TEMA 1: EMPRESA Y COMUNICACIN

SUMARIO:
1. La administracin de la empresa.
1.1. Qu es organizar?
1.2. Principios de la organizacin.
1.3. Etapas de la organizacin.
2. Modelos organizativos.
2.1. Lineal.
2.2. Organizacin funcional.
2.3. Organizacin lineo-funcional: Staf
2.4. Organizacin por comits.
2.5. Organizacin matricial.
3. El organigrama empresarial.
4. Organizacin estructural de las personas en la empresa.
5. Funciones del personal en la organizacin.
5.1. Funcin de produccin.
5.2. Funcin comercial.
5.3. Funcin financiera.
5.4. Funcin de recursos humanos.
5.5. La gestin del talento.
6. Relacin interdepartamental.

1. La administracin de la empresa.
1.1.

Qu es organizar?
Para alcanzar los objetivos propuestos, la empresa debe ordenar todas sus
actividades. Se organizan grupos de trabajo con una persona al frente que ejerza
autoridad.
Cada persona, debe cumplir con su responsabilidad y jerarqua.
Esto implica:
- Establecer funciones, jerarquas y actividades. Siempre con el fin de cumplir
los objetivos.
- Coordinacin de todos los factores, humanos y materiales.
- Agrupar, dividir y asignar funciones.
- Establecer jerarqua.
- Implantar mtodos de trabajo sencillos.
1.2.
Principios de la organizacin.
- Establecer actividades necesarias para alcanzar los objetivos.
- Fomentar la especializacin (de tal forma, que cuanto mas especifica sea una
funcin, mayor eficacia)
- Jerarqua de arriba hacia abajo.
- Cada subordinado informa a un solo jefe.
- La jerarqua debe estar clara, incluso deben estar por escrito para el
conocimiento de todo el personal.
- Coordinacin.
- Estructura definitiva, que no vare.
1.3.
Etapas de la organizacin.
- 1 etapa: divisin del trabajo.
- 2 etapa: establecer jerarqua, funciones, departamentos
1 Etapa: divisin del trabajo:
Distribuir las actividades con el fin de asignar los recursos (materiales y
humanos) necesarios para la especializacin y el perfeccionamiento en el trabajo.

2 Etapa: establecimiento de estructuras:

a. Jerarquizacin: organizar los recursos humanos estableciendo las jerarquas. Se
distinguen tres estructuras:
1

TEMA 1: EMPRESA Y COMUNICACIN

Lineal: tipo vertical. El grado de autoridad es en sentido descendente (de

mayor a menor) y responsabilidad en sentido ascendente (de menor a
mayor). Cada uno debe de saber de quien recibe rdenes y a quien debe
informar.
- Funcional: estructura horizontal, no hay altos grados de autoridad, todos
ostentan la misma posicin jerrquica aunque con funciones diferenciadas.
- Staf: grupos de apoyo y asesoramiento para el resto de los equipos.
b. Departamentalizacin: agrupar tareas similares en unidades o reas especficas. Es
muy importante establecer las lneas de comunicacin entre los departamentos.
- Por funciones: segn las funciones que desempean.
- Por producto: cuando hay varias lneas de produccin se puede establecer la
departamentalizacin por productos.
- Por territorio: se agrupan en funcin de la zona para facilitar la gestin del
negocio. Se asigna la funcin directiva para que esa persona represente a la
empresa en ese territorio. Cada una de las divisiones debe funcionar como
empresa independiente.
- Por clientes: agrupamos los grupos de clientes con cosas en comn. Se
establece para mejorar la atencin y la especializacin.
- Por procesos: en funcin de la fase productiva.
- Por turnos: en fbricas para no parar su produccin.
c. Asignacin de autoridad: es la facultad para dirigir, dar rdenes a subordinados y
exigir responsabilidad.
La autoridad formal parte de arriba hacia abajo. Si se ejerce sobre un grupo ser
lineal pero si es sobre una o varias personas sobre funciones distintas ser
funcional.
- Organizacin administrativa centralizada: mantiene el control sobre todas las
actividades de la empresa, sin delegar y las decisiones se toman desde los
niveles ms altos.
- Organizacin descentralizada: delegar muchos aspectos. Es til cuando una
empresa tiene distintas sedes en distintos lugares. La alta direccin tiene la
funcin de control.
En pequeas y medianas empresas es mejor una organizacin centralizada, para
permitir al jefe conocer todos los problemas. Mientras que en una gran empresa
es mejor mas descentralizacin ya que son necesarias ms personas con
capacidad de decisin.
2. Modelos organizativos.
CARACTERISTI
VENTAJAS
DESVENTAJAS
CAS
ORGANIZACIN LINEAL
Todas
las Muy
til
en No se fomenta la
decisiones
se pequeas
especializacin y la
concentran
en empresas
por falta de autonoma
una
sola facilitar
las puede
provocar
persona, toda la decisiones
y
la desmotivacin.
autoridad
y ejecucin de las
responsabilidad. mismas.
ORGANIZACIN
Divisin
y Comunicacin
Las rdenes vienen
FUNCIONAL
especializacin
directa.
de ms de un jefe y
del trabajo para Especialistas
a
veces
originan
la
mayor dentro
de
la contradicciones
y
eficacia.
misma.
conflictos.
ORGANIZACIN
LINEO- Combina los dos Figura de un solo
FUNCIONAL
sistemas.
jefe con toda la
autoridad
y
la
responsabilidad.
Especializacin.
ORGANIZACIN
POR Varios
equipos Son
decisiones Demora en la toma
COMITES
de trabajo con desde
diferentes de decisiones y a
2

TEMA 1: EMPRESA Y COMUNICACIN

varias personas
que
asumen
autoridad
y
responsabilidad.
ORGANIZACIN MATRICIAL

EL TOYOTISMO

EN LINEA Y STAFF

Agrupar recursos
humanos
y
materiales
y
asignarlos
de
forma temporal
a los diferentes
proyectos.
Se
crean equipos.
Profesionales
polivalentes
y
motivados en los
proyectos.
El
objetivo es la
calidad total.

puntos de vista,
consigue
participacin
e
implicacin
en
cada decisin.
Modelo flexible que
combina
la
estructura habitual
con la rotacin de
los proyectos.

Reduce
los
recursos lo mximo
posible
(fabrica
mnima).
Nivel
mnimo de stock.
Subcontratas. Los
trabajadores toman
decisiones
relacionadas con la
produccin.
Estructura
Intervencin
de
central de forma especialistas
sin
jerrquica con el distorsionar
la
soporte
de relacin
de
departamentos
jerarquas.
de
asesoramiento
para ayudar en
la gestin, pero
no
tienen
autoridad.

veces se toman por

amiguismo.
Conflictos por ms
de una autoridad.
Coordinan todas las
personas
que
intervienen
y
pueden
surgir
conflictos
entre
directores.

Representan
un
coste adicional.
Las decisiones son
lentas.

3. El organigrama empresarial:
Es una representacin grafica de la estructura formal de la empresa.
Muestra las relaciones e intercambios de informacin en los distintos
departamentos, as como entre las personas: jerarqua, funciones, responsabilidad
Su eleccin depende de los objetivos, tipo de organizacin y funciones que
desarrolle. Por si mismo no muestra toda la informacin, hay que rellenarlo con un
texto que explique las relaciones.
Tipos de organigramas:
- Circulares: el rgano de mayor jerarqua se coloca en el
centro y las lneas de autoridad van desde el centro a la
periferia.
- Verticales: las lneas
de autoridad parten
de
arriba
hacia
abajo.
- Horizontales:
cuando
hay
muchos
niveles
jerrquicos es bueno utilizar el horizontal. La ms alta
jerarqua estara en la izquierda y las lneas de autoridad
van de izquierda a derecha.
- Mixtos: por comodidad se pueden combinar el formato
vertical y horizontal. En este caso, el tramo de las lneas
3

TEMA 1: EMPRESA Y COMUNICACIN

de autoridad debe estar claro para que no haya dudas sobre que rgano es el
superior a otro.
4. Organizacin estructural de las personas en la empresa.
Dos tipos de estructuras:
- Estructura u organizacin formal:
Divide el trabajo de forma racional. Los directivos de la empresa son los
encargados de organizar a los trabajadores por grupos de trabajo.
Pretende indicar lo que hace cada uno, con quien hablar y a quien
obedecer. Pero esta estructura no se refiere a individuos sino a las funciones, por
lo que las relaciones son entre las funciones y tareas. Lo importante son las
tareas y relaciones, no los nombres de esos trabajadores.
- Estructura u organizacin informal:
Surge de manera no planeada y espontanea entre las personas en
distintas posiciones de la organizacin formal.
Se forman por relaciones de amistad, similitud de gustos, aficiones
Junto con la organizacin formal, son dos estructuras superpuestas que
tienden a interferirse.
5. Funciones del personal en la organizacin.
5.1.
Funcin de produccin:
Engloba todas las actividades destinadas a la obtencin de bienes y servicios.
La produccin de bienes comprende todas las actividades por las que se fabrica
un producto, utilizando unos materiales para finalmente destinarlos a la venta.
Este departamento existe sobre todo en empresas del sector secundario, que es
el tipo de empresas donde se transforman materias primas.
5.2.
Funcin comercial:
Diferentes tareas en dos departamentos: compras y ventas.
- Departamento de compras:
o Gestiona el aprovisionamiento. Las empresas crean sus propias reglas
y normas para las adquisiciones.
o Realiza tareas de recogida de informacin sobre productos y
proveedores, ofertas
- Departamento de ventas:
o Realiza las actividades para enviar al mercado los productos o servicios
que la empresa comercializa o fabrica.
o Tambin crean su propia poltica de ventas, en funcin de las
necesidades del consumidor/cliente.
o Algunas veces, el departamento de marketing est incluido en este.
o Engloba tareas como atencin al cliente, promocin, poltica de
precios
5.3.
Funcin financiera:
- La empresa necesita fondos y recursos. Estos pueden ser propios (beneficios)
o ajenos (prstamos de bancos).
- Esta funcin puede llevarse desde el departamento de finanzas y de
contabilidad.
o Departamento de finanzas: consigue recursos financieros ajenos, los
gestiona y los administra.
o Departamento de contabilidad: registra el patrimonio de la empresa
(cuantitativa y cualitativamente), aspecto esttico y dinmico y lo
registra.
5.4.
Funcin de recursos humanos:
Para realizar las tareas, hacen falta personas. Todo lo relacionado con los
trabajadores se realiza en el departamento de recursos humanos. Este departamento
se encarga de la planificacin del personal, contratacin, cursos de actualizacin y
formacin, control de asistencia, remuneraciones
5.5.
La gestin del talento:
Se llama as a la bsqueda de personal de alto potencial que aumente el valor de
la empresa.

TEMA 1: EMPRESA Y COMUNICACIN

Las empresas buscan incorporar, retener y desarrollar a los mejores. Muchas

empresas buscan crear planes para conseguir retener a las personas ms validas.
Se pueden tomar algunas medidas para gestionar el talento:
- Atraer, reclutar y buscar personas cualificadas para los puestos vacantes.
- Sueldos competitivos.
- Programas que eviten la fuga de cerebros.
- Oportunidades de desarrollo y capacitacin.
El mayor reto de RRHH es la gestin del talento. Estos departamentos tendrn
que formar a sus trabajadores de acuerdo con la velocidad y complejidad de la
economa globalizada.
6. Relacin interdepartamental.
Una de las formas ms importantes de la comunicacin organizacional es la
comunicacin entre departamentos. La importancia de la comunicacin entre los
diferentes departamentos de una organizacin se hace ms evidente cuando la
comunicacin se rompe.
De esta forma, si en una empresa productora y vendedora, aunque se fabricaran
muchos productos pero el departamento de ventas no conoce las cualidades de ese
producto, se producira una descoordinacin y sera perjudicial para la empresa.
Por lo que las relaciones interdepartamentales es la base de una empresa
organizada, en la que los distintos departamentos estn coordinados entre s, y su
toma de decisiones se realiza teniendo en cuenta las necesidades de la empresa, no el
beneficio de cada departamento.