UNIVERSIDAD ANDINA NSTOR CCERES VELSQUEZ

(SUB-SEDE ILAVE)

Combinacin de Correspondencia
en:

Microsoft Word 2010

Microsoft Office Professional Plus 2010

Autor: C.M.S. Econ. Mario V. Guzmn Meja

Ilave, 15 de mayo del 2015

Combinacin de Correspondencia
ILAVE

UANCV-SEDE

ndice
ndice.......................................................................................... 2
Combinacin de Correspondencia.- ........................................... 3
Iniciar una combinacin de correspondencia: ........................ 3
Microsoft Word 2002:........................................................ 3
Microsoft Office Word 2003: ............................................ 3
Microsoft Office Word 2007: ............................................ 3
Seleccionar el tipo de documento: ................................. 4
Seleccionar el documento inicial ................................... 4
Seleccionar destinatarios ................................................ 5
Escribir la carta ............................................................ 13
Obtener una vista previa de las cartas .......................... 16
Completar la combinacin ........................................... 16
Recursos adicionales .................................................... 18
Glosario ........................................................................ 18
Prctica Calificada de Combinacin de correspondencia.21

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Combinacin de Correspondencia.El procedimiento siguiente describe cmo crear una carta

modelo (Sobres con Nombre y Domicilio personal,
Certificados, Diplomas, Cartas, Notificaciones Judiciales,
Notificacin de Letras en carteras en Banco, Oficios con
nombres propios, Memorndums con nombres propios, etc.), y
asociarlo a un origen de datos (relacin de Nombres, con
direcciones, y datos personales), darle formato y combinar los
documentos.

Iniciar una combinacin de correspondencia:

Inicie una combinacin de correspondencia. Para ello, siga los
pasos que correspondan a la versin de Word que est
ejecutando.

Microsoft Word 2002:

En el men Herramientas, haga clic en Cartas y
correspondencia y, a continuacin, en Asistente para
combinar correspondencia.

Microsoft Office Word 2003:

En el men Herramientas, haga clic en Cartas y
correspondencia y, a continuacin, en Combinar
correspondencia.

Microsoft Office Word 2007:

En la pestaa Correo haga clic en Iniciar Combinar
correspondencia y, a continuacin, haga clic en Paso a paso
por el Asistente para combinar correspondencia.

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Seleccionar el tipo de documento:

1. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga
clic en Cartas (Mensajes de correo electrnico, sobres,
etc.). Esto le permitir enviar cartas a un grupo de personas
y personalizar los resultados de la carta que cada persona
recibe.
2. Haga clic en Siguiente: documento inicial.

Seleccionar el documento inicial

1. Haga clic en una de las opciones siguientes:
Utilizar el documento actual: utilice como documento
principal el documento abierto.

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Iniciar en una plantilla: seleccione

una de las plantillas de combinacin
de correspondencia listas para usar.
Empezar a partir de un documento
existente: abra un documento
existente
para
utilizar
como
documento principal de combinacin
de correspondencia.
2. En el panel de tareas Combinar
correspondencia,
haga
clic
en
Siguiente:
seleccionar
los
destinatarios.

Seleccionar destinatarios
Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para
combinar correspondencia, est indicndole
a Word que utilice un conjunto concreto de
informacin variable para su combinacin.
Utilice uno de los mtodos siguientes para
asociar el documento principal al origen de
datos.

Mtodo 1: utilizar un origen de

datos
Para utilizar un origen de datos existente,
siga estos pasos:

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1. En el panel de tareas Combinar correspondencia,

haga clic en Utilizar una lista existente.
2. En la seccin Utilizar una lista existente, haga clic
en Examinar.
3. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de
datos, seleccione el archivo que contenga la
informacin variable que desee utilizar y haga clic
en Abrir.
Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de
archivos, seleccione la unidad de disco y carpeta
adecuadas. Si es necesario, seleccione la opcin
pertinente en la lista Todos los orgenes de datos.
Seleccione el archivo y, a continuacin, haga clic en
Abrir.
Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios
de combinar correspondencia. Puede ordenar y
modificar sus datos si lo desea.
4. Haga clic en Aceptar para volver al documento
principal.
5. Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento,
tambin guarda el origen de datos y lo asocia al
documento principal.

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6. Escriba el nombre que desee dar al documento

principal y, a continuacin, haga clic en Guardar.

Mtodo 2: utilizar nombres que figuran en una

lista de contactos de Microsoft Outlook
Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos
pasos:
1. En el panel de tareas
correspondencia, haga clic en
Siguiente: seleccionar los
destinatarios.

de

Combinar

2. Haga clic en Seleccionar de los

contactos de Outlook.
3. En la seccin Seleccionar de los
contactos de Outlook, haga clic
en elegir la carpeta de
contactos.
4. En el cuadro de dilogo
Seleccionar carpeta de la lista
de contactos, seleccione la
carpeta de contactos de Outlook
que desee y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
Word muestra el cuadro de
dilogo
Destinatarios
de

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combinar correspondencia. Puede

modificar sus datos si lo desea.

ordenar

5. Haga clic en Aceptar para volver al documento

principal.

Mtodo 3: crear una base de datos de

nombres y direcciones
Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:
1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia,
haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.
2. Haga clic en Escribir una lista nueva.
3. Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de dilogo Nueva lista de
direcciones. En este cuadro de dilogo, escriba la
informacin de las direcciones de cada registro. Si no
hay ninguna informacin para un campo determinado,
deje en blanco el cuadro.

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De forma predeterminada, Word omite los campos

vacos. Por consiguiente, no se afecta a la combinacin
si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El
conjunto de informacin de cada formulario constituye
un registro de datos.
4. Despus de escribir la informacin para un registro,
haga clic en Nueva entrada para pasar al registro
siguiente.
Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar
entrada. Para buscar un registro concreto, haga clic en
Buscar entrada. Para personalizar la lista, haga clic en
Personalizar. En el cuadro de dilogo Personalizar
lista de direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el
nombre y cambiar el orden de los campos de
combinacin.

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5. En el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones,

haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Guardar
lista de direcciones, escriba el nombre que desea dar al
origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a
continuacin, haga clic en Guardar.

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6. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar

correspondencia, haga los cambios que desee y,
despus, haga clic en Aceptar.

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7. Haga clic en Despus: escriba la carta para terminar de

redactar la carta.
8. Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal
en este momento, tambin guarda el
origen de datos y lo asocia al
documento principal.
9. Escriba el nombre que desee dar al
documento
principal
y,
a
continuacin, haga clic en Guardar.
Para continuar con el paso siguiente,
haga clic en Despus: escriba la
carta.

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Escribir la carta
En este paso se configura el documento principal.
1. Escriba o agregue cualquier texto y grficos que desee
incluir en la carta.
2. Agregue los cdigos de campo donde desee que la
informacin variable aparezca. En el panel de tareas
Combinar correspondencia tiene cuatro opciones:

Bloque de direcciones: use esta opcin para insertar

una direccin con formato.
Lnea de saludo: use esta opcin para insertar un saludo
con formato.

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Franqueo electrnico: utilice esta opcin para insertar

franqueo electrnico.
Nota: esta opcin requiere que tenga instalado un
programa de software de franqueo en el equipo.
Ms elementos: utilice esta opcin para insertar campos
de combinacin individuales. Al hacer clic en Ms
elementos, el cuadro de dilogo Insertar campo de
combinacin aparece.
Nota: asegrese de que el cursor est donde desea
insertar la informacin del origen de datos antes de
hacer clic en Ms elementos.

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En el cuadro de dilogo Insertar campo de

combinacin, haga clic en el campo de combinacin
que desee usar y, a continuacin, haga clic en Insertar.
Nota: puede insertar todos los campos y, a
continuacin, volver y agregar espacios o signos de
puntuacin. O bien, puede insertar un campo cada vez,
cerrar el cuadro de dilogo Insertar campos de
combinacin, agregar los espacios o signos puntuacin
que desee y, a continuacin, repetir este paso con cada
campo de la combinacin adicional que desee insertar.
Tambin puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a
los campos de combinacin, igual que el texto normal.

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3. Cuando termine de modificar el documento principal, haga

clic en Guardar o en Guardar como en el men Archivo.
Nota: en Word 2007, haga clic en el Botn de Microsoft
Office y haga clic en Guardar o en Guardar como.
Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para
continuar con el paso siguiente, haga clic
en
Despus: obtenga una vista previa de
las cartas.

Obtener una vista previa de las

cartas
Este paso le permite obtener una vista previa
de los datos combinados, carta por carta.
Tambin puede cambiar la lista de
destinatarios
o
personalizar
cartas
individuales.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Despus:
complete la combinacin.

Completar la combinacin

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Este paso combina la informacin variable con la carta modelo.

Puede generar el resultado de la combinacin utilizando
cualquiera de las opciones siguientes:

Impr: seleccione esta opcin para

enviar directamente el documento
combinado a la impresora. No podr
ver el documento en la pantalla.
Al hacer clic en Imprimir, el cuadro
de dilogo Combinar al imprimir
aparece. En el cuadro de dilogo
Combinar al imprimir, puede elegir
qu registros combinar. Al hacer clic
en Aceptar, el cuadro de dilogo
Imprimir aparece. Haga clic en
Imprimir para imprimir el documento
de la combinacin.

Editar
cartas
individuales.
Seleccione esta opcin para mostrar el documento
combinado en la pantalla.
Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de
dilogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el
cuadro de dilogo Combinar en un documento nuevo,
puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic
en Aceptar, los documentos se combinan en un documento
de Word nuevo.
Para imprimir el archivo, en el men Archivo, haga clic en
Imprimir.

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Nota: en Word 2007, haga clic en el Botn de Microsoft

Office y, a continuacin, haga clic en Imprimir.

Recursos adicionales
Para solucionar problemas, vea los Recursos de soporte tcnico
de Combinar correspondencia de Word. Para ello, visite el
siguiente sitio web de Microsoft:
http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge

Glosario
Lista de direcciones: una lista de direcciones es un archivo que
contiene los datos que varan en cada copia de un documento
combinado. Por ejemplo, un origen de datos puede incluir el
nombre y la direccin de cada destinatario de una carta modelo.
Texto repetitivo: informacin genrica que se repite en cada
carta modelo, etiqueta postal, sobre o directorio (catlogo).
Campo de datos: una categora de informacin en un origen de
datos. Un campo de datos corresponde a una columna de
informacin en el origen de datos. El nombre de cada campo de
datos aparece en la primera fila (fila de encabezado) del origen
de datos. "CdigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de
nombres de campos de datos.
Registro de datos: un conjunto completo de informacin
relacionada en un origen de datos. Un registro de datos
corresponde a una fila de informacin en el origen de datos.
Toda la informacin acerca de un cliente de una lista de

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distribucin de correo de clientes es un ejemplo de registro de

datos.
Archivo delimitado: un archivo de texto que tiene los campos
de datos separados (o delimitados) mediante caracteres de
tabulacin o comas, y los registros de datos delimitados
mediante marcas de prrafo.
Fila de encabezado: la primera fila (o registro) en un origen de
datos para combinar correspondencia. La fila de encabezado
contiene los nombres de campo para las categoras de
informacin del origen de datos; por ejemplo, "Nombre" y
"Ciudad". La fila de encabezado tambin puede almacenarse en
un documento independiente denominado origen del
encabezado.
Documento principal: en una operacin de combinacin de
correspondencia, el documento que contiene el texto y los
grficos que siguen siendo iguales en cada versin del
documento combinado; por ejemplo, el remite y el texto de una
carta modelo.
Campo de combinacin: un marcador de posicin que se
inserta en el documento principal. Los campos de combinacin
le indican a Microsoft Word dnde insertar informacin
concreta del origen de datos. Por ejemplo, debe insertar el
campo de combinacin "Ciudad" si desea que Word inserte un
nombre de ciudad, como "Pars", que est almacenado en el
campo de datos Ciudad.

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Documento combinado: el documento que se crea

combinando los datos del origen de datos en el documento
principal.

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Prctica Calificada de Combinacin de

correspondencia.
1. Usando los datos publicados en la pgina web de la SUNAT
(www.sunat.gob.pe) Relacin de Beneficiarios de Pagos
de Sentencias Judiciales en calidad de Cosa Juzgada
Ley 30137, descargue la relacin en formato Excel, y con
la Hoja Fechas Certificado Judicial, que est al final de
todas
las
hojas,
redacte
una
NOTA
DT/MEMORANDUM comunicando Fecha de envo de
cheque para el depsito judicial; para cada una de las
personas que se mencionan.

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Imprima los documentos y guarde los dos archivos: de Base de

Datos y de Ms. Word en un CD-R y presente el trabajo.

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2. Usando el siguiente Modelo de Contrato de Trabajo Sujeto

a Modalidad, Realice cinco (5) contratos de trabajo,
usando los campos con los nombres de las siguientes
personas, tenga en cuenta que la fecha de firma del contrato
es igual a la fecha en que empieza su contrato:

14/04/2015
14/04/2015

Seis
meses

14/04/2015

Seis
meses

S/. 1,200.00
(Son UN MIL
DOSCIENTOS
CON 00 /100
NUEVO
SOLES)
S/. 2,500.00
(Son DOS MIL
QUINIENTOS
CON 00 /100
NUEVO
SOLES)
S/. 2,000.00
(Son DOS MIL
CON 00 /100
NUEVO
SOLES)

14/04/2015

Seis
meses

Monto

S/. 2,000.00
(Son DOS MIL
CON 00 /100
NUEVO
SOLES)

14/04/2015

Seis
meses

Periodista

Auxiliar de
contabilidad
Administrador

Jr Tarapac N
126 Ilave

Fecha
inicio

Seis
meses

Vendedora

Jr. Mollendo
N 236 Ilave

Plazo

Abogado

Contabilidad
Asesora
Legal
Administracin

Doa

Susana
FLORES
RAMOS

Jr.
Circunvalaci
n N 4235
Ilave

Relaciones
Pblicas

Don

Julio
FERNANDEZ
VALDIVIA

45586068

Rosa ALFARO
CASTILLO

Jr. Alfonso
Ugarte N 426
Ilave

Ventas

019-2015
020-2015

Doa

Cargo

29356895

Jorge
ZUZUNAGA
MENESES

Oficina

01253565

Don

Domic.

Jr. Tacna N
235 Ilave

298654587

Juana
GONZALO
LAQUI

018-2015

Doa

DNI

36598695

Nombres y
Apellidos

016-2015

Don/
Doa

017-2015

S/. 3,000.00
(Son TRES
MIL CON 00
/100 NUEVO
SOLES)

CONTRATO DE TRABAJO SUJETO A MODALIDAD

N 016-2015

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UANCV-SEDE

Conste por el presente documento, que se suscribe por

triplicado con igual tenor y valor, un contrato de plazo fijo que
al amparo del TUO del D. Leg. N 728 (D.S. N 003-97-TR,
Ley de Productividad y Competitividad Laboral), celebran de
una parte. La empresa El Sol S.A.C. RUC N .20232522
representado por su Gerente Rosy Elena RAFAEL LAQUI, en
calidad de EMPLEADOR y de la otra, DOA Juana
GONZALO LAQUI identificada con DNI N 45586068
Domiciliado en. Jr. Tacna N 235 ILAVE a quien en adelante
se le llamar el TRABAJADOR, en los trminos y condiciones
siguientes:
PRIMERO: El EMPLEADOR EL SOL S.A.C. es una.
empresa cuyo objeto social es la compra y venta de artefactos
electrodomsticos, y que requiere de los servicios del
TRABAJADOR en la oficina de Contabilidad
SEGUNDO: El contrato es de plazo fijo.
TERCERO: Por las causas objetivas sealadas en la clusula
anterior, la EMPRESA contrata a plazo fijo bajo la modalidad
indicada, los servicios del TRABAJADOR para que realice las
labores de Auxiliar de contabilidad para lo cual ha sido
contratado debiendo someterse al cumplimiento estricto de la
labor, bajo las directivas que emanen de sus jefes o Instructores
para lo cual ha sido contratado.
CUARTO: El plazo de vigencia del presente contrato es de
Seis meses inicindose la relacin laboral el da 14 de abril del
2015 hasta el 14 de octubre del 2015

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UANCV-SEDE

QUINTO: El perodo de prueba es de tres meses Transcurrido

este plazo, si el EMPLEADOR resolviera injustificadamente el
contrato, deber abonar al TRABAJADOR las remuneraciones
dejadas de percibir hasta el vencimiento del contrato.
SEXTO: En contraprestacin a los servicios del
TRABAJADOR, el EMPLEADOR se obliga a pagar una
remuneracin S/. 1,200.00 (Son UN MIL DOSCIENTOS
CON 00 /100 NUEVO SOLES) mensuales monto que se
incrementar de acuerdo a la poltica remunerativa. Igualmente
se obliga a facilitar al TRABAJADOR los materiales necesarios
para que desarrolle sus actividades, y a otorgarle los beneficios
que por ley, pacto o costumbre tuvieran los trabajadores del
centro de trabajo contratados a plazo indeterminado.
SPTIMO: EL TRABAJADOR deber prestar sus servicios en
el siguiente horario: de trabajo; de lunes a sbado desde las
8:00 am hasta las 14:00 pm. Teniendo un refrigerio de 60
minutos, que ser tomado de 12:45 hasta las 13:45 horas
OCTAVO: EL TRABAJADOR cumplir con las normas
contenidas en el Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa,
as como las del Reglamento de Seguridad e Higiene
Ocupacional, y las rdenes que imparta el EMPLEADOR en
ejercicio de las facultades conferidas en el artculo 9 de la Ley
de Productividad y Competitividad Laboral, TUO del D. Leg.
N 728.
NOVENO: EL EMPLEADOR se obliga a inscribir al
TRABAJADOR en el libro de planillas de remuneraciones, as
como a poner en conocimiento de la Autoridad Administrativa

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de Trabajo el presente contrato para su aprobacin, en

cumplimiento de lo dispuesto en el TUO del D. Leg. N 728
(D.S. N 003-97-TR, Ley de Productividad y Competitividad
Laboral).
DCIMO: EL EMPLEADOR no est obligado a dar aviso
adicional alguno referente al trmino del presente contrato, el
que concluye de acuerdo a la clusula cuarta, oportunidad en la
cual se abonar al TRABAJADOR los beneficios sociales que
le corresponden de acuerdo a Ley.
DCIMO PRIMERO: En todo lo no previsto por el contrato,
se estar a las disposiciones laborales que regulan los contratos
de trabajo sujetos a modalidad, contenidos en el Texto nico
Ordenado del D. Leg. N 728 (D.S. N 003-97-TR, Ley de
Productividad y Competitividad Laboral).
Firmado en la ciudad de Ilave a los 14 de abril del 2015
....
Rosy Elena RAFAEL LAQUI
DNI: 28385712
EL SOL S.A.C.
Gerente

...
Juana GONZALO LAQUI
DNI:45586068
TRABAJADOR

Imprima los documentos y guarde los dos archivos: de Base de

Datos y de Ms. Word en un CD-R y presente el trabajo

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CAP Contabilidad
Fundamentos de Informtica

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