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TECSUP/BID).

UNIDAD

Conceptos,
objetivos y
funciones del
almacn

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Indice

Indice
Unidad I : Conceptos, objetivos y funciones del
almacn
1.1. INTRODUCCIN
.................................................................................................
.................................................................................................
1
1.2. OBJETIVOS
.................................................................................................
.................................................................................................
1
1.3. GENERALIDADES
.................................................................................................
.................................................................................................
1
1.4. ORIGEN DE LOS ALMACENES
.................................................................................................
.................................................................................................
2
1.5. OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIN
.................................................................................................
.................................................................................................
4
1.6. IMPORTANCIA DEL ALMACN
.................................................................................................
.................................................................................................
5
1.7. FUNCIONES DEL ALMACN
.................................................................................................
.................................................................................................
6
1.8. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN
.................................................................................................
.................................................................................................
8

1.9. CLASIFICACIN DE ALMACENES


.................................................................................................
.................................................................................................
9
1.10. RELACIN DEL ALMACN CON OTRAS REAS DE LA
EMPRESA
.................................................................................................
13
1.11. PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIN Y LA
ORGANIZACIN DE
LOS ALMACENES
.................................................................................................
17
1.12. RESUMEN
.................................................................................................
20

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Inventarios y Almacenes

Control de

U
NI
D
A
D
I
CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL
ALMACN
1.1. INTRODUCCIN
Por muchos aos el almacn ha sido
considerado como una carga dentro de las
organizaciones, esto ha cambiado con la
necesidad de reducir los costos y hacer que
las
empresas
sean
cada
vez
ms
competitivas y de esta forma sobrevivir en
el
mercado.
Hoy, los nuevos mtodos y tecnologas han
permitido que el almacn no slo contribuya
a una reduccin de los costos sino tambin sea
un medio para alcanzar los objetivos
corporativos, como la pronta atencin de
pedidos de clientes cada vez ms exigentes,
evitar paralizaciones de produccin al
mantener existencias con costos mnimos,
proteger y conservar en buen estado los
materiales dados en custodia y reducir los
costos en sus operaciones rutinarias.
Tambin es importante que se establezcan
polticas y normas que permitan al
almacn un manejo efectivo tanto de

procesos y control como de informacin


oportuna.
1.2. OBJETIVOS
Los objetivos que se pretenden lograr con la presente
unidad son:
a.
Reconocer la importancia del almacn
dentro de la organizacin como un medio
para alcanzar sus objetivos corporativos.
B.
Establecer polticas y normas de
funcionamiento del almacn que otorguen una
operatividad fluida y bajo control.
c.
Diferenciar los tipos de mercancas y
poder definir para cada una el tipo de
almacenaje ms apropiado.
d. Determinar las reas de la empresa con las
cules el almacn deba mantener una
constante comunicacin y as elaborar
los informes de manera oportuna y
pertinente.
1.3. GENERALIDADES
En todo negocio y en cualquier empresa (de
carcter industrial, comercial o de servicio),
el almacenamiento cumple una funcin
esencial, por cuanto es una actividad que est
tomando un cariz de verdadera ciencia y de un
profesionalismo propio, con claro y amplio
futuro.
La administracin de los suministros y
materiales dentro de cualquier empresa,
sea
de
carcter
pblico,
privado
cooperativo, plantea a la administracin
la empresa en general el problema de
optimizacin.

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los
ya
o
de
su

Unidad I

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Almacenes

Control de Inventarios y

Dentro de los rganos o elementos que conforman la


estructura
de
una
empresa,
el
almacn constituye un elemento que muchas veces es
olvidado,
al
considerrsele
como el depsito donde se guardan las existencias, y donde
generalmente
se
enva
personal de confianza de la empresa, sin tener en cuenta si la
persona
designada
rene, adems de las cualidades indicadas, los conocimientos
necesarios
para
cumplir
con la finalidad que dentro de la organizacin, le corresponde
cumplir al almacn.
Sin embargo, nada ms errneo que esta manera de proceder,
ya que la influencia del almacn en el funcionamiento de la
empresa y en los casos de productos, es esencialmente
directa y llega en muchos casos a variar las utilidades, que
toda persona al invertir su dinero espera obtener.
Se puede decir que el almacenamiento no es una actividad
exclusiva
y
propia
de
la
logstica, sino que su administracin y distribucin es tambin
de
utilidad
para
los
gerentes de produccin, que tiene que ver con operaciones de
recepcin
y
embarque;
a los gerentes de compras, responsables de adquisiciones y
control
de
existencias;
a
los gerentes de transportes, que tienen a su cargo
operaciones
relacionadas
con
depsitos; e inclusive, son de utilidad a los contadores y
auditores,
que
se
ocupan
del
almacenamiento.
Slo a partir de la dcada del 50, se han logrado adelantos
significativos en esta nueva ciencia en nuestro medio, debido
a que se ha tenido conciencia de su utilidad y beneficio para las
empresas.
El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad
tecnolgica en una empresa, hace necesario el servicio de
gente preparada tcnica y/o cientficamente en el manejo de
almacenes y en la mecnica de su funcionamiento, que se
hace ms difcil, cuanto mayor es la responsabilidad
econmica, generada por el costo o la cantidad de artculos
que tienen que administrar.
1.4. ORIGEN DE LOS ALMACENES
La necesidad del ser humano de mantener reservas y otros
bienes
necesarios
para
su
subsistencia, gener la idea desde las primeras pocas, de

contar
con
algn
medio
o
lugar donde guardar aquellas cosas de las cuales necesitaba
proveerse.
Se
puede
decir entonces, que la idea o necesidad de almacenar, es tan
antigua,
como
la
del
hombre mismo.
Sin embargo, para pensar en una forma incipiente de
organizacin
a
la
cual
se
pueda
denominar almacn, tendremos que referirnos a las primeras
pocas
del
comercio
entre regiones. Se puede hablar de depsitos organizados,
segn
la
lgica
y
el
inters
de cada uno, cuando los comerciantes que transportan de un
lugar
a
otro,
bienes
para
su trueque, haciendo recorridos extensos y de larga
duracin,
requeran
llevar
cantidades de cierta magnitud a fin obtener un beneficio de
dicho
viaje.
Requiere
as,
de lugares ms o menos protegidos, donde depositar
temporalmente
los
bienes
con
los cuales comerciaban.
Ms adelante, con la llegada de la revolucin industrial, las
empresas productivas tuvieron que recurrir al almacenamiento
en cantidades adecuadas de insumos, que les permitieran
alcanzar sus metas de produccin, introducindose tambin
las primeras ideas de organizacin en el almacenamiento.

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Control de

Para llegar a esta conclusin, debemos


recordar que producir significa contar con
materia
prima
conveniente,
para
que,
elaborada en la fbrica pueda convertirse en el
producto, el cual ofrecido o solicitado por el
cliente ser vendido y dar lugar a una
nueva produccin. De esta manera se forma el
ciclo que podemos denominar CICLO
DE PRODUCCIN, y que comprende los
elementos siguientes: materia prima, fbrica,
producto y cliente.
Es este ciclo el que da origen a la concepcin
moderna de almacenes en razn de
que:
Nunca se podr contar con la materia prima
en el momento preciso y en cantidad
suficiente, si no se ha adquirido con
anterioridad como para tenerla a la mano
cuando se le necesite (almacenes
industriales).
Tampoco, una vez elaborado el producto, se
dispondr del cliente que lo adquiera
apenas se termine su fabricacin, sino,
que es necesario guardarlo, despus
elaborado y mientras es adquirido
(almacenes comerciales)
En un principio, la bonanza y facilidad para
obtener la mayora de los bienes
materiales que requera una empresa y la
existencia de un dinero barato, hizo que las
primeras tcnicas concebidas con el objeto de
racionalizar,
fueran
abandonndose,
hasta que los almacenes llegan a constituir
lugares en los cuales se acumulaban tanto
las cosas tiles, como aquellos que haban ido
quedando obsoletas o discontinuas.

Por otra parte, se conoce que existen factores,


tales como la demanda, la escasez, la
obtencin de buenos precios, la lejana del
lugar de obtencin, etc. que obligan a las
organizaciones, a abastecer de materias
primas o de productos, en cantidades
suficientes para progresar y seguir adelante.
Estos factores exigen un adecuado
almacenamiento.
En nuestro medio, esta situacin de abandono
se ha mantenido hasta despus de la dcada
de los sesenta. En cambio en pases
desarrollados ya se haban creado mtodos,
tcnicos y recursos, que haban hecho
evolucionar considerablemente la teora y la
prctica de la gestin de inventarios al punto
que existen empresas, cuyos almacenes
resultan relativamente pequeos, sin que
produzca dificultades en el abastecimiento, y
al punto tambin, de crearse y aparecer
empresas encargadas de dar asesoramiento y
servicio de almacenamiento.
Recientemente en nuestro medio, las
tcnicas modernas se estn asimilando y
adaptando, y lo que es ms importante, la
conciencia de racionalizacin de los
recursos materiales ha sido forzosamente
puesta en evidencia por el alto costo del
dinero y por las dificultades para obtener
determinados materiales importados. La
falta de seriedad y competencia de algunos
proveedores locales, ha hecho ms difcil
la gestin de materiales en la empresa.
Esta situacin, constituye un reto a la
creatividad, capacitacin y dedicacin de las
personas que laboran en el rea de
abastecimiento.

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1.5. OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIN


En el estudio y la aplicacin de la
administracin moderna, el almacn es un
medio
para lograr economas potenciales y para
aumentar las utilidades de la empresa. Este
concepto ahuyenta la idea de que un
almacn es un mal necesario cuya funcin
principal es la de agregar gastos y disminuir
utilidades. Ahora se piensa de una
manera cientfica al integrar sus funciones a
las de ventas, compras, produccin y
distribucin.
Por lo tanto, se desprende cmo es lgico, que
el objeto de los almacenes, consiste
en
permitir
a
la
empresa,
contar
permanentemente con los recursos materiales
que
ella requiere para el desarrollo normal de sus
actividades y la consecucin de sus
metas.
Tambin se da al almacn la altura que debe
tener dentro de la organizacin en la seleccin
de su personal: desde el puesto ejecutivo o de
control de inventarios, hasta el ltimo puesto
de
mozo
o
cargador.
Se
estudia
cientficamente su localizacin, las medidas
adecuadas de su rea, divisin de sus
espacios, los medios de almacenamiento y
manejo de productos y materiales. , los
diseos ms indicados de estantera y, muy
especialmente, los procedimientos y prcticas
administrativas que han de normar su
funcionamiento econmico y eficiente. Con
todo esto debe partir la definicin y
establecimiento de objetivos y polticas.
Definicin de almacn:

El almacn es una unidad de servicio en la


estructura orgnica y funcional de una
empresa comercial o industrial, con objetivos
bien definidos de resguardo, custodia, control
y abastecimiento de materiales y productos.
Con un ejemplo fcil de comprender, se
plantea el de una empresa de produccin,
cuya maquinaria e instalaciones, requieren de
un
abastecimiento
y
mantenimiento
continuo; para lo cual es necesario contar con
almacenes
diseados
y
organizados
para
satisfacer
eficientemente
sus
requerimientos. Esta fbrica puede tener
procesos
parciales que transforman insumos en
productos semielaborados, los que a su vez
debern
ser
almacenados
de
manera
conveniente, constituyendo un ciclo de
produccin, que se inicia con la previsin de
insumos y otros materiales y contina
con la adquisicin, el almacenamiento,
transformacin o fabricacin y concluye con la
entrega al cliente.
El almacn debe controlar los materiales que
guarda, de manera de estar alerta para
solicitar la reposicin o impulsar su movimiento
segn se observe su agotamiento o su
acumulacin.
Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el
personal que est al lado del artculo,
el que con mayor razn se da cuenta del
movimiento que tiene cada uno de los
artculos que guarda, sabe donde se
encuentra, quin lo necesita, en que forma
sale,
en qu cantidades, etc., y por consiguiente,
su vida dentro de la empresa gira
alrededor de las existencias que est obligado
a cuidar y mantener, para que en todo
momento se pueda encontrar en su almacn, lo
necesario
para
continuar
produciendo
o vendiendo.
Elemento
importante
dentro
de
esa
organizacin lo constituye las personas y los
mtodos y procedimientos que le permiten a

la empresa estar alerta para evitar roturas de


stock y la acumulacin de existencias.
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1.6. IMPORTANCIA DEL ALMACN


La importancia del almacenamiento, hay que
tenerla en cuenta tanto desde el punto de
vista empresarial, como del nacional, por
cuanto representa:
Una enorme economa en el periodo de entrega de
los artculos requeridos, desde
los proveedores hasta los consumidores.
En muchas lneas de productos, los
clientes esperan recibir los materiales,
el mismo da que hacen el pedido,
convirtindose el periodo de entrega,
en
un
elemento
esencial
de
la
mercadotecnia.
El
conveniente
almacenamiento,
ha
hecho
que
se
convierta
en
frecuente, el planteamiento de ofrecer los
clientes, periodos de entrega ms
cortos, en vez de rebajas en los precios de
venta de ciertos artculos.
En la economa nacional, el almacenamiento
tecnolgicamente desarrollado, ha
permitido reducir muchos campos de
actividad, especialmente en la industria
minera del pas, por cuanto es posible
proporcionar un mejor servicio a los
clientes, y permite tambin obtener costos
unitarios de produccin ms bajos,
sobre todo cuanto el proceso de produccin
se realiza en periodos largos.

Mantener la continuidad en la produccin


(cuando se trata de empresas
industriales), o en el abastecimiento de
artculos
terminados
(para empresas comerciales).

En una empresa industrial, el no disponer


en determinados momentos de la
cantidad deseada de un artculo o materia
prima que va a intervenir en el proceso de
produccin, significara cuantiosa prdida,
ya que podra implicar inclusive, la
paralizacin total o parcial del proceso
integral de la produccin.
Vale decir, que en este periodo de
inadecuado abastecimiento, se va a tener
que
pagar personal de operadores que no
trabajan, pago de energa consumida sin ser
utilizada convenientemente, as como pago
por asuntos administrativos que no se
puede paralizar. Y los ms importante, se
dejar de tener utilidades, por la
ausencia de venta de mercaderas no
producidas. Todo esto, por falta de un
conveniente almacenamiento.
La calidad y oportuna adquisicin de cada uno
de los recursos e insumos
necesarios en el proceso de produccin,
dependern del funcionamiento de los
almacenes,
que
deben
marchar
coordinadamente con los sistemas de
compras
y
de inventarios de la empresa. De all la
importancia que tiene para los Gerentes de
Produccin
y
Logstica,
el
tener
personal adecuado para el manejo y
administracin
de
los
almacenes,
permitiendo tener un stock ptimo para
no
incurrir en un costo oculto.
El almacenaje de materias primas o artculos semimanufacturados o fabricados,
visto en relacin con la totalidad de la
empresa, es un factor econmico nacional
de gran importancia, ya que sirve para
regular la distribucin de las mercancas
que por razones estacionales (productos
agrcolas), de produccin (fabricacin en
grandes series), o de transporte (barcos o

trenes), se convierten en disponibles en


masa.
Los almacenes constituyen dentro de la
empresa, verdaderos pulmones, cuyo
objeto es permitir a sta, una uniformidad
de marcha adecuada al programa de
produccin o consumo.
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Todas
estas razones, hace
que el
reorganizar una empresa, se comience,
generalmente, por
el
almacn, que
constituye el eje o nmero de las
actividades administrativas - contables,
razn por la cual debe dedicarse a su
organizacin y buen funcionamiento el
mayor esmero posible, tratando de obtener
precisin y simplicidad en sus labores.
1.7. FUNCIONES DEL ALMACN
Es imperioso conocer los objetivos de la
empresa para planear los almacenes y dirigir
sus actividades. El responsable de los
almacenes debe recibir de la alta gerencia la
informacin precisa y comprensible de tales
objetivos para orientar sus esfuerzos hacia
ellos y para que pueda delinear las funciones
del almacn.
Ejemplos de funciones del almacn:
1. Recibir para su cuidado y proteccin todos los
materiales y suministros: materias
primas,
materiales
parcialmente
trabajados, productos terminados, y
piezas y suministros para la fabricacin,
para mantenimiento y para la firma.
2. Proporcionar y suministros, mediante solicitudes
autorizadas, a los departamentos
que los requieren.
3. Controlar los productos terminados para su posterior
destino.
4. Hacerse cargo de los materiales en curso de
fabricacin o de las materias primas
que se almacenen con el fin de terminar su
proceso de fabricacin (procesos de
maduracin).

5. Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo


un lugar para cada cosa y
manteniendo cada cosa en su lugar, en los
lugares destinados segn los sistemas
aprobados para clasificacin y localizacin.
6. Mantener las lneas de produccin ampliamente
abastecidas de materias primas,
materiales indirectos y de todos los
elementos necesarios para un flujo
continuo de trabajo.
7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a
guardar, tanto su cantidad como
su buen estado.
8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento
y despacho con el mnimo de
tiempo y costo posible.
9. Llevar registros al da de sus existencias.
La manera de organizar y administrar el
departamento de almacenes depende de
varios factores, tales como el tamao y plan de
organizacin de la compaa, el grado de
centralizacin deseado, la variedad de
productos fabricados, la flexibilidad relativa de
los equipos y facilidades de manufactura y de
la programacin de la produccin. Sin
embargo, para proporcionar un servicio
eficiente.

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Las siguientes funciones son comunes a todo tipo de


almacenes:

1. Recepcin de materiales en el almacn.

2. Registro de entradas y salidas del almacn.

3. Almacenamiento de materiales.

4. Mantenimiento de materiales y del almacn.

5. Despacho de materiales.

6.
Coordinacin del almacn con los
departamentos de control de inventarios y de
contabilidad.

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1.8. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN


El almacn es un lugar especialmente
estructurado y planificado para custodiar,
proteger y controlar los bienes de activo fijo o
variable de la empresa, antes de ser
requeridos
para
la
administracin,
la
produccin o la venta de artculos o
mercancas.
Todo almacn puede considerarse redituable
para un negocio segn el apoyo que preste a
las funciones productoras de utilidades:
produccin y ventas.
Es importante hacer hincapi en que lo
almacenado debe tener un movimiento rpido
de entrada y salida, o sea una alta rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales
y productos es algo que eleva el costo
del producto final sin agregarle valor, razn
por la cual se debe conservar el mnimo
de existencia con el mnimo de riesgo de
faltantes y al menor costo posible por
operacin.
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de
almacn:
1. La custodia fiel eficiente de los materiales o
productos debe encontrarse bajo la
responsabilidad de un sola personal de cada
almacn.
2. El personal de cada almacn debe ser asignado a
funciones especficas, hasta
donde
sea
posible,
de
recepcin,
almacenamiento,
registro,
revisin,
despacho y de ayuda en el control de
inventarios.

3. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada


y otra de salida, y ambas bajo
control.
4. Hay que llevar un registro al da y control interno de
entradas y salidas.
5. Es necesario informar a control de inventarios y a
contabilidad de los movimientos
diarios
de
entradas
y
salidas
del
almacn, y a programacin y control de
produccin de las existencias.
6. Se debe asignar una identificacin a cada
producto y unificarla por el nombre
comn y conocido de compras, control de
inventarios y produccin.
7. La identificacin debe estar codificada cuando sea
posible.
8. Cada material o producto se tiene que ubicar segn
su clasificacin e identificacin
en pasillos, estantes y espacios marcados
con una nomenclatura que facilite la
colocacin en su lugar y la localizacin
cuando haya de buscarse. Esta misma
localizacin debe marcarse en la tarjeta
correspondiente del registro y control de
las existencias.
9. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente
por personal ajeno al almacn.
10. Toda operacin de entrada o de salida del
almacn
requiere
la
documentacin
autorizada segn un sistema establecido.

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11. La entrada al almacn debe estar


prohibida a toda persona que no est asignada
a l, y estar restringida al personal
autorizado por la gerencia o al departamento
de control de almacenes.
12. Los materiales almacenados debern obtenerse
fcilmente cuando se necesiten.
13. La disposicin del almacn deber ser lo
ms flexible posible, es decir, deber
disponerse de manera que puedan hacerse
modificaciones o ampliaciones con una
inversin mnima adicional.
14. La disposicin del almacn deber facilitar el control
de los materiales.
15. El rea ocupada por los pasillos respecto
de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea
como lo permitan las condiciones de
operacin.
1.9. CLASIFICACIN DE ALMACENES
La clasificacin es la siguiente:
a) Por el tipo de mercanca que guardan.
b) Por el tipo de cobertura.
A. POR EL TIPO DE MERCANCA QUE GUARDAN
La mercanca que resguarda, custodia,
controla y abastece un almacn puede ser
la siguiente:

Materias primas y partes componentes.


Materiales auxiliares.
Productos en proceso.
Productos terminados.

Herramientas.
Refacciones.
Materiales de desperdicio.
Materiales obsoletos.
Devoluciones.

Almacn de materias primas


Este
almacn
tiene
como
funcin
principal el abastecimiento oportuno de
materias primas o partes componentes, a
los departamentos de produccin.
Normalmente requiere tener tres secciones:
Recepcin.
Almacenamiento.
Entrega.
Las reas de recepcin y entrega pueden
estar dentro del almacn o bien fuera
de l.

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Un almacn central de materias primas


puede tener uno o varios sub-almacenes
en una planta, segn las necesidades del
departamento de produccin, o bien,
localizados en varias plantas de un mismo
negocio.
Almacn de materiales auxiliares
Los materiales auxiliares, o tambin
llamados indirectos, son todos aquellos
que
no son componentes de un producto
pero que se requieren para fabricarlo,
envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para
la fabricacin de una mercanca se
emplean:

Lubricantes.
Grasa.
Combustible.
Trapos, etc.

Y para envasarlo y empacarlo:

Etiquetas.
Frascos.
Envases de cartn.
Papel.
Material de empaque, etc.

Este almacn puede ser una seccin del


almacn de materias primas cuando las
necesidades
de
la
organizacin
no
necesiten una instalacin aparte.
La funcin del almacn de materiales
auxiliares es la de dar servicio oportuno e
informacin a:
Los departamentos de produccin.
La seccin de empaque.

Departamento administrativo para el control


contable y de reabastecimiento.
Almacn de materiales en proceso
Si los materiales en proceso o artculos
semiterminados son guardados bajo
custodia y control, intencionalmente
previstos por la programacin, se puede
decir que estn en un almacn de
materiales en proceso. Puede haber uno o
varios de estos almacenes segn las
necesidades de fabricacin.
Almacn de productos terminados
El almacn de productos terminados
presta servicio a los departamentos de
ventas guardando y controlando las
existencias
hasta
el
momento
de
despachar los pedidos de los clientes.

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Control de

Almacn de herramientas y equipo


Un almacn de herramientas y equipo,
bajo
custodia
de
un
encargado
especializado, ofrece grandes ventajas;
muy especialmente para el control de
esas herramientas y del equipo y
tiles que se prestan a los distintos
departamentos y operarios de produccin
o de mantenimiento. Este cuarto de
herramientas guarda y controla tambin las
herramientas no durables tales como
brocas, piezas de esmeril, tornillos, etc.
Almacn de refacciones
Cuando
el
departamento
de
mantenimiento se encuentra fuera del
rea
de
manufactura,
se
ha
encontrado
conveniente el que tenga su propio
almacn
de
refacciones y herramientas con un
control tan estricto como el de los dems
almacenes.
Almacn de material de desperdicio
Los productos, partes
o materiales
rechazados por el departamento de control
de
calidad y que no tienen salvamento o
reparacin, deben tener un control por
separado; ste queda, por lo general,
bajo el cuidado del departamento de
control de calidad.
Siendo el control de rechazos y material
de desperdicio un elemento que afecta
directamente los costos de fabricacin,
debe destinrsele un almacn de control.

Almacn de materiales obsoletos


Los materiales obsoletos son los que han
sido descontinuados en la programacin de
la produccin por falta de ventas, por
deterioro, por descomposicin o por
haberse vencido el plazo de caducidad.
La razn en este caso para tener otro
almacn separado del de materias primas
es que los materiales obsoletos no deben
ocupar los espacios disponibles para lo que
s es el consumo actual.
Almacn de devoluciones
Aqu llegan devoluciones de clientes. En l
se separan y clasifican los productos para
reproceso, desperdicio y entrada al
almacn.
B. POR SU COBERTURA
El tipo almacenamiento por su cobertura,
est determinado esencialmente por las
caractersticas de los artculos que se van a
almacenar y/o por la manera cmo se
encuentran envasados o embalados.
Segn esto pueden ser:
Almacenes cubiertos (o cerrados).
Almacenes abiertos (o descubiertos), y
Cobertizos.

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Inventarios y Almacenes

Control de

Almacenes cubiertos o cerrados


El almacenamiento cubierto o cerrado, es
el que se realiza bajo techo (aligerado,
con eternit, canalones, etc.), en locales con
muros, especialmente construidos o
adaptados para tal fin. Normalmente
acondicionados y equipados en forma
conveniente y se les adiciona otras
instalaciones
complementarias
para
asegurar
su buen funcionamiento.
Es el tipo de almacenamiento ms usado,
para propsitos de carcter general. Sin
embargo algunas veces se les dota de tipos
especiales
de
acondicionamiento
adhoc,
para
que
puedan
funcionar
almacenes
refrigerados,
inflamables,
deshumedecidos, etc., a fin de asegurar la
conservacin de materiales o artculos
que determinaran su deterioro de no contar
con esas condiciones especiales.
a. El rea til de almacenamiento
cubierto, es el rea determinada por las
dimensiones interiores de la
construccin.
b. Es rea total de almacenamiento
cubierto, es el rea de terreno necesario
para
locales de almacenamiento, espaciados
a distancias mnimas, incluyendo todas
las reas operativas (camino de acceso,
rea de estacionamiento, etc.)
Almacenes cubiertos o descubiertos
El almacenamiento abierto o descubierto,
es el que se realiza sobre una superficie
adecuada del terreno, en la cual no

se
ha
ejecutado
ningn
tipo
de
construcciones. Su permetro para efectos
de seguridad, puede estar constituido
por muros de material noble, o por cercos
de alambre, madera u otro tipo.
En
estos
almacenes
se
depositan
generalmente materiales que no son
afectados
por el medio ambiente o cuyo embalaje le
da proteccin del aire, sol, lluvia y que
en otras situaciones, podran deteriorar el
artculo o materia prima almacenada.
De acuerdo a los trabajos que se pudieran
realizar sobre su superficie, en algunas
ocasiones estos almacenes funcionan sobre
terrenos no mejorados, es decir en estado
natural; en otras ocasiones se efectan
trabajos
de
semi
mejoramiento
(nivelaciones, extendiendo material para
evitar el polvo, etc.); y por ltimo pueden
hacerse trabajos de mejoramiento de la
superficie, mediante construcciones de
losas de concreto o asfalto. Esto es lo que
da lugar a los almacenes abiertos no
mejorado, semi - mejorado o mejorado.
a. El rea til es el espacio de
almacenamiento que se encuentran al aire
libre,
incluyendo los caminos, zonas de
estacionamiento, etc.
b. El rea total comprende el rea neta
ms un espacio adicional necesario para
cumplir con las reglas de seguridad
y ejecucin de las operaciones de
almacenamiento.

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Cobertizo
Un tipo de almacenamiento intermedio
entre los anteriormente mencionados, lo
constituyen
los
cobertizos,
tambin
llamados
galpones,
los
que
se
caracterizan
por tener una cobertura, pero sin muros
perimtricos. En estos ambientes se
almacenan generalmente artculos que no
requieren proteccin del aire, de la
humedad ni del calor, pero que s necesitan
ser protegidos de la lluvia, del sol y de
la nieve.
1.10. RELACIN DEL ALMACN CON
OTRAS

REAS

DE

LA

EMPRESA

a Dentro de la empresa
Normalmente
el
almacenamiento
corporativo, forma parte de una divisin, de
una gerencia a un ente ms grande dentro
de la organizacin de la empresa.
El almacn puede formar parte de la
Gerencia Logstica, de produccin, de
Ventas o de Compras. En realidad, depende
de la naturaleza de la empresa (industrial,
comercial o de servicio), y de la
envergadura o magnitud de stas.
Lo
interesante
es conocer que
el
almacenamiento es un servicio muy
valioso, el cual va a ser utilizado por la
organizacin que lo controle en beneficio de
su propio inters y el de la empresa.
El almacenamiento debe ser dependiente,
hasta donde sea posible, de la Gerencia
de Logstica o Gerencia de Abastecimiento,

(mientras unas de stas existan en la


empresa), sin dejar de tener relacin
directa o indirecta, con otras dependencias
de la empresa.
El Almacn debe informar directamente al
ms alto funcionario logstico de la
empresa, por ser el encargado de la
funcin de distribucin fsica; y a la vez,
recibe informacin de Compras, de Trfico y
de otras dependencias de suministro y de
control de materiales.
Sin embargo, si la empresa no tiene
un ente de esa categora y si el
almacenamiento no tiene el tamao
suficiente, la informacin debe hacerse al
departamento o divisin que proporcione
sus servicios principales.
a. Relacin con Produccin (Ventas)
Las relaciones que deben establecer
almacenes
con
ventas
(comercio), o produccin (industria),
son de suma importancia, puesto
que son estas dependencias las que
mueven
con
sus
consumos,
los
artculos
que
se encuentran en
almacn.
En ambos casos (produccin o
ventas), es conveniente llevar a cabo
un
planeamiento coordinado, que les
permita adquirir los materiales que van
a
tener salida y no van a constituir una
carga para el almacn y por consiguiente
para la empresa.

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El
almacn
debe
conocer
los
materiales de mayor consumo o de
mayor demanda, indicndosele en lo
posible:
1. La cantidad aproximada que se utilizar o
vender en determinado tiempo.
2. Los artculos o materiales cuya
adquisicin debe cesar, sea por que
han
sido puestos fuera de uso o por que la
demanda no justifica su adquisicin.
3. Las condiciones en que necesita el
consumidor el o los artculos (embalados
o no), y la fecha en que debern estar
en su poder.
As mismo, el almacn debe dar a
conocer a ventas o produccin, los
datos
referente a las existencias, como por
ejemplo, existencias crticas de algunos
artculos, documentacin referente a los
artculos y que son enviadas por las
casas
productoras
o
proveedoras,
solicitudes que hace para entregarlos de
los
que est pidiendo.
b. Relacin con Compras
Como se sabe, compras proporciona al
Almacn los artculos que adquiere y
que son solicitados por Almacn o por
quien lo va a usar.
Es decir, que Compras procura los
artculos o materias primas que el
Almacn debe guardar y por ello sus
relaciones se efectan alrededor de esos

artculos que Almacn


reponer sus existencias.

solicita

para

Por consiguiente, es de gran inters


para ambas dependencias, estar
informados del movimiento de los
artculos, fluctuaciones del mercado,
cantidades
econmicas,
etc.,
que
permitan determinar cmo, cundo y
cunto
adquiera.
Los puntos de contacto entre estas dos
dependencias son:
a) Determinacin de las cantidades
por adquirir, teniendo en cuenta el
consumo de las existencias y el
volumen de adquisicin ms bajo, para
que
el precio resulte compatible con el
menor costo.
b) Informacin sobre existencias
disponible, rapidez de consumo,
necesidades
futuras, por parte del almacn,
para que Compras pueda fijar las
cantidades a pedir y los plazos de
entrega en que deben cumplir los
proveedores.
c) Informacin sobre fluctuaciones
probables en los precios de mercado, y
en
condiciones de compra, para que
Almacn anticipe sus solicitudes.
d) Proporcionar registros de las
cantidades ms econmicas de
adquisicin,
por cada artculo, de manera de
determinar con exactitud el mximo de
existencias por obtener y la poca de
efectuar las solicitudes, procurando
establecer cantidades estndar.

e) Recabar del almacn la autorizacin


de compra, antes de efectuar cualquier
adquisicin. Esta autorizacin,
consiste en proporcionar los datos
correspondientes a existencias de
artculos en los depsitos o por llegar, as
como los consumos promedios de los
meses o aos anteriores.
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f) Acordar la cantidad y el precio


que abarcarn, los compromisos de
adquisicin o los contratos futuros que
establezca Compras;
g) Determinar el espacio disponible en
los almacenes, para fijar el volumen de
las compras y obtener mejores
precios.
h) Planear las adquisiciones en comn
acuerdo, teniendo en cuenta los puntos
ya mencionados.

Todos estos puntos de contacto, son


informaciones que se proporcionan
mutuamente Almacenes y Compras,
para lograr adquirir el producto en las
mejores condiciones de precios, sin
gravar a su entidad, inmovilizando
grandes cantidades de capital.
Las relaciones entre dos elementos,
pueden liberar gran parte del capital
destinado a adquisiciones, mediante la
buena rotacin de los artculos y de esa
manera obtener mayores utilidades y
disponer al mismo tiempo de ese capital
liberado, para invertirlo en otros
aspectos del negocio.
c. Relacin con Contabilidad
La Contabilidad ejerce control sobre
el Almacn, constituyndose en un
fiscalizador de su funcionamiento. La
relacin almacn - contadura es
sumamente estrecha, por cuanto el
capital de una empresa se encuentra
invertido en las existencias que el
almacn guarda, de esta manera la

contabilidad es el elemento controlador


de ese capital inmovilizado.
El control que se realiza se refiere
exclusivamente
a
determinar
la
exactitud
de
los registros que lleva, comparndoselos
con la realidad, de manera de evitar
prdidas,
sustracciones,
deterioros,
etc., que atentan contra el capital
invertido.
Para poder determinar si los valores
estn de acuerdo con las existencias
realiza inventarios que le permita hacer
dichas comparaciones. Es preciso, que el
almacn debe proporcionar todos los
datos necesarios para que pueda llevar
sus registros. Estos datos se refieren
generalmente a:
(a) Ingresos y salidas efectuadas diariamente.
(b) Distribucin de las existencias dentro del
almacn (ubicacin).
(c) Prdidas que se produzcan por deterioro,
rotura o envejecimiento.
(d) Ajustes que se efecten.
Con estos datos la contabilidad realiza
sus registros, los que se constatan con
la
realidad
por
medio
de
los
inventarios, que le proporcionan
elementos fundamentales, para los
balances
y
estados
de
cuenta,
facilitando de esta manera a los
dirigentes, los datos necesarios para fijar
precios de ventas o de productos y
dirigir y controlar la marcha de sus
negocios.

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Otro aspecto de las relaciones entre


el almacn y la contabilidad, es el
referente a la contabilidad de costos,
que para la industria o el comercio es
sumamente
esencial,
por
cuanto
sabiendo
cunto
ha
costado
el
producto,
se
podr determinar un mejor precio de
venta y hacer frente a la competencia
del
mercado, al mismo tiempo que obtener
las relaciones de utilidades para los
que invierten su dinero.
Los artculos que se encuentran
almacenados, se gravan con gastos que
se
efectan en el cuidado y manipuleo, en
los salarios del personal encargados de
l, en seguros, inventarios, inters de
capital invertido, etc., que constituyen
un costo especial, que se denomina
costo de posesin y almacenaje,
diferente al costo de adquisicin de
compra. Siendo todos estos gastos
propios
del almacenamiento, es lgico que a
contabilidad le interese este aspecto, lo
mismo que a almacenamiento, y de
all nace otro vnculo entre estas dos
dependencias.
d. Otras relaciones internas
A parte de las relaciones ya tratadas,
el almacn como toda dependencia,
tiene relaciones de subordinacin y
mando, es decir, que tiene jefes de
subordinados, y con ellos deben
mantener relaciones tan estrechas
como las anteriores, en lo referente a
informar o recibir informacin en forma

peridica
sobre
las
necesidades,
ocurrencias y labor desarrollada.
Tambin tiene relaciones con otras
dependencias, como por ejemplo:
mantenimiento, seguridad, transporte
y trnsito, inspeccin y control de
calidad, as como con el rea de
ingeniera.
En conclusin, debemos recordar que
una organizacin que rene a diversos
elementos con una finalidad comn y,
que todos los que forman parte de ella, y
el ptimo funcionamiento slo se
lograr por medio de la coordinacin y
el planeamiento de manera de prever
los tropiezos que se puedan presentar y
hacerles frente en forma conjunta.
b

Fuera de la Empresa
Fuera de la empresa, las actividades de
almacenamiento, normalmente no tienen
relaciones
directas,
pero
s,
estn
tcitamente autorizadas con:
1. Los proveedores de los artculos o
materias primas, que se van a utilizar en los
procesos de fabricacin de la empresa
de quienes debe conocer la seriedad
con que prestan sus servicios, as como
de la bondad debe conocer la seriedad
con que se prestan sus servicios, as
como de la bondad de los materiales o
artculos que producen y que
proporcionan.
2. Los clientes, de quienes requiere conocer
principalmente, cmo acostumbran o
desean que se remitan los productos que
se le envan: debe conocer los plazos
de entrega de los artculos que solicitan,
a fin de atenderlos oportunamente y
as mantener la buena imagen de la
empresa; as como para conocer los
medios de transporte a emplearse,

cantidad a despacharse, nmero de


vehculos a emplear, etc.

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3. Con los propietarios de compaas de


transportes de terceros, cuando se
requiere su empleo, en caso que
nuestra empresa ni la del cliente
dispongan
de medios necesarios. De ellos es
preciso conocer capacidades de transporte,
medios disponibles, estados de
mantenimiento de sus vehculos, seriedad
y
garanta que ofrecen, as como la forma
y momento de cargar los vehculos.
4. Con las compaas de seguros, con sus
agentes o ajustadores, a fin de que
puedan concurrir oportunamente a
verificar el estado en que se reciben o
llegan las cargas a los almacenes y
determinar los daos o disconformidades
en los artculos que sido adquiridos o
solicitados por la empresa. De acuerdo al
informe de los ajustadores es que se
proceder a la recepcin de las
mercancas, para en caso necesario,
proceder al cobro del seguro (de
transporte) respectivo.
El resultado de estas relaciones, debe ser
motivo de informes oportunos que se
deben llegar al ente de quien dependa el
Jefe de Almacn, para as asegurar una
correcta
tramitacin
administrativa
y
deslindar responsabilidades.
1.11. PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIN Y
LA
ORGANIZACIN
DE
LOS
ALMACENES
Si hemos de tener un plan de trabajo para
logra runa organizacin ptima de los
almacenes, sugerimos este orden:

1. Asommonos a los problemas actuales de


nuestros almacenes y analicmoslos para
encontrar soluciones prcticas que puedan
aplicarse de inmediato y hasta donde
las circunstancias que predominen en la
empresa lo permitan. A este anlisis debe
seguir un plan general congruente con las
actividades de otros departamentos y
con otras funciones de la organizacin.
Como ejemplo, podemos reconocer los
problemas que son ms posibles de
encontrar en una gran mayora de los
almacenes:
a) El espacio es insuficiente.
b) El personal es insuficiente.
c) El personal es incapaz por falta de
adiestramiento.
d) Est mal localizado el almacn.
e) Existe una mala distribucin de las facilidades y
equipos de almacenamiento.
Deficiente colocacin de la mercanca
(materiales o productos) que dificulta la
localizacin rpida para acomodarla o surtir
una demanda.
Equipo de almacenamiento
inadecuado, obsoleto o en
mal
estado.
Equipo
de
manejo
de
materiales
insuficiente o inadecuado, y
Mentes cerradas a la innovacin que
se oponen al cambio o son muy
conformistas.

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2. Consideremos lo ideal, o sea la aplicacin


de los conceptos y principios bsicos
que sobre organizacin de almacenes
estamos tratando, para acercarnos a ello
hasta donde sea posible. Para que la meta
que se fije en una nueva organizacin
del almacn sea realista y posible de
alcanzar, es necesario tener una mente
abierta, un deseo de superacin y la
disposicin para dedicarle el tiempo que
requiera su estudio y puesta en marcha.
3. El paso siguiente exige que recabemos
datos de manera metdica y sistemtica
para conocer con certeza lo siguiente:
a) Las necesidades actuales y futuras de
almacenamiento.
b) Los recursos fsicos y humanos
actualmente disponibles y los que habrn
de
necesitarse en el futuro.
c) Los sistemas de abastecimiento y de control
interno actuales.
d) Los mtodos actuales que se siguen en los
trabajos dentro del almacn.
e) Qu cambios habr en los productos
y sus envases y cules son las
necesidades de ventas, esto lo
habremos de investigar en el departamento
de
ingeniera y en el de programacin y
control de la produccin respectivamente.
f) Qu rea y qu espacio se tiene
disponible para el almacn, cmo est

distribuido actualmente. Deben


incluirse las reas de pasillos para
maniobras
de estiba, as como los espacios
ocupados por oficinas, escaleras,
elevadores,
etc. Deben conocerse los planes de la
gerencia de cualquier ampliacin,
cambio de local o de lugar.
g) Cmo estn localizados el almacn y
sus reas de recibo y de despacho en
relacin con los andenes y plataformas,
y cmo respecto de los centros de
produccin de la planta.
4. Con la anterior recoleccin de datos, hemos
desmenuzado el problema almacn en
sus pequeos detalles; analicemos cada
uno de ellos aplicando el razonamiento
lgico de una manera metdica y
sistemtica.
5. Reagrupemos estos conocimientos para construir
nuevos sistemas para una mejor
distribucin de las reas de recibo,
almacenamiento y entrega; para una mejor
distribucin de las cargas de trabajo para
implantar ms eficientes mtodos de
trabajo, as como ms tiles y sencillos
sistemas de control.
6. Nos queda por hacer lo ms importante; un buen
plan de accin para poner en
prctica las mejoras y un sistema de
seguimiento
y
evaluacin
de
las
transformaciones realizadas.

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Hemos de realizar todos y cada uno de los


pasos para el plan de trabajo que acabamos
de ver, como sigue:
1. Seleccionar la zona o el trabajo en donde resida el
problema.
2. Desmenuzar el problema en las partes que lo
componen.
3. Analizar cada parte por separado.
4. Reorganizar las partes en un mejor conjunto o
solucin.
5. Poner a prueba la solucin.
INFORMACIN NECESARIA PARA PLANEAR
Antes de planear es necesario tener informacin acerca
de:
Los artculos que se deben almacenar.
La disposicin de las reas de recepcin,
almacenamiento y entrega.
El plan se puede dividir en los siguientes pasos:
Recoleccin de datos.
Solucin a la localizacin del almacn en un nuevo
plano de las reas de la planta.
Diseo de medios de almacenamiento y de medios
de manejo de materiales.
Distribucin racional de las actividades
del almacn y de las labores de su
personal, materiales y los sistemas de
informacin.
La parte importante en el plan de trabajo, en la
planeacin de un almacn, es conocer
su situacin y condiciones actuales, as como

las
necesidades
de
almacenamiento
presentes y futuras. No bastara con hacerle
arreglos a lo existente si el negocio ha de
estar en constante desarrollo y crecimiento.
Se requiere conocer lo que se espera
almacenar en el futuro.

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1.12. RESUMEN
El tema abordado en esta primera unidad,
tiene como objetivo fijar en el participante la
necesidad de una toma de conciencia sobre la
labor del almacn en la empresa y no
identificarlo como un depsito simple de
mercancas, sino todo lo contrario, tiene sus
funciones claramente definidas, contribuye al
logro de objetivos corporativos y se debe
considerar principios para su manejo y control.
Para que lo mencionado se cumpla, se
precisa en primer lugar, definir el tipo de
almacn que se va administrar y ello parte
por establecer la mercadera que se va
almacenar y ella puede ser: materia prima,
productos terminados, productos en proceso,
repuestos,
mercadera
devuelta,
etc.
Identificada la mercadera nos ayudar a
disear el tipo de proteccin que necesitamos
darle de ello puede ser que sea un almacn
cerrado o un almacn abierto o simplemente
un cobertizo.
Luego de definir el tipo de almacn,
necesitamos establecer los vnculos con las
dems reas de la empresa, esto es, con
quienes el almacn mantiene o intercambia
comunicaciones, estas pueden ser dentro o
fuera de la empresa y ello depender del tipo
de mercanca que guarda.
Finalmente, en esta unidad hemos querido
dar las pautas necesarias para llevar a cabo
una planeacin de la organizacin del
almacn, a fin de que a partir de este punto,
se pueda abordar el texto bajo el
conocimiento de qu es lo que se desea
alcanzar como objetivo de optimizacin del
almacn.

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CASO 01:
LA COMPAA VIACHA
La compaa VIACHA es una fbrica de cemento.
Est ubicada en la localidad de Viacha, departamento
de La Paz - Repblica de Bolivia a 33 km de la ciudad de
La Paz.
Esta empresa contaba en 1980 con una capital de 50
millones de dlares. Tiene un movimiento de 8 000
tems aproximadamente es sus almacenes, para el
mantenimiento
en
general
de
sus
diferentes
maquinarias
de
planta,
funcionamiento
de
produccin y todo servicio de las dependencias que
forman esta compaa.
El almacn de productos terminados est en un rea
totalmente
separada
de
los
almacenes
mencionados en el prrafo anterior. El mismo que se
encuentra
a
cargo
del
Departamento
de
Ventas.
El tipo de almacenes que tiene esta empresa es de
cobertura cubierta y estn situados en diferentes
lugares y distantes del Almacn Central. Se tiene hasta
cinco almacenes:
a. Almacn central: donde se concentran los repuestos
elctricos y mecnicos.
b. Almacn de carburantes.
c. Almacn de lubricantes y materiales refractarios.
d. Almacn: polvorn de explosivos.
e. Almacn de envases vacos para productos terminados.
El encargado y responsable directo de todos estos
Almacenes, es el Jefe de Almacn Sr. Jos Montalvo
Colli quien es un eficiente empleado, conocedor de la
tcnica propia de sus funciones y tiene a su cargo tan
slo 4 personas entre los cuales estn 2 de ellos de
avanzada edad (prximos a jubilarse).

Todo este personal, incluyendo el Jefe de Almacn,


tiene experiencia en el manejo de materiales, ms
no tienen la debida capacitacin para un mayor
control en la recepcin, el despacho y almacenamiento
y as pueda lograr un mejor funcionamiento.
Esta empresa mueve artculos y materiales de
importacin: en un 55% importacin directa; 40%
productos importados, pero comprados en plaza y un
5% netamente nacional.
En esta empresa funciona un Sindicato de Trabajadores
(obreros y empleados), existiendo entre ambas partes
Pactos Colectivos, uno de los cuales contempla
respetar las promociones de ascensos entre el
personal ms antiguo.
As mismo la empresa ha manifestado y demostrado
que solamente contratar personal nuevo, con
condiciones de sueldos y salarios mnimos.
En el rea donde est situada la empresa Viacha no
existen centros de capacitacin adecuada sobre
Organizacin y Administracin de Almacenes.
Los pocos centros de capacitacin se encuentran en
La Paz (a 33 km). El personal trabaja diariamente
hasta las 6 p.m. en invierno y verano.
Al efectuar los inventarios y las respectivas
conciliaciones, se encuentran muchas diferencias, de
ms en unas y de menos en otras.

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Control de

Usted ha sido nombrado como jefe Logstico de la


Fbrica de Cemento VIACHA y la gravedad de
la situacin que se le ha hecho conocer, hace que le d
primera prioridad en la solucin de este
problema. Cul sera la solucin que usted planteara
a la Direccin de la empresa?
Justifique
su recomendacin.

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