Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
Cdigo:
Versin:
Hoja:
PR-CR-02
1.0
1 de 12
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE REGISTROS
RESPONSABLE
NOMBRE
:
PUESTO:
FIRMA
REVIS
APROB
OBJETIVO
2.
ALCANCE
3.
NORMAS A CONSULTAR
4.
DEFINICIONES
5.
CONDICIONES BSICAS
6.
CONDICIONES ESPECFICAS
7.
8.
FORMATOS
ANEXOS
Cdigo:
Versin:
Hoja:
PR-CR-02
1.0
2 de 12
Cdigo:
Versin:
Hoja:
PR-CR-02
1.0
3 de 12
1. OBJETIVO
Establecer el sistema que permita mantener un control de los registros, en lo relativo a su
elaboracin, identificacin, revisin, verificacin, recopilacin, clasificacin, tiempo de retencin,
archivo, proteccin, recuperacin, consulta y disposicin.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las Unidades Administrativas, Proyectos, Servicios o
Instalaciones, que emiten y mantienen registros relacionados con el Sistema de Gestin
de Calidad, conforme al Manual de Calidad.
3. NORMAS A CONSULTAR
Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000
Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos Norma ISO 9001
Directrices para la documentacin de los Sistemas de Gestin de la Calidad Norma ISO
10013
Manual de Calidad de la Empresa.
4. DEFINICIONES
1. ATD: Archivo Tcnico Duplicado.
2. GC: Gerencia de Garanta de Calidad.
3. PSI: Unidad Administrativa, Proyecto, Servicio o Instalacin.
4. JD: Jefe de Departamento.
5. JAP: Jefe del rea programacin de GC.
6. RCD: Responsable del Control de la Documentacin.
7. RPSI: Responsable de la Unidad Administrativa, Proyecto, Servicio o Instalacin.
8. Documento: Informacin y su medio de soporte.
Nota 1: El medio de soporte puede ser papel o electrnico.
Nota 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo: especificaciones y
registros, se denomina documentacin.
9. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
Nota 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo: para documentar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones
correctivas.
10. Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
11. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una
organizacin.
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
Cdigo:
Versin:
Hoja:
PR-CR-02
1.0
4 de 12
5. CONDICIONES BSICAS
Todos los registros sern legibles y se guardarn y conservarn en unas condiciones que no
provoquen su deterioro.
6. CONDICIONES ESPECFICAS
6.1 Un registro se identifica mediante su ttulo o denominacin, al que le acompaa el
cdigo del procedimiento del cual deriva, su n de edicin (independiente de la del
procedimiento) y el n de pginas de que consta dicho registro.
6.2 Existen dos tipos de soporte para los registros: papel y sistemas electrnicos (disquete,
disco duro, etc.). Los registros de papel se almacenan en archivadores y los registros
electrnicos en su correspondiente medio.
6.3 Para los registros de papel se seguirn las directrices generales que se utilizan para la
conservacin de cualquier producto perecedero, es decir, se mantendrn alejados de
ambientes hmedos y preferentemente en armarios o en estanteras de habitaciones,
ambos espacios cerrados con llave al final de la jornada.
6.4 Para los registros en soporte informtico (principalmente disco duro) se dispondrn las
medidas:
Si se trabaja en red, clave de entrada.
Instalacin de un sistema antivirus.
Sobredimensionamiento de la capacidad de los dispositivos de almacenaje, con el
fin de prevenir los efectos por colapso.
6.5 Los registros, tanto en soporte papel como electrnico pueden ser de tipo Permanente o
No permanente, aunque pueden encontrarse particularidades en los procedimientos. Ver
Anexo 9.2.
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
Cdigo:
Versin:
Hoja:
PR-CR-02
1.0
5 de 12
Actividad
Se elaboran los registros internos.
Se identifican los registros y son enviados al RCD para su
verificacin.
Los registros externos emitidos por parte de proveedores
son canalizados directamente al RCD para su clasificacin
y control.
Si por necesidades del PSI, se requiere la verificacin de los
registros, se enva a la Gerencia de Garanta de Calidad.
En caso de proceder la verificacin, se sella en todas y cada
una de sus hojas con un sello en color azul con la leyenda
Garanta de Calidad JT
Algunos registros que requieren verificacin:
Inventarios de equipos.
Expedientes de personal.
Historiales de los PSI.
Relaciones de registros.
Responsable
Elaboracin e
Identificacin
Verificacin
Recopilacin,
Clasificacin y
Tiempo de
Retencin
JAP
Archivo
RCD
Proteccin
RCD
Recuperacin y
Consulta
a)
Comprobacione
s al Archivo
b)
c)
d)
RCD
RPSI
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
Disposicin
Envo de
Registros al ATD
Cdigo:
Versin:
Hoja:
PR-CR-02
1.0
6 de 12
JAP-Jefe auditor,
RPSI, RCD
Cdigo:
Versin:
Hoja:
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
PR-CR-02
1.0
7 de 12
8. FORMATOS
DESCRIPCIN
EJEMPLARES
1
1
. para su envo
Hoja:
De:
. PARA SU ENVO AL
PREPAR:
FIRMA:
IDENTIFICACI
N
RE
V.
FECHA
DE
EMISI
N
REGISTRO
FECHA:
PERODO DE RETENCIN
PERMANEN
TE
NO
PERMANEN
TE
Cdigo:
Versin:
Hoja:
PR-CR-02
1.0
10 de 12
8.2.
Tarjeta de control de documentos y/o registros
fuera del archivo.
Cifra de Identificacin:
Ubicacin en el archivo:
Archivero N:
Gaveta N:
..
Contenedor N:
En Prstamo a:
Fecha de Prstamo:
Cliente
Externo
Cdigo:
Versin:
Hoja:
PR-CR-02
1.0
11 de 12
JAP-Jefe
auditor
Proveed
or
Externo
DIAGRAMA DE FLUJO
Persona
que
elabora
RCD
RPSI
INICIO
Requiere verificacin?
Establece
tiempos de
retencin y
disposicin
de sus
registros.
Elabora e
identifica
registros.
Si
Verifica
registros.
No
Emite
registros
externos.
Recopila y
clasifica los
registros.
Archiva y protege
registros.
Recuperacin y
consulta de
registros.
Comprobacin
del Archivo.
Elabora
relacin de
disposicin.
Aprueba la
relacin de
disposicin.
Realiza la
disposicin de
registros o el
envo al ATD.
Verifica la
relacin de
disposicin o
la relacin
para su envo
al ATD.
Recibe la
relacin
verificada y la
turna al RCD.
FIN
Nmero
Cdigo:
Versin:
Hoja:
PR-CR-02
1
12 de 12
Clasificacin
permanente
No permanente
1
2
3
4
5
6
de la produccin y de la
8
9
10
seguimiento y de medicin
Evaluar y registra la validez
de
11
los
resultados
de
3 aos
2 aos
las
2 aos
mediciones anteriores.
Registros de los resultados
Durante la vida
de
calibracin
la
12
13
verificacin.
Auditoria interna
Seguimiento y medicin del
14
producto.
Control del
15
16
conforme.
Accin correctiva
Accin preventiva
producto
no
6 aos
Nota: El tiempo de retencin de los registros permanentes en el archivo es de 12 aos o durante la vida
til del elemento.