Apuntes de Catedra Sistemas Administrativos 2013

Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas
Carrera: Contador Publico

Asignatura: Sistemas Administrativos
Profesor: C.P. Gustavo Ariel Mereles
Universidad de la Cuenca del Plata

Facultad de Ciencias Econmicas
Sede Formosa
Carrera: Contador Pblico
Apuntes de ctedra - Sistemas

Administrativos

Ao 2013

UNIDAD 1: INTRODUCCIN.
Advertencia: el presente trabajo integra la serie de fascculos de Apuntes de Ctedra de la
asignatura Sistemas Administrativos, el mismo pretende servir de soporte complementario y
simplificador de la bibliografa bsica aconsejada para el desarrollo de la materia y no pretende
reemplazar en modo alguno los textos o tratados relacionados con la materia, ttulos que pueden
consultarse al termino del desarrollo de cada punto de la unidad.
1.1. Organizacin. Definicin. Caractersticas.
Dentro de un enfoque mas amplio, las organizaciones son unidades sociales (o agrupaciones
humanas) construidas intencionalmente y reconstruidas para alcanzar objetivos especficos. Esto
significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeacin y se elaboran para conseguir
determinados objetivos; as mismo, se reconstruyen, es decir, se reestructuran y replantean a medida
que los objetivos se alcanzan o se descubren medios mejores para alcanzarlos a menor costo y
esfuerzo. La organizacin no es una unidad inmodificable sino un organismo social vivo sujeto a
cambios.
La organizacin es una forma peculiar de asociarse por la que opta el hombre para alcanzar la
solucin de sus problemas, entre ellos, los de produccin de bienes de bienes y servicios. Las
organizaciones por naturaleza tienen la misin de lograr objetivos y no estn aisladas ni son
autosuficientes, existen en un entorno del cual obtienen sus recursos y a su vez proveen los resultados
de sus procesos.
Una organizacin es un conjunto de personas, tiene una frontera relativamente identificable, que
comparten unas normas comunes, existen niveles de autoridad, existe un sistema de comunicaciones,
hay coordinacin entre sus miembros, tiene una existencia continua en un entorno, existen funciones y
actividades vinculadas con un conjunto de objetivos y generan resultados para sus miembros, para la
organizacin y para la sociedad.
Una organizacin es un sistema abierto, complejo que cumple fines, es creada por el hombre y
mantiene su existencia y es un conjunto de partes que forma un todo organizado. La organizacin es el
resultado de la relacin entre las partes y que ejercen una influencia mutua que genera la estructura del
sistema.
Tipos de organizaciones
Las denominada organizaciones formales son aquellas que tienen normas y reglamentos
escritos y estructuras de puestos y jerarqua que rigen las relaciones entre los individuos y rganos
componentes
Las organizaciones con fines de lucro tienen como objeto principal la obtencin de ganancias
producto de la actividad que desarrollan.
Las organizaciones sin fines de lucro persiguen otras finalidades diferentes a la obtencin de
rentabilidad, como por ejemplo, actividades filantrpicas y de beneficencia (Cruz Roja), de
esparcimiento y recreacin (Club Nutico), de cuidado del medio ambiente (Greenpeace), etc.
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El fenmeno de las organizaciones sin fines de lucro es relativamente reciente ya que

normalmente han predominado las organizaciones de los estados y de las empresas. Lo cierto es que
en la actualidad han aumentado su nmero, la diversidad de actividades que abordan y movilizan
cuantiosos recursos. El aspecto indito es que se han convertido en instrumentos para los programas
de los gobiernos y de las empresas para abordar cuestiones sociales o de fomento.
En los recientes problemas que padece la Argentina, tales como la pobreza, el desempleo y la
marginalidad, las organizaciones sin fines de lucro cumplen un papel importante.
La tendencia es que la accin social es liderada en nuestra sociedad por este tipo de
organizaciones que normalmente aparecen como proveedores de servicios muy demandados que
incluyen la educacin (Universidad de la Cuenca del Plata Fundacin Jean Piaget), la Salud (Cruz
Roja), la prevencin de epidemias, la recreacin y los deportes (Club Chacra Ocho, Club Nutico
Formosa) la creacin de empleos, el desarrollo de emprendimientos empresarios y otras actividades.
Pero sus servicios no son de la misma naturaleza que los que proveen las empresas, ya que su
naturaleza se vincula al cambio de la situacin de las personas frente a determinadas circunstancias
sociales, se dedican a la transformacin de los seres humanos, por lo tanto su funcin es la de agente
de cambio humano, lo que constituye un servicio muy peculiar.
Tanto las organizaciones lucrativas como las que no lo son necesitan recursos econmicos (por
ejemplo dinero), para llevar a cabo el objeto para el cual se constituyeron.
Entidades con fines de lucro
Objetivo
Entidades sin fines de lucro
Obtener ganancias o rentabilidad producto No persiguen obtener ganancias, sino

de la actividad desarrollada
otros fines que pueden ser filantrpicos,
ecolgicos, sociales, etc.
Destino de Cubrir gastos y obligaciones y el remanente Cubrir gastos y obligaciones y

excedentes es distribuido entre los propietarios quienes remanente debe ser volcado
pueden disponer de los mismos libremente. cumplimiento del objeto social.
Propiedad
del capital
el
al
Proporcional al aporte realizado por cada No hay propietarios.

propietario.
Destino
Se distribuye entre cada propietario segn Debe ser destinado a otra entidad sin fines
final de los la proporcin que le corresponda
de lucro o al Estado.
fondos
Caractersticas.
La mayora de las organizaciones tienen caractersticas en comn, como por ejemplo las
siguientes:
-
Dan trabajo y generan empleos
Crean y satisfacer necesidades.
Crean y elaboran productos y servicios
Producen y transmiten tecnologa.

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Crean, transmiten y reciben manifestaciones de la cultura.
Distribuyen y redistribuyen recursos.
Generen, poseen y transmiten Poder.
Son medios para crear, conservar, transmitir y modificar el conocimiento.
Son indicadores de la sociedad actual.
Crean smbolos, imagen y prestigio.
Posibilitan alcanzar objetivos generales y particulares.
Permiten las vinculaciones entre individuos y grupos los que constantemente interactan entre
si.
Son espacios para el desarrollo personal y profesional.
Fuente: Chiavenato Idalberto, Administracin Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 2).
lvarez, Hctor Felipe, Administracin un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 4).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologas de Gestin, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 1).
1.2. Administracin. Definicin. Objeto y Objetivo.

La palabra administracin viene del latn Ad: hacia, direccin, tendencia; Minister: subordinacin u
obediencia. Significa aquel que realiza una accin bajo el mando de otro, es decir aquel que presta un
servicio a otro.
La administracin como disciplina tiene por finalidad dar una explicacin acerca del
comportamiento de las organizaciones y se refiere al proceso de la direccin de las mismas.
La administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos
para lograr los objetivos organizacionales con eficiencia (mejor combinacin posible de recursos) y
eficacia (medida del logro de objetivos). Ayuda a que una organizacin sea exitosa
La funcin de planeamiento se refiere a la determinacin de los diferentes niveles de objetivos a
alcanzar por la organizacin y a tomar anticipadamente las decisiones sobre las acciones a llevar en el
futuro, se establecern los propsitos, la misin, los objetivos globales y las estrategias y los planes de
accin en todos los niveles.
La funcin de organizacin consiste en relacionar y coordinar los recursos humanos, financieros,
materiales e informacin para lograr los objetivos propuestos. Se tienen que definir las funciones de la
organizacin, las tareas y las responsabilidades en todos los niveles de la organizacin.
La funcin de direccin permite llevar a cabo la planificacin en base al diseo de la
organizacin para lo cual es necesario dirigir a todos los miembros de la organizacin a los objetivos
establecidos, para lo cual es necesario comunicar y motivar al personal para obtener un desempeo
elevado de todos ellos.
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La funcin de control es la tarea administrativa que monitorea los planes que se llevan a cabo,
se evalan los desvos y se realizan los cambios necesarios. Se establecen estndares para medir los
resultados cualitativos y cuantitativos, las normas de control permite detectar los problemas que se
presentan comparando la informacin con los planes, lo que permite la retroalimentacin. Es la funcin
administrativas que sigue a la plantacin, la organizacin y la direccin. Sirve para garantizar que los
resultados de lo que se planeo, organizo y dirigi se ajustan a los objetivos fijados.
En sntesis:
Funcin de planeamiento
Funcin de organizacin
Funcin de direccin
Funcin de control
qu se quiere hacer, qu se har?

cmo se har?
hacer que se logren los objetivos
cmo se han realizado?
Objeto: el objeto de la administracin son las Organizaciones.

Objetivos:
-
Interpretar los objetivos propuestos por la organizacin y transformarlos en accin

organizacional.
Ayudar a alcanzar competitividad a la organizacin teniendo en cuenta el mundo de negocios
muy competitivo y complejo de la actualidad.
Combinar de la mejor manera posible los recursos.
Lograr eficiencia (significa hacer las cosas bien y de acuerdo con el mtodo preestablecido. La
eficiencia corresponde al 100% del tiempo estndar establecido por el estudio de los tiempos y
movimientos. Implica ejecutar bien y correctamente las tareas. El trabajo eficiente es un trabajo
bien ejecutado. Se consigue utilizando de forma ptima el recurso tiempo y costo).
Lograr eficacia (alcanzar objetivos y resultados. Un trabajo eficaz es provechoso y exitoso).
Lograr efectividad (mantener la eficiencia y eficacia en el transcurso del tiempo).
Potenciar la creacin de riqueza.
Coordinar tareas.
Incluir a la Responsabilidad Social como lineamiento a tener en cuenta.
1.3. Contexto organizacional. Cambio, Complejidad y Administracin.

El entorno de una organizacin es el conjunto de todos los elementos o actores externos que son
pertinentes y relevantes para su actuacin, se trata de un conjunto de factores que no estn a primera
vista bajo el control de la organizacin y que determinan sus resultados. Es la sumatoria de variables
que estn fuera de la organizacin.
El cambio y la expansin son los nuevos valores que afectan el desempeo de las organizaciones
y de sus estrategias. Las organizaciones no son autosuficientes, necesitan pensar globalmente, no son
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cerradas y tienen cierta dependencia e intercambio de recursos con el medio ambiente.

El entorno de la organizacin tiene elementos de accin directa que son los que influyen
directamente en las actividades de cualquier organizacin y afectan el logro de sus objetivos
(empleados, accionistas, clientes, competidores, proveedores, etc.)
Tambin existen elementos de accin indirecta, es decir aquellos que afectan indirectamente las
actividades y resultados de una organizacin (las polticas econmicas, la tecnologa y los factores
sociales y culturales).
Es por eso que el entorno de las organizaciones se esta volviendo mas complejo, diverso e
imprevisible.
En el entorno se originan diferentes procesos que influyen en el funcionamiento de las
organizaciones, como ser la denominada seleccin natural donde quedan las organizaciones que
mejor se adapten a las restricciones que impone el entorno; la dependencia de recursos que se
relaciona con la vinculacin del ente con proveedores, clientes y otros reguladores; y por ultimo la
interdependencia con los diferentes componentes y actores (integrantes de la sociedad que ejercen
un rol en el intercambio de bienes y servicios) del entorno.
El entorno tiene que ser administrado, por lo que cada organizacin tiene que conocer en cada
momento las variables exgenas que puedan influir en su viabilidad. Esto exige cierta capacidad para
interpretarlas, para poder conocer y evaluar las amenazas y las oportunidades y adaptarse activamente
a entorno.
Factores que influyen directamente en el funcionamiento de las organizaciones
a)
Sector econmico: es importante tener en cuenta las reglas de juego y caractersticas del
mercado del sector al que pertenece la organizacin, hay que analizar las barreras de
entradas (factores que deben considerarse al ingresar a un mercado y representan una
limitacin para entrar en l) y de salida (factores que deben tenerse en cuenta al egresar de
un mercado y que representan una limitacin para salir de ste), la cantidad de
organizaciones, la diferenciacin de los productos y de los servicios, la elasticidad de la
demanda, la concentracin de clientes y de proveedores, el nivel de costos fijos y la tasa de
crecimiento del mercado. Los factores que determinan el nivel de competencia son la
entrada de nuevos competidores, el poder de negociacin de los proveedores y clientes, los
productos sustitutos y la rivalidad en los competidores actuales.
b)
Los clientes: es importante saber por qu compran, cul es el proceso de compra, como
utilizan los productos o los servicios, cmo esta segmentado el mercado, cul es el perfil
econmico de los clientes y cul es el sistema de distribucin, tener en cuenta el precio, la
calidad y el servicio son algunas de las claves que se tienen que tener en cuenta.
c)
Los competidores: hay que conocer la participacin en el mercado que tienen, sus ventas,
la estrategia comercial, los resultados financieros, los nuevos proyectos, las expansiones,
etc.
d)
Los proveedores: estos actores son importantes porque determinan tanto la calidad como
el precio final de los productos o servicios.
e)
Los sindicatos: estas organizaciones regulan el mercado laboral, defienden los intereses
de sus afiliados y convienen con el sector patronal las condiciones de trabajo y salario,
cuestiones que impactan en los costos de las organizaciones.
f)
El sistema financiero: los bancos, las entidades financieras y todas aquellas vinculadas al
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crdito y a los seguros proveen de recursos financieros a las organizaciones de corto y

largo plazo para financiar tanto el capital de trabajo como las inversiones.
Factores que influyen indirectamente en el funcionamiento de las organizaciones
a) Los factores econmicos: variables como el ndice de inflacin, escasez o alto costo de la
mano de obra, de la materia prima, del capital para inversiones y de la energa; la regulacin o
desregulacin gubernamental, las relaciones obrero-patronal, la escasez de gerentes
calificados, la tecnologa, los tipos de cambio, los nuevos competidores y las presiones de
grupos defensores de la ecologa influyen en el desempeo de las organizaciones.
b) Los factores polticos: procesos de privatizaciones o estatizaciones, la regulacin legal, la
inestabilidad de los gobiernos, etc. son factores que tambin condicionan a las entidades.
c) La sociedad y los factores culturales: factores demogrficos, tradiciones, valores,
costumbres, estilos de vida, intereses, etc. tambin afectan a las organizaciones.
d) La tecnologa: la sustitucin de hombres por maquinas, la mayor produccin, la innovacin, la
robtica, etc. influyen en el funcionamiento de las organizaciones
1.4. La organizacin en el proceso administrativo concepto y definicin. Estrategia y

organizacin.
Proceso administrativo: es el conjunto de funciones administrativas que incluyen a la plantacin, la
organizacin, la direccin y el control.
Continuamente, las organizaciones deben redistribuir, reajustar y adecuar los recursos disponibles
a los objetivos y oportunidades que brinda el ambiente de tarea. Al acelerarse los cambios en el
ambiente de tareas, se origina una creciente presin que exige mucha capacidad para anticiparse a
ellos y aprovechar de inmediato las nuevas oportunidades, as como capacidad de actuar con
flexibilidad para contrarrestar las amenazas y presiones ambientales. La estrategia organizacional es el
primer y principal paso que debe dar la empresa para lograr esta capacidad de maniobra.
La nocin de estrategia surgi de la actividad militar, el antiguo concepto militar la define como la
aplicacin de fuerzas en gran escala contra cualquier enemigo.
En trminos empresariales, la podemos definir como la movilizacin de todos los recursos para
conseguir objetivos a largo plazo. Es un conjunto de objetivos y polticas para guiar y orientar el
comportamiento de la organizacin a largo plazo. Es un mtodo de planificacin que busca anticiparse
a problemas que aparecen en ambientes turbulentos.
El enfoque de la estrategia organizacional postula a la misma como un sistema abierto buscando
la mxima eficiencia posible, se concentra en el entorno y desde all se parte para dirigir una
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organizacin.
Dirigir en forma estratgica implica un estilo de direccin ms participativa y una planificacin
flexible.

UNIDAD 2: TEORA DE SISTEMAS.

2.1.
Sistemas. Concepto, componentes y dinmica.
Sistema: un sistema es un conjunto de elementos (que son partes u rganos componentes del
sistema), que se interrelacionan de manera dinmica y forman una red de comunicacin y relaciones,
en funcin de la relacin reciproca entre ellos, desarrollan una actividad o funcin (que es la operacin,
actividad o proceso del sistema) para lograr uno ms objetivos (que constituyen la finalidad para la que
fue creado).
El sistema es un todo organizado, este aspecto de totalidad e integridad es el fundamento del sistema.
Cuando se habla de naturaleza sistmica, sta se refiere al funcionamiento global, total e integrado en
que el todo es mayor (o diferente) que la suma de sus partes (sinergia).
Para funcionar el sistema requiere los siguientes componentes:
a) Entradas o insumos (inputs): todo sistema recibe del ambiente externo insumos necesarios para
funcionar, ningn sistema es autosuficiente o autnomo. Los insumos pueden ser recursos, energa o
informacin.
b) Operacin o procesamiento: todo sistema procesa o convierte sus entradas a travs de sus
subsistemas. Cada tipo de entrada (sean recursos materiales -maquinas y equipos o materiales-, sean
recursos humanos o recursos financieros dinero y crditos- se procesa en los subsistemas
especficos, es decir, especializados en procesarlos.
c) Salidas o resultados (outputs): todo sistema coloca en el ambiente externo las salidas o resultados
de sus operaciones o procesamiento. Las entradas se procesan debidamente, se convierten en
resultados y luego se exportan hacia el ambiente. Las salidas, productos o servicios prestados, energa
o informacin, son consecuencias de las operaciones o procesos realizados por los diversos
subsistemas en conjunto.
d) Retroaccin o retroalimentacin (feedback): retorno o entrada de nuevo al sistema de parte de sus
salidas o resultados, que influyen en su funcionamiento. La retroaccin o retroalimentacin es
informacin o energa de retorno que vuelve al sistema para retroalimentarlo o modificar su
funcionamiento, en trminos de resultados o salidas. La retroalimentacin es un mecanismo sensor
que permite al sistema orientarse frente al ambiente externo y detectar los desvos que deben
corregirse para alcanzar los objetivos.
La retroalimentacin puede ser positiva o negativa, es positiva si estimula la entrada de insumos en el
sistema, agiliza o incrementa sus operaciones y, en consecuencia, produce mas salidas o resultados: la
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negativa acta para impedir o restringir la entrada de insumos, frenar y reducir sus operaciones y por
consiguiente producir menos salidas o resultados.
Teora de sistemas: corriente doctrinaria que trata a las organizaciones como sistemas abiertos, en
constante interaccin e intercambio con el medio ambiente.
Homeostasis: la retroalimentacin ya sea positiva o negativa permite al sistema alcanzar el equilibrio y
la estabilidad en el funcionamiento. Este equilibrio es dinmico, por ejemplo, en los seres vivos la
temperatura corporal se mantiene estable a pesar de las variaciones del medio ambiente externo.
2.2.
Clases de sistemas. Sistemas contables.
Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos, son abiertos cuando la permeabilidad o apertura de
sus fronteras o lmites sea mayor, entonces habr mayor intercambio entre el sistema y el ambiente
que lo rodea externamente.
Son cerrados cuando cuando esa permeabilidad o apertura es baja, entonces habr muy pocas
entradas o salidas frente al ambiente. Los sistemas cerrados son aquellos en los que las entradas y
salidas son limitadas y puede preverse perfectamente, ya que guardan una relacin de causa y efecto
que puede conocerse, son los denominados sistemas mecanicistas o deterministas.
Hay que destacar que nunca existe un sistema completamente cerrado o hermtico.
El enfoque de sistema abierto postula que un sistema tiene entradas y salidas hacia el ambiente.
En este enfoque, la empresa est concebida como un sistema abierto que establece una relacin
dinmica con su ambiente, recibe varios insumos (entradas), los transforma de diversas maneras
(procesamiento) y exporta los resultados en forma de productos o servicios (salidas).
Los sistemas abiertos intercambian materia y energa con el medio ambiente y se caracterizan por la
capacidad de adaptacin, pues para sobrevivir requieren reajustarse continuamente a las condiciones
del medio. Esta adaptabilidad es un proceso continuo de aprendizaje y autoorganizacin del sistema
abierto.
Sistemas contables: ver Guilli, Juan Jose, Diseo y efectividad organizacional, Ediciones Macchi,
2000 (Capitulo 4).
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2.3. Los sistemas sociotcnicos.

Las tareas constituyen la razn de la existencia de las empresas, porque a travs de ellas
aseguran la consecucin de los objetivos. En las empresas ms complejas, las tareas comprenden
gran nmero y variedad de subtareas significativas operativamente.
Para realizar las tareas, la empresa requiere tecnologa y personas. En consecuencia, las
empresas tienen una doble funcin: tcnica (relacionada con la ejecucin y coordinacin del trabajo y
de las tareas) y social (referente a los medios de relacionar las personas entre si para que trabajen
juntas).
ste es el punto de partida del enfoque sociotcnico, la empresa esta constituida por un sistema
tcnico y por un sistema social interdependendiente.
El sistema tcnico esta determinado por las exigencias y caractersticas de las tareas que ejecuta
la empresa, y moldeado por la especializacin de las habilidades y los conocimientos exigidos, por los
tipos de maquinas, equipos y materias primas utilizadas, y por la distribucin fsica de las instalaciones.
El sistema social esta constituido por las personas que trabajan en la organizacin, sus
caractersticas fsicas y psicolgicas y las relaciones sociales e informales desarrolladas en la ejecucin
de las tareas.
Ambos sistemas, tcnicos y social, se influyen entre si, y cualquier cambio en uno de ellos afecta
bastante el otro. Hasta cierto punto, el sistema tcnico determina el diseo de los cargos y los tipos de
ocupantes, sus caractersticas personales, sus conocimientos y habilidades y las tareas que debern
ejecutar.
No obstante, al realizar las tareas, los ocupantes de los cargos se interrelacionan formando el
sistema social, caracterizado por los grupos informales, la cultura organizacional, los valores sociales,
las expectativas, etc.
La interaccin de estos dos sistemas es compleja: la organizacin es un sistema sociotecnico
estructurado con base en estos dos sistemas que interactan entre si.
Sistema tcnico
caractersticas de las tareas

Diseo de los cargos
Sistema social
comportamiento de las personas
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2.4. Las organizaciones y las personas: enfoque de la teora del equilibrio

Teora del equilibrio organizacional: es la teora que sustenta que las organizaciones nicamente
alcanzan un estado de equilibrio cuando los incentivos y alicientes a las personas provocan un retorno
igual o mayor de contribuciones de los participantes.
Al estudiar los motivos por los cuales las personas cooperan, los conductivistas visualizan la
organizacin como un sistema que recibe contribuciones de los participantes bajo la forma de
dedicacin o trabajo y en cambio ofrece alicientes e incentivos.
La teora del equilibrio se basa en los siguientes conceptos:
a)
Incentivos o alicientes: son pagos hechos por la organizacin a sus participantes (como
salarios, premios de produccin, gratificaciones, elogios, oportunidades de crecimiento y
promocin, reconocimiento, etc.).
b)
Utilidad de los incentivos: cada incentivo posee un valor de utilidad que vara de individuo
a individuo, es la funcin utilidad, subjetiva para cada individuo en funcin de sus
necesidades personales.
c)
Contribuciones: son los pagos que cada participante efecta a su organizacin (como
trabajo, dedicacin, esfuerzo y desempeo, asiduidad, puntualidad, lealtad, reconocimiento,
etc.).
d)
Utilidad de las contribuciones: es el valor que el esfuerzo de un individuo tiene para la

organizacin con la finalidad de que esta alcance sus objetivos.
Los postulados bsicos de la teora del equilibrio organizacional son:

a) la organizacin es un sistema de conducta social interrelacionadas de varias personas, que
son los participantes de la organizacin.
b) Cada participante y cada grupo de participantes recibe incentivos (recompensas) a cambio de
los cuales hace contribuciones a la organizacin.
c) El participante solamente mantendr su participacin en la organizacin mientras los incentivos
que se le ofrecen sean iguales o mayores (en trminos de los valores que representan para el
participante) que las contribuciones que le son exigidas.
d) Las contribuciones de los participantes constituyen la fuente de la cual la organizacin se
alimenta por los incentivos que ofrece a los participantes.
e) La organizacin ser solvente y continuara existiendo solamente mientras las contribuciones
sean suficientes para proporcionar incentivos en cantidad suficiente para inducir a los
participantes a la prestacin de contribuciones.
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La decisin de participar es esencial en la teora del equilibrio organizacional. El equilibrio

organizacional refleja el xito de la organizacin en remunerar a sus participantes (con dinero o
satisfaccin no materiales) y motivarlos a que sigan formando parte de la organizacin garantizando
con eso su supervivencia.
La teora del equilibrio organizacional identifica a los principales participantes de la organizacin y los
factores que afectan sus decisiones en cuanto a la participacin. La organizacin es un sistema social
compuesto de diferentes participantes que interactan por medio de una diferenciacin de tareas
provocadas por la divisin del trabajo. Los conductistas incluyen como participantes de la organizacin
a todos los elementos que de ellas reciben incentivos y que traen contribuciones para su existencia.
Existen cuatro clases de participantes: empleados, inversionistas, proveedores y clientes. Algunos de
esos participantes pueden asumir papel dominante para el equilibrio de la organizacin en
determinadas circunstancias. No todos los participantes actan dentro de la organizacin. Lo
importante es que todos ellos mantienen relaciones de reciprocidad con la organizacin: proporcionan
sus contribuciones a cambios de incentivos tiles, mientras la organizacin les proporciona incentivos a
cambios de contribuciones tiles.
Fuente: Chiavenato Idalberto, Introduccin a la Teora General de la Administracin; Editorial Mc Graw Hill, 2006
(Capitulo 13).
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UNIDAD 3: LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS.

3.1. La organizacin como sistema abierto. Caractersticas.
Con la llegada de la teora de los sistemas, se evidenci con claridad la naturaleza sistmica de
las organizaciones en general y de las empresas en particular. El concepto de sistema abierto surgi en
biologa a partir del estudio de los seres vivos y de su dependencia y adaptabilidad al medio ambiente y
se extendi a otras disciplinas cientficas como psicologa, sociologa, etc., hasta llegar a la
administracin. En la actualidad la teora de sistemas se aplica a todos los tipos de seres vivos, desde
los virus hasta las sociedades. Los seres vivos son sistemas abiertos que tienen entradas y salidas en
relacin con el medio ambiente.
La organizacin es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinmica interaccin con su
medio ambiente, sean clientes, proveedores, la competencia, entidades sindicales, organismos
gubernamentales y otros agentes externos. Influye sobre el medio ambiente y recibe influencia de l.
Adems, es un sistema integrado por diversas partes o unidades relacionadas entre si, que trabajan en
armona unas con las otras, con la finalidad de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organizacin
como de sus participantes.
En suma, el sistema abierto, puede entenderse como un conjunto de partes en constante
interaccin e interdependencia, constituyendo un todo sinrgico (el todo es mayor que la suma de las
partes), orientado hacia determinados propsitos (conducta teleologilla orientada hacia fines) y en
permanente relacin de interdependencia con el ambiente (entendida como la doble capacidad de
influenciar el medio externo y ser por l influenciado).
La organizacin como un organismo vivo, tratar a la organizacin como un sistema abierto no es
una idea nueva. Herbert Spencer ya afirmaba en el cambio del siglo XX, un organismo social se
asemeja a un organismo individual en las siguientes caractersticas esenciales: en el crecimiento, en el
hecho de tornarse mas complejo a medida que crece, en el hecho de que hacindose mas complejo
sus partes exigen una creciente interdependencia; por que su vida tiene extensin que depende de la
vida de sus unidades componentes; y por que en ambos casos existe la creciente integracin
acompaada por crecientes heterogeneidad.
Caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos
a)
Comportamiento probabilstico y no determinista: dado que las organizaciones son

complejas y que el ambiente incluye variables desconocidas e incontrolables, el
comportamiento de las mismas no es totalmente previsible,
b)
Las organizaciones son parte de una sociedad mayor y estn constituidas por partes
menores: las organizaciones se observan como sistemas dentro de sistemas, solo se
lograra una comprensin ms amplia de las organizaciones cuando se analiza sus partes
integrndolas con los otros sistemas.
c)
Interdependencia de sus partes: las organizaciones son sistemas sociales cuyas partes
son no son independientes totalmente y estn interrelacionadas. El cambio en una de las
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partes provoca impacto sobre las otras.

d)
Homeostasis o estado de equilibrio: se estado se alcanza consiguiendo dos requisitos,

la unidireccionalidad (o constancia de direccin) y el progreso en relacin con el fin, el
primero implica alcanzar los resultados independientemente de los cambios en el ambiente
o en la organizacin utilizando otros medios; el progreso en relacin con el fin se consigue
manteniendo el grado de progreso dentro de los limites considerados como tolerables; lo
ideal es conseguir progresar y alcanzar un resultado con menor esfuerzo, con mayor
precisin mas all de las condiciones de variabilidad. Para alcanzar esos dos objetivos, las
personas deben actuar con compromiso y liderazgo.
La organizacin como sistema abierto necesita conciliar dos procesos opuestos que le permitirn
sobrevivir, ellos son:
La homeostasis es la tendencia del sistema en permanecer esttico o en equilibrio, manteniendo
inalterado su status quo interno.
La adaptabilidad es el cambio del sistema para ajustarse a los estndares requeridos en su
interaccin con el ambiente externo, alterando su status quo interno para alcanzar un equilibrio
frente a las nuevas situaciones.
Homeostasis
Adaptabilidad
Garantiza la rutina.
Lleva a la ruptura.
Mantenimiento.
Cambio a la innovacin.
Estabilidad e identidad.
Cambio y ajuste.
e)
Frontera o lmite: es el lmite que demarca lo que se encuentra adentro y lo que se

encuentra afuera del sistema o subsistema. No siempre la frontera existe fsicamente. Los
sistemas sociales tienen fronteras que se superponen, por ejemplo, un individuo x puede ser
miembro de dos organizaciones, concomitantemente.
Las fronteras varan en cuanto al grado de permeabilidad, son lneas de demarcacin que pueden
dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente. Es por medio de la frontera que existe la
interfaz, que es el rea o canal entre los diferentes componentes de un sistema a travs del cual la
informacin se transfiere o el intercambio de energa, materia o informacin se lleva a cabo.
f)
Morfognesis: el sistema organizacional tiene la capacidad de modificarse a si mismo y su

estructura bsica, eso es lo que lo diferencia de los sistemas mecnicos y biolgicos, una
maquina no puede cambiar sus engranajes y un animal no puede crearse otra cabeza, sin
embargo, la organizacin puede modificar su constitucin y estructura por un proceso
ciberntico, por medio del cual sus miembros comparan los resultados deseados con los
obtenidos y detectan los errores que deben corregirse para modificar la situacin.
g)
Resistencia: es la capacidad de superar el disturbio impuesto por un fenmeno externo, la

resistencia determina el grado de defensa o de vulnerabilidad del sistema a presiones
ambientales externas. Eso explica que cuando una organizacin presenta elevada
resistencia a los intentos de restaurar los modelos tradicionales o burocrticos sufren fuerte
resistencia al avance de la innovacin y del cambio.
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Ver relaciones simbioticas, sinergicas y superfluas en: Guilli, Juan Jose, Diseo y efectividad
organizacional, Ediciones Macchi, 2000 (Capitulo 1, pagina 6).
3.2. Elementos de la organizacin.
Los elementos son los recursos con que cuentan y que necesitan las organizaciones para
desarrollar sus actividades y lograr sus fines.
Se pueden agrupar en seis categorias:
- Recursos Humanos: es la gente que forma parte, de manera permanente o transitoria (pasantes,
personal temporario, etc.), de la organizacin, en cualquiera de sus niveles (operativo, medio o
directivo). Tambien la componen los dueos, socios o accionistas, segn la forma juridica que la
organizacin adopte.
- Recursos materiales: son los medios necesarios para ser utilizados en los procesos de
produccin de bienes o servicios de la organizacin, por ejemplo, materia prima, inmuebles,
maquinarias, muebles, utiles, herramientas, dinero, bonos, titulos, acciones, etc.
- Recursos naturales y energeticos: la organizacin en general, no es propietaria de esos
recursos, y debe pagar un precio para disponerla, por ejemplo, el agua, el aire, la luz solar, la energia
electrica, solar, nuclear, elica, los combustibles, etc.
- Ideas, informacin y conocimiento: son originados por el intelecto del hombre y el avance
cientifico y tecnologico, por ejemplo, patentes, planos, actas, informes de mercado, EE.CC., etc.
- Recursos tecnologicos: como los metodos, tecnicas, procedimientos, software de contabilidad y
gestion, etc.
- Nombre, prestigio, smbolos, marcas: son intangibles, pero tienen un valor economico.
Fuente: Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologas de Gestin, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 1).
3.3. Subsistemas organizacionales. Subsistema de informacin.

El sistema administrativo es aquella funcion que por medio de un conjunto integrado de
procedimientos que prescriben tareas y que incluyen informacin y decision, hacen posible la
obtencin de los objetivos organizacionales.
El termino administrativo denota actividades que hacen uso de datos o bien los generan en su
accionar, esos datos pueden estar soportados en formularios, registros, notas o bien visualizarse en
una computadora.
Los procedimientos son secuencia de tareas que se realizan en los distintos puestos de trabajo
destinados a una misma finalidad especifica. Por ejemplo, un proceso de produccin que se inicia con
la llegada de un pedido especifico de un cliente, continua con la verificacin por parte del area
produccin de las disponibilidades de materia primas, materiales y tiempos de maquina, posteriormente
la fabricacin del producto y la entrega del mismo.
Los procedimientos estan formados por tareas, y las tareas son trabajos que se ejecutan en un
puesto, dentro de un procedimiento determinado, por ejemplo, la compra de materias primas, la
16

verificacin de existencias, etcLas tareas estan formadas por operaciones, que son trabajos individuales completos en si mismos
y que en su conjunto integran una tarea.
Procedimientos
tareas
operaciones
La informacin se mueve por toda la organizacin, a traves del flujo de informacin, que se
organiza en sistemas de informacin. La funcion del sistema de informacin es hacer fluir por toda la
organizacin la informacin necesaria para que cada componente pueda realizar sus actividades y
tomar decisiones.
Por lo tanto, los sistemas de informacin son subsistemas de los sistemas administrativos.
Sistema administrativo
Sistema de Procesamiento
de transacciones
Sistema contable
Sistemas de informacin
Sistema de informacin
administrativa
Sistema de informacin
para la toma de decisiones
- Sistema de Planeamiento
- Sistema de control
Fuente: Volpentesta Jorge Roberto; Sistemas administrativos y Sistemas de Informacin, Osmar D. Buyatti Librera
Editorial, 2004 (Capitulo 4).
3.4. Subsistema de Planeamiento y Control. Control de gestin.

Ver - Guilli, Juan Jose,
Diseo y efectividad organizacional, Ediciones Macchi, 2000 (Capitulo 4).
17

UNIDAD 4: FUNCIONES OPERATIVAS

4.1. Funcin Comercial. Concepto. Investigacin de mercados. Variables: producto, precios, comunicacin y distribucin.
4.2. Funcin Finanzas. Concepto. Mercado Financiero. Decisiones Financieras.
4.3. Funcin Produccin. Concepto .Localizacin. Diseo del Producto. Planeamiento y control de la
Produccin. Control de Calidad. Logstica de Produccin.
4.4. Funcin Administracin de Personal. Concepto. Anlisis de puestos. Reclutamiento y Seleccin. Evaluacin de desempeo. Relaciones Laborales.
18

Sistema de Abastecimiento Cuadro sntesis

El sistema abarca desde el momento en que se detecta la necesidad de compra hasta que el pedido ingresa y se registra contablemente.
Etapa
Deteccin de la
necesidad de
compra y control de
inventarios
Elementos claves a tener en cuenta

Sectores intervinientes
Inventarios altos: la organizacin puede
- Sector que manifieste la
perder dinero por capital inmovilizado.
necesidad de compras.
Inventarios bajos: la organizacin corre el
riesgo de quedarse sin existencias.
Stock mnimo: punto o momento para
efectuar el pedido de compras.
Seleccin del
Proveedor
Evaluar plazos de entregas, calidad,

precio, traslado, financiacin.
Evaluar antecedentes de proveedores.
- Sector Compras
Documentacin
Otros aspectos
- Notas de pedido o Solicitud Evaluar niveles de autorizacin de
de compra.
las compras.
Pedido de cotizacin. Modalidades de compra:

Ordenes de
- Pago contado
compras.
- Pago a travs de Sistema
Legajo de
de caja chica.
Proveedores.
- Financiado.
- Licitacin publicas.
- Licitacin privada.

Sistema de Ventas Cuadro sntesis

El sistema abarca desde el momento en que el cliente efecta su pedido, el momento en que el mismo esta a disposicin de aquel, la distribucin y
hasta la registracin contable de la factura.
Etapa
Recepcin de
pedido y verificacin
de existencias.
Elementos clave a tener en cuenta

Establecer forma de recepcionar el pedido, - Administracin de ventas.
por ejemplo a travs de notas, llamado
telefnico, correo electrnico, etc.
Valorizacin de la
nota de pedido
Preparacin y
despacho.
Establecer mtodo de control de

inventarios.
Documentacin
- Nota de pedido.
- Copia de correo
electrnico.
Administracin de
ventas.
Crditos y
Cobranzas
(Finanzas).
Legajo de clientes.
VERAZ.
Estado de cuenta
corriente.
Almacenes o
Deposito.
Remito.
Fichas de stock
(dar de baja los
bienes vendidos)
Contadura.
Crditos y
Cobranzas
(Finanzas).
Factura duplicada.
Facturacin
Otros aspectos
- Evaluar niveles de autorizacin de

las ventas.
- Evaluar la modalidad de ventas,
esto es, en el saln de ventas,
vendedores a domicilio, por correo
electrnico, telefnico, Internet, etc.
Evaluar responsables de custodiar
los bienes.

Sistema Financiero Cobranzas Flujo de ingresos - Cuadro sntesis

El sistema abarca desde el momento en que se detecta facturas y/o documentos en situacin de cobro.
Etapa
Organizacin de la
cobranza.

Modalidades: - Por cobradores
- A travs de entidades bancarias.
- A travs de Caja en la entidad.
- Debito en tarjetas de crdito.
Crditos y Cobranzas
Gestin de cobro.
Rendicin de
cobranzas.
Documentacin
Planilla de cobranza
Deposito en entidad financiera.

Rendicin ante Contadura.
Tesorera
Registracin de la
cobranza
Se registra los ingresos y los depsitos. Se

actualiza la cuenta corriente del cliente.
Contadura
Recibo duplicado.
Planilla de
cobranza.
Recibos
Planilla de
cobranza.
Valores.
Otros aspectos
Arqueos de caja.
Conciliaciones
bancarias.

Sistema Financiero Pagos Flujo de egresos - Cuadro sntesis

El sistema abarca desde el momento en que se contrae una obligacin por una compra efectuada a un proveedor, por los servicios prestados por el
personal, por los aportes retenidos a los empleados, por las contribuciones patronales en materia previsional e impositiva, etc. Culmina cuando se
cancela la deuda y se realiza la registracin correspondiente.
Etapa
Control y
registracin de la
deuda.

Se coteja factura con remito y la orden de
compra, en lo que respecta a precio y
cantidades. Se conforma la factura
- Cuentas a Pagar
Autorizacin y
Se emite instrumento de pago.
liquidacin del pago.
Registracin del
pago.
- Contadura.
Se registra los egresos y actualiza la

cuenta corriente de los destinatarios de
pagos.
Cuentas a Pagar
Tesorera
Documentacin
Otros aspectos
Legajo de pagos:
- Remito
- Factura
- Orden de compra
Registro de cuentas a
pagar.
Otras planillas:
Remuneraciones, Cargas
Sociales, etc.
- Legajo de pagos.
- Orden de pago.
- Recibo original.
- Registro de cuentas
a pagar por proveedor
o destinatario de
pagos.

Sistema de Conversin Cuadro sntesis

El sistema abarca la eleccin de las entradas, las operaciones, los flujos y los mtodos de elaboracin de bienes y servicios, as como su especificacin
detallada.
Etapa
Planificacin de la
produccin
Centros de
Fabricacin

Se determinan cantidades a elaborar, los
planes de accin y presupuestos. Se
normalizan los procesos de trabajo.
Control de calidad: minimizar la

cantidad de productos fallados,
tratamiento de desechos.
Control de inventarios:
necesidades de reposicin stock
mnimo-, actualizacin de fichas de
stock.
Control de produccin: se
elabora teniendo en cuenta el
control de calidad y los estndares
de Investigacin y Desarrollo.
- Planeamiento y control
de la Produccin.
Fabricacin (puede
estar dividido en
sectores).
Administracin de
Fabrica (se ocupa
de la Contabilidad
de Costos).
Control de calidad.
Almacenes (se
ocupa del control de
inventarios).
Investigacin y
Desarrollo.
5
Documentacin
- Ordenes de
produccin.
Otros aspectos
Tiene que controlar la produccin.
Para elaborar un bien tangible se
necesitan tres conjuntos de
elementos, la mano de obra, las
maquinas y las materias primas. El
producto es el resultado de la
combinacin de estos tres
elementos.
Partes de
Inventarios: materia prima,
produccin.
produccin en proceso y productos
Informe de control terminados.
de calidad.
Informe sobre
estndares de
I&D.
Fichas de stock.

Sistema de Administracin de Personal Cuadro sntesis

El sistema abarca la deteccin de las necesidades o requerimientos de los distintos sectores de la organizacin, la incorporacin del recurso humano, su
administracin y su mantenimiento dentro de la misma.
Etapa
Reclutamiento

Busca incorporar a las personas idneas
- Departamento
para el desarrollo de las distintas funciones
Personal
solicitadas.
Seleccin
Elegir de todos los candidatos potenciales

al que tiene el perfil requerido para ocupar
el puesto.
Adoctrinamiento
Documentacin
- Solicitud de
empleo
- CV
Departamento
Personal
Responsable de
rea.
Socializa al individuo inculcndole los

valores y costumbres que hacen a la
cultura de la organizacin.
Fuente - Guilli, Juan Jose,
Diseo y efectividad organizacional, Ediciones Macchi, 2000 (Capitulo 3).
Solicitud de
empleo
CV
Antecedentes
laborales
Otros aspectos
Se puede recurrir a
Consultoras externas o recurrir
al mercado de trabajo.
-
Instancias de
evaluacin
psicolgica, tcnica,
de salud.
Entrevistas.

Informacin complementaria
Piramide social Argentina en 2011
Fuente: http://www.iprofesional.com/notas/130340-En-los-ltimos-cinco-aos-dos-...

PYMES Niveles de facturacin y sector econmico
Fuente: http://www.sepyme.gob.ar/sepyme/clasificacion-pyme

UNIDAD 5: SUBSISTEMA ESTRUCTURA ORGNICA.

Advertencia: el presente trabajo integra la serie de fascculos de Apuntes de Ctedra de la asignatura
Sistemas Administrativos, el mismo pretende servir de soporte complementario y simplificador de la
bibliografa bsica aconsejada para el desarrollo de la materia y no pretende reemplazar en modo alguno los
textos o tratados relacionados con la materia, ttulos que pueden consultarse al termino del desarrollo de
cada punto de la unidad.
5.1. Diseo organizacional.
5.2. Principios de estructuras orgnicas. Concepto, Unidad de Mando. Espacio de Control.
Homogeneidad Operativa. Delegacin Efectiva.
5.3. Relaciones formales e Informales. Concepto, Tipos de relaciones formales: lineal, asesora y
funcional.
5.4. Departamentalizacin. Concepto. Proceso. Tipos de departamentalizacin, por funciones, por rea
geogrfica, por tiempo, por proceso, por producto y matricial.
UNIDAD 6: SUBSISTEMA ORGANIZACIN FORMAL.
6.1. La organizacin Formal, concepto, partes componentes: Estructura y proceso.
6.2 Descentralizacin. Concepto. Factores determinantes
6.3 Comits. Concepto. Naturaleza, ventajas y limitaciones
6.4 Direccin Superior. rganos directivos caractersticas. Objetivos y funciones
UNIDAD 7: DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIN FORMAL.
7.1. Organigramas. Concepto. Metodologa de elaboracin. Aplicaciones.
1

7.2. Manuales de Funciones. Conceptos. Contenidos. Ventajas y limitaciones.

7.3. Procedimientos y procesos Conceptos bsicos y aplicaciones.
7.4. Cursogramas, concepto y aplicaciones. Manuales de procedimientos concepto, contenido, ventajas
y limitaciones

Apuntes de Catedra Sistemas Administrativos 2013

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Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas

Carrera: Contador Publico

Universidad de la Cuenca del Plata

Apuntes de ctedra - Sistemas

Profesor: C.P. Gustavo Ariel Mereles

Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas

Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas

El fenmeno de las organizaciones sin fines de lucro es relativamente reciente ya que

Entidades sin fines de lucro

Obtener ganancias o rentabilidad producto No persiguen obtener ganancias, sino

Destino de Cubrir gastos y obligaciones y el remanente Cubrir gastos y obligaciones y

Proporcional al aporte realizado por cada No hay propietarios.

Dan trabajo y generan empleos

Crean y satisfacer necesidades.

Crean y elaboran productos y servicios

Producen y transmiten tecnologa.

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Crean, transmiten y reciben manifestaciones de la cultura.

Distribuyen y redistribuyen recursos.

Generen, poseen y transmiten Poder.

Son medios para crear, conservar, transmitir y modificar el conocimiento.

Son indicadores de la sociedad actual.

Crean smbolos, imagen y prestigio.

Posibilitan alcanzar objetivos generales y particulares.

Son espacios para el desarrollo personal y profesional.

1.2. Administracin. Definicin. Objeto y Objetivo.

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qu se quiere hacer, qu se har?

Objeto: el objeto de la administracin son las Organizaciones.

Interpretar los objetivos propuestos por la organizacin y transformarlos en accin

1.3. Contexto organizacional. Cambio, Complejidad y Administracin.

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cerradas y tienen cierta dependencia e intercambio de recursos con el medio ambiente.

Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas

crdito y a los seguros proveen de recursos financieros a las organizaciones de corto y

1.4. La organizacin en el proceso administrativo concepto y definicin. Estrategia y

Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas

Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas

UNIDAD 2: TEORA DE SISTEMAS.

Sistemas. Concepto, componentes y dinmica.

Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas

Clases de sistemas. Sistemas contables.

Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas

2.3. Los sistemas sociotcnicos.

caractersticas de las tareas

comportamiento de las personas

Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas

2.4. Las organizaciones y las personas: enfoque de la teora del equilibrio

Utilidad de las contribuciones: es el valor que el esfuerzo de un individuo tiene para la

Los postulados bsicos de la teora del equilibrio organizacional son:

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La decisin de participar es esencial en la teora del equilibrio organizacional. El equilibrio

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UNIDAD 3: LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS.

Comportamiento probabilstico y no determinista: dado que las organizaciones son

Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Econmicas

partes provoca impacto sobre las otras.

Homeostasis o estado de equilibrio: se estado se alcanza consiguiendo dos requisitos,

Frontera o lmite: es el lmite que demarca lo que se encuentra adentro y lo que se

Morfognesis: el sistema organizacional tiene la capacidad de modificarse a si mismo y su

Resistencia: es la capacidad de superar el disturbio impuesto por un fenmeno externo, la

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3.3. Subsistemas organizacionales. Subsistema de informacin.