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La Clé informatique

Formation Excel XP

Aide-mémoire

Septembre 2005

Table des matières

Q u’est-ce que le logiciel Microsoft Excel?

3

C lasseur

4

C ellule

5

B arre d’outil dans Excel

 

6

F onctions habituelles d’Office

   

6

F onction d’Excel

6

A jout de formules

 

7

P remière méthode : Manuellement

7

D euxième méthodes : À l’aide de formules prédéfinies

 

8

L es références

9

Ré férence relative

9

Ré férence absolue

10

Ré férence mixte

10

L es graphiques

......................................................................................

11

Qu’est-ce que le logiciel Microsoft Excel?

Excel est un calculateur et non une base de données. Il permet de faire différents calculs sur des données, de faire des graphiques ou bien de manipuler des données à l’aide de fonctions et méthodes, mais il ne sert pas d’endroit de stockage de ces données.

Caractéristique d’une base de données (BD) :

Endroit strictement réservé au stockage des données

Possède un moteur qui permet à l’aide de requêtes SQL, de retrouver des

données spécifiques Aucun calcul ne se fait directement à l’intérieur de la base de données

Le but d’une base de données est de sécurisé les données d’une application en séparant les données de l’application.

Voici quelques exemples de bases de données : Oracle, SQLServer, DB2, Access

En résumé, Excel est donc un calculateur qui peut contenir des données, mais contrairement à une base de données il permet d’effectuer des opérations directement sur ces données.

Classeur

Un classeur Excel est un fichier qui contient une ou plusieurs feuilles de calculs, que vous pouvez utiliser pour organiser différents types d'informations. Vous pouvez entrer ou modifier des données simultanément dans plusieurs feuilles de calcul et exécuter des calculs en fonction des données de plusieurs feuilles de calcul. Lorsque vous créez un graphique, vous pouvez placer le graphique sur la même feuille de calcul que ses données associées ou sur une feuille séparée.

Vous pouvez vous déplacer d'une feuille de calcul ou d'une feuille de graphique à l'autre en cliquant sur les onglets de feuille situés en bas de la fenêtre du classeur. Vous pouvez coder par couleur les onglets de votre feuille pour les reconnaître plus facilement. L'onglet correspondant à la feuille active est souligné dans la couleur choisie ; les onglets pour feuilles inactives sont totalement colorés.

Classeur Un classeur Excel est un fichier qui contient une ou plusieurs feuilles de calculs, que

On peut ajouter une feuille de deux façons, en utilisant le menu du sélecteur de feuille du classeur ou bien par le menu d’Excel : Insertion – Feuille

Cellule

Chaque feuille est composée de plusieurs cellules (cases). Chaque cellule est identifiée et peut-être localisée à l’aide de son indice en ligne (1 à 16384) et son indice en colonnes (A à IV).

La cellule active est encadrée d’un rectangle noir.

Cellule Chaque feuille est composée de plusieurs cellules (cases). Chaque cellule est identifiée et peut-être localisée

Chaque ligne et chaque colonne peuvent être élargies ou rétrécies en se plaçant à l’intersection des lignes ou des colonnes.

Navigation entre les différentes cellules d’une feuille de calcul :

Tab : Déplacement vers la droite

Entrée : Déplacement vers le bas

Utilisation des flèches (haut, bas, gauche, droite)

Souris

Barre d’outil dans Excel

Fonctions habituelles d’Office

Plusieurs fonctions sur la barre d’outils sont les mêmes pour la plupart des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Power point). On retrouve les fonctions suivantes :

Créer un nouveau document

Ouvrir un document existant

Enregistrer le document en cours

Envoyer le document par courriel

Rechercher dans tout le document

Imprimer

Aperçut avant impression

Couper, Copier, Coller

Annuler frappe

Grosseur de la page

Police, Taille et Style de l’écriture

Alignements à gauche, centré et justifié

Les couleurs de texte et du fond d’écran

Fonction d’Excel

Voici une liste de fonctions souvent utilisées dans Excel qui se retrouve aussi dans la barre d’outils :

Sommation automatique

Trier une liste

Assistant graphique

Ajout du signe de la devise

Ajout du signe de pourcentage

Augmenter les décimales

Supprimer les décimales

Ajout de formules

Il y a plusieurs façons d’ajouter une formule dans Excel.

Première méthode : Manuellement

  • 1. Choisir et sélectionner une cellule qui contiendra le résultat du calcul

  • 2. Dans le champ Formule qui est représenté par le symbole f(x) on commence par écrire le symbole =

  • 3. On choisit la première case du calcul en cliquant tout simplement dessus

  • 4. Une fois la formule terminée, on tape sur la touche « Entrer » du clavier

Dans le champ formule, il est possible d’entrer presque n’importe quelle formule mathématique simple (opérateurs mathématiques).

Addition

Soustraction

Multiplication

Division

Ajout de formules Il y a plusieurs façons d’ajouter une formule dans Excel. Première méthode :

Deuxième méthodes : À l’aide de formules prédéfinies

Parfois certaines formules sont trop complexes pour pouvoir être écrite manuellement. Excel nous fourni une panoplie de formules prédéfinies. Voici comment les utiliser :

  • 1. Dans le menu insertion, sélectionner l’option Formule

  • 2. Choisissez la formule voulue parmi ceux offert

Deuxième méthodes : À l’aide de formules prédéfinies Parfois certaines formules sont trop complexes pour pouvoir
  • 3. Entrez les paramètres nécessaires au calcul de la fonction

  • 4. Cliquer sur OK

Deuxième méthodes : À l’aide de formules prédéfinies Parfois certaines formules sont trop complexes pour pouvoir

Les références

Il arrive assez souvent que l’on ait une liste de valeurs et que l’on veuille que la même formule soit appliquée pour plusieurs valeurs de la liste. Nous ne sommes pas obligé de recopier la formule autant de fois que l’on a besoin, il existe une façon très utile qui permet de recopier une formule avec des paramètres différents.

Référence relative

Voici comment on ferait si nous voulions calculer la somme des nombres dans la colonne A avec les nombres de la colonne B :

  • 1. Entrer la formule pour la première Somme

  • 2. Cliquer sur le petit carré noir en bas à droite de la case contenant la première Somme.

  • 3. Glisser le curseur de la souris jusqu’à la colonne voulue

Les références Il arrive assez souvent que l’on ait une liste de valeurs et que l’on
Les références Il arrive assez souvent que l’on ait une liste de valeurs et que l’on
  • 1

  • 3

Référence absolue

Il s’agit des références $colonne$-$ligne$. Le $ placé dans la référence de la cellule « fixe », la ligne ou la colonne. Lors du copiage de la formule, l’élément avec un $ est fixé et ne change pas de valeur.

Référence absolue Il s’agit des références $colonne$-$ligne$. Le $ placé dans la référence de la cellule

Référence mixte

Il s’agit de coupler les deux références précédentes en fonction de nos besoins. Si par exemple l’on désire additionner la valeur d’une colonne avec une constante, voici comment nous ferions :

La constante se trouve dans la cellule B1

Référence absolue Il s’agit des références $colonne$-$ligne$. Le $ placé dans la référence de la cellule

Les graphiques

Maintenant qu’on est capable de manipuler des données, on voudrait probablement les visualiser sous forme de graphique. Voici comment faire :

  • 1. Allez dans le menu Insertion

  • 2. Cliquez sur graphique. Cette fenêtre apparaîtra

  • 3. Choisissez le type de graphique que vous voulez dans la liste

Les graphiques Maintenant qu’on est capable de manipuler des données, on voudrait probablement les visualiser sous

4.

Dans l’onglet Série, cliquer sur Ajouter une série

  • 5. Positionnez votre curseur dans le champ Valeurs et sélectionnez les valeurs à mettre dans votre graphique

4. Dans l’onglet Série, cliquer sur Ajouter une série 5. Positionnez votre curseur dans le champ
  • 6. Positionner votre curseur dans le champ Étiquettes de catégories et sélectionnez le nom de chaque étiquette pour votre graphique.

4. Dans l’onglet Série, cliquer sur Ajouter une série 5. Positionnez votre curseur dans le champ

7.

Donner un nom à votre graphique

7. Donner un nom à votre graphique Et voilà, vous avez un graphique! Une fois le

Et voilà, vous avez un graphique!

Une fois le graphique créer, il est possible de modifier les paramètres du graphiques :

Pour changer les couleurs, il suffit de double-cliquer sur la partie que vous voulez changer et une fenêtre apparaîtra

Pour modifier l’emplacement d’une composante du graphique, il suffit simplement de faire glisser la composante à l’intérieure du cadre blanc

Pour agrandir ou réduire le graphique, utiliser les poignées qui se trouvent sur le cadre du graphique

Pour déplacer le graphique, faire glisser le cadre blanc à l’endroit désiré