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Anais do EATI - Encontro Anual de Tecnologia da Informao


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Avaliao dos Processos Estratgicos e Tticos de TI: um


estudo de caso em rgo da Administrao Pblica Federal
Tatieures Gomes Pires1, Domingos Svio Soares Felipe2
1

Graduanda em Telemtica. Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia do


Cear (IFCE) - Campus Fortaleza.

Grupo de Pesquisa em Informtica Aplicada. Instituto Federal de Educao Cincia e


Tecnologia do Cear (IFCE) - Campus Canind
tatieures.gomes@gmail.com, saviofelipe@ifce.edu.br

Abstract. This paper presents the realization of quality evaluation in IT


strategy and tactic process of federal public educational institution, using
CobiT and ITIL frameworks as guides. Documental analyses, application
of questioner and meeting with the IT area managers were used in this work.
This methodology enabled detection of the strategic planning weaknesses that
can be used stimulate the implantation of IT governance in organization.
Resumo. Este artigo descreve a realizao de avaliao qualitativa nos
processos estratgicos e tticos de TI de uma instituio pblica federal de
ensino, baseada nos frameworks CobiT e ITIL. A metodologia adotada foi
anlise documental, aplicao de questionrio e reunio com os gestores da
rea de TI. Isso permitiu detectar as fragilidades do planejamento estratgico
de TI no intuito de impulsionar a implantao da governana de TI na
organizao.

1. Introduo
Nos ltimos anos, os administradores tm percebido, cada vez mais, os benefcios da
tecnologia da informao nos negcios e a importncia de gerenciar adequadamente os
recursos e riscos inerentes rea, principalmente no que tange segurana e
subsistncia da informao. Diante disso, a governana de TI tem se tornado o foco das
discusses estratgicas das organizaes, com o intuito de alinhar a TI com os objetivos
estratgicos do negcio, aprimorar a aplicao de recursos e reduzir custos e riscos.
A prtica da governana de TI uma tarefa complexa que envolve vrios nveis
hierrquicos dentro da instituio. Diante disso, muitos frameworks de boas prticas tm
sido publicados, oferecendo subsdios para que as organizaes compreendam a
situao atual da sua rea de TI e decidam acerca da necessidade de se implantar
mecanismos de governana e gerenciamento mais efetivos.
Nas instituies pblicas no tem sido diferente. medida que reformas para
modernizao da gesto pblica so implementadas, com a adoo de melhores prticas
e padronizaes, cresce a ateno dada governana de TI. Alm disso, gastos e
aquisies em TI crescem e reforam a dimenso estratgica da TI nesse setor [Bermejo
e Tonelli 2011]. O tema tem se tornado, inclusive, objeto de auditorias dos rgos de
controle, como Tribunal de Contas da Unio e Controladoria Geral da Unio.
O intuito deste estudo avaliar os nveis de governana de TI de Instituio de
Ensino Superior (IES) da Administrao Pblica Federal (APF), vinculada ao
Ministrio da Educao (MEC), segundo as prticas propostas pelo CobiT e ITIL.
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Nessas instituies, a definio de estratgias de TI se torna ainda mais relevante, pois


elas tm compromisso firmado em atender a sociedade. [Piurcosky 2011]
O trabalho consiste na realizao de uma avaliao independente com o intuito
de mensurar qualitativamente os controles de TI, atravs da utilizao de mtricas
especficas, levando em conta as particularidades da organizao. A partir dessa anlise,
ser possvel determinar os aspectos de governana e gesto de TI que precisam ser
aprimorados e, assim, contribuir para o aperfeioamento da rea de TI da instituio.
Outros fatores motivadores deste trabalho foram: a preocupao dos rgos
fiscalizadores com a situao atual das instituies pblicas no que tange governana
de TI, que ainda no atingiu o patamar desejado; a pretenso de verificar a
aplicabilidade dos frameworks CobiT e ITIL nesse setor, diante das suas
peculiaridades; e a carncia de material bibliogrfico e estudos de caso referentes
governana de TI, especificamente na administrao pblica.

2. Governana de TI
Segundo [Rodrigues 2010], governana corporativa pode ser definida como os
mecanismos ou princpios que governam o processo decisrio dentro de uma
organizao e um conjunto de regras institudas para direcionar e controlar a tomada de
decises em benefcio do interesse maior da instituio, reduzindo conflitos de
interesses e a discricionariedade dos gestores.
Todos os pilares que sustentam uma organizao devem ser regidos por esses
princpios, alinhados com os objetivos estratgicos da instituio. Da mesma forma, a
rea de TI no deve agir sozinha. Investir, revelia, em tecnologias de ltima gerao
no implica que a instituio ir obter os benefcios esperados, principalmente se este
investimento no for planejado e alinhado com os objetivos e expectativas da Direo.
A governana um papel a ser direcionado pela Alta Administrao (incluindo
diretores e executivos), a quem tambm compete avaliar o alcance das metas e objetivos
propostos. A Alta Administrao de atuar na liderana, nas estruturas organizacionais e
nos processos que garantem que a TI (governana de TI) da empresa sustente as
estratgias e objetivos da organizao [ITGI 2007].
A governana de TI busca o direcionamento da TI para atender ao negcio e o
monitoramento para verificar a conformidade com as diretrizes definidas, de modo a
promover o alinhamento da rea de TI aos requisitos do negcio, considerando solues
de apoio ao negcio, assim como a garantia da continuidade dos servios e a
minimizao da exposio do negcio aos riscos de TI [Fernandes e Abreu 2012].
Outros desafios a serem mitigados pela governana de TI so: prover a
continuidade dos servios crticos de TI; gerenciar os custos com TI garantindo a
entrega de valor esperada para os investimentos; gerenciar a complexidade da TI dentro
das organizaes; cumprir leis e regulamentos; e manter a segurana da informao.
A governana de TI nos setores pblico e privado similar em seus pilares
bsicos, mas muito diferente nos aspectos financeiros e ambientais [Rodrigues 2010].
No setor pblico inexistem indicadores financeiros de resultados. Os resultados
so medidos pela melhoria dos servios prestados sociedade e dos benefcios
auferidos pela populao, o que torna mais difcil mensurar o alcance dos resultados
esperados, especialmente nas universidades e institutos de educao.
Alm disso, o aspecto financeiro que envolve as organizaes privadas permite,
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com mais facilidade, realizar investimentos que proporcionem vantagem competitiva e


subseqente ganho financeiro. A falta de competitividade explica o fato de o setor
pblico apresentar atrasos no desenvolvimento e implantao de tecnologias da
informao em relao ao setor privado [Rodrigues 2010].
Quanto ao ambiente administrativo, os gestores esto sujeitos a diversos
mecanismos de controle, devendo prestar contas a vrias partes interessadas, tais como:
ministros, outros rgos do governo, cidados, clientes e pblico em geral. Essas
inmeras responsabilidades com o parlamento e com os cidados, publicidade dos atos e
transparncia excedem a iniciativa privada. O ambiente poltico - com foco em
verificaes -, e os sistemas de valores que enfatizam questes ticas e o cumprimento
de normas e dispositivos legais, exige um modelo de governana diferenciado em
relao ao orientado a negcios, tpico do setor privado. [Rodrigues 2010].
O Tribunal de Contas da Unio (TCU), atravs da Secretaria de
Fiscalizao de Tecnologia da Informao (SEFTI), tem realizado, desde 2007,
constante avaliao da situao da governana de TI nos rgos da APF. A partir desse
trabalho, o Tribunal emite recomendaes aos rgos avaliados e superiores, no intuito
de incentivar o processo de implantao da governana de TI. No ltimo levantamento
(2012), o TCU constatou que muitas instituies ainda esto na faixa inicial de
governana de TI, em relao aos modelos de boas prticas, o que est distante do
aceitvel [Brasil-b 2012].

3. ITIL
A Information Technology Insfraestructure Library (ITIL) um framework de boas
prticas para gerenciamento de servios de TI utilizado por organizaes dos mais
diversos portes, pblicas ou privadas, como apoio para melhorar os servios de TI. A
biblioteca encontra-se atualmente na edio 2011, ano em que foi lanada.
Este modelo aborda o gerenciamento de servios com base em etapas prdefinidas de ciclo de vida do servio, possibilitando ao gerente uma ampla viso de
como o servio est estruturado, e como os componentes envolvidos se relacionam. Seu
principal foco a entrega de valor para o negcio, independente de fornecedores e
produtos, garantindo assim que o padro possa ser utilizado por qualquer organizao
de TI, ou que utilize TI, de qualquer ramo. Alm disso, apresenta lies das
organizaes que apresentam os melhores desempenhos no negcio de TI hoje em dia.
O ciclo de vida de cada servio est divido em cinco etapas: Estratgia de
Servio, Desenho de Servio, Transio de Servio, Operao de Servio e Melhoria
Contnua do Servio. Para cada etapa, o guia descreve uma srie de atividades e funes
envolvidas, bem como os procedimentos e instrues de trabalho.

4. CobiT
O Control Objectives for Information and related Technology CobiT foi
desenvolvido pela ISACA (Information Systems Auditing and Control Association) para
auxiliar os profissionais de auditoria e controle na rea de TI. O modelo apresenta um
conjunto de rotinas focadas na governana de TI, proporcionando uma viso ampla de
tecnologia da informao nas organizaes, bem como ferramentas, prticas e princpios
para orientar as diversas partes interessadas na rea de TI, interna ou externas
organizao, tais como administradores, executivos, profissionais de TI, gestores, etc.

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O CobiT fornece, de modo integrado, um conjunto de boas prticas descritas


em vrios padres de TI internacionalmente aceitos(ITIL, ISO/IEC 27000, PMBOK,
CMM e CMMI). Essas prticas foram agrupadas em um modelo de processos que
apresenta uma srie de atividades em estrutura lgica e gerencivel.
Por tratar-se da integrao de vrios modelos, o CobiT abstrai a execuo dos
processos e preocupa-se apenas com os objetivos de controle, ou seja, uma definio
dos resultados esperados da TI com potencial de auxiliar o alcance das metas
estratgicas da instituio analisada. Ele composto por 34 processos distribudos em
quatro domnios: Planejar e Organizar, Adquirir e Implementar, Entregar e Suportar e
Monitorar e Avaliar.

5. Metodologia
Inicialmente, constituiu-se, junto instituio analisada, apanhado documental
referente situao da implantao da governana de TI, baseado nos levantamentos de
governana em TI do TCU, plano de desenvolvimento institucional, organogramas,
portarias, polticas e manuais de procedimentos administrativos referentes rea de TI.
Da anlise dessa documentao, observou-se, de maneira superficial, que a
Entidade encontra-se em fase inicial de implantao da governana de TI, pois
apresentou ausncia de formalizao dos quesitos de alinhamento estratgico, bem
como a inexistncia de controles internos amplamente institudos.
Estratgia o eixo principal para implantao de servios de TI, pois oferece
orientao para projetar, desenvolver e implementar o gerenciamento desses servios. A
estratgia de servio crtica no contexto de todos os processos ao longo do ciclo de
vida de servio ITIL e exige constante reviso. [Bom 2012]
O [ITGI 2012] afirma que para que a governana de TI seja eficiente,
importante avaliar as atividades e riscos da TI que precisam ser gerenciados. O domnio
Planejar e Organizar cobre as estratgias e as tticas, preocupando-se com a
identificao da maneira em que a TI pode melhor contribuir para atingir os objetivos de
negcio. Portanto, o planejamento estratgico e ttico compe a base para implantao
dos demais processos de TI, conforme apresentado na figura 1.

Figura 1: Os quatro domnios inter-relacionados do CobiT 4.1 [ITGI 2007]

Diante disso, a estratgia o passo inicial da implantao da governana de TI,


pois os processos estratgicos provem a direo para a entrega de solues e servios
de TI de acordo com as necessidades, padres de qualidade, tempo e custos esperados.
De acordo com a situao atual da instituio, optou-se por centralizar este
estudo nos processos estratgicos e tticos. Analisar todos os eixos seria dispendioso e
no apresentaria resultados distintos, uma vez que os demais processos esto vinculados
existncia de um planejamento estratgico efetivo. Alm disso, propor a adoo de
boas prticas em todos os eixos ao mesmo tempo tornaria o processo de melhoria
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invivel.
Ademais, uma avaliao como esta requer a disponibilizao de pessoal
envolvido nos nveis hierrquicos mais altos da rea de TI, que normalmente revelam
um grande nmero de atribuies e pouca disponibilidade de tempo, o que inviabiliza a
realizao de trabalhos muito extensos e complexos. Portanto, fez-se necessria a
restrio do foco deste estudo, para que fosse, de fato, exequvel.
A partir da definio do escopo da pesquisa, foi elaborado questionrio
subjetivo, com base nos guias de boas prticas ITIL 2011 (fase Estratgia de
Servio) e CobiT 4.1 (domnio Planejar e Organizar), nos Acrdos n 2.308/2010TCU-Plenrio e 2.585/2012-TCU-Plenrio do TCU e nos documentos apresentados.
O questionrio foi subdividido em dez tpicos, baseados nos processos do
primeiro domnio do CobiT 4.1 (Planejar e Organizar): (1) Plano Estratgico de TI;
(2) Arquitetura da Informao; (3) Diretrizes Tecnolgicas; (4) Processos, Organizao
e Relacionamentos; (5) Investimentos de TI; (6) Metas e Diretrizes Gerenciais; (7)
Gerenciamento de Recursos Humanos; (8) Gerenciamento de Qualidade; (9)
Gerenciamento de Riscos; e (10) Gerenciamento de Projetos.
Como o CobiT um modelo de alto nvel em que suas especificaes
no adentram nos detalhes da execuo dos processos e considerando que a ITIL
contempla, na fase de Estratgia do Servio, atividades de cunho estratgico e ttico
tambm descritas no CobiT, a ITIL foi utilizada para esclarecimento das questes
levantadas no CobiT, j que trata-se de um guia bem mais detalhado.
Para cada tpico foram elaborados questionamentos subjetivos baseados
nas atividades inerentes a cada processo, considerando os aspectos que esto em fase de
desenvolvimento e at mesmo as atividades realizadas informalmente.
A ttulo de exemplo, no tpico 1 ( Plano Estratgico de TI), durante a anlise
prvia, identificou-se que o Plano Estratgico e o Plano Diretor de TI ainda no foram
institudos e encontram-se em fase de implementao. A partir desta constatao, a
organizao foi questionada acerca das etapas e da participao dos interessados na
elaborao dos referidos documentos, alm dos procedimentos adotados atualmente
para tomada de decises e priorizao de investimentos na ausncia dessas peas.
Essa metodologia permite no apenas apontar o nvel de maturidade de cada
processo, mas detectar os avanos realizados, mesmo que sutis, alm de estimar o nvel
de comprometimento da Alta Administrao, dos gestores de TI e das demais unidades
em promover o desenvolvimento da governana de TI.
O formulrio contou com vinte e cinco itens subdivididos nos dez tpicos
citados. A proposta foi elaborar um questionrio simples, claro e rpido em observncia
ao princpio constitucional da eficincia na APF.
Para ilustrar os resultados encontrados, definiu-se nveis de maturidade,
similares aos estabelecidos no CobiT 4.1: nvel 0 (processo inexistente), nvel 1
(processo iniciado, mas muito incipiente), nvel 2 (processo no formalizado, intuitivo
ou incompleto), nvel 3 (processo definido e formalizado), nvel 4 (processo
gerenciado), nvel 5 (processo otimizado). A diferena substancial, em relao ao
framework, est na adequao desses nveis s peculiaridades da instituio,
especialmente em razo da sua natureza jurdica.
Cabe salientar que o questionrio foi elaborado a partir da situao encontrada
na anlise prvia do estgio de governana da instituio e, portanto, focado nos
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processos estratgicos, que se mostraram crticos dentro do contexto verificado.


provvel que, medida que o rgo for evoluindo, muitos itens se tornem
desnecessrios, dando lugar a novos questionamentos, sempre instigando a melhoria
contnua dos processos e a aderncia s boas prticas de mercado. Isso no impede, no
entanto, a utilizao dessa avaliao como suporte para constituir uma base histrica.
A avaliao foi realizada junto aos gestores da rea de TI da instituio, que
compem a assessoria da reitoria na tomada de decises relativas rea de tecnologia
da informao. Considerando que o questionrio foi respondido em conciliao com as
rotinas da unidade, quando submetido rea de TI da instituio, as respostas foram
apresentadas por escrito em cinco dias teis, incluindo uma srie de anexos
encaminhados a ttulo de comprovao das informaes prestadas.
Por fim, com intuito de dirimir quaisquer controvrsias no entendimento da
avaliao que pudesse afetar a fidedignidade do estudo com a realidade da instituio,
foi realizada uma sesso presencial com os dirigentes da rea de TI da organizao.
Neste momento foram apresentados os resultados parciais da anlise aos gestores e
discutidos os prximos passos a serem executados em continuidade a esta ao, dentre
outras questes, tais como: as dificuldades encontradas, a viso da rea de TI quanto ao
relacionamento com as demais unidades e com a alta administrao, o trabalho dos
rgos de controle interno e externo, etc.

6. Resultados
Ao trmino dos trabalhos chegou-se a um resultado de 60% dos processos analisados no
nvel 1, 30% dos processos no nvel 2, e apenas 10% dos processos no nvel 3 (tabela
1).
Tabela 1: Nveis de Maturidade dos Processos Analisados
Processo

Nvel

Processo

Nvel

(1) Plano Estratgico de TI

(6) Metas e Diretrizes Gerenciais

(2) Arquitetura da Informao

(7) Gerenciamento de Recursos Humanos

(3) Diretrizes da Tecnologia

(8) Gerenciamento de Qualidade

(4) Processos, Organizao e Relacionamentos

(9) Gerenciamento de Riscos

(5) Investimentos de TI

(10) Gerenciamento de Projetos

Apenas um processo (2 Arquitetura da Informao) apresentou nvel


satisfatrio (processo definido). Entretanto, importante ressaltar que o reconhecimento
da necessidade de implementar um determinado processo, situao que pode ser
verificada nos processos de nvel 1, j aponta os esforos da instituio em atingir um
nvel adequado de governana de TI. Nesses tpicos foram colhidas informaes sobre
reunies com a alta administrao, designao de grupos de trabalho para implantao,
capacitao de servidores, minutas de planos que preveem a reestruturao do
organograma e atribuio de responsabilidades, dentre outras aes que caracterizassem
o intuito da instituio em desenvolver estas atividades em curto ou mdio prazo.
Os tpicos classificados como nvel 2 apresentaram as seguintes situaes:
processos em fase adiantada de implantao; processos de efeito reativo, ou seja, no
so executados regularmente, apenas de acordo com a necessidade; e processos
culturalmente institudos, mas que ainda no foram formalizados.
Segundo os entrevistados, a instituio estabeleceu metas e aes para que nos
prximos quatro anos os dez processos estejam, pelo menos, no nvel 3.
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A anlise envolveu mais do que a simples comprovao documental do que est


e como est sendo feito, envolveu a anlise da evoluo, da integrao dos gestores e da
alta administrao no intuito de atingir os perfis ideais. Por tratar-se de uma avaliao
independente, sem gerar o comprometimento da instituio em decorrncia das
informaes prestadas, foi possvel atingir um resultado bastante confivel.

Grfico 1. Resultados da avaliao

7. Concluso
Mesmo diante da limitao de escopo da avaliao executada, que considerou apenas o
domnio estratgico e ttico, o que corresponde a aproximadamente 30% dos processos
do modelo CobiT, verificou-se que a cultura da governana, inclusive a de TI, dentro
da instituio ainda deve evoluir bastante para atingir o patamar adequado.
Os resultados apresentados ilustram a baixa representatividade e o carter
reativo da rea de TI dentro da instituio. A rea de TI ainda no possui sequer
controle de oramento, o financiamento fornecido apenas quando uma situao
especfica ou evento ocorre, de maneira ad hoc. Apesar de a organizao reconhecer a
importncia das solues tecnolgicas nos negcios, a rea de TI ainda no vista como
recurso estratgico para subsidiar as demais reas de negcio.
Ao trmino dos trabalhos, mais importante do que os nmeros alcanados foi
constatar os esforos e as dificuldades enfrentadas na implantao da governana de TI
em uma instituio pblica de ensino, como reflexo da governana corporativa
incipiente. Nesse contexto, a ausncia de um plano estratgico se mostrou um fator
crtico diante das constantes trocas de gestes, tpicas do setor pblico, que, por
questes polticas, costumam ser descontinuadas.
A governana de TI tem sido, nesses ltimos anos, impulsionada pela imposio
dos rgos de controle. O problema dessa presso que as instituies preocupam-se
em atender as determinaes, focadas principalmente na publicao de documentos, e
no em instituir a governana de TI como importante mecanismo de apoio gesto.
Como consequncia, so aprovados polticas e planos inconsistentes, que raramente so
discutidos, revisados ou consultados, apenas para cumprir uma exigncia legal.
Durante a entrevista um dos gestores relatou a dificuldade de coordenar os
trabalhos de implantao da governana de TI na APF porque os rgos superiores
exigem uma srie de mudanas ao mesmo tempo e no fornecem direcionamento, nem
recursos para execut-las. De fato, no convm que os rgos superiores padronizem a
implantao da governana de TI, pois se trata de um processo inerente a cada
organizao e diferente em cada caso, de acordo com as particularidades da instituio.
Nesse caso, num primeiro momento, seria mais construtivo capacitar todo o pessoal
envolvido na governana de TI, desde as instncias executivas at os profissionais de
TI, sensibilizando a alta administrao e provendo os recursos necessrios. No entanto,
mesmo que os resultados alcanados ainda no sejam os esperados, esse
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acompanhamento constante vai alertando os gestores e criando, lentamente, a cultura da


governana de TI dentro da instituio.
Este trabalho revelou a importncia da implantao da governana de TI efetiva
nas IES pblicas e a verificao da aplicabilidade dos frameworks CobiT e ITIL
como subsdio para sua implantao. Considerando o papel da tecnologia da informao
como facilitador para o alcance dos objetivos institucionais, perceptvel a importncia
da melhoria dos processos de TI para a educao pblica.

Referncias
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Brasil-a (2010). Acrdo n 2.308/2010-TCU-Plenrio. Levantamento de Governana
de TI - ciclo 2010. Tribunal de Contas da Unio; Relator: Ministro Aroldo Cedraz.
Secretaria de Fiscalizao de Tecnologia da Informao Sefti.
Brasil-b (2012). Acrdo n 2.585/2012-TCU-Plenrio. Levantamento de Governana
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Piurcosky, F. P. (2011) Planejamento Estratgico de Tecnologia da Informao do
Centro Universitrio do Sul de Minas, Centro Universitrio do Sul de Minas, Brasil.

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