1- Sim, costumo escanear e guardar no e-mail.

2- Com o crescimento e evoluo da escrita e da vida social, o ser humano

passou a compreender melhor o valor da informao e, por conseguinte,
o valor dos documentos. A partir da comeou a agrupar documentos
sistematizando em diversos suportes os resultados de suas atividades
cotidianas relacionadas com poltica, religio, sociedade, economia,
entre outras. Neste momento surgem os arquivos, que tinham como
papel principal a guarda e conservao de documentos objetivando
atestar a legalidade dos patrimnios e contar a histria de seus povos.
Arquivos so locais destinados guarda ordenada de documentos
criados por instituies ou pessoas, no decorrer de suas atividades,
buscando a preservao desta documentao como um conjunto e no
como unidades isoladas, pois estes na sua maioria servem de prova de
transaes documentais realizadas e esto relacionados com os direitos
e deveres destas instituies ou pessoas.
Nas organizaes o objetivo principal dos setores de arquivo atender
administrao direta em suas atividades diversas, servindo de suporte
pesquisa tcnica, administrativa e financeira produzindo, recolhendo,
selecionando e arquivando documentos gerados de maneira organizada,
estando sempre preparados para o atendimento a consultas internas e
externas de maneira rpida e precisa. O arquivo serve de instrumento
principal de controle ao administrativa de qualquer empresa, seja ela
privada ou pblica. Abriga documentos resultantes de uma atividade,
sendo

estes

conservados

como

comprovantes.

Quando

bem

organizados, transmitem ordens, evitando repeties desnecessrias de

experincias, diminuindo a duplicidade de trabalho, revelando o que est
para ser feito e os resultados obtidos. Constitui, ainda, fonte de pesquisa
para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada
de decises.
Com o passar do tempo e terminada sua funo legal, os arquivos
transformam-se em conhecimento para resgate histrico, quando seus
documentos deixam de ter a validade tcnico-administrativa e legal para
servirem de fonte histrica institucional. Sua funo principal a
disponibilizao das informaes contidas em seu acervo de maneira

ordenada e funcional, a fim de embasar os procedimentos da instituio

onde est inserido.
Independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituio
na qual se encontra este setor de arquivo, deve-se primeiramente
conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia,
objetivando determinar os tipos de documentos e seu fluxo na
organizao.
Convm ressaltar uma das etapas mais importantes para os arquivos
que a escolha do mtodo de arquivamento no arranjo da
documentao. Por existirem documentos que devem ser ordenados de
maneira diferenciada (assunto, nome, nmero, data ou local) pode-se
empregar diferentes mtodos, porm baseados em cuidadosa anlise
das atividades desenvolvidas pela organizao e pela observao das
solicitaes dos documentos nos arquivos.
Deve-se definir ento o mtodo principal e os auxiliares a serem
implantados. Assim como o mtodo, o arranjo, que a ordenao dos
documentos em fundos (fonte geradora de documentos como a
administrao, a contabilidade, os recursos humanos, entre outros)
uma das funes mais importantes em um arquivo e deve ser
desenvolvido por profissionais habilitados e especialistas na rea de
gesto de documentos neste ambientes institucionais.
.Referncias
PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002.
PRADO, Heloisa de Almeida. A tcnica de arquivar. So Paulo: T. Queiroz,
1986.