Los sistemas de informacin (SI) estn cambiando la forma en que operan las organizaciones

actuales. A travs de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos
operativos de las empresas, proporcionan informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones y,
lo que es ms importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a travs de su implantacin en
las empresas.
1.2 Definiciones
Dato, informacin y sistema
En ocasiones los trminos dato e informacin se utilizan como sinnimos,
Lo cual es un error. Dato puede ser un nmero, una palabra, una imagen. En el mbito cotidiano se
utiliza en plural "datos", los cuales son la materia prima para la produccin de informacin.
Informacin, por su parte, son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para
alguien. Finalmente, sistema es el mecanismo por el cual se generar informacin.
Definicin de un sistema de informacin
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar
las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de informacin no
necesariamente incluye equipo electrnico (hardware). Sin embargo, en la prctica se utiliza como
sinnimo de "sistema de informacin computarizado.
-Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:
El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda
operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo perifrico que puede conectarse a ellas.
El recurso humano que Interacta con el sistema de informacin, el cual est formado por las
personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere.
Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que ste
necesita para generar como resultado la informacin que se desea.
Los programas que son ejecutados por la computadora, y producen diferentes tipos de resultados.
Los programas son la parte del software del sistema de informacin que har que los datos de
entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.
Las telecomunicaciones que son bsicamente "hardware' y "software", facilitan la transmisin de
texto, datos, imgenes y voz en forma electrnica.
Procedimientos que incluyen las polticas y reglas de operacin, tanto en la parte funcional del
proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicacin en la computadora.
Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida dc informacin. A continuacin Se definen cada una de estas actividades.

Entrada de informacin. La entrada es el proceso mediante el cual el sistema de informacin toma

los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o
automticas. Las manuales son aquellas que son proporcionadas en forma directa por el usuario,
mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros
sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces automticas. As, un sistema de control de
clientes podr tener una interface automtica de entrada con el sistema de facturacin, ya que toma
las facturas que genera o elabora el sistema de facturacin como entrada al sistema dc control de
clientes.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las estaciones de trabajo, las cintas
magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores
sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de informacin. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms
importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar
la informacin guardada en la sesin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en
estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los
discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CDROM), discos de alta capacidad (zip, jaz). Existen otras formas de almacenamiento, las cuales sern
explicadas ms adelante.
Procesamiento de informacin. Es la capacidad del sistema de informacin para efectuar clculos
de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con
datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta
caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede
ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de
decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general de un ao base.
Salida de informacin. La salida es la capacidad de un sistema de informacin para sacar la
informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las
impresoras, estaciones de trabajo, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los
plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de informacin puede
constituir la entrada a otro sistema de informacin o modulo. En este caso, tambin existe una
interface automtica de salida. Por ejemplo, el sistema de control de clientes tiene una interface
automtica de salida con el sistema de contabilidad, ya que genera las plizas contables de los
movimientos procesados de los clientes.
Tecnologas de informacin
Despus de haber comprendido el concepto de SI existe la necesidad de explicar un concepto
todava ms amplio: tecnologas de informacin (TI) , del ingls IT (information technolog) . Este
trmino hace referencia a todas aquellas tecnologas que permiten v dan soporte a la construccin y
ope-racin de los sistemas de informacin
Redes de datos, teletexto, redes de televisin, satlites, telfono, fibra ptica, videodiscos, discos
compactos, fax, gateways, ruteadores, concentradores (hubs), mdems, laser disc, software,

sistemas de diseo computarizados, unidades de almacenamiento de datos, servicios de

transferencia electrnica, tarjetas inteligentes, etctera.
1 .3 Tipos y usos de los sistemas de informacin
Durante los prximos anos, los sistemas de informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de
las organizaciones:
-Automatizar los procesos operativos.
-Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
-Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.
Con frecuencia, los sistemas de informacin que logran la automatizacin de procesos operativos
dentro de una organizacin son llamados sistemas transaccionales, ya que su funcin primordial
consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por
otra parte, los sistemas de informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los
sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS), sistemas para la toma de decisiones de grupo
(GDSS) , sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones (EDSS) y sistemas de informacin
para ejecutivos (EIS). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es
el de los sistemas estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr
ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.
Sistemas transaccionales. Sus principales caractersticas son:
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan
tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de informacin
que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organizacin para continuar con los mandos intermedios y, posteriormente, con la alta
administracin a medida que evolucionan.
-Muestran una intensa entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y
poco complejos. Estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus
operaciones y como resultado generan tambin grandes volmenes de informacin.
-Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, que a travs de ellos se cargan las
grandes bases de informacin para su posterior utilizacin. Estos sistemas son los encargados de
integrar gran cantidad de la informacin que se maneja en la organizacin, la cual ser empleada
posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos.
-Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. El
proceso de justificacin puede realizarse enfrentando ingresos y costos. Esto se debe a que en el
corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que origina el uso de este tipo de
sistemas. Entre las ventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual. Son
fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin que se encuentran en el mercado, ya que
automatizan los procesos bsicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones.

Ejemplos de este tipo de sistemas son la facturacin, nminas, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, etctera.
Sistemas de apoyo a las decisiones -Suelen introducirse despus de haber implantado los sistemas
transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que stos constituyen su plataforma de
informacin.
La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en
el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas
de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de
entrada, genera poca informacin como resultado, pero generalmente realiza muchos clculos
durante su proceso.
-No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la Justificacin econmica para el desarrollo de
estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de Inversin.
-Suelen ser sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico
y visual, ya que estn dirigidos al usuario final.
-Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivas v estructuradas, as
como no repetitivas y no estructuradas. Por ejemplo, un sistema de compra de materiales que
indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un sistema de simulacin de negocios que
apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado.
-Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin
operativa de los analistas y programadores del rea de Informtica.
Los sistemas de apoyo a las decisiones se pueden clasificar en:
DSS (decision support systems) , sistemas de apoyo a la toma de decisiones.
GDSS (group decision support sostems), sistemas de apoyo a la toma dc decisiones de grupo.
EIS (executive information systems) , sistemas de informacin para ejecutivos.
EDSS (expert decision support systems), sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones.
-Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo
de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios,
etc. Los captulos 7, 8, 9 y IO del libro tratan de estos sistemas.
Sistemas estratgicos. Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos
operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de
sistemas puede llevar a cabo dichas funciones.
-Suelen desarrollarse in house es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse
fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.

-Tpicamente, su forma de desarrollo se basa en Incrementos y a travs de su evolucin dentro de la

organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando
nuevas funciones o procesos.
-Su funcin es lograr ventajas que los competidores no poseen, tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los sistemas estratgicos son
creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso del comercio electrnico en algunas
compaas que ofrecen servicios de venta a los clientes, es un sistema estratgico, ya que brindan
una ventaja sobre otras compaas que ofrezcan productos similares y no cuenten con este servicio.
Si una compaa nueva decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este para tener un nivel
similar al de sus competidores.
-Otra caracterstica es que las ventajas que se logran a travs de estos sistemas no son "eternas", es
decir existe un periodo de vigencia similar al tiempo en que tardan los competidores en alcanzar las
diferencias o ventajas obtenidas por el sistema de informacin estratgico (SIE). Cuando esto
sucede, los beneficios generados por el SIE se convierten en estndares de la industria. Como es el
caso mencionado anteriormente del comercio electrnico que posteriormente sern requisitos de
infraestructura tecnolgica que una compaa deba poseer.
-Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que
buscan ventajas respecto a los cornpetidores y una forma de hacerlo es innovando o creando
productos y procesos.
Un ejemplo de estos sistemas de informacin dentro de la empresa puede ser un sistema MRP
(manufacturing resource Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio durante el
proceso productivo, o bien. Un centro de informacin que proporcione todo tipo de informacin,
como situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este con texto los ejemplos
anteriores constituyen un sistema de informacin estratgico si, y slo si, apoyan o dan forma a la
estructura competitiva de la empresa.
Sistemas integrales de administracin
En los ltimos aos se han desarrollado numerosas herramientas para apoyar ptimamente las
actividades de los negocios, tecnologas que permiten automatizar casi en su totalidad los procesos
operativos. As como el MRP es una solucin al proceso productivo un ERP (enterprise resource
Planning) apoya los procesos bsicos funcionales de una empresa. En esta categora, uno de los
sistemas lderes a nivel mundial es el R/ 3 de SAP.
(Vase direccin de Internet http://www.sap.com) Qu es SAP? (del ale-mn systemanalvse and
Programmentwicklung) . Hoy en da SAP es una de las empresas ms grandes de software en el
mundo, fundada en 1972 en la 13 ciudad de Mannheim Alemania, por un equipo de empleados de
IBM de aquel pas, quienes compartieron un proyecto para lograr una solucin integrada para cada
compaa, con el cual pudieron crear su propia empresa de software. En la actualidad, SAP AG es
lder mundial de aplicaciones de negocios en arquitectura cliente/ servidor. Como compaa de
software se localiza detrs de Microsoft Corporation, Oracle Corporation y computer Associates
International Inc.

En la figura I .6 se muestran los componentes del SAP R/ 3, los cuales son:

-Ventas y distribucin: apova los procesos de venta y facturacin.
-Materiales: apoya las actividades de abastecimiento de materiales para produccin.
-Produccin: planificacin y control de produccin
- Calidad: apoyo al control de calidad.
-Mantenimiento: planificacin y ejecucin de actividades de mantenimiento
-Recursos humanos: la planificacin y contrl total del personal
-finanzas: contabilidad en general.
-contralora: movimiento de costos e ingresos
-Activos Fijos: control y evaluacin de activos fijos.
-Sistema de proyectos: Administracin de proyectos
-Workflow: enlaza los diferentes mdulos R/3
Soluciones por sector: conecta los mdulos de R/3 con funciones especiales para industrias
especficas