Tcnicas Informticas de Gestin

REGISTRO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN COMERCIAL

La empresa emite y recibe continuamente gran cantidad de documentacin que contiene informacin fundamental sobre las
operaciones efectuadas por la empresa en el desarrollo de su actividad. Documentacin que puede ser necesario actualizar,
consultar o que la empresa est obligada a conservar por ley.
Por ello, para poder recuperar esta informacin, debe dejarse constancia de su existencia (registro) y conservarla de forma
adecuada (archivo).

Registro
Para dejar constancia de las operaciones econmicas que lleva a cabo la empresa, las reflejamos en los libros de registro:
obligatorios, los que la ley exige a las empresas, o voluntarios, los que desarrollan y complementan las anotaciones de los libros
principales de la contabilidad o que facilitan la labor administrativa de la empresa.
En el siguiente esquema se presentan los libros de registro ms comunes.

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Libros de registro

Obligatorios

Voluntarios
Mayor

Segn el Cdigo de
Comercio

Segn la ley del IVA

Almacn
Caja

Libro de inventarios
y cuentas anuales

Registro de facturas
emitidas

Bancos
Efectos comerciales
a cobrar

Libro Diario

Libro de actas de
sociedades
mercantiles

Registro de facturas
recibidas

Efectos comerciales
a pagar
Clientes

Registro de bienes
de inversin

Proveedores
Entrada de
correspondencia
Salida de
correspondencia

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Legalizacin de libros en el Registro Mercantil
Para que los libros de registro obligatorios tengan validez legal deben cumplir todas las diligencias oportunas en el Registro
Mercantil antes de su utilizacin (artculo 27 del Cdigo de Comercio).
En caso de que la gestin se efecte informticamente, sern vlidas las anotaciones sobre hojas sueltas que despus sern
encuadernadas, debiendo ser legalizadas antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre de ejercicio.
Conservacin de libros y documentacin
El Cdigo de Comercio (artculos 30 y 31 ) obliga a los empresarios a conservar los libros y la documentacin relacionados con su
actividad durante 6 aos, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Archivo
Al igual que en el caso del registro, los documentos se conservan porque la empresa lo cree conveniente o por imperativo legal.
El archivo es el lugar donde se guardan y custodian los documentos de la empresa y, tambin, el conjunto de stos debidamente
ordenados.
Segn el criterio o punto de vista utilizado, podemos distinguir los siguientes tipos de archivo:
Punto de vista
Usuario

Frecuencia de uso o
consulta

Tipo de archivo
Centralizado. Archivo nico en el que se almacena toda la documentacin de la empresa, normalmente
gestionado por un especialista en la materia.
Descentralizado. Archivo para cada departamento o seccin de la empresa en el que se almacena,
nicamente, la documentacin propia.
Activo. Se almacena la documentacin que se consulta con frecuencia. Posteriormente, la
documentacin pasa al archivo semiactivo.
Semiactivo. Se almacena la documentacin que se consulta espordicamente y que ha dejado de
usarse en el archivo activo. Cuando no sea necesario volver a consultar un documento, ste pasa al
archivo inactivo o se destruye.
Inactivo. Se almacena la documentacin que se conserva indefinidamente y aquella que se ha de
guardar durante un perodo determinado.
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Destruccin de la documentacin
Puede destruirse la documentacin cuando se ha analizado y comprobado que no va a ser til ni es obligatorio guardarla por
normativa legal.
La documentacin debe estar organizada y archivada segn unas normas y criterios establecidos, de forma que permita un acceso
fcil y rpido a los datos y a la informacin. Es recomendable seguir este procedimiento:
Se agrupan los documentos segn la categora a la que pertenecen: facturas, informes, cartas, documentacin bancaria.
Se comprueba que la documentacin est completa (tiene los anexos y las copias necesarias) y ha sido transmitida por la
persona que corresponde.
Se aplica un sistema de clasificacin lo ms prctico posible, para cada grupo, en funcin del tipo de documento.
Se almacena la documentacin del modo ms adecuado.
Los principales sistemas de clasificacin y almacenamiento de la documentacin son:

Sistema
Alfabtico
Numrico
Geogrfico

Cronolgico

Analtico o por
asuntos

Sistemas de clasificacin
Descripcin
La documentacin se ordena alfabticamente por el nombre de la persona. (Primer
apellido, segundo apellido, nombre) o por el nombre de la empresa.
La documentacin se ordena asignando a cada documento un orden numrico
consecutivo.
La documentacin se clasifica por zonas geogrficas y despus, en cada una de
ellas, se ordena alfabticamente.
Los documentos se agrupan y se ordenan por fechas de expedicin, recepcin, etc.
(siguiendo un criterio de ordenacin, que puede ser: ao, mes y da). Aquellos
documentos, que a su vez coincidan en fecha, pueden clasificarse por el sistema
alfabtico o numrico.
Los documentos se agrupan, en primer lugar, por asuntos o materias de que traten
(impuestos, personal, seguros). Los que traten de un mismo asunto, se ordenan
alfabticamente, numricamente,..
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Sistemas de almacenamiento de la informacin

Los elementos materiales utilizados para el almacenamiento de la documentacin dependen de una serie de condicionantes: tipo
de documento, frecuencia de consulta, facilidad de manejo, adaptacin al volumen de informacin que genera la empresa..
Existen diversos sistemas de almacenamiento que, normalmente, las empresas utilizan de forma combinada.
Tradicionales: carpetas, fichas, archivadores.
Informticos: disco duro, disquete, CD- Rom
Sistemas de microfilme.

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CASOS PRCTICOS
EJERCICIO 1

En la siguiente relacin, ordenada segn el sistema de clasificacin geogrfico, identifica y corrige los errores.
Provincia

Localidad
Alcoy

Empresa
Mndez Flores, Mara
Turrones Alicantinos SL

Alicante
Elche

Madrid
Madrid
Alcal de H.

Azcrraga Nez, Aniceto

Confecciones Castilla
Torres Torres, Manuel
Benavente Collazo, Andrs

Zaragoza
Zaragoza
Tarazona
Salamanca

Bjar
Astorga

Len
Len

Vzquez Flores, Julia

Bello Andrade, Juan Jos
Cooperativa Salmantina
Mantecados Leoneses, SL
Transportes Aguiar, SA

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EJERCICIO 2
Ordena los siguientes nombres de proveedores utilizando el sistema de clasificacin geogrfico.
Administradora Castilla, Madrid Distribuciones Textiles, SA, Madrid Administradora Gonzlez, Madrid Manuel Jimnez
Castro, A Corua Rafaela Jimnez Castro, A Corua Cooperativa Ganadera Lucense, Lugo Compaa Avcola y Lechera,
Toledo Compaa Frigorfica del Sur, Toledo Alonso Jaspe Rodea, Salamanca Laura Hernndez Surez, SalamancaHilaturas Laneras, SA, Salamanca.
EJERCICIO 3
Clasifica las siguientes fichas de trabajadores segn los diferentes sistemas:
Nombre: Alicia lvarez Surez
Antigedad: 1/6/97
N libro de matrcula: 008
Sucursal: Valladolid
Departamento: Recursos Humanos

Nombre: lvaro Snchez Iria

Antigedad: 1/1/99
N libro de matrcula: 010
Sucursal: Madrid
Departamento: Compraventa

Nombre: Elena Calvo Ura

Antigedad: 1/7/00
N libro de matrcula: 012
Sucursal: Valladolid
Departamento: Compraventa

Nombre: Manuel Soto Leus

Antigedad: 1/1/97
N libro de matrcula: 007
Sucursal: Madrid
Departamento: Recursos Humanos

Clasificacin alfabtica. Criterio: Primer apellido, segundo apellido, nombre.

Clasificacin numrica. Criterio: n en el libro de matrcula, en orden ascendente.
Clasificacin geogrfica. Criterio: Provincia (por orden alfabtico).
Clasificacin analtica: Criterio: por departamentos (orden alfabtico de departamentos).
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Clasificacin cronolgica: Criterio: por orden de antigedad (ao, mes, da).

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EJERCICIO 4
La empresa Recambios Prez, SL, dispone de las siguientes fichas de sus clientes (que incluyen nombre, fecha de la primera
compra, cdigo de cliente, provincia, producto adquirido). Clasifcalas segn los diferentes sistemas.
Luis Hito Snchez, 25/05/1997, 1011, Len, motores.
Manuel Rodrguez Santos, 1/01/2000, 1019, Salamanca, lubricantes.
Jos Mano Sol, 1/02/2000, 1031, Alicante, motores.
Jos Rodrguez Santos, 10/06/2000,1037, Valencia, lubricantes.
Fandio, SL, 15/10/1999, 1025, Alicante, lubricantes.

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