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PROJECT 2013

10/06/2014

Ing Rodolfo Troncoso

DEFINICION
Microsoft
Project
(o
MSP)
es
un software de administracin de
proyectos diseado, desarrollado y
comercializado por Microsoft para
asistir a administradores de proyectos
en
el
desarrollo
de
planes,
asignacin de recursos a tareas, dar
seguimiento al progreso, administrar
presupuesto y analizar cargas de
trabajo.
El software Microsoft Office Project en
todas sus versiones (la versin 2013 es
la ms reciente a febrero de 2013) es
til para la gestin de proyectos,
aplicando procedimientos descritos
en el PMBoK (Project Management
Body of Knowledge) del Project
Management Institute.

10/06/2014

Ing Rodolfo Troncoso

MS PROJECT LE PERMITIR:
Organizar la lista de actividades en una estructura
jerrquica
Obtener la grfica de red del proyecto.
Imprimir una gran variedad de informes

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Ing Rodolfo Troncoso

USO DE UN PROGRAMA DE
ACTIVIDADES DE UN PROYECTO
Calcular el tiempo necesario para completar
el proyecto: Sino cumplimos con el tiempo
necesario, hay daos lquidos, pero si se
presenta una excusa no habr cargos en
contra.
Tiempo de las actividades: De que me sirve
saber cuando voy a empezar?, es importante
conocer esto, para poder tener los recursos
disponibles (materiales, mano de obra y
equipo).
Duracin Total del Proyecto: Es importante, ya
que el responsable podr conocer cuanto le
afecta el proyecto en costos y en das si
ocurre un cambio de una actividad.

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GESTIN DE PROYECTOS

Qu es un proyecto ?

Conjunto de actividades, planificadas,


ejecutadas y supervisadas que, con recursos
finitos, tiene por objeto crear un servicio o
producto nico
(Ajenjo, 2000).

Trabajo en el que se define un principio y un fin


(tiempo), se especifica un resultado deseado
(alcance), cumpliendo con unos requisitos de
calidad (acabado) y coste (presupuesto)
(Courter, 2000).
Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a
crear un producto o servicio nico Project
Management Institute (PMI)

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GESTIN DE PROYECTOS
Caractersticas de un proyecto
Buscar alcanzar uno o varios objetivos.
Realizados por personas.
Actividades planificadas, ejecutadas y
controladas.
Disponibilidad limitada de recursos.

Limitado en el tiempo.
Resultado nico.

(Temporalidad)
(Unicidad)

Los proyectos son temporales y nicos, lo que les


diferencia de otras operaciones o procesos que
son continuos y repetitivos.

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GESTIN DE PROYECTOS

Algunos ejemplos de proyectos

Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la


organizacin y pueden involucrar desde una sola persona a
muchas.
Disear un nuevo producto o servicio.
Desarrollar o redisear un sistema de informacin.
I+D+i en lneas de investigacin especficas.
Llevar a cabo un cambio en la estructura / forma de trabajo
de una organizacin.
Implantar una norma: ej. sistema de gestin de I+D+i,
calidad, seguridad de la informacin

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GESTIN DE PROYECTOS
Tipos de proyectos
En funcin del objeto del Proyecto
Proyecto de investigacin.
Anlisis.
Estudio de viabilidad.
Proyecto industrial.
De acuerdo con su alcance

Programa / Proyecto / Subproyecto

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GESTIN DE PROYECTOS
Dimensiones del desarrollo de un proyecto
Dimensin tcnica

Dimensin humana

Depende de la naturaleza
Coordinar a un grupo de
del proyecto y de los
personas, donde influirn
conocimientos tcnicos y
las relaciones humanas y el
cientficos de jefe de
liderazgo del Director de
proyecto y del equipo de
proyecto.
trabajo.
Dimensin de gestin
Aplicacin de metodologas
y tcnicas de organizacin
y gestin para alcanzar los
objetivos del proyecto
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GESTIN DE PROYECTOS

RR.HH en Proyectos de I+D+i (1)

Personal investigador
El Manual Frascati publicado por la OCDE proporciona una
definicin del investigador o investigadora, que refleja la diversidad
de situaciones:
Especialista involucrado en la concepcin o creacin de nuevos
conocimientos, productos, procesos, mtodos, y sistemas, y/o
encargado de la gestin de los proyectos en cuestin
Investigador responsable
Coordinador principal y coordinador de sub-proyecto en
proyectos coordinados

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GESTIN DE PROYECTOS

RR.HH en Proyectos de I+D+i (2)


Becarios FPI y FPU

El programa FPI "Formacin de Personal Investigador": las becas


otorgadas por un proyecto de I+D+i que ha solicitado dicha posibilidad
al Ministerio.
El Ministerio valora en la solicitud: Inters cientfico y calidad del
proyecto; CV solicitante; CV Director de la tesis doctoral; actividad
investigadora del grupo investigador en los ltimos cinco aos y nota
media ponderada del expediente acadmico.
El programa FPU "Formacin de Personal Universitario" se convocaba
anualmente por el Ministerio de Educacin espaol y su objetivo es
ayudar a la formacin de futuros doctores de universidad.

Los criterios de seleccin: mejores expedientes, inters del proyecto de


tesis, currculo del Director de tesis y la produccin del grupo
investigador.
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GESTIN DE PROYECTOS
Conocimientos y habilidades de direccin de proyectos
Habilidades

Conocimientos

Comunicacin efectiva
Influencia en la
organizacin

Planificacin
Organizacin

Seleccin de personal
Tcnicos

Liderazgo
Negociacin y gestin
de conflictos
Resolucin de problemas

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GESTIN DE PROYECTOS
Direccin de programas y gestin del portafolio
Un Programa es el conjunto de proyectos relacionados cuya
direccin se realiza de manera coordinada
Un Portafolio es un conjunto de proyectos o programas que se
agrupan para facilitar su gestin efectiva.
Los proyectos o programas del portafolio no tienen por que ser
interdependientes o estar directamente relacionados.

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GESTIN DE PROYECTOS
Proyectos consolidados y
subproyectos
Los
Subproyecto
son
componentes de un proyecto
principal, que son considerados
como proyectos y dirigidos
como tales.
En proyectos muy grandes se
utilizan
jerarquas
de
subproyectos.
A menudo los subproyecto se
contratan a:
Una empresa externa.
Otra
unidad
funcional
dentro de la organizacin

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GESTIN DE PROYECTOS
Ciclo de vida del proyecto
Las distintas fases por las que de forma secuencial y en
el tiempo pasa el Proyecto, desde la idea inicial hasta
la finalizacin de todas las actividades.
En general podemos
hablar de.
Concepcin.
Planificacin.
Implementacin.
Finalizacin.

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GESTIN DE PROYECTOS
Ciclo de vida del proyecto
La transicin de una fase a otra, normalmente implica alguna
forma de transferencia tcnica.
Los productos entregables de una fase se revisan para verificar si
estn completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar el
trabajo de la siguiente fase.

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GESTIN DE PROYECTOS
Nivel de

Incertidumbre
Es ms alto,
y por tanto ms riesgo
de no cumplir
con los objetivos,
al inicio del proyecto.
La certeza de terminar
con xito aumenta
gradualmente a
medida que avanza el
proyecto.
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GESTIN DE PROYECTOS
Procesos de la direccin y gestin de proyectos

Procesos de
planificacin

Procesos de
iniciacin

Procesos de
control

Las flechas representan el


flujo de informacin

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Procesos de
ejecucin

Procesos de
cierre

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GESTIN DE PROYECTOS
Evolucin del nivel de actividad de los procesos

Nivel de
actividad

Tiempo

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GESTIN DE PROYECTOS

Nivel de
Coste y Personal

Es bajo al comienzo,
alcanza su
nivel mximo en las
fases intermedias,
y cae rpidamente a
la finalizacin del
proyecto.

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GESTIN DE PROYECTOS
Evolucin de costes y personal en el proyecto

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Gestin DE PROYECTOS

La direccin de proyectos
Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo,
recursos o costes.
Se distinguen tres etapas principales:
Creacin del plan de proyecto
La divisin del proyecto en tareas.
La programacin de las tareas en el tiempo.
Gestin y seguimiento del proyecto
Seguimiento del progreso de las tareas.
La comunicacin con el equipo.
Cierre del proyecto

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GESTIN DE PROYECTOS
Tringulo de objetivos del proyecto
Los tres factores que determinan un proyecto son:
1. El Tiempo que se refleja en la programacin del proyecto.
2. El Dinero que se recoge en el presupuesto.
Recursos humanos, equipamiento y materiales.
3. El mbito del proyecto que incluye:
Los objetivos y tareas del proyecto.
El trabajo necesario para realizarlo.

Alguno de los factores suele ser ms determinante, mientras que los otros en
Los
tres factores
que
un proyecto son:
ocasiones
pueden ser
msdeterminan
flexible.
Cada uno de los factores influye en los dems.
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PLANIFICACIN DE PROYECTOS
Project como herramienta de planificacin
Project almacena los detalles del proyecto en su base de datos: tareas,
recursos humanos, tiempos, hitos, etc. Controla la programacin y calcula los
costes mediante la creacin de un plan de proyecto.
Trabaja en cierta forma como una hoja de clculo, muestra los resultados
inmediatamente.
* Utiliza columnas para introducir la informacin del proyecto: el
nombre de las tareas, su duracin, etc.

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DIAGRAMAS DE GANTT Y RED


Diagrama de Gantt
Muestra informacin de las tareas en columnas y un grfico de barras.

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DIAGRAMAS DE GANTT Y RED


Diagrama de seguimiento
El grfico de barras refleja el avance de las tareas.

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DIAGRAMAS DE GANTT Y RED


Diagrama de red
Representacin esquemtica de las actividades del
proyecto y de sus relaciones lgicas o dependencias.
No representan la escala temporal (como hacen los
diagramas de Gantt). Hay tres tipos:
Diagrama PDM - Precedence Diagramming
Method
Diagrama ADM - Arrow Diagramming Method
Diagrama PERT - Program Evaluation and
Review Technique

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DIAGRAMAS DE GANTT Y RED


Diagrama de red en Project
Project representa cada tarea como un cuadro (nodo)
conectado con las tareas dependientes.

Cada nodo refleja la Fecha de inicio, la


Fecha de finalizacin, la Duracin de la
tarea y si est completada o bien est aun
en curso.
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DIAGRAMAS DE GANTT Y RED


Diagrama de red
No representan la escala temporal (como hacen los diagramas
de Gantt).
Diagrama PDM
Precedence Diagramming
Method
Las actividades estn
representadas sobre los nodos.
Diagrama ADM
Arrow Diagramming
Method

Las actividades estn


representadas sobre las
flechas
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DIAGRAMAS DE GANTT Y RED


Diagrama de red
Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique
Tcnica para analizar las tareas involucradas en completar un
proyecto, el tiempo para completar cada tarea, y el tiempo
mnimo para completar el proyecto total.

Se consideran tres estimaciones ponderadas para cada nodo, la


optimista a, la pesimista b y la normal m; siendo la duracin ms
probable: t = (a + 4m + b) / 6.
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DIAGRAMAS DE GANTT Y RED


Diagrama de red en Project
Project representa cada tarea como un cuadro (nodo)
conectado con las tareas dependientes.

Cada nodo refleja la Fecha de inicio, la


Fecha de finalizacin, la Duracin de la
tarea y si est completada o bien est aun
en curso.
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ELABORACIN DE UN PLAN DE PROYECTO


Cmo planificar un proyecto ?

Determina los recursos humanos disponibles.


Establece las fases y tareas.
Programa el desarrollo de las tareas en el tiempo:
* Fecha de comienzo y fin de las tareas / Duracin.
* Dependencias entre tareas.
Asigna

los recursos a las tareas.


Planifica los resultados a alcanzar como hitos del proyecto.
Realiza consideraciones como:
* Limitaciones de disponibilidad y horario de los recursos.
* Interrupciones en das festivos y vacaciones.

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CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO


Revisa el progreso de las tareas
El cumplimiento de las tareas e hitos del proyecto en tiempo y la
sobreasignacin de tareas a los recursos.
Las rutas crticas, tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que
el proyecto finalice en la fecha programada.

Gestiona a tu equipo de trabajo


Establece una comunicacin leal y efectiva con el equipo de trabajo y
evala si existen problemas entre los miembros del equipo.

Establece reuniones de seguimiento


Quien debe asistir / convocatoria con orden del da detallado, hora
comienzo y finalizacin.
Prepara la reunin / acta de moderador y no abordes temas que no sean
los propios de la reunin / concreta los acuerdos y haz un acta de la reunin.

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RESUMEN
1) Elabora un plan de proyecto
2) Evala y optimiza el plan hasta estar satisfecho
Antes de iniciar el proyecto y de forma peridica durante su ejecucin,
debes evaluar y ajustar el plan del proyecto.

3) Revisa las rutas crticas, el progreso de las tareas y el


cumplimiento de hitos
Es importante detectar a tiempo los retrasos o posibles problemas.

4) Controla los costes y el presupuesto


El avance de las tareas y las revisiones del proyecto pueden provocar
desajustes en el presupuesto.

5) Cierra el proyecto adecuadamente


Evaluando las lecciones aprendidas y las mejores prcticas.

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DEFINICIN RUTAS CRITICAS


En esta seccin
aprenderemos
sobre
la
ruta
crtica la cual
consiste en grupo
de
tareas
o
incluso una sola
que
deben
completarse para
que un proyecto
finalice a tiempo.
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En
la
siguiente
imagen
podemos ver las tareas que
componen la ruta critica en
color rojo.

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RUTAS CRITICAS
Las tareas criticas
no
se
pueden
retrasar sin que se
altere la fecha de fin
de proyecto, sin
embargo
existen
proyectos donde es
comn
que
las
tareas tengan un Al hacer clic en Aceptar se
guardarn los cambios y se abrir
margen de demora la ventana de Ruta crtica, para
y se pueden retrasar hacer la programacin de la obra.
la fecha sin afectar
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el proyecto.

RUTAS CRITICAS

En Project una tarea se


considera crtica cuando
cumple
una
de
las
condiciones siguientes:
No tiene margen de
demora.
Se establece que la tarea
comience
o
que
no
finalice despus de una
fecha determinada.
Las delimitaciones son de
fecha Debe comenzar el
(DCE) o Debe finalizar el
(DFE).
Est delimitada Lo ms
tarde posible (LMTP) en un
Microsoft Project: condicionar
proyecto a partir de una
ruta crtica de Diagrama de
fecha de comienzo.
Gantt |
Est delimitada Lo antes
posible
(LAP)
en
un
proyecto a partir de una
fecha de fin.
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ESTABLECER MOMENTOS CLAVES O


HITOS
Un
hito
consiste
simplemente en una
tarea que se utiliza
para
identificar
eventos significativos
en la programacin,
como puede ser la
finalizacin de una
fase
principal.
Si
escribe una duracin
de cero das para
debemos ingresar una tarea
una tarea, Microsoft
con una duracin cero, esto
har que la tarea se muestre
Project mostrar el
automticamente como hito.
smbolo de hito en el
Diagrama de Gantt
al
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CONTINUACIN HITOS
Un hito es una tarea
sin duracin que se
utiliza
para
identificar
sucesos
significativos en la
programacin,
como la finalizacin
de
una
fase
importante. Una fase
es un grupo de con Project es la posibilidad de
establecer hitos con duracin
tareas relacionadas distinta
que completa una
etapa importante Ingde
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Rodolfo Troncoso
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CONTINUACIN HITOS
Ejemplos las tareas
hitos serian: Reunin
y Presentacin de
propuesta,
Presentacin
de
Prototipo,
Presentacin
del
Sistema al Cliente,
Revisin
y
Validacin
del Tareas como la planificacin,
la ruta crtica, definir
Cliente,
Revisin establecer
dependencias, hitos y visualizar
Final del Cliente y esto en un diagrama de red o
diagrama de Gantt.
Puesta
en
Marcha.
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DIAGRAMA DE GANTT
El diagrama de Gantt es una
herramienta muy utilizada en la
actualidad, su objetivo es el de
mostrar el tiempo programado, las
fechas de iniciacin y terminacin
para
las
diferentes
tareas
o
actividades a lo largo de un tiempo
total determinado.
Eje Horizontal: un calendario, o
escala de tiempo definido en
trminos
de la unidad
ms
adecuada al proyecto a ejecutar:
hora, da, semana, mes, etc.
Eje Vertical: Las tareas que
constituyen el proyecto a ejecutar.
A cada tarea se representa por una
lnea horizontal cuya longitud es
proporcional a la duracin en la
escala de tiempo (eje horizontal)
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RECURSOS
Los recursos en un
proyectos se refieren
a personas, material
y equipo necesario
para completar las
tareas
en
un
proyecto. Hay dos
factores importantes
que manejar con
Project;
la
disponibilidad de los
recursos,
que
se
refiere a cuando
puede un recurso Asignar recursos. El primer paso
trabajar en una tarea es asignar los recursos rellenando
y cuanto tiempo le la columna Resource Names de
toma en hacerla y Project. El resultado debera ser
los costos, que se este
refiere
a
cuanto
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PROJECT MANEJA DOS TIPOS DE

RECURSOS.

Trabajo: Se refiere a las


personas
o
equipos
asignados a una tarea,
los
cuales
no
se
consumen durante el
transcurso de sta; para
nuestro ejemplo del Sitio
Web,
utilizaremos
personas
y
equipos
como
computadoras,
scanner,
cmaras
digitales, entre otros.

Material: Se refiere a los


materiales asignados a
una tareas los cuales son En el cuadro de dilogo
los consumibles, para Informacin del recurso, cambiar
nuestro ejemplo del Sitio el estado mediante el recuadro
Web,
utilizaremos Tipo de reserva:.
materiales
como
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impresiones y papelera.

CUADRO COMPARATIVO DE MICROSOFT PROJECT

2007

2010

2013

Planes de recursos
disponibles
en
informes de Office
Project
Server
2007

Planes
que
facilitan
la
creacin
y
administracin de
informes
Office
Project Server 201

Project
Server
2013
tambin
proporciona
amplias
capacidades de
elaboracin
de
informes
por
medio
de
Servicios de Excel
en
SharePoint
Server 2013

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CUADRO COMPARATIVO DE MICROSOFT PROJECT


2007

2010

2013

Vista
previa
y
actualizacin
de
tareas Compatibles
con la vista previa
de
una
programacin
actualizada
mediante
un
explorador web

En Project 2010 se
conecta
a
los equipos a travs
de la funcin de
sincronizacin
de
Microsoft
SharePoint
Foundation
2010
para
que
los
colaboradores
puedan
actualizar
fcilmente el estado
de las tareas.

Dispone de Project
Online,
puede
acceder
a
una
versin completa de
Project desde casi
cualquier
sitio,
incluso en los PC que
no tengan Project
2013 instalado. Todo
lo que necesita es
una
conexin
a
Internet y un PC que
ejecute Windows 7
(o posterior). Siempre
tendr la versin ms
reciente porque las
actualizaciones son
automticas.

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CUADRO COMPARATIVO DE MICROSOFT PROJECT


2007

2010

2013

Mejoras en la vista
de
diagrama
de
Gantt mediante la
especificacin
del
proyecto.

Incluye barras de
Gantt e imgenes
grficas para que
pueda observar ms
claramente en qu
se diferencia una
versin
de
un
proyecto de otra.

Con un proyecto
complejo,
el
diagrama de Gantt
puede parecer una
maraa de barras y
lneas de vnculos.
Para
ayudar
a
ordenarlo,
puede
resaltar la cadena
de vnculos, o trazar
la ruta de tareas , de
cualquier tarea. Al
hacer clic en una
tarea,
todas
las
tareas predecesoras
se muestran con un
color y las tareas
sucesoras
se
muestran con otro.

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CUADRO COMPARATIVO DE MICROSOFT PROJECT

2007

2010

2013

Mejoras de vistas
de
calendario
dependiendo la
fase del proyecto

Visin ms clara
de las tareas, las
fechas clave y las
fases
de
un
proyecto
o
programa.

Se
puede
configurar tareas
y
fechas
de
proyecto
hasta
el 31/12/2149

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CUADRO COMPARATIVO DE MICROSOFT PROJECT


2007

2010

2013

Office
Project
Standard 2007 se
integra
fcilmente
con otros programas
de Microsoft Office
system.
Crea
proyectos con unas
pocas
pulsaciones
de
teclas
convirtiendo listas de
tareas existentes de
Microsoft
Office
Excel y Microsoft
Office Outlook en
planes de proyectos.

Presenta una interfaz


nueva y llamativa,
pero eso no es todo.
Entre las opciones
avanzadas, contiene
nuevas mejoras en
programacin,
administracin
de
tareas y visualizacin
que le proporcionan
un mayor control
sobre la forma de
administrar
y
presentar
sus
proyectos.

Se
puede
crear
nuevos
informes
profesionales y llenos
de color sin tener
que
exportar
los
datos
a
otro
programa. Agregue
imgenes, grficos,
animaciones,
vnculos y mucho
ms;
todo lo que
necesita
para
compartir
la
informacin
de
estado del proyecto
clara y eficazmente
con los accionistas y
miembros
del
equipo.

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CUADRO COMPARATIVO DE MICROSOFT PROJECT


2007
Presente
fcilmente
la
informacin
en
diversos formatos
dependiendo de
las
necesidades
de
los
participantes.
Puede
aplicar
formato e imprimir
programaciones
de una pgina u
otros
tipos
de
informes

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2010
Los usuarios de
Project
Professional 2010
ahora
cuentan
con el organizador
de equipo, una
vista
de
programacin de
recursos
que
permite
interactuar con la
programacin de
una forma que no
era posible en
versiones
anteriores
de
Project.
Ing Rodolfo Troncoso

2013
Project 2013 le
ayuda a mantener
el contacto con
los miembros de
su
equipo.
Obtenga
actualizaciones
del progreso, haga
preguntas rpidas
o
mantenga
discusiones
de
estrategia a largo
plazo, todo ello sin
abandonar
Project.

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CUADRO COMPARATIVO DE MICROSOFT PROJECT


2007

2010

2013

Con Office Project


Standard 2007 puede
asignar
fcilmente
recursos a tareas y
ajustar
sus
asignaciones
para
resolver
posibles
conflictos
de
distribuciones.
Controle las finanzas
asignando
presupuestos a los
proyectos
y
programas. Mejore
las estimaciones de
costos
con
los
Recursos de costo.

Visualizacin
para
ayudarle
a
supervisar
con
mayor claridad el
rendimiento de su
equipo y detectar si
existe
una
asignacin excesiva
en algn punto. La
cual
ayude
a
verificar
y
a
controlar los recursos

incluye artculos de
procedimientos
sobre la creacin de
propuestas
de
proyectos y los flujos
de asignacin de la
demanda,
que
puede
comparar
con el proceso de
desarrollo de flujos
de
recursos
de
Project
Server
heredados.

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CUADRO COMPARATIVO DE MICROSOFT PROJECT


2007

2010

2013

Dapte Office Project


Standard
2007
basndose
especficamente en
su proyecto. Elija
campos
de
presentacin
personalizados que
se integren con la
programacin de su
proyecto.

En
Project
2010,
todas las pestaas y
los grupos de la cinta
pueden
personalizarse
completamente.
Si
su
organizacin
cuenta
con
caractersticas
exclusivas para su
actividad
empresarial, puede
agruparlas en su
propia pestaa de la
cinta.

Con Project 2013,


puede crear nuevos
informes
profesionales y llenos
de color sin tener
que
exportar
los
datos
a
otro
programa. Agregue
imgenes, grficos,
animaciones,
vnculos y mucho
ms;
todo lo que
necesita
para
compartir
la
informacin
de
estado del proyecto
clara y eficazmente
con los accionistas y
miembros
del
equipo.

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