Unidad No.

2
Cuentas por Pagar y
Cuentas por Cobrar

Santo Domingo
2013

Manejador de Libros Contables

UNIDAD II

Cuentas Por Pagar Y Cuentas Por Cobrar

Procedimientos Para Manejo De Libros De Cuentas Por Cobrar

Contenidos
UNIDAD II ............................................................................................................2
1. Introduccin .......................................................................................................4
2. El Departamento de Crdito.................................................................................4
3. Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar: .....................................................5
a. Cuentas por Cobrar ..........................................................................................5
b.

Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios. ...................5

c. Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a crditos. ..................................6

d.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobran en efectivo. .......6

4. Documentos por cobrar .......................................................................................7

Descuentos en cuentas por cobrar: .........................................................................9
5. Manejo de las Cuentas por Cobrar: .................................................................... 10
a.

Contabilizar las ventas con tarjeta de crdito ......................................................... 11

6. PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE LIBROS CUENTAS POR PAGAR .................. 11

a. Cuentas por pagar ......................................................................................... 11
b.

Control de las Cuentas por Pagar ................................................................. 11

c. Documentos por pagar ................................................................................... 11

d.

Descuentos en Cuentas por pagar................................................................ 13

e. Notas dbito y notas crdito ........................................................................... 14

f.

Datos Obligatorios de la Notas Dbito ............................................................. 16

1. Introduccin
Cuando un negocio vende a crdito mercancas o servicios, lo hace creyendo que el cliente
pagar de acuerdo con los trminos de la venta. Esta confianza en el cobro de las cuentas es la
base para mostrar cuentas y documentos por cobrar como activos en el balance general y para
incluir ventas a crdito como ingresos en el estado de resultados. No obstante, junto con nuestra
confianza general en las cuentas por cobrar est el reconocimiento de que unos pocos clientes no
pagaran segn lo acordado. Cuando se efectan ventas a crdito inevitablemente se producen
algunas prdidas de estos crditos.

2. El Departamento de Crdito
Ninguna entidad comercial desea vender a crdito a un cliente que demuestre que es incapaz de
pagar su cuenta o no quiera hacerlo.

En consecuencia, la mayora de las organizaciones

comerciales tiene un departamento de crdito que investiga el valor crediticio de cada cliente
potencial. Si el cliente en perspectiva es una empresa comercial, se obtendrn y analizaran sus
estados financieros para determinar su capacidad financiera y la tendencia de los resultados de su
operacin. El departamento de crdito naturalmente prefiere basarse en los estados financieros
que hayan sido auditados por contadores pblicos.

Ya sea que el cliente en perspectiva sea una entidad o un individuo, la investigacin realizada
por el departamento de crdito probablemente incluir la obtencin de un informe de crdito de
una agencia local de crditos o de una institucin de evaluacin de crditos a nivel nacional.
Una agencia de crdito recopila la informacin crediticia de individuos y entidades comerciales y
la distribuye a sus clientes.

3. Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar:

a. Cuentas por Cobrar

Suarez y Mujica (2006) en su libro Fundamentos de la Contabilidad I dice: las cuentas por
cobrar se originan cuando se realiza una venta a crdito y representan el monto total que adeudan
los clientes por concepto de las actividades operativas propias de la empresa; estn representadas
por facturas. Aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Su saldo es deudor.

Brito. J. (1.994), refiere que las cuentas por cobrar Son derechos legtimamente adquiridos por
la empresa que llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibir a cambio efectivo
o cualquier otra clase de bienes o servicios. (pg. 333).
Clasificacin de las cuentas por cobrar.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:

1. Provenientes de ventas de bienes o servicios.

2. No provenientes de venta de bienes o servicios.

b. Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios.

Este grupo de cuentas por cobrar est formado por aquellas cuyo origen es la venta a crdito de
bienes o servicios y que, generalmente, estn respaldadas por la aceptacin de una "factura" por
parte del cliente.

Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crdito son comnmente conocidas como
"cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas en el
balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento
sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayora de los casos,
es de doce meses.

c. Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a crditos.

Como el ttulo indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por
transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crdito.

Este tipo de cuentas por cobrar debern aparecer clasificadas en el Balance General en el grupo
de Activo Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro del ciclo normal de
operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.
De acuerdo con la naturaleza de la transaccin que las origina, las cuentas por cobrar no
provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos:

1) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo.

2) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo.

d. Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobran en efectivo.

Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que sern cobrados en efectivo. El origen de estas
cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podramos citar las siguientes:

1) Cuentas por cobrar a trabajadores: El origen de estas cuentas por cobrar podra ser el
de prstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su
propio consumo.
2) Intereses por cobrar: Se refiere a derechos por cobrar surgidos como consecuencia de
haber prestado dinero a terceros.
3) Reclamaciones por cobrar a compaas de seguro: Ser registrados en esta cuenta
aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se hagan a
las compaas de seguros.
4) Reclamaciones por cobrar a proveedores: Con alguna frecuencia se presenta el caso en
que la empresa compra una mercanca de contado y, posteriormente, tal mercanca es
devuelta al proveedor por cualquier razn. SI se ha convenido en que el proveedor

devolver el valor correspondiente en efectivo y no mediante una nueva mercancas en

forma inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta "reclamaciones por
cobrar a proveedores".
5) Cuentas por cobrar a los accionistas: Se registra en esta cuenta cualquier deuda que
los accionistas hayan contrado con la empresa por conceptos diferentes a lo que todava
deban del capital que suscribieron.

4. Documentos por cobrar

Un documento por cobrar es una promesa incondicional hecha por escrito de pagar en una fecha
futura una suma de dinero definida.

Una persona que firma un documento y por tanto se promete pagar se denomina aceptante o
girado. La persona a quien se le va a hacer el pago se denomina beneficiario.
Contabilizacin de las Cuentas por cobrar y Manejo de Libros de Control de
Cuentas

Todas las cuentas por cobrar generalmente se trasladan a una sola cuenta en el mayor general.
Los asientos en la cuenta Cuentas por Cobrar pueden identificarse convenientemente escribiendo
el nombre del aceptante de la cuenta en la columna Detalle sobre cada lnea usada para registrar
el recibo o cobro de una cuenta por cobrar.

Una vez otorgado un crdito al cliente, se proceder a realizar la anotacin en el libro control de
cuentas por cobrar.

Suponga que la Empresa GP el da 1ero de abril realiz las siguientes transacciones comerciales:
1) vendi a crdito $1, 500,000 a distribuidora JK en juegos de Sala Milenia.
2) Venta a plaza lama en juegos de sala norma y comedores Madeline por valor de
$800,000.00 con un 30% al momento de la compra y el resto para saldar en 45 das.
El asiento para registrar la adquisicin de la cuenta por cobrar es el siguiente:
Empresa GP
DIARIO GENERAL
CUENTAS Y DETALLE
REF

FECHA

Abril/ 2012

1 Cuentas por Cobrar

Ventas
Regitro de venta a crdito a Distribuidora
JK fcatura #5698
Efectivo
Cuentas por Cobrar
Ventas

DEBITO

CREDITO

12 $
61

1,500,000.00

11 $
12 $
61

240,000.00
560,000.00

1,500,000.00

800,000.00

Registro de venta a Plaza Lama con un

30% de inicial y una deuda para saldar en
45 das. Fact. #5699

Pasando el registro al libro Control de Cuentas por Cobrar:

Registro de Clientes deudores (Clientes que compraron a crdito/Ventas a crdito)
Cuentas por Cobrar
Fecha

Abril, 1

Abril, 1

Cliente

Transaccin

Distribuidora

Venta de Juego de

JK

Sala Milenia

Plaza Lama

Venta de 4 Juegos de
Sala

Norma

Factura

Deuda

Pagado

Fecha de

Saldo

No.

pago

55698

1,500,000

1,500,000

55699

540,000

560,000

Comedores Madeline.

Da 6 de abril, la tienda distribuidora JK realiz un abono de $300,000 a la compra realizada el

da 1ero, asiento contable sera as:

Empresa GP
DIARIO GENERAL
CUENTAS Y DETALLE
REF

FECHA

Abril/ 2012

6 Efectivo
Cuentas por Cobrar
Registro del abono a la factura
5698 de Distribuido JK

DEBITO

11 $
12

CREDITO

300,000.00
$

300,000.00

Pasando el asiento al libro Control de Cuentas por Cobrar:

Registro de Clientes deudores (Clientes que compraron a crdito/Ventas a crdito)
Cuentas por Cobrar
Fecha

Abril, 1

Cliente

Distribuidora JK

Transaccin

Venta de Juego de Sala

Fact.

Deuda

Pagado

Fecha de

Saldo

No.

pago

55698

1,500,000

1,500,000

55699

540,000

560,000

55698

1,500,000

300,000

Abril, 6

1,200,000

Milenia
Abril, 1

Plaza Lama

Venta de 4 Juegos de
Sala

Norma

Comedores Madeline.
Abril, 6

Distribuidora JK

Abono a cuenta

Descuentos en cuentas por cobrar:

Suponga usted el cliente Distribuidora JK realiza el pago total antes de los 90 das y la empresa
decide realizar un descuento de $6,000.00 al monto de su deuda, el asiento contable sera as:

FECHA

Marzo/ 2012

Empresa GP
DIARIO GENERAL
CUENTAS Y DETALLE
REF

31 Efectivo
Descuentos y Devoluciones en Ventas
Cuentas por Cobrar
Registro de saldo total a la factura
#
5698 de Distribuido JK mas un
descuento por pronto pago.

11 $
66 $
12

DEBITO

CREDITO

1,194,000.00
6,000.00
$

1,200,000.00

Pasando el registro al Libro Control de Cuentas por Cobrar:

Registro de Clientes deudores (Clientes que compraron a crdito/Ventas a crdito)

Cuentas por Cobrar
Fecha

Abril, 1

Abril, 1

Cliente

Transaccin

Fact. No.

Distribuidora

Venta de Juego

JK

de Sala Milenia

Plaza Lama

Venta

Deuda

Pagado

Fecha de

Saldo

pago

55698

1,500,000

1,500,000

55699

540,000

560,000

Abono a cuenta

55698

1,500,000

300,000

Abril, 6

1,200,000

Saldo a cuenta

55698

1,200,000

1,200,000

Marzo, 31

de

Juegos de Sala
Norma

Comedores
Madeline.
Distribuidora

Abril, 6

JK
Marzo, 31

Distribuidora
JK

5. Manejo de las Cuentas por Cobrar:

1. Mensualmente, como mnimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar
con el mayor general.
2. Es una prctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.
3. Personas independientes del departamento de ventas, facturacin y caja, deben:
a. Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobacin y
enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias
encontradas.
b. Comparar el balance de comprobacin y el anlisis por antigedad con el saldo en
el mayor.
4. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados
con frecuencia.

5. Los despachos de mercancas en consignacin deben ser manejados separadamente de las

ventas y las cuentas por cobrar.

a. Contabilizar las ventas con tarjeta de crdito

Muchas empresas minoristas evitan el riesgo de las cuentas incobrables haciendo ventas a crdito
a los clientes que presenten tarjetas de crdito conocidas como Visa y Master Card. Por pagares
de venta con tarjetas de crdito recibidos por el comerciante se depositan en el banco por el
crdito inmediato, siendo por tanto equivalentes a una venta de contado. Las ventas a clientes
que utilicen tarjetas de crdito bancarias se registran como ventas en efectivo.

6. PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE LIBROS CUENTAS POR PAGAR

a. Cuentas por pagar
Una cuenta por pagar es cualquier importe adeudado como resultado de una compra de bienes o
servicios en trminos de crdito. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce meses se registran
como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un tiempo superior a doce meses,
en Cuentas por Pagar a Largo Plazo.

b. Control de las Cuentas por Pagar

El objetivo del control de cuentas por pagar es llevar al corriente todos los pagos de la empresa
para aprovechar los descuentos por pronto pago en lugar de pagar intereses por no realizar los
pagos en tiempo y forma, as como tener la mercanca cuando lo requiera la empresa sin
contratiempos para que pueda seguir sus operaciones.

c. Documentos por pagar

Los documentos por pagar son emitidos cuando se obtiene un prstamo bancario.

Otras

transacciones de las cuales pueden surgir documentos por pagar incluyen la compra de bienes

races, o equipo costoso, la compra de mercanca, y la sustitucin de un documento por una

cuenta por pagar vencida.

Ejercicios de ejemplo:
La empresa Suministros para Oficinas realiza las siguientes transacciones en julio 6:
-

compr mercancas a crdito a Papelcol por $14,800 trminos, 2/10, n/30 (2% de
descuento si paga antes de los 10 das, ningn descuento pasada la fecha). Factura #2025

Compr sillas y mesas de oficinas a crdito a la empresa Madera del Este por un monto
de $45,000.00, para saldar en 30 das. Factura #4567.

El asiento contable sera:

FECHA

Julio/2012

Suministros para Oficinas

DIARIO GENERAL
CUENTAS Y DETALLE
REF

6 Compras
Cuentas por Pagar
Regitro de la Compra a crdtio a la
empresa Papelcol Factura #2025
Compras
Cuentas por Pagar
Registro de la compra a Madera del Este
para saldar en 30 das. Factura #4567

DEBITO

14 $
41

14,800.00

14 $
41

45,000.00

CREDITO

14,800.00

45,000.00

El pase al Libro Control de Cuentas por Pagar sera:

Registro de Cuentas por Pagar

Cuentas por Pagar
Fecha

Proveedor

Julio, 6

Papelcol

Transaccin

Compra

Fact. No.

Deuda

Pagado

Fecha

Saldo

de pago

de

2025

14,800

14,800

Compra de sillas y

4567

45,000

45,000

suministros
Julio, 6

Madera

del

Este

mesas de oficina

d. Descuentos en Cuentas por pagar

En Julio 12 La empresa realiza el pago a la factura #2025 de la empresa Papelcol dentro del
periodo de descuento.
El asiento contable sera:

FECHA

Julio/2012

Suministros para Oficinas

DIARIO GENERAL
CUENTAS Y DETALLE
REF

12 Cuentas por pagar

Efectivo
Descuentos y devoluciones en compras
Regitro del pago total a la Factura #2025
de Papelcol mas el 2% de descuento aplicable.

41 $
11
15

DEBITO

CREDITO

14,800.00
$
$

14,504.00
296.00

El pase al Libro Control de Cuentas por Pagar sera:

Registro de Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar
Fecha

Julio, 6

Proveedor

Papelcol

Transaccin

Compra

Fact. No.

Deuda

Pagado

Fecha

Saldo

de pago

de

2025

14,800

14,800

Compra de sillas

4567

45,000

45,000

2025

14,800

14,800

Julio, 12

suministros
Julio, 6

Madera
Este

del

mesas

de

oficina
Julio, 12

Papelcol

Compra

de

suministros

2%=

14,504.

e. Notas dbito y notas crdito

Las notas debito y crdito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para
realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que
generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Si la mercanca comprada a crdito no es satisfactoria y se debe devolver al proveedor (o si se

acuerda una reduccin en el precio), se puede preparar una nota dbito por parte de la empresa
compradora y enviarla al proveedor. La nota dbito informa al proveedor que su cuenta est
siendo debitada (reducida) por el comprador y le explica los motivos.

Asiento Contable Nota dbito:

Cuentas por pagar

xxxx
Descuentos y devoluciones en compras

xxxx

Para registrar la nota de debito otorgada

a Prices, SRL

Por ejemplo, si el Almacn El Golfista recibe una factura de compra por $10,000 de
Implementos Deportivos para pagar en 30 das, el asiento sera:

Noviembre 3

Compras
Cuentas por pagar

$ 10,000.00
$ 10,000.00

Para registrar la factura de compra de

Implementos Deportivos.
Suponiendo que de la mercanca comprada se encuentran piezas con defecto y se acuerda una
reduccin en factura de un 2% por acuerdo entre las empresas, el asiento para registrar el pago de
la factura sera:

Noviembre 8

Cuentas por pagar

$ 10,000.00
Efectivo
$ 9,800.00
Descuentos y devoluciones en compra
$
200.00
Para registrar el pago de la factura con
el 2% de descuento otorgado.

f. Datos Obligatorios de la Notas Dbito

Nmero de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeracin, importe,
cantidad que devuelves, importe total.
Notas crdito
El vendedor, una vez informado de la devolucin de la mercanca daada (o despus de acordar
una reduccin en el precio) enviara al comprador una nota crdito indicndole que la cuenta por
cobrar del cobrador ha sido acreditada (reducida).

Observe que la expedicin de una nota crdito tiene el mismo efecto sobre la cuenta del cliente
que el recibo del pago del cliente, es decir, la cuenta por cobrar se acredita (se reduce). Por
tanto, es importante que un empleado con autorizacin para preparar notas crdito no se le
permita manejar recibos de efectivo de clientes. Si estas dos funciones se le asignan al mismo
empleado, la persona podra tomar parte del efectivo recibido de los clientes y encubrir este robo
expidiendo una nota crdito.

Asiento Contable Nota crdito:

Descuentos y devoluciones en ventas

Cuentas por cobrar

xxxx
xxxx

Para registrar la nota credito otorgada a

Prices, SRL
Para entender mejor este concepto les invito a ver este video en el siguiente enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=rv8H2Mt1S3M