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Edicin
Presidencia del Consejo de Ministros
Secretara de Gestin Pblica
www.pcm.gob.pe
Responsable:
Mariana Llona Rosa, Secretaria de Gestin Pblica, PCM
Coordinacin:
Moyra Loza Quino Secretara de Gestin Pblica, PCM.
Elaboracin de contenidos:
Cinthya Arguedas Gourzong, Consultora.
Carolina Cisneros Mora - Secretara de Gestin Pblica, PCM.
Edicin, diseo y adecuacin:
Cecilia Hernndez, Consultora Pedagoga
Impresin:
..
Tiraje:
5,000 ejemplares
Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per No. ..
2013, Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros.
PRESENTACIN
La Secretara de Gestin Pblica (SGP) de la Presidencia del Consejo de Ministros
(PCM), en su calidad de ente rector del sistema administrativo de Modernizacin de la
Gestin Pblica, ha formulado el presente manual, denominado MANUAL PARA
MEJORAR LA ATENCIN A LA CIUDADANA EN LAS ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA, el cual se basa en la Poltica Nacional de Modernizacin
de la Gestin Pblica, aprobada por el Decreto Supremo N 004-2013-PCM, que plantea
la necesidad de asignar recursos, disear procesos y definir productos y resultados en
funcin de las necesidades de los ciudadanos.
En este sentido, se pone en relevancia la mejora de la calidad de los servicios que
brindan las entidades pblicas de manera exclusiva. Se busca, pues, incidir en la
prestacin de servicios enfocados en el ciudadano, a manera de generar
percepciones positivas sobre el Estado y sus entidades pblicas. Ms an, se apunta a
brindar servicios pblicos ms eficaces y eficientes para as combatir los principales
casos de informalidad que obstaculizan el desarrollo econmico del pas.
En el presente manual se ha considerado, adems, la necesaria utilizacin de las
herramientas tecnolgicas existentes y las Buenas Prcticas Gubernamentales,
conocidas tambin como casos de xito, los cuales han incrementado los niveles de
confianza de la ciudadana, sirven de referencia en el diseo e implementacin de
polticas institucionales y contribuyen a la formulacin de mejoras continuas a lo
largo del proceso de prestacin de servicios.
Asimismo, se plantean definiciones conceptuales y estndares para mejorar la
atencin a la ciudadana, los mismos que debern aplicarse en todas las entidades
pblicas sin importar su tamao ni su nivel de desarrollo organizacional.
De esta manera, la SGP de la PCM busca dotar a las entidades pblicas de una
herramienta prctica que les permita conocer la calidad del servicio que vienen
prestando e implementar medidas para su mejora, debindose partir de una
autoevaluacin que determine el nivel de desarrollo y el estndar en las diversas
entidades.
TABLA DE CONTENIDO
GLOSARIO DE TRMINOS______4
PRESENTACIN__________________________________________________________7
OBJETIVO DEL MANUAL___________________________________________________8
PRIMERA PARTE: MARCO CONCEPTUAL PARA MEJORAR LA ATENCIN A LA
CIUDADANA___________________________________________________11
1. Concepto de mejora de atencin_______________________________________12
2. Enfoque por demanda_______________________________________________13
3. Caractersticas del Manual para Mejorar la Atencin a la Ciudadana en las
entidades de la Administracin Pblica__________________________________15
SEGUNDA PARTE: ESTANDARES PARA UNA ATENCIN DE CALIDAD A LA
CIUDADANA Y ORIENTACIONES PARA SU APLICACIN______________20
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
2.
Factores de xito__________________________________________________51
4
ANEXOS_______________________________________________________________58
Anexo 1. Formato para la autoevaluacin de las entidades pblicas en la Calidad de
la Atencin prestada a la Ciudadana_______________________________59
Anexo 2. Protocolo de Atencin____________________________________________65
BIBLIOGRAFIA
GLOSARIO DE TRMINOS
10
11
Tngase en cuenta, que cada estndar empleado en este manual contiene un conjunto de
sub elementos, o elementos orientadores. A su vez, cada sub elemento, o elemento
orientador, se clasifica en tres niveles o categoras, tal como se describe a continuacin:
a. Bsico: se refiere a aquellas entidades pblicas que estn en proceso o han
alcanzado un nivel de desarrollo mnimo para brindar un buen servicio de Atencin
a la Ciudadana.
b. Intermedio: se refiere a aquellas
Ten presente: para un determinado
entidades pblicas que han desarrollado
estndar institucional se pueden
algn proceso de Mejoramiento del
tener elementos orientadores con
servicio de Atencin a la Ciudadana.
distintos niveles de desarrollo
c. Avanzado: se refiere a aquellas
(bsico, intermedio, avanzado).
entidades que han desarrollado algn
Cada elemento orientador se
proceso de mejoramiento del servicio de
evala por separado, debindose
Atencin a la Ciudadana, que resulta no
ubicar, al menos, en el nivel bsico
solo innovador, sino que tambin hace un
en cada uno de ellos.
uso intensivo de las tecnologas de
informacin y comunicacin (TIC).
Los tres niveles planteados para cada sub elemento o elemento orientador se articulan
sobre la base de un criterio de escalonamiento en la implementacin de mejoras que
benefician a la ciudadana. No obstante, se considera tambin la existencia de brechas
en las capacidades institucionales de las entidades pblicas que impactan de manera
negativa en la materia aqu expuesta.
Finalmente, es necesario recalcar que el presente manual no pretende crear un
procedimiento que establezca de manera secuencial y detallada los pasos a seguir
para Mejorar la Atencin a la Ciudadana, sino por el contrario, busca orientar sobre la
planificacin y organizacin de las diversas actividades llevadas a cabo con el mismo
fin.
12
13
Bajo este concepto se busca garantizar el derecho del ciudadano, que acte en nombre
propio o en virtud de representacin, y que para realizar algn trmite o requerir algn
servicio del Estado:
14
Las entidades pblicas, por definicin, prestan servicios nicos, establecidos por Ley.
Considerando que no existen competencias suficientes en la prestacin de estos
servicios, y que los ciudadanos se ven obligados a acudir a dichas entidades, se hace
necesaria la existencia de incentivos institucionales que motiven y garanticen las
mejoras progresivas en la calidad de los servicios pblicos.
Se requiere, entonces, que el enfoque existente por oferta cambie a uno por demanda,
centrado en la ciudadana, siendo por tanto necesario definir las prioridades e
intervenciones de las entidades a partir de las necesidades ciudadanas, siendo el
personal de las entidades pblicas el agente del cambio, que impulse mejoras
continuas en los procesos de gestin a fin de responder mejor a esas necesidades, con
los recursos y capacidades disponibles.
Enfoque
Estado
orientado a las
necesidades de
la ciudadana
Calidad en la
Atencin a la
Ciudadana
Definicin
El enfoque propuesto supone trascender la visin tradicional del sector
pblico, basada en la Ley y en el poder monoplico del Estado, para
centrar la atencin en los servicios a la ciudadana. Ello debido a que toda
entidad del sector pblico, independientemente del servicio que brinde y
del nivel de gobierno en el que se desempee, se vincula de manera
directa con la ciudadana.
Esto requiere flexibilidad por parte del Estado para adaptarse a la
diversidad de las preferencias y demandas de los ciudadanos,
asociadas a sus mltiples realidades sociales, econmicas, culturales y
territoriales. Por tanto, las entidades pblicas deben saber escuchar y
entender las necesidades de los ciudadanos, y consensuar con ellos las
respuestas, que a travs de las polticas pblicas, puedan ofrecer ante
dichas necesidades.
Un buen servicio de atencin aumenta la confianza de la ciudadana frente
al Estado, le reduce costos y mejora la imagen y reputacin de sus
diversas entidades pblicas. En este contexto, el personal responsable
de desarrollar e implementar las Mejoras para la Atencin a la
Ciudadana debe articular sus esfuerzos bajo la premisa que l
mismo es parte de un proceso, cuyas actividades se realizan con la
misin de servir a la ciudadana. En este sentido, el personal de la
entidad pblica tiene que romper el paradigma de si cumplo la ley hago
bien mi trabajo, sin embargo no es suficiente, por lo que el personal debe
desarrollar toda su capacidad y habilidades convencido de que hago bien
mi trabajo si la ciudadana(o) se siente bien atendida(o).
15
Enfoque
Implementacin
de Buenas
Prcticas de
Atencin a la
Ciudadana
Definicin
Se requiere reconocer lo bueno, promover prcticas orientadas a servir a
la poblacin y premiar el xito en la Gestin Pblica como una manera
eficaz de impulsar una Reforma del Estado, orientada a la ciudadana, y
desde ste, a travs de la promocin y la multiplicacin de las Buenas
Prcticas en Gestin Pblica1.
La esencia de este tipo de propuestas est en prestar atencin a los
procesos y a los equipos humanos, y establecer como eje, la calidad
del servicio desde los primeros escalones de la administracin
pblica, impulsando cambios pequeos, pero posibles y sostenibles en el
tiempo, con impacto inmediato y directo en la Atencin a la Ciudadana.
Una de las fortalezas del enfoque de Buenas Prcticas, es que ste es
independiente del tamao o grado de desarrollo de la entidad que las
aplica o del contexto en el que se desarrollan. En ese sentido, el enfoque
sugiere concentrarse en los Procesos de Atencin sobre la base de
identificar y atender las necesidades de la ciudadana como estrategia
para el logro de los objetivos de la institucin en relacin a brindar
servicios de calidad.
En esa lnea, el enfoque de Buenas Prcticas no solo se basa en brindar
informacin y generar incentivos, sino tambin en generar Ejemplos de
Buenas Prcticas, que al ser reconocidos se mantengan y mejoren, y que a
su vez, sirvan como herramientas para impulsar y promover un mejor
desempeo de los participantes quedando como un referente de
accin y prctica correcta.
Generacin de
incentivos y
reconocimiento
Una buena prctica en Gestin Pblica se refiere a una actividad o proceso que ha producido
destacados resultados en el manejo de una organizacin y que puede ser replicada en otras
organizaciones para mejorar su efectividad, eficiencia e innovacin en beneficio de su pblico
objetivo. Fuente: BOZA DIBOS, BEATRIZ. Buenas Prcticas en Gestin Pblica Sistemas de Gestin
Interna (2011), Ciudadanos al Da (CAD), Primera Edicin
16
Enfoque
Inclusivo
Definicin
En la atencin a la ciudadana se deben orientar las acciones para que
todos(as) tengan igualdad de oportunidades, buscando cerrar las brechas
existentes. Se debe procurar brindar a todos los ciudadanos por igual,
servicios con la calidad y en la cantidad necesaria para satisfacer sus
necesidades, garantizando el desempeo y participacin activa de los
ciudadanos en la sociedad.
Abierto
Se debe promover la transparencia y accesibilidad a los ciudadanos,
fomentar la participacin ciudadana y poseer capacidad de respuesta a las
demandas y necesidades ciudadanas, as como rendir cuentas.
Gestin por
Contempla el uso de una herramienta de mejora continua, que aporte
al cambio a nivel operativo, que incida directamente en la provisin de
procesos
bienes y servicios de calidad, y que stos sean acordes a las
necesidades de los ciudadanos.
Involucra cambiar el tradicional modelo de organizacin funcional y migrar
hacia una organizacin por procesos basados en las cadenas de valor de
cada entidad, que aseguren que los bienes y servicios de su
responsabilidad generen resultados e impactos positivos para el
ciudadano, as como se minimicen los riesgos a la seguridad o a la salud
inherentes a los procesos, teniendo en cuenta los recursos disponibles.
Simplificacin
La simplificacin administrativa contribuye a mejorar la calidad, la
eficiencia y la oportunidad de los procedimientos y servicios
administrativa
administrativos que la ciudadana realiza ante la Administracin Pblica.
Fuente: elaboracin propia
3. Caractersticas del Manual para Mejorar la Atencin a la Ciudadana
Caractersticas
Definicin
Gradualidad
Complementariedad
17
Caractersticas
Definicin
bsico.
Eficacia
Auto-evaluacin
18
19
En esta segunda parte se desarrollan los once estndares que deben cumplir las
entidades pblicas del gobierno nacional, regional y local para garantizar una atencin
de calidad a la ciudadana. Para cada estndar se plantean sub elementos o
elementos orientadores, as como la clasificacin de cada uno de ellos de acuerdo al
nivel de implementacin desarrollado (bsico, intermedio o avanzado). Se deben tener
presente los siguientes conceptos:
20
Sub Elemento
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
2. Planeamiento
estratgico
La Mejora de la
Atencin a la
Ciudadana se
incorpora en el
planeamiento
estratgico de la
entidad, vinculada a
uno de los objetivos
institucionales
aprobados en su PEI y
como una de las
actividades de un
rgano especfico.
La Mejora de la
Atencin a la
Ciudadana se
incorpora en el
planeamiento
estratgico de la
entidad, vinculada a
uno de los objetivos
institucionales
aprobados en su PEI
y como actividades
de la mitad de los
rganos de la
entidad.
La Mejora de la
Atencin a la
Ciudadana se
incorpora en el
planeamiento
estratgico de la
entidad como uno de
sus objetivos
institucionales
aprobados en su PEI y
todos los rganos que
la comprenden orientan
una o ms actividades
a la consecucin de
dicho objetivo.
3. Incentivos y
Los logros en la
Mejora de la Atencin
a la Ciudadana se
asumen como parte de
las funciones del
responsable
designado.
La responsabilidad y
los logros son
identificados y
reconocidos al
Coordinador de los
Procesos de la
Atencin a la
Ciudadana
Se incentiva y reconoce
el trabajo y logros de
todo el equipo de la
Gerencia/Direccin o
unidad orgnica
responsable de los
Procesos de Mejora
Continua.
Se ha diseado y est
en proceso de
implementacin un
Sistema de Gestin de
la Calidad que
incorpora la Mejora de
la Atencin a la
Se ha implementado
un Sistema de
Gestin de la Calidad
para los rganos a
cargo de atencin a
los ciudadanos.
Se ha certificado un
Sistema de Gestin de
la Calidad que
involucra a los
diferentes rganos que
participan en los
Procesos de Atencin
1. Responsable de
la mejora de la
atencin a la
ciudadana
reconocimiento
al logro de
resultados
4. Gestin de la
Calidad
21
Sub Elemento
Clasificacin
Bsico
Medio
Ciudadana
5. Gestin de la
Seguridad y
Salud
Se ha diseado y est
en proceso de
implementacin un
Sistema de Gestin
Seguridad y salud en
el trabajo que
incorpora la gestin de
los riesgos en los
procesos, de acuerdo
a la Ley 29783, Ley de
Seguridad y Salud en
el Trabajo.
Avanzado
al Ciudadano.
Se ha implementado
un Sistema de
Gestin de la
Seguridad y salud en
el Trabajo que
incorpora la gestin
de los riesgos en los
procesos, de acuerdo
a la Ley 29783, Ley
de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
Se ha certificado un
Sistema de Gestin de
la Seguridad y Salud en
el Trabajo
(Homologacin,
estndar OIT, entre
otras), en el marco de
la Ley 29783, Ley de
Seguridad y Salud en el
Trabajo.
22
Un tema adicional, que se incorpora dentro de los sub elementos del presente estndar,
se relaciona con los incentivos, que deberan existir para reconocer la labor y logros de
aquellos que laboran en Procesos de Mejora Institucional. En el siguiente recuadro se
desarrollan algunos elementos conceptuales a tomar en consideracin en relacin a
estos incentivos.
Los incentivos pueden ser clasificados de diferentes formas. En ese sentido, tomando en
cuenta a quines se dirigen, stos se clasifican en:
Otra clasificacin, muy comn y difundida, es la que diferencia a los incentivos de orden
monetario y no monetario, segn en qu se traduzca el premio o castigo. Con relacin a los
primeros, stos generalmente se vinculan con una compensacin de tipo econmica como un
aumento en las remuneraciones, el otorgamiento de un bono determinado (como el Bono de
Productividad de los Convenios de Administracin por Resultados)2 o en un incremento en el
presupuesto de la entidad, entre otras.
Respecto los incentivos no monetarios, stos se traducen en diferentes formas de
reconocimiento al buen desempeo, tales como reconocimiento verbal, reconocimiento por
escrito, reconocimiento en el mural institucional, premios a la excelencia, cursos de
capacitacin, entre otras. Lo interesante de este tipo de incentivos es que se toman en cuenta
lo que algunos autores sealan como motivaciones intrnsecas del personal de las entidades
pblicas que no se consideran, o se dejan de lado, cuando se implementan incentivos de tipo
monetario, cosa que no debera suceder.
.
El valor mximo del bono de productividad equivale al 25% de una planilla de carcter mensual.
Este bono se financia ntegramente con cargo a los ahorros de la entidad. Por ende, se encuentra
prohibido el uso de recursos por operaciones oficiales de crdito interno y externo, donaciones y
transferencias, canon y sobrecanon y regalas para costearlo. Se distribuye trimestralmente, de
acuerdo a los criterios establecidos en el convenio; al menos un 30% entre todos los integrantes de
las unidades operativas o reas vinculadas directamente y mximo un 70% a todos los
trabajadores de la entidad en conjunto. Esta distribucin no incluye a los trabajadores en planilla,
locadores de servicios y miembros de directorio.
23
Clasificacin
Bsico
1. Identificar las
necesidades de
la ciudadana usuario
2. Segmentacin
de la
ciudadanausuario
Medio
Avanzado
Los servicios se
brindan en
cumplimiento con el
mandato de la entidad,
sin evaluar si stos
responden, o no, a las
necesidades de la
ciudadana.
Los servicios se
brindan segn las
necesidades
generales de la
ciudadana,
identificadas por la
entidad.
Los servicios se
brindan segn los
resultados de
encuestas y estudios
peridicos realizados
para diferenciar e
identificar las
necesidades por tipo
de pblico objetivo.
La Atencin a la
Ciudadana se brinda
de manera masiva sin
identificar la diferencia
de necesidades entre
el pblico objetivo.
La Atencin a la
Ciudadana se
organiza sobre la
base de la
identificacin y
diferenciacin de por
lo menos dos tipos de
pblico objetivo.
La Atencin a la
Ciudadana se
organiza sobre la base
de la identificacin,
diferenciacin y
segmentacin del
pblico objetivo, segn
perfil de cada grupo
que lo conforma y que
requiere los servicios
de la entidad, con
24
Sub-elementos
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
especial atencin de
los grupos vulnerables.
3. Canales de
atencin a la
ciudadana
La Atencin a la
Ciudadana y los
servicios se brindan
por un solo canal de
atencin (canal
presencial).
La Atencin a la
Ciudadana y los
servicios se brindan al
menos por dos
canales de atencin
(uno de ellos de
manera presencial)
La Atencin a la
Ciudadana y los
servicios se brindan a
travs de tres o ms
canales de atencin,
segn el perfil del
pblico objetivo que
interacta con la
entidad (canal
presencial, telefnico,
virtual y/o mvil).
los
procedimientos
CIUDADANA
Solicita:
CANALES DE
ATENCIN
Presencia
l
Telefnic
Virtual
Ejecuta:
-actos administrativos
-inicio de
procedimiento
-prestacin de
servicios exclusivos y
no exclusivos
ENTIDAD
Mvil
Ejecuta:
-actos administrativos
-actuaciones
-actuaciones
materiales
materiales
Atencin presencial
26
Atencin telefnica
Atencin virtual
Clasificacin
Bsico
1. Horarios de
atencin a la
Existen horarios
corridos de Atencin al
Medio
Existen horarios
corridos de Atencin al
Avanzado
Se han establecido
turnos de Atencin al
27
Sub-elementos
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
Pblico de 8 horas
diarias.
Pblico, segn un
estudio de los horarios
de mayor afluencia de
pblico a la entidad, y
a travs de tres o ms
canales de atencin.
2. Sedes
institucionales
La Atencin a la
Ciudadana se brinda en
una nica sede
institucional informando
adecuadamente a la
ciudadana sobre los
servicios que se
brindan.
La Atencin a la
Ciudadana se brinda
en por lo menos dos
sedes institucionales
(propia o de terceros)
en el mbito
geogrfico en la que
opera.
La Atencin a la
Ciudadana se brinda
en el marco de un
programa de
desconcentracin con
un sistema de
Ventanilla nica
sectorial o
multisectorial.
3. Acercamiento
a la ciudadana
La ciudadana se
desplaza hacia la
entidad para realizar
trmites o recibir
servicios, segn las
condiciones informadas
por la entidad en su
portal institucional y en
la propia sede.
La entidad se
desplaza hacia la
ciudadana, a travs
de campaas de
promocin o ferias
itinerantes tomando en
cuenta los servicios
ms demandados.
ciudadana
Como se puede observar, en el presente estndar se evala que tan accesible resulta la
entidad frente a los ciudadanos, para ello se toma en cuenta los horarios de atencin,
las sedes donde se brindan los servicios y si existe una estrategia para disminuir los
costos de traslado de los ciudadanos mediante el desplazamiento de la entidad.
Este estndar tiene una estrecha vinculacin con el anterior, pues el nivel de
accesibilidad de la entidad est relacionado con los canales de atencin dirigidos a la
ciudadana.
28
1. Espacio fsico
para la atencin a
la ciudadana
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
Existe un espacio
fsico para la Atencin
a la Ciudadana
adecuado al servicio
que se brinda y se ha
implementado una
infraestructura bsica
para facilitar el uso y
acceso a las mujeres
embarazadas, nios,
adultos mayores y con
discapacidad de
acuerdo con la Ley
27408, modificado por
la Ley 28683, Ley que
establece la atencin
preferente a las
mujeres
embarazadas, las
nias, nios, los
adultos mayores y con
discapacidad, en
lugares de atencin al
pblico
Se han
implementado
plataformas
mltiples de
Atencin a la
Ciudadana con
personal asignado
para tal fin, as como
mejoras en la
infraestructura
bsica para las
mujeres
embarazadas, nios,
adultos mayores y
con discapacidad de
acuerdo a Ley
27408, modificado
por la Ley 28683,
Ley que establece la
atencin preferente
a las mujeres
embarazadas, las
nias, nios, los
adultos mayores y
con discapacidad,,
en lugares de
atencin al pblico
29
Sub-elementos
Clasificacin
Bsico
2. El mantenimiento
de las
instalaciones para
la atencin a la
ciudadana
3. Sealizacin y
Mapa de Riesgos
Medio
Avanzado
El mantenimiento de
las instalaciones
depende del
cumplimiento de las
funciones asignadas
al rgano a cargo de
Servicios y
Mantenimiento de la
entidad.
La responsabilidad del
mantenimiento de las
instalaciones depende
de la coordinacin y
gestin de buenas
prcticas establecidas
por el coordinador de
los Procesos de
Atencin a la
Ciudadana y el
rgano a cargo de
Servicios y
Mantenimiento de la
entidad.
La responsabilidad
del mantenimiento
de las instalaciones
depende de la
coordinacin y
gestin de
procedimientos
establecidos por el
rgano de Atencin
a la Ciudadana y el
rgano de Servicios
y Mantenimiento de
la entidad.
Existe sealizacin
adecuada y
actualizada para
identificar los
principales rganos en
la entidad, servicios
higinicos y medidas
de seguridad. Y
cuenta con un
inventario de peligros
y riesgos actualizado.
Existe una
sealizacin adecuada
y actualizada para
identificar los
principales rganos de
la entidad, servicios
higinicos y medidas
de seguridad
Existe un sistema de
sealizacin
adecuada y
actualizada para
identificar: (i) los
principales rganos
de la entidad,
servicios higinicos
y medidas de
seguridad; y (ii)
otros servicios
dirigidos a la
ciudadana, como
mdulos de
orientacin,
televisores, sistema
de colas, carteles
exteriores, etc.
Asimismo, que en el
interior de la entidad,
existan mapas de
ubicacin, mapas de
riesgos, planos o
carteles en los
mostradores o areos
para facilitar la
ubicacin de la
ciudadana.
Dicho sistema
incluye una lnea
grfica as como el
uso de nuevas
tecnologas de la
informacin (paneles
virtuales)
30
Sub-elementos
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
Se ha aplicado
medidas de control
sobre los principales
riesgos identificados
y se toman acciones
correctivas.
4. Condiciones de
seguridad integral
en la entidad
(interna y externa)
Existe un rgano o
encargado de la
seguridad integral que
establece condiciones
mnimas de seguridad,
durante los procesos
de atencin al
ciudadano que se
encuentra en las
instalaciones, de
acuerdo con los
lineamientos del
INDECI para proteger
al personal y a la
ciudadana que acude
a la entidad y lo
establecido por la Ley
29783, Ley de
Seguridad y Salud en
el Trabajo.
1. Modalidades
para realizar
los pagos
vinculados con
trmites
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
Se ha implementado
un servicio de pago
descentralizado y en
lnea (Internet,
telefona fija o celular)
para los diferentes
trmites, existiendo
diversas modalidades
de pago.
2. Informacin
sobre
requisitos y
costos y
plazos
3. Acceso y
La informacin sobre
requisitos, costos y
plazos del TUPA se
encuentran
disponibles en las
vitrinas o mostradores
de la entidad y en el
portal institucional.
La informacin sobre
el sustento legal y
tcnico de los
requisitos, costos y
plazos del TUPA se
encuentran
disponibles en
vitrinas, mostradores,
portal institucional.
La informacin sobre
el sustento legal y
tcnico de los
requisitos, costos,
plazos del TUPA, se
encuentran
disponibles en el
portal web de la
entidad y en el
sistema nico de
trmites.
Existen Mdulos de
Se han implementado
32
Sub-elementos
Clasificacin
Bsico
gratuidad de
los formularios
4. Simplificacin
de trmites
Medio
Avanzado
disponibles de forma
gratuita para la
ciudadana,
redactados en
lenguaje de fcil
comprensin.
Atencin a la
Ciudadana en la
entidad, donde se
entregan formularios
de forma gratuita, se
brinda orientacin
sobre los tipos de
formularios y cmo
deben ser llenados.
medios virtuales
(portal web, kioskos
multimedia de la
entidad y/o en
telefona mvil) para
acceder a los
formularios,
descargarlos y con
instructivos de cmo
deben ser llenados
Se han simplificado
con la metodologa
vigente los trmites
ms frecuentes de la
entidad, o los que
resultaban prioritarios
desde el punto de
vista de la ciudadana,
a criterio del equipo
de mejora continua.
El equipo de mejora
continua ha
simplificado y
costeado con las
metodologas vigentes
todos los trmites y
eliminado aquellos
que resultaban
innecesarios y que no
agregaban valor a la
ciudadana.
El equipo de mejora
ha simplificado y
costeado con las
metodologas vigentes
todos los trmites
utilizando las
Tecnologas de
Informacin y
Comunicacin (TIC)
para mejorar los
trmites y servicios
ofrecidos a los
ciudadanos.
1. Definicin del
perfil del
personal
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
La entidad ha
establecido un perfil
con competencias
genricas y
especficas para las
funciones del personal
que atiende a la
ciudadana en la
ventanilla o unidad de
trmite documentario.
El coordinador de los
Procesos de Atencin
a la Ciudadana ha
establecido un perfil
de competencias
genricas y
especficas para las
funciones del personal
que atiende en la
ventanilla o unidad de
trmite adems de los
canales de atencin
La Jefatura del
rgano de Atencin a
la Ciudadana ha
establecido un perfil
de competencias
genricas y
especficas para las
funciones del
personal que atiende
en la Plataforma de
Atencin a la
Ciudadana, adems
34
Sub-elementos
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
establecidos.
de los canales de
atencin establecidos.
2. Proceso de
seleccin y
contratacin
Se consideran
alternativas de
reubicacin al interior
de la entidad, de
acuerdo con el perfil
de competencias
genricas y
especficas
establecidas para las
funciones del personal
que atiende a la
ciudadana en la
ventanilla o unidad de
trmite documentario.
Se convoca a un
proceso de seleccin
y contratacin sobre la
base del perfil de
competencias
genricas y
especficas para las
funciones del personal
que atiende en la
ventanilla o unidad de
trmite adems de los
canales de atencin
establecidos.
Se convoca a un
proceso de seleccin
y contratacin sobre
la base del perfil de
competencias
genricas y
especficas
establecido para las
funciones del
personal que atiende
en la plataforma de
atencin a la
ciudadana como en
los dems canales de
atencin establecidos.
3. Capacitacin
del personal
Se establecen
programas de
capacitacin para el
personal que atiende a
la ciudadana.
Se establecen y
ejecuta 1 vez al ao
programas
capacitacin para el
personal que atiende
a la Ciudadana sobre
la base del Plan de
Desarrollo de las
Personas al Servicio
del Estado PDP, de
acuerdo con el
Decreto Supremo N
009-2010-PCM, que
aprueba el
Reglamento del
Decreto Legislativo N
1025 sobre Normas
de Capacitacin y
Rendimiento para el
Sector Pblico.
Se establecen y se
ejecuta 2 veces al ao
programas
capacitacin para el
personal que atiende
a la Ciudadana sobre
la base Plan de
Desarrollo de las
Personas al Servicio
del Estado PDP, de
acuerdo con el
Decreto Supremo N
009-2010-PCM, que
aprueba el
Reglamento del
Decreto Legislativo N
1025 sobre Normas
de Capacitacin y
Rendimiento para el
Sector Pblico.
4. Induccin del
Previo al inicio de
Previo al inicio de
Previo al inicio de
35
Sub-elementos
personal
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
funciones del
personal en los
distintos canales de
atencin, se le da una
induccin sobre sus
funciones, la
estructura y
funcionamiento de la
entidad, los procesos,
y la totalidad de los
trmites y servicios
que brinda la entidad.
No se puede concebir una entidad pblica que orienta su gestin en mejorar sus trmites
y brindar una Atencin de Calidad a la Ciudadana, si su personal y en particular, aquel
que tiene contacto directo con la ciudadana, no est debidamente calificado para el
puesto que ocupa, no est comprometido con su labor de servicio o no cuenta con un
adecuado manejo de tcnicas de atencin y comunicacin.
En este sentido, toda estrategia de mejora de la atencin debe poner particular
nfasis en los recursos humanos que atienden a la ciudadana, ya sea directamente,
telefnicamente, por correo electrnico o por cualquier otro canal de atencin,
considerando una clara delimitacin de las funciones que se le asignen, el perfil requerido,
el nivel de motivacin y sensibilizacin con relacin a una mentalidad de servicio y el
manejo de tcnicas y herramientas para una atencin de calidad4.
Ten presente: es importante que el personal tenga claramente delimitadas sus funciones
y conozca ampliamente el proceso de cada uno de los trmites que atiende, no solo en
la parte en la cual l participa directamente, sino de todo el curso que ste sigue hasta
que se le otorga una respuesta final a la ciudadana.
Para la seleccin de los recursos humanos se recomienda tomar como ejemplo las competencias
generales aprobadas mediante RSG-No. 004-2012-PCM-SGP.
36
Competencias Genricas:
Orientacin al Servicio. Escucha con inters y empata las necesidades del
usuario para comprenderlas y atenderlas con diligencia; es cordial y
respetuoso con los usuarios, siempre mostrando disposicin de ayuda. Se
responsabiliza por los procedimientos relacionados al servicio brindado y, de
haberlos, corrige los problemas rpidamente, sin mostrarse a la defensiva.
Hace seguimiento al servicio brindado, indaga si el usuario est satisfecho con
el servicio y si se han cubierto sus expectativas.
Responsabilidad. Est comprometido con los objetivos de la organizacin y
su trabajo, realiza sus actividades con perseverancia y dedicacin. Cumple
con los procedimientos y normas de trabajo sin supervisin constante. Es
puntual.
Comunicacin efectiva. Interacta y coordina oportunamente con
informacin relevante o necesaria, con personas de su rea y/o de diferentes
reas para cumplir con sus tareas. Se expresa con claridad y sencillez,
adecundose al nivel de comprensin del usuario; hace preguntas para
asegurarse de haberse dado a entender. Maneja las reglas adecuadas del
lenguaje, la gramtica y la sintaxis al transmitir sus ideas, tanto oralmente
como por escrito.
Trabajo en Equipo. Da ideas a los dems y hace sugerencias constructivas.
Atiende las sugerencias de otros aunque no coincidan las suyas, con el
propsito de favorecer los resultados del equipo. Conoce las tareas o
procesos de sus compaeros de rea, lo que le permite brindarles ayuda, dar
informacin o reemplazarlos cuando sea necesario. Mantiene oportunamente
informado a su supervisor y/o grupo de trabajo acerca de incidencias, los
avances o retrasos en las tareas con el fin de prever acciones oportunas.
Iniciativa - Pro actividad. Est alerta y se anticipa a problemas o
requerimientos; busca apoyo o hasta implementa soluciones con previsin.
Aporta ideas creativas o sugerencias viables para tareas, proyectos o para
lograr mejoras dentro de su rea de trabajo o servicios a sus usuarios.
Cuando culmina sus tareas, adelanta otras o utiliza su tiempo disponible en
otras actividades productivas. Hace ms de lo que se le pide.
Comportamiento tico. Es reservado con la informacin confidencial que
maneja respecto de sus usuarios, su rgano o unidad. Brinda informacin
37
su labor y el papel activo que representan al interior de la entidad al ser su rostro, voz e
imagen frente a la ciudadana5. Evidentemente, esto requiere de estmulos como un buen
clima organizacional, los cuales no necesariamente tienen que ser de ndole monetaria,
dadas las restricciones presupuestales.
Asimismo, es fundamental sensibilizar al personal sobre su rol de servicio: cuando un
ciudadano acude a un servicio pblico a postular a un beneficio, solicitar un certificado o
realizar un trmite, no va a pedir un favor, sino a ejercer un derecho6.
El personal que atiende a la ciudadana debe tener dominio de las diversas tcnicas
existentes para brindar una atencin ptima. Por ello, es necesario realizar
programas de capacitacin peridica (talleres, seminarios, cursos) con el objetivo de
fortalecer en el personal las competencias deseadas y dotndolo de las herramientas,
conocimientos y habilidades requeridas para realizar de la mejor manera su labor
(comunicacin asertiva, trato especial para determinado grupo de personal, manejo de
conflictos, etc.).
Por ltimo, se debe impulsar en las entidades pblicas procesos de formacin terica y
prctica, de acuerdo con el rgano o unidad en el que trabajen y las necesidades
relacionadas con las actividades que se desarrollan para tener el dominio del servicio. Es
por ello, que los procesos de induccin son de suma relevancia, en tanto permiten, que
las personas que ingresan a la entidad conozcan el modelo de servicios, las reglas de
comportamiento en relacin a los ciudadanos y personal de la institucin, habilidades y
competencias, mtodos de trabajo, procedimientos, formularios, uso de aplicativos,
entre otros.
7. 7. Estndar para la atencin del personal
El estndar para la atencin del personal se concentra en las cualidades y
caractersticas que el personal de atencin a la ciudadana debe mostrar para una
adecuada interaccin con los ciudadanos.
Sub-elementos
1.
Trato del
personal a la
ciudadana
Bsico
Existen personas
asignadas y capacitadas,
para la Atencin a la
Clasificacin
Medio
La entidad cuenta con
protocolos y mtodos
para la atencin
Avanzado
La entidad cuenta
con un sistema
acreditado de
En algunas entidades pblicas de otros pases se ha optado por dar uniforme al personal que
atiende a la ciudadana a fin de, no slo facilitar su reconocimiento por parte del ciudadano, sino
tambin para reforzar su imagen de pertenencia a un grupo especial al interior de la entidad.ojo
entidades nacionales tambin como SUNARP
6
SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO. Sistema Integral de atencin a cliente(a)s, usuarios(a)s
y beneficiario(a)s. Santiago de Chile: Gua metodolgica, 2008.
39
Sub-elementos
2. Trato
preferente y
equitativo
3. Asignacin de
personal para
la Orientacin
la Ciudadana
4. Conocimientos
y compromiso
Bsico
Ciudadana, existiendo
una persona o grupo
entrenado para brindar
atencin en espaol y la
lengua de origen de la
regin en la que opera la
entidad.
El personal de Atencin
al Pblico est
capacitado para cumplir
con lo dispuesto en la
Ley 28683, Ley de Trato
Preferente a las mujeres
embarazadas, nias,
nios, los adultos
mayores y personas con
discapacidad.
Clasificacin
Medio
personalizada a la
ciudadana a los cuales
da seguimiento el
Coordinador
responsable de los
Procesos de Atencin a
la Ciudadana.
El personal de Atencin
al Pblico recibe
directivas especiales
diseadas por la
entidad y est
capacitado para la
Atencin a la
Ciudadana,
considerando lo
dispuesto en la Ley
28683, Ley de Trato
Preferente a las
mujeres embarazadas,
nias, nios, los adultos
mayores y personas
con discapacidad.
Se ha capacitado y
asignado personal
especfico para brindar
Orientacin a la
Ciudadana.
Se ha capacitado y
asignado personal para
los canales de Atencin
a la Ciudadana,
tomando en
consideracin los
diferentes servicios y
trmites, con
conocimiento a detalle,
del material elaborado
para tal fin, as como
de formatos y
formularios.
El personal de Atencin
al Pblico recibe
informacin general y
bsica sobre los
principales servicios de la
El personal de Atencin
al Pblico es
permanentemente
capacitado acerca de
todos los servicios de la
Avanzado
Gestin de la
Calidad para el
Proceso de Atencin
a la Ciudadana.
El personal de
Atencin al Pblico
recibe directivas
especiales
diseadas por la
entidad y est
capacitado para la
Atencin a la
Ciudadana,
considerando lo
dispuesto en la Ley
28683 Ley de Trato
Preferente, las
Polticas para el
Trato Justo y
Equitativo
establecidos por la
entidad que facilite
la prestacin de
servicios, en
particular, para
grupos vulnerables.
Se ha capacitado y
asignado personal
para los diferentes
canales de atencin,
implementando
mecanismos de
seguimiento de las
atenciones. Algunos
de canales de
atencin operan
ms de 8 horas del
da, todos los das,
debiendo cubrir los
turnos para atencin
de las llamadas
telefnicas.
El personal de
Atencin al Pblico
es
permanentemente
capacitado acerca
40
Sub-elementos
Bsico
entidad, a travs de un
proceso de
sensibilizacin referente
a la necesidad de
orientarse hacia la
ciudadana.
Clasificacin
Medio
entidad.
Avanzado
de todos los
servicios de la
entidad. Existen,
adems, prcticas
para reconocer el
mejor desempeo
que promueven la
innovacin y el
compromiso por la
excelencia
profesional.
De atencin a la
ciudadana
Comprendidos por las actividades, a travs de las cuales, la entidad brinda orientacin o
informacin sobre los procedimientos administrativos, servicios prestados en exclusividad
y servicios no prestados en exclusividad. La orientacin, o informacin, puede estar
relacionada a los pasos a seguir, requisitos, costos, caractersticas, etc. El anexo 2 hace
mayor referencia al Protocolo de Atencin.
Los procesos de orientacin o informacin pueden darse, principalmente, travs de:
Material impreso o folletera disponible en las oficinas de atencin.
Orientacin o informacin telefnica.
Orientacin o informacin entregada en las oficinas en los Mdulos de
Informacin o por personal encargado de esas funciones.
Informacin registrada en las webs o portales de las entidades.
Orientacin e informacin remitida va correo electrnico.
41
1. Acceso a la
informacin
Bsico
Se cumple con los
requisitos y
condiciones
sealados en la Ley
N 27806, Ley de
Transparencia y
Acceso a la
Informacin Pblica.
2. Calidad de la
informacin
La informacin que
se genera en la
entidad se revisa
peridicamente.
3. Responsable de
acceso a la
informacin
Se cuenta con un
responsable de
acceso a la
informacin, quien
comparte este rol
con otras funciones.
Clasificacin
Medio
Se cumple con los
requisitos y
condiciones
sealados en la Ley
N 27806, Ley de
Transparencia y
Acceso a la
Informacin Pblica;
asimismo se pone a
disposicin de la
ciudadana,
informacin adicional
de manera gratuita.
Se ha establecido un
estndar para la
actualizacin
peridica y el
establecimiento de
los contenidos de
informacin para la
ciudadana.
Se cuenta con un
responsable de
acceso a la
informacin, quien
desarrolla esta
funcin de manera
exclusiva.
Avanzado
Se cumple con los
requisitos y condiciones
sealados en la Ley N
27806, Ley de
Transparencia y Acceso
a la Informacin
Pblica.; se publica
informacin adicional de
manera gratuita, y se
pone a disposicin,
bases de datos
integradas y
publicaciones que dan
valor agregado para la
ciudadana.
Se han establecido
directivas para mejorar
el rango, contenido y
calidad de la
informacin para la
ciudadana, utilizando
herramientas
tecnolgicas.
Se cuenta con un
responsable de
informacin quien
reporta directamente a
la mxima autoridad
administrativa de la
entidad y es parte del
equipo de la gestin del
conocimiento de la
entidad, a fin de ponerla
al servicio de la
ciudadana.
10.
Clasificacin
Bsico
1. Registro de
Se registran las
actividades
realizadas de
manera manual.
Medio
Avanzado
Se registran los
resultados de las
actividades
realizadas de manera
electrnica.
Se cuenta con un
sistema y base de
resultados de la
datos que permite el
medicin de la
registro de los
gestin
principales resultados e
Ten presente: el poder contar con mltiplesimpactos de las
canales para abordar los procesos de atencin, actividades realizadas
permite incrementar la cobertura de atencin,por la entidad.
dotar a de
la los
ciudadana
de distinto
alternativas
2. Agente que as como
El encargado
Un rgano
al
Un rgano distinto al
para
la
realizacin
de
un
trmite.
realiza la
Procesos de
responsable de los
responsable de los
medicin
Atencin a la
Procesos de Atencin Procesos de Atencin a
Ciudadana realiza
a la Ciudadana,
la Ciudadana, dentro
la sistematizacin y dentro de la entidad,
de la entidad, realiza
medicin de la
realiza la medicin y
la medicin, anlisis y
informacin.
anlisis de la
auditora de la
informacin.
informacin.
44
3. Establecimiento
de indicadores
para la medicin
de la atencin y
satisfaccin a la
ciudadana
Se brinda el servicio
midiendo la
atencin y
satisfaccin
ciudadana con un
indicador general
establecido por la
entidad.
Se establecen
indicadores
especficos para
medir la satisfaccin
de la ciudadana con
informacin de los
servicios conformes y
no conformes y
atencin brindada.
Se establecen y
precisan indicadores
medibles para los
principales atributos de
los servicios a travs
de los canales de
atencin, servicios
conformes y no
conformes y
satisfaccin a la
ciudadana.
El conocimiento de las expectativas de los ciudadanos sobre los servicios que presta
la entidad pblica es un aspecto fundamental en todo proceso para Mejorar la Atencin a
la Ciudadana. La medicin de la satisfaccin permitir adaptar y mejorar de manera
continua los bienes y servicios ofertados.
Desde el punto de vista del ciudadano, la creacin de valor est asociada a tres
componentes principales7:
La expectativa: que tiene el ciudadano sobre lo que debe ser el servicio. Para
lograr su satisfaccin se requiere cumplir con sus necesidades. La nica va es
brindarles un servicio de buena calidad.
45
Sub-elementos
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
1. Pblico objetivo
de la
comunicacin
Se disean alternativas
de productos de
comunicacin, sin
segmentar al pblico
objetivo.
Se disean productos
de comunicacin ad
hoc segn la
identificacin y
diferenciacin de por
lo menos dos tipos de
pblico objetivo.
Se disean productos
de comunicacin ad
hoc sobre la base de la
identificacin,
diferenciacin y
segmentacin del
pblico objetivo, segn
perfil de cada grupo
que lo conforma y que
requiere los servicios
de la entidad.
2. Estrategia de
comunicacin
Los productos de
comunicacin son
elaborados de forma
clara y comprensible
para la ciudadana, sin
contar una estrategia
de comunicacin.
La oficina de Prensa
e Imagen
Institucional, o el
rgano que ejecuta
las funciones de
comunicacin,
elabora el Plan de
comunicacin para la
entidad con
estrategias de
comunicacin y de
acuerdo a la
diferenciacin del
pblico objetivo,
propone una
La oficina de Prensa e
Imagen Institucional, o
el rgano que ejecuta
las funciones de
comunicacin, elabora
el Plan de
comunicacin para la
entidad y lo ejecuta con
estrategias de
comunicacin y de
acuerdo a la
diferenciacin del
pblico objetivo.
46
Sub-elementos
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
estrategia.
Fuente: elaboracin propia
Para poder llevar a cabo la gestin del cambio es necesario que exista una estrategia
de comunicacin que genere involucramiento y recoja expectativas respecto a los
procesos de mejora que se impulsan en la entidad pblica.
El principal objetivo de la estrategia de comunicacin ser el de mantener al tanto a
los distintos grupos de funcionarios involucrados y al pblico objetivo sobre el
funcionamiento entero del proceso, sus objetivos, alcances, funcionalidades,
beneficios y plan de trabajo. Se debe minimizar la incertidumbre en relacin al proceso,
as como mantener un flujo permanente de comunicacin, que permita, al personal de la
entidad y ciudadanos, conocer el status y evolucin en su implementacin, a manera de
que estos ltimos puedan formarse sus propias expectativas.
En el campo de la comunicacin, como en todas las disciplinas profesionales, la
intervencin se planifica en base a un plan de comunicacin. Para comunicar es
importante idear argumentos y mensajes que motiven, que llamen la atencin de los
pblicos objetivos. Esto es especialmente relevante al momento de pensar en productos
comunicativos, pues no es lo mismo dirigirse a estudiantes, empresarios, trabajadores,
indgenas u otros. Por tanto, se requiere disear un perfil de los pblicos objetivos a
fin de considerar sus caractersticas sociodemogrficas y culturales.
1.
Canales para la
recepcin
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
Se ha implementado y
se encuentra en
funcionamiento un
Buzn de Sugerencias
y el Libro de
Reclamaciones de
Se han implementado
y se encuentran en
funcionamiento por lo
menos tres canales
de recepcin de
reclamos y
Se han implementado
y se encuentran en
funcionamiento,
canales mltiples de
recepcin de
reclamos y
47
Sub-elementos
2. Registro y
tratamiento de
reclamos y
sugerencias
Clasificacin
Bsico
Medio
Avanzado
acuerdo con el
Decreto Supremo N
042-2011-PCM que
aprueba la Obligacin
de las Entidades del
Sector Pblico de
contar con un Libro de
Reclamaciones.
sugerencias (buzn
de sugerencias, libro
de reclamaciones
fsico y virtual de
retroalimentacin con
la ciudadana)
sugerencias
(personal, escritos,
telefnicos, buzn de
sugerencias, libro de
reclamaciones fsico
y virtual de
retroalimentacin con
la ciudadana) con
mecanismos de
seguimiento de
atencin de los
reclamos.
Existe un registro
peridico de los temas
y frecuencia de
ocurrencia, dando
respuesta a los casos
que lo ameriten.
Existe un
procedimiento
establecido para
atender los reclamos
y sugerencias, dando
respuesta en todos
los casos.
Existe un Sistema
para brindar
Respuesta Efectiva a
la Ciudadana, a
travs de la va que
ste haya utilizado
para tal fin.
Adems, existe un
Sistema de Rendicin
de Cuentas de las
mejoras
implementadas por
los reclamos y
sugerencias.
3. Mejora continua
en el servicio
El Registro de los
Reclamos y
Sugerencias son
considerados a fin de
mejorar el servicio, el
que es utilizado como
un indicador
estadstico de
frecuencia.
Se sistematizan los
reclamos y
sugerencias para
realizar mejoras
puntuales a los
servicios brindados.
Se han establecido
Polticas para la
Mejora Continua de
los servicios sobre la
base de la
sistematizacin y
anlisis de los
reclamos y
sugerencias.
4. Responsable de
la gestin de la
informacin
sobre reclamos
La responsabilidad de
gestionar los reclamos
y sugerencias est a
cargo del responsable
Existe un funcionario
encargado
exclusivamente de la
Gestin de la
Se ha implementado
un rgano de Mejora
Continua de la
calidad de los
48
Sub-elementos
Clasificacin
Bsico
y sugerencias
de los Procesos de
Atencin a la
Ciudadana.
Medio
Informacin sobre
Reclamos y
Sugerencias.
Avanzado
servicios que
administra la
informacin sobre
reclamos y
sugerencias.
De reclamos y sugerencias
De seguimiento y evaluacin
del proceso de atencin
(procesos de gestin)
Sugerencias va telefnica.
Comprende las actividades propias del personal a cargo de velar por la calidad de la
atencin a la ciudadana.
Es importante, que las entidades definan adecuados Procesos de Seguimiento y
Evaluacin del Proceso de Atencin a la Ciudadana para lo que se requiere definir un
conjunto de actividades e indicadores que deben ser monitoreados en el tiempo a fin
de evaluar la operacin de los distintos procesos relacionados a este tema, as como
tambin para observar los resultados de las acciones implementadas para su mejora.
En el caso de este tipo de procesos, ser relevante que se tengan claramente definidos
tanto los indicadores de gestin como las instancias a las que sern enviados los
resultados de la evaluacin para la toma de decisiones pertinentes.
En algunas entidades esta informacin es derivada para su anlisis a un rgano o
funcionario encargado del seguimiento y evaluacin de la Atencin de la Ciudadana
(control de gestin), quien elabora los informes que permiten a los rganos competentes
tomar decisiones para abordar problemtica o situaciones no deseadas en este campo.
Este Proceso de Seguimiento y Evaluacin debe implementarse centralizadamente,
teniendo como alcance los distintos canales de atencin, permitiendo as, la definicin de
mecanismos de ajuste en las estrategias y acciones para alcanzar las metas definidas en
materia de Atencin a la Ciudadana.
50
51
Meta
Frmula de clculo
Medio de verificacin
52
Porcentaje de
usuarios/as atendidos
en forma presencial
en menos
de 15 minutos
Capacidad de
solucin de reclamos
Al menos el 60% de
los usuarios/as no
esperar ms de 15
minutos para ser
atendido.
Se solucionar el
95% de los reclamos
factibles
Tiempo de espera en
El 95% de las
atencin telefnica
llamadas se
atendern en menos
de15 segundos.
Porcentaje de
Al menos el 70% de
usuarios/as
los usuarios/as se
satisfechos
declara satisfecho
con la atencin
recibida.
Satisfaccin en
Al menos el 70% de
relacin a las
las respuestas a
respuestas solicitudes consultas sern
de informacin
evaluadas con nota
superior a 15.
Fuente: elaboracin propia
N de usuarios/as
atendidos en menos
de 15 min/ N total de
usuarios/as atendidos
x100.
N de reclamos
resueltos/ N total de
reclamos x 100.
N de llamadas que se
atienden en menos de
15 seg. / N total de
llamadas x 100.
N de usuarios/as
satisfechos / N total
de usuarios/as x 100.
N de respuestas
evaluadas con nota
superior a 15 / N total
de usuarios
consultados x100.
de datos
Sistema de registro de
atencin presencial /
encuesta aplicada al
momento de la atencin.
Sistema de Registro y
Seguimiento de
Reclamos.
Sistema de Medicin de
Tiempos de atencin
telefnica.
Encuesta de Satisfaccin
de usuarios(as).
Encuesta de Satisfaccin
de usuarios(as).
2. Factores de xito
53
Factores de
xito
Pensar en
procesos
Definicin
El personal responsable de desarrollar las medidas y asegurar las
condiciones propuestas debe articular sus esfuerzos bajo la premisa
de que todos son parte del proceso de mejora de la atencin a la
ciudadana y que su misin principal es la de servir a la misma.
Visin
sistmica
Diagnstico
54
N
4
Factores de
xito
Determinacin
de objetivos
Dificultades y
aliados
Definicin
Los objetivos son importantes, porque permiten establecer metas,
que guiarn al equipo de trabajo en su quehacer cotidiano por
mejorar la atencin a la ciudadana. A continuacin se presentan
algunas pautas para la elaboracin de los objetivos:
Deben estar orientados a resultados alcanzables, medibles,
motivadores y coherentes.
Especificados en un periodo de tiempo y fijados en trminos
concretos y prcticos, a fin de que no sean solo una
declaracin de buenas intenciones.
Establecerse en trminos amigables, es decir, con palabras
sencillas y comprensibles. Los gestores de la mejora, o los
lderes del proceso de mejora, debern asegurarse de que
todos los involucrados comprendan los objetivos
propuestos.
Todo el equipo de trabajo debe saber, a dnde se dirige y
las metas que quiere lograr. Por eso, es conveniente que
todos los integrantes del equipo participen de las reuniones
donde se establezcan los objetivos a manera de generar
una mayor motivacin para obtener mejores resultados.
Deben tomarse en cuenta factores internos como las
capacidades de los funcionarios, las fuerzas que los motivan
y desaniman, el presupuesto de la institucin, etc.
Deben estar alineados con los objetivos institucionales
establecidos en el Plan Estratgico Institucional.
Es probable que durante el Proceso de Mejora se presenten
dificultades que hay que saber resolver en su momento para no
retrasar el avance del mismo. Asimismo, y para superar estas
dificultades, se deber recurrir al apoyo de aliados que pueden ser
miembros de la entidad o externos a ella. Algunas observaciones
relativas a este tema:
Una de las principales dificultades a enfrentar suele provenir
del interior de la propia institucin y est relacionada con la
resistencia al cambio por parte de sus funcionarios o
trabajadores.
Se encontrarn a los principales aliados dentro de la misma
institucin. Esto se har ms notorio si el proceso recibe
apoyo de la Alta Direccin o de otras reas
(comunicaciones, sistemas, etc.).
Una dificultad de otro tipo es que muchas veces los
ciudadanos no saben cmo demandar los servicios que
requieren. En este caso, el personal que est en contacto
con el ciudadano deber hacer una serie de preguntas e
involucrarse de manera individual con l a fin de obtener la
55
Factores de
xito
Definicin
informacin precisa de lo que ste necesita.
Equipo
humano
Caractersticas
del lder del
proceso
56
Factores de
xito
Definicin
compromiso y su confianza.
Saber escuchar, promover la participacin real de sus
integrantes y entrenarlos.
Poseer diversas habilidades (pensamiento estratgico
orientado a resultados interpersonales).
Eleccin de
tecnologas
Duracin
1 Control de la
0 gestin del
proceso
57
Factores de
xito
Definicin
por los encargados del equipo de trabajo.
Se deben realizar reuniones peridicas de trabajo, debido a
que stas representan un mecanismo efectivo de
seguimiento. Por medio de ste, cada responsable informa
sobre el cumplimiento de sus tareas y metas, lo cual
contribuye al cumplimiento de los tiempos y etapas de los
procesos.
1 Evaluacin de
1 resultados
1 Sistematizacin
2 de la
experiencia
1 Reconocimiento
3 al personal:
58
Factores de
xito
Definicin
proyectar. Pero, sin duda, un reconocimiento pblico siempre
ser bienvenido por mnimo que sea. La idea es que el
personal perciba que su labor es valorada.
59
ANEXOS
60
Calificacin
0
Puntaje
Medio de verificacin
Planeamiento Estratgico
Incentivos y
reconocimiento al Logro de
Resultados
Gestin de la Calidad
Resolucin de
Designacin
Documento de Gestin
que asigna funcin a un
rgano / funcionario
(ROF/ MOF)
Plan Estratgico
Plan Operativo
Poltica de
Reconocimiento
Institucional
Resolucin que aprueba
el proceso del Sistema
de Gestin de la Calidad
Plan Operativo
Certificacin del
Sistema de Gestin de la
Calidad para los
procesos de atencin al
61
Calificacin
0
Puntaje
Medio de verificacin
Gestin de la Seguridad y
Salud
pblico
Resolucin que aprueba
el proceso de la Gestin
de la Seguridad y Salud
Plan Operativo
Certificacin del Sistema
de Gestin de la
Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Canales de Atencin a la
Ciudadana
Instrumentos utilizados
para recoger
necesidades de los
ciudadanos
Parmetros/criterios para
la segmentacin de la
ciudadana aprobados
Segmentacin se
evidencia en los canales
de atencin
implementados
Canales de atencin
implementados
Acercamiento a la
ciudadana
Canales de atencin
atienden en las horas
sealadas por la
institucin
Sedes Institucionales
operativas
Ventanillas nicas
implementadas
Portal institucional
actualizado
Portal habilitado para
atender consultas o
brindar servicios
Mesa de Partes
ventilada, sealizada y
con iluminacin
Infraestructura permite el
acceso a personas
62
Calificacin
0
Responsabilidad del
estado y mantenimiento de
las instalaciones para la
Atencin a la Ciudadana
Sealizacin y mapa de
riesgos
Condiciones de seguridad
integral en la entidad
(interna y externa)
Puntaje
Medio de verificacin
3
discapacitadas
Plataformas de Atencin
con ventanillas para
pblico segmentado
Procedimiento para
mantenimiento de
instalaciones aprobado
Existe personal asignado
al mantenimiento de las
instalaciones
Rtulos / grficos/
paneles indican
claramente ubicacin de
ventanillas, servicios,
reas, mapas de riesgo
Evidencia de la
aplicacin de medidas
de control de los
principales riesgos
identificados y acciones
correctivas
Plan anual de Seguridad
y Salud en el trabajo
aprobado
Informe de auditora
interna
63
Calificacin
0
Puntaje
Medio de verificacin
Simplificacin de trmites
TUPA actualizado y
aprobado conforme a
metodologas aprobadas
por SGP
Normas que aprueban
procedimientos
simplificados.
Proceso de seleccin y
contratacin
Capacitacin del personal
Trato preferente y
equitativo
Asignacin de personal
para la orientacin a la
ciudadana
Conocimientos y
compromisos
64
Calificacin
0
Puntaje
Medio de verificacin
Calidad de la informacin
Responsable de acceso a
la informacin
Vitrina/murales
presentan informacin
de la entidad
Portal institucional brinda
informacin actualizada
Estndar de
actualizacin de
informacin aprobado
Instrumentos de Gestin
asignan funcin a rgano
o funcionario (ROF/
MOF)
Funcionario contratado o
designado para
actualizacin de
informacin
Instrumentos de Gestin
asignan funcin a rgano
o funcionario (ROF/
MOF)
Funcionario contratado o
designado para medicin
de la gestin
Instrumentos de Gestin
asignan funcin a rgano
o funcionario (ROF/
MOF)
Planes Estratgicos e
Institucionales recogen
indicadores
Informes de Evaluacin
de Resultados
Establecimiento de
indicadores para la
medicin de la atencin y
satisfaccin a la
ciudadana
10.Estndar para la comunicacin
Pblico objetivo de la
comunicacin
Estrategia de
comunicacin
Plan de Comunicacin
aprobado
Plan Operativo
Estrategia de
Comunicacin diseada
65
Calificacin
0
Puntaje
Medio de verificacin
3
para el pblico objetivo
conforme a
segmentacin
Registro y tratamiento de
reclamos y sugerencias
Mejora continua en el
servicio
Responsable de la gestin
de la informacin sobre
reclamos y sugerencias
Buzn de Sugerencias
Libro de Reclamaciones
fsico
Libro de Reclamaciones
virtual
Reporte de seguimiento
de atencin de reclamos
Registro de reclamos y
sugerencias
Procedimiento
establecido para la
atencin de reclamos y
sugerencias.
Sistema de respuesta
efectiva
Sistema de rendicin de
cuentas de las mejoras
implementadas
Indicador establecido en
el plan operativo, sobre
el nmero de reclamos y
sugerencias recibidos y
atendidos
Registro o reporte de los
reclamos y sugerencias
recibidos
Plan de mejora continua
en esta materia
Designacin del
responsable de los
procesos de atencin a
la ciudadana.
Designacin del
funcionarios encargado
exclusivamente de la
gestin de la informacin
sobre reclamos y
sugerencias.
rgano de Mejora de
continua de la calidad de
los servicios.
66
Calificacin
0
Puntaje
Medio de verificacin
Total
Una vez calificado se proceder a sumar cada uno de los sub-totales a fin de obtener
un puntaje final.
Sobre la base del puntaje final obtenido, y para efectos de la auto-evaluacin, se
considerar que el grado de desarrollo de la entidad, en relacin a la calidad de la
atencin que se brinda a la ciudadana, estara dado por:
a. Incipiente: de 0 -33 puntos
La institucin no alcanza el nivel bsico en todos los sub elementos que componen los
distintos estndares. Las acciones relacionadas a mejorar la Atencin a la Ciudadana no
responden a un enfoque sistmico, sino a acciones aisladas.
b. Bsica: de 34 - 52 puntos
La entidad pblica ha implementado acciones para mejorar la Atencin a la Ciudadana
encontrndose en un punto en el que la mayora los sub elementos se logran a nivel
bsico. Dependiendo de sus capacidades y caractersticas institucionales la entidad podr
migrar a un estado intermedio en el que consolide y avance en relacin a algunos sub
elementos.
c. Intermedio: de 53 - 68 puntos
La entidad pblica ha implementado acciones para incorporar la mejor la Atencin a la
Ciudadana dentro de las estrategias institucionales. Gran parte de los sub elementos
evaluados que componen los estndares se logran a un nivel intermedio.
d. Avanzado: 69 - 102 puntos
La entidad pblica ha implementado un proyecto mejora la Atencin a la Ciudadana con
un mximo aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y con un enfoque de
servicios orientado a los ciudadanos.
OBJETIVO
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Estandarizar la atencin que se brinda a los ciudadanos cuidando que se cumplan las
Polticas de Calidad establecidas en las diversas entidades pblicas.
A) ETIQUETA DE CONDUCTA E IMAGEN INSTITUCIONAL
1. Mantener siempre un trato respetuoso y cordial para los compaeros de trabajo, a
pesar de la familiaridad del trato diario.
2. En todo momento, llevar el uniforme limpio, debidamente arreglado, planchado
mostrando el pin de identificacin.
3. La comunicacin entre el personal de la entidad debe ser de la siguiente manera:
acercarse al personal para comunicarte con l o a travs de la lnea telefnica,
manteniendo un trato amical y respetuoso. No est permitido gritar o levantar la
voz para ser escuchado.
4. Evita mantener las manos en los bolsillos y tocarse con frecuencia el rostro o
cabello.
5. En lo posible, mantener una postura erguida. No est permitido apoyarse en la
pared de la entrada, en las columnas o pasillos.
6. Ser disciplinado, esto no significa estar serio, sino por el contrario ser y estar
alegre y asequible.
7. Ceder el paso, en especial a las mujeres, ancianos y discapacitados.
8. Mantener siempre los cabellos ordenados, peinados y sujetados, evitando tener
cabellos en la cara. Los ganchos o accesorios que sean colocados en el cabello
deben ser de preferencia en color negro o azul marino.
9. No est permitido comer en el rea de trabajo, solo est permitido tomar bebidas
no alcohlicas en la tasa oficial institucional.
10. Slo est permitido consumir alimentos en el rea destinada al rea de comedor.
11. Despus de las horas de refrigerio es recomendable del aseo de manos y rostro,
antes de retornar al mdulo de atencin.
12. No est permitido el uso de celulares u otro equipo audiovisual en el Mdulo de
Atencin.
13. Mantenga el mdulo de atencin limpio y ordenado.
SALUDO
Recomendaciones:
2.
3.
4.
5.
DURANTE EL SERVICIO
Recomendaciones:
Tener muy en cuenta que la amabilidad, discrecin, y sobre todo la educacin. Sin
embargo, no se debe entablar conversaciones muy casuales, o ntimas, que afecten la
productividad de la gestin que se necesita realizar y que prolonguen el tiempo de
atencin. Se promueve un dilogo amigable que haga sentir al ciudadano bienvenido y
cmodo para realizar la gestin.
El asesor de servicio debe seguir los siguientes pasos para conducir la conversacin con
el ciudadano:
1. Dejar en todo momento que la persona se exprese y se sienta a gusto. No
interrumpir la conversacin del ciudadano. Prestar atencin y dejar que el
ciudadano termine de expresar sus necesidades, preguntas, quejas, inquietudes,
entre otros. Y atender la documentacin que el ciudadano traiga si es necesario.
2. Tener cuidado con el lenguaje corporal, minimizar los gestos faciales y corporales.
3. Mantener contacto visual siempre que corresponda.
4. Evitar en todo momento hacer consultas a otro asesor de servicio en caso est
atendiendo a un ciudadano, a no ser que sea el Supervisor o Coordinador. Si es
69
necesario una consulta a otro asesor, sta se debe hacerse va telefnica, sin
retirarse del mdulo, a no ser que sea extremadamente necesario.
5. Ser puntual en sus respuestas, evitando ser cortante.
6. Evitar contestar con preguntas.
7. Comunicarse en un lenguaje claro y simple, evitando usar un lenguaje tcnico.
8. Ordenar bien la informacin y el material a ofrecer.
9. Conseguir en la medida de lo posible, que el ciudadano asimile mientras escucha
la informacin brindada.
10. Realizar las pausas adecuadas para dar posibilidad de que la persona intervenga.
11. Si cuando estamos atendiendo a un ciudadano suena el telfono, pediremos
disculpas a la visita, descolgaremos y nos presentaremos, atenderemos la llamada
de acuerdo al protocolo de atencin telefnica. No interrumpa la conversacin para
atender llamadas por el celular o telfono fijo de ndole personal.
12. En caso de no tener una solucin inmediata, se deriva o se busca apoyo, pero
siempre tener la premisa que toda demanda debe ser respondida
IMPORTANTE
El Asesor de Servicio debe evitar retirarse de su mdulo durante la atencin al ciudadano,
siempre debe estar su atencin y su esfuerzo enfocado en el ciudadano. Si tuviera que
retirarse para poder proseguir con el trmite a realizar, proceder a notificar al ciudadano,
por ejemplo, necesito sacar una fotocopia de su documento para proseguir con la gestin
del trmite. Por favor, deme un momento, con su permiso.
Solo se puede ausentar del mdulo entre atencin de ciudadanos; es decir, se finaliza con
la gestin de un ciudadano, se espera a que se retire del mdulo, y se pone en pausa el
sistema de administrador de colas.
NUNCA AUSENTARSE DEL MDULO DURANTE LA ATENCIN AL CIUDADANO!
DESPEDIDA
Recomendaciones:
Al terminar la gestin con el ciudadano, despedir al mismo con una sonrisa clida,
recordndole que su presencia ha sido importante para nosotros y esperando que haya
sido de su agrado.
1. Cuidar la entonacin, la expresin, y mirar a los ojos.
2. Identificarlo por su nombre, ofrecindonos para posteriores requerimientos.
3. Ser muy corts cuando la visita no ha sido eficaz, pidiendo disculpas o enfatizando
algn punto de la respuesta (por ejemplo, donde lo derivamos).
4. Transmitir siempre la sensacin de que hemos hecho todo lo que est en nuestras
manos.
70
Ser emptico: Es decir, ponerse en el lugar del usuario-cliente para lograr empata
y saber cmo ste se siente en ese momento (aunque no estemos de acuerdo).
Muestre que tiene inters en su caso y que no es una molestia.
Mantngase abierto: No enganche con el ciudadano malhumorado y/o alterado,
debe tener PACIENCIA, recuerde que un ciudadano alterado muchas veces no
logra expresar con claridad su problema, se confunde o no usa las palabras
adecuadas.
No lo interrumpa antes de que termine de explicarle su problema con exactitud;
escuche y pregunte todo lo necesario para comprender e identificar el nudo del
problema.
Aunque la persona grite, incluso que se exceda en las palabras, no trate de
calmarlo con frases como: no grite o clmese por favor. Deje que se exprese y
piense que no es contra usted su enojo, sino contra la institucin.
3 BSQUEDA DE SOLUCIN
C) ATENCIN TELEFNICA
AL CONTESTAR UNA LLAMADA:
1. Responda rpidamente: Conteste el telfono antes del tercer timbrado.
2. Evite continuar alguna conversacin cuando se est prximo a contestar el
telfono.
3. Conteste e inicie la conversacin con un saludo de reconocimiento de tiempo
Buenos das, Buenas tardes, Buenas noches; e inmediatamente despus, dar
la bienvenida.
4. Identificarse inmediatamente con su primer nombre: Susana le saluda, En qu
le puedo ayudar? Cuando salude, sea espontneo, hable con voz clara y pausada.
5. Una vez que el ciudadano expresa su necesidad, solicitar el nombre.
6. En caso, la llamada deba ser transferida al mdulo de una entidad, indicar al
ciudadano: Sr. Sra. Srta. su llamada ser transferida al asesor de servicio que le
brindar la informacin requerida.
EN CASO DE SER NECESARIO DEJAR A UN CIUDADANO EN ESPERA:
1. Informe al ciudadano el motivo por el cual va a ponerlo en espera.
2. No disponga del tiempo del ciudadano: permita que l decida si desea esperar o
prefiere llamar ms tarde.
3. No deje en espera a un ciudadano por ms de 30 segundos. De ser necesario,
retome el llamado informando al ciudadano la causa de la espera.
4. Cuando retome el llamado, comience siempre con el nombre del ciudadano.
AL TRANSFERIR UNA LLAMADA:
1. Transfiera solo aquellas llamadas que usted no puede atender.
2. Asegrese de conocer el uso del telfono para transferir llamadas.
3. Antes de transferir el llamado, informe al ciudadano la razn por la que lo va a
transferir.
4. A su vez, cuando transfiera la llamada, espere a que su compaero lo atienda.
Infrmele el nombre del ciudadano y el motivo de la llamada.
5. Cuando reciba una llamada transferida, en primer instancia presntese, llame al
ciudadano por su nombre y verifique con una breve resea la informacin que ha
recibido.
TRANSMITIR MENSAJES
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BIBLIOGRAFIA
BOZA DIBOS, BEATRIZ. Buenas Prcticas en Gestin Pblica Sistemas de Gestin
Interna (2011), Ciudadanos al Da (CAD), Primera Edicin
CAD: Ciudadanos al Da, (2010). Diseo de instructivo para mejora de la atencin a la
Ciudadana en las entidades pblicas a nivel nacional Informe de consultora
elaborado para la Secretara de Gestin Pblica con el apoyo del Programa de
Modernizacin de la Descentralizacin, marzo, Lima.
Fundacin internacional para el desarrollo de gobiernos confiables (2008). ISO IWA/4
Nuevo paradigma para construir polticas pblicas desde lo local. Presentacin en
Medelln y Bogot, Mxico
SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO. Sistema Integral de atencin a cliente(a)s,
usuarios(a)s y beneficiario(a)s. Santiago de Chile: Gua metodolgica, 2008.
Sistema de Gestin de Calidad segn ISO 9001:2000
ZEITHAMI, VALERIE; PARASURAMAN, A. y BERRY, LEONARD L. Calidad total en la
Gestin de Servicios. Madrid: Ediciones Daz de Santos, S.A., 1993.
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Normas legales
Ley N 26300, Ley de los Derechos de Participacin y Control Ciudadanos
Ley N 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
Ley N 27658, Ley Marco de la Modernizacin de la Gestin del Estado
Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Ley N 27868, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales
Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades
Ley N 29060, Ley del Silencio Administrativo, modificada por Decreto Legislativo N 1029
Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo
Decreto Supremo 063-2007-PCM, Aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones
de la Presidencia del Consejo de Ministros
Decreto Supremo N 052-2008-PCM Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados
Digitales
Decreto Supremo 064-2010-PCM, Aprueba la nueva metodologa de determinacin de
costos de los procedimientos administrativos y servicio prestados en exclusividad
Decreto Supremo 007-2011-PCM, Aprueba la Metodologa de Simplificacin
Administrativa y establece disposiciones para su implementacin, para la mejora de
los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad
Decreto Supremo 105-2012-PCM, Establecen disposiciones para facilitar la puesta en
marcha de la firma digital y modifican el Decreto Supremo N 052-2008-PCM
Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales
Decreto Supremo 109-2012-PCM. Aprueban la estrategia para la modernizacin de la
gestin pblica (2012-2016), publicado el jueves 1 de noviembre de 2012
Decreto Supremo 004-2013-PCM, Aprueba la Poltica Nacional de Modernizacin de la
Gestin Pblica.
Resolucin Ministerial N 125-2013-PCM, Aprobacin del Plan de implementacin de la
Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica 2013-2016, publicado el 16
de mayo de 2013
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