ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION POLICIAL

R.D. N 312-2013-DIRGEN/EMG
PRIMERA SEMANA
I UNIDAD
PRIMERA SESION
LA DOCUMENTACION POLICIAL
Art. 1.

Es la comunicacin escrita que se formula y administra en todas las Unidades

de la Polica Nacional del Per.

OBJETIVO, FINALIDAD Y ALCANCE

El presente Reglamento tiene por objeto establecer los Principios, Normas y
Procedimientos para la formulacin y administracin de la documentacin
empleada en la Polica Nacional.
Art. 2.

El Reglamento tiene por finalidad

a. Determinar los documentos operativos y administrativos que se emplean en
la Polica Nacional del Per.
b. Lograr uniformidad en la formulacin y administracin de los documentos
policiales.
c. Conseguir la correcta y adecuada formulacin y administracin de los
documentos policiales por todo el personal del Instituto.

Art.3.

Alcance.- Las prescripciones del presente Reglamento sern cumplidas

obligatoriamente por todos los rganos y miembros de la Polica Nacional del
Per, en el cumplimiento de sus funciones y atribuciones

BASE LEGAL Y DEFINICION DE TERMINOS

Art. 4.
a.
b.
d.

El presente Reglamento tiene el siguiente sustento legal:

Constitucin Poltica del Per
Decreto Legislativo Nro. 1148 Ley de la PNP
c.Decreto Legislativo Nro. 1149 Ley de la carrera y situacin del personal de
la PNP.
Decreto Legislativo N 1150 Ley del Rgimen Disciplinario de la PNP.
e. Ley N 27444 Ley de Procedimientos Administrativo General.
f. Ley No, 27806 Ley de Transparencia y acceso a la informacin pblica.
g. Ley No. 27411 Ley que regula el procedimiento en los casos de
Homonimia, modificado por la Ley N 28121.

h. DS. N 072-2003-PCM, del 06AGO2003, que aprueba el Reglamento de la

Ley de Transparencia y acceso a la informacin pblica.
i. DS. N 008-2004-IN del 30MAR2004, sobre datos de identidad obligatorio
cumplimiento de requisitoriados.
j. DS. N 043-2003-PCM del 22ABR2003 Texto nico Ordenado de la Ley de
Transparencia y Acceso a la informacin Pblica
k.
RM. N 0306-92-IN/PNP del 17MAR92 Reglamento del Sistema
Normativo de la PNP.
l. RM. N 1354-2005-IN/PNP del 27MAY2005 designando a los funcionarios
responsables de brindar informacin, en cumplimiento a la Ley de
Transparencia y acceso a la informacin pblica.
m. RM. N 0569-93-IN-OSPI/RA del 02JUL93 que aprueba la Directiva N 01393-IN-OSPI/RA, Normas para la formulacin de la Documentacin
Administrativa y Legal en el Ministerio del Interior.
n. RD. N 301-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 07ABR09.
o. RD. N 769-2009-DIRGEN-PNP/EMP del 10JUL09
p. RD. N 431-2012-DIRGEN/EMG del 05JUN2012
q. M/M. N 35-2012-EMG-PNP/DIRASADM-DIVDEHUM-D1 del 11JUN2012.
Art. 5.

La definicin de los trminos empleados en el Reglamento son los siguientes:

a. ANEXO
Documento que ampla una orden o cualquier otro documento, unido o
agregado a otra informacin con dependencia de ella.
b. ANTECENDENTE
Dato, noticia, referencia que busca el personal policial.
c. ANTECEDENTE REFERENCIAL
Registro de persona (s) por hecho (s) que ocasionaron la intervencin
policial.
d. AUTENTICAR
Autorizar o acreditar la originalidad de un documento.
e. ARCHIVO
Conjunto de documentos convenientemente agrupados que constituyen la
historia y memoria de una dependencia de la Polica Nacional.
f. CARGO
Elemento celular de una estructura orgnica con funciones integrada por
tareas y responsabilidades que son asignadas a una persona por ley o por
autoridad competente.
Tambin se conoce como recibo por la recepcin o entrega de documento.
g. CLASIFICAR
Ordenar por clases: ordenar, coordinar, arreglar, catalogar y disponer.
Otorgar una categora de seguridad a un documento en funcin a su
naturaleza y contenido.
h. COMPARECER
Acudir o presentarse ante una Autoridad Judicial o Policial previa
notificacin.
i. DEPENDENCIA
Cualquier nivel orgnico de la Institucin.
j. DOCUMENTACION POLICIAL

Conjunto de documentos que emplea la Polica Nacional en el ejercicio de

sus funciones.
k. NORMA
Regla, pauta, gua, modelo que se debe seguir.
l. OBJETIVO
Fin a que se dirige una accin o propsito que se pretende alcanzar.
m. PRINCIPIO
Base, fundamento, origen, razn fundamental, sobre la cual se procede
discurriendo en cualquier materia.
n. PROVEIDO
Documento con el que se da trmite interno en forma ascendente,
descendente o colateral a un expediente u otro documento.
o. SIGLA
Cualquier signo que sirve para ahorrar letras o espacio en la escritua.
p. SISTEMA
Conjunto de principios, normas o reglas, lgicamente enlazadas entre s,
acerca de una ciencia o materia.
q. SUMARIO
Resumen, compendio o sntesis de lo esencial del contenido de un
documento.
r. TRAMITE
Tratamiento que tiene un documento en las diferentes instancias encargadas
de su formulacin, estudios, dictamen o solucin de acuerdo con un
procedimiento administrativo.

SEGUNDA SESION
PRINCIPIOS Y NORMAS GENERALES
PRINCIPIOS
Art.6.

Los Principios que rigen la formulacin y administracin de la documentacin

policial se observarn los siguientes principios:
a. CLARIDAD.- Es la correcta construccin gramatical cuidando la ortografa y
evitando expresiones ambiguas, de tal manera que su lectura permita la
comprensin del texto.
b. COHERENCIA.- Consiste en la formulacin armnica y lgica de
documento, de tal manera que los diferentes aspectos que se desea
expresar, guarden relacin entre s.
c. CONCISION.- Es el uso de oraciones simples y cortas, expresando un solo
pensamiento en cada oracin, pueden utilizarse abreviaturas de uso comn
y que no ofrezcan dudas o interpretaciones equivocadas.
d. PRECISION.- Es la expresin en forma exacta, adecuada y objetiva del
mensaje que se desea transmitir.
e. UNIDAD.- Cada documento en lo posible debe referirse a un solo tema o
asunto.

f.

OPORTUNIDAD.- Consiste en la formulacin a tiempo del documento, que

permita ejecutar las medidas o acciones que sean necesarias o
convenientes, para la toma de decisiones.

NORMAS GENERALES
Art.7

Para la formulacin de los documentos se emplearn papel, el mismo que

contiene el registro de informacin y debe tener las caractersticas siguientes:
a. Bond.- Tamao oficial (A-4) de 210 mm. x 297 mm. con peso de 60 grs. A 80
grs. para documentos originales.
b. Peridico o cebolla.- Las mismas dimensiones del papel bond, para
copias.
c. Folkote satinado y/o couch.- Tamao oficial (A-4) con peso de 80 grs.
Para originales de Resoluciones.
Los dispositivos de almacenamiento (Disco Compacto CD, Diskette, USB y
otros).

Art.8

Los mrgenes debe determinarse a partir del borde de pgina, segn el detalle
siguiente:
a.
b.
c.
d.

Margen Superior.- 3.5 cm. 09 espacios verticales.

Margen Inferior.- 2.5 cm. 07 espacios verticales.
Margen Izquierdo.- 3.5 cm. 09 espacios horizontales.
Margen derecho.- 2.5 cm. 07 espacios horizontales

PARTES DE UN DOCUMENTO POLICIAL

Art.9

Todo documento policial debe constar de tres partes:

a. ENCABEZAMIENTO
Es el conjunto de elementos identificatorios del documento y comprende:
(1) MENBRETE.- Indica la dependencia de origen del documento y se
imprime en el ngulo superior izquierdo de la primera pgina, sin
considerar los mrgenes.
(2) AO OFICIAL.- Se consigna entre comillas en la parte cntrica, a DOS
(2) centmetros del borde superior de la primera pgina de los oficios.
(3) LUGAR Y FECHA.- Se consigna en el lado superior derecho de la
primera pgina o en el trmino del documento en el lado inferior
derecho, segn corresponda.
(4) DENOMINACION, NUMERO DEL DOCUMENTO Y ABREVIATURA DE
LA DEPENDENCIA.- Comprende el tipo de documento, nmero
correlativo, ao y siglas de la dependencia. Se consigna en letras
maysculas subrayadas, ubicadas en la parte superior cntrica o lado
izquierdo del documento, segn corresponda.

(5) DESTINATARIO.- Empieza con la palabra Seor (a) y a continuacin

se indica el grado policial o militar, profesin o ttulo honorifico y a regln
seguido el cargo a quien se dirige el documento, segn corresponda.
(6) ASUNTO.- Expresa sucintamente el contenido del documento.
(7) REFERENCIA.- Menciona el documento o la disposicin que origina la
formulacin del documento, siempre y cuando hubiera.
b. CUERPO
Es la parte expositiva y central del documento en la que se desarrolla el
tema, asunto o motivo que origina su formulacin.
c. TERMINO
Comprende el conjunto de elementos identificatorios y la distribucin del
documento, comprende:
(1)
FIRMA.- Constituida por trazos grficos de carcter personal, que se
usa para autenticar o autorizar documentos escritos; se rubrica en la
parte superior de la post firma.
(2) POST-FIRMA.- Contiene la identificacin (nmero de carn de identidad
personal seguido del grupo sanguneo, nombres y apellidos, grado) y
cargo segn corresponda.
(3) SELLO REDONDO.- Se utilizara segn los casos establecidos.
(4)
DISTRIBUCION.- Se consigna en la parte inferior izquierda del
documento e indica las dependencias a donde se remitirn segn
corresponda.
(5)
SIGLAS DE IDENTIFICACION.- Constituidas por las letras iniciales
del nombre de quienes participan en la formulacin y redaccin del
documento; en letras maysculas para los oficiales y con letras
minsculas para los suboficiales separados por diagonales, ubicadas al
final y al lado izquierdo del documento.
Art. 10

La Polica Nacional del Per, en la formulacin de los documentos utilizar los

siguientes sellos:
a. SELLO MEMBRETE.- Rectangular, de 07 cm. por 2.5 cm. que contiene en
la parte superior el Escudo Nacional con la inscripcin REPBLICA DEL
PER, en la parte inferior lleva la inscripcin POLICA NACIONAL DEL
PER con letras de 03 mm. y debajo se consigna el nombre de la
Dependencia donde se formula el documento con letras maysculas de 02
mm. Este sello, se estampa en forma convencional o en forma digital.

b. SELLO REDONDO.- Constituido por dos crculos concntricos, en la

parte superior la inscripcin POLICA NACIONAL DEL PER, y en
la inferior el nombre de la Dependencia de origen dentro del crculo
mayor, en el crculo menor el Escudo Nacional. Se usa en los
siguientes casos:
1)

Al lado izquierdo de la postfirma, excepto cuando sta se

encuentre en la primera pgina de un documento que lleve
membrete.

2)

En el centro del margen izquierdo de las pginas intermedias

de un documento, debidamente autenticado por el instructor.

3) En caso el documento no lleve membrete y tenga ms de una

pgina debe colocarse en el centro del margen izquierdo de la
primera pgina.
4) Cuando al trmino del documento lleva ms de una firma, slo se
colocar el sello redondo al lado izquierdo de la postfirma del
funcionario policial de mayor grado o antigedad la cual estar al
final de las otras postfirmas.
5) Se estampar el sello redondo en el reverso de los sobres como
medida de seguridad, en las junturas en forma equidistante.
c. SELLO DE CLASIFICACION.- De forma rectangular, indica la categora de
seguridad del documento y se confecciona con letras maysculas tipo
imprenta de 07 mm. de altura. La clasificacin ser SECRETO,
RESERVADO y CONFIDENCIAL. Este sello se estampar con tinta roja en
la parte central superior e inferior de cada pgina del documento y de los
sobres, a 01 cm. del borde de la pgina.
d. SELLO DE TRMITE.- De forma rectangular, sirve para determinar la
prioridad del documento, se confecciona con letras maysculas tipo
imprenta de 07 mm. de altura y se estampa con tinta roja en la parte
superior derecha de la primera pgina del documento y en la parte superior
cntrica de los sobres. Su clasificacin ser de MUY URGENTE o
URGENTE.

e. SELLO DE REGISTRO.-

De forma rectangular, de 07x03.5 cm. en la

parte superior contiene la denominacin POLICA NACIONAL DEL PER
con letras de 05 mm, debajo con letras de 03 mm. se consigna el nombre de
la Dependencia, a rengln seguido la denominacin OFICINA DE TRMITE
DOCUMENTARIO o MESA DE PARTES en letras tipo imprenta de 05
mm., debajo se escriben con letra de imprenta la fecha de ingreso, hora,
nmero de registro, quien recepciona, firma y folios, dejando los espacios
correspondientes. Se estampa con tinta negra en lo posible en el margen
inferior izquierdo, en el original, copia o cuaderno de cargo segn el caso,
para dejar constancia de la recepcin y registro del documento. Este sello no
es empleado cuando el registro informtico se efecta en el programa
denominado Sistema Integrado de Gestin de Expedientes (SIGE), que
automticamente genera una Hoja de Trmite numerada.

f.

SELLO DE POST-FIRMA.- Identifica al personal policial que rubrica el

documento, consta en la parte superior, de una lnea horizontal de 07 cm.
debajo se consigna la categora, con las letras OA para Oficial de Armas,
OS para el Oficial de Servicio, seguidamente el nmero de su carn de

identidad, debajo el nombre, y a rengln seguido el grado y cargo segn

corresponda.
Para el personal de Suboficiales de Armas, Suboficiales de Servicios y
Empleados Civiles, vara nicamente en la categora, SOA para
Suboficiales de Armas, SOS para Suboficiales de Servicios y EC para
Empleados Civiles.
g. Sello - Copia Informativa.- De forma rectangular con 07 cm. de longitud,
se confecciona con letras maysculas tipo imprenta de 07 mm. de altura, se
utiliza para los documentos duplicados que deben conocer otras personas
adems del destinatario y se estampa con tinta negra, en el ngulo superior
derecho a 01 cm de los bordes de la pgina.
SEGUNDA SEMANA
PRIMERA SESION
CLASIFICACION: (Comunes y clasificados)
Art. 11

Los documentos por su contenido y trascendencia pueden ser: comunes y

clasificados.

Art. 12

DOCUMENTOS COMUNES.- Son aquellos que estn referidos a asuntos

cotidianos del servicio, cuyo contenido puede ser conocido por cualquier
persona autorizada.

Art. 13

DOCUMENTOS CLASIFICADOS.- Son aquellos referidos a asuntos de

Seguridad, Orden Interno, Defensa Nacional o Disciplina del Personal, y que por
su contenido debe restringirse su conocimiento a personas no autorizadas y
pueden ser:
a. ESTRICTAMENTE SECRETO (ES).- Se refiere a asuntos de extrema
importancia o gravedad que afectan a la Soberana Nacional o los intereses
institucionales cuyo conocimiento est rigurosamente, limitado a los
comandos responsables.
b. SECRETO (S).- Se refiere a cuadros de organizacin, actividades de
inteligencia u operaciones especiales relacionadas con el Orden Interno y
Defensa Nacional; cuyo conocimiento est limitado slo a personas
autorizadas por razones de funcin.
c. RESERVADO (R).- Est referido a instruccin, operaciones policiales,
rdenes, administracin de personal, proyecto de normas y otros asuntos de
carcter institucional, cuya difusin debe ser medianamente restringida.

d. ESTRICTAMENTE CONFIDENCIAL (EC).- Se refiere a aspectos

disciplinarios del personal o irregularidades administrativas que por su
gravedad deben ser conocidas nicamente por el remitente y el destinatario.
e. CONFIDENCIAL (C).- Se refiere a asuntos disciplinarios del personal o
irregularidades administrativas, que por su naturaleza debe ser conocido
slo por las personas que tienen que opinar o resolver sobre el particular.

NORMAS EN LA REDACCION DE DOCUMENTOS POLICIALES

Art. 14

En la redaccin de la documentacin policial se tendrn en cuenta las siguientes

normas:
a. La terminologa a utilizarse ser la de uso comn, evitando excesos de
tecnicismos o extranjerismos que lleven a erradas interpretaciones.
b. Se emplearn las reglas gramaticales.
c. Se usarn las siglas y abreviaturas normadas por el Instituto. De ser
necesario abreviar otras palabras, se consignar en la primera mencin el
nombre completo seguido de la abreviatura entre parntesis y en las veces
siguientes slo la abreviatura correspondiente.
d. El contenido del documento debe redactarse en tercera persona,
exceptundose la Solicitud, el Memorndum y Oficio que se formularn en
primera persona al igual que las respuestas de la manifestacin o
entrevista.
e. La documentacin interna, segn corresponda, y la que debe remitirse al
exterior, deber iniciarse con la frase Es grato dirigirme a usted.
f.

La denominacin del destinatario en la documentacin es impersonal, por

lo que debe consignarse slo el grado policial o militar, profesin o ttulos
honorficos del titular, (excepcionalmente se podr consignar entre el grado
y el cargo, el nombre del destinatario).

g. En caso de consignarse a la persona, se iniciar con los nombres en

minsculas a excepcin de la primera letra seguida de los apellidos en
maysculas. Cuando se traten de relaciones nominales, se observar la
misma forma de escritura, pero los apellidos precedern a los nombres.
Para ambos casos se antepone el grado o ttulo profesional, segn
corresponda.
h. Las cantidades se expresan en letras maysculas, seguidas de la cantidad
en nmeros arbigos entre parntesis a excepcin de la fecha, nmero de
documento y la numeracin de los prrafos.
i.

La indicacin de la fecha y la hora en el contenido de los Planes de

Operaciones y rdenes de Operaciones, se har empleando dos dgitos
para la fecha, cuatro dgitos para la hora, seguidas de las tres primeras
letras en maysculas del mes y los cuatro dgitos del ao. Cuando a la

fecha, hora o minuto le correspondiera un solo dgito, ste ir precedido de

un cero.
j.

Las pginas de los documentos deben ser numeradas en la parte cntrica

y a 01 cm. del borde inferior de la pgina en nmeros arbigos.
Consignando la numeracin parcial y total de las paginas (02-10, 03-10,
04-1010-10). Se excepta la numeracin en la primera pgina.

Art. 15

El empleo de Anexos.- Se usarn anexos, cuando sea necesario

adicionar informacin a una parte del contenido del documento. Los
ANEXOS constituyen parte del documento principal y se designan con
nmeros arbigos. Cuando se requiera ampliar un anexo con datos
complementarios se emplearn APNDICES, designados con letras
maysculas del alfabeto.

Art. 16

De la Organizacin de los Documentos.- Los documentos que van

formando parte de un expediente, se ordenarn tomando como base el
primer documento que da origen, seguido de los otros, conforme se vayan
formulando; este ordenamiento permitir que el folio N 01 corresponda al
documento base, permitiendo esta secuencia mantener un orden
cronolgico.

SEGUNDA SESION
LOS PROVEIDOS DE UN EXPEDIENTE
LOS PROVEIDOS DE UN EXPEDIENTE
Art. 17

Los provedos de un expediente sern desglosados, una vez cumpliendo su

cometido en cada escaln de trmite; y en un expediente se irn agrupando
correlativamente en la parte anterior del mismo, de manera que aparezca en
primer lugar el ltimo de los provedos formulados.

Art. 18

Se considera como provedo de trmite interno, los siguientes documentos:

a.
b.
c.
d.

Decretos
Devolucin
Pase
Gua de Destino

Art. 19

Para la remisin de los documentos policiales destinados a dependencias

extrainstitucionales se emplearn sobre en papel bond blanco sin transparencia,
con dimensiones de 220mm. y 110mm., y para la correspondencia de trmite
interno, sobres en papel bond, craf, manila u otros sin transparencia, de acuerdo
a las dimensiones de la documentacin a enviarse.

Art. 20

La rotulacin de los sobres se efectuar de la siguiente manera:

a. ANVERSO.- Angulo superior izquierdo: el membrete. Parte superior

derecha: la denominacin y el nmero del documento. Parte central e
izquierda: la palabra Seor, seguida del grado o ttulo del destinatario y a
dos espacios debajo del anterior, y en la parte inferior derecha: la direccin
con el lugar de destino.
b. REVERSO.- Se coloca el sello redondo en la parte cntrica para dar
seguridad al cierre del sobre.
Art. 21

Para la remisin de documentos clasificados se emplear doble sobre. Slo en

el primer sobre, que contiene el documento, se colocar el sello de clasificacin
correspondiente.

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
TRAMITE DE DOCUMENTOS
Art. 22

La documentacin operativa deber dirigirse directamente a la autoridad

competente, que tenga atribuciones para conocer y resolver el motivo de la
comunicacin. Ser firmado por el titular de la dependencia policial en ejercicio
de sus funciones.

Art. 23

La documentacin administrativa observar el conducto regular hasta llegar a su

destinatario. Exceptundose aquella que por razones de urgencia debe ser de
conocimiento inmediato del Comando, sin perjuicio de remitir copia informativa
del documento a los escalones correspondientes.

Art. 24

El conducto regular implica el conocimiento, trmite y control de los documentos

por los Comando intermedios, los que tendrn en cuenta lo siguiente:
a. Si el documento en trmite a la Superioridad no se ajusta a las
prescripciones reglamentarias, lo devolver indicando las observaciones e
instrucciones del caso para su reformulacin.
b. La documentacin que los Comandos trasmiten a la Superioridad
contendrn su respectiva opinin sobre la materia.
c. La documentacin proveniente de la Superioridad y que va destinada a
escalones subordinados ser tramitada incluyendo las orientaciones y/o
disposiciones para su mejor diligenciamiento.

d. Los Comandos comprendidos con el conducto regular, darn trmite

obligatorio a las solicitudes presentadas por el personal de la Institucin,
hasta el nivel de destino que debe resolver el pedido.
Art. 25

La formulacin y trmite de los documentos observarn los plazos y trminos

establecidos en el Reglamento de Normas Generales de Procedimientos
Administrativos, y otras disposiciones especficas para la Polica Nacional.

Art. 26

En toda dependencia de la Polica Nacional existir una Oficina de Trmite

Documentario y otra de Archivo, las que se encargarn de cumplir las diferentes
fases de la tramitacin de los documentos.

FASES DEL TRMITE DOCUMENTARIO

Art. 27

Las fases en el trmite de la documentacin que ingresa y egresa de la

Institucin, son las siguientes:
a. Recepcin
c. Registro
e. Archivo

Art. 28
Art. 29

b. Clasificacin
d. Distribucin

La Recepcin, consiste en la verificacin de la conformidad del destinatario y de

la integridad del documento, as como la suscripcin del cargo correspondiente.
La Clasificacin, es la accin de determinar si la documentacin que ingresa es
comn o clasificada, urgente o muy urgente, y, as observar las disposiciones
correspondientes previstas en el presente reglamento.

Art. 30

El Registro, es el acto de asentar en el Libro del Registro: el Nro. de orden de

ingreso, fecha y hora de recepcin, denominacin y nmero, asunto,
procedencia, destino; as como la impresin del sello en la primera pgina del
documento con la inscripcin de la marca, fecha y hora de su recepcin.

Art. 31

La Distribucin, consiste en el reparto del documento al destinatario o personas

encargadas de su diligenciamiento, mediante el cargo correspondiente.

Art. 32

Al Archivo, es la accin de legajar y conservar los documentos que han

cumplido con la finalidad de su formulacin.

DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Art. 33

Se denominan Documentos de Archivo, aquellos que habiendo cumplido con las

fases de trmite, se centralizan y guardan en forma ordenada y por un perodo
establecido, con el objeto de proporcionar informacin y/o copias de su
contenido.

Art. 34

Los Archivos, pueden ser:

a. ACTIVO.- Comprende todos los documentos del ao en curso y de los aos

anteriores que mantengan vigencia y sean de frecuente consulta.
b. TEMPORAL.- Comprende los documentos no activos y de los dos aos
anteriores al ao en curso, cuya consulta no es frecuente.
c. PERMANENTE.- Comprende aquellos documentos no incluidos en los
archivos anteriores y que por su naturaleza o importancia pueden tener
empleo posterior en lo administrativo, histrico o estadstico.

INCINERACION DE DOCUMENTOS
Art. 35

La documentacin que se tramita en una dependencia policial ser conservada

por un tiempo determinado de acuerdo a su naturaleza, contenido e
importancia, luego ser incinerada. Exceptundose aquella que constituya parte
del historial de la dependencia policial, as como los relativos a la vida
profesional del personal.

Art. 36

Para la incineracin de los documentos se observarn las siguientes

prescripciones:
a. La incineracin se efectuar en la segunda quincena del mes de enero de
cada ao.
b. Para la incineracin se nombrar una comisin, presidida, por el segundo
Jefe de Lima de Comando e integrada adems por un Vocal y un Secretario
de la dependencia policial.
c. La Comisin de Incineracin, formular una relacin de los documentos a
incinerarse, con indicacin de la clase de documento, nmero, fecha,
destinatario o procedencia y asunto.
d. La Comisin, en el momento de la incineracin levantar el acta
correspondiente y autenticar la relacin a la que se hace referencia en el
inciso anterior; cuyo original se cursar a la superioridad dando cuenta de la
diligencia cumplida.

Art. 37

Los documentos sern incinerados al trmino del tiempo de conservacin

siguiente:
a. Los documentos de menos importancia, despus de haber cumplido dos
aos de conservacin en el archivo temporal.
b. Los que sean de importancia para el servicio, despus de cinco aos.
c. Los documentos relacionados al rea contable, luego de diez (10) aos de
conservacin en el archivo.
d. Los documentos de carcter normativo, sern incinerados al trmino de su
vigencia.

TERCERA SEMANA
II UNIDAD
PRIMERA SESION
CLASES DE DOCUMENTOS POLICIALES
Art. 38

Los documentos policiales son de dos clases:

a. Operativos

b. Administrativos

Art. 39

Los documentos policiales operativos, son aquellos que se formulan en

relacin al cumplimiento de la funcin policial.

Art. 40

Los documentos policiales administrativos, son aquellos que se formulan en

relacin al planeamiento, organizacin, direccin y control de los sistemas
administrativos de la Institucin.

ACTA
Art. 41

Es el documento en el que se deja constancia de una intervencin policial o de

un acto administrativo y tiene por finalidad garantizar la veracidad de la
diligencia y la legalidad de los procedimientos.

Art. 42

Las actas se denominarn de acuerdo al motivo para las que se formula,

destacndose las siguientes:
a. Acta de Comiso
b. Acta de Confrontacin
c. Acta de Incautacin
d. Acta de Inmovilizacin
e. Acta de Levantamiento de Cadver
f. Acta de Entrega
g. Acta de Pesaje
h. Acta de Constatacin o Comprobacin
i. Acta de Visualizacin y Escucha
j. Acta de Reconocimiento e Identificacin Personal
k. Acta de Lectura de Derechos del Detenido
l. Acta de Recepcin de Detenidos
m. Acta de Reconocimiento Fotogrfico
n. Acta de Registro
(1) Domiciliario
(2) Vehicular (3) Personal, etc.

Art. 43

Para su formulacin se tendr en cuenta lo siguiente:

a. Ser formulada y firmada por las personas comprometidas, testigos y
personal interviniente en el lugar, fecha y hora de la diligencia. Podr
redactarse a manuscrito legible.
b. Si los presuntos autores se negaran a firmar, se har constar en el
documento, con la firma de dos testigos.
c. El documento se formular en nmero suficiente de ejemplares, el original
se remitir a la autoridad competente y las copias sern para de
dependencia policial y para cada uno de los intervinientes.
d. En el acta se consignar la forma, circunstancia y motivos de la diligencia, y
las caractersticas de los objetos si hubieren y la referencia de los
dispositivos legales y reglamentarios que amparen la intervencin.
e. No podrn actuar como testigos, los impedidos civilmente, los denunciantes,
detenidos, personas interesadas, ni miembros policiales, excepto a falta de
testigos hbiles.

Art. 44

(2)

El acta tiene la estructura siguiente:

a. ENCABEZAMIENTO.- Comprende la denominacin del documento ACTA

DE en letras maysculas, subrayado y ubicado en la parte central y
superior del papel.
b. CUERPO.- En el que debe consignarse lo siguiente:
(1) Los datos identificatorios del lugar, fecha, hora, designacin del recinto
donde se practica la diligencia, funcionarios o personal que interviene, y
motivo de la formulacin del documento.
(2) Las generales de ley de los intervenidos y testigos.
(3) El desarrollo de la diligencia detallando los pasos principales del hecho o
situacin, indicando la forma, modo, circunstancias, maneras, peso,
especificaciones, caractersticas y dispositivo legal que fundamenta la
intervencin.
(4) Si el caso requiere se indica el destino o consecuencia de los actuado,
concluyendo con la anotacin de la hora que finaliza el acto.
c. TERMINO
(1) Firmas e impresin digital del ndice derecho de los participantes civiles.
Firmas y post-firmas del personal policial interviniente.

ENCABEZAMIENTO
ACTA DE REGISTRO PERSONAL
CUERPO
1.
--- En el Distrito del Rmac, siendo las 15.00 horas del da 04 de setiembre de 2015 presente
ante el Instructor, en unas de las oficinas de la Comisaria PNP Rmac, la persona a quien al
ser preguntado por 2.
sus generales de ley, dijo llamarse Flix Junior OLIVARES
CHAVEZ (22) SER NATURAL DE Lima, estado civil soltero, sin ocupacin conocida, sin
documentos personales a la vista y sin domicilio conocido, a quien se le procede a efectuar la
siguiente diligencia de Registro Personal:
3.
- PARA IQF y/o DROGAS
- PARA ARMAMENTO y/o MUNICION
- PARA ALAHAJAS y/o JOYAS
- PARA MONEDA NACIONAL y/o EXTRANJERA
- OTROS DE INTERES POLICIAL

NEGATIVO
NEGATIVO
NEGATIVO
NEGATIVO
POSITIVO

--- Una bolsa color blanco, tamao mediano, con las inscripciones de METRO, en cuyo
interior existe un alicate metlico de aprox. 15 cmts. Una tijera pequea con mango color
naranja; una tijera metlica pequea; dos hojas de sierra usadas color naranja; una cuchilla
color amarillo.
4.
--- Siendo las 15.15 horas, se da por concluida la presente diligencia, firmando a
continuacin los intervinientes.
TERMINO
(2)
EL INSTRUCTOR

____________________
SELLO

CIP N 31223658

(1)
EL DILIGENCIADO

____________________ ID - ID

REDONDO PEDRO MORALES DIAZ

FELIX JUNIOR OLIVARES CHAVEZ

OFICIO
Art. 45. Definicin
Documento que se emplea para comunicar, gestionar o requerir algo;
trasmitir rdenes o comunicaciones, hacer consultas, elevar o devolver
documentos y promover enlace o coordinacin. Cuando se enva a ms de una
Dependencia se denomina Oficio Mltiple.
Art. 46.

Consideraciones para su formulacin

1. Debe utilizarse para un solo asunto o materia.
2. Se dirige al titular de la Dependencia.
3. Todos los ejemplares del Oficio Mltiple llevarn la misma numeracin.
4. Ser firmado por el titular de la Dependencia.

Art. 47. Clases de Oficios

1. Oficio comn:
Es el que se dirige a una sola autoridad, persona o entidad.
2. Oficio mltiple:
Es el que se dirige a ms de una autoridad, persona o entidad.
Art. 48 Estructura del Oficio
1. Encabezamiento
a.
Membrete.
b.
Lugar y fecha, ubicado en la parte superior derecha.
c.
Denominacin (Oficio u Oficio Mltiple), nmero y siglas de la Dependencia,
en el margen superior izquierdo.
d.
Destinatario.
e.
Asunto.
f.
Referencia.
2. Cuerpo
a.
Contiene la parte expositiva directamente relacionada con el propsito del
documento.
b.
Se emplear un prrafo protocolar de despedida.
3. Trmino
a.
La frase Dios guarde a Ud.
b.
Sello redondo, firma y postfirma del titular.
c.
Distribucin (slo en caso de Oficios Mltiples).
d.
Siglas de identificacin personal.

ENCABEZAMIENTO
AO DE LA DIVERSIFICACION PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACION

San Bartolo, 22 de Setiembre de 2015.

OFICIO Nro.

-2015-DIREED-EESTP-PNP/OFAD-UNECO

SEOR

: CORONEL PNP.
Juan Jos PEREYRA VARGAS
DIRECTOR DE ADMINISTRACION DE LA DIREED - PNP.

ASUNTO

REF.

: Solicita asignacin de Alimento para Personas a partir del 22

SET2015.
:

Oficio N 8605-09-2015-DIREED-PNP/DIRADM-DIVREHUM /AO

de 21SET2015.

CUERPO
Tengo el agrado de dirigirme a Ud., que de conformidad al documento
indicado en la referencia, tenga a bien disponer por quien corresponda la asignacin de la
Partida ALIMENTO PARA PERSONAS para CUATRO (04) Oficiales Subalternos PNP,
las mismas que han sido designadas para que presten servicio en este Centro de Formacin
Policial, que a continuacin se detalla:

TNTE.
TNTE.
TNTE.
TNTE.

PNP
PNP
PNP
PNP

HUAMAN QUISPE Araceli

HUAZO MANRIQUE Cynthia Carol
LLERENA ROBLES Jenniffer Rossmarie
TORRES LOPEZ Elena

Aprovecho la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi

especial consideracin y deferente estima personal.
TERMINO
Dios guarde a Ud.

CAMDO/MLC
jas
PARTE
49. Definicin
Es el documento con el cual se da cuenta a la autoridad competente o escaln
superior sobre hechos, actividades, situaciones, diligencias o resultado de
investigaciones relacionadas con el servicio o sobre asuntos de carcter
administrativo o disciplinario.
50. Clases de Parte
1. Parte Comn.
2. Parte de Inspeccin Tcnico Policial (ITP).
3. Parte de Inspeccin Tcnico Criminalsticos (ITC).
51. Consideraciones para la formulacin del Parte
1. Debe referirse a hechos comprobados.
2. El trmite debe respetar el conducto regular, permitiendo a los escalones
superiores decidir sobre el trmite.
3. Pueden utilizarse formatos impresos.
4. En algunos casos pueden formularse a manuscrito (Parte de Ocurrencia
de Calle).
52. Estructura del Parte
1. Encabezamiento
a. Denominacin y nmero del documento, seguido de las siglas de la
Dependencia.
b. Asunto.
c. Referencia, si lo hubiere.
2. Cuerpo
a. Contiene la exposicin y anlisis de los hechos, situacin,
investigacin o actividades desarrolladas, resultados o conclusiones y
anexos si hubieran.
b. Para dar cuenta del resultado de investigaciones administrativodisciplinarias, el cuerpo contendr:
(1) Informacin.
(2) Investigacin.
(3) Anlisis de los hechos.
(4) Conclusiones.

(5) Anexos.
c. Para el Parte de Inspeccin Tcnico Criminalstica:
(1) Informacin.
(2) Inspeccin Tcnico Policial.
(3) Personal interviniente.
(4) Referencias, descripcin, anlisis y conclusin.
3. Trmino
a. Lugar y fecha.
b. SELLO redondo, firma, postfirma del que instruye el documento.
c. ES CONFORME, firma y postfirma del Jefe de la Dependencia.
d. Siglas de identificacin personal.
PARTE S/N. CIA. PP - PP.
ENCABEZAMIENTO
ASUNTO

: Da cuenta de persona por herida punzo cortante (rganos vitales abdomen).

CUERPO
1.

En la fecha, 03OCT15 a horas 19.25 aprox. doy cuenta

conjuntamente con la SO3. PNP ARIAS GUTIERREZ Sheyla en circunstancias que nos
encontramos realizando el Patrullaje a Pie por la Av. Buenos Aires cuadra 5 altura del inmueble
N 523 Puente Piedra se encontraba un sujeto de sexo masculino NN de aprox. de 24 aos
tirado en el suelo retorcindose de dolor a la altura del abdomen le corra abundante sangre
producto de haber sido vctima de herida punzo cortante penetrante (HPP) con arma blanca
segn refiere el sobrino de la propietaria de la vivienda que dijo llamarse Luis AGUILAR
SANCHEZ (25 aos), soltero, natural de Lima, de profesin carpintero, identificado con DNI N
07745658 que la indicada persona herida haba sido atacado por un individuo desconocido quien
portaba arma blanca (cuchillo) quien a la vez se dio la fuga con direccin desconocida,
manifestando el deponente que dicho individuo herido es llamado como Norvil SANCHEZ
RIOS quien momentos antes haba visitado a su enamorada que dijo ser llamada Clara
BERMUDEZ FLORES (20 aos) quien tiene su cuarto alquilado en el 2do. Piso de la vivienda,
la misma que no se encontraba en su habitacin.

2.

Por otro lado, se traslad al herido al Hospital de Salud de

Puente Piedra (Emergencias) encontrndose el Doctor de Turno Luis ORTIZ MURGA quien
atendi al daado, diagnosticando: Herida Punzo Penetrante (HPP) en la regin abdominal.

3.

Lo que doy cuenta para los fines del caso, se adjunta un

Acta de Inventario.
Documentos Adjunto
- Acta de Inventario.

PP., 03 de Octubre de 2015

FIRMA
_________________________
Janet BUENDIA DOMINGUEZ

SO1. PNP

ENCABEZAMIENTO
ACTA DE INVENTARIO
CUERPO
1.
--- En el Distrito de Puente Piedra, siendo las 20.10 horas del da 03 de Octubre de 2015 en
el tpico de Ciruga de Emergencia del Hospital de Salud de Puente Piedra, presente el
Instructor y el tcnico enfermero Carlos VASQUEZ CELIS (38 aos) como testigo se
procede a formular el Inventario 2 a la persona NN. S/M. de (24 aos) aprox., no presenta
documento, no precisa domicilio:
3.
- PARA IQF y/o DROGAS
- PARA ARMAMENTO y/o MUNICION
- PARA ALAHAJAS y/o JOYAS
- PARA MONEDA NACIONAL y/o EXTRANJERA
- OTROS DE INTERES POLICIAL
-

NEGATIVO
NEGATIVO
NEGATIVO
NEGATIVO
POSITIVO

(01) Un pantaln ancho Piers color verde.

(01) Un par de zapatillas marca Adidas
(01) Un polo manga larga color blanco s/marca.
(01) Una billetera de plstico color marrn llena, contena un billete de DIEZ (s/. 10.00)
Soles con N de serie A42536879X.

4.
--- Siendo las 20.25 horas, del da de la fecha, se procedi a dar por concluido la presente
diligencia, para mayor constancia firmamos.
TERMINO
(2)
EL INSTRUCTOR

(1)
EL DILIGENCIADO

____________________
CIP N 31223688
JANET BUENDIA DOMINGUEZ

SO1. PNP

____________________ ID - ID
Carlos VASQUEZ CELIS

TCO. ENFERMERO
HS. PP. EMERGENCIA