La Cl informatique

Formation Excel XP
Aide-mmoire

Septembre 2005

Table des matires

Quest-ce que le logiciel Microsoft Excel?............................................ 3

Classeur................................................................................................... 4
Cellule...................................................................................................... 5
Barre doutil dans Excel......................................................................... 6
Fonctions habituelles dOffice..................................................................................................... 6
Fonction dExcel.......................................................................................................................... 6

Ajout de formules................................................................................... 7
Premire mthode : Manuellement.............................................................................................. 7
Deuxime mthodes : laide de formules prdfinies.............................................................. 8

Les rfrences.......................................................................................... 9
Rfrence relative........................................................................................................................ 9
Rfrence absolue...................................................................................................................... 10
Rfrence mixte......................................................................................................................... 10

Les graphiques...................................................................................... 11

Quest-ce que le logiciel Microsoft Excel?

Excel est un calculateur et non une base de donnes. Il permet de faire diffrents
calculs sur des donnes, de faire des graphiques ou bien de manipuler des donnes
laide de fonctions et mthodes, mais il ne sert pas dendroit de stockage de ces
donnes.

Caractristique dune base de donnes (BD) :

Endroit strictement rserv au stockage des donnes

Possde un moteur qui permet laide de requtes SQL, de retrouver des
donnes spcifiques
Aucun calcul ne se fait directement lintrieur de la base de donnes
Le but dune base de donnes est de scuris les donnes dune application en
sparant les donnes de lapplication.

Voici quelques exemples de bases de donnes : Oracle, SQLServer, DB2, Access

En rsum, Excel est donc un calculateur qui peut contenir des donnes, mais
contrairement une base de donnes il permet deffectuer des oprations directement
sur ces donnes.

Classeur
Un classeur Excel est un fichier qui contient une ou plusieurs feuilles de calculs, que
vous pouvez utiliser pour organiser diffrents types d'informations. Vous pouvez entrer
ou modifier des donnes simultanment dans plusieurs feuilles de calcul et excuter
des calculs en fonction des donnes de plusieurs feuilles de calcul. Lorsque vous crez
un graphique, vous pouvez placer le graphique sur la mme feuille de calcul que ses
donnes associes ou sur une feuille spare.
Vous pouvez vous dplacer d'une feuille de calcul ou d'une feuille de graphique l'autre
en cliquant sur les onglets de feuille situs en bas de la fentre du classeur. Vous
pouvez coder par couleur les onglets de votre feuille pour les reconnatre plus
facilement. L'onglet correspondant la feuille active est soulign dans la couleur
choisie ; les onglets pour feuilles inactives sont totalement colors.

On peut ajouter une feuille de deux faons, en utilisant le menu du slecteur de feuille
du classeur ou bien par le menu dExcel : Insertion Feuille

Cellule
Chaque feuille est compose de plusieurs cellules (cases). Chaque cellule est identifie
et peut-tre localise laide de son indice en ligne (1 16384) et son indice en
colonnes (A IV).
La cellule active est encadre dun rectangle noir.

Chaque ligne et chaque colonne peuvent tre largies ou rtrcies en se plaant

lintersection des lignes ou des colonnes.
Navigation entre les diffrentes cellules dune feuille de calcul :

Tab : Dplacement vers la droite

Entre : Dplacement vers le bas
Utilisation des flches (haut, bas, gauche, droite)
Souris

Barre doutil dans Excel

Fonctions habituelles dOffice
Plusieurs fonctions sur la barre doutils sont les mmes pour la plupart des logiciels de
la suite Office (Word, Excel, Power point). On retrouve les fonctions suivantes :

Crer un nouveau document

Ouvrir un document existant
Enregistrer le document en cours
Envoyer le document par courriel
Rechercher dans tout le document
Imprimer
Aperut avant impression
Couper, Copier, Coller
Annuler frappe
Grosseur de la page
Police, Taille et Style de lcriture
Alignements gauche, centr et justifi
Les couleurs de texte et du fond dcran

Fonction dExcel
Voici une liste de fonctions souvent utilises dans Excel qui se retrouve aussi dans la
barre doutils :

Sommation automatique
Trier une liste
Assistant graphique
Ajout du signe de la devise
Ajout du signe de pourcentage
Augmenter les dcimales
Supprimer les dcimales

Ajout de formules
Il y a plusieurs faons dajouter une formule dans Excel.

Premire mthode : Manuellement

1. Choisir et slectionner une cellule qui contiendra le rsultat du calcul
2. Dans le champ Formule qui est reprsent par le symbole f(x) on commence par
crire le symbole =
3. On choisit la premire case du calcul en cliquant tout simplement dessus
4. Une fois la formule termine, on tape sur la touche Entrer du clavier
Dans le champ formule, il est possible dentrer presque nimporte quelle formule
mathmatique simple (oprateurs mathmatiques).

Addition
Soustraction
Multiplication
Division

Deuxime mthodes : laide de formules prdfinies

Parfois certaines formules sont trop complexes pour pouvoir tre crite manuellement.
Excel nous fourni une panoplie de formules prdfinies. Voici comment les utiliser :
1. Dans le menu insertion, slectionner loption Formule
2. Choisissez la formule voulue parmi ceux offert

3. Entrez les paramtres ncessaires au calcul de la fonction

4. Cliquer sur OK

Les rfrences
Il arrive assez souvent que lon ait une liste de valeurs et que lon veuille que la mme
formule soit applique pour plusieurs valeurs de la liste. Nous ne sommes pas oblig de
recopier la formule autant de fois que lon a besoin, il existe une faon trs utile qui
permet de recopier une formule avec des paramtres diffrents.

Rfrence relative
Voici comment on ferait si nous voulions calculer la somme des nombres dans la
colonne A avec les nombres de la colonne B :
1. Entrer la formule pour la premire Somme
2. Cliquer sur le petit carr noir en bas droite de la case contenant la premire
Somme.
3. Glisser le curseur de la souris jusqu la colonne voulue

Rfrence absolue
Il sagit des rfrences $colonne$-$ligne$. Le $ plac dans la rfrence de la cellule
fixe , la ligne ou la colonne. Lors du copiage de la formule, llment avec un $ est
fix et ne change pas de valeur.

Rfrence mixte
Il sagit de coupler les deux rfrences prcdentes en fonction de nos besoins. Si par
exemple lon dsire additionner la valeur dune colonne avec une constante, voici
comment nous ferions :
La constante se trouve dans la cellule B1

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Les graphiques
Maintenant quon est capable de manipuler des donnes, on voudrait probablement les
visualiser sous forme de graphique. Voici comment faire :
1. Allez dans le menu Insertion
2. Cliquez sur graphique. Cette fentre apparatra
3. Choisissez le type de graphique que vous voulez dans la liste

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4. Dans longlet Srie, cliquer sur Ajouter une srie

5. Positionnez votre curseur dans le champ Valeurs et slectionnez les valeurs
mettre dans votre graphique

6. Positionner votre curseur dans le champ tiquettes de catgories et slectionnez

le nom de chaque tiquette pour votre graphique.

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7. Donner un nom votre graphique

Et voil, vous avez un graphique!

Une fois le graphique crer, il est possible de modifier les paramtres du
graphiques :

Pour changer les couleurs, il suffit de double-cliquer sur la partie que vous
voulez changer et une fentre apparatra

Pour modifier lemplacement dune composante du graphique, il suffit

simplement de faire glisser la composante lintrieure du cadre blanc

Pour agrandir ou rduire le graphique, utiliser les poignes qui se trouvent sur
le cadre du graphique

Pour dplacer le graphique, faire glisser le cadre blanc lendroit dsir

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