EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIN, SU

RELACIN CON LA AUDITORA

Introducccion
En el proceso administrativo es una herramienta muy eficaz, ya que le permite a
las empresas poder implementar estrategias y as poder elevar el volumen de
control sobre sus procesos y actividades.
Con ello le permite alcanzar los objetivos plantados, llevando acaba cada una
de las funciones que el proceso administrativo nos permite utilizar como los son:
la planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control.
El Proceso administrativa tambin le permite al administrados de la empresa,
realizar las actividades planteadas y sugeridas como los son : los clculos del
presupuesto , la negociacin anticipada de los ingresos de la institucin , con ello
aprovechar de mejor manera el recurso humano , tcnico y materiales.

INDICE

EL PRESUPUESTO Y LA ADMININSTRACION SU RELACION CON LA

AUDITORIA...........................................................................................................................5
EL PROCESO ADMINISTRATIVO....................................................................................6
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO........................................................7
PRINCIPIOS DE CONTROL............................................................................................10
EL PRESUPUESTO EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO......................................12
CONTROL PRESUPUESTARIO COMO PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA........13
CONCLUSIONES...............................................................................................................16
RECOMENDACIONES.....................................................................................................17
BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................18

EL PRESUPUESTO Y LA ADMININSTRACION SU RELACION CON LA

AUDITORIA

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en trminos

financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una
empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por
la alta gerencia.
Un correcto anlisis de las organizaciones necesariamente tendr que abarcar un
estudio de la administracin por ser esta el mecanismo que permite a la misma el
logro de sus objetivos y dentro de ella el presupuesto es una de sus herramientas
fundamentales.
Es la previsin de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por
lo general un ao. El presupuesto es un documento que permite a las empresas,
los gobiernos, las organizaciones privadas y as familias establecer prioridades y
evaluar la consecucin de sus objetivos.
Es un instrumento importante como norma, utilizado como medio administrativo de
determinacin adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una
organizacin, as como la debida utilizacin de los recursos disponibles acorde
con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos. Este
instrumento tambin sirve de ayuda para la determinacin de metas que sean
comparables a travs del tiempo, coordinando as las actividades de los
departamentos y la consecucin de estas, evitando costos innecesarios y la mala
utilizacin de los recursos. De igual manera permita la administracin conocer el
desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparacin de los hechos y
cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder
tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuacin organizacional y
ayuda en gran medida para la toma de decisiones.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo refiere a planear y organizar la estructura de rganos y
cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha
comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la
racionalidad, es decir la adecuacin de los medios.
Por tanto cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar,
dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo
de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar metas
establecidas por la organizacin.
El proceso administrativo est conformado por cuatro funciones fundamentales
que son las siguientes:

Planeacin
Organizacin
Ejecucin
Control

ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se entienden por elementos del proceso administrativo aquellos pasos o etapas
bsicas a travs de los cuales se realiza la administracin. Estos son previsin
Qu puede hacerse?, planeacin Qu se va a hacer?, organizacin Cmo se
va a hacer?, integracin Con que se va a ser?, direccin Se est realizando? y
control Cmo se ha realizado?
Previsin:
Es la determinacin de lo que se desea lograr por medio de la empresa, as como,
la investigacin y valoracin de los medios de que se dispone, y determinar los
diversos cursos de accin posibles. La previsin se divide en 3 etapas:
a)

Objetivos

b)

Investigaciones

c)

Cursos alternativos

Planeacin:
Es la determinacin del curso concreto de accin que se va a seguir. Precisa los
tiempos en que lo habrn de orientar, la secuencia de operaciones necesarias
para alcanzarlo, y el tiempo de duracin. La planeacin se divide en 3 etapas:
a)

Polticas

b)

Procedimientos

c)

Programas

Organizacin:
Es la estructura de las relaciones que deben de existir entre las jerarquas,
funciones y obligaciones individuales que tienen los miembros de la empresa. La
organizacin tambin tiene 3 etapas:
a)

Jerarquas

b)

Funciones

c)

Obligaciones

Integracin:
Consiste en dar notar a la empresa de todos aquellos medios necesarios para su
eficaz funcionamiento, los escoge, introduce y articula en busca de su mejor
desarrollo. Aunque la integracin se refiere a cosas y personas, aqu solamente
nos referimos a las personas, por ser lo ms importante. La integracin se divide
en tres etapas:
a)

Seleccin

b)

Introduccin

c)

Desarrollo

Direccin:
Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro de la empresa, con
el fin de que el conjunto de todos ellos realice del modo ms eficaz los planes
sealados, La direccin incluye tres etapas:
a)

Mando o autoridad

b)

Coordinacin

c)

Supervisin
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Control:
Es el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales
y pasados con relacin a los esperados, para saber si se ha obtenido lo que se
esperaba y en su caso, corregir, mejorar y formular planes. Las tres etapas de
control son las siguientes:
a)

Establecimiento de normas

b)

Operacin de controles

c)

Interpretacin de resultados.

PRINCIPIOS DE CONTROL

Equilibrio
A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control
correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad
se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos
suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. Ningn
control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es
imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que
sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido mismas que se determinan
con base en los objetivos. Los estndares permiten la ejecucin de los planes
dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de
tiempo y de dinero.
De la oportunidad
El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte
el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipacin.
De los objetivos
Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no
es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn
control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se
revisa el logro de los mismos.

De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las
causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en
futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si
no se establecen medidas preventivas y correctivas.

De la costeabilidad
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este
reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica en los
resultados que se esperen de l; de nada servir establecer un sistema de control
si los beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el tiempo
que implican su implantacin.
De excepcin
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que
funciones estratgicas requieren el control. Este principio se auxilia de mtodos
probabilsticos, estadsticos o aleatorios.
De la funcin controladora
La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin
controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya que
seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada
con la actividad a controlar.
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EL PRESUPUESTO EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se le llama presupuesto al clculo y negociacin anticipado de los ingresos y
gastos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa,
una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual.
El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a
cabo para aprovechar (de manera eficiente) los recurso humanos, tcnicos,
materiales, etc., con los que cuenta la empresa. El presupuesto se realiza de
acuerdo a los objetivos que se han fijado, tomando en cuenta tambin los medios
planificados para llegar a estos. El presupuesto puede considerarse una parte del
clsico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar (o, ms
especficamente, como una parte, de un sistema total de administracin).
Los presupuestos sirven de medio de comunicacin de los planes de toda la
organizacin, proporcionando las bases que permitirn evaluar la actuacin de los
distintos segmentos, o reas de actividad de la empresa y de la gerencia.

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CONTROL PRESUPUESTARIO COMO PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

El control presupuestario tiene por objeto medir qu tan eficiente se ha sido en la
ejecucin del presupuesto.
Para ello es necesario hacer un anlisis comparativo peridico con el fin de
detectar el cumplimiento del presupuesto en las diferentes reas funcionales,
averiguar las causas y buscar los posibles correctivos para las variaciones
significativas, permite no solamente darse cuenta de si la empresa se mantiene
dentro de la lnea de direccin trazada, sino tambin modificar constantemente las
previsiones segn la experiencia reciente.
En este proceso se necesita informes peridicos de ejecucin suministrados por
los jefes de departamento utilizando los formatos adecuados para compilar esa
informacin, se puede medir la eficiencia operacional de la empresa previamente
establecida mediante el presupuesto, y cuya finalidad es establecer la existencia
de variaciones entre la ejecucin y lo previamente planeado.
Los perodos presupuestados corresponden a perodos contables, interesa
determinar primero el perodo presupuestario ptimo y luego hacerle corresponder
la fase contable, el perodo corrientemente adoptado es el de un mes.
El control presupuestal es un instrumento ms bien administrativo que contable,
no obstante, el proceso presupuestal hace uso del sistema de contabilidad
establecido en un negocio. Una comprensin clara del proceso contable, y de la
naturaleza de los ingresos y los gastos de un negocio, es de mucho beneficio para
quienes se dedican a la preparacin de presupuestos. Por tales, razones el
contador y auditor es un importante participe en la operacin presupuestal.

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Las reglas para un eficiente control presupuestal son:

Especificacin clara de la meta de la empresa

Se debe contar con el apoyo, colaboracin y confianza de los directores

Debe

existir

una

adecuada

organizacin

que

permita

definir

la

responsabilidad y autoridad

El presupuesto debe estar aprobado antes de iniciar el perodo de ejecucin

Debe ser flexible, con el objeto de que se pueda adaptar a circunstancias

cambiantes que se presenten

Debe existir un sistema de contabilidad que est de acuerdo al sistema de

presupuesto, es decir, que el sistema contable sea confiable, exacto, veraz
y oportuno.

Eficiente control interno

Efectiva comunicacin interna

El control debe ser selectivo, puesto que representa tiempo y dinero por lo cual es
recomendable, que se haga por muestreo incidiendo en los rubros ms
importantes.
Proceso de control
Estas etapas que son generales en el proceso operativo de control, pueden variar
segn los jefes de reas funcionales o segn la naturaleza de cada negocio. Es
importante que en cada departamento o rea funcional existan:

Estndares para establecer la comparacin

reas de riesgo claramente identificadas

Informacin tanto real como presupuestada

Auditora interna como funcin de asesora y como actividad supervisora.

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Las variaciones en el presupuesto:

Comprende la comparacin de dos clases de datos: los presupuestados y los
reales tomando como punto de referencia los datos presupuestados, a fin de
lograr una idea de las causas que motivaron una variacin. Se trata de una
cantidad como la base, el estndar o el punto de referencia. El anlisis de las
variaciones tiene vasta aplicacin en el rea de la informacin financiera.
Frecuentemente, se le aplica en las siguientes situaciones:

Investigacin de las variaciones entre los resultados reales del perodo

corriente y los resultados reales de un periodo anterior. El perodo
anterior se considera como base.

Investigacin de las variaciones entre los resultados reales y los costos

estndar. El costo estndar se emplea como la base.

Investigacin de las variaciones entre los resultados reales y las metas

planificadas o del presupuesto, reflejadas en el plan de utilidades. Las
metas planificadas, o del presupuesto, se utilizan como la base.

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CONCLUSIONES

El proceso administrativo es de gran utilidad para todas las empresas que

lo utilizan, ya que les permite utilizar de una mejor manera cada una de las
herramientas que posee, y organizarse de una mejor manera, para poder
lograr los objetivos que se trazan.
Cuando se emplea este proceso,

se necesita informes peridicos de

ejecucin suministrados por los jefes de departamento utilizando los

formatos adecuados para compilar la informacin.

Tambin nos puede medir la eficiencia operacional de la empresa

previamente establecida mediante el presupuesto, y cuya finalidad es
establecer la existencia de variaciones entre la ejecucin y lo previamente
planeado.

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RECOMENDACIONES

Si una empresa desea obtener el mximo rendimiento financiero, es

imprescindible la elaboracin de un presupuesto que sea adecuado a sus
operaciones, asimismo el control en todas las reas no solo de
presupuestos le garantizara la eficiencia y margen ms alto de beneficios
econmicos.
Identificar las reas propensas a error y en los cuales sea necesario la
implantacin de control interno, y dar validez a los datos proporcionados
reduciendo en margen de error que antes se tena.
Retroalimentar y dar seguimiento a las implantaciones de control que se
realizan dentro de la entidad, para poder verificar que sea eficiente y a la
vez eficaz con los datos que se cuentan.
Utilizar de manera adecuada y cumplir cada uno de los principios para
poder llevar un mejor control en la elaboracin de un presupuesto.

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BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml#pri#ixzz2wuLJzCy7

http://www.slideshare.net/Arianinnita/proceso-administrativo-y-sus-elementos

http://jolenaka08.blogspot.com/2012/03/elementos-del-proceso-administrativo.html

http://www.monografias.com/trabajos-pdf5/proceso-administrativo-etapas/procesoadministrativo-etapas.shtml
www.mailxmail.com/curso-tecnica-presupuestal-empresa/principios-controlpresupuestal

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