Impacto

sobre el
uso de
software
en la
gestin
empresaria
l

Impacto sobre el uso de

software en la gestin
empresarial

S que el tema de la gestin del cambio es un tema bastante manido y que

hemos tratado en varias ocasiones, pero es un tema demasiado recurrente en
la implantacin de software de gestin empresarial. Y aprovechando que en las
ltimas semanas he tenido que lidiar con ms de lo mismo, quera aprovechar
para hacer un breve resumen y aadir algn elemento ms a tener en cuenta.

Las personas, por naturaleza, somos conservadoras, por eso la evolucin en la

Historia de la Humanidad ha sido tan lenta. Los cambios generan incertidumbre
(o incluso caos), por lo que nuestra defensa ha sido evitarlos en lo posible. Si
tras hacer las cosas de igual forma durante mucho tiempo te dicen que has de
hacerla de otra forma, es que estn evidenciando tu falta de profesionalidad o
cuestionando tus conocimientos en el negocio. Sin embargo, las organizaciones
(en un entorno actual tan cambiante), y por tanto las personas que trabajan
para ellas, no tienen ms remedio y estn obligadas a adaptarse o a morir.

Como la gestin del cambio en las organizaciones, no solo en soluciones de

gestin empresarial, sino en todos los mbitos (comenzar a exportar,
diversificar producto, etc.) son imprescindibles para la pervivencia de stas, es
necesario minimizar los efectos de ese cambio. Y la mejor forma de hacerlo es:
resaltar los costes del NO cambio frente a los del cambio y la amenaza que
puede conllevar; involucrando a todos los actores afectados; minimizando la
incertidumbre y comunicando la evolucin de las mejoras obtenidas; con
transparencia; etc.

As que, teniendo en cuenta que un elevado porcentaje de NO xito en la

implantacin de una solucin de gestin empresarial se debe a una mala
gestin del cambio, es muy importante incidir en ella para minimizar el riesgo.

No todos los cambios son percibidos como buenos

La gestin del cambio

He encontrado mltiples perfiles de usuarios que han ofrecido resistencia al

cambio y por muy diversas razones:

Los NO nativos digitales (o los nativos del papel

pijama). Para ellos, las nuevas herramientas vienen a complicar la gestin
y los procesos diarios. Si todo en la empresa funciona como una mquina bien
engrasada, para qu imponer nuevos sistemas que vengan a alterarlos? No
importa que un informe para gerencia se tarde dos das en preparar, siempre
se ha hecho as, es muy complejo y no se puede automatizar, requiere
informacin de muy diversas fuentes, etc.

Incremento de trabajo.

Es cierto que la implantacin requiere de un

esfuerzo extra al trabajo del da a da, pero ese esfuerzo est orientado a
recoger frutos a medio-largo plazo y facilitar y optimizar el trabajo. Yo suelo ser
bastante crtico en este sentido, y bastante directo. Suelo usar la siguiente
expresin, lo que seguro no est recogido entre los 10 mandamientos sobre
empata: Trabaja algo ms ahora para hacerlo menos el resto de tu vida, o
tambin No hagas nada y sigue igual toda tu vida. Tambin es cierto y hay
que valorar en su justa medida que en ocasiones ese esfuerzo extra es
desproporcionado cuando no se puede (o quiere) migrar datos, cuando esos
datos no estn disponibles y hay que recolectarlos, cuando se pretende poner
en marcha nuevo procesos (anteriormente no testados), etc. En este caso es
muy importante definir y limitar el alcance del proyecto para evitar grandes
demoras y dilataciones en el tiempo.

Prdida del puesto de trabajo.

En bastantes ocasiones, ms de
las deseadas, el principal argumento de direccin (incluso delante de sus
empleados) para implantar herramientas de gestin ha sido la eliminacin de
personal. Ese punto de vista agrede directamente las posibilidades de xito
del proyecto dado que el personal tratar, consciente o inconscientemente, de
entorpecer el proyecto. En este sentido, es importante hacerles ver que es
difcil que se eliminen puestos de trabajo, sino que se producirn
reorganizaciones del personal para asignarles nuevas tareas de mayor valor
que las actuales, donde se optimizar mejor el tiempo, permitiendo abordar

nuevos procesos y controles que ahora son imposibles por falta de tiempo. Esta
situacin es muy habitual en empresas organizadas en base a personas y poco
a procesos, por lo que este tipo de cambios pone en riesgo los puestos de
trabajo.

Imposicin de la decisin.

Algunos usuarios (en ocasiones

justificado y en otras no) consideran su labor en la empresa como uno de los
pilares fundamentales de sostn de sta. Su exclusin en la toma de decisin
sobre la eleccin de la herramienta, as como de la toma de requerimientos, da
como resultado una resistencia visceral contra la solucin y el proceso de
implantacin. En este aspecto, es fundamental, trabajar la relacin con estos
usuarios, pues si realmente su disgusto es justificado, pueden hacer peligrar el
xito del proyecto.

Individualismo.

Usuarios que pretenden hacer prevalecer su inters

individual por encima del inters general del departamento o de la empresa.
Recuerdo un caso en que un usuario, en el rea de compras, me exiga que
su formulario de alta de materias primas deba contener solo 4 campos y que
el resto de campos (necesarios para tarifas, contabilizacin, control de calidad,
etc.) deban desaparecer. l peda a proveedor, y ni saba de precios, ni de
contabilizacin ni de nada ms, as que cuando se recibiesen albaranes y
facturas, ya se ocuparan otros compaeros de completar en la ficha los
campos necesarios. Y aunque hoy da es posible personalizar estos formularios,
ni siquiera soy muy partidario de este tipo de imposiciones, orientados a
satisfacer necesidades individuales y no colectivas.

Menosprecio.

Ciertos usuarios asocian el perfil del implantador como

el informtico, lo que lleva aparejado una visin de estos perfiles como
desconocedores de su empresa y negocio, el cual ellos s dominan
perfectamente. En ocasiones, desde las primeras demos de producto,
pretenden dejar en evidencia al proveedor con dos pretensiones: uno, mostrar
su vala y dominio del negocio; dos, rechazar cualquier injerencia externa.
Estos perfiles se reconocen rpidamente, incluso solo por su lenguaje no
verbal.

Falta de liderazgo.

Si los marineros dan las paladas cuando quieren y

no a la orden del piloto o capitn, seguramente la embarcacin avance, aunque
no de la forma ms ptima. Es imprescindible que las diferentes sensibilidades
(entre usuarios, key users, direccin, ) estn lo ms alineadas posibles para
optimizar y rentabilizar el esfuerzo. En ocasiones termina liderando el proyecto
personal sin dotes de organizacin y mando, as como con escasa cualificacin
o visin del negocio.

Evidencia de errores y negligencias.

La posibilidad de destapar
este tipo de incompetencias es un factor tambin importante, que manifiesta
en el proyecto carencias o limitaciones.

De todo lo anterior, se desprenden que si deseamos facilitar de la gestin del

cambio, debemos atender como mnimo a los siguientes factores:

Liderazgo.

Armonizar las distintas sensibilidades de los integrantes del

proyecto, as como capacidad de decisin, son claves para minimizar el riesgo
de fracaso.

Comunicacin.

Informacin a direccin y usuarios de los avances del

proyecto, as como de los problemas y soluciones que se han ido originando y
salvando. De esta forma habr una percepcin real de avance. La no existencia
de esta comunicacin puede dar la sensacin de que el proyecto est
paralizado o lo que es peor, de exclusin.
Implicacin y compromiso de los usuarios. La formacin inicial donde se
explique a los usuarios la solucin a implantar y cules son los motivos para
hacerlo, permitir hacerlos partcipe del proyecto.

Formacin.

Uno de los principales problemas que suele manifestarse en

el ciclo de vida de uso de un ERP es la rotacin de personal y su consecuente
falta de formacin. Sistemas que han sido implantados de forma exitosa,
asistimos frecuentemente a la degradacin de la informacin, as como el
incorrecto uso de ste con la salida e incorporacin de nuevos usuarios.
Mantener una adecuada formacin, incluso tras el perodo post-implantacin,
es de suma importancia.
Consultora. No es solo instalar y conseguir que el sistema sea funcional, sino
que se adapte a las exigencias y necesidades de los usuarios, y consigan un
ROI adecuado del proyecto.