Control Interno Auditoria

INDICE
PA
GINA
1.- INTRODUCCION
1
2.-
OBJETIVOS
1
2.1.- OBJETIVO GENERAL..
1
2.2.- OBJETIVO ESPECIFICO .
1
3.- EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA..

3.1.- IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
2
2
4.- ELEMENTOS PARA EL CONTROL INTERNO .

4
5.- NORMAS DEL CONTROL INTERNO
9
5.1.- RECOMENDACIONES
10
6.-
CONTROL DE INVENTARIO
12
7.- INVENTARIO FSICO.

13
8.- VENTAJAS DEL CONTROL INTERNO ..
14
CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

9.-
CONCLUSIN
15
10.-
BIBLIOGRAFA
17
11.- ANEXOS.
18
1.- INTRODUCCION
A travs de este trabajo, desarrollaremos una visin de la normatividad y
proceso referente a Auditora en el ciclo de inventario y almacenaje,
observaremos los objetivos y alcances de la Auditora dentro de las empresas;
por medio de dicha visin crearemos las bases para un anlisis del estudio de
la Auditora como herramienta administrativa y financiera para encontrar
errores, fraudes en las empresas y diferentes entes econmicos.
2.- OBJETIVO GENERAL
El objetivo principal del presente trabajo es proporcionar informacin sobre
el control de inventarios, a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero
sencilla, que permita llevar a cabo la planeacin y la maximizacin de
utilidades dentro de la empresa.
2.1.- OBJETIVOS ESPECIFICOS
Materia: Auditoria Operativa.
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Determinar si la valuacin del inventario y el costo de ventas se obtuvieron con
mtodos apropiados.
Comprobar la veracidad administrativa de los registros, de los programas
que soportan a los inventarios y al costo de ventas.
Integridad de los inventarios
Examinar el control interno
Examinar el riesgo de fraude.
3.- EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA

El motivo y base fundamental de toda empresa comercial es la compra
venta de bienes o servicios. Para las que manejan inventarios de mercancas,
el control, registro y valuacin de los mismos es uno de los ms difciles retos al
que deber enfrentarse y resolver el contador. En este tipo de empresas,
las cuentas relacionadas con los inventarios pasan a ser las ms importantes y
de los resultados que proporcionen las operaciones realizadas con los bienes
que representan depender el xito o fracaso del objetivo de toda empresa
comercial: obtener beneficios. En las grandes empresas donde los inventarios
son voluminosos y representan cifras millonarias, suele recurrirse a un
especialista
en anlisis y diseo de
sistemas y procedimientos para
que
planifique los sistemas de controles y registros de inventarios, pero en las

pequeas y medianas empresas esa tarea se acostumbra encomendrsela al
contador, adems de responsabilizarle sobre la valuacin de los inventarios.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios
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son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas
exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios.
3.1.- importancia del control interno de los inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios
son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas
exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. El control interno es
aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificacin
automtica que se producen por la coincidencia de los datos reportados por
diversos departamentos o centros operativos. El control interno es de
importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto
asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los
fraudes, eficiencia y eficacia operativa.
El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos
los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el
fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos
contables.
El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la Administracin a
alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de
excelencia en la prestacin de sus servicios.
Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la
organizacin con el fin de:
Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.
Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de
las operaciones financieras.
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Asegurar el cumplimiento de las polticas normativas econmicas de la
entidad.
Evaluar el desempeo de
todas
las
divisiones
administrativas
funcionales de la entidad.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la
micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros
fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil
pero tediosa tarea.
Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor ser la importancia de un
adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no
necesita de un sistema de control complejo.
Pero cuando tenemos empresas que tienen ms de un dueo, muchos
empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueos pierden control
y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deber ser
sofisticado y complejo segn se requiera en funcin de la complejidad de la
organizacin.
Con la organizacin de tipo multinacional, los directivos imparten rdenes hacia
sus filiales en distintos pases, pero el cumplimiento de las mismas no puede
ser controlado con su participacin frecuente. Pero si as fuese su presencia no
asegura que se eviten los fraudes.
Entonces cuanto ms se alejan los propietarios de las operaciones mas es
necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.
4.- ELEMENTOS PARA EL CONTROL INTERNO

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
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Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no
importando cual sistema se utilice.
Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de
material.
Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de
artculos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de
manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como
en precios. Esto no es difcil de obtener, pues hoy en da, el costo de una
computadora personal ya est al alcance de cualquier pequea empresa.
Deben efectuarse conteos fsicos, peridicos y sistemticos del 10% de
los productos almacenados y cotejar los resultados.
Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas
al almacn, informes de recepcin para las mercancas compradas e
informes
de produccin para
las
fabricadas
por
la empresa.
Las
mercancas saldrn del almacn nicamente si estn respaldadas por

notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente
autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado.
Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de
deterioros fsicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las
mismas el personal de almacn debidamente autorizado.
Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de informar sobre la existencia
de mercancas deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de no
mezclar los inventarios de nuestra propiedad con las mercancas recibidas
en consignacin o en depsito.
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y
procedimientos de
embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao
descomposicin.
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Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso
a los registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de
alto costo unitario.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de
dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con
eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.
Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con
charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles
sobre los resultados de los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y
sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organizacin.
Conformar los inventarios fsicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera
que se eviten los robos.
Realizar entrega de
mercancas
nicamente
con
requisiciones
autorizadas.
Proteger los inventarios con una pliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este
integrado
computacionalmente
con
el
contable,
debe
efectuarse
diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos

reportados por el almacn y los registrados por contabilidad.
Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas
de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperacin
antes faltante o deterioros por negligencia.
El almacn debe contar con la relacin de cargos y nombres de las
personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de
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los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y
despachos a terceros.
Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar
firmado por la persona que entrega y por la que recibe.
Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacn,
ni estos, tener acceso a los mismos.
Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de
existencia de u artculo para poder servir con regularidad los pedidos que
realicen los clientes.
Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el
espacio del almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin
del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No
obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en una poca
determinada, se aumente la cantidad mxima.
Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que
controlan los inventarios, al observar que algn artculo est llegando al
lmite mnimo de existencias, cubrir una solicitud de compras y se le
enviara al Jefe de Almacn. Este le devolver una copia debidamente
firmada
para
su
correspondiente archivo y
comprobara
la
cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la solicitud de

compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran
con la existencia real.
Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha
aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener
disponibilidad
de
espacio
para
su
almacenamiento.
Al
llegar
las
mercancas las pasara, contar o medir, segn los casos, y pasara al

departamento de compras el informe de recepcin de mercancas. Este
departamento comprobara si los datos suministrados en el informe estn
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de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad
entre ambos dar su aprobacin a la factura y la pasara al departamento
de contabilidad el cual aadir al importe de la factura, todos
los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por
artculo.
Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas
clases de ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son
servidas de inmediato o bien quedan a disposicin del cliente el cual
indicara la fecha en que debemos envirselas. En estos casos, aunque la
mercanca no haya salido del almacn, se dar de baja en nuestras
disponibilidades. Es decir estarn en existencias pero no disponibles. El
Departamento de ventas pasara informacin al encargado del registro de
control de inventarios para que la operacin sea anotada en la columna de
cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las
mercancas al cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque
salen mercancas, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue
regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
Salida de mercancas del almacn: El control de salida de inventarios
del almacn debe ser sumamente estricto. Las mercancas podrn salir del
almacn nicamente si estn respaldadas por las correspondientes notas
de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente
autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado. El problema
de la salida de mercancas del almacn no radica solamente en el control
de las mismas sino en cmo determinar su valor. El lgico suponer que si
un artculo fue dado entrada al almacn a un costo de Bs. 10 por unidad,
deberemos valorar su salida a ese mismo precio de costo de Bs. 10, pero
en la prctica es normal que un mismo artculo haya sido dado entrada a
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diferentes precios de costo pues al adquirirlos en distintas fechas o a
diversos proveedores, los costos de un artculo pueden ser variables.
5.- NORMAS DEL CONTROL INTERNO
Llevar un control de inventario por clase y por

rengln, en tarjetas o electrnicamente.
Extremar
medidas
de
precaucin
contra
los
robos
daos,
responsabilizando al Jefe de Almacn.
Recepcin de mercancas por almacn, donde se verifican los pesos,

medidas, cantidades y especificaciones.
Ingreso de mercanca al sistema por personal distinto al almacn e

inmovilizacin
de mercanca sin
su
respectiva documentacin de
salida,
despacho o requisicin emitido por personal autorizado.
Realizar conteos peridicos de la mercanca e investigar los faltantes y

fallas encontradas.
El descarte de mercanca por daos sufridos debe tener la aprobacin de

un superior.
Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables por la empresa, deben

ser controlados con igual rigor que la mercanca corriente.
Debe realizarse una correcta planificacin de los inventarios a realizar y a

su vez llevarlos a cabo con personal no vinculados al rea a auditar y
previamente instruido.
Crear formatos a utilizar con antelacin e inmovilizar todas las actividades

que impliquen el contacto y traslado de mercanca.
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Existen negocios en los que se han implementado el uso de cmaras,
vigilantes, costosos sistemas de cmputo, etc. El mejor control sin lugar a duda
es aquel que le llamaremos "democrtico": el costo del material faltante se
reparte entre las personas que tengan acceso al rea de almacn, resultando
ser prcticamente todo el personal. Pero esto no puede llevarse a cabo si no
tenemos conocimiento de si en realidad nos falta o no material, es decir, sin
registros de control, por lo que el acceso al almacn debe ser restringido a una
o dos personas como mximo y solo debe entrar ms personal cuando sea
necesario llevar a cabo inventarios fsicos.
Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o prdidas. Debe
destinarse un rea especfica para guardar las mercancas.
5.1.- Recomendaciones:
La persona del almacn debe contar, medir y pesar todos los productos
recibidos, asi como comparar los documentos con la mercanca fsica.
Los almacenes tienen
que
ofrecer seguridad y encontrarse
limpios y
ordenados.
Los Submayores de inventario del rea contable deben estar al da.
El almacn tiene que informar las existencias de cada producto en todos

los modelos e entradas y salidas, despus de anotados estos movimientos y
dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con as de los Submayores
de Inventario, localizndose inmediatamente las diferencias detectadas.
Cuando
el programa automatizado
contable
el
del Control
de
inventarios no estn integrados, se ejecutar Cuadre Diario en Valores por el

rea de Contabilidad.
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El almacn debe contar con listados de los cargos y nombres del personal
con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado
a solicitar u ordenar la entrega de productos.
Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos peridicos de los

productos almacenados, sistemtica y mensualmente y cuando estos chequeos
arrojen diferencias sistemticas, realizarse un inventario general anual.
El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de

Responsabilidad del material por la custodia de los bienes materiales y en caso
de faltantes o prdidas, aplicrseles dicha responsabilidad.
Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se

elaborarn
los
expedientes
inmediatamente,
tramitndose
correspondientes
y
aprobndose
y
dentro
se
de
contabilizarn
los
trminos
establecidos.
Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los

almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la
entrega de stas.
En el caso de detectarse diferencias fsicas entre lo facturado por ventas

de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los
expedientes de faltantes correspondientes.
Debe existir un control eficaz de los tiles y herramientas en uso y stos

verificarse sistemticamente; elaborndose en caso de detectarse faltantes o
sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizndose
correctamente y aplicndose la responsabilidad material.
El personal del almacn no puede tener acceso a los registros contables,

ni a los Submayores de Control de Inventarios.
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El rea Contable tiene que revisar los precios y clculos de los productos
recibidos.
Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse

separadamente y activarse las gestiones para su eliminacin.
6.- CONTROL DE INVENTARIO
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a
muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control
sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los
distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde
el procedimiento para
desarrollar presupuestos y pronsticos
de
ventas
produccin hasta la operacin de un sistema de costo pro el departamento de

contabilidad para la determinacin de costos de los inventarios, constituye el
sistema
del control
interno de
los
inventarios,
las
funciones
generales
son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin,

embarques y contabilidad.
Hoy en da, a que los registros y controles de los inventarios se suelen llevar
aplicando sistemas computarizados, que son ms fiables, pocas empresas
paralizan sus operaciones una vez al ao para la toma de inventarios, pues es
ms confiable y se detecta mejor cualquier anomala si estos se realizan en
forma continua durante todo el ao. Permtame sugerirle: ordene que se tome
inventario fsico:
7.- INVENTARIO FSICO
Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de
la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En
realidad, el inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales
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existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de
existencias o en el banco de datos sobre materiales.
El inventario fsico es importante por las siguientes razones:
1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias del

sistema y las existencias fsicas (cantidad real en existencia).
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables,

en valores monetarios.
3. Proporciona
la
aproximacin
del
valor
total
de
las
existencias
(contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo

al cierre del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:
1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
trascrito en el libro de inventario, conforme a la legislacin.
2. El inventario significa la suma de aquellos artculos tangibles de propiedad
personal los cuales estn disponibles para la venta en una operacin
ordinaria comercial y estn en un proceso de produccin para tales ventas.
As como estarn disponibles para el consumo corriente en la produccin de
bienes y servicios disponibles para la venta.
8.- VENTAJAS DEL CONTROL INTERNO
La cuenta de inventarios es generalmente el de mayor significacin dentro del
activo corriente, no solo en su cuanta, sino porque de su manejo proceden las
utilidades de la empresa; de ah la importancia que tiene la implantacin de un
adecuado sistema de control interno para este rengln, el cual tiene las
siguientes ventajas:
a) Mantener el mnimo de capital invertido.

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b) Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades

excesivas.
c) Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos.
d) Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas.
e) Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios.
f) Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

Debido a que aun en los mejores sistemas existen discrepancias entre lo que
existe fsicamente y lo que el krdex o el sistema computarizado indican que es
necesario efectuar inventarios fsicos a fin de comparar ambas cantidades.
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a
muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control
sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los
distintos procesos de inventarios.
Una amplia y veraz informacin contable es de suma importancia para la buena
marcha
de
la
empresa.
Algunas
empresas
han
experimentado
serias
dificultades por una deficiente informacin de sus inventarios. En algunos

casos, han invertido en mercancas cantidades irrazonables de su capital de
trabajo, al vencer los giros, que avalaban las compras innecesarias se han visto
obligadas a declararse en atraso de pagos e inclusive, en algunos casos, han
sufrido de los efectos desastrosos de la accin de embargo por falta de pago de
sus obligaciones. Por otra parte, contrariamente algunas empresas por falta de
informacin, se ha permitido que los inventarios estn por debajo de las
cantidades
mnimas requeridas para el
normal
funcionamiento
de
las
empresas, en consecuencia, no ha sido posible servir a tiempo los pedidos de

los clientes y se ha perdido la venta y el cliente.
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El registro, control y valorizacin de los inventarios suelen causar al
contador problemas difciles de resolver, especialmente en las pequeas y
medianas empresas donde predomina la filosofa de que el costo del control
debe ser menor al valor de lo controlado.
9.- CONCLUSIN
El sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los
ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y
la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las
actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse
en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles
internos en sus operaciones, conducir a conocer la situacin real de las
mismas, es por eso, la importancia de tener una planificacin que sea capaz de
verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin sobre
su gestin.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las
exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos
los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen
dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad
de afinar su funcionabilidad dentro de la organizacin.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los mismos son
el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas
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exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un
buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo fsico de los inventarios, por lo menos, una vez al ao, no importando
cual sistema utilice.
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de
almacenaje.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o
descomposicin.
4. Permitir el acceso al inventario, solamente al personal que no tiene acceso a
los registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto
costo unitario.
6. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de
dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas.
7. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso
el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.
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10.- BIBLIOGRAFA
1.- DAMASO A, Toribio y otros. "Curso de Contabilidad para el segundo
nivel". Editorial Damasy, 2001.
2.- MEIGS
&
MEIG. "Contabilidad,
la
base
para
las
decisiones
gerenciales", Editorial Mc Graw Hill, 1997, Octava Edicin.

3.- MARCO
ANTONIO
DELL`AGNOLO, Webpage:
www.monografias.com "Costos de inventarios, planificacin de stocks y

aprovisionamiento"
4.- CATCORA, F. "Sistemas y procedimientos contables", Primera edicin
(1996), Editorial Mc Graw Hill, Venezuela
5.- HOLMES, A. "Auditorias, principios y procedimientos", Editorial Limusa, Mxico.
6.- MEIGS, W. LARSEN. "Principios de auditoria", Editorial Diana, Mxico (1994).
7.- REDONDO, A. "Curso prctico de Contabilidad General", Dcima Edicin, Editorial Centro Contable
Venezolano, Venezuela.
8.- POCH, R. "Manual de control interno", Editorial Gestin 2000, Segunda edicin, Barcelona, Espaa.
9.- LEONARD, W. "Auditora Administrativa", Evaluacin de mtodos y eficiencia administrativa, Editorial Diana,
Mxico.
ANEXOS
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HOSPITAL
UNIVERSITARIO
JAPONES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR:MMR
APROBADO:
ALM-V.1-002/12
DIRECCION ADMINISTRATIVA SERVICIO DE ALMACEN

PROCESO ADMINISTRATIVO DE ALMACENES
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INGRESO DE MATERIALES A ALMACEN
El realizar un control adecuado del ingreso de los materiales a almacn, nos demuestra una
adecuada gestin administrativa, para acceder a esto se deber proceder de la siguiente
manera:
DESCRIPCION
El Encargado del Departamento de Compra pasa al Encargado del Servicio de Almacn

la orden de compra emitida por el hospital,( ya que es el documento autorizado para la
compra del bien o servicio), Solicitud de Compra, Ejecucin de gasto y/o presupuesto
asignado, Porpuesta del proveedor adjudicado.
1. Proveedor se presenta en Almacn en la fecha acordada llevando el pedido solicitado

de acuerdo a detalle del original de la orden de compra y original de la factura.
Acompaando adems la entrega con los documentos de respaldo exigidos por la
Institucin para todo ingreso:
a) El Encargado de Almacenes y el jefe de la unidad solicitante en base a la

documentacin ya indicada, procedern a una revisin minuciosa de esta
documentacin y mercadera recibida, asimismo se verificara si esta coincide
con el requerimiento solicitado y lo ofertado por el proveedor.
b) Si hubiera diferencias en la documentacin o la mercadera recibida, de
forma inmediata se proceder a su rechazo.
c) En caso de no haber observaciones, el encargado de la unidad solicitante
deber aceptar la mercadera entregada por el proveedor, y junto al almacen
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emitirn el documeto de conformidad. firmando el Encargado de Almacn la
Nota de Entrega respectiva.
d) Realizado este proceso, el encargado de almacenes deber registrar el
ingreso de la misma en el sistema, para esto deber ingresar
i. Al modulo de Almacen.
ii. La opcin transacciones
iii. Entrada de compras
iv. Y proceder a ingresar el material ingresado
i.
ii.
iii.
iv.
v.
d) Se deber tomar en cuenta en el momento del ingreso de estos

materiales, datos como:
La cantidad recibida,
Precio con factura,
Marca, modelo Ofertada
Fecha de vencimiento,
Numero de lote
e) Posteriormente deber imprimir la Nota de Entrada respectiva a
Almacenes, posterior mente proceder a hacerla firmar y adjuntar la
misma a la documentacin de compra respectiva.
HOSPITAL
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JAPONES

ELABORADO POR:MMR
Pgina 19
APROBADO:
ALM-V.1-001/12

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS
Para un mejor control sobre la solicitud de compra de materiales y suministros para la Unidad
de Almacn, se establece el siguiente procedimiento:
DESCRIPCION
1 La Unidad solicitante elabora Carta de justificacin para la autorizacin del inicio de
proceso de compra.
2 La Unidad solicitante elabora la solicitud de compra de materiales, con el precio de
referencia y las especificaciones tcnicas de los suministro, imprime el formulario y
firma el jefe de servicio.
3 La Unidad solicitante se apersona a la Unidad de Almacenes con el formulario preimpreso
de Solicitud de Compra de Materiales, de los insumos y suministros que requiere.
4 El responsable de Almacenes, previamente proceder a verificar la existencia o no del
material solicitado en el stock del almacn.
5 Si verificara la no existencia de este en el stock, proceder sellar la solicitud de compra de
materiales con SIN EXISTENCIA,
HOSPITAL
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ELABORADO POR:MMR
Pgina 20
APROBADO:
ALM-V.1-003/12

PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE MATERIALES CON NOTA DE REMISION
Para Tener un adecuado control del ingreso de materiales y suministros con nota de
remisin al almacn, se deber proceder de la siguiente manera:
DESCRIPCION
1. El Encargado del Departamento de Compra pasa al Encargado del Servicio de Almacn
la orden de compra emitida por el hospital,( ya que es el documento autorizado para la
compra del bien o servicio), Solicitud de Compra, Ejecucin de gasto y/o presupuesto
asignado, propuesta del proveedor adjudicado.
2. El Proveedor se presenta en Almacn en la fecha acordada y efecta la entrega parcial del
pedido solicitado en la orden de compra, portando:
Nota de Remisin
Fotocopia de la orden de compra.
El da que se completa el pedido se recibe la factura.
3. Encargado de Almacn comunica a Responsable de la unidad solicitante la llegada del

material solicitado, para que conjuntamente hagan la recepcin y verificacin fsica de los
materiales e insumos.
4. Encargado de Almacn saca de archivo la orden de compra para cotejar conjuntamente
con Responsable de la unidad los materiales e insumos que se detallan en la Nota de
remisin, anotando en la orden de Compra los montos parciales entregados para control de
Almacn sobre saldos.
5. Encargado de Almacn procede conjuntamente con Responsable de la unidad a verificar el
pedido de materiales e insumos de acuerdo a documentos::
Cantidad
Nmero de Lote
Vencimientos de cada lote
Aspectos fsico qumicos.
Si todo esta conforme ingresan estos al almacn, caso contrario no se recepciona el
pedido.
6. Encargado de Almacn registra en el SIAF para registrar los medicamentos e insumos ,
siguiendo los siguientes pasos:
i. Selecciona el Modulo de Almacn
ii. Selecciona Transacciones
iii. Selecciona Entrada de Compra
iv. Tipo de Solicitud, presiona Nuevo
v. Selecciona clase de nota Nota de ingreso con Nota de Remisin
Pgina 21

vi. Ingresa a la opcin Nuevo del sub-men de registro presiona icono, se le
despliega una pantalla para realizar el ingreso de los datos del material y/o
insumos descritos en la factura :
vii. Selecciona fecha
viii. En el campo documento de respaldo coloca el nmero de la Nota de
Remisin
ix. En observaciones digita los datos importantes que se requieren para
respaldo de comprobante en Contabilidad
x. Presiona enter en la columna del cdigo de medicamentos. Desplegndose
una pantalla donde:
xi. Ubica el producto
xii. Introduce la cantidad
xiii. Fecha de vencimiento
xiv. Nmero de lote
xv. Graba
Registrado el ingreso de los bienes en el sistema imprime la nota de entrada por compra
con nota de remisin, una vez se haya completado la entrega genera automticamente el
Documento de Recepcin Oficial de Bienes (3 copias).
7. Encargado de Almacn en seal de conformidad entrega una copia del Documento
Recepcin Oficial de Bienes a Proveedor, la segunda copia se queda para Archivo de
Almacn junto a fotocopia de la factura, nota de entrada y orden de compra. El original del
Certificado de Conformidad, nota de entrada, nota de remisin y original de la factura se
adjunta al proceso de compra y es entregado a contabilidad, quedando la Orden de
Compra original con saldos en el archivo de pendientes hasta completarse el pedido.
8. Encargado de Almacn mediante registro lleva la documentacin de respaldo para adicionar
al proceso de compra en Contabilidad
9. Contabilidad mediante registro recepciona la documentacin de Almacn (Certificado de
Conformidad, nota de ingreso y Nota de Remisin), verificando sta en el sistema, si todo
esta conforme adjunta al proceso de compra
10. Contabilidad al da siguiente genera un comprobante contable devengado del ingreso
parcial de medicamentos e insumos
HOSPITAL
UNIVERSITARIO
JAPONES

ELABORADO POR:MMR
APROBADO:
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ALM-V.1-004/12

PROCEDIMIENTO DE MATERIALES DE DONACION
Para proceder a regularizar el ingreso de materiales por concepto de donacin, se deber

proceder de la siguiente manera:
DESCRIPCION
1. Almacn recibe del donantes documento que respalda la donacin y solicita la presencia
del Comit de Donaciones para que efecten la recepcin
2. Comit de Donaciones en base a documento que respalda la donacin realiza la recepcin
y verificacin fsica de los productos donados.
3. Comit de Donaciones coteja el Documento presentado por el donador y verifican:

cantidad, calidad, vencimientos y aspectos fiscos qumicos. y realiza el ingreso de
materiales e insumos donados a Almacn.
4. Responsable de Almacn procede a registrar el material donado en el sistema para los cual
sigue los siguientes pasos:
Ingresa al modulo de Almacn del SIAF, a la opcin Transacciones
Seleccionar el Almacn correspondiente Donaciones
En la opcin de Clase de Nota, seleccionar la opcin Entrada y la clase de nota
Donaciones, elige la opcin Nuevo.
Verifica y registra los datos en la nota de entrada:
Elige fuente de financiamiento
Selecciona actividad o programa
Verifica Proveedor
Introduce en observaciones glosa
Introduce nmero de documento de respaldo
En observaciones digita los datos importantes que se requieren para respaldo
de comprobantes de Contabilidad
Ubica el producto
Introduce la cantidad
Fecha de vencimiento
Nmero de lote
Graba
Registrado el ingreso de los bienes en el sistema imprime la nota de entrada para
adjuntar a la documentacin respaldatoria
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5. Responsable de Almacenes una vez registrado el ingreso de los materiales e insumos
donados generando la Nota de Entrada por Donacin y el documento de conformidad,
luego procede a almacenarlos en los estantes de dispensacin, colocando en cada uno de
ellos la Ficha logstica, la que sirve para clasificarlos como donaciones y alertar sobre
vencimientos:
6. Responsable de Farmacia una vez almacenados los medicamentos e insumos
donados archiva el Documento de respaldo de la Donacin ingresada.
Este presente instructivo deber aplicarse de acuerdo a lo establecido.
HOSPITAL
UNIVERSITARIO
JAPONES

ELABORADO POR:MMR
APROBADO:
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ALM-V.1-006/12

PROCEDIMIENTO DE TRASPASO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS A OTRO ALMACEN
Para un mejor control sobre el movimiento de los materiales y suministros entre los diferentes
almacenes a SUB ALMACENES, se deber tener en cuenta el siguiente procedimiento:
DESCRIPCION
1. El responsable de Almacn, luego de haber efectuado el ingreso conjunto de los materiales

e insumos a Almacn General por solicitud expresa del encargado del sub almacn,
efectuara el traspaso de insumos al Sub almacn.
2. El encargado de Almacn deber ingresar al sistema SIAF,
i. al modulo de Almacn,
ii. a transacciones
iii. a Registro de Notas
iv. Seleccionar el Almacn
v. La Clase de nota, en este caso especifico traspaso a sub almacen
3. El encargado de Almacn una vez realizado el traspaso de insumos al sub almacn,
entregara a la responsable del sub almacn toda documentacin respaldatoria del traspaso
de la compra (orden de compra, nota de entrada, Documento Recepcin Oficial de Bienes
y una fotocopia de la Factura correspondiente). Debiendo quedarse con una copia de toda
la documentacin, la cual deber estar firmada por el responsable del sub almacn, como
constancia de la entrega realizada.
4. Posteriormente el responsable de Almacn archiva toda la documentacin de respaldo.
Pgina 25

Control Interno Auditoria

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INDICE

3.- EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA..

4.- ELEMENTOS PARA EL CONTROL INTERNO .

7.- INVENTARIO FSICO.

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

Materia: Auditoria Operativa.

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

3.- EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA

sistemas y procedimientos para

planifique los sistemas de controles y registros de inventarios, pero en las

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

4.- ELEMENTOS PARA EL CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

mercancas saldrn del almacn nicamente si estn respaldadas por

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos

Materia: Auditoria Operativa.

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la solicitud de

mercancas las pasara, contar o medir, segn los casos, y pasara al

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

5.- NORMAS DEL CONTROL INTERNO

Llevar un control de inventario por clase y por

responsabilizando al Jefe de Almacn.

Recepcin de mercancas por almacn, donde se verifican los pesos,

Ingreso de mercanca al sistema por personal distinto al almacn e

despacho o requisicin emitido por personal autorizado.

Realizar conteos peridicos de la mercanca e investigar los faltantes y

El descarte de mercanca por daos sufridos debe tener la aprobacin de

Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables por la empresa, deben

Debe realizarse una correcta planificacin de los inventarios a realizar y a

Crear formatos a utilizar con antelacin e inmovilizar todas las actividades

Materia: Auditoria Operativa.

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

Los almacenes tienen

ofrecer seguridad y encontrarse

Los Submayores de inventario del rea contable deben estar al da.

El almacn tiene que informar las existencias de cada producto en todos

inventarios no estn integrados, se ejecutar Cuadre Diario en Valores por el

Materia: Auditoria Operativa.

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos peridicos de los

El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de

Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se

Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los

En el caso de detectarse diferencias fsicas entre lo facturado por ventas

Debe existir un control eficaz de los tiles y herramientas en uso y stos

El personal del almacn no puede tener acceso a los registros contables,

Materia: Auditoria Operativa.

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben controlarse

desarrollar presupuestos y pronsticos

produccin hasta la operacin de un sistema de costo pro el departamento de

son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin,

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias del

2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables,

(contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo

a) Mantener el mnimo de capital invertido.

CONTROL INTERNO OPERATIVO AL INVENTARIO

b) Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades