CPIT

ULO I

Marco Terico

SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO

DE LA FACEIS
1.1 Antecedentes
1.1.1 ANTECEDENTE 1
Anlisis y diseo de un sistema de trmite de documentos de
pago a proveedores va internet
Como consecuencia del trabajo realizado se ha llegado a las siguientes
conclusiones:
Se ha cumplido con el objetivo de realizar el anlisis y diseo de un
sistema de Trmite de Documentos de Pago a Proveedores va Intranet, con
el fin de apoyar las labores administrativas de una institucin organizada en
unidades como la PUCP, institucin del caso prctico.
Se realiz el anlisis y diseo del sistema en base a los procesos principales
del negocio. Los requerimientos se determinaron a travs del levantamiento
de informacin en las reuniones sostenidas con el personal involucrado en
los procesos del negocio de cada unidad, y fueron refinados con la
participacin de ellos en el diseo de los prototipos. La participacin de los
stakeholders y futuros usuarios del sistema durante el proceso de
desarrollo de software es de suma importancia para alcanzar los propsitos
de la institucin.

Su arquitectura est conformada por tres capas [DIRINFO]:

Front-end: con aplicaciones livianas que se ejecutan sobre diversos

sistemas operativos (Windows, Linux, Apple MAC, PalmOS, WinCE, etc.).
Por este motivo un computador requiere slo un navegador estndar porque
la tecnologa que se ha utilizado para las aplicaciones es HTML, DHTML,
CSS y JavaScript.
Middle-tier: corresponde a los servidores de aplicaciones que corren en
sistema operativo Windows. El software para el servicio de gestin Internet
(HTTP), balanceo de carga y contenedor de aplicaciones es el Websphere
Aplication Server (IBM) y sobre ste corren las aplicaciones desarrolladas
con tecnologa Java (servlets, JSP y Java Beans).
Back-end: es un servidor de base de datos con sistema operativo AIX (IBM)
sobre el que corre el DBMS (sistema de administracin de base de datos)
ORACLE versin 10g. Sobre ste corren aplicaciones desarrolladas con
tecnologa Oracle (procedimientos almacenados en PL/SQL y en Java Stored
Procedures).
Fuente:
http://tesis.pucp.edu.pe/repositorio/bitstream/handle/123456789/343/CARR
ERA_DORILA_AN%C3%81LISIS_Y_DISE
%C3%91O_DE_UN_SISTEMA_DE_TR
%C3%81MITE_DE_DOCUMENTOS_DE_PAGO_A_PROVEEDORES_V
%C3%8DA_INTRANET.pdf?sequence=1
(Pontificia Universidad la Catlica del Per - Tesis)

1.1.2. ANTECEDENTE 2

SISTEMA INTEGRADO DE TRMITE DOCUMENTARIO

RENIEC
Conclusiones:

El Sistema Integrado de Trmite Documentario (SITD) es un software

automatizado de gestin administrativa y de uso interno (dentro de la
institucin), el cual tiene como caracterstica principal, el reconocimiento
jurdico de los documentos emitidos, mediante la incorporacin de la
credencial digital (Certificado Digital) y el registro de la Firma Digital en los
documentos digitales en formato PDF, emitidos por el personal de la
organizacin a nivel de todas las dependencias funcionales; constituyndose
en uno de los primeros sistemas innovadores en su gnero en la administracin
pblica en Amrica Latina.

A travs de este sistema se puede realizar un eficiente control del flujo de

documentos y del envo de los mismos en formato electrnico protegido con
firma digital, lo que permite darle validez legal al documento, identificar al
remitente; y gracias al proceso de almacenamiento de documentos digitales,
garantizar la integridad de los mismos.
Este trabajo se realiz en el programa de Java Virtual Machine 6.22 (versin
web). Junto con el gestor de base de datos. Oracle Database 11g Enterprise
Edition
Fuente: http://www.reniec.gob.pe/portal/pdf/03_sitd.pdf

1.1.3. ANTECEDENTE 3

SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO (SITRADOC)

El Sistema de Trmite Documentario (SITRADOC) creado para PRODUCE
- Oficina General de Tecnologa de la informacin y Estadstica.

Es un sistema de informacin, que se constituye en un soporte lgico

orientado a la recepcin, proceso, almacenamiento y transmisin de la
informacin, tanto los documentos externos, expedientes y documentos
internos, orientado a todo el personal de PRODUCE. (Intranet-

Multiusuario). Este sistema nos permite realizar un seguimiento de los

documentos que ingresan al Ministerio de la Produccin (TUPA o externos)
o que en su defecto son generados al interior de las diversas dependencias,
acorde con los procedimientos establecidos en cada una de ellas.
Siendo creado con las herramientas (PHP, ADODB, SMARTY) con un
gestor de base de Datos MS SQL 2008.
Fuente:
http://www.softwarepublico.gob.pe/pages/mostrar_swpublico/31

1.1.4. ANTECEDENTE 4
DISEO DE SISTEMA

DE

TRMITES

DOCUMENTARIOS

OFICIALES NACIONAL.
Sistema que se ha desarrollado para conseguir ahorro de tiempo, dinero y
esfuerzo para la obtencin de documentos oficiales del Estado peruano
mediante una propuesta de solucin de TI .
Sistema q realiza los tramites en lnea y obtener de manera inmediata los
documentos (Cert. de antecedentes judiciales, Cert. de antecedentes penales,
Partida de nacimiento, Cert. de matrimonio, Cert. de defuncin, Acta de
propiedades, Record acerca del manejo y Cert. De viudez o de soltera). El
pago de la tasa correspondiente por cada documento podr hacer tambin en
lnea (aunque se mantiene la opcin de hacer el pago en el banco propio). El
trmite podr hacerse a cualquier hora del da y desde cualquier computador
conectado a Internet.
Realizado por Giancarlo Andr Gonzales Vargas en Abril del 2010
Fuente: TESINA - Para optar el Ttulo de Ingeniero de Sistemas para la
UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS.
(http://ateneo.unmsm.edu.pe/ateneo/bitstream/123456789/2755/1/gonzales_v
argas_giancarlo_andre_2010.pdf )
1.1.5.

ANTECEDENTE 5
SISTEMA DE GESTIN DE TRMITE DOCUMENTARIO
SISTRAM
SISTRAM fue creado para funcionar en la web, por lo que puede ser
utilizado en una Intranet o en la Internet. Esta ltima caracterstica permite

conseguir la independencia geogrfica en la administracin de los trmites

documentarios, de esta forma, el usuario no tiene que invertir ms su tiempo
en ir fsicamente a la institucin, que podra estar en otra ciudad, para
conocer el estado de su trmite, cuando puede hacerlo de forma remota,
aprovechando la Internet,
Tambin los empleados de la institucin estn fuera de la ciudad o del pas
puede acceder al sistema va Internet y realizar su trabajo como si estuviera
localmente. Adems se garantiza que los datos que viajan por la web estn
protegidos de accesos no autorizados al utilizar mtodos seguros en la
transmisin de datos.
SISTRAM genera una clave asociado al expediente lo que permite al usuario
poder verificar el estado del documento a travs de la web, adems crea
inmediatamente un historial desde el momento en que se recepciona el
documento, en el momento de la distribucin, en el trascurso o recorrido de
las areas por las cuales viaje el documento, hasta el momento de cerrar o
cumplir la finalidad de la misma; lo que permite mantener informado
contantemente a las personas o areas involucradas en gestin de la misma.

Desarrollado por Maycol Zambrano Nuez (Desarrollador y Administrador

de Soluciones y Servicios Web, Especialista y Docente en PHP).
Fuente:(http://webmazn.files.wordpress.com/2010/10/sistram-sistemagestion-tramite-documentario.pdf)

1.2.

Base Terica: En esta seccin se presenta la teora fundamental bsica

necesaria para entender el problema y la solucin que plantea el presente
proyecto.

1.2.1 Herramientas usadas para el desarrollo del sistema

1.2.1.1 Erwin
Erwin es una potente herramienta, software, para poder realizar
el modelamiento de datos para luego migrarlos a una base de
datos, es realmente til en estos casos. Brinda productividad en

diseo, generacin, y mantenimiento de aplicaciones. Desde un

modelo lgico de los requerimientos de informacin, hasta el
modelo fsico perfeccionado para las caractersticas especficas
de la base de datos diseada, permite visualizar la estructura, los
elementos importantes, y optimizar el diseo de la base de datos.
Genera automticamente las tablas y miles de lneas de stored
procedure y triggers para los principales tipos de base de datos.
ERwin hace fcil el diseo de una base de datos. Los diseadores
de bases de datos slo apuntan y pulsan un botn para crear un
grfico del modelo E-R (Entidad relacin) de todos sus
requerimientos de datos y capturar las reglas de negocio en un
modelo lgico, mostrando todas las entidades, atributos,
relaciones, y llaves importantes.

1.2.1.2

Microsoft SQL Server 2008

Microsoft SQL Server 2008 Express es un sistema de

administracin de datos eficaz y confiable que ofrece un variado
conjunto de caractersticas, proteccin de datos y rendimiento
para clientes de aplicaciones incrustadas, aplicaciones web
ligeras y almacenes de datos locales. SQL Server 2008 Express,
que est diseado para una implementacin sencilla y una
creacin de prototipos rpida, est disponible de forma gratuita y
su redistribucin con aplicaciones tambin es gratuita. Est
diseado para integrarse a la perfeccin con otras inversiones de
infraestructura de servidor.

1.2.1.3

Visual C# 2010

Microsoft Visual C# 2010 es un lenguaje de programacin

diseado para crear una amplia gama de aplicaciones que se

ejecutan en .NET Framework. C# es simple, eficaz, con

seguridad de tipos y orientado a objetos. Con sus diversas
innovaciones, C# permite desarrollar aplicaciones rpidamente y
mantiene la expresividad y elegancia de los lenguajes de tipo C.
Visual Studio admite Visual C# con un editor de cdigo
completo, plantillas de proyecto, diseadores, asistentes para
cdigo, un depurador eficaz y fcil de usar, adems de otras
herramientas. La biblioteca de clases .NET Framework ofrece
acceso a una amplia gama de servicios de sistema operativo y a
otras clases tiles y adecuadamente diseadas que aceleran el
ciclo de desarrollo de manera significativa.

1.2.1.4

Rational Rose Enterprise

Herramienta de desarrollo basada en modelos que se integra con

las bases de datos y los IDE de las principales plataformas del
sector.
IBM Rational Rose Enterprise es uno de los productos ms
completos de la familia Rational Rose. Todos los productos de
Rational Rose dan soporte a Unified Modeling Language (UML),
pero no son compatibles con las mismas tecnologas de
implementacin.
Rational Rose Enterprise es un entorno de modelado que permite
generar cdigo a partir de modelos Ada, ANSI C++, C++,
CORBA, Java/J2EE, Visual C++ y Visual Basic. Al igual que
todos los productos de Rational Rose, ofrece un lenguaje de
modelado comn que agiliza la creacin del software.

1.2.1.5

Adobe Creative Suite 6

El software Adobe Creative Suite 6 ofrece una experiencia

completamente nueva en creacin de medios digitales y le
permite trabajar a la velocidad del rayo y llegar a su pblico
independientemente de dnde se encuentre.

1.2.1.6

Adobe Flash Professional CS6

El software Adobe Flash Professional CS6 es un potente

entorno de creacin de animaciones y contenido interactivo y
expresivo lder del sector.
Disea experiencias interactivas envolventes que se presenten de
forma uniforme en ordenadores de sobremesa y mltiples
dispositivos, incluidos tablets, Smartphone y televisores.

1.2.1.7

Adobe Dreamweaver CS6

El software de diseo web Adobe Dreamweaver CS6

proporciona una interfaz visual intuitiva para la creacin y la
edicin de sitios web HTML y apps para dispositivos mviles.
Utiliza el nuevo Diseo de cuadrcula fluida, que hace posible la
compatibilidad multiplataforma, para crear diseos adaptables.
Revisa los diseos antes de publicarlos por medio de la Vista
previa multipantalla mejorada.

1.2.1.8

Adobe Fireworks CS6

El software Adobe Fireworks CS6 te ayuda a crear en un

instante, y sin necesidad de escribir cdigo, atractivos diseos
para sitios web y apps para dispositivos mviles. Ofrece
imgenes de mapa de bits y vectoriales, bocetos, grficos en 3D y
contenido interactivo para las tablets y los smartphones ms
conocidos del mercado.

1.2.1.9

Microsoft Office 2010

Es un paquete de programas informticos para oficina

desarrollado por Microsoft Corp. (una empresa estadounidense
fundada en 1975). Se trata de un conjunto de aplicaciones que
realizan tareas ofimticas, es decir, que permiten automatizar y
perfeccionar las actividades habituales de una oficina.

1.2.1.10 Microsoft Word 2010

Es el procesador de textos ms conocido hoy en da y una parte

imprescindible de Microsoft Office.
Ya sea desde cero, o usando la multitud de plantillas de que
dispone, Microsoft Word te ayudar a crear, editar y enriquecer
textos con una gran seleccin de herramientas y contenido
complementario.
Entre otras cosas, podrs:
Generar tablas y grficas.
Crear hiperenlaces a pginas web.
Usar esquemas de color predefinidos.
Insertar imgenes y capturas de pantalla.
En Microsoft Word encontrars un poderoso aliado en la
creacin, edicin y correccin de documentos en tu ordenador.
Incorpora los formatos de texto ms usados, as como los suyos
propios y la posibilidad de guardar un texto en PDF, o enviarlo
por email a travs de Outlook directamente despus de haberlos

1.2.1.11 Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir
informacin de ms formas que nunca, lo que le ayuda a tomar
decisiones mejores y ms inteligentes. Las nuevas herramientas
de anlisis y visualizacin le ayudan a realizar un seguimiento y
resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso
fcilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde
prcticamente cualquier explorador web o smartphone.1 Incluso
puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultneamente
con otras personas en lnea. Tanto como si produce informes
financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le
brinda ms eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos.

1.2.1.12 Microsoft Visio 2010

Es un software de dibujo vectorial para Microsoft Windows.
Visio comenz a formar parte de los productos de Microsoft
cuando fue adquirida la compaa Visio en el ao 2000.
Las herramientas que lo componen permiten realizar diagramas
de oficinas, diagramas de bases de datos, diagramas de flujo de
programas, UML, y ms, que permiten iniciar al usuario en los
lenguajes de programacin.
El navegador Internet Explorer incluye un visor de diagramas
Visio, cuya extensin es vsd, llamado Visio Viewer.

1.2.2 Identificacin de conceptos

A continuacin se presentan los conceptos necesarios para entender el
problema y la solucin propuesta.
rea.- Lugar que forma parte integral de la institucin. Cada rea es
creada con una finalidad, por lo que tiene la responsabilidad y la
capacidad de administrar eficientemente los recursos que se les

asigna.
Actividad.- Cada rea realiza una serie de actividades, las cuales
deben cuantificarse. Una actividad es un centro de costos en donde se

registrarn todos los ingresos y egresos vinculados a la misma.

Documento de pago o Boucher.- Comprobante de pago emitido por

el proveedor de la institucin.
Documento de trmite.- Es el registro en el sistema de trmite de
documentos de pago a proveedores del comprobante de pago emitido

por el proveedor.
Lote de documentos.- Agrupacin de documentos de trmite, usado

para el transporte de los documentos fsicos a travs de la institucin.

Contabilizar.- Accin de registrar el asiento contable de provisin
de pago del bien o servicio que adquiere la institucin, se realiza en
los niveles contables.

1.2.3 Roles del Negocio

A continuacin se presentan los roles del negocio.

Secretaria.- Rol encargado de la recepcin de los documentos de

pago a proveedores, de registrarlos en el sistema de trmite de

documentos.
Director de la FACEIS.-Rol encargado de la revisin y aprobacin
del documento de trmite en un rea dentro de la Universidad. Este
rol representa tanto al encargado de aprobar el trmite en el rea
responsable de las coordinaciones con los proveedores, y a los
encargados de aprobar el trmite dentro de las unidades
administrativas de la universidad.

Captulo
II:
Herramienta
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.

Fase
Fase
Fase
Fase

de
de
de
de

Construccin

de

Inicio
Elaboracin
Construccin
Transicin

Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografa (incluye linkografa)
ANEXOS

la