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REGLAMENTO

Comit de

CONVIVENCIA

LABORAL

Reglamento
Comit de Convivencia Laboral
1.OBJET IVO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
El Comit de Convivencia Laboral tiene por objetivo canalizar con objetividad y
transparencia, todo tipo de quejas que tiene como origen una conducta de acoso laboral
para poder recomendar las medidas que debe adoptar cualquier empleado del Club y el
establecimiento de las medidas correctivas contra el autor del acoso laboral segn
disposiciones legales. Dicho Comit procurar proteger la intimidad, honra, salud
mental y la libertad de los empleados promoviendo el trabajo en condiciones dignas y
justas, la armona y el buen ambiente ocupacional para todos los empleados del Club.
2. DE LA CONFORMACIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
Hasta las elecciones correspondientes del ao 2014, el Comit de Convivencia Laboral
estar compuesto por cinco (5) representantes del empleador y cinco (5) de los
trabajadores, con sus respectivos suplentes, dos (2) de la sede Llanogrande y tres (3) de la
sede Medelln.
Despus de dicha fecha el Comit de Convivencia Laboral estar compuesto por dos (2)
representantes del empleador y dos (2) de los trabajadores, con sus respectivos suplentes.
3. OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
Los miembros del Comit de Convivencia Laboral debern:
a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas.
b) Cuando un miembro del Comit no pueda asistir a las reuniones, debe excusarse
vlidamente con por lo menos veinticuatro (24) horas de anticipacin y entregar carta al
Presidente informando las causas de su ausencia. Adicionalmente, debe informar al
suplente para que asista en su reemplazo y debe presentar la prueba de la oportunidad con
que inform al suplente para que asistiera a la reunin. Una vez informado el suplente y si
este no pudiere asistir, tambin deber entregar carta al Presidente informando las
causas para no asistir.
c) Mantener bajo estricta confidencialidad la informacin que conozcan en ejercicio de sus
funciones.
d) Suscribir la clusula de confidencialidad correspondiente.
e) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comit.
f) Asumir los compromisos de capacitacin necesarios para el buen desempeo de sus
funciones.
g) Llevar a cabo las tareas encomendadas por el Comit.
4. INHABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
Siempre que uno o varios miembros del Comit consideren que existe algn factor que
impide su actuacin con la autonoma e imparcialidad necesarias, deber manifestarlo a
los dems miembros del Comit, para que estos se pronuncien al respecto.

Tambin se pueden recibir quejas de personas distintas a los miembros del Comit,
sobre la inhabilidad de alguno de sus miembros, exponiendo los motivos que afecten la
autonoma o la imparcialidad de alguno para decidir en un caso concreto de actuacin
del Comit. Dicha queja se recibir por el formato de quejas, diligenciado en la parte
de sugerencias.

En caso de que la inhabilidad sea aceptada por la votacin de la mayora de los miembros
del Comit, se designar al o los suplentes y lo convocar la Secretara del Comit.
Respecto de las quejas por hechos que presuntamente constituyan conductas de acoso
laboral, los trabajadores podrn presentar las quejas ante el inspector de trabajo de la
Direccin Territorial donde ocurrieron los hechos o ante el Comit de Convivencia Laboral.
5. CAUSALES DE RET IRO DE UN MIEMBRO DEL COMIT DE CONVIVENCIA
LABORAL
Son causales de retiro de los miembros del Comit de Convivencia Laboral, las siguientes:
a) La terminacin del contrato de trabajo.
b) Haber sido sujeto de la imposicin de sancin disciplinaria por falta grave, como
trabajador.
c) Haber violado el deber de confidencialidad como miembro del Comit.
d) Faltar a ms de dos (2) reuniones consecutivas sin justificacin vlida.
e) Incumplir en forma reiterada las otras obligaciones que le corresponden como miembro
del Comit.
f) La renuncia presentada por el miembro del Comit.
La decisin de retiro en los casos b, c, d y e, debe ser estudiada y adoptada por los miembros
del Comit.
Para el reemplazo de un representante de los trabajadores, ya sea principal o suplente, se
realizar nuevamente las elecciones en la forma que rezan las normas legales.
6. REEMPLAZOS T EMPORALES Y DEFINIT IVOS
Los representantes, tanto del empleador como de los empleados, debern tener suplentes
designados en la forma prevista en las normas legales, los cuales, sern convocados por los
principales, en las ausencias vlidas y ellos estarn actuando como principales en dicho
Comit.
Cuando se retira un principal, el suplente pasar a ser principal y el suplente vacante se
elegir como lo determinen las normas legales.
7. ELECCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
a) En caso de requerirse la convocatoria de nuevos miembros representantes de los
trabajadores, ya sean principales o suplentes, estos se elegirn de acuerdo con las normas
legales o en un trmino no mayor a un mes de conocida la vacante. Los de mayor nmero
de votos sern principales hasta completar la cantidad aprobada de miembros, los
siguientes sern suplentes hasta igualmente completar la cantidad aprobada de
miembros.
Si no se consiguiera el nmero suficiente para conformar los miembros para el Comit de
Convivencia Laboral, se realizar nuevamente la votacin y, si persisten las vacantes,
se actuar conforme las normas legales lo permitan.

b) Para la convocatoria de nuevos miembros representantes del empleador, ser de


acuerdo a lo que determine la Gerencia General del Club.
8. FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
Una vez elegidos los miembros del Comit, se proceder a la instalacin formal del
Comit, y de dicha instalacin se dejar constancia en un acta, de igual manera, en este
acto constarn los siguientes puntos:

a) Nombramiento del Presidente y Secretario del Comit.


b) Firma de clusulas de compromisos de confidencialidad y reserva.
c) Definicin de fechas de reuniones segn la periodicidad legal.
d) Aprobacin del reglamento de funcionamiento del Comit de Convivencia Laboral.
e) Los otros temas que los miembros quieran tratar y que se aprueben con la mitad ms uno
de los votos asistentes.
La instalacin del Comit debe informarse a toda la comunidad laboral por los medios
masivos que se posea en el Club al momento de la divulgacin.
9. FUNCIONES DEL PRESIDENT E
a) Convocar a los miembros del Comit a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
b) Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinmica y eficaz.
c) Tramitar ante la administracin del Club, las recomendaciones aprobadas en el Comit.
d) Gestionar ante la Gerencia General del Club, los recursos requeridos para el
funcionamiento del Comit.
Los miembros que consulten el archivo, debern diligenciar la planilla de registro donde se
informe la fecha, miembro del Comit, nmero de acta consultada, motivo, etc.
La planilla para el registro ser elaborada por la Secretaria del Comit, en donde debe
incorporarse los elementos mnimos de control para las consultas.
10. SECRETARIA DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
El Comit de Convivencia Laboral deber elegir entre sus miembros un Secretario, por
mutuo acuerdo, quien tendr las siguientes funciones:
1. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las
situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan.
2. Enviar por medio fsico o electrnico a los miembros del Comit la convocatoria realizada
por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el da, la hora y el
lugar de la reunin.
3. Citar individualmente al comit a cada una de las partes involucradas en las quejas, con
el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.
4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de
establecer compromisos de convivencia.
5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentacin soporte y velar por la
reserva, custodia y confidencialidad de la informacin.
6. Elaborar el orden del da y las actas de cada una de las sesiones del Comit.
7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comit a las diferentes
dependencias del Club.
8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al
cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas de
las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern presentados a la
Gerencia General del Club.
11. CAPACITACIN PARA LOS MIEMBROS DEL COMIT
Cada vez que al Comit se integre un nuevo miembro, ste deber recibir la capacitacin
respectiva para asegurar su idneo desempeo dentro del rgano y ser coordinada con la
Gerencia de Talento Humano del Club en un termin inferior a un mes. Las dems
capacitaciones sern analizadas por el Presidente del Comit para su aprobacin.
Para efectos del cumplimiento de sus funciones, el Comit podr solicitar apoyo a

especialistas en diferentes disciplinas, tales como psicologa y derecho, entre otros,


garantizando en todo caso, la confidencialidad de los temas all tratados mediante la
suscripcin de las clusulas contractuales correspondientes, de acuerdo con el literal b)
artculo 8 del presente reglamento.
12. T IPO DE REUNIONES DEL COMIT
Las reuniones se clasificarn de la siguiente manera:
a) Reuniones ordinarias:
Las celebradas mediante convocatoria previa, una vez cada tres meses.
b) Reuniones extraordinarias:
Cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervencin podr ser
convocada por cualquiera de los miembros del Comit a travs del presidente del comit.
El Comit sesionar con la mitad ms uno de sus integrantes.
13. ACTAS
De cada reunin se elevar un acta en la cual se sealar la naturaleza de la reunin, la
fecha y lugar de reunin y los asuntos tratados. Toda acta deber ser firmada por los
miembros del Comit que asistieron a la reunin correspondiente.
Para la conservacin de las actas se implementar un archivo confidencial especial que
ser de libre consulta para los miembros del Comit. Este archivo se encontrar bajo la
custodia de Secretara del Comit.
Los miembros que consulten el archivo, debern diligenciar la planilla de registro donde se
informe la fecha, miembro del Comit, nmero de acta consultada, motivo, etc.
La planilla para el registro ser elaborada por la Secretaria del Comit, en donde debe
incorporarse los elementos mnimos de control para las consultas.
14. DE LAS FUNCIONES DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
1. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que
puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan.
2. Examinar de manera confidencial los casos especficos o puntuales en los que se formule
queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al
interior del Club.
3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron
lugar a la queja en la reunin programada para dicho fin.
4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dilogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solucin efectiva de las
controversias.
5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y
promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la
confidencialidad.
6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la
queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las
recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comit de Convivencia
Laboral, deber remitir la queja a la gerencia general de la empresa, cerrar el caso y el
trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el
juez competente.
8. Presentar a la gerencia general del Club, las recomendaciones para el desarrollo
efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, as como el informe
anual de resultados de la gestin del comit de convivencia laboral y los informes
requeridos por los organismos de control.

9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comit de


Convivencia a las dependencias de gestin del recurso humano y salud ocupacional.
10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas
de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern
presentados a la Gerencia General del Club.
Para poder establecer si la queja encaja dentro de acoso laboral, el Comit podr apoyarse
en el concepto del asesor jurdico o un experto.
Si la conclusin del Comit es que el asunto no corresponde a la legislacin sobre acoso
laboral, as se lo har saber al interesado mediante escrito confidencial.
Si por el contrario, la conclusin es que el asunto encaja dentro de la temtica del acoso
laboral, el Comit deber pasar a la siguiente etapa del trmite, que es la correspondiente
a la verificacin de los hechos.
De todas formas el Comit deber verificar la informacin de la queja, revisando si las
conductas encajan en lo previsto en los artculos 2 7 de la ley 1010 de 2006.
15. RECEPCIN DE LAS QUEJAS
El Comit recibir las quejas interpuestas por los empleados del Club, a travs del
diligenciamiento del formato diseado para tal efecto, depositado en el buzn ubicado en
las porteras, lugar donde puede reclamar el formato.
16. ASPECTOS PROBATORIOS
Los miembros del Comit deben realizar actividades tendientes a verificar, con las pruebas
del caso, las circunstancias en que los hechos han ocurrido.
Las sesiones probatorias debern adelantarse haciendo saber, tanto al trabajador que
presenta la queja, como al presunto acosador, que este es un escenario en el que en
primera instancia se pretenden construir soluciones negociadas para lograr un buen
ambiente laboral en el Club.
Las pruebas podrn ser recopiladas con el diligenciamiento de documentos que dejen el
testimonio de las partes.
17. SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS POR LAS PART ES
INVOLUCRADAS EN EL SUPUESTO ACOSO LABORAL
El comit dar seguimiento a los compromisos y podr hacerse a travs de una comisin
que ste determine para el caso y con las respectivas pruebas.

18. DECISIONES DEL COMIT


El Comit adoptar en principio decisiones con el voto de la mitad ms uno de los
asistentes; sin embargo, en caso de un empate, se llamarn durante la misma sesin a
dos miembros suplentes del Comit, uno del representante del empleador y otro de los
empleados, si estos votos no dirimen el empate, se proceder a otro sistema de
votacin.
Los miembros del Comit debern construir la frmula conciliatoria o la decisin que
juzguen adecuada para superar las situaciones que fueron sometidas a su
consideracin, y comunicarla por escrito a las partes; as como a las autoridades
competentes del Club, cuando fuere el caso.

El Comit tendr un trmino mximo de dos meses para responder a una queja por
acoso laboral, contados a partir de la fecha en que la misma fue presentada.
Para tomar las decisiones los miembros del comit de convivencia debern:
a) Escuchar con empata sin juzgar a priori.
b) Investigar los hechos para comprender el problema.
c) Ser paciente, no acelerarse.
d) Generar confianza, guardar la confidencialidad.
e) Ser imparcial, sin ser indiferente.
f) Ser neutral y transparente segn las reglas establecidas.
g) Saber aliviar las tensiones.
h) Fomentar la creatividad en las soluciones.
i) Conocer la cultura de la organizacin y los temas de que trata el conflicto.
j) Ser aceptado por todas las partes.
19. PERIODO DE LOS MIEMBROS
Los miembros del Comit de Convivencia Laboral tendrn un periodo de dos aos a partir
de la instalacin del Comit y estos solo podrn ser reelegidos por una sola vez de manera
consecutiva.
20. GENERALES
Todas las dems decisiones que se deban tomar y que no se encuentren especificadas en
ste reglamento, sern tomadas con la mitad ms uno de los asistentes.
Cuando el reglamento este contrario a la ley, se tendr observancia slo sobre la ley o la
normatividad vigente.
21. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
El presente Reglamento rige a partir de su aceptacin y podr modificarse con la
intervencin de los miembros del Comit mediante decisin adoptada a travs de una
reunin especial.
Aprobado en Medelln, diciembre 4 de 2012