des boutons :
Bouton
Description

Code/affichage

Permet de faire la mise en forme du texte slectionn

Insre le numro de page

&[Page]

Insre le nombre total de pages

&[Pages]

Insre la date du jour

&[Date]

Insre lheure courante

&[Heure]

Insre le nom du fichier et son emplacement

&[Chemin
d'accs]&[Fichier]

Insre le nom du fichier

&[Fichier]

Insre le nom de la feuille active

&[Onglet]

Insre une image

&[Image]

Longlet feuille

59

Figure 10: Onglet page


Cet onglet vous permet :

choisir les lignes et/ou les colonnes rpter sur chaque page (lorsquil y a plus dune page)
de la feuille de calcul. Ceci est intressant pour reproduire les titres des lignes ou des colonnes
sur plusieurs pages.
Pour rpter les tiquettes des lignes et/ ou des colonnes sur chaque page, cliquez dans la zone
Lignes rpter en haut et/ou colonnes rpter gauche selon le cas. Slectionnez
ensuite, dans la feuille de calcul, les lignes et/ ou les colonnes souhaites.

Qualit de limpression (brouillon)

Imprimer le quadrillage

Imprimer les enttes de lignes et de colonnes

Fixer lordre dimpression des pages

2- Modifier les sauts de pages


Pour modifier les sauts de pages, vous devez
a- choisir Aperu des sauts de pages de la figure 1,
b- faire glisser le saut de page automatique jusqu' lemplacement souhait,
c- revenir au mode daffichage Normal en slectionnant dans le menu Affichage loption
Normal.

60

Insertion de saut de page manuel :


1. Pour insrer un saut de page manuel horizontal, cliquer sur lentte de la ligne situe audessous de la ligne o vous voulez que la nouvelle page commence.
Pour insrer un saut de page manuel vertical, cliquer sur lentte de la colonne situe la
droite de la colonne o vous voulez que la nouvelle page commence.
Pour insrer des sauts de page manuel horizontal et vertical, slectionner la cellule situe
immdiatement au-dessous et la droite de lendroit o vous voulez que la nouvelle page
commence.
2. partir de la barre de Menu, slectionner Insertion /Saut de page
3. Pour enlever un saut de page, partir de la barre de Menu, slectionner le menu
Insertion/Supprimer le saut de page

8.3 Impression dun graphique :


Un graphique qui a t conu sur la mme feuille de calcul contenant les donnes, peut tre imprim
paralllement ou sparment des donnes.
Les procdures dcrites plus haut sappliquent limpression dun graphique.

61

Exercice :
Ouvrir le fichier Gestion_Immobilire
1- entre les colonnes Catgorie et Vendu, insrer une colonne qui aura pour tiquette Pris
demand
2- donner le format montaire cette colonne (zro dcimale)
3- entrer les donnes suivantes :
Prix demand
240 000 $
450 000 $
690 000 $
500 000 $
600 000 $
364 000 $
98 000 $
200 000 $
500 000 $
360 000 $
256 000 $
250 000 $
4-

insrer une ligne entre les lignes 36 et 38,

5- enter les donnes suivantes :


1658 Boulevard
37 Rive Sud
Milan

Brossard

Commercial 600 000 $ Non

Boisclair

6- imprimer le classeur obtenu.


a. Mettre un titre,
b. Ajouter un entte qui sera votre nom et prnom, et la date
c. Ajouter un pied de page qui sera, et le numro de page et le nom du fichier
d. Vrifier les sauts de pages,
e. Sil existe plus dune page, assurer-vous de rpter les tiquettes des colonnes sur
toutes les pages.
7- Raliser les filtres labors suivants :
Attention, chaque filtre doit tre copi dans une plage de la mme feuille (autre que celle des
donnes cest dire A1 G12) de votre choix
a. Liste des fiches dont le secteur est Rosemont et dont le prix est plus grand que
400000$
b. Liste des fiches dont le secteur est Rosemont ou qui sont de Cte Saint Luc

62

c. Liste des fiches dont le secteur est Rosemont ou qui sont de Cte Saint Luc et qui sont
revenu (dans les deux secteurs)
d. Liste des fiches dont le secteur est Rosemont ou qui sont de Cte Saint Luc et qui
revenu (seul le secteur Cte Saint Luc va tre revenu)
e.

Liste des fiches dont le secteur est Rosemont ou qui sont de Cte Saint ou qui valent
plus de 354 000$

8- Copier les donnes de votre classeur (sans les filtres) de A1 G12 (du classeur initial) , puis
coller cette plage dans un autre classeur nomm Immobilier
9- Pour le classeur Immobilier , raliser une mise en forme automatique de votre choix
10- Pour la ligne des tiquettes (la premire ligne) du classeur Immobilier , donner le
Format Alignement puis faite une orientation de 90 degrs
Autre exercice : Utilisation de laide dExcel
Utilisez laide de Excel pour expliquer comment on peut raliser une somme conditionnelle.
1- Commencez par dfinir cest quoi une somme conditionnelle
2- Expliquer lexemple qui est prsent dans Excel
3- Utiliser la somme conditionnelle pour calculer la somme des prix de ventes des immeubles
revenu. Mettez ce rsultat au moins trois ligne aprs la dernire ligne des donnes (ligne
12).
Vous rpondrez aux questions 1 et 2 dans un document Word que vous allez imprimer
Les sous Totaux:
Excel vous permet d'effectuer des calculs partir de sous groupes d'un champ dans une liste . Dans
le tableau prcdent, on pouvait calculer la somme ou la moyenne des prix demands par catgorie.
Excel offre la fonction
Sous-Totaux laquelle effectue en une seule opration de nombreux calculs..
Important !!!!!!
Avant toute utilisation de la fonction Sous-Totaux vous devez trier votre liste (donnes) par le
champs (colonne) qui contient les sous groupes partir desquels vous souhaitez effectuer vos
calculs.
Pour le classeur prcdent, le tri peut tre effectu par catgorie.
Voici la procdure qui permet de raliser des sous-totaux.
1. trier la liste par le champ dans lequel vous voulez grouper les donnes.

63

2. partir de la barre de menu, choisir le menu Donnes/ Sous-Totaux

3. Choisissez le champ dans lequel vous voulez grouper les donnes dans la liste droulante
chaque changement de:
4. choisissez la fonction dsire dans la liste droulante Utiliser la fonction
5. Cocher le ou les champs sous-totaliser dans la zone de liste
Ajouter un sous-total ..
Cocher les options dsire
6. Cliquer sur Ok
Question:
Reprendre l'exercice prcdent puis calculer la moyenne des prix demands par catgorie

64

Importation et exportation de donnes

9.1

Exporter une base des donnes vers Excel.

De Microsoft Access, nous pouvons exporter n'importe quel objet (Table, requtes, formulaires etc)
vers Excel. Cependant, il est recommand d'exporter uniquement les tables et les requtes
Pour exporter une table ou une requte de Microsoft Access vers Microsoft Excel, il faut suivre les
tapes suivantes:
1- slectionner la table ou la requte
2- dans le menu Fichier, choisir exporter
3- dans la liste des fichiers choisir Excel 97-2002
4- choisir le nom du dossier o vous voulez exporter
5- cliquer sur Exporter

9.2 Importation vers Ms Excel


De Microsoft Excel, nous pouvons importer des donnes partir d'un autre classeur Excel ou partir
d'une base de donnes Access
a) de Excel vers Excel
Voici les tapes suivre:

65

1- Dans le menu Donnes de Microsoft Excel, choisir donnes Externes, puis importer des
donnes

2- Choisir le type de fichier que vous voulez importer: (fichier Excel(*.xls)


3- Choisir le nom de fichier que vous voulez importer

La figure suivante apparat:

66

4- Choisir la feuille que vous voulez importer


5- Choir la feuille de destination de vos donnes comme le montre la figure

Figure 11: Choix de la destination des donnes


6- Cliquer sur Ok .
7- Enregistrer votre nouveau classeur
Important:
Il est possible de mettre jour automatiquement les donnes importes, lorsque les donnes sources ont
t modifies. Pour cela :
1- vous devez afficher la barre d'outils "donnes externes"

2- cliquer sur le bouton Actualiser les donnes (point d'exclamation rouge)


b) De Access vers Excel
1- Suivre les tapes 1 et 2 de la procdure prcdentes (choir le type de fichier : Bases de donnes
Access(*.mdb)) comme le montre la figure

67

2- Cliquer sur ouvrir la fentre suivante apparat

68

3- Cliquer sur OK, la figure suivante apparat

4- Cliquer sur OK

69

5- Choir la table ou la requte partir de laquelle vous voulez importer les donnes, comme le
montre la figure

6- Cliquer sur OK, puis choisir la destination des donnes comme la figure 1
7- Cliquer sur OK
Important:
Il est possible de mettre jour automatiquement les donnes importes, lorsque les donnes sources ont
t modifies. Pour cela :
a) vous devez afficher la barre d'outils "donnes externes"

b) cliquer sur le bouton Actualiser les donnes (point d'exclamation rouge)


1. Importation de Access vers Access
Pour importer des donnes dans Access, il faut suivre les tapes suivantes:
1- Fichier, Donnes Externes/importer
2- Choir le type de fichier que vous voulez importer ;
3- Choisir le nom de fichiers que vous voulez importer

70

4- Cliquer sur Importer, la figure suivante apparat

5- Choisir la table ou la requte ou autre objet que vous voulez importer


6- Cliquer sur Ok

9.3 Importation vers Ms Word

On peut importer des donnes (tables ou requtes) partir dune base de donnes Access. Pour cela il
faut afficher dans Word la barre doutil Base de donne du menu Affichage

Mettre jour les

71

Insrer une
base de
Suivre les tapes suivantes pour insrer une table ou une requte
9 Cliquer sur le bouton insrer une base de donnes
La fentre suivante apparat

9 Cliquer sur Obtenir des donnes,


9 Choisir le type de fichier Ms Access
9 Choisir le rpertoire et le nom de la base de donnes
9 Cliquer sur ouvrir et la boite de dialogue suivante apparat

72

choisir le nom de la table ou de la requte et cliquer sur OK, la fentre suivante apparat

9 pour choisir le format de votre tableau de donnes, cliquer sur le bouton


Tableau :Format auto
9 pour que la mise jour des donnes soit permise, lorsque celles-ci sont modifies dans Access, il
faut cliquer sur le bouton Insrer des donnes, la fentre suivante apparat,

9 cocher la case Insrer en tant que champs. Cliquer sur Ok


9 pour mettre jour des donnes modifies dans Access dans Ms Word, il suffit de cliquer sur le
bouton Mettre jour les champs.
Remarque
Vous pouvez galement importer des donnes dans Word partir de Ms Access en utilisant le

bouton de la barre doutils


Dans ce cas les donnes ne peuvent tre mise jour au fur et mesure quelles soient modifies dans
Access

73