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GRUPO FUNCIONAL DE
CONTRATACION

Versin:O

Doctora:
MARIA CLEMENCIA PINZON IREGUI
Gerente
HOSPITAL SIMON SOLlVAR

REF:
ESTUDIOS
PREVIOS
PARA
CONTRATAR
ADQUISICION
DE
MEDICAMENTOS PARA USO EN HOSPITALlZACION y CONSULTA EXTERNA

En el presente escrito expongo para su conocimiento el estudio referenciado as:

1, DEFINICiN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER

CON LA CONTRATACiN:
El Hospital Simn Bolvar - Subred Norte ESE requiere contratar a adquisicin de
MEDICAMENTOS PARA USO EN HOSPITALlZACION y CONSULTA EXTERNA. que
se conciba bajo los parmetros de Buenas Prcticas de Manufactura, Registros
Sanitarios, Cdigo nico de Medicamentos, Regulaciones Farmacuticas al disponer
certificaciones ante el Instituto de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIM/I"
En la actualidad el Hospital no dispone suficiente cantidad de medicamentos para la
atencin de sus pacientes hospitalizados y ambulatorios y estos deben cumplir con lo
establecido en el Decreto 2200 de 2005, Resolucin 1403 de 2007 y Resolucin 0444
de 2008, en aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de
eficiencia, oportunidad y calidad.
Disponer de MEDICAMENTOS que cumplan con los requisitos normativos, propende
por brindar mayor seguridad al usuario,
por mantener la satisfaccin de las
necesidades y expectativas de los mismos, aportando en pro de garantizar una mejor
capacidad de respuesta ante la demanda de servicios y de forma especial impactar en
la seguridad del paciente como pilar fundamental para el logro de calidad propuestos
por la organizacin a travs del proceso de mejoramiento continuo emprendido para
implementar los estndares de Acreditacin dentro del Sistema Obligatorio de
Garanta de Calidad.
2.

DEFINICION TECNICA DE LA FORMA

SATISFACER SU NECESIDAD

EN QUE

LA ENTIDAD

PUEDE

El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la contratacin de

proveedores para la adquisicin de medicamentos para El Hospital como parte del
cumplimiento de la Politica Institucional de Seguridad del Paciente y en beneficio de
las buenas prcticas clnicas.
Como institucin que est realizando actividades encaminadas hacia el cumplimiento
de los estndares de habilitacin y acreditacin que garanticen las condiciones de
calidad de los medicamentos que requieran adecuaciones o su elaboracin teniendo

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GRUPO FUNCIONAL DE
CONTRATACION

en cuenta la importancia de la seguridad

teraputica implementada a los pacientes.

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de los medicamentos

usados en la

Desde el Servicio Farmacutico se ha realizado la verificacin y evaluacin del las

necesidades de recurso humano, saneamiento, higiene y salud ocupacional,
infraestructura fsica, dotacin, productos devueltos, documentacin, sistema de
gestin de calidad, quejas, contratos, auditoras internas, sistema de informacin y
farmacovigilancia, sistema de tratamiento de aguas, requisitos especficos para el
reempaque y reenvase, elaboracin de formulas magistrales, nutriciones y ajuste de
concentraciones de dosis de medicamentos de administracin parenteral, mezclas y/o
ajustes de concentraciones de dosis de medicamentos
oncolgicos, distribucin
embalaje y transporte, para el cumplimiento de la Resolucin 0444-08 y dems
normas relacionadas.
3. CONDICIONES ESPECIALES DE LA CONTRATACION A CELEBRARSE
3.1. OBJETO El HOSPITAL SIMON BOLlVAR Subred Norte E.S.E., est interesado en
contratar proveedores especializados para realizar la adquisicin de medicamentos
necesarios para la utilizacin a nivel del rea de hospitalizacin y consulta externa,
bajo parmetros de calidad, accesibilidad y oportunidad.
El oferente deber presentar una propuesta tcnica para el suministro de los
medicamentos para el rea del Servicio Farmacutico requeridos por el Hospital
Simn Bolvar, de acuerdo a las especificaciones del cuadro anexo.
3.1_1 ESPECIFICACIONES TCNICAS REQUERIDAS
a. En caso de adjudicacin, el eventual proveedor deber entregar los medicamentos
segn la programacin o requerimientos establecidos por el Hospital, los cuales
para todos los casos constituir parte integral del contrato. Esta programacin que
es interna del hospital podr cambiar de acuerdo a sus necesidades y
conveniencia. En todo caso, la entrega de medicamentos requeridos por el
Hospital, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro de las
cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos
de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata.
b. Las entregas debern efectuarse en las instalaciones del Hospital Simn Bolvar Empresa Social del Estado, en la Bodega Principal del Servicio Farmacutico y en
el horario establecido en el eventual contrato, el cual ser de lunes a sbados de
8am a 12m y de 1pm a 6pm, domingos y festivos de 8am a 3pm. En caso de
urgencias vitales nocturnas, la entrega deber realizarse en el rea de
dispensacin previa autorizacin de la Subgerencia Administrativa y/o delegado.
c.

El proveedor se compromete a realizar la reposicin de productos y/o

medicamentos que resultaren deteriorados en el transporte de los mismos, o con
defectos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital
- Servicios Farmacuticos hasta setenta y dos (72) horas siguientes a la recepcin
del producto, debiendo proceder a dicha reposicin dentro de las setenta y dos
(72) horas siguientes al mismo.

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GRUPO FUNCIONAL DE
CONTRATACION

Versin:O

d. El proveedor no podr negarse a entregar los insumas aduciendo motivos de

empaque o presentacin de los mismos, adems no podr retrasar o cancelar las
entregas por motivos de produccin, baja oferta, baja demanda, escasez en el
mercado, trmites aduaneros y/o de importacin, licencias, vacaciones colectivas o
variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que
impida la entrega del medicamento, el Proveedor deber realizar todas las
gestiones necesarias para la consecucin y entrega del medicamento al Hospital.
e. El medicamento y/o producto entregado por el Proveedor deber tener como
mnimo un vencimiento no inferior a (18) meses. En caso de que el tiempo de vida
til fijado en el Registro Invima sea inferior a dieciocho (18) meses, el cotizante
debe notificar por escrito de ello al Hospital, mediante una comunicacin
denominada CARTA DE COMPROMISO DE CAMBIO Y se obligar a realizar el
cambio del medicamento y/o producto cuando est cercano a la fecha de
vencimiento. Los elementos entregados al hospital, la fecha de expracin NO
debe ser inferior en tiempo al 75% de vida til aprobada por el INVIMA en registro
sanitario.
f.

Por polticas del Hospital, con cinco (5) meses de anticipacin a la fecha de
vencimiento del medicamento y/o producto se notificar al Proveedor, quien se
obliga a asumir la recepcin y cambio del medicamento y/o producto reportado,
incluyendo los de cadena de frio y control especial. En caso de distribuidores no
se aceptan polticas de cambio sujetas al Laboratorio Fabricante.

g. El proveedor deber certificar Carta de compromiso de cambio de medicamentos

de baja rotacin hasta por dos (2) aos o despus de la liquidacin del contrato,
incluyendo los de cadena de frio y de control especial.
h. El oferente deber contar con una experiencia mnima de tres (3) aos en el
suministro de medicamentos, para tal efecto deber aportar certificacin y relacin
de contratos suscritos durante los tres (3) ltimos aos, expedidas por las
empresas que hayan celebrado con el proponente, con indicacin del objeto,
cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno.
i.

El eventual proveedor deber garantizar que los productos y/o medicamentos

entregados estn marcados con el respectivo registro sanitario, lote, fecha de
vencimiento, va de administracin, concentracin y nombre del principio activo en
el empaque primario y secundario de acuerdo a lo estipulado en el decreto 677 de
abril de 1995.

j.

Considerando que las cantidades del medicamento, aqu previstas, dependen de

las necesidades reales de consumo y rotacin del Hospital sern susceptibles de
variacin, de manera que podrn disminuir o aumentar, con la respectiva
deduccin de la cantidad estimada de otro u otros de los tems contratados,
siempre y cuando no sobrepase el valor contractual, quedando entonces, obligado
el PROVEEDOR como lo acepta en el momento de suscribir el contrato, a
despachar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los medicamentos aqu
contemplados.

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GRUPO FUNCIONAL DE
CONTRATACION

Versin:O

k. Por necesidad del servicio el hospital podr solicitar cambio de medicamentos, y/o
cantidades contratadas durante la ejecucin del contrato, siempre y cuando no
sobrepase el valor presupuesta!.
1. Todo producto debe facturarse por unidad.
m. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque total o por producto, en
forma parcial, segn las negociaciones y precios ofrecidos y evaluacin
adelantada.
n. El Hospital Simn Bolvar Subred Norte E.S.E., realizar en primer trmino una
evaluacin tcnica sobre los productos farmacuticos cotizados y sern objeto de
evaluacin econmica nicamente aquellos que cumplan con las normas
aplicables y que no hayan sido reportados ante el INVIMA por posibles fallos
teraputicos efectos o reacciones adversas o defectos en la calidad del mismo,
todo protocolizado dentro del programa Nacional de Farmacovigilancia.
o. Con la presentacin de la cotizacin, se entiende que el oferente acepta de forma
integral estas condiciones para participar en la presente solicitud y contratar segn
sea el caso, con el Hospital.
p. El oferente deber cotizar todos y cada uno de los tems solicitados en la presente
so pena de rechazo de la oferta.
q. El proveedor deber entregar al Hospital Simn Bolvar Subred Norte siempre que
sean necesario durante la recepcin tcnica y administrativa del CERTIFICADO
DE BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA vigente en la fecha de la
presentacin de la cotizacin. En caso de depsitos y/o distribuidores mayoristas
presentar concepto sanitario expedido por la Secretaria Distrital de Salud o
secretaria de salud del lugar de procedencia del oferente, dicho registro deber
autorizarlo para la venta y distribucin mayorista de medicamentos y/o productos
farmacuticos, adems anexar copia de BPM (Buenas Prcticas de Manufactura)
del laboratorio fabricante en medio magntico.
r.

Se deben especificar las caractersticas tcnicas de los elementos, unidad de

medida, marca, pas de origen, valor unitario, si est gravado por el impuesto de
valor agregado (IVA), % del IVA o si son exentos de IVA y los dems datos
estipulados por la institucin.

s. SOPORTE TCNICO-CIENTFICO: El Proveedor (tanto como para el Laboratorio

fabricante como para los Distribuidores) suministrar apoyo tcnico- cientfico
sobre el tem ofrecido, cuando as lo requiera el Hospital. Con cada producto
contratado anexar el certificado de anlisis por cada lote de producto enviado al
Hospital Simn Bolvar E.S.E con cada uno de los despachos realizados.
t.

Experiencia mnima de dos (2) aos en la distribucin de los elementos requeridos

o similares.

u. REGISTROS SANITARIOS DE INVIMA y FICHAS TCNICAS:

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CONTRATACION

v.

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D.C.

Versin:O

El Proveedor deber relacionar el registro sanitario del Invima por cada uno de
los tems ofrecidos, garantizando su vigencia en la fecha de la presentacin de
la cotizacin. Los proveedores deben certificar que sus registros sanitarios se
encuentran vigentes a la fecha de evaluacin. El Hospital se reserva el derecho
de verificar la informacin relacionada con la vigencia de dichos registros
sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedicin o de vigencia del
mismo registro para alguno de los tems ofrecidos, este no ser tenido en
cuenta.

El Proveedor deber presentar con la oferta copia legible del registro sanitario,
adems deber presentar en CD-ROM, documentos escaneados o en formato
PDF de los registros sanitarios en una carpeta denominada REGISTROS y de
las fichas tcnicas en una carpeta denominada FICHAS de cada uno de los
medicamentos cotizados.

El Proveedor deber presentar los correspondientes registros sanitarios

vigentes y las fichas tcnicas de caldad por cada uno de los tems ofrecidos,
dentro del trmino de cinco (5) das siguientes a la legalizacin del contrato, en
caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las multas, sanciones
administrativas, contractuales y efectividad de las plizas constituidas y el tem
se le asignar al cotizante que contine en la calificacin. Lo mismo ocurrir en
caso de aportar uno diferente al real o sin vigencia.

DEPSITOS Y/O DISTRIBUIDORES: En caso de que el proveedor sea

Depsito y/o Distribuidor, deben presentar la misma documentacin que
solicitarn al Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del
laboratorio en la cual se autorice al depsito y/o distribuidor la comercializacin
de los medicamentos ofrecidos. En caso de no presentarla no se reaizar el
estudio sobre los productos que carezcan de esta documentacin.

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa de aceptacin de

condiciones de recepcin,
aceptacin y reposicin de productos y/o
medicamentos deteriorados o rechazados. (El Hospital har una recepcin tcnica
y administrativa de los medicamentos suministrados segn manual de normas
tcnicas de calidad - gua tcnica de anlisis INVIMA).

w. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa aceptando la evaluacin de

proveedores. Dicha evaluacin se tendr cuenta para posteriores invitaciones y/o
para la continuidad o no del eventual contrato.
x.

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se declare tiempo de

entrega de los productos solicitados LEAD TIME (Tiempo entre la solicitud y
recepcin del producto en nuestras instalaciones), donde el oferente se
comprometa
a la entrega de productos y/o medicamentos solicitados en un
mximo de 48 horas.

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GRUPO FUNCIONAL DE
CONTRATACION
y.

Versin:O

El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se acepte tem por
tem las condiciones de entrega y vencimiento establecidas en el presente pliego
en las condiciones comerciales.

z. Verificacin de las polticas y procedimientos para el manejo de devoluciones.

aa. CDIGO NICO DE MEDICAMENTOS:

El cotizante deber relacionar, el Cdigo nico de Medicamento (CUM)

asignado por el Invima por cada uno de los tems ofrecidos, garantizando el
respectivo expediente y consecutivo.

bb. El Hospital se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada con la

vigencia de dicho Cdigo nico de Medicamento. En el evento de encontrar la falta
de expedicin o de vigencia del mismo cdigo para alguno de los tems ofrecidos,
este no ser tenido en cuenta en la evaluacin.

3.2 DESCRIPCION DE LOS BIENES O SERVICIOS A ADQUIRIR

Lo mencionado e incluido en los literales 2 y 3 de este documento.

3.3 PLAZO DE EJECUCiN

El plazo de ejecucin del contrato ser con base a las disposiciones dadas por la
Subgerencia Administrativa, Comit de compras y adicionales.

3.4.

LUGAR DE EJECUCION

En las sedes del hospital ubicadas en la:

3.5.

Carrera 7 No 165-00
Sede ubicada en la calle 104 No 47 -51

PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO

Los recursos con que cuenta el HOSPITAL SIMON BOLlVAR Subred Norte E.S.E,
para respaldar econmicamente la ejecucin del presente objeto a contratar provienen
de los recursos asignados al presupuesto de la Entidad para la vigencia

3.6.

FORMA DE PAGO

La forma de pago y los requisitos inherentes sern los definidos por las Subgerencias
Administrativa y Financiera.

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At.CAU>iA MA.YOR;
DE BOGOT D-e.
31\.'LUD

Previa presentacin de la factura

correspondiente,
certificado de cumplimiento
suscrito por el Supervisor del Contrato y la acreditacin de pagos paraflscales de.'Ley.
4. GARANTIA UNICA
En cumplimiento de la normatividad vigente se exigir al cntratista la constitucin a
favor del HOSPITAL SIMON SOLlVAR de una garanta nica expedida por una
Cornpala de Seguros legalmente establecida en Colombia V cuya pliza matriz est
debidamente aprobada por la Superintendencia
Financiera y que ampare los
siguientes riesgos:,:,
Definidos por el rea de contratacin y relacionados.

En caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento

'en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantas.
Igualmente, se pactaran en el contrato las clusulas de multas y penal pecuniaria del
derecho comn y las excepcionales de terminacin interpretacin y modificacin
unilateral, as! como la de caducidad.

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5.

SUPERVISORDEL CONTRA

La supervisin en la, ejecucin del contrato estar a cargo del PROFESIONAL

ESPECIALIZADO QUIM[,CO FARMACEUTICO del HOSPITAL SlMON BOllVAR quien
velar por la correcta- ejecucin del objeto contractual, y certificar el cumplimiento a
cabalidad de las obligaciones contractuales.
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Por la atencin y colaboracin, gracia.

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JEAN' CARLO ~~r:~'CA

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Profesional !;specializado
Qumico Far.macutico
HOSPITAL SIMON SOLlVAR

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