Trabajo Practico Final

Sistema de Informacin y Gestin

Empresarial

PROFESORA: Liliana Sosisky

AYUDANTE: Giselle Lima

Macintosh BIS
INTEGRANTES

Baqueiro Maximiliano
Benedetti Vanina
Chuchuy Mauro
Morales Romina

INDICE

INTODUCCIN

Nuestra consultora, Macintosh Bis, es contactada por el Gerente de Operaciones

de la empresa Aconcagua Distribuciones SRL, quien nos expresa la necesidad de
solucionar la problemtica por la que est atravesando su Organizacin.
Coordinamos el encuentro y una vez reunidos con l nos resume el conflicto
principal, el cual est referido al control de inventario de la empresa: actualmente
existen $600.000 en excedente de stock que fueron contabilizados como prdida.
A causa de ello, nos plantea como objetivo de nuestro trabajo:

Sumar las herramientas tecnolgicas necesarias para tener un control

automatizado que imposibilite que se repita un resultado negativo de tal
magnitud.

Para dar soporte a la dificultad planteada, realizaremos un anlisis minucioso que

nos permita detectar el origen del problema para luego implementar o desarrollar
un sistema informtico que funcione en base a las necesidades de la
Organizacin, para lograr as la mejor solucin que logre una interaccin efectiva
entre el usuario y el software.

FICHA TCNICA

Descripcin de la empresa
La empresa a investigar se llama Aconcagua Distribuciones S.R.L, distribuidora
oficial de Diversey. Su sede central se encuentra ubicada en Avenida Espaa
N1949 Mendoza y cuenta con una sede de operaciones administrativas en la
Ciudad de Buenos Aires. La misma cuenta con ms de 17 empleados.

Servicios prestados
Aconcagua Distribuciones S.R.L. es una distribuidora focalizada en la
comercializacin de productos y soluciones de limpieza e higiene para la
seguridad en los alimentos, cuidado de pisos, servicio de ama de llaves y cuidado
de habitaciones, lavandera, higiene de manos as como tambin en la limpieza
industrial. Adems, ofrece una amplia variedad de servicios que agregan valor a
los negocios, incluidos los programas de entrenamiento en seguridad y aplicacin,
servicios de consultora y auditorias de higiene.

Cobertura del servicio

Sus ventas se realizan en la Ciudad de Buenos Aires, provincia de Mendoza, San
Juan, San Luis, Rio Negro y Crdoba. Atiende a clientes del rea institucional e
industrial, tales como proveedores del sector de servicio de comidas,
establecimientos hoteleros, empresas de limpieza, comercios minoristas y centros
de salud.

Valor
Su valor radica en la habilidad para resolver los problemas de sus ms de 2.000
mil clientes y de esa manera hacer ms fcil sus operaciones.
Entender al cliente, crecer con sus necesidades, anticipar los cambios y
aprovecharlos, en especial, cuando esto significa un mejor servicio para nuestros
4

clientes. La empresa naci con esa filosofa y honra sus compromisos

desarrollndola en el da a da.

Misin
Ofrecer servicios y productos de limpieza de alta calidad, contando con
colaboradores calificados, la excelencia de sus procesos y la permanente
innovacin e inversin, generando as su satisfaccin y fidelidad.
Actan con honestidad, transparencia y efectividad.
Creen en el trabajo en equipo, la proactividad y el desarrollo de la comunidad.

Visin
Ser una empresa de primer nivel, en continuo crecimiento, enfocada en la calidad
de la gestin para satisfacer las necesidades de sus clientes, valorada por sus
colaboradores por promover el desarrollo personal y profesional.

Sector a analizar: Control de stock

El sector se encarga de analizar el stock actual, venta proyectada y ventas
promedio siendo intermediario del sector de compras con el fin de abastecer a la
empresa de mercadera, realizar controles para evitar faltantes y excedentes de
productos.

PIRMIDE ORGANIZACIONAL

ORGANIGRAMA

DIAGRAMA DE PRECESOS

Ingeniera de requerimientos
Para realizar la transformacin ordenada de un problema en una solucin
elaborada de software, necesitamos comprender la situacin de la empresa, con el
objeto de realizar un relevamiento, utilizaremos dos tcnicas de elicitacin de
requerimientos, para establecer claramente qu se quiere resolver. Los mtodos
elegidos para tal fin son el de Observacin Antropolgica, Encuesta annima y el
de Focus Group, en pos de entender exactamente las necesidades de los
usuarios.

Observacin Antropolgica
Para conocer el problema del control de stock de la Empresa, encontramos que la
mejor alternativa es involucrarnos en tres das de labor habitual, centrndonos en
las reas que influyen en las compras y el control de inventario para ver el
funcionamiento de las mismas.
Al tener el depsito en la Ciudad de Mendoza, nos dirigimos hacia la casa matriz
para pasar all una jornada laboral completa y los otros dos das los utilizamos
para hacer lo mismo en la sede de la Ciudad de Buenos Aires, lugar dnde se
encuentran las reas de compras y control de stock.

Da 1- Sede Ciudad de Bs As
Empezamos la jornada con el primer empleado, quien es nuestro referente, que
ingresa a las 9hs al local.
El primer paso de nuestra visita es una breve reunin general con el total de la
planta exponiendo el objetivo del anlisis, a fin de lograr un buen feedback entre
usuarios y analistas. Se pide colaboracin explicando que se quiere llegar a un
mejoramiento del proceso del control de inventario, para evitar lo que el usuario
por resistencia al cambio puede llegar a obstaculizar:

No siempre tienen una idea clara de lo que quieren.

Pueden tener dificultades en expresar lo que quieren o en transmitir su
conocimiento.
Pueden tener diferencias con el analista al utilizar un vocabulario
diferente.
Pueden no desear un sistema de software o un nuevo sistema de
software.
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Conocemos e indagamos sobre documentacin existente (organigrama, modelos

y/o normas de procesos y manuales de sistemas existentes)
Observamos, hacemos una inspeccin visual de las instalaciones, tomamos nota y
cuestionamos sobre los procesos.
Vamos a entregar encuestas annimas a los 9 integrantes del focus group que nos
van a servir para evitar el condicionamiento que pueden llegar a sentir los
empleados ante la presencia de sus jefes en la reunin. El objetivo es que previo
al focus group, los integrantes puedan responder una serie de preguntas sin la
presin de estar frente a sus compaeros y jefes. Las respuestas que obtengamos
nos servirn para dirigir el focus group de manera ms acertada y haciendo
hincapi en las posibles soluciones al problema.
Por ltimo invitamos personalmente y va e-mail a los analistas y supervisores
convocados para el Focus Group a realizarse el Da 3.

Da 2- Sede Central Ciudad de Mendoza

Llegamos a la planta y nos ponemos en contacto con el equipo que all trabaja. En
total son X personas entre X y X. Recorremos y hacemos una inspeccin visual de
las instalaciones, poniendo foco en: recepcin, mtodos de control, acopio y
rotacin de mercadera. Tomamos nota y cuestionamos sobre los procesos.
Solicitamos manuales de procedimientos y observamos al equipo desarrollando
sus tareas.
Se realiza un almuerzo donde conoceremos al personal y dialogaremos sobre la
conformidad del ambiente laboral y herramientas de trabajo en general.
Pondremos foco en obtener informacin valiosa sobre el desempeo de sus
tareas, la desviacin que pueda haber respecto de los procesos establecidos y
posible ruidos en la comunicacin que puedan tener con otras reas de la
empresa al estar en locaciones tan distantes.
Entregamos las encuestas annimas previstas a los participantes y los invitamos a
sumarse al focus group que se realizara en la Ciudad de Buenos Aires.

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Oficinas y Depsito Mendoza

A continuacin presentamos un plano donde se puede ver la distribucin de las
oficinas y el depsito en la ciudad de Mendoza. Tambin incluimos algunas
imgenes donde se puede apreciar claramente el estado en el que se encuentra el
depsito, la falta de orden y cuidado en el acopio de los productos, como la falta
de sealizacin y procesos establecidos para tal fin.

Plano de Depsito y Oficinas

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Imgenes de Showroom y depsito

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Oficinas y local Buenos Aires

A continuacin presentamos un plano donde se puede ver la distribucin de las
oficinas y el showroom en la ciudad de Bueos Aires. Tambin incluimos algunas
imgenes del saln y oficinas del Showroom. En trminos generales, la oficina de
Buenos Aires tiene un aspecto ms ordenado y prolijo que la de Mendoza.

Plano de Showroom y Oficinas

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Imgenes de Showroom y Oficinas Bs As

14

Da 3- Sede Ciudad de Bs As
Nuevamente regresamos a la sede de Libertad, en pleno centro de la ciudad
portea.
Aprovechamos la primera parte de la maana manteniendo nuevas reuniones con
las reas de compras, ventas, cuentas a pagar y pago a proveedores para obtener
nueva informacin y corroborar datos obtenidos en nuestro viaje a Mendoza. Esta
informacin ser sumamente til junto a las encuentras annimas para darle la
forma final a la ltima actividad que tenemos prevista.
Tras un receso de almuerzo donde analizamos y discutimos con el equipo los
puntos y temas que marcaran el ritmo del Focus Group, nos dirigimos a la sala
que tenemos preparada y damos comienzo con la segunda metodologa para
encontrar la especificacin del caso. Ocupamos la sala de reuniones junto a 9
empleados de la Compaa y damos inicio al FOCUS GROUP. De acuerdo a los
datos obtenidos en nuestras encuestas annimas, charlas con el personal de
Mendoza y Buenos Aires y nuestro anlisis, direccionaremos la charla hacia los
puntos que se destacaron y obtendremos de los participantes las posibles
soluciones al problema planteado.

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MODELO DE ENCUESTA AL PERSONAL

1. Usted sabe que hay un excedente de stock que gener una prdida de
$600.000?

Si
No

2. Qu rea/s cree que tuvieron responsabilidad en el problema?

Compras
Depsito
Control de stock
Ventas

3. Cree que recibi la suficiente capacitacin para realizar las tareas que
desempea?

Si
No

4. Qu tan capacitado se siente para el uso del sistema Master Soft?

Muy capacitado
Capacitado
Algo capacitado
Poco capacitado
No capacitado

5. Cmo cree que lo ayuda el Software a realizar su trabajo de acuerdo a la

siguiente escala.
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Muy til
til
Algo til
No muy til
No es til

6- Cmo cree que es la comunicacin entre las distintas reas?

Muy buena
Buena
Regular
Mala
No hay comunicacin

7. Cmo cree que puede solucionarse el problema de control de stock? Puede

marcar ms de una.

Mejora de los sistemas (software)

Conocer instalaciones
Conocer todos los productos
Comunicacin entre las reas
Capacitacin
Contratacin de personal
Mejora o cambio en los procedimientos

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1- Sabe que existe un excedente de stock?

35%
Si

No
65%

RESULTADOS DE LAS
ENCUESTAS

A Continuacin prestamos de forma grfica el resultado de las encuestas realizadas a los

nueve participantes de nuestro focus group.

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3- Recibio la suficiente capacitacin?

33%
Si

No

67%

2- Areas responsables del problema

8%
Compras 42%
Depsito

17%
Control de Stock
33%

Ventas

19

5- Como cree que lo ayuda el soft a realizar su trabajo?

11%
11%
Muy til

til

33%
Algo til

No muy til

No es til

44%

4- Que tan capacitado para usar Mastersoft se siente

Muy Capacitado

11%
Capacitado

Algo Capacitado
22%

Poco Capacitado

33%
33%
No Capacitado

20

6- Como es la comunicacin entre reas?

Muy buena

11%

Buena
11%

Regular

Mala

11%
33%
33%
No hay comunicacin

7- Como cree que puede solucionarse el problema de control de stock?

Mejora de los sistemas (software)

Conocer Instalaciones
14%

Conocer todos los productos

16%

5%
14%

11%
Comunicacin entres las reas
19%

Capacitacin

Contratacin de personal
22%

Mejora o cambio de procedimientos

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Focus Goup

1. Preparacin. Seleccin de los participantes que representen a las reas

interrelacionadas.
2. Generacin. Se establece una gua de puntos a tratar y el tiempo que se dedicar
a cada tema.
3. Reunin. Se introduce a los participantes citados, y solo se oficia de moderador
para poder guiar los temas de discusin
Duracin estimada: alrededor de 2 horas.
Documentacin. Se graba la reunin y se toma nota de las conclusiones fundamentales

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DIAGNOSTICO
Software
Se detecto que la empresa est trabajando con un software que no responde a las
necesidades de la misma, por ello se generan los principales errores: se generan
cargas duplicadas, no se emiten las rdenes de compra, el mismo no cuenta con
una segunda aprobacin, y se le da curso a la compra despus de la carga
realzada por el operador.
Procesos
Analizando el proceso de compras identificamos que el personal no tiene pleno
conocimiento del stock de la empresa, esto se debe a la mala comunicacin
entre los empleados, principalmente porque no se registra ni se controla el
correcto ingreso y egreso de mercadera, dando lugar a que se reciban menores o
mayores cantidades de la mercadera solicitada por compras.
La infraestructura que lleva a cabo la empresa no es la mejor, ya que carece de
aprovisionamiento y actividades de apoyo primarias . No cuentan con una correcta
segmentacin del mercado para el desarrollo total de la organizacin
Escasa nula innovacin tecnolgica
Esto genera una falta de
resultados negativos.

control total

de todas las operaciones generando

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RECOMENDACIONES

PROCEDIMIENTO OPERATIVO Y SISTEMA MASTER SOFT (ACTUAL)

REA RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO OPERATIVO

CONTROL DE STOCK

VENTA

CONTROL DE STOCK

DEPOSITO

Descarga del sistema el

listado de los productos,
junto a su cdigo y stock.
Envia a ventas el listado de
producto que debe tener en
cuenta para hacer el
forecast.

PROCEDIMIENTO SOFTWARE

Se inhabilitan aquellos
cdigos que son
considerados
inmovilizados, es decir
que no tienen salida.

Confecciona el nuevo
forecast de venta.
Se envia el forecast a control
de stock.
Realiza el anlisis
correspondiente, para poder
generar la OC: venta
promedio anual, venta
promedio mensual,
comparacin ltimo forecast
con ltimo ranking de venta,
stock actual, productos
pendientes por falta de stock,
costo del producto, monto
disponible para utilizar y
equivalencias con respecto al
proveedor.
Se pone en contacto con el
proveedor y realiza el pedido
correspondiente.
.

Recibe y controla la
mercadera con la OC.
Si la entrega esta correcta,
enva remito, factura y OC
tesorera, de lo contrario la
devuelve a control de stock.
Recibe y controla la factura.

TESORERIA

Carga la factura en el
sistema
Genera la OP por medio
del sistema.

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DESARROLLO DEL PROCESO Y SISTEMA MASTER SOFT (RECOMENDADO)

REA RESPONSABLE

CONTROL DE STOCK

PROCEDIMIENTO
SOFTWARE

PROCEDIMIENTO OPERATIVO

VENTA

Descarga del sistema el

listado de los productos, junto
a su cdigo y stock.
Realiza un viaje mensual a
Mendoza para controlar el
stock real versus el sistema.
Realiza las modificaciones
correspondientes en el
sistema, segn su existencia.
Da aviso al sector de ventas
que ya est cargado el nuevo
listado de productos en stock.

Confecciona el nuevo
forecast de venta. El mismo
deber ser autorizado por el
gerente de ventas.
Se envia el forecast al sector
de compras.
Chequea con el sistema los
datos recibidos y crea
automticamente la OC.
Se pone en contacto con el
proveedor y realiza el pedido
correspondiente.

COMPRAS

Se inhabilitan aquellos
cdigos que son
considerados
inmovilizados, es decir
que no tienen salida.
Se crea una restriccin en
el sistema, para que no se
puedan inhabilitar
aquellos cdigos que
cuenten con stock.
Se crean tres depsitos:
roturas, venta y cuentas
KAN (stock reservado).
Baja el listado de
productos corregido del
software.

Se habilita la generacin
de rdenes de compra en
el sistema.
Se inhabilita la accin de
seleccionar aquellos
cdigos que ya estn
inhabilitados.
El sistema realiza el
anlisis correspondiente,
para poder generar la OC:
venta promedio anual y
mensual, comparacin
ltimo forecast con ltimo
ranking de venta, stock
actual, productos
pendientes por falta de
stock, costo del producto,
monto disponible para
utilizar y equivalencias
con respecto al proveedor.

DEPOSITO
25

Recibe y controla la
mercadera con la OC
emitida por compras.
Si la entrega esta correcta,
enva remito, factura y OC a
cuentas a pagar, de lo
contrario la devuelve a
compras.

Carga en el sistema la
mercadera ingresada.

Recibe y controla copia de

remito y factura original.

Carga la factura en el
sistema y la enva a
tesorera.

Recibe y controla la factura,

emite el cheque.

Genera la OP por medio

del sistema.

CUENTAS A PAGAR

TESORERIA

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ACTUAL: Proceso de control y compra de mercadera

27

MEJORADO: Proceso de control y compra de mercadera

28

29