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ESTE MATERIAL ES PARA USO DIDACTICO DE ALUMNOS Y

PROFESORES, EXCLUSIVO DE COLEGIO PANAMERICANO, SE PROHIBE
SU REPRODUCCION TOTAL O PARCIAL PARA OTROS USOS.

Contenido
Microsoft Access...............................................................................................................2
Para qu sirve nos sirve el Access?..............................................................................2
Cules son los componentes de Access?.......................................................................2
Base de Datos:...............................................................................................................2
Tablas:............................................................................................................................2
Consultas:......................................................................................................................3
Formularios:..................................................................................................................3
Informes:........................................................................................................................3
Pginas:..........................................................................................................................4
Macros:..........................................................................................................................4
Mdulos:........................................................................................................................4
Campo:..........................................................................................................................4
Texto:.........................................................................................................................4
Memo:........................................................................................................................4
Numrico:..................................................................................................................4
Fecha/Hora:...............................................................................................................4
Moneda:.....................................................................................................................4
Autonumrico:...........................................................................................................5
S/No:.........................................................................................................................5
Objeto OLE:..............................................................................................................5
Hipervnculo:.............................................................................................................5
Asistente para bsquedas:..........................................................................................5
Registro:........................................................................................................................5
Propiedades generales de los campos............................................................................5
Como Crear una Base de Datos.........................................................................................6
Como Crear una Tabla.......................................................................................................7
Como Crear un Formulario.............................................................................................12
Como Crear un Informe...................................................................................................16
Como Crear Consultas en Vista Diseo..........................................................................19
Crear la primera relacin.................................................................................................21
Para crear la relacin...................................................................................................23

MATERIAL ELABORADO POR: SERGIO DAVID FIGUEROS DE LEON

DERECHOS RESERVADOS

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Microsoft Access
Posiblemente, la aplicacin ms compleja de la suite Office, sea Access, una base de
datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno
Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clics de mouse sobre la pantalla.
Access contiene herramientas de diseo y programacin reservadas a los usuarios con
mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; estn
preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento
determinado.
Para qu sirve nos sirve el Access?
Sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de
administracin de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos
acerca de pedidos y clientes.
Cules son los componentes de Access?
Base de Datos:
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que
se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access tienen la extensin .MDB para que el ordenador las
reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la
informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una
empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de
forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin
sobre los pedidos de stos.
Tablas:
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como
hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan y/o clasifican los diferentes datos como el
cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin.
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,
as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente
forman otro registro.
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de
CLIENTES podra ser:
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Campos
Cdigo Nombre

Apellidos

Direccin

C.P.

Registro
1
1

Luis

Grande Lilos

C/ Germanas, 23

46723

Registro
2
2

Marta

Fran Dardeno

C/ Mayor, 34

46625

Registro
3
3

Francisco

Juan Lpez

C/ Valle, 56

46625

Consultas:
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, pero en
principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes
cuyo cdigo postal sea 46625.
Formularios:
Un formulario es el objeto de Access diseado para la introduccin, visualizacin y
modificacin de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de
fichas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla
CLIENTES.
Informes:
Un informe es el objeto de Access diseado para dar formato, calcular, imprimir y
resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
Pginas:
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos
y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro
curso ms avanzado.

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Macros:
Una macro es el objeto de Access que define de forma estructurada las acciones que el
usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
eleccin de un elemento de un formulario.
Mdulos:
Un mdulo es el objeto de Access que contiene procedimientos personales que se
codifican utilizando Visual Basic.
Campo:
Unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de
una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y
caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamacin o corchetes. Si
pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripcin de un campo, permite
aclarar informacin referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite
especificar el tipo de informacin que cargramos en dicho campo, esta puede ser:
Texto:
Para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255
Memo:
Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
Numrico:
Para introducir nmeros
Fecha/Hora:
Para introducir datos en formato fecha u hora
Moneda:
Para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario
Autonumrico:
En este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido

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S/No:
Campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No,
Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE:
Para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.
Hipervnculo:
Podemos definir un enlace a una pgina Web
Asistente para bsquedas:
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
Registro:
Es el conjunto de informacin referida a una misma persona u objeto. Un registro
vendra a ser algo as como una ficha.

Propiedades generales de los campos

PROPIEDAD
Tamao del
campo
Formato

DESCRIPCIN
Permite establecer la longitud mxima de
un campo de texto numrico.
Permite determinar la apariencia de
presentacin de los datos, utilizando los
formatos predefinidos o nuestros propios
formatos
Lugares
Permite especificar el nmero de cifras
decimales
decimales para mostrar los nmeros.
Mscara de
Permite controlar y filtrar los caracteres o
entrada
valores que los usuarios introducen en un
control de cuadro de texto, evitando errores
y facilitando su escritura.
Ttulo
Permite definir una etiqueta de campo
predeterminada para un formularios o
informe
Valor
Introduce en el campo un valor cuando se
predeterminado agregan nuevos registros (long. Mx. 255

TIPO DE CAMPO
Texto, numrico, contador
Todos, excepto OLE y
Memo

Numrico y moneda
Texto, numrico,
fecha/hora, moneda

Todos

Todos, excepto OLE y

contador

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caracteres)
Regla de
Permite escribir la condicin que deben
validacin
satisfacer los datos introducidos para ser
aceptados
Texto de
Define el texto del mensaje que se visualiza
validacin
cuando los datos no cumplen las
condiciones enumeradas en la regla de
validacin
Requerido
Permite especificar si es necesario que
exista un valor en un campo.
Permitir longitud Permite especificar si una cadena de
cero
longitud cero ("") es una entrada vlida
para el campo
Indexado
Define un campo como ndice o campo
clave.

Todos, excepto OLE y

contador
Todos excepto OLE y
contador

Todos excepto contador

Texto, memo

Texto, numrico,
contador, fecha/hora.

Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y haciendo clic en

la propiedad deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte
inferior de la ventana DISEO DE TABLA.
Access tiene una configuracin predeterminada para las propiedades de cada uno de los
tipos de campo. Sin duda la ms importante es el tamao del campo, ya que este nos
permitir hacer una estimacin del espacio ocupado por nuestra base de datos en el
disco fijo.

Como Crear una Base de Datos

Primero se debe de abrir la aplicacin de Microsoft Access.

Luego en el panel que aparece del lado derecho, se elige la opcin Crear un
Archivo Nuevo
Posteriormente se elige la opcin Base de Datos en Blanco
Aqu es en donde se debe de asignar o colocar el nombre a la base de datos,
tenga en cuenta que la base de datos guarda automticamente, y solo si es
necesario, la misma le pedir que guarde el trabajo.
Posteriormente aparecer la siguiente ventana que representa nuestra base de
datos:

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Aqu nos muestra los objetos o secciones con los que cuenta la base de datos,
como lo son tablas, consultas, formularios, informes, paginas, macros, mdulos.
La mayora de objetos poseen las mismas opciones en la barra superior, y por lo
tanto hacemos mencin de ellas:
o Abrir: Nos permite abrir el objeto seleccionado.
o Diseo: Abre el modo edicin el objeto seleccionado.
o Nuevo: Crea un nuevo objeto dentro de esta clasificacin.
o Eliminar: Elimina el objeto seleccionado.
o Modos de Vista: Iconos grandes, Iconos pequeos, Lista, Detalles.

Como Crear una Tabla

Una vez creada la base de datos, seleccionaremos la opcin Crear Tabla en

Vista Diseo, y nos mostrara la siguiente ventana:

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En esta ventana debemos de insertar los campos a utilizar, con su respectivo tipo
de dato y si se desea un breve comentario del mismo.

Una vez se haya ingresado los campos a utilizar, se procede a guardar la tabla y
asignarle un nombre.

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Luego de haberle asignado nombre a la tabla, esta no mostrara el siguiente

mensaje:

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Esto es debido a que no creamos ningn campo clave o llave principal, si

nosotros presionamos el botn SI, este nos creara un campo clave de tipo
autonumrico, el cual llevara el correlativo de los registros ingresados, de lo
contrario si presionamos el botn NO, este guardara la tabla con los rasgos o
caractersticas que nosotros ingresamos sin alterarlos.
Posteriormente nos mostrara la siguiente ventana, indicando el nombre de las
tablas creadas:

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Al darle doble click a nuestra tabla o seleccionarla y presionar el botn Abrir,

nos mostrara la siguiente ventana para el ingreso de datos:

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Como Crear un Formulario
Para crear un formulario, existen dos formas las cuales son:
1) Crear Formulario en Vista Diseo, el cual no lo veremos en este curso.
2) Utilizando el Asistente:
Este nos muestra una serie de ventanas, las cuales nos permiten enlazar
rpidamente una tabla, y as poder manipular la informacin de la misma, a
continuacin se te presentan dichas ventas en forma de ejemplo para crear un
formulario.

Primero debes de elegir o dar doble click en Crear un Formulario

utilizando el Asistente

Luego te aparecer la siguiente ventana, en donde te muestra el nombre

de las tablas y consultas disponibles, los campos con que cuentan cada
una de ellas, y un cuadro en donde debes de transferir los campos a
utilizar.

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Para poder seleccionar o transferir los campos a utilizar, debes de

presionar uno de los botones que se encuentran habilitados, los cuales se
utilizan de la siguiente manera:
i. Mayor que: este nos permite pasar de uno en uno los campos.
ii. Doble Menor que: este nos permite pasar todos los campos al
mismo tiempo.

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Al presionar siguiente nos muestra la ventana que nos indicara como se

presentaran los datos dentro del formulario, es preferible utilizar una de
las siguientes:
i. Columnas
ii. Tabular
iii. Hoja de Datos

Posteriormente nos muestra la ventana de estilos a aplicar en el

formulario, este queda a su discrecin.

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Para finalizar el formulario, el asistente nos preguntara que ttulo es el

que deseamos en nuestra ventana, por defecto nos muestra el nombre de
la tabla, el cual lo podemos modificar, si se selecciona la opcin
Modificar el diseo del formulario, se nos mostrara la ventana de
diseo, la cual no nos interesa en este momento, as que una vez
cambiemos el ttulo de la ventana, es preciso presionar finalizar, si
modificar las opciones que se encuentre debajo.

Esta es la muestra de cmo se ver el formulario antes creado:

El asistente crea una serie de botones al pie del formulario, los cuales se utilizan para lo
siguiente:
Se posiciona en el primer registro.
Pasa a un registro anterior.
Indica el nmero de registro en donde estamos trabajando.
Pasa al siguiente registro.
Se posiciona en el ltimo registro.

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Crea un registro nuevo.
Como Crear un Informe

Para crear un informe dentro de Microsoft Access, tenemos dos opciones, las cuales
son:
1) En Vista Diseo, la cual no veremos en este curso
2) Utilizando el Asistente:
Para crear un Informe desde esta opcin, se deben de seguir los pasos que se muestran a
continuacin:

Aqu debemos de elegir la tabla o consulta a utilizar, tmese en cuenta que si se elige
una tabla, este mostrara toda la informacin de la misma, y si se elige una consulta, este
se ejecutara de primero y luego mostrara el informe.
Una vez seleccionados los campos a utilizar, se muestra la siguiente ventana:

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Aqu se puede elegir el orden de agrupamiento que tendrn los datos dentro de la hoja,
posteriormente nos mostrara la siguiente ventana, en la cual se pueden ordenar de forma
ascendente o descendente los dems datos.

Luego nos mostrara la siguiente ventana, en la cual se puede elegir la distribucin de

datos dentro de la hoja.

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Luego nos permitir elegir un determinado tipo de estilo para la informacin.

Para finalizar, nos pedir un nombre con el cual se representara nuestro informe.

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Como Crear Consultas en Vista Diseo

Para crear este tipo de consulta, se elige la opcin Crear una consulta en vista diseo,
en la siguiente ventana:

Una vez seleccionada esta opcin, nos aparecen las siguientes ventanas:

Se elige la tabla a utilizar y representa de la siguiente manera:

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Al presentarnos la ventana anterior, nosotros debemos elegir los campos a utilizar y/o
consultar, para ello le damos doble click a los indicados, o bien al asterisco que se
muestra en la parte superior de los mismos, este, le indica al gestor de la base de datos
que debe de tomar todos los campos de la tabla sin excepcin alguna.
A continuacin se presentan las dos formas que se describieron:
Seleccionando uno a uno:

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Seleccionando todos los campos al mismo tiempo:

Posteriormente al haber elegido los campos a utilizar, se procede a guardar la consulta.

Crear la primera relacin.

Para crear relaciones en Access2003 primero deberemos acceder a la ventana
Relaciones, podemos optar por cualquiera de las opciones siguientes:
1) estando en la ventana Base de datos, ir al men Herramientas, y elegir la opcin
Relaciones

2) Hacer clic sobre el botn

de la barra de herramientas.

Una vez se haya accedido a la opcin de relaciones, procedemos a realizar lo sigueitne:

1) Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle
las tablas que formarn parte de la relacin a crear.
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2) Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre
ella, aparecer dicha tabla remarcada

3) Hacer clic sobre el botn Agregar

4) Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a
crear.
5) Hacer clic sobre el botn Cerrar
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior

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Para crear la relacin
1) Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo).
2) Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el
campo cliente de la tabla secundaria (FACTURAS)
3) Soltar el botn del ratn
4) Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (CLIENTES
y FACTURAS) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (codigo y
cliente). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y
por lo tanto del mismo tipo
Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las
caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados
y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones

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