UF1763. UNIDAD 3.

PRESENTACIN Y SEGUIMIENTO DE OFERTAS A

PROCESOS DE LICITACIN INTERNACIONAL.

INDICE

1. PLIEGO

DE

CONDICIONES:

DOCUMENTACIN

REQUISITOS

HABITUALES.
2. PREPARACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL CONCURSO.
3. SEGUIMIENTO DE LAS OFERTAS CONSOLIDADAS.

1. PLIEGO DE CONDICIONES: DOCUMENTACIN Y REQUISITOS

HABITUALES.
El pliego de condiciones es un documento contractual, de carcter
exhaustivo y obligatorio en el cul se establecen las condiciones o
clusulas que se aceptan en una licitacin.
En un pliego de condiciones se indica cmo y con qu especificaciones hay
que llevar a la realidad los proyectos de obras y servicios que se ofertan. Por
tanto, el pliego contiene las relaciones que existirn y que tienen que
cumplirse ante el propietario y el ejecutor de la licitacin.
Se trata de un documento que debe contener toda la informacin necesaria
para que el proyecto llegue a buen fin, as, indicar:
Todas las condiciones generales del trabajo.
La descripcin y caractersticas de los materiales a utilizar.
Los planos constructivos.
La localizacin en el caso de que sea una obra o servicio.
Seala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes
que lo suscriben.
Indicar como se desarrollar el trabajo.
Seala los mecanismos de resolucin de conflictos que puedan surgir.
En los pliegos de condiciones vienen detallados de manera totalmente
pormenorizada todos los extremos de dicha licitacin de manera que la
empresa que resulte adjudicataria de la misma conozca todos los detalles

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acerca del concurso de manera que no haya nada sujeto a la libre

interpretacin de las empresas concursantes.

2. PREPARACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL CONCURSO.

A los pliegos de condiciones tambin se les denomina bases de licitacin,
determinan el objeto del contrato, sus condiciones y las especificaciones de
los bienes o servicios a adquirir.

2.1.

Plazo lmite de presentacin ofertas.

Se trata de un punto fundamental. En el caso de licitaciones internacionales,

este plazo no debe ser inferior a las seis semanas con carcter general y a
las doce semanas para los contratos de obras.
La empresa que acuda a la licitacin ha de cumplir con estos plazos si
quiere que su propuesta sea tenida en cuenta.

2.2.

Idioma de trabajo.

Por lo general, en la mayora de los casos, las ofertas deben ser presentadas
en ingls o francs. Tambin se admite el castellano en el caso del Banco
Interamericano de Desarrollo.
La empresa tendr que atenerse al idioma que est dispuesto en el pliego y
para ello tendr que contar con personas que dominen perfectamente la
lengua en cuestin o traductores que controlen toda la terminologa
especifica del proyecto en cuestin.

2.3.

Especificaciones tcnicas.

Es un documento en el que la agencia ejecutora establece sus exigencias

con respecto al bien o servicio a contratar. En esta parte del pliego
encontramos, por tanto, cuales son las caractersticas que, desde el punto
de vista tcnico, ha de tener el bien objeto de la licitacin.
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De esta forma la empresa deber aportar en la documentacin que incluya

todos los planos, croquis necesarios para que quede patente que el
producto del proyecto que vamos a desarrollar se adecua perfectamente a
los requisitos tcnicos establecidos en el pliego de condiciones.

2.4.

Establecimiento de los precios.

En los documentos de licitacin se deben establecer los trminos en que los

precios han de formularse en las ofertas, FOB, CIF, EXW,DDP En el pliego
tiene que venir especificado el incoterm a utilizar por todas las empresas
que

se

presenten

al

concurso

de

manera

que

las

ofertas

sean

perfectamente comparables. Si el pliego determina que tiene que ser en

condiciones CIF, habr que determinar el precio en esas condiciones, con
todos los gastos que el CIF conlleva como transporte de los materiales.

2.5.

Oferta.

Las empresas que concurran a la licitacin pblica internacional deben

presentar su oferta empleando para ello los modelos establecidos por los
organismos multilaterales. La empresa deber de respetar esos modelos y
presentar su oferta usando los formatos adecuados.

2.6.

Moneda de la oferta y moneda de pago.

La moneda es una cuestin que vara de una entidad a otra, para valorar las
ofertas se suele indicar que stas deben ir expresadas en las monedas
nacionales de los pases beneficiarios. No obstante, esa moneda no tiene
que ser necesariamente la moneda de pago, para ello, se emplearan
monedas de uso internacional o la del pas adjudicatario del contrato.
Por lo tanto la oferta que presente la empresa tendr que ir expresada en la
moneda que indique el pliego. La empresa tendr que tener en cuenta los
posibles riesgos derivados del tipo de cambio que puedan surgir. Es decir,
imagina el caso de que la empresa es europea y se compromete a
desarrollar el proyecto por 100.000 USD. Suponiendo que la empresa tenga
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que pagar sus costes en euros y que vaya a cobrar el proyecto dentro de 12
meses, la empresa corre el riesgo de que el dlar americano se deprecie y,
por tanto, cobre menos euros al cambiar dichos dlares en el mercado.
Tambin podra darse el caso de que el riesgo la beneficiara, que el dlar se
apreciase. Ante este riesgo, existen diferentes mecanismos de cobertura
que la empresa puede encontrar en los mercados financieros a un coste
razonable.

2.7.

Formas de pago

Establecimiento de la modalidad de pago. Dicha modalidad tambin variar

en funcin de los tipos de contrato y del organismo de que se trate.
Resulta fundamental para la empresa conocer estas formas de pago para
evaluar si le resultan interesantes y viables desde el punto de vista de la
tesorera de la empresa.

2.8.

Transportes y seguros.

En este punto del pliego se establece por cuenta de quien corren los gastos
de transporte y seguros de la mercanca. Este punto est ntimamente
relacionado con punto de los Incoterms, la empresa debe conocer a quin
corresponden las cargas relativas a los transportes y al seguro de la
mercanca de cara a hacer su presupuesto y rellenar su oferta econmica.

2.9.

Garantas y avales.

En algunos contratos, especialmente en los de obra, se solicitan garantas

provisionales en el momento de presentacin de la oferta, garantas que
determinen la seriedad de la empresa que concurra, y garantas de
cara a asegurar su ejecucin, garantas de cumplimiento.
Tambin es fundamental para la empresa este punto, dado que tiene que
buscar entidades financieras o empresas del grupo que le concedan esos
avales. Adems, la empresa tiene que valorar si es capaz de hacer frente a

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las diferentes garantas que puedan aparecer en el pliego de condiciones de

la licitacin.

2.10.

Divisin de los contratos y establecimiento de lotes.

Es muy normal dividir el proyecto, principalmente en contratos de

suministros, en varios lotes homogneos que tengan un valor los
suficientemente interesante para que las empresas concurran, garantizando
as una mayor competencia.
Puede resultar interesante para la empresa que el contrato se divida de
alguna manera en una serie de lotes de forma que concurse solo a una
parte del contrato. Esto tambin puede beneficiar a nuestra empresa si est
especializada en una de esas partes.

2.11.

Preferencias regionales y nacionales.

En muchos casos de licitacin internacional se concede un margen de

preferencia para las ofertas procedentes de pases prestatarios. En este tipo
de casos, los documentos de licitacin deben indicar cul es ste para las
ofertas nacionales y que informacin ser exigida para determinar que una
oferta cumple los requisitos necesarios para obtener dicha calificacin.
Esto resulta fundamental para la empresa dado que si no pertenece a las
reas con preferencia, partir con desventaja de cara a resultar ganadora de
la licitacin.
El mecanismo puede consistir en adicionar una suma igual al 15% del precio
CIP propuesto a las ofertas de bienes fabricados en el extranjero durante la
fase de evaluacin del proceso.

2.12.

Evaluacin.

Una vez comprobado el cumplimiento de todos los requisitos de orden

administrativo y tcnico contemplados en los documentos de licitacin, el
prestatario adjudicar el contrato a la oferta que cumpla con los requisitos
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exigidos en los documentos de licitacin y represente el coste evaluado ms

bajo. En los documentos de licitacin deben especificarse los factores que,
adems del precio, han de considerarse en la evaluacin de las ofertas, y la
manera en que estos han de aplicarse a fin de determinar la oferta evaluada
como la ms baja.

3. SEGUIMIENTO DE LAS OFERTAS CONSOLIDADAS.

3.1.
Anlisis de las causas de xito o fracaso.
Las causas del xito o fracaso de una empresa en una licitacin pueden ser
numerosas. Es decir, el xito o fracaso depender de la gestin de las
siguientes fases:
Anlisis interno de la empresa, de sus fortalezas y debilidades.
Investigacin por parte de la empresa de cules son los segmentos
del mercado en los que puede tener ms xito.
Recabar toda la informacin posible de los organismos multilaterales.
Mantener un contacto peridico con los funcionarios de estos
organismos para presentar a la empresa.
Priorizar bien entre los mercados a los que nos podemos dirigir y
seleccionar el ms conveniente.

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 Disponer de personal experto que conozca los idiomas del mercado

objetivo y su forma de trabajar. La empresa ha de realizar una
inversin para inmiscuirse en dicho mercado y adquirir toda la
experiencia posible. Sin esa experiencia ser difcil ganar la primera
licitacin.
Valorar la posibilidad de entrar a competir en los diferentes proyectos
colaborando con otras empresas a travs de la frmula del consorcio
o de la unin temporal de empresas, UTE. Estas frmulas son muy
valoradas por los organismos multilaterales. Por tanto, es importante
no fallar en la decisin de con qu socios entramos en el concurso as
como decidir cul de los socios ser el lder de la asociacin.
Resulta tambin importante que la empresa se inscriba

en

determinados registros y bases de datos.

Por ltimo, resulta interesante recibir asesoramiento puntual de
organismos pblicos como pueden ser ICEX en Espaa o la Red de
Oficinas econmicas y Comerciales en Espaa
Por tanto, de la gestin de todos estos puntos as como de la presentacin
de una propuesta que cumpla con todo el pliego de condiciones de manera
satisfactoria y con un precio competitivo depender que la empresa tenga
ms o menos xito en el proceso de licitacin.
3.2.

Negociacin del contrato.

Fase de Anlisis o Evaluacin del proyecto:

Posteriormente a la entrega de la propuesta, existe una fase en la que el
personal del organismo realiza una exhaustiva evaluacin de los aspectos
tcnicos, medioambientales, financieros y econmicos del proyecto. Esta
fase es competencia exclusiva del organismo y dura entre 3 y 6 meses.

Fase de Negociacin:
Posteriormente al anlisis, el organismo y el prestatario negocian el acuerdo
de

prstamo

los

planes

de

implementacin

del

proyecto.

Estas

negociaciones duran entre unos y dos meses y, a su finalizacin, el informe

de Evaluacin resultado de la fase anterior y los documentos de prstamo
se dirigen al rgano correspondiente para su aprobacin. Hay que tener en

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cuenta que el prstamo se hace efectivo slo tras ser firmado por el pas y
bajo otras formalidades, entre los dos y cuatro meses posteriores a su
aprobacin.

Fase de Aprobacin:
Consiste en la creacin y aprobacin de una propuesta de prstamo y de un
determinado plan de operaciones. Ambos documentos contienen una
detallada descripcin de:

Los objetivos.
Actividades y presupuesto.
Plan y plazo de implementacin.
Riesgos e impactos sociales y ambientales.
Agencia a cargo de la implementacin del proyecto.
Etc.

En este momento, el pas prestatario prepara:

El plan que contiene las adquisiciones que hay que hacer en los 18
meses siguientes para preparar el proyecto.
El presupuesto estimado para las diversas ofertas de licitacin.
La fuente de financiacin y el mtodo de adquisicin para cada
licitacin.
La fecha estimada para el primer aviso de licitacin o precalificacin.
El estado de la adquisicin.

3.3.

Ejecucin del proyecto.

La etapa de ejecucin es aquella en la que la empresa adjudicataria est

desarrollando ya la obra o proyecto en cuestin segn las especificaciones
del pliego de condiciones o bases de licitacin.
Durante esta etapa, la empresa puede contratar servicios de consultora,
adquirir bienes y equipos y ejecutar obras civiles. La figura que licita estas
contrataciones es el prestatario pero es el banco el que tiene la funcin de
supervisar el proceso de licitacin a fin de garantizar que el proyecto se
ajuste al calendario establecido y se respeten sus procedimientos de
adquisicin.

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De esta manera, por lo general, es una representacin del banco en el pas

del prestatario el que supervisa el proyecto de acuerdo con las instrucciones
derivadas de la propuesta de prstamo y del contrato respectivo.

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