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Conceito e princpios

de arquivamento
Fabrcio Mariano

Introduo
No Brasil, o conceito de arquivo pode ser encontrado na Lei 8.159/91.
Essa lei dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d
outras providncias. Assim, de acordo com o artigo 2. desta, temos que
Art. 2.: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Definies de autores de grande importncia


na rea de Arquivos
T. R. Schellenberg
Arquivos so documentos de qualquer instituio pblica ou privada que
hajam sido conservados de valor, merecendo preservao permanente para
fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
para depsito, num arquivo de custdia permanente (SCHELLENBERG, 2005).
Nota: o termo custdia (guarda dos documentos pelo governo) tem a
sua origem, de acordo com a abordagem de Schellenberg, na Revoluo
Francesa.

Helosa Liberalli Bellotto


Arquivo toda coleo de documentos conservados, visando sua utilidade que podero oferecer futuramente (BELLOTTO, 2004).
Nota: para essa autora, verifica-se a importncia do documento para
valor futuro, ou seja, ela tem como caracterstica considerar mais importantes os documentos da terceira idade. Mais adiante, sero explicadas as
idades dos documentos.
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*
Mestre em Economia
pela Wisconsin International University. Ps-graduado em Finanas e Gesto
Corporativa pela Universidade Candido Mendes
(UCAM). Graduado em
Fsica pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Instituto de Administrao
do Rio de Janeiro (IARJ).
Professor de cursos preparatrios para concursos.

Conceito e princpios de arquivamento

Hilary Jenkinson
Arquivos so documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (pblico ou privado) (JENKINSON, 1948).
Nota: essa definio tem como caracterstica o objetivo funcional do documento na instituio, seja ela pblica ou privada.
Concluindo, no h uma definio prefervel em detrimento s demais,
pois cada uma foi produzida dentro de um contexto histrico e cultural prprio. A definio correta a que sirva a cada instituio, de acordo com sua
realidade e necessidade particular.
Deve ficar claro que a guarda dos documentos, no que se refere
sua tipologia documental, pode variar de empresa para empresa.
O conceito de tipologia documental ser visto adiante.

Finalidade e funo do arquivo


Todo o material de arquivo tem um objetivo funcional, logo, tem a finalidade de servir a quem de interesse, e a funo de guardar os documentos,
nas entidades mantenedoras, que so locais onde haver a guarda de documentos, que pode ter a custdia ou no do governo.

Centro de documentao
rgo responsvel pelo tratamento e disseminao da informao, ou
seja, fornece as informaes seletivas definidas pelo prvio conhecimento
do perfil do seu usurio.
Os rgos de documentao podem ser representados por
 arquivos;
 bibliotecas;
 museus;
 centros de documentao etc.

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Anlise e manuteno documental


A anlise documental desdobra-se em:
 registrar consiste no registro cronolgico de todos os documentos
neles encontrados;
 classificar consiste em selecionar os documentos, de acordo com
um planejamento e programao determinados. A classificao , em
suma, um conjunto de regras lgicas para orientar o arquivista.
A manuteno documental compe-se de:
 ordenar consiste em reunir a documentao nos grupos que foram
definidos na etapa de classificao. A ordenao um ato executrio
e complemento operacional da classificao, ou seja, o ato de fazer o
arquivo. A classificao a parte terica, a ordenao, a parte prtica;
 conservar a guarda dos documentos em locais adequados e nas melhores condies possveis, levando em conta os fatores fsicos, qumicos
e biolgicos, que podero levar deteriorao dos documentos;
 procurar caracterizada pela busca dos documentos, que devero
ser encontrados prontamente, quando solicitados;
 difundir a difuso documental objetiva a redistribuio da informao arquivada s pessoas e rgos diretamente interessados.

Diferenciao entre arquivo e biblioteca


Arquivo

Biblioteca

S serve ao pas de origem1

Pode receber doaes de outros pases

Cpias devem ser evitadas

Podem ser feitas cpias

Tem objetivo funcional

Tem objetivo de consulta e pesquisa

1
Se um documento sai
de um Arquivo de um pas
A para um pas B, este, ao
chegar ao pas B, ser classificado como material de
Biblioteca.

Resoluo de questes
1. (TSE Tcnico Judicirio CESPE) Julgue os itens a seguir, acerca da
fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

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I. Uma boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a eliminao dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental
total.

II. Prevalece, nessa fase, o valor secundrio dos documentos, pela importncia administrativa que eles tm.

III. A ausncia de normas que guiam a organizao dos arquivos correntes pode provocar a m utilizao do espao e do equipamento.

Assinale a opo correta.


a) Nenhum item est certo.
b) Apenas os itens I e II esto certos.
c) Apenas os itens I e III esto certos.
d) Todos os itens esto certos.
Soluo:

Comentando item a item:

I. No que se refere guarda dos documentos, deve-se constantemente


verificar se o documento ainda deve permanecer nas suas respectivas idades (primeira, segunda ou terceira idade), visto que a massa documental
de uma empresa flexvel, ou seja, pode aumentar ou diminuir no tempo,
requerendo, assim, avaliaes peridicas da massa documental, de acordo com mudanas possveis na empresa. Assim, correto dizer que uma
boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a eliminao
dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.

II. Incorreto, pois o valor secundrio de um documento est associado aos documentos que perdem a funo administrativa, segundo
Schellenberg. Logo, o valor secundrio do documento no est associado sua importncia administrativa, mas sim perda da funo
administrativa. A funo administrativa de um documento est associada ao documento ter um objetivo funcional na empresa.

III. Correto. Na verdade, a ausncia de normas nos arquivos pode provocar a m utilizao do espao e do equipamento de qualquer ordem. Logo, normas e regras devem ser definidas obrigatoriamente.

Gabarito: C
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2. (TSE Tcnico Judicirio CESPE) possvel estabelecer uma srie de


diferenas entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas diferenas, assinale a opo correta.
a) Os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais, e os de biblioteca com objetivos culturais.
b) Os documentos de arquivo so colecionados de fontes diversas, e
os de biblioteca por atividades organizacionais.
c) Os documentos de arquivo so classificados a partir de mtodos
predeterminados, e os de biblioteca pelas particularidades das atividades geradoras.
d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares, e os de biblioteca em um nico exemplar ou em limitado
nmero de cpias.
Soluo:

Quando se fala que os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais, deve-se ficar claro que a preocupao maior est associada aos documentos que so importantes para a
instituio no seu uso corrente, diferente da biblioteca, que tem como
caracterstica maior objetivos culturais.

Gabarito: A

3. (TRE/PB Tcnico Judicirio FCC) Desde o momento em que so criados at sua destinao final, os documentos de arquivo cumprem ciclo
de vida em que a passagem de uma etapa ou condio para outra:
a) obedece a normas emanadas dos servios de protocolo.
b) est prescrita nas guias de recolhimento.
c) resulta do processo de avaliao.
d) corresponde a perodos quinquenais e decenais de temporalidade.
e) vem indicada nos planos de arquivamento e classificao.
Soluo:

A massa documental flexvel no tempo e varia de instituio para


instituio, deve ficar claro que o mtodo de arquivamento flexvel e
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a documentao ali existente deve ser avaliada periodicamente para


definir a sua destinao.

Gabarito: C

4. (TRE/SE Tcnico Judicirio FCC) Inspirados no clssico autor


Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os procedimentos da rea comparando-os aos praticados pelas demais instituies de custdia de documentos. Nessa linha de abordagem,
possvel afirmar que os arquivos,
a) ao contrrio das bibliotecas, renem documentos desprovidos de
autonomia.
b) ao contrrio dos museus, no dispem de documentos iconogrficos.
c) ao contrrio das bibliotecas, s comportam documentos manuscritos
e dactiloscritos.
d) semelhana dos museus, tm uma funo social de lazer e entretenimento.
e) semelhana dos centros de documentao, organizam seu universo
documental a partir de descritores e palavras-chave.
Soluo:

O centro de documentao o rgo responsvel pelo tratamento e


disseminao da informao, ou seja, fornece as informaes seletivas definidas pelo prvio conhecimento do perfil do seu usurio. De
acordo com essa definio, verifica-se que os arquivos organizam seu
universo documental com o objetivo de transmitir a informao para
quem de interesse, de acordo com a realidade da instituio. Desse
modo, tanto arquivos quanto centros de documentao devem ser
organizados a partir de descritores e palavras-chave, para facilitar a
recuperao das informaes, quando estas forem necessrias.

Gabarito: E

(CESPE ANAC Tcnico Administrativo) Acerca das teorias e dos princpios arquivsticos, julgue os itens a seguir.

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5. A instituio de interesse pblico com objetivo de conservar, estudar


e colocar disposio do pblico colees de peas e objetos de valor
cultural considerada um arquivo.
Soluo:

Item incorreto, pois essa a definio de biblioteca. Lembrando que um


documento de arquivo no deve estar necessariamente disposio do
pblico. De acordo com Schellenberg, um documento de arquivo no
tem finalidade cultural, os demais autores, como Helosa Bellotto e Marilena Leite Paes, consideram que os arquivos tm finalidade cultural.

Gabarito: errado

6. A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da


administrao. Em um segundo momento, considera-se o valor para a
histria e a cultura de uma sociedade.
Soluo:

Item correto, pois, em um primeiro momento, o documento tem objetivo funcional para a instituio, ou seja, importante para o uso
corrente, de acordo com as atribuies administrativas. Nesse item,
considerada a finalidade cultural do documento, ou seja, viso contrria de Schellenberg, e de acordo com os demais autores.

Gabarito: certo

7. (CESPE ANTAQ Tcnico Administrativo) Acerca de arquivamento e


procedimentos administrativos, julgue o item a seguir.

Os documentos de arquivo no so objeto de coleo, mas produtos e


subprodutos das funes e das atividades de uma organizao pblica ou privada, e das atividades de uma pessoa fsica.
Soluo:

Documento qualquer coisa que contenha uma informao. Em regra,


necessita de um suporte no qual a informao ser inserida como, por
exemplo, em um documento textual, o suporte o papel. Sendo assim,
os documentos de arquivo so produzidos pelas funes e atividades das
instituies em geral, no sendo necessariamente objetos de coleo.

Gabarito: certo
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A Arquivstica: origem e histria


A arquivstica, tambm conhecida como Arquivologia, tem por objetivo o conhecimento da natureza dos arquivos, teorias, mtodos e tcnicas a
serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao (ARQUIVO NACIONAL, 1992).
O Arquivo como instituio tem a sua origem na antiga civilizao grega
(sculo V e IV a.C.). Os atenienses guardavam seus documentos de valor no
templo da me dos Deuses, isto , no Metroon, junto da corte da justia, na
praa pblica, em Atenas.
Nos templos, eram conservados(as)
 tratados;
 leis;
 minutas de assembleias;
 documentos oficiais;
 discursos de Scrates;
 documentos com os nomes dos vencedores das olimpadas.

Legitimao da Arquivologia
A legitimao da Arquivologia ocorreu de forma diferente em cada pas,
pois deve ser levado em conta fatores polticos, histricos, culturais e sociolgicos, assim como os tipos de documentos existentes, de acordo com a
realidade de cada regio.
A seguir, uma breve descrio da legitimao da Arquivologia, em alguns
pases.

Frana
A origem da custdia dos documentos (guarda pelo governo) est fundamentada na Revoluo Francesa, em que, aps o golpe de Napoleo Bonaparte, o governo passa a ter a custdia dos documentos, legitimando, assim,
a Arquivstica nesse perodo.
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Caractersticas e conquistas da Arquivstica


na Revoluo Francesa
 criao de uma administrao nacional e independente de arquivos;
 proclamao do princpio de acesso do pblico a arquivos;
 reconhecimento da responsabilidade do estado pela conservao dos
documentos de valor, do passado;
 destruio do arquivo de propriedade do antigo regime;
 12 de setembro de 1790 foi criado o arquivo nacional, com o objetivo
de guardar documentos da nova Frana, documentos esses que traduziam suas conquistas e mostravam suas glrias;
 1974 administrao de arquivos pblicos. Os documentos do passado eram agora de propriedade pblica e, logo, haviam de ser conservados;
 1976 criou-se uma jurisdio para cuidar dos documentos antes
mantidos nos depsitos distritais;
 durante toda a Revoluo Francesa, os documentos foram considerados bsicos para a manuteno de uma antiga sociedade, e para o estabelecimento de uma nova.

Inglaterra
Cinquenta anos aps a Revoluo Francesa, a Arquivstica foi legitimada
na Inglaterra, mas sua legitimao de fato se deu por uma circunstncia prtica (para organizao de documentos pblicos e privados) e cultural, pois
houve um engajamento de historiadores para fazer valer o reconhecimento
da importncia dos documentos.

Caractersticas e conquistas da Arquivstica na Inglaterra


 1800 descoberta de 50 depsitos espalhados por toda Londres: determinou-se a criao de um inqurito oficial para investigar a situao
de documentos oficiais;

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 1800 criou-se uma comisso de documentos; em 1836, foram relatados fatos sobre a conservao dos documentos e, em 1838, determinou-se a Lei dos documentos pblicos;
 14 de agosto de 1838 criao do arquivo central: Public Record Office,
criao de ordem prtica e cultural;
 impulso cultural dos historiadores para fazer com que o pblico reconhecesse o valor do documento.

Estados Unidos
Cem anos aps a Revoluo Francesa, a Arquivstica foi legitimada nos
EUA, ocorreram debates no congresso sobre a importncia dos arquivos para
pesquisa da histria americana.

Caractersticas e conquistas da Arquivstica nos EUA


 de 1875 a 1878 O presidente Rutherford Hayes disse: os documentos do
governo constituem uma valiosa coleo para o pas, seja quanto ao valor
pecunirio, seja quanto importncia pblica(SCHELLENBERG, 2005);
 em 1912, o congresso autorizou a elaborao de planos de construo
de um edifcio, e em 1933 foi construdo de fato;
 19 de junho de 1934 criao do arquivo nacional;
 at a criao do arquivo nacional nos EUA, vrios debates foram criados
pelo congresso sobre a importncia dos arquivos.

Resoluo de questes
1. A legitimao da arquivstica foi consolidada na Revoluo Francesa,
onde antigos documentos foram destrudos ou colocados em depsitos, na prtica ocorreu a destruio do direito de propriedade do antigo
regime (SCHELLENBERG, 2005).

Acerca da legitimao da arquivstica, julgue os itens a seguir como


certo ou errado.
a) ( ) A criao do arquivo nacional na Frana tinha como objetivo
guardar documentos da nova Frana, que traduzissem suas conquistas e sua glria.

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b) ( ) A Revoluo Francesa implantou o conceito da responsabilidade do estado pela conservao de documentos de valor, do
passado, desde que este no garantisse direito de propriedade.
c) ( ) A legitimao da arquivstica na Inglaterra um desdobramento da Revoluo Francesa, em que o governo ingls verificou
com o tempo a sua importncia, mas sua estrutura difere da francesa, pois na Frana a arquivstica est ligada a um ministrio, e na
Inglaterra a um rgo independente.
d) ( ) Aps 100 anos da Revoluo Francesa, a arquivstica nos EUA
foi considerada de grande importncia, onde ocorreram debates
no congresso sobre a importncia dos arquivos para pesquisa da
histria americana, culminando em 1912 com a elaborao de planos de construo de um edifcio pelo congresso.
Soluo:

Comentando item a item:


a) Certo. A criao do arquivo nacional na Frana tinha como objetivo maior guardar os documentos criados a partir da Revoluo
Francesa.
b) Certo. Na Revoluo Francesa foi criado o conceito de custdia, ou
seja, guarda de documentos pelo governo. Entretanto, documentos anteriores Revoluo Francesa foram conservados desde que
no estivessem associados a garantias de direitos de propriedade.
c) Errado. A legitimao da Arquivologia na Inglaterra no est associada Revoluo Francesa. Tem como caracterstica marcante estar associada a uma preocupao organizacional dos documentos
do governo ingls.
d) Certo. Os EUA entendem que informao poder.

2. (NCE) A preocupao com a avaliao de documentos surge:


a) em decorrncia da proliferao de tipos de publicaes e sociedades cientficas, 1890.
b) na Revoluo Industrial, na Inglaterra.

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c) em consequncia do aumento considervel da produo de documentos, durante e aps a Primeira Guerra Mundial.
d) em consequncia do aumento considervel da produo de documentos, e aps a Segunda Guerra Mundial.
e) em torno de 1455, com a inveno da imprensa por Gutenberg
(1400-1467).
Soluo:

De acordo com Schellenberg, os documentos passam a ter importncia estratgica durante e aps a Primeira Guerra Mundial, pois a massa
documental passa a crescer em progresso geomtrica.

Gabarito: C

3. (NCE) A abordagem da teoria das trs idades oriunda:


a) dos Estados Unidos.
b) da Frana.
c) do Canad.
d) da Espanha.
e) do Reino Unido.
Soluo:

A teoria das trs idades, que ser detalhada adiante, foi criada nos EUA,
por Schellenberg.

Gabarito: A

Dica de estudo
MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.

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Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
DISPONVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
JENKINSON, Hilary. The English Archivist, a New Profession. London: H. K. Lewis,
1948.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de
Janeiro: FGV, 2005.

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