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Dossier

La restauration ct chiffres
Se livrer un inventaire des bonnes pratiques en matire de contrle interne
et de suivi de gestion dun tablissement de restauration est un exercice
difficile tant la diversit des organisations possibles est grande. Toutefois, il
existe des procdures lmentaires que lon retrouve souvent et que chaque
structure peut adapter sa taille et ses objectifs car les fondamentaux restent
identiques : des procdures dorganisation adaptes et un suivi de gestion
efficient.

fin de pouvoir sappuyer sur un contrle


dexploitation fiable, le dirigeant doit
sassurer de la qualit des informations
requises. Lun des moyens les plus srs datteindre cet objectif est de mettre en place un
contrle interne efficace. Il nexiste pas actuellement en France de cadre norm pour dfinir le
contrle interne.

tionnement de votre tablissement de restauration. Il convient pour cela den identifier les
grands risques, qui sont traditionnellement les
suivants :
- lexhaustivit de la facturation et des encaissements ;
- les achats dtourns ou le coulage de stocks ;
- la TVA sur place et emporter (si applicable).

Mettre en place un
contrle interne efficace

De multiples cas de figure existent au sein des


tablissements de restauration, et cela constitue
ici la difficult de lexercice auquel nous allons
nous livrer.

On considre traditionnellement quun bon


contrle interne repose ncessairement sur
plusieurs impratifs : une organisation adapte,
des mthodes et procdures appropries, un
personnel de qualit, des protections matrielles
et enfin une matrise des risques. Une tendance
rcente au plan international conduit riger en
meilleure pratique le rfrentiel issu du
rapport du COSO (1). Ce dernier repose notamment sur trois types dobjectifs (efficacit oprationnelle, respect des lois et rglementations en
vigueur et information financire exacte) et sur
cinq composants (environnement interne,
valuation des risques, activit de contrle
proprement dite, systme dinformation et de
communication et enfin structure de pilotage de
lensemble du dispositif).

Les risques traditionnels


couvrir
Nous allons donc nous livrer cet exercice pour
recenser les bonnes pratiques susceptibles de
vous aider dans la matrise au quotidien du fonc(1) Committee of Sponsoring Organizations.

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Lexhaustivit de la facturation
et des encaissements
Mettre en place des procdures visant assurer
que lintgralit des repas servis est facture et
encaisse constitue une priorit vidente. Toutefois, nos diffrentes expriences en tant quexpert-comptable ou commissaire aux comptes
montrent que ceci nest pas toujours le cas.
Le degr dinformatisation peut tre plus ou
moins important, voire inexistant. Une caisse enregistreuse nous parat toutefois constituer un minimum afin de scuriser les espces notamment.
La localisation physique de la caisse doit tre
tudie afin dassurer une sortie contrle du
restaurant et empcher ainsi les resquilleurs ! Le
rapprochement entre les repas commands et la
facturation/encaissement peut tre gr
manuellement de faon simple en distinguant
les repas encaisss de ceux encaisser. Une fois
le service termin, il convient de procder au
comptage des commandes prpares en cuisine
puis au rapprochement avec les repas facturs/
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Hbergement et restauration
encaisss. Les carts doivent tre expliqus et
analyss, et le nombre dfinitif de repas prpars port au tableau de bord de lactivit afin de
calculer les ratios de suivi habituels. Dans le cas
dune cuisine sous-traite une socit externe,
ce comptage permet de valider la facturation
des achats de sous-traitance. On peut utilement
rapprocher les numros des bons de commande
(en cas dutilisation de carnet pr numrots)
avec ceux du rcapitulatif des ventes du jour.
Les bonnes pratiques peuvent tre appuyes par
des procdures crites afin dencadrer le fonctionnement ainsi quune informatisation adapte la taille de ltablissement. Divers logiciels
existent sur le march spcifiques aux points de
vente de type bars, restaurants ou brasseries
mais il conviendra de procder une analyse
dtaille des besoins pralablement la mise en
place.
Il y a lieu dtudier ou de simuler les verrouillages offerts par la caisse enregistreuse ou par le
logiciel. Certains systmes autorisent la suppression des commandes valides et payes sans
quaucune trace ne subsiste. Louverture du tiroir
de caisse peut dans certains cas seffectuer
manuellement (par une cl) en lieu et place de la
commande douverture du clavier informatique.
Le verrouillage du systme permet de limiter les
risques derreurs et de fraude.
Dans le cas de facturation mensuelle des clients
rguliers, le lettrage entre facture et rglement
doit tre tout aussi rgulier et les clients relancs. Un tableau de suivi des crances douteuses
est galement utile pour tenir la direction informe de lvolution de ces dernires.
Lexistence dune caisse ferme sous la responsabilit dune personne dsigne participe dune
bonne pratique. Le comptage de la caisse doit
tre journalier et donner lieu une remise rgulire des espces la banque. Lidal consiste
sparer les fonctions entre la personne qui
compte les espces et les dpose la banque de
celle qui comptabilise les recettes. Cette sparation des tches constitue une mesure de sauvegarde des actifs et permet un contrle interne
plus efficient. Le fonds de caisse doit tre retrac
comptablement et tout cart signal. Il est tout
fait normal que des carts en plus et en moins
soient signals du fait des nombreux rendus de
monnaie. En revanche, une caisse ne prsentant
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jamais dcart doit tre tudie, bien quelle


puisse faire lobjet dajustements par les pourboires. Les pourboires doivent tre rgulirement distribus et non conservs dans une enveloppe dans la caisse Nous avons ainsi pu observer jusqu un an de pourboires stocks dans
lattente du repas annuel des employs ! La
somme atteignait un niveau trs lev, gnrant
un risque consquent.
La procdure des repas/boissons offerts la
clientle mrite une attention particulire. Lautorisation par une personne habilite et la
formalisation dun bon spcifique (afin de ne
pas fausser les indicateurs) sont prvoir.

Le choix dun logiciel


Certains logiciels permettent de grer la prise de
commande, la prparation des commandes en
cuisine, la facturation et lencaissement par type
de rglement (espces, chque, CB, ticket restaurant). Les fonctionnalits de ce logiciel doivent
tre tudies dans le dtail (voir encadr ci-dessous), et
il faut sassurer quau minimum les points
suivants sont couverts :
- ventilation de ltat journalier de caisse par
type de repas servis ( des fins analytiques),
mode de rglement (cash ou crdit), type
dencaissement (ticket restaurant, espces,
chques), taux de TVA (si applicable) ;

Une modernisation rate


Un restaurant, cr il y a une vingtaine dannes par le centre daide par le travail dune
association, a souhait, en raison du fort
dveloppement de lactivit, se doter dun
systme informatique plus intgr.
La particularit de ce restaurant est daccueillir une clientle de proximit fortement
fidlise et qui dispose, dans certains cas,
dun crdit mensuel. Or, cette particularit
na pas t intgre lors du choix du logiciel.
Ainsi, le systme mis en place nest pas conu
pour la gestion des comptes clients. La facturation ntant pas prvue de faon automatique, ces oprations font donc lobjet dune
opration manuelle la fin de chaque mois.
On imagine aisment la perte defficacit
engendre par un logiciel insuffisamment
adapt !

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Dossier

- affectation dun numro de facture ;


- code client de la gestion commerciale identique celui de la comptabilit gnrale ;
- affectation sur place / emporter rapide ;
- conformit du calcul des bases de TVA au taux
normal et au taux rduit ;
- scurisation du systme afin de limiter les annulations ou avoirs un responsable autoris.
Lexistence dun tat informatis de caisse doit
tre mis profit pour identifier dventuels
mouvements de caisse ngatifs permettant de
cerner les rendus de monnaie sur tickets restaurant.

Le suivi des achats


et des stocks
De nombreuses procdures sont possibles ainsi
que de multiples indicateurs. notre sens, il faut
distinguer les flux dachats selon leur degr de
sensibilit (plus le cot est lev, plus lachat est
sensible) et de les organiser au moyen de procdures plus ou moins dtailles afin de prvenir
par exemple le risque de dtournement des
denres.
La mise en place dun inventaire mensuel de la
cave et/ou des boissons constitue une mesure de
sauvegarde des actifs au mme titre quune
scurisation physique. Elle permet galement de
fiabiliser le calcul des marges mensuelles.
Au-del, le contrle des approvisionnements
doit sorganiser tant sur le plan qualitatif
(nature, aspect, fracheur, calibre) que quantitatif (quantits livres conformes la commande,
prix correspondant aux conditions dachats
ngocies).

Les indicateurs fondamentaux


La mesure des ralisations est effectue partir
dun ensemble dindicateurs. Les rsultats obtenus sont ensuite compars une norme sectorielle (peu disponible), un historique ou un
ratio prvisionnel. Tout cart significatif doit
faire lobjet dune analyse. Inutile de prciser
que vos indicateurs doivent tre dtermins de
faon permanente, que les mesures donnes
doivent tre claires, prcises, objectives et
produites dans des dlais rapides et fiables afin
de ne pas induire en erreur lutilisateur.
Les possibilits sont multiples et nous ne nous
livrerons pas ici un inventaire exhaustif. On
peut par exemple distinguer :
- les indicateurs de performance commerciale :
chiffre daffaires HT / TTC, sur place / emporter, nombre de couverts servis, taux de remplissage, chiffre daffaires moyen par couvert et
par jour, ticket moyen au bar, nombre dannulations, caisse enregistreuse ;
- les indicateurs relatifs au cot des matires :
cot nourriture / boisson, suivi des dpenses
dtailles ramenes au repas moyen (pertinent
pour surveiller le risque de coulage), montant
des boissons et repas offerts, nombre de repas
des employs, ce qui permet un suivi des avantages en nature, du taux de perte, de la marge
sur les boissons ;
- les indicateurs relatifs aux frais de personnel :
nombre de couverts servis / nombre dheures
travailles, frais de personnel / chiffre daffaires, cot horaire moyen
> Guy CASTINEL,
expert-comptable, commissaire aux comptes,
Cabinet PKF Audit Conseil Expertise,
dpartement conomie sociale

le dossier du 1 er mai

Le tableau de bord :
analyser le pass pour mieux prparer lavenir
Solde intermdiaire de gestion, seuils de rentabilit, capacit dautofinancement des terminologies qui semblent tout droit sorties du secteur commercial. Pourtant, une fois adapts aux exigences particulires du monde associatif, ce sont autant doutils qui permettent un rel suivi de la
rentabilit des activits de lassociation. Une rentabilit qui, aux yeux notamment des financeurs
et des partenaires extrieurs, apparat comme un gage defficacit et de prennit. Prennit du
projet associatif qui reste galement la principale obsession des membres de lassociation.

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