Planeacin.

Qu se entiende por Planeacin?

La Planeacin es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es
posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin.
La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier empresa, ya que
a travs de ella se prevn las contingencias y cambios que puede deprar el futuro, se
establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia
dnde se dirige la accin, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
La planeacin define lo que pretende realizar la empresa en el futuro y cmo debe
realizarlo. La planeacin es la primera funcin administrativa, y se encarga de definir los
objetivos para el futuro desempeo organizacional y decide sobre los recursos y tareas
necesarias para alcanzarlos de manera adecuada. , con base en la investigacin y
elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en el futuro.
Cul es la importancia de la Planeacin?
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al mximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
El proceso de la Planeacin:
Segn varios autores hay diferentes criterios para planear:
Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificacin, a
saber:
1) Deteccin de una oportunidad.
2) Establecimiento de objetivos.
3) Consideracin de las premisas de planificacin.

4) Identificacin de las alternativas.

5) Comparacin de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.
6) Eleccin de una alternativa.
6) Elaboracin de los planes de apoyo.
7) Elaboracin del presupuesto.
Lourdes Munch Galindo y Jos Garcia Martinez proponen que para planear se pueden
seguir los siguientes pasos:
1) Propsitos
2) Investigacin
3) premisas (DOFA)
4) Objetivos
5) Estrategias
6) Polticas
7) Programas (grfica de Gantt)
8) Presupuestos
Comparacin de autores sobre: ETAPAS EN LA PLANEACIN
AUTOR KOONTZ, Harold;
1.ESTAR AL TANTO DE LAS OPORTUNIDADES (MATRIZ DOFA)
Diagnstico de la situacin actual de la empresa
2. ESTABLECER OBJETIVOS O METAS
4. CONSIDERAR LAS PREMISAS
5. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS
6. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS
7. ELEGIR UNA ALTERNATIVA
8. FORMULAR PLANES DE APOYO
9. EXPRESAR LOS PLANES EN NUMEROS (PRESUPUESTOS)

AUTORES MUNCH GALINDO, Lourdes y GARCIA MARTINEZ, Jos

1.PROPOSITOS
2. INVESTIGACIN
3. PREMISAS (DOFA)
4. OBJETIVOS
5. ESTRATEGIAS
6. POLITICAS
7. PROGRAMAS (GRFICA DE GANTT)
8. PRESUPUESTOS
Con el fin de comprender mejor el proceso de la planeacin, as como de clarificar y
ubicar algunos conceptos acerca del mismo, se estudiaran las etapas de la planeacin y
su terminologa. Cabe mencionar que todava no existe un criterio unificado en cuanto a
los pasos a seguir para planear, pero la que se presenta se toma de varios autores y es, a
juicio del Administrador Luis Fernando Dueas Garzn, la ms idnea, ya que proporciona
una metodologa sistemtica que sirve como marco de referencia al desarrollar un plan.
PASOS PARA LA PLANEACION
(UNIFICANDO CRITERIOS DE VARIOS AUTORES)
1. PROPOSITO O MISION y VISON DE LA EMPRESA
2. DIAGNOSTICO
(MATRIZ DOFA)
Diagnstico de la situacin actual de la empresa: Investigacin o Informacin.
3. ESTABLECER OBJETIVOS O METAS
4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS
5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS
6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA
7. PROGRAMAS (GRFICA DE GANTT)
8. EXPRESAR LOS PLANES EN NUMEROS (PRESUPUESTOS)

1. PROPSITO o MISION
La misin de una organizacin es la razn de su existencia. Es la finalidad o
motivo de creacin de la empresa, y a la que debe servir. La definicin de la misin
organizacional debe responder a tres preguntas bsicas: quines somos?, Qu
hacemos?, por qu hacemos lo que hacemos?. En el fondo, la misin incluye los
objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la
empresa, es decir, hacia la atencin de las demandas de la sociedad, del mercado
o del cliente. Es importante conocer la misin y los objetivos esenciales, pues si el
administrador no sabe por qu existe LA EMPRESA, ni hacia dnde quiere ir,
jams sabr decir cual es el mejor camino que se debe seguir.
Cada empresa tiene su misin propia y especfica. La misin debe constar de una
declaracin formal y escrita, el denominado credo de la organizacin, para que
sirva de recordatorio peridico que indique a los empleados hacia dnde y cmo
conducir los negocios. Para que sea eficaz, la formulacin o declaracin de la
misin debe describir con claridad:
a. Cul es el propsito fundamental del negocio.
b. Quin es el cliente o cuales son los sectores objetivo o el mercado que se debe
atender.
c. Cul es la contribucin de la empresa a la sociedad.
d. Cules son los compromisos y valores y creencias que impulsa la empresa.
e. Cules son las necesidades bsicas que el negocio debe atender y cmo
atenderlas.
Ejemplo:
Se presenta a continuacin la Misin de la Empresa Ford Motor Company.
MISION
Nuestra misin es mejorar continuamente nuestros productos y servicios, para
atender las necesidades de nuestros consumidores, de modo que podamos
prosperar como un negocio y proporcionar un razonable retorno a nuestros
accionistas, los propietarios de nuestros negocios.
VISON:
La Visin es la imagen que la empresa tiene respecto de si misma y de su futuro.
Es el acto de verse en el tiempo y el espacio.
Muchas EMPRESAS colocan la visin como el proyecto de lo que quieren ser
dentro de cierto plazo y el camino futuro que pretenden seguir para lograrlo.
Ejemplo de Visin de una empresa:
Actualmente somos la segunda mayor productora de pollo en la regin.
Queremos ser la primera productora de lcteos de la regin.
La satisfaccin de los clientes alcanza el 83%,
La satisfaccin de los consumidores deber alcanzar el 95%.
Nuestra produccin actual es de 2000 pollos mensuales
Nuestra produccin mensual deber alcanzar 5.000 pollos mensuales.
Ejemplo de Visin de una empresa de prestacin de servicios:

Visin: conquistar y mantener la posicin de ser la ms avanzada empresa de

asistencia tcnica en el rea de sistemas informticos de la regin.
Para concluir se puede decir que la planeacin se inicia a partir de la definicin de
la misin o propsitos.
2. ESTRATEGIAS, MATRIZ DOFA.
Investigacin o informacin.
Hoy en da los administradores se valen de matrices que indican las relaciones
entre las principales variables. La matriz DOFA es una herramienta que le ayudar a
saber qu debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas tiene su negocio.
La matriz DOFA es un marco conceptual para un anlisis sistemtico que facilita la
articulacin de las amenazas externas con las oportunidades y de las debilidades
con las fortalezas internas de la organizacin.
Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con
el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.
(F) Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas.
FACTORES EXTERNOS: Son aquellos cambios medioambientales, tecnolgicos,
polticos, entre otros que deben considerarse para tomar decisiones hacia el futuro
de la empresa.
FACTORES INTERNOS: La cantidad y calidad del talento humano, los recursos
financieros y materiales con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus
actividades.
Debilidades, ejemplo - la falta de capital. Prevencin de accidentes, maquinaria y
equipos disponibles, capacitacin del talento humano.
Oportunidades, ejemplo - contar con los suficientes clientes potenciales para
ofrecer nuestros productos.
Fortalezas, ejemplo - contar con el personal suficiente y capacitado que sepa
brindar la mejor calidad en nuestros productos.
Amenazas, ejemplo - Impuestos, estabilidad poltica del pas, medioambiente,
enfermedades, crecimiento demogrfico, la competencia, la posicin en el
mercado, cambios en la demanda, fuentes de financiamiento, comportamiento de
los consumidores, transporte, rapidez en los avances tecnolgicos. la
competencia, podra ser una amenaza pero si lo gramos esquivarla tal vez no,
ofreciendo la mejor calidad en el producto y buenos precios al publico.
Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades
externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmente una organizacin
podra desarrollar estrategias defensivas orientadas a contrarrestar debilidades y
esquivar amenazas del entorno.
Las amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear
resultados desastrosos para cualquier organizacin. Una forma de disminuir las
debilidades internas, es aprovechando las oportunidades externas.

La matriz DOFA conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias:

1. La estrategia DA, (debilidades y Amenazas), esta estrategia puede requerir que
la empresa forme una sociedad o que se liquide.
2. La estrategia DO, ( Debilidades y Oportunidades), esta estrategia tiene como
propsito minimizar la debilidades y maximizar las oportunidades. De este modo
una empresa con cientas debilidades en algunos aspectos, puede fortalecerlos
internamente o adquirir del exterior las capacidades necesarias, como tecnologa o
las personas con esas habilidades, para aprovechar las oportunidades del
ambiente externo.
3. La estrategia FA, (fortalezas y amenazas) con esta estrategia una compaa
aprovecha las fortalezas tecnolgicas, financieras, admninistrativas, o de
comercializacin para hacer frente al peligro que representa un nuevo producto
introducido por su competidor.
4. La situacin ms deseable es aquella en que una empresa aplica sus fortalezas
para aprovechar las oportunidades, (la estrategia FO).
3. OBJETIVOS:
Una vez que se han establecido los propsitos (la misin), investigado y
determinada la estrategia a seguir por medio de la matriz DOFA, se establecen los
objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un
tiempo determinado y que proporcionan las pautas bsicas, hacia donde dirigir los
esfuerzos y recursos.
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines
a alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo especifico.
Los objetivos especifican los resultados esperados e indican los resultados de lo
que debe hacerse, los campos en que debe insistirse ms y lo que hay que
conseguir con el conjunto de las estrategias, polticas, procedimientos, reglas,
presupuestos, y programas.
Ejemplo:
DEBILIDAD:
Baja produccin.
(500 productos/mquina/da)
Objetivo:
Lograr una produccin de 700 productos por mquina al da.
Objetivos especficos: son los medios por los cuales se piensa lograr el objetivo
general.
Ejemplo: Capacitar y motivar a los operarios,
Ejemplo: Dar un mantenimiento adecuado a las mquinas.

Ejemplo: Aumentar los controles tanto de operarios como de las mquinas.

4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS:
El cuarto paso de la planeacin es buscar y examinar alternativas de accin. El
problema ms comn no es encontrar alternativas, sino reducir su nmero de tal
modo que se puedan analizar las ms prometedoras. De ordinario el experto en
planeacin debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades ms
fructferas.
5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS A LA LUZ DE LOS OBJETIVOS
ELEGIDOS, EVALUACION DE CURSOS ALTERNATIVOS.
Despus de buscar alternativas y examinar sus ventajas y desventajas, el
siguiente paso es evaluar las alternativas. Una alternativa puede parecer la ms
rentable, pero quiz impone un desembolso de efectivo cuantioso y una
recuperacin lenta; otro puede parecer menos rentable, pero se corren menos
riesgos; otro ms cumple mejor los objetivos a largo plazo de la empresa.
En la mayor parte de las situaciones hay tantas alternativas y es preciso
considerar tantas variables y limitaciones que la evaluacin llega a ser sumamente
difcil.
6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA.
En este momento se adopta el plan. Es el momento verdadero de la toma de
decisiones.
7. PROGRAMAS.
Una vez que se han determinado las alternativas, es necesario elaborar un
programa, el cual puede definirse como:
Un esquema en donde se establecen, la secuencia de actividades especficas que
habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes.
Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarroll a inicios del siglo XX este mtodo
grfico de planeacin y control, que permite contemplar las fases de inicio y
finalizacin de las diversas actividades.
Llamado tambin cronograma de actividades o Calendarizacin, se trata de un
grfico de barras, dnde la longitud de cada barra representa la duracin en das,
semanas, meses o aos de una actividad.
La utilidad de ste grfico radica en que seala la frecuencia en que debe
ejecutarse cierto nmero de actividades en base a la duracin de cada una de las
mismas.
La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades. Es decir, determinar
que actividad debe realizarse antes de la otra, que actividades se dan
simultneamente y, por ltimo, que actividades deben realizarse posteriormente.

Interrelacionar las actividades.

Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los
recursos necesarios.
La grfica mas comnmente utilizada para un programa, es la grfica de Gantt.

8. PRESUPUESTOS:
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a
las actividades, implican una estimacin del capital, de los costos, de los ingresos
y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.
Detallar costos de produccin. Consultar precios verdaderos de materia prima,
equipos necesarios, arriendos, servicios pblicos, entre otros.
Conocer el precio del bien (producto o articulo) o servicio que se va a
comercializar.
Las herramientas de planeacin administrativa
Ana Karen Crdoba

Administracin

20.05.2014

7 minutos de lectura

herramientas administrativas
Introduccin
Es comn que dentro de las empresas en la administracin, el punto de la planeacin es
de los ms importantes ya que se presenta el desafo de conocer cmo van a afrontar la
competencia de la globalizacin de la economa? Una tcnica fundamental para poder
responder exitosamente a esa pregunta es la planeacin y la administracin estratgica.
La planeacin es un factor sumamente importante sobre la cual parten todas las
organizaciones para poder determinar los xitos o fracasos que se hayan obtenido
resultado de la planeacin, ya que analiza la situacin actual y se definen las estrategias.
Cualquier empresa que no cuenta con algn tipo de formalidad en su sistema de
planeacin y de estrategias administrativas para poder alcanzar los objetivos planteados,
se expone a un desastre inevitable.
Consideramos que para la utilizacin de toda esta teora es necesario adaptar la misma a
las condiciones de nuestra organizacin y trabajar por una aplicacin de acuerdo a la
necesidad de la misma organizacin.
Conceptualizacin (Wershingroup, 2012).

Planeacin
La planeacin es lo primero que se debe de hacer en un proceso administrativo para
poder partir de un problema, se analizan y se crean planes, programas, cursos de accin
de las estrategias o actividades para poder lograr los objetivos para obtener resultados
exitosos.
Las herramientas de planeacin son indispensables ya que son aquellos recursos que
tenemos para definir, analizar y crear planes dentro de una problemtica.
Las herramientas de planeacin
Estas herramientas tienden a mejorar el trabajo del administrador en la toma de
decisiones, ya que busca la alternativa ms adecuada a la situacin que se presenta,
aumentando la productividad y desempeo laboral.
Las herramientas de planeacin evalan:
Anlisis del entorno: Se analizan por medio de la informacin en detalle una serie de
variables, situaciones o condiciones que afecta o pueden implicar positiva o
negativamente el desarrollo de una empresa en el presente o futuro.
El competidor: Este factor es importante para ver que hace y como sus acciones afectan
el enfoque de la organizacin por medio de los competidores.
Escenario: emplea una gama de tcnicas para investigar, recoger ideas y escribir
historias, en su intento de plasmar en forma narrativa todos aquellos eventos que definan
los terrenos competitivos del futuro.
Pronstico: Predicciones de resultados positivos que nos pueden ayudar a tener una
referencia del comportamiento de ciertas acciones.
En la planeacin hay muchas herramientas, algunas ms aplicadas que otras debido a
que conlleva a mejores resultados.
El tiempo de planeacin depende de los objetivos planeados, tenemos tres tipos
diferentes de planeacin de acuerdo al tiempo de la proyeccin que son los siguientes:
1. La planeacin a corto plazo generalmente es de un ao.
2. La planeacin a mediano plazo es de uno a tres aos.
3. La planeacin a largo plazo es de ms de tres aos.
Herramientas de planeacin ms aplicadas
Anlisis FODA
Anlisis FODA es un acrstico que indica las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas externas que pueden influenciar en el logro de nuestros objetivos.

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite
tener una posicin frente a las dems empresas. Son los recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se poseen, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos y favorables, que se deben
descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que permiten obtener ventajas
competitivas.
Debilidades: son factores que provocan una posicin desfavorable frente a la
competencia, habilidades que no se poseen, recursos de los que se carece, etc.
Amenazas: son situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
incluso contra la permanencia de la organizacin.
Es una herramienta que permite conformar un diagnstico de la situacin actual del objeto
de estudio que permite tomar decisiones acordes con polticas y objetivos.(Matriz FODA,
2011).
Teora de probabilidad
La teora de probabilidades se ocupa de asignar un cierto nmero a cada posible
resultado que pueda ocurrir en un experimento aleatorio, con el fin de cuantificar dichos
resultados y saber su suceso ms probable. Es el uso de estadstica para analizar
patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo en planes futuros, que se puede aplicar
dentro de la organizacin de las empresas.
Anlisis de Red PERT
Es una herramienta cualitativa de planificacin y control, para hacer un modelo de
optimizacin que tenga la solucin optima de una secuencia de actividades en el tiempo
para finalizar el plan de accin, permite la comparacin del tiempo de lo planeado con lo
real.
La red de PERT programa un proyecto por adelantado y calcular el tiempo necesario para
su finalizacin.
Benchmarking
Herramienta para encontrar las mejores caractersticas, procesos, y servicios del producto
que sea posible, a efecto de usarlos como parmetro para mejorar los productos,
procesos y servicios de la propia empresa. Normalmente se compara la empresa contra el
lder de la industria para darle valor a la comparacin.
Diagrama de Flujo
Es una herramienta que representa grficamente un proceso, ofrece una descripcin
visual de actividades involucradas en un proceso mostrando la secuencia y facilitando la
comprensin de cada actividad con las dems.

Cada paso del proceso es representado por un smbolo. Los smbolos grficos del flujo
del proceso estn unidos entre s con flechas que indicar la direccin del flujo del proceso.
Beneficios del Diagrama de Flujo

Facilita el estudio y aplicacin de acciones que refieren a tiempo y costos.

Obtencin de una visin transparente del proceso.

Facilita la identificacin de los clientes.

Proporciona un mtodo de comunicacin ms eficaz, al introducir un lenguaje

comn.

Constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y

medicin de los procesos, as como de los objetivos concretos para las distintas
operaciones llevadas a cabo.

Permite definir los lmites de un proceso. (Pleguezuelos, 1990).

Tabla 1. Smbolos y significado utilizados en un Diagrama de flujo

Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es un grfico de barras horizontales que muestra la duracin que
dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente til
para mostrar la relacin que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de
trabajo que supone. Estos diagramas se utilizan para organizar metas en el tiempo. Los
grficos estn diseados para mostrar los puntos de referencia que se deben cumplir para
alcanzar el objetivo general en un perodo especfico. Adems de proveer una
visualizacin las tareas que son requeridas los diagramas de Gantt son utilizados para
mostrar dnde recae la responsabilidad de alcanzar los diversos puntos de referencia.
Beneficios

Crear un diagrama de Gantt completo provee una devolucin significativa en inversin

para los propietarios de negocios. Esto se debe a que al planear por completo y
establecer responsabilidades todas las partes involucradas sabe precisamente que se
espera de ellos y cuando se requiere que alcancen dichas expectativas. (Vallejo, 2012).
Manuales
Los manuales son documentos que permiten la coordinacin y comunicacin y permite
registrar y documentar en forma ordenada y sistmica la informacin de una organizacin.
Existen diversos tipos de manuales, de entre los cuales los ms usuales son:

Manual de operaciones.

Manuales departamentales.

Manuales de calidad.

Manuales de organizacin.

Programacin lineal
Es un enfoque de solucin de problemas elaborado para ayudar a tomar decisiones. Es
un modelo matemtico que resuelve un problema indeterminado, formulado a travs de
ecuaciones lineales, optimizando una funcin lineal denominada funcin objetivo.
En el ambiente de negocios actual, pueden encontrarse gran cantidad de aplicaciones La
funcin objetivo define la cantidad que se va a maximizar o minimizar en un modelo de
programacin lineal. Las restricciones limitan o reducen el grado en que puede
perseguirse el objetivo.
Las variables son las entradas controlables en el problema.
Para resolver un problema de programacin lineal es recomendable seguir ciertos pasos
que son:
1. Entender el problema a fondo.
2. Describir el objetivo
3. Describir cada restriccin.
4. Definir las variables de decisin
5. Escribir el objetivo en funcin de las variables de decisin.
6. Escribir las restricciones en funcin de las variables de decisin. (Galeon.com
Hispavista, 2004).

Lneas de espera
Es una tcnica en estadstica inferencial y conoce el tiempo de permanencia en lneas de
espera as como con el tiempo de servicio y compara el costo de una cola que espera
recibir atencin contra el costo de atender esa cola. En cada situacin lo que se pretende
es minimizar costos como por ejemplo los bancos, supermercados, autolavados, etc.
Simulacin
La simulacin de procesos es una de las herramientas cual se utiliza para representar un
proceso mediante otro que lo hace mucho ms simple e entendible y que por medio de un
software de computadora permite la construccin de un modelo de un sistema en base a
uno de la vida real. Esta simulacin es en algunos casos casi indispensable, se utiliza en
la etapa de diseo para auxiliar en el logro o mejoramiento de un proceso o diseo o bien
a un sistema ya existente para explorar algunas modificaciones.

Ejemplo de simulacin con ProModel

Conclusin
Quienes tienen la responsabilidad de dirigir las organizaciones deben procurar
adelantarse a los cambios futuros del entorno y disear planes y estructuras flexibles que
permitan la adaptacin, la innovacin y enfrentar cualquier situacin no prevista.
La planeacin va apoyada en herramientas las cuales determinarn el impacto de su
estrategia a travs del anlisis de factores internos y externos, diagnosticando el entorno
sobre su negocio, reconocern lo importante al llevar a cabo su proceso estratgico y
definirn competencias estratgicas para su organizacin.
El objetivo de las tcnicas de la planeacin formula en que el administrador las utilice, y
tome las decisiones pertinentes acorde a la situacin del medio y de la organizacin en
donde se acte. stas tcnicas sirven para obtener un panorama general del proceso de
la planeacin estratgica, mediante el manejo de herramientas y tcnicas que nos
permitan realizar planes de negocios y adaptar estrategias al entorno competitivo y
econmico en que se desenvuelve su empresa.