1

Aspectos Generales de la Plataforma SinedUC......... 3

1.1
Naturaleza de la plataforma SinedUC ......................................................4
1.2
Servicio al cliente .................................................................................6
1.3
Protocolo de acceso a SinedUC ...............................................................7
1.4
Requisitos para el uso de la plataforma SinedUC .......................................8
1.5
Acceso al sistema .................................................................................9
1.6
Pgina de inicio.................................................................................. 10
1.7
Mdulos de la plataforma .................................................................... 13
1.7.1
Mdulo Libro de clases ................................................................. 14
1.7.2
Mdulo Informes ......................................................................... 15
1.7.3
Mdulo Rech ............................................................................... 16
1.7.4
Mdulo Subvenciones ................................................................... 17
1.7.5
Mdulo Inscripcin y matrcula....................................................... 18
1.7.6
Mdulo Indicadores ...................................................................... 19
1.7.7
Mdulo Cierre de ao ................................................................... 20
1.7.8
Mdulo Dotacin docente .............................................................. 21
1.7.9
Mdulo Alumnos .......................................................................... 22
1.7.10
Mdulo Administracin.................................................................. 23
1.7.11
Mdulo Horarios .......................................................................... 24
1.7.12
Mdulo Biblioteca......................................................................... 25
1.7.13
Mdulo Financiero ........................................................................ 26
1.7.14
Mdulo Evaluacin Cualitativa........................................................ 27
1.7.15
Mdulo Alimentacin .................................................................... 28
1.7.16
Mdulo Educacin Fsica................................................................ 29
1.8
Indicaciones generales para el manejo de los mdulos............................. 30
1.9
Imprimir y enviar a Excel .................................................................... 31
1.10 Presentacin del mdulo Biblioteca ....................................................... 35

Funciones bsicas de una biblioteca escolar .......... 36

2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6

Misin de una biblioteca escolar ........................................................... 37

Informacin en una biblioteca escolar.................................................... 38
Servicios de una biblioteca escolar ........................................................ 39
Usuarios de una biblioteca escolar ........................................................ 40
Funciones del encargado de la biblioteca escolar ..................................... 41
De la Biblioteca al Centro de Recursos para el Aprendizaje (CRA) .............. 41

Mdulo biblioteca .................................................. 42

3.1
Catalogacin...................................................................................... 43
3.1.1
Bsqueda en Catlogo .................................................................. 44
3.1.1.1
Bsqueda............................................................................. 44
3.1.1.2
Resultados de la bsqueda ..................................................... 52
3.1.2
Nuevo libro o publicacin no seriada ............................................... 55
3.1.2.1
Clasificacin ......................................................................... 55
3.1.2.2
MARC .................................................................................. 56
3.1.2.3
Edicin ................................................................................ 63
3.1.2.4
Descripcin Fsica.................................................................. 64
3.1.2.5
Ficha Bibliogrfica ................................................................. 65
3.1.3
Nueva revista o publicacin seriada ................................................ 66
3.1.3.1
MARC .................................................................................. 66
3.1.3.2
Edicin ................................................................................ 67
3.1.4
Mantencin ................................................................................. 68

3.1.4.1
Autores/Ttulos/Materias/Series/Editoriales ............................... 68
3.1.4.2
Categoras ........................................................................... 69
3.1.4.3
Colecciones .......................................................................... 70
3.1.4.4
Ubicaciones .......................................................................... 71
3.1.5
Reportes .................................................................................... 72
3.1.5.1
Copias ................................................................................. 72
3.1.5.2
Inventario ............................................................................ 74
3.1.5.3
Ingresos .............................................................................. 76
3.2
Circulacin ........................................................................................ 77
3.2.1.1 ................................................................................................ 77
3.2.2
Principal ..................................................................................... 78
3.2.2.1
Prstamos............................................................................ 79
3.2.2.2
Devolucin ........................................................................... 81
3.2.2.3
Multas ................................................................................. 82
3.2.3
Colecciones................................................................................. 84
3.2.4
Tipos usuario .............................................................................. 85
3.2.5
Reposicin copias ........................................................................ 86
3.2.6
Reportes .................................................................................... 87
3.2.6.1
Historial Copia ...................................................................... 88
3.2.6.2
Copias no devueltas .............................................................. 89
3.2.6.3
Reporte circulacin ................................................................ 90
3.2.6.4
Ranking Alumnos .................................................................. 91
3.2.6.5
Ranking Libros ...................................................................... 92
3.2.6.6
Multas impagas..................................................................... 93
3.2.7
Carta de aviso ............................................................................. 94
3.3
Catlogo en lnea ............................................................................... 95
3.4
Administracin ................................................................................... 97
3.4.1
Cdigo de barras ......................................................................... 98
3.4.1.1
Imprimir .............................................................................. 98
3.4.1.2
Configuracin ..................................................................... 100
3.4.2
Cdigo de pedido ....................................................................... 101
3.4.3
Cdigo barras alumnos ............................................................... 102
3.4.4
Credenciales ............................................................................. 103
3.4.4.1
Por curso ........................................................................... 103
3.4.4.2
Docentes / No docentes ....................................................... 104
3.4.4.3
Especificar usuarios ............................................................. 104
3.4.5
Credenciales ............................................................................. 105
3.4.5.1
Por curso ........................................................................... 105
3.4.5.2
Docentes / No docentes ....................................................... 106
3.4.5.3
Especificar usuarios ............................................................. 106
3.4.6
Carta de aviso ........................................................................... 107
3.4.6.1
Escribir una carta ................................................................ 107
3.4.7
Fichas bibliogrficas ................................................................... 111
3.4.7.1
Impresin .......................................................................... 111
3.4.7.2
Configuracin ..................................................................... 112
3.4.8
Revisin de Cdigos ................................................................... 114
3.4.9
Carga de datos.......................................................................... 115
3.4.9.1
Subir Archivo...................................................................... 116
3.4.9.2
Diagnstico ........................................................................ 123
3.4.9.3
Revisin de datos ................................................................ 124
3.4.9.4
Migracin ........................................................................... 125

1 Aspectos Generales de la Plataforma SinedUC

1.1 Naturaleza de la plataforma SinedUC

SinedUC es un Sistema de Informacin Educacional, orientado a apoyar la gestin de
los establecimientos escolares de nuestro pas, a travs del uso de tecnologa basada
en la Internet.
Con l, se permite a los diferentes usuarios de la comunidad escolar ordenar y
sistematizar prcticamente toda la informacin vinculada a documentos fsicos,
automatizando diferentes clases de procesos tradicionalmente ligados a papeles, desde
el libro de clases, hasta la generacin de informes finales, pasando por el proceso de
matrcula y diversos tipos de certificados, entre otras funciones.
En una primera inspeccin, SinedUC tiene caractersticas propias de una plataforma
web, siendo una de las ms importantes el que los datos se ingresan una sola vez, no
importando cuntas veces ni desde qu lugar fsico uno las ingrese. Es decir, cada vez
que se ingresa un dato (por ejemplo, nombres de alumnos, profesores o apoderados),
ste queda registrado en el sistema para ser utilizado en la generacin de todos los
informes y estadsticas que requieran ese mismo dato en el futuro.
SinedUC es un sistema que no necesita instalarse en ningn computador, ya que se
accede a l a travs de Internet (al igual que un servicio de correo electrnico como
Yahoo, Gmail o Windows Live Hotmail entre otros). Esto implica que la
informacin puede ser ingresada y visualizada desde cualquier computador que tenga
conexin a Internet, permitiendo al usuario disponer de sta en cuanto es ingresada o,
en otras palabras, actualizada en tiempo real.
Tcnicamente, SinedUC entrega un servicio del tipo ASP (del ingls, Application Service
Provider), mediante el cual se garantiza tanto el resguardo como el acceso a la
informacin de diversas instituciones (colegios o corporaciones municipales y/o
privadas) a travs de la Web.
Esta forma de manejar la informacin se contrapone a las aplicaciones tradicionales
que para su funcionamiento requieren ser instaladas en un computador especfico (por
ejemplo, Microsoft Excel o Microsoft Word), en las cuales no se cuenta con la
capacidad de cruzar la informacin ingresada desde diferentes equipos, adems de
correr el riesgo de perderla en su totalidad a causa de un malfuncionamiento del
computador, por ejemplo, a travs de un virus que lo infecte.
En lo que atae a la seguridad, cabe mencionar que la base de datos de cada
establecimiento se encuentra en servidores protegidos, que se ubican dentro de las
instalaciones de la Pontificia Universidad Catlica, en los cuales se realizan respaldos
diarios y su almacenamiento se efecta mediante variados medios y diferentes lugares
fsicos.
Respecto a los usuarios de la plataforma, cada persona puede ingresar al sistema
sujeto a lo que denominamos "perfil de usuario", que es el conjunto de atribuciones y
restricciones que tiene alguien para acceder a los datos del sistema, de acuerdo a su
rol dentro de la organizacin y de SinedUC.
Asimismo, el establecimiento puede asignar perfiles combinados y permisos especiales
dentro de un mismo perfil, permitiendo personalizar las atribuciones que tiene cada

uno de los usuarios del sistema. Por ejemplo, se le puede dar acceso a un profesor
para que ingrese datos solamente a la asignatura y en el curso en que dicta clases, con
el objetivo de que su ingreso al sistema no altere el funcionamiento de otros miembros
de la comunidad educativa ni de SinedUC como tal.
SinedUC cuenta tambin, con un sistema de perfiles especializados para personas
responsables de un conjunto de establecimientos (sostenedores o personal DAEM).
stos pueden visualizar los datos y estadsticas de manera conjunta, lo que permite
aumentar la efectividad de la gestin, toda vez que la informacin a la que se accede
este siendo actualizada de manera constante.
Para el mejor aprovechamiento de SinedUC, cada sostenedor debiera contar con un
coordinador del sistema que supervise, controle y eventualmente capacite respecto al
uso del sistema en todos los colegios a su cargo.
Adicionalmente cada colegio debe considerar al menos un Administrador SinedUC, que
contemple dentro de sus funciones asegurarse que los datos que se ingresan sean de
calidad, es decir, estn completos y correctos.
Debido a la naturaleza propia de la plataforma, es habitual que se conforme una
cultura de trabajo en equipo en torno a SinedUC, en que diversos miembros tienen el
objetivo comn de ingresar la informacin de calidad que se requiere, dividiendo su
trabajo segn se trate de profesores jefe o de asignatura, jefes de UTP, directores,
etctera.
Esto permite asegurar la calidad de la informacin, al reducir el margen de
responsabilidad de cada usuario a su propio mbito de competencia profesional.
El uso de un sistema como SinedUC, permite dar apoyo en los procesos
administrativos, financieros y pedaggicos de los colegios, logrando un aumento en la
calidad de la gestin, que se debe fundamentalmente a la posibilidad de acceder a la
informacin actualizada, de calidad y adems por disminuir los costos de traslado de la
informacin.
Esta disminucin de costos, se produce debido a que muchos de los informes que son
de inters para los responsables de un establecimiento se crean automticamente en
el sistema, ya que se elaboran a partir de la informacin ingresada peridicamente al
sistema por el conjunto de usuarios responsables.
Lo anterior nos lleva a sealar que para mantener un correcto registro de la
informacin en el sistema, sta debe ser idntica a los archivos fsicos que el colegio
produce. As se asegura que no hay datos ficticios o falseados que puedan llevar a
conclusiones errneas y entorpecer los procesos de toma de decisiones propios de
cualquier establecimiento educacional.

1.2 Servicio al cliente

La filosofa de SinedUC es utilizar retroalimentacin (feedback) de los usuarios a fin de
realizar mejoras de manera constante a los mdulos existentes y para crear otros
nuevos segn las necesidades de cada colegio.
Muchas de las funciones actuales de la plataforma no fueron contempladas en el diseo
original, sino que fueron incorporadas a peticin de diferentes establecimientos que
requeran tales caractersticas para poder mejorar su gestin educacional.
Para esto, contamos con tres instancias en las que SinedUC apoya de manera directa y
personalizada a cada establecimiento:

Mesa de ayuda

Soporte telefnico que responde en forma oportuna las dudas cotidianas de los
usuarios, permitiendo resolver problemas en la interaccin con la plataforma de
manera rpida y efectiva. Tambin se puede acceder a este servicio a travs de
mensajera instantnea (Messenger) y, por supuesto, correo electrnico.

Capacitaciones

Orientadas a presentar la plataforma al equipo sostenedor y de gestin de cada

colegio, brindando la gua necesaria para configurar los parmetros iniciales del
sistema y despejar dudas, en terreno, respecto al funcionamiento de la misma. En la
actualidad contamos con seis cursos, orientados a diferentes agentes de la comunidad
educativa:
sostenedores,
directores,
administradores
SinedUC,
profesores,
recaudadores y personal bibliotecario.

Jornadas de Actualizacin

SinedUC es una plataforma que se modifica constantemente para poder mantenerse

actualizada en el contexto educacional del pas y al mismo tiempo, para adecuarse a la
realidad de cada establecimiento. Es por esto que cada cierto tiempo se realizan
cambios profundos en determinadas secciones. Cuando esto ocurre, se organizan
reuniones entre coordinadores SinedUC y usuarios del sistema de cada establecimiento
en que se busca dar a conocer dichos cambios y explicar los nuevos procedimientos en
el caso de ser necesario.

1.3 Protocolo de acceso a SinedUC

Para que un colegio comience a utilizar SinedUC, deben ocurrir los siguientes eventos:
Protocolo de acceso a SinedUC

Envo de datos (archivos TXT)

Apertura de cuentas para el director y sostenedor

Capacitacin inicial

a. Envo de datos
Con el objeto de acelerar el proceso de puesta en marcha de la plataforma en los
diferentes colegios, el equipo SinedUC puede tomar informacin enviada por los
colegios en formato digital y cargarla en la base de datos de la plataforma (Archivos
SE20.se2 TXT del RECH). Hay que mencionar que esto no siempre es posible hacerlo,
ya que a veces los datos no se encuentran con la calidad y/o el formato requerido. En
caso de que lo anterior no sea posible, el colegio deber ingresar en el sistema la
informacin completa de su colegio (alumnos, notas, matrculas, altas, bajas,
apoderados, etctera). Como referencia, se estima que un colegio de mil alumnos
debiese completar este proceso de ingreso de datos en 5 das con una persona jornada
completa dedicada a ello.
b. Apertura de cuentas para el Director y Sostenedor
Al ingresar un colegio al sistema, el equipo SinedUC le otorga cuentas al sostenedor y
al director. Este ltimo debe designar al Administrador del sistema, quien en adelante
ser el encargado de velar por el correcto funcionamiento del sistema en el interior del
establecimiento.
Entre las principales tareas del Administrador SinedUC, estn:

Revisar que la informacin que se ingresa al sistema sea correcta, completa y

actualizada.
Configurar las variables que individualizan a su colegio dentro del sistema.
Crear las cuentas para todos los usuarios del sistema (profesores, inspectores,
administrativos, etctera).
Asegurar el correcto uso del sistema por parte de la comunidad de usuarios.

c. Capacitacin inicial.
Una vez que el colegio se encuentra con sus archivos TXT cargados en la plataforma y
ya se han creado claves para el sostenedor y director, se pueden efectuar
capacitaciones a los distintos miembros de la comunidad SinedUC, siendo
recomendable que se capacite en una primera instancia a sus Administradores, ya que
son ellos, quienes configurarn la plataforma durante el periodo de puesta en marcha.

1.4 Requisitos para el uso de la plataforma SinedUC

Para que una persona pueda acceder a SinedUC, se requiere lo siguiente:
Requisitos para que una persona ingrese al sistema

Tener un computador con acceso a Internet.

Estar ingresado al sistema como profesor o personal no docente
Tener asignado un perfil
Tener asignada una contrasea

1.5 Acceso al sistema

Para acceder a SinedUC, primero debe abrir su navegador de Internet favorito. Los
ms usados hoy en da son Internet Explorer, Mozilla Firefox y Google Chrome.
A continuacin, digite la siguiente direccin en la barra de direcciones:
http://www.sineduc.cl/<nombre>
Donde <nombre>, se reemplaza por la direccin que se le asigne al conjunto de
establecimientos al cual pertenece.
Se recomienda NO ingresar a travs de buscadores como Google o Msn, sino digitar la
direccin en la barra de direcciones, tal como se muestra en la siguiente ilustracin:
Recomendacin para el correcto ingreso a la plataforma

Una vez ingresada la direccin, se abrir la pgina de inicio del sistema, en la cual se
le solicitar que ingrese su nombre Usuario y su Contrasea.
Nombre de usuario y contrasea

Usuario es siempre el RUN sin puntos, sin guin y sin dgito verificador, mientras que
la contrasea es entregada por la persona designada como Administrador SinedUC en
su respectivo establecimiento.

1.6 Pgina de inicio

Cuando recin ingresemos a la plataforma, llegaremos a la pgina de inicio que se
detalla a continuacin.
Conviene sealar antes que SinedUC ordena la informacin en categoras que
llamaremos mdulos, dentro de los cuales encontraremos subcategoras que
llamaremos secciones. Los mdulos no contienen informacin de por s, sino que
contienen a las secciones, en las que ingresaremos los diferentes datos requeridos.
Pgina de inicio SinedUC

1.
inicio del sistema.

Logo SinedUC: al hacer clic sobre l, volvemos a la pgina de

2. Nombre de usuario: en la parte superior aparece el nombre del usuario que est
accediendo al sistema.
Mesa de ayuda: al pasar el cursor sobre esta frase, aparece la
3.
informacin de contacto de este servicio (correo, telfono y fax).
Capacitacin: al pasar el cursor sobre esta frase, aparece la informacin
4.
de contacto de este servicio (correo y fax).
Administracin: al pasar el cursor sobre esta frase, aparece la
5.
informacin de contacto del responsable del rea de post-venta (correo).
Este botn sirve para esconder la barra superior del sistema que muestra los
6.
tems 1, 2, 3, 4 y 5.
Este botn sirve para cerrar sesin. Se recomienda presionarlo cada
7.
vez que el usuario abandone el computador en el cual est trabajando. Esto garantiza
que otras personas no puedan acceder al sistema con una cuenta ajena.
Este botn sirve para esconder el men con los mdulos que aparece a la
8.
izquierda (12).
Este botn sirve para esconder la barra superior y la barra de la izquierda. Es
9.
equivalente a presionar el botn (6) y (8).
Este men desplegable sirve para seleccionar el ao acadmico en que se
10.
va a trabajar. Se sugiere que antes de comenzar a utilizar el sistema, se verifique qu
ao se encuentra seleccionado.
Este
11.
men desplegable, permite a los sostenedores elegir el establecimiento del cul desean
obtener estadsticas. Para el resto de los usuarios, aparece nicamente su colegio de
procedencia.
12. En la barra de la izquierda aparece el listado con todos los mdulos.
Este botn nos permite abrir todos los mdulos, con lo que aparecen todas
13.
las secciones dentro de stos.
Este botn nos permite cerrar todos los mdulos, con lo que se esconden
14.
todas las secciones que se encuentren abiertas. Se recomienda utilizar este botn en
caso de tener dificultades para encontrar un mdulo determinado.
Al presionar este botn, se desplegar una ventana con la lista de
15.
todos los mdulos y todas las secciones, desde las que podremos acceder.

En la pgina de inicio del sistema, podremos observar las noticias que se

16.
publiquen, ya sea por parte del propio establecimiento o de la corporacin a cargo del
colegio, como tambin por parte del equipo SinedUC.
Al presionar este botn, seremos enviados a una nueva ventana
17.
en la que podremos leer todas las noticias que se hayan publicado para un
establecimiento, ordenadas por fecha.
18. En amarillo, aparecer la ltima noticia publicada, con su respectivo ttulo y fecha
de publicacin.
19. El nmero que aparece en la parte inferior indica la cantidad de visitas al sistema
que ha realizado el usuario.

1.7 Mdulos de la plataforma

La plataforma despliega visualmente su informacin a travs de Mdulos que estn
divididos en "Secciones", las cuales nos permitirn acceder a la informacin, es decir,
hacer clic sobre un mdulo no muestra informacin, simplemente despliega las
secciones que contiene.
Los Mdulos tienen funciones de "recoleccin de datos", de "despliegue de datos" o
una combinacin de ambas, es decir, existen partes del sistema que estn diseadas
para el ingreso de datos por parte del usuario y que facilitan esta labor, y a su vez,
existen partes que procesan la informacin ingresada y que la presentan al usuario de
manera estructurada.
Una de las ventajas de separar la funcionalidad de esta manera, es que permite que la
conexin a Internet sea lo menos lenta posible. Otra ventaja es que permite restringir
funcionalidades a los diferentes usuarios de manera especfica. Por ejemplo, se puede
restringir la modificacin de datos, sin afectar el acceso a visualizar dicha informacin.

1.7.1 Mdulo Libro de clases

Este mdulo recrea el libro de clases tradicional, incorporando algunas secciones
originales que permiten calificar al alumno en alguno de los mbitos en que se
desenvuelve a nivel escolar.
Este mdulo no est diseado para presentar informes estructurados, pero presenta
alguna informacin procesada para un primer anlisis por parte del usuario.
Mdulo Libro de clases

1.7.2 Mdulo Informes

Este mdulo permite desplegar la informacin que se encuentra en el sistema a travs
de variados informes.
Este mdulo no est diseado para el ingreso de datos por parte del usuario porque es
un mdulo que cumple solamente la funcin de despliegue de datos.
Mdulo Informes

1.7.3 Mdulo Rech

Este mdulo permite trabajar los datos que corresponden al envo de matrcula inicial y
actas de calificaciones electrnicas al ministerio de educacin, adems de la
generacin del acta en papel.
Aunque en general es un mdulo que cumple funciones de "despliegue de datos", tiene
algunas partes para ingresar datos solamente con el objeto de asegurarse que los
archivos que se enven al ministerio tengan la informacin correcta.
Mdulo Rech

1.7.4 Mdulo Subvenciones

Este mdulo permite generar el Anexo al Boletn de Subvenciones con asistencias
diarias e ingresar los datos que corresponden a alumnos integrados que se declaran en
boletines separados.
Este mdulo mezcla funciones de "recoleccin de datos" con "despliegue de datos".
Mdulo Subvenciones

1.7.5 Mdulo Inscripcin y matrcula

Este mdulo permite ingresar a los alumnos regulares del establecimiento al sistema,
junto a sus respectivos nmeros de matrcula, de lista, fechas de ingreso, de retiro y
cambios de curso entre otros datos.
Mdulo Inscripcin y matrcula

1.7.6 Mdulo Indicadores

En este mdulo se pueden visualizar todas las estadsticas relacionadas con el
funcionamiento de un grupo de establecimientos a cargo de un sostenedor, las que
incluyen cantidad de matrculas, vacantes, caractersticas de los alumnos y asistencia,
as como comparaciones entre diferentes aos de un mismo establecimiento.
Se trata de un mdulo de despliegue de datos exclusivamente.
Mdulo Indicadores

1.7.7 Mdulo Cierre de ao

En este mdulo se llevan a cabo las actividades de finalizacin del ao acadmico, las
que incluyen la promocin de los alumnos actuales, la inscripcin de los mismos para
el prximo ao, la obtencin de concentraciones de notas, etctera.
Se trata de un mdulo que cumple funciones de recoleccin de datos con despliegue
de datos.
Mdulo Cierre de ao

1.7.8 Mdulo Dotacin docente

Este mdulo permite ingresar la cantidad de horas trabajadas por la planta docente
dentro del establecimiento, diferenciando las horas hechas en aula y las otras
actividades complementarias. Este mdulo tiene funciones solo de "recoleccin de
datos".
Mdulo Dotacin docente

1.7.9 Mdulo Alumnos

En este mdulo se ven las fichas de todos los alumnos matriculados, las cuales pueden
modificarse para agregar datos faltantes o corregir errores de digitacin.
Este mdulo adems permite agregar expedientes de calificaciones de aos anteriores
para un alumno proveniente de otra escuela.
Mdulo alumnos

1.7.10

Mdulo Administracin

En este mdulo se ingresan los datos del establecimiento y su estructura acadmica

completa, desde los datos generales del colegio, hasta los ms especficos.
Se trata de un mdulo de recoleccin de datos.
Mdulo Administracin

1.7.11

Mdulo Horarios

Este mdulo permite ingresar la carga horaria del establecimiento, la que una vez
ingresada, puede ser desplegada a nivel de curso, asignatura o profesor.
Se trata de una combinacin de recoleccin y despliegue de datos.
Mdulo Horarios

1.7.12

Mdulo Biblioteca

Este mdulo tiene como finalidad la administracin y gestin de la informacin que

manejan las bibliotecas de los colegios. Permite ingresar al sistema los datos de
nuevos libros o series, administrar los prstamos, conocer la disponibilidad de los libros
o series mediante un sistema de bsqueda e imprimir los cdigos de barra para ser
colocados a los libros.
Mdulo Biblioteca

1.7.13

Mdulo Financiero

Este mdulo permite al usuario registrar y administrar los ingresos de dinero que
recibe un establecimiento por parte de los apoderados.
Mdulo Financiero

1.7.14

Mdulo Evaluacin Cualitativa

Este mdulo permite al usuario disear evaluaciones de carcter cualitativo, orientadas

a medir el progreso en reas que no se vinculan a determinados sectores o
subsectores de aprendizaje.
Adems, permite establecer la calificacin propiamente tal, as como desplegar el
conjunto de informes de los alumnos que ya han sido evaluados.
Mdulo Evaluacin Cualitativa

1.7.15

Mdulo Alimentacin

Este mdulo ha sido dispuesto para el manejo de los datos que corresponden al
trabajo con la Junaeb.
Mdulo Alimentacin

1.7.16

Mdulo Educacin Fsica

Este mdulo permite ingresar informacin sobre las mediciones de peso y estatura que
se realizan en la clase de educacin fsica.
Mdulo Educacin Fsica

1.8 Indicaciones generales para el manejo de los mdulos

Existen caractersticas generales a la mayora de los mdulos del sistema que conviene
detallar antes de explicar todas las secciones.
Tomaremos como ejemplo la seccin Inscritos y matriculados, del mdulo Inscripcin y
matrcula.
Elementos comunes a la mayora de los mdulos

Sobre una franja gris, se podr observar que

1.
aparece el nombre del mdulo y de la seccin sobre la que estamos trabajando. Si
pasamos el cursor sobre el nombre del mdulo, se desplegar un pequeo men con
todas las secciones, a las que podremos acceder directamente con un clic. En el caso
de este ejemplo, leemos Inscripcin y matrcula > Inscritos y matriculados.
Sobre una franja de color
2.
amarillo, se aprecia el mdulo y la seccin sobre la que estamos trabajando. Esto
permite orientarse al estar trabajando en varias secciones de manera simultnea.

Estas pestaas celestes son parte de

3.
algunos mdulos dentro del sistema y al ingresar a ellas encontraremos ms
informacin que registrar o ms opciones para el despliegue de datos de dicha seccin.
Ayuda: al hacer clic sobre este botn, emerger una ventana que contiene un
4.
tutorial con instrucciones para la seccin en la cual nos encontremos. Esta informacin
de ayuda no es la misma que aparece en el presente manual, de manera que ambas se
complementan.
Impresin: este botn nos permitir imprimir la informacin que veamos en
5.
pantalla. El procedimiento completo se detallar en el captulo siguiente.
Exportar a Excel: este botn nos permitir exportar los datos que veamos en
6.
pantalla a una planilla Excel. El procedimiento completo se detallar en el captulo
siguiente.

1.9 Imprimir y enviar a Excel

Opcin imprimir

Opcin enviar a Excel

La gran mayora de los informes tienen estas opciones sobre su encabezado.

Pasos

para imprimir un informe

Generar un informe.
Chequear la configuracin de la pgina en el navegador.
Hacer clic en la opcin Imprimir.
Seleccionar las opciones en el cuadro de dilogo de la impresora.
Confirmar la impresin.

El primer paso para imprimir un documento, es identificar alguna seccin o pestaa

celeste que cuente con el cono de impresin. Si posee dicho cono, podremos recurrir
a las opciones de impresin que brinda la plataforma.
Para configurar aspectos de la impresin es necesario ir a las opciones del navegador,
en el men Archivo o File a la opcin Configurar pgina o Page Setup.
Archivo Configurar pgina

Para que los documentos aparezcan en la cantidad de pginas que corresponda se

recomienda eliminar los encabezados y pie de pgina (Header y Footer), y colocar
los mrgenes en cero.

Configuracin de impresin

Encabezado en
blanco

Pie de pgina en
blanco

Mrgenes en
cero

aparece una nueva ventana que presenta el

Al hacer clic en la opcin Imprimir
informe en la forma en la que quedar impreso. Mientras esto sucede se est cargando
la ventana de dilogo que corresponde a la impresora. Una vez que este cuadro de
dilogo aparece se puede seleccionar la impresora que se desea ocupar, adems del
intervalo de las pginas a imprimir y las configuraciones de que disponga la impresora
seleccionada.

Confirmar impresin

Pasos

para enviar a Excel y guardar en un directorio especfico

Generar el informe.
Hacer clic en la opcin Enviar a Excel.
Elegir la opcin Guardar o "Save" en el cuadro de dilogo.
Seleccionar el directorio en el cual desea guardar.
Elegir el nombre para la planilla Excel donde se guardan los datos.
Confirmar haciendo clic en la opcin Guardar del cuadro anterior.

Al hacer clic en la opcin Enviar a Excel aparece una nueva ventana del navegador y
adems un cuadro de dilogo con las opciones (si se desea abrir directamente el
archivo Excel donde se guarda el informe puede elegir esa opcin en ese momento).
Una vez que se elige la opcin Guardar o "Save" en el cuadro de dilogo anterior
aparece el cuadro de dilogo tpico para guardar un archivo, el cual permite elegir el
directorio en el que se almacena el archivo adems de su nombre.
Al abrir el archivo (desde el directorio donde se ha almacenado) es probable que
ciertas caractersticas propias de la pgina web no se puedan exportar a Excel. En este
caso aparece un aviso de error que indica este problema. En el cuadro de dilogo
correspondiente simplemente hay que aceptar el mensaje (OK) y podr abrir la planilla
Excel con el informe.

Algunas observaciones importantes para trabajar en Excel

Los informes aparecen con un punto como separador decimal, puede ser
que en su configuracin est trabajando con la coma como separador
decimal. En este caso puede tener problemas al trabajar con nmeros. Una
posible solucin es reemplazar todos los puntos por comas en la opcin
reemplazar del men Edicin de Excel para que lo haga automticamente.

Algunas celdas aparecen combinadas, esto podra presentar problemas al

querer eliminar columnas enteras que contengan estas celdas combinadas.
Para deshacer la combinacin de algn conjunto de celdas en particular hay
que seleccionarlas y, con el botn derecho de mouse, hacer clic y elegir la
opcin que da acceso a cambiar el formato de celdas. Elegir las opciones de
celdas y desactivar la casilla de verificacin que combina celdas.

1.10 Presentacin del mdulo Biblioteca

Este mdulo tiene como finalidad la administracin y gestin de la informacin que
manejan las bibliotecas escolares. Permite ingresar al sistema los datos de nuevos
libros o series, administrar los prstamos, conocer la disponibilidad de los libros o
series mediante un sistema de bsqueda, as como imprimir los cdigos de barra para
ser colocados a los libros.
Mdulo Biblioteca

Este mdulo presenta las secciones

Catalogacin
Circulacin
Catlogo en lnea
Administracin.

Se recuerda que para ingresar a la plataforma es necesario, entre otras cosas, tener
asignado un perfil acorde con la funcin que se desempear, en este caso el perfil de
Bibliotecario.
Asignacin perfiles autorizados

Este perfil deber ser provisto por el encargado del sistema SinedUC en su
establecimiento.
Una vez que se le asigna el perfil y la contrasea respectiva por parte del
administrador de la escuela, el bibliotecario podr modificar su clave. Esto deber
realizarse en mdulo Administracin seccin Cambiar mi Contrasea.
El usuario con el perfil bibliotecario podr ver el mdulo completo, es decir, con todas
sus secciones. El resto de los perfiles incluidos sostenedor, director, profesor jefe y
profesor de asignatura, entre otros, podrn acceder slo a la seccin catlogo en lnea.

2 Funciones bsicas de una biblioteca escolar

2.1 Misin de una biblioteca escolar

La biblioteca escolar es una institucin al servicio del proyecto educativo del colegio al
que pertenece.
Su funcin es contribuir al logro del proyecto educativo, poniendo a disposicin de los
usuarios la informacin que requieran.

2.2 Informacin en una biblioteca escolar

La informacin con que la biblioteca escolar deber estar provista estar
ntimamente ligada a los programas de estudio del establecimiento; el encargado de
biblioteca deber estar interiorizado de los contenidos, actividades, objetivos
fundamentales, as como de los programas de estudio del colegio con el fin de tener
preparado con anticipacin el material bibliogrfico que le ser solicitado durante el
semestre escolar.
Tambin deber cultivar una estrecha comunicacin con el personal docente para
coordinar el uso de la biblioteca y de los materiales bibliogrficos.
Es deseable que planifique su trabajo en la misma forma en que lo hace el colegio
para que su accin se inscriba efectivamente en la labor escolar.
Toda planificacin de constar, al menos, de los siguientes pasos:

Objetivos
Contenidos
Actividades
Evaluacin
Seguimiento

Los objetivos deben estar en concordancia con los propsitos del proyecto educativo
del colegio, los objetivos de los subsectores y los objetivos propuestos por los
profesores del establecimiento, para el perodo lectivo.
Los contenidos deben representar los medios, a travs de los cuales, se logren estos
objetivos; las actividades son las acciones que los alumnos realizan para lograr los
objetivos; la evaluacin es la constatacin del logro de los objetivos y finalmente el
seguimiento consiste en vigilar, a travs del tiempo, que la planificacin se lleve a
cabo en la forma ptima en que fue concebida.
Cuando el encargado de biblioteca no posee personal que le secunde en su labor, es
aconsejable que busque apoyo en alumnos de cursos superiores como amigos de la
biblioteca o bien en apoderados que pudieran hacer un voluntariado en trabajos
tales como guardar libros, ordenar estanteras, pegar marbetes, reparar libros,
etctera, previo entrenamiento en estas tareas.
Cuando hay carencias en la coleccin, el encargado puede hacrselo saber a las
autoridades pertinentes con una adecuada fundamentacin, en lo posible apoyada por
el o los profesores del rea correspondiente; otras opciones son solicitarlo al Centro de
Padres, a amigos o ex alumnos de la escuela que estn en condiciones de hacer las
donaciones, solicitndolo a la comunidad en que se encuentra el colegio, etctera.

2.3 Servicios de una biblioteca escolar

Los servicios de la biblioteca se pueden ir incrementando, esto es, adems de la
circulacin o prstamo que puede ser en la sala de lectura de la biblioteca, a la sala de
clases y bibliotecas de aula o a domicilio, se puede incorporar el servicio de consulta o
referencia que consiste en asesorar a los usuarios en la bsqueda de informacin,
contestando preguntas, ensendoles el uso del catlogo y de la biblioteca para que
saquen el mximo provecho.

2.4 Usuarios de una biblioteca escolar

Los usuarios de la biblioteca escolar sern los alumnos, docentes, personal no
docente de la escuela y segn la poltica del colegio tambin podran considerarse
como tales a los apoderados y otros miembros de la comunidad en que est inserta la
escuela.
Es aconsejable que a los usuarios de la biblioteca se les entregue un carn de
biblioteca, que es un documento que los acredita como tales. ste debe contener la
fotografa del usuario, su nombre completo, el nombre del colegio, timbre de la
biblioteca, su categora de usuario, curso y el ao lectivo.

2.5 Funciones del encargado de la biblioteca escolar

El encargado de la biblioteca escolar deber velar por el uso racional de los recursos
fsicos que posee sta, vale decir, el espacio, equipamiento y mobiliario con que
cuenta, as como los recursos financieros o el presupuesto de que se dispone para el
funcionamiento, considerando que las inversiones requeridas deben estar de acuerdo a
las necesidades del colegio en particular.
Para la consecucin del uso racional de los recursos es muy importante llevar
estadsticas del movimiento de la biblioteca: prstamos a domicilio, en sala, material
ms demandado, pedidos no satisfechos, asistentes a la sala de lectura, etctera;
stas demuestran el movimiento de la biblioteca y son la base para la fundamentacin
de la necesidad de nuevos recursos.

2.6 De la Biblioteca al Centro de Recursos para el Aprendizaje

(CRA)
La concepcin de la biblioteca escolar en un sentido moderno y actual la lleva a
convertirse en un Centro de Recursos para el Aprendizaje (CRA).
El Ministerio de Educacin defini en 1995 el Centro de Recursos para el Aprendizaje
como el lugar del establecimiento donde se rene, en un espacio dinmico y de
encuentro, una diversidad de recursos educativos, que contiene informacin
actualizada y apoya, a travs de mltiples servicios, el proceso de enseanza
aprendizaje.
En el CRA se hallarn tanto libros, revistas, mapas, videos, DVD, cassettes, CD ROM,
software educativo, etctera, como tambin los aparatos necesarios para hacer uso de
estos recursos, tales como equipos de video, DVD, computadores, retroproyectores,
entre otros.
En el CRA, adems de los servicios bsicos de una biblioteca escolar, se enfatizan las
actividades de extensin entre cuyos destinatarios se encuentra la comunidad en su
conjunto, tales como talleres literarios, programas de fomento de la lectura,
actividades de amigos de la biblioteca, etc.
De acuerdo a lo sealado por el Ministerio de Educacin, la gestin del CRA se
encuentra en manos de un equipo de trabajo, liderado por un profesor coordinador y
en el que participan todos los profesores del establecimiento quienes, con su
participacin, articularn las diversas acciones que resultan de la implementacin de
un currculum escolar en constante desarrollo.

3 Mdulo biblioteca

3.1 Catalogacin
La catalogacin consiste en describir una obra, tanto en su aspecto fsico como
temtico, teniendo por objeto generar un catlogo que muestre al usuario qu obras
de un autor hay en la biblioteca, qu ttulos existen en la coleccin, y qu obras se
pueden consultar sobre un tema determinado.
En esta seccin de SinedUC es posible buscar informacin de obras ingresadas
previamente al sistema o bien ingresar un nuevo libro o una nueva revista.
La seccin se divide en las siguientes 5 pestaas, a manera de sub-secciones:

Bsqueda en catlogo
Nuevo libro o publicacin no seriada
Nueva revista o publicacin seriada
Mantencin
Reportes

3.1.1 Bsqueda en Catlogo

Se abre la pantalla Bsqueda en Catlogo, acompaada del listado de las obras que
componen la coleccin. Aqu se encuentran tanto las obras que aparecen en el
Catlogo en lnea o catlogo pblico como las obras que estn en proceso de
catalogacin y que an no han sido puestas a disposicin de los usuarios.

3.1.1.1

Bsqueda

Puede buscar por todas y por cada una de las opciones de bsqueda que all aparecen:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Cdigo de pedido
Ttulo
Autor
Materia
Categoras
Coleccin
Cdigo de barras
Bsqueda en Catlogo

1. Bsqueda por Cdigo de Pedido

Si cuenta con la informacin exacta del cdigo de pedido, lo llevar directamente al
tem buscado, ya que los cdigos de pedido son precisos. Una vez que ha digitado el
cdigo, deber presionar el botn Buscar.
Bsqueda por cdigo de pedido

2. Bsqueda por ttulo

Si busca por ttulo, el catlogo le mostrar todos los ttulos que coincidan con sus
trminos de bsqueda. Puede buscar por una palabra del ttulo o por el ttulo completo.
La bsqueda la realizar por todo tipo de ttulo, vale decir ttulo, subttulo, ttulo
secundario y ttulos adicionales, informacin que se recomienda se ingrese de la
manera ms completa posible, como veremos mas adelante. Una vez que ha escrito
una palabra del ttulo o el nombre completo de la obra, presione el botn Buscar.
Bsqueda por ttulo

3. Bsqueda por Autor

Si busca por autor, el catlogo le entregar todas las obras que existen en la biblioteca
y que coincidan con el trmino de bsqueda. Puede buscar por el nombre completo del
autor o por una palabra de su nombre. Similar al caso de la bsqueda por ttulo, el
motor de bsqueda lo har tambin en autores secundarios. Una vez que ha escrito el
nombre del autor o una parte del mismo, presione el botn Buscar.
Bsqueda por autor

4. Bsqueda por Materias

Si busca por materias, deber seleccionar alguna de las que aparecen en el men
desplegable para tal efecto. Luego, usted podr seleccionar de entre todas las materias
que han sido registradas en la biblioteca de su establecimiento. Una vez seleccionada
la materia que desea explorar, haga clic en el botn Buscar.
Bsqueda por materias

5. Bsqueda por categoras

Permite realizar una bsqueda dentro de cualquiera de las categoras que se
encuentren habilitadas para la biblioteca del establecimiento (Mdulo Biblioteca,
seccin Catalogacin, pestaa Mantencin, opcin Categoras). Al seleccionar una
categora, podr hacer clic en el botn Buscar.
Bsqueda por categoras

6. Bsqueda por coleccin

Permite realizar una bsqueda dentro de cualquiera de las colecciones que se
encuentren habilitadas para la biblioteca del establecimiento (Mdulo Biblioteca,
seccin Catalogacin, pestaa Mantencin, opcin Coleccin). Una vez
identificada una coleccin, presione el botn Buscar.
Bsqueda por coleccin

7. Bsqueda por cdigo de barras

Si busca por cdigo de barras el catlogo le informar de ese tem
necesario digitar el nmero completo, en caso de contar con un lector
barra compatible con el formato EAN-13, podra ser utilizado para el
informacin. Cuando ya se ha ingresado el cdigo de barras, podr ver
presionando el botn Buscar.
Bsqueda por cdigo de barras

especfico. Es
de cdigos de
ingreso de la
los resultados

3.1.1.2

Resultados de la bsqueda

Los datos que arroja la bsqueda, ya sea mediante cdigo de pedido, ttulo, autor,
materia, categoras, coleccin, cdigo de barras, ofrecen la siguiente informacin:

Ttulo
Autor
Material
Categora
Editorial
Notas

Informacin de disponibilidad
Junto a los datos sealados anteriormente, aparecer un recuadro con informacin de
la disponibilidad de las copias registradas en la biblioteca.
Informacin de disponibilidad

Disponibles: nmero de copias

disponibles para un determinado
ttulo.
N Copias: nmero total de copias
registradas en la biblioteca del
establecimiento.
Disponible el: fecha en la que est
o estar disponible un determinado
ttulo.

Edicin de datos
Adems, existen 4 opciones que el bibliotecario podr explorar con el fin de editar la
informacin de las copias que estaba buscando:
Edicin de datos
1.
2.
3.
4.

Ver copias
Editar
Nueva copia
Borrar

1. Ver copias
Al hacer clic en Ver copias, aparece cada una de las copias que se han asignado a un
ttulo determinado, vale decir, la cantidad de unidades de que dispone la biblioteca
para una misma obra.
Ingresar en esta opcin, nos permite Editar una copia existente o Borrarla, por
medio de los botones que indican tales acciones.

Ver copias

Editar: Al ingresar a la opcin Editar, podremos acceder a modificar los datos de una
copia en especfico, es decir, una de las varias unidades que podemos encontrar bajo
un mismo ttulo y autor.
Borrar: Hacer clic en el botn Borrar, eliminar una de las copias para siempre del
catlogo de la biblioteca.
2. Editar
Al trabajar en la seccin Bsqueda en catlogo y hacer clic en la opcin Editar,
podremos modificar los datos de una obra o ttulo, en vez de los de una sola copia. Por
ejemplo, aqu podremos modificar los datos de autor, ttulo, cdigo Dewey, y/o ao de
edicin, entre muchos otros, pero no se alterar la informacin relativa a cada copia de
esa misma obra, como podra ser su cdigo de pedido, descripcin, estado fsico o
fecha de ingreso a los registros de la biblioteca. Cuando se modifiquen los datos de
una obra, stos se aplicarn a todas las copias. A modo de ejemplo, si cambiamos el
ttulo de Harry Poter por Harry Potter (con dos t), este cambio afectar el ttulo
de todas las copias.
3. Nueva copia
Hacer clic sobre esta opcin permite agregar una nueva copia para una obra que ya se
encuentra registrada en el sistema. Por ejemplo, si un da recibimos un nuevo ejemplar
del libro Harry Potter y la piedra filosofal, podremos agregar dicho tem en este
rincn de la plataforma. Desde luego, esto aumenta el nmero de copias, pero no de
obras o ttulos.
Al hacer clic en el botn Nueva Copia aparece un formulario con la fecha actual y el
ttulo de la obra a la que se le agregar una nueva copia. Aqu se completan los datos
de la nueva copia y se guardan en el sistema haciendo clic en el botn Guardar.
Es necesario agregar una nueva copia cada vez que se ingrese un nuevo ejemplar de
un cierto tem al sistema, vale decir a pesar de que la biblioteca escolar tenga un slo
nmero de un cierto material, deber ser ingresada una nueva copia.
Aqu es donde se generar el cdigo de pedido que posteriormente se utilizar para
solicitar un libro u otro material. Por lo tanto si no se realiza de manera correcta y

completa el ingreso de la informacin en esta ficha, la gestin que se podr realizar

con la plataforma no ser del todo eficiente.
Para el prstamo de un libro u otro material, es necesario que ste tenga un cdigo de
pedido, que permita tanto solicitarlo como ordenarlo en las estanteras. Para que la
asignacin sea ms cmoda y simple de usar, el sistema entrega automticamente un
cdigo de pedido propuesto, el cual recomendamos usar, ya que posee los estndares
bibliotecarios necesarios suficientes para catalogar todas las colecciones que disponga
el establecimiento. Esta propuesta aparece al costado del cuadro cdigo de pedido.
Ficha de Nueva Copia

4. Borrar
Esta opcin permite eliminar una obra o ttulo del catlogo. El procedimiento requiere
que primero sean eliminadas las copias asociadas a la obra que se eliminar.

3.1.2 Nuevo libro o publicacin no seriada

La segunda pestaa que compone la seccin de Catalogacin, permite ingresar una
nueva obra o ttulo a los registros de la biblioteca, ya sea un libro u otro material no
seriado, vale decir, que no tenga una publicacin peridica o mensual, como podra
ser el caso de un diario o revista, los que s son seriados.
Al hacer clic sobre esta pestaa, aparecer un formulario en blanco que deber ser
llenado con los datos de la publicacin para el correcto funcionamiento de la biblioteca.
Los campos marcados con un asterisco de color rojo, sern obligatorios. La informacin
se divide en los siguientes conjuntos de datos:

Clasificacin
MARC
Edicin
Descripcin fsica
Ficha bibliogrfica

Una vez que se ha ingresado toda la informacin que corresponda y que se ha

verificado que sta es correcta, se presiona el botn Guardar. Con esta accin, el
libro o publicacin no seriada queda registrada en el sistema.

3.1.2.1

Clasificacin

En el primer cuadro denominado Clasificacin, se deben elegir desde los mens

desplegables el tipo de material y la categora de usuario para la cual se recomienda la
obra.
Adems hay un cuadro llamado Mostrar en Catlogo en lnea que deber
marcarse para que el libro recin ingresado quede disponible para su posterior
bsqueda en el catlogo. Se sugiere que antes de elegir esta opcin, se ingrese toda la
informacin del libro al sistema y se acondicione ste fsicamente para empezar con el
proceso de prstamo. Esto implica catalogarlo adecuadamente, adosarle los marbetes
(estampillas autoadhesivas) con el cdigo de pedido y/o cdigo de barras, as como el
recordatorio con la fecha de devolucin del libro.
Cuadro Clasificacin

3.1.2.2

MARC

El segundo cuadro, llamado MARC, muestra un formulario en donde se debe ingresar la

informacin de la nueva obra. Cada casillero de informacin se detalla a continuacin.
Cuadro MARC

Autor
El Autor se refiere al principal responsable del contenido intelectual de la obra, ste se
encuentra generalmente mencionado en la portada de ella. En el caso de ms de un
autor, se consigna el primero que aparece en la portada.
Es muy importante que los autores sean ingresados consistentemente al sistema, esto
es, que haya una sola forma en que ellos aparezcan en el Catlogo en lnea, por lo
tanto la gramtica y la ortografa tanto del nombre como del apellido debe ser
idntica.
Para cumplir con este requisito, antes de anotar alguno de estos datos es necesario
primero, explorar en la opcin Buscar (aparece junto al casillero de Autor) y si este
dato ya aparece en el sistema, tomarlo desde all. Para ello basta con seleccionarlo con
un clic luego de lo cual aparecer en el casillero correspondiente. En el caso que an
no aparezca en el listado, se ingresa al sistema haciendo clic en Nuevo, arriba a la
derecha, luego en Guardar y finalmente en el nombre del autor que aparece
subrayado.
Pasos para agregar un autor:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Hacer clic en la opcin Buscar

Se desplegar una ventana llamada Buscar autor
Escribir el nombre del autor sin faltas de ortografa
Hacer clic en el botn Buscar
Si el autor no est en la lista, hacer clic la opcin Nuevo
Llenar la ficha Nuevo autor con los datos conocidos
Hacer clic en Guardar
Seleccionar el nombre que aparece subrayado en azul
1. Hacer clic en la opcin Buscar

2. Ventana Buscar autor

3. Escribir el nombre del autor sin faltas de ortografa

4. Hacer clic en el botn Buscar

5. Si el autor no est en la lista, hacer clic la opcin Nuevo

6. Llenar la ficha Nuevo autor con los datos conocidos

7. Hacer clic en Guardar

8. Seleccionar el nombre que aparece subrayado en azul

Ttulo y Subttulo
El Ttulo y Subttulo de la obra corresponde al nombre que el autor le dio a su trabajo.
Es muy importante que los ttulos sean ingresados consistentemente al sistema, esto
es, que haya una sola forma en que ellos aparezcan en el Catlogo en lnea, tal como
lo mencionado anteriormente en el caso del Autor.
Para cumplir con este requisito, antes de anotar alguno de estos datos es necesario,
primero, explorar en la opcin Buscar (aparece junto al casillero de Ttulo) y si este
dato ya aparece en el sistema, tomarlo desde all. Para ello basta con seleccionarlo con
un clic y aparecer en el casillero correspondiente. En el caso que an no aparezca en
el listado, se realizar el mismo procedimiento sealado para Autor, es decir,
ingresando el ttulo, haciendo clic en Nuevo, luego en Guardar y finalmente en el
ttulo subrayado.
Ttulo Secundario y Ttulos Adicionales
Ttulo Secundario y Ttulos Adicionales son otros ttulos con que se podra conocer la
obra. Cada vez que se necesite ingresar un Ttulo adicional, primero se debe verificar
que se encuentre registrado. En caso de no estarlo debe ser ingresado digitando el
ttulo y presionando Agregar, con lo que se agruparn en un listado. Una vez
agregados, se pueden seleccionar y presionar Eliminar para borrarlos si fuera
necesario.
Nota: Es importante que todos los formularios del sistema, en particular este, sean
llenados con la mayor cantidad de datos posibles, puesto que, como se mostrar mas
adelante, el motor de bsqueda realiza una bsqueda por cada uno de los campos del
formulario (segn corresponda). Es decir, si al realizar una bsqueda se ingresa como
parmetro un Ttulo secundario, y dicho dato no fue registrado en el sistema,
obviamente la bsqueda no arrojar resultados positivos.
Lo anteriormente mencionado es vlido para todos los campos del formulario. Al ser
llenado de manera completa y precisa se obtendrn mejores resultados en la gestin
de la biblioteca escolar.
Autores Secundarios
Autores Secundarios son aquellas personas que tambin tienen responsabilidad en la
autora de la obra.
El procedimiento es similar al descrito para el caso de Ttulos Adicionales.
Materias
Materias (Tpicos) son palabras o frases que muestran al usuario de qu se trata la
obra. Es muy importante que las materias sean ingresadas consistentemente al
sistema, esto es, que haya una sola forma en que ellas aparezcan en el Catlogo en
lnea.
Para cumplir con este requisito, antes de anotar alguno de estos datos es necesario,
primero, explorar en la opcin Buscar (que aparece junto al cuadro de Materias) y si
este dato ya aparece en el sistema, tomarlo desde all. Para ello basta con
seleccionarlo con un clic y aparecer en el casillero correspondiente. En el caso que

an no aparezca el tema en el listado, se ingresa al sistema siguiendo los mismos

pasos sealados anteriormente para Autor, escribiendo la materia, haciendo clic en
nuevo, en guardar y finalmente en la materia subrayada.
Pginas web
En Pginas Web se registran direcciones electrnicas donde se podra encontrar la
obra, o parte de ella, en formato electrnico.
El procedimiento es semejante a los anteriormente descritos.
Serie
Serie es el ttulo colectivo de un grupo de obras independientes que adems de tener
sus ttulos propios, se relacionan entre s mediante un ttulo colectivo que se aplica al
grupo como un todo.
Con el fin que estos nombres sean mantenidos consistentemente se puede buscar si ya
ha sido ingresado dicho dato o no. Si la serie aparece, se toma desde all. Si no
aparece se incorpora una Nueva Serie digitndola en el cuadro respectivo. Y si desea
limpiar la informacin del cuadro bastar con presionar el botn Limpiar.
ISBN
ISBN es el nmero internacional normalizado que se le asigna a cada ttulo de un libro,
considerando la edicin de ella. Por ejemplo, si una obra se edita en rstica, esto es
con tapa blanda, y tambin tiene una edicin en tapa dura, cada una de ellas tendr
un ISBN diferente.
Generalmente se encuentra al reverso de la portada del libro.
Clasificacin Decimal Dewey
La Clasificacin Decimal Dewey (CDD), es una notacin numrica que se le otorga a la
obra de acuerdo a la temtica que trata y sirve para ordenar juntos en los estantes los
materiales que tratan un mismo tema. La notacin de la CDD formar parte del Cdigo
de Pedido del Libro.
La CDD es una obra muy extensa y detallada, pero para el efecto de las bibliotecas
escolares se usan los tres sumarios, esto es, un primer sumario que corresponde a las
10 clases principales en que el autor de este cdigo dividi el conocimiento humano. El
segundo sumario, a su vez, segmenta cada una de las diez clases principales en diez
divisiones (100 opciones) y finalmente, cada una de estas divisiones las fragmenta en
diez secciones (1000 opciones).
La Clasificacin Decimal Dewey, debera ser consultada al proveedor de libros de la
biblioteca escolar, en caso de no contar con la informacin requerida sugerimos su
bsqueda utilizando Internet.
Una pgina recomendada para tal efecto es la siguiente:
http://www.upaep.mx/Biblioteca/Sistema_decimal.htm

Cdigo Autor Ttulo

Para distinguir entre diferentes obras que tienen un mismo nmero de clasificacin se
agregan las tres primeras letras del apellido del autor, en maysculas y la primera
letra de la primera palabra significativa del ttulo en minscula, llamadas Cdigo Autor
Ttulo.
Por ejemplo, el cdigo de Autor Ttulo del libro El ingenioso hidalgo Don Quijote de la
Mancha, de Miguel de Cervantes Saavedra, sera: CERq.
Notas
Notas aqu se consigna informacin de la obra que sea de inters para los usuarios y
que no haya sido anotada anteriormente en el registro.

3.1.2.3

Edicin

La Edicin corresponde a todos los ejemplares producidos esencialmente a partir de

una misma imagen y editado por la misma entidad. El nmero de edicin, entonces, es
una cifra que indica que la publicacin ha sido modificada en su contenido, con
respecto a la edicin anterior. Se consigna en nmeros rabes y la abreviatura ed.
Tanto el nombre de la editorial, como el lugar de edicin, debern buscarse
previamente, siguiendo el mismo proceso que para Autor. Para el caso del idioma, en
caso de requerir uno que no se encuentre disponible de la lista, puede solicitarse
llamando a mesa de ayuda.
Cuadro Edicin

3.1.2.4

Descripcin Fsica

El ltimo cuadro denominado Descripcin Fsica consta del registro del N de

volmenes, en una obra publicada en ms de un volumen, o el Nmero de Pginas,
cuando la obra ha sido publicada en un solo volumen. Luego se describe si contiene
ilustraciones con la abreviatura il. y finalmente se anota el alto del libro en
centmetros, con la abreviatura cm. Si el libro tuviera incorporado algn tipo de
material acompaante, por ejemplo, un CD rom, se especifica en el recuadro habilitado
para ello.
Cuadro Descripcin fsica

3.1.2.5

Ficha Bibliogrfica

La plataforma permite crear un sistema de fichas bibliogrficas (Mdulo Biblioteca,

seccin Administracin, pestaa Fichas Bibliogrficas, opcin Configuracin) que
pueden contener los datos que el usuario desee y en el orden que ste estime
conveniente, por ejemplo, Autor, Ao, Ttulo; o Ttulo, Nmero de copias; etctera. Las
posibilidades son casi ilimitadas. Adems, las fichas estn diseadas para ser impresas
en un formato que tambin es configurable.
Pueden disearse diferentes modelos de fichas, y en el recuadro Ficha Bibliogrfica,
de la pestaa Nuevo libro o publicacin no seriada, se elegir bajo cul de las fichas
diseadas se desea que aparezca el ttulo que estamos ingresando al sistema.
Cuadro Ficha Bibliogrfica

3.1.3 Nueva revista o publicacin seriada

Cuando el material bibliogrfico es una publicacin en serie, esto es, una publicacin
que aparece en partes sucesivas, cada una de las cuales presenta designaciones
numricas o cronolgicas y que pretende continuarse indefinidamente, habr que abrir
la pestaa Nueva Revista.
El conjunto de datos que se solicita, es casi idntico al mencionado para un nuevo libro
o publicacin no seriada, salvo por algunas casillas de informacin que se detallan a
continuacin. Para el resto de las casillas, el lector podr remitirse al captulo anterior
del presente manual.

3.1.3.1

MARC

Existencias
Existencias dice relacin con los fascculos de la revista que efectivamente se
encuentran en la coleccin de la biblioteca.
La forma de registrarlas es siguiente: volumen, nmero (ao: mes):
Por ejemplo,
Vol.
Vol.
Vol.
Vol.
Vol.
Vol.
Vol.

5
5
4
4
2
1
1

N
N
N
N
N
N
N

15 (2005: may./jun.)
14 (2005: mar./abr.)
11 (2004: sep./oct.)
9 (2004: may./jun.)
3 (2003: may./jun.)
2 (2003: mar./abr.)
1 (2003: ene./feb.)
Existencias

ISSN
ISSN es el nmero internacional normalizado que se le asigna a cada ttulo de revista y
su funcin es distinguir a un ttulo de otro, an cuando stos sean muy parecidos o
iguales.
Las revistas no se clasifican, sino que se ordenan alfabticamente por sus ttulos y
dentro del ttulo por sus denominaciones de volmenes, nmeros y ao.

3.1.3.2

Edicin

Ao Edicin del N 1
En el rectngulo anote el ao en que se public el primer nmero de la revista (si es
posible la obtencin de este dato).
Frecuencia
Se debe seleccionar la periodicidad con que aparece la publicacin, indicando si es
diaria, anual, mensual, quincenal, etctera.

3.1.4 Mantencin
Como lo indica el nombre en esta pestaa es posible realizar mantencin algunos datos
del sistema. Dichos datos son los siguientes:

Autores
Ttulos
Materias
Series
Editoriales
Categoras
Colecciones
Ubicaciones

Estos datos son los mismos que se han ingresado al inscribir un nuevo libro o revista.
Por lo tanto, si se ha cometido algn error al ingresar los datos, ya sea de informacin
o de digitacin, se podr corregir en esta pestaa.

3.1.4.1

Autores/Ttulos/Materias/Series/Editoriales

Lista de autores/ttulos/materias/series/editoriales
Al ingresar un criterio de bsqueda (el nombre completo, una parte o incluso una
letra), el sistema entrega un listado de todos los nombres registrados que coinciden
con tal criterio.
Las columnas que aparecen son: nmero, nombre, reemplazar por, editar/borrar.
Lista de autores

Si se desea reemplazar un nombre por otro, slo se debe hacer clic en la opcin
Buscar, escribir un criterio de bsqueda y seleccionar el nombre correcto, que
aparecer en color azul y subrayado. Por ejemplo, si hubiramos registrado un libro

con el nombre de autor Isabel Alende, y otros libros con el nombre correcto Isabel
Allende, podramos buscar isabel y reemplazar Isabel Alende por Isabel Allende.
Este cambio afectar a todas las copias que hubiesen tenido asociado el nombre
Isabel Alende.
Una vez que se procede al reemplazo de un nombre mal escrito por uno correctamente
escrito, se puede proceder a borrar el primero. Esto puede hacerse con la opcin
Borrar que aparece a la derecha de los resultados de bsqueda.
Borrar un autor/ttulo/materia/serie/editorial slo es posible cuando ya no tiene copias
asociadas. La forma de quitarle las copias asociadas, consiste en reemplazar el nombre
que se eliminar por otro que ser definitivo.
Asimismo, aparecer la opcin Editar, que nos permitir modificar los datos de un
determinado resultado de bsqueda. En el caso de los autores, los datos que se
pueden modificar son:

Nombre completo
Sexo
Nacionalidad
Fecha/Ao de nacimiento

Para el resto (ttulos/materias/series/editoriales), slo se editar el nombre que

poseen.
Agregar/Editar autores/ttulos/materias/series/editoriales
Esta opcin nos permite agregar nombres al catlogo de manera separada del resto de
los datos de una publicacin. Vale decir, aqu puede cargarse una serie de nombres de
autores, y despus, cuando se proceda a la catalogacin del material bibliogrfico,
podrn seleccionarse los autores que ya fueron ingresados. Lo mismo rige para
ttulos/materias/series/editoriales.

3.1.4.2

Categoras

En esta opcin podremos habilitar o deshabilitar las diferentes Categoras a las que
pertenezca el material de la biblioteca. Las opciones son variadas, y el encargado
deber escoger aquellas que ms se ajusten a su contexto.
Si un ttulo ha sido configurado como perteneciente a una categora, sta no podr
deshabilitarse. Para hacerlo, habr que realizar una Bsqueda por catlogo,
escogiendo la o las categoras que se desee deshabilitar, identificar los libros que
aparecen bajo la categora y luego cambiarla manualmente a cada uno, entrando a la
opcin Editar para cambiar los datos del ttulo.

Categoras

3.1.4.3

Colecciones

La opcin Colecciones, nos permite habilitar o deshabilitar diferentes tipos de

colecciones, siguiendo el mismo formato que la opcin Categoras. Por lo tanto, habrn
colecciones que no podrn deshabilitarse, salvo que se cambie la coleccin de
pertenencia de los libros asociados a ellas.
Colecciones

3.1.4.4

Ubicaciones

En esta opcin se pueden identificar diferentes espacios fsicos donde se almacenan los
ttulos de un establecimiento. Las opciones habilitadas son Biblioteca y Laboratorio,
pero si un colegio requiriera una nueva opcin, puede solicitarla a Mesa de Ayuda.
Ubicaciones

3.1.5 Reportes
El sistema permite generar reportes relativos al ingreso que se ha realizado de la
informacin de los diferentes ttulos. Esta subseccin es de alta relevancia para el
bibliotecario ya que permite visualizar de manera ordenada el conjunto de datos de
que dispone.

3.1.5.1

Copias

En Copias es posible obtener un reporte de todo aquello que est registrado,

mostrando el detalle de todo el material catalogado en el sistema.
Los criterios de bsqueda aceptados son los siguientes:

Ttulo
Cdigo de Pedido
Autor
Tipo de Material
Dimensiones
Tipo de ingreso
Disponibilidad (Estado en el que se encuentra un determinado tem).
Coleccin
Ubicacin
Reporte de copias

Una vez elegido el criterio de bsqueda, bastar con presionar el botn Buscar para
que el sistema muestre la informacin encontrada, la que podr ser impresa o bien
exportada a Excel para su posterior anlisis por parte del bibliotecario.
Una opcin que puede ser de inters para el bibliotecario, radica en el hecho de que es
posible pedirle un informe a la plataforma que incluya todos aquellos datos que faltan,
con lo que es posible identificar visualmente qu ttulos poseen informacin
incompleta.
La informacin que entregar el sistema es bastante amplia y se encuentra supeditada
al ingreso previo que haya realizado el usuario capacitado para dichos fines. Es por ello
que si algn dato faltase, es debido netamente a un deficiente ingreso de informacin.
Una vez ingresado los parmetros de bsqueda, la informacin que entrega el sistema
consta de lo siguiente:

N (Nmero ordinal, entrega una posicin relativa en la bsqueda).

Cod Barra (cdigo de barras)
Ttulo
Cod. Pedido (cdigo de pedido)
N Copia (Nmero de copas)
Autor
Tipo Material
Dimensiones
Ingreso
Disponibilidad
Coleccin

Supongamos que buscamos, por ejemplo, dracula (sin acento y con minscula). Esto
arrojar un listado que contiene todos los ttulos que contengan dicha palabra.
Ejemplo de reporte de copias

3.1.5.2

Inventario

A final de ao usualmente se realiza un inventario de la coleccin de libros que posee

la biblioteca. Para esto, la plataforma entrega la opcin de realizar dicho proceso
utilizando un lector de cdigo de barras.
El procedimiento es simple, deber ingresar el cdigo de barra en el cuadro respectivo
y posteriormente deber presionar el botn Ingresar.
Al hacer esto, el tem pasar a formar parte del inventario, apareciendo en los reportes
pertinentes.
Inventario

La opcin Ver lista de inventario presenta todos los ttulos que han sido
efectivamente inventariados.
La opcin Ver resultado de inventario presenta todos los ttulos, tanto los
inventariados como los no inventariados. Adems informa si una copia est
Disponible o En circulacin, junto con el nombre del usuario que la tendra.
La opcin Iniciar un nuevo inventario permite comenzar un inventario desde cero, es
decir, elimina los registros que se haban ingresado previamente.

Ver resultado de inventario

3.1.5.3

Ingresos

Este reporte permite observar todos los ttulos que han sido ingresados entre una
determinada fecha y otra. Al ingresar solamente la fecha de inicio, el sistema entrega
todos los ttulos que se han agregado desde ese minuto hasta la actualidad.
Ingresos

3.2 Circulacin
Esta seccin del Mdulo Biblioteca consiste, bsicamente, en el prstamo, y devolucin
del material bibliogrfico.
De acuerdo a la poltica de cada establecimiento educacional podrn efectuarse
distintos tipos de prstamos en relacin al lugar donde ser utilizado. Las opciones
ms comunes son las siguientes:

En la sala de lectura de la biblioteca

A la sala de clases y bibliotecas de aula
A domicilio

El prstamo en la sala de lectura de la biblioteca consiste en proporcionar al usuario el

material bibliogrfico que necesite para que lo consulte dentro de la biblioteca.
El prstamo a la sala de clases y bibliotecas de aula es un convenio entre el profesor
de aula o el de asignatura que le permite llevar el material a la sala de clases por un
tiempo definido, y hacerse responsable de l, y luego devolverlo a la biblioteca.
El prstamo a domicilio es el prstamo que se realiza a cualquier usuario de la
biblioteca, registrado como tal, que le permite llevarse el material bibliogrfico fuera
del recinto escolar.
La seccin se divide en las siguientes pestaas:

Principal
Colecciones
Tipos Usuario
Resposicin Copias
Reportes
Carta de aviso

3.2.1.1

3.2.2 Principal
Principal

En esta pestaa se puede administrar una situacin de prstamo de material a un

alumno, profesor o personal no docente, para lo cual es necesario en primer lugar,
algn dato de identificacin, idealmente el RUN.
Una vez que se ha identificado al Usuario que solicita material, se despliegan una serie
de sub pestaas que permitirn administrar la cuenta individual de cada usuario:

Prstamos
Devolucin
Multas
Historial
Principal
Pantalla de usuario

En el caso del ejemplo, vemos que el usuario aparece identificado con su nombre en la
esquina superior izquierda.
Respecto al nmero de pedidos habilitados para cada alumno, se trata de un dato que
se configura en el mdulo Biblioteca, seccin Circulacin, pestaa Tipos Usuario.

3.2.2.1

Prstamos

Si se dispone de la pistola lectora de lser, bastar con presionarla para escribir el

cdigo y hacer clic en Continuar.
Si no se dispone de dicha tecnologa, se debe seguir el siguiente procedimiento:

Hacer clic en la opcin Buscar

Escribir alguno de los campos que se solicitan
Identificar el material que est solicitando el usuario
Hacer clic en Ver copias
Identificar la copia que se requiere o que est disponible
Hacer clic en Agregar

Al finalizar el procedimiento, se volver a la pantalla Principal y el cdigo de barras

del ttulo que se solicita aparecer automticamente escrito en el lugar respectivo.
Luego se debe hacer clic en el botn Continuar.
La pantalla siguiente corresponde a una confirmacin de prstamo. Para confirmar, se
selecciona la opcin Ingresar prstamos. De lo contrario, se presiona Volver. Un
mensaje de xito confirmar la operacin.
Confirmacin de prstamo

Al volver a la pgina Principal, y digitar los datos del alumno o funcionario del
establecimiento, aparecer una ventana que advierte que el usuario presenta material
en su poder.

Identificacin de prstamo vigente

3.2.2.2

Devolucin

Se trata de la seccin que permitir configurar el retorno de un determinado ttulo a la

biblioteca del establecimiento.
Al ingresar, aparecern identificadas las obras que el usuario tenga pendientes bajo el
ttulo Libros por devolver.
Devolucin

Para proceder a devolver el libro, se puede utilizar un lector lser, o simplemente

hacer clic en el cdigo de barras que aparece junto al ttulo del mismo, en color azul y
subrayado. Al hacerlo, el cdigo quedar escrito en el recuadro Devolver copia.
Es importante que se escoja un Estado fsico al momento de la devolucin,
especialmente en los casos en que un libro de entrega daado o no se entrega, por
haberlo perdido. Las opciones sern justamente esas: Bueno, Regular, Malo,
Perdido por usuario.
Asimismo, la Fecha de devolucin asociar el perfil del alumno a un estado de deuda,
en caso de que se haya configurado un sistema de multas por atraso.
Una vez que se ha configurado la calidad de la devolucin, se presiona el botn
Devolver.

3.2.2.3

Multas

La configuracin de las multas se realiza en Biblioteca -> Circulacin -> Colecciones,

especificando cuntos das se permite el prstamo de un determinado material y
cuntos pesos debe cancelar el alumno en caso de presentar atraso.
En virtud de dicha configuracin, el usuario moroso aparecer en la pestaa multas,
donde tambin podr hacer un abono en efectivo para paliar dicha deuda.
Alumno en deuda con el establecimiento

Historial
En esta sub seccin aparece el historial de prstamos que presenta un usuario de la
biblioteca. Se presentan las opciones de ver los ltimos 10 pedidos o el historial
completo.
En ambos casos, los datos que entrega el informe corresponden a:

Cdigo de barra
Ttulo
Descripcin
Movimiento
Fecha y hora de inicio
Fecha y hora de fin
Historial

3.2.3 Colecciones
Esta pestaa permite configurar tanto el sistema de multas, como la cantidad de das
que se autoriza a un usuario a retener un libro o material, segn el tipo de coleccin a
que pertenezca el objeto en prstamo.
Se solicita escoger una coleccin. Luego, se debe llenar un formulario con las reglas
de la biblioteca:

Tipo de usuario (alumno, docente, no docente)

Das prstamo (das que se autoriza a retener material)
Das castigo (das durante los cuales no se permite solicitar material)
Multa por da (monto en pesos que debe el usuario por cada da que pasa)
Extensiones de prstamo (das de extensin)
Das extensin (das que habilita la extensin)

Romper estas reglas, bloquear a los usuarios, a no ser que se especifique lo

contrario, ya que se puede habilitar la extensin de prstamo a usuarios bloqueados
por:

Castigo por atraso en la devolucin

Multa impaga
Devolucin de copia en mal estado
Prdida de copia
Coleccin

3.2.4 Tipos usuario

En esta pestaa se establece cuntos libros podr pedir de manera simultnea un
usuario, ya sea alumno, docente o no docente.
Tipos de usuario

3.2.5 Reposicin copias

Esta pestaa permite administrar la reposicin de un libro que fue devuelto en mal
estado o perdido por el usuario.
Todos los casos de esta naturaleza que sean registrados aparecern en esta seccin de
la plataforma, habilitando tres opciones para dar solucin del problema:

Reemplazar copia
Nueva copia
Nuevo libro
Usuarios con copias en mal estado o perdidas

Las opciones Reemplazar Copia y Nueva copia, funcionan con slo hacer clic
sobre ellas. Lo que ocurre al activar esta opcin es la creacin de una nueva copia en
el sistema, en cuya descripcin aparecer Agregada como reposicin de la copia
perdida, indicando el cdigo de barras de la copia que se perdi. Esto podr verse en
Biblioteca -> Catalogacin -> Ver copias. Los datos de la copia repuesta debern
ser completados manualmente en esta misma ubicacin dentro del sistema.
Copia repuesta

PROCEDIMIENTO DE REPONER NUEVO LIBRO

3.2.6 Reportes
Esta pestaa genera informes referentes a la circulacin del material. Es importante
que el bibliotecario consulte con frecuencia algunos de stos, en especial los relativos
al material en circulacin y multas impagas.
Los reportes habilitados en la seccin Circulacin son:

Historial Copia
Copias no devueltas
Reporte Circulacin
Ranking Alumnos
Ranking Libros
Multas Impagas

3.2.6.1

Historial Copia

Este reporte permite obtener un registro detallado de los movimientos de una

determinada copia. Para generarlo, se debe ingresar el cdigo de barras o, en su
defecto, hacer clic sobre la opcin Buscar, lo que permitir buscar dicho cdigo
mediante otros criterios, por ejemplo, el ttulo.
Al buscar una copia de esta manera, se deber hacer clic sobre el cdigo de barras que
aparece junto al ttulo de la obra.
Buscar

Una vez seleccionado el cdigo de la copia especfica sobre la cual se desea consultar
el historial, se procede a presionar el botn Historial. El sistema genera tanto el
historial de los ltimos 10 movimientos como el historial completo.
Historial de una copia

3.2.6.2

Copias no devueltas

Este reporte permite genera un listado de todas las copias que no han sido devueltas
en el establecimiento. El color de la fuente de este informe es rojo.
Copias no devueltas

3.2.6.3

Reporte circulacin

Este reporte permite observar todas las copas que se encuentren disponibles, en
circulacin, o ambas. La informacin que presenta incluye:

Ttulo
Autor
Editoria
Ao
Nmero de copias en la biblioteca
Nmero de copias disponibles
Nmero de lista
Cdigo de barras
Cdigo de pedido
Dispobilidad
Usuario
Run
Tipo
Curso
Fecha de prstamo
Fecha de plazo
Reporte de circulacin

3.2.6.4

Ranking Alumnos

Este reporte entrega la cantidad de prstamos que ha solicitado un determinado

usuario, generando un ranking, el que puede observarse tanto a nivel global de toda la
escuela como dentro de cada curso.
Ranking Alumnos

3.2.6.5

Ranking Libros

Este reporte se genera considerando los libros que ms han sido solicitados en el
establecimiento durante el ao vigente.
Ranking Libros

3.2.6.6

Multas impagas

Este reporte informa acerca de todos los usuarios que presenten deudas en el sistema,
sealando el monto de sta.
Multas impagas

3.2.7 Carta de aviso

Esta pestaa permite imprimir las cartas de aviso respectivas en caso de haber Atraso
en la devolucin o Multa impaga. Las cartas son configuradas en el mdulo
Biblioteca, seccin Administracin, pestaa Carta de aviso.
Para imprimir las cartas, se debe seleccionar entre usuarios con Atraso en devolucin
o Multa impaga.
Luego, se debe seleccionar a los usuarios para quienes se desea generar la carta,
marcando el casillero que aparece asociado a su nombre. Tambin es posible generar a
todos los usuarios de la lista por medio del casillero superior, junto a la palabra
Generar.
Finalmente, es necesario hacer clic sobre el botn Generar Cartas.
Carta de aviso

3.3 Catlogo en lnea

Esta herramienta nos permite ubicar las obras que haya en la biblioteca de un autor
dado, los ttulos que se encuentren en la coleccin y/o las obras que existen sobre un
tema o tpico determinado.
El catlogo en lnea est disponible para todos los perfiles y permite generar
bsquedas con el fin de solicitar prstamo de material.
El resultado de la bsqueda depender exclusivamente de la informacin con la que
hayan sido agregados tanto los libros como las revistas y cualquier otro material, por
lo que se recomienda que todos los campos disponibles sean llenados con acuciosidad.
De esta manera el resultado de la bsqueda ser mejor.
Sugerimos que como poltica exista un encargado de realizar las tareas de catalogacin
del material.
Los criterios de bsqueda mediante los cuales se puede obtener informacin son:

Cdigo de Pedido
Ttulo
Autor
Materias
Cdigo de Barra

Una vez que se ha ingresado el criterio y presionado el botn Buscar, aparecern los
resultados con la opcin Ver copias a la derecha. Al ingresar a Ver copias,
aparecer el cdigo de pedido para cada copia asociada a un ttulo, junto con el estado
de disponibilidad del mismo. Estos datos le servirn al bibliotecario para procesar la
solicitud de prstamo en la seccin Circulacin.

Resultados de la bsqueda

Ver copias

3.4 Administracin
Esta seccin del Mdulo Biblioteca tiene por finalidad la gestin o administracin tanto
del cdigo de barra como del cdigo de pedido que ira adosado al libro o revista.
Para un uso ms eficiente del sistema, ste genera los cdigos de barras y los cdigos
de pedidos haciendo que el trabajo para el personal de biblioteca se aliviane
considerablemente.
La configuracin para dicho proceso se realiza en este apartado.

3.4.1 Cdigo de barras

El sistema genera los cdigos de barra necesarios para pegar tanto en los libros como
en revistas o cualquier material segn corresponda. Mediante el uso del cdigo de
barras se individualiza cada ejemplar, permitiendo ordenar la gestin de cada copia en
trminos de prstamo, devolucin, bloqueo de usuarios por multa o atraso, etctera.
La pestaa contiene dos opciones:

Imprimir: se eligen los cdigos a imprimir y se realiza esta ltima accin.

Configuracin: se determina el formato del papel y el tamao que ocuparn en
l los cdigos de barra.

3.4.1.1

Imprimir
Imprimir

Las opciones para generar los cdigos de barra son:

Generar slo los cdigos no impresos: en caso de que se desee imprimir todos
aquellos cdigos cuya impresin no haya sido confirmada dentro del sistema.

Especificar los cdigos para imprimir: en caso de que se necesite imprimir

solamente un cdigo o un pequeo nmero de ellos, lo que podra ocurrir, por
ejemplo, cuando llega un nuevo libro a la biblioteca.

Al elegir la primera opcin, el sistema preguntar si se desea escoger algn criterio

para ordenar los cdigos una vez generados, indicando adems el nmero total que
an no se ha impreso. Si no se escoge ningn criterio, el sistema ordenar todos los
cdigos por orden de ttulo.
Slo los cdigos no impresos

Si se elige la segunda opcin, se deber escribir el nmero de cdigos que se desee

generar y hacer clic en el botn Generar, con lo que se desplegar una ventana que
permite al usuario seleccionar las copias exactas para las que se desea imprimir un
cdigo.
Especificar los cdigos para imprimir

Si la impresin de los cdigos ya se ha realizado con xito, entonces se deber

seleccionar la opcin Confirmar impresin exitosa (Si ya ha impreso), lo que
permitir ordenar este proceso con el fin de no imprimir dos veces los mismos cdigos.

3.4.1.2

Configuracin

En esta opcin es posible configurar los parmetros de impresin, vale decir Datos de
la pgina usada (tamao carta, oficio u otra), los mrgenes de impresin y las
dimensiones de la etiqueta a imprimir. Tambin es posible elegir si se desea Mostrar
Ttulo, Autor, Editor y/o Cdigo de Pedido en el cdigo de barra que se desea imprimir.
Basta hacer un clic en la casilla respectiva.
Configuracin de impresin

El tamao de la fuente se expresa en pxeles, es decir, el nmero que se escriba est

en la misma escala que, por ejemplo, el tamao de la letra en Microsoft Word.

3.4.2 Cdigo de pedido

El funcionamiento de esta pestaa es idntico al de Cdigos de barra, y el
tratamiento que requiere para poder operar correctamente debe ser replicado.
El lector podr remitirse al captulo anterior para comprender la dinmica de esta
seccin.

3.4.3 Cdigo barras alumnos

Esta pestaa contiene lo necesario para poder construir e imprimir una lista con los
cdigos de barra asociados a cada uno de los alumnos del establecimiento.
La lista contendr los siguientes datos:

Cdigo de barras
Run
Nombre completo del alumno

Para generar la lista, slo deberemos elegir el tipo de enseanza, el grado y el curso.
El sistema permite generar la lista para todos los tipos de enseanza, todos los
grados y/o todos los cursos. Finalmente, presionar el botn Imprimir.
Cdigo barras alumnos

Impresin de la lista

3.4.4 Credenciales
Si los usuarios lo desean es posible imprimir credenciales de biblioteca, para ello basta
con seleccionar la ficha Credenciales en la seccin Administracin del mdulo
Biblioteca.
El primer paso es sealar a qu nivel se desean crear las credenciales:

Por curso: todos o algunos alumnos de un determinado curso

Docentes: todos o algunos de los usuarios docentes del establecimiento
No docentes: todos o algunos de los usuarios no docentes del establecimiento
Especificar usuarios: una o varias personas especficas del establecimiento

3.4.4.1

Por curso

Crear credenciales por curso requerir escoger el curso puntual con el que se desea
trabajar, establecer una fecha de vencimiento para la credencial, especificar si se
quiere que aparezca el logo y luego hacer clic en el botn Imprimir. Para la siguiente
imagen, se han creado las credenciales para el 4 medio A.
Credenciales por curso

3.4.4.2

Docentes / No docentes

Para crear credenciales a los funcionarios del establecimiento, se deben seleccionar de

la lista, establecer una fecha de vencimiento para la credencial, especificar si se quiere
que aparezca el logo y luego hacer clic en el botn Imprimir.

3.4.4.3

Especificar usuarios

Para usuarios especficos a los que se desea crearles una credencial, se deber hacer
clic sobre la opcin Buscar que aparece a la derecha de las opciones. Con esta
accin, aparecer una ventana en la que se deber indicar algn dato del alumno,
idealmente el RUN, y luego seleccionarlo.
Buscar alumno

Seleccionar alumno

Los pasos siguientes sern establecer una fecha de vencimiento para la credencial,
especificar si se quiere que aparezca el logo y luego hacer clic en el botn Imprimir.

3.4.5 Credenciales
Si los usuarios lo desean es posible imprimir credenciales de biblioteca, para ello basta
con seleccionar la ficha Credenciales en la seccin Administracin del mdulo
Biblioteca.
El primer paso es sealar a qu nivel se desean crear las credenciales:

Por curso: todos o algunos alumnos de un determinado curso

Docentes: todos o algunos de los usuarios docentes del establecimiento
No docentes: todos o algunos de los usuarios no docentes del establecimiento
Especificar usuarios: una o varias personas especficas del establecimiento

3.4.5.1

Por curso

Crear credenciales por curso requerir escoger el curso puntual con el que se desea
trabajar, establecer una fecha de vencimiento para la credencial, especificar si se
quiere que aparezca el logo y luego hacer clic en el botn Imprimir. Para la siguiente
imagen, se han creado las credenciales para el 4 medio A.
Credenciales por curso

3.4.5.2

Docentes / No docentes

Para crear credenciales a los funcionarios del establecimiento, se deben seleccionar de

la lista, establecer una fecha de vencimiento para la credencial, especificar si se quiere
que aparezca el logo y luego hacer clic en el botn Imprimir.

3.4.5.3

Especificar usuarios

Para usuarios especficos a los que se desea crearles una credencial, se deber hacer
clic sobre la opcin Buscar que aparece a la derecha de las opciones. Con esta
accin, aparecer una ventana en la que se deber indicar algn dato del alumno,
idealmente el RUN, y luego seleccionarlo.
Buscar alumno

Seleccionar alumno

Los pasos siguientes sern establecer una fecha de vencimiento para la credencial,
especificar si se quiere que aparezca el logo y luego hacer clic en el botn Imprimir.

3.4.6 Carta de aviso

Esta pestaa de la seccin Administracin permite configurar una carta con el fin de
entregrsela al usuario o al apoderado del alumno, en caso de que adeude dinero por
multa impaga o un libro.
El sistema permite crear una carta tipo en la que los datos de cada usuario sern
actualizados mediante comandos que incrustarn la informacin que el sistema tenga
registrada.
Pasos para crear una nueva carta de aviso:

Ir al Mdulo Biblioteca, seccin Administracin, pestaa Carta de aviso

Presionar el botn Nueva carta
Ingresar un nombre para la nueva carta
Marcar la casilla Activa
Escribir la carta
Determinar el tamao de la carta, en milmetros
Hacer clic sobre el botn Guardar

3.4.6.1

Escribir una carta

Al redactar una carta nueva, el encargado de la biblioteca encontrar una serie de

botones y diferentes opciones que le permitirn personalizar dicho documento con un
amplio grado de libertad.
Carta de aviso

Las opciones para editar texto en la ventana se explican como sigue:

Botones

Acciones
Negrita
Cursiva
Subrayado
Tachado
Texto
Texto
Texto
Texto

alineado a la izquierda
centrado
alineado a la derecha
justificado

MESADEAYUDA
Formatos de texto predeterminados Transforma un texto
seleccionado en negrita, cursiva y/o subrayado, adems de
cambiar el tamao de la letra.
Fuente del texto. Permite elegir: Arial, Times New Roman,
Verdana, Courier, Georgia, Tahoma.
Tamao de la fuente.
Cortar
Copiar
Pegar
Lista sin ordenar
Lista ordenada
Disminuir la sangra
Aumentar la sangra
Deshacer
Rehacer
Aadir un enlace a un texto seleccionado. Permite aadir un link a
una pgina web
Quitar enlace a un texto previamente vinculado a una pgina web
HTML: permite editar toda la carta utilizando cdigo HTML
Inserta una tabla
Aade una fila en parte superior
Aade una fila en la parte inferior
Borra una determinada fila
Aade una columna a la izquierda
Aade una columna a la derecha
Borra una determinada columna
Aade una lnea horizontal para dividir
Elimina el formato de un texto seleccionado
Transforma el borde de una tabla en invisible, de manera que al
generar la carta no se ven las lneas que la conforman
Aade un subndice como en H2O
Aade un superndice como en E=mc2

A la derecha de la pantalla, se pueden apreciar los comandos que permitirn que el

diseo de una misma carta sea vlido para todos los usuarios a quienes estar dirigida.
Para agregar dichos comandos al cuerpo de la carta, bastar con seleccionar uno y
hacer clic en el botn Insertar.
Estos comandos y sus resultados se explican en la siguiente tabla:

Comando

Accin

Logo colegio
[LOGO_COLEGIO]

Aade imagen del logo del colegio.

Datos colegio
[DATOS_COLEGIO]

Aade los datos (nombre, direccin, comuna,

telfono, fax, email) en lneas separadas.

Nombre Usuario
[NOMBRE_USUARIO]

Aade el nombre completo del RUN que presenta la

deuda o el atraso en la devolucin.

Curso
[CURSO]

Aade nombre del curso, por ejemplo, Cuarto Ao A

Libros atrasados
[LIBROS_ATRASADOS]

Aade una tabla titulada Libros con atraso en la

devolucin que contiene el o los Ttulo(s), Fecha
prstamo, Fecha plazo.

Multa
[MULTA]

Aade el saldo adeudado en pesos, por ejemplo,

$700

Fecha Emisin
[FECHA_EMISION]

Aade la fecha de emisin, precedida por la comuna

del establecimiento.

Nombre apoderado
[NOMBRE_APODERADO]

Aade el nombre completo del apoderado en el caso

de que este dato est disponible.

Una vez que se haya escrito la carta y se haya presionado el botn Guardar, se
deber configurar el tamao del papel sobre el que se imprimir la misma,
estableciendo sus medidas en milmetros.
Tamao del papel

Se recomienda que en el proceso de crear diferentes cartas, se hagan pruebas para

entender de manera prctica la funcionalidad de los comandos recin sealados. Si se
desea hacer pruebas, se puede desmarcar el recuadro Activa, con lo que la carta que
se est creando no aparecer disponible para se asignada a los usuarios.
Si se han creado varias cartas, el sistema permitir escoger cul se generar para cada
usuario en la seccin respectiva (Biblioteca, Circulacin, Carta de aviso), por lo que
pueden crearse distintas cartas para casos de deuda de dinero o de atraso de
devolucin; dirigidas al apoderado o al mismo usuario; etctera.

3.4.7 Fichas bibliogrficas

Esta pestaa de la seccin Administracin permite configurar e imprimir una ficha
bibliogrfica, segn las necesidades de cada establecimiento, siguiendo las mismas
indicaciones generales que para la Carta de aviso.
La ficha bibliogrfica podr contener cunta informacin desee el encargado de
biblioteca, pudiendo precisar datos que van desde el ttulo, hasta el cdigo Dewey,
pasando por el ao de edicin o el nmero de copias que posee el establecimiento de
un determinado ttulo.

3.4.7.1

Impresin
Imprimir Fichas Bibliogrficas

Para imprimir las fichas de todos los libros, basta con seleccionar la opcin referida y
pulsar el botn Continuar.
Si se desea generar la ficha de un determinado libro o grupo de libros, se debe escoger
la opcin Especificar los libros para imprimir fichas y luego pulsar el botn
Continuar. Al hacerlo, se desplegar la opcin Buscar, la que se deber presionar
para dirigirse a una ventana en la que se solicitar escribir algn dato que identifique
el material sobre el cual se desea imprimir la ficha.
Una vez identificado el material, se debe hacer clic en la opcin Seleccionar y luego,
en la primera ventana, otra vez clic sobre Continuar.

3.4.7.2

Configuracin

La configuracin de las fichas bibliogrficas se debe realizar de la misma manera que

las cartas de aviso.
Pasos para crear una nueva ficha bibliogrfica

Ir a Biblioteca; Administracin; Fichas bibliogrficas

Presionar el botn Nueva ficha
Ingresar un nombre para la nueva ficha
Marcar la casilla Activa
Seleccionar la casilla si se desea Aplicar a todos los libros del catlogo
Escribir ficha
Determinar las dimensiones de la ficha, en milmetros
Hacer clic sobre el botn Guardar

A la derecha de la pantalla, se pueden apreciar los comandos que permitirn que el

diseo de una misma ficha sea vlido para todos los ttulos que se desee. Para agregar
dichos comandos al cuerpo de la carta, bastar con seleccionar uno y hacer clic en el
botn Insertar.
Estos comandos y sus resultados se explican en la siguiente tabla:

Comando

Accin

Logo colegio
[LOGO_COLEGIO]

Aade imagen del logo del colegio.

Nombre Autor
[NOMBRE_AUTOR]

Aade el nombre del Autor

Nombre Autor Inverso

[NOMBRE_AUTOR_INVERSO]

Aade el nombre del Autor, en sentido inverso, es

decir primero el apellido y luego el nombre, separado
de una , (coma).

Ttulo
[TITULO]

Aade el Ttulo del material a la ficha bibliogrfica

Edicin
[EDICION]

Aade el nmero de edicin de un ttulo, en el mismo

formato en que se registr en la seccin
Catalogacin.

Pas
[PAIS]

Aade el nombre del pas en que se edit un

determinado ttulo.

Editor
[EDITOR]

Aade el nombre de la editorial bajo la cual se public

un determinado material.

Ao Edicin
[ANO_EDICION]

Aade el ao en que se public el ttulo.

Cdigo Autor/Ttulo
[CODIGO_AUTOR_TITULO]

Aade el Cdigo Autor/Ttulo del material

Dewey
[DEWEY]

Aade el Cdigo Dewey, segn se haya configurado

en la seccin Catalogacin.

Nmero de Copias
[NRO_COPIAS]

Aade el nmero de copias que se registran en la

biblioteca

Una vez que se haya escrito la ficha y se haya presionado el botn Guardar, se
deber configurar el tamao del papel sobre el que se imprimir la misma,
estableciendo sus medidas en milmetros.
Tamao del papel

3.4.8 Revisin de Cdigos

Aqu es posible buscar una obra tanto por Ttulo o Autor, cerciorndose de esta manera
si sus respectivos Cdigo de Barra y Cdigo de Pedido han sido o no impresos. La
bsqueda se debe realizar por las primeras letras o palabras de un ttulo o de un autor.
Una vez ingresado una palabra por ejemplo Geografa y seleccionando ordenar por
ttulo, el resultado obtenido es el que aparece en el cuadro. Si se dejan los casilleros
en blanco y se pulsa el botn Buscar, el sistema entregar la lista completa de ttulos
registrados en el sistema.
Para dar de alta un ttulo bastar con hacer clic en el recuadro Impreso.Esto seala
que ya ha sido impreso el cdigo segn corresponda. Para finalizar la operacin se
debe hacer clic en el botn Guardar.
Revisin de cdigos

3.4.9 Carga de datos

Esta pestaa permite hacer una carga masiva de libros al sistema, tomando una
cantidad prcticamente ilimitada de material, ingresndola al mismo tiempo, mediante
el llenado de una planilla Excel.
Esta opcin es altamente recomendable para el inicio del proceso de catalogacin, ya
que permite hacer ms expedito el trmite de creacin de ttulos y sus respectivas
copias.
Ante todo, se sugiere hacer pruebas con uno o dos libros antes de proceder a llenar un
archivo con un volumen muy grande de datos.
Para llevar a cabo el proceso ntegramente, se deben ejecutar 4 pasos, que
corresponden a las 4 opciones que presenta la pestaa:

Subir Archivo
Diagnstico
Revisin de datos
Migracin

3.4.9.1

Subir Archivo

El primer paso consiste en bajar una planilla desde la plataforma y llenarla con los
datos de todos los libros que se desee cargar en el sistema. Este procedimiento se
resume de la siguiente la manera:
Pasos para Subir Archivo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Presionar la palabra Aqu que seala el lugar donde est la planilla

Guardar el archivo ZIP en el disco duro
Abrir el archivo ZIP
Abrir el documento llamado planilla_biblioteca.xls
Llenar la planilla
Guardar la planilla en formato texto delimitado por tabulaciones
Hacer clic en el botn Examinar y encontrar el archivo TXT
Presionar el botn Enviar
Esperar mensaje de Carga Exitosa

1.- Presionar la palabra Aqu que seala el lugar donde est la planilla

2.- Guardar el archivo ZIP en el disco duro

3.- Abrir el archivo ZIP

4.- Abrir el documento llamado planilla_biblioteca.xls

5.- Llenar la planilla

6.- Guardar la planilla en formato texto delimitado por tabulaciones

7.- Hacer clic en el botn Examinar y encontrar el archivo TXT

8.- Presionar el botn Enviar

9.- Esperar mensaje de Carga Exitosa

1.- Presionar la palabra Aqu que seala el lugar donde est la planilla
La palabra Aqu es un link que redirecciona hacia la ubicacin del archivo que habr
de ser bajado en orden a llenar la plantilla.
2.- Guardar el archivo ZIP en el disco duro
El archivo que se guardar en el disco duro corresponde a un archivo que est
comprimido. Este tipo de archivos se caracteriza por haber sido transformados para
lograr dos fines: por una parte, ocupar menos espacio en el disco duro y, por otra,
empaquetar varios documentos en uno solo. La extensin de un archivo define la
naturaleza de ste, y en el caso del documento de la planilla de biblioteca se trata de
un archivo ZIP, aunque hay otras extensiones, por ejemplo, RAR, o ACE.
3.- Abrir el archivo ZIP
Al abrir el archivo, el usuario podr encontrar dos documentos. Uno se llama
instructivo.doc y el otro planilla_biblioteca.xls. El instructivo contiene indicaciones
que ayudarn al llenado de la planilla, ya que define lo que significa cada columna y
orienta sobre los pasos a seguir cuando llegue el minuto de transformarlo a una
extensin TXT.
4.- Abrir el documento llamado planilla_biblioteca.xls
De los dos archivos que se encuentran al interior del documento ZIP, aquel que
permite el ingreso de los datos se llama planilla_biblioteca.xls. Contiene diversas
columnas con informacin, las que igualan la lgica de la seccin Catalogacin del
mdulo Biblioteca. La apariencia de dicho archivo es:
5.- Llenar la planilla
La explicacin de cada campo se entrega al final de este captulo.
6.- Guardar la planilla en formato texto delimitado por tabulaciones
Una vez completa, se debe guardar la planilla seleccionando en el men de Excel
Archivo la opcin Guardar como. En la ventana Guardar como, seleccionar
desde el men Guardar como tipo la opcin Texto delimitado por tabulaciones(txt).
De esta forma Excel crear un archivo de texto, el que debe ser subido al sistema para
cargar la biblioteca.
7.- Hacer clic en el botn Examinar y encontrar el archivo TXT
El archivo que se buscar en el disco duro tiene esta apariencia:
8.- Presionar el botn Enviar
Se recuerda que enviar el archivo es parte del primer paso. Luego habr que proceder
con las otras opciones de la pestaa para verificar si la informacin que se ha subido
est correctamente ingresada.
9.- Esperar mensaje de Carga Exitosa

Explicacin de los campos de la planilla:

Material: corresponde al tipo de material. Se puede escribir: Texto escolar, Revista,
Otro material seriado, Otro material no seriado, Libro (seriado), Libro, Lmina, Juego,
Cd rom, Cd de audio, Cassette, Calendario, Audiovisual.
Catlogo: corresponde a las categoras de pblico a la que estn destinadas las
publicaciones. Se puede escribir: Profesores, Para todos, Adolescentes, 9 a 12 aos, 10
aos en adelante, etctera.
Ttulo: corresponde al nombre de la publicacin.
Subttulo: subttulo de la publicacin.
Ttulo secundario: ttulo secundario de la publicacin, si lo hubiere.
Ttulos adicionales: los ttulos adicionales de la publicacin, como podran ser los
ttulos de diversos cuentos en un libro de coleccin de cuentos.
Autor: nombre del autor de la obra que se cataloga. Si se trata de una publicacin de
origen corporativo, se escribe el nombre la institucin a cargo de la publicacin, por
ejemplo, OIT, Mineduc, etctera.
Autores adicionales: autores adicionales de la publicacin, por ejemplo, en el caso
de un libro que compile cuentos de diversos autores, se escriben los ms significativos
o los primeros tres que se mencionan.
Tpicos o Materias: temas de los que trata la publicacin. Cada uno debe escribirse
en una columna diferente. Se sugiere escribir un mnimo de dos categoras. Algunos
ejemplos de stas: cuento infantil, historia, aventuras, terror, literatura inglesa,
drama, ciencia ficcin, realismo mgico, literatura latinoamericana, etctera.
Pginas web: direcciones web relacionadas con la publicacin, si las hubiere.
ISSN: cdigo ISSN para publicaciones seriadas.
ISBN: cdigo ISBN para publicaciones no seriadas.
LCCN: cdigo LCCN de la publicacin, si lo hubiere.
Volumen: cantidad de volmenes en total que posee la publicacin. El nmero exacto
de la copia se registrar ms adelante.
Tomo: nmero de tomos en total que posee la publicacin. El nmero exacto de la
copia se registrar ms adelante.
Serie: nombre de la serie a la que pertenece la publicacin, si la publicacin pertenece
a una serie. Por ejemplo, Las crnicas de Narnia de C.S. Lewis, son una serie a la
que pertenecen El Len, la Bruja y el ropero, El Prncipe Caspian; tambin las
Crnicas vampricas de Anne Rice, son una serie a la que pertenecen Entrevista con
el vampiro, Lestat el vampiro, etctera.

Dewey: corresponde al cdigo Dewey de la publicacin. Se recomienda visitar la

siguiente pgina http://www.upaep.mx/Biblioteca/Sistema_decimal.htm
Edicin: corresponde al nmero de edicin del material en proceso de catalogacin.
Se puede escribir: 1, 2, 3, etctera.
Editor: corresponde al nombre de la editorial a la que pertenece el material en
catalogacin o en su defecto, a la institucin que patrocina la publicacin de un
determinado material. Se puede escribir cualquier casa editorial, por ejemplo,
Alfaguara, Andrs Bello, Universitaria, Paids, McGraw-Hill, Mineduc, Minsal,
Greenpeace, OIT, etctera.
Fecha Edicin: corresponde al ao de edicin. Para el caso de publicaciones seriadas
es el ao de publicacin de la n1.
Lugar: corresponde a la ciudad de publicacin
Pas: pas de publicacin.
Idioma: idioma de la publicacin. Se puede escribir: Alemn, Espaol, Espaol/Ingls,
Francs, Ingls o Italiano.
Frecuencia: corresponde a la frecuencia con que se publica una obra seriada. Se
puede escribir: Anual, Diaria, Mensual, Quincenal, Semanal, Semestral, Trimestral.
Detalles:
Ilustraciones: se indica si el material posee ilustraciones. Se escribe: S o No.
Nmero de pginas: corresponde al nmero de pginas del material que se cataloga.
En caso de contar con partes al inicio que no siguen la numeracin de toda la obra (por
ejemplo, las pginas del ndice se cuentan en nmeros romanos), se utiliza el nmero
que indica la ltima pgina del libro.
Altura: corresponde en realidad a las dimensiones del texto. Se puede escribir por
ejemplo, 20 x 15; 10 x 8 cm, etctera
Notas: este es un espacio para escribir cualquier observacin que no cupiera en las
otras columnas y que aade informacin respecto al ejemplar que se est catalogando.
Cdigo de Barras Alternativo: si anteriormente se utilizaba un cdigo de barras y
desea que este sistema lo utilice, debe indicarlo en este campo. El cdigo de barras
alternativo debe cumplir con el estndar EAN13 (13 dgitos). Si desea que el sistema
genere automticamente un cdigo de barras deje este campo en blanco.
Cdigo de autor/ttulo: este cdigo debe ser diferente en cada copia y se construye
con las primeras tres letras del apellido del autor en mayscula y la primera letra
significativa del ttulo en minscula.
Descripcin: corresponde a un espacio disponible para los lectores del catlogo en
lnea, en el que se pueden hacer comentarios relativos al contenido del texto.

Coleccin: se refiere a la coleccin a que pertenece la copia. Dependiendo de las

colecciones empleadas por la biblioteca, se puede escribir: Audiovisual, Biblioteca
General, Instrumentos Musicales, Juegos, Lectura Obligatoria, Lectura Personal,
Mapas, Profesores, Radios, Referencia, Referencia Domicilio, Referencia en Aula.
Ingreso por: corresponde a la forma de obtencin de la copia. Se puede escribir:
Compra, Donacin, Canje, Reposicin.
Estado Fsico: corresponde al estado fsico de la copia que se est catalogando.
Dependiendo del grado de deterioro, se puede escribir Bueno, Regular, Malo o Perdido
por usuario.
Volumen: Nmero de volumen de la copia que se est aadiendo al catlogo. Este
dato debe tomarse desde el mismo libro o revista u otro, segn sea el caso.
Tomo: Nmero de tomo de la copia que se est aadiendo al catlogo. Tambin debe
tomarse desde el cuerpo del libro u otro material.
Copia: nmero de copia. Este dato diferenciar una misma publicacin, bajo el mismo
ttulo y autor, de otra. Mediante el nmero de copia se establecen las unidades de
cada obra que posee la biblioteca. Slo debe escribirse un nmero diferente para cada
una, por ejemplo, 1, 2, 3, 4, 5, y as sucesivamente (NO ingresar c.1, c.2,
etctera).
Nro: campo de uso interno de Sineduc.
Moneda: moneda con la cual se adquiri la publicacin. Por el momento, el sistema
slo reconoce la moneda Pesos.
Proveedor: nombre del proveedor de la publicacin.
Fecha Ingreso: fecha en la que se ingresa la copia al sistema. Es importante que la
configuracin de la celda (en la planilla Excel) est configurada en el siguiente
formato: DD-MM-AAAA (separada por guin), ya que de otra manera, la fecha no
ser reconocida por el sistema. Si escribe la fecha, pero cambia de formato de manera
automtica, debe intentar lo siguiente:

Clic derecho sobre la celda (o un conjunto de celdas)

Formato de celdas
En Categora escoger Fecha
En Locacin escoger Espaol (Chile)
En Tipo escoger el formato adecuado DD-MM-AAAA

3.4.9.2

Diagnstico

Una vez que se ha subido correctamente el archivo, se debern ejecutar los tres
diagnsticos que aparecen en esta opcin, los que corresponden a:

Parmetros
Inconsistencias
Duplicidades

Al ejecutar estos diagnsticos, aparecer informacin en pantalla que indicar cmo

continuar con el proceso. Por ejemplo, si en la columna moneda, se hubiera escrito
Dlares, el sistema arrojara un error en este diagnstico indicando que dicho
parmetro no es reconocido por el sistema. Al mismo tiempo, ofrecera un men
desplegable con las opciones que s reconoce el sistema. Una vez seleccionada la
opcin definitiva, se debe hacer clic en el botn Modificar.
Error en los parmetros

El diagnstico de duplicidades intenta evitar que se produzcan errores en la digitacin,

por ejemplo, al escribir los nombres de un mismo libro varias veces con el fin de
agregar varias copias. Si esto ocurre, el sistema arrojar un mensaje indicando que
uno de los libros puede ser el mismo que otro, lo que se deber corregir en el paso
siguiente llamado Revisin de datos.
Error de duplicidades

3.4.9.3

Revisin de datos

Este paso consiste en el chequeo de la informacin que se ha subido a la plataforma,

en el que podrn revisarse todos los ttulos, nombres de autores, tpicos agregados,
etctera. Existe la opcin de ver slo los datos distintos entre s o todos los datos que
se han ingresado, pudiendo elegir, adems, el nmero de copias que se visualizarn
por pantalla. Por defecto, el sistema arroja grupos de 50 resultados.
La funcin crtica de este paso, radica en que se puede modificar el texto que se haya
escrito. Para hacer esto se debe escribir el texto de la manera correcta y luego
presionar el botn Actualizar.
Revisin de datos

Este paso ser el ltimo antes de confirmar la carga masiva de informacin, por lo
tanto es la ltima oportunidad para cambiar un dato.
Luego de subido el archivo definitivo, modificar la informacin del material ser posible
a travs de las opciones ya revisadas en la seccin Catalogacin.

3.4.9.4

Migracin

El ltimo paso en la carga masiva de material a los registros de la biblioteca consiste

en Ejecutar la Migracin de los datos.
Si se est cargando un nmero abundante de libros, este proceso puede tomar algunos
minutos, por lo que se recomienda altamente esperar a que el sistema termine, y ante
todo: NO PRESIONAR EL BOTN EJECUTAR POR SEGUNDA VEZ, ya que los archivos
podran quedar montados unos encima de otros.