INICIO DE LOS PROYECTOS DE

INFORMACIN

A). QU ES UN PROYECTO?
Un proyecto queda definido por las siguientes caractersticas:
Complejas y numerosas: actividades.
Singularidad: Conjunto de eventos que se presentan una sola vez.
Finitud: Con una fecha inicial y una fecha final.
Intervienen varias personas: Por lo general de diversas reas funcionales de
una organizacin.
Secuencialidad: sus actividades son secuenciales.
Esta orientada a objetivos.
Debe dar como resultado un producto o servicio final.
La direccin de proyectos abarca las siguientes actividades:
1.
Planeacin
2. Organizacin
3. Control
4. Cambio

1. PLANEACIN:
Se establece objetivos claros y precisos para alcanzar una meta final expresada. Esta
puede consistir en:
Solucionar un problema
Realizar un evento
Lograr un estado o condicin de cambio
2. ORGANIZACIN
Se organizan a las personas y los recursos necesarios como:
Mano de obra
Materiales y
Dinero
Para realizar el trabajo definido en el plan.
Incluye tambin la creacin de una estructura precisa para ejecutar el plan.

3. CONTROL:
Una vez obtenidos los recursos en una estructura coherente es necesario vigilarlos
conforme avanza el proyecto. Esta actividad incluye tambin la definicin y creacin
de una estructura de informe a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Estos
informes adems de servir como registros histricos del proyecto, sirven como
advertencia e incidentes que pueden presentarse en el desarrollo del proyecto.
4. CAMBIO:
Se presentan situaciones que requieren un cambio, entonces el gerente del proyecto
debe llevarlo a cabo.

B). QU ES UN PROYECTO DE
SISTEMA?
En toda organizacin existen, en todas las reas, situaciones que necesitan del
auxilio de sistemas de informacin para cumplir con la misin asignada. Parte de
tres objetivos generales:

1.- RESOLVER UN PROBLEMA:

Cuando la actividades, procesos o funciones actuales en perspectiva no cumplen
con los estndares establecidos o con las expectativas. Entonces es necesario
emprender acciones que resuelvan las dificultades. Los problemas o sus sntomas
son detectados por el analista y se puede asumir en el siguiente cuadro:

2. APROVECHAR UNA OPORTUNIDAD:

Cuando surge un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento econmico de la
empresa y su competitividad.
Entre estas posibilidades de mejorar se puede mencionar:
La aceleracin de un proceso.
La simplicidad de procesos mediante la eliminacin de pasos Innecesarios o
duplicados.
La combinacin de procesos.
La reduccin de errores de captura por modificaciones de los formatos y las pantallas
de acceso.
La eliminacin de salidas redundantes.
Una memoria en la integracin de los sistemas y los subsistemas.
La mejora en la aceptabilidad del sistema por parte de los usuarios.
La mejor relacin del Cliente Proveedor Vendedor del sistema.
Ejemplo: Ofrecer a una videoteca un sistema que muestre a los clientes ayuda
audiovisual para seleccionar las pelculas que va a alquilar o comprar.

3. APROVECHAR UNA OPORTUNIDAD:

Cuando se debe:
Proporcionar informacin en respuesta a rdenes, solicitudes o

mandatos por parte de una autoridad legislativa o administrativa.

Llevar a cabo la informacin o el desempeo.
Ejemplo: Computarizar la contabilidad de una empresa para presentarla a
la SUNAT.

Para cumplir con estos objetivos las organizaciones emprender proyectos

por una o ms de las siguientes razones:
Capacidad.
Comunicacin.
Control.
Costo.
Competitividad.

CAPACIDAD:
Mayor velocidad de procesamiento: Uso ptimo de la capacidad de la
computadora para efectuar las operaciones de clculo, ordenacin,
recuperacin de datos y efectuar repetidamente la misma tarea con mucha
mayor velocidad que las personas.
Incremento en el volumen: Capacidad para procesar una mayor cantidad
de actividades para aprovechar la oportunidades comerciales.
Recuperacin mas rpida de la informacin: Localizacin y
recuperacin de la informacin de donde se encuentran almacenadas.
Capacidad de realizar bsquedas complejas.
CONTROL:
Mayor exactitud y mejor consistencia: Realizar las operaciones con
exactitud y siempre de la misma forma.
Garantizar la integridad y seguridad: Resguardando los datos de su
corrupcin o prdida y dando acceso slo a personas autorizadas.

COMUNICACIN:
Mejoras en la comunicacin: Acelerar el flujo de la informacin y
mensajes dentro de las oficinas y entre localidades remotas.
Integracin de las reas de la empresa: Coordinar las actividades de
una empresa que se realizan en diversas reas a travs de la captura y
distribucin de la informacin.
COSTOS:
Monitoreo de los costos: Seguimiento de los costos de mano de obra,
bienes e instalaciones para determinar su evolucin de acuerdo a lo planeado.
Reduccin de costos: Uso de la capacidad de los medios computacionales
para procesar datos con un menor costo pero garantizando un desempeo
optimo.

COMPETITIVIDAD:
Atraer clientes: Modificar los servicios prestados y la relacin con los
clientes de modo que permanezcan fieles a la empresa.
Dejar fuera a la competencia: Disminuir las posibilidades de la
competencia de acceder al mismo mercado, por la informacin optima en
que la empresa maneja sus sistemas de informacin.

C). FUENTES DE SOLICITUD DE PROYECTOS

La solicitud de proyectos tiene las siguientes fuentes primarias:
Jefes de departamentos
Altos ejecutivos
Analista de sistemas
Grupos externos
Jefes de departamentos: Buscan ayuda especfica para actividades cotidianas que puede

tener implicaciones que afectan a otros departamentos y ala empresa en su conjunto.

Altos ejecutivos: Los altos ejecutivos tienen que tomar decisiones y es usual que tengan

informacin general de la organizacin y tienen un mbito mucho mayor a los presupuestos

por los jefes de departamento; en consecuencia son ms difciles de manejar y controlar. Los
proyectos de los jefes de departamento tienen mayores posibilidades de xito, sobre todo si los
usuarios tienen participacin activa.
Analistas de sistemas: Los analistas buscan reas crticas donde existen deficiencias y

presentas propuestas, cuentan con mtodos, herramientas y equipo de la tecnologa

informtica actualizada.
Grupos externos: Tambin los sistemas pueden ser solicitados por grupos externos como el

gobierno u organismos internacionales. Por lo general las demandas de nuevos sistemas o

modificaciones de las ya existentes.

E).-PROCESO DE SELECCIN Y REVISIN DE

PROYECTOS
En una empresa se presentan muchas solicitudes para el desarrollo de sistemas. Cada
uno de los proyectos tienen sus caractersticas y prioridades; alguna de ellas deben ser
aprobadas y otras desechadas. Esta decisin puede tomarse de diversas formas y por
distintas personas. Uno de los mtodos ms comunes es tomar las decisiones a travs de
un comit.Y existen las variantes:
Mtodo del comit directivo:
Mtodo del comit de sistemas de informacin:
Mtodo del comit de grupos de usuarios:
Otros mtodos: Otros mtodos pueden ser:

Comit de planeacin administrativa:

Comit de sistemas independientes:

F). SOLICITUD DEL PROYECTO

La propuesta del proyecto por los usuarios analistas ante el comit de seleccin en
un aspecto crtico para el desarrollo del proyecto. Aunque los formatos varan
segn las empresas, hay puntos bsicos que todo proyecto de sistema debe
contener:
Cul es el problema?
detalles del problema?
Importancia del problema
Cul cree el usuario que es la solucin?
En que forma ser de ayuda un sistema de informacin?
Qu otras personas tienen conocimiento del problema y puede ser
consultados?
La propuesta debe ser clara y precisa, para que con una investigacin preliminar se
tenga los elementos para obtener informacin suficiente.

G). SELECCIN DE ESTRATGIA

Una vez definido el problema, hay que elegir un mtodo de desarrollo del
proyecto, que puede ser:
Ciclo de vida clsica
Anlisis estructurado
Desarrollo de prototipos
Modelo espiral
Tcnicas de cuarta generacin
Anlisis orientado a objetos
Por lo general, como se ha dicho, se eligen estrategias mixtas. El anlisis
estructurado se combina con el ciclo de vida y las T4G que apoyan a las otras
estrategias.

H). INVESTIGACIN PRELIMINAR

Una vez elegida la estrategia de desarrollo, los proyectos se someten al comit de
seleccin que analizaran las virtudes y defectos de los proyectos. El estudio preliminar
lo realiza los analistas, con la supervisin del comit. El estudio preliminar tiene dos
fases:
Alcance del estudio: Sirve para evaluar las solicitudes de proyectos, para que los
miembros del comit de seleccin puedan evaluar las ventajas del proyecto y su
factibilidad de realizacin.
Los analistas deben dar los siguientes pasos:
Plantearse preguntas como:
Qu se esta haciendo?
Por qu?
Existe alguna causa diferente, a la que indica quien hace la peticin?
Ejemplo: El usuario justifica la peticin de un nuevo sistema para exmenes de
admisin en base a la mayor velocidad de procesamiento; sin embargo la investigacin
preliminar puede revelar la necesidad de precisin y la consistencia de datos sobrepasa a
la necesidad de rapidez.

Determinar el tamao del proyecto: Se hace la investigacin para

determinar la cantidad de tiempo y el nmero y el numero de personas
requeridas para el desarrollo del proyecto.
Ejemplo: En el caso planteado, el nuevo programa de exmenes de admisin
implica el desarrollo de un nuevo sistema o solo modificar el actual.
Sealar el costo de las alternativas planteadas: Hay que estimar y
evaluar los costos para desarrollar el sistema:
Cules son los costos estimados para desarrollar el sistema?
Qu gastos implicarn la instalacin del nuevo sistema?
El sistema propuesto reduce los costos de operacin?
Es probable que el costo de los errores disminuya?
Ejemplo: El nuevo programa para exmenes de admisin, Implica nuevos
costos?, Reducir el costo de procesamiento?.

Determinar la factibilidad tcnica y operativa de diferentes

alternativas: Es necesario determinar si se cuenta con la tecnologa adecuada y
los recursos humanos necesarios para desarrollar las alternativas de solucin al
problema planteado.
Ejemplo: Se cuenta con los equipos necesarios y el personal adecuado para
manejar el nuevo sistema de los exmenes de admisin?
Informar los hallazgos a la gerencia con recomendaciones y
subrayando la aceptacin o rechazo de la propuesta: Hay que informar
de los detalles y justificar la aceptacin o rechazo de la propuesta.
Ejemplo: En el caso del programa de exmenes de admisin se pueden hacer ver
que adems de la velocidad del proceso es posible garantizar la consistencia y la
integridad de los datos y de otro lado la seguridad.

I). REALIZACIN DE LA INVESTIGACIN

Los datos que el analista obtiene en la investigacin se recopila con dos
herramientas:
Revisin de los documentos de la empresa: El analista debe
recabar informacin de las sesiones afectadas directamente por el
proyecto con estos documentos puede identificar los procesos y el
manejo de la informacin dentro de las reas involucradas en el
proyecto.
Entrevistas: Los documentos dan informacin de cmo deben operar

los sistemas, pero no permiten obtener los datos suficientes para decidir
sobre ventajas del sistema propuesto, ni los puntos de vista de los
usuarios. Las entrevistas permiten obtener datos que explican la
naturaleza del proyecto y si hay factibilidad econmica, tcnica y
operativa para llevar a cabo el proyecto.