Automatizacin de Bibliotecas en Costa Rica.

Introduccin

Los que no puedan mantener el

ritmo de la revolucin tecnolgica, se
encontrarn con que ellos mismos se
han vuelto obsoletos.
Katherine Neville

La biblioteca cumple una funcin social, vindose reflejada en las necesidades de

cada una de las pocas a las que representa; en pleno siglo XXI la tecnologa, el internet y
los mares de informacin que podemos encontrar, son los campos de juegos con los que el
usuario espera o demanda interactuar.
Por ende la biblioteca como ente completo debe de ir de la mano de los cambios y
ajustarse a lo que se acua como automatizacin, la transferencia de tareas [productos o
servicios] ejecutados comnmente por humanos, actualmente realizados por un grupo de
elementos tecnolgicos [softwares, computadoras, porttiles, celulares, tabletas, entre
otras]. En el presente el usuario espera que muchos de los servicios que se les provee esten
automatizados, ya que esto le trae ventajas en cuanto al ahorro de tiempo y de movilidad,
adems que la informacin al ser accesada desde sitios web, provee condiciones favorables
para descarga de materiales de forma completa, generacin de citas y referencias en
diversos formatos entre muchos otros beneficios.
Al presente se automatizan los servicios de referencia, los catalogos de consulta, los
procesos tcnicos inherente al area de catalogacin, ademas se ham incluido a la lista las
alertas a correos electrnicos [avisando sobre novedades o vencimiento de prestamos],
accesos remotos, bibliotecas digitales , entre muchos mdulos que se pueden incluir en esta
modalidad. Como desventaja de la automatizacion estn los costos ya que la tcnologia por
ms masificada que est, suele tener precios elevados en cuanto a compra y mantenimiento
(sotware y hardware).
Historia de la automatizacin de las Bibliotecas en Costa Rica.
En la dcada de 1980 y 1990 se disemin entre la mayora de bibliotecas pblicas y
universitarias de Costa Rica la primera forma de automatizacin, el software WinIsis el
cual fue un esfuerzo de Comisin Econmica para Amrica Latina y el Caribe (CEPAL),

para implementar una automatizacin estndar en el manejo de las descripciones

bibliogrficas y los catlogos, es la primera forma de automatizacin que se integr en las
bibliotecas de nuestro pas. (Acua , Chinchilla, 2014)
Por otra parte se sabe que el () Consejo Nacional para Investigaciones Cientficas
y Tecnolgicas (CONICIT) con el fin de apoyar la divulgacin de la informacin y as
contribuir con el desarrollo cientfico y tecnolgico del pas, en 1993 publica un
directorio de con 250 bases de bancos de datos nacionales y CDIROM creados tanto
en el pas como en el extranjero. (Escobar, Daz, Perez , 1996)
Se tiene conocimiento que en el ao de 1983 el seor Adrin Araya Marn Director
del Sistema de Bibliotecas Documentacin e Informacin (SIBDI) de la Universidad de
Costa Rica, se manifestaba con urgencia sobre la necesidad de automatizar el centro
catalogrfico centroamericano (CCC) ya que exista una necesidad marcada de buscar
formas de catalogar verstiles y eficientes. En 1985 el documento "Diagnstico, propuesta
y automatizacin del Subsistema de Bibliotecas, Documentacin e Informacin de
la Universidad de Costa Rica (SIBDI)", es la concretizacin de la apertura a la
tecnologa desde las labores de una biblioteca Universitaria. (Castro, 1996)
Algunos datos interesantes del comienzo de esta automatizacin en el SIBDI, son
que el computador que se utiliz apenas contaba con 2 mb de memoria, el software de uso
se basaba en LS-2000, adems el sistema posea 30 terminales que estaban distribuidas en
cuatro bibliotecas del SIBDI.
Para 1987 se automatizan varios mdulos dentro de los subsistemas del SIBDI a
ser estos () Administrativo, Recuperacin, Bibliogrfico, Circulacin, Adquisiciones
y Publicaciones

Peridicas, Catalogacin, Circulacin, Bsqueda (Catlogo

Pblico).En 1994 se cambia el software a Oracle Libraries (Oralib), permitiendo, integrar

tres sedes regionales (Guanacaste, San Ramn y Turrialba), dentro de la automatizacin.
Castro (1996, pg.35) citando a Araya (1994, pg.4-5) explica.

(... ) El programa de automatizacin del Sistema de

Bibliotecas, Documentacin e Informacin de la Universidad de
Costa Rica ha sido pionero en el rea de automatizacin de
bibliotecas y representa uno de los mayores esfuerzos y
experiencias nacionales en ese mbito. A pesar de las marcadas
limitaciones circundantes, de carcter econmico y tecnolgico
principalmente, la experiencia y los resultados de este proyecto
han facilitado la labor de convencimiento de muchos colegas
nacionales y del pblico en general, en cuanto a la necesidad y
el valor intrnseco de contar con una biblioteca o centro de
documentacin automatizado.
Sobre recursos digitales incluidos en la automatizacin para el SIBDI , desde 1985
ya contaba con la suscripcin a una base de datos electrnica (DIALOG), que permita el
acceso a los usuarios e investigadores a informacin internacional y actualizada, ya que
desde esa poca exista y se manejaba el internet solo como herramienta informativa.
Beneficios de la automatizacin para el biblioteclogo/a y el usuario.
Si bien la existencia de las bibliotecas viene a fundamentar una necesidad
informativa y basada en un servicio al cliente-usuario, en el siglo XXI es casi demanda, un
servicio actualizado, moderno, activo, rpido en cuanto a los procesos que se deben de
generar en el trabajo cotidiano y tambin en el servicio directo al usuario, algunos de los
beneficios de la automatizacin. (Sanchez, Bustamante, Olea, & Sanchez, 2011)
A nivel de Institucin ( Bibliotecloga/o )

Optimizar costos, as como los recursos financieros, tiempos y movimientos.

Incrementar los procesos de utilidad.
Mejorar los servicios utilizando tecnologas en la web.
Colaborar con los recursos de informacin de las bibliotecas.
Tener mayor efectividad en las actividades efectuadas en la biblioteca.
Perfeccionar el control de material es de la biblioteca.
Disminuir las tareas cotidianas.

Adems a criterio personal:

Normalizacin de la informacin.
Cooperacin interbibliotecaria ya que facilita la comunicacin.
Mayor profesionalidad del biblioteclogo al tener que mantenerse al da no

solamente de la informacin sino de la tecnologa.

Se podr tener un registro de acceso inmediato a todos los recursos que un usuario

haya sacado durante varios perodos (prstamo a domicilio o sala).

En circulacin se evita la perdida de papeles (boletas o carn) ya que la
informacin queda guardada en el pc o en la nube, adems permite ms exactitud

en la toma de los datos si se utilizan cdigos de barras y lectores

En la catalogacin permite una especie de control cruzado entre los catalogadores,
que adems puede buscar detalles ms exactos si tienen accesos a otros opacs
donde cotejen los datos como por ejemplo () normas principales para la
descripcin de los documentos, como son, las RCCA2, ISBD y formato

MAR C , de manera electrnica que adems permite la transferencia de datos.

En adquisiciones se pueden tener previstas de los materiales, un mayor contacto con

casas editoriales, una mejor forma de recibir y enviar cotizaciones de materiales.

En referencia se puede brindar gua en la bsquedas de materiales desde chats
(Quest point), correos electrnicos o asistencia remota.

A nivel del Usuario

En la consulta se podr tener una interaccin directa y personal con el catlogo, ya

que debe de manejarse con bsquedas sencillas y complejas, pudiendo el usuario

hacer cambios de bsqueda inmediatos de acuerdo a sus necesidades o criterios.

Presencia ms all de un horario o un espacio fsico ya que la mayora de Opacs se
encuentran en sus versiones en lnea, el cual permite pre-generar bsquedas sin

tener que movilizarle fsicamente a la biblioteca.

Ahorro de tiempo al automatizar prestamos, el usuario no tendr que llenar boletas,
en muchos lugares existen mquinas de auto-prstamo, o se reciben solicitudes de
extensiones a prestamos ya hechos.

Si se le permite al usuario acceder a bibliotecas electrnicas (repositorios

electrnicos) se incrementa la cantidad y calidad de materiales con los cuales podr

hacer investigacin, especialmente si estos se encuentran en versin completa.

Le ayudan a ahorrar dinero ya que los usuarios podran ubicar materiales cotejados

como necesarios para ciertas materias (no existe necesidad de comprarlos).

El usuario podra solicitar capacitaciones con los biblioteclogos por ejemplo de
normas APA o de bsqueda en bibliotecas digitales mediante accesos remotos,
donde el biblioteclogo lo atienda por ejemplo mediante herramientas como el
Zoom.

Servicios que se automatizan segn la realidad vivida en Costa Rica.

Segn Arley (2011, pg,1) de los servivios de Informacin se pueden automatizar ()
los catlogos, las bibliotecas virtuales y los repositorios electrnicos, y los
sistemas integrados de automatizacin de bibliotecas.

El servicio de referencia: En algunas bibliotecas de corte universitario y en la

biblioteca nacional se ha ampliado a una referencia automatizada donde mantengas
un contacto con el referencsta ( On line) donde el usuario puede hacer la consulta
directamente, estilo chat, esto de manera sincrnica ( ambas personas se encuentran
conectadas al mismo tiempo ) , con facilidades de incluir video y audio ( programas
como el ZOOM de Google el cual permite interactuar con el usuario cara a cara y
hasta comprar el escritorio o una pizarra; esto puede ser aplicado cuando por
ejemplo ayudamos a un usuario a buscar informacin en una las Bibliotecas
Digitales.
Tan el bien el servicio puede darse de forma asincrnica por medio de mensajes
(email) los cuales sern posteriormente respondidos. Chowdhury y Chowdhury
(2001) citado por (Mastromatteo, Viloria, Ortuo, 2006) amplia con la descripcin
de la tipologa de una servicio de referencia automatizado y electrnico.
Servicios especializados de bsqueda en bases de datos.
Servicios de referencia a nivel experto a travs del internet.
Servicios directos (cara a cara) donde se le ayuda al usuario a hacer
bsquedas de material en el internet.

El

control

Administrativo: Al estar compuesto este por la

planeacin,

coordinacin, en general el control que debe de tener una direccin sobre objetivos,
personal, actividades, todas las labores y servicios de una biblioteca;

al

automatizarse se mantiene un mejor control e interaccin con el personal ya que por

ejemplo se puede manejar un calendario interactivo donde se visualice las
actividades del personal en tiempo real, donde los trabajadores pueden hacer
anotaciones sobre datos extraordinarios que

hayan ocurrido en actividades o

aquellos que sean necesarios de dar a conocer a todo el personal.

Recuperacin Bibliogrfica: En la actualidad la recuperacin bibliogrfica tiene

la facilidad de ser asincrnica , sin tiempo ni espacio, el usuario la pueda hacer
desde su casa, muchos de los materiales existentes se presentan en versin completa
as que se pueden descargar desde sitios acadmicos, se le permite al usuario tener
carpetas o hasta sub-bibliotecas donde pueda guardar en la nube para que en las
prximas visitas tan solo ingrese su usuario y contrasea y disfrute del material que
solo se puede ver en lnea ( no descargable), se puede compartir listas de bsquedas
( recuperacin) bibliogrfica por medio de emails con conocidos, profesores o

compaeros.
Circulacin, Bsqueda (Catlogo Pblico): Se aplica implementos electrnicos
como cdigos de barras y lectores los cuales permiten una mayor rapidez en
trmites como devoluciones, morosidades y multas, reservaciones, adems es punto
focal el catlogo de circulacin donde el usuario puede directamente hacer la
bsqueda o solicitar un acompaamiento y direccin en la misma.

Catalogacin y Circulacin: Desde la generacin de las fichas catalogrficas,

hasta un control cruzado con otras instancias de procesos tcnicos para poder
compartir la informacin. Un incremento en los puntos de acceso ya que por medio
de ellos el usuario har las bsquedas de los materiales frente una disminucin en la
descripcin del material. Adems de la catalogacin de materiales en todos los tipos
de soportes imaginables, todo esto viene anexado a la automatizacin.

5 software utilizados en la automatizacin en Costa Rica.

LOGICAT:
Es un software desarrollado en Mxico, el cual comprende tres mdulos de
automatizacin, uno procesos tcnicos de catalogacin, almacenamiento y recuperacin de
la informacin, dosLogitar que permite la impresin de tarjetas catalogrficas, tres el
mdulo de consulta, el cual brinda la informacin de la base de datos. Este programa es
utilizado en la Biblioteca del Banco Central de Costa Rica. (Alvarado, 2002)
SIABUC:
El sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colina, se
base en las reglas de Catalogacin Angloamericana y en el formato MARC, est compuesto
por siete mdulos a saber: adquisiciones, anlisis, consulta, prstamo, estadsticas, proceso
especiales y publicaciones peridicas. Este software la Universidad de Colima lo dona, en
algn momento fue el software de la Biblioteca de la Universidad para la paz, algunas sedes
de la Universidad Nacional, y del centro documental de Radiogrfica Costarricense.
(Alvarado, 2002)
KOHA:
En la actualidad utilizado en la Biblioteca del CATIE, del ILCA y de la
Universidad San Marcos de Costa Rica , es una software libre el cual permite automatizar
seis mdulos, catalogacin, usuarios, circulacin, adquisicin, estadstica y parmetros,
permite tener una webserver, desde donde los usuarios pueden hacer las consultas.
ALEPH:
Uno de los software de pago con ms uso en la actualidad, la biblioteca del
Tecnolgico, la Universidad Latina, la Universidad Nacional, se automatizan gracias a l,
dentro de sus caractersticas se nombran (Greendata, s.f):

Administracin: herramientas que permiten al bibliotecario gestionar la

administracin de las tablas y la configuracin del sistema.

Control de adquisiciones y publicaciones en serie: pedidos, recepcin,

reclamaciones, presupuestos, etc.

Catalogacin: importar y exportar registros, catalogar en diferentes versiones, crear

plantillas, revisar la catalogacin de documentos, etc.

Web OPAC: bsquedas en catlogo, circulacin y prstamos interbibliotecarios

junto a potentes herramientas de bsqueda y mltiples ndices que permiten una
ptima recuperacin de la informacin.

JANIUM:
La biblioteca nacional de Costa Rica se automatiza en la actualidad con este software
(Janium, 2010), de manufactura Espaola y de uso amplio en Centro Amrica, utilizado
tambin en las bibliotecas del MEP (se diferencian los servicios para bibliotecas de corte
universitario o especializadas, de los recursos de Janium para bibliotecas escolares), entre
los mdulos que automatiza se conocen.

Catalogo Publico OPAC.

Circulacin (prstamos, devoluciones, registro, sanciones, entre otros)
Inventario
Reportes y Estadsticas

Conclusiones

La automatizacin de bibliotecas en Costa Rica tiene un largo trayecto recorrido, es

increble pensar que casi desde la dcada de 1980, se ha estado labrando el espacio para
poder disfrutar de la tecnificacin de los servicios y las labores bibliotecarias. Este es un
campo lleno de retos para las bibliotecas, los usuarios y sobre todo los biblioteclogos, los
cuales deben de estar siempre prestos a ampliar sus mrgenes referenciales, a salirse del

mbito de las estanteras y los libros, debiendo de embutirnos de lleno entre servicios
web, softwares y requerimientos tecnolgicos.
No podemos en la era de la informacin y la tecnologa quedarnos rezagados, las
ventajas de la automatizacin son grandes, vindolo para ambos frentes, es as que tanto el
usuario disfrutar de una mejor atencin, de ms informacin y el biblioteclogo podr
disfrutar de una mayor movilidad, ya que se agilizan procesos de la biblioteca que rayan en
lo mecnico y repetitivo.
NOTA SOBRE EL APA: No le justifico el texto, ya que APA 6 edicin normaliz la
presentacin de la informacin siempre hacia el lado Izquierdo y nunca justificado.

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%20AUTOMATIZACION%20DE%20BIBLIOTECAS%20DE%20UNIVERSIDADES
%20PUBLICAS%20DEL%20AREA%20METROPOLITANA%20DE%20LA%20CIUDAD
%20DE%20MEXICO.pdf