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Standards im Records Management: MoReq2

Standards im Records Management: MoReq2


Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Mitglied der Geschftsfhrung des DLM Network EEIG

Inhaltsverzeichnis
1. Records & Records Management ........................................................................... 2
1.1 Weitere Begriffe und Definitionen zum Records Management .......................... 5
2. Standards im Records Management ...................................................................... 7
3. MoReq Positionierung und Inhalt ....................................................................... 12
3.1 Abriss der MoReq Entwicklung........................................................................ 12
3.1.1 DLM Forum............................................................................................... 12
3.2 DLM Forum und MoReq .................................................................................. 13
3.3 MoReq2 ........................................................................................................... 13
3.4 Aufbau und Struktur von MoReq2 ................................................................... 16
3.4.1 Requirements ........................................................................................... 18
3.4.2 Test Framework........................................................................................ 19
3.4.3 Zertifizierungsverfahren ............................................................................ 21
3.4.4 XML-Schema ............................................................................................ 22
3.5 Einordnung von MoReq2 ................................................................................. 24
3.6 Records Management Funktionen und Komponenten nach MoReq2 ............. 24
4. Aktuelle Entwicklungen bei MoReq2 .................................................................... 49
4.1 Kritik an MoReq2 ............................................................................................. 49
4.2 Aktivitten des DLM Forum ............................................................................. 49
4.3 bersetzungen und Chapter 0 ...................................................................... 50
4.4 Adaption in Europa .......................................................................................... 51
4.5 Nutzen von MoReq2 ........................................................................................ 51
5. Ausblick ................................................................................................................ 53
5.1
Bedeutung von Records Management, Dokumentenmanagement und ..... 53
elektronischer Archivierung ................................................................................... 53
6. Literaturverzeichnis............................................................................................... 55

PROJECT CONSULT GmbH

Records Management Artikel fr Tagungsband

Standards im Records Management: MoReq2


1. Records & Records Management
Beim Thema Records Management handelt es sich um die Verwaltung wichtiger,
aufbewahrungswrdiger
oder
aufbewahrungspflichtiger
Informationen
aus
Geschftsleben, Verwaltung und Gesellschaft. Die ISO Norm 15489 definiert
Records Management wie folgt:
Field of management responsible for the efficient and systematic control of the
creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes
for capturing and maintaining evidence of and information about business activities
and transactions in the form of records.1
Dabei geht es nicht nur um die sichere Archivierung von Informationsobjekten,
sondern um effiziente Erschlieung und einfache Wiedernutzung von wichtigen
Informationen mit Untersttzung von Software. Records Management betrifft
Verwaltungen, Unternehmen, Organisationen und Gruppen ebenso wie Privatpersonen. Records Management dient zur Schaffung von Transparenz des
Handelns, zur Bewahrung von Informationen und zur Nachvollziehbarkeit der
Aktivitten in der globalisierten Informationsgesellschaft.
Die Globalisierung und die grenzberschreitende elektronische Kommunikation
machen gemeinsame Standards unerlsslich. Dies gilt fr Schnittstellen, Formate
und Nachrichten aber ebenso fr Records Management als Nachweis der Geschftsttigkeit.
Hier setzte die europische Kommission sehr frhzeitig an und schuf mit den Model
Requirements for the Management of Electronic Records - MoReq2 eine Leitlinie,
die besonders internationalen oder international agierenden Behrden, Unternehmen
und Organisationen einen verlsslichen Rahmen fr den Umgang mit elektronischen
Informationen schafft. Vom Anspruch und Umfang her kommt Moreq einem Standard
oder einer Norm gleich.
Die meisten ffentlichen Verwaltungen haben in den letzten 15 Jahren Vorgaben fr
das elektronische Records Management aber auch fr die durch Softwareuntersttze Vorgangsbearbeitung geschaffen. Hierzu gehren Richtlinien wie
DOMEA3 in Deutschland, GEVER4 in der Schweiz, ELAK5 in sterreich, TNA6 in
England, DoD 5015.27 in den USA, VERS8 in Australien und viele andere. MoReq
1

ISO 15489-1:2001 Information and Documentation - Records Management Part 1 : General


MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq SPECIFICATION.
INsAR. Office for Official Publications of the European Communities, Luxembourg-Brssel, 2001.
http://www.project-consult.net/Files/MOREQ1_EN.pdf
3
http://www.bundesarchiv.de/service/behoerdenberatung/01664/index.html
4
http://www.isb.admin.ch/themen/architektur/00078/index.html?lang=de
5
http://www.digitales.oesterreich.gv.at/site/5286/default.aspx; Teil A, Funktionsbeschreibung:
http://www.digitales.oesterreich.gv.at/DocView.axd?CobId=19396; Teil B, Leistungsverzeichnis:
http://www.digitales.oesterreich.gv.at/DocView.axd?CobId=19397; Teil C, Vorkonfiguration fr den
Bund: http://www.digitales.oesterreich.gv.at/DocView.axd?CobId=19399
6
http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/standard2005.pdf. Der Einsatz des TNA Standards ist
in 2009 ausgelaufen und TNA soll gegebenenfalls durch MoReq2 oder eine adaptierte Version von
MoReq2 abgelst werden.
7
Design Criteria Standards for Electronic Records Management
2

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geht als Spezifikation jedoch weit ber den Rahmen derjenigen Standards hinaus,
die nur auf ein Land oder eine bestimmte Branche wie die ffentliche Verwaltung
beschrnkt sind. MoReq hat einen universelleren Charakter und richtet sich an
Unternehmen, Organisationen, ffentliche Verwaltung und im Prinzip auch an
Privatpersonen in ganz Europa. MoReq ist so die wichtigste Spezifikation fr
elektronisches Dokumenten- und Records-Management in Europa.
Mit dem im Februar 2008 verffentlichten MoReq2 Standard9 liegt nun mehr eine
Fassung der Anforderungen an das Records Management vor, die aktueller,
vollstndiger und nachprfbarer ist als die meisten anderen Standards fr die
Schriftgutverwaltung. MoReq liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie z.B.
ISO 15489) eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl fr funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasiertes Records Management-System,
als auch fr die dazugehrigen elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und
Dokumenten-Management-Systeme. MoReq schliet auch Richtlinien zur Einbindung von Anwendungs- und anderen Informationsmanagementsystemen ein. MoReq
definiert nicht nur Anforderungen fr die Verwaltung und Aufbewahrung von
elektronischen Aufzeichnungen, sondern auch die Anforderungen anderer elektronischer dokumentenbezogener Funktionen wie Workflow, E-Mail und Elektronische
Signaturen, die mit Records Management zusammenwirken mssen. Die
Anforderungschecklisten von MoReq sind modular aufgebaut und stellen eine Art
Schablone fr die jeweiligen Anwendungsbereiche dar. In diesen Anforderungslisten
werden alle Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion detailliert
definiert. Darber hinaus wird fr jede Funktion spezifiziert, ob sie Pflicht oder
Wnschenswert ist. Neben der Beschreibung der Anforderungen enthlt MoReq
einen Katalog der Metadatenelemente, die zur Umsetzung der Anforderungen
erforderlich sind. Komplettiert wird der Katalog durch ein XML-Schema. Zahlreiche
europische Staaten haben MoReq und die aktualisierte Fassung MoReq2
inzwischen adaptiert, zum Teil in die nationale Gesetzgebung aufgenommen oder als
Grundlage fr eigene Spezifikationen verwendet.
Der Begriff Records Management ist in Deutschland wenig verbreitet. Zwar gibt es
vereinzelt Produkte und Module von ECM- und ERP-Anbietern, die unter diesem
Begriff angeboten werden, jedoch wird der Begriff in Deutschland hufig anders
benutzt, als international gebruchlich. Records Management wird nicht nur im
angloamerikanischen Umfeld fr die Verwaltung von Aufzeichnungen genutzt,
sondern auch international und zum Beispiel auch in der Schweiz. In Deutschland
wird die Funktionalitt von Records Management hufig unter elektronischer
Archivierung, Dokumentenmanagement und als Bestand von Enterprise Content
Software Applications: http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/pdf/501502std.pdf.
8
http://www.archives.sa.gov.au/management/standards.html?friendly=print.
9
MoReq2 Model Requirements for the Management of Electronic Records. Update and Extension,
2008. INsAR. Office for Official Publications of the European Communities, Luxemburg-Brssels,
2008. Requirements http://www.project-consult.net/Files/MoReq2_body_v1_04.pdf; Appendix 9 Meta
data model http://www.project-consult.net/Files/MoReq2_appendix_9_v1.04.pdf, XML Schema
http://www.project-consult.net/Files/MoReq2_Schema_1.04.01.zip; Test framework obligatory modules
http://www.imbus.de/forschung/moreq/MoReq2_Testframework_core_V1.0.zip, Test framework
optional modules http://www.imbus.de/forschung/moreq/MoReq2_Testframework_optional_V1.0.zip,
Survey oft he test framework http://www.project-consult.net/Files/MoReq2_Survey_Test_
Certification_Process_PROJECT_CONSULT.pdf.

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Management subsummiert. Dies ist darauf zurckzufhren, dass in Deutschland
anstelle des Begriffes Record vom Dokument gesprochen wird.
Die Begriffe Record und Records Management sind in Normen wie der ISO 15489
Records Management und in zahlreichen Standards der Privatwirtschaft und der
ffentlichen Verwaltung definiert. Die deutschsprachige bersetzung des ISO
Standards hat sich jedoch nicht als treffend erwiesen und ist so auch der Nutzung
von Records Management nicht zutrglich.
Englische Definition Record (ISO 15489, Teil 1)
Information created, received, and maintained as evidence and information by an
organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of
business.
Deutsche bersetzung (DIN 15489):
Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer
Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug
einer geschftlichen Handlung zu dienen.
Noch deutlicher wird die Diskrepanz bei der bersetzung von Records
Management mit dem Begriff Schriftgutverwaltung:
Englische Definition Records Management (DIN 15489, Teil 1)
Field of management responsible for the efficient and systematic control of the
creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes
for capturing and maintaining evidence of and information about business activities
and transactions in the form of records.
Deutsche bersetzung Schriftgutverwaltung (DIN 15489)
Als Fhrungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle
Durchfhrung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung
Aussonderung von Schriftgut, einschlielich der Vorgnge zur Erfassung
Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen ber Geschftsablufe
Transaktionen in Form von Akten.

und
und
und
und

Die bertragung des Begriffes Schriftgut in die elektronische Welt gelingt nur
mhsam und ist einer der Grnde, warum Records Management in Deutschland
noch nicht wahrgenommen wird10.
Records Management ist unabhngig vom Medium. Man kann mit einem Records
Management sowohl papiergebundene Dokumente und Akten wie auch
elektronische Dokumente strukturiert verwalten. Records Management zielt nicht nur
auf die ffentliche Verwaltung sondern ist Grundlage fr die Aufbewahrung von
10

PROJECT CONSULT Marktuntersuchung zu Records Management in DACH, Juni 2008.

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Unterlagen in nahezu allen Wirtschaftszweigen. Besonders ausgeprgt ist dies z.B.
in der Pharma- und Finanzdienstleistungsindustrie.
Nach Auffassung des Autors, gilt fr ein Record:
Ein Record ist abgegrenzt und definiert durch seinen gesetzlichen und beruflichen
Wert. Er ist ein bestndiges, dauerhaftes, verbindliches und konsistentes
Informationsobjekt, unabhngig von seinem physischen Format. Abhngig von den
Inhalten, angereichert mit Zusammenhangs- und deskriptiven Informationen, ist ein
Record durch eine eindeutige Kennzeichnung und seine Klassifikation bestimmt.
Neben dem Begriff Record gibt es zahlreiche weitere Begriffe fr elektronische
Informationen
wie
Content,
Documents,
Media
Assets
und
andere
Informationsobjekte, die eine Abgrenzung von der Record in elektronischen
Verwaltungssystemen notwendig machen. Records knnen daher nur durch ihre
speziellen Eigenschaften definiert werden, die sie von anderen Informationsobjekten
unterscheiden. Die wichtigsten Eigenschaften sind7):
Betriebswirtschaftlicher Wert
Gesetzlicher Wert
Kontext
Integritt
Unvernderbarkeit
Authentizitt
Kontrollierte Metadaten
Konsistenz
Deklaration und Klassifikation
Aufbewahrungspflicht
Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften auf, die es auch
vom Dokumentenmanagement abgrenzen:

Abbildung von Aktenplnen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur


geordneten Ablage von Informationen,
Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gesttzte eindeutige Indizierung von
Informationen,
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Delation Schedules),
Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf
einzelnen Inhaltskomponenten in Records,
Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit
standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung
der gespeicherten Informationen.

1.1 Weitere Begriffe und Definitionen zum Records Management


Records Management ist zunchst einmal unabhngig von den Medien der Records
und der Form der Verwaltung. Records Management kann auch mit einem
Zettelkasten betrieben werden. Electronic Records Management (ERM) bezieht
sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur
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Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung
deutscher Prgung gleichzusetzen, obwohl viele Anstze sich hier wiederfinden.
Ein Electronic Records Management System ist in erster Linie eine Anwendung fr
das Verwalten von elektronischen Records, obgleich es auch fr die Verwaltung von
physischen Records wie Papierdokumenten und Aktenordnern genutzt werden kann.
Hierbei werden nur Eintrge als Datensatz in der Datenbank des Records
Management Systems gespeichert, die auf physische Ablageorte verweisen. Es
handelt sich im Grundsatz um ein Registratur- oder Katalogsystem. Werden in einem
Records Management System direkt gespeicherte elektronische Records zusammen
mit Verweisen auf physische Records verwaltet, spricht man von einem hybriden
Records Management. Letzteres ist notwendig, wenn es gilt, elektronische wie auch
physische Records unter den gleichen Bedingungen und nach den gleichen Regeln
zu verwalten, zu erschlieen und zu vernichten. Besonders unter dem Gesichtspunkt
der Vollstndigkeit der Aufzeichnungen ist bei gemeinsamer Nutzung elektronischer
und papiergebundener Dokumente ein hybrides Records Management unerlsslich.
Beim Records Lifecycle Management (RLM) handelt es sich um die Verwaltung des
Lebenszyklusses nach der Dokumentenerstellung und vor der Langzeitarchivierung.
Das Records Lifecycle Management beinhaltet in der Regel ein Dokumentenmanagement System fr die Erzeugung, Bearbeitung und Verwaltung von
Dokumenten bevor diese zu einem Record deklariert und in das Records
Management berfhrt werden. Ferner wird eine Archivierungskomponente genutzt,
die die langfristige, unvernderbare Verfgbarkeit aller Records sicherstellt. Im RLM
wird das angebundene Archiv vom Records Management verwaltet, das gleichzeitig
als Zugangskomponente fr das Archiv dient.
Das Akronym EDRMS wird im englischen Sprachraum fr ein kombiniertes
Electronic Document and Records Management System benutzt. Dieser integrative
Ansatz, der die Verbindung von dynamisch ausgelegten Dokumentenmanagementlsungen zusammen mit eher statischen Records Management und Archivsystemen
verbindet, ist fr eine durchgngige und konsistente Nutzung sinnvoll. EDRMSLsungen sind in der Regel auch als nachgeordnete oder integrierte Systeme mit
Fach- und Office-Anwendungen verknpft. Records Management wird so zum
Bestandteil der Softwarelsungen, mit denen die Mitarbeiter stndig am
elektronischen Arbeitsplatz arbeiten. Direkt integrierte Lsungen bieten aus
Prozesssicht, durch die Mglichkeit der automatischen bernahme von Indexdaten
aus dem Bearbeitungskontext und durch die Integration in eine einheitliche
Benutzeroberflche erhebliche Vorteile gegenber eigenstndigen Stand-alone
Records Management Systemen.

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2. Standards im Records Management
Electronic Records Management ERM - hat viele Facetten und ist gekennzeichnet
durch zahlreiche internationale und nationale Standards. Jedoch muss man sehr
stark differenzieren, welcher Standard fr welchen Zweck, und fr welches
Anwendungsgebiet gedacht ist. Die Standards bewegen sich auerdem auf
unterschiedlichen Ebenen Terminologie, Strategie, Schnittstellen, Formate,
Sicherheit, usw. man muss daher eine sinnvolle Gruppierung schaffen, um eine
Zuordnung der Standards nach Eigenschaften, Zweck und Geltungsbereich
vornehmen zu knnen. Verschiedene Organisationen haben hier entsprechende
Anlufe genommen. Der folgende Ansatz (ohne Anspruch auf Vollstndigkeit)
orientiert sich an der Klassifikation der AIIM international und an MoReq2 Anhang 7:
ERM Terminologie
ISO 15489:2003, Teile 1 und 2: Information und Dokumentation
ANSI/AIIM TR2-1998, Technical Report for Information and Image
Management: Glossar der Dokumenten-Technologien herausgegeben von
AIIM International
MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records:
Verffentlicht vom Office for Official Publications of the European Commission,
2002, ISBN 92-894-1290-9
ISO 12651:1999: Vokabular des Electronic Imaging
Glossary of Records and Information Management Terms: ARMA
International, 3rd Ed., 2007, ISBN-13: 978-1-931786-37-9
Erstellen und Erfassen von Records
ISO 12652: Technischer Bericht, der sich mit der Planung der Vorbereitung
von Dokumenten fr Scanner-Systeme befasst
ISO 12653:2000:
Testblatt fr das Schwarz-Wei-Scannen von BroDokumenten
ISO 1203:3 Anleitung fr die Auswahl von Kompressionsverfahren fr Abbilder
von Dokumenten
ISO/TS 12022:2001: Anleitung fr Kompressionsverfahren fr Abbilder von
Dokumenten
ANSI/AIIM TR15-1997: Planung der Vorbereitung von Dokumenten fr die
bildliche Erfassung
ANSI/AIIM TR32-1994: Paper Forms Design Optimization for Electronic
Image Management
Klassifikation von Records
ISO 15489: Information und Dokumentation, Bereich Records Management
MoReq - Model Requirements for the Management Of Electronic Records:
verffentlicht von der Europischen Kommission
DIRKS Design and Implementation of Record - Keeping Systems
methodology: Entwickelt von State Records New South Wales and National
Archives of Australia. Weitreichende Methodik fr das Reengineering von
Records-Management-Systemen mit engem Bezug zum Change Management
bei Geschftsprozessen
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ISO 2788: Richtlinien fr das Anlegen einsprachiger Thesauri

Zugriffskontrollen / Sicherheitstechniken in der Informationstechnik


ISO/IEC 15816:2002: Sicherheit-Informations-Objekte fr die Zugangskontrolle
ISO/IEC 17799:2005: Leitfaden fr das Management der Informationssicherheit
ISO/IEC 18028-1:2006: IT Netzwerksicherheit, Teil 1 Management der
Netzwerksicherheit
ISO/IEC 18028-5:2006: - IT Netzwerksicherheit, Teil 5 Der Gebrauch von
Virtual Private Networks zum absichern der Kommunikation ber unsichere
Netzwerke
Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden
ISO 15801:2004: Elektronisch gespeicherte Informationen Empfehlungen fr
Glaubwrdigkeit und Zuverlssigkeit
ANSI/AIIM TR25-1995: Der Einsatz von optischen Datentrgern fr ffentliche
Records
ANSI Z39.50/ISO 23950: Protokoll fr das Wiederauffinden (Retrieval) von
Informationen
Aufbewahrungsfristen und Beseitigung
MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records:
verffentlicht von der Europischen Kommission
ISO/TR 12037:1998: Empfehlungen fr die Lschung von Records auf einmalbeschreibbaren optischen Medien
Metadaten
FEA Federal Enterprise Architecture: DRM Data Reference Model
Endgltige Version 2.0
e-GMS UK e-Government Metadata Standard
DCMI The Dublin Core Metadata Initiative
AIIM: Integrated EDM/ERM Functional Requirements
The National Archives (UK) Functional Requirements for ERM: Metadata
Standard
LMER Langzeitarchivierungsmetadaten fr elektronische Ressourcen. Nestor
Projekt, 2007
ISO 15489, Teile 1 und 2: Information und Dokumentation
MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records
ISO 23081, Teil 1: Records Management Prozesse, Metadaten fr Records
Australian RKMS Recordkeeping Metadata Schema
MARC MAchine-Readable Cataloging
METS Metadata Encoding & Transmission Standard
DIRKS Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Australia)
US DoD Dept. of Defense 5015.2-STD: Standard fr Electronisches-RecordsManagement
ASCII, ISO 10646, ISO 8859: Zeichenkodierung

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ISO 3166: Lndernamen


ISO 8601, BSI DISC PD2000: Datumsformate
ANSI Z39.50/ISO 23950: Protokoll fr das Wiederauffinden von Informationen
ISO 639: Kennungen fr Namen von Sprachen, Sprachcodes
ISO 2788, ISO 5964: Thesaurus

Auffinden und Prsentieren


ISO 15489, Teile 1 und 2: Information und Dokumentation
Inhaltliche Erschlieung
ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record (for Corporate
Bodies, Persons, and Families)
bermittlung
EAC Encoded Archival Context
EAD Encoded Archival Description
Migration
ISO 14721:2003: Spezifiziert ein Referenzmodell fr ein OAIS Open Archival
Information System, das fr die Archivierung von digitalen und physischen
Informationen eingesetzt werden kann.
Langzeitarchivierung / Digitale Konservierung
PADI Preservation and Access to Digital Information11
Digital Preservation Coalition12
File Format Information Registry Initiatives
PRONOM13
GDFR Global Digital Format Registry14
InterPARES: Creator Guidelines for Making and Maintaining Digital Materials,
May 200715
Library of Congress Format Descriptions16
ISO 19005-1:2005: Dokumenten-Management Elektronische Dateiformate
fr Dokumente zur Langzeitarchivierung;Teil 1, Der Einsatz von PDF 1.4
(PDF/A-1)
ISO 14721:2003: Spezifiziert ein Referenzmodell fr ein OAIS Open Archival
Information System, das fr die Archivierung von digitalen und physischen
Informationen eingesetzt werden kann.
ISO/TR 18492:2005: Langzeiterhaltung elektronischer dokumentenbasierter
Information
ISO 11799:2003: Aufbewahrung und Bestandserhaltung
ISO 9706: Papierbestandserhaltung

11

http://www.nla.gov.au.
http://www.dpconline.org.
13
http://www.nationalarchives.gov.uk.
14
http://hul.harvard.edu.
15
http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2(pub)creator_guide-lines_booklet.pdf.
16
http://www.digitalpreservation.gov.
12

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Dokumentenformate
ISO 19005:2005: PDF/A
ISO 32000:2008: PDF
TIFF
TXT
WAV
XML
Software Zertifizierung
US DOD 5015.2-STD: Standard von Design Kriterien fr Software
Anwendungen des elektronischen Records-Management.. Verffentlicht vom
Assistant Secretary of Defense for Command, Control, Communications and
Intelligence, 200717.
DOMEA Concept Requirement catalogue 2.0: Herausgegeben von der KBst
Koordinierungsund
Beratungsstelle
der
Bundesregierung
fr
18
Informationstechnik in der Bundesverwaltung, 2005 .
Electronic Recordkeeping Systems Standard: Verffentlicht von Archives New
Zealand, 200519.
Functional specification for Integrated document and records management
solutions: Herausgegeben vom National Archives and Records Service of
South Africa, Department of Arts and Culture, 200420.
MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records:
verffentlicht von der Europische Kommission. Kopien in verschiedenen
Sprachen unter folgender Adresse erhltlich21.
NOARK-4 Norwegian recordkeeping system Version 4: Verffentlicht von
Riksarkivet - The National Archives of Norway, 1999 (English version 2000)22.
Protocollo Gestione: Requirements for the management of electronic records
by Italian government Herausgegeben von CIPNA, 2001. Nur in Italienisch
erhltlich23.
RDIM
Records/Document/Information
Management:
Integriertes
DokumentenManagement-System fr die Regierung von Kanada.
Verffentlicht von der Information Management Standards and Practices
Division, National Archives of Canada, 199624.
Records Management Service Components Requirements Development
Project Final Report: Verffentlicht von der National Archives and Records
Administration, 200525.
ReMANO Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor
de Nederlandse Overheid: Herausgegeben von Archiefschool, 2004. Nur in
Niederlndisch erhltlich26.
17

http://www.dtic.mil.
http://www.kbst.bund.de.
19
http://www.archives.govt.nz.
20
http://www.national.archives.gov.za.
21
http://moreq.niniel.org/quellen.
22
http://www.riksarkivet.no.
23
http://protocollo.gov.it/libreria_03.asp und http://www.cnipa.gov.it.
24
http://www.collectionscanada.ca.
25
http://www.archives.gov.
26
http://www.archiefschool.nl.
18

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Requirements for Electronic Records Management Systems (4 Bnde):


Verffentlicht von The National Archives, 200227.
VERS Victorian Electronic Records Management Strategy: Verffentlicht von
PROV Public Record Office Victoria, Standard 99/007, 200328.

Sicherheitsklassifikation/IT-Sicherheitstechniken
ISO/IEC 15816:2002: Sicherheit-Informations-Objekte fr die Zugangskontrolle
ISO/IEC 17799:2005: Leitfaden fr das Management der Informationssicherheit
ISO/IEC 18028-1:2006: IT Netzwerksicherheit, Teil 1 Management der
Netzwerksicherheit
ISO/IEC 18028-5:2006: - IT Netzwerksicherheit, Teil 5 Der Gebrauch von
Virtual Private Networks zum absichern der Kommunikation ber unsichere
Netzwerke
Rechtliche Empfehlungen
ISO 12654: Empfehlungen fr das Management von Systemen zur
elektronischen Erfassung von Aufzeichnungen, die eventuell als Beweismittel
dienen mssen, auf optischen WORM-Medien.
CAN/CGSB-72.34-2005: Elektronische Records als dokumentarischer Beweis
ANSI/AIIM TR31-2004: Rechtliche Anerkennung von Records, die von ITSystemen produziert wurden

27
28

http://www.nationalarchives.gov.uk.
http://www.prov.vic.gov.au.

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3. MoReq Positionierung und Inhalt
3.1 Abriss der MoReq Entwicklung
3.1.1 DLM Forum
Die MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records wurden
auf Initiative des DLM Forum entwickelt.
Der Startschuss fr die Grndung des DLM Forums fiel am 14. November 1991, als
der Europische Rat und die Kultusminister eine Resolution bezglich einheitlicher
und koordinierter Archivierungsmanahmen verabschiedeten29. Diese Resulotion
verdeutlichte zum Einen die Relevanz von Archiven im Entscheidungsfindungsprozess im ffentlichen Sektor und zum Anderen die Bedeutung von Archiven fr das
europische Kulturerbe. Dieser Beschluss veranlasste die Europische Kommission
dazu, eine Expertengruppe aus Experten der Mitgliedsstaaten zusammenzustellen.
Die Expertengruppe kompilierte einen Bericht ber die Situation und mgliche
Zusammenarbeit von Archiven, der schnell als Black Book30 bekannt wurde.
Zwischen einigen hervorgehobenen Bereichen in dem Bericht, die die
Expertengruppe fr eine europaweite Koordination und Kooperation fr notwendig
erachtete, wurde auch die Bedeutung der Verwaltung elektronischer Informationen
deutlich. Dieser Bericht veranlasste den Europischen Rat am 17. Juni 1994 dazu,
eine engere Kooperation im Bereich der Archivierung zu frdern31. Die Beschlsse
des Rates unterlagen dabei einmal mehr der Erkenntnis, dass Archive einen
signifikanten Teil zum europischen Kulturerbe beitragen. Die Europische
Kommission frderte eine Reihe von Initiativen, besonders die Gruppe der
Nationalarchive, die sich damals unter dem Namen DLM donns lisible par
machine32 als a multi-disciplinary forum to be held in the framework of the
Community on the problems of the management, storage, conservation and retrieval
of machine-readable data zusammengefunden hatte. In diesem Forum fanden sich
sehr schnell neben Vertretern der Archive Reprsentanten aus der ffentlichen
Verwaltung, von Anbieter von Archivierungslsungen, aus der Beratungsbranche,
von Industrieverbnden und aus der Forschung zusammen. Die Gruppe gab sich
selbst den Namen DLM Forum.
Die Europische Kommission ist in die Entwicklung und den Ausbau des DLM
Forums und viele Aktivitten des Forums seit seiner Entstehung mit involviert
gewesen. In enger Kooperation mit den Mitgliedsstaaten, wurde 1996 das erste DLM
Forum organisiert, 1999 das zweite. Bei diesen beiden Kongressveranstaltungen war
die Europische Kommission in Brssel der Gastgeber. Hieraus entwickelte sich ein
Dreijahresrythmus fr die groen Tagungen des DLM Forum. 2002 fand das Forum

29

OJ, 91/C 314/02


Black Book Archive in der Europischen Union. Europische Kommission, 1994.
31
OJ C235 23.8.94 S.3
32
Diese franzsischsprachige Bezeichnung fr maschinenlesbare Dokumente wurde 2002 zugunsten
des Begriffes Document Lifecycle Management bei Beibehaltung des Logos und des Akronyms DLM
aufgegeben.
30

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in Barcelona33, Spanien, 2005 in Budpest, Ungarn, und 2008 in Toulouse34,
Frankreich, statt. Das DLM Forum trifft sich auerdem halbjhrlich jeweils in dem
europischen Staat, der die EU-Prsidentschaft innehat.
3.2 DLM Forum und MoReq
Bereits zwei Jahre nach Grndung des DLM Forum wurde im Jahr 1996 der Bedarf
einer Spezifikation fr Anforderungen an Systeme zur Verwaltung elektronischer
Dokumente und Archive als Projekt bei der Europischen Kommission angemeldet.
1999 wurden die Anforderungen in Zusammenarbeit mit Vertretern der
Dokumentenmanagementindustrie konkretisiert35. Im Rahmen des so genannten IDA
Programms (Interchange of Data between Administration) der Europischen
Kommission wurde nach einer Ausschreibung in den Jahren 2000 und 2001 durch
das Beratungsunternehmen Cornwell MoReq verfat. Eine erste Verffentlichung in
elektronischer Form erfolgte dann bereits 2001. Die heute hufig als MoReq1
bezeichnete Spezifikation wurde unabhngig in 11 Sprachen bersetzt 36 und hat sich
in einer Reihe von europischen und auereuropischen Staaten etablieren knnen.
In Finnland und Dnemark gibt es Referenzdokumente, die verbindlich fr die
ffentliche Verwaltung sind, und in Slowenien wurde MoReq als gesetzliche
Grundlage fr das Records Management der ffentlichen Verwaltung festgesetzt. Die
russische Records Management Guild empfiehlt 2006 die Nutzung von MoReq fr
das Records Management in Russland.
3.3 MoReq2
Schon zum Zeitpunkt der Verffentlichung von MoReq im Jahr 2001 wurde die
Planung fr einen erweiterten Standard begonnen und auf dem DLM Forum in
Barcelona konkretisiert. 2006 erfolgte eine Ausschreibung, die wiederum von der
Firma Cornwell (heute Serco) gewonnen wurde. MoReq2 wurde in einem offenen
Verfahren im Jahr 2007 entwickelt. Der Entwicklungsprozess wurde von der
Europischen Kommission in enger Zusammenarbeit mit dem DLM Forum und dem
MoReq2 Editorial Board berwacht. An der Erarbeitung beteiligten sich nahezu alle
europischen Nationalarchive, alle namhaften Anbieter von Enterprise-ContentManagement-, Records-Management-, Archivierungs- und Dokumentenmanage-

33

Proceedings of the DLM Forum 2002. @ccess and preservation of electronic information: best
practices and solutions. INsAR. Office for Official Publications of the European Communities,
Luxemburg-Brssels, 2002. http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/DLM Conference 2002.pdf.
34
Les actes de la Ve confrence du DLM-Forum Tolouse. Archives de France, 2009, Vol. 1 et 2.
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2735;
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2768.
35
DLM Forum 1999: DLM Message to the Industry
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/doc/dlm-message-to-industry-en.pdf;
Answer of the Document Management Industry
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/doc/ictindustryresponse-en.pdf;
Conclusions of the DLM Forum 1999
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/doc/dlm-conclusions-en.pdf.
36
Tschechisch, Spanisch, Franzsich, Italienisch, Russisch, Portugiesisch, Slowenisch,
Niederlndisch (Adaption), Brasilianisch, Kroatisch, Ungarisch. Eine deutsche bersetzung liegt nicht
vor. Alle bersetzungen abrufbar unter http://moreq.niniel.org/quellen/.

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Standards im Records Management: MoReq2


ment-Software sowie weit ber zweihundert Wissenschaftler und Anwender aus allen
Branchen weltweit37.
Die neue Version von MoReq bercksichtigt die technologische Weiterentwicklung
seit 2001. MoReq2 bezieht auerdem neue Standards und Best Practice ein, die in
den letzten Jahren entwickelt worden sind. MoReq2 wurde zu dem so konzipiert, das
nahezu alle Anforderungen testbar sind. Hierfr wurde ein Test Framework
entwickelt. Die Notwendigkeit von klar formulierten und testbaren Anforderungen hat
zu vielen Abnderungen im Ausdruck und Wortlaut von MoReq2 im Vergleich mit
dem ursprnglichen MoReq Dokument gefhrt, auch wenn die Inhalte gleich
geblieben sind. Letztendlich haben Problem emit bersertzungen der ersten Version
von MoReq gezeigt, dass es notwendig ist, nationale Gegebenheiten in
vorgegebener Struktur in Moreq zu integrieren. Aus diesem Grund enthlt MoReq2
das so genannte Kapitel 0. Dieses ermglicht es den Mitgliedsstaaten, eigene
nationale Anforderungen in die Spezifikation aufzunehmen.
Die aktuelle Version von MoReq2 wurde am 13.02.2008 verffentlicht und im Laufe
des Jahres 2008 durch das Test- und Zertifizierungsverfahren fr Softwareprodukte
sowie ein XML Schema komplettiert38. Die Vorteile von MoReq fr Anbieter liegen
darin, dass sie ihre Produkte zuknftig nur noch auf einen europischen Standard
ausrichten mssen, und nicht mehr fr jedes Land einen eigenen Standard in der
Implementierung zu bercksichtigen haben. Anwender erhalten durch die
einheitlichen
Standards
Records
Management-Anwendungen,
die
als
standardisierte, austauschbare und kompatible Produkte der Anbieter zur Verfgung
stehen werden.
Aus der Perspektive der Archive ist vor allem die Kompatibilitt, eine hohe Qualitt
der Onjekte und ihrer zugehrigen Metadaten bei der bergabe an die
Langzeitarchivierung und langfristige Stabilitt von Interesse. Wesentliche
Fortschritte von MoReq2 sind die Schaffung einer flexibleren Struktur, die
Erweiterung des Kernmoduls, die Schaffung neuer optionaler Module, die
Entwicklung eines MoReq Compliance Tests fr Softwareprodukte, die Ergnzung
um eine lnderspezifische Einleitung (Chapter 0) und ein XML-Schema fr
Objektstruktur und Metadatenmodell.
Bei der Erstellung von MoReq2 wurden Ergnzungen aus relevanten Quelldokumenten wie z.B. der ISO 15489, der ISO 2308139 und der ISO 1472140 sowie
dem deutschen DOMEA Standard und der UK TNA 2002 Spezifikation
bercksichtigt, sowie aktuelle Trends im Umfeld von ECM, ILM, Archivierung und
37

Zum Prozess der Entstehung und zu den beteiligten Personen und Organsiationen siehe den
Vortrag von Ulrich Kampffmeyer im BBK Berlin, Januar 2009, Records Management & MoReq2:
http://www.project-consult.net/Files/20090113_BKK_Records-Management_Kff_Handout.pdf.
38
Die gedruckte Ausgabe in englischer Sprache basiert auf Version 1.03, die gltige elektronische
Ausgabe hat die Versionsnummer 1.04. Alle MoReq2 Dokumente einschlielich ihrer
Versionsgeschichte knnen von hrttp://www.MoReq2.de, dort http://moreq.niniel.org/quellen/,
heruntergeladen werden.
39
ISO 23081-1:2006 - Information and documentation -- Records management processes -- Metadata
for records -- Part 1: Principles; ISO 23081-2:2009. Information and documentation -- Managing
metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues.
40
ISO 14721:2003 OAIS - Open archival information system -- Reference model.

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Standards im Records Management: MoReq2


Dokumentenmanagement. MoReq2 beschftigt sich nicht nur mit dem Kernbereich
des Records Management sondern deckt auch den gesamten Entstehungs-,
Nutzungs-, Archivierungs- und Aussonderungsbereich ab.
MoReq2 zielt sowohl auf die ffentliche Verwaltung wie die Privatwirtschaft. Der
MoReq2 Standard ist der Mastab fr alle Anwender, die elektronische und
papiergebundene Informationen systematisch verwalten und langfristig aufbewahren
mssen. Der Standard adressiert elektronisches Records Management ebenso wie
die Verwaltung von hybriden Dokumenten. Er geht mit den optionalen Modulen weit
ber das klassische Records Management und besonders ber das
Schriftgutmanagement deutscher Begriffsprgung hinaus. Unabhngig von Tests
und Zertifizierung fr Softwareprodukte definiert der Standard den aktuellen Stateof-the-Art des Records Management und erlaubt jedem Interessierten selbst die
Requirements und die Test-Cases fr eigene Projekte zu nutzen. Darber hinaus
kommt MoReq2 als Grundlage fr Lehre an Universitten und Hochschulen zum
Einsatz.
Im September 2009 war MoReq bereits in franzsischer, russischer, koreanischer
und tschechischer bersetzung verfgbar41. MoReq schafft letztlich eine hohe
Austauschfhigkeit, langfristige Sicherheit sowie einheitliche Rahmenbedingungen
fr die Entwicklung und den Einsatz von Systemen zum Dokumenten- und Records
Management sowie zur elektronischen Archivierung im europischen Raum.

41

Alle elektronisch verfgbaren bersetzungen knnen von der URL http://moreq.niniel.org/quellen/


heruntergeladen werden. Im September waren bersetzungen in deutsch, ungarisch und katalanisch
in Arbeit. Es gibt zwei konkurrierende russische bersetzungen. Weitere Sprachen sind angekndigt.
Offizielle bersetzungen mssen durch die Europische Kommission lizensiert sein.

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Standards im Records Management: MoReq2


3.4 Aufbau und Struktur von MoReq2
MoReq2 ist eine Spezifikation, die die Einsatzmglichkeiten einer guten, allgemeinen
elektronischen Records- Management-Anwendung, beschreibt42. Die MoReq2
Requirements wurden am 13. Februar 2008 verffentlicht, die Testszenarien und
anderen Teile der Spezifiaktion folgten etwas spter. MoReq2 ist bereits ohne
Anhnge 200 Seiten stark. Die neun Anhnge umfassen noch einmal 100 Seiten und
die Testszenarien gehen weit ber 1000 Seiten hinaus.
MoReq2 hat im Kernbereich 8 Anwendungsgebiete, die sich mit elektronischen
Records beschftigen. Diese Kerngebiete sind:
Create Erzeugung
Capture bernahme und Erfassung
Use Nutzung
Preserve Archivierung, Langezeitarchivierung
Transfer Verschieben, Migrieren
Manage Verwaltung
Store Speichern, Aufbewahrung
Destroy Vernichtung

MoReq2

RECORD
S

Abb. 1: MoReq2 acht Anwendungsgebiete


Diese Anwendungsgebiete sind vergleichbar mit anderen Konzepten fr Document
Lifecycle Management oder Enterprise Content Management43. So finden sich die
Begriffe Preserve, Capture oder Store zum Teil mit leicht anderer Bedeutung
auch im ECM Konzept. Dort ist Records Management eine Komponente neben
Business Process Management, Web Content Management, Document Management
und Collaboration. Anders als bei den genannten Konzepten steht bei MoReq die
42

MoReq2 ist kostenlos erhltlich unter: www.moreq2.eu oder www.moreq2.de.


Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Technologien Wohin geht die Reise? PROJECT CONSULT,
Hamburg, 2003, S. 51ff. Kampffmeyer, Ulrich: ECM Enterprise Content Management. PROJECT
CONSULT, Hamburg, 2006, S. 6ff.
43

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Standards im Records Management: MoReq2


Record im Vordergrund. Die meisten ECM Komponenten sind nur Satelliten in dem
MoReq2 Records Management Modell.
Um den Kernbereich des Records Managements gruppen sich die optionalen
Module. Diese beinhalten Case Management, Workflow, Langzeitarchivierung,
hybrides Records Management, und andere Komponenten, die vor, parallel oder
nach der Nutzung im Records Management von Bedeutung sind. Fr alle gelten das
Entity Relationship Model und das Referenzmoddel fr die Metadaten. Chapter 0
erlaubt Ergnzungen fr nationale Besodnerheiten ind en bersetzungen, die
allerdings den Grundstzen von MoReq2 nicht widersprechen drfen.

Metadata model

Business
Processes

Optional Modules

System
Availability

Digital Rights
Management

Security
Categories

Technical
Standards

Outsourcing
and Third
Party
Management
of Data

Chapter 0

Non-Functional Requirements

Fax
Integration

Basic Modules
Administrative
Functions

Management
of Physical
(Nonelectronic)
Files and
Records

Disposition of
Physical
Records
Classification
Scheme

Document
Management
and
Collaborative
Working

Capturing
Records

Searching,
Retrieval and
Presentation

Ease of Use

Referencing
Controls and
Security

Offline and
Remote
Working

Workflow

Retention and
Disposition
Casework

Long Term
Preservation
and
Technology
Obsolescence

Reference model

Encryption

Distributed
Systems

Integration
with Content
Management
Systems

Electronic
signatures

Performance
and
Scalability

Legislative and Regulatory Requirements

Abb. 2: MoReq2 Basic, Optional and Non-Functional Requirements

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Das Moreq2 Dokument gliedert sich in vier Teile44:
Requirements (Anforderungen)
Anhang 9 Datenmodell (aus Platzgrnden nicht mit den Requirements
zusammen verffentlicht)
Testszenarien und Testdaten
XML-Schema
3.4.1 Requirements
Die Requirements umfassen 235 Seiten und enthalten fast 800 Anforderungen.
Diese Anforderungen sind nach funktional und nicht-funktional untzerschieden. Die
Testbarkeit wird durch Y fr testbar und N fr nicht-testbar angegeben. Ferner
wird differenziert, ob es sich um ein obligatorisches Muss Kriterium (Formulierung
must) handelt oder nur um eine wnschenswerte Funktion (Formulierung shall).

Abb. 3: Aufbau der Requirements45


Das Inhaltsverzeichnis von MoReq2 umfat folgende Kapitel:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Introduction
Overview of ERMS Requirements
Classification Scheme and File Organisation
Controls and Security
Retention and Disposition
Capturing Records and Declaring Records

44

Alle Dokumente knnen unter folgender URL jeweils in der gltigen Version (derzeit 1.04)
heruntergeladen werden: http://moreq.niniel.org/quellen/. Eine offizielle Webseite des DLM Forum fr
MoReq2 existierte im September 2009 noch nicht.
45
http://www.project-consult.net/Files/MoReq2_body_v1_04.pdf.

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Standards im Records Management: MoReq2


7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Referencing
Searching, Retrieval and Presentation
Administrative Functions
Optional Modules
Non-Functional Requirements
Metadata Requirements
Reference Model (Anhang 9)

Die klassischen Records Management Funktionen sind als Kernmodule in der


Kapiteln 3 bis 9 zusammengefasst. Kapitel 10 beinhaltet die optionalen Module:
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
10.7
10.8
10.9
10.10
10.11
10.12
10.13

Management of Physical (Non-electronic) Files and Records


Disposition of Physical Records
Document Management and Collaborative Working
Workflow
Casework
Integration with Content Management Systems
Electronic signatures
Encryption
Digital Rights Management
Distributed Systems
Offline and Remote Working
Fax Integration
Security Categories

Folgende Anhnge gehren zu den Requirements:


Appendix 1 Reference Publications
Appendix 2 Development of this Specification
Appendix 3 Use of this Specification in Electronic Form
Appendix 4 Acknowledgements
Appendix 5 Correspondence to Other Models
Appendix 6 Date Processing
Appendix 7 Standards and Other Guidelines
Appendix 8 Changes from the Original MoReq
Appendix 9 Metadata Model
3.4.2 Test Framework
Die imbus AG46 hatte im Rahmen des MoReq2-Projektes den Auftrag fr die
Erstellung der Testszenarien, Testkriterien und Testdaten erhalten.
Die Testszenarien folgen in ihrem Aufbau der Struktur der MoReq2-Spezifikation. Sie
sind modular aufgebaut, so dass auch Einzelbereiche mit standardisierten
Testverfahren berprft werden knnen. Die Testszenarien konkretisieren darber
hinaus die Anforderungen der Spezifikation, die teilweise allgemeiner gehalten sind.
Zu den Testszenarien gehren auch entsprechende Testdaten, die die
Nachvollziehbarkeit und Prfung der Tests sicherstellen. Das MoReq2 Test Frame
46

http://www.imbus.de/startseite/.

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Standards im Records Management: MoReq2


Work ist in der jeweils gltigen Fassung auf den Webseiten von imbus 47, MoReq2.eu
und MoReq2.de verffentlicht.
Die Testkataloge und Testdatenzusammenstellungen konkretisieren dabei die
Requirements. Allerdings gibt es auch eine Reihe von Requirements, die nicht
testbar sind. Die Referenten erluterten die Hilfestellungen, die fr die Durchfhrung
der Tests gegeben werden. So sind z.B. in den Testdaten die Eingangszustnde, die
Vernderungen whrend des Tests und der Zustand am Ende des Tests angegeben.
Die Tests sind dabei entsprechend den Kapiteln der Requirements gegliedert. Je
Kapitel gibt es optionale und Pflichtkriterien, die aus den Requirements abgeleitet
sind. Fr die Records Management Kernmodule sind so z.B. rund 65% der
Anforderungen Pflicht. Da das Testergebnis nur Bestanden oder Nicht Bestanden
ist, ist eine groe Stringenz und Eindeutigkeit des Ergebnisses gegeben. Imbus wies
darauf hin, dass die Tests nicht nur fr die Zertifizierung der Anbieterprodukte
gedacht sind, sondern von jedem Anwender auch fr die berprfung und den Test
vorhandener oder zu beschaffender Lsungen verwendet werden knnen. Die Tests
sind vom Umfang her sehr aufwndig, jedoch einfach und schnell durchfhrbar48.
Bei den Tests gibt es als Ergebnisse nur erfllt oder nicht erfllt.

Abb. 4: Testframework Material: Prozessbeschreibungen, Prfbgen, Testdaten 49


Bei den Testmodulen im Kernbereich gibt es insgesamt 439 Testflle. Davon sind
311 Testflle verpflichtend und 128 Testflle optional. Das Testdatenverzeichnis
umfasst 254 Seiten. Bei den optionalen Testmodulen gibt es insgesamt 233
Testflle. Es sind 155 Testflle verpflichtend und 78 Testflle optional. Das
Testdatenverzeichnis umfasst 131 Seiten.
Insgesamt besteht das gesamte Testmaterial aus ca. 1200 Seiten.

47

http://www.imbus.de/forschung/moreq2/
Der erste erfolgreiche Test wurde mit der Fa. Fabasoft, Wien, durchgefhrt, die am 30.7.2009 das
Moreq2 Zertifikat fr ihre Software Folio erhielt.
49
http://www.imbus.de/forschung/moreq2/
48

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Standards im Records Management: MoReq2

Abb. 5: Beispiel der Testfallstruktur mit Testbeschreibung, Ausgangsbedingungen,


Testdurchfhrung und Testergebnis.
3.4.3 Zertifizierungsverfahren
Die Zertifizierung von Softwareprodukten wird von akkreditierten Testcentern
vorgenommen und gilt europaweit. Die Anbieter knnen entscheiden, ob sie ihre
Produkte nur fr den Kernbereich des klassischen Records Management oder aber
auch fr die optionalen Module prfen lassen wollen. Letztere sind von besonderem
Interesse, da hier vorhandene sinnvolle Zusatzfunktionalitt von den Anbietern ins
Spiel gebracht werden kann, die nicht Bestandteil des Records Management im
engeren Sinn ist.
Das Zertifizierungsverfahren hat drei Stufen. Nach einer Anmeldung durch den
interessierten Software-Anbieter wird vom akkreditierten Testcenter und dem MoReq
Governance Board geprft, ob der Antragsteller grundstzlich die Voraussetzungen
erfllt. Im zweiten Schritt wird eine Vorprfung durchgefhrt. Erst danach im dritten
Schritt erfolgt der umfangreiche Test auf der Systemumgebung, die vom Anbieter
bereit zu stellen ist. Nach bestandenem Test wird vom Testcenter das Zertifikat
ausgestellt. Dieses weist aus, welche Komponenten getestet worden sind und fr
welche Version der Software das Zertifikat gilt.

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Standards im Records Management: MoReq2

Abb. 6: Beispiel fr einen MoReq2 Prfbericht


3.4.4 XML-Schema
Die MoReq2 XML-Schema definieren die Metadaten und die Strukturen der in der
Spezifikation enthaltenen funktionalen Entitten wie Klassen, Rechte und deren
Zusammenhnge.
MoReq2 XML-Schema Entitten:
MoReq2-Class.xsd
MoReq2-Component.xsd
MoReq2-Entity_Agent.xsd
MoReq2-File.xsd
MoReq2-Group.xsd
MoReq2-Record.xsd
MoReq2-Record_Redaction.xsd
MoReq2-Record_Type.xsd
MoReq2-Retention_And_Disposition.xsd
MoReq2-Role.xsd
MoReq2-Sub-File.xsd
MoReq2-User.xsd
MoReq2-Volume.xsd

Class entity definition


Component entity definition
Entity Agent relationship definition.
File entity definition
Group entity definition
Record entity definition
Record Redaction definition
Record Type definition
Retentional & disposition schedule
definition
Role entity definition
Sub-File entity definition
User entity definition
Volume entity definition

Das XML-Schema spezifiziert ein Standard Austauschformat. Es basiert auf dem


Metadatenmodell und erlaubt den Austausch von
Electronic Records
Aggregationen (Akten, Klassen etc.)
Klassifikations-Schemata
Das XML-Schema ist vorgesehen fr Software Unternehmen und vermutlich nicht
sehr ntzlich fr andere Unternehmen.
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Standards im Records Management: MoReq2

Abb. 7: XML-Schema

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Standards im Records Management: MoReq2


3.5 Einordnung von MoReq2
Im des Records Management und der elektronischen Archivierung existieren
zahlreiche Standards. Hierbei ist zunchst zu bercksichtigen, dass die
verschiedenen Standards nur bestimmte Teilbereiche abdecken, PDF/A betrifft z.B.
nur Formate bei Erzeugung und Archivierung, die ISO 17421 OAIS nur das Model
eines idealen Archivsystems. MoReq2 deckt dagegen alle 8 definierten Kernbereiche
ab und inkorporiert zahlreiche andere Standards. Der nchst vergleichbare, ebenfalls
zertifizierbare Standard ist DoD 5015.2 in den USA, der aber nicht die gleiche
Vollstndigkeit wie MoReq2 besitzt.

Abb. 7: MoReq2: Einordnung und Abdeckung verschiedener Standards


3.6 Records Management Funktionen und Komponenten nach MoReq2
Die MoReq2 Spezifikation besteht im Kern aus mehreren Kapiteln zu den
klassischen Records-Management-Funktionen. Zu den Grundmodulen gehren
Klassifikationsschema und Aktenplanaufbau, Suche und Darstellung, Aufbewahrung
und Vernichtung, Sicherheit und Kontrolle, Erfassung und Indizierung sowie
administrative Funktionen. Ergnzt wird dieser Bereich durch optionale Module wie
Workflow, Digital Rights Management, Collaboration, Dokumentenmanagement,
Archivierung (orientiert sich an der ISO 17421), Handhabung von physischen und
hybriden Akten, Fax-Integration und andere Anwendungsfelder des Enterprise
Content Management. Wesentlicher Bestandteil sind auch die nichtfunktionalen
Anforderungen wie Benutzerfreundlichkeit, Performanz, Verfgbarkeit und andere.
Wesentliche Bestandteile der Spezifikation sind das Datenmodell (mit
Referenzierung zu Dublin Core und ISO 23081) und das Referenzmodell fr das
Klassifikationsschema.
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In einem Kapitel 0 sollen zuknftig in den bersetzungen von MoReq2 die
Begrifflichkeit und die Einbettung in nationale Gegebenheiten aufgenommen
werden50. Die Spezifikation enthlt zustzlich Kennzeichnungen, ob eine funktionale
Anforderung testbar ist und ob sie zu den Pflichtvorgaben fr die Zertifizierung
gehrt.
Im Folgenden werden die Inhalte der einzelnen Kapitel nher vorgestellt.
Preface
(Vorwort)
Chapter 1

Introduction
(Einleitung)

1.1

Background

1.2

Relationship between MoReq and MoReq2

1.3

Purpose and Scope of this Specification

1.4

What is an ERMS?
Ein Electronic Records Management System nach MoReq hat primre und
sekundre Anwendungszwecke. Die Anwendung fr die Verwaltung von
elektronischen Records wird als primrer Anwendungszweck bezeichnet. Die
Verwaltung von physischen Objekten hingegen als sekundr.
Fr die verschiedenen Informationsarten gibt es verschiedene SoftwareSysteme. So erfolgt beispielsweise die Verwaltung unstrukturierter
Informationen aus Anwendungen wie der Textverarbeitung oder E-MailSystemen heraus. Es findet keine Verwaltung von strukturierten Daten aus
anderen Anwendungen wie ERP-/HR-Systemen statt.

1.5

For what can this specification be used?

1.6

Intellectual property rights

1.7

Emphasis and Limitations of this Specification

1.8

Considerations for individual Member States (Chapter 0)


Die lnderspezifische Einleitung erlaubt es jedem Land, einzelne eigene
Anforderungen hinzuzufgen wie z.B: Verweise auf nationale Standards (z.B.
BS 4783). Dies kann jedoch durch die bersetzungslizenz der Europischen
Kommission eingeschrnkt werden. Die Anforderungen des Chapter 0 drfen
nicht im Widerspruch zu den Requirements stehen. Mgliche Inhalte des
Kapitel 0 sind die bersetzung von Schlsselbegriffen und
Schlsselkonzepten, Auflistung nationaler rechtlicher und regulativer

50

Ein Beispiel ist die franzsische bersetzung von MoReq2 mit einem sehr umfangreichen Chapter
0: http://www.project-consult.net/files/MoReq2_FR.PDF.

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Anforderungen, nationale Standards und Richtlinien zur Zugnglichkeit sowie
nationale Quellen fr weitere Informationen.
1.9

Using this Specification

1.10 Organisation of this Specification


1.11 Compliance Testing
1.12 Mandatory and Desirable Requirements
1.13 Comments on this Specification
Zweck und Zielsetzung der Spezifikation:
Ziel der Spezifikation ist es, die funktionalen Anforderungen fr die Verwaltung
von Records in einem ERMS (Electronic Records Management System)
zusammenzufassen, die sowohl fr die ffentliche Verwaltung als auch fr
Unternehmen von Bedeutung sind.
Zweck der Spezifikation ist die Untersttzung der Anwender bei der
Einfhrung oder Bewertung von ERMS-Systemen.
In-Scope, also innerhalb des definierten Aufgabenbereiches der Spezifikation,
ist die Identifikation und Kurzbeschreibung nicht-funktionaler Eigenschaften.
Damit sind die Kurzbeschreibung eng zusammenhngender Anforderungen
wie Dokumentenmanagement und die elektronische Verwaltung von
physischen Objekten gemeint.
Im Gegensatz dazu werden verwandte Themen wie Digitalisierung und andere
Formen der Erstellung von Records, die Einfhrung eines ERMS in der Praxis
und Plattform- oder Sektor-spezifische Anforderungen Out-of-Scope
verwendet.
Die Grundannahme der Spezifikation ist, dass die Nutzer eines ERMS neben
Administratoren, Records Managern oder Archivaren auch normale Bround Betriebsmitarbeiter sind, die das ERMS im Rahmen ihrer tglichen Arbeit
nutzen.
Chapter 2

2.1

Overview of ERMS Requirements


(berlick ber die ERMS Requirements)

Key Terminology
Schlsselbegriffe
administrative
role
authoritative
record
capture
case
case file
class

Administratorrolle
aussagekrftiges Record
Erfassung
Vorgang
Fallakte
Klasse

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Standards im Records Management: MoReq2


classification
classification
scheme
file plan
component
document
electronic
record
ERMS
metadata
record
file
sub-file
user role
volume
2.2

Klassifikation
Klassifikationssystem
Aktenplan
Komponente
Dokument
aufbewahrungspflichtige Aufzeichnung in elektronischer
Form
Electronic Records Management System
Metadaten
aufbewahrungspflichtige Aufzeichnung
Ordner, Akte
Unterordner, Unterakte
Anwenderrolle
Band

Key Concepts: Hauptkonzepte


Bei einem Record handelt es sich um Information, die erzeugt, empfangen
und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei
rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschftlichen
Handlung zu dienen (ISO 15489-1). Der Record entspricht einer
aufbewahrungspflichtigen bzw. aufbewahrungswrdigen Aufzeichnung. Er
kann eines oder mehrere Dokumente umfassen und auf jedem Medium in
jedem Format gespeichert werden. Ein Record kann aus mehreren
Komponenten bestehen und sowohl Kontext- als auch Strukturinformationen
enthalten. Er zeichnet sich durch seine Unvernderbarkeit aus.
Aber: Nicht jedes Dokument ist ein Record! Jedes Dokument kann in mehreren
Records erscheinen.

authoritative record (aussagekrftiges Record)


Eine wichtige Rolle spielt dabei die Authentizitt. Es muss nachweisbar sein,
dass es sich tatschlich darum handelt, was es zu sein vorgibt. Auerdem
muss es tatschlich von demjenigen erstellt worden sein, der vorgibt, es
erstellt oder bermittelt zu haben. Es muss zur angegebenen Zeit tatschlich
erstellt oder bermittelt worden sein.

Neben der Authentizitt ist die Zuverlssigkeit ein wichtiges Merkmal. Ein Record
kann als verlssliche Grundlage herangezogen werden, da sein Inhalt eine
glaubwrdige, vollstndige und genaue Wiedergabe der in ihm nachgewiesenen
Transaktionen, Aktivitten oder Tatsachen ist. Der Record zeichnet sich des
Weiteren durch seine Integritt (vollstndig und unverndert) und Benutzbarkeit
(kann nachgewiesen, wieder aufgefunden, dargestellt und verstanden werden)
aus.

electronic file (Elektronischer Ordner, elektronische Akte)


Der elektronische Ordner wird analog zu den Ordnern in der Papierwelt
verwendet und angelegt. Es handelt sich dabei um eine Sammlung

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Standards im Records Management: MoReq2


elektronischer Records. Es handelt sich dabei um einen virtuellen Ordner, der
keinen Inhalt hat und nur Metadaten und Attribute der zugewiesenen Records
und Unterordner enthlt.

sub-file (Unterordner, Unterakte, Mappe, Register)


In den Unterordnern erfolgt eine intellektuelle Einteilung nach inhaltlichen
Kriterien. Dies ist auch bei den elektronischen Ordnern sinnvoll. Es dient der
Verbesserung der Navigation und der Verwaltung von Records mit
unterschiedlichen Aufbewahrungsanforderungen.

volume (Band)
Es erfolgt eine automatische Aufteilung nach vordefinierten Richtlinien, die auf
den ueren Eigenschaften der Ordner, wie beispielsweise Gre, Anzahl
der enthaltenen Records und Zeitraum, basiert. Dies ist auch im Rahmen der
elektronischen Welt sinnvoll, um die Remote-Arbeit zu untersttzen und die
Offline-Nutzung von Records zu gewhrleisten.

classification scheme (Klassifikationssystem)


Dabei handelt es sich um die Reprsentation der Ablagestruktur und die
Erstellung einer hierarchischen Ordnung. Dies kann durch die effektive, stabile
und eindeutige Organisation von Records, die weite Verbreitung in Europa
und die Kompatibilitt zu MoReq1 gerechtfertigt werden.

Bei einem Aktenplan (file plan) handelt es sich um eine konkrete Ausprgung
eines Klassifikationssystems fr einen spezifischen Anwendungsfall. In der ISO
15489 werden die Begriffe Klassifikationssystem und Aktenplan allerdings
synonym verwendet.

class (Klasse)
Dabei handelt es sich zum Einen um einen Teilbereich der Hierarchie, der
durch eine Linie, die von irgendeinem Punkt der Hierarchie zu allen
darunterliegenden Ordnern verluft, dargestellt wird:
entspricht den Begriffen Gruppe oder Serie
entspricht einem Ast des Hierarchiebaums
eine Klasse kann andere Klassen enthalten.

Zum Anderen ist es eine Bezeichnung fr alle Ordner, Records etc., die einer
Klasse zugewiesen sind. Das begriffliche Klassenkonzept ist hier leider nicht
eindeutig.

user and administrative roles (Anwender und Administratoren Rollen)


Als Nutzer kann jeder bezeichnet werden, der die Berechtigung hat, mit dem
ERMS zu arbeiten. Eine Rolle entspricht dem Nutzerprofil:
Verantwortlichkeiten
Funktionale Rechte
Von mehreren Nutzern geteilt

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Standards im Records Management: MoReq2


Administratoren (adminstrative roles) verwalten die Records selbst und
betrachten Records als Entitten, unabhngig von Inhalt oder
Geschftszusammenhang. Sie verwalten des Weiteren Hardware, Software
und Speicher fr das ERMS und die Sicherung und Performanz der Lsung.
Anwender (User roles) nutzen die Records und fgen gegebenenfalls
Dokumente hinzu. Sie suchen und finden Records und interessieren sich in
erster Linie fr den Inhalt der Records und weniger fr die Verwaltung.
2.3

Entity-Relationship Model
Siehe hierzu besonders Anhang 9.

Chapter 3

3.1

Classification Scheme
(Klassifikationsschema)

Configuring
the
Classification
Scheme
(Einrichtung
der
Klassifikationssystematik)
Eigenschaften des Klassifikationsschemas sind die hierarchische
Reprsentation von Ordnern und Records in Klassen und die unbegrenzte
Anzahl der Hierarchielevel. Die Verwaltung wird in Identifizieren, Titel und
Beschreibungstext unterteilt. Falls ein formales MoReq2 XML-Schema
verffentlicht wird, muss das ERMS in der Lage sein, Records gem dieses
Schemas zu importieren und zu exportieren.
Eine Besonderheit bei der Entwicklung eines Klassifikationsschemas ist die
direkte Zuordnung von Records zu Klassen. Eine Klasse kann dabei eine
Mischung von Klassen, Records und Ordnern enthalten. Ordner knnen auf
jeder Ebene der Hierarchie angesiedelt sein. Ordner und Klassen drfen
jedoch nicht in einer Klasse nebeneinander existieren.

3.2

Classes and Files (Klassen und Ordner)


Eigenschaften der Klassen und Ordner sind die ffnen- und SchlieFunktion. In geschlossenen Klassen und Ordnern ist keine Ablage mglich.
Gem ISO 2788 muss kontrolliertes Vokabular als beschreibende
thematische Bezeichnung verwendet werden.

3.3

Volumes and Sub-Files (Bnde und Unter-Ordner)


Jeder Ordner besteht aus mindestens einem Unterordner. Bei nur einem
Unterordner ist die Transparenz fr den Anwender gewhrleistet. Es gibt
Verwaltungsregel. Die beispielsweise besagen, dass alle Unterordner eines
offenen Ordners immer geffnet sind und alle Unterordner eines
geschlossenen Ordners immer geschlossen sind.
Die Vorlagen fr die Unterordnerstruktur sind auf Klassenebene anwendbar
und es erfolgt eine automatische Erstellung bei der Anlage eines neuen
Ordners. Die Vorlagen sind vorrangig fr die Case-Management-Umgebungen
gedacht.

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Standards im Records Management: MoReq2


Unterordner knnen in Bnde aufgeteilt werden. Dies untersttzt die
automatisierte Verwaltung. Es wird ausschlielich der jngste Band geffnet
und die automatische Schlieung erfolgt nach konfigurierbaren Kriterien.
Bnde und Unterordner knnen als deaktivierbares Feature auf beliebigen
Ebenen des Klassifikationssystems verwendet werden.
3.4

Maintaining the Classification Scheme (Pflege des Klassifikationsschemas)


Bei Pflege des Klassifikationssystems gibt es einige Besonderheiten. So bringt
eine Verschiebung von Klassen innerhalb des Klassifikationssystems eine
Verschiebung aller zugeordneten Records mit sich. Eine Kopie von Klassen
innerhalb des Klassifikationssystems ist ebenso mglich wie die Erstellung
von Querverweisen zwischen den Ordnern. Mehrfacheintrge sind mglich fr:
ein Record in unterschiedlichen Klassen, Ordnern
ohne Duplikation des Dokumentes
Umsetzung nicht spezifiziert
Pointer als eine Mglichkeit

Chapter 4

4.1

Controls and Security


(Kontrolle und Sicherheit)

Access (Zugang, Zugriff)


Beim Zugang und Zugriff werden rollen- und gruppenbasierte Zugangsrechte
unterschieden. Es gibt verschiedene Ebenen der Zugriffsbeschrnkung:
Ordner oder Records
Klassen des Klassifikationssystems
Sicherheitsfreigabe des Anwenders
ausgewhlte Funktionen (z.B. lesen, schreiben, update etc.)
spezielle Elemente der Metadaten
Abhngig von festgelegtem Datum
Es gibt ein integriertes Netzwerk-Log-On und die Verwaltung von Gruppen
und Usern erfolgt auch in separater Directory Management Software.
Bei der Suche mssen die Berechtigungen bercksichtigt werden. Der Zugriff
kann ber die Metadatensuche oder Navigation erfolgen. Es werden dann
Alternativen fr den Umgang mit Objekten angezeigt, fr die keine
Zugriffsberechtigung vorliegt:
Anzeige des Titels und anderer Metadaten
Anzeige des Titels, des Entittentyps (Klasse, Record, etc.),
Erstellungsdatum und
Owner
Besttigung der Existenz und optional des Owners (Anzeige des
Identifiers); keine
Anzeige des Titels oder anderer Metadaten
Keine Anzeige von Informationen zu dem Objekt, kein Hinweis
zu dessen Existenz

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Des Weiteren kann der Zugriff auch ber eine inhaltsbasierte Sucher erfolgen.
Dabei werden dann ausschlielich Objekte angezeigt, fr die eine
Zugriffsberechtigung existiert.

4.2

Audit Trails (Audit-Protokolle)


Hier geht es um die Nachvollziehbarkeit. Es erfolgt eine automatische
Erfassung und Speicherung von Informationen zu jeder Aktion, dem
ausfhrenden Anwender und dem Datum und der Zeit der Aktion. Auerdem
erfolgt eine automatische Aufzeichnung von jedem Zugriff und der Zugriffsart,
der Vernderungen an den Parametern des Audit Trails, nderungen der
Metadatenwerte, Annotationen oder nderungen eines Records, nderungen
an
administrativen
Parametern
und
automatisch
durchgefhrte
Lschmanahmen. Eine Suche kann in Audit Trails durchgefhrt werden und
der Export der Audit Trails ist ebenfalls mglich.

4.3

Backup and Recovery (Datensicherung und Wiederherstellung)


Eine automatische Datensicherung und Wiederherstellung kann fr alle oder
ausgewhlte
o Klassen
o Ordner
o Records
o Metadaten
o Administrative Parameter
o Audit Trails
vorgenommen werden.
Administrative Mglichkeiten sind die Festlegung von Backup-Frequenzen, die
Auswahl von Klassen, Ordnern oder Records fr das Backup und die
Zuweisung von Speichermedien, Ort und System fr das Backup.

4.4

Vital Records (aussagekrftige,existentiell ichtige Aufzeichnungen)


Dabei handelt es sich um geschftskritische Aufzeichnungen, die sich dadurch
definieren, dass sie essentiell fr die Fhigkeiten einer Organisation, ihre
Geschftsfunktion ausfhren zu knnen, sind. Sie sind auf lange oder kurze
Sicht angelegt und regeln den Umgang mit Notfllen oder Katastrophen. Sie
dienen dem Schutz der langfristigen finanziellen und rechtlichen Interessen
eines Unternehmens. Die Kennzeichnung erfolgt ber ein Metadateninstrument.

Chapter 5

5.1

Retention and Disposition


(Aufbewahrung und Vernichtung)

Retention
and
Disposition
Schedules
(Aufbewahrungsund
Vernichtungsregeln)
Es werden so genannte Pflicht-Inhalte und Soll-Inhalte unterschieden. Die
Pflichtinhalte sind unter anderem:
o Aufbewahrungsfrist und Auslseereignis (intern / extern) oder
o Aussonderungszeitpunkt

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o Aussonderungsmanahme
o Ursache
Soll-Inhalte zeichnen sich aus durch:
o Beschreibung
o Anordnung: Spezifikation der Begrndung fr die Regelung, i.d.R.
Hinweis auf ein Gesetz oder eine Unternehmenspolicy
Mgliche Aussonderungsmanahmen sind die langfristige Aufbewahrung, die
Anzeige und berprfung, das automatische Lschen, das Lschen nach der
Autorisierung durch einen Administrator und der Transfer in ein Archiv oder
ein anderes Repository.

Konflikt-Management
Bei mehreren widersprchlichen Regelungen fr ein Objekt kann es Konflikte
geben. Im Rahmen des Konflikt-Managements werden automatische
Benachrichtigungen fr diesen Fall versand. Dadurch wird ein automatisiertes
Konflikt-Management mglich. Diese administrative Entscheidung ist nicht
verpflichtend, muss jedoch konfigurierbar sein.

Disposal Holds / Legal Holds


Aussonderungssperren stellen im Falle unerwarteter Ereignisse sicher, dass
die spezifizierten Records nicht entsprechend der Aussonderungsregeln
ausgesondert werden. Dies kann beispielsweise ntig sein, wenn Records als
Beweise in einem Rechtsstreit bentigt werden. Die Aussonderungssperre
darf aber keine Aufbewahrungsfrist an der Ausfhrung hindern und muss fr
jedes Objekt, das der Sperre unterliegt, verhindern, dass es gelscht oder
ausgesondert wird.
Eine Anwendung als Massenoperation ist mglich und es kann eine parallele
Gltigkeit mehrerer Aussonderungssperren fr ein Objekt geben. Sie sind ein
Kriterium, das die Suche und Reporting beeinflussen kann.

5.2

Review
of
Disposition
Actions
(Prfung
und
Freigabe
von
Vernichtungsaktionen)
Eine berprfung der Aussonderungsmanahmen kann auf Grund einer
automatischen Benachrichtigung erfolgen. Diese Benachrichtigung enthlt
Informationen zu allen Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln, die in
einem bestimmten Zeitraum in Kraft treten. Eine Untersttzung dieses
berprfungsprozesses kann durch die Anzeige der Entitten, zugehrigen
Metadaten und zugewiesenen Regeln erfolgen. Eine Navigation in und
zwischen den Ordnern ist ebenso mglich wie ein Wechsel zur
Metadatenansicht fr Ordner und Records. Es erfolgt eine Benachrichtigung
bei der Lschung von verlinkten Objekten.

5.3

Transfer, Export and Destruction (Transfer, Export und Lschung)


Bei dem Transfer geht es um die berfhrung von Records in ein anderes
System. Zunchst erfolgt dabei der Export einer Kopie mit allen zugehrigen
Metadaten und Audit Trails. War dieser Export erfolgreich, werden die

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Originale im Ursprungssystem gelscht. Bei dem Export werden komplette
Einheiten, Ordner oder Records fr ein anderes System kopiert. Die Records
bleiben dabei im Quellsystem erhalten. Beim Lschen kommt es zu der
Aufbewahrung des Metadaten-Stub. Aufzubewahrende Metadatenelemente
des Stubs sind:
Lsch- oder Transferdatum
Vollstndiger Klassifikationspfad (fully qualified classification
code)
Titel
Beschreibung
Verantwortlicher Nutzer
Grund fr die Lschung oder den Transfer

Chapter 6

6.1

Capturing Records
(Erfassung von Records)

Capture (Erfassung)
Dabei handelt es sich zum einen um die Erfassung zusammengesetzter
Dokumente. Es geht um die Erhaltung der strukturellen Integritt und der
Beziehung zwischen den Elementen. Beispiele sind Webseiten mit
eingebetteten Grafiken oder Textdokumente
in Verbindung mit
Tabellenkalkulation.
Zum anderen geht es um die nderung von Records bei der Erfassung. Die
Anzeigbarkeit muss sichergestellt werden und eine Aufzeichnung im Audit
Trail erfolgt. Die bernahme des Dateiformats in die Metadaten erfolgt
automatisch.

Metadaten
Es erfolgen eine automatische Metadaten-Extraktion
ausgehenden Dokumenten:
o Datum des Dokuments
o Empfnger
o Weitere Empfnger (Kopie)
o Betreff
o Verfasser
o Interne Referenz (unser Zeichen)

bei

ein-

und

und eine Validierung der Metadaten:


o nach den Regeln des MoReq2 Metadaten-Modells
o Untersttzung fr Prfsummen-Algorithmen (check digit algorithms)
o Bereitstellung einer API zur Algorithmus-Einbindung ausreichend
Die Speicherung von Records bei fehlenden Pflicht-Metadaten erfolgt
temporr. Es sollten Schlagwrter angegeben werden und ein kontrolliertes
Vokabular verwendet werden.
Weitere Funktionen sind die Erfassung eines Dokuments mit mehreren
Versionen (Deklaration aller Versionen als Record oder einer bestimmten
Version als Record oder jeder Version als individuelles Record), die
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untersttzte Klassifizierung (Vorschlge auf Basis der Inhalte, Metadaten,
hufigsten Klassen) und Ad-hoc Workflows (berprfen und Akzeptieren
eines Dokumentes vor der Erfassung, Dokumentation und Begrndung der
Entscheidung).
Vermeidung von Mehrfach-Ablage und Inkonsistenzen ist mglich, da eine
Warnung bei der Doppelerfassung auftritt. Zu identifizierende Metadaten sind
dabei Titel, Datum, Autor oder Adressat. Es gibt keine Vorgaben fr die
Identifizierung von E-Mails. Die Zugriffsrechte werden bercksichtigt.
Auerdem gibt es eine Warnung bei Erfassung eines unvollstndigen oder
inkonsistenten Records.
6.2

Bulk importing (Massenimport)


Bei dem Massenimport geht es um die berfhrung und Erfassung von
Records aus anderen Systemen mit der Untersttzung fr Stapelverarbeitung,
regelbasierte, automatische Erfassung und die Validierung zu Erhaltung der
Datenintegritt. Auerdem geht es um die Verwaltung von Input-Queues und
den Mit-Import der Audit Trails. Dabei erfolgt keine bernahme in das eigene
Audit Trail. Es gibt eine separate Ablage.

6.3

Email Management (E-Mail-Verwaltung)


Das E-Mail-Management befasst sich mit der E-Mail-Archivierung von ein- und
ausgehenden E-Mails. Es sind eine automatisierte Erfassung aller E-Mails und
Anhnge, eine regelbasierte Erfassung und eine manuelle Erfassung mglich.
Im Rahmen des E-Mail-Managements geht es des Weiteren um die
Integration der Erfassungsfunktionalitt in die E-Mail-Appliaktion (Drag&Drop
von E-Mails aus dem E-Mail-Client) und den Erhalt der Header-Informationen.

Attachements
Bei E-Mails mit Attachement werden unterschieden:
E-Mail Nachricht ohne Anhang
E-Mail Nachricht mit Anhang in einem Record als verbundene
Komponenten
E-Mail Nachricht und Anhnge als einzelne Records
Automatische Verknpfung
Nur die Anhnge als einzelne Records
Die Erfassung mehrerer E-Mails in einer Operation ist ebenso mglich wie die
automatische Erfassung zusammengehriger E-Mails.

Automatische Metadatenerfassung
Bei der automatischen Metadatenerfassung werden die automatische
Metadaten-Extraktion und die Erfassung des Adressfeldes des Headers als
Metadaten unterschieden. Kennzeichen der automatischen MetadatenExtraktion sind:
Versanddatum / Versandzeit
Alle Empfnger
Alle Kopie-Empfnger
Betreffzeile als Titel (Standard)

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Absender
Eingebettete elektronische Signatur
Zertifikat des Service Providers

Die Erfassung des Adressfeldes des Headers als Metadaten zeichnet sich
durch den optionalen Anzeigenamen und das adress-Spec-Feld aus.
6.4

Record Types (Record Typen, Record Klassen)


Recordstypen beschreiben Eigenschaften, die nicht im Klassifikationssystem
definiert werden:
spezielle Metadaten Attribute
Retention Anforderungen
Zugriffskontrollen
Arten von Dokumenten
Pflichtangabe fr jeden Record
Definition von default-Werten (Standardtyp)

6.5

Scanning and Imaging (Scannen und Bildverarbeitung)


Die Integration einer Scan-Lsung ermglicht monochromes und farbiges
Scannen. Es sind verschiedene Speicherformate wie beispielsweise TIFF,
JPEG, PDF/A, mglich und es werden unterschiedliche Auflsungen
untersttzt. Eine Speicherung ist sowohl in Farbe als auch in Graustufen
mglich. Weitere Merkmale sind die OCR/ICR Funktionalitt, Korrektur,
Nachindizieren,
Qualittssicherung
und
Massenscanverfahren.
Die
Verwaltung
von
Scan-Parametern
fr
Dokumenttypen
und
die
Annotationsuntersttzung
sind
kennzeichnend
fr
Scannen
und
Bildverarbeitung.

OCR
Bei der OCR und Formularverarbeitung stellen Bild und OCR Text einen
Record dar. Der Text besteht dabei eher aus Metadaten als das er ein eigener
Record ist. Der Text ist fr den Anwender nicht zwingend einsehbar. Bei der
Formularverarbeitung gibt es die automatische Metadatenerfassung und die
automatische Klassifikation an Hand erkannter Metadaten.

Protokollierung
Protokollierungsdetails einer Scan-Session knnen sein:
Anwender Login
Workstation-Identifikation
Zeit und Dauer
Session-Identifier
Stapel-Identifier
Anzahl der Dokumente
Anzahl der gescannten Bilder
Anzahl der gescannten Bilder nach dem Lschen von leeren
Seiten (bei automatischer Lschung leerer Seiten)

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Chapter 7

7.1

Referencing
(Referenzierung)

Classification Codes (Klassifizierungskennzeichner)


Bei der Erstellung oder Erfassung von
Klasse
Ordner
Unterordner
Band
Record
Komponente
erfolgt eine Zuweisung von Klassifikationskennzeichen. Eine Eindeutigkeit der
vollqualifizierten Klassifikationskennzeichen (Fully-Qualified Classification
code) ist innerhalb der Hierarchie verpflichtend. Ein Klassifikationskennzeichen ist ein Metadatenelement.
Erstellung und Formate erfolgen ber eine automatische Generierung und
Zuweisung durch autorisierte Anwender oder durch externe Applikation. Es ist
keine nachtrgliche Modifikation durch Anwender oder externe Applikation
mglich.Die konfigurierbare Formatspezifikation ist fr jede Hierarchieebene
definierbar und es gibt vollqualifizierte Klassifikationskennzeichen. Eine
Verkettung von Klassifikationskennzeichen wird durch Sonderzeichen
getrennt.

7.2

System Identifiers (Systemseitig erzeugte eindeutige Identifizierungscodes)


Identifizierung und Referenzierung
Kennzeichen der Identifizierung und Referenzierung sind das System
Identifier, das fr die Verwendung der Software erforderlich ist, und das
Klassifikationskennzeichen (Classification Code), das der hierarchische
Bezeichner fr Entitten der Klassifikationsschema-Hierarchie fr Anwender
ist. Zuweisung bei Erstellung:
Klassifikationsschema
Klasse
Ordner
Unterordner
Band
Record
Auszug eines Records
Aufbewahrungs- und Aussonderungsregel
Dokument
Eine Eindeutigkeit innerhalb der Klassifikationsschema-Hierarchie und der
ERMS-Instanz sind wichtig. Die Eindeutigkeit wird durch die Verwendung von
global eindeutigen Systemkennzeichen erreicht. Es gibt beispielsweise die
Prferenz:
UUID-Algorithmus
ISO/IEC 9834-8 und ITU-T Rec. X.667

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GUID (Globally Unique ID)

Andere Anstze sind DOI Digital Object Identifier System und URN Uniform
Ressource Name. Die Speicherung erfolgt als Metadatenelement.
Chapter 8

Searching, Retrieval and Presentation


(Suche, Abfrage und Prsentation)

8.1

Search and Retrieval (Suchen und Finden)


Suche und Abfrage gibt es fr Records, jede Zusammenfassung von Records
(Klasse, Ordner, Unterordner, Band) und die zugehrigen Metadaten.
Bekannte Suchtechniken sind die Metadatensuche (uneingeschrnkte
Kombinationsmglichkeiten), die inhaltsbasierte Suche, die Schlagwortsuche
und die Schlsselwrtersuche mit Listenauswahl. Wichtige Funktionen sind:
Verfeinerungs-Funktion (Refine Search)
Boolsche Operatoren
Platzhalter (Wild Cards)
Einschrnkung der Suche auf Ordner oder andere
Zusammenfassungen
Thesaurus, gem Standards (ISO 2788, ISO 5964)
Angabe von Zeitintervallen, auch natrlich-sprachig
Anzeige der Anzahl der gefundenen Objekte
Speichern und Verffentlichung von Suchanfragen

8.2

Presentation: Displaying Records (Bildschirmanzeige)


Eine Darstellungsmglichkeit ist die Anzeige von Records. Dabei werden der
Inhalt oder Metadaten per Mausklick oder Tastendruck angezeigt oder die
Anzeige von Records erfolgt aus Suchanfragen ohne Laden externer
Applikationen heraus. Hier ist beispielsweise die Integration eines ViewerPaketes denkbar.

8.3

Presentation: Printing (Drucken)


Es sind Kopien aller druckbaren Records mit Metadaten, anderen
administrativen Informationen und die Festlegung von default-Metadaten fr
Ausdrucke mglich. Es knnen alle oder auch nur ausgewhlte Metadaten
eines Objektes gedruckt werden. Ein Sammeldruck aller Records einer
Klasse, Ordner, Unterordner, Band ist ebenso mglich.
Fr die Administratoren gibt es folgende Mglichkeiten des Ausdruckes:
Alle oder ausgewhlte administrative Parameter
Aufbwahrungs- und Aussonderungsplne
Ordnerbestand
Alle oder einen Teil der Audit Trails
Eine Liste der Inhalte aller geregelten Vokabularien
Alle oder Teile des Klassifikationsschemas

8.4

Presentation: Other (andere Formen der Ausgabe)

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Andere Formen der Darstellung knnen nicht-druckbare Records und die
Ausgabe auf geeigneten Medien wie beispielsweise Audio, Video oder
spezielle Webseiten sein.

Chapter 9

9.1

General Administration (allgemeine Administration)


Die Systemadministration ist fr das Management von Systemparametern
zustndig, also fr das System-Management und die System-Konfiguration. In
den Bereich der Systemadministration fllt auerdem die Benutzeradministration und sie ist sowohl verantwortlich fr die Vergabe von
Funktionen an Anwender und Rollen als auch fr die Vergabe von Rollen an
Anwender. Des Weiteren ist die berwachung des Speicherplatzes und der
Speichermedien diesem Bereich zuzuordnen.

9.2

Administrative Functions
(Administrative Funktionen)

nderungen am Klassifikationssystem
Bei Massennderungen am Klassifikationssystem sind die Sicherung der
Vollstndigkeit und Korrektheit der Metadaten und Daten des Audit Trails und
folgende nderungsmglichkeiten
o Aufteilen einer Klasse in zwei neue Klassen
o Zusammenfhren von zwei Klassen
o Verschieben von Klassen
o Umbenennen von Klassen
o nderungen an den Zugriffsrechten
o nderungen der Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln
zu bercksichtigen.
Reporting (Berichterstellung)
Es werden verschiedene Report-Typen unterschieden:
Management-Reports
Statistische Reports
Ad-hoc Reports
Periodische Reports.
Als Darstellungsformen sind der Ausdruck, die Bildschirmanzeige und die
Speicherung in elektronischer Form mglich. Die Funktionen des Reportings
sind das Sortieren und Filtern, die Zusammenfassung, die grafische
Aufbereitung
und
die
Speicherung
von
Reportanfragen
zur
Wiederverwendung. Die Inhalte des Reportings definieren sich ber die
Anzahl und den Ort von Ordnern, Unterordnern und Bnden (auch sortiert
nach Zugangsbeschrnkungen und Sicherheitsmarkierungen). Auerdem
werden die Records nach Dateiformat und Version sortiert und in den
elektronischen Ordnern, Unterordnern und Bnden nach Gre oder
Speicherort abgelegt. Beim Reporting gibt es Quoten fr die Erfassung und
Retrieval von Records, fr die Erstellung von neuen Klassen und Ordnern und

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fr den verbrauchten und freien Speicherplatz. Kennzeichnend sind auerdem
die Audit Trails, die Aussonderungsprozesse und die Export-Vorgnge.
9.3

Changing, Deleting and Redacting Records (ndern, Lschen und Redigieren


von Records)
Lschen kann entweder im Sinne von Zerstrung stattfinden oder im Sinne
von Aufbewahrung. Dabei erfolgt beim Lschen ein Eintrag in den Metadaten
des Records, dass dieser aus der Kontrolle des Records-Managements
entfernt wurde.
Beim Lschen handelt es sich um eine Ausnahmefunktion, die einer strengen
Kontrolle der Lsch-Rechte unterliegt. Eine Dokumentation erfolgt im Audit
Trail. Der Lsch-Schutz fr erfasste Records ist konfigurierbar.
Beim so genannten Redigieren werden Auszge aus bestehenden Records
ausgeblendet oder sensible Informationen entfernt. Es erfolgt eine
automatische Deklaration des Records und eine Klassifikation derselben
Aggregation wie die Vorlage. Bei der Auszug-Erstellung sind einige
Informationen anzugeben:
Grund
Sicherheitskategorie
Optional: Aggregation zur Ablage einer Kopie des Auszugs

Kapitel 10

Optional Modules
(Optionale Module)

Die Anforderungen in den optionalen Modulen beschreiben Funktionen, die in ein


ERMS integriert werden knnen. Sie mssen im Zusammenhang mit den
Kernanforderungen betrachtet werden und eine bedarfsabhngige Implementierung
ist zu prfen.
10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records (Verwaltung
nicht-elektronischer Ordner und Records)
Die integrierte Verwaltung nicht-elektronischer Records erfolgt in RecordsRepositories. Nicht-elektronische Records knnen papierbasierte Records,
Records auf Microfiche oder Audio-Bndern oder digitale Records auf
portablen Medien wie CD oder DVD sein. Auerdem zhlen Physische
Records, also alle Records auerhalb des ERMS dazu. Dies sind
beispielsweise eine CD mit Bildern, die nicht vom ERMS als einzelne Records
betrachtet werden oder eine CD mit Bildern, von denen jedes vom ERMS als
Record betrachtet wird. Dies ist dann aber kein physischer Record, sondern
ein austauschbares Medium.
Bei der Verwaltung von physischer Records kommt es zu einer Festlegung
von Klassen, Ordnern, Unterordnern oder Bnden, die als physische
Container existieren. Es erfolgt einer Erweiterung der Metadaten um
beispielsweise den Aufbewahrungsort oder die Information ber das Format
des Containers oder Records.
Fr eine sptere Nachverfolgung von
physischen Records sollten Angaben zum Aufbewahrungsort, dem Verwahrer
und dem Check-in/Check-out gemacht werden. Auerdem gibt es eine
Auswahlliste fr den Aufbewahrungsort und eine Erinnerung fr die Rckgabe.

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Es werden Barcodes, RFID etc. untersttzt und der Ausdruck von Labels fr
die physischen Ordner und Records ist mglich.
10.2 Disposition of Physical Records (Vernichtung physischer Aufzeichnungen)
Die Aussonderung von Papier-Records vollzieht sich analog zur
Aussonderung von elektronischen Records. Es gibt eine Benachrichtigung bei
Transfer, Export oder Lschen einer Entitt, die mit einem oder mehreren
physischen Records assoziiert ist.
10.3 Document Management and Collaborative Working (Dokumentenmanagement
und kollaboratives Arbeiten)
Begriffsklrung EDMS / ERMS
Electronic Document Management
System
An EDMS
allows documents to be modified
allows documents to exist in
several versions
may allow documents to be
deleted by their owners
may include some retention
controls
may include a document
storage structure, which may be
under the control of users

is intended primarily to support


day-to-day use of documents for
ongoing business

Electronic Records Management


System
An ERMS
prevents records from being
modified
allows a single final version of a
record to exist
prevents records from being
deleted except In certain strictly
controlled circumstances
must include rigorous retention
controls
must include a rigorous record
arrangement
structure
(the
classification scheme) which is
maintained by an administrative
role
may support day-to-day working,
but isprimarily intended to provide
a securerepository for business
records

Anforderungen
Unter einem Dokument wird ein Objekt verstanden, das noch nicht als Record
im ERMS deklariert wurde. Die integrierte Speicherung von Dokumenten und
Records erfolgt in denselben Klassen und Ordnern, die Speicherung von
Entwurfsversionen und finale Versionen in derselben Aggregation. Es gibt eine
eindeutige, unterscheidende KEnnzeichnung von Records und Dokumenten
und eine Untersttzung der Records-Deklaration fr Dokumente als
Massenoperation.
Bei dem Versions-Handling werden drei Punkte unterschieden. Bei dem
Check-in/Check-out mit Versionierung handelt es sich um einen nahtlosen
bergang vom EDMS ins ERMS und die Erfassung eines Dokumentes mit
mehreren Versionen. Dabei kann es sich nur um die aktuellste Version, eine
vom Anwender festgelegte Version, alle Versionen als ein einziger Record

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oder alle Versionen als einzelne, verknpfte Records handeln. Auerdem sind
die Untersttzung fr eine Versionskontrolle und ein persnlicher
Arbeitsbereich fr den Anwender zu nennen.
10.4 Workflow (Workflow, Geschftsprozessmanagement [Vorgangsbearbeitung])
Im Workflow und Geschftsprozessmanagement gibt es vordefinierte
Workflows, Ad-hoc Workflows und Standards. Letztere ermglichen eine
Kompatibilitt mit dem WfMC Workflow Management Coalition Reference
Model und den Export in ein Standard-XML-Schema.
Die Anwender Untersttzung ist durch ein grafisches Interface zur Definition,
Pflege und Bearbeitung, eine Auswahlliste fr Workflow-Schritte, eine Auswahl
der Teilnehmer nach Name, Rolle oder Organisationseinheit, das Speichern
von Workflows fr die Wiederverwendung und letztendlich durch die
automatische Versionsverwaltung gekennzeichnet. Wichtige Funktionen sind:
Benachrichtigung fr Postkorb-Eingang
Wiedervorlage (tickler)
Benachrichtigungsfunktionalitt
berwachung des Workflowfortschritts
Auflistung von zugewiesenen Arbeitsanweisungen
Bedingte
Verzweigung
des
Workflow
anhand
von
Anwendereingaben oder Systemdaten
Priorisierung von Elementen in der Warteschlange
Rendezvous-Verarbeitung
Automatisiertes Starten von Workflows z.B. fr Record-Typen
10.5 Casework (Fallbearbeitung, [Vorgangsbearbeitung])
Unter einer Fallakte werden Ordner zu einer oder mehreren strukturierten
Transaktionen, die das Ergebnis eines konkreten Prozesses oder einer
konkreten Aktivitt sind. Strukturierte Transaktionen folgen vorgegebenen
Regeln und einem konsistenten Prozess. Sie werden in vielen Instanzen
hnlicher Transaktionen wiederholt.
Die vorhersagbare Ablagestruktur ist gekennzeichnet durch die Abbildung in
Unterordnerstruktur und sie ist meist Vorlagen-basiert. Die Vorgangs- und
Fallbearbeitung bentigen in der Regel kein stark strukturiertes
Klassifikationssystem und sind oft abhngig von Workflows.
Beispiele fr Fallakten sind Ordner mit Records ber
Regulative berwachung
Regulative berwachung
Reklamations- und Beschwerde-Management
Passausstellung
Untersuchung eines Vorfalls
Personalbestand

10.6 Integration with Content Management Systems (Integration mit Web Content
Management Systemen (CMS/WCM))
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Charakteristische Funktionen eines CMS/WCM sind die Verffentlichung von
Informationen (Webseiten, Portale), das Management von Informationen aus
verschiedenen Quellen und die Umformatierung von Informationen. Auerdem
zeichnet es sich durch das Verbinden der verschiedenen Versionen,
Darstellungsformen und bersetzungen eines Dokumentes und das
Management der Komponenten eines Dokumentes aus.
Im Rahmen der ERMS-Integration erfolgt der Transfer von Kopien von
Records inklusive einiger Metadaten in ein CMS, die Erfassung von Inhalten
aus dem CMS und die Erfassung einer oder mehrerer Webseiten als Records.
10.7 Electronic signatures (Elektronische Signatur)
Die Kernpunkte im Bereich der Elektronischen Signatur sind:
Erfassung und ggf. Verifizierung von elektronischen Signaturen
zum Erfassungszeitpunkt
Speicherung von zugehrigen elektronischen Zertifikaten
Speicherung von Details der Certification Service Providers
Verifikations-Metadaten fr elektronisch signierte Records
Standard-basiertes Interface (z.B. XKMS XML Key Management
Spec)
Sicherstellung der Erhaltung der Integritt von Records mit
elektronischen Signaturen
10.8 Encryption (Verschlsselung)
Dabei handelt es sich um die Verschlsselung der Objekte. Es gibt einen
Zugriffsschutz fr verschlsselte Records. Dabei handelt es sich entweder um
den normalen Zugriffsschutz des Records oder eine Begrenzung auf
Anwender, die den zugehrigen Schlssel besitzen. ber die Verschlsselung
erfolgt eine Erfassung und Speicherung von Informationen. Dies geschieht
beim Erfassen eines Records oder beim Empfang von verschlsselten
Records aus externen Anwendungen. Im Rahmen der Encryption erfolgt des
Weiteren die Entfernung einer vorhandenen Verschlsselung beim Erfassen
oder Importieren.
10.9 Digital Rights Management (Objekt-Rechte-Management)
Unter Digital Rights Management (DRM) wird der Schutz des geistigen
Eigentums und/oder Einschrnkung der Verteilung von Informationen
verstanden. Das Modul enthlt keine testbaren Kriterien und der Test ist nur
bei der Anpassung der Anforderungen an eine bestimmte Technik mglich.
Es werden alle Records mit DRM-Funktionen erfasst und dabei vorhandene
DRM-Features erkannt. Die Anzeige von Records mit DRM-Features erfolgt
schlielich unter Bercksichtigung der Rechteinformationen. DRM-Features
werden beim Export von Records angewendet.
10.10 Distributed Systems (verteilte Systeme)
Es gibt verschiedene Architekturen fr die verteilten Systeme. Eine Instanz
des ERMS kontrolliert beispielsweise mehrere Repositories oder mehrere
Instanzen des ERMS mit eigenen Repositories kommunizieren untereinander.
MoReq2 legt keine bestimmte Architektur fest. Beispielanforderungen sind:
Verteilte Klassifikationsschema
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Vermeidung oder Auflsung von Konflikten durch nderungen


an unterschiedlichen Orten
Caching von hufig oder krzlich verwendeten Entitten

10.11 Offline and Remote Working (Offline- und Fernarbeit)


Mgliche Funktionen der Offline- und Fernarbeit sind:
Download-Verbot fr bestimmte Klassen
Download von Aggregationen oder Records
Aufzeichnen dieser Aktivitten im Audit-Trail
Downloadaktivitt als Metadaten-Eintrag
Automatische Synchronisation
Bercksichtigung aller Zugriffs- und Sicherheitsregeln
10.12 Fax Integration (Faxintegration)
Eine API ist fr die Kopplung mit dem Fax-Server zustndig. Ein
Standardformat fr die Speicherung von Faxen ist z.B TIFF v6 mit Group IV
Kompression. Es erfolgt sowohl eine Integration der Erfassung in das FaxInterface, als auch die Integration des Fax-Versands in das ERMS. Die
Extraktion von Metadaten vollzieht sich dabei automatisch.
10.13 Security Categories (Sicherheits- /Zugriffsschutz-Kategorien)
Es gibt die Verwaltung von Sicherheitskategorien und Sicherheitsfreigaben,
die ber die Zugangskontrollen hinaus gehen. Die Zuordnung zu den
Sicherheitskategorien erfolgt zu den Klassen, Ordnern, Unterordnern, Bnden
oder einzelnen Records. Unterkategorien sollten sich dabei einem
kontrollierten Vokabular fr die Benennung bedienen und sich mindestens
eine Unterkategorie mit einer mindestens fnfstufigen Zugriffshierarchie
bedienen.
Chapter 11 Non-Functional Requirements
(Nicht-funktionale Anforderungen)
Die Non-Functional Requirements sind kein Teil des Zertifizierungstests. Sie sind
lediglich als Leitfaden gedacht.
11.1 Ease of Use (Benutzerergonomie, Einfachheit der Benutzerfhrung)
Beispielanforderungen fr die Benutzerfreundlichkeit sind:
Eingeschrnkte Anzeige des Klassifikationsschemas fr die
Nutzer
Kontext-sensitive Online-Hilfe
Grafische, navigierbare Anzeige des Klassifikationsschemas in
hierarchischer Form
Aussagekrftige Fehlermeldungen
Gleichzeitige Anzeige mehrerer Records
Anpassung der Oberflche durch den Anwender
Liste der Metadatenelemente zur Dateneingabe
Enge Integration mit dem E-Mail-System
Favoriten-Funktion
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Standards im Records Management: MoReq2

Einfache Erreichbarkeit von hufig ausgefhrten Aktionen

11.2 Performance and Scalability (Performanz und Skalierbarkeit)


Zur Performanz und Skalierbarkeit zhlen angemessene Antwortzeiten,
einzuhaltende Maximalzeiten fr Suchanfragen, Maximalzeiten fr die Anzeige
der ersten Seite, Speichergre, Benutzerzahlen, Erweiterbarkeit bei
laufendem Betrieb usw.
11.3 System Availability (Systemverfgbarkeit)
Hierzu gehren
Angabe der Verfgbarkeitszeiten
Angabe der max. akzeptierten Ausfallzeiten
etc.
11.4 Technical Standards (technische Standards)
Technische Standards erfordern weitere Angaben fr weitere Anforderungen
durch den Benutzer. Die Angaben knnen aus den Bereichen
Hardwareumgebung, Betriebssytemumgebung, Softwarearchitektur der
Arbeitsplatzrechner, Benutzeroberflche, relationale Datenbank und
Schnittstelle, Netzwerkprotokoll und -betriebssystem, Standards fr den
Informationsaustausch und APIs und Developer-Kits stammen.
11.5 Legislative and Regulatory Requirements (rechtliche und regulative Vorgaben)
Im Rahmen der rechtlichen und regulativen Anforderungen kommt es zu
Lokalisierungen in Kapitel 0. Beispielanforderungen dafr sind die
Konformitt mit Standards zur juristischen Zuverlssigkeit und Beweiskraft von
elektronischen Dokumenten, die Konformitt mit der Records ManagementGesetzgebung, keine Verletzung von Anforderungen an den deutschen
Datenschutz
oder
die
Informationsfreiheit
und
Compliance
mit
branchenspezifischen regulative Anforderungen, Richtlinien oder Codes of
Practice.
11.6 Outsourcing and Third Party Management of Data (Outsourcing)
Outsourcing und externe Datenverwaltung findet unter anderem durch externe
Service-Anbieter, Application Service Provider oder Vertragsanforderungen
nach ISO 15801 (Service Level Agreements) statt. Im Rahmen des
Outsourcings und der externen Datenverwaltung kommt es des Weiteren zur
Bestimmung der Details des Transports von Records.
11.7 Long Term Preservation and Technology Obsolescence (Langzeitarchivierung
und technische Veralterung)
Unter Langzeit versteht man in der Regel Zeitrume von mehr als 10 Jahren.
Es sind mehrere Jahrzehnte oder sogar Jahrhunderte mglich. Die Risiken
sind der Verfall der Speichermedien, die Veralterung der Hardware und
Formate und die detaillierten Angaben in ISO 18492. Es werden zustzliche
Metadaten fr die Langzeitarchivierung bentigt. Dies sind Daten zur
technischen Umgebung, Software fr Erstellung und Darstellung und die ISO
14721 OAIS Open Archive System reference model als Richtlinie.

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11.8 Business Processes
Prozessorientierte Funktionen der Anwendung ermglicht ein einfaches
Initiieren einer Funktion eines Prozesses. Es ist keine Neueingabe von bereits
eingegebenen Daten notwendig und am Ende der Funktion erfolgt die Wahl
des Anwenders. Er kann sich zwischen dem Abbruch des Originalprozesses
und dem Wiedereinstieg in den originalen Prozess entscheiden. Die
Integration aller Fhigkeiten eines eventuell vorhandenen Thesaurus ist
mglich.
Chapter 12 Metadata Requirements
(Metadaten Anforderungen)
12.1 Principles (Prinzipien; siehe die Diagramme)
Das Metadatenmodell beinhalt folgende Entitten:
Classification Scheme
Class
File
Sub-file
Volume
Record
Record Extracts
Metadata Stubs
Record Type
Component
Rendition
Retention and Disposition Schedule
Disposal Hold
12.2 General Metadata Requirements (Allgemeine Metadaten Anforderungen)
Generelle Anforderungen an Metadaten sind unter anderem, dass es eine
unbegrenzte Anzahl von Metadaten-Elementen gibt und die Nutzung der
Metadatenwerte zur Festlegung des funktionalen Verhaltens des ERMS
beitrgt. Es gibt unterschiedliche Mengen fr verschiedene Record-Typen und
verschiedene Formate. Das Datumsformat ist nach ISO 8601 genormt.
Weitere Kennzeichen sind die Beschaffung von Metadaten-Werten aus
unterschiedlichen Quellen, Validierung, Vererbung und die Verwendung von
Metadaten-Werten in der Suche.
Chapter 13 Reference model
(Referenzmodell)
Das Kapitel beihaltet neben dem Glossar die zwei Grafiken zum Entity Relationsship
Modell mit Erluterung und das Zugriffsmodell.
13.1 Glossary
13.2 Entity-Relationship Model

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Standards im Records Management: MoReq2

Classification Scheme
1

CONTAINS
1-

Class

0-

1-

11 1

IS MADE UP OF

1-

MAY
CONTAIN

Retention &
Disposition
Schedule

0-

APPLIES
TO

1-

File

0-1

111

MAY BE

MAY BE

DIVIDED
INTO

DIVIDED
INTO

0-

Sub-file
1

1-

1-

APPLIES
TO

MAY BE
DIVIDED
INTO

0-

Document
Type

0-

Volume

1
1
IS STORED IN

01-

Document
1

1-

1-

IS FORMED
OF

1-

Record
1

11-

*
*

1
HAS

HAS

Record
Type

IS MADE

IS MADE

UP OF

UP OF

11-

Component

Key:
1

Exactly one 0 1 Zero or one 0 - * Zero or more 1 - * One or more

Exclusive OR

Abb. 8: MoReq2 Entity Relationsship Modell (kein Datenbank-Modell)


13.3 Entity Relationship Narrative
13.4 Access Control Model

MoReq2 Anhnge
Appendix 1 Reference Publications
Hier findet sich eine Zusammenstellung von Literatur und Normen, die fr
MoReq2 benutzt wurden.
Appendix 2 Development of this Specification
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Der Anhang gibt eine Zusammenfassung des Prozesses der Erstellung der
Spezifikation.
Appendix 3 Use of this Specification in Electronic Form
Hinweise zur Nutzung und Versionierung der elektronischen Form der
Spezifkation
Appendix 4 Acknowledgements
Danksagungen sowie Auflistungen der verschiedenen Gremien (Panels), die
an MoReq2 mitgewirkt haben:
Editorial Board
DLM Forum Panel
Archive Panel
User Panel
Vendor Panel
Independant Reviewer
Appendix 5 Correspondence to Other Models
Dieser Abschnitt beinhaltet eine vollstndige Gegenberstellung
Referenzierung der Entitten von MoReq2 zur ISO 23081.

und

Appendix 6 Date Processing


Dieser Anhang beinhaltet Angaben zum Gebrauch von Datumsformaten.
Appendix 7 Standards and Other Guidelines
7.1
Standards
Anhang 7 gibt eine relative vollstndige bersicht ber alle Standards, die im
Umfeld des Records Managements wichtig sind. Diese sind auch teilweise in
Abb. 7 aufgefhrt.
7.2

Other Guidance
Hier sind weitere Richtlinien und Best Practice Guides zusammengestellt.

7.3

Accessibility Guidelines and Resources


Dieser Abschnitt beinhaltet Referenzen zur Usibility

7.4

Digital Preservation Guidelines


In diesem Abschnitt sind Richtlinien fr die elektronische Langzeitarchivierung
aufgefhrt.

7.5

Graphical Model of Relationship of MoReq2 with Other Guidance


Siehe Abb. 7.

Appendix 8 Changes from the Original MoReq


8.1
Changes that are not Backwards-Compatible
Hier sind die Funktionen und Anforderungen aufgefhrt, die abweichend von
MoReq definiert wurden und fr die es keine Abwrtskompatibilitt gibt.

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8.2

Relationship between Sections


Referenzierung der verschiedenen Kapitel von MoReq zu MoReq2.

Appendix 9 Metadata Model


Der Angang 9 ist einer der wichtigsten Teile der Spezifikation. Er enthlt auch
ausgelagerte Teil der Requirements. Hier sind alle Metadaten spezifiziert.
9.1 Introduction
9.2 Audit Trail
9.3 Implicit and Explicit Metadata
9.4 Principles
9.5 Presentational Conventions
9.6 Naming Conventions
9.7 Metadata Elements
9.8 Customisation Notes for Metadata Requirements

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4. Aktuelle Entwicklungen bei MoReq2
Die folgenden Ausfhrungen beziehen sich auf den Status der Moreq2 Entwicklung
im September 2009.
4.1 Kritik an MoReq2
Whrend generell MoReq2 positiv bewertet wird, gibt es einige kritische
Anmerkungen zum Umfang sowie zum Test- und Zertifizierungsverfahren. Der
Aufwand fr die Umsetzung von MoReq2 in Records Management Produkten wird
teilweise als sehr hoch eingeschtzt51. Dabei wird jedoch hufig bersehen, dass
sich MoReq2 modular aus zwei Bereichen zusammensetzt: Der RecordsManagement-Kernfunktionalitt und den optionalen Modulen. Getestet und zertifiziert
wird nur der Kernbereich der Basisfunktionalitt. Hier ist davon auszugehen, dass
jedes vernnftige Records-Management-Produkt, besonders diejenigen, die bereits
nach DoD 5015.2 zertifiziert sind, diese Funktionalitt erfllen kann. Erste
Erfahrungen mit der Zertifizierung der Software Folio von Fabasoft im Sommer 2009
zeigen, dass der Aufwand vertretbar ist und der Test deutlich weniger Umfang hat als
bliche Standardsoftware-Test- und Qualittssicherungsverfahren52.
4.2 Aktivitten des DLM Forum
Die Bekanntmachung des Standards soll vorangetrieben werden. Die Europische
Kommission eine Kurzbroschre in allen Sprachen der Europischen Union
heruasgeben. Die imbus AG wurde als erstes MoReq2 test Center akkrediert. Die
erste erfolgreiche Zertifizierung wurde im August 2009 abgeschlossen. Fabasoft53
Folio Version 9.0.3 wurde im Juni und Juli 2009 erfolgreich getestet. Das Zertifikat
wurde offiziell am 15.09.2009 auf der DMS EXPO in Kln verliehen54
51

Kampffmeyer, Ulrich: "MoReq2 - Pro & Kontra". PROJECT CONSULT Newsletter 20081120, S. 10
ff, http://www.project-consult.net/Files/20081120.pdf. Besondere Kritik in Deutschland wurde durch
Bernhard Zller, Mitglied im Vorstand des deutschen DMS-Branchenverbandes VOI Verband
Organisationssysteme e.V., geuert: Ptter, Christiane: "Ende Juni kommt Euro-Sox, ob mit oder
ohne MoReq". IDG Verlag, CIO.de, 26.05.2009;
http://www.cio.de/knowledgecenter/rm/854588/index.html; Ptter, Christiane: "Verband der ECMAnbieter VOI bei MoReq2 skeptisch". IDG Verlag, CIO.de, 23.06.2008,
http://www.cio.de/knowledgecenter/rm/856274/index.html; Diskussionsmitschrift "Schlagabtausch".
PROJECT CONSULT Newsletter 20080930, S. 15 ff, http://www.projectconsult.net/Files/20080930.pdf.
52
Sill, Michael: MoReq2 Tests und Zertifizierung. In Kampffmeyer, Ulrich (Hrsg.): "Records
Management fr die effektive und sichere Dokumentation der Geschftsttigkeit". Tagungsband der
Records Management Roadshow 2009. PROJECT CONSULT Hamburg, 2009, 177ff,
http://www.project-consult.net/files/Seminarband_RM_2009_Web.pdf.
53
http://www.fabasoft.com.
54
http://www.fabasoft.at/cms/Unternehmen/AlleNews/PressemitteilungZertifikat.htm. Ausgestellt
worden war das Zertifikat durch das authorisierte MoReq2-Testcenter imbus AG (http://www.imbus.de)
bereits am 31. Juli 2009 (Zertifikat http://www.projectconsult.net/files/MoReq2_Product_Certificate_Fabasoft_V1.0.pdf Testbericht http://www.projectconsult.net/files/MoReq2-Verification-Report-Fabasoft-Folio2009-V1.0.pdf). Das Zertifikat beinhaltet
alle Kernmodule Kapitel 3 bis 9 von Moreq2 sowie die zustzlichen Module aus Kapitel 10:
Management of physic (non-electronic) records, disposition of physical records, Document
Management and Collaborative Working, Workflow, Casework, and Distributed systems.

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Standards im Records Management: MoReq2


Vom DLM Forum wurde das MoReq Governance Board (MGB) eingerichtet55.
. Die Mitglieder des MoReq Governance Board (MGB) haben unter anderem ein Wiki
fr die gemeinsame Erarbeitung von Dokumenten und Richtlien erarbeitet. Das MGB
gibt Vorgaben und Hilfen fr offizielle bersetzungen und fr die Erstellung des
Chapter 0. Wesentliches Ergebnis ist die im September 2009 angekndigte
Roadmap fr die Weiterentwicklung und Pflege von MoReq256. Hierbei werden
kleinere Fehler in der Dokumentation beseitigt, das XML Schema verbessert,
Anregungen zum Rollenmodell aufgenommen und Anregungen von Anbietern
eingearbeitet.
Im September 2009 wurden eine neue gemeinsame Website fr das DLM-Forum und
Moreq in Betrieb genommen57.
4.3 bersetzungen und Chapter 0
Eine Reihe von bersetzungen von MoReq2 in verschiedene europische Sprachen
wurden bereits verffentlicht: Franzsisch58, Russisch und Tschechisch59. Weitere
bersetzungen wie Spanisch, Katalanisch, Ungarisch und andere sind in
Vorbereitung60
Die Arbeiten an einer deutschen bersetzung und Kapitel 0 wurden zunchst vom
Bundesarchiv begonnen, dann jedoch unterbrochen. Es soll zunchst ein generelles
mehrsprachiges Glossar aller Schlsselbegriffe erstellt werden. Dafr soll eine
Arbeitsgruppe unter Einbeziehung von Mitwirkenden aus sterreich und der Schweiz
gebildet werden. Eine bersetzungslizenz der Europischen Kommission wurde
noch nicht erteilt. Fr die weitere Arbeit sind noch eine Reihe von Fragen zu klren:
Soll es eine bersetzung mit einem Chapter 0 und entsprechenden Kapiteln fr
Deutschland, sterreich und die Schweiz geben? Oder soll es eine bersetzung,
aber drei Ausgaben mit jeweils einem eigenen Chapter 0 fr die Lnder geben?
55

Waldron, Martin: "MoReq2 Governance Board - Who are we?, What is our mission?, What have we
done to date?, What is our road map?, What are the challenges, How you can contribute". DLM Forum
Conference Prague 2009, http://www.project-consult.net/files/MGB%20MoRoq%20DLM%20Prague
%20v2.0.pdf.
56
[Pressenotiz des DLM Forum vom 15.09.2009
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task=download&cid=44_d7ec
a13030ebee1f5556c86ad5e69502&Itemid=96&lang=en]
57
[DLM Forum http://www.dlmforum.eu/index.php, MoReq2 http://www.moreq.info/]
58
Moufflet, Jean-Franois: "French Experience of producing Chapter 0". DLM Forum Conference
Prague 2009, http://www.project-consult.net/files/Chapter0_jfmoufflet.pdf; Archives de France:
"Exigences types pour la maitrise de larchivage lectronique". Dezember 2008. MoReq2
Requirements http://www.project-consult.net/files/MoReq2_FR.PDF; MoReq2 Annexes
http://www.project-consult.net/files/MoReq2_FR_Anhang.PDF; Chapter "0" http://www.projectconsult.net/files/MoReq2_FR_Chapter_0.PDF.
59
Alle verfgbaren bersetzungen sind abrufbar auf: http://moreq.niniel.org/quellen/.
60
Fresko, Marc: "Update on MoReq2 - 'a year ofMoReq2'". DLM Forum Conference Prague 2009,
http://www.project-consult.net/files/Happy%20Birthday%20MoReq2%20%28publication
%20version%29.pdf; Kampffmeyer, Ulrich: "MoReq2:
Requirements, XML-Schema, Datenmodell, Besonderheiten, Entwicklungen". In: Kampffmeyer, Ulrich
(Hrsg.): "Records Management fr die effektive und sichere Dokumentation der Geschftsttigkeit".
Tagungsband der Records Management Roadshow 2009. PROJECT CONSULT Hamburg, 2009, S.
110ff., http://www.project-consult.net/files/Seminarband_RM_2009_Web.pdf.

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Records Management Artikel fr Tagungsband

Standards im Records Management: MoReq2

4.4 Adaption in Europa


Der Czech National Standard fr ERMS, der auf MoReq2 beruht, ist am 1. Juli 2009
in Kraft getreten. Das tschechische Innenministerium hat die funktionalen
Anforderungen, Metadaten Modelle und zwei relevante XML Schemata bereitgestellt:
Ein XML-Schema fr den Austausch von Dokumenten und deren Metadaten unter
ERMS sowie ein XML-Schema fr die bertragung von Dokumenten und deren
Metadaten zur Archivierung. Das zweite Schema kann ebenfalls im XSD-Format
unter abgerufen werden61.
4.5 Nutzen von MoReq2
Hufig wird die Frage nach dem Nutzen eines solchen Standards wie MoReq2
gestellt Standards gibt es viele und viele haben sich nicht durchgesetzt62. Fr die
Neubeschaffung von Records Management Systemen ist natrlich ein zertifiziertes
Produkt interessant. Jedes Anwenderunternehmen kann aber selbst die
Requirements und die Testflle benutzen, um vorhandene Lsungen zu prfen,
eigene Ausschreibungen zu gestalten und Systeme bei der Abnahme zu testen.
Von besonderem Interesse ist ein solcher internationaler Standard fr internationale
oder international ttige Firmen und Organisationen. Er hilft, die Vielfalt lokaler
Lsungen zu berwinden. Ein Aspekt der Wirtschaftlichkeit ist hierbei, dass man die
Kriterien fr Records Management Lsungen nicht selbst erarbeiten muss, sondern
sich an einem solchen Standard orientieren kann. Ein weiterer Aspekt ist, dass
Lsungen nach diesem Standard viele Funktionen vordefiniert haben, die fr die
Erfllung von Compliance-Anforderungen wichtig sind. Dies erleichtert Prfungen
und Audits. In dem Mae, wie solche Lsungen standardisiert von den
Softwareherstellern
angeboten
werden,
verringern
sich
Entwicklungs-,
Implementierungs- und Pflegeaufwnde. MoReq2 kommt hierbei zu Gute, dass es
den aktuellen State-of-the-Art reprsentiert und weit ber das reine Records
Management hinausgeht. Es schliet die Entstehung von Informationen ebenso ein
wie die Aspekte der Langzeitarchivierung. Die Nutzung eines solchen Standards hat
bei Projekten auerdem den Zusatznutzen, dass die Argumentation gegenber den
Entscheidern und den Geldgebern fr eine solche Lsung einfacher ist als wenn man
eine individuelle Lsung konzipiert.
Der Ansatz des Records Managements von MoReq2 zielt dabei sowohl auf die
ffentliche Verwaltung wie auf Unternehmen. Auch wenn nicht alle Funktionen fr
jede Implementierung notwendig sind, ist mit dem europischen Standard ein
Rahmen geschaffen worden, der die Umsetzung beim Anwenderunternehmen
erheblich erleichtert. Records Management wird dabei nicht allein unter
Dokumentationszwecken betrachtet, sondern dient zur Erschlieung der
61

Wanner, Michal: "An Implementation of MoReq2 Czech Experiences". DLM Forum Conference
Prague 2009, http://www.project-consult.net/files/Czech%20presentation%3Dmichael%20wanner.pdf
62
Kampffmeyer, Ulrich (Hrsg.): "Records Management fr die effektive und sichere Dokumentation
der Geschftsttigkeit". Tagungsband der Records Management Roadshow 2009. PROJECT
CONSULT Hamburg, 2009, http://www.project-consult.net/files/Seminarband_RM_2009_Web.pdf; dort
besonders S. 37ff, S. 103ff, S. 135f, S. 140ff.

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Informationen und zu ihrer Bereitstellung in Prozessen. Als integrierter Ansatz
erleichtert Records Management die Erfassung, Bewertung und geordnete Ablage
aller Informationen und untersttzt die Kontrolle und Nachvollziehbarkeit. Records
Management sorgt fr mehr Transparenz im Unternehmen. MoReq2 ist hierfr eine
gute Plattform.

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Records Management Artikel fr Tagungsband

Standards im Records Management: MoReq2


5. Ausblick
5.1

Bedeutung von Records Management, Dokumentenmanagement und


elektronischer Archivierung

Ein Grundproblem liegt bereits in der Begrifflichkeit. Viele Informationsobjekte, die wir
in Deutschland als Dokumente bezeichnen, sind von ihren Eigenschaften her im
angloamerikanischen Gebrauch eigentlich Records. Records definieren sich durch
ihren geschftlichen und rechtlichen Wert, sind eindeutig kennzeichnet, in der Regel
am Abschluss der Bearbeitung statisch, sind in einem Klassifikationsschema
eindeutig zugeordnet und dienen als authentischer Nachweis einer geschftlichen
Ttigkeit. Die physische Form eines Records ist dabei unerheblich. Records knnen
in elektronischer Form, als Papier aber auch in anderen Formen vorliegen. Der
begriffliche bergang von Dokument zu Record fllt manchmal auch im
angloamerikanischen Sprachraum schwer. Dies liegt daran, dass Records heute
bereits sehr frh beim Verfassen oder beim Empfang eines elektronischen
Informationsobjektes entstehen knnen. E-Mails, Word-Dateien, Content von
Webseiten, Inhalte von Teamrooms knnen auf Grund ihrer rechtlichen oder
geschftlichen Bedeutung sehr frh eine Record werden ohne dass dies dem
Benutzer oder Empfnger voll bewusst ist. Lag das Records Management hnlich
wie die Verwaltung von Archiven frher in den Hnden von Spezialisten, die erst am
Ende des Lebenszyklus eines Dokumentes dieses in eine ordentliche Verwaltung
berfhrten, ist heute jeder Empfnger von Nachrichten und jeder Ersteller von
Dokumenten im Prinzip derjenige, der eine Entscheidung ber Record ja/nein
treffen msste. Dies ist in den meisten Organisationen kaum leistbar. Erschwerend
kommt hinzu, dass sich der Wert der Information ber die Zeit ndert. Ein heute
wichtiges Dokument kann in Krze berholt sein, ein als unwichtig angesehenes
Dokument kann aber wiederum in ein paar Jahren eine besondere Wichtigkeit
erlangen. Records mssen auerdem immer in ihrem Kontext, ihrem Verhltnis zu
anderen Records und zu den jeweiligen Geschftsprozessen stehen. Ein Record
allein hat nur begrenzte Aussagekraft. Erst wenn es in der Sequenz der
Geschftsttigkeit mit anderen Records zusammen betrachtet wird, erschliet sich
die Bedeutung. An dieser Stelle ist es brigens unerheblich, ob wir von Records oder
Dokumenten sprechen. Es geht um das grundstzliche Verstndnis vom Wert der
Information und der durchgngigen Dokumentation der Geschftsttigkeit.
Ein zweites Hindernis fr Records Management ist die Architektur von
Dokumentenmanagement- und Archivsystemen. Vorangestellt sei die simple
Erkenntnis, dass Records Management nicht Archivierung ist. Elektronische Archive
knnen Records Management sinnvoll bei der unvernderbaren Archivierung von
Records und ihren Kontextinformationen untersttzen, aber Records Management ist
vom Medium unabhngig und man kann im Prinzip selbst mit einem Zettelkasten zur
Verwaltung von Aktenordnern Records Management betreiben. Records
Management konzentriert sich auf die ordnungsgeme Verwaltung von
Informationsobjekten. Es hat nicht den Anspruch ein vollstndiges elektronisches
Dokumentenmanagement- oder gar Enterprise-Content-Management-System
nachzubilden. Records Management ist eher eine Komponente solcher Systeme. Die
Nutzung eines Records Management Systems, wie z.B. durch MoReq2, den
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Standards im Records Management: MoReq2


europischen Standard fr elektronisches Records Management, definiert, kann ber
traditionelle Aktenplne oder virtuelle Akten erfolgen. Beim Records Management
moderner Prgung sind die Visualisierung und die Verwaltung sowie die Speicherung
der Objekte selbst sauber getrennt. Auch eine aufwndige hierarchische Struktur der
Verwaltung muss sich nicht dem Endnutzer prsentieren, sondern kann sogar ber
eine einfache Suchmaske a la Google mit nur einem Feld genutzt werden. Records
Management bildet auch keine Geschftsprozesse nach, sondern klinkt sich immer
dort ein, wo Informationsobjekte entstehen, die als Record verwaltet werden mssen,
oder wo Records in einem Prozess zielgerichtet bereitgestellt werden sollen.
Alleinstehendes Records Management traditioneller Prgung wird hier zuknftig
durch integrierte Komponenten und Dienste abgelst werden. Die Standardisierung
von Metadaten zur Beschreibung der Records sichert dabei die bergreifende
Nutzung in verschiedensten Anwendungen von der Textverarbeitung ber E-Mail bis
zu CRM und ERP. Dieser Ansatz findet sich nur in sehr wenigen elektronischen
Archivsystemen deutscher Prgung. Diese sind hufig vom Archivierungsgedanken
geprgt, wurden aber ber die Jahre um zahlreiche Dokumentenmanagement- und
Workflow-Funktionen erweitert. Records Management wird in diesen Lsungen nicht
unabhngig und auch nicht als zentrale Komponente betrachtet. Was beiden
Anstzen, elektronische Archivierung und Records Management, hufig gemeinsam
ist, ist die Nutzung einer Indexdatenbank zur Verwaltung der Attribute der
Informationsobjekte. Die zu Grunde liegenden Prinzipien knnen aber sehr
unterschiedlich sein. Archivsysteme vereinen hufig die Verwaltung der Objekte
zusammen mit den Speichersystemen. Dies ist zum Teil noch eine Altlast aus den
Zeiten der Jukeboxen fr digital-optische Speichermedien. Records Management hat
hier per se einen wesentlich unabhngigeren Fokus.
Dennoch lassen sich auch herkmmliche Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme an die Prinzipien des Records Management mit vertretbarem Aufwand
anpassen. Gerade im Zuge der Modularisierung und der Entwicklung von SOA
Diensten macht es Sinn, die Records-Management-Funktionalitt herauszulsen und
zu kapseln. So kann Records Management auch anderen Anwendungen wie
elektronischer Akte, CRM, Case-Management, Projektmanagement, Portalen etc.
einerseits wie auch unabhngigen Speichersubsystemen wie ILM Information
Lifecycle Management als Verwaltungskomponente zur Verfgung gestellt werden.

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Standards im Records Management: MoReq2


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Standards im Records Management: MoReq2


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ber den Autor
Dr. Ulrich Kampffmeyer ist Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung und einer der Geschftsfhrer des DLM Network EEIG. Er ist
Mitglied des MoReq2-Herausgeberbeirates und Mitglied des DLM Forums. Er gilt als
fhrender Berater fr das Thema Records Management in Deutschland. PROJECT
CONSULT hat an der Erstellung des Standards und der Testszenarien intensiv
mitgearbeitet.
PROJECT
CONSULT
unterhlt
mit
der
Webseite
http://www.Moreq2.de ein eigenes Informationsportal zum Thema Records
Management, Compliance und MoReq2.
Anschrift des Autors
PROJECT CONSULT GmbH, Bro Hamburg
Breitenfelder Str. 17
D-20251 Hamburg
Tel.:
040 / 460 762 20
Fax:
040 / 460 762 29
E-Mail: Presse@PROJECT-CONSULT.com
Web:
www.PROJECT-CONSULT.com
Autorenrecht und CopyRight
Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
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Fax:
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Profil
Dr. Ulrich Kampffmeyer,

Jahrgang 1952, ist Grnder und Geschftsfhrer der PROJECT


CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, eine der
fhrenden produkt- und herstellerunabhngigen Beratungsgesellschaften fr ECM Enterprise Content Management, BPM
Business Process Management, Records Managment, Knowledge
Management und andere DRT Document Related Technologies. Er
ist Grnder und Managing Partner der PROJECT CONSULT
International Ltd., London.
Er beriet namhafte Kunden aller Branchen im In- und Ausland bei
der Konzeption und Einfhrung von DRT-Lsungen.
Von der IT-Zeitschrift Computerwoche wurde er im Jahr 2002 zu den
100 wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von der
Fachzeitschrift DoQ im Jahr 2001 als einziger Berater zu den 25 wichtigsten Kpfen der
DMS-Branche gezhlt.
Als Grnder und langjhriger Vorstandsvorsitzender des VOI Verband Organisations- und
Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prgte er wesentlich den deutschen Markt fr
Dokumenten-Management. Beim internationalen Dokumenten-Management-AnbieterFachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors.
Seit dem Zusammenschluss des IMC und der AIIM im Jahre 1999 hat er aktiv die AIIM
International, den weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von EnterpriseContent-Management-Lsungen, untersttzt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender
Vorsitzender des European Board of Directors der AIIM Europe, und von 2002 2004
Mitglied des internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren
AIIM-Komitees.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europischen Kommission,
leitete das DLM Scientific Committee der DLM-Forum-Konferenz 2002 in Barcelona, und ist
einer der Geschftsfhrer des DLM-Network EEIG.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie
elektronische Archivierung, Records Management, Dokumenten-Management, Workflow,
Rechtsfragen, Business Re-Engineering, Wissensmanagement und Projektmanagement. Auf
zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als
Keynote-Sprecher mit.
Er verffentlichte zahlreiche Bcher und Artikel, beispielsweise die deutschen Codes of Best
Practice zur elektronischen Archivierung, das Handbuch Dokumentenmanagement
Grundlagen und Zukunft sowie das aktuelle Buch Dokumenten-Technologien: Wohin geht
die Reise?.
Er ist Herausgeber der sieben DLM/AIIM Industry White Papers fr elektronisches
Dokumenten-, Records- und Content-Management fr den ffentlichen Sektor in Europa.
Fachartikel in mehreren Sprachen und stndige Kolumnen werden regelmig in fhrenden
Zeitschriften verffentlicht.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im
Umfeld des Workflow-, Dokumenten- und Records-Management.

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