10 Nocoes de Administracao de Recursos Materiais

TRF/3 - SP e MS
Analista Judicirio - rea Administrativa
1 Introduo Administrao de Material e Patrimnio: conceituao de material e patrimnio; o

patrimnio das empresas e rgos pblicos: o patrimnio imobilirio; o patrimnio mobilirio; atividades
bsicas da administrao de material e patrimnio; o controle dos materiais e do patrimnio; a
movimentao do patrimnio. .................................................................................................................. 1
2 Sistema Patrimonial: Previso e controle de estoque; as compras nas Organizaes: Aquisio dos
materiais e do patrimnio; arquivamento, recebimento, proteo, conservao e distribuio,
classificao, padronizao, codificao e inventrio; anlise do valor e alienao; estoques:
planejamento, processos e polticas de administrao de estoques; determinao de nveis de estoque,
tempo de ressuprimento e estoques de segurana; avaliao de estoques - mtodos; inventrio de
material. ................................................................................................................................................ 30
3 Almoxarifado: funes, princpios e objetivos; controle, registro, conservao e recuperao de
material; tcnicas de armazenamento; utilizao de espao; segurana. ............................................... 79
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1 Introduo Administrao de Material e Patrimnio:

conceituao de material e patrimnio; o patrimnio das
empresas e rgos pblicos: o patrimnio imobilirio; o
patrimnio mobilirio; atividades bsicas da administrao
de material e patrimnio; o controle dos materiais e do
patrimnio; a movimentao do patrimnio.
Administrao de Materiais
Toda produo depende de trs fatores: natureza, trabalho e capital. A natureza fornece os insumos
necessrios produo, como matrias-primas, energia, terra etc. O capital fornece o dinheiro necessrio
para adquirir os insumos e pagar o pessoal, permitindo comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de
produo. O trabalho constitudo pela mo de obra, que processa e transforma os insumos e matriasprimas em produtos acabados ou servios prestados.
A empresa (pblica ou privada) um sistema, que transforma a natureza, o capital e o trabalho em um
resultado maior que a soma desses fatores aplicados individualmente. A coordenao harmoniosa dos
fatores de produo objetiva a obteno de resultados. A inabilidade de coordenar os fatores de produo
gera os prejuzos.
As empresas afetam e so afetadas pelo ambiente externo, onde encontram-se os recursos naturais,
a economia, a poltica, a sociedade etc. Do ambiente externo obtm-se os recursos naturais, que so
processados, transformados e devolvidos, na forma de servios e produtos acabados, e resduos. A
eficincia significa a utilizao adequada dos recursos, e a eficcia significa o alcance dos objetivos
propostos.
A Administrao de Recursos Materiais pode ser definida como sendo um conjunto de atividades
desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir as diversas
unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies.
Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento,
a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes
gerais de controle de estoques etc. Visa gerenciar de maneira eficaz os recursos do processo produtivo,
indo alm de um simples controle de estoques, envolvendo um vasto campo de relaes que so
interdependentes e que precisam ser bem geridos para evitar desperdcios.
A meta principal de uma empresa maximizar o lucro sobre o capital investido. Espera-se ento, que
o dinheiro que est investido em estoque seja necessrio para a produo e o bom atendimento das
vendas. Contudo, a manuteno de estoques requer investimentos e gastos elevados; evitar a formao
de estoques ou t-los em nmero reduzidos de itens e em quantidade mnimas, sem que em
contrapartida, aumente o risco de no ser satisfeita a demanda dos usurios o conflito que a
administrao de materiais visa solucionar.
O objetivo, portanto, otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios
internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. A grande questo poder
determinar qual a quantidade ideal de material em estoque, onde tanto os custos, como os riscos de no
poder satisfazer a demanda sero os menores possveis.
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1
As grandes funes da administrao de materiais so:

- Compra;
- Transporte;
- Armazenagem e conservao;
- Manipulao e;
- Controle de estoques.
Compras
A funo de Compras envolve fornecedores, contratos, tomada de preos, pedido de compra (prazos,
condies de pagamento etc.), transporte e controle no recebimento da mercadoria. Caso haja
importaes, os compradores devero ter conhecimento das leis e guias de importao, bem como dos
processos envolvendo rgo do governo federal mediador das importaes.
O sistema de compras baseia-se em uma ao que envolve atividades de pesquisa para a melhor
adequao dos objetivos organizacionais. Podemos ressaltar as seguintes aes de Suprimentos e de
Apoio.
Aes de suprimento: Solicitao de compras; Coleta de preos; Anlise dos preos; Pedido de
Compras; Acompanhamento do pedido.
Aes de apoio: Desenvolvimento de fornecedores; Desenvolvimento de novos materiais;
Qualificao de fornecedores; Negociao Solicitao de Compras. o documento que contm as
informaes sobre o que comprar. Pode ser originado por vrios setores, dependendo do tipo de material:
Material processo de fabricao (matria-prima, material de manuteno e material auxiliar) Estoque;
Material de uso especfico do solicitante, originado nos setores funcionais da empresa.
Os objetivos da funo de compras
Apesar da variedade de compras que uma empresa realiza, h alguns objetivos bsicos da atividade
de compras, que so vlidos para todos os materiais e servios comprados. Materiais e servios devem
apresentar a qualidade certa; ser entregue no momento certo e na quantidade correta; ser capaz de
alterao em termos de especificao, tempo de entrega ou quantidade (flexibilidade); e ter preo correto.
As mercadorias de uma empresa podem ser classificadas em trs tipos, de acordo com a rotatividade
de seus estoques:
- Mercadorias de alto giro;
- Mercadorias de mdio giro;
- Mercadorias de baixo giro.
As mercadorias de alto giro so aquelas destinadas a provocar trfego no salo de vendas. Esse tipo
de mercadoria quase sempre d pouco lucro, mas exerce um efeito de atrao da clientela. Num bar, por
exemplo, so aquelas que ficam bem vista do fregus: cigarro, fsforo, chicletes, balinhas etc.
As mercadorias de mdio e baixo giro so aquelas que apresentam uma rotao de estoque mais
lenta. Permitem taxas de marcao mais elevadas para compensar a demora de suas sadas.
Para analisar a rotatividade dos estoques, deve-se utilizar o seguinte roteiro:
- Agrupamento das mercadorias de acordo com a sua frequncia de sada (alta, mdia ou baixa
rotatividade);
- Levantamento dos custos das mercadorias em estoque, por grupos, de acordo com o seu giro;
- Somatrio dos valores encontrados nos grupos de mercadorias;
- Clculo do percentual correspondente a cada grupo, em relao ao somatrio;
- Anlise dos percentuais encontrados.
Etapas do processo de compra:
1) Coleta de Preos: no documento de registro da pesquisa de preos que, pode ser uma planilha do
Excel ou outro tipo de programa especfico, devem ser registrados os dados recebidos dos fornecedores,
identificao, tipo de material a ser fornecido, preos, pagamentos, etc.
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2) Pedido de Compras: trata-se do contrato formal entre a empresa e o fornecedor, dever representar
todas as condies estabelecidas nas negociaes. No pedido dever constar: preo unitrio e total,
condies de fornecimento, prazo de entrega, condies de pagamento, especificaes tcnicas do
fornecimento, embalagens e transporte.
3) Acompanhamento do Pedido: o procedimento que controla todos os pedidos, at o momento em
que este liberado para o processo produtivo da empresa.
4) Desenvolvimento de fornecedores: trata-se do procedimento que possibilita empresa selecionar
os futuros fornecedores sendo os melhores fornecedores do mercado e que tenham condies de atender
a todas especificaes e exigncias da empresa.
5) Desenvolvimento de novos materiais: consiste no procedimento que possibilita empresa pesquisar
e selecionar novos materiais ou materiais alternativos, o objetivo estabelecer alternativas econmicas
ou tcnicas para melhorar o desempenho dos produtos no mercado. Baseando-se em especificaes e
parmetros fornecidos pelo mercado ou pela engenharia.
6) Qualificao de fornecedores: o objetivo assegurar a qualidade do produto e o suprimento do
produto, para otimizar a produo e evitar no conformidades e devolues. A rea de engenharia
responsvel por avaliar a qualificao dos fornecedores.
7) Comunicao: procedimento de relacionamento entre a empresa e o fornecedor, quando ambas as
partes ganham, esse procedimento fcil no cria conflito entre as partes, um importante elemento de
fortalecimento dos laos de interesses, de melhorias contnuas e principalmente de aumento dos lucros
para ambas empresas.
Compras e Desenvolvimento de Fornecedores: A atividade de compras realizada no lado do
suprimento da empresa, estabelecendo contratos com fornecedores para adquirir materiais e servios,
ligados ou no atividade principal.
Os gestores de compras fazem uma ligao vital entre a empresa e seus fornecedores. Para serem
eficazes, precisam compreender tanto as necessidades de todos os processos da empresa, como as
capacitaes dos fornecedores que podem fornecer produtos e servios para a organizao.
A compra interfere diretamente nas vendas. A qualidade, quantidade, preo e prazo dos produtos
fabricados numa indstria dependem muito das condies em que foram adquiridos os insumos e as
matrias-primas. No comrcio, as compras de mercadorias realizadas em melhores condies
proporcionam venda mais rpida e, possivelmente, com maior margem de lucro.
A gesto de compras tida como um fator estratgico nos negcios. Comprar significa procurar,
adquirir e receber mercadorias e insumos necessrios manuteno, funcionamento e expanso da
empresa.
No to fcil definir quais os fornecedores que apresentam todas as condies necessrias:
- se o preo de aquisio justo e oferece condies de marcar um preo de venda que permita
concorrer no mercado e, ao mesmo tempo, obter uma boa margem de lucro;
- se a qualidade dos produtos oferecidos tem a perfeio do acabamento exigida pelo consumidor; se
a quantidade oferecida suficiente para as necessidades de produo e vendas de um determinado
perodo;
- se os prazos de entrega satisfazem as programaes de vendas da empresa;
- se os prazos de pagamento cobrem os prazos mdios de vendas e no comprometem o capital de
giro prprio.
Toda empresa deve possuir um bom cadastro, onde so registradas as informaes necessrias sobre
os fornecedores (endereo, nmero do CNPJ, nmero da inscrio, objetivos sociais, pessoas para
contato, linhas de produtos ou mercadorias, prazo mdio de entrega, condies de pagamento, poltica
de descontos etc.).
Cadastro de Fornecedores
o rgo responsvel pela qualificao, avaliao e desempenho de fornecedores de materiais e
servios.
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So atribuies do cadastro de fornecedores:

- qualificar e avaliar o desempenho dos fornecedores de materiais e servios; - acompanhar a
evoluo do mercado;
- subsidiar as informaes e tarefas do comprador;
- efetuar a manuteno dos dados cadastrais;
- pontuar cada fornecedor com mritos e demritos durante as fases de consulta e fornecimento.
As premissas do cadastro de fornecedores so:
- preo; qualidade; prazo.
Essas premissas determinam a atuao do setor:
- ter registrado fornecedores cujos produtos ou servios possam ser de interesse efetivo ou potencial
da empresa;
- garantir um plantel de fornecedores com padro acima do mnimo necessrio;
- despertar o interesse do fornecedor em manter
-se atualizado perante as metas da empresa;
- antecipar-se s necessidades de aquisio da empresa.
Critrios de cadastramento
A quantidade de empresas mantidas no cadastro varia em funo do nmero e da diversidade dos
materiais consumidos. Esse nmero no deve ser to reduzido e nem to elevado, mantendo uma
quantidade equilibrada.
Os critrios para cadastramento so:
a) Critrios polticos: so definidos pela administrao da empresa, tendo como fatores:
estabelecimento de prioridades para cadastramento de empresas da regio ou do Estado, prioridade nas
consultas a empresas de pequeno a mdio porte etc.
b) Critrios tcnicos: envolvem as carncias de abastecimento, na procura de desenvolvimento de
novas alternativas de fornecimento.
c) Critrios legais: aplicados exclusivamente s empresas estatais, autrquicas e do servio pblico.
Os fatores de deciso para incluso de fornecedores fundamentam-se:
- na estabilidade econmico-financeira;
- na idoneidade comercial;
- na capacidade produtiva;
- na capacidade tcnica;
- na tradio no mercado.
Os critrios para cadastramento envolvem duas fases distintas: a. fase inicial anlise preliminar; b.
fase final anlise complementar.
a) Fase inicial anlise preliminar consiste na anlise sumria e rpida dos documentos preliminares
apresentados pelo interessado no cadastramento. Para tanto, os interessados devem apresentar:
a. ato constitutivo da empresa, estatutos ou contrato social e alteraes;
b. atestados de capacidade tcnica e/ou de fornecimento a outras empresas de ramo e porte
equivalente;
c. atestados de capacidade e idoneidade financeira;
d. cpias dos dois ltimos balanos; e. linha de produtos e/ou servios oferecidos. Com esses
documentos a empresa compradora poder realizar as seguintes anlises:
a1) Anlise social Verifica-se seu objetivo, capital e composio acionria. Com isso procura-se evitar
o cadastro de empresas que em cuja composio acionria constem funcionrios da empresa que est
cadastrando; scio e ex-scio de empresas excludas do cadastro por falta grave; scio de empresa j
cadastrada para a mesma linha de materiais etc.
a2) Anlise econmico-financeira constatada por meio de balanos, referncias bancrias e cartas
de crdito, cadastrando apenas empresas tidas como solventes.
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a3) Anlise tcnica preliminar realizada com base nos atestados de capacidade tcnica e na relao
de equipamentos, visando constatar a tradio comercial da empresa, o interesse nos materiais e servios
oferecidos, a necessidade ou no de visita tcnica, a qualificao de produtos ou testes de materiais.
b) Fase final anlise complementar procede-se anlise complementar para as empresas aprovadas
na fase preliminar, definindo ou no o registro.
b1) Anlise jurdica realizada utilizando-se as certides positivas dos cartrios de feitos executivos,
certides negativas de falncia ou concordata e inscries fiscais de mbito federal, estadual e municipal.
b2) Anlise tcnica conclusiva Sendo necessria, realiza-se a visita tcnica, em companhia de
especialistas no campo envolvido, por meio da qual obtm-se os seguintes elementos para avaliao:
a. recursos humanos: quantidade, qualidade e especializao;
b. recursos materiais: maquinrio, ferramental e instalaes;
c. organizao: programao, controle da produo, segurana e layout;
d. produo: capacidade, flexibilidade e diversificao;
e. controle de qualidade: recebimento, produo e produto.
Aprovao de cadastro
Depois de coletar os dados dos fornecedores a empresa deve efetuar a anlise do conceito tcnico do
fornecedor:
- Deficiente no dever obter registro;
- Regular poder vir a ser registrada;
- Bom e excelente devero ser cadastradas.
Seleo de fornecedores
So os seguintes os critrios de seleo:
- O fornecedor da ltima compra deve sempre ser indicado;
- No indicar fornecedores com atrasos na entrega;
- Evitar consultas em grupos reduzidos de fornecedores;
- Priorizar as consultas aos fabricantes;
- Evitar a consulta a fornecedores com baixo ndice de cotao.
Avaliao de fornecedores
Os fornecedores devem ser constantemente e sistematicamente avaliados por meio dos seguintes
critrios:
a) Desempenho comercial;
b) Cumprimento de prazos de entrega;
c) Qualidade do produto;
d) Desempenho do produto em servio.
a) Desempenho comercial
So os seguintes aspectos:
- Coleta de preos: nmero de respostas s consultas e obedincia as condies gerais de
fornecimento.
- Cumprimento das condies contratuais: condies de pagamento, reajustes de preos, preos
propostos e tica comercial.
b) Cumprimento dos prazos de entrega
O fornecedor avaliado quanto a:
- Cumprimento dos prazos de entrega;
- Presteza no atendimento de emergncias.
c) Qualidade do produto
O fornecedor avaliado por meio da quantidade de devolues efetuadas.
d) Desempenho do produto em servio
O fornecedor avaliado por meio das ocorrncias de desempenho insatisfatrio no servio.
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Modalidades de Compras
De Emergncia aquela que se realiza s pressas. Acontece quando a empresa no faz
planejamento das compras.
Especulativa realizada, antes de se apresentar a necessidade. Destina-se a especular com uma
possvel alta de preos.
Antecipada realizada, a fim de atender s reais necessidades da loja para determinado perodo.
Exige rigorosa previso das vendas.
Contratada aquela que prev a entrega dos pedidos em pocas pr-determinadas.
Reposio aquela para adquirir mercadorias com comportamento estvel das vendas. Exemplo:
produtos de higiene, limpeza e outros que registram comportamento de vendas equilibrado.
Compras Pblicas
O instrumento utilizado para compras na Administrao Pblica a licitao. A licitao o
procedimento administrativo utilizado pelo governo para alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou
servios, segundo condies estipuladas previamente, convoca interessados na apresentao de
propostas, a fim de selecionar a que se revelar mais conveniente em funo de parmetros
antecipadamente estabelecidos e divulgados.
Este procedimento visa garantir duplo objetivo:
- Proporcionar s entidades governamentais possibilidade de realizarem o negcio mais vantajoso;
- garantir a transparncia do processo licitatrio e assegurar igualdade de condies aos concorrentes.
A Lei 8.666/93 uma lei federal brasileira, criada em 21 de junho de 1993. Esta lei estabelece normas
gerais sobre licitaes e contratos administrativos pertinentes a obras, servios, inclusive de publicidade,
compras, alienaes e locaes no mbito dos poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e os
Municpios.
Transportes1
A funo de Transportes envolve do fornecedor at o espao fsico de estocagem pode ser feita interna
ou por terceiros. Caso seja interna, envolve o processo de gerenciamento e distribuio das cargas. Se
externa, envolve a contratao de transportadoras (rodovirias, ferrovirias, areas ou martimas).
Os materiais so movimentados ao longo da cadeia de suprimentos, a matria-prima transportada
para as fbricas para se transformarem em produto final; em seguida, flui dos fornecedores para os
centros de distribuio e da para os clientes, dependendo do modelo estabelecido pela empresa.
A distribuio fsica consiste basicamente em trs elementos globais:
- Recebimento: o conjunto de operaes que envolvem a identificao do material recebido, analisar
o documento fiscal com o pedido, a inspeo do material e a sua aceitao formal.
- Estocagem: o conjunto de operaes relacionadas guarda do material. A classificao dos
estoques constitui-se em: estoque de produtos em processo, estoque de matria prima e
materiais auxiliares, estoque operacional, estoque de produtos acabados e estoques de materiais
administrativos.
- Distribuio: est relacionada expedio do material, que envolve a acumulao do que foi recebido
da parte de estocagem, a embalagem que deve ser adequada e assim a entrega ao seu destino final.
Nessa atividade normalmente precisa-se de nota fiscal de sada para que haja controle do estoque.
Gesto do Transporte na Logstica de Distribuio Fsica: uma anlise da minimizao do custo operacional / Adriano Rosa
Taubat: 2007 90p.
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Com a Revoluo Industrial, a inveno da mquina a vapor e a substituio da madeira pelo ao

possibilitaram a construo de embarcaes cada vez maiores, o que ocasionou o barateamento dos
custos do transporte sobre as guas o que revolucionou as primeiras empresas e deu incio as redes de
distribuio fsica.
O transporte como o deslocamento de pessoas e pesos de um local para outro. Nos primrdios da
humanidade todos os pesos eram transportados pelo prprio homem, de acordo com a sua limitada
capacidade fsica. O homem passou a transportar mercadorias tambm via area, sempre que a
imperiosidade de rapidez no transporte privilegiava a relao custo x benefcio em especial no caso de
produtos de alto valor agregado.
Atualmente, o estudo do transporte de cargas tomou o cunho sistmico de especializao cientfica,
buscando-se entender e analisar todas as variveis envolvidas para melhor atender s complexas
necessidades decorrentes das transaes comerciais locais, regionais e internacionais.
Modais de Transporte
Os cinco tipos de modais de transportes bsicos so o rodovirio, o ferrovirio, o aquavirio, o
dutovirio e o areo. A Importncia relativa de cada tipo pode ser medida pela distncia coberta pelo
sistema, pelo volume de trfego, pela receita e pela natureza da composio do trfego.
Sendo assim, aborda-se aqui cada tipo de modal e sua importncia. Suas definies e formas com
que os vrios modos de transporte (ou modais) se relacionam:
UNIMODAL - Quando a unidade de carga transportada diretamente, utilizando um nico veculo, em
uma nica modalidade de transporte e com apenas um contrato de transporte. E a forma mais simples de
transporte.
SUCESSIVO - Quando, para alcanar seu destino final, a unidade de carga necessita ser transportada
por um ou mais veculos da mesma modalidade de transporte, abrangidos por um ou mais contratos de
transporte.
SEGMENTADO - Quando se utilizam veculos diferentes, de uma ou mais modalidades de transporte,
em vrios estgios, sendo todos os servios contratados separadamente a diferentes transportadores,
que tero seu cargo a conduo da unidade de carga do ponto de expedio at o destino final. Qualquer
atraso pode significar a perda do transporte nos demais modais, gerando frete morto, ou seja, pagar por
ter reservado o espao, mesmo sem realizar o transporte. A imputao de responsabilidades por perdas
ou avarias muito complexa e as indenizaes por lucros cessantes, flutuao de preos, etc., so
praticamente impossveis.
MULTIMODAL Quando a unidade de carga transportada em todo percurso utilizando duas ou
mais modalidades de transporte, abrangidas por um nico contrato de transporte.
Os principais modais de transportes mais utilizados para se efetuar um transporte podem ser:
RODOVIRIO transporte pelas rodovias, em caminhes, carretas, etc;
FERROVIRIO - transporta pelas ferrovias, vages fechados, plataformas, etc;
HIDROVIRIO (fluvial ou lacustre) - transporte em embarcaes, atravs de rios, lagos ou lagoas;
MARTIMO - transporte em embarcaes, pelos mares e oceanos;
AQUAVIARIO - abrange em uma s definio os modais martimo e hidrovirio;
AREO - transporte em avies, atravs do espao areo;
DUTOVIRIO - sempre na forma de graneis slidos, lquidos ou gasosos, a carga transportada
atravs de dutos;
CABOTAGEM a navegao realizada entre portos interiores do pas pelo litoral ou por vias fluviais.
A cabotagem se contrape navegao de longo curso, ou seja, aquela realizada entre portos de
diferentes naes.
As principais variveis de deciso quanto seleo dos modais de transporte so a disponibilidade e
frequncia do transporte, a confiabilidade do tempo de trnsito, o valor do frete, o ndice de faltas e/ou
avarias (taxa de sinistralidade) e o nvel de servios prestados.
O tempo de trnsito afeta o prazo de ressuprimento, abrangendo o tempo despendido pelo embarcador
na consolidao e manuseios, o tempo de viagem propriamente dito, os tempos necessrios aos
transbordos e o tempo necessrio liberao da carga por ocasio do recebimento. Qualquer atraso
imprevisto pode paralisar uma linha de produo caso o estoque de reserva seja muito baixo.
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A possibilidade de avarias aumenta na mesma proporo da quantidade de manuseios e transbordos.

s vezes, a fragilidade da mercadoria justifica a utilizao de um modal cujo frete seja sensivelmente de
maior custo. A sofisticao dos servios pode sinalizar, por exemplo, para um sistema de posicionamento
geogrfico instantneo via satlite ao longo do percurso.
Armazenagem e Conservao
As funes de Armazenagem e Conservao envolvem todos os processos de recebimento das
mercadorias, controle de qualidade e fechamento contra o pedido de compra, catalogao dos itens
conforme codificao do estoque, armazenagem no local fsico (localizao) designado para os itens e
contabilizao dos itens.
Tipos de armazenagem
Existem dois tipos de armazenagem: a temporria e a permanente.
Armazenagem temporria: tem como funo conseguir uma forma de arrumao fcil de material,
como por exemplo a colocao de estrados para uma armazenagem direta entre outros.
Armazenagem permanente: tem um local pr-definido para o depsito de materiais, assim o fluxo do
material determina a disposio do armazm, onde os acessrios do armazm ficaro, assim, garantindo
a organizao do mesmo.
Tcnicas de armazenagem2
As tcnicas de armazenagem so compostas por 3 princpios:
1) Princpio de economia de escala na movimentao princpio que se baseia no trabalho com o uso
do palete (material de madeira usado para armazenar as mercadorias);
2) Princpio da continuidade do movimento aquele operador com ou sem equipamento, mas, que
quem comeou o movimento termina. No se trabalha o movimento em diviso com outra pessoa, pois
ocorre perda de tempo e risco maior de acidentes;
3) Princpio de reduo do esforo cargas com maior peso, maior volume ou maior rotatividade,
devem ficar armazenados sempre na parte inferior.
Arranjo fsico
Dentro do quadro geral de uma empresa, um papel importante est reservado ao arranjo fsico (layout).
Fazer o arranjo fsico de uma rea qualquer planejar e integrar os caminhos dos componentes de um
produto ou servio, a fim de obter o relacionamento mais eficiente e econmico entre o pessoal,
equipamentos e materiais que se movimentam. Dito de uma forma simples, definir o arranjo fsico decidir
onde colocar todas as instalaes, mquinas, equipamentos e pessoal da produo. O arranjo fsico
procura uma combinao tima das instalaes industriais e de tudo que concorre para a produo,
dentro de um espao disponvel. Visa harmonizar e integrar equipamento, mo de obra, material, reas
de movimentao, estocagem, administrao, mo de obra indireta, enfim todos os itens que possibilitam
uma atividade industrial. Ao se elaborar, portanto, o arranjo fsico deve-se procurar a disposio que
melhor conjugue os equipamentos com os homens e com as fases do processo ou servios, de forma a
permitir o mximo rendimento dos fatores de produo, atravs da menor distncia e no menor tempo
possvel.
Princpios do Arranjo Fsico
Para se conseguir os seus objetivos, o arranjo fsico se utiliza dos seguintes princpios gerais, que
devem ser obedecidos por todos os estudos.
Integrao: Os diversos elementos (fatores diretos e indiretos ligados a produo) devem estar
integrados, pois a falha em qualquer um deles resultar numa ineficincia global. Todos os pequenos
pormenores da empresa devem ser estudados, colocados em posies determinadas e dimensionados
de forma adequada; como por exemplo, a posio dos bebedouros, sadas do pessoal, etc.
2
CORRA, E.; VIEIRA, V. Armazenagem de Materiais, 2012. Disponvel em: <http://armazenagemdemateriais2.blogspot.com.br/>. Acesso
em: 12 mai. 2015.
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Mnima Distncia: O transporte nada acrescenta ao produto ou servio. Deve-se procurar uma
maneira de reduzir ao mnimo as distncias entre as operaes para evitar esforos inteis, confuses e
custos.
Obedincia ao fluxo das operaes: As disposies das reas e locais de trabalho devem obedecer
as exigncias das operaes de maneira que homens, materiais e equipamentos se movem em fluxo
contnuo, organizado e de acordo com a sequncia lgica do processo de manufatura ou servio. Devem
ser evitados cruzamentos e retornos que causam interferncia e congestionamentos. Eliminar obstculos
a fim de garantir melhores fluxos de materiais e sequncia de trabalho dentro da empresa, reduzindo
materiais sem processo mantendo-os contnuo movimento.
Racionalizao de espao: Utilizar da melhor maneira o espao e se possvel as 3 dimenses.
Satisfao e segurana: A satisfao e a segurana do homem so muito importantes. Um melhor
aspecto das reas de trabalho promove tanto a elevao da moram do trabalhador quanto a reduo de
riscos de acidentes.
Flexibilidade: Este um princpio que, notadamente na atual condio de avano tecnolgico, deve
ser atentamente considerado pelo projetista de layout. So frequentes e rpidas as necessidades de
mudana do projeto do produto, mudanas de mtodos e sistemas de trabalho. A falta de ateno a essas
alteraes pode levar uma empresa ao obsoletismo. No projeto do layout deve-se considerar que as
condies vo mudar e que o mesmo deve ser fcil de mudar e de se adaptar as novas condies.
Tipos de Arranjo Fsico
Depois que o tipo de processo foi selecionado, o tipo bsico de arranjo fsico deve ser definido. O tipo
de arranjo fsico a forma geral do arranjo de recursos produtivos da operao e em grande parte
determinado pelo tipo de produto, tipo de processo de produo e volume de produo. Existem quatro
tipos bsicos de arranjo fsico dos quais a maioria dos arranjos se derivam:
- arranjo posicional ou por posio fixa
- arranjo funcional ou por processo
- arranjo linear ou por produto
- arranjo de grupo ou celular
- arranjo posicional ou por posio fixa - Os produtos ficam parados enquanto os funcionrios se
movem ao redor deles.
Ex.: construo de avio.
- arranjo funcional ou por processo - Processos similares ou com necessidades similares so
localizados juntos. Os produtos percorrem o roteiro de acordo com suas necessidades. Apresenta alto
grau de complexidade.
Ex.: estampagem de camisetas.
- arranjo linear ou por produto - Cada produto, elemento de informao ou cliente segue um roteiro
pr-definido o qual a sequncia dos processos foram arranjados fisicamente.
Ex.: montagem de automveis.
- arranjo de grupo ou celular - Mquinas so agrupadas em clulas. So formadas para produzir
uma famlia de peas, que exijam as mesmas mquinas e tm configuraes similares.
Vantagens:
mudanas de mquinas so simplificadas;
perodo de treinamento menor;
custos de manuseio de materiais reduzidos;
menor tempo de despacho de peas;
menor quantidade de estoque intermedirio;
maior facilidade de automatizao da produo.
Ex.: construo de uma rodovia
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Vantagens e desvantagens dos layouts

Layout
Posicional
Funcional
Celular
Por
Produto
Vantagens
Flexibilidade de mix
Produto no movido
Variedade de tarefas
Boa reao no caso de paradas para
manuteno
Superviso facilitada
Lead-time baixo
Trabalho em grupo
Baixo custo unitrio
Especializao de equipamento
Fluxo continuado
Desvantagens
Custo unitrio alto
Programao de espaos e atividades
complexa
Movimentao de equipamentos e
mo-de-obra
Baixa utilizao de recursos
Estoques elevados
Fluxo complexo
Reconfigurao de equipamentos
(custos)
Pode requerer capacidade adicional
Pode reduzir utilizao dos recursos
Baixa flexibilidade de mix
Trabalho repetitivo
Susceptvel
a
paradas
para
manuteno
Gesto de estoques e armazenagem

O estoque composto por materiais ou produtos que ficam fisicamente disponveis pela empresa, at
o momento de ingressarem no processo produtivo ou seguirem para a comercializao direta ao
consumidor final. Os estoques podem ser de matrias-primas e outros insumos, produtos em processos
(produtos semiacabados), produtos acabados disponveis para a comercializao e todos os demais
materiais e insumos que a empresa utiliza e que necessitam estar armazenados nas suas dependncias.
Um dos itens mais importantes do Ativo de uma empresa comercial o estoque. Essa importncia
advm no s de sua alta participao percentual no total do Ativo, mas tambm do fato de ser a partir
dele que se determina o custo das mercadorias ou produtos vendidos.
Segundo Oliveira, o estoque representa o custo das mercadorias possudas por uma empresa numa
data especifica. Ou seja, uma conta que registra os bens adquiridos para serem revendidos ou
transformados.
O tipo de estoque que uma empresa possui, depende do seu objetivo social: se for uma empresa que
comercializa produtos, ela compra e vende os mesmos produtos e seu estoque constitudo de
mercadorias. Assim sendo, a venda de estoques gera receita de vendas, custo de mercadorias ou
produtos vendidos e estoque final.
Os estoques existem por duas razes, incerteza e economia de escala. As incertezas surgem por
diversas razes: incerteza na demanda, pois existe uma margem de erro ao prever a demanda; incerteza
no fornecimento, pois, a depender do relacionamento com o fornecedor, no h garantia de que o material
sempre ser entregue no momento exato, motivo pelo qual as empresas mantm um estoque de matriaprima; e, finalmente, incerteza no nosso prprio processo produtivo, j que podemos atrasar a entrega,
mquinas podem quebrar, peas podem ser produzidas com defeito, pode haver greve, etc. Quanto a
economia de escala, se for feita uma remessa de material para determinada regio, por que no fechar
uma carga completa de transporte, j que o carreto j est pago, diminuindo o custo unitrio de
transporte? Para no trabalhar com estoques muito grandes, pode-se comprar em parceria com outras
empresas, para ganhar no custo do frete. Produzir em lote, muitas vezes excedendo o pedido feito pelo
cliente, pode significar reduo de custos ligados a produo, como gua e energia, que seriam utilizados
na mesma quantidade, mesmo produzindo menos, e as peas produzidas a mais vo para estoque em
uma tentativa de reduzir os custos de set up, as eficincias, evitar paradas desnecessrias, etc.
Assim, o estoque existe justamente devido s falhas que existem em nosso processo. O que leva
primeira percepo: para reduzir os estoques, preciso criar sistemas e mecanismos de minimizao de
falhas. Esta foi a primeira lio desenhada pelo modelo japons de produo e todos os processos que
envolvem a gesto pela qualidade total.
10
Com base nessa justificativa para a existncia de estoques possvel desdobrar uma srie de
estratgias para a sua melhor utilizao. A melhoria das formas de previso de demanda, por exemplo,
uma maneira de racionalizar os estoques de produtos acabados e permitir um fluxo mais contnuo de
material com melhor atendimento ao cliente. Assim, os modelos de previso de demanda, sejam
subjetivos ou objetivos iro determinar um papel crucial para a gesto dos estoques e da demanda.
As ferramentas de melhoria da produo como qualidade total, seis sigma, teoria das restries, etc.
terminam sempre resultando em nveis mais adequados de fornecimento com a mnima utilizao de
recursos.
O termo Custo de Mercadorias entende-se que o preo pago pela mercadoria, acrescido de outras
despesas para movimentao do estoque, deduzido os impostos recuperveis e o valor de mercado.
O princpio bsico que o custo das mercadorias adquiridas deve compreender todos os gastos que
a empresa realiza para adquiri-las e coloc-las em condies de serem vendidas. Para uma empresa que
compra e vende mercadorias, tais custos incluem o preo de compra e os gastos com transporte,
recepo, inspeo e colocao nas prateleiras, alm de custos administrativos associados ao controle
dos estoques.
Diante da existncia do custo das mercadorias e do valor de mercado, surge a necessidade de escolher
o menor valor para avaliar o estoque. O problema para se chegar a essa concluso, prende-se ao fato da
empresa ter em estoque o mesmo produto adquirido em datas distintas, com custos unitrios diferentes.
Se a empresa conseguir identificar qual unidade foi vendida e quais unidades ficaram em estoque no
final do perodo, a mensurao do custo das mercadorias vendidas e do estoque final no apresenta
problemas.
A semelhana fsica entre unidades de alguns produtos, entretanto, cria dificuldades para a
identificao de quais unidades foram vendidas e quais ficaram em estoque. Mesmo quando avanos na
tecnologia permitem que a empresa acompanhe cada item de seu estoque, ela pode preferir no faz-lo,
dados os custos envolvidos.
Desta forma, surge a dvida sobre qual preo unitrio deve ser atribudo a tais estoques na data do
balano. Favaro destaca que: o importante que de acordo com os princpios contbeis (do custo original
como base de valor), deve se trabalhar com os valores de aquisio (entradas) das mercadorias, o que
pode variar o critrio adotado para sua valorao.
Considerando esse ponto de vista so vrias as possibilidades de atribuio desse valor. Qualquer um
dos mtodos de valorao dos estoques, quando utilizados nas mesmas condies de quantidades e
preos, manter a situao real das empresas nas mesmas igualdades, com a mesma quantidade de
estoque, porm ainda segundo Favaro, os resultados so influenciados pelos diferentes critrios de
valorao de seus estoques, que provocam diferena no custo das mercadorias vendidas interferindo
assim na obteno do lucro bruto na Demonstrao de Resultado do Exerccio.
Isso quer dizer que os resultados obtidos so diferentes, em consequncia dos critrios de atribuio
de custos utilizados, embora todos tenham como base o mesmo custo de aquisio.
Manipulao e Controle dos Estoques
As funes de Manipulao e Controle dos Estoques envolvem todos os processos de requisio e
devoluo de itens em seja para fabricao, consumo ou revenda. Cada um destes processos composto
por subprocessos legais. Caso a retirada de itens seja para venda e entrega em um cliente, um processo
de emisso de notas fiscais para circulao de mercadorias (pode ser o faturamento direto) deve ser
includo para esta funo.
Alguns critrios de avaliao de estoques:
- Mtodo PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai), do ingls, FIFO (first-in, first-out), ou seja, os
primeiros artigos a entrarem no estoque, sero aqueles que sairo em primeiro lugar, deste modo o custo
da matria-prima deve ser considerado pelo valor de compra desses primeiros artigos.
O estoque apresenta uma relao forte com o custo de reposio, pois esse estoque representa os
preos pagos recentemente, adotar este mtodo, faz com que haja oscilao dos preos sobre os
resultados, pois as sadas so confrontadas com os custos mais antigos, sendo esta uma das principais
razes pelas quais alguns se mostram contrrios a este mtodo.
As vantagens desse mtodo consistem no controle preciso dos materiais, pois so ordenados em uma
base contnua de acordo com sua entrada, o que importante, quando se trata de produtos sujeitos a
11
mudana de qualidade, decomposio, deteriorao etc.; o resultado obtido revela o custo real dos artigos
especficos utilizados nas sadas; os artigos utilizados so retirados do estoque e a baixa dos mesmos
dada de uma maneira sistemtica e lgica.
- Mtodo UEPS (ltimo a entrar, primeiro a sair), do ingls LIFO (last-in first-out) um mtodo de avaliar
estoque bastante discutido. O custo do estoque obtido como se as unidades mais recentes adicionadas
ao estoque (ltimas a entrar) fossem as primeiras unidades vendidas (sadas).
Pressupe-se, deste modo, que o estoque final consiste nas unidades mais antigas e avaliado ao
custo das mesmas. Segue-se que, de acordo com o mtodo UEPS, o custo dos artigos vendidos (sadas)
tende a refletir no custo dos artigos comprados mais recentemente (comprados ou produzidos). Tambm
permite reduzir os lucros lquidos expostos.
As vantagens de utilizao deste mtodo consistem na apurao correta de seus custos correntes; o
estoque avaliado em termos do nvel de preo da poca em que o UEPS foi introduzido; uma forma
de se custear os artigos consumidos de uma maneira realista e sistemtica; em perodos de alta de
preos, os preos maiores das compras mais recentes, so ajustados mais rapidamente s produes,
reduzindo o lucro. No entanto, no aceito pela legislao brasileira.
- Custo Mdio o mtodo utilizado nas empresas brasileiras para atendimento legislao fiscal.
Empresas multinacionais com operaes no Brasil frequentemente tm de avaliar o estoque segundo o
mtodo da matriz, e tambm segundo o custo mdio para atendimento legislao brasileira.
Esse mtodo permite que as empresas realizem um controle permanente de seus estoques, e que a
cada aquisio, o seu preo mdio dos produtos seja atualizado, pelo mtodo do custo mdio ponderado.
Geralmente as empresas que no possuem uma boa poltica de estocagem e vivem um dilema: quanto
a empresa deve estocar para que seus interesses e os dos seus clientes sejam atendidos de forma
satisfatria? A esse respeito, o Planejamento um dos principais instrumentos para o estabelecimento
de uma poltica de estocagem eficiente. Pois, o departamento de vendas deseja um estoque elevado para
atender melhor o cliente e a rea de produo prefere tambm trabalhar com uma maior margem de
segurana de estoque.
Em contrapartida, o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido
e melhorar seu fluxo de caixa. Segundo Erasmo3, planejar esta atividade fundamental, porque de um
bom planejamento viro, por exemplo, uma menor necessidade de capital de giro e uma margem de lucro
maior. Por esse motivo, os empresrios devem estar atentos aos objetivos da empresa para definir as
quantidades corretas de cada mercadoria que deve estar no estoque em um determinado perodo de
tempo, para que a empresa no sofra nenhum prejuzo.
E, j que o alto custo do dinheiro no permite imobilizar grandes quantias em estoque e que manter
uma empresa com uma boa variedade de produtos exige uma imobilizao elevada de capital de giro, ele
deve saber exatamente o equilbrio entre a quantidade de compras suficiente para um determinado
perodo de vendas e a variedade de artigos para que os clientes tenham opo de escolha.
Para que isso acontea, importante que o empresrio levante periodicamente a mdia mensal de
compras para compar-las com as vendas e, com isso, saber se o investimento em mercadorias est
tendo o retorno desejado.
O ato de comprar deve ser sempre precedido de um bom planejamento. De acordo com Stickney4: "A
compra de mercadorias envolve a colocao do pedido, o recebimento e a inspeo das mercadorias
encomendadas e o registro da compra. Rigorosamente, o comprador de uma mercadoria somente deveria
registrar a compra quando a propriedade legal da mercadoria adquirida passasse do vendedor para o
comprador.
Caracterizar quando isso acontece envolve tecnicalidades legais associadas ao contrato entre as duas
partes". E para que isso acontea, de grande importncia a elaborao de uma previso de compras.
Nas empresas comerciais, essa previso complicada, pois o nmero de mercadorias comercializadas
muito grande. Como observa Stickney5, as empresas preferem vender tanto quanto possvel, com um
nmero mnimo de capital empatado em estoque. Por isso, a previso deve ser elaborada pelos diversos
setores funcionais da empresa, observando-se as caractersticas e peculiaridades do mercado fornecedor
e do comportamento das vendas.
aconselhvel que sejam feitas previses individuais para cada setor ou departamento e reuni-las
posteriormente em uma s, facilitando o planejamento das compras. Depois de preparada a previso de
compras, esta deve ser ajustada s condies financeiras da empresa. Isso deve ser feito em reunio
com os encarregados de compras, os encarregados de vendas e os encarregados pelo controle financeiro
para que se encontre um equilbrio entre os setores.
3
Operaes com estoques. Disponvel em: <http://pessoal.sercomtel.com.br/carneiro/contII>. Acesso em: 12 mai. 2015.
STICKNEY; Weil. Contabilidade Financeira: Uma introduo aos Conceitos Mtodos e Usos; ed. So Paulo: Atlas, 2001
5
Idem
4
12
A empresa que no faz a previso de compras encontra dificuldades para manter seus estoques de
forma equilibrada. Acabam comprando mercadorias de acordo com as necessidades surgidas correndo
o risco de no ter produtos em pocas que o volume de vendas cresce.
Perdendo dessa forma, oportunidade de aumentar suas vendas, perdendo clientes e,
consequentemente, diminudo o lucro da empresa. E no tendo a previso correta de compras, ele pode
comprar um volume inadequado de mercadorias aumentando o custo de manuteno dos estoques. Para
Stickney6: "Manter estoques ou como tambm se diz, carregar estoques - gera custos".
Isso ocorre, porque quanto maior a quantidade de mercadorias estocadas, maior ser o espao fsico
necessrio para guard-las, maior o nmero de funcionrios necessrios e maiores os gastos para
controle do estoque.
Alm disso, o mesmo autor destaca que pelo menos uma pequena quantidade de mercadorias precisa
ser mantida em estoque para satisfazer s necessidades dos clientes medida que elas apaream.
Mtodos de previso de estoques:
Mtodo do ltimo perodo: Esse mtodo consiste apenas em repetir o consumo do ltimo perodo. Se,
por exemplo, o consumo em um ms qualquer for de 50, voc repete o mesmo valor no estoque para o
prximo ms.
Mtodo da mdia mvel: Deve-se determinar um perodo para se efetuar a previso de consumo do
prximo perodo, o perodo deve levar em considerao a sazonalidade do produto. Exemplo: Uma loja
de brinquedos tem suas vendas aumentadas no dia das crianas e no natal.
Exemplo:
2014
- fevereiro Consumo de 160
- maro Consumo de 165
- abril Consumo de 170
- maio Consumo de 165
- junho Consumo de 160
- julho Consumo de 170
- agosto Consumo de 165
- setembro Consumo de 170
- outubro Consumo de 200
- novembro Consumo de 170
- dezembro Consumo de 170
Calcule a previso para janeiro de 2015, utilizando todo o perodo apresentado. Deve-se somar os
valores dos 11 perodos apresentados e posteriormente dividir por 11:
160+165+170+165+160+170+165+170+200+170+170= 1865/11= 169,54
Como no se pode ter metade de um produto, devemos arredondar para 170. De acordo com esse
mtodo da mdia mvel, a previso de consumo mdio para janeiro de 2015, de 170.
Mtodo da mdia mvel ponderada: So estabelecidas porcentagens colocando as maiores nos
perodos mais prximos do que ser previsto. Considere os dados da Tabela 1. Prever o ms de Janeiro
do Ano 2 utilizando a mdia mvel trimestral com fator de ajustamento 0,5 para Dezembro, 0,3 para
Novembro e 0,2 para Outubro.
Ano 1
Ms
Fev
Mar
Abr
Mai
Jun
Jul
Ago
Set
Out
Nov
Dez
Consumo
Fator
900
1000
800
900
900
700
1100
800
900
0,2
900
0,3
900
0,5
Dez
Nov
Out
Jan/Ano
2
Jan/Ano 2
A previso para Janeiro Ano 2 = (0,5 x 900) + (0,3 x 900) + (0,2 x 900) =
=
6
450
270
180
900
Ibidem
13
De acordo com esse mtodo da mdia mvel ponderada, a previso de consumo mdio para janeiro
do Ano 2 de 900.
Diante dos fatos apresentados, fica claro que a utilizao correta do estoque de mercadorias fator
determinante para a lucratividade das empresas comerciais. A escolha de um bom critrio para atribuio
dos custos das mercadorias um dos passos importantes para uma poltica de estoque eficiente. Pois,
mesmo que todos os critrios tenham como base o mesmo custo de aquisio, tornando suas situaes
reais idnticas, os resultados obtidos so diferentes influenciando na lucratividade e na carga tributria
da empresa.
Outro fator na determinao da lucratividade da empresa o bom planejamento da previso de
compras. Sendo o planejamento bem feito, fica fcil fazer as compras, j que toda empresa organizada
tem seus fornecedores tradicionais cadastrados. O encarregado de compras deve acompanhar
permanentemente os pedidos, principalmente, aqueles que no foram atendidos, pois se os prazos de
entrega no forem cumpridos pelos fornecedores, a previso de compras pode ser prejudicada e,
consequentemente, a produo e as vendas da empresa tambm. Mais um fato notado, que estocar
mercadorias por muito tempo um fator de diminuio da lucratividade das empresas. Os produtos devem
ser estocados o menor tempo possvel, visto que reduz custo de manuteno e indica que o investimento
feito pela empresa na compra das mercadorias retornou rapidamente.
Enfim, conclui-se que o estoque garante os objetivos principais das empresas comerciais e quando o
planejamento adequado, atravs de uma poltica de estoques eficiente, a empresa no fica merc da
sorte, podendo controlar seus gastos e aumentar sua lucratividade.
Lote Econmico de Compras refere-se quantidade ideal de material a ser adquirida em cada
operao de reposio de estoque, onde o custo total de aquisio, bem como os respectivos custos de
estocagem so mnimos para o perodo considerado. Este conceito aplica-se tanto na relao de
abastecimento pela manufatura para a rea de estoque, recebendo a denominao de lote econmico de
produo, quanto relao de reposio de estoque por compras no mercado, passando a ser designado
como lote econmico de compras.
Os Sistemas de Controle de Estoque permite que o poder pblico controle seu estoque com maior
eficincia e agilidade, o controle pode ser feito por programas de computador institucionais ou no
institucionais. Os sistemas de controle de estoque fazem controle das entradas e sadas dos produtos
permitindo a identificao das unidades que tiveram suas entradas e sadas e a identificao dos produtos
e permitem a emisso de vrios relatrios para conferencia do estoque.
O nvel de servio logstico refere-se qualidade com que o fluxo de bens e servios gerenciado,
ao tempo necessrio para se entregar um pedido ao cliente, em outras palavras o somatrio das
atividades relacionadas com a transao do produto divididas em elementos pr-transao, transao e
ps-transao7.
Diversos fatores tornam importante o nvel de servio oferecido por uma empresa. A logstica concentra
uma srie de constataes que podem ratificar tal importncia, como:
o nvel de servio influencia a escolha do cliente;
o nvel de servio importante elemento de satisfao do cliente;
as vendas tendem a aumentar se o servio for melhorado alm daquele j oferecido por fornecedores
concorrentes;
nveis baixos e ruins de servio geram diminuio nas vendas;
compradores so sensveis aos nveis de servio que recebem de seus fornecedores;
melhores nveis de servio podem significar menores custos de estoque;
nveis de servio adequados, combinados para o cliente, de maneira balanceada com preo,
qualidade so armas importantes para a competitividade da empresa; entre outros.
O baixo Nvel de Servio resulta em prejuzo para a organizao. Por isso, importante encontrar um
equilbrio saudvel, entre custo e um bom nvel de servio. A organizao deve procurar uma boa relao
entre custo x nvel de servio, para isso deve-se considerar as necessidades de servio dos clientes, que
devem ser satisfeitas dentro de limites negociveis de custo, ou seja, no melhor custo benefcio do servio
x lucro gerado, e quando o nvel de servio j se encontrar em patamares elevados, suas melhorias so
mais caras e devem ser analisadas, quanto a serem ou no implementadas.
BALLOU, R. H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos: Logstica Empresarial. Editora Bookman Companhia Ed, 2006.
14
Questes
01. (Banco Central do Brasil - Tcnico - rea Suporte Administrativo Mdio - CESPE/2013)
Acerca da funo armazenagem, julgue os itens subsecutivos. A classificao o processo de
aglutinao de materiais por caractersticas semelhantes, no qual so utilizados os critrios de
abrangncia, flexibilidade e praticidade.
( ) Certo ( ) Errado
02. (Fundao Universidade de Braslia - Administrador CESPE/2013) Com relao a
recebimento e armazenagem de material, julgue os itens a seguir. No ato do recebimento, so realizadas
obrigatoriamente duas conferncias: uma dos materiais e outra da documentao.
03. (CMARA DOS DEPUTADOS - TCNICO EM MATERIAL E PATRIMNIO CESPE/2012) Com
relao a recebimento e armazenagem, julgue os prximos itens. A armazenagem por frequncia o
critrio mais indicado para se obter o aproveitamento mais eficiente do espao.
Respostas
01. Resposta: Certo.
A classificao de materiais o processo de aglutinao por caractersticas semelhantes, e determina
grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques.
Abrangncia: cada classificao deve buscar abarcar um nmero considervel de materiais em funo
de suas caractersticas. Em outras palavras, a classificao deve agrupar o maior nmero de itens em
funo de suas propriedades.
Flexibilidade: A classificao tambm deve permitir o inter-relacionamento entre outras classificaes,
permitindo uma viso ampla do gerenciamento de estoques.
Praticidade: A classificao deve ser direta e simples.
O recebimento de materiais no consiste somente no ato de descarreg-los e armazen-los em algum
lugar onde exista um espao livre, para posterior utilizao. As atividades de recebimento envolvem desde
a recepo do laterial na entrega pelo fornecedor at a entrada nos estoques. de extrema importncia
que sejam realizados os procedimentos de conferncia antes de proceder ao recebimento definitivo.
03. Resposta: Errado.
A Armazenagem por frequncia implica em armazenar to prximo quanto possvel da sada os
materiais que tenham maior frequncia de movimento.
Movimentao de materiais
A movimentao de materiais parte da rea da Administrao de materiais, e por isso deve-se levar
em conta todas as caractersticas do processo produtivo.
D-se o nome de movimentao de materiais a todo o fluxo de materiais dentro da empresa. A
movimentao de materiais uma atividade indispensvel a qualquer sistema de produo e visa no
somente o abastecimento das sees produtivas, mas tambm a garantia da sequncia do prprio
processo de produo entre as diversas sees envolvidas. A movimentao de materiais pode ser
horizontal ou vertical. horizontal quando se d dentro de um espao plano e em um mesmo nvel.
vertical quando a empresa utiliza edifcio de vrios andares ou nveis de altura.
As principais finalidades da movimentao de materiais so trs:
1. Aumentar a capacidade produtiva da empresa: a movimentao eficiente de materiais permite
utilizar plenamente a capacidade produtiva da empresa e, em alguns casos, at aument-la. O aumento
da capacidade produtiva da empresa pode ser conseguido por meio de:
- Reduo do tempo de fabricao.
- Incremento da produo: atravs da intensificao do abastecimento de materiais s produtivas.
.
15
- Utilizao racional da capacidade de armazenagem: utilizando plenamente o espao disponvel e

aumentando a rea til da fbrica.
2. Melhorar as condies de trabalho: a movimentao de materiais contribui enormemente para a
melhoria das condies de trabalho das pessoas, proporcionando:
Maior segurana e reduo de acidentes: durante as operaes com materiais, j que a produo
normalmente envolve o manuseio e processamento de materiais.
Reduo da fadiga: nas operaes com materiais e maior conforto para o pessoal.
Aumento da produtividade da mo-de-obra.
3. Reduzir os custos de produo. A movimentao de materiais permite reduzir os custos de produo
atravs de:
Reduo da mo-de-obra braal: pela utilizao de equipamentos de manuseio e transporte de
material adequados, com a diminuio dos transportes manuais.
Reduo dos custos de materiais: por meio do acondicionamento e transporte para diminuir as perdas
ou estragos de materiais.
Reduo de custos em despesas gerais: atravs de menores despesas de transporte e menores
nveis de estoque de materiais.
Princpios bsicos para a Movimentao de materiais
Para que um sistema de transporte seja adequado, eficiente e que funcione dentro de custos
minimizados, torna-se indispensvel a adoo de princpios bsicos. Assim, os princpios bsicos para a
movimentao de materiais so:
1. Obedecer ao fluxo do processo produtivo e utilizar meios de movimentao que facilitem esse fluxo.
2. Eliminar distncias e eliminar ou reduzir todos os transportes entre as operaes.
3. Usar a fora da gravidade sempre que possvel.
4. Minimizar a manipulao, preferindo meios mecnicos aos meios manuais.
5. Considerar sempre a segurana do pessoal envolvido nas operaes.
6. Utilizar cargas unitrias sempre que possvel.
7. Procurar a utilizao mxima do equipamento, evitando o transporte vazio, isto , utilizar sempre o
transporte nos dois sentidos de ida e volta.
8. Prever sempre um sistema alternativo de transporte para uso em caso de falha do sistema principal.
Um plano B indispensvel.
Equipamentos de movimentao de materiais
Existe uma infinidade de esquemas e equipamentos para a movimentao de materiais. Esses
esquemas e equipamentos devem ser analisados juntamente com o arranjo fsico.
Os principais equipamentos para a movimentao de materiais so:
1. Veculos industriais: Carretas, carrinhos, empilhadeiras, tratores, trailers.
2. Transportadores contnuos: Correias, esteiras, roletes, transportadores de fita magntica, roscas,
transportadores pneumticos, transportadores vibratrios.
3. Guindastes, Talhas e elevadores.
4. Equipamentos diversos e plataformas.
Questes
01. (IF-PB Assistente em Administrao IF-PB/2015) Quanto movimentao de materiais,
considera-se movimentao manual aquela em que os materiais so movimentados:
(A) exclusivamente de forma vertical, sem a utilizao de qualquer meio mecnico.
(B) exclusivamente de forma horizontal, sem a utilizao de qualquer meio mecnico.
(C) horizontal ou verticalmente, sem a utilizao de qualquer meio mecnico.
(D) horizontal ou verticalmente, com a utilizao de qualquer meio mecnico.
(E) exclusivamente de forma vertical, com a utilizao de qualquer meio mecnico.
16
02. (MTE Agente Administrativo CESPE/2014) As empilhadeiras alm de aumentar a

capacidade de estocagem nos armazns, permitem tambm um melhor acondicionamento,
contribuindo para o aumento do espao.
Respostas
01. Resposta: C
A movimentao de materiais pode ser horizontal ou vertical.
Horizontal: quando se d dentro de um espao plano e em um mesmo nvel.
Vertical: quando a empresa utiliza edifcio de vrios andares ou nveis de altura.
Para a movimentao de materiais, so necessrios mtodos eficientes para a execuo dessa tarefa,
nesse sentido, essencial a utilizao de mquinas e equipamentos.
02. Resposta: Certo
A utilizao de equipamentos, como as empilhadeiras, permite a utilizao racional da capacidade de
armazenagem: utilizando plenamente o espao disponvel e aumentando a rea til da fbrica.
Gesto patrimonial8
A Gesto Patrimonial compreende o planejamento, a estruturao de funes e o controle, com o
conjunto racional de tcnicas, operaes e procedimentos, desde a aquisio de bens at sua destinao
final.
Dentre os bens mveis permanentes esto s moblias, equipamentos e utenslios, sendo uma das
responsabilidades do administrador de patrimnio, fazer o acompanhamento atravs dos bens mveis
que compem o acervo patrimonial da organizao, tanto atravs da gesto operacional quanto da gesto
administrativa.
O Controle Patrimonial9 busca identificar e catalogar todos os bens disponveis e verificar o preo atual
de cada um deles. Tendo o conhecimento do preo de cada um dos bens disponveis e somando os seus
valores, pode-se ter uma ideia exata do valor de mercado da empresa.
Baseado no Manual de Administrao Patrimonial de Bens Mveis do Ativo Permanente10, estudar as
operaes patrimoniais.
Tombamento
Tombamento o processo de incluso (entrada) de um bem permanente no sistema de controle
patrimonial da organizao e, em alguns casos, no seu balano contbil. Isso significa dizer que o bem
que entra no acervo da instituio, apresentar igualmente um aporte de recursos no balano patrimonial.
Por interferir no balano patrimonial, essa operao atribuio exclusiva do responsvel pelo controle
patrimonial da unidade.
O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem entra fisicamente na instituio.
A modalidade do tombamento escolhida conforme a documentao referente ao bem permanente,
que indica a fonte de recursos e a origem fsica do bem.
Aquisio
Aquisio a modalidade de tombamento realizada quando o bem adquirido atravs de recursos
oramentrios ou extra oramentrios.
Toda aquisio de material atravs de despesa oramentria realizada por empenho.
Comodato e Cesso
Comodato e Cesso so denominaes dadas ao emprstimo gratuito de um bem permanente que
deve ser restitudo aps determinado prazo.
8
COPAM. Gesto Patrimonial. Disponvel em: <http://www.copaminformatica.com.br/tombo.php>. Acesso em: 12 mai. 2015.
MOTA, M. O Controle Patrimonial e as Empresas. Disponvel em: <http://www.guiadacarreira.com.br/artigos/gestao-eadministracao/controle-patrimonial-empresas/>. Acesso em: 12 mai. 2015.
10
Brasil. Ministrio da Educao. Manual de Administrao Patrimonial de Bens Mveis do Ativo Permanente. 1. ed. Manaus, 2012.
Disponvel em:<http://www.ifam.edu.br/portal/images/file/MANUAL%20PATRIMONIO%20IFAM.pdf>. Acesso em: 12 mai. 2015.
9
17
O Comodato o emprstimo realizado entre a Instituio e empresas privadas, enquanto a Cesso

o emprstimo entre a instituio e outros rgos pblicos.
Ambos so realizados atravs de contrato ou convnio. Como a posse do bem no pertence
instituio, um bem tombado por comodato no tem seu valor adicionado ao montante de entradas no
acervo patrimonial da instituio. Quando ocorrer o retorno do bem ao seu proprietrio, dever ser
realizada uma baixa por devoluo. Caso o bem seja doado definitivamente instituio o comodato
dever ser alterado para Doao.
Doao
A doao significa a transferncia da propriedade de bens permanentes para a instituio. O termo de
doao deve ser emitido pela entidade doadora e deve apresentar todos os elementos identificadores do
bem tais como descrio detalhada, valor de aquisio, data de aquisio ou de entrega do bem
instituio.
Fabricao
Como o prprio nome indica o tombamento por fabricao ocorre quando bem tiver sido fabricado por
alguma unidade da instituio.
Pelo fato de a origem dos recursos de um tombamento por fabricao ser sempre a prpria Instituio,
no h necessidade de informar o documento relativo a esta origem. A IN 205/88 no seu item 6.4
esclarece que:
A incluso em carga do material produzido pelo rgo sistmico ser realizada
vista de processo regular, com base na apropriao de custos feita pela unidade
produtora ou, na falta destes, na valorao efetuada por comisso especial,
designada para este fim.
E ainda em seu item 6.4.1, que, O valor do bem produzido pelo rgo sistmico ser igual soma
dos custos estimados para matria-prima, mo-de-obra, desgaste de equipamentos, energia consumida
na produo, etc..
Incorporao
O tombamento por incorporao feito a partir de um ofcio do dirigente da unidade determinando a
operao (este documento, por conveno, equivale ao documento de origem do bem). Um tombamento
por incorporao ocorre quando no possvel identificar a origem dos recursos de um bem que se
encontre pelo menos a dois exerccios (anos) no acervo da unidade ou rgo.
Para proceder ao tombamento por incorporao deveremos igualmente observar o disposto o item 6.4
da IN 205 que determina que na falta de possibilidade de apropriar custos de bens, dever ser realizada
avaliao por comisso especial que, aps anlise, arbitrar o valor de tombamento.
Controle de bens
o conjunto de procedimentos, adotados pela Coordenao de Almoxarifado e/ou Patrimnio, voltado
verificao da localizao e do estado de conservao dos bens patrimoniais.
O controle fsico tem carter permanente, em decorrncia da prpria necessidade de
acompanhamento da posio fsico-financeira do ativo imobilizado.
Inventrio
Inventrio fsico o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo
fsico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, o levantamento da situao dos bens em uso e a
necessidade de manuteno ou reparos, a verificao da disponibilidade dos bens da unidade, bem como
o saneamento do acervo.
Tem tambm a funo de analisar o desempenho das atividades do setor de patrimnio atravs dos
resultados obtidos no levantamento fsico.
18
De acordo com a Instruo Normativa 205/88 da Secretaria de Administrao Pblica11, so cinco os

tipos de inventrios fsicos:
a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada
unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exerccio - constitudo do inventrio anterior e
das variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio.
b) inicial - realizado quando da criao de uma unidade gestora, para identificao e registro dos bens
sob sua responsabilidade;
c) de transferncia de responsabilidade- realizado quando da mudana do dirigente de uma unidade
gestora;
d) de extino ou transformao - realizado quando da extino ou transformao da unidade gestora;
e) eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por
iniciativa do rgo fiscalizador.
Movimentao de bens
A movimentao de bens mveis na unidade gestora dar-se- por:
I emprstimo;
II transferncia de carga patrimonial;
III necessidade de reparo e manuteno.
O controle das movimentaes e alteraes ocorridas no parque de bens patrimoniais mveis da
unidade gestora feito mediante a comunicao por memorando a Coordenao de Almoxarifado e/ou
Patrimnio que ir registrar no sistema informatizado de gesto de patrimnio.
Nenhum bem pode ser reparado, restaurado ou revisado sem consulta prvia Coordenao de
Almoxarifado e/ou Patrimnio e do Responsvel, e ainda deve se verificar a existncia de garantia ou a
existncia de contrato de manuteno preventiva ou corretiva.
O oramento da necessidade de servio dever ser realizado nas dependncias da unidade gestora,
sob a vistoria de servidor designado para esse fim, preferencialmente conhecedor do problema do bem.
A retirada de um bem para reparo deve ser feita mediante atribuio de responsabilidade ao servidor
encarregado do respectivo servio ou envio do bem para manuteno externa e esta deve ser precedida
de autorizao do gestor autorizando a execuo do servio.
A Solicitao de Servios deve ser preenchida e assinada pelo Responsvel mediante provocao
escrita do Titular do Setor, constando o(s) nmero(s) de Patrimnio e descrio(es) dos materiais e
equipamentos a serem consertados, encaminhadas a Coordenao de Almoxarifado e/ou Patrimnio.
Bem com situao patrimonial ociosa ou que apresente alguma avaria que impea seu uso normal,
deve ser recolhido ao Depsito do Patrimnio.
O recolhimento de bens em perodo de garantia deve ser aprovado pelo dirigente de cada unidade
Gestora.
O remanejamento de bens pode ocorrer em trs modalidades:
I - Transferncia entre Detentores de Carga Patrimonial sem movimentao fsica, tambm chamada
de transferncia de titularidade de funo de confiana.
II - Transferncia entre Detentores de Carga Patrimonial com movimentao fsica.
III - Somente a movimentao fsica do bem.
Depreciao de bens
O desaparecimento de um bem patrimonial mvel total ou parcial , por furto, roubo, depredao ou
qualquer outro sinistro, dever de imediato ser comunicado, pelo responsvel da Carga Patrimonial e
Coordenao responsvel pelo Almoxarifado e Patrimnio, observando-se os seguintes
encaminhamentos e providncias:
I. o responsvel da Carga Patrimonial dever informar o ocorrido Coordenao responsvel pelo
Almoxarifado e/ou Patrimnio que por sua vez dever registrar a ocorrncia em livro prprio e emitir
Extrato de Ocorrncia encaminhando o ao dirigente mximo da unidade gestora.
II. O dirigente mximo da unidade gestora encaminhar ofcio ao Departamento de Policia Federal
solicitando providncias.
11
Brasil. Instruo Normativa n 205, de 08 de Abril de 1988. Disponvel em: <http://www.daf.unb.br/images/DGM/inst_norma_205_88.pdf>.
Acesso em: 12 mai. 2015.
19
III. A Diretoria de Administrao ou rgo equivalente dever montar processo nesse sentido,
comunicar o fato aos superiores hierrquicos, solicitar a nomeao da Comisso de Sindicncia, com
vistas a apurar as responsabilidades.
O processo, acompanhado de parecer conclusivo da Comisso de Sindicncia, e homologado pela
autoridade mxima da unidade gestora dever ser encaminhado Coordenao de Almoxarifado e/ou
Patrimnio, para providencias que se fizerem necessrias.
No caso de parecer pela reposio ou recuperao do bem pelo responsabilizado, devidamente
homologado pela autoridade competente da unidade gestora, o processo dever ser encaminhado
Coordenao de Almoxarifado e Patrimnio, que expedir comunicao oficial estipulando o prazo de 30
dias, a contar da data do recebimento, para as providncias necessria
No caso de parecer pela baixa patrimonial, devidamente homologado pela autoridade competente,
depois de esgotadas todas as possibilidades de apurao de responsabilidades, visando reposio do
bem, com a consequente garantia de integridade do acervo patrimonial da unidade gestora, o processo
dever ser recepcionado pela Diretoria de Administrao e Planejamento ou equivalente, e encaminhado
Coordenao de Almoxarifado e Patrimnio, que o instruir para ser homologado pelo(a) responsvel
de Administrao e Planejamento.
O bem reposto pelo responsabilizado ficar no depsito patrimonial da unidade gestora, em local com
condies adequadas, at que se encerrem os procedimentos administrativos para os registros de
controle na Coordenao de Almoxarifado e/ou Patrimnio.
Alienao
Todo bem patrimonial, em razo de seu estado de conservao poder sofrer alienao, sendo
excludos da carga patrimonial do rgo.
Este procedimento precisa de uma avaliao tcnica, normalmente feita por uma comisso especfica,
que avaliar as condies reais do bem e indicar a melhor forma de desfazimento do mesmo.
Atenta-se para o fato da baixa patrimonial se dar pelo valor inscrito na contabilidade da instituio, e
no pelo valor da alienao.
Desfazimento
O desfazimento de bens consiste no processo de excluso de um bem do acervo patrimonial da
instituio, de acordo com a legislao vigente e expressamente autorizada pelo responsvel da
organizao.
Aps a concluso do processo de desfazimento dever ser realizada a baixa dos bens nos registros
patrimoniais.
A seguinte norma regula o desfazimento de bens pela Administrao Federal.
DECRETO N 99.658, DE 30 DE OUTUBRO DE 1990.
Regulamenta, no mbito da Administrao Pblica Federal, o reaproveitamento, a movimentao, a alienao
e outras formas de desfazimento de material.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei n 8.028, de 12 de abril de 1990, no Decreto-Lei n 200,
de 25 de fevereiro de 1967, e no Decreto-Lei n 2.300, de 21 de novembro de 1986,
DECRETA:
Art. 1 O reaproveitamento, a movimentao e a alienao de material, bem assim outras formas de
seu desfazimento, no mbito da Administrao Pblica Federal, so regulados pelas disposies deste
decreto.
Art. 2 Este decreto no modifica as normas especficas de alienao e outras formas de desfazimento
de material:
I - dos Ministrios Militares e do Estado-Maior das Foras Armadas;
II - do Departamento da Receita Federal, referentes a bens legalmente apreendidos;
20
III - dos rgos com finalidades agropecurias, industriais ou comerciais, no que respeita venda de
bens mveis, por eles produzidos ou comercializados.
Art. 3 Para fins deste decreto, considera-se:
I - material - designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios,
veculos em geral, matrias-primas e outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades
dos rgos e entidades pblicas federais, independente de qualquer fator;
II - transferncia - modalidade de movimentao de material, com troca de responsabilidade, de uma
unidade organizacional para outra, dentro do mesmo rgo ou entidade;
III - cesso - modalidade de movimentao de material do acervo, com transferncia gratuita de posse
e troca de responsabilidade, entre rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal direta,
autrquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros, integrantes de qualquer dos demais
Poderes da Unio;
IV - alienao - operao de transferncia do direito de propriedade do material, mediante venda,
permuta ou doao;
V - outras formas de desfazimento - renncia ao direito de propriedade do material, mediante
inutilizao ou abandono.
Pargrafo nico. O material considerado genericamente inservvel, para a repartio, rgo ou
entidade que detm sua posse ou propriedade, deve ser classificado como:
a) ocioso - quando, embora em perfeitas condies de uso, no estiver sendo aproveitado;
b) recupervel - quando sua recuperao for possvel e orar, no mbito, a cinquenta por cento de seu
valor de mercado;
c) antieconmico - quando sua manuteno for onerosa, ou seu rendimento precrio, em virtude de
uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;
d) irrecupervel - quando no mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de
suas caractersticas ou em razo da inviabilidade econmica de sua recuperao.
Art. 4 O material classificado como ocioso ou recupervel ser cedido a outros rgos que dele
necessitem.
1 A cesso ser efetivada mediante Termo de Cesso, do qual constaro a indicao de transferncia
de carga patrimonial, da unidade cedente para a cessionria, e o valor de aquisio ou custo de produo.
2 Quando envolver entidade autrquica, fundacional ou integrante dos Poderes Legislativo e
Judicirio, a operao s poder efetivar-se mediante doao.
Art. 5 Os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal direta, autrquica e fundacional
informaro, mediante ofcio ou meio eletrnico desde que certificado digitalmente por autoridade
certificadora, credenciada no mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP - BRASIL,
Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto
a existncia de microcomputadores de mesa, monitores de vdeo, impressoras e demais equipamentos
de informtica, respectivo mobilirio, peas-parte ou componentes, classificados como ocioso,
recupervel, antieconmico ou irrecupervel, disponveis para reaproveitamento.
1 As entidades indicadas no art. 22, quando optarem pela doao desses bens, podero adotar os
mesmos procedimentos previstos no caput.
2 A Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao indicar a instituio receptora dos bens,
em consonncia com o Programa de Incluso Digital do Governo Federal.
3 No ocorrendo manifestao por parte da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao no
prazo de trinta dias, o rgo ou entidade que houver prestado a informao a que se refere o caput poder
proceder ao desfazimento dos materiais.
Art. 6 (REVOGADO)
Art. 7 Nos casos de alienao, a avaliao do material dever ser feita de conformidade com os preos
atualizados e praticados no mercado.
Pargrafo nico. Decorridos mais de sessenta dias da avaliao, o material dever ter o seu valor
automaticamente atualizado, tomando-se por base o fator de correo aplicvel s demonstraes
contbeis e considerando-se o perodo decorrido entre a avaliao e a concluso do processo de
alienao.
Art. 8 A venda efetuar-se- mediante concorrncia, leilo ou convite, nas seguintes condies:
.
21
I - por concorrncia, em que ser dada maior amplitude convocao, para material avaliado, isolada
ou globalmente, em quantia superior a Cr$ 59.439.000,00 (cinquenta e nove milhes, quatrocentos e trinta
e nove mil cruzeiros);
II - por leilo, processado por leiloeiro oficial ou servidor designado pela Administrao, observada a
legislao pertinente, para material avaliado, isolada ou globalmente, em quantia no superior a Cr$
59.439.000,00 (cinquenta e nove milhes, quatrocentos e trinta e nove mil cruzeiros);
III - por convite, dirigido a pelo menos trs pessoas jurdicas, do ramo pertinente ao objeto da licitao,
ou pessoas fsicas, que no mantenham vnculo com o servio pblico federal, para material avaliado,
isolada ou globalmente, em quantia no superior a Cr$ 4.160.000,00 (quatro milhes, cento e sessenta
mil cruzeiros).
1 A Administrao poder optar pelo leilo, nos casos em que couber o convite, e, em qualquer caso,
pela concorrncia.
3 O material dever ser distribudo em lotes de:
a) um objeto, quando se tratar de veculos, embarcaes aeronaves ou material divisvel, cuja
avaliao global seja superior quantia de Cr$ 199.000,00 (cento e noventa e nove mil cruzeiros);
b) vrios objetos, preferencialmente homogneos, quando a soma da avaliao de seus componentes
for igual ou inferior a Cr$ 199.000,00 (cento e noventa e nove mil cruzeiros), ou se compuser de jogos ou
conjuntos que no devam ser desfeitos.
3 Os valores estabelecidos neste artigo sero revistos, periodicamente, e fixados em Portaria, pelo
Secretrio da Administrao Federal.
4 A alienao de material, mediante dispensa de prvia licitao, somente poder ser autorizada
quando revestir-se de justificado interesse pblico ou, em caso de doao, quando para atendimento ao
interesse social, observados os critrios definidos no art. 15 deste decreto.
Art. 9 A publicidade para os certames licitatrios fora do Distrito Federal ser assegurada com a
publicao de resumo do edital no Dirio Oficial da Unio, da seguinte forma:
I - na concorrncia trs vezes no mnimo, com intervalo de sete dias;
II - no leilo duas vezes no mnimo, com intervalo de cinco dias;
III - no convite uma nica vez.
Pargrafo nico. A Administrao poder utilizar outros meios de divulgao para ampliar a rea de
competio, desde que economicamente vivel, em cada processo.
Art. 10. Os prazos para a realizao dos certames, contados da primeira publicao no Dirio Oficial
da Unio, sero, no mnimo, de:
I - trinta dias para a concorrncia;
II - quinze dias para o leilo; e
III - trs dias teis para o convite.
Art. 11. Quando no acudirem interessados licitao, a Administrao dever reexaminar todo o
procedimento, com objetivo de detectar as razes do desinteresse, especialmente no tocante s
avaliaes e divulgao, podendo adotar outras formas, nas tentativas subsequentes para alienao do
material, em funo do que for apurado sobre as condies do certame anterior.
Art. 12. Qualquer licitante poder oferecer cotao para um, vrios ou todos os lotes.
Art. 13. 0 resultado financeiro obtido por meio de alienao dever ser recolhido aos cofres da Unio,
da autarquia ou da fundao, observada a legislao pertinente.
Art. 14. A permuta com particulares poder ser realizada sem limitao de valor, desde que as
avaliaes dos lotes sejam coincidentes e haja interesse pblico.
Pargrafo nico. No interesse pblico, devidamente justificado pela autoridade competente, o material
disponvel a ser permutado poder entrar como parte do pagamento de outro a ser adquirido, condio
que dever constar do edital de licitao ou do convite.
Art. 15. A doao, presentes razes de interesse social, poder ser efetuada pelos rgos integrantes
da Administrao Pblica Federal direta, pelas autarquias e fundaes, aps a avaliao de sua
oportunidade e convenincia, relativamente escolha de outra forma de alienao, podendo ocorrer, em
favor dos rgos e entidades a seguir indicados, quando se tratar de material:
22
I - ocioso ou recupervel, para outro rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal direta,
autrquica ou fundacional ou para outro rgo integrante de qualquer dos demais Poderes da Unio;
II - antieconmico, para Estados e Municpios mais carentes, Distrito Federal, empresas pblicas,
sociedade de economia mista, instituies filantrpicas, reconhecidas de utilidade pblica pelo Governo
Federal, e Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico;
III - irrecupervel, para instituies filantrpicas, reconhecidas de utilidade pblica pelo Governo
Federal, e as Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico;
IV - adquirido com recursos de convnio celebrado com Estado, Territrio, Distrito Federal ou Municpio
e que, a critrio do Ministro de Estado, do dirigente da autarquia ou fundao, seja necessrio
continuao de programa governamental, aps a extino do convnio, para a respectiva entidade
convenente;
V - destinado execuo descentralizada de programa federal, aos rgos e entidades da
Administrao direta e indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios e aos
consrcios intermunicipais, para exclusiva utilizao pelo rgo ou entidade executora do programa,
hiptese em que se poder fazer o tombamento do bem diretamente no patrimnio do donatrio, quando
se tratar de material permanente, lavrando-se, em todos os casos, registro no processo administrativo
competente.
Pargrafo nico. Os microcomputadores de mesa, monitores de vdeo, impressoras e demais
equipamentos de informtica, respectivo mobilirio, peas-parte ou componentes, classificados como
ociosos ou recuperveis, podero ser doados a instituies filantrpicas, reconhecidas de utilidade
pblica pelo Governo Federal, e Organizaes da Sociedade Civil de Interesse Pblico que participem de
projeto integrante do Programa de Incluso Digital do Governo Federal.
Art. 16. Verificada a impossibilidade ou a inconvenincia da alienao de material classificado como
irrecupervel, a autoridade competente determinar sua descarga patrimonial e sua inutilizao ou
abandono, aps a retirada das partes economicamente aproveitveis, porventura existentes, que sero
incorporados ao patrimnio.
1 A inutilizao consiste na destruio total ou parcial de material que oferea ameaa vital para
pessoas, risco de prejuzo ecolgico ou inconvenientes, de qualquer natureza, para a Administrao
Pblica Federal.
2 A inutilizao, sempre que necessrio, ser feita mediante audincia dos setores especializados,
de forma a ter sua eficcia assegurada.
3 Os smbolos nacionais, armas, munies e materiais pirotcnicos sero inutilizados em
conformidade com a legislao especfica.
Art. 17. So motivos para a inutilizao de material, dentre outros:
I - a sua contaminao por agentes patolgicos, sem possibilidade de recuperao por assepsia;
II - a sua infestao por insetos nocivos, com risco para outro material;
III - a sua natureza txica ou venenosa;
IV - a sua contaminao por radioatividade;
V - o perigo irremovvel de sua utilizao fraudulenta por terceiros.
Art. 18. A inutilizao e o abandono de material sero documentados mediante Termos de Inutilizao
ou de Justificativa de Abandono, os quais integraro o respectivo processo de desfazimento.
Art. 19. As avaliaes, classificao e formao de lotes, previstas neste decreto, bem assim os demais
procedimentos que integram o processo de alienao de material, sero efetuados por comisso especial,
instituda pela autoridade competente e composta de, no mnimo, trs servidores integrantes do rgo ou
entidade interessados.
Art. 20. A Administrao poder, em casos especiais, contratar, por prazo determinado, servio de
empresa ou profissional especializado para assessorar a comisso especial quando se tratar de material
de grande complexidade, vulto, valor estratgico ou cujo manuseio possa oferecer risco a pessoas,
instalaes ou ao meio ambiente.
Art. 21. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, no exerccio das suas competncias
definidas no inciso XVII do art. 27 da Lei no 10.683, de 28 de maio de 2003, poder expedir instrues
que se fizerem necessrias aplicao deste Decreto.
23
Art. 22. O disposto neste decreto aplica-se, no que couber, s empresas pblicas, sociedades de
economia mista e respectivas subsidirias ou controladas.
Art. 23. Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 24. Revogam-se os Decretos ns 96.141, de 7 de junho de 1988, n 98.249, de 6 de outubro de
1989, n 98.798, de 5 de janeiro de 1990, n 99.198, de 29 de maro de 1990, e demais disposies em
contrrio.
Baixa
Para a baixa, existem 11 situaes:
Devoluo de bens em comodato
A devoluo corresponde a uma reverso do tombamento por Comodato e ocorre nos casos em que
o bem deve ser devolvido para a instituio de origem.
No prescinde de processo formal de desfazimento, mas deve ser documentado atravs da cpia do
Termo de Comodato do convenente e de ofcio de autorizao de baixa do responsvel.
Erros de tombamento
Configurada a existncia de bens tombados indevidamente, dever ser comunicado, por escrito, o
responsvel solicitando autorizao para proceder devida baixa visando preservar a correo do acervo.
A autorizao de baixa ser dada mediante memorando do responsvel.
A modalidade de baixa a ser escolhida ser sempre lanamento indevido.
Por doao
Quando o bem da organizao passa para outro rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal,
doado por autorizao superior, permitida, entretanto exclusivamente para fins e uso de interesse social.
Por extravio
Aps constatao do fato, instaurao de sindicncia interna para apurao de responsabilidade e, se
for o caso, cincia autoridade policial.
Por furto ou roubo
Aps a constatao do fato, cincia autoridade policial competente e instaurao de sindicncia
interna nos casos de autoria desconhecida e, se for o caso, cincia autoridade policial.
Por sinistro
Aps processo regular tendente apurao das causas do sinistro, com cincia do fato autoridade
policial caso necessrio e Companhia de Seguro para ressarcimento dos prejuzos e liberao do bem
ou local sinistrado se for o caso.
Por venda
Procedida com estrita observncia dos princpios de licitao, salvo as excees previstas na
legislao especfica.
Por avaria
Aps a confirmao e esclarecimentos.
Por indevida incorporao
Aps a verificao de uma incorporao indevida, e ou verificada a possibilidade de agregar um bem
definido como acessrio, a um outro principal.
Por Dao
Quando por convenincia do Campus, houver interesse em que o domnio do bem seja transferido,
parcial ou integral, para pagamento de dvida perante terceiros, seja esta contratual ou judicial.
Bens inservveis
Pr-requisitos:
Existncia de bens classificados como inservveis, conforme determinao do Decreto 99658/90.
24
Avaliao dos bens por comisso especialmente instituda pelo dirigente da unidade, cujas
atribuies so:
1. Classificar os bens inservveis (ociosos, recuperveis, irrecuperveis e antieconmicos);
2. Avaliar os bens conforme sua classificao;
3. Formar os lotes de bens conforme sua classificao e caractersticas patrimoniais;
4. Instruir os processos de desfazimentos conforme a classificao dos bens inservveis.
Em geral, o processo de desfazimento dever ser composto por:
a. Portaria de designao da comisso de desfazimento
b. Relao dos bens para desfazimento.
c. Laudo de avaliao.
d. Justificativa do desfazimento.
e. Contrato, conforme a modalidade de desfazimento.
f. Relao de bens baixados no processo.
DECRETO-LEI N 25, DE 30 DE NOVEMBRO DE 1937.
Organiza a proteo do patrimnio histrico e artstico nacional.
CAPTULO I
DO PATRIMNIO HISTRICO E ARTSTICO NACIONAL
Art. 1 Constitui o patrimnio histrico e artstico nacional o conjunto dos bens mveis e imveis
existentes no pas e cuja conservao seja de interesse pblico, quer por sua vinculao a fatos
memorveis da histria do Brasil, quer por seu excepcional valor arqueolgico ou etnogrfico, bibliogrfico
ou artstico.
1 Os bens a que se refere o presente artigo s sero considerados parte integrante do patrimnio
histrico o artstico nacional, depois de inscritos separada ou agrupada mente num dos quatro Livros do
Tombo, de que trata o art. 4 desta lei.
2 Equiparam-se aos bens a que se refere o presente artigo e so tambm sujeitos a tombamento
os monumentos naturais, bem como os stios e paisagens que importe conservar e proteger pela feio
notvel com que tenham sido dotados pelo natureza ou agenciados pelo indstria humana.
Art. 2 A presente lei se aplica s coisas pertencentes s pessoas naturais, bem como s pessoas
jurdicas de direito privado e de direito pblico interno.
Art. 3 Excluem-se do patrimnio histrico e artstico nacional as obras de origem estrangeira:
1) que pertenam s representaes diplomticas ou consulares acreditadas no pas;
2) que adornem quaisquer veculos pertencentes a empresas estrangeiras, que faam carreira no pas;
3) que se incluam entre os bens referidos no art. 10 da Introduo do Cdigo Civil, e que continuam
sujeitas lei pessoal do proprietrio;
4) que pertenam a casas de comrcio de objetos histricos ou artsticos;
5) que sejam trazidas para exposies comemorativas, educativas ou comerciais:
6) que sejam importadas por empresas estrangeiras expressamente para adorno dos respectivos
estabelecimentos.
Pargrafo nico. As obras mencionadas nas alneas 4 e 5 tero guia de licena para livre trnsito,
fornecida pelo Servio ao Patrimnio Histrico e Artstico Nacional.
CAPTULO II
DO TOMBAMENTO
Art. 4 O Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional possuir quatro Livros do Tombo, nos
quais sero inscritas as obras a que se refere o art. 1 desta lei, a saber:
1) no Livro do Tombo Arqueolgico, Etnogrfico e Paisagstico, as coisas pertencentes s categorias
de arte arqueolgica, etnogrfica, amerndia e popular, e bem assim as mencionadas no 2 do citado
art. 1.
2) no Livro do Tombo Histrico, as coisas de interesse histrico e as obras de arte histrica;
3) no Livro do Tombo das Belas Artes, as coisas de arte erudita, nacional ou estrangeira;
25
4) no Livro do Tombo das Artes Aplicadas, as obras que se inclurem na categoria das artes aplicadas,
nacionais ou estrangeiras.
1 Cada um dos Livros do Tombo poder ter vrios volumes.
2 Os bens, que se incluem nas categorias enumeradas nas alneas 1, 2, 3 e 4 do presente artigo,
sero definidos e especificados no regulamento que for expedido para execuo da presente lei.
Art. 5 O tombamento dos bens pertencentes Unio, aos Estados e aos Municpios se far de ofcio,
por ordem do diretor do Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, mas dever ser notificado
entidade a quem pertencer, ou sob cuja guarda estiver a coisa tombada, afim de produzir os necessrios
efeitos.
Art. 6 O tombamento de coisa pertencente pessoa natural ou pessoa jurdica de direito privado se
far voluntria ou compulsoriamente.
Art. 7 Proceder-se- ao tombamento voluntrio sempre que o proprietrio o pedir e a coisa se revestir
dos requisitos necessrios para constituir parte integrante do patrimnio histrico e artstico nacional, a
juzo do Conselho Consultivo do Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, ou sempre que o
mesmo proprietrio anuir, por escrito, notificao, que se lhe fizer, para a inscrio da coisa em qualquer
dos Livros do Tombo.
Art. 8 Proceder-se- ao tombamento compulsrio quando o proprietrio se recusar a anuir inscrio
da coisa.
Art. 9 O tombamento compulsrio se far de acordo com o seguinte processo:
1) o Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, por seu rgo competente, notificar o
proprietrio para anuir ao tombamento, dentro do prazo de quinze dias, a contar do recebimento da
notificao, ou para, si o quiser impugnar, oferecer dentro do mesmo prazo as razes de sua impugnao.
2) no caso de no haver impugnao dentro do prazo assinado. Que fatal, o diretor do Servio do
Patrimnio Histrico e Artstico Nacional mandar por simples despacho que se proceda inscrio da
coisa no competente Livro do Tombo.
3) se a impugnao for oferecida dentro do prazo assinado, far-se- vista da mesma, dentro de outros
quinze dias fatais, ao rgo de que houver emanado a iniciativa do tombamento, afim de sustent-la. Em
seguida, independentemente de custas, ser o processo remetido ao Conselho Consultivo do Servio do
Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, que proferir deciso a respeito, dentro do prazo de sessenta
dias, a contar do seu recebimento. Dessa deciso no caber recurso.
Art. 10. O tombamento dos bens, a que se refere o art. 6 desta lei, ser considerado provisrio ou
definitivo, conforme esteja o respectivo processo iniciado pela notificao ou concludo pela inscrio dos
referidos bens no competente Livro do Tombo.
Pargrafo nico. Para todas os efeitos, salvo a disposio do art. 13 desta lei, o tombamento provisrio
se equiparar ao definitivo.
CAPTULO III
DOS EFEITOS DO TOMBAMENTO
Art. 11. As coisas tombadas, que pertenam Unio, aos Estados ou aos Municpios, inalienveis por
natureza, s podero ser transferidas de uma outra das referidas entidades.
Pargrafo nico. Feita a transferncia, dela deve o adquirente dar imediato conhecimento ao Servio
do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional.
Art. 12. A alienabilidade das obras histricas ou artsticas tombadas, de propriedade de pessoas
naturais ou jurdicas de direito privado sofrer as restries constantes da presente lei.
Art. 13. O tombamento definitivo dos bens de propriedade particular ser, por iniciativa do rgo
competente do Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, transcrito para os devidos efeitos em
livro a cargo dos oficiais do registro de imveis e averbado ao lado da transcrio do domnio.
1 No caso de transferncia de propriedade dos bens de que trata este artigo, dever o adquirente,
dentro do prazo de trinta dias, sob pena de multa de dez por cento sobre o respectivo valor, faz-la constar
do registro, ainda que se trate de transmisso judicial ou causa mortis.
.
26
2 Na hiptese de deslocao de tais bens, dever o proprietrio, dentro do mesmo prazo e sob pena
da mesma multa, inscrev-los no registro do lugar para que tiverem sido deslocados.
3 A transferncia deve ser comunicada pelo adquirente, e a deslocao pelo proprietrio, ao Servio
do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, dentro do mesmo prazo e sob a mesma pena.
Art. 14. A. coisa tombada no poder sair do pas, seno por curto prazo, sem transferncia de domnio
e para fim de intercmbio cultural, a juzo do Conselho Consultivo do Servio do Patrimnio Histrico e
Artstico Nacional.
Art. 15. Tentada, a no ser no caso previsto no artigo anterior, a exportao, para fora do pas, da
coisa tombada, ser esta sequestrada pela Unio ou pelo Estado em que se encontrar.
1 Apurada a responsabilidade do proprietrio, ser-lhe- imposta a multa de cinquenta por cento do
valor da coisa, que permanecer sequestrada em garantia do pagamento, e at que este se faa.
2 No caso de reincidncia, a multa ser elevada ao dobro.
3 A pessoa que tentar a exportao de coisa tombada, alm de incidir na multa a que se referem os
pargrafos anteriores, incorrer, nas penas cominadas no Cdigo Penal para o crime de contrabando.
Art. 16. No caso de extravio ou furto de qualquer objeto tombado, o respectivo proprietrio dever dar
conhecimento do fato ao Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, dentro do prazo de cinco
dias, sob pena de multa de dez por cento sobre o valor da coisa.
Art. 17. As coisas tombadas no podero, em caso nenhum ser destrudas, demolidas ou mutiladas,
nem, sem prvia autorizao especial do Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, ser
reparadas, pintadas ou restauradas, sob pena de multa de cinquenta por cento do dano causado.
Pargrafo nico. Tratando-se de bens pertencentes Unio, aos Estados ou aos municpios, a
autoridade responsvel pela infrao do presente artigo incorrer pessoalmente na multa.
Art. 18. Sem prvia autorizao do Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, no se poder,
na vizinhana da coisa tombada, fazer construo que lhe impea ou reduza a visibilidade, nem nela
colocar anncios ou cartazes, sob pena de ser mandada destruir a obra ou retirar o objeto, impondo-se
neste caso a multa de cinquenta por cento do valor do mesmo objeto.
Art. 19. O proprietrio de coisa tombada, que no dispuser de recursos para proceder s obras de
conservao e reparao que a mesma requerer, levar ao conhecimento do Servio do Patrimnio
Histrico e Artstico Nacional a necessidade das mencionadas obras, sob pena de multa correspondente
ao dobro da importncia em que for avaliado o dano sofrido pela mesma coisa.
1 Recebida a comunicao, e consideradas necessrias as obras, o diretor do Servio do Patrimnio
Histrico e Artstico Nacional mandar execut-las, a expensas da Unio, devendo as mesmas ser
iniciadas dentro do prazo de seis meses, ou providenciar para que seja feita a desapropriao da coisa.
2 falta de qualquer das providncias previstas no pargrafo anterior, poder o proprietrio requerer
que seja cancelado o tombamento da coisa.
3 Uma vez que verifique haver urgncia na realizao de obras e conservao ou reparao em
qualquer coisa tombada, poder o Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional tomar a iniciativa
de projet-las e execut-las, a expensas da Unio, independentemente da comunicao a que alude este
artigo, por parte do proprietrio.
Art. 20. As coisas tombadas ficam sujeitas vigilncia permanente do Servio do Patrimnio Histrico
e Artstico Nacional, que poder inspecion-los sempre que for julgado conveniente, no podendo os
respectivos proprietrios ou responsveis criar obstculos inspeo, sob pena de multa de cem mil ris,
elevada ao dobro em caso de reincidncia.
Art. 21. Os atentados cometidos contra os bens de que trata o art. 1 desta lei so equiparados aos
cometidos contra o patrimnio nacional.
27
CAPTULO IV
DO DIREITO DE PREFERNCIA
Art. 22. Em face da alienao onerosa de bens tombados, pertencentes a pessoas naturais ou a
pessoas jurdicas de direito privado, a Unio, os Estados e os municpios tero, nesta ordem, o direito de
preferncia.
1 Tal alienao no ser permitida, sem que previamente sejam os bens oferecidos, pelo mesmo
preo, Unio, bem como ao Estado e ao municpio em que se encontrarem. O proprietrio dever
notificar os titulares do direito de preferncia a us-lo, dentro de trinta dias, sob pena de perd-lo.
2 nula alienao realizada com violao do disposto no pargrafo anterior, ficando qualquer dos
titulares do direito de preferncia habilitado a sequestrar a coisa e a impor a multa de vinte por cento do
seu valor ao transmitente e ao adquirente, que sero por ela solidariamente responsveis. A nulidade
ser pronunciada, na forma da lei, pelo juiz que conceder o sequestro, o qual s ser levantado depois
de paga a multa e se qualquer dos titulares do direito de preferncia no tiver adquirido a coisa no prazo
de trinta dias.
3 O direito de preferncia no inibe o proprietrio de gravar livremente a coisa tombada, de penhor,
anticrese ou hipoteca.
4 Nenhuma venda judicial de bens tombados se poder realizar sem que, previamente, os titulares
do direito de preferncia sejam disso notificados judicialmente, no podendo os editais de praa ser
expedidos, sob pena de nulidade, antes de feita a notificao.
5 Aos titulares do direito de preferncia assistir o direito de remisso, se dela no lanarem mo,
at a assinatura do auto de arrematao ou at a sentena de adjudicao, as pessoas que, na forma da
lei, tiverem a faculdade de remir.
6 O direito de remisso por parte da Unio, bem como do Estado e do municpio em que os bens
se encontrarem, poder ser exercido, dentro de cinco dias a partir da assinatura do auto do arrematao
ou da sentena de adjudicao, no se podendo extrair a carta, enquanto no se esgotar este prazo,
salvo se o arrematante ou o adjudicante for qualquer dos titulares do direito de preferncia.
CAPTULO V
DISPOSIES GERAIS
Art. 23. O Poder Executivo providenciar a realizao de acordos entre a Unio e os Estados, para
melhor coordenao e desenvolvimento das atividades relativas proteo do patrimnio histrico e
artstico nacional e para a uniformizao da legislao estadual complementar sobre o mesmo assunto.
Art. 24. A Unio manter, para a conservao e a exposio de obras histricas e artsticas de sua
propriedade, alm do Museu Histrico Nacional e do Museu Nacional de Belas Artes, tantos outros
museus nacionais quantos se tornarem necessrios, devendo outrossim providenciar no sentido de
favorecer a instituio de museus estaduais e municipais, com finalidades similares.
Art. 25. O Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional procurar entendimentos com as
autoridades eclesisticas, instituies cientficas, histricas ou artsticas e pessoas naturais ou jurdicas,
com o objetivo de obter a cooperao das mesmas em benefcio do patrimnio histrico e artstico
nacional.
Art. 26. Os negociantes de antiguidades, de obras de arte de qualquer natureza, de manuscritos e
livros antigos ou raros so obrigados a um registro especial no Servio do Patrimnio Histrico e Artstico
Nacional, cumprindo-lhes outrossim apresentar semestralmente ao mesmo relaes completas das
coisas histricas e artsticas que possurem.
Art. 27. Sempre que os agentes de leiles tiverem de vender objetos de natureza idntica dos
mencionados no artigo anterior, devero apresentar a respectiva relao ao rgo competente do Servio
do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, sob pena de incidirem na multa de cinquenta por cento sobre
o valor dos objetos vendidos.
Art. 28. Nenhum objeto de natureza idntica dos referidos no art. 26 desta lei poder ser posto
venda pelos comerciantes ou agentes de leiles, sem que tenha sido previamente autenticado pelo
Servio do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional, ou por perito em que o mesmo se louvar, sob pena
de multa de cinquenta por cento sobre o valor atribudo ao objeto.
.
28
Pargrafo nico. A. autenticao do mencionado objeto ser feita mediante o pagamento de uma taxa
de peritagem de cinco por cento sobre o valor da coisa, se este for inferior ou equivalente a um conto de
ris, e de mais cinco mil ris por contos de ris ou frao, que exceder.
Art. 29. O titular do direito de preferncia goza de privilgio especial sobre o valor produzido em praa
por bens tombados, quanto ao pagamento de multas impostas em virtude de infraes da presente lei.
Pargrafo nico. S tero prioridade sobre o privilgio a que se refere este artigo os crditos inscritos
no registro competente, antes do tombamento da coisa pelo Servio do Patrimnio Histrico e Artstico
Nacional.
Art. 30. Revogam-se as disposies em contrrio.
Rio de Janeiro, 30 de novembro de 1937, 116 da Independncia e 49 da Repblica.
Referncias
Secretaria de Estado do Planejamento (SEPLAG). Tombamento de Bens Mveis. Disponvel em:
<http://www.seplag.al.gov.br/gestao-de-patrimonio/tombamento-de-bens-moveis>. Acesso em: 12 mai.
2015.
Brasil. Ministrio da Educao. Manual de Administrao Patrimonial de Bens Mveis do Ativo
Permanente.
1.
ed.
Manaus,
2012.
Disponvel
em:<http://www.ifam.edu.br/portal/images/file/MANUAL%20PATRIMONIO%20IFAM.pdf>. Acesso em:
12 mai. 2015.
Questes
01. (TRT 10 - TCNICO JUDICIRIO ADMINISTRATIVA - CESPE/2013) O governo federal pode
ceder o material classificado como ocioso ou recupervel a outros rgos ou entidades federais que dele
necessitem mediante termo de cesso ou doao.
02. (TJ/AL - Analista Judicirio - rea Administrativa CESPE/2012) Um gestor de tribunal
classificou os materiais de seu grande e complexo almoxarifado em trs grupos: 1. classificador:
designa as grandes classes ou agrupamentos de materiais em estoque; 2. individualizador: identifica
cada um dos materiais do 1. grupo; e 3. caracterizador: descreve os materiais pertencentes ao 2.
grupo, de forma definitiva, com todas as suas caractersticas, a fim de torn-los inconfundveis.
Com base nessas informaes, correto afirmar que o tribunal est adotando o mtodo de codificao
de materiais denominado
(A) nmero sequencial.
(B) mtodo alfabtico.
(C) mtodo alfanumrico.
(D) mtodo misto.
(E) mtodo decimal.
03. (TRT/9 - ANALISTA JUDICIRIO - REA ADMINISTRATIVA FCC/2013) Uma vantagem
considervel da tcnica de inventrio rotativo para empresas que trabalham com estoque grande e
variado
(A) A possibilidade de realizar a contagem da cada item independentemente do respectivo cdigo de
inventrio.
(B) O estabelecimento de intervalo varivel para a contagem de todo o estoque de uma s vez,
mantendo o almoxarifado em funcionamento.
(C) A determinao de intervalo fixo para a contagem dos itens sem que seja preciso classificar o
material.
(D) A facilidade de contagem contnua do material, alm da definio varivel do intervalo para cada
tipo de material.
(E) A contagem realizada em perodos curtos, j que o almoxarifado tem de ficar fechado.
29
Respostas
De acordo com o artigo 4 da Lei n 8.028, de 12 de abril de 1990, no Decreto-Lei n 200, de 25 de
fevereiro de 1967, e no Decreto-Lei n 2.300, de 21 de novembro de 1986, a resposta da questo certa.
Art. 4 O material classificado como ocioso ou recupervel ser cedido a outros rgos que dele
necessitem.
1 A cesso ser efetivada mediante Termo de Cesso, do qual constaro a indicao de
transferncia de carga patrimonial, da unidade cedente para a cessionria, e o valor de aquisio ou custo
de produo.
2 Quando envolver entidade autrquica, fundacional ou integrante dos Poderes Legislativo e
Judicirio, a operao s poder efetivar-se mediante doao.
02. Resposta: E.
O mtodo decimal consiste na composio e atribuio de cdigos em algarismos. Pela sua facilidade
na ordenao um dos mtodos mais utilizados nos diversos itens materiais e adoo da informatizao.
Esse mtodo divide o universo de itens em grupos de materiais em grupos, aos quais por sua vez em
subgrupos adicionando-se a estes nmeros de identificao.
03. Resposta: D.
O controle de estoque uma das tarefas mais importantes na administrao. O uso de algumas
ferramentas e tcnicas podem agregar muitas vantagens. A tcnica de inventrio rotativo uma
importante ferramenta para obter alta acuracidade em estoque (conferncia de estoque) facilitando a
contagem contnua do material. O estoque contado em intervalos regulares, dentro de um exerccio.
Esses intervalos (ou ciclos) dependem do cdigo de inventrio rotativo definido para os materiais.
2 Sistema Patrimonial: Previso e controle de estoque; as

compras nas Organizaes: Aquisio dos materiais e do
patrimnio; arquivamento, recebimento, proteo, conservao e
distribuio, classificao, padronizao, codificao e
inventrio; anlise do valor e alienao; estoques: planejamento,
processos e polticas de administrao de estoques;
determinao de nveis de estoque, tempo de ressuprimento e
estoques de segurana; avaliao de estoques - mtodos;
inventrio de material.
Caro(a) candidato(a), os itens Previso de controle de estoques, anlise do valor e alienao;
estoques: planejamento, processos e polticas de administrao de estoques; determinao de
nveis de estoque, tempo de ressuprimento e estoques de segurana; avaliao de estoques
mtodos j foram abordados no tpico 1.
Aquisio de Recursos Materiais e Patrimoniais
O Governo Federal utiliza o seu poder de compra para incentivar diversos setores da economia
brasileira. A poltica de fornecimento de bens e servios por Micro e Pequenas Empresas e a aquisio
de itens sustentveis so exemplos de como o governo direciona recursos para reas estratgicas para
o desenvolvimento do pas. Por meio da atuao da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao
(SLTI) so disponibilizados sistemas para realizao e acompanhamento de compras eletrnicas,
cadastro de fornecedores e diversas informaes sobre licitaes, contrataes, processos de aquisies
de bens e passagens e dirias da Administrao Pblica Federal.
A administrao pblica busca imitar ou seguir os xitos da administrao privada, para aperfeioar
seus mecanismos de gesto. Na administrao pblica, a aquisio de materiais segue a Lei 8.666 de
1993, mas, antes de apresent-la, estudaremos a aquisio de recursos materiais e patrimoniais em um
contexto geral. Esclarecemos que os termos compra e aquisio possuem o mesmo significado.
30
Gesto de compras de recursos materiais12

A gesto de compras muito importante, pois pode criar vantagens competitivas. Comprar significa
procurar e providenciar a entrega de materiais, suprimentos e mquinas, dentro da qualidade especificada
e no prazo pedido a um preo justo, para a manuteno, a expanso e o funcionamento da empresa.
A funo compras assume papel verdadeiramente estratgico nos negcios de hoje em face do
volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez para trs a viso
preconceituosa de que era uma atividade burocrtica e repetitiva, um centro de despesas e no um centro
de lucros.
Como a funo compras exerce uma grande influncia sobre os lucros da organizao, a
responsabilidade de comprador consiste em comprar materiais com qualidade correta, na quantidade
certa, no instante certo e ao preo correto, da fonte certa, para entrega no local correto. Dessa forma, a
compra tem em vista responder s necessidades da empresa, para esta obter lucros. Por esse motivo,
os materiais comprados tm enorme impacto nos lucros das empresas mesmo nas manufatureiras
automatizadas, conferindo atividade de compras uma importncia crescente.
Os materiais adquiridos devem ser compatveis com as necessidades de produo e da
competitividade, considerando o papel que estes exercem no custo total da produo.
Qualquer atividade industrial necessita de matrias-primas, componentes, equipamentos e servios
que possa operar. Em todo sistema empresarial, para se manter um volume de vendas e um perfil
competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros satisfatrios, a minimizao de custos deve
ser perseguida e alcanada, principalmente os que se referem aos materiais utilizados, j que
representam uma parcela por demais considervel na estrutura de custo total.
Para as organizaes no manufatureiras a administrao de compras exerce uma grande importncia
no controle financeiro, considerando que os rgos pblicos esto cada vez mais trabalhando com
menos dinheiro, o que significa esforos extenuantes para reduzir custos por meio de compras mais
eficazes [...] a tarefa do executivo responsvel por esses servios atender s demandas exigidas dentro
das restries oramentrias. Desse modo, importante que o gestor rea de compras desempenhe a
sua funo consciente de que faz parte do sistema empresa e das elevadas somas envolvidas no
investimento em bens pblicos, de modo a dar uma resposta positiva ao pblico consumidor dos servios.
A funo compras ou suprimentos para uma organizao de prestao de servios, tem a misso de
proporcionar ao cliente final, a garantia de que este ir receber o produto final de acordo com as suas
expectativas.
Na Administrao Pblica, a Administrao de Recursos Materiais pode ser definida como um conjunto
de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir
as diversas unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies.
Tais atividades abrangem aquisio, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o registro, o
fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle de estoques etc.
Visa gerenciar de maneira eficaz os recursos do processo produtivo, indo alm de um simples controle
de estoques, envolvendo um vasto campo de relaes que so interdependentes e que precisam ser bem
geridos para evitar desperdcios.
Por isso, para um desempenho adequado e eficiente do gestor de compras necessrio que se
perceba no seio organizacional que este exerce uma ligao vital entre a empresa e os fornecedores. Por
esse motivo, os gestores de compras realizarem suas atividades de maneira eficaz precisam
compreender em detalhe tanto as necessidades de todos os processos da empresa que esto servindo,
como as capacitaes dos fornecedores [...] que potencialmente podem fornecer produtos e servios para
a organizao.
(...) o departamento de compras desempenha um papel fundamental na realizao dos objetivos
estratgicos da empresa [...] a misso do departamento de compras perceber as prioridades
competitivas necessrias para cada produto/servio importante (baixos custos de produo, entregas
rpidas e no tempo certo, produtos/servios de alta qualidade e flexibilidade) e desenvolver planos de
compras para cada produto/servio importante que sejam coerentes com as estratgias de operaes.
Desta viso, entende-se que a funo compras deve ser manejada de forma a manter os estoques
equilibrados para responder s necessidades da empresa. rea de compras tambm compete o
cuidado com os nveis de estoque da empresa, pois, embora altos nveis de estoque possam significar
poucos problemas com a produo, acarretam um custo exagerado para sua manuteno. Esses altos
custos para mant-los so resultantes de despesas com o espao ocupado, custo do capital, pessoal de
12
TCHAMO, Joaquim Eugnio. Administrao de Bens Materiais e Patrimoniais na Universidade Pedaggica de Maputo (Moambique)
Um Estudo de Caso / Joaquim Eugnio Tchamo Piracicaba, So Paulo, 2007.
31
almoxarifado e controles [...] Baixos nveis de estoque, por outro lado, podem fazer com que a empresa
trabalhe num limiar arriscado, onde qualquer detalhe, por menor que seja, acabe prejudicando ou parando
a produo. Neste sentido, e com vista a responder ao controle de estoques na organizao, a funo
compras deve alcanar as seguintes metas/objetivos fundamentais.
a) permitir continuidade de suprimentos para o perfeito fluxo de produo;
b) coordenar os fluxos com o mnimo de investimentos em estoques e adequado cumprimento dos
programas;
c) comprar materiais e produtos aos mais baixos custos, dentro das especificaes predeterminadas
em qualidade, prazos e preos;
d) evitar desperdcios e obsolescncia de materiais por meio de avaliao e percepo do mercado;
e) permitir empresa uma posio competitiva, mediante negociaes justas e credibilidade;
f) manter parceria com os fornecedores para crescer junto com a empresa.
Slack et al. (1997), define cinco objetivos, tambm denominados os cinco corretos de compras.
OBJETIVO
Comprar ao preo correto
Comprar para entrega no

momento correto e, na
quantidade correta
Comprar na qualidade
correta
Compra da fonte correta
DESCRIO
(...) Historicamente este objetivo de compras tem sido enfatizado tanto na
teoria como na prtica de compras. Boa parte da qualificao profissional do
pessoal de compras esteve ligada tradicionalmente capacidade de
negociao com fornecedores de modo a assegurar o melhor acordo de preo.
[...] A razo para esta nfase no custo Correto compreensvel, pois as
compras tm um impacto bastante significativo nos custos de qualquer
operao.
Comprar no momento correto e na quantidade correta pode ter impactos
no desempenho da empresa em termos de velocidade de entrega,
confiabilidade de entrega e flexibilidade. [...] Entretanto, a funo de compras
tambm deve lidar com algumas caractersticas do mercado fornecedor que
podem afetar as decises de quantidade e momento de compra. Por exemplo,
compras internacionais que envolvem transporte martimo podem requerer
que os pedidos sejam colocados dois meses antes, [...] alguns produtos
agrcolas tm que ser comprados e colhidos no exato momento em que se
tornam maduros. Contudo, quer as decises de quantidade e momento de
compra sejam determinadas atravs de previso de demanda futura,
avaliao de quantidade econmica de compra ou caractersticas do produto
ou mercado, a funo compra sempre estar envolvida: normalmente atravs
da gerao da ordem que ir autorizar os fornecedores a fornecer na
quantidade e no memento necessrios.
Comprar produtos e servios na qualidade correta tem efeitos significativos
no desempenho da empresa em conseguir alcanar uma vantagem em termos
de qualidade; alm disso, a Qualidade tambm afetar a velocidade do
fornecimento e a confiabilidade. Servios ou materiais de confiabilidade ruim
podem atrasar a entrega dos produtos ou servios finais ao cliente. De forma
similar, falha na qualidade de produtos ou servios comprados tambm ir
aumentar os custos. [...] Programas de garantia de qualidade de fornecimento
monitoram e aprimoram os nveis de qualidade do fornecedor [...] Os
fornecedores podem ter sua qualificao certificada, garantindo que seus
sistemas e processos esto em conformidade com normas internacionais,
como o ISO 9000 ou a BS5750. Mediante essa certificao, os compradores
podem ao menos ter a confiana de que os sistemas dos fornecedores so
capazes de fornecer boa qualidade de produtos e servios
Numa primeira anlise, parece importante considerar se a fonte dos
produtos ou servios vai influenciar o preo, a qualidade ou a entrega.
Contudo, a pessoa de compras pode por vezes escolher comprar de uma fonte
especfica devido a seu potencial atual ou futuro, em vez de considerar os
benefcios diretos e imediatos.
A complexidade da funo de compras e de sua estruturao proporcional ao tamanho da empresa.

O seu gestor responde por deveres administrativos e executivos, por isso, responsvel pelo perfeito
relacionamento com as empresas fornecedoras e com as exigncias operacionais dos demais
departamentos da organizao.
32
Atividade
Informao Bsica
Especificaes
Controle e registro de fornecedores
Controle e registro de compras
Controle e registro de preos
Controle e registro de especificaes
Controle e registro de estoques
Controle e registro de consumo
Controle e registro de catlogos
Controle e registro econmicos
Pesquisa de Suprimento
Estudo de mercado
Especificaes de materiais
Anlise de custos
Anlise financeira
Desenvolvimento de novos fornecedores
Desenvolvimento de novos materiais
Qualificao de fornecedores
Administrao de Materiais
Garantir atendimento das requisies
Manuteno de estoques
Evitar excesso de estoques
Melhorar giro de estoques
Garantir transferncia de materiais
Padronizar embalagens
Elaborar relatrios
Sistema de Aquisio
Negociar contratos
Efetivar as compras
Analisar cotaes
Analisar requisies
Analisar condies de contratos
Verificar recebimento de materiais
Conferir fatura de compra
Contatar vendedores
Negociar reduo e preos
Relacionamento interdepartamental
Aes Diversas
Dispor de materiais obsoletos
Projees de custos
Comparaes de materiais
Manter relaes comercias de confiabilidade
Atividades Partilhadas com outros setores
Padronizao
Normatizao
Projetos de Produo
Controle de estoques
Testes de novos produtos
Diretrizes de reciprocidade
Especificao de fornecedores
Definir em comprar ou fabricar
Contatar seguros e sistemas de transportes
Fonte: Adaptado in POZO, 2001, Pp. 142-144
Para o efeito, no desenvolvimento das suas funes, o gestor de compras deve ter em conta que a
sua atividade requer o desenvolvimento da pesquisa do mercado, como uma das atividades bsicas, pois,
(...) a busca e a investigao esto vinculadas diretamente s atividades bsicas de compras: a
determinao e o encontro da qualidade certa, a localizao de uma fonte de suprimento, a seleo de
um fornecedor adequado, o estudo para determinar se o produto deve ser fabricado ou comprado, o
estabelecimento de padres e anlises de valores so exemplos de pesquisa.
33
Relaes entre o Setor de Compras e os Outros Setores

Administrao de Vendas
A rea de vendas envia o pedido para este setor, que mantm contato constante e direto com os
clientes, informando a situao dos pedidos
Planejamento e Controle da Produo
Planejamento do sistema produtivo mediante informaes de administrao de vendas e programao
das necessidades baseando-se nos inventrios.
Materiais
a rea que administra os materiais na organizao e informa a situao dos estoques e os
recebimentos dos pedidos de compras em andamento.
Transportes
Situao dos fretes e posicionamento dos materiais em trnsito, negociao de reduo de custos e
recebimentos e distribuio e principalmente a otimizao das entregas aos clientes.
Produo
Atendimento s necessidades de programa de produo, materiais auxiliares necessrios,
relacionamento de benefcios comuns e globais da empresa. o setor que produz a necessidade do
mercado.
Qualidade
Definies dos parmetros de qualidade e performance dos materiais comprados e confirmao destas
especificaes. Desenvolver conjuntamente novos fornecedores e avaliar periodicamente os atuais
Finanas
Avaliao das condies econmicas e contbeis dos contratos e das compras. Elaborao de
informes contbeis para anlise de estoques, compras, prazos e rentabilidade dos produtos envolvidos
nas transaes de compras e vendas.
A pesquisa que ocorre no setor de compras tem em vista suprir com informaes e orientaes aos
outros setores interessados, sendo este campo dividido em reas distintas, das quais se pode destacar:
Estudos dos materiais, a anlise econmica, a anlise de fornecedores, a anlise do custo e do preo, a
anlise das embalagens e transporte e a anlise administrativa. Para alm destes estudos, deve se ter
em conta que o sistema de compras gera informaes teis para outros setores e estes tambm fazemno de forma recproca.
O outro problema inerente funo compra deciso de comprar ou alugar um bem patrimonial, como
veculo, avio, edifcio ou equipamento. Uma das modalidades mais frequentes o leasing, que
geralmente est ligado a um banco, em que o cliente (arrendatrio) escolhe o bem, a empresa de leasing
(arrendador) adquire o bem escolhido junto ao fornecedor e o aluga ao cliente. Dependendo da forma do
contrato, o cliente, ao encerramento do prazo contratual, poder exercer o direito de compra do bem em
pauta.
A funo compras de extrema importncia para o sucesso do sistema empresa, sendo por isso uma
rea que vem conhecendo um acentuado aprimoramento, principalmente na era atual caracterizada por
acirrada concorrncia e pela globalizao do mercado. neste sentido, que uma rea que conta muito
com o auxlio das novas tecnologias de informao para o seu funcionamento.
Gesto de compras de recursos patrimoniais13
Os recursos patrimoniais ou ativos imobilizado constituem-se em elementos que so primordiais para
as operaes tanto de uma organizao produtora de bens como a de prestao de servios. E so
determinantes para o sucesso operacional da organizao, merecem, portanto, uma ateno especial.
De acordo com a sua complexidade e tamanho, as organizaes fazem transaes constantes dos seus
bens patrimoniais por meio de aquisies, vendas ou troca de bens com vista a otimizar a sua prestao,
13
ADMINISTRAO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS NA UNIVERSIDADE PEDAGGICA DE MAPUTO (MOAMBIQUE) UM
ESTUDO DE CASO. Disponvel em: https://www.unimep.br/phpg/bibdig/pdfs/2006/GAQJKEYBITJS.pdf
34
procurando no entanto a satisfao dos seus clientes internos e externos. Como consequncia, as
empresas costumam fazer uma srie de investimentos em longo prazo, mas o investimento mais comum
em uma empresa industrial em ativos imobilizados, os quais incluem imveis (terrenos), instalaes e
equipamentos, sendo sua gesto fundamental para a vida organizacional.
Os recursos patrimoniais so todos os bens necessrios para a empresa operar, criar valor e
proporcionar satisfao ao cliente. O ativo imobilizado todo o ativo de natureza relativamente
permanente, que normalmente mantido na empresa para a utilizao na produo de mercadorias ou
prestao de servios.
Os recursos patrimoniais so recursos que a empresa utiliza na consecuo de seu objetivo social,
utilizados nas operaes do dia-a-dia, mas que so adquiridos esporadicamente, como instalaes,
mquinas, equipamentos, terrenos, prdios e galpes.
Por administrao de recursos patrimoniais entende-se como sequncia de operaes que, assim
como a administrao dos recursos materiais, tem incio na identificao do fornecedor, passando pela
compra e recebimento do bem, para depois lidar com sua conservao, manuteno ou, quando for o
caso, alienao.
Considerando que recursos corresponde a tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza,
no sentido econmico, ou seja, geradores de lucros para empresa e por isso muitas vezes so
denominados de ativos rentveis, porque geralmente fornecem a base para a gerao de lucro e valor
empresa.
Os recursos patrimoniais tm essa particularidade de base de produo porque eles, de acordo com
devem:
Ter natureza relativamente permanente;
Ser utilizado na operao do negcio;
No ser destinado venda.
Nesse contexto, diferentes das mercadorias, materiais de produo ou suprimentos, os bens de capital
no so comprados para as necessidades correntes, para uso a curto prazo, mas para exigncias a longo
prazo, para ser utilizados na produo de bens ou servios. Como regra geral, os bens de capital tm
vida til muito superior a um ano
Administrao de recursos patrimoniais deve prestar ateno no estado de cada um dos elementos
que fazem parte desse grupo de recursos, pois estes so determinantes para as operaes da empresa.
Nesta tica, aps a implantao de uma instalao ou da montagem de equipamento necessrio
administr-lo da melhor forma possvel, pois so fatores de produo e, portanto, devem contribuir para
o resultado operacional da empresa. Ou seja, verificar se esto sendo operados de forma econmica e
se a sua manuteno est sendo realizada de acordo com as recomendaes.
Esta anlise permite visualizar se os equipamentos ou instalaes j atingiram o limite da sua vida
econmica e se h necessidade de substitu-los por outros e ao mesmo tempo ver at que ponto a
manuteno preventiva eficiente na reduo dos custos com as paradas do equipamento, porque
necessrio ter-se em conta que (...) a gesto operacional dos imobilizados tem como foco central a
verificao peridica da capacidade de gerao de servios dos Ativos Fixos e dos custos reais de operlos. Esta verificao se d em termos de comparao com os servios e custos esperados pelo
equipamento, mensurados quando da deciso inicial de investir nos equipamentos.
Por esse motivo que as organizaes, em face de suas complexidades e tamanho, transacionam
constantemente seus recursos patrimoniais, ora adquirindo, ora vendendo, ou trocando-os. Fator que
tambm interagem com as necessidades de recursos patrimoniais o sistema de produto ou servios
produzidos. Ou seja, com a constante evoluo dos equipamentos aliada robtica, as organizaes
precisam estar em constante alerta quanto modernizao de seus equipamentos para no perderem
para a concorrncia. Tendo-se em conta a especificidade de cada organizao, necessrio fazer-se a
distino do que so bens patrimoniais, porque o que imobilizado para uma organizao pode no ser
para outra, dependendo da rea em que cada uma opera. nesta tica que Francischini e Gurgel fazem
algumas distines:
terrenos e edifcios de uma empresa imobiliria no so ativos imobilizados, pois, destinam-se
venda;
veculos so considerados ativos imobilizados numa empresa de transporte, mas no para a
indstria automobilstica, pois destinam-se venda;
as mquinas e as prensas de uma montadora so consideradas ativo imobilizado, no o sendo,
porm, para os fornecedores desse tipo de equipamento.
A aquisio dos bens patrimoniais um processo complexo e precisa de um bom planejamento para
puder responder s necessidades do projeto. Por esse motivo, em geral pode conhecer duas etapas,
.
35
sendo a primeira durante a implantao do projeto inicial do negcio e a segundo quando a empresa
ampliada ou quando h troca de recursos. Para a aquisio dos bens patrimoniais h necessidade de
elaborao de um planejamento em que estejam envolvidas todas as necessidades e de acordo com a
capacidade financeira da empresa.
(...) a primeira etapa elaborada em um projeto amplo, que envolve todas as necessidades iniciais da
empresa e os bens so adquiridos em uma s vez ou dentro de um planejamento financeiro para que em
determinado perodo a empresa tenha todos os recursos patrimoniais necessrios para iniciar sua
operao. [...] A etapa que se refere ampliao ou substituio sempre dever estar subordinada a um
planejamento estratgico e fundamentada em uma projeo de retorno de investimento para sua
aprovao e garantia de sucesso.
Questes
01 (ANATEL - Tcnico Administrativo - CESPE/2014) No que se refere a compras de recursos
materiais, julgue os itens subsecutivos.
desnecessria aos profissionais que atuam na rea de compras a aquisio de conhecimentos
amplos das caractersticas dos produtos, ou das fases de fabricao dos itens comprados.
02 (Petrobras - Tcnico de Administrao e Controle - CESGRANRIO/2015) A rea de compras
tem um papel importante na lucratividade da empresa porque
a) realiza a aquisio de matria-prima de acordo com o agendamento estabelecido pelo fornecedor
b) maximiza as compras e a capacidade de armazenamento da empresa, reduzindo a demanda de
fornecedores
c) mantm inventrios para avaliao das quantidades e conservao dos materiais estocados na
empresa
d) define a catalogao e especificao dos materiais que compem o estoque para alimentar a
produo
e) seleciona os fornecedores de acordo com as necessidades da empresa em termos materiais e
financeiros.
03 (Prefeitura de Caieiras/SP - Assistente de Patrimnio e Estoque - VUNESP/2015) O conceito
da Administrao de materiais, no sistema de Gesto de Patrimnio e Estoque na Administrao Pblica,
a) um conjunto de aes destinadas a assegurar a aquisio, os registros e controles das atividades

relacionadas com o emprego, a movimentao e a destinao dos diversos materiais.
b) a designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, matriasprimas e outros itens empregados ou passveis de empregos nas atividades dos rgos, autarquias e
fundaes do Poder Executivo.
c) um controle exercido pelo cidado e associaes representativas da comunidade, mediante amplo
e irrestrito exerccio do direito de petio perante qualquer rgo do poder e entidade da Administrao
pblica
d) o processo pelo qual se obtm ou se consegue um material ou bem, seja de natureza industrial,
comercial ou prestao de servios.
e) a atividade ou funo administrativa que compreende trocar dinheiro por mercadoria.
04. (Petrobras - Tcnico de Administrao e Controle Jnior CESGRANRIO/2011) A funo de
compras de uma empresa tem grande importncia para a administrao, em especial para a
administrao pblica. So objetivos tpicos da funo de compras, EXCETO o de
(A) obter servios e mercadorias na quantidade e qualidade necessrias.
(B) obter servios e mercadorias ao menor custo possvel.
(C) garantir a entrega do produto ou servio por parte do fornecedor.
(D) garantir a armazenagem correta dos produtos.
(E) desenvolver novos fornecedores.
05. (UFF - Assistente de Administrao COSEAC/2014) Nos termos de J. R. Tony Arnold, obter
mercadorias e servios na quantidade e com a qualidade necessrias, garantir o melhor servio possvel
e pronta-entrega por parte do fornecedor e desenvolver e manter boas relaes com os fornecedores e
desenvolver fornecedores potenciais so objetivos da funo de:
.
36
(A) relaes pblicas.

(B) estoques.
(C) inventrio.
(D) compras.
(E) recursos humanos.
Respostas
01. Resposta: Errado.
Os profissionais que atuam na rea de compras, devem comprar para entrega no momento correto,
na quantidade correta e na qualidade correta. O que implica em conhecer as caractersticas dos produtos,
ou das fases de fabricao dos itens comprados.
02. Resposta: E.
Sabemos que muitas empresas buscam obter vantagens competitivas, ao gerenciar suas compras.
Por isso indispensvel selecionar os fornecedores de acordo com as necessidades da empresa em
termos materiais e financeiros.
03. Resposta: A.
Na Administrao Pblica, a Administrao de Recursos Materiais pode ser definida como um conjunto
de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir
as diversas unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies.
Tais atividades abrangem aquisio, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o registro, o
fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle de estoques etc.
Visa gerenciar de maneira eficaz os recursos do processo produtivo, indo alm de um simples controle
de estoques, envolvendo um vasto campo de relaes que so interdependentes e que precisam ser bem
geridos para evitar desperdcios.
04. Resposta: D
De fato, a armazenagem dos produtos no faz parte do setor de compras de uma empresa. Existem
departamentos especficos responsveis por esse servio (almoxarifado, por exemplo). Todos os demais
so de responsabilidade do setor de compras de uma empresa.
05. Resposta: D
Esta a descrio do objetivo primordial do setor de compras conforme visto anteriormente. os
objetivos bsicos de uma Seo de Compras seriam, ento:
a) Obter um fluxo contnuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produo.
b) Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mnimo de investimento que afete a
operacionalidade da empresa.
c) Comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo a padres de quantidade e
qualidade definidos.
d) Procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta as melhores condies para empresa,
principalmente em condies de pagamento.
ATENO!!! Os itens arquivamento, recebimento, proteo, conservao e distribuio,
classificao, padronizao e codificao referem-se aos assuntos de Arquivologia, portanto, o
contedo a ser abordado a seguir estar estruturado de forma didtica para que o entendimento fique
mais fcil. Mas no se preocupe, todo o contedo dos itens solicitados no edital e destacados
anteriormente sero abordados.
Arquivologia
O Arquivo um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organizao, firma ou indivduo.
Esses documentos so fontes das informaes utilizadas para a execuo de tarefas/atividades. So
documentos reunidos por acumulao ao longo das atividades e isso ocorre independentemente do
suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas fsicas ou empresas em geral.
Um documento qualquer meio que comprove a existncia de um fato, a exatido ou a verdade de
uma afirmao. uma unidade de registro de informao independente do suporte utilizado.
Juridicamente, os documentos podem ser considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um
.
37
valor probatrio. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser classificados por diferentes tipos
em vrios suportes.
Os arquivos so mantidos por entidades pblicas federais, estaduais e municipais, assim como
institucionais comerciais.
Para Martins14 o arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo
responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio.
A cincia que estuda as funes, os princpios, as tcnicas do arquivo so chamadas de arquivologia.
O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. A arquivologia
busca gerenciar informaes que possam ser registradas em documentos de arquivos. muito comum
utilizar-se de principais, tcnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificao,
organizao, desenvolvimento, processamentos, anlise, coleta, utilizao, publicao, fornecimento,
circulao, recuperao e armazenamento das informaes.
Algumas atribuies do profissional arquivista so: gerenciar as informaes, realizar atividades de
conservao, preservao, gesto documental, disseminao da informao que se encontra nos
documentos, atuar em prol da preservao do patrimnio documental de uma pessoa fsica ou pessoa
jurdica. Sendo assim pode atuar tanto em instituies pblicas como privadas, cuidando de arquivos
pblicos ou privados, centros de documentao, instituies culturais entre outras. Outras atividades
realizadas pelo profissional arquivista a elaborao de instrumentos de pesquisa e recuperao da
informao, considerando a teoria das trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente.
O gerenciamento da informao, o desenvolvimento das teorias, e as prticas de gesto foram
extremamente importantes, intensamente revolucionrias e fundamentais para o desenvolvimento da
arquivologia. Esse gerenciamento da informao conta ainda com desenvolvimento de projetos,
planejamentos, estudos e tcnicas de organizao sistemtica e implantao de instituies e sistemas
arquivsticas. Embora existam muitas tcnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservao de
arquivos, um grande desafio encontrado nesta rea que muitas empresas/organizaes no tem uma
preocupao especfica pelos seus arquivos. Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o
profissional tambm desconhecido pela organizao e as atividades que esse profissional qualificado
realizaria em prol do gerenciamento das informaes passam a ser exercidas por profissionais de outras
reas no capacitados a atuar como arquivista. Uma consequncia do posicionamento de algumas
organizaes justamente a qualidade e resultado dos servios.
O documento arquivstico pode ser produzido ou recebido durante uma atividade realizada por uma
pessoa ou por uma organizao, deve possuir contedo, contexto e estrutura de modo que sirva como
prova da atividade. uma informao registrada, independente da forma ou do suporte.
A totalidade dos documentos conservados em um arquivo recebe o nome de acervo. O acesso a
disponibilidade de um arquivo para consulta. As embalagens destinadas proteo dos documentos e a
facilitar o seu manuseio, so chamadas de acondicionamento. O conjunto de operaes de
acondicionamento e armazenamento de documentos o arquivamento.
Os Princpios Arquivsticos constituem o marco principal da diferena entre a arquivstica e as outras
cincias documentrias. So eles:
Princpio da Provenincia
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princpio, os arquivos devem
ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimamente
responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos originrios de uma
instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico
de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Princpio da Organicidade
As relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade a
qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade
produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas.
14
Martins, N.R. Noes bsicas para organizao de arquivos ativos e semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponvel em:
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia.
38
Princpio da Unicidade
No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico,
em funo do contexto em que foram produzidos.
Princpio da Indivisibilidade ou integridade
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no
autorizada ou adio indevida.
Princpio da Cumulatividade
O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.
O nvel de importncia dos arquivos est relacionado com a maneira como so geridos. Para que os
arquivos alcancem um nvel de importncia ainda maior, necessrio que sejam geridos da forma correta,
a fim de evitar o acmulo de massas documentais desnecessrias, de agilizarem aes dentro de uma
instituio, enfim, que cumpram a sua funo, seja desde o valor probatrio at o cultural.
A gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.
Protocolo a denominao geralmente atribuda a setores encarregados do recebimento, registro,
distribuio e movimentao dos documentos em curso; denominao atribuda ao prprio nmero de
registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
Durante a tramitao os arquivos correntes podem exercer funes de protocolo como recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos, da a denominao comum de alguns
rgos como Protocolo e Arquivo. E neste ponto que os problemas tm seu incio. Geralmente, as
pessoas que lidam com o recebimento de documentos no sabem, ou mesmo no foram orientadas sobre
como proceder para o documento cumpra a sua funo na instituio. Para que este problema inicial seja
resolvido, a implantao de um sistema de base de dados, de preferncia simples e descentralizado,
permitindo que, to logo cheguem s instituies, os documentos fossem registrados, pelas devidas
pessoas, no seu prprio setor de trabalho seria uma tima alternativa. Tal ao diminuiria o montante de
documentos que chegam as instituies, cumprem suas funes, mas sequer tiveram sua tramitao ou
destinao registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que no se perca o controle,
bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados. Um exemplo como ocorre o
preenchimento do campo Assunto, na maioria das vezes feito de forma errnea, ainda que seja um
campo extremamente importante.
Teoria das trs idades.15
No mbito da disciplina arquivstica, so estabelecidas etapas para o efetivo gerenciamento dos
documentos. O ciclo de vida dos documentos arquivsticos tratado pela teoria das trs idades. Seu
objetivo classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituio
(corrente, intermediria e permanente). Este , com certeza, um dos assuntos mais presentes em provas
de concursos pblicos em matrias sobre Noes de Arquivologia.
A Teoria das trs idades, ou o ciclo de vida dos documentos (administrativos), ou os estgios de
evoluo dos arquivos a nomenclatura muda, mas o tema um s.
So 3 (trs) as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estgios: corrente, intermedirio e permanente (assim
definidos em 1973, por Jean Jacques Valette).
Para tanto, iremos citar algumas definies de Valette por serem objetivas e de fcil compreenso:
1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constitudo de documentos em curso ou
consultados frequentemente, conservados nos escritrios ou em reparties que os receberam e
os produziram ou em dependncia prximas de fcil acesso.
2. Arquivo de Segunda Idade ou Intermedirio: constitudo de documentos que deixaram de
ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram pode ainda
15
SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questes comentadas. 2 edio Campus Concursos. Rio de
Janeiro: Elsevier, 2013. Recurso eletrnico.
39
solicit-los para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No

h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios.
3. Arquivo de Terceira idade ou Permanente: constitudo de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evoluo. Estes so os
arquivos histricos propriamente ditos, pois nessa fase que os documentos so arquivados de
forma definitiva.
Esquema mnemnico para voc no esquecer das 3 (trs idades):
Corrente corre tramita (consulta frequente)
Intermedirio transitoriedade (consulta no frequente)
Permanente preservados sempre (matria-prima da histria)
Vlido ressaltar que as 3 idades so complementares, cada uma corresponde uma forma diferente
de conservar e tratar os documentos e consequentemente, uma organizao adequada.
O que define, de forma decisiva, a fase na qual o documento arquivstico est alocado , por um lado
a frequncia de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro, a identificao
dos valores administrativo (primrio) e histrico (secundrio) presentes ou no os documentos.
Arquivos correntes16
Os arquivos correntes so assim considerados porque geralmente esto em tramitao, mas
importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentao os documentos podem ser assim
considerados. O critrio que define tal status para tais arquivos relacionado frequncia de sua
utilizao ou consulta.
Localizao Fsica
Os documentos de primeira idade esto geralmente localizados prximos aos seus setores
empresariais produtores e so conhecidos tambm, pela terminologia arquivstica, como arquivos ativos.
Tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primrio. Dentre
as atividades realizadas no mbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo,
arquivamento, consulta, expedio e emprstimo de documentos.
Acesso aos documentos
No caso dos arquivos correntes h acesso restrito ao rgo produtor (gerador). Quem responde pelos
documentos so os setores de origem.
Para se lembrar das atividades dos arquivos correntes, temos um bom mnemnico para voc
candidata, com relao aos arquivos correntes.
A palavra de ordem CEPAE.
Observe abaixo e relembre os conceitos dessa sigla:
16
40
Arquivos Intermedirios17
Quanto aos arquivos intermedirios, pode-se afirmar que eles podero ser consultados e utilizados de
modo espordico por seus produtores, pois j cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente
junto Administrao.
Localizao Fsica
Dessa forma, os documentos que j no so mais necessrios nos departamentos empresariais devem
ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse carter de guarda
intermediria, a fim de serem cumpridos prazos precaucionais (discricionrios) antes da destinao final
deles (ou seja, a eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Apesar de estarem longe dos
setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses arquivos so tambm
conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, so tambm possuidores de valor
primrio.
O acesso ao documento pelo pblico somente apenas quando a sua fonte geradora autorizar. Os
documentos ainda pertencem ao setor de origem. A funo destes arquivos apenas a de guardar o
documento para o referido setor.
Arquivos Permanentes
Os arquivos permanentes, por sua vez, so aqueles que devero ser arquivados, so aqueles que
devero ser arquivados definitivamente e que, portanto, no podem ser eliminados jamais. Esses
documentos devem ser preservados por apresentarem um valor histrico-cultural (secundrio), ou seja,
no mais possuem o valor primrio.
So classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a
constituio e a evoluo da instituio, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como
histricos para a instituio.
Localizao Fsica
Os pesquisadores so o seu principal pblico. Por essa razo, devem estar localizados junto aos
centros culturais ou prximos s universidades, com salas de consultas, a fim de receber os usurios em
locais bem acessveis e em um ambiente mais adequado.
Ao contrrio das idades corrente e intermediria, tais arquivos so abertos ao pblico, isto , no h
restries quanto possibilidade de pesquisa por terceiros. Esta idade tambm chamada de inativa,
17 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questes comentadas. 2 edio Campus Concursos. Rio de
41
tendo como principais atividades a reunio da documentao histrica, o arranjo isto , a classificao
desses arquivos -, a conservao e a descrio dos documentos.
Neste caso, portanto o acesso liberado ao pblico (no h restries). Os documentos passam a
fazer parte do acervo dos arquivos permanentes, no pertencendo mais ao setor de origem do mesmo,
devido ao seu valor secundrio.
Quando determinado conjunto de documentos colocado em um arquivo permanente, mas ainda no
pertence ao seu acervo, denominado de arquivo em depsito. Isso pode ocorrer quando, em uma
empresa, no existe um arquivo intermedirio para guardar os documentos que, embora sejam pouco
consultados, ainda possuem valor primrio para a administrao. Dessa forma, a fim de liberar espao
nos arquivos correntes, esses documentos vo para o arquivo permanente de um determinado
organismo, embora continuem pertencendo ao setor de origem, at cessar totalmente o seu valor
administrativo.
Dicas Mnemnicas:
Arquivo corrente valor primrio
Arquivo intermedirio valor primrio
Arquivo permanente valor secundrio
Transferncia e recolhimento18
- Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermedirio, dizemos que houve uma
transferncia de documentos.
- Quando um documento passa do arquivo intermedirio para o permanente, dizemos que houve um
recolhimento de documentos.
Observaes:
a) em certos casos, determinados documentos podem passar (ser recolhidos) do arquivo corrente
direto ao permanente (obedecendo a Tabela de Temporalidade da instituio), sem passar pelo arquivo
intermedirio. Quando isso ocorrer, tambm dizemos que houve um recolhimento de documentos;
b) um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente. Por exemplo, um processo
engavetado h muito tempo pode ser desarquivado (certo assunto nele registrado volta a ser objeto de
debate, aps anos de esquecimento), tornando-se novamente muito consultado pela administrao por
algum perodo.
Um mnemnico que voc pode trabalhar para no esquecer sobre o arquivo permanente: As pessoas
de mais idade ainda tm o costume de dizer, ao ir dormir: vou me recolher, pois as suas atividades
naquele dia j se encerraram. Por isso, associem o arquivo permanente (a ltima idade deste contexto, a
da documentao mais antiga) sempre ao termo recolhimento.
Os documentos transferidos para os arquivos intermedirios ou recolhidos para os arquivos
permanentes continuam tendo valor. Se deixassem de t-lo, seriam eliminados. Portanto, tais
procedimentos so realizados por causa da frequncia de uso dos documentos e no em funo do seu
valor.
Prazo de guarda dos documentos nos arquivos19
Arquivos
Correntes (setoriais)
Gerais ou centrais (continuao da idade
corrente)
Intermedirios
Anos
1 ano
5 a 10 anos
20 anos
18 SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questes comentadas. 2 edio Campus Concursos. Rio de
19
42
Permanentes (tempo de existncia

documento, e no de sua guarda)
do
25 ou 30 anos, a contar data de sua produo

ou do fim de trmite
Fonte: Bellotto, 200420.
Os documentos de arquivo so acumulados nos respectivos setores (rgos produtores) com uma
frequncia constante. Novos documentos so produzidos/ recebidos quase que diariamente.
Depois de um certo tempo (em torno de 1 ano), os arquivos correntes (setoriais) no tm mais espao
para guardar um nmero maior de documentos.
Assim sendo, aqueles menos consultados so mandados para um arquivo central do respectivo rgo
produtor, onde permanecem por tempo aproximado de 5 a 10 anos.
Aps este tempo, os documentos so transferidos para os arquivos intermedirios, neles ficando por
cerca de 20 anos, no aguardo do destino que os cercam. Se no tiverem valor secundrio, sero
eliminados; caso contrrio, sero recolhidos aos arquivos permanentes, a fim de serem guardados para
sempre. Geralmente, os documentos recolhidos nesses arquivos nasceram h 25 ou 30 anos.
Valor primrio e valor secundrio dos documentos21
- Valor primrio (ou imediato, ou administrativo) uso dos documentos pelo rgo de origem (produtor),
baseando-se nos fins de sua criao.
- Valor secundrio (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) uso dos documentos pelo rgo
produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O
documento utilizado como fonte de pesquisa e informao.
Os documentos relacionados origem e aos objetivos da instituio possuem valor secundrio e, na
terceira fase do ciclo vital, so de guarda permanente.
Dica Importante: As bancas organizadoras dos vrios
concursos
pblicos
costumam
elaborar
questes
mencionando os termos valor primrio e/ou secundrio dos
documentos. J sabemos que os documentos que esto nos
arquivos correntes e intermedirios possuem valor primrio e
os que esto nos arquivos permanentes possuem valor
secundrio. Portanto, candidata, caso caia valor primrio
pensem imediatamente nas duas primeiras idades. Se cair
valor secundrio associem no ato aos arquivos de 3 idade
(conforme o quadro de Dicas Mnemnicas logo acima).
Por exemplo, se cair em uma prova a seguinte afirmao:
Os documentos de valor secundrio so arquivados definitivamente nos arquivos
intermedirios.
Certo ou errado?
Afirmao errada, porque valor secundrio valor permanente (arquivos permanentes).
Logo, aps determinado tempo, os documentos de valor secundrio sero recolhidos em definitivo aos
arquivos permanentes.
Termos associados s idades dos arquivos22
Podemos associar vrios termos aos arquivos correntes, intermedirios e permanentes.
Por exemplo, os arquivos administrativos so associados aos correntes, os pr-arquivos aos
intermedirios e os arquivos histricos aos permanentes. Nos diversos concursos tm cado essas
associaes, mencionam os seguintes termos: arquivo ativo e arquivo morto. Para o candidato ter
20
Heloisa Liberalli Bellotto, Arquivos permanentes. Tratamento documental. Segunda edio revista e ampliada. Rio de Janeiro: FGV, 2004,
320pp. ISBN 85- 225-0474-1.
21
22
43
melhores possibilidades de acertar uma questo com tais contedos, basta saber que o ativo est ligado
ao corrente, e o morto, ao permanente.
Dessa forma, a questo torna-se fcil, desde que o concursando domine tal tema abordado.
Abaixo, apresentaremos uma dica que pode ser muito vlida para seus estudos:
Dica importante:
Todos os documentos de arquivo nascem com uma
finalidade administrativa valor primrio , pois so gerados
em decorrncia dos atos ou funes administrativas de um
organismo. Desse modo, em termos gerais, possvel
constatar que os documentos no nascem com um valor
histrico ou secundrio. Tal valor cultural , geralmente,
adquirido aps transcorrido um determinado perodo. Um
exemplo disso a carta de Pero Vaz de Caminha. A famosa
carta nasceu destituda de qualquer valor histrico. Ela foi
elaborada com uma finalidade de carter administrativo, isto
, informar ao rei de Portugal o descobrimento das terras
brasileiras.
A ttulo de ilustrao, a fim de exemplificar e motivar a produo de maior sentido sobre este especfico
assunto, coloca-se a seguir um exemplo prtico, que acontece geralmente em muitas organizaes.
Pode aqui, ento, ser considerada a seguinte situao:
Em uma empresa X, a poltica de arquivos estabelecida define que os assentamentos individuais dos
funcionrios devem permanecer arquivados no setor de pessoal dessa empresa, enquanto o referido
colaborador estiver trabalhando, ou seja, enquanto sua situao for de atividade na organizao.
Aps o desligamento do funcionrio da empresa, por quaisquer motivo (exonerao, demisso, etc.),
o seu respectivo assentamento individual dever ser transferido para o Arquivo Geral da Instituio, que
passar a custodiar a referida pasta do ex-colaborador. nessa fase intermediria de arquivamento que
o documento ir aguardar um determinado prazo, estabelecido por uma Tabela de Temporalidade de
Documentos, para ser, finalmente, eliminado ou descartado, respeitada a legislao trabalhista,
previdenciria e outros aspectos.
Nessa situao, j que a poltica de arquivos da empresa X estabelece essa forma de processo (aqui
concebido como atividade ou fluxo de trabalho ou workflow) e, alm disso, determina o descarte do
documento aps certo perodo legal (prescrio), o assentamento individual do ex-funcionrio no ser
arquivado definitivamente na instituio, isto , no ir fase permanente de arquivamento. Dessa forma,
ento, ele ser apenas um arquivo corrente e um arquivo intermedirio.
possvel, agora, concluir que todos os documentos sero obrigatoriamente correntes. H uma
probabilidade muito grande de passarem pela fase intermediria, de forma a aguardar prazos
administrativos e legais. E, certamente, poucos conseguiro viver eternamente de forma perptua.
Glossrio Arquivstico
ARRANJO: Sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos
de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
*Fonte: Dicionrio de Terminologia Arquivstica 2005.
GESTO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria,
visando sua eliminao ou recolhimento. Tambm chamado administrao de documentos.
PRESCRIO: Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos.
TEORIA DAS TRS IDADES: Teoria segundo a qual os arquivos so considerados correntes,
intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas entidades produtoras e a
identificao de seus valores primrio e secundrio
*Fonte: Dicionrio de Terminologia Arquivstica 2005.
44
Dica de prova:
Corrente
1 idade
Setorial
Administrativo
Ativo
Vivo
De movimento
Em curso
Intermedirio
2 idade
Pr-arquivo
Records
centers
Semiativo
Limbo
Purgatrio
Transitrio
Permanente
3 idade
Histrico
De custdia
Passivo
Morto
Esttico
Final
Comentrios sobre alguns termos23:

1) Alguns termos pouco usados no Brasil: Records Centers Centros Intermedirios de
Documentos, como conhecido o arquivo intermedirio nos EUA e Canad; Limbo, na Gr-Bretanha;
Purgatrio, nos Estados Unidos da Amrica.
2) Ncleos de arquivo so os arquivos setoriais, ou seja, os arquivos descentralizados, onde os
documentos so consultados com frequncia.
3) Arquivos administrativo, ativo, vivo, de movimento, em curso associados aos arquivos correntes
devido finalidade dos arquivos (funcional, administrativa, imediata), com documentos consultados
constantemente, como j sabemos, estando ou no em movimentao (tramitando).
4) Pr arquivo termo originrio da Frana (Pr archivage); ligado ao arquivo intermedirio, vem antes
dos arquivos propriamente ditos os permanentes.
5) Os termos associados aos arquivos intermedirios devem-se ao fato de os documentos estarem
nesta idade aguardando a sua destinao final. Da a sua caracterstica: transitoriedade. Alm disso,
tambm o uso no mais frequente dos documentos (no mais ativo). Exemplo da diminuio gradativa da
frequncia est implicitamente no termo: semiativo. Um documento, quando torna-se semiativo, se no
tiver valor secundrio, ser eliminado; caso contrrio, ser recolhido ao arquivo permanente.
6) Os termos associados aos arquivos permanentes esto intimamente relacionados com a ltima
idade por exemplo: definitivo, final; tambm esto ligados ao valor secundrio (fonte de pesquisa e
informao) do documento por exemplo: histrico.
7) O termo arquivo morto de vez em quando cai em prova. Este termo popularizou-se e muito
utilizado at nas grandes empresas. Caso caia, s pensar nos arquivos permanentes.
Comentrio: Os profissionais da rea arquivstica no utilizam o termo arquivo morto, pois
inadequado, uma vez que os documentos de valor secundrio devem ser preservados em carter
definitivo, devido ao seu valor histrico, probatrio e informativo, como j vimos anteriormente.
Representam a matria-prima da histria, sendo muito importantes (no devem ser descartados),
podendo ser consultados pelos pesquisadores/administradores a qualquer tempo, em face de seu uso
cientfico, social e cultural. O termo utilizado pelos arquivistas arquivo permanente ou histrico, pois
morto d ideia de algo sem vida. E, se assim fosse, seria ilgico guardar documentos irrelevantes.
8) Os arquivos intermedirios s devem ser criados caso fique comprovada a importncia deles no
ciclo documental. Geralmente, existem em mbito governamental (pblico), pois documentos oficiais h
em grande quantidade, alm de estarem dispersos fisicamente. Quanto documentao de natureza
privada, apenas empresas de grande porte e detentoras de massa documental preocupam-se em
construir pr-arquivos. Quando ocorre a passagem dos documentos da idade corrente para a segunda
idade, o arquivista ir conferir a documentao transferida, providenciando, em seguida, medidas de
conservao e restauro dos documentos. A classificao proveniente dos arquivos correntes ser
mantida.
23
45
Os coordenadores dos depsitos de guarda intermediria devem24:

- atender s solicitaes feitas pelos rgos produtores;
- aplicar as tabelas de temporalidade, a fim de selecionar os documentos para eliminao ou
recolhimento;
- administrar as transferncias de novos documentos para o seu arquivo, assim como o recolhimento
de documentos de valor secundrio para o arquivo definitivo.
A criao dos limbos deve-se, principalmente, economia de espao, pessoal, equipamento e tempo.
Com o propsito de se evitar a multiplicao de depsitos e manter a poltica arquivstica obedecendo a
um padro predeterminado, o arquivo intermedirio dever ser subordinado ao arquivo permanente.
Modelos de arquivos
Baseados nas primeiras definies podemos dizer que existem vrios tipos de Arquivos, tudo depende
dos objetivos e competncias das entidades que os produzem. Os Arquivos podem ser classificados:
Segundo as entidades criador-mantenedoras:
- Pblicos (federal, estadual, municipal)
- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes). - Pessoais
(fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
Temos tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas
em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer
parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades
muito especializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios e que muitas
vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como
Arquivos Especializados.
Os tipos de pastas existentes so: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras,
pastas A/Z ou outras.
Pastas Suspensas
Indicada para o arquivamento de documentos em tamanhos: oficio ou A4. Os documentos so
arquivados na posio vertical dentro da pasta, e a pasta colocada em estantes. Possuem etiquetas
laterais para identificao da documentao ou da pasta. muito utilizado em arquivo corrente.
Pastas Intercaladoras
Essas pastas no utilizam vares nem visores, e destina-se guarda de pequenos volumes de papis.
No dia-a-dia dos escritrios, no entanto, vrios documentos so constitudos por grande quantidade
de papis, e as peas que os constituem necessitam ser mantidas na ordem em que foram produzidas
ou acumuladas, para no perderem o sentido, como nos casos dos dossis, por exemplo.
Pasta AZ
Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos oficio ou A4. Os documentos so arquivados
na posio vertical. Possibilita a colocao de guias indicando nome ou n do documento ou pasta.
muito utilizado em arquivo corrente.
Pasta Sanfonada
Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisrias e guias para indicar o assunto. ideal para
o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois h maior mobilidade do usurio
para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.
Pasta Americana
Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso policial que possui aba para identificaes.
ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois h maior mobilidade do
usurio para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4.
24
46
Fichrio
O fichrio se classifica como arquivo permanente. O fichrio um mvel de ao prprio para fichas,
que pode ter uma, duas, trs ou quatro gavetas ou estar conjugado com gavetas para fichas e
documentos.
No fichrio horizontal, as fichas so guardadas em posio horizontal, uma sobre as outras modelo
KARDEX. As fichas so fixados por meio de bastes metlicos presos s gavetas. Dessa disposio das
hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente visvel, deixando que da
imediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da barra, e assim sucessivamente,
lembrando o aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projees,
nas quais so feitas anotaes.
O fichrio vertical aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, uma atrs das outras,
geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econmico. As gavetas ou bandejas
podem comportar um grande nmero de fichas.
Cadastro: recebimento e registro
Receber as correspondncias, separando as de carter oficial de carter particular, distribuindo as de
carter particular a seus destinatrios.
Aps essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funes. Para que
isto ocorra, devem ser distribudos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatrio
para isto recomenda-se:
- Separar as correspondncias de carter ostensivo das de carter sigiloso, encaminhado as de carter
sigiloso aos seus respectivos destinatrios;
- Tomar conhecimento das correspondncias de carter ostensivos por meio da leitura, requisitando a
existncia de antecedentes, se existirem;
- Classificar o documento de acordo com o mtodo da instituio; carimbando-o em seguida;
- Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
- Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
- Rearquivar as fichas de procedncia e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo;
-Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitao de um documento dentro de uma instituio depende diretamente se as etapas anteriores
foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fcil, com o auxlio do protocolo, saber sua exata
localizao, seus dados principais, como data de entrada, setores por que j passou, enfim, acompanhar
o desenrolar de suas funes dentro da instituio. Isso reduz o tempo de algumas aes dentro da
instituio, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a no
localizao de documentos, no se podendo assim, us-los no sentido de valor probatrio, por exemplo.
Aps cumprirem suas respectivas funes, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este
a sua eliminao ou recolhimento. nesta etapa que a expedio de documentos torna-se importante,
pois por meio dela, fica mais fcil fazer uma avaliao do documento, podendo-se assim decidir de uma
forma mais confivel, o destino do documento. Dentre as recomendaes com relao expedio de
documentos, destacam-se:
- Receber a correspondncia, verificando a falta de anexos e completando dados;
- Separar as cpias, expedindo o original;
- Encaminhar as cpias ao Arquivo.
vlido ressaltar que as rotinas acima descritas no valem como regras, visto que cada instituio
possui suas tipologias documentais, seus mtodos de classificao, enfim, surgem situaes diversas.
Servem apenas como exemplos para a elaborao de rotinas em cada instituio.
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos
O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos foi institudo pela
Resoluo n 28 do CONARQ, com o objetivo de fornecer o cdigo previsto na Norma Brasileira de
Descrio Arquivstica - NOBRADE, denominado Cdigo de Entidade Custodiadora de Acervos
Arquivsticos - CODEARQ, tornando possvel a identificao de cada entidade custodiadora de acervos
arquivsticos no Brasil.
.
47
Aps o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as entidades custodiadoras de acervos

arquivsticos tero disponveis no site do CONARQ, informaes bsicas sobre sua instituio, como:
misso institucional, acervos, endereo, horrio de funcionamento e formas de contato.
O CODEARQ somente ser fornecido s entidades custodiadoras que permitam acesso a seu acervo,
mesmo que com algumas restries.
A solicitao do cdigo de identificao pela entidade custodiadora e, quando for o caso, da unidade
administrativa a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, dever ser encaminhada
Coordenao do CONARQ, por meio do preenchimento do formulrio Cadastro de Entidade Custodiadora
de Acervos Arquivsticos e o envio do mesmo para o e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br.
Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade
O Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo so instrumentos
eficazes de gesto documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificao e a racionalizao dos
procedimentos de gesto, imprimindo maior agilidade e preciso na recuperao dos documentos e das
informaes, autorizando a eliminao criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua
guarda e a preservao dos documentos de guarda permanente.
O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificao que recupera
o contexto de produo dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o rgo produtor, a
funo, a subfuno e a atividade responsvel por sua produo ou acumulao.
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliao, que define
prazos de guarda para os documentos em razo de seus valores administrativo, fiscal, jurdico-legal,
tcnico, histrico, autoriza a sua eliminao ou determina a sua guarda permanente.
A classificao parte de um processo intelectual de identificao e de reagrupamento sistemtico de

temas semelhantes, segundo suas caractersticas comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados,
desde que a quantidade assim o exija. Essa funo consiste em um conjunto de convenes, de mtodos
e regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a classificao dos documentos em
grupos ou em categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos.
De acordo com Faria25, o plano de classificao o instrumento desenvolvido por arquivistas para
auxiliar na organizao das informaes para a recuperao futura e para o armazenamento ordenado.
Ele traduz o conhecimento dos gestores sobre o estoque informacional arquivstico da instituio.
Podemos ainda considerar como o esforo da organizao, conjunto de documentos ou arquivos de uma
instituio ou pessoa fsica por meio da funo arquivstica de classificao.
O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente
organizados de acordo com a funo, subfuno e atividade (classificao funcional), ou de acordo com
o grupo, subgrupo e atividade (classificao estrutural), responsveis por sua produo ou acumulao.
Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produo documental, atribumos cdigos
numricos aos tipos/sries documentais.
25 FARIA, Wadson Silva. A normalizao dos instrumentos de gesto arquivstica no Brasil: um estudo da influncia das resolues do
Conarq na organizao dos arquivos da Justia Eleitoral Brasileira. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao) Faculdade de Economia,
Administrao, Contabilidade e Cincia da Informao e Documentao. Departamento de Cincia da Informao e Documentao da
Universidade de Braslia (UnB), Braslia, 2006.
48
A ausncia de normas, mtodos e procedimentos de trabalho provocam o acmulo desordenado de

documentos, transformando os arquivos em meros depsitos de papis, dificultando o acesso aos
documentos e a recuperao de informaes necessrias para a tomada de decises no mbito das
instituies pblicas e privadas. Diante dessa realidade, a elaborao do Plano de Classificao assume
uma importncia relevante como ferramenta de gesto documental, exigindo, para sua elaborao,
profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do organismo produtor e o comprometimento dos
profissionais de todas as suas reas de atuao.
O Plano de Classificao e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem a
simplificao e a racionalizao dos procedimentos de gesto documental, imprimem maior agilidade e
preciso na recuperao dos documentos e das informaes e autorizam a eliminao criteriosa de
documentos cujos valores j se esgotaram.
Objetivos e benefcios da classificao
- Organizao lgica e correto arquivamento de documentos;
- Recuperao da informao ou do documento;
- Recuperao do contexto original de produo dos documentos;
- Visibilidade s funes, subfunes e atividades do organismo produtor;
- Padronizao da denominao das funes, atividades e tipos/sries documentais;
- Controle do trmite;
- Atribuio de cdigos numricos;
- Subsdios para o trabalho de avaliao e aplicao da Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade dever contemplar as atividades meio e atividades-fim de cada rgo
pblico. Desta forma, caber aos mesmos definir a temporalidade e destinao dos documentos relativos
s suas atividades especficas, complementando a tabela bsica. Posteriormente, esta dever ser
encaminhada instituio arquivstica pblica para aprovao e divulgao, por meio de ato legal que lhe
confira legitimidade.
Organizao de arquivos e tcnicas de arquivamento
Mtodo alfabtico
o sistema mais simples, fcil, lgico e prtico, porque obedecendo ordem alfabtica pode-se logo
imaginar que no apresentar grandes dificuldades nem para a execuo do trabalho de arquivamento,
nem para a procura do documento desejado, pois a consulta direta.
Mtodo numrico simples
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma
considerao ordem alfabtica dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do
arquivo. Para o bom xito deste mtodo, devemos organizar dois ndices em fichas; numas fichas sero
arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero recebeu o correspondente ou assunto
desejado, e no outro so arquivadas numericamente, de acordo com o nmero que recebeu o cliente ou
o assunto, ao entrar para o arquivo. Este ltimo ndice pode ser considerado tombo (registro) de pastas
ocupadas e, graas a ele, sabemos qual o ltimo nmero preenchido e assim destinaremos o nmero
seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.
Mtodo alfabtico numrico
Como se pode deduzir pelo seu nome, um mtodo que procurou reunir as vantagens dos mtodos
alfabticos simples e numrico simples, tendo alcanado seu objetivo, pois desta combinao resultou
um mtodo que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatido e rapidez, no
arquivamento, do outro. conhecido tambm pelo nome de numeralfa e alfanumrico.
Mtodo geogrfico
Este mtodo muito aconselhvel quando desejamos ordenar a documentao de acordo com a
diviso geogrfica, isto , de acordo com os pases, estados, cidades, municpios etc. Nos departamentos
de vendas, por exemplo, de especial utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as
praas onde operam ou residem.
49
Mtodo especfico ou por assunto

Indiscutivelmente, o mtodo especfico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, um
dos mais difceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto,
apresenta a dificuldade de se escolher o melhor termo ou expresso que defina o assunto. Temos o
vocabulrio todo da lngua nossa disposio e justamente o fato de ser to amplo o campo da escolha
nos dificulta a seleo acertada, alm do que entra muito o ponto de vista pessoal do arquivista, nesta
seleo.
Mtodo decimal
Este mtodo foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de
classificao para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado
em 1876.
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em
outras dez, e assim por diante, sendo infinita essa possibilidade de subdiviso, graas sua base decimal.
Mtodo simplificado
Este a rigor no deveria ser considerado propriamente um mtodo, pois, na realidade, nada mais do
que a utilizao de vrios mtodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num s mvel as
vantagens de todos eles.
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo
A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante de avaliao, que tem por objetivos
definir prazos de guarda e destinao de documentos, com vista a garantir o acesso informao a todos
que dela necessitem. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais
produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas
fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente, alm de um campo
para observaes necessrias sua compreenso e aplicao.
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilizao do instrumento:
1. Assunto: Neste campo so apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos,
hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pela instituio.
Para possibilitar melhor identificao do contedo da informao, foram empregadas funes, atividades,
espcies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um cdigo de
classificao, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o ndice, que contm os conjuntos documentais
ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localizao na tabela.
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases
corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os
gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma
ao concreta que dever necessariamente ocorrer em relao a um determinado conjunto documental.
Entretanto, deve ser objetivo e direto na definio da ao exemplos: at aprovao das contas; at
homologao da aposentadoria; e at quitao da dvida. O prazo estabelecido para a fase corrente
relaciona-se ao perodo em que o documento frequentemente consultado, exigindo sua permanncia
junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento
ainda necessrio administrao, porm com menor frequncia de uso, podendo ser transferido para
depsito em outro local, embora disposio desta.
A realidade arquivstica no Brasil aponta para variadas formas de concentrao dos arquivos, seja ao
nvel da administrao (fases corrente e intermediria), seja no mbito dos arquivos pblicos
(permanentes ou histricos). Assim, a distribuio dos prazos de guarda nas fases corrente e
intermediria foi definida a partir das seguintes variveis:
I rgos que possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio:
Para os rgos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta varivel, h necessidade de
redistribuio dos prazos, considerando-se as caractersticas de cada fase, desde que o prazo total de
guarda no seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivsticos:
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional);
- arquivo central (fase intermediria I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituio);
.
50
- arquivo intermedirio (fase intermediria II, que corresponde ao depsito de arquivamento

intermedirio, geralmente subordinado instituio arquivstica pblica nas esferas federal, estadual e
municipal).
II rgos que possuem arquivo central e no contam com servios de arquivamento intermedirio:
Nos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so responsveis pelo arquivamento
corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermedirio, obedecendo aos prazos previstos para
esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.
III rgos que no possuem arquivo central e contam com servios de arquivamento intermedirio:
Nesta varivel, as unidades organizacionais tambm funcionam como arquivo corrente, transferindo os
documentos aps cessado o prazo previsto para esta fase para o arquivo intermedirio, que
promover o recolhimento ao arquivo permanente.
IV rgos que no possuem arquivo central nem contam com servios de arquivamento
intermedirio:
Quanto aos rgos situados nesta varivel, as unidades organizacionais so igualmente responsveis
pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediria a cargo das mesmas ou do arquivo pblico,
o qual dever assumir tais funes.
3. Destinao final: Neste campo registrada a destinao estabelecida que pode ser a eliminao,
quando o documento no apresenta valor secundrio (probatrio ou informativo) ou a guarda permanente,
quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova,
informao e pesquisa.
A guarda permanente ser sempre nas instituies arquivsticas pblicas (Arquivo Nacional e arquivos
pblicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsveis pela preservao dos documentos e
pelo acesso s informaes neles contidas. Outras instituies podero manter seus arquivos
permanentes, seguindo orientao tcnica dos arquivos pblicos, garantindo o intercmbio de
informaes sobre os respectivos acervos.
4. Observaes: Neste campo so registradas informaes complementares e justificativas,
necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte
da informao e aspectos elucidativos quanto destinao dos documentos, segundo a particularidade
dos conjuntos documentais avaliados.
A necessidade de comunicao to antiga como a formao da sociedade humana, o homem, talvez
na nsia de se perpetuar, teve sempre a preocupao de registrar suas observaes, seu pensamento,
para deixar como legado s geraes futuras.
Assim comeou a escrita. Na sua essncia. Isto nada mais do que registrar e guardar. Por sua vez,
no seu sentido mais simples, guardar arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confuso sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e
arquivo. Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituies tiveram mais ou menos o mesmo objetivo.
Eram elas depsitos de tudo o que se produzira a mente humana, isto , do resultado do trabalho
intelectual e espiritual do homem.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetio desnecessria de experincias,
diminui a duplicidade de documentos, revela o que est por ser feito, o que j foi feito e os resultados
obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador a
tomada de decises.
Arquivamento
Arquivar a tcnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo
com o plano de classificao, todos os documentos de um rgo ou entidade, utilizando mtodos
adequados de tal forma que fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manuseados. No sistema
de gesto arquivstica de documentos em papel, o documento arquivado quando colocado, juntamente
com outros a ele relacionados, dentro de uma pasta ou arquivo que contm um ttulo, ordenados conforme
critrios previamente estipulados.
Esse agrupamento conecta o documento aos demais documentos sobre o mesmo assunto. Um
sistema de gesto arquivstica de documentos em papel dever controlar os ttulos das pastas. Colocar
um documento em uma pasta um processo consciente de determinar a classificao daquele
documento e arquiv-lo em uma sequncia pr-definida. Os documentos arquivados na pasta podem ser
datados e numerados sequencialmente como medida de segurana. As condies de acesso e a
destinao podem ser controladas por mecanismos pr-definidos.
.
51
Avaliao, Temporalidade e Destinao

A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto arquivstica de documentos, pois permite
racionalizar o acmulo dos documentos nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio dos
arquivos permanentes. A avaliao o processo de anlise dos documentos arquivsticos, visando
estabelecer prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores primrio e secundrio que lhes
so atribudos.
Os prazos de guarda e as aes de destinao devero estar formalizados na tabela de temporalidade
e destinao do rgo ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para o
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, visando atender exclusivamente s
necessidades da administrao que os gerou, baseado em estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum
documento dever ser conservado por tempo maior que o necessrio.
A aplicao dos critrios de avaliao feita com base na teoria das trs idades e efetiva-se,
primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
eliminao sumria) daqueles de valor probatrio e/ou informativo. Deve-se evitar a transferncia para os
arquivos intermedirios de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades
de avaliao e seleo nesses arquivos so extremamente onerosas do ponto de vista tcnico e gerencial.
A destinao dos documentos efetivada aps a atividade de seleo, que consiste na separao dos
documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas
estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao.
A complexidade e a abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao, que implica
no estabelecimento de critrios de valor, requerem a participao de pessoas ligadas a diversas reas
profissionais do rgo ou entidade, conforme legislao vigente.
O sistema de gesto arquivstica de documentos, particularmente no caso de um SIGAD, deve
identificar a temporalidade e a destinao prevista para o documento no momento da captura e do
registro, de acordo com os prazos e as aes previstas na tabela de temporalidade e destinao do rgo
ou entidade.
Essa informao deve ser registrada em um metadado associado ao documento. O sistema de gesto
arquivstica de documentos deve tambm ter capacidade de identificar os documentos que j cumpriram
sua temporalidade para implementar a destinao prevista. No caso de um SIGAD, esse sistema dever
ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e
destinao.
As determinaes sobre a destinao devem ser aplicadas aos documentos de forma sistemtica no
curso rotineiro das atividades do rgo ou entidade. Essas mesmas determinaes no podero ser
implementadas em documentos que estejam com pendncias, sob litgio ou investigao. O sistema de
gesto arquivstica de documentos deve prever as seguintes aes:
- Reteno dos documentos, por um determinado perodo, no arquivo corrente do rgo ou entidade
que os gerou.
- Eliminao fsica;
- Transferncia;
- Recolhimento para instituio arquivstica pblica.
O arquivamento de registros informatizados ocorre por meio de programas ou sistemas informatizados
geralmente no usam papis, e podem usar as formas de classificao por mtodo numrico, por assunto
ou mesmo o mtodo alfabtico. Porm, sempre importante o sistema conter campos de busca de dados
e opo de cpia de segurana (backup) ou de impresso, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos.
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)26, os procedimentos e operaes
tcnicas do sistema de gesto arquivstica de documentos digitais e convencionais:
Captura
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivstico por meio das
aes de:
- registro;
- classificao;
- indexao;
- atribuio de outros metadados;
26
http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf
52
- arquivamento.
Os objetivos da captura so:
- identificar o documento como documento arquivstico;
- demonstrar a relao orgnica dos documentos.
A captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica, quando passar a
seguir as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o documento tanto poder ser
includo num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado, como ser imediatamente arquivado em uma
pasta, no caso de documentos em papel, ou diretrio, no caso de documentos digitais.
Tradicionalmente, nos sistemas de gesto arquivstica de documentos em papel, a captura feita no
momento em que o documento registrado, classificado e/ou identificado. Em um Sistema Informatizado
de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD), o documento tanto pode ser produzido diretamente
dentro do sistema e ento capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido
fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Alm do cdigo de classificao, descritores, nmero de protocolo e nmero de registro, a captura
pode prever a introduo de outros metadados tais como: data e hora da criao, da transmisso e do
recebimento do documento; nome do autor, do originador, do digitador e do destinatrio, entre outros.
Esses metadados podem ser registrados em vrios nveis de detalhe, dependendo das necessidades
geradas pelos procedimentos do rgo ou entidade e do seu contexto jurdico administrativo. Os
metadados so essenciais para identificar o documento arquivstico de um modo inequvoco e mostrar
sua relao com os outros documentos.
A captura tem como pr-requisito a definio de: quais documentos (produzidos e recebidos) sero
capturados pelo sistema de gesto arquivstica de documentos; quem deve ter acesso a esses
documentos e em quais nveis; por quanto tempo sero retidos.
As decises sobre captura e reteno devem ser consideradas no momento da concepo do sistema
de gesto arquivstica de documentos. A deciso sobre quais documentos devem ser capturados e por
quanto tempo devem ser mantidos deve Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto
arquivstica de documentos - julho/2006 Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos / CONARQ levar
em conta a anlise dos seguintes fatores: legislao vigente, exigncias quanto transparncia e ao
exerccio das atividades do rgo ou entidade, bem como grau de risco que correm caso no capturem
documentos arquivsticos.
Documentos que exigem captura so aqueles que:
- responsabilizam uma organizao ou indivduo por uma ao;
- documentam uma obrigao ou responsabilidade;
- esto relacionados prestao de contas do rgo ou entidade.
Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivstico dentro do sistema de gesto
arquivstica por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma descrio informativa. Em um
SIGAD, essa descrio informativa a atribuio de metadados. O registro tem por objetivo demonstrar
que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gesto arquivstica de
documentos, bem como facilitar sua recuperao.
Os documentos podem ser registrados em nveis diferentes dentro de um sistema de gesto
arquivstica de documentos, ou seja, alm do nmero identificador atribudo pelo sistema, um documento
pode receber tambm um nmero nico de processo/dossi ao qual pertence. As atividades de protocolo
so constitudas pelo conjunto de operaes que visam o controle dos documentos produzidos e
recebidos que tramitam no rgo ou entidade, assegurando sua localizao, recuperao e acesso. Aps
o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro, atribuindo nmero e data de entrada,
anotando o cdigo de classificao e o assunto e procedendo distribuio do documento nas unidades
destinatrias.
Na Administrao Pblica, em determinados casos, documentos formaro processos, os quais
devero ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo o documento ou o conjunto de
documentos que exige um estudo mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres
tcnicos, anexos ou ainda instrues para pagamento de despesas. No procedimento de autuao, a
unidade protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um nmero nico. Esse nmero
formado a partir de parmetros estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e integridade.
Existe legislao especfica para utilizao dos servios de protocolo nas diversas esferas e mbitos
da Administrao Pblica, que regulamenta o registro, a autuao e outros procedimentos relativos aos
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processos e outros documentos oficiais. A legislao pertinente ao rgo ou entidade deve ser seguida
pelo programa de gesto arquivstica de documentos.
O registro inclui os seguintes metadados obrigatrios:
- nmero identificador atribudo pelo sistema;
- data e hora do registro;
- ttulo ou descrio abreviada;
O registro pode incluir informaes descritivas mais detalhadas sobre o documento e sobre outros
documentos a ele relacionados, tais como:
- data de produo;
- data e hora da transmisso e recebimento;
- destinatrio (com identificao do cargo);
- espcie documental;
- classificao de acordo com o cdigo de classificao;
- associaes a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a
mesma atividade ou se referirem mesma pessoa ou situao;
- software e verso sob a qual o documento foi produzido ou no qual foi capturado;
- mscaras de formatao (template) necessrias para apresentar o documento;
- restrio de acesso;
- descritor;
- prazos de guarda.
Classificao
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos arquivsticos e de
selecionar a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao feita a partir de um plano de
classificao elaborado pelo rgo ou entidade que poder incluir, ou no, a atribuio de um cdigo aos
documentos.
A classificao determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos e dossis)
e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do rgo ou entidade. Para tanto,
deve tomar por base o contedo do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da
informao nele contida. A classificao tambm define a organizao fsica dos documentos,
constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
Os objetivos da classificao so:
- Estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos;
- Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo;
- Nome da pessoa fsica ou jurdica (rgo ou entidade) com autoridade e capacidade para emitir o
documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento emitido.
- Nome da pessoa fsica ou jurdica que tem autoridade e capacidade para elaborar o contedo do
documento.
- Nome da pessoa fsica ou jurdica designada no endereo eletrnico no qual o documento gerado
ou enviado.
A classificao deve se basear no plano de classificao e envolve os seguintes passos:
- Identificar a ao que o documento registra;
- Localizar a ao ou atividade no plano de classificao;
- Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se apropriada unidade que
gerou o documento;
Aplicar a classificao ao documento.
Indexao
A indexao a atribuio de termos descrio do documento, utilizando vocabulrio controlado e/ou
lista de descritores, tesauro e o prprio plano de classificao. A seleo dos termos para indexao
normalmente feita com base em:
- Tipologia documental;
- Ttulo ou cabealho do documento;
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- Assunto do documento;
- Datas associadas com as transaes registradas no documento;
- Nome de clientes, rgos ou entidades envolvidas;
- Documentao anexada.
O objetivo da indexao ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperao dos
documentos, podendo ser feita de forma manual ou automtica.
Atribuio de restrio de acesso
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se
so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislao estabelece
diferentes graus a serem atribudos a cada documento. Os documentos que dizem respeito segurana
da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estaro sujeitos s restries de acesso, conforme
legislao em vigor.
A atribuio de restries deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de
classificao de segurana e sigilo elaborado pelo rgo ou entidade e envolve os seguintes passos:
identificar a ao ou atividade que o documento registra; identificar a unidade administrativa qual o
documento pertence; verificar a precauo de segurana e o grau de sigilo;
Eliminao
Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a
guarda permanente. A eliminao deve ser precedida da elaborao de listagem, do edital de cincia de
eliminao e do termo de eliminao, segundo a legislao vigente e deve obedecer aos seguintes
princpios:
- A eliminao dever sempre ser autorizada pela autoridade arquivstica na sua esfera de
competncia;
- Os documentos arquivsticos que estiverem pendentes, sob litgio ou investigao, no podero ser
destrudos;
- A eliminao dever ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao posterior de qualquer
informao confidencial contida nos documentos eliminados, como por exemplo dados de identificao
pessoal ou assinatura.
- Todas as cpias dos documentos eliminados, incluindo cpias de segurana e cpias de preservao,
independente do suporte, devero ser destrudas.
Transferncia
Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde
aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. Ao serem transferidos, os
documentos devero ser acompanhados de listagem de transferncia. A transferncia pode ser realizada
de diferentes formas, como se segue abaixo:
- Transferncia para uma rea de armazenamento apropriada sob controle do rgo ou entidade que
produziu o documento;
- Transferncia para uma instituio arquivstica, que ficar responsvel pela custdia do documento.
Quando os documentos transferidos ficam sob a custdia de um rgo ou entidade diferente da que
os produziu, a organizao responsvel pela custdia tem a obrigao de mant-los e gerenci-los de
forma adequada, garantindo sua destinao final, preservao e acesso. Todas essas obrigaes devem
estar formalizadas em um contrato firmado entre o rgo ou entidade que produziu os documentos e o
responsvel pela sua custdia.
Recolhimento
Recolhimento a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a jurisdio
arquivstica a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser acompanhados de
instrumentos que permitam sua identificao e controle, segundo a legislao vigente.
Os procedimentos de transferncia e recolhimento de arquivos digitais para instituio arquivstica que
implicam na transposio desses documentos de um SIGAD para outro sistema informatizado devero
adotar algumas providncias no que diz respeito a:
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- Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituio arquivstica
recebedora;
- Documentao tcnica necessria para interpretar o documento digital (processamento e estrutura
dos dados);
- Instrumento descritivo que inclua os metadados atribudos aos documentos digitais e informaes
que possibilitem a presuno de autenticidade dos documentos recolhidos instituio arquivstica;
- Informaes sobre as migraes realizadas no rgo produtor.
Pesquisa, localizao e apresentao dos documentos
O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever funes de recuperao e acesso aos
documentos arquivsticos e s informaes neles contidas, de forma a satisfazer a conduo das
atividades e os requisitos relativos transparncia do rgo ou entidade. A recuperao inclui a pesquisa,
a localizao e a apresentao dos documentos.
Em um SIGAD a apresentao dos documentos consiste em exibi-los em tela ou em imprimi-los; pode
tambm implicar na leitura de dados de udio ou de vdeo. No mbito do sistema de gesto arquivstica
de documentos, a pesquisa feita por meio de instrumentos de busca tais como guias, inventrios,
catlogos, repertrios e ndices.
J em um SIGAD a pesquisa feita por meio de parmetros pr- definidos, selecionados dentre as
informaes coletadas no momento do registro do documento e dentre os metadados a ele associados.
Todos os recursos de pesquisa, localizao e apresentao de documentos tm que ser submetidos a
controles de acesso e segurana, os quais sero especificados a seguir.
Segurana: controle de acesso, trilhas de auditoria e cpias de segurana
O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever controles de acesso e procedimentos de
segurana que garantam a integridade dos documentos. Dentre esses procedimentos, pode-se destacar
o uso de controles tcnicos e programticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de usurios e
caracterstica de acesso aos dados, manuteno de trilhas de auditoria e de rotinas de cpias de
segurana.
Alm disso, tambm devem ser levadas em conta exigncias e procedimentos de segurana da
infraestrutura das instalaes. Controle de acesso O sistema de gesto arquivstica de documentos
precisa limitar ou autorizar o acesso a documentos, por usurio e/ou grupos de usurios. O controle de
acesso deve garantir, no mnimo, as seguintes funes:
- Restrio de acesso aos documentos;
- Exibio dos documentos, criptografados ou no, e dos metadados somente aos usurios
autorizados;
- Uso e interveno nos documentos somente pelos usurios autorizados.
Os documentos tambm devem ser analisados com relao s precaues de segurana, ou seja, se
so considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a legislao estabelece
diferentes graus a serem atribudos a cada documento e as autoridades competentes para faz-lo.
Os documentos que dizem respeito segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas como por exemplo dossis funcionais e pronturios mdicos - tambm estaro sujeitos s
restries de acesso, conforme legislao em vigor.
Um sistema de gesto arquivstica de documentos deve garantir que os usurios no autorizados no
tenham acesso aos documentos classificados, isto , submetidos s categorias de sigilo previstas em lei,
bem como aqueles que so originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos documentos sigilosos
depende de regulamentao interna do rgo ou entidade.
O monitoramento e mapeamento das permisses de acesso so um processo contnuo em todos os
sistemas de gesto arquivstica de documentos.
Uso e rastreamento
O uso dos documentos pelos usurios deve ser registrado pelo sistema nos seus respectivos
metadados. A gesto desse uso inclui:
- Identificao da permisso de acesso dos usurios, isto , o que ele pode acessar;
- Identificao da precauo de segurana e da categoria de sigilo dos documentos;
- Garantia de que somente os indivduos autorizados tenham acesso a documentos classificados e aos
originalmente sigilosos;
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- Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos dos documentos (visualizao, impresso,
transmisso e cpia para a rea de transferncia) com identificao de usurio, data, hora e, se possvel,
a estao de trabalho;
- Reviso peridica das classificaes de acesso a fim de garantir sua atualizao.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria uma medida de segurana que tem por
objetivo verificar a ocorrncia de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau de controle de acesso
e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da natureza do rgo ou entidade e dos
documentos produzidos.
Trilhas de auditoria
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos dentro de um
SIGAD (captura, registro, classificao, indexao, arquivamento, armazenamento, recuperao da
informao, acesso e uso, preservao e destinao), informando quem operou, a data e hora e as aes
tomadas.
A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informaes sobre o cumprimento das polticas e regras
da gesto arquivstica de documentos do rgo ou entidade e serve para:
- Identificar os autores de cada operao sofrida pelos documentos;
- Prevenir a perda de documentos;
- Monitorar todas as operaes realizadas no SIGAD.
- Garantir a segurana e a integridade do SIGAD.
No caso de procedimentos que tenham prazos a serem cumpridos pelo rgo ou entidade, deve-se
implementar aes de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem dados em resposta s
atividades ou aes registradas em um documento; atribuir responsabilidade por uma ao a uma pessoa;
registrar a data em que uma ao deve ser executada e a data em que ocorreu. A movimentao dos
documentos arquivsticos deve ser registrada de forma a garantir que possam ser sempre localizados.
As trilhas de auditoria devem registrar o nmero identificador atribudo pelo sistema, o ttulo, a pessoa
ou unidade que teve acesso ao documento e a hora e a data da movimentao. O sistema deve rastrear
o fluxo, a transferncia entre pessoas, o retorno do documento ao originador (home location) ou ao
armazenamento, assim como a destinao ou o recolhimento a qualquer rgo ou entidade externo,
incluindo instituies arquivsticas.
Cpias de segurana
O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever controles para proporcionar a
salvaguarda regular dos documentos arquivsticos e dos seus metadados. Devem tambm poder
recuper-los rapidamente em caso de perda devido a sinistros, falhas no sistema, contingncia, quebra
de segurana ou degradao do suporte. Esses mecanismos devem seguir a poltica de segurana da
informao do rgo ou entidade.
No caso dos sistemas de gesto arquivstica de documentos convencionais pode-se prever a
reproduo de documentos para outros suportes como medida de segurana, como, por exemplo, por
processo de microfilmagem ou digitalizao. No caso dos sistemas de gesto arquivstica de documentos
digitais, o SIGAD deve prover meios de realizao de cpias de segurana (backup). Este processo
consiste na realizao de cpias peridicas das informaes com o propsito de restaurao posterior
das mesmas em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo acidente.
O processo reverso ao backup o de restaurao (restore), que consiste em recuperar as informaes
para o ambiente de produo do SIGAD em um estado consistente. Como o objetivo restaurar o sistema
em caso de falhas, as informaes no so armazenadas por perodos muito longos (normalmente at
um ano).
Dessa forma o procedimento de cpias de segurana no pode ser confundido com uma estratgia de
preservao a longo prazo. Segurana da infraestrutura A natureza das medidas de segurana da
infraestrutura de instalaes do acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e no muito diferente
daquela do acervo analgico ou convencional.
Essas medidas devem levar em conta os seguintes aspectos: as salas reservadas a computadores
servidores, equipamentos de rede e ao acervo digital devem ter temperatura ambiente e umidade relativa
do ar controladas e fornecimento estvel de energia eltrica.
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Deve haver controle contnuo para verificar se essas condies esto sendo atendidas; equipamentos
contra incndio tm que ser providos em toda rea de instalao e estarem de acordo com as normas de
segurana estabelecidas; a substituio dos equipamentos contra incndio tem que seguir uma rotina de
verificao e ocorrer antes do final da vida til prevista para os mesmos; o rgo ou entidade tem que
prever instalaes adequadas de para-raios, com procedimentos de manuteno peridica, seguindo a
legislao e normas tcnicas j estabelecidas; a rea reservada instalao do SIGAD dever ser
compartimentada, com o objetivo de controlar o acesso s informaes; as salas de computadores
servidores so de uso exclusivo de pessoal autorizado e devem ter controle eletrnico de acesso; para
acesso a reas de segurana, identificaes e credenciais de autenticao tm que estar de acordo com
as atribuies individuais e com as regras de segurana do rgo ou entidade.
Armazenamento
As consideraes e as aes relativas ao armazenamento dos documentos arquivsticos
convencionais e digitais permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve garantir a
autenticidade e o acesso aos documentos pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e
destinao.
Documentos que possuem valor permanente, independente do formato, requerem um armazenamento
criterioso desde o momento da sua criao para garantir sua preservao de longo prazo. Num cenrio
hbrido, isto , que envolve ao mesmo tempo documentos arquivsticos convencionais e digitais, deve-se
considerar requisitos de armazenamento que atendam igualmente s necessidades desses dois tipos de
documentos.
As condies de armazenamento devem levar em conta o volume e as propriedades fsicas dos
documentos. Devem ser projetadas considerando tambm a proteo contra acesso no autorizado e
perdas por destruio, furto e sinistro. No caso dos documentos arquivsticos digitais, os rgos e
entidades devem dispor de polticas e diretrizes para converso ou migrao desses documentos de
maneira a garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilizao.
Os procedimentos de converso e migrao devem detalhar as mudanas ocorridas nos sistemas e
nos formatos dos documentos. Os fatores importantes na seleo das opes de armazenamento so:
volume e estimativa de crescimento dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se avaliar
a capacidade de armazenamento, isto , reas de depsito, tipos e quantidade de estante e, no caso de
documentos digitais, capacidade dos dispositivos de armazenamento;
Segurana dos documentos: as instalaes de armazenamento (depsitos, arquivos, computadores)
devero prever limitao de acesso aos documentos, como, por exemplo, controle das reas de
armazenamento e sistemas de deteco de entradas no autorizadas. O depsito deve estar localizado
em rea que no seja de risco.
No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de
documentos por falha do SIGAD; caractersticas fsicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de
suporte, peso, grau de contaminao do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciaro
na adequao das condies de armazenamento.
Nesse sentido, devero ser adotados procedimentos - como o controle e verificao do tempo de vida
til e da estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos documentos. importante que os
meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e quantidade de documentos. As
reas de depsito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de nveis de umidade,
proteo contra sinistro, contaminao (tal como istopos radioativos, toxinas e mofo) e infestao de
insetos ou micro-organismos.
Os documentos digitais devem passar periodicamente pela troca de suporte, isto , transferir as
informaes contidas num suporte para outro. Essa tcnica conhecida por rejuvenescimento.
Frequncia de uso: o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser levado em conta na seleo
das opes de armazenamento.
No caso dos documentos convencionais, as opes envolvero acondicionamento (pastas suspensas,
caixas entre outros) e localizao dos depsitos (prximos ou distantes da rea de trabalho). J em
relao aos documentos digitais, as opes podem envolver armazenamento on-line (disco rgido, disk
arrays, entre outros) ou off-line, nas chamadas mdias de armazenamento (disco ptico, fita magntica
e outros), guardadas em depsitos; custo relativo das opes de armazenamento dos documentos: alm
do custo dos dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos equipamentos para sua
manipulao e dos softwares de controle.
Pelo previsvel alto volume de custo, pode ser considerada a opo de terceirizao do
armazenamento. Nesse caso, porm, surgem outros problemas, como garantias legais sobre a custdia,
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restries de acesso e capacidade tecnolgica. Medidas tecnolgicas, como o uso de criptografia, podem
impedir acessos no autorizados. Do mesmo modo, a utilizao de tcnicas como checksum permitem
rastrear eventuais comprometimentos de contedo.
Os documentos digitais so armazenados em dispositivos de armazenamento eletrnicos, magnticos
e pticos. interessante notar que do ponto de vista tecnolgico, distinguem-se trs tipos de memria,
em ordem decrescente de preo e velocidade de acesso:
- Memria primria;
- Memria secundria;
- Memria terciria.
A memria primria de funcionamento essencial, necessria a qualquer sistema computacional.
nela que os softwares e os dados so armazenados durante a execuo. Representantes tpicas dessa
classe so as memrias RAM (Random Access Memory). So memrias extremamente rpidas. Seu
contedo de natureza dinmica, voltil, permanecendo vlido apenas durante a execuo dos
softwares, e no sobrevivendo a paradas do computador. A memria secundria apresenta volume maior
de armazenamento que a primria, sendo por outro lado mais lenta. No voltil. So exemplos os discos
rgidos magnticos (hard disk HD), que podem ser usados isolados ou combinados em disk arrays.
Diversas tecnologias permitem atravs do uso de disk arrays, obter maior desempenho e confiabilidade
do que seria conseguido com discos isolados. A memria terciria compreende fitas magnticas, discos
pticos e outros. Usos tpicos incluem armazenamento do acervo digital e cpias de segurana. Outra
nomenclatura corrente para essa classe de memria "mdias de armazenamento". A memria terciria
tem caracterstica no voltil na preservao de dados. Seu preo unitrio to pequeno que requisitos
de confiabilidade devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuzo da perda de dados superior ao
preo das mdias que fisicamente os contm. As memrias secundria e terciria so adequadas para
armazenamento.
Cdigo de Classificao27
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes
e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um
mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com
a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que
o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o
gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica
dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais genericamente
denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e
atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos, os
quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs de classes, subclasses, grupos e
subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de cdigo de classificao decimal. Como o prprio nome
indica, o sistema decimal de classificao por assuntos constitui-se num cdigo numrico dividido em dez
classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais so
representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
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Classificao, Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica. Disponvel
em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf.
59
Classe 900
As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so
divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem cdigos
numricos, seguindo-se o mtodo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, temse:
CLASSE
SUBCLASSE
GRUPO
SUBGRUPOS
000 ADMINISTRAO GERAL

010
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
012
COMUNICAO SOCIAL
012.1
RELAES COM A IMPRENSA
012.11
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
Note-se que os cdigos numricos refletem a subordinao dos subgrupos ao grupo, do grupo
subclasse e desta, classe. Esta subordinao representada por margens, as quais espelham a
hierarquia dos assuntos tratados.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio,
possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000, referente aos assuntos de
ADMINISTRAO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades fim do rgo. Estas
classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da
instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.
Compe ainda este cdigo o ndice, instrumento auxiliar classificao, no qual os assuntos so
ordenados alfabeticamente e remetidos ao cdigo numrico correspondente.
Entendidos os mecanismos de elaborao do Cdigo de classificao de documentos de arquivo,
sero apresentadas, a seguir, algumas explicaes acerca das classes 000 e 900, e suas respectivas
subclasses.
CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL
Nesta classe so classificados os documentos referentes s atividades relacionadas administrao
interna dos rgos pblicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os
quais foram criados.
A Classe 000, ADMINISTRAO GERAL, tem como subclasses:
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
020 PESSOAL
030 MATERIAL
040 PATRIMNIO
050 ORAMENTO E FINANAS
060 DOCUMENTAO E INFORMAO
070 COMUNICAES
080 (vaga)
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
Classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e organizao interna
do rgo.
020 PESSOAL
Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigaes dos servidores lotados
no rgo, de acordo com a legislao vigente, bem como os direitos e obrigaes da instituio
empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios.
030 MATERIAL
So classificados os documentos referentes administrao dos materiais do rgo, necessrios ao
desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisio e alienao, o controle do estoque
e da distribuio e a conservao e reparo.
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040 PATRIMNIO
Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imveis, veculos e semoventes
pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisio e alienao, bem como os
servios de manuteno, limpeza e recuperao.
050 ORAMENTO E FINANAS
Classificam-se os documentos relativos previso e execuo oramentria e s operaes contbeis
e financeiras referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovao de receita e despesa. Incluem-se,
ainda, a movimentao de conta corrente, balanos e prestaes de contas aos tribunais de contas.
060 DOCUMENTAO E INFORMAO
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes publicao, produo editorial, preparo,
impresso e distribuio de matrias, bem como aquisio, controle, distribuio e acesso
documentao bibliogrfica do rgo. Incluem-se, ainda, os documentos referentes produo, controle,
avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivsticos, como tambm os documentos
relacionados com as atividades de reproduo, conservao e informtica.
070 COMUNICAES
Classificam-se os documentos relacionados com a instalao, manuteno, operao e uso dos
recursos e servios postais, de telecomunicaes e de tecnologias da informao.
080 (VAGA)
Esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero de documentos referentes
ADMINISTRAO GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo rgo.
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
Incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico relativos ADMINISTRAO GERAL.
Utiliza-se, tambm, esta subclasse, como recurso para incluso de assuntos que no possuam
classificao especfica no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, bem como para evitar a
proliferao de subclasses que possam ser reservadas para possveis expanses. Entretanto, os
documentos s podero ser aqui classificados aps a verificao da no-existncia de outras subclasses
nas quais possam ser inseridos.
O mesmo se aplica aos ltimos grupos:
019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS
069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO
079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os rgos podero desenvolver os grupos e
subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua temporalidade e destinao,
devero ser encaminhados instituio arquivstica pblica na sua respectiva esfera de competncia
para aprovao.
CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS
Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico que se relacionam com as diversas
atividades desenvolvidas pelo rgo.
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses:
910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS
920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.
CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
940 VISITAS E VISITANTES
950 (vaga)
960 (vaga)
.
ENCONTROS.
61
970 (vaga)
980 (vaga)
990 ASSUNTOS TRANSITRIOS
910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS
Incluem-se nesta subclasse documentos referentes organizao de solenidades, comemoraes,
homenagens, bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes, servidores ou convidados.
920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.
CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
Classificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou no pelo rgo.
ENCONTROS.
930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS

Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos promocionais, do rgo ou de outras
instituies, bem como material de divulgao.
940 VISITAS E VISITANTES
Classificam-se os documentos referentes a solicitaes de visitas, orientao e assessoramento a
visitantes.
950 a 980 (VAGAS)
Estas subclasses mantm-se vagas para possveis expanses e insero de documentos referentes
a ASSUNTOS DIVERSOS.
990 ASSUNTOS TRANSITRIOS
Incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico, tais como pedidos e cartas de
apresentao e recomendao; comunicaes de posse, endereo e afastamento; convites; felicitaes
e congratulaes; protestos, reivindicaes e oferecimentos diversos.
Aplicao do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo
A classificao uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, o qual inclui
procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e
controle das informaes.
Desta forma, para que o Cdigo de classificao de documentos de arquivo possa ser aplicado
eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operaes e rotinas para classificao e arquivamento de
documentos.
Classificao e Arquivamento de Documentos
A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser
classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um
mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o
documento.
Rotinas Correspondentes s Operaes De Classificao
1. Receber o documento para classificao;
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice,
quando necessrio;
4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referncia (ver item 2.2), para os assuntos secundrios.
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a anotao do(s) cdigo(s)
correspondente(s).
Arquivamento
62
Uma vez classificado e tramitado, o documento dever ser arquivado, obedecendo s seguintes
operaes:
a) INSPEO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m)
realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificao atribuda ser mantida ou
alterada.
b) ORDENAO: consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A
ordenao tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Alm disso,
estando ordenados adequadamente, ser possvel manter reunidos todos os documentos referentes a
um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
Aps a ordenao, os documentos classificados sob o mesmo cdigo formaro dossis
acondicionados em capas apropriadas com prendedores plsticos, com exceo dos processos e
volumes. Os dados referentes ao seu contedo (cdigo, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, rgo,
firma ou lugar) sero registrados na capa de forma a facilitar sua identificao. Os dossis, processos e
volumes sero arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimenses. Esta
operao possibilita:
racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta podero ser arquivados vrios dossis
correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o nmero de pastas.
Exemplo:
Pasta:
061 PRODUO EDITORIAL
Dossis:
061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL

061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO
organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, rgo,
firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo
assunto.
Exemplo:
Pasta:
021.2 EXAMES DE SELEO
Dossis:
Ser criado um dossi para cada tipo de exame e ttulo de concurso, ordenados
alfabeticamente.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira,
caixa), de acordo com a classificao dada. Nesta fase deve-se ter muita ateno, pois um documento
arquivado erroneamente poder ficar perdido, sem possibilidades de recuperao quando solicitado
posteriormente.
Rotinas Correspondentes s Operaes de Arquivamento
1. Verificar a existncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolgica decrescente, sendo o documento com
data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida
(cronolgica, alfabtica, geogrfica ou outra), formando dossis. Verificar a existncia de cpias,
eliminando-as. Caso o original no exista, manter uma nica cpia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos s capas apropriadas com prendedores plsticos, com
exceo dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos
para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visvel as pastas suspensas,
gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentao seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas,
procedendo o registro em uma nica folha de referncia, arquivada em pasta suspensa, no assunto
correspondente, repetindo a operao sempre que chegar um novo nmero.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRSTIMO): esta operao ocorre quando processos, dossis ou
outros documentos so retirados do arquivo para:
.
63
emprestar aos usurios;

prestar informaes;
efetuar uma juntada.
Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de emprstimo (ver item
2.3), no qual so registradas informaes sobre processos, dossis ou outros documentos retirados, alm
do setor, nome, assinatura do servidor responsvel pela solicitao e, posteriormente, a data da
devoluo do documento. O recibo de emprstimo tem como finalidade controlar o prazo para devoluo
do documento e servir como indicador de sua frequncia de uso, fator determinante para o
estabelecimento dos prazos para sua transferncia e recolhimento.
Por meio desse controle possvel informar com preciso e segurana a localizao do(s)
documento(s) retirado(s).
O recibo de emprstimo preenchido em duas vias, sendo:
1 via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada
quando da devoluo do documento;
2 via: arquivada em fichrio parte, em ordem cronolgica, para controle e cobrana, quando
vencido o prazo de devoluo.
Preservao
Os documentos arquivsticos tm que se manter acessveis e utilizveis por todo o tempo que se fizer
necessrio, garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso contnuo. Devero ser asseguradas
as caractersticas dos documentos tais como autenticidade e acessibilidade - pela adoo de estratgias
institucionais e tcnicas proativas de criao e de preservao, que garantam a sua perenidade. Essas
estratgias so estabelecidas por uma poltica de preservao.
Tradicionalmente a preservao de documentos arquivsticos se concentra na obteno da
estabilidade do suporte da informao. Nos documentos convencionais, o contedo e o suporte esto
intrinsecamente ligados, dessa forma a manuteno do suporte garante a preservao do documento. De
forma distinta, nos documentos digitais, o foco da preservao a manuteno do acesso, que pode
implicar na mudana de suporte e formatos, bem como na atualizao do ambiente tecnolgico. A
fragilidade do suporte digital e a obsolescncia tecnolgica de hardware, software e formato exigem essas
intervenes peridicas.
As estratgias de preservao para os documentos arquivsticos devem ser selecionadas com base
na sua capacidade de manter as caractersticas dos documentos e na avaliao custo-benefcio. Podem
incluir monitoramento e controle ambiental, restries de acesso, cuidados no seu manuseio direto e
obteno de suportes e materiais mais durveis (papel, tinta, disco ptico, fita magntica, etc). No caso
especfico dos documentos digitais, essas estratgias incluem a preveno da obsolescncia tecnolgica
e de danos fsicos ao suporte, por meio de procedimentos de migrao como rejuvenescimento
(refreshing) e converso.
Outras tcnicas utilizadas na preservao de documentos digitais so: emulao, encapsulamento e
preservao da tecnologia. A adoo de formatos digitais abertos se configura adicionalmente como
medida de preservao recomendvel e necessria. Qualquer que seja a estratgia de preservao
adotada, h que se documentar os procedimentos e as estruturas de metadados.
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponveis outros procedimentos para preservar
documentos digitais por longos perodos. As estratgias de preservao de documentos digitais e dos
respectivos metadados devem ser formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaborao do
projeto desse sistema. S assim ser possvel garantir o uso e acesso aos documentos digitais durante
todo o perodo previsto para sua guarda.
Classificao dos Documentos

Caractersticas dos Documentos28
Os arquivos possuem inmeras caractersticas. Espelhando-se nelas, com base na obra da professora
Marilena Leite Paes, podemos classific-los de acordo com:
as entidades mantenedoras;
28
SANTOS, J.T; REIS, L. Arquivologia Facilitada. Teoria e mais de 500 questes comentadas. 2 edio Campus Concursos. Rio de Janeiro:
Elsevier, 2013. Recurso eletrnico.
64
os estgios de sua evoluo;

a extenso de sua atuao;
a natureza dos documentos
Quanto entidade produtora, os arquivos so classificados em:

Arquivos Pblicos: so aqueles criados e mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera
federal, estadual ou municipal, em decorrncia e suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
Por exemplo: Arquivo do Supremo Tribunal Federal, Arquivo da Prefeitura Municipal do Rio de Janeiro,
Arquivo do Senado Federal, Arquivo da Secretaria de Administrao do Estado da Bahia, entre outros da
mesma categoria.
Arquivos Privados: so aqueles criados e mantidos por instituies de carter particular. Por
exemplo: Arquivo do banco Ita, arquivo da Rede Globo de Televiso, entre outros da mesma categoria.
Observe que o conceito de entidade arquivstica est atrelado natureza jurdica da entidade que gera
os documentos: instituio de direito pblico ou de direito privado.
Pelo fato de serem considerados arquivos pblicos, esses documentos so acessveis aos cidados.
Desse modo, todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular
ou de interesse geral ou coletivo, contidas em documentos de arquivo que sero prestadas no prazo da
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da
sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas.
De acordo com o artigo 7 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados: Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. O
pargrafo 1 da referida Lei complementa: so tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de
servios pblicos no exerccio de suas atividades.
Exemplos de arquivos pblicos:
- Arquivo Nacional (Federal).
- Arquivo Pblico do Distrito Federal, entre outros.
Em consonncia com o artigo 11 da Lei citada anteriormente consideram-se arquivos privados os
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de
suas atividades.
Exemplos de arquivos privados:
- Arquivos pessoais.
- Arquivos institucionais (de igrejas, instituies de ensino etc.).
- Arquivos comerciais (de empresas), entre outros.
Natureza dos documentos
Arquivos especiais custodiam documentos de formas fsicas distintas, que merecem tratamento
especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservao, entre outros
procedimentos tcnicos.
Exemplos: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.;
- Especializados custodiam documentos procedentes da experincia do homem em um campo
especfico, no importando a forma fsica apresentada por eles. Tais arquivos so conhecidos,
indevidamente, como arquivos tcnicos.
Exemplos: de engenharia, contbeis, de imprensa, mdicos ou hospitalares, etc.
65
Classificao dos documentos

Assim como os arquivos, os documentos tambm possuem caractersticas diferenciadas. Baseandose nelas, podemos classific-los de acordo com:
- o gnero;
- a espcie;
- a natureza do assunto.
Sobre o Gnero
O gnero dos documentos est ligado maneira de represent-los, de acordo com os seus diversos
suportes. So eles:
- Textuais manuscritos, datilografados ou impressos.
So documentos cuja informao esteja em modo escrito ou textual. Os documentos textuais se
apresentam, basicamente, manuscritos, datilografados ou impressos. Esses tipos de documentos
constituem a grande parte dos acervos arquivsticos administrativos, principalmente no mbito da
Administrao Pblica.
Figuram como exemplos contratos, atas, relatrios, certides etc. devidamente redigidos e
apresentados em texto.
- Cartogrficos documentos em formatos e dimenses variveis, ligados s reas de geografia,
engenharia e arquitetura. Exemplos: mapas, plantas, perfis e fotografias areas (utilizadas na elaborao
de mapas).
Aqueles que representam, de forma reduzida, uma rea maior. Apresentam-se em formatos e
dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas,
plantas, perfis, layouts etc.). Essa denominao para tais tipos de documentos deve-se Cartografia,
cincia que se dedica, inclusive, ao estudo de reas e confeco de mapas.
- Iconogrficos documentos com imagens estticas. Exemplos: fotografias (negativos, ampliaes
etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartes-postais, estampas, diapositivos
(slides), partituras.
So os que tm suas informaes em forma de imagem esttica. Recebem essa denominao porque
apresentam cones, figuras e imagens que no estejam em movimento. Como exemplos podem-se citar
as fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos,
diapositivos, slides, desenhos e demais gravuras, em modo esttico. O arquivo fotogrfico de um Jornal,
a ttulo de ilustrao, considerado um arquivo iconogrfico.
- Filmogrficos documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes, fitas videomagnticas.
So todos que possuem suas informaes representadas por um filme. Lembre-se do cinema antigo,
em que no havia ainda a tecnologia sonora inserida nos filmes daquela poca. H instituies
arquivsticas dedicadas apenas ao tratamento de tal tipo de documento.
- Sonoros documentos com registros fonogrficos. Exemplos: discos, fitas audiomagnticas.
Aqueles cuja informao esteja em forma de som. Um arquivo de fitas K7, de discos de vinil, de CDs
musicais, por exemplo, so arquivos sonoros.
- Microgrficos documentos ligados microfilmagem de documentos. Exemplos: rolos, microfichas,
jaquetas, cartes-janela.
So arquivos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de documentos. Eles se apresentam
como microformas, tais como os microfilmes e as microfichas. A microfilmagem, por exemplo, a tcnica
de reproduo de documentos aplicada para a gerao desse tipo documental
- Informtico documentos ligados ao computador. Exemplos: disquetes, discos rgidos, discos
pticos.
So documentos que necessitam do computador para que sejam lidos. Essa leitura se d atravs de
um software, que tem a capacidade de decifrar as informaes em linguagem de mquina (bits e bytes)
contidas num hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte) que comporta
as informaes pode ser um HD (disco rgido), um CD-ROM, um CD-R, um CD-RW etc.
.
66
Eles so tambm denominados documentos digitais, uma vez que so constitudos por dgitos binrios
(Zeros e Uns 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de texto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivo
de udio do formato MP3 etc.). Na literatura arquivstica, alguns autores tambm os denominam
documentos eletrnicos.
- Audiovisuais so documentos que tm suas informaes em forma de som e imagem em
movimento. Observe que a juno da ideia de documentos sonoros com a de documentos filmogrficos
resulta na classificao dos documentos audiovisuais. Ex.: programas televisivos em geral.
Nesse sentido, pode-se exemplificar esse tipo documental citando os arquivos de emissoras de
televiso, a ttulo de ilustrao, os quais so constitudos por fitas de vdeo VHS, DVDs etc., decorrentes
da acumulao de registros prprios de sua produo televisiva
Estas categorias classificatrias podem ocorrer simultaneamente em alguns casos quando, em
um determinado documento, existirem caractersticas peculiares tanto a um gnero quanto a
outro. A histria a seguir apresenta tal situao, de modo a facilitar esse entendimento terico.
Sobre a Espcie29
A espcie dos documentos est ligada ao seu aspecto formal. Existem vrios atos que do origem s
espcies, alm da maneira de se registrar as informaes nos documentos (como esto dispostas). De
acordo com Helosa Bellotto, so eles:
- Atos normativos ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (de cumprimento
obrigatrio). Exemplos: leis, decretos, medidas provisrias, regulamentos, portarias.
So expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias
especficas. Como exemplos podem ser citados medidas provisrias, decretos, estatutos, regimentos,
regulamentos, resolues, portarias, instrues normativas, acrdos e leis
- Atos enunciativos emitem uma opinio, esclarecendo sobre certo assunto. So aqueles de carter
opinativo, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Exemplos: pareceres, votos,
relatrios.
- Atos de assentamento formados por registros, firmando fatos ou ocorrncias. So os configurados
por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Exemplos: apostilas, atas,
termos Exemplos: atas, autos de infrao, termos.
- Atos comprobatrios comprovam assentamentos, decises, apontamentos. So documentos que
comprovam assentamentos, decises etc. Como o prprio nome sugere, so direcionados a certificar ou
atestar determinadas situaes. Temos como exemplo: traslados, certides, atestados, cpias autnticas
ou idnticas. Exemplos: certides, atestados, traslados, cpias autenticadas.
- Atos de ajuste representam acordos firmados (entre duas ou mais partes). So representados pelos
documentos pactuais. So representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual
ou Municipal parte. Exemplos desta espcie de documentos: tratados, convnios, contratos, termos
aditivos Exemplos: convnios, contratos, ajustes.
- Atos de correspondncia so criados com o propsito de os atos normativos serem executados.
Objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. Temos como exemplos: avisos, cartas,
ofcios, memorando, mensagem, edital, intimao, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar e circular
Exemplos: editais, avisos, memorandos, telegramas, notificaes, ofcios, cartas.
Figura: Espcie dos Arquivos.
29
67
Fonte: Santos e Reis, 2013.
Deve-se destacar aqui que espcie documental diferente de tipo documental.

Enquanto a espcie documental a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes nele contidas, o tipo documental a configurao que assume
a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Observe-se o exemplo a seguir, que tem
a finalidade de distinguir tais categorias tericas:
ESPCIE
TIPO
Contrato
Relatrio
Termo
Contrato de Aluguel
Relatrio de Viagem
Termo de Posse
Sobre a Natureza do assunto30

Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como:
- Ostensivos ou Ordinrios Qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgao no
prejudica a instituio).
- Sigilosos Tais documentos so limitados a um nmero restrito de pessoas. Por essa razo, devem
ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurana, proteo) na sua custdia e disseminao.
Quanto ao grau de sigilo, os documentos pblicos podem ser:
Ultrassecreto, secreto e reservado (no existe mais o grau confidencial).
Prazos mximos de classificao (restrio) de acesso informao:

- no grau ULTRASSECRETO 25 anos;
- no grau SECRETO 15 anos;
- no grau RESERVADO 5 anos.
Preservao e Conservao de Documentos
Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um
local elevado, e acondicionado de maneira adequada.
A identificao da natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos
fatores aos quais esto expostos, torna-se bastante fcil detectar elementos nocivos e traar polticas de
conservao para minimiz-los. Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros,
mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos, que utilizam, em grande parte, o papel como
suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies.
30
68
Moi31 define preservao e conservao da seguinte forma:

Preservao: um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional
que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais.
Conservao: um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao
de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos (higienizao,
reparos e acondicionamento).
Restaurao: um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos
ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no
comprometer sua integridade e seu carter histrico.
Tcnicas de conservao
No processo de conservao, a primeira etapa a ser realizada o diagnstico das condies fsicas
do documento e os fatores que influenciam na conservao e preservao.
Fatores de deteriorao em arquivos e bibliotecas
Fatores ambientais:
Temperatura e umidade relativa: O calor e a umidade relativa do ar influenciam diretamente na
conservao dos documentos, principalmente quando for em papel. O calor acelera a deteriorao do
documento, e a umidade proporciona as condies necessrias para desencadear reaes qumicas nos
materiais. A temperatura recomendada o mais prximo de 20C e a umidade entre 45% e 50%. A
circulao do vento tambm importante para a amenizar os efeitos da temperatura e umidade do ar. O
monitoramento desses dois fatores feito atravs do termo-higrmetro (aparelho medidor de temperatura
e umidade).
Radiao da luz: Toda fonte de luz (natural e artificial) emitem radiao nociva aos documentos,
principalmente a oxidao, tornando os papeis amarelados, quebradios, escurecidos, e as tintas podem
desbotar ou mudar de cor, alterando a legibilidade dos documentos.
Qualidade do ar: O controle da qualidade do ar essencial para conservao dos documentos, e os
poluentes contribuem para a deteriorao dos documentos e acervos. H dois tipos de poluentes, os
gases e as partculas slidas, que podem vir do ambiente externo ou podem ser gerados no prprio
ambiente.
Agentes biolgicos:
Os agentes biolgicos que deterioram os acervos so, entre outros, insetos (baratas, brocas, cupins),
roedores e os fungos, e a presena destes dependem das condies ambientais onde se encontram os
documentos. As caractersticas ambientais que proporciona o aparecimento desses agentes so a
temperatura e umidade elevadas, pouca circulao do ar, falta de higiene, etc.
Conservao: critrios para a conservao de documentos
Higienizao: A sujidade o agente de deteriorao que mais afeta os documentos, portanto, a
higienizao do ambiente deve ser um hbito de rotina, tornando-se uma ao preventiva para a
conservao. Cada item deve ser avaliado para receber a higienizao adequada, exceto nos casos em
que o objeto apresenta condies como fragilidade fsica (rasgos, objetos com reas finas), e papis de
textura muito porosa (papel japons, papel de textura fragilizada).
Os materiais utilizados para a limpeza superficial realizada com pincis, flanela macia, aspirador de
p, e outros materiais (pina, bisturi, cotonete, agulha).
31
MOI, C. Como fazer conservao preventiva em arquivos e bibliotecas. So Paulo: 2000
69
Para uma melhor preservao de documentos32, veja algumas dicas:

1) A luz do dia (natural) deve ser abolida na rea de armazenamento, porque enfraquece o papel. A
prpria luz artificial deve ser usada com cuidado.
2) O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo.
3) A temperatura deve ser baixa. O calor constante destri as fibras do papel. A umidade tambm deve
ser baixa. Tentar mant-las estveis sempre, sem oscilaes.
4) As mos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Sempre que possvel, utilize
luvas de algodo para manipular documentos, fotografias e gravuras.
5) Tintas e grafites podem causar danos documentao, manchando, causando riscos, perfuraes
ou rasgos.
6) No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no futuro, podero causar o
rompimento do papel. Utilize marcadores de livros em papel livre de acidez.
7) No umedea o dedo com a saliva para virar as folhas de um livro. Ela afeta a sua sade e pode
provocar o desenvolvimento de micro-organismos na documentao.
8) No use clipes e grampos metlicos. Utilize clipes plsticos ou proteja os documentos com um
pequeno pedao de papel na rea de contato.
9) Evite cpias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversveis e o
manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas.
10) Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas e
lombadas, segurando-o corretamente na parte mediana da encadernao.
11) Os poluentes so os principais agentes de deteriorao dos acervos, catalisando reaes qumicas
danosas (levando formao de cidos; e sujam, arranham e desfiguram os materiais).
12) Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderem ficar ligados durante o dia e noite;
caso contrrio, os danos so muito maiores.
13) Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posio vertical com a bitola
cheia voltada para baixo.
14) Disquetes e outros meios eletrnicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnticos
(computadores, aparelhos de som e TV etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.
Questes
01. (DPE-MT Assistente Administrativo FGV/2015) A adoo da Teoria das 3 idades
revolucionou as tcnicas arquivsticas e, consequentemente, o uso dos arquivos. Segundo essa teoria,
os arquivos passam:
(A) por 3 estgios distintos de arquivamento: corrente, intermedirio e permanente, de acordo com
as espcies documentais neles contidas.
(B) por 3 procedimentos tcnicos distintos de arquivamento: eventual, intermedirio e inativo, de
acordo com o valor dos documentos.
(C) por 3 finalidades distintas de arquivamento: ativo, inativo e corrente, de acordo com os assuntos
dos documentos.
(D) por 3 finalidades distintas de arquivamento: histrico, probatrio e informativo, de acordo com o
uso que se faz dos documentos.
32
Arquivo Nacional. VALENTINI, 2013.
70
(E) por 3 estgios distintos de arquivamento: corrente, intermedirio e permanente, de acordo com o
uso que se faz dos documentos.
02. (TRT 3 Regio Analista Judicirio Arquivologia FCC/2015) O Dicionrio brasileiro de
terminologia arquivstica associa a teoria das trs idades ao ciclo vital dos documentos porque
(A) em cada uma das trs idades previstas na teoria os documentos devem passar, cada qual, por
um ciclo de vida completo.
(B) toda teoria necessita de um ciclo vital para que sua formulao seja plenamente aceita.
(C) essa teoria consagra que os documentos de arquivo podem passar por trs idades durante sua
vida til.
(D) o ciclo vital no pode prescindir de uma teoria para poder ser plenamente aceito.
(E) o documento no seria de arquivo se a teoria no aceitasse seu ciclo vital completo.
03. (Cmara Municipal de Caruaru Tcnico Legislativo FGV/2015) Segundo a teoria das trs
idades, os arquivos que tm sob sua guarda documentos de uso eventual pela administrao que os
produziu, devendo ser conservados em depsitos de armazenagem temporria, aguardando os prazos,
so os arquivos
(A) correntes.
(B) intermedirios.
(C) permanentes.
(D) de primeira idade.
(E) de terceira idade
04. (TC-DF - Tcnico de Administrao Pblica CESPE/2014) No que se refere ao gerenciamento
da informao e gesto de documentos, julgue os itens subsequentes.
Aps passarem pelos arquivos correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser
encaminhados ao arquivo intermedirio, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes.
(
) Certo
( ) Errado
05. (METR-DF- Arquivista IADES/2014) Com relao aos documentos que ainda preservam o
valor primrio, mas contam com um prazo de guarda muito extenso e no so consultados com
frequncia, assinale a alternativa que indica o local em que eles devem ficar guardados.
(A) Protocolo.
(B) Setorial.
(C) Corrente.
(D) Intermedirio.
(E) Permanente.
06. (GDF Analista de Atividades Culturais Arquivologia IADES/2014) Com relao ao campo
terico da arquivologia, assinale a alternativa correta.
(A) A arquivologia estuda as funoes dos servios ou instituioes de arquivo e os princp
ios e as
tecnicas a serem observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos arquivs ticos.
(B) As tres idades documentais podem ser denominadas de corrente, semiativa e informativa.
(C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de documentos ancestrais e adjetivado de
arqueologico.
(D) A arquivs tica e a tecnica e a arquivologia, a ciencia, segundo a visao difundida pelo Arquivo
Nacional.
(E) O triplo objeto da arquivologia o fundo arquivstico, o arquivista e a instituio arquivstica.
07. (GDF Analista de Atividades Culturais Arquivologia IADES/2014) O termo que melhor
caracteriza o que so as massas documentais acumuladas o arquivo
(A) corrente.
(B) intermediario.
(C) permanente.
(D) inativo.
(E) morto.
71
08. (GDF Analista de Atividades Culturais Arquivologia IADES/2014) Assinale a alternativa

correta quanto sigla que se refere ao sistema de codificao numrica utilizado para identificar
publicaes na internet.
(A) ISMN.
(B) ISBN.
(C) DOI.
(D) ISSN.
(E) ISAN.
09. (GDF Analista de Atividades Culturais Arquivologia IADES/2014) No Brasil, atualmente
o rgo responsvel pelo depsito legal de publicaes no Brasil o (a)
(A) Instituto Brasileiro de Informaao em Ciencia e Tecnologia (IBICT).
(B) Biblioteca Nacional (BN).
(C) Agencia Bibliografica Nacional (ABN).
(D) Associaao Brasileira de Normas Tecnica (ABNT).
(E) Instituto Nacional do Livro (INL).
10. A preservao de Documentos importante, para:
(A) Para o documento se tornar cada vez mais importante
(B) Para a informao que consta naquele documento no se perder
(C) Para a multiplicao das informaes
(D) Para microfilm-las
11. (MTE Agente Administrativo CESPE/2014) Para a separao dos documentos, como os do
MTE, daqueles acumulados por outros rgos, indicada a teoria das trs idades documentais.
Respostas
01. Resposta: E.
TEORIA DAS TRS IDADES: Teoria segundo a qual os arquivos passam por trs estgios: corrente,
intermedirio ou permanente, de acordo com a frequncia de uso por suas entidades produtoras e a
identificao de seus valores primrio e secundrio
02. Resposta: C.
A teoria das trs idades referem-se aos estgios (corrente, intermedirio e permanente) que os
documentos podem passar (os documentos no passam necessariamente por todos os estgios, podem
passar da corrente para o permanente, por exemplo).
03. Resposta: B.
O arquivo de Segunda Idade ou Intermedirio: constitudo de documentos que deixaram de ser
frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram pode ainda solicitlos para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado.
Aps passarem pelos arquivos correntes, os documentos de arquivo podem ser eliminados, ser
encaminhados ao arquivo intermedirio, ou, ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes.
Lembre-se que Transferncia para o arquivo intermedirio e Recolhimento para o arquivo
permanente.
05. Resposta: D.
Os arquivos intermedirios so aqueles que podero ser consultados e utilizados de modo espordico
por seus produtores, pois j cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto
Administrao. Dessa forma, os documentos que j no so mais necessrios nos departamentos
empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse
carter de guarda intermediria, a fim de serem cumpridos prazos precaucionais (discricionrios) antes
da destinao final deles (ou seja, a eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Apesar de
estarem longe dos setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses
arquivos so tambm conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, so tambm
possuidores de valor primrio.
.
72
O acesso ao documento pelo pblico somente apenas quando a sua fonte geradora autorizar. Os
documentos ainda pertencem ao setor de origem. A funo destes arquivos apenas a de guardar o
documento para o referido setor.
06. Resposta: A
A cincia que estuda as funes, os princpios, as tcnicas do arquivo so chamadas de arquivologia.
O profissional que exerce atividade ligada a arquivologia pode ser chamado de arquivista. A arquivologia
busca gerenciar informaes que possam ser registradas em documentos de arquivos. muito comum
utilizar-se princpios, tcnicas, normas e outros procedimentos no processo de identificao, organizao,
desenvolvimento, processamento, anlise, coleta, utilizao, publicao, fornecimento, circulao,
recuperao e armazenamento das informaes.
O gerenciamento da informao, o desenvolvimento das teorias, e as prticas de gesto foram
extremamente importantes, intensamente revolucionrias e fundamentais para o desenvolvimento da
arquivologia. Esse gerenciamento da informao conta ainda com desenvolvimento de projetos,
planejamentos, estudos e tcnicas de organizao sistemtica e implantao de instituies e sistemas
arquivsticas. Embora existam muitas tcnicas, ferramentas, estudos que buscam a conservao de
arquivos, um grande desafio encontrado nesta rea que muitas empresas/organizaes no tem uma
preocupao especfica pelos seus arquivos. Quando ocorre esse desinteresse consequentemente o
profissional tambm desconhecido pela organizao e as atividades que esse profissional qualificado
realizaria em prol do gerenciamento das informaes passam a ser exercidas por profissionais de outras
reas no capacitados a atuar como arquivista. Uma consequncia do posicionamento de algumas
organizaes justamente a qualidade e resultado dos servios.
07. Resposta: E
O arquivo morto conhecido como um local onde se guardam os documentos antigos ou fora de uso.
Pode tambm ser conhecido como arquivo inativo ou massa documental acumulada.
08. Resposta: C
O DOI (Digital Object Identifier) um sistema de identificao numrico para contedo digital.
utilizado para livros, artigos, e outros documentos eletrnicos. Cada autenticao recebe um nmero
nico e exclusivo a todo material publicado.
Esse sistema facilita a localizao e o acesso aos materiais da web. Tem sido utilizado para
publicaes acadmicas e profissionais.
Embora o DOI seja um sistema similar a sistemas como ISSN - International Standard Serial Number
(Nmero Internacional Normalizado para Publicaes Seriadas) sistema que identifica ttulos de
publicaes seriadas e possui um padro internacional, suas funes so especficas para o contedo
digital e os documentos esto ligados a rede de computadores como por exemplo a internet.
09. Resposta: B
IBICT: realiza a absoro e personalizao de novas tecnologias, repassando-as a outras entidades
interessadas na captura, distribuio e preservao da produo intelectual cientfica e tecnolgica.
Exemplo: a coleta automtica de registro e disseminao de teses e dissertaes, a editorao de revistas
eletrnicas e os repositrios de documentos digitais de diversas naturezas
BN: A Fundao Biblioteca Nacional o rgo responsvel pela execuo da poltica governamental
de captao, guarda, preservao e difuso da produo intelectual do Pas.
ABN: Realiza o depsito legal, direitos autorais, atribui o ISBN, faz bibliografia nacional segundo o
depsito legal.
ABNT: A ABNT responsvel pela publicao das Normas Brasileiras (ABNT NBR), elaboradas por
seus Comits Brasileiros (ABNT/CB), Organismos de Normalizao Setorial (ABNT/ONS) e Comisses
de Estudo Especiais (ABNT/CEE). Avalia conformidades e dispe de programas para certificao de
produtos, sistemas, pessoas e rotulagem ambiental. Esta atividade est fundamentada em guias e
princpios tcnicos internacionalmente aceitos e alicerada em uma estrutura tcnica e de auditores
multidisciplinares, garantindo credibilidade, tica e reconhecimento dos servios prestados.
INL: O Instituto Nacional do Livro foi criado em 1937 (pelo Decreto-Lei n 93, de 21/09/1937) com o
objetivo de elaborar uma enciclopdia e dicionrio da lngua brasileira que retratasse a identidade e a
memria nacional, apoiando a implantao de bibliotecas pblicas em todo o Brasil.
10. Resposta: B
.
73
A preservao dos documentos importante para que o documento esteja sempre em perfeito estado
para ser consultado e as informaes perpetuadas.
11. Resposta: ERRADO
A separao dos documentos por unidade ou rgo justificada pelo Princpio da Provenincia.
Inventrio Fsico
O Inventrio determina a contagem fsica dos itens de estoque e em processos, para comparar a
quantidade fsica com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepncias que
possam existir entre os valores contbeis, dos livros, e o que realmente existe em estoque.
O inventrio pode ser geral ou rotativo:
O inventrio geral elaborado no fim de cada exerccio fiscal de cada empresa, com a contagem fsica
de todos os itens de uma s vez.
O inventrio rotativo feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no
processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados perodos.
Na administrao pblica, o inventrio apresenta a discriminao organizada e analtica de todos os
bens (permanentes ou de consumo) e valores de um patrimnio, num determinado momento, visando
atender uma finalidade especfica. um instrumento de controle para verificao dos saldos de estoques
nos almoxarifados e depsitos, e da existncia fsica dos bens em uso no rgo ou entidade, informando
seu estado de conservao, e mantendo atualizados e conciliados os registros do sistema de
administrao patrimonial e os contbeis, constantes do sistema financeiro. Alm disso, o inventrio
tambm pode ser utilizado para subsidiar as tomadas de contas indicando saldos existentes, detectar
irregularidades e providenciar as medidas cabveis.
Atravs do inventrio pode-se confirmar a localizao e atribuio da carga de cada material
permanente, permitindo a atualizao dos registros dos bens permanentes bem como o levantamento
da situao dos equipamentos e materiais em uso, apurando a ocorrncia de dano, extravio ou qualquer
outra irregularidade. Podem-se verificar tambm no inventrio as necessidades de manuteno e reparo
e constatao de possveis ociosidades de bens mveis, possibilitando maior racionalizao e
minimizao de custos, bem como a correta fixao da plaqueta de identificao. Na Administrao
Pblica, o inventrio entendido como o arrolamento dos direitos e comprometimentos da Fazenda
Pblica, feito periodicamente, com o objetivo de se conhecer a exatido dos valores que so registrados
na contabilidade e que formam o Ativo e o Passivo ou, ainda, com o objetivo de apurar a responsabilidade
dos agentes sob cuja guarda se encontram determinados bens. Os diversos tipos de inventrios so
realizados por determinao de autoridade competente, por iniciativa prpria do Setor de Patrimnio e
das unidades de controle patrimonial ou de qualquer detentor de carga dos diversos centros de
responsabilidade, periodicamente ou a qualquer tempo. Os inventrios na Administrao Pblica devem
ser levantados no apenas por uma questo de rotina ou de disposio legal, mas tambm como medida
de controle, tendo em vista que os bens nele arrolados no pertencem a uma pessoa fsica, mas ao
Estado, e precisam estar resguardados quanto a quaisquer danos. Na Administrao Pblica o inventrio
obrigatrio, pois a legislao estabelece que o levantamento geral de bens mveis e imveis ter por
base o inventrio analtico de cada unidade gestora e os elementos da escriturao sinttica da
contabilidade (art. 96 da Lei Federal n 4.320, de 17 de maro de 1964).
A fim de manter atualizados os registros dos bens patrimoniais, bem como a responsabilidade dos
setores onde se localizam tais bens, a Administrao Pblica deve proceder ao inventrio mediante
verificaes fsicas pelo menos uma vez por ano. Para fins de atualizao fsica e monetria e de controle,
a poca da inventariao ser: anual para todos os bens mveis e imveis sob responsabilidade da
unidade gestora em 31 de dezembro (confirmao dos dados apresentados no Balano Geral); e no incio
e trmino da gesto, isto , na substituio dos respectivos responsveis, no caso de bens mveis.
Os bens sero inventariados pelos respectivos valores histricos ou de aquisio, quando conhecidos,
ou pelos valores constantes de inventrios j existentes, com indicao da data de aquisio.
74
So tipos de Inventrio da Administrao Pblica33:

- Inventrio de criao (ou inicial): quando criada uma nova unidade gestora, com o objetivo de
relacionar os bens que ficaro sob a responsabilidade de seus administrados;
- Inventrio de verificao (ou eventual): realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar
qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa do Setor de Patrimnio, das unidades de controle
patrimonial ou a pedido de qualquer detentor de carga ou responsvel. Tambm podem ser realizados
com o intuito de apurar indcios de prejuzos ao rgo, decorrentes de desaparecimentos, mau uso, ou
outros fatos danosos, como, por exemplo, os causados por negligncia etc.;
- Inventrio de transferncia: realizado quando ocorrer mudana definitiva de titular do rgo ou do
detentor de carga patrimonial;
- Inventrio de extino ou transformao: realizado quando determinado rgo for extinto ou
transformado em outro. No caso de extino, esse inventrio provocar o armazenamento dos bens
patrimoniais em local especfico a fim de poder ser utilizado, atravs de distribuio, por outros rgos;
- Inventrio anual: realizado ao final de cada exerccio financeiro (que coincide com o ano civil) por
comisso de servidores (designada pelo ordenador de despesa do rgo) especialmente para esse fim,
e visa comprovar a exatido dos registros de controle de todo o patrimnio do rgo, demonstrando o
acervo de cada detentor de carga de cada unidade gestora, o valor total do ano anterior e as variaes
patrimoniais ocorridas no exerccio, elaborado de acordo com o Plano de Contas da Administrao
Pblica.
Dependendo do rgo, podero ser adotados os inventrios permanente, peridico e ainda serem
utilizados os critrios de contagem por amostragem, que o mais comum.
Durante a realizao de qualquer tipo de inventrio, fica vedada toda e qualquer movimentao fsica
de bens localizados nos endereos individuais abrangidos pelos trabalhos, exceto mediante autorizao
especfica das unidades de controle patrimonial, ou do dirigente do rgo, com subsequente comunicao
formal a Comisso de Inventrio de Bens.
Nas fases do inventrio dois pontos devem ser destacados sobre as fases do inventrio: o
levantamento pode ser fsico e/ou contbil: Levantamento fsico, material ou de fato o levantamento
efetuado diretamente pela identificao e contagem ou medida dos componentes patrimoniais.
Levantamento contbil o levantamento pelo apanhado de elementos registrados nos livros e fichas
de escriturao. O simples arrolamento no interessa para a contabilidade se no for completado pela
avaliao. Sem a expresso econmica, o arrolamento serve apenas para controle da existncia dos
componentes patrimoniais.
O inventrio dividido em trs fases:
Levantamento: compreende a coleta de dados sobre todos os elementos ativos e passivos do
patrimnio e subdividido nas seguintes partes: identificao, agrupamento e mensurao.
Arrolamento: o registro das caractersticas e quantidades obtidas no levantamento. O arrolamento
pode apresentar os componentes patrimoniais deforma resumida e recebe a denominao sinttica.
Quando tais componentes so relacionados individualmente, o arrolamento analtico;
Avaliao: nesta fase que atribuda uma unidade de valor ao elemento patrimonial. Os critrios de
avaliao dos componentes patrimoniais devem ter sempre por base o custo. A atribuio do valor aos
componentes patrimoniais obedece a critrios que se ajustam a sua natureza, funo na massa
patrimonial e a sua finalidade.
Alteraes e Baixa de Bens
O desfazimento a operao de baixa de um bem pertencente ao acervo patrimonial do rgo e
consequente retirada do seu valor do ativo imobilizado. Considera-se baixa patrimonial, a retirada de bem
da carga patrimonial do rgo, mediante registro da transferncia deste para o controle de bens
33
Curso: EGEM Escola de Gesto Municipal Ministrante: Patrcia Vieira Martins - ADMINISTRAO E CONTROLE PARIMONIAL.
Disponvel em: < http://eventos.fecam.org.br/arquivosbd/paginas/1/0.751859001352226984_apostila_egem.pdf>.
75
baixados, feita exclusivamente pelo Setor de Patrimnio, devidamente autorizado pelo gestor. O nmero
de patrimnio de um bem baixado no dever ser utilizado em outro bem.
A baixa patrimonial pode ocorrer por quaisquer das formas a seguir: alienao; permuta; perda total;
extravio; destruio; comodato; transferncia; sinistro; e excluso de bens no cadastro. Em qualquer uma
das situaes expostas, deve-se proceder baixa definitiva dos bens considerados inservveis por
obsoletismo, por seu estado irrecupervel e inaproveitvel em instituies do servio pblico. As
orientaes administrativas devem ser obedecidas, em cada caso, para no ocorrer prejuzo harmonia
do sistema de gesto patrimonial, que, alm da Contabilidade, parte interessada. Sendo o bem
considerado obsoleto ou no havendo interesse em utiliz-lo no rgo onde se encontra, mas estando
em condies de uso (em estado regular de conservao), o dirigente do rgo dever, primeiramente,
coloc-lo em disponibilidade. Para tanto, o detentor da carga dever preencher formulrio prprio criado
pelo rgo normatizador e encaminhar ao rgo competente que poder verificar, antecipadamente, junto
s entidades filantrpicas reconhecidas como de interesse pblico, delegacias, escolas ou bibliotecas
municipais e estaduais, no mbito de sua jurisdio, se existe interesse pelos bens. Se houver interesse,
a autoridade competente dever efetuar o Termo de Doao. Enquanto isso, o bem a ser baixado
permanecer guardado em local apropriado, sob a responsabilidade de um servidor pblico, at a
aprovao de baixa, ficando expressamente proibido o uso do bem desde o incio da tramitao do
processo de baixa at sua destinao final.
O Cadastro de Bens patrimoniais mantm atualizados os registros, permitindo um melhor
gerenciamento sobre o controle patrimonial da instituio. Ele pode ser realizado para bens comprados,
doados, construdos, permutados, em comodato ou, fabricados na prpria instituio.
Este cadastro pode ser realizado de duas formas, por meio de um sistema computadorizado
localizando o bem que foi comprado e recebido na instituio atravs de um Mdulo de Compras, por
exemplo, ou pode ser informado manualmente preenchendo uma ficha com todos os dados necessrios
para efetuar o cadastro.
O registro no sistema patrimonial ser efetivado com base no Termo de Baixa de Bens, onde devero
constar os seguintes dados: nmero do tombamento; descrio; quantidade baixada (quando se tratar de
lote de bens no plaquetados); forma de baixa; motivo de baixa; data de baixa; nmero da Portaria ou
Termo de Baixa. Visando o correto processo de baixa de bens do sistema patrimonial, faz-se necessrio
a adoo dos procedimentos a seguir: o Setor de Patrimnio, ao receber o processo que autoriza a baixa,
emitir por processamento o Termo de Baixa dos Bens; o Setor de Patrimnio verificar junto ao Setor
Financeiro quanto existncia do comprovante de pagamento, em caso de licitao e, em seguida,
proceder entrega do mesmo mediante recibo prprio; emitido o Termo, o Setor de Patrimnio
providenciar o documento de quitao de responsabilidade patrimonial e entregar uma via a quem
detinha a responsabilidade do bem.
A baixa patrimonial consiste na perda do poder exercido sobre determinado bem cujo uso intensivo
ou prolongado tenha-o tornado obsoleto ou lhe causado desgastes ou avarias que no justifiquem a
inverso de recursos para sua recuperao.
Para que se realize uma baixa patrimonial, necessrio proceder identificao do bem a ser baixado
no Inventrio do departamento patrimonial, isto , a indicao do nmero de patrimnio.
Classificao dos Bens Imveis
Os bens imveis em geral podem ser classificados da seguinte forma:
Imveis por Natureza: A rigor, somente o solo, com sua superfcie, subsolo e espao areo, imvel
por natureza. Tudo o mais que a ele adere deve ser classificado como imvel por acesso.
O subsolo e espao areo embora sejam considerados como propriedade, apenas se consentiro
presos propriedade na medida de sua utilizao pelo proprietrio do solo.
A utilizao do solo e do espao areo no pode ser ilimitada. A lei s ampara o direito de propriedade
enquanto de utilidade para o titular.
O Art. 1.229 do Cdigo Civil dispe que:
a propriedade do solo abrange a do espao areo e subsolo correspondentes, em altura e
profundidade teis ao seu exerccio, no podendo o proprietrio opor-se a atividades que sejam
realizadas, por terceiros, a uma altura ou profundidade tais, que no tenha ele interesse legtimo em
impedi-las.
A propriedade dos bens imveis pode ser adquirida pela alienao, pela acesso, pela usucapio e
pelo direito hereditrio, dependendo ainda, de escritura pblica e registro no Cartrio de Registro de
Imveis (art. 108 e 1.227 CC).
76
Imveis por Acesso Natural: Acesso significa justaposio ou aderncia de uma coisa a outra.
Incluem-se na categoria de imveis por acesso naturais rvores e os frutos pendentes, bem como todos
os acessrios e adjacncias oriundas da natureza. Entretanto, as rvores destinadas ao corte so
consideradas bens mveis por antecipao, assim como as rvores plantadas em vasos so
considerados bens mveis, porque removveis.
Compreende ainda, as pedras, as fontes, e os cursos dgua, superficiais ou subterrneos, que correm
naturalmente.
A natureza pode fazer acrscimos ao solo. O fenmeno pode dar-se pela formao de ilhas, aluvio,
avulso, abandono de lveo (art. 1.248, I, II, III e IV CC).
Trata-se de acesses fsicas ou naturais, por decorrerem de fenmenos naturais, sendo justaposies
de imvel a imvel. Em virtude de que tudo o que se incorpora a um bem fica pertencendo a seu
proprietrio. Predominando o princpio no qual o acessrio segue o principal.
Imveis por Acesso Artificial ou Industrial: Acesso artificial ou industrial a produzida pelo
trabalho do homem. So as construes e plantaes. tudo quanto o homem incorporar
permanentemente ao solo, como a semente lanada ao solo, os edifcios e construes, de modo que se
no possa retirar sem destruio, modificao, fratura ou danos. As construes e plantaes so assim
denominadas porque derivam de um comportamento ativo do homem, isto , do trabalho ou indstria do
homem.
Nesse conceito no se incluem as construes provisrias, que se destinam a remoo ou retirada,
como os circos e parques de diverses, as barracas de feiras, pavilhes, etc.
Entretanto, no perdem o carter de imveis as edificaes que:
i) separadas do solo, mas conservando a sua unidade, forem removidas para outro local, como as
casas pr-fabricadas (art. 81, I CC);
ii) b) os materiais provisoriamente separados de um prdio para nele se reempregarem (art. 81, II CC);
O que se considera a finalidade da separao, a destinao dos materiais. Assim, o que se retira de
um prdio para novamente nele incorporar pertencer ao imvel e ser imvel.
Nem sempre a imobilizao das partes que se aderem ao solo sero de propriedade do titular do
domnio do solo.
Habitualmente ocorre isso. Assim, pode acontecer que a semente lanada ao solo seja de proprietrio
diverso, assim como os materiais de construo do edifcio.
Nesse caso, haver perda dos mveis em favor do proprietrio do solo, com direito indenizao a
quem construiu ou plantou em terreno alheio de boa-f (art. 1254 CC), ou sem nenhum direito em caso
de m-f.
Imveis por Determinao Legal: DIREITO REAL SOBRE IMVEIS - Trata-se de bens incorpreos,
imateriais (direitos), que no so em si, mveis ou imveis. O legislador, no entanto, para maior segurana
das relaes jurdicas, os considera imveis.
A lei considera os direitos sobre imveis (servides, usufruto, uso, habitao, rendas constitudas sobre
imveis, penhor, anticrese e hipoteca, alm da propriedade) como imveis, e, como tal, as respectivas
aes, que so a prpria dinmica desses direitos (aes de reivindicao, confessria e negatria de
servido, hipotecrias, pignoratcias, de nulidade ou resciso de compra e venda, etc.).
Toda e qualquer transao que lhes diga respeito exige o registro competente (art. 1.227 CC), bem
como a autorizao do cnjuge.
Adaptado de Saber Direito
A Administrao de bens imveis tem a finalidade de administrar todos os objetos necessrios para
a administrao de bens imveis (unidade econmica, terreno, edifcio, espaos de locao, divises de
locao). Cabe a Secretaria do Patrimnio da Unio (SPU) promover o controle, fiscalizao e
manuteno dos imveis da Unio utilizados em servio pblico.
Os pontos considerados prioritrios para discusso do Grupo de Trabalho Interministerial sobre Gesto
do Patrimnio (GTI) foram:
Administrao e destinao do Patrimnio da Unio, na consecuo dos objetivos maiores do
Governo Federal, estabelecendo equilbrio entre os objetivos socioambientais do governo e a
necessidade de financiamento do setor pblico;
77
Proposio de Poltica pblica especfica para balizamento do uso do Patrimnio da Unio, urbano
ou rural; (inclusive mediante possvel estabelecimento de roteiro tcnico-administrativo com vistas a
operacionalizar a atuao da Unio em relao aos Estados, Distrito Federal e Municpios da Federao);
Necessidade de consolidao da legislao patrimonial vigente. O documento de Poltica de Gesto
do Patrimnio da Unio, elaborado pela SPU, tem como base o trabalho do GTI.
Ingresso e Alienao de Bens Imveis
Quando ao ingresso de bens imveis, a Aquisio, Locao, Arrendamento e Uso Recprocos:
Fica definida a seguinte ordem de prioridade no que diz respeito necessidade de novo imvel por
parte de um rgo da federao:
a. Verificar a existncia de imvel disponvel da Unio, Estados ou Municpio, no local pretendido.
b. Buscar o compartilhamento de imveis j ocupados por rgos federais.
c. Alugar um imvel.
d. A compra de um imvel s ser admitida no caso de atestada impossibilidade das alternativas
anteriores.
Quando a alienao de bens imveis:
A Alienao, captulo II, da Lei n 9.636/1998, o instrumento a ser utilizado para os imveis que ao
longo do tempo perderam a capacidade de atender as necessidades da Unio, levando-se em
considerao, tambm, a previso de intervenes por parte do Governo Federal. aplicvel quando no
houver interesse pblico, econmico ou social em manter o domnio da Unio. A Alienao dos imveis
da Unio realizada mediante a Venda, Permuta ou Doao do domnio pleno e deve ser respeitada a
Lei 8.666/93 em todos os casos.
A Venda, prevista nos arts. 24 a 29 da 9.636/1998 o instrumento pelo qual a Unio transfere,
mediante pagamento, o domnio pleno do bem, sendo obrigatria a avaliao prvia. o instrumento
adequado para os imveis que tem alto valor comercial e vocao ligada a atividades da iniciativa privada,
divergentes ou incompatveis com as funes da Unio. Este instrumento pode ser aplicado em aes de
regularizao fundiria cujo beneficirio no seja de baixa renda.
A Permuta, prevista no art. 30 da 9.636/1998 e nos arts. 17 e 24 da 8.666/1993 aplicvel quando
houver imveis da Unio disponveis, em condies de serem alienados, e imveis de interesse da Unio
ofertados por terceiros. Destaca-se que deve haver equivalncia dos valores dos imveis envolvidos na
permuta, comprovado o interesse pblico na utilizao do imvel e atendendo, como em qualquer
processo de alienao, os preceitos da legislao de alienao.
A Doao, prevista no art. 31 da 9.636/1998, a outorga gratuita, com encargos e discricionria do
domnio pleno de um bem para Estados, Distrito Federal, Municpios, Fundaes e Autarquias Pblicas
Federais, Estaduais e Municipais e beneficirios de programas habitacionais ou de regularizao fundiria
de interesse social. A doao deve ser realizada preferencialmente em reas de ocupao consolidada,
integradas ao tecido urbano, com infraestrutura instalada e operando, sem perspectivas de presses para
expulso dos beneficirios, bem como para a implementao de empreendimentos de carter
permanente, como as instituies de ensino superior e pesquisa, sade etc., da Unio ou dos demais
entes federados. prevista tambm a doao direta para famlias de baixa renda que no possuam outro
imvel urbano ou rural.
Questes
01. (Prefeitura de Caieiras/SP - Assistente de Patrimnio e Estoque - VUNESP/2015) Os tipos de
inventrio na Administrao Pblica so:
(A) inventrio anual, permanente, peridico, transferncia de responsabilidade e eventual.
(B) inventrio inicial, anual, transferncia de responsabilidade, extino ou transformao e eventual.
(C) inventrio inicial, trimestral e anual, permanente e peridico, transferncia e de extino
(D) inventrio final, mensal, transferncia de responsabilidade, extino ou transformao e eventual.
(E) inventrio parcial, anual, permanente, extino ou transformao e obrigatrio.
02. (AL/MG Consultor Administrativo - FUMAR/2014) Os inventrios nas empresas podem ser
(A) gerais e rotativos.
(B) gerais e estatsticos.
(C) rotativos e econmicos.
(D) estatsticos e relacionais.
.
78
03. (IPT/SP Tcnico em administrao - VUNESP/2014) O(A) um levantamento fsico ou

contagem dos materiais existentes para efeito de confrontao peridica com os estoques anotados nos
fichrios de estoques ou no banco de dados sobre materiais.
Assinale a alternativa que completa, corretamente, a lacuna do enunciado.
(A) balano
(B) amostragem
(C) registro
(D) inventrio
(E) padronizao
Respostas
01. Resposta: B.
So tipos de Inventrio da Administrao Pblica:
- Inventrio de criao (ou inicial): quando criada uma nova unidade gestora, com o objetivo de
relacionar os bens que ficaro sob a responsabilidade de seus administrados;
- Inventrio de verificao (ou eventual): realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar
qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa do Setor de Patrimnio, das unidades de controle
patrimonial ou a pedido de qualquer detentor de carga ou responsvel. Tambm podem ser realizados
com o intuito de apurar indcios de prejuzos ao rgo, decorrentes de desaparecimentos, mau uso, ou
outros fatos danosos, como, por exemplo, os causados por negligncia etc.;
- Inventrio de transferncia: realizado quando ocorrer mudana definitiva de titular do rgo ou do
detentor de carga patrimonial;
- Inventrio de extino ou transformao: realizado quando determinado rgo for extinto ou
transformado em outro. No caso de extino, esse inventrio provocar o armazenamento dos bens
patrimoniais em local especfico a fim de poder ser utilizado, atravs de distribuio, por outros rgos;
- Inventrio anual: realizado ao final de cada exerccio financeiro (que coincide com o ano civil) por
comisso de servidores (designada pelo ordenador de despesa do rgo) especialmente para esse fim,
e visa comprovar a exatido dos registros de controle de todo o patrimnio do rgo, demonstrando o
acervo de cada detentor de carga de cada unidade gestora, o valor total do ano anterior e as variaes
patrimoniais ocorridas no exerccio, elaborado de acordo com o Plano de Contas da Administrao
Pblica.
02. Resposta: A.
O inventrio pode ser geral ou rotativo:
O inventrio geral elaborado no fim de cada exerccio fiscal de cada empresa, com a contagem
fsica de todos os itens de uma s vez.
O inventrio rotativo feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no
processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados perodos.
03. Resposta: D.
O Inventrio determina a contagem fsica dos itens de estoque e em processos, para comparar a
quantidade fsica com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepncias que
possam existir entre os valores contbeis, dos livros, e o que realmente existe em estoque.
3 Almoxarifado: funes, princpios e objetivos; controle,

registro, conservao e recuperao de material; tcnicas
de armazenamento; utilizao de espao; segurana.
Ateno!!! Caro(a) candidato(a), os itens controle, registro, conservao e recuperao de material;
tcnicas de armazenamento; utilizao de espao; segurana j foram abordados no tpico 1.
Operaes de almoxarifado
O Almoxarifado pode ser conceituado como sendo o local destinado guarda e conservao de
materiais, em recinto coberto ou no, adequado sua natureza, tendo a funo de destinar espaos onde
permanecer cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localizao, equipamentos e
.
79
disposio interna acondicionados poltica geral de estoques da empresa. O responsvel pelo

Almoxarifado, denominado tambm como Almoxarife, deve possuir alto grau de honestidade, lealdade,
confiana e disciplina.
O Almoxarifado e o depsito ocupam os dois extremos do processo produtivo, onde o primeiro
responsvel pelos insumos/matrias-primas e o segundo por receber os produtos acabados.
Figura: Almoxarifado e depsito: Entrada e sada do processo produtivo.
Fonte: Chiavenato (2005).
Segundo Viana34, a atividade almoxarifado visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados a
empresa, objetivando sua preservao e integridade at o consumo final.
O Almoxarifado tem como objetivo:
- Assegurar que o material esteja armazenado em local seguro e na quantidade ideal de suprimento;
- Impedir que haja divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza;
- Preservar a qualidade e as quantidades exatas;
- Possuir instalaes adequadas, recursos de movimentao e distribuio suficientes para um
atendimento rpido e eficiente.
A eficincia de um Almoxarifado depende fundamentalmente de:
- Da reduo das distncias internas percorridas pela carga e do consequente aumento do nmero
das viagens de ida e volta;
- Do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas;
- Da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica.
A organizao de um Almoxarifado pode se resumir com suas principais atribuies:
- O recebimento, guarda e proteo dos materiais adquiridos;
- A entrega dos materiais aos seus usurios mediante requisies autorizadas;
- Manter atualizados os registros necessrios.
O controle deve fazer parte do conjunto de atribuies de cada setor funcional envolvido, sendo:
recebimento, armazenagem e distribuio. O controle deve fornecer a qualquer momento as
quantidades que se encontram disposio em processo de recebimento, as devolues ao fornecedor
e as compras recebidas e aceitas.
Recebimento a atividade intermediria entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor,
sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa. As atribuies bsicas
do recebimento so:
34
VIANA, J. J. Administrao de Materiais: Um enfoque prtico. So Paulo: Atlas, 2006.
80
- Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais;

- Analisar a documentao recebida, verificando se a compra foi autorizada;
- Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a
serem efetivamente recebidos;
- Proceder a conferncia visual, verificando as condies da embalagem quanto a possveis avarias
na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas nos respectivos documentos;
- Proceder a conferncia quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;
- Decidir pela recusa, aceite ou devoluo, conforme o caso;
- Providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou da liberao de pagamento ao fornecedor;
- Liberar o material desembaraado para estoque no Almoxarifado.
As atividades de recebimento abrangem desde a recepo do material na entrega pelo fornecedor at
a entrada nos estoques. A funo de recebimento de materiais compe um sistema global integrado com
as reas de contabilidade, compras e transportes e caracterizada como uma interface entre o
atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques fsico e contbil. O recebimento compreende quatro
fases:
- Entrada de materiais;
- Conferncia quantitativa;
- Conferncia qualitativa;
- Regularizao.
Entrada de Materiais35
A recepo dos veculos transportadores representa o incio do processo de recebimento que tem
como objetivos:
- A recepo dos veculos transportadores;
- A triagem da documentao suporte para o recebimento;
- Constatao se a compra, objeto da Nota Fiscal em anlise, foi autorizada;
- Constatao se a compra autorizada est no prazo de entrega contratual;
- Constatao se o nmero do documento de compra consta na Nota Fiscal;
- Cadastramento no sistema das informaes referentes s compras autorizadas.
As compras no autorizadas ou em desacordo com a programao de entrega devem ser recusadas,
transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operaes de
anlise de avarias e conferncia de volumes o "Conhecimento de Transporte Rodovirio de Carga", que
emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.
As divergncias e irregularidades insanveis constatadas em relao s condies de contrato devem
motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da Nota Fiscal as circunstncias que motivaram
a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatao das avarias feito
atravs da anlise da disposio das cargas, da observao das embalagens, quanto a evidncias de
quebras, umidade, dentre outros danos.
Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para
efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepo voltada para a conferncia de volumes,
confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra.
Conferncia Quantitativa
a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde
efetivamente recebida.
Conferncia Qualitativa
Esta atividade tem por objetivo garantir a adequao do material ao fim que se destina. A anlise de
qualidade efetuada pela inspeo tcnica visa garantir o recebimento adequado do material. So
utilizados no processo de inspeo: a especificao de compra do material e alternativas aprovadas;
desenhos e catlogos tcnicos; dentre outros.
35
SOUZA JNIOR, S. L. Noes bsicas de Almoxarifado, Estoques, Transporte de Materiais. 2009.
81
A depender da quantidade, a inspeo pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos
estatsticos. A anlise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possveis defeitos,
danos pintura, etc. A anlise dimensional tem por objetivo verificar as dimenses dos materiais, tais
como largura, comprimento, altura, espessura, dimetro. Os ensaios especficos para materiais
mecnicos e eltricos comprovam a qualidade, a resistncia mecnica, o balanceamento e o desempenho
de materiais ou equipamentos.
Regularizao
o controle do processo de recebimento, caracterizando se pela confirmao da conferncia
qualitativa e quantitativa, respectivamente, por meio do laudo de inspeo tcnica e pela confrontao
das quantidades conferidas e faturadas. O processo de Regularizao poder dar origem a uma das
seguintes situaes:
- Liberao de pagamento ao fornecedor;
- Liberao parcial de pagamento ao fornecedor;
- Devoluo de material ao fornecedor;
- Reclamao de falta ao fornecedor;
- Entrada do material no estoque.
Os procedimentos de regularizao, visando confrontao dos dados, objetivando recontagem e
aceite ou no de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes
documentos:
- Nota Fiscal;
- Conhecimento de transporte rodovirio de carga;
- Documento de contagem efetuada;
- Relatrio tcnico da inspeo;
- Especificao de compra;
- Catlogos tcnicos;
- Desenhos.
O material em excesso ou com defeito ser devolvido ao fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a
contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devoluo, emitida pela empresa
compradora.
Armazenagem36
A armazenagem dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser
definidos no sistema de instalao e no layout adotado, proporcionando condies fsicas que preservem
a qualidade dos materiais, objetivando a ocupao plena do edifcio e a ordenao da arrumao.
Compreende as fases da armazenagem dos materiais:
- Verificao das condies de recebimento do material;
- Identificao do material;
- Guarda na localizao adotada;
- Informao da localizao fsica de guarda;
- Verificao peridica das condies de proteo e armazenamento;
- Separao para distribuio.
Distribuio
A distribuio dos materiais estocados deve ser realizada mediante programao ou necessidade dos
demais departamentos da instituio, normalmente, se faz por meio de requisio especfica.
36
82
Questes
01. (AFPR Assistente Administrativo COPS-UEL/Adaptado/2015) Nas instituies, o
almoxarifado desempenha diversas funes vinculadas boa gesto organizacional. Sobre os objetivos
do almoxarifado, considere as afirmativas a seguir.
I. Identificao dos itens de estoque que devem ter tratamento prioritrio.
II. Determinao da poltica da quantidade de estoque armazenado.
III. Guarda dos materiais das empresas at seu consumo final.
IV. Abastecimento da linha de produo da empresa.
Assinale a alternativa correta.
(A) Somente as afirmativas I e II so corretas.
(B) Somente as afirmativas I e IV so corretas.
(C) Somente as afirmativas III e IV so corretas
(D) Somente as afirmativas I, II e III so corretas.
(E) Somente as afirmativas II, III e IV so corretas.
02. (TRE-PA Analista Judicirio rea Administrativa IADES/2014) O constante avano
tecnolgico e a concorrncia no mercado atual tm evidenciado a administrao de materiais como
importante componente, tendo como consequncia a necessidade de conhecimentos amplos e profundos
sobre as atividades desenvolvidas, o que tem sido fator apreensivo das empresas.
VIANA, Joo Jos. Administrao de materiais: um enfoque prtico. 1 ed. So Paulo: Atlas, 2012.
Segundo Viana (2102), existem seis tipos de procedimentos fundamentais na administrao de

materiais. O tipo que visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados pela empresa, objetivando sua
preservao e integridade at o consumo final a atividade de
(A) almoxarifado.
(B) inventrio fsico.
(C) gesto.
(D) compras.
(E) recebimento.
03. (UFC Assistente em Administrao CCV-UFC/2014) O almoxarifado o local destinado
fiel guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, adequado a sua natureza. correto
afirmar que a eficincia de um almoxarifado depende:
(A) da diminuio do tamanho mdio das unidades armazenadas.
(B) da reduo das distncias internas percorridas pela carga.
(C) da melhor utilizao de sua capacidade mtrica.
(D) da manuteno dos manuais internos do setor.
(E) do fluxo de ida dos materiais.
Respostas
01. Resposta C.
O almoxarifado tem como objetivo:
- Assegurar que o material esteja armazenado em local seguro e na quantidade ideal de suprimento;
- Impedir que haja divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza;
- Preservar a qualidade e as quantidades exatas;
- Possuir instalaes adequadas, recursos de movimentao e distribuio suficientes para um
atendimento rpido e eficiente.
02. Resposta: A.
De acordo com Viana, o Almoxarifado ...visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados a empresa,
objetivando sua preservao e integridade at o consumo final.
03. Resposta: B.
83
A eficincia de um almoxarifado depende: - Da reduo das distncias internas percorridas pela carga
e do consequente aumento do nmero das viagens de ida e volta; - Do aumento do tamanho mdio
das unidades armazenadas; - Da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica.
Referncias
UTFPR. Manual do Almoxarifado. Medianeira, 2012.
CHIAVENATO. I. Administrao de Materiais: uma abordagem introdutria. Rio de Janeito: Elsevier,
2005.
84

10 Nocoes de Administracao de Recursos Materiais

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Avaliao, Temporalidade e Destinao

000 ADMINISTRAO GERAL

930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS

061 PRODUO EDITORIAL

061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL

021.2 EXAMES DE SELEO

emprestar aos usurios;

Classificao dos Documentos

os estgios de sua evoluo;

Quanto entidade produtora, os arquivos so classificados em:

Classificao dos documentos

Fonte: Santos e Reis, 2013.

Deve-se destacar aqui que espcie documental diferente de tipo documental.

Sobre a Natureza do assunto30

Prazos mximos de classificao (restrio) de acesso informao:

Moi31 define preservao e conservao da seguinte forma:

MOI, C. Como fazer conservao preventiva em arquivos e bibliotecas. So Paulo: 2000

Para uma melhor preservao de documentos32, veja algumas dicas:

Arquivo Nacional. VALENTINI, 2013.

08. (GDF Analista de Atividades Culturais Arquivologia IADES/2014) Assinale a alternativa

So tipos de Inventrio da Administrao Pblica33:

03. (IPT/SP Tcnico em administrao - VUNESP/2014) O(A) um levantamento fsico ou

3 Almoxarifado: funes, princpios e objetivos; controle,

disposio interna acondicionados poltica geral de estoques da empresa. O responsvel pelo

Fonte: Chiavenato (2005).

VIANA, J. J. Administrao de Materiais: Um enfoque prtico. So Paulo: Atlas, 2006.

- Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devoluo de materiais;

SOUZA JNIOR, S. L. Noes bsicas de Almoxarifado, Estoques, Transporte de Materiais. 2009.

SOUZA JNIOR, S. L. Noes bsicas de Almoxarifado, Estoques, Transporte de Materiais. 2009.