TEMA 12

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE LA

JUNTA DE ANDALUCA. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS. LAS COPIAS
DE DOCUMENTOS. EL DESGLOSE DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. LA
FORMACIN DE LOS EXPEDIENTES. EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS. EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:
SUS LIMITACIONES Y FORMAS DE ACCESO.

1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE LA

JUNTA DE ANDALUCA

La regulacin normativa de los documentos administrativos la podemos encontrar

recogida en las siguientes normas:

Ley 30/1992, 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones

Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.

Decreto 204/1995, 29 de agosto, por el que se establecen medidas organizativas

para los servicios administrativos de atencin directa a los ciudadanos.

1.1.CONCEPTO Y FUNCIONES

Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se

materializan los actos1[1] administrativos.

1[1] Un acto administrativo es cualquier declaracin de conocimiento, voluntad o deseo

emitida por un rgano o unidad administrativa con arreglo al Derecho Administrativo.

Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatacin que
permite comprobar el desarrollo de una actuacin administrativa y por otro es un
instrumento de comunicacin, ya que los documentos administrativos permiten la
traslacin del contenido de los actos a otros rganos o unidades de la Administracin
(notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurdicas pblicas y privadas
o personas jurdicas naturales.

1.2. CARACTERSTICAS

Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un documento

pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes:

Producen efectos frente a terceros o en el mbito de la propia Administracin.

Son emitidos por un rgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos
los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes,
las alegaciones o los recursos y reclamaciones.

Su emisin es vlida.

1.3. CLASES

Los documentos administrativos ms relevantes para nuestro estudio, son aquellos

emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los
nicos que pueden ser emitidos por la Administracin, puesto que otro grupo que
analizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la existencia de un
documento anterior, del que el segundo es slo una constatacin, denominado copia o
los certificado administrativo.

Teniendo en cuenta esa apreciacin clasificamos los documentos administrativos en los

siguientes grupos, segn distintos puntos de vista:

Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos

administrativos.

Documentos de decisin: resoluciones y acuerdos.

Documentos de transmisin: notificaciones, publicaciones, oficios y notas

interiores.

Documentos de constancia: actas y certificados.

Documentos de juicio: informes

Documentos administrativos de constatacin de otro anterior (copias)

Documentos dictados en el marco de un procedimiento administrativo

Se pueden clasificar asimismo en:

Documentos administrativos de iniciacin.

Documentos administrativos de instruccin.

Documentos administrativos de terminacin.

1.3.1. Documentos de iniciacin

Podemos encontrar los siguientes documentos de iniciacin:

Acuerdo de iniciacin del procedimiento

Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio.

Requerimiento de subsanacin de defectos en la solicitud

Es el documento a travs del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la

solicitud por el presentada no rene todos los requisitos o no acompaa todos los
documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta

incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado, ya que de

lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archiva, terminando su
tramitacin.

Peticin de mejora voluntaria de la solicitud

Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a
solicitud del interesado, y en el que el rgano competente aprecia que la solicitud
recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por
considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.

Acuerdo de adopcin de medidas provisionales

Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se

quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolucin
que en su da se dicte y para ello el rgano administrativo competente acuerda las
oportunas medidas provisionales que estarn vigentes durante el tiempo que dure el
procedimiento.

Acuerdo de acumulacin de procedimientos

Se da en aquellos supuestos en que se detecta que por tener elementos comunes dos o
ms procedimientos administrativos.

Acuerdo de prctica simultanea de trmites

Es el documento en el que se notifica a las personas interesadas en un procedimiento

que se van a llevar a cabo varios trmites en un mismo acto al tener entre ellos una
naturaleza similar, en aplicacin del principio de celeridad procedimental.

1.3.2. Documentos de Instruccin

Son los siguientes:

Acuerdo de apertura de un periodo de prueba

Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un

procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un perodo
probatorio, en el que se practicarn pruebas para acreditar los hechos que se valoran en
el procedimiento.

Acuerdo de practica de prueba

Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un

procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el da, hora y lugar en
que se llevaran a cabo las pruebas cuya prctica se ha acordado en el procedimiento.

Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas

Es el documento a travs del cual el rgano competente en la tramitacin de un

procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o
interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancias a los mismos e
indicando los motivos de ese rechazo

Oficio de peticin de informes

Los oficios son documentos que se utilizan para la comunicacin entre unidades y
rganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan informes para
dictar la resolucin de un procedimiento.

Citacin de comparecencia

La citacin es una notificacin a travs de la cual se le comunica al interesado o

interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas pblicas,
indicndose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, as como las
consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias.

Concesin del trmite de audiencia

Es el documento a travs del cual se notifica al interesado o interesados en un

procedimiento que se ha iniciado el trmite de audiencia.

Acuerdo de apertura del periodo de informacin publica

Es el documento a travs del cual se notifica al interesado o interesados en un

procedimiento la decisin del rgano competente de abrir un periodo de informacin
pblica para dar a conocer a cualquier persona que este interesada los trmites de un
procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se
podrn presentar las alegaciones que se estimen convenientes.

Acuerdo de ampliacin de plazos

Es un documento por el que el rgano competente en la tramitacin de un

procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han
ampliado los plazos que legalmente estn establecidos para resolver el mismo, ello
siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias
del procedimiento as lo aconsejen.

Acuerdo de tramitacin de urgencia

Es el documento por el que el rgano competente en la tramitacin de un

procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reduccin a la
mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolucin un procedimiento.

Acreditacin de la notificacin

Es una diligencia a travs de la cual consta que se ha practicado la notificacin al

interesado o interesados en la tramitacin de un procedimiento de un determinado acto o
actos.

1.3.3. Documentos de terminacin

Son aquellos documentos que constatan la terminacin de un procedimiento

administrativo por cualquiera de las causas que reconoce el ordenamiento jurdico. Los
estudiamos a continuacin.

Acuerdo de caducidad por paralizacin del procedimiento imputable al interesado

Se adopta en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por

motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un
tiempo superior al establecido legalmente.

Acuerdo de caducidad por paralizacin del procedimiento iniciado de oficio no

susceptible de producir actos favorables

Se adopta en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se

ha dictado resolucin expresa en el plazo que esta establecido normativamente ni
tampoco en el plazo de treinta das desde el vencimiento del plazo en que debi ser
dictada

Solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que no

produzcan actos favorables para los ciudadanos.

Resolucin

Es el documento administrativo que recoge las decisiones del rgano competente que
pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en el mismo.

Resolucin de inadmisin

Es el documento que recoge las decisiones del rgano competente en cuanto a la

inadmisin de una solicitud de reconocimiento de derechos que no estn previstos en el
Ordenamiento Jurdico o son manifiestamente carentes de fundamento.

Documento acreditativo del silencio

Es un documento que se expide a peticin del interesado cuando la misma no ha dictado

resolucin a un procedimiento en el plazo legalmente establecido.

Acuerdo de la suspensin de la ejecucin de un acto

Este acuerdo lo adopta el rgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud

del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecucin de la resolucin
pudiera causar perjuicios de imposible o difcil reparacin para lo cual pueden adoptarse
las medidas cautelares necesarias.

Documentos de decisin

Son aquellos que contienen una declaracin de voluntar de un rgano administrativo

sobre materias de su competencia.

Se clasifican en acuerdos y resoluciones.

El acuerdo es el documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas por los
rganos competentes sobre la iniciacin y las cuestiones que se suscitan en la
tramitacin de un procedimiento antes de la resolucin del mismo.
Las resoluciones contienen las decisiones del rgano competente que pone fin al
procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que se han planteado en
el mismo.

1.3.4. Documentos de transmisin

Son aquellos documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras

personas u rganos.

Se pueden clasificar de la siguiente manera:

Documentos dirigidos a los ciudadanos o a entidades privadas: notificaciones y

publicaciones.

Documentos dirigidos a rganos o unidades administrativas: oficio y nota interior.

Las notificaciones son los documentos por los que la Administracin comunica
a un interesado una resolucin o un acuerdo.

Las publicaciones consisten en insertar un acto administrativo en un diario

oficial, tabln de anuncios o medio de comunicacin para su conocimiento por
los interesados.

El oficio es el documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos o

unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Pblicas, a diferentes
entidades o departamentos, y dentro de stos, a diferentes rganos superiores.

La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicacin entre

rganos o unidades que pertenecen a un mismo rgano o unidad.

1.3.5. Documentos de constancia

Se definen como aquellos que contienen una declaracin de conocimiento de in rgano

administrativo cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos jurdicos.

Se clasifican en actas y certificados.

Las actas son los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o
acuerdos.

Los certificados acreditan hechos o situaciones de carcter administrativo que

pueden surtir efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones
jurdico privadas.

1.3.6. Documentos de juicio.

Son los documentos que contienen una declaracin de juicio de un rgano

administrativo, o de una persona fsica o jurdica pblica o privada, sobre las cuestiones
de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.

Los documentos de juicio clsicos son los informes, que a su vez pueden ser:
-

Por la obligacin de resolverlos: preceptivos.

Por la discrecionalidad en su solicitud: facultativos.

Por la vinculacin de su contenido: vinculantes.

Por la libertad de vinculacin: no vinculantes.

2. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

En esta materia no se puede hablar, de documentos administrativos, por la propia

definicin de los mismos que obligan a que sean dictados necesariamente por un rgano
administrativo.

Se denominan documentos de los ciudadanos a todos aquellos escritos dirigidos a la

Administracin por parte de un ciudadano, ya sea en el marco o no de un procedimiento
administrativo, y estn o no sujetos a las normas administrativas, ya que en el caso de
que tengan forma o fondo defectuosa deber ser admitido por aqulla, aunque deba
indicar al administrado la necesidad de subsanacin del mismo.

2.1. CLASES Y FORMA DE REDACCIN

La clasificacin ms relevante de documentos administrativos, hace referencia a la

existencia de los siguientes tipos de documentos de los ciudadanos:

Solicitudes

Denuncias

Alegaciones

Recursos

Peticiones

Reclamaciones

Otras clasificaciones inciden en el tipo de documento que pueden presentar los

ciudadanos en funcin de las distintas fases del procedimiento administrativo. As
tenemos los siguientes:

Fase de preiniciacin: solicitudes y denuncias.

Fases de iniciacin, instruccin y terminacin: alegaciones.

Fase postprocedimental: recursos administrativos.

No existen normas generales aplicables a la redaccin de documentos por parte de los

ciudadanos. La Ley 30/1992, 26 de noviembre, recoge exclusivamente la obligatoriedad
de respetar unos ciertos requisitos formales en el caso de la presentacin de solicitudes y
de recursos.

En el resto de casos, ser slo necesario respetar una serie de extremos formales y
generales. Son los siguientes:
-

Identificacin del emisor y del destinatario: a ese fin habr de consignarse la

identificacin2[2] de ambos, mediante nombre, apellidos y documento nacional
de identidad3[3], en aquellos casos en los que sea obligado citar ese dato. La
identificacin del destinatario se realiza mediante el sealamiento de la
denominacin del rgano administrativo correspondiente (no es necesario el uso
de frmulas especiales de tratamiento).

Identificacin de los lugares y medios de notificacin preferentes.

2.1.1. Solicitudes

Son documentos presentados por los ciudadanos que dan lugar al inicio de un
procedimiento administrativo.

2[2] Real Decreto 1245/1985, 17 de julio, por el que se modifica y complementa la

normativa reguladora del D.N.I. Art. 1: El D.N.I. es el documento pblico que acredita
la autntica personalidad de su titular, constituyendo el justificante completo de la
identidad de la persona.
3[3] Decreto de 6 de febrero de 1976 sobre regulacin del Documento nacional de
identidad, artculo 16: El nmero del D.N.I. debe consignarse en las solicitudes o
documentos en los que sea necesario acreditar la identidad personal y en particular en
los siguientes: documentos que sirvan de base para la confeccin de nminas de los
trabajadores; solicitudes de ingreso en organizaciones profesionales, asociaciones
polticas, acceso a pruebas acadmicas y de acceso a la funcin pblica; inscripciones
en el Padrn municipal; listas del servicio militar; solicitudes para la concesin de becas
o ayudas pblicas; documentos de apertura de cuentas y cartillas en entidades bancarias
de cualquier clase; solicitudes y comparecencias escritas ante las oficinas judiciales;
inscripciones en alojamientos pblicos; permisos o licencias de conduccin; pasaportes;
contratos tursticos; documentos de naturaleza tributaria.

Las solicitudes que se formulen debern contener:

Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente,

as como la identificacin del medio preferente o del lugar que se seale a
efectos de notificaciones.

Hechos, razones y peticin en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.

Lugar y fecha.

Firma del solicitante o acreditacin de la autenticidad de su voluntad.

rgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

En el caso de que no se indique alguno de los extremos anteriores, se debe indicar al

interesado, para que subsane los defectos en el plazo de diez das, as como formular la
advertencia que de no hacerlo se le tendr por decado en su derecho y se proceder al
archivo del expediente.

Las solicitudes pueden ir acompaadas de elementos para completar su contenido, ya

sean o no requeridos por la normativa aplicable al procedimiento o asunto de que se
trate, debiendo ser admitidos por el rgano receptor de la solicitud y tenidos en cuenta
por los rganos gestores.

Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los rganos de
las Administraciones pblicas podrn presentarse:

En los registros de los rganos administrativos a que se dirijan.

En los registros de cualquier rgano administrativo, que pertenezca a la

Administracin General del Estado, a la de cualquier Administracin de las
Comunidades Autnomas, o a la de alguna de las entidades que integran la
Administracin Local si, en este ltimo caso, se hubiese suscrito el oportuno
convenio.

En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

En las representaciones diplomticas u oficinas consulares de Espaa en el

extranjero.

En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

2.1.2. Denuncias

Son documentos administrativos que pueden o no, ser presentados por los ciudadanos y
que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo , ya sea o no sancionador,
como consecuencia de la puesta en conocimiento de algn hecho concreto, a un rgano
administrativo competente.

La presentacin de una denuncia no implica que quien la presente vaya a adquirir la

condicin de interesado, en el caso de que la denuncia d lugar a la iniciacin de un
procedimiento, ello slo ocurrir si el denunciante es titular de derechos subjetivos o
intereses legtimos que puedan verse afectados por la resolucin que se dicte al finalizar
el procedimiento.

En cuanto a su contenido se aplican las reglas antiformalistas, es decir, no se exige en la

normativa actual, ningn tipo de requisito formal para cumplimentar una denuncia. No
obstante, se pueden sealar los siguientes extremos como bsicos en el contenido de una
denuncia:

Identificacin de los denunciantes

Identificacin de posibles interesados en el procedimiento

Exposicin de hechos, lugar y fecha en que se produjeron

Solicitud, si procede, de inicio de procedimiento administrativo

Indicacin del lugar y medios preferentes de notificacin

2.1.3. Alegaciones

Se definen como documentos administrativos presentados por los interesados en un

procedimiento mediante el que se aportan a los rganos responsables del mismo, datos o
valoraciones de carcter fctico o jurdico para su consideracin a las que pueden
acompaarse otros documentos, que como en el resto de casos que estamos tratando,

debern ser admitidos por el rgano receptor y tenidos en cuenta por el rgano gestor
del procedimiento.

Los escritos de alegaciones pueden ser documentos ordinarios de alegaciones o

documentos de alegaciones en el trmite de audiencia.

Los escritos ordinarios de alegaciones se presentan en cualquier momento anterior al

trmite de audiencia,, sin tener restricciones ni en cuanto a su contenido ni en cuanto al
momento de su presentacin.

Los escritos de alegaciones presentados en el trmite de audiencia se encuentra limitada

al momento procedimental del trmite de audiencia, pero tampoco cuenta con requisitos
formales algunos.

2.1.4. Recursos

Los recursos administrativos se definen como aquellos documentos presentados por los
ciudadanos en los que stos impugnan un acto administrativo que afecta a sus derechos
o intereses legtimos, solicitando su anulacin por considerar que incurre en algn
defecto que lo hace objeto de nulidad o anulabilidad.

La interposicin del recurso deber expresar:

El nombre y apellidos del recurrente, as como la identificacin personal del

mismo.

El acto que se recurre y la razn de su impugnacin.

Lugar, fecha, firma del recurrente, identificacin del medio y, en su caso, del
lugar que se seale a efectos de notificaciones.

rgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.

Las dems particularidades exigidas, en su caso, por las disposiciones

especficas.

El error en la calificacin del recurso por parte del recurrente no ser obstculo para su
tramitacin, siempre que se deduzca su verdadero carcter.

Los vicios y defectos que hagan anulable un acto no podrn ser alegados por quienes los
hubieren causado.

2.1.5. Peticiones

Se realizan en ejercicio del derecho fundamental de peticin reconocido a los

ciudadanos en la Constitucin a travs de su artculo 294[4].

La redaccin de peticiones no est sometida a ningn tipo de requisito formalista,

siendo suficiente la identificacin del peticionario, del rgano al que se dirige y de las
bases y motivos de su peticin.

La diferencia bsica que mantiene con la solicitud estriba en que la solicitud est basada
jurdicamente en un derecho del ciudadano a la obtencin del objeto de la solicitud, de
forma que al comprobarse su adecuacin con el ordenamiento jurdico, se autorizar o
en caso contrario, se denegar. La peticin est basada sin embargo en la concesin
graciable del objeto de la misma, que queda en manos del poder discrecional del rgano
al que se dirige.

De lo anterior se deduce que la presentacin de solicitudes dar siempre lugar a la

apertura de un procedimiento administrativo, ya que nace la obligacin para la
Administracin de resolver, mientras que de la presentacin de una peticin no nace
ningn tipo de obligacin para el rgano al que se dirige.

4[4] Art. 29. CE

1. Todos los espaoles tendrn el derecho de peticin individual y colectiva, por escrito,
en la forma y con los efectos que determine la ley.2. Los miembros de las Fuerzas o
Institutos armados o de los Cuerpos sometidos a disciplina militar podrn ejercer este
derecho slo individualmente y con arreglo a lo dispuesto en su legislacin especfica

2.1.6. Reclamaciones

Las reclamaciones son documentos de los ciudadanos que se pueden presentar al

margen de un procedimiento administrativo. Se definen como las quejas o denuncias
presentadas por cualquier persona, ya sea natural o jurdica que, en sus relaciones con la
Administracin considere que ha sido objeto de desatencin, tardanza o cualquier otra
anomala consecuencia de un supuesto mal funcionamiento de los servicios.

3. LAS COPIAS DE DOCUMENTOS

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones

Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, consagra una serie de derechos
del ciudadano en sus relaciones con las Administraciones pblicas, que se reflejan en el
propio texto legal.

Entre tales derechos destaca, por su importancia, el reconocido en el artculo 35.c) de la

citada Ley en cuanto faculta a los ciudadanos a obtener copia sellada de los documentos
que presenten, aportndola junto con los originales, as como a la devolucin de stos,
salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento.

A ello debe aadirse la previsin que efecta el artculo 70 acerca de la expedicin por
las Administraciones de recibos de las solicitudes, escritos y comunicaciones
presentados por los ciudadanos y la posibilidad, consagrada por el artculo 46, de que
los rganos que reglamentariamente tengan atribuida tal competencia en cada
Administracin pblica, expidan copias autnticas de documentos pblicos y privados,
lo que constituye una de las novedades ms reseables de la Ley 30/1992.

Todas estas previsiones, junto con la nueva regulacin de los lugares de presentacin de
documentos en el artculo 38, configuran los pilares bsicos del marco en el que ha de
desarrollarse en buena medida la participacin de los ciudadanos en la tramitacin de
los procedimientos y actuaciones de la Administracin que les ataen.

Precisamente este ltimo precepto ha sido objeto de una importante modificacin

operada por la reciente Ley 4/1999, de 13 de enero, de modificacin de la Ley 30/1992,
que introduce en el texto un nuevo apartado 5 en el que, por una parte se dispone
expresamente que las copias de documentos que deban efectuarse para satisfacer los

derechos reconocidos a los ciudadanos en el artculo 35.c) debern expedirse no slo

por los registros de los rganos administrativos a los que se dirijan, sino tambin por los
de cualquier rgano administrativo que pertenezca a la Administracin General del
Estado, a la de cualquier Administracin de las Comunidades Autnomas o a la de
alguna de las entidades que integran la Administracin local si, en este ltimo caso, se
hubiese suscrito el oportuno convenio; y, por otro lado, se distinguen con claridad dos
supuestos sustancialmente diferentes: la emisin de copias de documentos que deben
remitirse al rgano destinatario junto con la solicitud, escrito o comunicacin al que
acompaan, devolvindose el original al ciudadano y la de aqullas que, por el
contrario, deben entregarse a ste, cuando el original deba obrar en el procedimiento.

3.1. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA

Es un sistema caracterizado por las siguientes notas:

La ampliacin de los lugares de presentacin de solicitudes, escritos y

comunicaciones.

La ley 30/1992 habilita a los ciudadanos a presentarlos en todos los registros de

cualesquiera rganos administrativos que pertenezcan a la Administracin General del
Estado o a alguna de las Administraciones de las Comunidades Autnomas, con
independencia de la Administracin Pblica y del rgano o entidad al que se dirigen.
Tambin los registros de las entidades que integran al Administracin local pueden
servir como lugares de presentacin de comunicaciones dirigidas a otra administracin
siempre que previamente hayan suscrito un convenio al efecto.

Presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la

Administracin.

A estos efectos, el artculo 70 de la LRJ-PAC reconoce a los ciudadanos el derecho a

que se les expida un recibo acreditativo de la fecha de presentacin, admitindose como
tal una copia en la que figure la fecha de presentacin anotada.

Aportacin de documentos originales al expediente.

Es la innovacin introducida en la primera parte del prrafo c) del artculo 35, al

reconocer el derecho a obtener copia sellada de los documentos que presenten,
aportndola junto con los originales.

El legislador soluciona una laguna de la anterior normativa: cuando el ciudadano -por

razn de la regulacin procedimental especfica deba aportar documentos originales
junto con su solicitud no tena constancia o acreditacin alguna de que tales documentos
haban sido entregados y estaban en poder de la Administracin. Conforme a la Ley
30/1992, el ciudadano tiene derecho a quedarse con una copia sellada de tales
documentos, que le permita acreditar la razn de la no tenencia del documento
entregado y facilite el ejercicio de derechos como el de la no presentacin de los
documentos que ya hubiera aportado a la Administracin actuante.

Expedicin de copias compulsadas de los documentos originales.

La segunda parte del prrafo c) del artculo 35 reconoce el derecho a la devolucin de

los documentos originales salvo cuando deban obrar en el procedimiento. En el
supuesto de que la norma procedimental no exija la aportacin de documentos
originales, se debe proceder al cotejo de original y copia y a la devolucin del original
al ciudadano; quedando la copia compulsada incorporada a la correspondiente solicitud,
escrito o comunicacin.

Copias autnticas de documentos pblicos.

Las copias autnticas, distintas de las anteriores por su funcin certificante, y su

independencia con respecto a la presentacin de solicitudes, escritos y comunicaciones.

3.2. CLASES DE COPIAS

Se distinguen copias autenticas y copias autenticadas.

Las copias autnticas son las expedidas sobre la base de un documento administrativo
emitido por el mismo rgano que redacta aqulla.

Las copia autenticadas se pueden realizar sobre documentos pblicos o privados,

cotejando la copia con el original.

En este caso la competencia para realizarla recae en los rganos siguientes:

Si se trata de copias sobre documentos administrativos emitidos por la Junta de

Andaluca le corresponde a las Jefaturas de Seccin u rgano asimilado
dependiente del rgano que hubiera emitido el documento original y que tengan
encomendadas las funciones de tramitacin o custodia del expediente al que
pertenezca el documento original.

Si se trata de copias sobre documentos pblicos o privados que se presenten en

el Registro para ser tramitados en un rgano del cual dependa el mismo,
corresponde igualmente a las Jefaturas de Seccin u rganos asimilados
responsables del Registro general o en su defecto, a las Jefaturas de Servicio o
Secretara general bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.

3.3. VALIDEZ Y EFICACIA DE LAS COPIAS

Cada Administracin Pblica determinar reglamentariamente los rganos que tengan

atribuidas las competencias de expedicin de copias autnticas de documentos pblicos
o privados.

Las copias de cualesquiera documentos pblicos gozarn de la misma validez y eficacia

que estos siempre que exista constancia de que sean autnticas.

Las copias de documentos privados tendrn validez y eficacia, exclusivamente en el

mbito de la actividad de las Administraciones Pblicas, siempre que su autenticidad
haya sido comprobada.

3.4. REGULACIN EN LA ADMINISTRACIN DE LA JUNTA DE ANDALUCA.

Las notas caractersticas de este sistema de copias en la Administracin de la Junta de

Andaluca son las siguientes:

Las copias autenticas de documentos administrativos gozan de la misma validez

y eficacia de los documentos originales.

Las copias autenticadas de documentos administrativos gozan de la misma

validez y eficacia de los documentos originales.

Las copias autenticadas de documentos pblicos o privados que se presenten en

el registro del rgano competente para su tramitacin o un Registro de distinta
localidad y con competencias delegadas, gozan de validez y eficacia en el
procedimiento para el cual fueron expedidas.

Las copias autenticadas de documentos pblicos o privados cuyo desglose haya

sido autorizado gozan de validez y eficacia que les otorgue el ordenamiento
jurdico.

Las copias expedidas por otras Administraciones, autoridades y fedatarios

pblicos, tiene validez y eficacia en la forma en que se la reconozca el
ordenamiento jurdico,

Las copias diligencias de copias aportadas u obrantes en los expedientes cuyo

desglose se haya autorizado tendrn la virtualidad que a efectos probatorios les
reconozca el Cdigo Civil.

Las dems copias tendrn la eficacia que a efectos probatorios les atribuya el
Cdigo Civil

3.5. PRESENTACIN DE DOCUMENTOS Y OBTENCIN DE COPIAS

De conformidad con lo dispuesto en el apartado f) del artculo 35 de la Ley 30/1992, de

26 de noviembre, los rganos administrativos de la Junta de Andaluca se abstendrn de
exigir la presentacin de documentos no exigidos por las normas aplicables al
procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administracin de
la Junta de Andaluca. Igualmente se abstendrn de exigir la acreditacin documental de
requisitos, circunstancias, actos u otros extremos que les consten.

El interesado podr ejercer ese derecho, indicando el rgano administrativo al que

fueron presentados o por el que fueron emitidos, la fecha de dicha presentacin o
emisin y el procedimiento al que corresponden, siempre que no hayan transcurrido ms
de cinco aos desde la finalizacin de ste, y sin perjuicio de la apertura de perodo

probatorio cuando la Administracin no tenga por ciertos los hechos que hayan de servir
de presupuesto para dictar el acto de que se trate.

3.6. TIPOS DE COPIAS DE DOCUMENTOS

Las copias de documentos en el mbito de actuacin de la Administracin de la Junta de

Andaluca, comprender los siguientes supuestos:

Las copias autnticas de documentos administrativos expedidos por el mismo

rgano que emiti el documento original.

Las copias autenticadas de documentos privados y pblicos, mediante cotejo

con el original y en las que se estampar si procediera la correspondiente
diligencia de compulsa.

3.7. OBTENCIN DE COPIAS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

La competencia para expedicin de copias corresponder a los siguientes rganos:

La expedicin de copias autnticas de documentos administrativos de la Junta

de Andaluca, corresponder a los rganos administrativos que hubieran emitido
el documento original.

La expedicin de copias autenticadas de documentos administrativos de la Junta

de Andaluca, corresponder a las jefaturas de seccin u rgano asimilado
dependiente del rgano que hubiera emitido el documento original y que tengan
encomendada las funciones de tramitacin o custodia del expediente a que
pertenezca dicho documento original. En caso de que el rgano que produjo el
documento original hubiese desaparecido, dicha competencia para autenticar le
corresponder a las jefaturas de seccin u rganos similares que tengan
encomendada la custodia del expediente a que pertenezca dicho documento
original.

Los interesados en obtener la copias anteriormente mencionadas las solicitarn ante los
rganos competentes para expedirlas.

3.8. PRESENTACIN DE COPIAS Y DEVOLUCIN DE LOS ORIGINALES

Se dan los siguientes supuestos:

La competencia para autenticacin de copias de documentos corresponder a

las jefaturas de seccin y rganos asimilados responsables de cada Registro
General de Documentos, los cuales realizarn el cotejo, autenticacin de las
copias, y devolucin de los originales al interesado, de aquellos documentos que
se presenten para ser tramitados en el rgano del cual dependa el Registro.

De no existir tales jefaturas de seccin, la competencia corresponder a la

jefatura del servicio o secretara general bajo cuya responsabilidad se gestione la
funcin de Registro General de Documentos.

En supuestos especiales y para facilitar la presentacin de documentos en

localidades distintas a las sedes de los rganos que tenga que tramitarlos y con el
objeto de salvar las dificultades que existan para autenticar las copias y
recibirlas, los rganos con estas competencias podrn delegarlas en otros
rganos o unidades, incluso no dependientes jerrquicamente en cuyo caso se
har previo conocimiento del rgano superior del cual dependan, ubicadas en
dichas localidades, sin perjuicio en su caso de la revocacin de la delegacin
conferida.

4. DESGLOSE DE DOCUMENTOS ORIGINALES

El desglose consiste en la entrega de documentos que obren en un expediente a los

interesados que los hubieran aportado y que as lo requieran, dejando constancia en el
expediente de esa entrega.

Puede realizarse sobre documentos originales o no originales.

En el caso de desglose de documentos originales se autoriza por las Jefaturas de Seccin

u rganos asimilados que tengan atribuidas las competencias sobre tramitacin y
custodia de los expedientes.

La autenticacin se formaliza practicando sobre la copia la diligencia de compulsa, que

puede realizarse mediante la estampacin del sello correspondiente y con la
cumplimentacin del mismo.

En el caso de desglose de documentos no originales, las copias diligenciadas se realizan

mediante el texto adecuado a cada caso y suficiente para dejar constancia de forma
expresa de la calidad del documento que da origen a la copia, y que se retira del
expediente.
Igualmente, puede ser autorizado por las Jefaturas de Seccin o por los rganos
asimilados a las mismas.

5. FORMACIN DE EXPEDIENTES

Se entiende por expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que

sirven de antecedente y argumento a la resolucin administrativa y a las diligencias
encaminadas a ejecutarla.

Es decir, el expediente conforma la plasmacin material de un procedimiento

administrativo.

5.1. REGULACIN JURDICA

Decreto 2568/1986, 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de

Organizacin y Funcionamiento de las Entidades Locales.

5.2. NORMAS DE FORMACIN

Las normas de formacin se pueden resumir de la siguiente manera:

Se considera cabeza de expediente:

En los procedimientos comenzados de oficio, al acuerdo de iniciacin.

En los procedimientos comenzados a instancia de parte, la solicitud del interesado.

La formacin debe formarse mediante la agregacin sucesiva de documentos,

pruebas, dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones y dems diligencias que
deban integrarlos.

Todas las hojas del expediente deben ser rubricadas y foliadas por los
encargados de realizar su tramitacin.

Al finalizar el procedimiento, se proceder al archivo completo del expediente,

con ndice alfabtico duplicado en que se exprese el asunto, el nmero de folios
y dems especificaciones necesarias para lograr su individualizacin.

6. EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. EL ACCESO A

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: SUS LIMITACIONES Y FORMAS DE
ACCESO

Nos remitimos para su estudio a lo sealado en el tema 11.