Manual de Usuario Sisgedo 1.5 PDF

Manual de Usuario SisGeDo 1.5.
MANUAL DE USUARIO
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIA
SisGeDo 1.5.0
Introduccin
El Sistema de Gestin Documentaria - SisGeDo 1.5.0 es una aplicacin WEB desarrollada por el
Gobierno Regional Lambayeque para efectuar el registro, control y seguimiento detallado y
estricto de todos los expedientes que se procesan en la Institucin, tanto externos como
internos.
El presente documento constituye una gua prctica para que los usuarios accedan a los servicios
del SisGedo en las mejores condiciones, que les permita navegar y acceder a los registros para
almacenarlos o consultarlos con facilidad.
El sistema est diseado en un entorno grfico web permitiendo un manejo fcil y amigable al
usuario, as como la posibilidad de ser accedido desde cualquier pc con acceso a internet.
Concepcin del sistema
La operatividad del sistema ha sido estructurada de la siguiente manera:
Expedientes en Proceso
Todos aquellos expedientes que se encuentran registrados o recibidos en una
dependencia u oficina y estn a la espera de ser atendidos.
Expedientes por Recepcionar
Todos aquellos expedientes que han sido derivados de una oficina a otra y se encuentran
pendientes de ser recepcionados o recibidos por esta ltima. Una vez recibidos estos
expedientes pasan a estar en el estado de Expedientes en Proceso.
Expedientes Archivados/Procesados
Todos los expedientes que ya se han atendido y por tanto han pasado a ser archivados.
Esta estructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es decir
controla cuales y cuantos son los expedientes que un usuario u oficina tiene en proceso, por
recepcionar y archivados.
Opciones generales
Los diversos mdulos y pantallas del sistema se componen de objetos y pginas web cuyas
caractersticas de operacin son las mismas, por tanto a continuacin detallamos algunos
controles y formas de operacin que se aplicarn para cualquier mdulo donde estos se
presenten.
Gobierno Regional Lambayeque/SGRI
Manual de Usuario SisGeDo 1.5.0
Pestaa o solapa principal.

Haga clic en la pestaa o
solapa principal para ver el sub
Men. Cada solapa tiene su
propio submen.
Men principal
submen
Web Inicio. Desde
donde se encuentre,
haga clic en este link
para ir a la pgina
principal.
Identificacin del usuario

en el sistema. Si es un
visitante se le identifica
como ANONIMO
Pantalla y operadores de bsqueda

Aparecen en las ventanas de bsquedas y son los que acompaan a los criterios de bsqueda.
Grilla y componentes principales

La grilla es un objeto del sistema que se carga para mostrar registros de datos. Esta aparece en
todas las opciones del sistema permitiendo efectuar bsquedas y dar mantenimiento a los datos.
La
siguiente imagen muestra una grilla.
Paginacin
Es comn ver en las grillas el control de
pginas esta se muestra en la parte
izquierda superior e inferior de la grilla.
Haga clic sobre el nmero para ir a la
pgina directamente. Tambin tiene las
opciones anterior y siguiente.
Campo check de
seleccin del registro,
Haga clic para
seleccionar.
Cuando un registro
esta seleccionado,
ste cambia de color
tal como se muestra
en la figura. Clic sobre
el check seleccionado
deshace la seleccin.
Ttulo
de
los
campos
Usted
puede ordenar la
columna que desea
al dar clic en el ttulo
del
campo
que
desea ordenar.
El
primer clic ordena en
forma ascendente, el
segundo en forma
descendente.
Botones de control Para

efectuar operaciones con
los registros del grid
Nmero de registros
por pgina
En la parte derecha
superior e inferior de
la grilla el sistema
muestra el nmero de
registros que se esta
visualizando.
Leyenda de datos intermitente

Para las grillas en las que aparece Leyenda en la parte inferior izuierda.
Ubique el Mouse sobre este link y aparecer la leyenda de datos en el
centro de la grilla brindando informacin importante, tal como se muestra
en la siguiente imagen.
Calendario
Este elemento se muestra en los campos tipo fecha de los formularios de registro. Usted lo
identifica con el siguiente icono:

Haga clic sobre este icono para mostrar el calendario tal como se muestra en la siguiente
pantalla:
Este calendario permite la seleccin de un dato tipo fecha, solo haga clic sobre el da y el sistema
seleccionar la fecha. Tambin puede cambiar el mes y ao solo haga clic sobre el campo
correspondiente.
Control Buscar
En algunas pantallas de ingreso y edicin de datos, aparece este control Buscar.
Control Buscar
En este control, usted puede registrar directamente el cdigo si lo conoce, puede seleccionar el
dato desde el combo o tambin puede dar clic en el icono para buscar ms detalladamente. Al
dar clic en este icono, segn el dato que est ingresando, presentar la siguiente ventana.
Campo check
de seleccin de
registro
Botones de
control, para
Aceptar el dato
seleccionado o
Cancelar y cerrar
la ventana sin
devolver ningn
dato.
Luego de ubicado el dato registro en esta ventana, se selecciona mediante un clic en el campo
check, luego al dar clic en el botn Aceptar, el cdigo del registro seleccionado es pasado a la
pantalla de edicin que llam a la ventana de bsqueda, quedando de la siguiente manera.
Ingresando al Sistema
Para ingresar al sistema, luego de iniciar su navegador de internet preferido, debe digitar la
siguiente direccin URL en la barra de direcciones.
URL: www.regionlambayeque.gob.pe
Y luego elegir el apartado INTRANET. Y se selecciona la aplicacin SISGEDO
Otra forma de ingresar al sistema es digitando la siguiente direccin URL en el navegador:

URL: www.regionlambayeque.gob.pe/sisgedo
Usuario Visitante
La primera pantalla que muestra el sistema al ingresar es la siguiente:
Ingreso para
usuarios
registrados
Bsqueda por nmero de registro

del expediente
Buscar su Expediente aqu
A esta pantalla del sistema tiene acceso cualquier usuario visitante de la web que desee consultar
el estado de su expediente.
Si usted conoce el nmero de registro de su expediente, podr digitarlo en el cuadro de texto
correspondiente y obtener el trmite y estado actual de su expediente.

Si por alguna razn no cuenta con el nmero de registro de su expediente puede buscar su
expediente teniendo en cuenta otros parmetros, para esto ingrese al link Buscar su expediente
aqu y le presentar la siguiente pantalla.
Aqu podr elegir los parmetros que usted crea conveniente y luego de presionar BUSCAR el
sistema mostrar una lista de los expedientes que se ajustan a sus requerimientos.
Para ver su trmite
Para seleccionar el registro que desea
En esta lista de registros usted deber seleccionar el expediente deseado y luego dar clic en el
botn ver trmite y obtendr el trmite de su expediente.
Usuario Registrado
Para ingresar al sistema como usuario registrado, en la primer pantalla principal del sistema debe
dar clic en el link Ingresar al Sistema, luego de lo cual el sistema le pedir sus datos de ingreso
correspondientes.
El escritorio de trabajo para usuarios registrados es el siguiente:
Iconos de acceso directo

para ingresar rpidamente
a las opciones ms usadas
del sistema

Las opciones ms usadas se encuentran en forma de iconos de acceso directo.
Esta opcin es la misma del sub men En proceso del men Expedientes.
En esta opcin tendr acceso y se mostrar todos los expedientes en proceso que tiene el
usuario. Luego de dar clic en el icono correspondiente se mostrar la siguiente pantalla de
bsqueda de expedientes.
En esta pantalla podr digitar el nmero de registro de expediente que est buscando o puede
elegir el usuario del cual desea ver sus expedientes en proceso. El Sistema solo le permitir
efectuar alguna operacin con estos expedientes siempre y cuando estn en su poder; es decir
slo podr visualizar que expedientes tienen en proceso otros usuarios de su misma oficina, pero
no podr efectuar ninguna operacin con stos.
Si usted desea procesar un expediente que fue adjuntado a otro, debe colocar el nmero de
registro que contiene al expediete deseado y dar click en el Check ver adjuntados, esto le
permiti procesar por separado cualquier expediente adjuntado.
Si desea ver todos los expedientes en Proceso que se encuentran en su oficina, en el combo debe
seleccionar la opcin Todos.
Por defecto el sistema muestra su Nick o nombre de usuario para que al presionar en el botn
BUSCAR le muestre slo sus expedientes en proceso en la siguiente pantalla.
Los expedientes que se muestran en un fondo de color verde, nos indica que ya han sido
derivados y hace falta que sean recepcionados, los dems los tenemos en proceso y debemos
efectuar la operacin correspondiente con ellos.
Las operaciones que podemos efectuar con estos registros se efectuar mediante la siguiente
barra de botones.
Editar
Luego de seleccionar un registro mediante activar el campo check de la parte izquierda, usted
podr editar el registro con el fin de corregir algn dato mal ingresado. Esto ser solo posible s y
solo s usted ha registrado el expediente, de lo contrario el sistema le impedir efectuar cualquier
modificacin.
Detalle
Si los datos que se muestran en la grilla no son suficientes, usted podr ver todos los campos y
detalles del expediente con este botn, previa seleccin del registro que desea.
Buscar
Al dar click en este botn mostrar la misma pantalla inicial de bsqueda que se muestra cuando
se ingresa a la opcin de Expedientes en Proceso, que ya ha sido explicada al inicio de este
apartado.
Derivar
Con esta opcin podr derivar sus expedientes a otras oficinas que crea conveniente. Luego de
seleccionado el registro o registros que desea derivar y dar click en este botn, se le mostrar la
siguiente pantalla.
10
En la parte superior de esta pantalla aparecen los datos del expediente que ha seleccionado de
manera no editable, con el fin de asegurarse que es el expediente que usted desea derivar.
En la parte inferior, el sistema mediante campos y objetos editables le solicita el destino o
destinos que tendr este expediente.
Usted debe seleccionar la forma del expediente que derivar, si es el original o una copia del
expediente; luego la dependencia a la cual derivar el expediente, sta podr seleccionarla
directamente del combo o mediante la ventana de bsqueda al presionar el icono de bsqueda.
Este objeto con su ventana de bsqueda se explica en el apartado OPCIONES GENERALES en el
tema Objeto Bsqueda.
En el campo detalle podr ingresar si as lo desea algn detalle del destino al que deriva del
expediente. Este campo por lo general deber ingresarse el dato correspondiente cuando usted
derive un expediente a la oficina de Gestin Documentaria con el fin de que este expediente sea
tramitado fuera de la institucin. En este campo podr detallar el destino de su expediente.
Finalmente en el campo Acciones debe indicar las acciones que deber efectuar con el expediente
la oficina destino a la cual deriva el expediente.
Luego de ingresados los datos antes mencionados, debe dar clic en el botn Aadir para que se
aada un registro de derivacin al expediente. No obstante estos registros an no se graban en
la base de datos hasta que presione el botn Grabar Derivaciones.
11
Grabar Derivaciones,
con el que grabar en la
base de datos, las
derivaciones efectuadas
al expediente.
Aadir, con
este botn va
aadir
derivaciones a
la
pequea
lista
que
aparece en la
Limpiar, con
este
botn,
limpiar
o
dejar
en
blanco todos
los
campos
solicitados.
Luego de efectuar las derivaciones correspondientes, presione el botn Grabar Derivaciones

para su grabacin en la base de datos.
Se le mostrar la siguiente pantalla.
Explorar expedientes en proceso.

Se mostrar la pantalla inicial de
bsqueda de expedientes en proceso
en la cual podr establecer los
parmetros correspondientes.
Terminar Derivacin
de expediente. Le
devolver a la pantalla
de la grilla con sus
expedientes en proceso.
12
Archivar
Esta opcin le servir para archivar sus expedientes que ya los ha atendido. Luego de seleccionar
el registro o registros que desea archivar, se le presenta la siguiente pantalla.
En la parte superior se muestra la lista de registros que sern archivados y en la parte inferior, el
sistema le solicita el archivador donde archivar el expediente y las ltimas acciones tomadas al
archivar.
Los archivadores debe crearlos en el men principal Catlogos y sub men Archivadores.
Eliminar Derivacin
Con esta opcin podr eliminar las derivaciones grabadas equivocadas. Luego de seleccionar solo
los expedientes derivados, dar clic en este botn y mostrar el siguiente mensaje.
Si confirma mediante aceptar que est seguro de la eliminacin de estas derivaciones, el sistema
eliminar solo las derivaciones seleccionadas.
13

Adjuntar
Esta opcin le sirve cuando desea adjuntar uno o varios expedientes en otro. Esto se efecta
para aquellos expedientes que se relacionan con otros, permitiendo as que se efectan las
operaciones solo ya en el expediente contenedor de todos.
Luego que ha seleccionado los registros que desea adjuntar y dar clic en el botn, el sistema
presentar la siguiente pantalla.
En la parte superior muestra la lista de registros que se van a ajuntar y en la parte inferior el
sistema le solicita el registro del expediente hacia el cual sern adjuntados los expedientes; as
mismo si lo desea puede registrar las acciones tomadas con los expedientes, luego procede a
grabar esta operacin.
Nuevo Expediente
Con esta opcin podr ingresar un nuevo expediente al sistema para efectuar el trmite
correspondiente.
Nuevo Expediente
Al dar clic en esta opcin se mostrar la siguiente pantalla solicitndole los datos necesarios para
su nuevo expediente.
14

Algunos datos necesarios entenderlos y a tener en cuenta en esta pantalla son los siguientes:
En la seccin ORIGEN DEL EXPEDIENTE debe seleccionar si su expediente es interno o externo;
as mismo si es de tipo Personal. Usted podr notar que segn lo que elija los datos siguientes
solicitados son activados, desactivados por ejm. Por ejm. En la pantalla anterior, el orgen del
expediente es interno, por tanto los campos Dependencia, Firma y Cargo no son editables ya que
el sistema los asigna automticamente segn el usuario que est ingresando los datos. Si no es
un expediente personal el sistema coloca el nombre del jefe o representante de la oficina,
asumiendo as que el expediente que se ingresa, es institucional pertenece a la oficina, por lo
tanto quien firma es el jefe de la oficina.
Por otro lado, si selecciona el check indicando que es un expediente personal, el sistema
cambiar los datos de quien Firma y el Cargo, colocando all los datos correspondientes al
usuario que ingresa el expediente, tal como muestra la siguiente figura.
Es importante que usted se asegure que estos datos, tanto cuando se trata de un expediente
personal como un expediente institucional, sean los correctos, de lo contrario comunique al
administrador del sistema.
En la pantalla que se muestra a continuacin se ha activado el origen del expediente como
externo.
15

Vemos ahora que los datos solicitados por el sistema cambian, ahora el sistema solicita la
Dependencia, el Detalle, quien Firma y el Cargo de quien firma. Entonces estos datos
ahora ya, cuando el expediente es externo, es necesario ingresarlos.
En el campo Detalle puede digitar algunos datos adicionales o detalles de la dependencia orgen
del expediente.
En la seccin Datos del Expediente, considere tambin que segn el origen que ha elegido, el
sistema asignar el nmero correlativo de los expedientes segn su tipo. Es decir, si usted indica
que el expediente que est ingresando es de origen interno, el sistema asignar el nmero
correlativo en forma automtica segn el tipo de expediente que seleccione, de la misma manera
ser si el expediente es de origen interno y a la vez de tipo personal.
El sistema controla de forma automtica los nmeros correlativos de los expedientes segn su
tipo. La primera vez que seleccione un tipo de expediente, el sistema le asignar el nmero 1,
solo en esta ocasin usted podr cambiar este nmero para indicarle al sistema qu nmero le
corresponde generar en ese tipo; a partir de ese momento el sistema lleva el control de los
correlativos de ese expediente y ya no se le permitir modificar. Por lo tanto asegrese bien del
nmero correlativo que le corresponde ingresar la primera vez segn su tipo de expediente
elegido.
En esta misma pantalla de ingreso del expediente, existe la seccin Destino(s) - Derivacin del
expediente donde usted podr, si lo desea, derivar su expediente en el mismo momento que lo
est registrando. Por lo tanto al dar por registrado su expediente ya aparecer como derivado.
Expedientes Por Recepcionar
Expedientes Por Repcepcionar
16

Esta opcin es la misma del sub men Por Recepcionar del men Expedientes.
Aqu usted podr visualizar y recepcionar los expedientes que han sido derivados a su usuario u
oficina. Al dar clic en esta opcin se presenta la siguiente pantalla.
Recepcionar, para
dar por recibido a
los
expedientes
previamente
seleccionados.
Buscar, para buscar un

expediente
por
recepcionar.
Una vez que ha seleccionado los registros que desea recepcionar, debe dar clic en el botn
Recepcionar y aparece la siguiente pantalla.
En esta pantalla debe verificar la lista de registros que sern recepcionados, luego de lo cual
presiona el botn Grabar Recepcin para recibirlos y estos expedientes pasarn a estar en sus
expedientes En Proceso.
Si desea Buscar un expediente por recepcionar en especial, puede dar clic para establecer los
parmetros apropiados de bsqueda.
17

Expedientes Archivados / Procesados
Expedientes Archivados /
Procesados
Esta opcin es la misma del sub men Archivados del men Expedientes.
Aqu usted podr visualizar los expedientes archivados / procesados por usted y su oficina. Al dar
clic en esta opcin se presenta la siguiente pantalla.
En esta pantalla debe seleccionar el usuario y el archivador de los cuales desea visualizar los
expediente archivados. Luego debe dar clic en el botn Buscar y aparece la siguiente pantalla.
18
Todos los expedientes archivados/procesados (se incluyen aqu los que han sido adjuntados a
otro expediente) se muestran en esta lista.
Si desea devolver a EN PROCESO algn expediente debe seleccionarlo luego dar clic en la opcin
Devolver a En Proceso y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.
Si usted confirma el proceso, los expedientes seleccionados pasan a estar nuevamente en el

estado EN PROCESO.
19

Buscar
Seleccione esta opcin para buscar expedientes segn diversos parmetros de bsqueda. Al dar
clic se mostrar la siguiente pantalla que pertenece al submen Expedientes del men principal
Buscar.
20
Al establecer los parmetros adecuados segn lo que requiera, el sistema efectuar la consulta y
mostrara la lista correspondiente de los expedientes que se ajusten a sus requerimientos.
En esta pantalla de resultados, podr elegir el expediente que desee y visualizar su trmite y
situacin actual, al presionar en el botn Ver Trmite.
Cambiar contrasea
Cambiar contrasea
21

Cada usuario que se registra en el sistema, para su acceso se le asigna una contrasea la cual es
usuario.
Luego que este usuario nuevo ingresa al sistema, debe cambiar su contrasea de acceso en esta
opcin, con el fin de asegurar sus datos y que su cuenta de usuario no pueda ser usada por otras
personas.
Al dar clic en esta opcin se presenta la siguiente pantalla.
En esta pantalla muestra los datos personales correspondientes al usuario, los que slo podr
visualizarse. Como usuario usted debe asegurarse que estos datos se encuentren registrados
correctamente, de no ser as comunquese con el Administrador del Sistema.
En la seccin Datos de la cuenta, usted podr modificar su password o contrasea y luego dar
clic en el botn Actualizar para grabar los cambios efectuados.
Una vez efectuada esta operacin, su prximo ingreso al sistema debe ser con su nueva
contrasea.
Men Catlogos
En este men, podr registrar y controlar sus Archivadores, Tipos de expedientes, Formas de
recepcin y Tipos de Prioridades segn las opciones del submen que elija.
22

El manejo de todos estos sub mens es el mismo. Al dar clic en cualquiera de ellos aparece
primero la pantalla de bsqueda, luego de lo cual, si lo desea establece algunos parmetros de
bsqueda o los deja en blanco y presiona Buscar; aparece la pantalla con la lista de todos los
registros grabados. En esta lista ya podr editar eliminar o ingresar nuevos registros.
Archivadores
En esta opcin podr crear sus archivadores que son necesarios en la opcin Archivar de los
Expedietes en Proceso en los cuales proceder a Archivar sus expedientes ya atendidos o
procesados.
Al dar clic en esta opcin, aparece la siguiente pantalla.
Si deseamos agregar un nuevo Archivador, debe dar un clic en la opcin Nuevo Archivador,
entonces se presenta la siguiente pantalla, donde deber ingresar los datos solicitados.
Como puede notar, debe indicar si el archivador a crear es un archivador personal o institucional,
el sistema muestra automticamente la oficina donde se crea el archivador. Usted debe ingresar
la Descripcin o Nombre del archivador y el periodo al que pertenece.
Luego debe presionar en el botn Registrar para que el archivador quede grabado y pueda ser
usado al momento de archivar expedientes.
23

Tipos de Expedientes
En esta opcin registrar y controlar todos los tipos de expedientes que se usen en el sistema.
Formas de Recepcin
En esta opcin se registran las formas de recepcin de los expedientes.
Tipos de Prioridades
En esta opcin controlar los tipos de prioridades que se establecer para cada expediente
registrado.
Men Reportes
Debe elegir este men para imprimir o visualizar reportes.
sistema presenta la siguiente pantalla.
Al dar un clic en esta opcin, el
En esta pantalla, en la parte derecha usted debe seleccionar el reporte que desea, luego de lo
cual el sistema en la parte derecha le mostrar o solicitar los parmetros para dicho reporte. En
estos parmetros, usted debe ingresar los parmetros que desee y luego presionar en el botn
Imprimir para obtener su reporte.
24
Una vez que se encuentra en la ventana previa del reporte, puede dar clic en el icono de la
Impresora para imprimir su reporte.
Men Administracin
A este men tiene acceso slo quien es el Administrador del Sistema.
contiene son los siguientes:
Los sub mens que
Dependencias Externas
Para efectuar el registro y control de las dependencias externas desde donde proceden
expedientes hacia la institucin.
Dependencias Internas
Para el registro y control de todas las dependencias internas u oficinas de la institucin.
Usuarios
En esta opcin se registra y controla a los usuarios que tienen acceso al sistema.
Correlativos
Esta opcion es manejada por el administrador del sistema para el mantenimiento de correlativos.
Bloqueos
Esta opcin permite al administrador del sistema bloquear o presentar un mensaje a una
dependencia o a un usuario especfico
Entidades
Para el registro y control de Entidades.
Salir del Sistema
25
Salir del Sistema
Para salir del sistema o finalizar sesin, debe dar clic en cualquiera de estas opciones.
Comunicacin con el Administrador del Sistema Web
Para cualquier sugerencia, duda o crtica constructiva, puede comunicarse directamente con el
Administrador del Sistema Web SisGeDo.
Para comunicacin con el

Administrador del Sistema Web.
Al dar clic en el link, el sistema presenta la siguiente pantalla.
26
Aqu debe ingresar los datos solicitados y presionar el botn Enviar. Su mensaje ser recibido
por el Administrador y recibir la respuesta correspondiente.
27

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Botones de control Para

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Otra forma de ingresar al sistema es digitando la siguiente direccin URL en el navegador:

Bsqueda por nmero de registro

Buscar su Expediente aqu

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Para ver su trmite

Para seleccionar el registro que desea

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El escritorio de trabajo para usuarios registrados es el siguiente:

Iconos de acceso directo

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Luego de efectuar las derivaciones correspondientes, presione el botn Grabar Derivaciones

Explorar expedientes en proceso.

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Expedientes Por Repcepcionar

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Buscar, para buscar un

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