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Director
JOS JOAQUN GARCA DAZ
Ingeniero Industrial
CONTENIDO
INTRODUCCIN ...................................................................................................13
1. GENERALIDADES DEL PROYECTO .................................................................3
1.1 OBJETIVOS DEL PROYECTO
1.2 ALCANCE
1.3.1 GENERALIDADES
1.3.3 CURSOS
1.3.4 DIPLOMADOS
1.4 MISIN
1.5 VISIN
10
11
12
13
13
14
16
19
22
22
23
25
28
29
32
33
40
40
42
44
44
48
49
49
52
53
54
57
80
80
80
80
81
90
91
92
94
94
97
101
102
103
103
104
105
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama
14
15
21
22
31
32
36
42
50
54
57
58
59
70
75
77
88
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Programa de Capacitacin NTC 5555
25
29
33
34
36
45
46
46
47
50
52
61
72
73
77
78
79
79
82
92
97
103
105
107
114
LISTA DE ANEXOS
119
123
Anexo c. Capacitacin
126
Anexo d. Evaluacion 1
130
132
138
158
159
161
163
168
169
175
176
220
225
227
RESUMEN
TTULO:
AUTOR:
DESCRIPCIN:
Las Instituciones de formacin para el trabajo y desarrollo humano tienen el desafo de disear
programas pertinentes que respondan a las competencias demandadas en el desarrollo de
funciones productivas, EFORSALUD como entidad prestadora de este servicio reconoce la
necesidad de contar con los medios y la capacidad para ejecutar procesos formativos que
respondan a los requerimientos del sector productivo y renan las condiciones para producir
buenos resultados; razn por la cual la institucin implementa el sistema de gestin de Calidad
basado en la Norma NTC 5555, permitiendo con esta herramienta de gestin dirigir y evaluar el
desempeo de todos los procesos logrando satisfacer las necesidades y requerimientos de sus
clientes.
En la primera etapa de este proyecto se realiz un diagnstico para evaluar y determinar la
situacin actual de la Institucin frente a los requisitos generales de la Norma NTC 5555,
informacin a partir de la cual se defini la etapa de planificacin, identificando las actividades a
realizar durante el diseo, documentacin e implementacin del SGC.
Durante la ejecucin del proyecto se llev a cabo un plan de sensibilizacin y capacitacin a todo
el personal con los temas relacionados a la implementacin del SGC.
Finalizada la etapa de la implementacin, se continu con la evaluacin del SGC en la cual se
realizaron auditoras internas logrando identificar las No conformidades, permitiendo de esta
manera generar planes de accin correspondientes, para el mejoramiento continuo de la Institucin
y el cumplimiento de los requisitos de la norma.
ABSTRACT
DESCRIPTION:
The institutions of work education and human development are challenged to design relevant
programs that meet the skills demanded in the development of productive functions, EFORSALUD
as a service provider recognizes the need to have the means and ability to execute formative
processes that meet the requirements of the productive sector and meet the conditions to produce
good results, which is why the institution implements the quality management system based on
Standard NTC 5555, allowing with this management tool to direct and evaluate the performance of
all processes coping with all needs and customer requirements.
In the first stage of this project a diagnostic was implemented to assess and determining the
current status of the institution towards the requirements of the Standard NTC 5555, information
from which was defined the planning stage, identifying the activities to be carried during the design,
documentation and implementation of the QMS.
During the execution of the Project, conducted an awareness and training plan was executed to all
staff with issues related to the implementation of the QMS.
After the stage of implementation was completed, we continued with the evaluation of QMS, in
which were conducted internal audits planning to identify nonconformities, allowing us to generate
action plans for the continuous improvement of the institution and enforcement for the standard
requirements.
INTRODUCCIN
ISO 9001-2008, NTC 5555. que permita identificar el estado actual de la empresa
y los procesos que harn parte del Sistema de Gestin.
1.2 ALCANCE
El alcance del proyecto va hasta el diseo, documentacin e implementacin del
Sistema de Gestin de Calidad basado en la Norma NTC ISO 9001-2008, NTC
5555 Contempla la realizacin de 2 auditoras internas con la elaboracin e
implementacin de sus respectivos planes de mejoramiento.
EFORSALUD, cuenta con los reconocimientos oficiales por parte del Ministerio de
la Educacin, Ministerio de la Proteccin Social y la Secretaria de Educacin
Municipal, como se menciona a continuacin:
Decreto 4904
Acuerdo 041
Ley 1064
Decreto 190
Decreto 2020
Acuerdo 113
Acuerdo 72
Resolucin 02163
Acuerdo 085
Resolucin 1229
Resolucin 364
1.3.3 CURSOS
Conductor de Ambulancia
Camillero
1.3.4 DIPLOMADOS
1.4 MISIN
La Corporacin Educativa de Colombia-EFORSALUD institucin de carcter
privado que orientada bajo los principios de excelencia, disciplina, humanizacin y
competencia, tiene como propsito fundamental formar personas competentes
con los ms altos valores ticos y
1.5 VISIN
Constituirse durante los prximos cinco aos en una institucin de educacin con
liderazgo y reconocimiento a nivel regional, nacional e internacional en la
formacin del talento humano, fundamentada en principios humansticos, tcnicocientficos, competitivos y de proyeccin social.
Figura 1. Organigrama
Fuente: Autora
2. MARCO TERICO
2.1 DEFINICIONES 3
obligatoria.
Satisfaccin del Cliente: percepcin del cliente sobre el grado que se han
calidad.
10
La Norma Internacional, ISO 9001, fue preparada por el Comit Tcnico ISO/TC
176, Gestin y Aseguramiento de la Calidad, Subcomit SC 2, Sistemas de la
Calidad.
Esta tercera edicin de la Norma ISO 9001 anula y reemplaza la segunda edicin
(ISO 9001: 1994), as como a las Normas ISO 9002:1994 e ISO 9003:1994. sta
constituye la revisin tcnica de estos documentos. Aquellas organizaciones que
en el pasado hayan utilizado las Normas ISO 9002:1994 e ISO 9003:1994 pueden
utilizar esta Norma Internacional excluyendo ciertos requisitos, de acuerdo con lo
establecido en el apartado.
11
la organizacin.
12
Relaciones
organizacin
mutuamente
sus
beneficiosas
proveedores
son
con
los
proveedores:
interdependientes,
una
Una
relacin
13
14
mejora continua, tanto en la realizacin del producto como en otros procesos del
Sistema de Gestin de la Calidad.
Cada una de las actividades que se desarrollan en los procesos, ya sean simples
o complejas, se enmarcan dentro del ciclo que describe la Figura 3.
Actuar
Planear
P
H
A
Verificar
Hacer
productos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e
informar sobre los resultados.
15
procesos.
16
Talento Humano: El personal que realice trabajos que afecten la calidad del
Planificacin
17
efecto sobre la calidad del servicio o en los procesos de prestacin del servicio de
formacin para el trabajo.
Produccin y prestacin del servicio: Se debe planificar bajo condiciones
productivo)
o
Standard Australia Internacional. Traduccin al Espaol realizada por el ICONTEC. Gua para la implementacin de ISO
9000 en empresas de servicios.
18
19
20
Fuente: Autora
21
Fuente: Autora
22
23
realizadas a la Institucin.
24
DURACION
ASISTENTES
2 horas
Funcionario de cada
actividad.
2 horas
Funcionario de cada
actividad.
2 horas
Funcionario de cada
actividad.
2 horas
Funcionario de cada
actividad.
2 horas
Funcionario de cada
actividad.
25
ACTIVIDAD
DURACION
ASISTENTES
2 horas
Funcionario de cada
actividad.
2 horas
Funcionario de cada
actividad.
2 horas
Funcionario de cada
actividad.
2 horas
Responsables de cada
proceso
2 horas
Responsables de cada
proceso
2 horas
Responsables de cada
proceso
2 horas
Responsables de cada
proceso
2 horas
Responsables de cada
proceso
2 horas
Auditores Internos
2 horas
Auditores Internos
2 horas
Auditores Internos
2 horas
Todo el personal
22 horas (2
horas para cada
proceso)
Responsables de cada
proceso
26
27
Este captulo del proyecto hace referencia a la evaluacin inicial del estado de la
Institucin respecto a los requisitos de la norma NTC 5555.
a)
de los numerales de la norma NTC 5555. Esta Lista refleja los requisitos que
EFORSALUD debe cumplir en el proceso de implementacin del Sistema de
Gestin de la Calidad.
b)
28
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
29
ID
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
Fuente: Autora
30
Fuente: Autora
Los das 18, 19 y 20 de febrero de 2009, se aplico la Lista de Chequeo por parte
de la practicante de Ingeniera Industrial de la Escuela de Estudios Industriales y
empresariales de la Universidad Industrial de Santander,
en las reas de la
1)
informacin recolectada.
Fuente: Autora
32
CODIGO
DEFINICIN
PUNTAJE
ASIGNADO
D
R
M
3
4
5
Fuente: Autora
33
TOTAL
TOTAL
NIVEL DE
REQUISITOS
REQUISITOS
CUMPLIMIENTO
EVALUADOS
8%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
9 5.4.2. Planificacin
0%
0%
0%
10%
10%
0%
0%
10%
17 6.2.1. Generalidades
6.2.2. Competencia, Toma de conciencia y
18
formacin
19 6.3. Infraestructura
0%
0%
20%
0%
10%
13%
0%
20%
20%
20%
20%
20%
20%
20%
20%
34
ID
TOTAL
TOTAL
NIVEL DE
REQUISITOS
REQUISITOS
CUMPLIMIENTO
EVALUADOS
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
20%
0%
0%
7%
20%
0%
0%
0%
0%
136
136
6%
TOTAL
Fuente: Autora
35
Fuente: Autora
4.1
REQUISITO
Requisitos Generales
OBSERVACIONES
La Institucin no tiene definido los procesos, pero se
evidencia y por ende no muestran la interaccin de los
mismos.
No existen criterios y mtodos exhaustivos para asegurar
que la operacin y control de todas las actividades sea
eficaz
No se han definido indicadores que permitan evaluar la
gestin del Proceso, ni mecanismos eficaces que
permitan realizar seguimiento y medicin.
36
REQUISITO
OBSERVACIONES
4.2
Requisitos de la
Documentacin
5.1
Compromiso de la Direccin
de las instituciones de
Formacin para el Trabajo
Planificacin
5.5
Responsabilidad, autoridad y
comunicacin
5.6
6.1
5.4
37
6.2
7.1
REQUISITO
OBSERVACIONES
La Institucin no tiene definido las Competencia del
personal de acuerdo a los criterios de educacin,
formacin, habilidades y experiencia.
La Institucin no cuenta con un plan de capacitacin, se
hace necesario su formulacin, mediante la participacin
de sus miembros con el nimo de cubrir las reas donde
hayan falencias de formacin.
Aunque existe cierta planificacin para la ejecucin de las
actividades, no existe planificacin por procesos para la
prestacin del servicio.
La planificacin de la prestacin del servicio no es
consistente con los requisitos de otros procesos debido a
que stos no han sido definidos an.
7.2
7.3
Diseo y desarrollo
Compras
7.4
7.5
38
N
7.6
8.2
8.3
REQUISITO
OBSERVACIONES
Seguimiento y medicin
8.4
Anlisis de Datos
8.5
Mejora
Fuente. Autora
39
El Plan de Diseo e Implementacin contiene las fases que dan forma al proyecto
y a partir de ellas se describen las actividades que se debern desarrollar para
alcanzar el propsito de cumplir con los requisitos establecidos por la NTC 5555.
Este plan fue diseado por la autora del proyecto con la orientacin de los
miembros del Comit de Calidad.
40
41
Fuente: Autora
42
A continuacin se mencionan:
FORTALEZAS
DEBILIDADES
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
Vulnerabilidad de la competencia
43
Tener acceso a los beneficios que brinda el ICETEX a los estudiantes gracias a
la certificacin del SGC.
44
45
CALIFICACION
0
1
2
3
4
5
Fuente. Autora
46
Fuente. Autora
de
personas
integras,
competentes
los
requerimientos
47
despus de su grado
48
49
Fuente: Autora
OBJETIVO
ESTRATGICOS
Garantizar el cumplimiento de la Misin.
Visin y Polticas Institucionales para lograr
GESTIN GERENCIAL
un direccionamiento estratgico de la
Institucin
Determinar y mantener el Sistema de
Gestin de la Calidad, conforme a las
disposiciones planificadas, con los
GESTIN DE CALIDAD
requisitos de la Norma NTC ISO
9001:2000 y NTC 5555 y los establecidos
en la Institucin
MISIONALES
50
PROCESOS
OBJETIVO
GESTION COMERCIAL
DISEO DE PROGRAMAS
DE FORMACIN
ADMISION Y MATRICULA
DE ESTUDIANTES
SERVICIO EDUCATIVO Y
FORMATIVO
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN A
EGRESADOS
GESTIN DE COMPRAS
GESTIN DE RECURSOS
HUMANOS
GESTIN DE RECURSOS
FSICOS Y
TECNOLGICOS
GESTIN CONTABLE Y
FINANCIERA
51
PROCESOS
OBJETIVO
los recursos financieros de la Institucin.
Fuente: Autora
G. Comercial
Diseo de
Programas de
Formacin
Admisin y
Matricula de
Estudiantes
G. de Compras
G. Contable y
Financiera
S. Educativo y
Formativo
Seguimiento y
Evaluacin a
Egresados
G. de Recursos
Humanos
G. de Recursos
Fsicos y
Tecnolgicos
G. de Calidad
G. Gerencial
PROCESOS
CLIENTE
X
x
PROVEEDOR
G. Gerencial
G. de Calidad
G. Comercial
Diseo de
Programas de
Formacin
Admisin y
Matricula de
Estudiantes
Servicio
Educativo y
52
Diseo de
Programas de
Formacin
Admisin y
Matricula de
Estudiantes
G. Contable y
Financiera
G. Comercial
G. de Compras
G. de Calidad
S. Educativo y
Formativo
Seguimiento y
Evaluacin a
Egresados
G. de Recursos
Humanos
G. de Recursos
Fsicos y
Tecnolgicos
G. Gerencial
CLIENTE
PROCESOS
Formativo
Seguimiento y
Evaluacin a
Egresados
G. de Recursos
Humanos
G. de Recursos
Fsicos y
Tecnolgicos
G. de Compras
G. Contable y
Financiera
Fuente: Autora
53
Fuente: Autora
54
el Manual de Calidad (Anexo f). Esta actividad fue realizada durante los meses de
Junio y Julio de 2009.
55
56
Fuente: Autora
1. Listado de Indicadores
57
2. Tablero de Mando
3. Ficha Tcnica de cada Indicador
En la Figura 13 se muestra la herramienta:
Fuente. Autora
58
Fuente. Autora
Directriz de Calidad
Objetivo de Calidad
Tipo de Indicador
Formula
Unidad de Medida
Meta
Sentido
Frecuencia de Medicin
59
Fuente de Informacin
Responsable de Medicin
60
No.
NOMBRE
DEL
PROCESO
Gestin
Gerencial
DIRECTRIZ DE
CALIDAD
OBJETIVO
DE CALIDAD
Mejoramiento
continuo de sus
procesos
Garantizar en
forma
adecuada y
pertinente el
apoyo al
desarrollo y
mejoramiento
de todos los
procesos de
la institucin,
especialmente
de los
misionales.
61
TIPO DE
INDICADOR
OBJETIVO
DEL
INDICADOR
FORMULA
UNIDAD DE
MEDIDA
META
FREC
DE M
Eficiencia
Evaluar el
grado de
oportunidad en
la toma de
desiciones
No. de dias
transcurridos desde
el momento en que
se presento el
informe hasta el
momento de
implementar la
decision
Dias
Semes
Gestin
Gerencial
Mejoramiento
continuo de sus
procesos
Garantizar en
forma
adecuada y
pertinente el
apoyo al
desarrollo y
mejoramiento
de todos los
procesos de
la institucin,
especialmente
de los
misionales.
Proporcionar
a nuestros
clientes
productos y
servicios en
los tiempos
requeridos,
acorde a sus
necesidades
Gestion
Comercial
Satisfaccin de
las necesidades
de sus clientes
Servicio
Educativo y
Formativo
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Servicio
Educativo y
Formativo
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes.
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes.
Efectividad de telemercadeo
Desercin de estudiantes
Estudiantes retenidos
62
Eficacia
Evaluar la
eficacia en la
implementacion
de las
estrategias
establecidas
Efectividad
Determinar la
efectividad del
proceso de
telemercadeo
No. de estrategias
ejecutadas
Porcentaje(%)
eficazmente/ No.
Total de Estrategias
90%
Semes
Porcentaje(%)
80%
Me
Eficacia
Medir los
No. de estudiantes
estudiantes que
retirados *100/
Porcentaje(%)
desertaron
Total de estudiantes
durante el
matriculados
semestre
10%
sem
Eficacia
Medir los
estudiantes
retenidos frente
a los que se
matricularon en
el semestre
10%
Semes
No.de inscritos
x100/
No. de llamadas
totales por
programas
Numero de
estudiantes
retenidos*100/ Total Porcentaje(%)
de estudiantes
matriculados
10
Servicio
Educativo y
Formativo
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes.
Admision y
matricula
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes.
Diseo de
Programas
de
Formacin
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes
Diseo de
Progrmas de
Formacin
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes
Mediante el uso
eficiente y
eficaz de los
recursos
Gestionar el
desarrollo de
competencias
de todo su
personal para
garantizar la
calidad de los
servicios
ofrecidos por
la institucin.
Servicio
Educativo y
Formativo
Medir los
estudiantes que No. de estudiantes
promovidos*100/
se promovieron
Porcentaje(%)
frente a los que Total de estudiantes
matriculados
se matricularon
en el semestre
100%
Efectividad
Verificar que la
totalidad de
estudiantes
inscritos
culminen el
proceso de
matricula
Total de
estudiantes
matriculados *100/ Porcentaje(%)
Total de estudiantes
inscritos
90%
Efectividad
Medir la
pertinencia del
diseo
curricular frente
a las
necesidades
del sector
productivo
Resultado obtenido
de la evaluacion del
diseo curricular
Diseo de programas
Eficacia
Evaluar la
efectividad en
el Diseo de
Programas
Eficacia
Medir el
desempeo de
los docentes
frente a las
competencias
requeridas por
la Institucion
Estudiantes promovidos
Efectividad en el proceso de
matricula
63
Eficacia
Indice
Programas
aprobados
x100/
Porcentaje(%)
Total de programas
diseados
Resultado de
evaluacion de
desempeo
Indice
90%
Semes
Sem
Semes
Anua
Semes
11
Servicio
Educativo y
Formativo
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes
Eficacia
12
Servicio
Educativo y
Formativo
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes
Cumplimiento en la aplicacin
correcta de las evidencias de
desempeo de cada mdulo.
Eficacia
13
Servicio
Educativo y
Formativo
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes
Eficacia
14
Servicio
Educativo y
Formativo
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes
Evaluacion conocimientos
estudiante
64
Eficacia
Verificar el
cumplimiento
del cronograma
academico
Cumplimiento
correcto de
Listas de
chequeo en la
evalucion de
desempeo del
estudiante por
parte del
docente
Cumplimiento
en la aplicacin
correcta de los
cuestionarios
de
conocimiento
de cada
mdulo( la
definicion de
una lista de
chequeo)
Evaluar los
conocimientos
del estudiante
de ultimo
semestre,
frente a los
requimientos
academicos de
la institucin.
Actividades
ejecutadas durante
el periodo
acadmico *100/
Total actividades
programadas
Porcentaje(%)
80%
No de listas de
chequeo aplicadas
correctamente*100/
total de Listas de
Chequeo
Porcentaje(%)
90%
Cumplimiento en los
criterios de las
evaluaciones de
conocimiento
Indice
Semes
Cada
term
md
Form
Cada
term
md
Form
70%
Semes
15
16
17
Gestin
Comercial
Gestin
Comercial
Gestion de
Calidad
Satisfaccin de
las necesidades
de sus clientes
Proporcionar
a nuestros
clientes
productos y
servicios en
los tiempos
requeridos,
acorde a sus
necesidades
Satisfaccin de
las necesidades
de sus clientes
Proporcionar
a nuestros
clientes
productos y
servicios en
los tiempos
requeridos,
acorde a sus
necesidades
Mejoramiento
continuo de sus
procesos
Garantizar en
forma
adecuada y
pertinente el
apoyo al
desarrollo y
mejoramiento
de todos los
procesos de
la institucin,
especialmente
de los
misionales.
Eficacia de Acciones de
Mejoramiento
( Preventivas,
Correctivas y Planes de Mejora)
65
Estetica=25%
(Estudiantes
Salud Oral=
semestre actual 25%
estudiantes
Porcentaje(%) Preescolar=50% Semes
semestre
Enfermeria=
anterior)/estudiantes
10%
semestre
Sistemas=5%
anterior*100
Efectividad
Medir el
crecimiento de
los estudiantes
matriculados
por programa
Efectividad
Identificar los
programas con
xito en las
Instituciones de
educacion para
el trabajo y
desarrollo
humano
No de Programas
con xito
Unidad
Semes
Eficacia
Evaluar la
eficacia de las
acciones
tomadas para
fortalecer el
SGC
Acciones
Eficaces*100/Total
de Acciones
Porcentaje(%)
80%
Trimes
18
19
20
21
22
Gestion de
Compras
Mediante el uso
eficiente y
eficaz de los
recursos
Mediante el uso
Gestin de
eficiente y
Recursos
eficaz de los
Fsicos y
recursos
Tecnolgicos
Gestion
Contable y
Financiera
Gestion de
Recursos
Humanos
No aplica
No aplica
Mediante el uso
eficiente y
eficaz de los
recursos
No aplica
Mediante el uso
eficiente y
eficacez de sus
recursos
Gestionar el
desarrollo de
competencias
de todo su
personal para
garantizar la
calidad de los
servicios
ofrecidos por
la institucin.
Promedio Evaluacion de
Desempeo del Personal
Competentes a
Asegurar la
los
interaccion del
Seguimiento requerimientos
estudiante
y Evaluacion
y
antes y
a Egresados reconocimientos
despues de
del Sector
su grado
Productivo
66
Eficacia
Evaluar la
oportunidad en
las compras
realizadas por
la institucion
Solicitudes de
compras atendidas
*100/
Numero de
Solicitudes
Porcentaje(%)
80%
Trimes
Eficacia
Verificar el
cumplimiento
del plan de
mantenimiento
establecido por
la institucion
Mantenimientos
Ejecutados x100/
Mantenimientos
Preventivos
Programados
Porcentaje
(%)
70%
Me
Eficacia
Medir la
rentabilidad de
cada uno de los
programas de
la institucin
valor ingresos de la
matricula por
programa- gastos
del programa / valor
ingresos
35%
sem
Eficacia
Evaluar el
desempeo del
personal de
EFORSALUD
Resultados de
evaluacion de
desempeo del
personal
Indice
Semes
Eficacia
identificar las
debilidades y
las fortalezas
que evidencien
de nuestro
egresado en el
sector
productivo
80%
Semes
Resultado Encuesta
Porcentaje(%)
al Sector Productivo
23
Competentes a
Asegurar la
los
interaccion del
Seguimiento requerimientos
estudiante
y Evaluacion
y
antes y
a Egresados reconocimientos
despues de
del Sector
su grado
Productivo
24
Competentes a
Asegurar la
los
interaccion del
Seguimiento requerimientos
estudiante
y
y Evaluacion
antes y
a Egresados reconocimientos
despues de
del Sector
su grado
Productivo
25
Competentes a
Asegurar la
los
competencia y
requerimientos
desarrollo
y
integral de
reconocimientos
sus
del Sector
estudiantes
Productivo
26
Servicio
Educativo y
Formativo
Servicio
Educativo y
Formativo
Mediante el uso
eficiente y
eficaz de los
recursos
Proporcionar
a nuestros
clientes
productos y
servicios en
los tiempos
requeridos,
acorde a sus
necesidades
Eficacia
Oportunidad en la entrega de
evaluaciones
67
Eficacia
Eficacia
Eficacia
Seguimiento a
el egresado
para conocer
su situacion
laboral y
gestionar
mediante la
bolsa de
empleo sus
expectativas
laborales
Resultado Encuesta
Porcentaje(%)
al Egresado
50%
Semes
eguimiento del
egresado para
conocer las
nuevas
Resultado Encuesta
Porcentaje(%)
espectativas
al Egresado
para formacion
complementaria
expectativas
del egresado
50%
Semes
Verificar la
oportunidad de
la entrega de
las
evaluaciones
por parte de los
docentes
Verificar la
entrega del
cierre
academicos por
parte de la
Coordinacion
Academica y
Secretarias
Academicas de
los diferentes
programas
Docentes que
entregan
oportunamente el
resultado de las
evaluaciones x100/
Total de docentes
Porcentaje(%)
95%
Dias transcurridos
desde la fecha
programada por
Director General
para la entrega del
cierre academico
hasta la fecha que
lo entrega el area
academica
dias
15
cada
term
mod
form
Semes
27
28
29
Servicio
Educativo y
Formativo
Gestion de
Calidad
Gestion de
Calidad
Orienta sus
servicios al
desarrollo de
personas
integras
Asegurar la
competencia y
desarrollo
integral de
sus
estudiantes
Fortalecer
canales de
comunicacin
entre los
diferentes
Mejoramiento
actores de la
continuo de sus
comunidad
educativa que
procesos o
permitan una
satisfaccion de identificacin
las necesidades permanente
de sus clientes
de las
necesidades
de los clientes
y
oportunidades
de mejora.
Satisfaccin de
las necesidades
de sus clientes
Proporcionar
a nuestros
clientes
productos y
servicios en
los tiempos
requeridos,
acorde a sus
necesidades
Indice de Satisfaccin
Fuente: Autora
68
cantidad
Estetica= 5
Enfermeria= 3
Salud Oral=10
Preescolar= 10
Sistemas= 10
Anua
Sugerencias, quejas
y reclamos
atendidas
oportunamente
*100/ total de
sugerencias quejas
y reclamos
presentadas
Porcentaje
90%
Trim
Resultado de la
Encuesta
Indice
Anua
Efectividad
Establecer de
forma oportuna
nuevos
convenios de
practica
Nmero de
convenios nuevos
firmados
Eficacia
Evaluar la
eficacia del
analisis y
atencion de las
quejas y
reclamos
presentados
por los clientes
Eficacia
Evaluar la
perceccion del
clientes frente a
los servicios
ofrecidos por la
Institucin
EFORSALUD
adems
culminada
toda
la
informacin
sobre
las
69
Fuente: Autora
los procesos.
de
salida,
responsables,
relacionados.
70
objetivos,
indicadores
procesos
proceso
o
71
CODIGO
GQ-P-01
GQ-P-02
GQ-P-03
GQ-P-04
GQ-P-05
Fuente. Autora
72
DOCUMENTOCARACTERIZACIN
SI
NO
NO
NO
NO
OC
SI
SI
NO
SI
SI
OC
SI
SI
NO
NO
NO
OC
NO
SI
NO
NO
NO
OC
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
SI
NO
NO
SI
SI
OC
SI
SI
SI
OC
OC
OC
OC
OC
Fuente. Autora
documento.
73
todas
anotaciones
tener
en
cuenta,
como
excepciones,
Definiciones:
Definiciones
de
las
palabras
que
puedan
resultar
desconocidas.
documento.
74
Fuente: Autora
75
Ejemplo: PGINAS: 1 de 6
76
Tipo de Documento
Proceso
Consecutivo
Fuente. Autora
CDIGO
PROCESO
GR
GQ
GC
AM
DP
SEF
SE
GCP
RH
Gestin Gerencial
Gestin de Calidad y Mejoramiento
Gestin Comercial
Admisin y Matricula de Estudiantes
Diseo de Programas de Formacin
Servicio Educativo y Formativo
Seguimiento y Evaluacin a Egresados
Gestin de Compras
Gestin de Recursos Humanos
77
CDIGO
PROCESO
FT
Gestin de Recursos Fsicos y Tecnolgicos
CF
Gestin Contable y Financiera
Fuente. Autora
DOCUMENTO
C
P
F
G
I
M
Caracterizacin
Procedimiento
Formato
Gua
Instructivo
Manual
Fuente. Autora
GQ-F-02
78
Fuente. Autora
Fuente: Autora
79
10.1 IDENTIFICACIN DE
DOCUMENTOS DEL SGC.
NECESIDAD
DE
CREAR
MODIFICAR
80
81
Gestin Gerencial
Gestin de Calidad y
Mejoramiento
CODIGO
NOMBRE
GR-C-01
GR-P-01
GR-F-01
GQ-C-01
GQ-P-01
GQ-P-02
GQ-P-03
GQ-P-04
GQ-P-05
GQ-P-06
GQ-P-07
GQ-P-08
GQ-M-01
Manual de Calidad
GQ-F-01
GQ-F-02
GQ-F-03
GQ-F-04
GQ-F-05
GQ-F-06
GQ-F-07
GQ-F-08
GQ-F-09
GQ-F-10
GQ-F-11
GQ-F-12
GQ-F-13
GQ-F-14
GQ-F-15
GQ-F-16
82
PROCESO
Gestin Comercial
CODIGO
GQ-F-17
GC-C-01
GC-P-01
GC-F-01
GC-F-02
GC-F-03
GC-F-04
DP-C-01
Diseo de Programa de
Formacin
DP-P-01
DP-F-01
AM-C-01
AM-P-01
Admisin y Matrcula de
Estudiantes
AM-F-01
AM-F-02
AM-F-03
AM-F-04
AM-F-05
AM-F-06
Servicio Educativo y
Formativo
NOMBRE
SEF-C-01
Autorizaciones
Programacin fechas matriculas estudiantes
nuevos
Caracterizacin Proceso Servicio educativo y
formativo
SEF-P-01
SEF-F-01
Formato programacin
extramural
SEF-F-02
SEF-F-03
SEF-F-04
SEF-F-05
SEF-F-06
SEF-F-07
sitios
de
practica
83
PROCESO
CODIGO
SEF-F-08
SEF-F-09
SE-C-01
Seguimiento y Evaluacin a
Egresados
SE-F-01
GCP-P-01
GCP-P-02
Gestin de Recursos
Humanos
GCP-F-01
GCP-F-03
GCP-F-04
RH-C-01
RH-P-01
RH-M-01
RH-F-01
RH-F-02
Herramienta de competencias
RH-F-03
FT-C-01
FT-P-01
Gestin Contable y
Financiera
Fuente. Autora
GCP-F-02
RH-F-04
SE-G-01
GCP-C-01
Gestin de Compras
NOMBRE
FT-F-01
FT-F-02
FT-F-03
FT-F-04
FT-F-05
CF-C-01
84
85
las tareas y el hecho de tener que aprender otras nuevas (el anlisis de datos,
planteamiento de acciones correctivas y preventivas y generacin de indicadores)
fue otro aspecto favorecido por el alto nivel de capacitacin, la sensibilizacin y su
participacin en todas las capacitaciones.
86
Cabe aclarar que durante el tiempo que dur esta fase de implementacin se
realizaron ajustes al interior del Sistema en lo relacionado a la documentacin y
los procedimientos.
localizado en la Sala de
87
Fuente: Autora
88
89
La auditora se dio por finalizada a las 12:00 am. del da 14 de Enero de 2010,
hora planificada.
90
de sus actividades.
Realizar actas para dejar evidencia acerca de cules son los proveedores
Aprovechar las actividades realizadas por la ARP como parte de los planes
control los cuales no han sido incluidos como parte del sistema de gestin de
calidad; se sugiere tomar en cuenta estos registros de forma que el SGC se haga
cada vez ms robusto y genere un mayor impacto en los procesos de la
Institucin.
91
Incluir un formato para dejar evidencia escrita por el auditor sobre las
Humanos
Gestin de Calidad y
Mejoramiento
Gestin Comercial
Gestin de Recursos
Proceso No Requisito M M
1
6.2.2
6.2.2
6.2.2
7.2.3
Descripcin
4.2.3
8.5
92
Compras
Comercial
Estudiantes
Gestin de
Matrcula de
Gestin
Gestin
Recursos
Fsicos y
Gerencial
Tecnolgicos
Admisin y
Gestin
Proceso No Requisito M M
Descripcin
No se est realizando un anlisis de datos en
cuanto al comportamiento de los indicadores de
gestin definidos en el sistema de gestin de
calidad.
No se evidencia la realizacin de la reevaluacin a
ninguno de los proveedores que ofrecen a la
Institucin productos y servicios que impactan en la
calidad del servicio prestado.
No se evidencia el registro de Proveedores GCP-F05 del proveedor LA MUELA.
No se evidencio la aplicacin del Formato Base
de datos de estudiantes de visitas a colegios GCF-04, en la realizacin de la visita al colegio
Nuestra Seora del Pilar en el mes de Octubre de
2009.
No se evidencio el registro de Aprobacin de
entrevista AM-F-02
de Paula Calle Jimnez
aspirante al programa de Salud oral en el mes de
Noviembre de 2009.
No se evidencia el registro de la Fotocopia del
Diploma de Bachiller del estudiante Camilo
Rodrguez correa matriculado en el programa de
Auxiliar de Enfermera.
8.4
7.4
7.4
10
4.2.4
11
4.2.4
12
4.2.4
13
4.2.4
14
5.5.2
93
Norma NTC 5555 ni con los requisitos del sistema de Gestin de Calidad
establecidos por la Institucin.
manera eficaz.
13.5 CAUSAS DE LAS NO CONFORMIDADES
Causas NC #1:
La recoleccin de soportes de las competencias de los trabajadores se enfoc en
quienes haban ingresado recientemente, pues se consider que para el personal
antiguo esto no era tan importante.
Causas NC #2:
Se tomaron en cuenta solamente los perfiles para el personal fijo de la Institucin,
excluyendo al personal externo que tambin influye en la calidad del servicio
prestado.
Causas NC #3:
No se est considerando en enfoque de sistema, pues no existe la cultura
organizacional propicia para determinar la necesidad de ajustes del SGC cuando
se aplican cambios en sus componentes.
94
Causas NC #4:
La queja desde que fue recibida no fue documentada, pues no todo el personal
que potencialmente recibira una queja se encuentra capacitada sobre el
procedimiento relacionado.
Causas NC #5:
Los archivos digitales del sistema de gestin de calidad de la Institucin no tienen
un consolidado nico, por lo cual se realizan modificaciones en distintos
documentos y dificultan seleccionar los documentos vigentes.
Causas NC #6:
Se tiene definida la evaluacin de la eficacia de los planes de accin, sin embargo,
el procedimiento no especifica un mecanismo para que dicha evaluacin se haga
a tiempo y de forma pertinente.
Causas NC #7:
Las personas encargadas de los procesos no tienen claro an cules son las
tcnicas apropiadas para analizar los indicadores de gestin.
Causas NC #8:
El responsable del proceso de compras an no ha realizado esta actividad pues
no entiende la forma para realizar la reevaluacin de proveedores.
Causas NC #9:
No se hizo Registro de Proveedores GCP-F-05 al proveedor LA MUELA debido a
que no es un proveedor que se utilice de manera permanente, y el responsable del
proceso de compras consider errneamente (pues el procedimiento no lo dice)
que este registro debe llevarse solamente para proveedores frecuentes.
95
Causas NC #10:
El personal que realiz la visita al Colegio Nuestra Seora del Pilar no recibi
todas las instrucciones apropiadas en cuanto a la necesidad de diligenciar la
documentacin respectiva.
Causas NC #11 y NC #12:
Algunos estudiantes no reciben el tratamiento segn los parmetros definidos para
la admisin y matrcula debido a que son conocidos del personal de la Institucin,
con llevando a la prdida de estandarizacin de este proceso.
Causas NC #13:
Algunos mantenimientos realizados en la sala de cmputo se llevan a cabo de
manera informal por el personal interno de la Institucin, pero este personal no
registra los mantenimientos realizados porque se le olvida diligenciar los formatos
establecidos.
Causas NC #14:
No se evidencia el nombramiento oficial del actual Representante de la Direccin
de la Institucin, por olvido de la persona encargada de realizar y dejar registro de
la reunin del nombramiento.
96
ACTIVIDAD
Realizar una revisin
general de las hojas de
vida de todo el personal
Administrativo, Directivo
y
Docente
para
establecer
los
documentos faltantes de
las
competencias,
y
solicitar al personal hacer
llegar
esta
documentacin.
Documentar el perfil del
Auditor Interno dentro del
Procedimiento
de
Gestin de Personal.
Adaptar el Manual de
Funciones
para
establecer los perfiles de
los cargos segn la
estructura organizacional
actual.
Realizar capacitacin de
refuerzo a todo el
RESPONSABLE
FECHA DE
EJECUTADA
SEGUIMIENTO
SI
NO
Febrero 10 de
2010
Vanessa Lpez
Febrero 10 de
2010
Vanessa Lpez
Febrero 10 de
2010
Febrero 10 de
2010
Vanessa Lpez
97
ACTIVIDAD
personal en el manejo de
solicitudes, quejas y/o
reclamos, estableciendo
la necesidad de su
registro, tratamiento y
seguimiento adecuados.
Ejecutar una revisin
general de toda la
documentacin
del
Sistema de Gestin de
5
Calidad,
ajustndola
segn la pertinencia y
vigencia
de
los
documentos.
Establecer
en
el
Procedimiento
de
Acciones
Preventivas,
Correctivas y Mejora GQP-03
una
revisin
6 trimestral
para
determinar la eficacia de
los planes de accin
planteados
en
las
acciones
de
mejoramiento.
Realizar
una
capacitacin de refuerzo
al personal en las
7
tcnicas
estadsticas
para el anlisis de los
indicadores de gestin.
Capacitar
al
Responsable del proceso
9 de compras y Reevaluar
a los proveedores de la
Institucin.
Revisar
todos
los
proveedores existentes y
10
realizar el Registro de
Proveedores GCP-F-05
RESPONSABLE
FECHA DE
EJECUTADA
SEGUIMIENTO
SI
NO
Vanessa Lpez
Vanessa Lpez
Responsable de
los procesos
Febrero 10 de
2010
Vanessa Lpez
Febrero 10 de
2010
Vanessa Lpez
Febrero 10 de
2010
Vanessa Lpez
Silvia Areiza
Febrero 10 de
2010
Silvia Areiza
Febrero 10 de
2010
98
11
12
13
14
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Establecer
un
procedimiento para la
realizacin de visitas a
los
colegios,
estableciendo
los
formatos a diligenciar.
Socializar
con
el
personal la necesidad de
respetar
los
procedimientos
establecidos
para
la
Admisin y Matrcula de
los Estudiantes, an
cuando son conocidos o
recomendados
por
personal de la Institucin.
Capacitar a todas las
personas que realizan
algn
tipo
de
mantenimiento
preventivo
en
la
Institucin, para que
conozcan
los
procedimientos
establecidos.
Generar un Acta donde
se establezca quin es el
Representante de la
Direccin
para
el
Sistema de Gestin de
Calidad de la Institucin.
FECHA DE
EJECUTADA
SEGUIMIENTO
SI
NO
Nelly Garcs
Febrero 10 de
2010
Vanessa Lpez
Febrero 10 de
2010
Vanessa Lpez
Febrero 10 de
2010
Nelly Garcs
Febrero 10 de
2010
Implementacin del Sistema. Esta auditora fue programada para los das 18 y 19
de Marzo de 2010. Su Objetivo primordial era el de evaluar todos los procesos del
sistema, e identificar los mejoramientos potenciales en el SGC.
100
La auditora se dio por finalizada a las 05:45 p.m. del da 19 de Marzo de 2010,
hora planificada.
101
102
Gestin
Comercial
Proceso No Requisito M m
Gestin de
Calidad y
Mejoramiento
Gestin de
Recursos
Fsicos y
Tecnolgicos
7.2.3
6.3
5.4.1
Descripcin
Norma NTC 5555 y con los requisitos del sistema de Gestin de Calidad
establecidos por la institucin.
103
eficaz.
15.5 CAUSAS DE LAS NO CONFORMIDADES
Causas NC #1:
La induccin a la Recepcionista se llev a cabo, pero quien la ejecut no tena el
conocimiento de los formatos que se deban diligenciar durante este proceso.
Causas NC #2:
Al interior de la institucin se consider que como estos equipos de medicin son
para aplicacin acadmica no deban recibir calibracin.
Causas NC #3:
Los responsables del proceso no entendieron este indicador en las distintas
capacitaciones realizadas, y no solicitaron profundizacin en estos temas.
104
ACTIVIDAD
Establecer
en
el
procedimiento
de
Gestin de Personal RHP-01 unos responsables
fijos de llevar a cabo la
induccin general del
personal
recin
ingresado.
Incluir en el Cronograma
de Mantenimiento FT-F02 la calibracin de todos
los
dispositivos
de
seguimiento y medicin
utilizados
en
los
programas de formacin.
Una vez realizadas las
calibraciones
con
entidades
acreditadas
solicitar los registros de
realizacin
de
las
mismas.
RESPONSABLE
FECHA DE
EJECUTADA
SEGUIMIENTO
SI
NO
Vanessa Lpez
26 de Abril de
2010
Vanessa Lpez
26 de Abril de
2010
105
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Realizar
una
capacitacin de refuerzo
en
indicadores
enfatizando
la
importancia
de
los
indicadores
como
parmetros para medir el
cumplimiento
de
los
objetivos de calidad y la
poltica de calidad.
Vanessa Lpez
106
FECHA DE
EJECUTADA
SEGUIMIENTO
SI
NO
26 de Abril de
2010
OBJETIVO ESPECIFICO
Elaborar
un
teniendo
en
CUMPLIMIENTO
EVIDENCIA
los mediante
los
dos
elementos
del
Sistema
Gestin.
de
implementacin
del
107
el
talento
humano
de
la
de
Gestin
de instrumento
ms
para
el
la
implementacin,
generando un compromiso
hacia
el
mejoramiento
contino.
elaboracin
en documentacin
de
del
se
toda
SGC
la Captulo 6
en
realizaron
para
culminar
cumplimiento
de
los misma.
requisitos establecido en la
Norma NTC ISO 9001-2008,
NTC 5555.
Implementar el Sistema de La implementacin del SGC se hizo Captulo 11
Gestin
de
Calidad
EFORSALUD
estandarizando
forma
los
desarrollados
de
108
empresa.
para
documentos
entendimiento
la
lectura
de
logrando
el
de
toda
los
fcil
la
informacin.
Realizar
dos
internas
para
estado
Gestin
del
de
Sistema
Calidad,
identificando las No
presentadas,
109
CONCLUSIONES
una entrevista con cada uno de los miembros de la Institucin, con el fin de
conocer el cumplimiento de los requisitos de la Norma NTC 5555, el cual fue la
base para determinar el plan de implementacin del SGC en EFORSALUD.
empleados
del
trmino
calidad
110
de
manera
fcil,
asignndoles
darles a conocer de manera clara y precisa los beneficios que traera para la
Institucin la implementacin del SGC.
111
RECOMENDACIONES
112
113
LOGROS ADICIONALES
EVIDENCIA
de
institucional,
mejoramiento
atendiendo
el
un
proceso
Anexo j
encaminadas
Anexo g
114
Anexo g
presente
de manera constante la
informacin
de
Objetivos
la
de
Poltica
Calidad
los
directrices
fundamentales en la implementacin
del SGC.
Diseo
implementacin
de
las
el
seguimiento
manejo,
de
calculo
la
informacin
Anexo k
INDICADORES
MODELO DE COMPETENCIAS
COMPONENTE
DE
COMUNICACIN
MAPA DE RIESGOS
Medicin
del
Clima
Organizacin
Anexo l
EFORSALUD
con
respecto
variables especficas.
Diseo
implementacin
de
una
115
Anexo k
la
analizando
institucin,
su
de
Riesgos
con
el
fin
Anexo m
cre
logrando
el
manual
facilitar
el
de
funciones
proceso
de
116
Anexo n
BIBLIOGRAFA
117
ANEXOS
118
Anexo a. Actas de
Reunin
119
120
121
122
123
124
125
Anexo c. Capacitacin
126
127
128
129
Anexo d. Evaluacion 1
130
131
26 DE FEBRERO DE 2009
FECHA
CONVENCIONES
AC
Analizado en Consultora
BR
Documento en Borrador
RA
DI
TEMAS
CAPITULO 4,
SISTEMA DE
GESTIN DE
LA CALIDAD
COMPROMISOS
4.1. REQUISITOS
GENERALES: Identificar los
procesos del Sistema de Gestin
de Calidad, acordes con el
alcance establecido para la
certificacin
Determinar la secuencia e
interaccin de estos procesos
(Caracterizacin, Mapa de
Procesos)
Analizar cada proceso, teniendo
en cuenta: Entradas, etapas de
transformacin y salidas
(Caracterizacin de Procesos) e
interrelacionarlo con los
numerales de la norma ISO 9001
4.2.2. MANUAL DE CALIDAD:
Elaborar, revisar, aprobar y
difundir el Manual de Calidad que
describa todo el SGC de la
empresa
132
SEGUIMIENTO
AC BR
RA
DI
AVANCE
TOTAL
%
AVANCE
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
ACTIVIDADES
A EJECUTAR
4.2.3. CONTROL DE
DOCUMENTOS: Elaborar,
revisar, aprobar y difundir el
5
procedimiento para la elaboracin
y control de documentos del
sistema de gestin de calidad.
10
11
12
13
4.2.4. CONTROL DE
REGISTROS: Elaborar, revisar,
aprobar y difundir el procedimiento
para el Control de Registros, en
medio impreso y magntico.
4.2.4. CONTROL DE
REGISTROS: Elaborar tablas de
retencin documental
5.3. POLTICA DE CALIDAD:
Definir Poltica de Calidad, en
funcin de las necesidades
organizacionales y del cliente
(Acordes con la Misin y la Visin)
Difusin para la poltica de
calidad, la misin y la visin.
5.4.1. OBJETIVOS DE
CALIDAD: Tomando como
referencia: Analisis Debilidades,
Fortalezas, Areas, directrices de la
poltica de calidad. Despliegue
(meta, Indicador de Gestin,
frecuencia, registro, estrategias
y/o actividades, responsables,
tiempo de eje
5.4.2. Planificacion del
Sistema: Tomando como
referencia : los procesos definidos
y la caracterizacin de procesos,
estrategias para el logro de
objetivos
5.5.1. RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD: Revisar y/o
actualizar el organigrama General
de la empresa. Definir cargos.
Definir responsabilidades del
Cargo
133
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
14
15
16
17
CAPITULO 6. 18
GESTIN DE
LOS
RECURSOS
19
20
21
22
CAPTULO 7.
REALIZACIN
23
DEL
PRODUCTO
24
5.5.2. NOMBRAR
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIN: Asignando las
responsabilidades de acuerdo a
las establecidas en la norma ISO
9001
5.6. REVISIN POR LA
DIRECCIN: Establecer la
metodologa para realizar la
revisin por la direccin.
6.2. Recurso Humano:
Identificar los cargos del Sistema
de Gestin de la calidad que
afectan directa o indirrectamente
la calidad del producto y/o
servicio.
Establecer el perfil de los cargos
para estos cargos teniendo en
cuenta educacin, formacin,
habilidades y experiencia.
Elaborar el Procedimiento de
Gesti del Personal (Contratacin,
induccin, capacitacin y
evaluacin)
Completar hojas de vida del
personal con los registros de
acuerdo a los perfiles de
competencia
6.3. Infraestructura: Identificar
los equipos que afectan la calidad
del producto.
Elaborar el procedimiento general
de mantenimiento de la
infraestructura
6.4. Ambiente de Trabajo.
Determinar condiciones y definir
controles
7.1. PLANIFICACIN DE LA
REALIZACIN DEL
PRODUCTO: Identificar los
productos incluidos en el alcance
de la certificacin
Elaborar, documentar y difundir
los planes de calidad y/o
procedimientos de prestacin del
servicio, teniendo en cuenta:
134
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
25
26
27
28
29
30
31
32
135
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
33
34
35
36
37
38
39
40
41
7.5.1. CONTROL DE LA
PRODUCCIN Y LA
PRESTACIN DEL SERVICIO:
De acuerdo con los planes de
Calidad, revisar el cumplimiento
de las condiciones controladas
De acuerdo con las caractersticas
de producto y los parmetros de
proceso elaborar los planes de
control: Clasificacin de los
elementos a controlar, plan de
muestreo responsables del
control, identificacin de riesgos,
instrumentos de medicin y
registros entre otros.
7.5.3. IDENTIFICACIN Y
TRAZABILIDAD: Definir,
documentar, difundir e
implementar lo referente a la
trazabilidad del producto o servicio
7.5.4. PROPIEDAD DEL
CLIENTE: Identificar si en la
empresa aplica este numeral y
documentar lo relacionado
7.5.5. PRESERVACIN DEL
PRODUCTO: Identificar las
zonas de almacenamiento y
establecer los controles para cada
una, que incluyan: Identificacin,
manipulacin, embalaje,
almacenamiento y proteccin
7.6. CONTROL DE LOS
DISPOSITIVOS DE
SEGUIMIENTO Y MEDICIN:
Identificar las mediciones crticas
que se realizan con equipos de
medicin, segn planes de
control.
Evaluar los requisitos de cada
medicin frente a las
caractersticas tcnicas del
equipo.
Sustituir los equipos que no
satisfagan los requisitos de las
mediciones.
136
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
42
43
CAPITULO 8.
44
MEDICIN
ANLISIS Y
MEJORA
45
46
47
48
49
50
137
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
servicio no conforme
138
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
MANUAL DE CALIDAD
CONTROL DE APROBACIONES
ELABOR
Nombre: Luz Vanessa
Lpez
Cargo: Coordinador
Calidad
APROB
FECHA DE APROBACIN
Octubre 2009
CONTENIDO
PG
1.
OBJETO
141
2.
ALCANCE Y EXCLUSIONES.
141
3.
GLOSARIO
4.
RESPONSABLE
142
5.
DESARROLLO
143
139
5.1.
143
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
5.1.1.
GENERALIDADES
143
5.1.2.
DOCUMENTOS ESTRATGICOS
144
5.1.3.
MISIN
144
5.1.4.
VISIN
144
5.1.5.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
145
145
147
5.2.1.
147
5.2.2.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
150
5.2.3.
GESTIN DE RECURSOS
152
5.3.
PROCESOS DE REALIZACIN
5.4.
PROCESOS CONTRATADOS EXTERNAMENTE
definido.
5.5.
Error! Marcador no
5.6.
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE
Error! Marcador no definido.
CALIDAD
155
6. ANEXOS
INTRODUCCIN
140
Con la implementacin del SGC, Eforsalud da cumplimiento a las directrices del Gobierno
Nacional dispuestas en la Ley 872 de 2003, el Decreto 1599 de 2005 en cuanto a la
implementacin del Sistema de Gestin de Calidad SGC-. En la implementacin del
SGC se contemplaron todos los requisitos descritos en la Norma NTC 5555 y NTC 5581.
El contenido del Manual de Calidad permite conocer como se plane y como se est
llevando a cabo la consolidacin y mantenimiento del SGC, nos informa respecto de:
1. OBJETO
Describir el sistema de gestin de la calidad de la empresa EFORSALUD basado en
la norma NTC 5555.
2. ALCANCE Y EXCLUSIONES.
141
El Manual de Calidad tiene por objeto presentar la descripcin del alcance del Sistema de
Gestin de la Calidad implementado en Eforsalud para orientar a sus clientes internos,
usuarios y partes interesadas respecto de la poltica y objetivos de calidad, su
documentacin, la gestin de los recursos, el desarrollo de sus productos y/o servicios y
los mecanismos de control y medicin de que dispone Eforsalud para evaluar su
estrategia, su gestin y sus propios mecanismos de evaluacin.
El alcance del Sistema de Gestin de Calidad es: Diseo y prestacin de servicios de
educacin y formacin para el trabajo y desarrollo humano en los siguientes programas:
EXCLUSIONES:
Dentro del Sistema de Gestin de la Calidad implementado en Eforsalud se excluye el
numeral 7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION EN
LAS INSTITUCIONES DE FORMACION PARA EL TRABAJO de la Norma NTC 5555.
3. DEFINICIONES
Caracterizacin de proceso: Documento que especifica las actividades, recursos,
responsables y mecanismos de seguimiento y medicin para cada uno de los procesos
del sistema de gestin de calidad. Adems describe la forma en que interactan los
procesos del sistema.
S.G.C: Sistema De Gestin De Calidad.
4. RESPONSABLE
Aprobacin: Director General
Implementacin: Director General y Coordinador de Calidad
142
5. DESARROLLO
5.1.
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
5.1.1. GENERALIDADES
Eforsalud, Institucin de educacin para el trabajo y el desarrollo humano, antes llamada
Educacin No Formal nace en Santa Fe de Bogot el 26 de Abril de 1995, segn escritura
pblica N 904 de la Notara 26 de la misma ciudad, el 5 de Junio de 1995 se traslada a la
capital santandereana en donde fija su domicilio permanente. Desde su inicio Eforsalud
ha estado liderada por el Doctor FABRICIO ANTONIO MONROY TLLEZ, Director
General de la institucin.
Su naturaleza jurdica es privada, escritura pblica 904 26 de Abril 1995 Cmara de
Comercio 0504980903, con NIT 830004878-9.
Eforsalud, cuenta con los reconocimientos oficiales por parte de las autoridades y la
Secretaria de Educacin Departamental, como se menciona a continuacin:
143
5.1.4. VISIN
Constituirse durante los prximos cinco aos en una institucin de educacin con
liderazgo y reconocimiento a nivel regional, nacional e internacional en la formacin del
talento humano, fundamentada en principios humansticos, tcnico-cientficos,
competitivos y de proyeccin social.
1. RESPETO
2. RESPONSABILIDAD
3. EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD
4. COLABORACIN
144
5. HONESTIDAD
6. COMPROMISO
7. TRANSPARENCIA
8. CUMPLIMIENTO
9. LEALTAD
10. TOLERANCIA
ANEXO 1. ORGANIGRAMA
145
PROGRAMAS TECNICOS
CURSOS
Conductor de Ambulancia
Camillero
146
DIPLOMADOS
5.2.
147
Gestin de
Calidad y
Mejoramiento
Gestin
Gerencial
Gestin
de
Compras
Gestin de
Recursos
Fsicos y
Tecnolgicos
Gestin de
Recursos
Humanos
Gestin
Contable y
Financiera
MAPA DE PROCESOS
148
de
149
150
funciones pertinentes de
151
COMUNICACIN INTERNA
Se ha establecido un plan de comunicacin que se evidencia en la Herramienta de
comunicaciones de la Institucin donde permite identificar el nombre de la comunicacin,
el objetivo de la comunicacin, quien comunica, frecuencia del comunicado, el receptor,
si es cliente interno o externo, tiempo del comunicado, registro utilizado.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La responsabilidad y autoridad del SGC, estn dadas en el Manual de Perfiles y
Funciones RH-M-01 y en la Matriz de Autoridad y Responsabilidad, estos son
comunicados a todos los miembros de la Institucin
El representante de la direccin para el sistema de gestin de calidad es el Director
General, el cual se asegura de que se implementen los requisitos establecidos
para el sistema de gestin de Eforsalud, informa a la Alta Direccin sobre el desempeo
del sistema y de oportunidades de mejora, y la toma de conciencia respecto a la
necesidad de satisfacer los requisitos del cliente.
152
153
DOCUMENTO
CDIGO
Manual
Caracterizaciones
Procedimiento
Instructivo
Formato
Guas
154
6.
ANEXOS
Glosario de Trminos
155
GLOSARIO DE TRMINOS
Los trminos que se registran en este anexo corresponden a aquellos puntuales del
Sistema de Gestin de la Calidad y que no se encuentran en la NTC 5555.
Exclusiones: Procesos que no se encuentran controlados por el Sistema de Gestin de
la Calidad.
Fichas de productos: determinan las caractersticas de los productos que entregan los
procesos de Operaciones Activas, Operaciones Pasivas y Programas Especiales a sus
clientes.
Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de
adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procesos.
Manual de Calidad del Sistema de Gestin de la Calidad: Documento que presenta la
descripcin del alcance del Sistema de Gestin de la Calidad implementado en Eforsalud
para orientar a sus clientes interno y externo y partes interesadas
Normograma: Relaciona las normas de carcter constitucional, legal, reglamentario y de
autorregulacin que le son aplicables a cada proceso, para el cumplimiento de su Misin
institucional.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes
actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes procesos
identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan con una documentacin de
referencia que apoya de manera directa su ejecucin entre ellos se cuentan las fichas de
productos, e instructivos:
Registros del Sistema: Conjunto de evidencias que se generan una vez se han
adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos se gestionan a partir del
procedimiento para el Control de los Registros
Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de gestin para dirigir y controlar la
Institucin con respecto a la gestin de los referenciales involucrados, lo componen el
Sistema de Gestin de la Calidad SGC y el Modelo Estndar de Control Interno MECI y
en adelante, todos aquellos sistemas que les sean complementarios.
156
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
01
157
FECHA DE
APROBACIN
Octubre de 2009
158
05/01/2010
Fecha
ALCANCE DE LA AUDITORA
La auditora contempla todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad de
EFORSALUD
OBJETIVO DE LA AUDITORA
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestin de Calidad con los criterios
de establecidos en la norma NTC 5555
CRITERIOS DE LA AUDITORIA
MANUAL DE CALIDAD, MANUAL DE FUNCIONES, MANUAL DE INDICADORES, Y
TODOS LOS MANUALES, INSTRUCTIVOS, PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS
ASOCIADOS CON LOS PROCESOS DEFINIDOS EN EL SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD DE LA ORGANIZACIN.
FECHA
HORA HORA
INICIO FINAL
METODOLOGA
PROCESO A
AUDITOR
AUDITAR
RESPONSABLE/
ENTREVISTADO
12/01/10
08:00
A.M.
09:30
A.M.
GERENCIAL
CHRISTIAN
MATEUS
FABRICIO MONROY
12/01/10
09:30
A.M.
10:30
A.M.
GESTIN
COMERCIAL
Christian
Mateus
NELLY GARCS
12/01/10
10:30
A.M.
11:45
A.M.
ADMISIN Y
MATRCULA
Christian
Mateus
SILVIA AREIZA
12/01/10
02:00
P.M.
05:45
P.M.
13/01/10
08:00
A.M.
09:30
A.M.
13/01/10
09:30
A.M.
11:45
A.M.
Christian
SERVICIO
Mateus
EDUCATIVO Y
FORMATIVO
Christian
RECURSOS
Mateus
FSICOS Y
TECNOLGICOS
RECURSO
HUMANO
159
Christian
Mateus
ILIANA ULLOA
ANDRES RODRGUEZ
FABRICIO MONROY
13/01/10
02:00
3:00 A.M.
P.M.
GESTIN DE
COMPRAS
Christian
Mateus
SILVIA AREIZA
13/01/10
03:30
5:45 P.M.
P.M.
GESTIN DE
CALIDAD
Christian
Mateus
14/01/10
14/01/10
14/01/10
DISEO DE
Christian
9:30 A.M PROGRAMAS
Mateus
DE FORMACIN
SEGUIMIENTO Y
9:30
11:00
Christian
EVALUACIN A Mateus
A.M
A.M
EGRESADOS
GESTIN
11:00
12:00
Christian
CONTABLE Y
A.M
A.M
Mateus
FINANCIERA
8:00
A.M
160
ILIANA ULLOA
NELLY GARCES
CONSUELO GMEZ
AuditoriaNo.
02
08/03/2010
Fecha
ALCANCE DE LA AUDITORA
La auditora contempla todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad de
OBJETIVO DE LA AUDITORA
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestin de Calidad con los criterios
FECHA
HORA HORA
INICIO FINAL
METODOLOGA
PROCESO A
AUDITOR
AUDITAR
RESPONSABLE/
ENTREVISTADO
18/03/10
08:00
A.M.
09:00
A.M.
GERENCIAL
CHRISTIAN
MATEUS
FABRICIO
MONROY
18/03/10
09:00
A.M.
10:30
A.M.
GESTIN
COMERCIAL
Christian
Mateus
NELLY GARCS
18/03/10
10:30
A.M.
11:45
A.M.
ADMISIN Y
MATRCULA
Christian
Mateus
SILVIA AREIZA
18/03/10
02:00
P.M.
03:30
P.M.
SERVICIO
EDUCATIVO Y
FORMATIVO
Christian
Mateus
ILIANA ULLOA
RECURSOS FSICOS
Y TECNOLGICOS
Christian
Mateus
ANDRES
RODRGUEZ
Christian
Mateus
FABRICIO
MONROY
161
19/03/10
10:30
A.M
10:30
A.M
11:45
A.M
GESTIN DE
COMPRAS
Christian
Mateus
SILVIA AREIZA
GESTIN DE
CALIDAD
Christian
Mateus
LUZ VANESSA
LPEZ V
Christian
Mateus
ILIANA ULLOA
Christian
Mateus
NELLY GARCES
Christian
Mateus
CONSUELO
GMEZ
DISEO DE
PROGRAMAS DE
FORMACIN
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN A
EGRESADOS
GESTIN
CONTABLE Y
FINANCIERA
162
163
164
de
165
166
167
168
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
1
2
3
4
5
LIDERAZGO
Nuestros lderes proveen visin y direccin a la
1 organizacin.
169
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
APOYO GERENCIAL
Tengo los recursos que necesito para realizar mi
trabajo.
Mi jefe est disponible cuando necesito su ayuda.
Mi jefe realmente se interesa por mi bienestar.
Mi jefe me trata con respeto.
Mi jefe valora mis ideas y sugerencias.
DESEMPEO
Los estndares de desempeo estn claramente
definidos.
Las expectativas de desempeo son
comprendidas.
Las medidas de desempeo estn documentadas.
Soy responsable de mi propio desempeo.
Mi desempeo es medido con respecto a mis
metas.
170
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
para mi trabajo.
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
PLANEACIN Y ORGANIZACIN
La gerencia provee planes claros para realizar el
trabajo.
Mis prioridades de trabajo estn claramente
definidas.
Los planes y agendas de trabajo son alcanzables.
Las prioridades de trabajo solo se cambian
cuando es necesario.
Participo en la planeacin y fijacin de la agenda
de mi trabajo.
En la Institucion el proceso de planeacin es
efectivo.
SISTEMAS DE INFORMACIN
Consigo la informacin que necesito para realizar
mi trabajo.
Recibo informacin oportunamente, precisa
Recibo informacin til.
El sistema de informacin es efectivo.
El sistema de informacin es amigable al usuario.
Existe un buen equilibrio entre la informacin
verbal, escrita y computarizada.
SISTEMAS DE CALIDAD
Los estndares de calidad para mi trabajo estn
claramente definidos.
La gerencia enfatiza en altos estndares de
calidad.
Dispongo del tiempo que necesito para realizar un
trabajo de alta calidad.
Dispongo de los recursos que necesito para que
mi trabajo sea de alta calidad.
Regularmente obtengo retroalimentacin sobre la
calidad de mi trabajo.
Los problemas de calidad estn bien
171
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
documentados.
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS
Soy recompensado justamente por mi trabajo.
Generalmente estoy satisfecho con los beneficios
que recibo.
Soy reconocido cuando hago un buen trabajo.
Las recompensas se basan en el desempeo y los
resultados.
Las personas ms calificadas y competentes son
promovidas.
Recibo regularmente retroalimentacin sobre mi
trabajo.
ENTRENAMIENTO Y DESARROLLO
Tengo las habilidades que necesito para realizar
mi trabajo.
La gente es estimulada para aprender nuevas
habilidades.
La compaa provee oportunidades adecuadas
para el entrenamiento.
Las asignaciones de trabajo ayudan a la gente a
crecer y a desarrollarse.
El programa de entrenamiento y desarrollo es
efectivo.
RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES
Existe una buena cooperacin entre los
departamentos.
Otros departamentos colaboran con nosotros
cuando lo necesitamos.
Todos los departamentos trabajan juntos para
realizar el trabajo.
Existe una buena comunicacin entre los
departamentos.
La gerencia motiva a todos los departamentos a
coordinar sus esfuerzos.
172
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO(
5)
SATISF
ECHO(
4)
INSATIS
FECHO(
2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO(
1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
COMUNICACIN
En esta organizacin existe una comunicacin
abierta.
Recibo noticias e informacin de manera
oportuna.
Existe una buena comunicacin de los niveles
superiores a los inferiores en esta organizacin.
Existe una buena comunicacin de los niveles
inferiores a los superiores en esta organizacin.
Se me motiva a hablar y a comunicar libremente.
SOLUCIN DE PROBLEMAS
Los problemas son identificados y claramente
definidos.
Los problemas son analizados para entender sus
causas de inicio.
Las soluciones de los problemas son basadas en
hechos y datos.
Los problemas son solucionados de manera
oportuna.
Se me motiva a identificar y resolver problemas.
GESTION DE EQUIPOS
1 Mi equipo trabaja bien en conjunto.
2 Mi equipo trabaja bien con otros equipos.
173
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
CONDICIONES FISICAS
Las instalaciones de la Empresa son agradables
Me siento cmodo en mi rea de trabajo
Las condiciones fsicas en las que trabajo son las
adecuadas
La disposicin de las oficinas es buena
Mi puesto de trabajo es cmodo y adecuado
174
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
TOTAL
MENTE
SATISF
ECHO
(5)
SATISF
ECHO
(4)
INSATIS
FECHO
(2)
TOTALM
ENTE
INSATIS
FECHO
(1)
175
CONTROL DE APROBACIONES
ELABOR
APROB
176
FECHA DE APROBACIN
Las habilidades requeridas para cada cargo son definidas de acuerdo al nivel que se
encuentre, a continuacin se anexa tabla donde se relaciona las habilidades y su respectivo
nivel.
NIVEL
HABILIDADES
LIDERAZGO.
TOMA DE DECISIONES.
INICIATIVA Y CREATIVIDAD
TRABAJO EN EQUIPO
ADMINISTRATIVO
RELACIONES INTERPERSONALES
177
COLABORACIN
RELACIONES INTERPERSONALES
SERVICIOS
DISCIPLINA
178
Director General
Junta Directiva
NIVEL
Directivo
HORARIO
No aplica
REQUISITOS EXPERIENCIA
FORMACIN
FUNCIONES
1. Coordinar, Disear las estrategias y lineamientos para el cumplimiento de los objetivos misinales de
la institucin.
179
FUNCIONES
2. Verificar el cumplimiento de todas las actividades relacionadas con cada uno de los procesos de la
institucin.
6. Realizar y aprobar el presupuesto para todas las actividades y para los recursos necesarios en el
cumplimiento de los objetivos de la Institucin.
7. Asumir las disposiciones legales ante los entes de vigilancia y control del sector.
8. Asumir la representacin legal de la Institucin.
180
Secretaria Acadmica
JEFE INMEDIATO
NIVEL
Administrativo
HORARIO
Bachiller
REQUISITOS
EXPERIENCIA
FORMACIN
FUNCIONES
181
FUNCIONES
1. Apoyar al Director General y a la coordinacin acadmica en la planeacin y
organizacin de todas las actividades acadmicas de cada semestre.
2. Establecer semestralmente comunicacin telefnica con los docentes del respectivo
programa ratificando continuidad en el mismo y solicitando la disponibilidad horaria
para ctedras, segn base de datos de docentes y polticas institucionales.
3. Planear y realizar los horarios acadmicos de cada semestre bajo la direccin de la
Asistente de Direccin General .( no aplica para el programa de Auxiliar en
enfermera)
4. Digitar y publicar los horarios acadmicos de cada semestre.
5. Socializar y entregar horarios a los docentes en los claustros docentes ( no aplica para
el programa de auxiliar en Enfermera)
6. Programar, informar y publicar inducciones para estudiantes nuevos ( no aplica para el
programa de Auxiliar en enfermera)
7. Informar a todas las dependencias sobre las fechas programadas de la induccin a los
estudiantes
8. Entregar planillas de notas y control de asistencia al personal docente
9. Digitar y publicar todas las notas de los estudiantes matriculados en programas,
diplomados, seminarios, etc de forma puntual en los plazos establecidos por la
institucin.
10. Registrar las notas en el sistema Avansys segn informacin enviada por el docente
11. Programar y publicar en cartelera habilitaciones y planes de mejoramiento de forma
puntual en los plazos establecidos por la institucin e informar a los docentes.
12. Digitar e informar la relacin de fechas de entrega de las cuentas de cobro de
docentes.
182
FUNCIONES
13. Recibir, verificar y liquidar cuentas de cobro de los docentes y posteriormente entregar
a contabilidad No aplica para Auxiliar en Enfermera
14. Realizar la solicitud de los espacios de prctica de los estudiantes en las Instituciones
con las que se tiene convenio. ( no aplica para el programa de Auxiliar en Enfermera)
15. Recibir, digitar y publicar la informacin suministrada de las prcticas estudiantiles,
requerimientos e informacin que tenga relacin con este proceso acadmico.
16. Digitar y organizar los paquetes de las prcticas para ser entregados a sus respectivos
docentes.
17. Presentar el informe acadmico de culminacin de semestre de los sitios de
prctica.(no aplica para el programa de Auxiliar en Enfermera)
18. Entregar a los estudiantes matriculados la informacin de los mdulos, temas y todo lo
relacionado con el proceso acadmico sobre los diplomados y seminarios segn
programa.
19. Revisar peridicamente el expediente acadmico de los estudiantes, verificando los
pendientes y dando curso a su cumplimiento.
20. Entregar informe acadmico definitivo de estudiantes a graduarse a secretaria general
21. Entregar a Secretaria General de forma puntual en los tiempos establecidos por la
institucin el informe de estudiantes de mejor promedio, mejor compaero de cada
promocin a graduarse.
22. Guardar y actualizar en archivo magntico y fsico de forma puntual en los tiempos
establecidos por la institucin toda la informacin acadmica segn polticas
institucionales.
23. Atender de forma cordial y oportuna las solicitudes, quejas, reclamos de los
estudiantes, docentes y comunidad en general con respecto al desarrollo de las
actividades acadmicas
183
FUNCIONES
24. Revisar su respectivo e-mail diariamente y realizar la diligencia necesaria para cumplir
la solicitudes del remitente..
25. Calcular los indicadores de calidad que pertenecen al proceso de Servicio educativo y
formativo
26. Participar activamente en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de Calidad
de EFORSALUD.
27. Realizar las funciones afines o complementarias al cargo.
Coordinacin Acadmica
JEFE INMEDIATO
Director General
NIVEL
Administrativo Directivo
HORARIO
184
FUNCIONES
1. Planear, organizar y coordinar las actividades acadmicas de cada semestre.
2. Realizar horarios, cronogramas acadmico y velar por el cumplimiento de estos.
3. Realizar presupuesto para Docentes del rea Terica y Prctica y dems cursos que
estn bajo su competencia para ser aprobado por el Director General
4. Entrevistar y seleccionar a los docentes del rea Terica y Prctica
5. Realizar la induccin a los docentes del rea Terica y Prctica
6. Planear, digitar y entregar a secretaria acadmica el cronograma de actividades para
la Induccin de Estudiantes Nuevos y verificar su cumplimiento.
7. Planear y realizar la organizacin de prcticas asistencial y comunitaria.
8. Evaluacin y supervisin de Docentes del rea Terica y Prctica.
9. Capacitar, realizar seguimiento y evaluacin a los Docentes en lo referente a la
metodologa por competencias.
10. Disear y coordinar Diplomados, Cursos, Seminarios, Etc.
11. Seleccionar a los docentes responsables de diplomados, cursos, seminarios, etc.
12. Participar en la contratacin de los docentes bajo aprobacin del Director General.
13. Planear y organizar las actividades extracurriculares bajo aprobacin del Director
General
185
FUNCIONES
186
FUNCIONES
apropiados por las instituciones
34. Liderar procesos de formacin y actualizacin del personal a su cargo de acuerdo con
las polticas y
estrategias de la institucin y con el estudio del contexto.
187
FUNCIONES
35. Ejecutar los planes de accin y mejoramiento con base a la poltica educativa y la
normatividad institucional
Secretaria General
Director General
Administrativo
Lunes a Viernes: 8:00 a 12:00 a.m. y 2:00 a 6:00 p.m.
Sbados:
8:00 a 12:00 a.m.
188
Bachiller
1 o 2 aos en cargos similares en instituciones de
educacin
Curso de Atencin al cliente
Curso Bsico de Word y Excel
Curso de Secretariado General / Mecanografa
Manejo del Software Avansys
FUNCIONES
MATRICULA DE ESTUDIANTES
1. Entregar recibo de pago para la cancelacin de la primera cuota del semestre.( Ver
procedimiento AM-P-01)
2. Brindar informacin al estudiante sobre el inicio de clases y sobre el da que debe
presentarse a la institucin para la verificacin de la matricula ( ver procedimiento AMP-01)
3. Legalizar la prematricula del estudiante (matricula administrativa, acadmica y
econmica)
4. Elaborar y entregar a Asistente de Direccin general informe sobre los estudiantes que
no se matricularon en las fechas programadas de pago ordinario y extraordinario
5. Publicar en cartelera el listado de los estudiantes nuevos y antiguos.
6. Asignar un cdigo segn programa acadmico a todos los estudiantes nuevos
189
FUNCIONES
7. Generar listado actualizado de estudiantes matriculados y hacer entrega del listado al
coordinador acadmico y secretarias acadmicas; el primer da de inicio de clases.
8. Actualizar el listado de los estudiantes matriculados de forma permanente e informar
las novedades a Coordinacin acadmica y a las secretarias acadmicas.
9. Suministrar listados actualizados de los estudiantes matriculados a recepcin, con el
fin de organizar las carpetas de los estudiantes nuevos e informar los cambios de
jornadas que se han autorizados por parte de coordinacin acadmica y secretarias
acadmicas.
10. Solicitar las plizas de seguro para estudiantes nuevos de: Seguro de accidente y de
responsabilidad civil
11. Solicitar la renovacin de las mismas plizas para los estudiantes antiguos
12. Entregar de los respectivos carne de seguros a todos los estudiantes nuevos, antiguos
que han solicitando reintegro.
13. Informar y publicar en cartelera a los estudiantes las normativas para recibir atencin
hospitalaria y los sitios de atencin donde el estudiante puede acudir en caso de
riesgo biolgico.
14. Programar e informar a todos los estudiantes y hacer entrega de la comunicacin
sobre las fechas de matriculas en periodos ordinarios y extraordinarios para los
semestres a cursar
15. Programar las citas a los estudiantes que deseen hablar con el director general para
resolver inquietudes
16. Elaboracin y entrega de los desprendibles de pagos cada mes, por concepto de
matriculas y mensualidades para todos los estudiantes que ingresen a la institucin.
17. Realizar cobros a los estudiantes cada mes que por alguna circunstancia se atrasen
en el pago de sus mensualidades.
CEREMONIAS DE GRADOS
190
FUNCIONES
10. Solicitar a caja el estado financiero de cada estudiante que haya realizado diplomado
11. Realizar y revisar los diplomas de seminarios de los graduados
12. Realizar los certificados de reconocimientos: Mejor compaero, Mejor promedio, Mejor
tesis laureada y meritoria, segn informe de secretarias acadmicas.
191
la coordinacin
FUNCIONES
16. Programar e informar a los estudiantes el dia del ensayo general de grado.
17. Entregar la programacin de la ceremonia de grado a la maestra de ceremonia con
dos das de anticipacin y establecer fecha de ensayo.
OTRAS FUNCIONES
1. Solicitud de pedidos de insumos para el mantenimiento de la institucin en las
diferentes dependencias
2. Verificar todas las compras de insumos, productos y servicios aplicando las normas y
polticas institucionales.
3. Suministrar a las diferentes dependencias los requerimientos de insumos.
4. Recibir, contestar, direccionar y archivar toda la correspondencia que llegue a la
dependencia de la secretaria general
5. Realizar cobros a los estudiantes cada mes que por alguna circunstancia se atrasen
en el pago de sus mensualidades.
6. Realizar arqueo de la caja menor
7. Realizar la entrega de cheques a todos los proveedores de la institucin
8. Suministrar a la coordinacin acadmica y a las respectivas secretarias acadmicas
toda la documentacin para la solicitud o renovacin de convenios interinstitucionales.
192
FUNCIONES
9. Direccionar al mensajero para todas diligencias de la institucin
10. Mantener los archivos de su dependencia organizados y actualizados segn las
normas y polticas institucionales.
11. Atender al pblico segn su necesidad aplicando las normas y polticas institucionales
12. Atender a los estudiantes y docentes aplicando las normas y polticas institucionales
13. Contestar las llamadas de su dependencia
14. Direccionar las llamadas del director general segn el requerimiento
15. Elaborar y entregar informes a Asistente de Direccin general segn los tiempos y
requerimientos de Director general.
16. Solicitar y asegurar las plizas de seguros de los bienes muebles e inmuebles de la
institucin.
17. Comunicar a la Asistente de Direccin General las citas, reuniones, compromisos que
tenga el Director General.
193
Director General
JEFE INMEDIATO
Administrativo
NIVEL
HORARIO
Bachiller
2 aos de experiencia en cargos similares
Curso Atencin telefnica.
Curso Bsico Atencin al Cliente.
Curso Bsico de Word y Excel
Manejo del Software Avansys
FUNCIONES
1. Atender al pblico y al estudiantado segn la informacin que soliciten, brindndoles
orientacin correcta y oportuna.
2. Recepcionar y direccionar las llamadas que ingresan a la Institucin segn la
necesidad.
194
FUNCIONES
3. Vender Formulario de inscripcin para la admisin y matricula de estudiantes, segn el
programa acadmico.
4. Digitar y guardar la informacin bsica del aspirante en el software avansys segn
informacin suministrada en el Formulario de inscripcin.
5. Programar y dar a conocer a los interesados el cronograma de entrevistas segn el
programa acadmico. ( ver procedimiento Admisin y Matricula de estudiantes AM-P01)
Cuando llega la entrevista ingreso en el sistema los datos del formulario y entrego el
formato de entrevista para el ingreso de la entrevista del aspirante.
6. Recepcionar los documentos requeridos de los aspirantes para el ingreso a los
programas acadmicos.
7. Archivar los documentos (hojas de vida, formulario de inscripcin, etc,) requeridos
para la admisin y matricula del aspirante en las respectivas AZ.
8. Suministrar informacin al estudiante sobre la adquisin de uniformes.
9. Recepcionar y entregar la correspondencia recibida en la institucin, registrar la
informacin de la correspondencia en el formato respectivo.
10. Entregar consignacin para cancelar el valor de matrcula para la carrera tcnico en
sistemas y redes.
11. Archivar la fotocopias de las consignaciones de matrcula en las AZ correspondientes
a cada estudiante
12. Arreglar e inventariar los uniformes y tener en cuenta la cantidad que hace falta para
reabastecer.
13. Dar informacin del pedido de uniformes al proveedor.
14. Archivar las consignaciones recibidas de las Entidades Bancarias.
15. Diligenciar recibos de caja para esterilizacin del instrumental para los estudiantes de
Salud Oral
195
FUNCIONES
16. Archivar las cartas segn solicitud (reembolsos, retiros, cambios de jornada)
realizadas por los estudiantes en las respectivas AZ.
17. Participar activamente en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de Calidad
de EFORSALUD.
18. Realizar las funciones afines o complementarias al cargo.
196
Director General
JEFE INMEDIATO
Administrativo
NIVEL
HORARIO
Bachiller
3 aos de experiencia en cargos similares
Curso Bsico de Word y Excel
Manejo del Software Avansys
Conocimientos bsicos en contabilidad
FUNCIONES
3. Bajar
197
FUNCIONES
estudiantes efectuados en el da anterior.
10. Conciliar extractos bancarios mensualmente, imprimir el auxiliar de bancos, una vez
conciliado, se digita en Excel la conciliacin, imprimir y archivar.
11. Afiliar a personal administrativo a salud, pensin, caja de compensacin cada uno en
sus respectivos formatos, las copias recibidas de cada empleado se archivan.
198
FUNCIONES
25. Imprimir soporte egresos pago docente y archivar junto con las cuentas de cobro de
docentes
FUNCIONES
archivar con soporte de factura.
200
Mantenimiento e Infraestructura
JEFE INMEDIATO
Servicios
NIVEL
HORARIO
Bachiller
2 aos en cargos similares
Curso de Servicio al cliente
Conocimientos de Archivo
201
FUNCIONES
1.
Atender y dar informacin a todo el personal que solicite requerimiento de biblioteca, equipos, aparatos, etc.
2.
3.
4.
Solicitar el material necesario para la biblioteca teniendo en cuenta el requerimiento de los estudiantes y docentes.
5.
Controlar los inventarios de laboratorios Cosmetologa y esttica integral, Auxiliar en Enfermera, Biomateriales,
sistemas y los de la biblioteca.
6.
Controlar los insumos de los laboratorios de Cosmetologa y esttica integral, Auxiliar en Enfermera, Biomateriales,
clnico, sistemas, consultorio odontolgico y los de la biblioteca.
7.
Estudiar, recomendar e implementar las normas, procedimientos y reglamentos que considere necesarios segn las
polticas institucionales para el buen funcionamiento de la Biblioteca.
8.
9.
Fotocopiar toda la documentacin requerida por la institucin por previa autorizacin del Director General o Asistente
de Direccin general.
10. Organizar y programar los diferentes requerimientos de apoyo acadmico, administrativos solicitados por los docentes
y estudiantes.
11. Realizar el respectivo mantenimiento preventivo a los laboratorios de Enfermera, Sistemas, Biomateriales, Esttica
Facial.
15. Participar activamente en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de Calidad de EFORSALUD.
16. Realizar la medicin de los indicadores operativos del proceso de recursos fsicos y tecnolgicos
17. Realizar las funciones afines o complementarias al cargo.
202
JEFE INMEDIATO
Servicios
NIVEL
HORARIO
Bachiller
REQUISITOS
EXPERIENCIA
FORMACIN
203
FUNCIONES
1.
Controlar y supervisar la entrada y salida de estudiantes, personal docente segn horarios establecidos por la
Institucin
2.
Apoyar, supervisar y controlar las funciones del Auxiliar de mantenimiento e infraestructura, Bibliotecaria y Recursos
acadmicos y Auxiliar de Servicios generales.
3.
Mantener, controlar el buen estado de las instalaciones sanitarias, elctricas, hidrulicas, y dems infraestructura de la
institucin.
4.
5.
6.
7.
Asegurar y controlar la seguridad de la institucin y el buen funcionamiento de los mecanismos de seguridad como
alarmas, tableros, botn de pnico, puertas principales, secundarias, garajes, etc
8.
Realizar peridicamente simulacros de control en seguridad con las empresas contratadas para esto.
9.
Supervisar y velar por el buen mantenimiento de salones, bodegas, techos, domos y dems infraestructura de la
institucin.
consultorio
10. Supervisar y velar por el buen mantenimiento y funcionamiento de fluorescentes, balastros, tomas, enchufes,
ventiladores, aires acondicionados, compresores, bombas y dems infraestructura.
12. Realizar diligencias en entidades bancarias y compra de insumos, suministros segn necesidad de la institucin.
13. Participar activamente en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de Calidad de EFORSALUD.
14. Realizar las funciones afines o complementarias al cargo.
204
JEFE INMEDIATO
Director General
NIVEL
Administrativo
HORARIO
Bachiller
1 ao en cargos similares o en cargos de secretariado
Curso Atencin al cliente
Tcnico en Sistemas y Redes de Computacin
FUNCIONES
205
FUNCIONES
8. Apoyar toda la
institucionales
11. Planear, realizar y apoyar todas las alternativas de comercializacin con respecto a
programas, cursos, diplomados, etc acorde con los lineamientos y polticas
institucionales.
206
FUNCIONES
Comercial y Evaluacin y seguimiento a los egresados.
EFORSALUD.
JEFE INMEDIATO
Mantenimiento e Infraestructura
NIVEL
Servicios
HORARIO
Octavo bachillerato
1 ao en cargos similares
No aplica
207
FUNCIONES
1. Realizar el aseo y asegurar buena presentacin de las reas como oficinas, salones
de clase, baos, pasillos, auditorio, laboratorios, y dems infraestructura de la
institucin
2. Dar buen uso y racionalizar adecuadamente los insumos e implementos que se le
suministra para la realizacin de sus actividades.
3. Informar oportunamente a su Jefe inmediato sobre las anomalas, daos detectados
en la infraestructura o mobiliario de la institucin.
4. Solicitar oportunamente a su jefe inmediato los insumos, implementos o materiales
necesarios para cumplir eficientemente con todas las actividades asignadas.
208
JEFE INMEDIATO
Mantenimiento e Infraestructura
NIVEL
Servicios
HORARIO
Bachiller
1 ao de experiencia en cargos similares
No aplica
FUNCIONES
209
FUNCIONES
establecidos por la Institucin.
210
Auxiliar de cartera.
JEFE INMEDIATO
Director General
NIVEL
Administrativo
HORARIO
Bachiller
1 ao en cargos similares
Manejo del Software Avansys
FUNCIONES
1. Recuperar la cartera vencida por concepto de pago de matriculas de los estudiantes
de Eforsalud segn polticas y normas institucionales.
2. Verificar las cuentas de cobro docentes para efectuar su pago.
211
FUNCIONES
3. Atender las solicitudes de los clientes con respecto a acuerdos de pago y
recuperacin de cartera segn polticas y normas institucionales.
4. Participar activamente en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de Calidad
de EFORSALUD.
5. Realizar las funciones afines o complementarias al cargo.
212
Coordinador de Calidad
JEFE INMEDIATO
Director General
NIVEL
Administrativo
HORARIO
FUNCIONES
FUNCIONES
Eforsalud con la norma NTC 5555 y 5581
6. Presentar informes peridicos al Director general acerca del desarrollo del Sistema
de Gestin de la Calidad y del desempeo del personal en lo que se refiere al
mantenimiento del mismo.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
FECHA DE
APROBACIN
01
Emisin Inicial
214
Auditora N
01
OBJETIVO:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestin de Calidad con los
criterios de establecidos en la norma NTC 5555
Evaluar la capacidad del Sistema de Gestin de Calidad para asegurar el
cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios.
Evaluar la eficacia del sistema de gestin de calidad para lograr los objetivos
especificados en la Institucin.
Identificar mejoramientos potenciales en el Sistema de Gestin de Calidad.
ALCANCE:
La auditora contempla todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad de
EFORSALUD
CRITERIOS DE AUDITORIA:
Manual de Calidad, Manual de Funciones, Manual de Indicadores, y todos los
Manuales, Instructivos, Procedimientos y Registros asociados con los procesos
definidos en el Sistema de Gestin de Calidad de la Institucin.
Auditor Lder: ING. CHRISTIAN MATEUS ESTEBAN
EQUIPO AUDITOR
Auditor Observador: VANESSA LPEZ
BALANCE DE LA AUDITORIA
PROCESO
PERSONAS ENTREVISTADAS
Gestin Gerencial
Fabricio Monroy
Gestin de Calidad
Gestin Comercial
Nelly Garcs
Diseo de Programas
Iliana Ulloa
de Formacin
Admisin y Matricula de
Silvia Areiza
Estudiantes
Servicio Educativo y
Iliana Ulloa
Formativo
215
Seguimiento y
Nelly Garcs
Evaluacin a egresados
Gestin de Recursos
Fabricio Monroy
Humanos
Gestin de Compras
Gestin de Recursos
Fsicos y Tecnolgicos
Gestin Contable y
Financiera
Silvia Areiza
Andres Rodriguez
Consuelo Gmez
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
A continuacin se muestran las fortalezas, aspectos por mejorar y no
conformidades detectadas durante la realizacin de la auditora.
PROCESO
Gestin Gerencial
Gestin de Compras
FORTALEZAS
El alto nivel de compromiso de la Alta Direccin para la
asignacin de los recursos necesarios para el diseo,
documentacin e implementacin del Sistema de
Gestin de Calidad de la Institucin.
Las exigencias a los proveedores en el cumplimiento de
especificaciones tcnicas del productos.
Se realiza control en la recepcin de los materiales que
van a ser utilizados en los diferentes programas
educativos.
Gestin de Recursos
Fsicos y Tecnolgicos
Servicio Educativo y
Formativo
Gestin Contable y
Financiera
216
PROCESO
Gestin de Compras
Gestin de Recursos
Humanos
Gestin de Calidad y
Mejoramiento
Proceso No Requisito M M
1
6.2.2
6.2.2
6.2.2
Descripcin
217
Gestin Comercial
Proceso No Requisito M M
Estudiant
Compras
Comercial
de
Gestin de
Gestin
Matrcula
Gestin de Calidad y
Mejoramiento
7.2.3
Descripcin
No se encontr evidencia de las acciones
tomadas en la queja presentada por la
estudiante Andrea Rojas Pereira
del
Programa de Enfermera del curso 2C,
concerniente a inconvenientes con el
registro de sus notas finales en el segundo
semestre de 2009, ni del seguimiento
realizado a la queja para garantizar su
adecuado tratamiento.
4.2.3
8.5
8.4
7.4
7.4
10
4.2.4
11
4.2.4
218
Proceso No Requisito M M
4.2.4
13
4.2.4
No
se
evidencia
el registro
del
mantenimiento preventivo en la Hoja de
X
Vida de Equipo FT-F-01 de Computo cd.
SSI-05 de la Sala de Sistemas I.
14
5.5.2
Gestin
Recursos
Fsicos y
Gerencial
Tecnolgicos
12
Gestin
Descripcin
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Con los resultados obtenidos en la Auditora Interna puede concluirse teniendo
en cuenta la cantidad y clase de las no conformidades encontradas, a nivel
general el Sistema de Gestin de Calidad:
No es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la
Norma NTC 5555 ni con los requisitos del sistema de Gestin de Calidad
establecidos por la Institucin.
Ha sido implementado con xito en la Institucin pero no se mantiene de
manera eficaz.
REALIZADA POR:
APROBADO POR:
_________________________
AUDITOR INTERNO EN SGC
_____________________
219
Auditora N
02
OBJETIVO:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestin de Calidad con los
criterios de establecidos en la norma NTC 5555
Evaluar la capacidad del Sistema de Gestin de Calidad para asegurar el
cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios.
Evaluar la eficacia del sistema de gestin de calidad para lograr los objetivos
especificados en la Institucin.
Identificar mejoramientos potenciales en el Sistema de Gestin de Calidad.
ALCANCE:
La auditora contempla todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad de
EFORSALUD
CRITERIOS DE AUDITORIA:
Manual de Calidad, Manual de Funciones, Manual de Indicadores, y todos los
Manuales, Instructivos, Procedimientos y Registros asociados con los procesos
definidos en el Sistema de Gestin de Calidad de la organizacin.
Auditor Lder: ING. CHRISTIAN MATEUS ESTEBAN
EQUIPO AUDITOR
Auditor Observador: VANESSA LPEZ
BALANCE DE LA AUDITORIA
PROCESO
PERSONAS ENTREVISTADAS
Gestin Gerencial
Fabricio Monroy
Gestin de Calidad
Gestin Comercial
Nelly Garcs
Diseo de Programas
de Formacin
Admisin y Matricula de
Estudiantes
Servicio Educativo y
Formativo
Seguimiento y
Evaluacin a egresados
Iliana Ulloa
Silvia Areiza
Iliana Ulloa
Nelly Garcs
220
Gestin de Recursos
Humanos
Fabricio Monroy
Gestin de Compras
Silvia Areiza
Gestin de Recursos
Fsicos y Tecnolgicos
Gestin Contable y
Financiera
Andres Rodriguez
Consuelo Gmez
HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
A continuacin se muestran las fortalezas, aspectos por mejorar y no
conformidades detectadas durante la realizacin de la auditora.
PROCESO
Gestin Gerencial
Gestin de Recursos
Humanos
Gestin de Calidad y
Mejoramiento
FORTALEZAS
El alto nivel de compromiso de la Alta Direccin para la
asignacin de los recursos necesarios para el diseo,
documentacin e implementacin del Sistema de
Gestin de Calidad de la Institucin.
Se da cumplimiento al cronograma de capacitaciones y
se realizan evaluaciones de las capacitaciones.
La disponibilidad de los empleados hacia la realizacin
de la auditora, facilitando el hallazgo de las no
conformidades.
La interiorizacin de la Poltica de Calidad por parte del
Personal Nuevo.
Las actividades realizadas en el Comit de Calidad como
mecanismo de seguimiento y toma de decisiones para el
SistemadeGestindeCalidad.
Gestin Comercial
PROCESO
ACTIVIDAD
en
el
Establecer
procedimiento
de
Gestin de Personal
RH-P-01
unos
responsables fijos de
llevar
a
cabo
la
induccin general del
personal
recin
ingresado.
Incluir
en
el
Cronograma
de
Mantenimiento FT-F-02
la calibracin de todos
los dispositivos de
seguimiento y medicin
utilizados
en
los
RESPONSABLE
FECHA DE
EJECUTADA
SEGUIMIENTO
SI
NO
Vanessa Lpez
26 de Abril de
2010
Vanessa Lpez
26 de Abril de
2010
222
ACTIVIDAD
programas
de
formacin.
Una vez realizadas las
calibraciones
con
entidades acreditadas
solicitar los registros de
realizacin
de
las
mismas.
Realizar
una
capacitacin
de
refuerzo en indicadores
enfatizando
la
importancia de los
indicadores
como
parmetros para medir
el cumplimiento de los
objetivos de calidad y
la poltica de calidad.
RESPONSABLE
Vanessa Lpez
EJECUTADA
FECHA DE
SEGUIMIENTO
SI
NO
26 de Abril de
2010
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
Con los resultados obtenidos en la Auditora Interna puede concluirse que an
con las no conformidades encontradas, a nivel general el Sistema de Gestin
de Calidad:
Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la
Norma NTC 5555 y con los requisitos del sistema de Gestin de Calidad
establecidos por la institucin.
Ha sido implementado con xito en la institucin y se mantiene de
manera eficaz.
223
REALIZADA POR:
APROBADO POR:
_________________________
AUDITOR INTERNO EN SGC
_____________________
224
225
226
227
228
229