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4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

REVISI
ON

CANTIDA
D

FEC
HA

CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCION DE LA
MODIFICACION

DEPARTAMENTO /
PROCESO

PAGINA
NUM.

RECIBE EN
FECHA

FIRMA DE
RECIBIDO

Propsito.
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DISTRIBUCION / COPIAS

APROBAD
O

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Establecer los lineamientos necesarios para elaborar, revisar, identificar, estandarizar,

proteger, almacenar y actualizar los documentos existentes y que se generen o sean parte
del sistema de gestin de calidad de la COOPERATIVA DE TRANSPORTES LA DORADA
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Alcance.
Este procedimiento es aplicable para la elaboracin, aprobacin, distribucin,
actualizacin y/o modificacin y control de los documentos que integran el Sistema de
Gestin de la Calidad y que se encuentran detallados en la lista maestra de documentos
internos y la lista maestra de documentos externos.
Documentos de referencia
1. Manual del sistema de calidad
2. Norma ISO 9001:2008 - SGC Requisitos
3. Norma ISO 9000:2005 - SGC Conceptos y vocabularios
Definiciones.
1. SGC: Sistema de Gestin de Calidad.
2. Manual de Calidad: Documento que contiene la poltica de calidad, los objetivos
del Sistema de Gestin de la Calidad, y da contestacin a la norma NMX-CC9001-IMNC- 2000, ISO 9001:2000 en el cumplimiento de los requisitos solicitados.
3. Manual de Procedimientos: Describen el objetivo, el alcance y la descripcin de
las actividades, as como el control de cada uno de los procesos involucrados.
4. Manual de Instrucciones de Trabajo: Contienen la descripcin a detalle de una
actividad especfica dentro de un proceso.
5. Manual de Registros de Calidad: Evidencia generada, a partir de procesos de
mejora en el sistema de gestin de la calidad.
6. Documentos Externos: son las leyes, Normas Oficiales Mexicanas, reglamentos,
etc. que deben cumplirse dentro de un marco jurdico para ofrecer un servicio.
7. Lista Maestra: es el concentrado de los procedimientos que operan y/ o que se
aplican en la COOPERATIVA DE TRANSPORTES LA DORADA
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8. Documento Activo: Es aquel documento que se revisa, autoriza e
implementa.
9. Documento obsoleto: es aquel documento que se vuelve inoperante
debido a una modificacin o actualizacin en la operacin
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Desarrollo
1. Cuerpo de procedimientos y formatos.

Manual de Calidad (MC) Nivel I

Para el Manual de Calidad, se utiliza el formato MC - 01, y el cuerpo ser el

siguiente:
(Cdigo): En este se establece el control por medio del cdigo establecido en este
procedimiento (ver 8.0).
(Versin:): En este se establece el control, por medio de un caracter alfanumrico
consecutivo de la versin del sistema.
(Revisin): En este apartado se establece un consecutivo alfanumrico que indica cuantas
revisiones ha tenido
(Fecha Revisin:): En este se establece la fecha de liberacin de la versin sealada.
(Requisito Principal de la Norma): En este se asienta el ttulo de elemento principal de la
norma (1 al 8) Ejemplo: 8.0 Medicin Anlisis y Mejora.
(Apartado Especfico): En este se declara el subpunto de la norma que se est
contestando en este manual.

Manual de Procedimientos (MP) Nivel II

Para los Manuales de procedimientos, se utiliza el formato MP - 02, y el cuerpo

ser el siguiente:
(Cdigo): En este se establece el control por medio del cdigo establecido en este
procedimiento (ver 8.0).
(Versin): En este se establece el control, por medio de un carcter alfanumrico de la
versin.
(Revisin): En este apartado se establece un consecutivo alfanumrico que indica cuantas
revisiones ha tenido
(Fecha Revisin): En este se establece la fecha de liberacin de la versin sealada.
rea, Departamento o Proceso Central: En este se deber de asentar el nombre del
rea, departamento o proceso central.
Proceso: En este se establece el nombre del proceso que se esta desarrollando.

Propsito: Resultado o meta a alcanzar en la implementacin del

procedimiento en cuestin.
Alcance: Describe de forma breve las actividades que abarcan el
procedimiento con relacin a un rea especfica o requisito.
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Documentos de referencia: Son documentos del Sistema de Gestin

de Calidad que sirven como base para consultar con relacin a la
metodologa y lineamientos requeridos para la elaboracin de
procedimientos.
Definiciones: Descripcin de trminos, palabras y/o aspectos tcnicos
que no son comunes o entendibles y que estn involucrados en el
procedimiento.
Desarrollo: Se describen las operaciones, actividades o etapas a seguir
en el procedimiento a seguir.
Tiempo de retencin de documentos: Son los formatos particulares y
el tiempo de vigencia para ser utilizados en el procedimiento o en otros
documentos mismos que son utilizados para llevar acabo el registro de
las actividades especfica de que se hacen referencia.

Manual de Instrucciones de trabajo (MIT) Nivel III

Para los Manuales de Instrucciones de Trabajo, se utiliza el formato IT - 03, y el cuerpo

ser el siguiente:
(Cdigo): En este se establece el control por medio del cdigo establecido en este
procedimiento (ver 8.0).
(Versin): En este se establece el control, por medio de un caracter alfanumrico
consecutivo de la versin.
(Revisin): En este apartado se establece un consecutivo alfanumrico que indica cuantas
revisiones ha tenido
(Fecha Revisin): En este se establece la fecha de liberacin de la versin sealada.
rea, Departamento o Proceso Central: En este se deber de asentar el nombre del
rea, departamento o proceso central.
Proceso: En este se establece el nombre del proceso que se esta desarrollando.
Operacin: En este se establece el nombre de la operacin que se esta desarrollando.

Objetivo: Resultado o meta a alcanzar en la implementacin de la

instruccin de trabajo en cuestin.

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Instrumentos y/o equipo: Son los dispositivos o herramientas que se

necesitan para la realizacin de la instruccin de trabajo.
Desarrollo: Se describe detalladamente las operaciones de trabajo a seguir.
2. Aprobacin
Este proceso se lleva a cabo por medio de tres criterios que son:
Elaborado por: En este campo se sealan el nombre de quien elabora el procedimiento
Revisado por: En este campo valida el responsable de los procesos en cuestin de
Calidad.
Autorizado por: Proceso final de validacin, el cual est a cargo de la Direccin de
Calidad. Una vez autorizado el nuevo procedimiento o modificacin, este ingresa de
manera formal dentro del sistema.
3. Control de cambios o modificaciones
Cualquier cambio realizado a la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad, (SGC),
es registrado en la primera hoja de cada procedimiento, en el campo Control de
Cambios, y en ste se registra la revisin que tendr cambios, la fecha, la pagina o
paginas modificadas y descripcin de estos cambios y la aprobacion de los cambios se
hace como especifica el punto 2 de este procedimiento.
En el caso de realizar cambios al Manual de Calidad este tiene un slo control de cambios
y se encuentra al inicio del Manual de Calidad, conteniendo los mismos campos sealados
anteriormente descritos.
4. Distribucin
En la primera Hoja de cada procedimiento, existe un campo especifico para controlar la
cantidad de copias (Cantidad), Departamento(s) o proceso(s) a los que se les distribuye,
fecha en que reciben y firma de recibido, con esto se asegura el proceso de distribucin de
un documento nuevo o modificado.
Copia Controlada: Al mismo tiempo que se generan, estas copias son controladas con
una leyenda de Copia Controlada
5. Legibles y Fcilmente identificables
Ningn documento contiene tachones, manchas o roturas ya que esto lo hace un
documento sea declarado no legible.

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6. Documentos de Origen Externo

El tratamiento de estos documentos se da teniendo un lugar especfico dentro del rea
dnde aplican estos documentos
7. Documentos Obsoletos
Obsoletos: Cualquier modificacin a un procedimiento, este genera el cambio de STATUS
del documento, de Vigente a Obsoleto y estos son inmediatamente destruidos y slo se
conserva el ltimo modificado.
Vigentes: Estos se identifican una vez que el documento haya sido completamente
validado (Firmado por quien elabora, revisa y autoriza).
8. Codificacin
El control de los documentos se realizar por medio de los cdigos a continuacin
sealados.
Manual de Calidad
Para el Manual de Calidad el cdigo ser
MC-4.2.3

M
C

donde:

Manual de Calidad (Nivel 1)

4.2.
3

Apartado de la Norma Control de Documentos (Nivel 2)

Manual de Procedimientos
Para los procedimientos el cdigo de control ser
MP-C-PC

donde:

M
P

Procedimientos (Nivel 2)
C

rea, departamento o proceso central COMPRAS

PC

Proceso PROCESO DE COMPRAS

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Tabla de cdigos

Nivel documental (Primeros 2 Caracteres)

XX
MC= Manual de Calidad.
P=

Procedimiento

IT=

Instrucciones de Trabajo.

PTC= Protocolos
PL=

Plan

PGM= Programas

Almacenamiento y proteccin
Se tiene almacenado en carpetas plenamente identificadas, en un lugar seguro
en cada rea o departamento que aplica los procedimientos del SGC, cada rea
o departamento tiene sus propias carpetas con los procedimientos, instructivos
de trabajo y registros que apliquen.

Recuperacin
Se establece que cada responsable administrativo, genera un respaldo en CD,
de manera mensual, todos los documentos que mantiene en operacin, para
garantizar la recuperacin de los mismos dentro del SGC.
Estos respaldos son enviados al departamento de calidad para que ellos
realicen el resguardo, los respaldos son realizados por medio de una carpeta
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comprimida (WIN ZIP) de toda la documentacin generada y mantenida en el

SGC, y es enviada por e-mail a la Direccin de Calidad, manteniendo como
registro de cumplimiento, el acuse de envi del e-mail (Este se considera como
registro de respaldo mensual y de envi a Calidad). De esta manera, Calidad es
el responsable de organizar las carpetas enviadas, y as generar un solo
respaldo mensual en CD de todo el SGC.

Tiempo de retencin de documentos

Cada departamento es responsable de establecer sus tiempos de retencin, estos debern ser
declarados en sus procedimientos operativos.
Ejemplo:

Cdigo

Nombre del Documento

F-MC

Formato para el Manual de Calidad

F-MP

Formato para Manual de Procedimientos

F-IT

Formato para Manual de Instructivos de

Trabajo

F-RG

Formato para Manual de Registros

F-RC

Formato para Manual de Registros de

Calidad

F-PGM

Formato para Programas

F-PTC

Formato para Protocolos

Tiempo de Retencin

Anexos
En este apartado contiene todos los documentos que se generen del
procedimiento
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FIRMA:

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Cdigo

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Nombre del Documento

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