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2012

Integrantes:

CASTRO BARRETO, Richard


MINGA CASTILLO, Antonio
ROMERO ROJAS, Elvis
SANCHEZ VALDERA, Jess

Universidad de Chiclayo
1. DATOS INFORMATIVOS
1.1.

NOMBRE DEL PROYECTO:

Sistema de Informacin de Trmite Documentario para la Escuela


Profesional de Ingeniera Informtica y de Sistemas de la UDCH control
de tramite documentario
1.2.

LUGAR DE APLICACIN:

Escuela Profesional de Ingeniera Informtica y de Sistemas de la


Universidad de Chiclayo.
1.3.

UBICACIN:

Ciudad Universitaria Km. 3.5 Carretera a Pimentel.


1.4.

NOMBRE DEL SISTEMA

SistTramDoc V.2012

2. FORMULACIN DEL PROYECTO


2.1.
Formulacin del problema.
2.1.1.
Definicin del problema
Actualmente la Escuela Profesional de Ingeniera Informtica y de
Sistemas de la Universidad de Chiclayo, carece de un sistema
automatizado en cuanto al control de documentacin, es por ello

Facultad de Ciencias Empresariales, Informtica y Sistemas

Universidad de Chiclayo
que requiere de mucho tiempo realizar el seguimiento manual de
la documentacin. A travs de las entrevistas previstas, se obtuvo
como resultado que es necesaria la automatizacin del rea de
documentacin, un Sistema que administre la informacin y
genere los resultados ptimos e inmediatos, reduciendo el tiempo
de respuesta satisfactoriamente, dando mayor oportunidad de
realizar otras labores. No es posible ubicar de manera rpida el
estado actual de algn documento que se presenta como la
seguridad en el momento de que se ha tramitado un expediente
determinado a otra rea o que el mismo est en pendiente.
A continuacin un cuadro con las principales deficiencias
que se presenta al no tener un sistema de tramite documentario
Tabla 1.1. Deficiencias detectadas en instituciones con procesos
manuales.
Deficiencia

Deficiencia
No se garantiza la confidencialidad de la
informacin contenida en los documentos, ya

Confidencialidad.

que el documento es manipulado por diverso


personal operativo, antes de llegar a manos
del personal administrativo encargado de
revisarlo y aprobarlo.
El tiempo que toma la revisin y aprobacin
de los documentos no depende slo del
personal administrativo de cada una de las

Tiempo del trmite.

unidades

involucradas,

sino

que,

adicionalmente, depende del tiempo de envo,


transporte y recepcin del documento por las
unidades que transite el documento.
El trnsito del documento a travs de la
Conservacin de
los comprobantes
de pago.

institucin ocasiona su maltrato, y en el peor


de los casos, su extravo; lo que puede
acarrear problemas de ndole tributario con la
Superintendencia de Administracin Tributaria
(SUNAT).

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Universidad de Chiclayo
Los documentos de pago a proveedores son
Disponibilidad de

requeridos despus de su pago por unidades

los

administrativas internas para algn anlisis

documentos

inherente a sus labores, por lo cual deben ser


solicitados al archivo contable.

2.1.2.
Antecedentes
Actualmente no existe un Sistema de Informacin automatizado,
ni definido, sino simplemente se llevan los procesos de forma
manual y con hoja de Excel haciendo con esto el proceso de
bsqueda ms lento.
2.1.3.
Justificacin
Por lo expuesto anteriormente es que hemos decidido enfocarnos
en esta rea para darle solucin al problema que se presenta,
ahorrando adems de tiempo, los errores que se puedan producir
por realizarse manualmente.
2.1.4.
Determinacin de factibilidades
2.1.4.1. Factibilidad Tcnica.
Actualmente la Escuela Profesional de Ingeniera Informtica
y de Sistemas de la Universidad de Chiclayo, cuenta con
una computadora para la secretaria, una para el director de
escuela, donde se procesan los datos administrativos del
sistema. Cada uno cuenta con su propia impresora, con lo
que la implementacin ser solo la adaptacin del software.
Adems de la adquisicin de un equipo que debe tener un
disco duro de 500GB. Con este espacio ser suficiente para
almacenar la base de datos adecuada, para su respectivo
manejo e implementacin del sistema se requiere de un
personal capacitado para su posterior uso. En el medio
existe personal capaz de darle el mantenimiento respectivo
quien ser el Ing. de sistemas quien podr capacitar y
asesorar al personal de manera adecuado para el manejo
del sistema.
Usuario
Secretaria

Equipo
PC

Caractersticas
Dual Core

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Universidad de Chiclayo

Director

Memoria Ram 2 Gb.


Disco duro 120Gb.
Conexin Almbrica.
Laptop HP core i3
Disco Duro 500Gb.
Memoria Ram 4Gb.

Laptop

2.1.4.2. Factibilidad Econmica


Aqu se determinara con qu recursos cuenta el rea para
poder implementar o desarrollar el sistema que se requiere.
2.1.4.3. Factibilidad Operativa
No hay inconveniente alguno para ejecutar el proyecto,
pues que ser un software que mejorara el tramite
documentario.
2.1.4.4. Factibilidad Temporal
El sistema final con sus respectivas correcciones y prueba
ser para el da 20 de noviembre.
2.2.

Misin y Visin de la Empresa.

2.2.1.
Misin
La Escuela Profesional de Ingeniera Informtica y de Sistemas de la
UDCH,

EPIIS

forma

profesionales

con

calidad

excelencia

acadmica, cientfica, tecnolgica y humana, con capacidades


crticas, innovadoras y creativas que contribuyen al estudio de la
solucin de los problemas del hombre y la sociedad a travs del uso
de las tecnologas de la informacin
2.2.2.
Visin
La Facultad de Ingeniera Informtica y de Sistemas de la UDCH,
tiene como encargo de la sociedad, brindar Educacin Superior de
alta calidad acorde con las necesidades del pas y con los cambios
que se generan en ella.
2.2.3.
Objetivos
Formar profesionales del ms alto nivel en el rea de Informtica y
de Sistemas, con una formacin humanstica, tica y moral.
Preparar profesionales de gran nivel que incentive, dinamice y
promueva la investigacin cientfica y tecnolgica en el rea de la
Informtica y de sistemas.

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Universidad de Chiclayo

2.3.

Misin y Visin del grupo Investigador

2.3.1.

Misin

Disear y ejecutar nuestro sistema de trmite documentario


SistTramDoc V.2012, para ayudar en el rea documentaria a la
Facultad de Ingeniera Informtica y de Sistemas de la UDCH
2.3.2.
Visin
SistTramDoc V.2012, ayude y oriente a otras empresas a trabajar
con un sistema computarizado en lo que trate de tramite
documentario.
2.3.3.

Objetivo

Objetivo General
Analizar y disear un programa eficaz para el buen
funcionamiento del trmite documentario en el rea de
Documentacin de la Facultad de Ciencias Empresariales,
Informtica y Sistema de la Universidad de Chiclayo

Objetivos Especficos

Analizar los procesos del trmite documentario hacia los


usuarios en el rea de Documentacin de la Facultad de
Ciencias

Empresariales,

Informtica

Sistema

de

la

Universidad de Chiclayo.
2.4.
Misin y Visin del proyecto
2.4.1.
Misin:
Editar todos los tipos de documentos del de un trmite
documentario que requieran los usuarios o personas interesadas en
el rea de la Escuela de Ingeniera Informtica y de Sistemas de la
UDCH.
2.4.2.

Visin:

Facultad de Ciencias Empresariales, Informtica y Sistemas

Universidad de Chiclayo
Actualizar la versin SistTramDoc V.2012, cada ao segn los
2.5.

requerimientos que soliciten la Escuela.


Alcances del sistema
El sistema permitir la digitalizacin, registro, revisin, aprobacin
y contabilizacin de documentos, mediante una interfaz de usuario

amigable e intuitiva.
El sistema permitir a las reas involucradas realizar el seguimiento

del documento durante todo el proceso de trmite.


El sistema permitir que se adjunte el documento digitalizado al
trmite, para evitar el maltrato o extravo del documento de pago

fsico durante su trnsito a travs de las oficinas de la Universidad


El sistema permitir el envo de mensajes electrnicos cuando un
documento deba ser revisado por el nivel correspondiente dentro

del flujo de aprobacin.


El sistema contemplar las interfaces y validaciones necesarias
para la integracin con los sistemas de compras de bienes y
adquisicin de servicios existentes en la institucin, y con el

sistema de pagos institucional.


El sistema generar reportes que permitan conocer el estado de los
documentos en cualquier nivel del flujo de aprobacin, con
diferentes niveles de detalle y segn perfil de usuario que los
consulte.

3. Procesos de Negocio
3.1.
Personas que intervienen en el proceso de negocio:
3.1.1.
Directamente:
Director de la Escuela: Encargado de aprobar los
documentos solicitados o realizados.
Secretaria: Recepcin de documentos.
3.1.2.
Indirectamente:
Decano: Encargado de la Facultad.
Tercio Estudiantil: Integrado por 3 alumnos de la Escuela
encargados de difundir las actividades que realiza la escuela.
3.2.
Procesos:
3.2.1.
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Informacin al Usuario

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