Informe Técnico de Residencia Profesional en Terracerias y Triturados Gutierres Enero 2013-Agosto 2014

INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE MULEG
LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN
INFORME TECNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL:
Manual de procedimientos del puesto de auxiliar

administrativo
Rosa Guadalupe Escobedo Bojrquez

No. Control 081060014
Realizada en Terraceras y Triturados GUTIERREZ, En el periodo Agosto 2013-Enero

2014
ndice
Contenido
INTRODUCCIN .................................................................................................................................4
CAPTULO I ..........................................................................................................................................5
JUSTIFICACIN ..............................................................................................................................5
CAPITULO II .........................................................................................................................................6
OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS ..............................................................................6
2.1 Objetivo general .....................................................................................................................6
2.2 Objetivos especficos .............................................................................................................6
CAPITULO III ........................................................................................................................................7
DEFINICIN DEL PROBLEMA......................................................................................................7
CAPITULO IV .......................................................................................................................................8
CARACTERIZACIN DEL AREA EN QUE PARTICIP ............................................................8
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA ................................................................................8
MISIN .........................................................................................................................................8
VISIN ..........................................................................................................................................8
FILOSOFA ...................................................................................................................................9
VALORES.....................................................................................................................................9
ORGANIGRAMA .......................................................................................................................10
CARACTERISTICAS DEL AREA ............................................................................................12
CAPITULO V ......................................................................................................................................14
ALCANCES Y LIMITACIONES ....................................................................................................14
Alcances......................................................................................................................................14
Limitaciones ................................................................................................................................14
ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ
CAPTULO VI .....................................................................................................................................15
FUNDAMENTO TERICO ...........................................................................................................15
4.1 Qu es un manual? ...............................................................................................................15
4.2 Qu tipo de manuales existe? ..............................................................................................16
4.3 Cul es su utilidad?................................................................................................................16
METODOLGIA ............................................................................................................................16
CAPITULO VI .....................................................................................................................................18
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ...........................................................................................18
CAPITULO VII.....................................................................................................................................19
DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES .............................................................19
7.1 Identificacin de la problemtica. ........................................................................................19
7.2 Recopilacin de la informacin. ..........................................................................................19
7.3 Anlisis de la informacin obtenida.....................................................................................19
7.4 Determinacin de la informacin de relevancia. ................................................................20
7.5 Establecer la terminologa a utilizar.....................................................................................20
7.6 Estructurar un borrador del prototipo ..................................................................................20
7.7 Realizacin de un borrador. ................................................................................................20
7.8 Pruebas del manual. ............................................................................................................21
7.9 Aplicacin de cambios sugeridos........................................................................................21
7.10 Aplicacin de la estructura digital. .....................................................................................21
7.11 Entrega final del producto. .................................................................................................21
CAPITULO VIII....................................................................................................................................22
RESULTADOS ...............................................................................................................................22
REGISTRO Y CONTROL EXPEDIENTES DE CUENTAS...................................................22
REALIZACIN DE VENTAS ....................................................................................................28
EMISIN DE FACTURAS ........................................................................................................31

POLIZA DE INGRESO (Contabilizar facturas emitidas) .........................................................35
CAPITULO IX .....................................................................................................................................40
CONCLUSIONES ..........................................................................................................................40
CAPITULO X ......................................................................................................................................41
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y VIRTUALES ..................................................................41
INTRODUCCIN
En la creciente demanda, en la actualidad, es necesario agilizar los procesos, y la manera ms

eficaz, para solucionar esos problemas, es estructurar una forma estndar de como realiza esos
procedimientos, es el motivo por el cual se desarroll el proyecto.
El proyecto se realiz, en el rea administrativa, de la empresa Terraceras y triturados
GUTIERREZ, el cual consiste en el desarrollo de un manual de procedimientos, que se tenga
presente como una herramienta, que permitir al ocupante del puesto la solucin de las
interrogantes al momento de desarrollar las actividades.
Una propuesta no tiene sentido si no se tiene las bases suficientes para hacer creer lo contrario,
ese es el objetivo de la justificacin que se presenta en el captulo I, donde se justifica la
necesidad de usar un manual de procedimientos, que le brinde al usuario una rpida solucin.
en el captulo II se establecen los objetivos generales y especficos que nos ayudarn a medir
los resultados del proyecto, seguidamente n el Captulo III se presenta la definicin del
problema, en donde se destaca la necesidad de esta herramienta, ya que con anterioridad, en
algunos de los procesos, se tienen dudas, en el desempeo de las mismas.
En el captulo IV, se encuentra la informacin referente a los antecedentes, la localizacin de la
planta, estructura organizacional y la informacin del rea en que se realiz el proyecto. En el
captulo V se menciona los alcances y las limitaciones que se presentaran en el desarrollo del
proyecto, es decir, cules sern los logros y la limitacin que pueda presentarse al desarrollarse
el proyecto. De igual forma un proyecto debe de contar con los fundamentos tericos en donde
se mencionen las bases que define la decisin tomada para la solucin, esto se menciona en el
captulo VI.
Siguiendo el plan de actividades, se incluye el captulo VI y VII, se describe los lineamientos que
indican las actividades que se realizaron en determinados periodos, la metodologa utilizada, con
base en estructura de investigacin.
CAPTULO I
JUSTIFICACIN
El proyecto se genera por la necesidad, de estructurar los procedimientos en el puesto

de auxiliar administrativo en Terraceras y Triturados GUTIERREZ, ya que este carece de
instrucciones para el desarrollo de las actividades en el puesto de auxiliar administrativo, el cual
tiene como resultado una capacitacin emprica, ya que la mayora de las actividades se
aprenden en la prctica, y que en ocasiones resultan interrogaciones, de las cuales no se tiene
un fundamento para la resolucin de las mismas y del el seguimiento correctos de las
actividades. Lo que le permitir a la empresa tener una herramienta para la correcta induccin
de puesto antes mencionado. Y con esto, mejorar la productividad del puesto, resultando una
mayor eficacia en el desarrollo de las actividades.
Y por lo tanto este deriva en un desarrollo ineficiente. Adems se pretende agilizar la
bsqueda de informacin de los datos de los clientes, esto le permitir al ocupante del puesto
una informacin establecida. Beneficiando la rapidez del desarrollo de las actividades, para la
comodidad de los clientes.
CAPITULO II
OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS
2.1 Objetivo general
Elaborar un manual de procedimientos para el claro establecimiento de las actividades, y

as mismo del proceso para realizarlas, proporcionando a la empresa, y al trabajador una
herramienta, que le suministre informacin clara y precisa para la realizacin de las tareas.
2.2 Objetivos especficos
Elaborar un listado de las actividades y procedimientos realizados en el puesto.
Establecer un procedimiento paso a paso para la realizacin de las actividades.
Proporcionar a la empresa y al empleado una herramienta para la fluidez de la

informacin.
Suministrar informacin para la resolucin de dudas.
Establecer el manual como una herramienta, que sirva de ayuda cualquier persona que
se encuentre cubriendo el puesto, y este mismo puedan resolver sus dudas en cualquier
momento.
Sustentar las bases al proporcionar un apoyo de la informacin terica en cada una de

las actividades.
CAPITULO III
DEFINICIN DEL PROBLEMA
El puesto de auxiliar administrativo, en la empresa Terraceras y triturados GUTIERREZ,

--no cuenta con la informacin necesaria para la realizacin de las actividades y seguimiento de
los procedimientos. Resultando un desempeo pobre o deficiente, lo cual da a la necesidad de
establecer las actividades de una manera formal mediante la aplicacin de una herramienta que
le permita al usuario una vista panormica del curso de las actividades.
Un manual de procedimientos, el cual, sea direccionado a la persona que se encuentre
ocupando el puesto, el cual no solo para esta persona sea de ayuda, si no cuando la primera no
estuviese, una segunda persona pueda realizar las actividades de una misma manera.
Las necesidades de la aplicacin de manual son principalmente:
1. La lentitud al realizar las actividades, debido a la falta de informacin.
2. Dudas al momento de realizar los procedimientos.
3. Falta de herramientas para la toma de decisiones.
Actualmente los procesos no se encuentran establecidos, y el manejo de los datos es
difcil de localizar, por lo que algunas ocasiones los clientes se ven afectados por el corto
alcance del desarrollo de los procedimientos.
CAPITULO IV
CARACTERIZACIN DEL AREA EN QUE PARTICIP
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
Nombre:
Terraceras y Triturados Gutirrez
Razn Social: Jos Trinidad Gutirrez Nuo

Actividad:
Extraccin y venta de materiales ptreos
RFC:
GUNT600918C21
DIRECCIN: Carretera Transpeninsular, Km 7 al norte.

TELEFONO: (615) 109- 5928
CORREO ELECTRONICO: tytgutierrez@hotmail.com
PUESTO A ORDENAR:
AUXILIAR ADMINISTRATIVO.
MISIN
Responder a la confianza de nuestros clientes, brindando la ingeniera, el soporte tcnico

y maquinaria para la ejecucin de obras y as como de proveer agregados que cumplan las
especificaciones requeridas por nuestros clientes.
VISIN
Ser la empresa lder, en el rea de construccin de terraceras y suministro de

agregados ptreos, contando con el personal tcnico y maquinaria especializada para este fin y
as establecer un compromiso de produccin de materiales ptreos de alta calidad, contando

con el capital necesario para aprovechar las oportunidades de negocio, e incrementando
nuestras relaciones comerciales con los diferentes sectores del mercado.
FILOSOFA
Mantener una constante superacin tanto en la calidad de los productos y servicios,

como de la realizacin de nuestro capital humano, conformando un equipo humano profesional,
capacitado, motivado e identificado con la empresa.
Creemos firmemente que nuestro esfuerzo crea clientes leales y satisfechos, quienes
reconozcan los productos y servicios ofrecidos, donde muestren su plena satisfaccin. Pues
sabemos que la asesora y la respuesta rpida y eficiente genera la confianza de nuestros
clientes. Manteniendo como directrices nuestros valores.
VALORES
Responsabilidad y Compromiso: Respondemos a la confianza que nuestros clientes

depositan en nosotros, asegurando el cumplimiento de los trabajos, al planearlos, para
lograrlos de manera eficiente.
Servicio: Proporcionando atencin plena a nuestros clientes, de manera que estn

satisfechos, desde la cotizacin, hasta la finalizacin de los trabajos.
Respeto: Esforzndonos por comprender la empata de nuestros colaboradores,

proveedores y clientes, garantizando las buenas relaciones humanas.
Superacin: Mantenemos el compromiso de mejorar cada da, fomentando en cada

uno de los colaboradores, el sentirse identificados con la compaa, para potenciar la
forma en que ellos realizan sus actividades.
ORGANIGRAMA
C. Jose Trinidad Gutierrez Nuo
Gerencia
C. Sayra Lizeth
Gutierrez A.
Administracin
C. Rosa Gpe.
Escobedo
Bojorquez.
Aux. de administracin
C.F.P. Ral
Armando Tamayo
Armenta.
Contabilidad
Lic. Paola
Vazquez Armenta
R.R.H.H.
Ing. Sergio de
Jess Enriquez
Hernandez
C. Pedro
Abraham Tirado
Amarillas
Mantenimiento
Ingenieria y operaciones
Armando Coronel
C. Arturo Gtz. N.
Criba #2
Almacn
C. Fco. Bernabe
Angulo H.
Rodrigo Soto
Criba #1
Electricidad
Choferes
Jesus Fisher
Amador
Acarreos
Mecnica
Blas Reyes
Mtto. preventivo
Operadores
Op. Maquinaria
10
DESCRIPCIN GENERAL DE LOS PUESTOS
GERENCIA GENERAL.- En la parte gerencial, es donde se toman las decisiones, de

ms alto rango, en beneficio de la organizacin en general, por lo que cada una de las
decisiones, tomadas en ese nivel, que deben ser acatadas por cada uno de los participantes de
menor jerarqua. La toma de decisiones, ser en base a las pruebas presentadas por los
diferentes departamentos de nivel tctico.
ADMINISTRADOR.- Es la persona que dirige los esfuerzos, y se encarga de hacer
posible, las decisiones del gerente general, supervisando cada una de las reas, de manera que
esta reciba reportes que indiquen el flujo de la compaa.
CONTADOR.- Es el encargado, de registrar las operaciones que afecten econmicamente a
la empresa, este produce informacin financiera, misma que sirve, para la toma de decisiones,
ya sea amortizaciones o financiamiento.
Registro de operaciones.
Elaboracin de estados de resultados, balance general, etc.,
Declaraciones informativas.
Declaracin de informacin de operaciones con terceros
Actualizacin de informacin fiscal.
RECLUTADOR.- Es la persona, que mantiene contacto con el personal de la empresa, y

realiza las actividades, ante las diferentes instituciones, con trmites relacionados, a los
trabajadores.
Altas y bajas ante el Seguro social.
Elaboracin de nmina.
Control de expedientes de los empleados.
INGENIERO.- Se encarga de la planeacin, direccin y control de obras, y as mismo de la

produccin de la planta. Coordina a los operadores y choferes para la logstica de las tareas
diarias o de los proyectos.
11
Planeacin y desarrollo de los proyectos.
Realizacin de estimaciones.
Control de la produccin.
Disear el plan de trabajo, para operadores y choferes.
Asistente. Es el encargado de supervisas las unidades de acarreos (volteos y pipas),
SUPERVISOR DE MATENIMIENTO. Es el encargado, de supervisar, el mantenimiento

correctivo de la maquinaria en general. Supervisa, de manera directa las sub-reas de almacn,
electricidad y Mecnica.
Programar los servicios de mantenimiento en general.
Dirigir las reparaciones de las unidades.
Supervisar cada una de las tareas a realizar, en su rea correspondiente.
Planear el suministro de almacn.
CARACTERISTICAS DEL AREA
Dentro del rea administrativa, el seguir protocolos, para el desarrollo de los

procedimientos es realmente necesario, ya que de ellos depende, que el desempeo de las
actividades, se den de manera fluida. Segn Mnch Galindo [] el proceso administrativo
puede dividirse en 5 etapas, la planeacin, organizacin, integracin, direccin y control [...]
En el puesto de Auxiliar administrativo Se derivan, la mayora de los procedimientos, de las
diferentes reas de la empresa, del rea administrativa, ya que es donde se generan la
facturacin de los ingresos, el control de las compras, recepcin de pedidos, control de
expedientes de clientes, dar seguimiento a las requisiciones con proveedores externos.
Departamento: Administracin.
Puesto: Auxiliar contable.
12
Actividades a desarrollar:
o Emisin de facturas (CFDi- Contpaqi En lnea)
o Contabilizar facturas de ingreso (Plizas de ingresoemitidas)
o Contabilizar ingresos (Plizas de diario).
o Crear y controlar los expedientes de los clientes.
Comentario: Cada uno de los procedimientos los desarroll por medio de consultas
bibliogrficas, entrevistas con el personal relacionado al puesto y por medio de la observacin
directa en el rea de campo.
13
CAPITULO V
ALCANCES Y LIMITACIONES
Alcances
1. A travs del sistema, se podr tener un centro de informacin para el desarrollo de las
actividades y de los procedimientos completos, desarrollado por el auxiliar
administrativo.
2. Contar con herramientas para la solucin de dudas con respecto al desempeo de
ciertas actividades.
3. Agilizar los procesos, mediante procedimientos ordenados.
4. El lenguaje utilizado, es comprensible a personal administrativo.
Limitaciones
1. Solo es de carcter administrativo, por lo que solo el personal del rea puede
fcilmente traducir el lenguaje utilizado en los procedimientos.
2. Solo es posible implementarlo a la empresa.
14
CAPTULO VI
FUNDAMENTO TERICO
Es importante mencionar las terminologas que hacen referencia de informacin al proyecto.

A continuacin se define las bases tericas de un Manual.
En la mayora de las organizaciones, el tener la informacin no es suficiente, es entonces
donde se requiere una formacin integral. Por ese motivo, la implementacin de herramientas
de organizacin, tales como los manuales, se hacen ver de manera imprescindible, ya que es
ah, donde se buscan las soluciones de dudas, de ciertas actividades.
Entonces se determinan que las actividades deben estar establecidas, en documentos, y es
donde podemos reflexionar acerca de la frase [] El ser humanos es capaz de imaginar,
soar, y visualizar nuestros derroteros de transformacin. Las metas constituyen un fruto de la
imaginacin. El ser humano puede emplear todos los elementos conocidos en un momento
dado y otorgarles una nueva configuracin. A fin de lograr aspectos nuevos y desconocidos
hasta ese momento []. (Arias Galicia, 2006)
Es por eso que el determinar las actividades a realizar, utilizando tcnicas de organizacin,
facilitan el trabajo de las personas, logrando un flujo libre de las actividades.
Adems que es de importancia la correcta administracin de las actividades, ya que el
implantar polticas y reglamentos de operacin y desarrollo de trabajo, para con ello evitar,
elevar los costos y la duplicidad de funciones y/o actividades.
Pero antes de seguir, podemos preguntarnos Qu es un manual? Para qu sirve? o bien
Qu ventajas ofrece? , Todas estas interrogantes sern respondidas a continuacin.
4.1 Qu es un manual?
[] documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin
acerca dela organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido,
pueden ser:
15
4.2 Qu tipo de manuales existe?
De Polticas.
Departamentales.
De bienvenida.
De organizacin.
De procedimientos.
De contenido mltiple.
De tcnicas.
De puesto.
4.3 Cul es su utilidad?
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cmo
se debe hacer.
Son una fuente de informacin, pues muestra la organizacin de la empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen cosos al incrementar la eficiencia []. (Mnch Galindo, 2006)
METODOLGIA
Para el complemento del proyecto, es necesario seguir una metodologa, que gue el
desarrollo del proyecto y que adems sean directrices para el cumplimiento de los objetivos.
1. IDENTIFICACIN DE LA PROBLEMTICA. Etapa realizada, al percibir el deficiente
desarrollo de las actividades, por falta de informacin, ya que todo se aprende de
forma emprica o bien mediante el desempeo de la prctica.
2. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN. Por medio de:

a. Consultas bibliogrficas:
16
i. Fundamentos de Administracin. Mnch, Garca, Ed. Trillas. (2006)

ii. Primer curso de contabilidad. Ed. Trillas. (2006).
iii. Metodologa de la investigacin. Hernndez S. R., Fernandez C. C y
Baptista L. P. Ed. Mc Graw Hill. (2006).
b. Observacin y anlisis del desempeo de las actividades (Forma presencial).
c. Entrevistas:
i. Al personal directamente relacionado con este puesto, estableciendo
cuestionamientos, que sirvan de gua para identificar los posibles
problemas que an no se han detectado en la fase de la definicin del
problema.
3. ANLISIS DE LA INFORMACIN.
a. Una vez, obtenida la informacin necesaria para establecer las bases de
donde a partir para el desarrollo del manual, y de la misma manera plantear los
diagramas de flujos para la correcta realizacin de los procedimientos.
4. ESTRUCTURACIN DE PROTOTIPO.
Depuracin de la informacin que es de utilidad, para establecer la estructura del
prototipo del manual.
5. EVALUACIN DEL PROTOTIPO DEL MANUAL.

Una vez desarrollado el prototipo, se pone a pruebas con personal relacionado con el
rea administrativa. Verificando si el prototipo final, cumple con los requerimientos
definidos
en
la
definicin
del
problema
17
CAPITULO VI
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Semana
Actividad
10
11
12
13
14
15
Identificacin de la problemtica
Recopilacin de informacin
Anlisis de la informacin obtenida
Determinacin
la
informacin
de
relevancia
Establecer la terminologa a utilizar
Estructurar un borrador del prototipo
Realizacin de borrador
Pruebas de manual
Aplicacin de cambios sugeridos
Estructura digital del manual
Pruebas finales
18
CAPITULO VII
DESCRIPCIN DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES
A continuacin se presenta las actividades por cada etapa que fueron realizadas durante la
instancia del periodo de residencia.
7.1 Identificacin de la problemtica.
Con la deteccin del problema, de manera vivencial, se identifican las principales fallas
en el desarrollo de las actividades. Las necesidades del usuario son claras, por lo que realmente
es evidente la intervencin y la utilizacin de tcnicas que permitan solucionar la problemtica.
7.2 Recopilacin de la informacin.
En esta etapa se realizarn entrevistas con el personal cercano al puesto de auxiliar

administrativo, el primer acercamiento se desenvuelve, al momento de estar realizando las
actividades, ya que son expresas por el propio personal administrativo.
7.3 Anlisis de la informacin obtenida.
Se analiza la informacin obtenida, seleccionando y clasificando los puntos importantes,

para la satisfaccin de las necesidades recurrentes del usuario del puesto. Informacin que
servir para determinar los aspectos de la estructura del prototipo del manual de procedimientos.
7.4 Determinacin de la informacin de relevancia.
Analizada la informacin y con base en la estructura del prototipo se establece la

informacin relevante para determinar el curso de las funciones durante el desarrollo de cada
uno de los procedimientos.
7.5 Establecer la terminologa a utilizar.
En esta etapa se identifica el principal vocabulario para la utilizacin dentro del prototipo,
sealando los principales conceptos de importancia para creador y usuario.
7.6 Estructurar un borrador del prototipo
Elaborar un diagrama con las actividades necesarias, donde sea posible observar el
seguimiento y la aplicacin necesarios, para establecer el borrador de prototipo, en el cual se
enmarque las principales actividades de los procedimientos
7.7 Realizacin de un borrador.
Con base en el diseo de la estructura del prototipo, se desarrollan las principales

actividades, dentro de los procedimientos realizados en el rea del puesto del auxiliar
administrativo, enmarcando los objetivos, alcances y la estructura interna de cada uno de los
procedimientos.
20
7.8 Pruebas del manual.

Una vez elaborado el borrador de manual, se pone a prueba, se involucra al personal
directamente relacional con el puesto, ya que son ellos quienes advertirn de posibles mejoras
al producto.
7.9 Aplicacin de cambios sugeridos.
Previamente evaluado por el personal relacionado con el puesto del auxiliar, se

desarrollan las sugerencias a mejora del producto. De aqu se obtiene el producto a detallar para
la presentacin a la empresa. Se procede a adjuntar cada uno de los diagramas necesarios
para la realizacin del producto.
7.10 Aplicacin de la estructura digital.
El borrador del manual, es ingresado a un medio digital (procesador de textos).

Permitiendo las modificaciones necesarias, si en un futuro las necesitaran.
7.11 Entrega final del producto.
Se le proporciona al encargado del rea de administracin, el prototipo del manual elaborado

para su acreditacin final.
21
CAPITULO VIII
RESULTADOS
REGISTRO Y CONTROL EXPEDIENTES DE CUENTAS
PROPOSITO
Establecer las condiciones y actividades que ser aplicada en el registro, control y aprobacin de
cuentas a crdito, de los aspirantes en Terraceras y Triturados GUTIERREZ.
ALCANCE
El mbito de la aplicacin del procedimiento, es de la persona que ocupa el lugar de auxiliar
administra, que a su vez es parte del Departamento de administracin.
POLITICAS DE OPERACIN
De la obtencin del crdito
La aprobacin de una cuenta de crdito, requiere de la autorizacin del Jefe del
departamento de administracin, quien analiza y evala, la documentacin del
prospecto.
La solicitud del crdito, no le est limitada a persona morales, si no tambin fsicas.
La documentacin anexa a la solicitud, debe de contener:
a) R1 o Registro Federal de Contribuyentes.
b) Comprobante de domicilio
c) Identificacin del representante legal (segn sea el caso)
El Monto de crdito, ser determinado por el jefe del departamento de administracin.
22
DIAGRAMA DE FLUJO
Administrador
Auxiliar Administivo
Cliente
Inicio
Presentacin de
la empresa.
Proporcionar
asesora de
requisitos
Llenar solicitud de
crdito y anexar
documentacin
Recibir solicitud y
documentacin.
4
Analizar
documentacin de
prospectos
Enviar
documentacin al
departamento de
administracin
Notificar la
autorizacin del
crdito
El crdito
fue
autorizado
?
Captura de
informacin en
el programa de
ventas
Crear expediente
fsico
Termina
23
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia de etapas
1.
Actividad
Ofrecer la bienvenida a la
1.1
Responsable
Proporcionar una breve
informacin
empresa.
de
Auxiliar administrativo
los
materiales y servicios que

ofrece
la
empresa.
TARJETA
DE
PRESENTACIN.
2.
Proporcionar asesora de la
informacin
para
2.1
Proporciona
de
la
los
informacin
requisitos
y/o
documentacin para la
obtencin del crdito
obtencin del crdito.

2.2
Provee
formato
de
solicitud de crdito.
3.
Llenar solicitud de crdito y
3.1
Llena solicitud de crdito
Prospecto
con datos verdicos acerca
anexar documentacin
de la empresa o bien de
su persona.
3.2
Anexa
documentacin
solicitada por el auxiliar

administrativo.
4.
Recibir
solicitud
4.1
Recibe la documentacin
Auxiliar Administrativo
y la solicitud previamente
documentacin.
llenada por el prospecto.

5.
Enviar documentacin al
Jefe
del
5.1
departamento
Promueve
la
documentacin
al
departamento
administrativo
correspondiente para su
anlisis y aprobacin.
6.
Analizar la documentacin
de aspirantes al crdito.
6.1
Analiza los documentos
Jefe
del
presentados, para tomar
administrativo.
Departamento
la decisin si el crdito es
aceptado o negado.
Se autoriz?
SI:
se
notifica
la
autorizacin
24
NO:
Proporciona
Asesora.
7.
Notificar la autorizacin del
7.1
Informa
al
cliente
la
autorizacin del crdito.
crdito.
7.2
Hace del conocimiento del

cliente,
el
nmero
asignado, nivel de crdito,

das de crdito aprobados,
cuenta de depsitos.
8.
Capturar informacin.
8.1
Captura
la
informacin
presentada por el cliente

en el programa de ventas.
Manual
de
usuario
SysCriba.
9.
9.1
Crear expediente.
Crear expediente fsico,

con
la
documentacin
proporcionada
cliente,
carpeta
por
adems
de
notas
el
de
de
remisin.
1.1 HERRAMIENTAS NECESARIAS

PROGRAMAS Y DOCUMENTOS
Manual de usuario SysCriba
Programa SysCriba
1.2 REGISTROS
Registro
Tiempo de retencin
Responsable
de Cdigo de registro
conservarlo
Solicitud de obtencin 1 ao
de crdito
TYT-GUNT-ADMONP/001-D/01
25
1.3 ANEXOS
1.8.1 Formato para solicitud de obtencin de crdito.
TYT-GUNT-ADMON-P/001-D/01
26
TYT-GUNT-ADMON-P/001-D.01
TERRACERIAS Y TRITURADOS GUTIERREZ

JOSE TRINIDAD GUTIERREZ NUO
GUNT60918-C21
SOLICITUD DE CRDITO
Datos generales del Proveedor
Informacin proporcionada por proveedor-subcontratista.
1.
Razn Social o Nombre de la Persona Fsica: (en maysculas y sin signos de puntuacin)
RFC:
CURP:
2. Direccin Fiscal: (Segn la registrada en el RFC)

Calle y Nmero
Colonia
Delegacin / municipio
Estado
Correo electrnico:
3.
Contactos
Puesto
Cdigo Postal
Nombre
Telfono
( lada o cdigo de rea
nmero ext.)
Correo electrnico
Representante Legal
(Persona Moral)
Gerente de Compras
Cuentas por pagar
4.
Produccin / Tipo de Servicio
GIRO DE LA EMPRESA:
Caracterizacin del crdito

Monto/unidades solicitadas
Promesas de pago
Periodo de cobranza
___________________________________
Nombre y firma
Acepto y reconozco que los datos aqu proporcionados son verdicos, y as mismo pueden ser comprobables si la empresa lo requiere
27
REALIZACIN DE VENTAS
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:

Establecer las actividades para la realizacin de venta de materiales y/o renta de maquinaria.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a los clientes, ya sea de crdito y/o contado.
POLTICAS DE OPERACIN
Por el auxiliar administrativo a travs de notas de remisin, registro de ventas a
contado o crdito.
I. Nota de venta al pblico (Formato A).
II. Nota de venta a crdito (Formato B).
Todas las ventas sean a crdito o contado, debern ser registradas en el programa de
venta Syscriba.
En caso de que la venta sea al pblico, esta se captura en el tabulador de hoja
de clculo. TYT-GUNT-ADMON-P/002-D.01, donde se capturan los ingresos diarios.
De lo contrario, las ventas a crdito se capturan en el siguiente tabulador. TYT-GUNTADMON-P/002-D.02
Es responsabilidad del auxiliar llenar la nota de venta.
Es obligacin del cliente firmar la nota cuando ha recibido el material.
28
DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
CLIENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
2
Solicita informacin y/o
Elabora cotizacin
cotizacin de precios de
los productos.
3
Acepta o requiere cambios
de la cotizacin
Acepta la
cotizacin?
Elabora nota de venta
A
5
SI
La venta es a
contado?
Paga importe total de las notas
6
Captura notas de remisin en
Syscriba.
Archiva copia de notas de

remisin en expediente
TERMINA
29
30
EMISIN DE FACTURAS

Emisin del Comprobante Fiscal Digital a travs de internet (CFDi), desde la captura de los
datos, hasta el timbrado del mismo, por medio de la pgina de Contpaqi en lnea, en el cual
se obtenga como producto final, una factura electrnica. (SAT, 2013)
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Obtener un CFDi, o bien una factura electrnica, que le permita al cliente comprobar sus
egresos, declarando en ella, el producto y los montos proporcionados por nosotros, la parte
vendedora.
31
DIAGRAMA DE PROCESO
Auxiliar Administrativo
Inicio
Abrir programa de PAC de

facturacin electrnica
Introducir Usuario y contrasea
Abrir pestaa Crear CFDi
Llenar formulario de datos
Confirmar contrasea de
certificado
Descargar factura .XML y
.PDF
Imprimir factura
Registra factura
Termina
32

Secuencia de etapa
Actividad
1. Abrir PAC de
1.1.
Responsable
Abrir la direccin web del Proveedor Auxiliar
autorizado de certificacin
facturacin
Administrativo
electrnica
2.1 Introduce el usuario y contrasea, esta Auxiliar
2. Introducir
usurario
ltima se requisita el cambio cada 30 Administrativo
contrasea de
das (la solicitud llega va correo
ingreso
electrnico.
3. Abrir
pestaa
3.1 Abre la pestaa Crear CFDi, para Auxiliar

seguir con el llenado de informacin del Administrativo
Crear CFDi.
formulario, previo a la emisin de la

factura.
4.1 Teclea la informacin correspondiente al Auxiliar
4. Llenar
formulario
de
cliente y los productos a facturar.
Administrativo
datos
5. Confirmar
a.
Teclea la contrasea del certificado Auxiliar
contrasea de
(Esta no cambia durante vigencia del Administrativo
certificado.
certificado).
6. Descargar
factura
5.1 Descarga archivo .PDF y lo guarda en la Auxiliar

direccin:
Administrativo
Documentos/Control2014/Facturas2014/facturasPDF
5.2 Descargar archivo .XML y lo guarda en

la direccin:
Documentos/control2014/Facturas2014/facturasXML
7. Imprimir factura.
5.3 Imprime factura original (color) y dos Auxiliar

copias (escala gris), la primera, para Administrativo
entrega al cliente, y la segunda para el
auxiliar y el contador.
33
En caso de que la factura ah sido

entregada en crdito, el cliente deber
firmar de recibido, junto con fecha de
recepcin.
8. Registro
5.4 Registra factura en control interno, Auxiliar
de
mediante el tabulador de hoja de clculo. administrativo
factura
TYT-GUNT-ADMON-P.003/D.01
5.5 Contabiliza
factura
por
medio
del
programa de control contable COMPAQi

(ver siguiente procedimiento)
HERRAMIENTAS NECESARIAS
Programa de facturacin, CONTPAQi
REGISTROS
Registro
Tiempo de retencin
Responsable
conservarlo
Listado de facturas Periodo anual hasta Auxiliar administrativo TYT-GUNTemitidas
un mximo de 5 aos
a
partir
antigedad
de
ADMON-P/003-D/01
la
del
documento
34
POLIZA DE INGRESO (Contabilizar facturas emitidas)
PROPSITO
Formar un registro de forma clara y precisa acerca de las operaciones de ingreso
efectuadas, proporcionando en cualquier momento, una imagen clara de la situacin
financiera del negocio. Estableciendo un control de los productos vendidos.
ALCANCE
Propone establecer un control organizado para el rea administrativa, teniendo en cuenta
todas las ventar facturada.
POLTICAS DE OPERACIN
Es responsabilidad del auxiliar administrativo emitir facturacin oportuna, para

realizar el registro del ingreso, verificando que la facturacin coincida con los
montos de productos vendidos.
El auxiliar registrar contablemente en el sistema CONTPAQi, las facturas

emitidas, con el fin de descuidar la informacin oportuna que se pudiera necesitar.
Es obligacin del auxiliar enviar la factura a cuentas por cobrar, para su futura
liquidacin.
De las liquidaciones al cierre mensual que hayan sido registradas, se les dar
seguimiento ante el rea de cuentas por cobrar
Del cargo y el abono

o Clientes (Saldo deudor)
Se carga: El valor de las ventas de mercanca a crdito pendientes de
cobro.
o Productos (saldo acreedor)
Se abona: El valor de los productos vendidos.
o Iva por pagar: (Saldo acreedor)
Se Abona: El monto de IVA, total a ser declarado
35
DIAGRAMA DE PROCESO
Inicio
Ejecutar programa de
contabilidad
Ingresar a empresa
Capturar informacin de factura
Agregar movimientos de pliza
Imprimir pliza (reporte)
Archivar pliza
Termina
36

Secuencia de etapa
1. Ejecutar programa de
contabilidad.
Actividad
Responsable
1.1 Ejecuta
programa Auxiliar administrativo
contable, por medio de

acceso directo en el
escritorio
2. Ingresar a empresa
2.1 Ingresa a la empresa Auxiliar administrativo

mediante la pestaa,
catlogo de empresas,
seleccionando
empresa
Trinidad
la
Jose
gutierrez
Nuo.
3. Capturar informacin
de factura
3.1 Ingresa la informacin Auxiliar administrativo

correspondiente a la
factura de ingreso.
Fecha: Del da en que
se
emiti
el
comprobante
Tipo: Sealando que
es una factura de
ingreso
Numero: Inicia en 1
cada mes
Concepto:
F-(no. De factura), +
[Nombre
de
la
empresa], + Concepto
de emisin de factura.
Ejemplo:
37
F-747,
Cemex
Agregados S.A. de C.V.,

suministro de materiales
4. Agregar movimientos
de poliza
4.1 No. 1: Cargar
a Auxiliar administrativo
Empresa (monto total

de la factura)- Buscar
con F3.
Referencia: (Nmero
de factura) F- XXX
Concepto:
(Cantidades
medidas del producto

y/o servicio facturado).
Ej. 20 M3 de Arena
Triturada basalto malla
4.
4.2 No. 2 Abonar
producto
al
(importe
correspondiente
al
valor de los productos

facturados).
referencia
concepto
La
y
el
sern
los
mismos para los tres

movimientos.
4.3 No. 3 Abonar
la
cuenta de IVA por

pagar. (Primer Curso
de Contabilidad, 2006)
38
5.1 Imprime la caratula de Auxiliar administrativo
5. Imprimir pliza
la pliza
6.1 Archiva caratula de Auxiliar administrativo
6. Archivar pliza
pliza, anexa a la
factura, al expediente
del cliente
HERRAMIENTAS NECESARIAS
Programa de contabilidad CONTPAQi
REGISTROS
Registro
Tiempo de retencin
Responsable
conservarlo
Factura
Periodo anual hasta Auxiliar administrativo TYT-GUNTun mximo de 5 aos

a
partir
antigedad
de
ADMON-P/004-D/01
la
del
documento
39
CAPITULO IX
CONCLUSIONES
A lo largo del desarrollo del proyecto se presentaron algunos retrasos, dentro de los cuales
cabe resaltar, que en alguno de los procedimientos implementados fue necesaria actualizarse
en materia fiscal, ya que debido a la emisin de facturas electrnicas, estas presentara un
cambio.
En la culminacin de la carrera, se transforma en la aplicacin de la prctica profesional de los
conocimientos adquiridos, que es el resultado de proyecto de la materia de residencia
profesional, y por ello puedo concluir que en las organizaciones privadas, se requiere un
estricto control de los procedimientos por lo crece la necesidad de crear y mantener al alcance
las herramientas necesarias para guiar los procesos.
Los manuales, son un mtodo muy prctico para cualquier usuario, en el cual este presente
una fuente de informacin donde se puedan resolver sus dudas.
La investigacin nos ayuda a mantener fresca la informacin de los manuales, por lo que un
correcto proceso de investigacin, ya que asiste a obtener las bases necesarias para
establecer un sustento probado de la informacin.
Al analizar la informacin, es necesario delimitar solamente la informacin necesaria y til
para el desarrollo de los procesos, ya que si solo incluimos la informacin sin tener un anlisis
de esta, estaremos afectando en el resto de la investigacin. Terminada la fase de anlisis y
mientras estructuramos un borrador que sea el esqueleto del producto final, debemos de
tener en cuenta los temas a desarrollar, ya que estos deben obtener resultados, en la
aplicacin de los mismos.
40
CAPITULO X
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y VIRTUALES
Bibliografa
Primer Curso de Contabilidad. (2006). Trillas.
Arias Galicia, F. (2006). ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS. Mxico: Trillas.
Mnch Galindo, L. (2006). FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN. Mxico: Trillas.
SAT. (7 de Enero de 2013). Servicio de Administracin Tributaria. Obtenido de
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobant
es_fiscales/66_19339.html
41
Agradecimiento
Agradezco a
Mi madre Bertha Alicia Escobedo por su apoyo durante mi carrera.
A mis abuelos Edmundo y Dalia, que aunque ya no estn presentes, s que se encuentran
orgullosos.
A mi Esposo e hija, que quienes con su paciencia me brindaron las fuerzas para seguir
adelante.
A mi familia, compaeros y amigos.
A la institucin por haberme brindado las bases necesarias para concluir mi carrera.
A mis asesores, por su gua durante el proyecto.
42

Informe Técnico de Residencia Profesional en Terracerias y Triturados Gutierres Enero 2013-Agosto 2014

Transféré par

Informations du document

Description originale:

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Informe Técnico de Residencia Profesional en Terracerias y Triturados Gutierres Enero 2013-Agosto 2014

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

INSTITUTO TECNOLGICO SUPERIOR DE MULEG

INFORME TECNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL:

Manual de procedimientos del puesto de auxiliar

Rosa Guadalupe Escobedo Bojrquez

Realizada en Terraceras y Triturados GUTIERREZ, En el periodo Agosto 2013-Enero

EMISIN DE FACTURAS ........................................................................................................31

ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ

En la creciente demanda, en la actualidad, es necesario agilizar los procesos, y la manera ms

ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ

El proyecto se genera por la necesidad, de estructurar los procedimientos en el puesto

ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ

2.1 Objetivo general

Elaborar un manual de procedimientos para el claro establecimiento de las actividades, y

Elaborar un listado de las actividades y procedimientos realizados en el puesto.

Establecer un procedimiento paso a paso para la realizacin de las actividades.

Proporcionar a la empresa y al empleado una herramienta para la fluidez de la

Suministrar informacin para la resolucin de dudas.

Sustentar las bases al proporcionar un apoyo de la informacin terica en cada una de

ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ

El puesto de auxiliar administrativo, en la empresa Terraceras y triturados GUTIERREZ,

ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

Terraceras y Triturados Gutirrez

Razn Social: Jos Trinidad Gutirrez Nuo

Extraccin y venta de materiales ptreos

DIRECCIN: Carretera Transpeninsular, Km 7 al norte.

Responder a la confianza de nuestros clientes, brindando la ingeniera, el soporte tcnico

Ser la empresa lder, en el rea de construccin de terraceras y suministro de

as establecer un compromiso de produccin de materiales ptreos de alta calidad, contando

Mantener una constante superacin tanto en la calidad de los productos y servicios,

Responsabilidad y Compromiso: Respondemos a la confianza que nuestros clientes

Servicio: Proporcionando atencin plena a nuestros clientes, de manera que estn

Respeto: Esforzndonos por comprender la empata de nuestros colaboradores,

Superacin: Mantenemos el compromiso de mejorar cada da, fomentando en cada

ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ

C. Jose Trinidad Gutierrez Nuo

ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ

DESCRIPCIN GENERAL DE LOS PUESTOS

GERENCIA GENERAL.- En la parte gerencial, es donde se toman las decisiones, de

Elaboracin de estados de resultados, balance general, etc.,

Declaracin de informacin de operaciones con terceros

Actualizacin de informacin fiscal.

RECLUTADOR.- Es la persona, que mantiene contacto con el personal de la empresa, y

Altas y bajas ante el Seguro social.

Control de expedientes de los empleados.

INGENIERO.- Se encarga de la planeacin, direccin y control de obras, y as mismo de la

ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ

Planeacin y desarrollo de los proyectos.

Disear el plan de trabajo, para operadores y choferes.

Asistente. Es el encargado de supervisas las unidades de acarreos (volteos y pipas),

SUPERVISOR DE MATENIMIENTO. Es el encargado, de supervisar, el mantenimiento

Programar los servicios de mantenimiento en general.

Dirigir las reparaciones de las unidades.

Supervisar cada una de las tareas a realizar, en su rea correspondiente.

Planear el suministro de almacn.

CARACTERISTICAS DEL AREA

Dentro del rea administrativa, el seguir protocolos, para el desarrollo de los

ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ

ROSA GUADALUPE ESCOBEDO BOJORQUEZ

Es importante mencionar las terminologas que hacen referencia de informacin al proyecto.

4.2 Qu tipo de manuales existe?

4.3 Cul es su utilidad?

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.