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DerechodelBienestarFamiliar[RESOLUCION_ICBF_0575_2016]

Artculo

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RESOLUCIN575DE2016

(enero18)
DiarioOficialNo.49.778de6defebrerode2016
INSTITUTOCOLOMBIANODEBIENESTARFAMILIAR
CECILIADELAFUENTEDELLERAS
DIRECCINGENERAL
Porlacualseestablecenloslineamientosparaefectuarelcontroldelaadecuada,completay
oportunaliquidacindelascontribucionesparafiscalesafavordelICBFporpartedelos
aportantesyunaadecuadacolaboracininterinstitucionalconlaUGPP.
LADIRECTORAGENERALDELINSTITUTOCOLOMBIANODEBIENESTARFAMILIAR
CECILIADELAFUENTEDELLERAS,
enusodesusfacultadesconstitucionalesylegales,enespeciallasconferidasporelliteralb)
delartculo28delaLey7de1979,elartculo78delaLey489de1998,ylosdecretos4156
de2011y0987de2012,y
CONSIDERANDO:
Quedeconformidadconelartculo78delaLey489de1998,lecorrespondealaDireccin
General,delInstitutoColombianodeBienestarFamiliarCeciliadelaFuentedeLleras(ICBF)
ejercer las funciones relacionadas con la autonoma administrativa y financiera de que goza
ensucondicindeestablecimientopblicodelordennacional.
QueunadelasfuentesderecursoseconmicosdelICBFeselaporteparafiscaldel3%sobre
las nminas mensuales de salarios pagados por todos los empleadores pblicos y privados,
conforme a lo ordenado por el artculo 1o de la Ley 89 de 1988, que no se encuentren
exonerados,deacuerdoconlosealadoenelartculo25delaLey1607de2012.
Queelartculo156delaLey1151de2007estableciencabezadelaUnidadAdministrativa
Especial de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social (UGPP)
lastareasdeseguimiento,colaboracinydeterminacindelaadecuada,completayoportuna
liquidacin y pago de las contribuciones parafiscales de la Proteccin Social, a cuyo efecto
recibir los hallazgos que debern enviarle las entidades que administran sistemas de
informacin de contribuciones parafiscales de la Proteccin Social y podr solicitar a
empleadores, afiliados, beneficiarios y dems actores de esos recursos la informacin que
estime conveniente para establecer la ocurrencia de los hechos generadores de las
obligaciones respectivas, as como ejercer funciones de cobro coactivo en armona con las
demsentidadesadministradoras.
QuemediantelasResoluciones384de2008y2868de2011,laDireccinGeneraldelICBF
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establecielReglamentoInternodeRecaudodeCarterayloslineamientosparaadelantarel
procesodefiscalizacinycobrodelaporteparafiscaldel3%.
Que el artculo 178 de la Ley 1607 de 2012 estableci la competencia de la UGPP para la
determinacin y cobro de las contribuciones parafiscales de la proteccin social respecto de
los omisos e inexactos sin necesidad de actuaciones persuasivas previas. Las
Administradoras, de acuerdo al Pargrafo 1o, continuarn adelantando el cobro de la mora
registradadesusafiliadosenesasaccionesdebernaplicarlosestndaresdeprocesosque
fije la UGPP, que conserva la facultad de adelantar el cobro en los casos en que considere
conveniente hacerlo de forma directa y preferente, sin que por esto las administradoras se
eximandelasresponsabilidadesfijadaslegalmenteporlaomisinenelcobrodelosaportes.
En virtud del pargrafo 2o, la UGPP podr iniciar las acciones sancionatorias y de
determinacindeesascontribuciones,conlanotificacindelrequerimientodeinformacino
delpliegodecargos,dentrodeloscincoaossiguientesalafechaenqueelaportantedebi
declararynodeclar,lohizoporvaloresinferioresalosestablecidososeconfigurelhecho
sancionable. En los casos de declaracin extempornea o de correccin de la inicial, el
trmino de caducidad se contar desde la presentacin de la declaracin extempornea o
corregida.
Queelartculo6odelDecreto575de2013establecilasfuncionesdelaUGPPentrelasque
secuentan:18.Implementarmecanismosdeseguimientoymejoramientodelosprocesosde
reconocimiento pensional, determinacin y cobro de contribuciones parafiscales de la
proteccin social que adelanten las administradoras incluida la definicin de estndares y
mejoresprcticasalosquedebernguiardichosprocesosy22Adelantarlasaccionesde
determinacin y cobro de las contribuciones parafiscales de la proteccin social de acuerdo
conlascompetenciasestablecidasenlaley.
Que la Resolucin 444 de 2013 de la UGPP establece los estndares de cobro que deben
observar las Administradoras del Sistema de la Proteccin Social. Los artculos 8o y
siguientes, de conformidad con la ley, regulan diversos aspectos de la realizacin del cobro
tanto persuasivo como coactivo de los aportes insolutos, la definicin de los respectivos
criteriosporlasadministradorasylaposibilidaddequeestascelebrenconveniososeasocien
pararealizarelcobroenformaunificada.
QueelDecreto3033de2013,alreglamentarlosartculos178y179delaLey1607de2013
<sic,es2012>,expresaensuartculo2oquelaUGPPefectuarlaslaboresdedeterminacin
y cobro de las contribuciones parafiscales de la proteccin social, en los casos de omisin,
inexactitud y mora por accin preferente y que cuando se adelante un proceso de
determinacin de obligaciones parafiscales y detecte omisin, inexactitud y mora, as mismo
asumirlagestinintegraldedeterminacinycobrodelosvaloresadeudadosdisponeenel
Pargrafoquelosprocesosdedeterminacinycobroenmateriadeinexactitudiniciadospor
elSENA,elICBF,ydemsadministradorasdenaturalezapblicaconanterioridadalafecha
de expedicin de la Ley 1607 de 2012, debern ser culminados por dichas entidades, sin
perjuiciodelascompetenciasquesobreestamateriaostentalaUGPP.Asuvezelartculo 3o
establece el deber de las administradoras de verificar la exactitud y consistencia de la
informacin contenida en las declaraciones de autoliquidacin de aportes de las
contribucionesqueadministran,asignndoleslasfacultadesnecesarias,yquedenologrartal
findeberinformarsedelhechoalaUGPP.
Que el artculo 10 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, establece el deber de las autoridades de aplicar las disposiciones
constitucionales, legales y reglamentarias de manera uniforme a situaciones que tengan los
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mismo supuestos fcticos y jurdicos, estableciendo la obligacin de tener en cuenta las


sentencias de unificacin Jurisprudencial del Consejo de Estado en las que se interpreten y
apliquendichasnormas.
Que la sentencia de unificacin jurisprudencial de la SeccinTercera del Consejo de Estado
de 19 de noviembre de 2012, Expediente 73001233100020000307501(24897), con
ponencia del Consejero doctor Jaime Orlando Santofimio Gamboa estableci que todas las
situacionesdeenriquecimientosinjustacausadelaadministracindebensertratadasenla
vacontenciosaatravsdelaactioinremversumquesetramitanconelmediodecontrolde
reparacin directa, es decir, que se puede solicitar a la administracin que se restituya el
patrimonioempobrecidodentrodelosdos(2)aossiguientes.
Que en los casos donde los aportantes hayan realizado pagos de mayores valores a los
realmenteadeudados,seconstituyeenriquecimientosinjustacausaafavordelaentidadyun
empobrecimiento correlativo del aportante, constituyndose la obligacin de restituir los
dineros pagados en exceso dentro del trmino del medio de control de reparacin directa
conformealasentenciadeunificacinjurisprudencial.
Que teniendo en cuenta que han surgido cambios legales que modifican las competencias
para la determinacin y el cobro de las contribuciones parafiscales de la proteccin social,
segnloprevistoenlosartculos20,24,25,178,179y180delaLey1607de2012,yenlos
artculos 50, 55, 56, 57, 58 y 59 de la Ley 1739 del 2014 se hace necesario realizar
modificaciones a los procedimientos internos del ICBF para dar cumplimiento a lo dispuesto
enlanorma.
Queenmritodeloexpuesto,
RESUELVE:
CAPTULOI.
GENERALIDADES.
ARTCULO1o.LINEAMIENTOS.Pararealizarelcontroldelaadecuada,completayoportuna
liquidacin de las contribuciones parafiscales, los servidores pblicos competentes del ICBF
seregirnporlasdisposicionesestablecidasenlapresenteresolucin,enlasLeyes1607de
2012y1739de2014,susdecretosreglamentariosylasresolucionesycircularespertinentes
ARTCULO 2o. MBITO DE APLICACIN. Las disposiciones de esta resolucin se
aplicarnparaculminarlostrmitesdefiscalizacininiciadosporelICBFconanterioridadala
expedicin de la Ley 1607 de 2012, para realizar el control de la adecuada, completa y
oportuna liquidacin y pago de las contribuciones parafiscales que le corresponden en los
eventos surgidos con posterioridad a su vigencia o el traslado por competencia para la
determinacinalaUnidadAdministrativaEspecialdeGestinPensionalyParafiscalUGPP,y
paraelcobrodelosaportesordinariosqueseencuentrenenmora.
ARTCULO 3o. DEFINICIONES. Para efectos de la presente resolucin, se definen los
siguientestrminos:
Contribuciones parafiscales: Son los pagos que deben realizar los usuarios de
determinados organismos pblicos, mixtos o privados para asegurar el financiamiento de
ciertasentidadesdemaneraautnoma.Esunaobligacineconmicaestablecidaporleyyde
carcterobligatorio.
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Administradoras: Para el caso, la categora comprende las entidades administradoras de


pensiones del rgimen solidario de prima media con prestacin definida, administradoras de
pensiones del rgimen de ahorro individual con solidaridad, Promotoras de Salud (EPS),o a
las que hagan sus veces, a las entidades obligadas a compensar y dems entidades
autorizadasparaadministrarlosregmenescontributivoysubsidiadodelSistemaGeneralde
Seguridad Social en Salud (SGSSS), las Entidades Administradoras de Riesgos Laborales
(ARL),lasCajasdeCompensacinFamiliar,elICBFyelSENA.
Empleador:Todapersonanaturalojurdica,pblica,privadaodeeconomamixta,sinlmite
algunoencuantoacapitalytamao,quetengacomomnimountrabajadorasuservicio.
Trabajador: Es la persona natural que presta su servicio personal a otro, denominado
empleador, mediando una subordinacin respecto de este y a cambio de una remuneracin
denominadasalario.
Salario:Constituyesalarionosololaremuneracinordinaria,fijaovariable,sinotodoloque
recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestacin directa del servicio, sea
cualquiera la forma o denominacin que se adopte, como primas, sobresueldos,
bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del
trabajoendasdedescansoobligatorio,porcentajessobreventasycomisiones.Artculo 127
CdigoSustantivodelTrabajoModificadoporelartculo14delaLey50de1990.
Aportantemoroso:Eselempleadorquenorealizademaneraregularyoportunaelpagode
aportesafavordelICBFsegnlodispuestoporlaleyonohapresentadolaautoliquidacinni
efectuadoelpagodelosaportesasucargo.
Asesordeaportes:EselservidorpblicodelICBFquerealizalaverificacindelaexactitudy
consistencia de la informacin contenida en las declaraciones de autoliquidacin de aportes
parafiscalesafavordelICBF.
Novedad:Eslajustificacinvlidaypertinentedelafaltadepagodelaporteparafiscaldel3%
afavordelICBFpresentadaporelempleadorporalgunadelassiguientesrazones:
ElaportanteestexoneradodelpagodelaporteparafiscalafavordelICBF.
Elaportantecancelsumatrculamercantilotieneactafinaldeliquidacin.
Elaportantenogenergastodenminaporretirodel(os)empleado(s).
Solicitud de documentos para verificacin: Comunicacin escrita por medio de la cual el
ICBFsolicitaalaportantelosdocumentosnecesariosparaverificarlaexactitudyconsistencia
de la informacin contenida en las declaraciones de autoliquidacin del aporte parafiscal a
favordelICBF,conelfindequeexpliquelasinconsistenciasdetectadas.
Verificacin: Revisin documental y clculos matemticos que permiten establecer la
exactitud y consistencia de la informacin de pago del aporte parafiscal a favor del ICBF
contenidaenlasdeclaracionesdeautoliquidacin.
Acta de verificacin: Es el documento suscrito por el asesor de aportes del ICBF y el
representantelegalodelegadodelaportantedebidamenteautorizado,enelcualseexpresa
el resultado final de la revisin documental y los clculos matemticos, se consigna la
existencia de una inconsistencia en los aportes parafiscales a favor del ICBF, se solicita su
correccinmediantelanormalizacindelpagoporplanillaPILAyseinformaalaportanteque
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la falta de correccin en el trmino sealado conducir al reporte a la UGPP. Si como


resultado de la verificacin no aparece inconsistencia alguna, se dejar constancia de este
resultadoenelacta.
Normalizacin de pagos con el ICBF: Actividad mediante la cual el aportante realiza la
declaracinyelpagomedianteplanillaPILAdelainconsistenciadetectadaenelprocesode
verificacin.
PlanillaIntegraldeLiquidacindeAportes(PILA):Esunformulariointeligentequepermite
alosresponsablesliquidarypagarlosaportesalSistemadelaProteccinSocialdemanera
integral.
Carteraparafiscalpresunta:Corresponde al clculo de los aportes parafiscales a favor del
ICBFquenohansurtidoelagotamientodelaactuacinadministrativa.
Carteraparafiscal:Correspondealvalordelasobligacionesporaportesparafiscalesafavor
delICBF,constituidasmediantettuloqueprestamritoejecutivo,emitidoporelICBF.
Accin de cobro persuasivo: Actuacin de la administracin tendiente a la recuperacin
totaleinmediatadelasobligacionesasufavor,previaalaejecucinporcobrocoactivo.
Promocindelrecaudo:EselconjuntodeactividadesmediantelascualeselICBF,utilizando
diferentesestrategias,garantizalaorientacineinformacinalosaportantesparapromover
el pago adecuado y oportuno del aporte parafiscal sobre el valor de la nmina mensual de
salarios, dndoles a conocer la obligatoriedad de su pago y la inversin que se hace de los
mismosenlaasistenciasocialanios,nias,jvenesyfamiliascolombianasquelorequieran.
CAPTULOII.
COMPETENCIAS.
ARTCULO4o.GRUPODERECAUDODELADIRECCINFINANCIERADELASEDEDE
LADIRECCINGENERAL.AlGrupodeRecaudodelaDireccinFinancieradelaSededela
DireccinGenerallecorresponde:
a) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 8 de la Resolucin 060 del
2013, establecern los lineamientos para la aplicacin de las polticas previamente
determinadas por la Direccin General en cuanto a la verificacin de la exactitud y
consistencia de la informacin contenida en las declaraciones de autoliquidacin de aportes
delascontribucionesparafiscalesqueelICBFadministra
b) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 3 de la Resolucin 060 de
2013, establecern los lineamientos para realizar el cobro de las obligaciones en mora,
aplicandolosestndaresdeprocesosquefijelaUGPP
c) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 3 de la Resolucin 060 de
2013, ejercer control sobre la gestin de los canales de captacin relacionados con los
ingresosdelosaportesparafiscalesencoordinacinconelGrupodeTesorera
d) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 6 de la Resolucin 060 de
2013, consolidar la informacin relacionada con la administracin de aportes parafiscales
condestinoalICBForiginadaencadaunadelasRegionalesyemitirinformesquepermitan
evaluar el cumplimiento de los estndares de proceso que fije la UGPP respecto de las
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accionesdecobrodelamora
e) En cumplimiento a las funciones establecidas en el numeral 7 de la Resolucin 060 de
2013, tramitar ante la Direccin de Informacin y Tecnologa (DIT) los ajustes por
saneamiento de cartera parafiscal remitidos por la OficinaAsesora Jurdica con el propsito
deactualizarlossistemasdeinformacinderecaudo.
ARTCULO 5o. DIRECCIN DE INFORMACIN Y TECNOLOGA SEDE DE LA
DIRECCIN GENERAL. A la Direccin de Informacin y Tecnologa sede de la Direccin
Generallecorresponde:
a)Encumplimientodelasfuncionesestablecidasenelnumeral1delartculo22delDecreto
987de2012,adelantarnlasaccionestendientesagarantizarqueelICBFpuedaaccedera
lainformacindelrecaudodelosaportesparafiscalesdeformasistematizada,realizandolos
desarrollosinformticosquepermitandarcumplimientoalanormativavigenteydarrespuesta
alosentesdecontrolinternosyexternos
b)Encumplimientodelasfuncionesestablecidasenelnumeral3delartculo22delDecreto
987 de 2012, generar los reportes de informacin por aporte parafiscal en los trminos y
parmetros requeridos por la DIAN, CGN, UGPP, Congreso de la Repblica y otros,
garantizandolaentregaoportunadeestos
c) En cumplimiento a las funciones establecidas en el numeral 5 del artculo 22 del Decreto
987 de 2012, realizar los desarrollos informticos que permitan y faciliten el registro de los
ajustesdeingresosycarteraderivadosdelcobrodelosaportesparafiscalesremitidosporel
GrupodeRecaudodelasededelaDireccinGeneralyporlaOficinaAsesoraJurdica
d) En cumplimiento a las funciones establecidas en el numeral 4 del artculo 22 del Decreto
987de2012,garantizarlaSeguridaddelaInformacinporaportesparafiscalesafavordel
ICBF, contenida en los aplicativos de Recaudo y realizar los backups que permitan guardar
losregistroshistricos
e)Encumplimientodelasfuncionesestablecidasenelnumeral4delartculo22delDecreto
987de2012,realizarlasaccionestendientesagarantizarlatransmisindelconocimientoen
cuanto a la construccin, actualizacin y administracin de los aplicativos que contienen la
informacindeaportesparafiscalesafavordelICBF.
ARTCULO 6o. DIRECTORES REGIONALES, COORDINADORES FINANCIEROS Y
COORDINADORDELGRUPODERECAUDODELADIRECCINREGIONALBOGOT. En
cumplimiento a la Resolucin 2859 de 2013, a los Directores Regionales, Coordinadores
Financieros y Coordinador del Grupo de Recaudo de la Direccin Regional Bogot les
corresponde:
a)Adelantarlasaccionesdecobrodelasobligacionesenmoraaplicandolosestndaresde
procesosquefijelaUGPP
b)Coordinar,organizarydaraplicacinaloslineamientosestablecidosenmateriadecontrol
delaadecuada,completayoportunaliquidacinypagodelascontribucionesparafiscalescon
destinoalICBF
c) Garantizar que en sus dependencias se realicen las acciones tendientes a verificar la
exactitud y consistencia de la informacin contenida en las declaraciones de autoliquidacin
deaportesdelascontribucionesparafiscalescondestinoalICBFsolicitandoalosaportantes
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las explicaciones y correcciones sobre las inconsistencias detectadas y expidiendo las


respectivasactasdeverificacin
d)Certificarlafaltadelpagodenormalizacindelquehablaelpargrafo2odelartculo14de
lapresenteresolucin
e)InformaralaUGPPdelafaltadecorreccindeinconsistenciasdetectadasoderespuesta
alasexplicacionessolicitadasalosaportantesdesuregional,pormediodeltrasladodelas
ActasdeVerificacindeacuerdoconlosolicitadoporestaentidad
f) Enviar a los coordinadores jurdicos de las Regionales lasActas de Verificacin para que
ellososusdelegadosrepresentenadministrativaojudicialmentealICBFenlosprocesosde
reestructuracin de pasivos, reorganizacin, liquidacin judicial, tomas de posesin para
liquidar, liquidaciones decretadas por acto administrativo, liquidaciones voluntarias y en
generalcualquierprocesoconcursal,actualizadoalafechadeentregadelexpediente,conel
findequeseareconocidoelcrditodentrodelprocesocorrespondiente
g) Cuando un empleador se encuentre en alguno de los procesos antes referidos y tenga
sucursalesofilialesendiferentesciudadesdelpas,larepresentacindelICBFestaracargo
de la Direccin Regional donde aquel tenga su domicilio principal. Para tales efectos, si
hubiere obligaciones registradas en otras Direcciones Regionales, estas remitirn el
expedienteenoriginalalCoordinadordelGrupoJurdicocompetente,quiendeberacumular
elproceso,presentarelcrditoafavordelICBFparaserreconocidoenelautodecalificacin
y graduacin del crdito y realizar los registros contables pertinentes. La Direccin Regional
titulardelcrditoquesepersigaenprocesoconcursalenciudaddistintadeldomicilioprincipal
del aportante efectuar los registros contables pertinentes y seguir conociendo del mismo
hastasufinalizacin
h) Dar traslado al Grupo Jurdico, del expediente que contenga una resolucin de
determinacindedeudadebidamenteejecutoriada,juntoconlacertificacindepagos,silos
hay y la actualizacin de los saldos de capital e intereses a la fecha de envo, para que se
inicie el respectivo proceso de cobro administrativo coactivo, para los eventos que se hayan
generadoconanterioridadalaexpedicindelaLey1607de2012
i)ConjuntamenteconelContadordelaDireccinRegional,asegurarlaclasificacin,registro,
controlyconciliacindelacarteraconstituida,enlosEstadosFinancieros,encumplimientode
loestablecidoenlaResolucindeLineamientosFinancierosyelSIIFNacinII
j)Garantizareloportunoregistroyactualizacinenlosaplicativosderecaudorespectodelas
novedades vlidas surgidas de las acciones establecidas en el artculo 11 de la presente
resolucin
k) Expedir el paz y salvo de que habla el pargrafo 1o del artculo 14 de la presente
resolucin
l)Lasdemsqueseannecesariaspordisposicindelaleyparaelcabalcumplimientodelos
procesosderecaudodelaporteparafiscalcondestinoalICBF.
ARTCULO 7o. COORDINADORES JURDICOS. En cumplimiento de las funciones
establecidasenlaResolucin2859de2013artculo12,correspondealosGruposJurdicos
delasDireccionesRegionales:
a)CuandoelICBFtengaconocimientodelaaperturadeunprocesodeliquidacinvoluntaria
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conforme al Cdigo de Comercio, remitir a la UGPP copia del Acta de Verificacin que
contenga la obligacin, con el fin de que esa unidad realice determinacin de deuda que
incluya las del ICBF y de las dems administradoras del Sistema de Seguridad Social y su
respectivoseguimiento
b) Si la acreencia se encuentra en cobro administrativo coactivo, una vez que se tenga
conocimiento de la apertura del proceso concursal ser responsabilidad del funcionario
ejecutorproferirautodesuspensindeltrmitecoactivoyremitirelexpedientealcompetente
con el fin de garantizar la presentacin del crdito para su pago. Tambin deber poner a
disposicindelmismolasmedidascautelaresquehayaadoptadoparatalfin
c)LoscoordinadoresjurdicosdebernpresentartrimestralmentealreadeRecaudodelas
DireccionesRegionalesuninformesobreelestadoprocesaldelasobligacionesderivadasde
aportes parafiscales demandadas ante las jurisdicciones ordinaria y laboral, as como los
procesos concursales, coactivos o de cualquier otra naturaleza que estn a su cargo,
registrando la ltima actuacin segn formato que establezca el Grupo de Recaudo de la
DireccinFinanciera,encumplimientodelosestndaresdecobrodecarteradefinidosporla
UGPP
d) Los Coordinadores Jurdicos, Funcionarios Ejecutores y Coordinadores de Grupo
Financierodebernrealizarconciliacinmensualdelasobligacionesqueestnasucargo.De
ella se enviar certificacin suscrita por los funcionarios encargados de la Oficina Asesora
JurdicaylaDireccinFinancieradelaSededelaDireccinGeneral
e) Reportar mensualmente los casos de saneamiento de cartera parafiscal a la Oficina
AsesoraJurdicadelaDireccinGeneralparasuseguimientoycontrol
f)Lasdemsqueseannecesariaspordisposicindelaleyparaelcabalcumplimientodelos
procesosderecaudodelaporteparafiscalcondestinoalICBF.
CAPTULOIII.
PROCESODEPROMOCIN.
ARTCULO 9o. PROCESO DE PROMOCIN. El Grupo de Recaudo de la Direccin
Financiera de la Sede de la Direccin General, en coordinacin con las Direcciones
Regionales,determinarloscomponentesyaccionesdeorientacinyatencinalaportantey
aprobarconjuntamenteconlaOficinaAsesoradeComunicacionesyAtencinalCiudadano
los documentos o formatos que permitan materializar la aplicacin de las normas, la
orientacinylaasistenciaquerequieranlosaportantes.
CAPTULOIV.
COMPETENCIADELICBFPARAADELANTARELPROCESODEFISCALIZACINY
DETERMINACINDEDEUDA.
ARTCULO10.COMPETENCIADELICBF.ElICBFconservalacompetenciaparaculminar
los procesos de fiscalizacin y determinacin de la deuda iniciados con anterioridad a la
expedicin de la Ley 1607 de 2012, para lo cual actuar conforme a lo previsto en los
artculos 9o a 21 de la Resolucin 2868 de 2011 y con lo establecido en el Cdigo de
ProcedimientoAdministrativoydeloContenciosoAdministrativo,enlostrminosestablecidos
enelartculo22deestaresolucin.
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El ICBF continuar adelantando las acciones de cobro de la mora registrada de sus


aportantes, aplicando los estndares de proceso que fije la UGPP, en concordancia con el
pargrafo1odelartculo178 de la Ley 1607 de 2012 y lo dispuesto en el Decreto 3033 de
2013.
CAPTULOV.
CONTROLDELAADECUADA,COMPLETAYOPORTUNALIQUIDACINDEAPORTES
PARAFISCALESCONDESTINOALICBF.
ARTCULO11.CONTROLDELAADECUADA,COMPLETAYOPORTUNALIQUIDACIN
DEL APORTE PARAFISCAL CON DESTINO AL ICBF. El ICBF, en su condicin de entidad
Administradora del Sistema de la Proteccin Social y en cumplimiento de lo sealado en el
artculo 3o del Decreto 3033 de 2013, realizar el control de la adecuada, completa y
oportuna liquidacin y pago de las contribuciones parafiscales con destino al ICBF en los
procesos iniciados con posterioridad a la expedicin de la Ley 1607 de 2012 aplicando los
estndaresdeprocesosquefijelaUGPP.
A partir de las solicitudes de los aportantes y las entidades de control, o de los avisos de
incumplimientoenelpagodelaporteodelcobrodelamoraqueelICBFrecibaodetecte,se
procederaanalizarsiessimplementeunreportedenovedadlacualdeberactualizarseen
lossistemasderecaudo,yfinalizarelproceso.
Cuandolacomunicacinnocorrespondaalasnovedadesestablecidasenelartculotercero
(3) de la presente resolucin, y para los casos que el ICBF reciba o detecte, la Regional
deber verificar la exactitud y consistencia de la informacin contenida en las declaraciones
deautoliquidacindeaportes,delperiodoinformadoodetectado,solicitandoalaportantelas
explicaciones sobre las inconsistencias detectadas. De este proceso se emitir la respectiva
acta de verificacin, la cual ser puesta en conocimiento del aportante para que realice la
normalizacindelaporteencasodequenolohaga,seinformardeestehechoalaUGPP
respecto de los omisos e inexactos para que conforme con sus competencias, polticas,
estrategiasyprocedimientosadelantelasaccionesaquehubierelugar.
Enloscasosenquesedetectemora,dentrodelmessiguientealacertificacindenoingreso
de los pagos por los perodos establecidos en el acta de verificacin, el Servidor Pblico
responsable del rea de Recaudo deber proyectar la Resolucin de Cobro de la mora
registrada para que sea suscrita por el Director Regional en un lapso no mayor a cinco (5)
das,previocontroldelegalidademitidoporelCoordinadordelGrupoJurdicodelaRegional
yserealizarnlasactuacionesadministrativasrelativasalosrecursosprevistosenelCdigo
de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). Terminadas
estas actuaciones se entender constituida la cartera de la mora registrada por aportes
parafiscalesdel3%afavordelICBF.
Las regionales realizarn las gestiones tendientes a la verificacin y cobro de la mora,
priorizando las mayores cuantas y la antigedad. Se considera como menor cuanta los
valoresinferioresa4.3salariossmmlv.Lamismapriorizacinserealizarparalaverificacin
deomisoseinexactos.
ARTCULO 12. SOLICITUD DE DOCUMENTOS PARA VERIFICAR LA EXACTITUD Y
CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN CONTENIDA EN LAS DECLARACIONES DE
AUTOLIQUIDACINDEAPORTES.Pararealizarelprocesodeverificacinestablecidoenel
artculo 11 de la presente resolucin, los funcionarios de recaudo generarn comunicacin
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escrita de solicitud de documentos dirigida al aportante mediante correo certificado


consignando en ella de manera expresa, que dicha actuacin se ejecutar en cumplimiento
delcontroldelaadecuada,completayoportunaliquidacinypagodelosaportesparafiscales
con destino al ICBF sealada en el artculo 3o del Decreto 3033 de 2013, as como los
documentosnecesariospararealizarlaverificacinyelplazoparasuentrega,elcualserde
treinta(30)dascontadosapartirdeldasiguientealrecibodelacomunicacinigualmente
seleinformarqueelprocedimientotienecomopropsitoestablecerelvalordelosaportes
parafiscales adeudados al ICBF por causa de las inconsistencias detectadas, a efectos de
normalizar sus obligaciones mediante el uso de la Planilla de Autoliquidacin de Aportes
(PILA),yquelafaltaderespuestaocasionarelreportealaUGPP.Lacomunicacindeberir
firmadaporelCoordinadordelGrupoFinancierodelaRegional,yenelcasodelaRegional
Bogot,porelCoordinadordelGrupodeRecaudo.
PARGRAFO.Enelcasoenelqueelaportantesuministreinformacinincompletaocuando
laqueenvasiendotodalarequeridanecesiteexplicacionesodocumentosadicionales,esta
sesolicitaralaportante,quiencontarcon5dashbilesparasuentrega.
ARTCULO 13. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA VERIFICAR LA EXACTITUD Y
CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN CONTENIDA EN LAS DECLARACIONES DE
AUTOLIQUIDACIN DE APORTES 3%. El Asesor de Aportes solicitar los siguientes
soportes:
1. Certificado de existencia y representacin legal actualizado, expedido por la autoridad
competente. En el caso de las personas naturales, copia de la cdula de ciudadana o
extranjera.
2. Registro nicoTributario (RUT) y fotocopia de la cdula de ciudadana del representante
legaldelaempresa.
3.BalanceGeneralyEstadodeResultadosconauxiliaresa6dgitos,concortea30delmes
del periodo por verificar, firmados por el Representante Legal y Contador Pblico o Revisor
Fiscalsegndispongalaley.
4. Copia de las declaraciones de renta de las vigencias por verificar, con los respectivos
anexosdelasdeduccionessolicitadas.
5.Planillasmensualesdeautoliquidacindeaportesalaseguridadsocial(PILA).
6.Copiasdelasnminas.
7.Recibosdeconsignacindeaportesparafiscalesocomprobantesdepagoelectrnico.
8.Certificacindelcontadororevisorfiscalsobrelasvacacionespagadas,compensadasyde
salariointegraldecadaunodelostrabajadores,vigenciayfotocopiadelatarjetaprofesional
concertificacindeantecedentesdisciplinariosdequienexpidedichacertificacin.
9. Copia de los contratos de trabajo, pactos de desalarizacin, convenciones colectivas,
pactoscolectivosysimilares,segnseaelcaso.
10.Constanciaderenovacindelregistromercantil,enloscasosprevistosenlaLey1429de
2010.
PARGRAFO. Respecto de las entidades del sector pblico, no es procedente solicitar los
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documentos citados en el numeral 1 y ser optativo el requerimiento de los documentos del


numeral 3, pero se les deber solicitar, adicionalmente a los anteriores documentos, los
siguientes:
Resolucindenombramientoyactadeposesindelrepresentantelegal.
Ejecucin presupuestal de gastos de cada vigencia fiscal, al nivel ms detallado de
ejecucin.
Otrosdocumentosquepermitaninferirqueexistenpagossalariales.
ARTCULO 14. RESULTADO DEL PROCESO DE VERIFICACIN DE LA EXACTITUD Y
CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN CONTENIDA EN LAS DECLARACIONES DE
AUTOLIQUIDACIN DE APORTES. El servidor pblico una vez recibidos los documentos
solicitados al aportante, contar con mximo treinta (30) das para realizar la verificacin,
terminadosloscualesprocederadiligenciareldocumentodenominadoActadeVerificacin,
enelqueinformaralaportantelaconclusindelprocesoyloinvitaralanormalizacincon
el ICBF mediante el pago por el sistema PILA cuando haya lugar a ello. Adicionalmente,
informar al aportante que si pasados 30 das no se ha realizado el pago, el ICBF dar
traslado a la UGPP identificando plenamente la condicin de omiso o inexacto segn
corresponda, para que esta entidad, en ejercicio de las competencias y facultades
sancionatoriasestablecidasenlosartculos178,179delaLey1607de2012y50 de la Ley
1739de2014,realiceelprocesodeliquidacinoficialolaresolucindesancin.
Loshallazgosdelarevisindocumentalseconsignarnenelactadeverificacinquedeber
darseaconoceralaportante,encasodequequienatiendaelresultadodelarevisinnola
firme,sedejarconstanciaenlamismayseremitirporcorreo.
Si como resultado del control de la adecuada, completa y oportuna liquidacin de aportes
parafiscalescondestinoalICBFsecompruebaquenoexistedeuda,enelActadeVerificacin
se manifestar que el aportante se encuentra al da en el pago respecto de los periodos
verificados.Conbaseenesteresultado,elInstitutoexpedirlacertificacindepazysalvopor
losperiodosverificados.
PARGRAFO 1o. En cuanto a los aportantes que tengan cartera constituida por aportes
parafiscales a favor del ICBF, que se encuentren en etapa de cobro jurdico: Jurisdiccin
Coactiva,ConcursaluOrdinaria,elpazysalvodebersersuscritoporelCoordinadorJurdico
o el Funcionario Ejecutor de la Direccin Regional. En las Regionales que no cuenten con
funcionarioejecutorloharelFuncionarioEjecutordelaOficinaAsesoraJurdica.
PARGRAFO2o. El ICBF certificar la falta de ingreso del pago de normalizacin antes del
envoalaUGPP.Lacertificacinsolopodrseremitidaunavezpasadoelcierredeingresos
de SIIF Nacin del mes inmediatamente siguiente a la fecha en que se cumplan los 30 das
delplazootorgadoalaportantepararealizarelpagodenormalizacin.
PARGRAFO 3o. Cuando del proceso de verificacin de exactitud y consistencia, resulten
periodos con saldos a favor y periodos con saldo en contra del aportante, se dejar
constanciadeestehechoenelactadeverificacinyelaportantedeberrealizarlasolicitud
de devolucin de los mayores valores pagados, conforme al captulo VI de la presente
resolucin.
CAPTULOVI.
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DEVOLUCINDEMAYORVALORPAGADO.
ARTCULO 15. SOLICITUD. Para dar trmite a las reclamaciones de los aportantes por
mayores valores pagados por concepto de aportes parafiscales del 3% con destino al ICBF,
debe mediar solicitud escrita del aportante ante la Direccin Regional donde el aportante
tengaeldomicilioprincipal,estadebecontenerelvaloryelperiodosolicitadoendevolucin,
adjuntando los documentos solicitados en el art. 13 que permitan comprobar el mayor valor
pagado,dentrodeltrminodedos(2)aoscontadosapartirdelmomentoenquerealizel
pagopormayorvalor.
ARTCULO 16. TRMITE Y DECISIN. El encargado de las funciones de recaudo en la
Direccin Regional solicitar al Asesor de Aportes, realizar el proceso de verificacin de la
exactitud y consistencia de la informacin suministrada por el aportante de acuerdo con los
artculos11a14delapresenteresolucinyemitirelActadeVerificacin.
EmitidaelActadeVerificacin,elDirectorRegional,medianteresolucinmotivada,ordenar
elpagodelvaloradevolverqueaparezcaestablecidoenella.Sidelaverificacindeexactitud
y consistencia resulta que no existe mayor valor pagado, tambin mediante resolucin se
resolvernoreconocerlareclamacin.Encasodequeelresultadofinaldelaverificacinsea
unvalorapagarafavordelICBF,seprocederdeacuerdoconloestablecidoenelartculo
14delapresenteresolucin.
En el evento en que el aportante no adjunte con la solicitud de devolucin los documentos
definidospararealizarelproceso,estossernrequeridosporescritodentrodelos(10)diez
das siguientes a la fecha de radicacin de la solicitud para que los allegue en un trmino
mximodeun(1)mes,luegodelcualseconsiderarquehadesistidodesupeticinysele
informar al respecto mediante resolucin motivada de acuerdo con lo establecido en el
artculo17 de la Ley 1755 del 2015. El peticionario podr solicitar antes del vencimiento del
plazoconcedidolaprrrogadelmismohastaporuntrminoigual.
PARGRAFO1o.Cuandoelaportantetengaobligacionesporaportesparafiscalesafavordel
ICBF se expedir la resolucin de devolucin, ordenando suspender el giro de los recursos
hastatantosenormalicelaobligacinoseautoricelacompensacinasolicituddelaportante.
PARGRAFO2o.Cuandoserealicensolicitudespordevolucindemayoresvaloresdespus
detranscurridoslosdos(2)aosdehaberserealizadoelpagoenexceso,inmediatamentese
devolverladocumentacinalpeticionarioindicandoqueelmediodecontrolparaestetipode
actuacioneseselestablecidoparalareparacindirectayyaseencuentracaducado.
CAPTULOVII.
PROCEDIMIENTOSESPECIALESDEACCIONESPARAELREPORTEDEINFORMACINY
DEACUERDOCONLOSESTNDARESALPROCESODECOBRODELACARTERA
DETERMINADOSPORLAUGPP.
ARTCULO17.REPORTESDEINFORMACIN.Laactualizacindelosdatosdeubicacin
y contacto de aportantes, el reporte consolidado y desagregado de cartera parafiscal y el
avisodeincumplimientoenelpagodelaporte,seejecutarnconformeconloestablecidoen
losestndaresalprocesodecobrodelacarteradeterminadosporlaUGPP.Contalpropsito
el Grupo de Recaudo de la Direccin Financiera consolidar y trasmitir la informacin
requeridadeltotaldelasRegionales.
PARGRAFO. El envo de las actas de verificacin a la UGPP de que habla el inciso e) del
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artculo6odelapresenteresolucinserealizarunavezalmes,elltimodahbildeeste,
deacuerdoconlosparmetrosdefinidosporella.
CAPTULOVIII.
FORMACINDEEXPEDIENTES,CONTROLES,EVALUACINYOTRASDISPOSICIONES.
ARTCULO 18. EXPEDIENTES. De conformidad con las normas del Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se formar un solo
expediente con todos los documentos que sirvieron de fundamento para la verificacin del
correcto pago de aportes parafiscales y control de la adecuada, completa y oportuna
liquidacinypagodelascontribucionesparafiscalescondestinoalICBF,segnlasnormasy
procedimientosprevistosenelAcuerdo005de2013delArchivoGeneraldelaNacin,laLey
594de2000ylaAplicacindeTabladeRetencinDocumentalyOrganizacindeArchivosde
GestinenelICBF.
ARTCULO19.CONTROLES.ElGrupodeRecaudodelaDireccinFinancieraylaOficina
Asesora Jurdica, en lo que respecta a sus competencias, establecern los controles
administrativos necesarios y puntos de verificacin de la informacin que garanticen la
correcta aplicacin de esta resolucin y de los procedimientos internos de ella surgidos sin
perjuiciodelascompetenciasasignadasalaOficinadeControlInterno,segnloestablecido
enlaLey87de1993.
ARTCULO20.RESPONSABILIDAD.Entodocaso,paradarcumplimientoaloprevistoen
esta resolucin, el seguimiento, control y evaluacin sern responsabilidad de los Directores
Regionales.
ARTCULO 21. VIGENCIA. La presente resolucin rige a partir de su publicacin en el
DiarioOficial.
ARTCULO 22. DEROGACIONES. Dergase todas las disposiciones internas que sean
contrariasaestaresolucin,enespeciallaResolucin327del1997.LaResolucin2868 de
2011quedarvigentedeformatransitoriaynicamenteensusartculos9oa21, hasta que
setermineelinventariodeprocesosiniciadosantesdelavigenciadelaLey1607de2012.
DadaenBogot,D.C.,a18deenerode2016.
LaDirectoraGeneral,
CRISTINAPLAZASMICHELSEN.

DisposicionesanalizadasporAvanceJurdicoCasaEditorialLtda.
"FondoNacionaldelAhorro"
ISBN[Entramite]
ltimaactualizacin:6deAbrilde2016

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