APUNTES DE HABILIDADES DIRECTIVAS UNIDAD 5

COMUNICACIN EFECTIVA
NOMBRE. Analizar y aplica la importancia de la comunicacin
efectiva
OBJETIVO. Desarrolla Habilidades para llevar a cabo una comunicacin efectiva.
Se analiza la importancia de una comunicacin efectiva, partiendo del tema de la
imagen directiva, con la finalidad de que el alumno tome conciencia de que el manejo
de un protocolo directivo le permite llevar a cabo negociaciones con xito, dando paso
al proceso de conduccin de entrevistas y reuniones.
INTRODUCCION. En la vida nos encontramos con situaciones en que conocemos
a personas que tienen un verdadero arte a la hora de comunicarse. Se
comunican de manera extraordinaria, clara, fascinante y atrapan la atencin
del que lo escucha. Pero muchos no nacemos con este talento, pero podemos
aprender a comunicarnos de manera efectiva si nos lo proponemos y ponemos
en
prctica
ciertos
puntos
clave.

LA COMUNICACIN EFECTIVA: Es el acto de darse a entender correctamente, ya

sea formalmente (como por el medio escrito) o esto combinado con gestos
corporales adecuados. La idea es que el receptor del mensaje comprenda el
significado
y
la
intencin
de lo que se est comunicando por lo anterior, la comunicacin efectiva es una
habilidad que se puede desarrollar, potenciando los aspectos interpersonales,
grupales, intragrupales, organizacionales y externos (todo esto en conjunto es
de especial valor para las empresas y organizaciones humanas, sea cual sea su
naturaleza).

UNIDAD: 5

COMUNICACIN EFECTIVA

5.1 IMAGEN DIRECTIVA

La imagen directiva es un medio de comunicacin muy importante, su uso y su
aplicacin har que una institucin marche ordenadamente y por ende el xito
en su propsito se ver comandado con el prestigio y confianza de la
comunidad

5.1.1 CONCEPTO
Es un fragmento ptico de la realidad hecho material posee, en su propia
materialidad, una independencia respecto a las apariencias que vehicula (lo
que posibilita la existencia de una historia de las representaciones visuales).
Para tener una imagen directiva se necesita:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

Las palabras.
El tono de las palabras.
Lenguaje corporal.
Lo que entusiasma al cliente.
Los apoyos visuales.
La imagen.
Comunicacin no verbal.
La ropa.
Protocolo.

5.1.2 PROTOCOLO DIRECTIVO

Tener un estilo propio, relacionarse de una forma adecuada, prestar atencin a
sus pblicos, cuidar todos los detalles en las presentaciones o visitas a las
instalaciones de su empresa y muchas cosas ms, es la aportacin que le
ofrecer aplicar su propio protocolo directivo y que incidir directamente en la
cuenta de resultados, al ayudarle a crear una diferenciacin sobre sus
competidores.
El protocolo le ayudar a plantear una serie de actuaciones necesarias para
desarrollar un estilo propio y nico, que permita grabar inequvocamente su
marca, su empresa, en la mente de sus clientes y favorezca posteriormente su
fidelizacin, construyendo una barrera de entrada a sus competidores.
Las empresas que consiguen diferenciarse de su competencia tienen ms fcil
el camino hacia el xito. Unas lo consiguen por el servicio que prestan, otras
por la marca y algunas por su logotipo o colores corporativos, pero la

verdadera diferencia debe verse representada en todos y cada uno de los

aspectos comunicacionales de la empresa, desde el mensaje del contestador
automtico, la informacin que transmiten los directivos, la opinin de sus
trabajadores, hasta las declaraciones del Director o Directora General en la
prensa.

5.2 CONDUCCIN DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCRITAS

PRESENTACIONES ORALES
Las diferencias entre una presentacin oral adecuada y una presentacin oral
profesional son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fcil llegar a
desarrollar una presentacin altamente profesional si se le planifica de
antemano y se practica. El objetivo de este informativo es explicitar aquellos
factores que conducen a una presentacin efectiva y exitosa.
PASOS PARA PREPARAR UNA PRESENTACION ORAL
CLARIFIQUE LOS OBJETIVOS Y DETERMINE LOS OBJETIVOS ESPECFICOS:
Al principio, es importante formular los objetivos generales y especficos que
pretendemos desarrollar en nuestra presentacin oral. Estos objetivos debieran
servir como principios organizativos para el desarrollo de la introduccin, del
cuerpo principal y conclusin del mensaje.
ANALICE LA AUDIENCIA:
Al preparar la presentacin, es importante considerar la composicin de la
audiencia. Esto significa preguntarse qu es lo que sabemos con respecto al
pblico receptor de nuestro mensaje, cual su el nivel de conocimiento sobre el
tema especfico a tratar, cual es la actitud inicial que ellos debieran tener con
respecto al tema y qu recomendaciones debieran considerar. Use esta
informacin para adaptar su presentacin a la concurrencia. Debe estar
especialmente consciente de que las audiencias estn generalmente
compuestas de personas que poseen distintos niveles de conocimiento,
actitudes
y
valores.
SELECCIONE SUS MATERIALES.
Considerando que lo que Ud. presentar oralmente puede variar de alguna
manera con el contenido escrito, debe tener claro qu informacin
incluir/excluir en su presentacin. Una vez que est decidido, es til
considerar el tiempo que requerir para desarrollar cada una.
ORGANICE SUS MATERIALES.
Con respecto a la organizacin del material, es necesario determinar en primer
lugar, el orden lgico en que ir el material seleccionado. Posteriormente usted
debe decidir "qu es lo que viene a continuacin", es tambin importante
preparar (a) una seccin introductoria con los puntos claves que se incluirn en
la presentacin y (b) una seccin de conclusin que enfatiza los puntos
importantes discutidos. Es tambin importante prestar atencin al uso

apropiado

de

la

transicin

de

una

idea

otra.

TCNICAS PARA COMENZAR UNA PRESENTACIN ORAL

1. Asegurar la atencin y buena disposicin de sus oyentes.
2. Hacerlos sentir cmodos
3. Determinar claramente el objetivo de su conferencia.
ALGUNAS ESTRATEGIAS TILES PARA INICIAR UNA PRESENTACIN:
1. REFERENCIA A MATERIAS O SITUACIONES ANTERIORES:
Para preparar el ambiente de la presentacin proporcionando informacin
previa.
Ejemplo: Yo estoy contento de estar aqu hoy da para comunicar a la Sociedad
para el desarrollo de la Administracin, las innovaciones recientes en la
prctica
de
la
Administracin.
2. FORMULAR PREGUNTAS:
Para hacer que la audiencia reflexione acerca del tema o de la discusin.
Ejemplo: Cuntos de Ustedes recuerdan lo que suceda el verano pasado al
tener que esperar en largas filas para comprar un poco de gasolina?
3. USAR CITAS TEXTUALES: Para atraerla imaginacin y la inteligencia del
auditorio.
Ejemplo:Fue el mejor de los tiempos, fue el peor de los tiempos."
4. USAR UN EJEMPLO:
Para motivar el inters en el tema.
Ejemplo: John Jones es un tpico hombre de negocios americano. l debe dinero
a las tiendas, a las compaas de gasolina, al gobierno y al banco.
5. ESTABLECER UN PUNTO DE PARTIDA, COMO UN HECHO U OPININ:
Para despertar el inters de la audiencia.
Ejemplo: El nmero de personas que murieron el ao pasado en accidentes
automovilsticos es lo suficientemente grande como para poblar una ciudad
americana mediana.
6.- USAR UNA REFERENCIA PERSONAL O DE BIENVENIDA:
Para atraer a la audiencia mientras se establecen relaciones positivas con ella.
TCNICAS PARA TERMINAR UNA PRESENTACIN
1. Ayudar a que los oyentes se centren en el tema principal de su charla.
2. Resumir los puntos claves que se discutieron.
3. Comunicar un sentido de finalidad.
INDICACIONES GENERALES PARA UNA PRESENTACIN

Los gestos
Contacto visual

Ambiente fsico

PRESENTACION ESCRITA
Todo discurso puede dividirse en tres partes: la apertura, el cuerpo y la
conclusin.
1. LA APERTURA:
-Persigue captar la atencin del oyente
-Dejar una buena sensacin
-Ha de tener una estructura lgica y un orden secuencial
2. EL CUERPO:
-Desarrollo de la sesin
-Personalizar el mensaje
-Despertar el inters
-Ayudarse de Diagramas, Transparencias y Diapositivas
3. CONCLUSIN:
-Resumir el contenido
-Proponer o resolver
-Agradecimiento

5.3
ELEMENTOS ESENCIALES DE LAS PRESENTACIONES
EFECTIVAS
Prctica
Para los ponentes novatos o nerviosos, Entre ms practique y est seguro de
sus habilidades, se sentir ms a gusto. Ensaye su actuacin para adquirir esa
experiencia. Pngase la ropa que va a usar, presntese (s, puede aplaudirse),
y despus haga su presentacin frente al espejo. Una vez que est cmodo con
esto, haga la presentacin ante su perro y luego hgala ante sus amigos
cercanos.
Si es posible, grbese en video o audio haciendo la presentacin unos das
antes. Revise su comportamiento y cambie lo que no le haya gustado y trabaje
en capitalizar sus puntos fuertes.
Escuche su voz
Est hablando montonamente?
Estn las pausas y el nfasis donde son ms apropiados?
Si tiene video, revise su postura, los gestos de las manos, movimientos. son
naturales y apoyan su presentacin o distraen ? Si no es posible que se grabe
as mismo, trate de obtener la ayuda de un amigo honesto para ser su
audiencia de prueba. Escuche los comentarios de esa persona y no se ponga a
la defensiva.

Apariencia personal y presencia

- Presntese erguido. Lo que diga ser ms creble.

- Use ropa con la que sabe que se ve bien. Esto le dar ms confianza.
- Vstase con ropa y zapatos cmodos y que no le aprieten. Su comodidad ser
una cosa menos por la cual preocuparse y lo transmitir a la audiencia.
Algunas personas se quitan los zapatos (si el podio tapa esto), sino use zapatos
que se deslicen en vez de atarse, seran ms adecuados.
- Prese cmodamente. Intente tener los pies de forma que estn separados en
el mismo ancho que los hombros para mayor estabilidad y comodidad, si la
presentacin es larga (treinta minutos o una hora). Esta posicin tambin le
ayudar, si es susceptible a ponerse tan nervioso que puede llegar a
desmayarse.
Etiqueta
- Sea breve. Si le piden que hable por 45 minutos, hable 30 y promueva la
discusin despus. Es mejor que la gente quiera orlo hablar ms que menos.
Nunca, nunca, nunca se pase del tiempo asignado.
- Sea considerado de los lmites de tiempo. Lo tpico es de uno a dos minutos
por diapositiva dependiendo de cuanta explicacin requiera. Pasarse del
tiempo que le han designado es injusto para los organizadores y para la
audiencia (quienes pueden querer realmente escuchar al ponente que sigue
despus de usted ! o llegara tiempo a otra presentacin).
- No se pase del tiempo asignado. Esto es poco profesional y grosero tanto para
la audiencia como para el comit organizador. Si su presentacin es demasiado
larga, haga algunos recortes.
Preparacin previa en el sitio
- Enva su equipaje por carga? Siempre lleve consigo los materiales de su
presentacin (diapositivas, computadora, acetatos, etc.) y un juego de los
materiales que va a repartir. El equipaje que enva por carga en el avin o tren
puede no aparecer a tiempo. Enve por fax un duplicado de su presentacin al
hotel, si est preocupado por esto. Las copias del material que va a repartir se
pueden hacer localmente.
- Si es posible, practique en el sitio donde dar su presentacin, usando el
equipo que necesite. Coloque una grabadora en la parte posterior de la
habitacin y grabe la presentacin. Esto le permite revisar el sonido (para estar
seguro del volumen de su voz).
- Familiarcese con el equipo, sus capacidades, sus requerimientos antes de
hacer su presentacin, o asegrese que haya una persona competente que lo
pueda manejar. No hay mucho problema con las diapositivas, pero ahora es
cada vez ms frecuente que los presentadores usen programas de
computadora, que requieren mucho trabajo durante la presentacin y que
frecuentemente son apenas visibles por el aumento y la iluminacin
inadecuada.

- Encuentre los interruptores de luz y los controles de temperatura (y vea si

funcionan).
Como hablar
- Cuando se pare por vez primera ante el podio, tome un momento para
organizar sus papeles o simplemente respirar profundamente para estar bien.
La audiencia esperar.
- El consejo ms comn es que comience con una broma para obtener la
atencin de la audiencia y destensionarlos. Comenzar con una imagen
hermosa o nica (al hablarles a personas atradas por las imgenes) tambin
funciona.
- Hable despacio y enuncie. Si se atrapa en sus propias palabras, hable ms
despacio y simplifique. Explique el mismo concepto con palabras ms cortas y
familiares.
- Identifique las palabras que tiene problema en pronunciar
Elementos visuales y proyeccin
- No se complique, hgalo todo lo ms sencillo posible.
- Asegrese que la conexin de la computadora, el proyector de diapositivas o
el retroproyector, funcionen antes de comenzar su presentacin. Llegue
temprano para darse tiempo de colocar todo sin prisa.
- Las diapositivas con texto deben ser de letras grandes si quiere que la
audiencia las lea y pueda saber lo que dice. La "Regla de Seis" as til : "Un
mximo de seis palabras y seis lneas por imagen". Otra regla til es: si
tomando la diapositiva con las manos y al tratar de leer el texto puede hacerlo
sin problema, la diapositiva proyectada ser legible.
- Los tipos de letras sans- serif ( sin paticas , como Avant Garde Gothic, Geneva
o Helvetica) son buenas para el texto (por ejemplo identificacin en una
grfica) o para frases cortas (por ejemplo enumeracin de puntos). El texto de
pocas oraciones (por ejemplo, una cita o prrafo) son ms fciles de leer
cuando se proyectan en una pantalla serif ( con paticas, como Courier, Palatino
o Times).
Procure no usar letras cursivas o tipos de letras poco usuales a menos que
verdaderamente vayan con su presentacin. Identifique los acrnimos y
abreviaciones que va a usar, use O.E.A. una vez que lo ha identificado como
Organizacin de los Estados Americanos o si su audiencia ya est informada
sobre el tema.
- El color es ms fcil de seguir que el blanco y negro, sin embargo demasiados
colores (por ejemplo para mostrar todos los colores de su nueva computadora)
distanciar a la audiencia de su mensaje.

Proyeccin de diapositivas

- Lineamientos generales: lo ideal son dos diapositivas por minuto (o treinta

segundos por cada una). Esto quiere decir que una presentacin de veinte
minutos con doble proyector necesitar aproximadamente 40 diapositivas (20
en cada carrusel). En 10 a 15 segundos una persona se puede adaptar a una
diapositiva en la oscuridad. Adems al verlas, las personas frecuentemente
toman notas. Se deben hacer excepciones cuando se proyecta paso a paso la
secuencia de un proceso o cuando su audiencia haya sido introducida a las
complejidades de la materia (por ejemplo cuando se muestra el proceso de
instalacin de una exhibicin).
- Aprenda a editar. Puede tener un milln de diapositivas hermosas, pero la
audiencia no sabr que se perdieron si usted edita. Si no lo hace, la audiencia
si recordar que se pas del tiempo y que no tuvieron la oportunidad de
apreciar las imgenes porque fueron pasadas demasiado rpido tratando de
mostrarlo todo.
- Use diapositivas que estn un poco claras (sobre - expuestas), stas son ms
fciles de ver en una habitacin grande y oscura.
- Evite las diapositivas o grficas de texto de un solo color y montonas.
- No lea el texto de sus diapositivas palabra por palabra. Si tiene que
disculparse por una diapositiva, no las use.
- No utilice demasiado las diapositivas negras (para crear una pausa) puede
olvidarlas y atrasarse. Utilice estas pausas, si va a decir un prrafo que no se
relaciona con las imgenes.
- Intente tener las diapositivas en montajes de papel. Las plsticas pueden
derretirse durante la proyeccin.

5.4

CONDUCCIN DE ENTREVISTAS

5.4.1 QUE ES UNA ENTREVISTA

La entrevista es un acto de comunicacin oral que se establece entre dos o
ms personas (el entrevistador y el entrevistado o los entrevistados) con el fin
de obtener una informacin o una opinin, o bien para conocer la personalidad
de alguien. En este tipo de comunicacin oral debemos tener en cuenta que,
aunque el entrevistado responde al entrevistador, el destinatario es el pblico
que est pendiente de la entrevista.

5.4.2 TECNICAS PARA CONDUCIR UNA ENTREVISTA

Las tcnicas, son instrumentos de los que podemos valernos para llevar a buen
trmino la entrevista.
TIPOS DE PREGUNTAS

Preguntas abiertas, son exploratorias, que tienen como objetivo el

facilitar la expresin oral.
Preguntas cerradas, exigen una respuesta precisa y busca obtener una
informacin puntual y verificable.
Preguntas alternativas, ellas orientan haca una eleccin restringida.
Preguntas de opcin mltiple, ellas fijan la reflexin sobre un terreno
determinado anteriormente, pero permiten verificar y poner a prueba
varias hiptesis.
HABILIDADES DEL ENTREVISTADOR

Habilidades y destrezas, que a nuestro juicio son fundamentales, para el

comportamiento bsico del entrevistador:
1.- Saber Atender: Presencia fsica y psicolgica.
La atencin fsica significa, que los interactuantes deben adoptar una postura
de envolvimiento, uno con otro mediante las conductas que enumeramos a
continuacin.

Estar frente a frente, mirando a la cara del otro directamente.

Mantener el contacto con la vista.
Tomar una postura abierta.
Inclinarse hacia el otro lado con naturalidad y estar relativamente
relajado.

2.- La Autenticidad.
La persona genuina, es una que en su interaccin es bsicamente ella misma.
Est a gusto con ser ella misma y, por tanto, puede fcilmente ser ella misma
en todas sus interacciones.
3.- El Respeto.
Significa aqu el apreciar a otra persona, simplemente porque es un ser
humano y tiene un valor en s mismo.
4.-Ser Concreto.
Esta habilidad servir, de base para la exploracin de una conducta, a fin de
identificar las reas en las cuales se est viviendo menos afectivamente. No
permitiendo que la comunicacin con el otro divague en charlas y largas
historias.
5.- Ser Digno de Confianza.
Ser digno de confianza es una condicin fundamental para establecer un
rappot adecuado con el entrevistado. La reputacin de ser digno de confianza
se basa en la sinceridad, e integridad del entrevistador.

5.4.3 PLANEACION Y CONDUCCION DE LA ENTREVISTA

Metodologa de la conduccin de la entrevista

1.- Precisar el Objetivo de la entrevista.

El objetivo principal del encuentro es el que determina la naturaleza de la
entrevista. Cada una de estas entrevistas se caracteriza por sealar, un
procedimiento particular de implementarla.
2.- Concretizar el Objetivo y el Resultado que se desea alcanzar.
Cul es, concretamente el Resultado a alcanzar al trmino de la entrevista?,
De qu criterios nos vamos a servir para evaluar el proceso, que nos permita
reconocer que el objetivo ha sido alcanzado?
3.- Acondicionar el Espacio y otras disposiciones materiales, en donde llevar
acabo la entrevista.
El espacio debe ser acondicionado en funcin del tipo de comunicacin y de la
relacin que se quiere privilegiar. El entorno impone limitaciones especficas:
precisa poder verse, orse, tomar notas, etc. Son todos ellos elementos que van
a cercarse o alejarse de los interlocutores.
4.- Fijar el tiempo de la entrevista.
Determinar el tiempo del encuentro para el intercambio de elementos con gran
importancia en la entrevista. Su duracin debe ser establecida tambin segn
el objetivo perseguido.
5.- Establecer bien los roles recprocos.
Para facilitar la comunicacin es importante, el identificar las diferencias
objetivas que caracterizan a las dos personas presentes una ante la otra. Tales
como: edad, sexo, imagen corporal, estatus, roles, cultura, actitudes, etc.
Desde el inicio de la entrevista, es til dirigir la comunicacin hacia un objetivo
preciso.
6.- Crear un ambiente favorable al intercambio.
La relacin que se establece entre entrevistador-entrevistado, es
extremadamente activa y pone en juego el cuerpo, las emociones y las ideas.
De ah la importancia que representa para el entrevistador el esforzarse en
establecer un buen rapport.
7.- Explorar para obtener informacin adecuada al objetivo que se persigue.
Mientras mayor y mejor informacin se tenga, ms se ganar en eficacia en el
desempeo profesional. Mientras ms capaz es una persona de dominar una
variedad de comportamientos o de actitudes, ser ms eficaz y tendr ms
posibilidades de alcanzar su objetivo.
8.- El anlisis de la comunicacin e informacin recibidas.
Es absolutamente necesario, analizar cuidadosamente el significado, que para
nosotros representa dicha informacin, a fin de poder estar en condiciones de
aportar nuestro punto de vista profesional.
9.- Sintetizar y concluir la entrevista.

La sntesis constituye, sin lugar a dudas, una fase primordial para redituar todo
el proceso en su contexto y evitar as las interpretaciones errneas.

5.5

CONDUCCION DE JUNTAS

5.5.1 QUE ES UNA JUNTA

Una junta es el acto de reunir o congregar a un nmero determinado de
personas para tratar un tema o varios temas sobre los ms diversos aspectos.
Una junta se sustenta entre otras muchas cosas, en la persona que la
dirige. Hay que definir de forma muy clara los temas a tratar, los objetivos de
la reunin y hay que hacer una correcta preparacin de los temas. Hay que
trazar un correcto plan de desarrollo y prever posibles situaciones que se
puedan producir. Hay que evitar, en la medida de lo posible, la improvisacin.
Dirigir una junta, no es tarea fcil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunin se
exteriorizan cualidades personales como educacin, conocimientos generales,
la formacin de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades.
Y sobre todo conocemos si domina el tema de la reunin o si realmente slo
conoce ciertos aspectos generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan
flexible, sin objetivos rgidos que den lugar a posibles discusiones o
alteraciones de los objetivos finales.

5.5.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA

Hay distintas formas de organizar el tiempo y las actividades de una junta de
trabajo en un grupo de autoayuda. Se suele variar el tipo de reunin conforme
a las necesidades de cada situacin. Aunque es comn tener varias formas de
trabajo, frecuentemente hay una que se aplica en la mayora de los casos.
En algunos grupos el formato ms usado es flexible y abierto. En otros, lo
normal puede ser la junta de estudio, llevada con base en una lectura hecha
entre todos. Se genera as una situacin que permite a cada uno compartir
distintas experiencias personales. La forma de trabajo que se aplica define el
tipo de trabajo a realizar, la manera de tratar los temas e inclusive la manera
de sentarse.
Sin embargo, es poco frecuente que el plan de junta se especifique por escrito.
Generalmente se establece cada tipo de junta como parte de los usos y
costumbres aprendidos con la participacin.
En algunos casos puede ser que en los ltimos minutos de la que termina se
prepare la junta siguiente. En otros casos se llega a planear con anticipacin el

trabajo de varias semanas o meses, por ejemplo usando propuestas hechas

primero por un comit y luego acordadas por todos.
Mucho se ha hablado sobre cmo realizar juntas de trabajo efectivas. En
realidad es muy sencillo poder llevarlas a cabo, slo debemos de tomar en
consideracin algunos puntos. Que a continuacin se describen:

Prepara la agenda de la junta por escrito: Especifica claramente lugar, fecha,

hora de inicio y trmino de la junta, as como las personas que tomaran parte
en la junta de trabajo. Realiza por escrito los temas a tratar durante la sesin,
los tiempos asignados para cada tema, el objetivo o propsito de la junta.
Bastar con un par de enunciados. No te extiendas demasiado. Eso si el
objetivo
debe
de
ser
claro
para
todos.
En cuanto a la seleccin de las personas que tomaran parte de la junta de
trabajo, ten en consideracin que debes de ser muy cuidadoso a la hora de
seleccionar, esto con el fin de no convocar a personas que no tengan relacin
alguna con los temas a tratar.
Esto es uno de los principales problemas que se presentan.enva una copia de
la agenda, ya sea por va correo electrnico, fax o copia fotosttica antes de la
junta a cada persona que tomar parte en la sesin. Cercirate que hayan
recibido la agenda. Lleva un par de copias ms a la junta de trabajo, debido a
que es muy comn que personas que asistan olviden llevar su agenda.
Empieza y termina la junta a la hora pactada: Por respeto a las personas que
llegaron puntales comienza la junta, puedes aprovechar este periodo de
tiempo, para repartir o proporcionar el material necesario para la junta de
trabajo, como podran ser copias de informes, marcadores, etc. Esto con el fin
de dar un espacio de tiempo a que todas las personas lleguen. Ten siempre en
consideracin los tiempos para cada tema, as como la hora de finalizacin de
la junta. Esto es nuevamente por respeto a las personas y sus tiempos.
Repasa la agenda con el grupo: Mediante una breve introduccin repasa con el
grupo, todos los temas a tratar, tiempos asignados, as como los objetivos o
propsito de la junta de trabajo. Esto con el fin de lograr que todos los
miembros tengan una imagen clara de los resultados que se esperan obtener. Y
se encuentren en la misma sintona. Respeta la agenda cumpliendo con todos
los puntos establecidos. Lleva a cabo la sesin cumpliendo con el orden
establecido en la agenda, as como con los tiempos previamente establecidos.
Esto no quiere decir que una vez que el tiempo de un tema se ha terminado
debe de continuar con el siguiente. Este punto se deja a consideracin de la
persona responsable o lder de la junta. Debido a que un tema puede ser de

suma importancia para conseguir el objetivo o propsito de la sesin.

Evita las desviaciones: Es muy comn que durante las juntas de trabajo, las
personas se desven con comentarios o ideas, que pueden no aportar mucho al
objetivo establecido en la agenda. Por lo cual debes de prestar suma atencin
a los comentarios de los participantes e intervenir rpidamente, para evitar as
una mayor desviacin del objetivo o propsito de la junta de trabajo. Si durante
la realizacin de la junta de trabajo se presentan problemas, que no puedes
solucionar utiliza algunas herramientas para la solucin de problemas y as
continuar
con
la
sesin.
Diversifica la participacin: Permite que todas las personas asistentes
participen y colaboren, esto con el fin de enriquecer los temas tratados.
Recuerda todas las ideas son muy valiosas. Evita a toda costa que una persona
monopolice la conversacin. Asigna tiempos para hablar, o te puedes valer de
la asignacin de un orden especfico para que los miembros puedan aportar
sus ideas.
Resume los temas tratados: Una vez que todos los temas de la junta sean
abordados realiza un pequeo resumen de cada una de ellos en donde
especifiques claramente, que fue lo que se acord as como el responsable de
llevar a cabo las acciones mencionadas dentro de la junta de trabajo. Puede
realizar una minuta, en donde se registren todos los acuerdos y acciones a
tomar por todas las personas, ah mismo puede recabar las firmas de
compromiso de sus colaboradores, y envirselas por los medios ya
mencionados anteriormente. Para poder dar seguimiento a los temas tratados.

5.5.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA

Ser un directivo de juntas es un requisito para la eficacia directiva y
organizacional, ser un directivo de juntas tiene su recompensa ms all de las
asociadas a la construccin de equipos.
Las 5 P para las juntas eficaces
1. Propsito: la razn de ser de la junta. Hay tres funciones para realizar una
junta: hacer anuncios, tomar decisiones y lluvia de ideas. Solo las dos
ltimas son importantes. En las juntas se comparte informacin, se
construyen compromisos, hay retroalimentacin y solucin de problemas
2. Participantes: individuos que asistirn a la
junta. Estos deben de
compartir las metas de la organizacin, ser proactivos y participativos. Las
experiencias de los participantes son tomadas en cuenta para la resolucin
o innovacin de ideas.

3. Planificacin: se refiere a la preparacin de agenda de la junta. Esta etapa

ayuda a los individuos que participaran en la junta a obtener informacin.
existen ciertas reglas para la planificacin de las juntas:
Reglas de mitades: la persona que realiza la junta debe de
estructurarla en la mitad del tiempo de su programacin.
Regla de sextos: dos tercios de la agenda deben de ser enfocados a
temas de la agenda actual. El tercio sobrante se separara la mitad en
temas de la agenda pasada y el ultimo en lluvia de ideas.
Regla de informes: evitar los informes, hacer anuncios.
Regla de tres cuartos: la informacin acerca de la junta debe de ser
manada un cuarto de tiempo antes de que la junta se lleve a cabo,
osea tres cuartos transcurridos.
Regla de la agenda: Las agendas de las juntas deben de ser escritas con
verbos activos, ejemplo: en vez de minuta utilice aprobar minuta.
Regla de resumen ejecutivo: en este resumen se resaltan los puntos clave a
tratar.
Regla de la campana de agenda: Los temas principales debe tocarse en forma
ascendente en la reunin.
Regla integridad de agenda: solo deben de ser analizados los temas de la
agenda.
Regla de la integridad temporal: que la junta comience a tiempo y termine a
tiempo.
Regla de las minutas: las minutas deben tener 3 caractersticas importantes:
relevancia en la agenda, relevancia en el contenido y enfoque en la decisin.
4. Participacin: mtodo el cual se utilizara para que todo el participante se
incluya en la junta.
Proporcionar introducciones.
Establecer reglas bsicas.
Establecer reglas de decisin.
Utilizar una variedad de medios para presentar la informacin.
Alentar la participacin.
Resumir todo lo visto en la junta.
5.

Perspectiva: nos hace evaluar cada junta y sus decisiones. al final de

cada junta se pueden aplicar evaluaciones para saber si la junta fue
efectiva. A continuacin se proporciona diversas guas para contribuir a la
eficiencia de una junta desde una perspectiva no directiva.
Determinar si debe asistir a la junta.
Prepararse.
Ser puntual.
Pedir aclaraciones.
Ser preciso al dar informacin.
Escuchar.
Apoyar a los dems miembros.
Asegurar participacin equitativa.
Haga que los desacuerdos estn basados en principios.
Actuar en forma que el desempeo des grupo sea proactivo

Escuchar.
Apoyar a los dems miembros.
Asegurar participacin equitativa.
Haga que los desacuerdos estn basados en principios.
Actuar en forma que el desempeo des grupo sea proactivo

Figura 5.1
Caso Prctico. Identificacin de una buena Imagen Directiva
A continuacin se expondr un video llamado Empresarios Felices Tip 1:
La imagen de la Empresa en el cual se explica la importancia de tener
una buena imagen directiva, la cual que se proyectara en la clase a los
estudiantes y debern:
a) Mencionar la importancia de que exista una buena imagen
directiva
b) Pensando como empleado de la empresa, Qu puedo contribuir
para enriquecer dicha imagen?
c) Describe ejemplos de empresas con excelente imagen directiva y
explicar por qu?

Figura 5.2

Ejercicio Grupal. Presentaciones Exitosas

A continuacin se harn 3 grupos para exponer un tema de
conocimiento general y especifico a la clase, utilizando la aplicacin
digital Power Point, tomando en cuenta los Elementos esenciales
para una presentacin exitosa. Con ayuda del Checklist de
Evaluacin el equipo contrario ira evaluando el desarrollo ptimo de la
exposicin y al final les har saber el resultado. Se tomaran en cuenta
los puntos adicionales siguientes:
a) La exposicin no durara ms de 15 minutos
b) Todos deben participar
c) Todos los integrantes debern de tener una imagen y atuendo
apropiado en la exposicin
d) Al final se deber escribir una retroalimentacin al equipo
contrario

Instrucciones: Dependiendo del desarrollo de la exposicin

rellenar con una "X" en la casilla correspondiente y escribir
observaciones del indicador calificado si es conveniente
Checklist de evaluacin
INDICADORES

Los integrantes del equipo tienen una imagen y

apariencia adecuada
Se utilizo Power Point para la presentacin
Se hizo frecuente el uso de muletillas (haiga, pos, este,
mmm)

S
I

N
O

Se preparo con anticipacin el aula para el optimo

desarrollo de la clase
El tono y modulacin es adecuada para la exposicin
Se hablo despacio y claro en toda la exposicin
Hubo problemas en la exposicin (factores externos:
laptop, luz, etc.)
Las diapositivas son visibles para la audiencia
Los tipos de letras utilizados en las diapositivas son los
adecuados
Se proyecto muy lento las diapositivas
Se proyecto muy rpido las diapositivas
Se proyectaron correctamente las diapositivas
Se mostraron nerviosos o inseguros los integrantes del
equipo antes, durante y al final de la exposicin
Iniciaron la exposicin de manera corts y amable
Terminaron la exposicin de mala manera y groseros
Se hizo presente el uso de la tcnica "romper el hielo"
con la audiencia
El tema se expuso de manera coherente a la audiencia
Se hizo uso de graficas, imgenes y ejemplos en las
diapositivas

Figura 5.3
Ejercicio de Duplas. Entrevistas mal logradas y como evitarlas
A continuacin se expondr un video llamado Que no hacer en una
entrevista en el cual se ejemplifica una entrevista desarrollada
incorrectamente que se proyectara en la clase a los estudiantes y
debern despus de ver el video:
a) Hacer un reporte individual de las alternativas que se
pueden hacer para lograr una entrevista exitosa de cada
uno de los puntos.

b) Escenificar una entrevista a la clase de 5 a 8 minutos de

una entrevista exitosa tomando en cuenta las tcnicas
para la conduccin de una entrevista.

Figura 5.4
Ejercicio Individual. Como hacer una junta exitosa
Se realizara de manera individual un diagrama de flujo del correcto
desarrollo de una junta directiva, tomando en cuenta las 5 P para las
juntas eficaces y lo siguiente:
a) Se realizara en hojas de maquina o rota folio
b) Se tomara en cuenta la creatividad y colorido del
diagrama
c) Hacer un reporte de la importancia de establecer
juntas en las empresas y mencionar Por qu?

Figura 5.5

A continuacin se expondr un video llamado: Como mejorar una

reunin de trabajo
en el cual se explica la importancia de tener una buena reunin de
trabajo, la cual que se proyectara en la clase a los estudiantes y
debern: http://www.youtube.com/watch?v=e_zdGK63wO0
a) Mencionar la importancia de que exista una buena reunin de
trabajo
b) Qu puedo contribuir para enriquecer esta reunin?

c) Describe ejemplos de reuniones exitosas y explicar por qu?

Figura 5.6

A continuacin se expondr un video llamado: como conducir

una junta mas productiva
en el cual se explica la importancia de tener una buena conduccin
mas productiva, la cual que se proyectara en la clase a los estudiantes y
debern
http://www.youtube.com/watch?v=e_zdGK63wO0

a) Mencionar la importancia de que exista una buena conduccin

ms productiva.
b) Qu puedo contribuir para
hacer una conduccin ms
productiva?
c) Describe ejemplos de reuniones de conducciones productivas
exitosas y explicar por qu?