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FICHE TECHNIQUE

La conduite de runion

1- La conduite de runion : un savoir tre avant tout,


2- Conduire une runion : contenu, organisation,
animation, objectifs,
3- Les types de runion,
4- Quelques techniques appliquer.

Lentreprise ne dpend que des


hommes qui la compose

1 La conduite de runion : un savoir tre avant tout


La conduite de runion est avant tout bas sur le savoir tre !
Chacun de nous traite linformation diffremment. Chacun peroit la ralit depuis sa fentre , partir de son propre
systme de fonctionnement crbral. Aussi, il est particulirement important de bien apprhender son propre mode de pense
et celui des autres pour viter les incomprhensions.
Il existe 4 types de profil :
Lesprit rationnel : analytique et bas sur les faits.
La conduite de runion lamnera se poser la question du contenu : quoi ?
Lesprit pratique : directif, planificateur, organisateur et bas sur les dtails de laction.
La conduite de runion lamnera se poser la question de lorganisation : comment ?
Lesprit communicatif : social, motionnel, empathique et bas sur les sentiments.
La conduite de runion lamnera se poser la question de lanimation : qui ?
Lesprit imaginatif : conceptuel et bas sur lavenir.
La conduite de runion lamnera se poser la question des objectifs : pourquoi ?
Dans une relation, il est important de se connatre soi mme mais aussi de savoir comment fonctionne les autres pour que le
dialogue, la runion trouve son sens.

2 Conduire une runion : contenu, organisation, animation, objectifs


Conduire une runion revient fonctionner en cerveau total c'est--dire tre la fois rationnel, pratique, communicatif et
imaginatif. Autrement dit, lanimateur devra tre en mesure de rpondre toutes les composantes qui permettent de garantir
le succs son succs.
2-1- Le contenu : quoi ?
-

Points traiter ?,
Rsultats atteindre ?,
Aspects techniques ?,
Informations prcises diffuser ?,
Documents remettre ?,
Dcisions prendre .
2-2- Lorganisation : comment ?

Ordre du jour dtaill,


Convocations,
Date, lieu, horaire, dure,
Amnagement de la salle,
Matriel prparer, check-list,
Compte rendu (qui fait quoi ?).
2-3- Lanimation : qui ?

Qui participe ?,
Quels sont les rles ?,
Qui informer ?,
Place des participants ?,
Quel est le profil du groupe ?,
Qui fait le compte rendu ?.

2-4- Les objectifs : pourquoi ?


-

Points de sortie et finalit :


Contexte ?,
Objectif central ?
Attente des acteurs ?
Questions en suspens ?

3 Les types de runion


3-1- Le brainstorming
Les principes :
-

Se rappeler lobjectif,
Faire disparatre la notion de hirarchie,
Eviter la critique, le jugement,
Laisser les ides fuser, toutes les ides sont bonnes,
Impliquer tout le monde (= tout le monde parle !),
Favoriser la dcontraction,
Respecter les autres.

Quand conduire ce type de runion ?


-

Runion de projet,
Remobiliser le groupe,
Conception de nouveau(x) produit(s),
Aborder la stratgie,
Rsoudre des problmes,
Rechercher des ides en gnral et favoriser la crativit.

Comment prparer et exploiter un brainstorming :


-

Fixer lhoraire,
Sortir les ides fortes,
Un outil indispensable : LE PAPERBOARD !!!

3-2-

Informations descendantes : les informations faire passer

Prparation :
-

Convocation,
Dfinir un ordre du jour,
Se tester sur une personne de confiance,
Prparer les documents, les supports de prsentations, les outils,
Prciser les rgles du jeu,
Prciser le BUT !

Objectif :
-

Runion courte et percutante,


Centre sur lobjectif,
Grer les conflits,
Grer lnergie,
Bien terminer la runion en laissant une image positive.

Question : comment chercher le point daccord lors dun conflit ?


Botter en touche et en reparler par la suite. Mais prciser que lobjection est bien prise en compte,
Appliquer la mthode Qubcoise : on lve la main pour interrompre le conflit,
Rester neutre, faire en sorte de dire que personne na tord et voquer le problme hors de la runion.

Une rgle importante :


Les compliments se font en public et les reproches en priv
NB : importance de la reformulation :
si jai bien compris, vous avez dit.. pour clarifier la situation par rapport ce que linterlocuteur a dit et valider avec lui
que lon est bien en phase.

3-3-

Information remontante

Exemples : runion de chantier.


Lobjectif consiste tre inform de ce quil se passe sur le terrain :



quest ce qui va ?
quest qui ne va pas ?

NB : dfinir une priodicit pour chaque runion de service (qualit, production, commercial,).
NB : important de renvoyer vers les autres, demander lavis des autres, les faire participer.
Impliquer le personnel la rflexion est un moyen de fdrer, de donner de limportance aux autres, de faire preuve de
reconnaissance et de les associer la vie de lentreprise.
3-4-

Echanges

Ces runions consistent mettre niveau linformation. Elles sont trs diffrentes du brainstorming dont la vocation est de
susciter la crativit.
Lanimateur doit tirer les conclusions et vrifier lacquis du groupe en terme dinformations.
Pige viter : striliser le groupe.
Question : gestion de conflit dans une runion dchanges ?
Il faut donner de limportance aux 2 points de vues. Mais la solution ne doit pas se trouver en runion. Il faut lvoquer
individuellement.
Issue possible : la sanction
3-5-

Runion de dcision
Je vais prendre en compte vos avis mais je vais dcider

Ces runions ont pour objet de consulter avant de dcider et de permettre au dcideur davoir toutes les cartes en main pour
prendre une bonne dcision.
Autre formulation : jai des ides mais je ne sais pas si elles sont bonnes. Je veux avoir votre avis .
3-6- Les facteurs drangeants
Respect des horaires (timing,),
Intendance,
Les breaks,
Le bavard,
Un moyen de rponse : le silence.
Lagressif,
Les aparts,
Le ngatif,
Un moyen de rponse : le prendre part.
Le muet,
Un moyen de rponse : linterpeller.
Le tlphone,
Linattentif,
Un moyen de rponse : le regard, linterpellation, le recadrage.
La discorde,
La discussion strile / hors sujet,
La disposition de la salle
Elle doit tre amnage en fonction du type de runion
Exemple : le pupitre lors dune runion dinformation descendante, la table en U dans une runion dchanges.

4 Quelques techniques appliquer


La reformulation
Si jai bien compris, .
-

Le respect, lcoute,

Associer les participants, renvoyer systmatiquement vers le groupe : quen pensez vous .
Cette question va procurer un sentiment de participation du groupe.
-

Technique du silence pour susciter lchange,

Sil existe des diffrences de point de vue : je comprend ta dcision, mais. .


La confiance est tablie mme si les avis sont diffrents (LE RESPECT).