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Preguntas Frecuentes de SISMED

Sobre Archivos de Precios de Medicamentos


Nro
50

Palabra
Clave
Report
Tercer
Out
soursing

Pregunta

Respuesta

Deben reportar las


entidades que no
compran ni venden
medicamentos ya que
subcontratan con un
tercero este manejo?

Una entidad que segn las normas vigentes est obligada a reportar a SISMED, independiente
de que subcontraten el manejo de medicamentos, debe reportar a titulo de su entidad, es decir el
nombre de los archivos debe hacer referencia a la entidad as como el registro de control de los
archivos reportados relacionando el nit de la entidad.
Si la entidad que les realiza en out soursing el manejo de medicamentos, est obligada a
reportar de acuerdo a la normatividad vigente, entonces tambin deber reportar lo de su
competencia a ttulo propio de la entidad, con su nit.
Aunque la entidad no haya realizado venta de medicamentos en el trimestre, deber enviar al
SISMED el archivo de venta, porque de otra manera se entender que la entidad no cumpli con
la obligacin de reportar.
Las entidades que no vendieron medicamentos en un trimestre y no son los titulares de
medicamentos ante INVIMA, debern reportar el registro de control.
Las entidades que son titulares de medicamentos en INVIMA, aunque no vendan deben reportar
el archivo de ventas con todos los CUM de los cuales con titulares y los valores en cero (precio
mnimo, precio Mximo, valor total, unidades, factura de precio mnimo y factura de precio
mximo).
Siempre se debe reportar.
Cuando no hay compra de medicamentos en el periodo, se debe enviar el archivo de compras
sin registros Tipo 2 compras, y en el registro de control (Registro Tipo 1), se especifica que el
valor total de compras es cero.
Cuando no hay recobro de medicamentos en el periodo, se debe enviar el archivo de compras
sin registros Tipo 3 recobros, y en el registro de control (Registro Tipo 1), se especifica que el
valor total de recobros es cero.

51

venta

Si en un trimestre la
entidad no realiz
ninguna venta, debe
reportar archivo de
ventas o no? Y Cmo
debe reportarlo?

52

compra

Cuando la entidad no
realiza compra de
medicamentos en un
trimestre debe reportar
al SISMED?

53

devoluci

Las devoluciones de

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

Segn el Anexo Tcnico 01 la Circular 01 de 2007 de la Comisin Nacional de Precios de

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Abril 4 de 2013

Preguntas Frecuentes de SISMED


Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro

Palabra
Clave

Pregunta
venta de
medicamentos se
deben reportar a
SISMED?

Respuesta
Medicamentos y Dispositivos Mdicos la entidad reportadora de informacin de venta de
medicamentos, debe discriminar las ventas por mes informando tantos medicamentos como numero de
medicamentos comercialice como mayorista o, tenga activos ante el INVIMA en el caso de laboratorios, sin
incluir muestras medicas. Es importante reportar los medicamentos aunque sus ventas hayan sido cero.
De acuerdo con lo anterior, al SISMED solo debe reportar las ventas netas, las cuales, segn el
artculo 1 de la Circular 01 de 2007 son valor total de ventas de un medicamento registradas en
facturas, menos rebajas, bonificaciones y descuentos, sustentadas en ellas.

54

sucursal

Mi empresa tiene
varias sucursales, cada
sucursal podra enviar
el reporte a SISMED?

55

Ejemplo
venta

Dnde encuentro
ejemplos de archivos
de ventas para
SISMED?

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

De conformidad con la normatividad actual y teniendo en cuenta las posibilidades que


actualmente brinda el SISMED, las devoluciones no deben reportarse. Si bien para la
contabilidad de cada empresa, ello puede ser relevante, para el SISMED no se previ la
posibilidad, ni tampoco la obligacin de reportar dichas devoluciones.
Acerca de las sucursales, pueden enviar un archivo por sucursal desde cada sucursal pero
solamente para reportar el archivo de COMPRAS, en este caso se entiende el cumplimiento de
la entidad cuando todas las sucursales hayan cumplido, es decir, hayan tenido procesamiento
exitoso de sus archivos.
Adicionalmente para reportar por sucursal, deben comunicarse con el Ministerio, para registrar
en SISMED los datos de nombre y contacto de cada sucursal ya que SISMED enva al mail de
cada sucursal las notificaciones de procesamiento de archivos.
El archivo de VENTAS debe consolidarse centralizadamente en la entidad y enviar un solo
archivo a nivel del NIT de la Entidad.
Ejemplo del Nombre de un Archivo de Ventas: MED113MVEN20111231NI000860123456.txt
Ejemplo del Contenido de un archivo de Ventas:

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Nro

Palabra
Clave

Pregunta

Respuesta
1,1,NI,860123456,7,2,,,,2011,10,12,9,532750
2,1,10,INS,2001079-1,SI,1000,1200,22000,20,11215,13436
2,2,10,COM, 2001079-2,SI,5000,5500,156000,30,12450,11340
2,3,10,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0
2,4,11,INS, 2001079-1,SI,1000,1300,32000,30,13567,14800
2,5,11,COM, 2001079-2,SI,5000,5400,182000,35,14650,16430
2,6,11,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0
2,7,12,INS, 2001079-1,SI,1000,1100,15750,15,17560,16800
2,8,12,COM, 2001079-2,SI,4900,5200,125000,25,18565,17230
2,9,12,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0

56

ejemplo
compra

Dnde encuentro
ejemplos de archivos
de compras para
SISMED?

Ejemplo del Nombre de un Archivo de Compras:


MED114MCOM20111231NI000870100100.txt
Ejemplo del Contenido de un archivo de Compras incluyendo recobros:
1,2,NI,870100100,5,,2011,10,12,10,505000,42650
2,1,10,19915099-01,100,120,90000,900,F020,HJ5340
2,2,10,19923973-01,750,750,75000,100,A300,F800
2,3,11,19915099-01,100,110,60000,600,F020,HJ5340
2,4,11,19923973-01,740,750,90000,120,A300,F800
2,5,12,19915099-01,95,110,110000,1048,F020,HJ5340
2,6,12,19923973-01,750,755,80000,106,A300,F800
3,7,10,19915000-01,800,820,16200,20,F040,F340
3,8,10,19915020-05,2000,2000,16000,8,F030,F025
3,9,11,18003012-03,1300,1320,6550,5,F320,F280

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

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Palabra
Clave

Pregunta

Respuesta
3,10,12,17602534-02,1900,2000,3900,2,F010,F578

57

Report
vital

En los archivos de
precios de SISMED, se
deben reportar los
medicamentos vitales
no disponibles?

58

Comple
mento
dietario

En los archivos de
precios de SISMED, se
deben reportar los
complementos
dietarios?

59

Entidad
territori
al
municipi
o DTS

Cmo deben reportar


las entidades
territoriales?

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

Todos los medicamentos que tengan cdigo CUM y se encuentran activos en el INVIMA, se
deben reportar a SISMED.
Si los medicamentos vitales no disponibles tienen cdigo CUM asignado por INVIMA, entonces
se deben reportar en los archivos de precios definidos en la Circular 2 de 2011. Si no tienen
cdigo CUM, no se deben reportar, pero a partir de la fecha en que INVIMA les asigne cdigo
CUM se debern reportar.
Todos los medicamentos que tengan cdigo CUM y se encuentran activos en el INVIMA, se
deben reportar a SISMED.
Si los complementos dietarios son catalogados como medicamentos en INVIMA y tienen cdigo
CUM se debern reportar a SISMED. Sin embargo, INVIMA reclasific los complementos
dietarios y quedaron considerados como alimentos no como medicamentos.
Para consultar la lista de CUM, se puede ingresar al portal de INVIMA www.invima.gov.co y
elegir las opciones -> Tramites y Servicios -> Consultas, Registros y Documentos Asociados >Informacin Cdigo nico de Medicamentos ->Listados cdigo nico de medicamentos.
Las entidades territoriales debe reportar usando en el nombre de sus archivos y registro de
control como identificacin el cdigo DANE de la entidad territorial:
El tipo de identificacin es: MU (Municipio). DE(Departamento). DI (Distrito)

El nmero identificacin es el cdigo DANE de la entidad territorial:


Ejemplo del nombre de archivo de venta:
MED113MVEN20110930NI000000005036.txt
Ejemplo del nombre del archivo de compras:
MED114MCOM20120331NI000000025777.txt

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Nro
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62

Palabra
Clave
Fondo
rotatori
o
estupef
aciente
report
precio
Recobro
factura
Report
unidad
Dosis
cantida

Pregunta

Respuesta

Cmo deben reportar


los Fondos Rotatorios
de Estupefacientes.

Los Fondos Rotatorios de Estupefacientes de entidades territoriales, debe reportar con el Nit de
la entidad a la que corresponde el Fondo Rotatorio de Estupefacientes.
Se debe verificar con la mesa de ayuda de SISMED que la entidad correspondiente a su Nit est
registrada en SISMED.
Ejemplo del nombre de archivo de venta:
MED113MVEN20110930NI000860120340.txt
Ejemplo del nombre del archivo de compras:
MED114MCOM20120331NI000860120340.txt

En registros de recobro
la factura es la de la
EPS la de la IPS?

En el registro de detalle de recobros (registro tipo3), el cdigo del campo 17 y 18 corresponde al


nmero de factura EPS con la cual se realiza el recobro al FOSYGA.
La factura de la IPS es la factura mediante la cual la EPS compra a la IPS, por lo tanto la EPS
reporta dicho nmero de factura el los registros de compra - registros tipo 2.
Las unidades de medicamentos que se reportan en los archivos de precios, se refieren a
unidades de la presentacin comercial; es decir, vista la presentacin comercial completa como
una "unidad".
Por ejemplo: si una presentacin comercial corresponde a una caja de 100 tabletas y la entidad
vendi/compr/recobr 500 tabletas, entonces la entidad debe reportar 5 unidades de la
presentacin comercial. Si la entidad compro 50 tabletas, debe reportar en 0.5 unidades de la
presentacin comercial.

El reporte de unidades
de medicamento se
refiere a nmero de
dosis como nmero de
ampollas, tabletas?

Adicionalmente, el valor total que se reporta ya sea de venta de compra de recobro, se


refiere al valor total de todas las unidades reportadas en el registro de datos correspondiente.
Las entidades estn cayendo en el error de no informar unidades de presentacin comercial sino
nmero de dosis administradas o dispensadas del medicamento, lo cual es un error en el reporte
de informacin y causa que los precios promedio de las presentaciones comerciales sean bajos
e irreales distorsionando los precios del mercado.

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

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Nro

Palabra
Clave

Pregunta

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unidad
Dosis
cantida

Cmo se debe reportar


la cantidad de
medicamentos
vendidos comprados
recobrados cuando
se manejan dosis.

64

Valor
promedi
o
Inconsis
tencia
error

Qu significa la
inconsistencia acerca
del valor promedio en
el rango de mnimo y
mximo?

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

Respuesta
En el ejemplo anterior, si el valor total de venta del medicamento fue $50.000, significa que las 5
unidades de presentacin comercial se vendieron en $50.000, es decir que el precio promedio
de 1 unidad de presentacin comercial es de $10.000. Pero si la entidad errneamente reporta
500 tabletas en el campo unidades, por un valor total de $50.000, entonces para SISMED el
precio promedio de una unidad de presentacin ser ($50.000/500) igual a $100 lo cual
claramente afecta el mercado y su regulacin.
Se recomienda reportar de manera responsable y cuidadosa las unidades de presentacin
comercial de medicamentos !!!
A SISMED se debe reportar el valor total de las ventas ( compras recobros) de cada CUM en
el mes y las unidades completas con cifras decimales, vendidas ( compradas recobradas)
de la presentacin comercial del CUM.
A manera de ejemplo , si el CUM es una caja de 10 ampolletas y la entidad reporta a SISMED
que vendi cinco (6,2) unidades en un valor total de $31000, el SISMED interpreta que vendi 5
cajas de 10 ampollas cada caja y dos decimas de caja (2 ampolletas individuales) todo por valor
de $31000.
Si la entidad reporta de otra manera se generar una distorsin en los precios del CUM.
Se precisa que SISMED e INVIMA manejan la unidad de presentacin comercial de cada
medicamento, de ah que el cdigo CUM est asociado a una nica presentacin comercial y
esta no tiene traduccin a dosis, por lo cual el reporte a SISMED debe ser en trminos de
unidades de presentacin comercial con cifras decimales.
En el procesamiento de archivos reportados por las entidades, SISMED vlida para cada registro
que el precio promedio de los medicamentos este entre el valor mnimo y el valor mximo
reportado.
Ciertamente en los registros de precios de venta, precios de compra y valores de recobro, no se
reporta el valor promedio, sino que este lo calcula SISMED como el valor total dividi entre el
nmero de unidades.

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Palabra
Clave

65

Inconsis
tencia
error

66

Precio
compra
venta

67

Inconsis
tencia
error

Pregunta

Respuesta

Si el valor promedio calculado no est en el rango del valor mnimo y el valor mximo, el registro
se rechaza y la entidad debe corregir porque alguno de los siguientes datos est errado ya sea
el valor mnimo el valor mximo el valor total el nmero de unidades.
Qu significa el error Significa que la entidad no report todos los meses del trimestre que corresponde al reporte, es
SE
REPORTAN posible que haya reportado algn mes fuera del trimestre de reporte.
MAS/MENOS
PERIODOS DE LOS
PERMITIDOS
Un producto que se En este caso el campo de precio mnimo y el campo de precio mximo contienen el mismo valor;
vendi compro una similarmente, el campo de factura de precio mnimo y el campo de factura de precio mximo
sola vez, qu se tienen el mismo dato.
reporta como precio
mnimo, mximo, y cul
factura se reporta?
Qu significa el error Los dos errores son equivalentes y significan que el cdigo CUM XXXXXXXX-XX del
MEDICAMENTO
medicamento no existe en la base de datos SISMED.
XXXXXXXX-XX
NO Puede ser que efectivamente dicho cdigo este errado y no haya sido asignado por INVIMA, en
EXISTE? Es lo mismo cuyo caso la entidad debe corregir el archivo y volver a enviar su archivo completo.
que el error NO SE Si por el contrario, el cdigo CUM si es correcto y fue el asignado por INVIMA, la entidad debe
ENCONTRO
EL solicitar la actualizacin del CUM a sismed@minsalud.gov.co (indicando la lista de CUMs a
MEDICAMENTO?
actualizar y el nombre del archivo que fallo por dichos CUMs). En este caso la entidad no
requiere volver a enviar el archivo, sino que el Ministerio reprocesar el archivo.
El Ministerio sincroniza peridicamente la base de datos SISMED con la base de datos de
INVIMA, para actualizar los CUM y tener las dos base de datos sincronizadas. Por lo cual en
cada nuevo reproceso con alta probabilidad disminuye el nmero de rechazos por esta causa.

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

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Nro
68

Palabra
Clave
Mail
correo
notificac

69

CUM

70

Report
Precio
Mnimo
mximo

71

Report
archivo
precio

Pregunta

Respuesta

Por qu no he recibido
el mail del notificacin?

Probablemente porque el nmero de identificacin que hace parte del nombre del archivo no
coincide con el nmero registrado en la Base de datos SISMED. Se debe tener en cuenta no
incluir en el nombre del archivo el digito de verificacin.
Otra causa puede ser que el E-mail de contacto que la entidad registr en SISMED es diferente
al Email en el cual est esperando respuesta. Debe confirmar dicho E-mail con la mesa de ayuda
de SISMED.

Respecto al nmero
CUM, en el archivo que
entreg el Invima, el
consecutivo del CUM
no est separado por
guin y los nmeros no
estn precedidos de
cero
"0",
Cmo
reportarlo a SISMED
Un producto que se
venda o compre a un
mismo precio, qu
reporto como precio
mnimo
y
precio
mximo?.
Debo
elaborar,
un
archivo plano para el
Registro tipo 1-Registro
de Control y otro

Se aclara que los nmeros no tienen que estar precedidos por cero, pero que es obligatorio que
en el archivo que se reporta a SISMED, se use el carcter guion para separar el expediente del
consecutivo.
Ejemplos validos para el sistema
453854-2, 00453854-2, 00453854-02

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

En este caso se debe reportar el mismo valor en el campo de precio mnimo y en el campo de
precio mximo.

El registro de control y los registros de detalle, todos deben estar contenidos en el mismo
archivo. Si el archivo se hace en Excel, la primera fila tendr los datos del registro de control, y a
partir de la segunda fila estarn los datos de los registros de detalle, obviamente sin ttulos de
columnas.

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Nro

72

73

Palabra
Clave

Valor
Decimal
Report
archivo
Entida
Archivo
identific

Pregunta

Respuesta

archivo
para
los
registros de detalle?
Se puede reportar el
valor
de
los
medicamentos
con
cifras decimales?
Cmo
es
la
identificacin de la
entidad que se incluye
en el nombre del
archivo?

Se debe verificar el archivo, que no tenga campos adicionales a los definidos en el Anexo
Tcnico (se puede editar con el block de notas).
Si se puede reportar con cifras decimales; se debe tener presente que el separador de decimales
es el punto.

74

Firma
digital
archivo

Es obligatorio enviar
los archivos firmados
digitalmente

75

Firma
digital
certifica
se

Para el envo de
archivos
firmados
digitalmente, qu tipo
de certificado digital se
debe adquirir y dnde?

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

En el nombre de los archivos se incluye el tipo y nmero de identificacin de las entidades.


Para las entidades que reportan con Nit, el nmero de nit incluido en el nombre del archivo debe
estar sin dgito de verificacin, este es el caso de los laboratorios titulares de medicamentos,
mayoristas, EPS, IPS, CCF y Fondos rotatorios de estupefacientes.
Las entidades territoriales incluyen en el nombre del archivo como identificacin el cdigo DANE
y como tipo de identificacin DE para departamentos, DI para distritos y MU para municipios.
El SISMED usa la identificacin del nombre del archivo para buscar el mail correspondiente de la
entidad y enviar los correos de notificacin sobre el procesamiento del archivo.
Las entidades cuyas identificaciones estaban incorrectas en el nombre del archivo en el
registro de control, deben volver a enviar los archivos corrigiendo.
Es obligatorio enviar los archivos firmados digitalmente, de acuerdo con la Circular No. 01 de
2007 y 2 de 2011, emitidas por la Comisin Nacional de Precios de Medicamentos, para
garantizar la seguridad y no repudio de la informacin reportada por las distintas fuentes del
SISMED. .
Se puede utilizar certificado digital a nivel de entidad a nivel de persona de una entidad.
Se debe adquirir con una entidad certificadora abierta, las cuales son aprobadas por el Ministerio
de Industria Comercio y Turismo.
Hasta Octubre de 2012 las entidades certificadoras abiertas aprobadas son Andes Certicamara
o GSE.

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Nro

76

Palabra
Clave
archivo
Archivo
tsa
confirm
ar

77

Tsa

78

Pisis
Log
bitacora

Pregunta

Respuesta

Cuando se utiliza TSA


como plataforma de
envo, cmo se puede
verificar si el archivo
fue
enviado
al
SISMED?
Puedo reportar por
TSA?

Para verificar si el archivo fue enviado a SISMED, se puede consultar en la bitcora (Log) de
TSA- Cliente, cuando aparece el mensaje Archivo enviado significa que el archivo salido de la
entidad.

El aplicativo TSA Transporte Seguro de Archivos, estuvo disponible y habilitado para reportar los
archivos de SISMED hasta abril de 2012. TSA es una plataforma en des-uso.
Segn la Circular 2 de 2011, la plataforma establecida para enviar los archivos de SISMED es
PISIS.
Las entidades deben descargar la aplicacin PISIS para reportar a SISMED.
Como se interpreta la La plataforma PISIS, genera un archivo de Log diario en la carpeta definida como Bitcora, con
bitcora de PISIS en mensajes como los siguientes acerca del procesamiento de los archivos.
referencia al envo de
archivos?
Mensaje presentado en la bitcora cuando el archivo no se envo porque est errado, en este
caso se debe consultar las inconsistencias en la carpeta validaciones en el archivo de extensin
.val el cual se puede editar con el block de notas:
**********************************************************
Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
Verifique el Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
**********************************************************
Resumen del Proceso:
Archivos Procesados del Lote: [1].
Archivos Procesados Satisfactoriamente de Todos los Lotes: [0].
**********************************************************

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Nro

Palabra
Clave

Pregunta

Respuesta

Mensaje presentado en la bitcora cuando el archivo no se envo porque el usuario no se


autentic (usuario errado, clave errada caduco), en cuyo caso PISIS trabaja fuera de lnea y
valida los archivos pero no los enva:
**********************************************************
Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
Archivo:
MED113MVEN20110630NI000892399999.txt.zip
Firmado
Digitalmente
satisfactoriamente.
**********************************************************
El usuario no tiene acceso valido, no puede enviar archivos al servidor:
MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
**********************************************************
Mensaje presentado en la bitcora cuando el archivo se envi:
**********************************************************
Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
Archivo:
MED113MVEN20110630NI000892399999.txt.zip
Firmado
satisfactoriamente.
**********************************************************
Archivo:
MED113MVEN20110630NI000892399999.txt
->
Procesado
satisfactoriamente.
**********************************************************
Resumen del Proceso:
Archivos Procesados del Lote: [1].
Archivos Procesados Satisfactoriamente de Todos los Lotes: [1].
**********************************************************

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Digitalmente

enviado

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Palabra
Clave
Cum
Codifica
r
Fosyga
recobro
s

Pregunta
La codificacin de
medicamentos para
reportar a SISMED es
igual que para enviar
los recobros a
FIDUFOSYGA?

Respuesta
Es preciso diferenciar el reporte y validacin de FOSYGA del reporte de SISMED en referencia al
cdigo de medicamentos:
Para SISMEDsolo se reportan los medicamentos que tienen cdigo CUM asignado por INVIMA.
El CUM consta de Expediente (mximo 15 dgitos) y presentacin comercial (mximo 2 dgitos)
separados por un guin.
A SISMED se le reporta el CUM sin relleno de ceros ni de ningn carcter, ver Circular 2 de 2011
de la CNPM- Comisin Nacional de Precios de Medicamentos.
Los medicamentos que no tienen CUM asignado por INVIMA no se reportan a SISMED.
Para Fidufosygalos medicamentos se reportan con CUM ms ATC, separado por guin, es
decir, Expediente y presentacin comercial y ATC, separados por un guin.
Para los medicamentos que no tienen cdigo CUM asignado por INVIMA, se deben emplear los
siguientes cdigos, se reitera para reportar a FIDUFOSYGA:
Vitales no disponibles: 88888888-88-88888888
Preparaciones magistrales: 99999999-99-99999999
Homeopticos: 77777777-77-77777777

80

Validar
Cum
invima

81

Archivo
Plano

Cmo
se
pueden
validar los Cdigos
CUM para reportar a
SISMED?

Invima Brinda una opcin Web para consultar y verificar si una lista de CUMs es vlida, para lo
cual se puede ingresar al portal de INVIMA www.invima.gov.co y elegir las opciones -> Tramites
y Servicios -> Consultas, Registros y Documentos Asociados ->Informacin Cdigo nico de
Medicamentos ->Consulta del cdigo nico de medicamentos.
Tambin se puede tener acceso a la anterior consulta desde el Portal del SISPRO
www.sispro.gov.co en el enlace "Comprobar CUMs en INVIMA".
Cmo es el contenido Un archivo plano de venta de Medicamentos visualizado con el block de notas de Windows se
de un archivo plano de observa como la imagen siguiente, el nombre de archivo es diferente si se reporta por TSA o por

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Palabra
Clave
Nombre
venta

Pregunta
ventas?

Respuesta
PSIS.
Nombre archivo para TSA: MEDVN20111231NI809007519.txt
Nombre archivo para PISIS: MED113MVEN2011 1231NI000809007519.txt
Ejemplo del Contenido de un archivo de Ventas:
1,1,NI, 809007519,7,2,,,,2011,10,12,9,532750
2,1,10,INS,2001079-1,SI,1000,1200,22000,20,11215,13436
2,2,10,COM, 2001079-2,SI,5000,5500,156000,30,12450,11340
2,3,10,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0
2,4,11,INS, 2001079-1,SI,1000,1300,32000,30,13567,14800
2,5,11,COM, 2001079-2,SI,5000,5400,182000,35,14650,16430
2,6,11,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0
2,7,12,INS, 2001079-1,SI,1000,1100,15750,15,17560,16800
2,8,12,COM, 2001079-2,SI,4900,5200,125000,25,18565,17230
2,9,12,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0

Ejemplo de un archivo de Ventas, cuando la entidad no realizo ventas en el trimestre:


Nombre de Archivo: MED113MVEN20111231MU000000025777.txt
Contenido del Archivo:
1,1,MU, 25777,0,0,,,,2011,10,12,0,0
82

Archivo

Cmo es el contenido Un archivo plano de compra de Medicamentos visualizado con el block de notas de Windows se

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Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro

Palabra
Clave
Plano
Nombre
compra

Pregunta

Respuesta

de un archivo plano de observa como la imagen siguiente, el nombre de archivo es diferente si se reporta por TSA o por
compras?
PSIS.
Nombre archivo para TSA: MEDCO20111231NI890900841.txt
Nombre archivo para PISIS: MED114MCOM20111231NI000890900841.txt
Ejemplo del Contenido de un archivo de Compras incluyendo recobros:
1,2,NI, 890900841,5,,2011,10,12,10,505000,42650
2,1,10,19915099-01,100,120,90000,900,F020,HJ5340
2,2,10,19923973-01,750,750,75000,100,A300,F800
2,3,11,19915099-01,100,110,60000,600,F020,HJ5340
2,4,11,19923973-01,740,750,90000,120,A300,F800
2,5,12,19915099-01,95,110,110000,1048,F020,HJ5340
2,6,12,19923973-01,750,755,80000,106,A300,F800
3,7,10,19915000-01,800,820,16200,20,F040,F340
3,8,10,19915020-05,2000,2000,16000,8,F030,F025
3,9,11,18003012-03,1300,1320,6550,5,F320,F280
3,10,12,17602534-02,1900,2000,3900,2,F010,F578
Ejemplo de un archivo de Compras, cuando la entidad no realizo compras ni recobros en el
trimestre:
Nombre de Archivo: MED114MCOM20111231MU000000025777.txt
Contenido del Archivo:
1,2,MU, 25777,0,,2011,10,12,0,0,0

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Nro
83

84

Palabra
Clave
Error
Inconsis
tencia
Valida
Significa
venta

Error
Inconsis
tencia
Valida
Significa
compra

Pregunta

Respuesta

Qu significa el error
YA EXISTE UN
REGISTRO PARA ESE
MEDICAMENTO EN
ESE MES DE
REPORTE EN EL
ARCHIVO presentado
en un archivo de
Venta?
Qu significa el error
YA EXISTE UN
REGISTRO PARA ESE
MEDICAMENTO EN
ESE MES DE
REPORTE EN EL
ARCHIVO presentado
en un archivo de
Compra?

Significa que el archivo tiene el medicamento repetido para el mes y canal. Se precisa que en el
trimestre reportado debe haber un registro para cada CUM, mes y canal, en el cual se consolida
todas las ventas del medicamento en ese mes para ese canal.
Accin: La entidad debe abrir el archivo y buscar el CUM en el archivo para detectar los registros
repetidos y corregir: consolidar las ventas del medicamento y eliminar los registros que sobren.
Consolidar los datos de ventas de un CUM en el mes y canal cules datos: precio mnimo,
precio mximo, valor total (sumatoria de valor de venta de todas las facturas en las que aparece
el CUM) y unidades (sumatoria de unidades de todas las facturas en las que aparece en CUM),
una factura que sustenta el precio mnimo, una factura que sustenta el precio mximo.
Significa que el archivo tiene el medicamento repetido para el mes y tipo de registro. Se precisa
que debe haber un CUM por tipo de registro (2Compras, 3 Recobros) y mes del trimestre
reportado; es decir, se deben consolidar las compras (registro 2) mensuales de cada CUM en un
solo registro y se deben consolidar los recobros (registro 3) mensuales de cada CUM en un solo
registro.
Accin: La entidad debe abrir el archivo y buscar el CUM en el archivo para detectar los registros
repetidos y corregir:
Consolidar los datos de compras de un CUM en el mes cules datos: precio mnimo, precio
mximo, valor total (sumatoria de valor de compra de todas las facturas en las que aparece el
CUM) y unidades (sumatoria de unidades de todas las facturas en las que aparece en CUM), una
factura que sustenta el precio mnimo, una factura que sustenta el precio mximo.

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Nro

Palabra
Clave
Error
Inconsis
tencia
Valida
Significa
venta

Pregunta

Respuesta

Qu significa el error
NO EXISTE LA
ENTIDAD PRINCIPAL
CON IDENTIFICACION
xxxxxxx

Significa. Que en la Base de Datos no est registrada la entidad principal.


Accin: la entidad debe informar a sismed@minsalud.gov.co, los datos de la entidad principal a
la que pertenece, para que una vez se registre en SISMED, el archivo de precios reportado no le
sea rechazado

86

Error
Inconsis
tencia
Valida
Significa
venta

Qu significa el error
LA ENTIDAD
PRINCIPAL NO
CORRESPONDE A LA
ENTIDAD QUE
REPORTA

87

Error
Inconsis
tencia
Valida
Significa
venta

Qu significa el error
EL MEDICAMENTO
XXXXXXXX-XX NO
HA SIDO
REPORTADO

Significa. Que en la Base de Datos no aparece la entidad reportadora tenga dicha entidad
principal.
Accin: la entidad debe informar a sismed@minsalud.gov.co, los datos de la entidad principal a
la que pertenece, para que una vez se registre en SISMED, el archivo de precios reportado no le
sea rechazado.
Se aclara que en el SISMED una entidad no puede ser principal de si misma, por lo cual si no se
tiene una entidad principal (diferente de si misma) los campos de entidad principal debern estar
en nulo ejemplo de un registro de control sin entidad principal:
1,1,NI,900100100,1,3,,,,2007,10,12,18,2000000
Significa que en INVIMA la entidad es titular del medicamento XXXXXXXX-XX y en el archivo
reportado no aparecen registros de detalle de ventas para dicho CUM.
Si la entidad no report el medicamento porque es una muestra mdica o porque la entidad no
es titular entonces debe informar sismed@minsalud.gov.co el CUM la lista de CUMs y el
nombre del archivo correspondiente, para que se realice la actualizacin desde INVIMA y se
reprocese el archivo.
Si la entidad no report el medicamento por otra causa, debe completar el archivo y reportar
todos los medicamentos que la entidad tenga activos ante el INVIMA.

88

Entida

Aclaracin sobre e

85

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

Una entidad no puede ser principal de si misma, en ese caso debe reportarse valores nulos en

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Sobre Archivos de Precios de Medicamentos
Nro

89

Palabra
Pregunta
Clave
principal registro de control en
referencia a entidad
Principal

entidad principal, as:

Report
comerci
aliza

El laboratorio debe reportar todos los medicamentos de los cuales es titular siempre u cuando
estn activos en INVIMA, sin incluir muestras mdicas.
Si el laboratorio no comercializa un medicamento durante el mes de reporte no se realizaron
ventas, debe reportarse los valores numricos en cero y los datos de la factura en cero, as:

Si un laboratorio no
comercializa un
medicamento, lo debe
reportar?

Respuesta

1,1,NI,800211965,1,29,,,,2006,10,12,300,5065015822

2,48,12,COM,224764-02,NO,0,0,0,0,0,0
2,48,12,INS,,224764-02,NO,0,0,0,0,0,0
90

Venta
Laborat
orio
canal

91

Factura
Cum
report

Si el laboratorio no
vende medicamentos a
alguno de los canales
(comercial
institucional), entonces
no reporta precios para
dicho canal?
Es necesario escoger
en cada CUM
reportado un nmero
de factura diferente, si
se tiene en cuenta que
en una misma factura
se incluyen varios

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

El laboratorio debe reportar todos sus medicamentos para cada canal comercial e institucional,
en caso de que algn medicamento no lo comercialice por un canal debe presentar el indicador
de que NO se comercializa.
Ejemplo de registro para canal Comercial cuando no se realizaron ventas o no se comercializ:
2,49,12,COM,444422-1,NO,0,0,0,0,0,0

El sistema no tiene ninguna restriccin acerca de que las facturas se repitan, el sistema permite
reportar la realidad, si un nmero de factura soporta la venta de precio mnimo y/o mximo de
varios medicamentos para el canal institucional, se registrar varias veces, una vez por cada
medicamento que soporte, en cada mes y canal.

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Nro

92

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94

Palabra
Clave

Pregunta

medicamentos?
Si le vendo el mismo
CUM al canal
institucional y al
comercial se debe
reportar un registro por
cada canal?
En el registro de control
Venta
cantidad tipo 1 el campo Nro. 35
cantidad de
medicamentos
reportados el dato debe
corresponder al total de
registros del trimestre?
compra Si en un trimestre la
entidad no realiz
ninguna compra, debe
reportar archivo de
compras o no? Y Cmo
debe reportarlo?
Canal
Cum
report

Respuesta

Si el mismo medicamento se comercializa para los dos canales, entonces se debe reportar un
registro para el canal institucional y un registro para el canal comercial del mismo medicamento
en el mes.

Cada CUM solo cuenta una vez para el dato Cantidad de medicamentos reportados; equivale a
contar la variedad de cdigos CUM reportados en el archivo de venta de medicamentos.

Aunque la entidad no haya realizado compra de medicamentos en el trimestre, deber enviar al


SISMED el archivo de precios de compra, porque de otra manera se entender que la entidad no
cumpli con la obligacin de reportar.
Por lo anterior, si en un trimestre la entidad no compro ningn medicamento y no realiz
recobros, deber reportar el registro de control como los siguientes ejemplos:
1,2,NI,891080005,1,,2012,7,9,0,0,0

95

Error
Inconsis
tencia

Qu significa el error:
ERROR AL INSERTAR
EN LA TABLA

Documento elaborado por Ing. Herly Surez

1,2,MU,5036,0,,2012,1,3,0,0,0
El error ERROR AL INSERTAR EN LA TABLA TEMPORAL DE MEDICAMENTOS se
presenta cuando el registro de control tiene errores en los datos de la entidad por lo cual no se
pueden cargar los precios de los registros de detalle con la entidad reportadora en una tabla

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Nro

Palabra
Clave
Valida
Significa

Pregunta
TEMPORAL DE
MEDICAMENTOS

Respuesta
temporal de validacin.
Lo primero que se debe hacer por parte de la entidad reportadora es corregir lo relacionado con
el registro del control y volver a enviar el archivo a SISMED. Si la entidad tiene errado el digito
de verificacin se debe ajustar si esta bien pero no coincide con el registrado en SISMED se
debe solicitar actualizacin a: sismed@minsalud.gov.co

96

CUM
Inactivo

En el archivo de
precios de venta se
deben reportar los
CUM inactivos?

En referencia al reporte de medicamentos inactivos, es decir cuando algunas presentaciones


comerciales estn inactivas y otras del mismo medicamento estn activas, se debe reportar en el
trimestre las presentaciones que se encuentren activas en dicho trimestre y no se requiere
reportar las que se encuentren inactivas en el trimestre a menos que se haya realizado ventas de
dichas presentaciones.
Particularmente para el CUM 19900013, no es requerido reportar las presentaciones de
consecutivo 01 al 10 porque estn inactivas y se deben reportar las presentaciones de
consecutivo 11 a 16 porque se encuentran activas; sin embargo si hubo ventas se deben reportar
todas las ventas aunque sea de presentaciones inactivas.

97

Medica
mento
Vencido

En el archivo de
precios de venta se
deben reportar los
CUM cuyo registro
sanitario esta vencido?

En referencia al reporte de medicamentos cuyo registro sanitario se encuentra vencido, no se


requiere reportar ninguna presentacin comercial a partir del trimestre desde el cual se encuentra
vencido, no obstante si hubo ventas se deben reportar todas las ventas de estos medicamentos.

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