GESTIN DE PROYECTOS

Javier Castillo Palomino

Econ. M.Sc.
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I. Definicin de proyecto
Un proyecto puede ser considerado como una serie de
actividades y tareas que:
o Tiene un objetivo especfico que debe ser
cumplido bajo ciertas especificaciones
o Tiene claras y definidas fechas de inicio y
terminacin.
o Tiene fondos limitados.
o Consume recursos corporativos (dinero, personal,
equipos, etc.)
GERENCIA DE PROYECTOS. Una visin integrada. Santiago Piedrahita. Edit
PUB. Colombia.
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Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a

cabo para crear un producto, servicio o resultado
nico.
Caractersticas:
Temporalidad.
Crea productos entregables nicos. Productos
entregables son productos, servicios o resultados.
Son de elaboracin gradual cre

Gua de los fundamentos de la direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Project

Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299
3
EE.UU.

Ejemplos de proyectos:
Desarrollar un nuevo producto o servicio.
Efectuar un cambio en la estructura, en el personal o en el
estilo de una organizacin.
Disear un nuevo vehculo de transporte.
Desarrollar o adquirir un sistema de informacin nuevo o
modificado.
Construir un edificio o una planta.
Construir un sistema de abastecimiento de agua para una
comunidad
Realizar una campaa para un partido poltico.
Implementar un nuevo procedimiento o proceso de negocio.
Responder a una solicitud de contrato.
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Consideraciones estratgicas para autorizar proyectos:

Una demanda del mercado (p.e. una compaa petrolera autoriza un
proyecto para construir una nueva refinera en respuesta a una escasez
crnica de gasolina).
Una necesidad de la organizacin (p.e., una compaa de formacin
autoriza un proyecto para crear un nuevo curso a fin de aumentar sus
ingresos)
Una solicitud de un cliente (p.e. una compaa elctrica autoriza un
proyecto para construir una nueva subestacin para abastecer a un nuevo
polgono industrial)
Un avance tecnolgico (p.e. una firma de software autoriza un nuevo
proyecto para desarrollar una nueva generacin de videojuegos despus
de la introduccin de nuevos equipos de juegos por parte de las empresas
de electrnica)
Un requisito legal (p.e. un fabricante de pinturas autoriza un proyecto para
establecer los procedimientos de manejo de un nuevo material txico).
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Proyectos frente a trabajos operativos

Las organizaciones realizan trabajos con el fin de lograr un
conjunto de objetivos. Los trabajos se clasifican en proyectos
y operaciones, aunque en algunos casos estos se superponen.
Pueden compartir varias de las siguientes caractersticas:
Realizados por personas.
Restringidos por la limitacin de los recursos.
Planificados, ejecutados y controlados.
Los proyectos y las operaciones difieren primordialmente en
que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que
los proyectos son temporales y nicos.
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Proyectos y planificacin estratgica

Los proyectos son una forma de organizar
actividades que no pueden ser tratadas dentro de
los lmites operativos
normales de la
organizacin. Por lo tanto, los proyectos se usan a
menudo como un medio de lograr el plan
estratgico de la organizacin.

Qu es la Gerencia de proyectos?
La gerencia, direccin o gestin de proyectos es la
aplicacin
de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
La gerencia de proyectos es la planeacin,
organizacin, direccin y control de los recursos de
una compaa por un tiempo relativamente corto que
ha sido establecido para alcanzar unas metas y
objetivos.

Etapas de la Gerencia de proyectos

La gerencia de proyectos est constituida por las mismas
etapas del proceso administrativo: planeacin, direccin y
control. Sin embargo, dado que los proyectos tienen una
connotacin temporal, dos etapas adicionales deben ser
incluidas pues ellas juegan un papel importante: Inicio y
terminacin

Similarmente, Piedrahita, seala que la direccin de

proyectos se logra mediante la aplicacin e
integracin de los procesos de direccin de proyectos
de inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y
control, y cierre.

Etapas de la Gerencia de proyectos

PLANEACIN

DIRECCIN
TERMINACIN

INICIO

CONTROL

Restricciones en la Gerencia de proyectos

El objetivo de la Gerencia de proyectos es
manejar y/o controlar recursos de la compaa
otorgados a una actividad especfica, dentro de un
tiempo limitado, con un presupuesto fijo, y con
unas especificaciones de desempeo (calidad).

Tiempo, costo y desempeo son las tres restricciones.

Dada la importancia que hoy en da tiene el cliente,
las relaciones con ste tambin pueden considerarse
como una restriccin y especialmente como un
elemento para juzgar el xito de un proyecto
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Buenas relaciones

Desempeo
(alcance)
con el cliente

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Los directores del proyecto a menudo hablan de una

triple restriccin alcance, tiempos y costes del
proyecto a la hora de gestionar los requisitos
concurrentes de un proyecto.
La calidad del proyecto se ve afectada por el
equilibrio de estos tres factores.

Los proyectos de alta calidad entregan el producto,

servicio o resultado requerido con el alcance
solicitado, puntualmente y dentro del presupuesto.
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En definitiva, tener una buena idea es fundamental para el desarrollo de un negocio. Ponerse
a hacer lo mismo que los dems, sin criterio es
arriesgar demasiado en un entorno tan
competitivo como el que vivimos hoy en da.
Vale la pena dedicar horas y horas a encontrar
una idea lo suficiente buena y original como para
que facilite mucho el desarrollo del negocio.
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II. PRAGMATISMO

ltimamente se ha extendido mucho un "curioso" mto

de crear empresas sin necesidad de tener brillantes id

Se trata del sistema de franquicias.

En este modelo, dos personas fsicas o jurdicas se po

de acuerdo de manera que el franquiciador aporta la id

del negocio (o el servicio, o la marca, o los conocimien

y el franquiciado crea la empresa siguiendo las indicac

del franquiciador para explotar el negocio.
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La mayora de "cadenas" de establecimientos -comi

rpida, lavanderas, lavado de coches, tiendas de in

mtica, etc.- son franquicias.

El sistema tiene innumerables ventajas para el franq

ciado, y de ah su xito de aplicacin. As, por ejemp

No es necesario tener una idea genial e innovadora.
Esta la aporta el franquiciador, que cobra por ello.
El negocio ya ha sido probado por otros franquiciados y se
puede ver su rendimiento.

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 Se tiene el apoyo y la experiencia del franquiciador

en aspectos legales, de marketing, etc.
Se obtienen las ventajas de formar parte de un grupo:
mejores precios de compra, publicidad compartida, etc.

En definitiva, se cumple el sueo de ser su propio jefe

con su propio negocio sin necesidad de arriesgar en a
que puede fracasar estrepitosamente. Evidentemente
formar parte de una franquicia no asegura el xito de
forma automtica pero reduce enormemente los riesg
de un nuevo negocio.
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El sistema de franquicias est teniendo y tendr un

gran desarrollo en los prximos aos por las ventajas
que aporta a todas las partes.

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Las ideas claras...

Sea cual sea el origen de la idea bsica del negocio

conviene tener muy claro a que se va a dedicar la
empresa.
Conviene, pues, tener muy clara la idea bsica del
negocio; incluso retrasando unos meses la puesta en
marcha de la empresa si hace falta.

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Evaluacin de la Idea
Uno de los principales miedos del emprendedor es saber si su

idea es buena o no, si ser viable como negocio o no.

Aqu tambin, los expertos nos ayudan indicando los factores
de xito y fracaso de las nuevas empresas. Sin ser un test
completo de ideas, reflexionar sobre los siguientes factores
puede resultar muy til.

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Factores de fracaso
1. Desconocimiento del mercado
Resulta absurdo embarcarse en una aventura en un
mercado que se desconoce. Pero tambin es peligroso creer que se conoce un mercado por el mero hecho
de haber trabajado en l varios aos.
Hay que hacer todos los esfuerzos necesarios para
comprender en que mercado est nuestro negocio
y como funciona.
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2. Producto o servicio inadecuado

Es muy probable que uno se enamore de su producto
o servicio y no comprenda que es lo que el mercado
est pidiendo.
Si el producto no cumple con lo que el mercado pide,
el producto es inadecuado.
Hay que estar continuamente replantendose si el
producto ofrecido satisface las expectativas de los
clientes.
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3. Errores de comercializacin
No todos los emprendedores son buenos comerciantes, ni conocen las tcnicas necesarias para la correcta
comercializacin de su producto.

Conviene estar muy atento a este aspecto, pues de

nada sirve un excelente negocio sin clientes.

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4. Desconocimiento de los fundamentos de la gestin

de un negocio
Aunque no sea necesario hacer un MBA para llevar
un negocio, s es bueno conocer los fundamentos de
gestin de todas las reas del negocio, como mnimo
para entenderse con los expertos que nos deban ayudar.
5. Falta de planificacin
montar una empresa no es ir de picnic; no basta con
cargar todos los brtulos en el coche y esperar que
haga buen tiempo.
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Para sobrevivir hoy en da en el mundo de los negocios

hay que tener claro donde se quiere ir y como se va a
llegar, independientemente incluso de que eso se consiga
al final tal como habamos previsto.

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Factores de xito
1. Claridad de objetivos
Tener claro a que se dedica el negocio y a donde se
quiere llegar con l es fundamental para el xito de
una nueva empresa.
No importa lo ambicioso o lo modesto de los objetivos,
lo importante es tenerlos bien definidos y trabajar para
cumplirlos.

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2. Conocimiento del negocio

Bastantes problemas va a encontrar el emprendedor
al ponerse en marcha como para tener que aprender
por el camino los secretos del negocio.
Adentrarse en un negocio desconocido y pretender
desarrollar una empresa a la vez es una apuesta arriesgada que no suele garantizar el xito de la aventura.

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3. Diferenciacin
Montar un negocio para hacer lo mismo que hacen
los dems de la misma manera es la mejor forma de
hundirse en la mediocridad.
Hay que tender desde el primer momento a diferenciarse del resto de competidores.

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4. Orientacin al mercado
Un nuevo emprendedor -y uno viejo tambin- debe
tener constantemente los ojos bien abiertos para
detectar necesidades o cambios en el mercado en el
que trabaja.

Vivir de espaldas al mercado es sencillamente ilgico.

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5. Planificacin

La planificacin del negocio es importante, y no

tanto por disponer de unos planes que luego resulten ms o menos reales y exactos, sino por todo el
proceso sistemtico de reflexin sobre el negocio
que se realiza.

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Riesgos
Todo el mundo esta de acuerdo en que emprender un
nuevo negocio implica asumir unos determinados riesgos.
Sin embargo no todo el mundo tiene claro cuales son esos
riesgos.
A continuacin hay una lista de grupos de riegos para
ayudar a reflexionar sobre el negocio que uno tiene en
mente

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1. Riesgos Comerciales
Es probable que no exista mercado suficiente para
mantener un negocio, o que el mercado ni siquiera
exista todava, o que est en declive.

2. Riesgos Tecnolgicos
Es probable que el producto o servicio no se pueda
"fabricar" en las condiciones previstas, al ritmo deseado, o con la calidad deseada al precio prometido,
etc.
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3. Riesgos Financieros
Es probable que no se tenga suficiente dinero para
poner en marcha en negocio, o para crecer al ritmo
que marca el mercado, o para superar una poca de
recesin, etc.
4. Riesgos Sociales
Es probable que uno no sirva para empresario o que
no est dispuesto a hacer ciertos sacrificios, o que no
consiga construir un buen equipo de trabajo, o que la
familia no entienda porqu dedicar tantas horas al ne33
gocio, etc.

5. Riesgos Legales
Es probable que no sea legal fabricar ese producto,
o que los permisos lleguen demasiado tarde, o que
la idea est patentada, o que nos roben la idea, etc.

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